Prónay G. 18sszefoglalfeljegyzs-atudsmenedzsmentaprojektmenedzsmentben-2014februr20-140503025825-phpapp01.doc

ÖSSZEFOGLALÓ FELJEGYZÉS18. PM MŰHELY (2014. február 20) MUNKÁJÁRÓL

Téma: tudásmenedzsment a projektmenedzsmentbenIdőpont: 2014. február 20. 16-18 óraHelyszín: BME Infopark I. ép. B. 110. terem

A Műhely munkájában részt vettek (36): Andorfer Tamás, Baczó Tamás, Bély András, Borsiné Krisztik Ágnes, Bozsár Gabriella, Czifra Julianna, Csényi Sándor, Divinyi Mariann, Fenyősi Zoltán, Fodor Andrea, Fogassy Katalin, Gudics Ágnes, Gyulay Tibor, Horváth Zoltán, Kerékfy Pál, Kerese István, Klimkó Gábor, Kocsár Ilona, Kocsárdi Gábor, Kovács Bence, Kuczogi Tamás, Lugosi Erzsébet, Mészáros Gyula, Nagyné Kozák Andrea, Németh Gergely, Papp László, Prónay Gábor, Salamon János, Salamon Sándor, Sipos László, Szente Ágnes, Szinger Ferenc, Texidor-Radvány Ilona, Ulicsák Béla, Véry Zoltán, Vida Attila.

Prónay Gábor levezető elnökként köszöntötte a megjelenteket. Bevezetőként elmondta, hogy a tudásmegosztás a rendkívül sokrétű tapasztalatokat eredményező projekteknél jelentős segítséget jelenthet a sikeresség elérésében. A tapasztalatok sokféle módon gyűjthetők és az új technológiák lehetőséget adnak az önkéntes tudásmegosztás terjedéséhez is. A projektekben komplex problémákat kell megoldani, kritikus döntéseket kell hozni, innovatív ötleteket kell megvalósítani. Ezek a tevékenység gyorsabban elvégezhetők, ha a korábbi hasonló legjobb megoldások, tapasztalatok rendelkezésre állnak. A tudásmegosztás lényege az, hogy a megoldandó feladathoz először a magunk és mások által alkalmazott megoldások között keresünk illeszkedő megoldásokat. A hatékony tudásmegosztás jelentősen növeli az egyének kompetenciáját, javítja a kommunikáció és így a döntések hatékonyságát.

A levezető elnök bemutatta Németh Gergelyt és Salamon János pszichológusokat, aki vezetési tanácsadással foglalkoznak, megköszönve rendkívül lelkiismeretes és lelkesedéssel végzett előkészítő munkáját, majd felkérte Őket a workshop munkában felhasználásra kerülő, főbb gondolatok bemutatására.

Németh Gergely bevezető előadásában a tudás típusok (explicit tudás = tárgyi tudás, egzakt kifejezhetőséggel, írásbeli dokumentumokban megtalálhatóan ; implicit/tacit tudás = nem tárgyiasult tudás, pl.: kerékpározni tudás) rövid definícióját követően, rámutatott, hogy a tudások összegyűjtése, feldolgozása-rendezése és felhasználása segítséget jelenthet a projektek hatékonyságának növelésében. A tudások ilyen kategorizálása analógiába állítható a kommunikációnál a verbális és nonverbális kommunikáció párral illetve közgazdaságban a tangible (pl.: pénz, eszköz, anyag) és intangible (pl.: hírnév, szabadalom, speciális tudás) tőke párral. Németh Gergely és kollégáinak érdeklődése elsősorban az implici/tacit tudás gyűjtésére, feldolgozására és felhasználásra irányul. Ezt a tudást („szürke állományt”) törekszenek „beárazni”. Ilyen feladatok különösen fontosak új munkatársak betanításánál illetve az egyéni tudások vállalati-közösségi tudássá tételénél. Fontos tudatosítani, hogy a tudás átadással annak mennyisége nem csökken, ugyanakkor a tudás tőke elzárása annak csökkenését, elértéktelenedését eredményezi.

