IT Management in Healthcare Organizations (1)

นพ.นวนรรน ธระอมพรพนธ

บรรยายในหลกสตรฝกอบรมการบรหารงานสายแพทยทหาร ประจ าปงบประมาณ 2558 ของกรมแพทยทหารเรอ

5 สงหาคม 2558

2

Basic Premises• Health IT: ของด (อาจจะ) มประโยชน (แตกอาจมโทษ)

• บรบท (local contexts) มความส าคญ• ตองมการบรหารจดการทเหมาะสม

ประเดนพจารณา• อะไรคอบรบททเกยวของ?• จะจดการมนอยางไร?

3

Context

The sailboat image source: Uwe Kils via http://en.wikipedia.org/wiki/Sailing

The destination

The boatThe sailor(s) &

people on board

The tailwind The headwind

The direction

The speed

The past journey

The sea

The sail

The current location

Management Point #9:

Know Your Context &

Align IT with Context

Class Exercise: Part 1Knowing Your Context

Group discussion: ใน รพ.ของทาน ปจจยทนาจะมผลตอการน า IT มาใช และการบรหารจดการ IT มอะไรบางและมความส าคญอยางไร?

ทกโรงพยาบาลในตวอยางเปนโรงพยาบาลสมมต รายละเอยดตางๆ ไมไดอางองขอเทจจรง

6

Hospital A

โรงพยาบาลศนย 600 เตยง

7

Hospital B

โรงพยาบาลเอกชน 200 เตยง

8

Hospital C

โรงพยาบาลมหาวทยาลย 900 เตยง

9

Context

The sailboat image source: Uwe Kils via Wikimedia Commons

The destination

The boatThe sailor(s) &

people on board

The tailwind The headwind

The direction

The speed

The past journey

The sea

The sail

The current location

10

Destination & Direction• Vision• Mission• Strategic goals & business strategiesประเดนพจารณา (SMART Criteria)• Specific?• Measurable?• Achievable/Attainable?• Relevant/Realistic/Resourced?• Time-bound?

Class Exercise: Part 2Knowing Your Destination

Group discussion: วจารณ vision ของ รพ. ในโจทย และบทบาทของ IT ในการไปส vision นน

12

Hospital A

โรงพยาบาลศนย 600 เตยงVision

เปนโรงพยาบาลทมงคณภาพสงสดในการรกษาพยาบาลระดบตตยภม

13

Hospital B

โรงพยาบาลเอกชน 200 เตยงVision

เปนโรงพยาบาล High Tech High Touch ชนน าของประเทศ

14

Hospital C

โรงพยาบาลมหาวทยาลย 900 เตยงVision

เปนโรงพยาบาลชนน าของภมภาคเอเชยทมความเปนเลศในดานบรการ

การศกษา และวจย

15

A Good “Vision”

Marchewka (2006)

“Our goal is to land a man on the moon and return him safely

to the earth by the end of the decade.”

John F. Kennedy (1961)

16

“The Sail”

Carr (2004) Carr (2004)

17

4 Quadrants of Hospital ITStrategic

Operational

ClinicalAdministrative

18

IT As A Strategic Advantage

Resources/capabilities

Valuable ?

Non-Substitutable?

Rare ?

Inimitable ?

NoCompetitive

Disadvantage

Yes

NoCompetitive

necessity

NoCompetitive

parity

Yes

Yes

No

Preemptive

advantage

Yes

Sustainable

competitive

advantage

From a teaching slide by Nelson F. Granados, 2006 at University of Minnesota Carlson School of Management

Class Exercise: Part 3Knowing Your IT Environment

Group discussion: วจารณวา IT environment ของ รพ. ตอไปน อยใน Quadrant ใด และอยจดใดใน Competitive advantage model

20

Hospital A• โรงพยาบาลศนย 600 เตยง• Vision: เปนโรงพยาบาลทมงคณภาพสงสดในการรกษาพยาบาลระดบตตยภม• IT Environment

– HIS เนนเรองการเงน การเบกจายคารกษาพยาบาล มระบบทะเบยนผปวย (Master Patient Index), ระบบ Admission-Discharge-Transfer (ADT), ระบบนด

