IT Management in Healthcare Organizations (2)

นพ.นวนรรน ธีระอัมพรพันธุ์

บรรยายในหลักสูตรฝึกอบรมการบริหารงานสายแพทย์ทหาร ประจ าปงีบประมาณ 2558 ของกรมแพทย์ทหารเรือ

5 สิงหาคม 2558

Part 2Moving organizations with IT

- Strategic IT Management- Project Management- Change Management

3

“The Sail”

Carr (2004) Carr (2003)

IT as “The Sail”

4

4 Quadrants of Hospital ITStrategic

Operational

ClinicalAdministrative

5

Strategic

Operational

ClinicalAdministrativeCPOE

ADT

LIS

EHRs

CDSS

HIE

ERP

Business Intelligence

VMI

PHRs

MPIWord

Processor

Social Media

PACS

CRM

4 Quadrants of Hospital IT

6

IT As A Strategic Advantage

Resources/capabilities

Valuable ?

Non-Substitutable?

Rare ?

Inimitable ?

NoCompetitive

Disadvantage

Yes

NoCompetitive

necessity

NoCompetitive

parity

Yes

Yes

No

Preemptive

advantage

Yes

Sustainable

competitive

advantage

From a teaching slide by Nelson F. Granados, 2006 at University of Minnesota Carlson School of Management

Management Point #11:

Identify Your

Strategic IT Assets

8

IT-Business Alignment

Vision

Mission

Business Strategies

IT Strategies

9

IT & Business

Vision

Business Strategies

IT Strategies

IT ProjectsIT

Operations

Business Operations

IT Operations

Other Operations

Class Exercise: Part 6Creating IT Strategy

Group discussion: เสนอ 1-2 IT strategies และ IT projects ที่จะน ำพำ รพ. ไปสู่ vision ที่ตั้งไว้

11

Hospital A• โรงพยำบำลศูนย์ 600 เตียง ในภำคอีสำน ใกล้ชำยแดน งบประมำณจ ำกัด• Vision: เป็นโรงพยำบำลที่มุ่งคุณภำพสูงสดุในกำรรักษำพยำบำลระดบัตติยภูมิ• IT Environment

– HIS เน้นเรื่องกำรเงิน กำรเบิกจ่ำยค่ำรักษำพยำบำล มีระบบทะเบียนผู้ป่วย (Master Patient Index), ระบบ Admission-Discharge-Transfer (ADT), ระบบนัด

– แต่ละจุดบริกำรม ีcomputer terminal เพื่อสนับสนุน basic workflow เพื่อกำรบริกำรผู้ป่วย

• People– บุคลำกรมีอำยุเฉลีย่ 45 ปี (range 25-59), แผนก IT มีลูกจ้ำงชั่วครำว 5 คน– แพทย์ใส่ใจเรื่องผูป้่วย รวมตัวกันเหนียวแน่น มีแพทย์ที่เป็นแกนน ำ 4-5 คน– ควำมสัมพันธ์ระหว่ำงแพทย์กับวิชำชีพอืน่เป็นไปดว้ยดี แต่มักวิพำกษ์วิจำรณ์ผู้บริหำรว่ำ

ไม่ให้ควำมส ำคัญกบัแพทย์และกำรบริกำร ไม่เคยลงมำดูกำรท ำงำน

12

Hospital B• โรงพยำบำลเอกชน 200 เตียง ในภำคใต้ จังหวัดที่เป็นแหล่งท่องเที่ยวส ำคัญ เป็น

ส่วนหนึ่งของเครือ รพ. ขนำดใหญ่ ฐำนะ รพ. ดี มี รพ.เอกชนในพื้นที่ ~ 2-3 แห่ง• Vision: เป็นโรงพยำบำล High Tech High Touch ชั้นน ำของประเทศ• IT Environment

– HIS มีระบบทะเบียนผู้ป่วย (Master Patient Index), ระบบ Admission-Discharge-Transfer (ADT), Electronic Health Records (EHRs), Computerized Physician Order Entry (CPOE) แต่ยังมีระบบ Clinical Decision Support System (CDS) จ ำกัด ระบบ HIS ช่วยลด waiting time และเพิ่มประสิทธิภำพกำรบริกำรอย่ำงเต็มที่

– มีระบบลูกค้ำสัมพันธ์ (Customer Relationship Management - CRM)ที่ effective มำก โดยเป็น standard out-of-the-box implementation เป็นส่วนใหญ่