Salamon János a tapasztalat menedzsment kiemelkedő problémájának mutatta a tudásmegosztó képesség fejlesztését, ami egyúttal a szervezet fejlődését is jelenti. A tudás és a munkahelyi tapasztalat fontos összetevője a vállalat tőkéjének. A vállalati működés hatékonyságához fontos az információ igény és a tudás átadás összhangba hozása. Amennyiben az igény és a tudás átadás nem azonos fázisban történik tudás hiány illetve motiváció hiány (nincs igény a meglevő tudásra) léphet fel. A tacit tudás/tapasztalat átadás nemcsak „best practice” segítségével (tapasztalatok közös gyakorlatba rögzítésével) valósítható meg. A „történet alapú”/”story telling” tapasztalat gyűjtés, feldolgozás és

1

Prónay G. 18sszefoglalfeljegyzs-atudsmenedzsmentaprojektmenedzsmentben-2014februr20-140503025825-phpapp01.doc

megosztás szintén jó lehetőséget adhat a tapasztalatok megosztására. A kezdet a probléma azonosítása, majd ezt követi a keresés, ami az emberi agyban analógiák keresését jelenti. A kidolgozott keresési módszer modellje erre épül. Ez a módszer nemcsak a jó megoldásokat keresi, hanem az elhibázottakkal együtt az összes megoldást, mert az össze tapasztalat alapján megoldás mintákat kíván szolgáltatni az aktuális feladat megoldásának szintéziséhez. Az előadók által kidolgozott módszertan az emlékezet felépítése alapján a „történet”(szervezeti tudástörténet) struktúrálását hat nézetben (körülmények-kihívás-cél-megoldás-hatás-tanulság) végzi el, azaz az események/projektek ezen szempontok szerint kerülnek bemutatásra és feldolgozásra. Ez a felbontás az informatikai kezelhetőséget is elősegíti, azaz a „történetekben” a rendszerszerű összefüggések, tanulságok keresése automatizálható. A módszer három, tényleges vállalati problémát megoldó esettanulmányon került bemutatásra (tréning utánkövetés – betanítás – menedzsment szétszórtság). A kidolgozott rendszer szakterületenként címkéz, majd a kereső motor iterációról iterációra jobb keresést végez. A módszer alkalmazása lehetővé teszi a vállalati közösség által létrejövő legjobb gyakorlatot, a kíválók kitűnését, de ugyanakkor a kihasználásának csökkenését, a folyamatos tanulást és a projektek költség csökkentését.

A bevezető előadást követően a Műhely a korábban megfogalmazott kérdésekre kereste a válaszokat:

• Ki milyen tapasztalatokat szerzett a tudásmegosztás területén ?• Mik a tudásbázis felhasználásnak nehézségei ? Hogyan lehet rávenni valakit a

tudásának megosztására ?

Kerékfy Pál egy kétszázezres nemzetközi cég „social networking” segítségével végzett tudásmegosztási tapasztalatát mutatta be. Ez a módszer a hagyományos „kulcsszavazó” rendszerezéssel szemben olyan előnyöket hozott, mint a karriert segítő személyes hírneve (personal brand), adott probléma esetén a „tudó” gyors megtalálása, széleskörű ötletgyűjtés- és együttműködés megvalósulása. A módszer lényege, hogy a projektek minden kommunikációja (probléma megbeszélések, megoldás keresés, kérések-válaszok) rögzítésre kerül és ezen információkból nyílik lehetőség gyors probléma felvetésre és megoldás keresésre. Mindez feltételezi, hogy a projektben dolgozók motiváltak a tudások bemutatásában és a projekten kívül állók is nyitottak tapasztalatok szerzésére. A módszer a vállalat egészét átfogja, tetszőleges csoportok (zárt és titkos is) képezhetők és mindenki számára szűrési lehetőségek is rendelkezésre állnak. A rendszer az online együttműködést is lehetővé teszi. A rendszer bevezetése a kétszázezres vállalatból az első év végére 80 ezer tagot számlált, amiből az aktívak száma 40 ezer volt.