– แตละจดบรการม computer terminal เพอสนบสนน basic workflow เพอการบรการผปวย

21

Hospital B• โรงพยาบาลเอกชน 200 เตยง• Vision: เปนโรงพยาบาล High Tech High Touch ชนน าของประเทศ• IT Environment

– HIS มระบบทะเบยนผปวย (Master Patient Index), ระบบ Admission-Discharge-Transfer (ADT), Electronic Health Records (EHRs), Computerized Physician Order Entry (CPOE) แตยงมระบบ Clinical Decision Support System (CDS) จ ากด ระบบ HIS ชวยลด waiting time และเพมประสทธภาพการบรการอยางเตมท

– มระบบลกคาสมพนธ (Customer Relationship Management - CRM)ท effective มาก โดยเปน standard out-of-the-box implementationเปนสวนใหญ

22

Hospital C• โรงพยาบาลมหาวทยาลย 900 เตยง• Vision: เปนโรงพยาบาลชนน าของภมภาคเอเชยทมความเปนเลศในดานบรการ การศกษา และ

วจย• IT Environment

– เปน รพ.แรกๆ ทม HIS ซงพฒนาเอง และตอยอดจากระบบทะเบยนผปวย (Master Patient Index), ระบบ Admission-Discharge-Transfer (ADT) ไปส Computerized Physician Order Entry (CPOE) ในผปวยใน (แตยงขาด CPOE ผปวยนอก ระบบ EHRs และระบบ Clinical Decision Support System (CDS) ทเขมแขง ระบบ HIS เขากบ workflow ของ รพ. เปนอยางด

– ปจจบน ระบบ HIS ยงใชเทคโนโลย Visual FoxPro เหมอนกบชวงทพฒนาใหมๆ (20 ปกอน) เปนหลก มปญหาเสถยรภาพของระบบบาง มการน าเทคโนโลยใหมๆ มาใชอยางชาๆ

– มระบบ Enterprise Resource Planning (ERP) ท cutting edge และได customize เพอใหเขากบองคกร ซงม requirement dynamics สง integrate กบ HIS ไดด และม business intelligence ทเปนประโยชนกบผบรหารเปนอยางมาก และมทมทมความคลองตวสงในการปรบแกระบบ

23

“The Sailors”

Technology

ProcessPeople

Class Exercise: Part 4Knowing Your People

Group discussion: วจารณวา Human Resource ใน รพ. ตอไปน มผลตอการตดสนใจดาน IT อยางไร

25

Hospital A• โรงพยาบาลศนย 600 เตยง• Vision: เปนโรงพยาบาลทมงคณภาพสงสดในการรกษาพยาบาลระดบตตยภม• IT Environment

– HIS เนนเรองการเงน การเบกจายคารกษาพยาบาล มระบบทะเบยนผปวย (Master Patient Index), ระบบ Admission-Discharge-Transfer (ADT), ระบบนด

– แตละจดบรการม computer terminal เพอสนบสนน basic workflow เพอการบรการผปวย

• People– บคลากรมอายเฉลย 45 ป (range 25-59), แผนก IT มลกจางชวคราว 5 คน– แพทยใสใจเรองผปวย รวมตวกนเหนยวแนน มแพทยทเปนแกนน า 4-5 คน– ความสมพนธระหวางแพทยกบวชาชพอนเปนไปดวยด แตมกวพากษวจารณผบรหารวา

ไมใหความส าคญกบแพทยและการบรการ ไมเคยลงมาดการท างาน

26

Hospital B• โรงพยาบาลเอกชน 200 เตยง• Vision: เปนโรงพยาบาล High Tech High Touch ชนน าของประเทศ• IT Environment

– HIS มระบบทะเบยนผปวย (Master Patient Index), ระบบ Admission-Discharge-Transfer (ADT), Electronic Health Records (EHRs), Computerized Physician Order Entry (CPOE) แตยงมระบบ Clinical Decision Support System (CDS) จ ากด ระบบ HIS ชวยลด waiting time และเพมประสทธภาพการบรการอยางเตมท

– มระบบลกคาสมพนธ (Customer Relationship Management - CRM)ท effective มาก โดยเปน standard out-of-the-box implementation เปนสวนใหญ