• People– บุคลำกรมีอำยุเฉลี่ย 37 ปี (range 20-57) แผนก IT เข้มแข็ง– แพทย์ไม่ค่อยมี interaction กับบุคลำกรอ่ืน, รำยได้เป็นแรงดึงดูดหลัก– ผู้บริหำรได้รับกำรยอมรับจำกบุคลำกรทุกวิชำชีพว่ำมีวิสัยทัศน์และบริหำรงำนได้ดี

13

Hospital C• โรงพยำบำลมหำวิทยำลัย 900 เตียง ใน กทม. สังกัดมหำวิทยำลัยของรัฐ มี รพ. ในบริเวณใกล้เคียง > 8

รพ. งบประมำณค่อนข้ำงมำก มีพันธกิจหลำยด้ำนที่ส ำคัญพอๆ กัน• Vision: เป็นโรงพยำบำลชั้นน ำของภูมิภำคเอเชียที่มีควำมเป็นเลิศในด้ำนบริกำร กำรศึกษำ และวิจัย• IT Environment

– เป็น รพ.แรกๆ ที่มี HIS ซึ่งพัฒนำเอง และต่อยอดจำกระบบ Master Patient Index, ระบบ ADT ไปสู่ CPOE ในผู้ป่วยใน (แต่ยังขำด CPOE ผู้ป่วยนอก ระบบ EHRs และระบบ CDS ที่เข้มแข็ง ระบบ HIS เข้ำกับ workflow ของ รพ. เป็นอย่ำงดี

– ปัจจุบัน ระบบ HIS ยังใช้เทคโนโลยี Visual FoxPro เหมือนกับช่วงที่พัฒนำใหม่ๆ (20 ปีก่อน) เป็นหลัก มีปัญหำเสถียรภำพของระบบบ้ำง มีกำรน ำเทคโนโลยีใหม่ๆ มำใช้อย่ำงช้ำๆ

– มีระบบ ERP ที่ cutting edge และได้ customize เพื่อให้เข้ำกับองค์กร ซึ่งมี requirement dynamics สูง integrate กับ HIS ได้ดี และมี business intelligence ที่เป็นประโยชน์กับผู้บริหำรเป็นอย่ำงมำก และมีทีมที่มีควำมคล่องตัวสูงในกำรปรับแก้ระบบ

• People– บุคลำกรมีอำยุเฉล่ีย 40 ปี (range 20-65), แผนก IT มีทั้งบุคลำกรใหม่และที่เคยพัฒนำระบบ

HIS ตั้งแต่แรกเริ่ม– แพทย์มีควำมเป็นตัวของตัวเองสูง, มักท ำงำนเอกชนด้วย, มี turn-over rate สูง– พยำบำลและวิชำชีพอ่ืนมักมองว่ำแพทย์คืออภิสิทธิ์ชน และมีเรื่องถกเถียงกันบ่อยๆ

14

Does service offer competitive advantage?

Is external deliveryreliable and lower cost?

Keep Internal

Keep Internal

OUTSOURCE!

Yes

No

Yes

No

IT Outsourcing Decision Tree

15

Does service offer competitive advantage?

Is external deliveryreliable and lower cost?

Keep Internal

Keep Internal

OUTSOURCE!

Yes

No

Yes

No

Core HIS, CPOEStrategic advantages• Agility due to local workflow accommodations• Secondary data utilization (research, QI)• Roadmap to national leader in informatics

External delivery unreliable• Non-Core HISExternal delivery higher cost• ERP maintenance/ongoing customization

ERP initial implementation,

PACS, RIS, Departmental

systems, IT Training

IT Outsourcing: Ramathibodi’s Case

Management Point #12:

Know When To and

When Not To Outsource

17

IT Project Management

Marchewka (2006) Marchewka (2009)

18

IT Project Management

• A project: “a temporary endeavor undertaken to accomplish a unique purpose”

• Project management: “the application of knowledge, skills, tools, and techniques to project activities in order to meet or exceed project requirements”

Marchewka (2006)

19

The Project ManagementBody of Knowledge (PMBOK®)

Marchewka (2006)

1. Project Integration Management2. Project Scope Management3. Project Time Management4. Project Cost Management5. Project Quality Management6. Project Human Resources Management7. Project Communications Management8. Project Risk Management9. Project Procurement Management

Class Exercise: Part 7The Importance of Project Management

Group discussion: ถ้ำขำด Project Management ที่เหมำะสม จะเกิดอะไรขึ้นได้บ้ำงกับ IT Projects? (What can go wrong with the IT projects?)