A tudásmegosztás kritikus kérdése a munkatársak meggyőzése, hogy tudásukat osszák meg. Ezt a folyamatot elősegítheti, ha a tudásmegosztás a karrier tervekbe beépítésre kerül. Jó gyakorlat a vállalati képzésekbe a történet mesélési gyakorlatot esettanulmány írással előmozdítani. Elegendően nagy vállalat esetén a „feltöltők” számára is eredményessé tud válni rendszer, összességében a „feltöltők” is pozitívnak tartják a rendszert a tudásmegszerzésük szempontjából.

A projektmenedzsment kockázatai miatt rendkívül érdekelt a tudásmegosztásban. probléma az, hogy a tudás/tapasztalat keletkezés ideje és a lehetséges felhasználás ideje között sok idő telhet el.

A „történet mesélés” (story telling) jó megoldása azt is, amikor a projektek tapasztalatainak feldolgozása szerepek kiosztása után történik. Minden résztvevő a neki kiosztott szerep (szponzor, PM, szakértő, funkcionális vezető, stb.) értékeli az adott projekt tapasztalatait. Így is megvalósulhat a projektek értékelésénél nélkülözhetetlen aggregált értékelés (validálás).

Összefoglalva megállapítható, hogy a Műhely résztvevői áttekintették a tudásmenedzsment lehetséges megoldásait a tudás gyűjtéstől, a tudás feldolgozáson át, a tudás felhasználásig.

2

Prónay G. 18sszefoglalfeljegyzs-atudsmenedzsmentaprojektmenedzsmentben-2014februr20-140503025825-phpapp01.doc

A megbeszélés fő prioritását az implicit/tacit tudás menedzsmentje jelentette, amire a Műhely előadói, általuk kifejlesztett „történet mesélés”-re (story telling) alapozott módszertant és annak gyakorlati alkalmazási tapasztalatait mutatták be. A Műhely beszélgetés kereste a módszertan alkalmazását támogató vállalati kultúra összetevőit, a tudás/tapasztalat tulajdonosok motivációit.

A Műhely résztvevői – a Műhely téma bevezetésére vállalkozó kollégák előkészítő javaslatai alapján – szakmai vita után, többségi szavazással, a következő, 2014. május 22-én megrendezésre kerülő 19. Műhely témájának a felelősség vállalás helye, szerepe a projektmenedzsmentben témát választották. A Műhelybeszélgetés célja, hogy megvitassa a felelősség vállalás feltételeit (célkitűzés lehetősége, erőforrással rendelkezés, döntési hatáskör) és a projektben érdekeltek felelősségeit. A Műhely résztvevőinek jóváhagyásával Fodor Andrea vezető coach került felkérésre, hogy a bevezető gondolatokat tartalmazó blogot elkészítse és a Műhely munkát moderálja. A blog várhatóan 2014. március elejétől olvasható lesz a http://blog.mfor.hu/projekt oldalon. A Műhely meghirdetésre kerül a márciusi, áprilisi és május elejei hírlevelekben.

A 19. Projektmenedzsment Műhelybeszélgetést 2014. május 22-én csütörtökön, 16–18 óra között tartjuk a BME HIT Infoparkbeli tanácstermében. (1117. Bp. Magyar Tudósok Körútja 2. I. ép. B. szárny, I. em.110.)

További tervezett Műhely időpontok :

2014. szeptember 18 : a téma kijelölésre került és ez érzelmi intelligencia szerepe a projektek teljesítmény fejlesztésében, 2014. november 20 : a téma kijelölésre került és ez az érettség-érték-siker összefüggései a projektmenedzsmentben

Budapest, 2014. február 24.

Dr. Prónay Gábor

3