• People– บคลากรมอายเฉลย 37 ป (range 20-57) แผนก IT เขมแขง– แพทยไมคอยม interaction กบบคลากรอน, รายไดเปนแรงดงดดหลก– ผบรหารไดรบการยอมรบจากบคลากรทกวชาชพวามวสยทศนและบรหารงานไดด

27

Hospital C• โรงพยาบาลมหาวทยาลย 900 เตยง• Vision: เปนโรงพยาบาลชนน าของภมภาคเอเชยทมความเปนเลศในดานบรการ การศกษา และวจย• IT Environment

– เปน รพ.แรกๆ ทม HIS ซงพฒนาเอง และตอยอดจากระบบ Master Patient Index, ระบบ ADT ไปส CPOE ในผปวยใน (แตยงขาด CPOE ผปวยนอก ระบบ EHRs และระบบ CDS ทเขมแขง ระบบ HIS เขากบ workflow ของ รพ. เปนอยางด

– ปจจบน ระบบ HIS ยงใชเทคโนโลย Visual FoxPro เหมอนกบชวงทพฒนาใหมๆ (20 ปกอน) เปนหลก มปญหาเสถยรภาพของระบบบาง มการน าเทคโนโลยใหมๆ มาใชอยางชาๆ

– มระบบ ERP ท cutting edge และได customize เพอใหเขากบองคกร ซงม requirement dynamics สง integrate กบ HIS ไดด และม business intelligence ทเปนประโยชนกบผบรหารเปนอยางมาก และมทมทมความคลองตวสงในการปรบแกระบบ

• People– บคลากรมอายเฉลย 40 ป (range 20-65), แผนก IT มทงบคลากรใหมและทเคยพฒนาระบบ

HIS ตงแตแรกเรม– แพทยมความเปนตวของตวเองสง, มกท างานเอกชนดวย, ม turn-over rate สง– พยาบาลและวชาชพอนมกมองวาแพทยคออภสทธชน และมเรองถกเถยงกนบอยๆ

28Ash et al. (2003)

The “Special People"

29Ash et al. (2003)

• Administrative Leadership Level

–CEO•Provides top level

support and vision•Holds steadfast•Connects with the

staff• Listens•Champions

– CIO• Selects champions• Gains support• Possesses vision• Maintains a thick skin

– CMIO• Interprets• Possesses vision• Maintains a thick skin• Influences peers• Supports the clinical support

staff• Champions

The “Special People"

30Ash et al. (2003)

• Clinical Leadership Level– Champions

• Necessary• Hold steadfast• Influence peers• Understand other

physicians

– Opinion leaders• Provide a balanced

view• Influence peers

– Curmudgeons• “Skeptic who is

usually quite vocal in his or her disdain of the system”

• Provide feedback• Furnish leadership

– Clinical advisory committees• Solve problems• Connect units

The “Special People"

31Ash et al. (2003)

• Bridger/Support level

–Trainers & support team•Necessary•Provide help at the

elbow•Make changes•Provide training•Test the systems

–Skills•Possess clinical

backgrounds•Gain skills on the

job• Show patience,

tenacity, and assertiveness

The “Special People"

Management Point #10:

Manage Your

“Special People” Well

33

Context

The sailboat image source: Uwe Kils via Wikimedia Commons

The destination

The boatThe sailor(s) &

people on board

The tailwind The headwind

The direction

The speed

The past journey

The sea

The sail

The current location

34

“The Boat”• Size• Resources• Structures• Work Processes• Facilities/Geography• Etc.

35

“The Sea”• Target customers• Local competitiveness• Relationship of hospital to local players• Inter-organizational collaboration• IT market environment• National/international trend• Regulations• Standard of care• Etc.