21

The Project Management Dilemma

Project Deliverables

Good Fast

Cheap

22

The Triple Constraint

Marchewka (2006)

23

The CHAOS Report

The Standish Group (1995)

Among the IT projects studied:• 31% were cancelled before completion• 53% were completed but over budget, over schedule, and

did not meet original specifications.

24

The CHAOS Report

Marchewka (2006)

25

New Top Ten Factors for IT Project Success

Marchewka (2006)

Rank Success Factor

1 Executive Support

2 User Involvement

3 Experienced Project Manager

4 Clear Business Objectives

5 Minimized Scope

6 Standard Software Infrastructure

7 Firm Basic Requirements

8 Formal Methodology

9 Reliable Estimates

10 Other

Table 1.3 Source: Extreme Chaos. The Standish Group International, Inc. 2001. http://www.standishgroup.com/sample_research/index.php

26

Project Life Cycle

Marchewka JT (2006)

27

Software Development Life Cycle

Marchewka JT (2006)

28

PLC & SDLC

Marchewka JT (2006)

29

Gartner Hype Cycle

Image source: Jeremy Kemp via http://en.wikipedia.org/wiki/Hype_cyclehttp://www.gartner.com/technology/research/methodologies/hype-cycle.jsp

30

Rogers’ Diffusion of Innovations: Adoption Curve

Rogers (2003)

Class Exercise: Part 8Change ManagementGroup discussion: เสนอวิธีบริหำรกำรเปลี่ยนแปลงใน user แต่ละกลุ่มใน Rogers’ Adoption Curve

32

Unified Theory of Acceptance and Use of Technology (UTAUT)

Venkatesh et al. (2003)

Performance

Expectancy

Effort

ExpectancyUse

BehaviorSocial

Influence

Facilitating

Conditions

Behavioral

Intention

Gender Age ExperienceVoluntariness

of Use

Usefulness

Ease of Use

Social Norm & Opinions

IT Support

33

Adoption Strategies:“The Tipping Point” Version

The Three Rules of Epidemics• The Law of the Few

– Connectors– Mavens– Salesmen

• The Stickiness Factor• The Power of Context

Gladwell (2000)

Ease of Use

Social Norm & Opinions

IT Support

Change AgentsOpinion Leaders

Super-UsersChampions

34Image Source: Paragon Innovations, Inc. (2005)

A True Story of Failure to

Involve Users in Hospital IT

Implementation

Management Point #13:

Involve Users Early &

Intensively in Your Process

Management Point #14:

Influence Your People’s Behaviors through

Managing their Expectations & Attitudes

38

Success Factors of Hospital IT Adoption

• Communications of project plans & progresses• Workflow considerations• Management support of IT projects• Common visions• Shared commitment• Multidisciplinary user involvement• Project management• Training• Innovativeness• Organizational learning

Theera-Ampornpunt (2009, 2011)

39

Resources on Change Management

Lorenzi & Riley (2004) Leviss (Editor) (2010)

Class Exercise: Part 9Change Management

Class discussion: จะท ำอย่ำงไรเม่ือเกิดเหตุกำรณ์ต่อไปนี้- แพทย์ 1 ใน 3 ไม่ใช้ IT ที่เพิ่ง go-live- พยำบำล by-pass บำงกระบวนกำร กลับไปใช้ manual- ผู้ป่วยรอตรวจเป็นเวลำนำน จ ำนวนมำก ในสัปดำห์แรก- หลังใช้งำนได้ 8 weeks สถิติ preventable ADRs สูงกว่ำก่อนใช้ระบบ- ที่ประชุม CLT/PCT หลัง go-live 2 weeks มีกำรโต้แย้งอย่ำงกว้ำงขวำงและรุนแรงเกี่ยวกับควำมรับผิดชอบของแต่ละวิชำชีพ

41

For more intensive training, check outRamathibodi Healthcare CIO Certificate Program

(โรงเรียนการบริหารงานโรงพยาบาล คณะแพทยศาสตร์ รพ.รามาธิบดี)

Faculty of Medicine Ramathibodi Hospital, Mahidol Universityhttp://med.mahidol.ac.th/has/

Q&A