36

SWOT Analysis

Strengths Opportunities

Weaknesses Threats

“The Boat” “The Sea”

“The Tailwind” “The Tailwind”

“The Headwind” “The Headwind”

Class Exercise: Part 5SWOT Analysis

Group discussion: วเคราะห SWOT ทเกยวของกบการบรหารจดการ IT ขององคกร

38

Hospital A• โรงพยาบาลศนย 600 เตยง ในภาคอสาน ใกลชายแดน งบประมาณจ ากด• Vision: เปนโรงพยาบาลทมงคณภาพสงสดในการรกษาพยาบาลระดบตตยภม• IT Environment

– HIS เนนเรองการเงน การเบกจายคารกษาพยาบาล มระบบทะเบยนผปวย (Master Patient Index), ระบบ Admission-Discharge-Transfer (ADT), ระบบนด

– แตละจดบรการม computer terminal เพอสนบสนน basic workflow เพอการบรการผปวย

• People– บคลากรมอายเฉลย 45 ป (range 25-59), แผนก IT มลกจางชวคราว 5 คน– แพทยใสใจเรองผปวย รวมตวกนเหนยวแนน มแพทยทเปนแกนน า 4-5 คน– ความสมพนธระหวางแพทยกบวชาชพอนเปนไปดวยด แตมกวพากษวจารณผบรหารวา

ไมใหความส าคญกบแพทยและการบรการ ไมเคยลงมาดการท างาน

39

Hospital B• โรงพยาบาลเอกชน 200 เตยง ในภาคใต จงหวดทเปนแหลงทองเทยวส าคญ เปน

สวนหนงของเครอ รพ. ขนาดใหญ ฐานะ รพ. ด ม รพ.เอกชนในพนท ~ 2-3 แหง• Vision: เปนโรงพยาบาล High Tech High Touch ชนน าของประเทศ• IT Environment

– HIS มระบบทะเบยนผปวย (Master Patient Index), ระบบ Admission-Discharge-Transfer (ADT), Electronic Health Records (EHRs), Computerized Physician Order Entry (CPOE) แตยงมระบบ Clinical Decision Support System (CDS) จ ากด ระบบ HIS ชวยลด waiting time และเพมประสทธภาพการบรการอยางเตมท

– มระบบลกคาสมพนธ (Customer Relationship Management - CRM)ท effective มาก โดยเปน standard out-of-the-box implementation เปนสวนใหญ

• People– บคลากรมอายเฉลย 37 ป (range 20-57) แผนก IT เขมแขง– แพทยไมคอยม interaction กบบคลากรอน, รายไดเปนแรงดงดดหลก– ผบรหารไดรบการยอมรบจากบคลากรทกวชาชพวามวสยทศนและบรหารงานไดด

40

Hospital C• โรงพยาบาลมหาวทยาลย 900 เตยง ใน กทม. สงกดมหาวทยาลยของรฐ ม รพ. ในบรเวณใกลเคยง > 8

รพ. งบประมาณคอนขางมาก มพนธกจหลายดานทส าคญพอๆ กน• Vision: เปนโรงพยาบาลชนน าของภมภาคเอเชยทมความเปนเลศในดานบรการ การศกษา และวจย• IT Environment

– เปน รพ.แรกๆ ทม HIS ซงพฒนาเอง และตอยอดจากระบบ Master Patient Index, ระบบ ADT ไปส CPOE ในผปวยใน (แตยงขาด CPOE ผปวยนอก ระบบ EHRs และระบบ CDS ทเขมแขง ระบบ HIS เขากบ workflow ของ รพ. เปนอยางด

– ปจจบน ระบบ HIS ยงใชเทคโนโลย Visual FoxPro เหมอนกบชวงทพฒนาใหมๆ (20 ปกอน) เปนหลก มปญหาเสถยรภาพของระบบบาง มการน าเทคโนโลยใหมๆ มาใชอยางชาๆ

– มระบบ ERP ท cutting edge และได customize เพอใหเขากบองคกร ซงม requirement dynamics สง integrate กบ HIS ไดด และม business intelligence ทเปนประโยชนกบผบรหารเปนอยางมาก และมทมทมความคลองตวสงในการปรบแกระบบ

• People– บคลากรมอายเฉลย 40 ป (range 20-65), แผนก IT มทงบคลากรใหมและทเคยพฒนาระบบ

HIS ตงแตแรกเรม– แพทยมความเปนตวของตวเองสง, มกท างานเอกชนดวย, ม turn-over rate สง– พยาบาลและวชาชพอนมกมองวาแพทยคออภสทธชน และมเรองถกเถยงกนบอยๆ

Next:The Way Forward with IT

- Strategic IT Management- Project Management- Change Management