ООО «Тегия»

Адаптивное управление делами

Концепция ведения дел

В контексте системы дело – это информационное пространство, объединяющее необходимые ресурсы для достижения поставленной цели

Дело

Участники

Документы

Задачи

Коммуникация

Календарь

История событий

Участники

В состав участников входят сотрудники компании, клиенты и

партнеры, участвующие в разрешении конкретного дела, то

есть достижении поставленной цели. Взаимодействие

участников и распределение зон ответственности

основывается на следующей ролевой модели:

Клиент – физическое или юридическое лицо, формулирующее обращение и определяющее цель работ

Инициатор – автор, инициирующий рассмотрение ситуации или определяющий конечную цель

Ответственный – непосредственный исполнитель, отвечающий за координацию работ, оптимальное использование имеющихся ресурсов и результат в целом

Наблюдатели – сотрудники, имеющие возможность просматривать информацию, относящуюся к делу

Документы

Документы включают все материалы и информацию,

относящуюся к делу. Удобство работы с документами

обеспечивается сокращением числа кликов, возможностью

поиска по содержимому файлов и просмотра предыдущих

версий. Документ одним кликом открывается на компьютере

пользователя в MS Word, MS Excel или другой установленной

программе, а при сохранении документа или закрытии

используемой программы в системе автоматически

фиксируется новая версия.

Возможность формирования документов на основе

шаблонов позволяет существенно экономить время

сотрудников, при этом создание шаблонов осуществляется

стандартными офисными средствами без необходимости

программирования.

Задачи

Контроль достижения поставленной цели осуществляется

посредством назначения задач на участников дела с

указанием приоритета и конечного срока выполнения.

Исполнитель уведомляется о приближении срока

выполнения задачи, а в случае нарушения информируется

непосредственное руководство.

Ввиду возможности участия сотрудника в нескольких делах

одновременно для удобства работы все задачи

представляются в едином месте с возможностью

сортировки по приоритету и приближающемуся сроку

выполнения. Таким образом, деятельность сотрудника

становится понятной, структурированной и прозрачной для

руководства, что существенно повышает его эффективность

и вероятность успешного завершения дела.

История событий

История событий представляет перечень зафиксированных

системных сообщений и пользовательских действий,

расположенных в хронологическом порядке.

Фиксация событий позволяет проводить ретроспективный

анализ деятельности компании, выявлять «узкие» места и

совершенствовать текущие процессы. В рамках дела история

событий позволяет определить причины предпринятых

действий и проследить ход выполнения задач. Фильтрация

представления истории событий по типам или периоду

обеспечивает удобство восприятия информации.

Календарь

Визуализация событий в календарном виде обеспечивает

комфортное восприятие предстоящих планов.

Возможность представления событий как по конкретному

делу, так и общей сводкой позволяет наиболее оптимально

планировать рабочее время сотрудников простым

перетаскиванием элементов на удобную дату и время.

Соответствующие настраиваемые уведомления

своевременно напомнят о приближающихся событиях.

Таким образом, сотрудники не пропустят деловые встречи и

иные важные мероприятия.

Коммуникация

Удобство и доступность коммуникации во многом влияет на

результативность выполнения задач. Внутреннее

взаимодействие участников в рамках дела осуществляется в

чате или посредством добавления комментариев и

примечаний.

Коммуникация с клиентами осуществляется посредством

интегрированной электронной почты.

Таким образом, все взаимодействие осуществляется в

границах системы и автоматически фиксируется в истории

событий.

Применение шаблонов дел

Шаблон дела представляет предопределенный набор ресурсов и сценарий для достижения типовых целей. Создание шаблона осуществляется как путем выбора форм документов, состава участников и распределения задач между ними, так и на основе успешно завершенных дел.

Применение шаблонов не только экономит время сотрудников при выполнении типовых задач, но и решает проблему передачи накопленных компетенций менее опытным коллегам. Зафиксированный в системе способ решения сложных задач позволит повторно применять его в будущем при возникновении аналогичных ситуаций, тем самым обеспечивая накопление корпоративной базы знаний.

Удобство интерфейса

Легкий адаптивный интерфейс обеспечивает комфортную работу конечных пользователей с любого устройства

Системная архитектура

Система создается как клиент-серверное приложение

на основе веб-технологий. Данное решение обладает

рядом ключевых преимуществ:

привычная работа с системой через веб-браузер

защищенный доступ к системе как внутри локальной сети, так и через интернет

минимальные системные требования

простота установки обновлений

Доступ к серверу через веб-интерфейс

Применяемые технологии

Применение новейших технологий позволяет сделать

работу пользователей максимально простой и

комфортной за счет интуитивно понятного

интерфейса, а используемая микросервисная

архитектура (MSA) на уровне серверных компонентов

обеспечивает высокое быстродействие, надежность

и отказоустойчивость системы в целом.

Применяемая в качестве методологической основы

концепция Адаптивного кейс-менеджмента (ACM)

обеспечивает гибкость и управляемость

автоматизируемыми бизнес-процессами.

Безопасность данных

Криптографический

протокол обмена данными

Использование отказоустойчивого оборудования и средств оперативного мониторинга обеспечивает сохранность и конфиденциальность данных

Шифрование данных

пользователей

Регулярное резервное

копирование

Мониторинг работы серверных

компонентов

Круглосуточное наблюдение за

оборудованием

Системы пожарного контроля

Варианты установки

Установка на высокопроизводительных

серверах нашей компании с

бесперебойным доступом и регулярным

резервным копированием данных

Установка на сервере Вашей компании,

быстродействие работы системы и

защита информации обеспечивается

силами сотрудников

Выбор варианта установки определяет стоимость владения системой и уровень безопасности хранимых данных

Облачное решение Собственный сервер

Облачное решение

Преимущества:

Высокое быстродействие серверов обеспечивает скорость и удобство работы

Регулярное резервное копирование гарантирует сохранность Ваших данных

Защищенный доступ к последней версии системы из любой точки 24х7

Экономия на программном и техническом обслуживании

Недостатки:

Необходимость наличия доступа в Интернет

Собственный сервер

Преимущества:

Полный контроль данных, размещаемых в рамках Вашей локальной сети

Скорость работы с системой не зависит от скорости Интернет-соединения

Недостатки:

Стоимость покупки или аренды серверов

Необходимость привлечения ИТ-администратора

Установка обновлений, обслуживание серверов и резервное копирование собственными силами

Риски потери или утечки данных из-за неправильной конфигурации серверных компонентов

Этапы разработки

Результатом работы каждого этапа является выпущенное обновление системы с новым функционалом

Дела, материалы и участники

Задачи, события и история

Календарь, шаблоны и аналитика

Ведение дел

Управление материалами

Хранение версий файлов

Поиск по содержимому

Разграничение доступа

Назначение задач

Контроль сроков

Фиксация событий

Лента активности

Внутренняя коммуникация

Ведение календаря

Шаблоны дел

Шаблоны документов

Статистика по сотрудникам

Отчетность для руководства

Реализовано Ноябрь Декабрь

Дальнейшее развитие системы

Помимо вышеописанного функционала Вы получаете доступ к последующим

обновлениям системы, включающим компоненты аналитики, маркетинга и

обеспечивающим интеграцию со смежными системами

Обучение пользователей

Для наиболее эффективного применения системы наша компания проведет обучение

Ваших сотрудников и предоставит комплект эксплуатационной документации

Дополнительные выгоды

Гарантийное сопровождение

Наша компания обеспечивает гарантийное сопровождение – устранение дефектов и

неисправностей системы, препятствующих нормальной работе пользователей

Техподдержка и обратная связь

В ходе сотрудничества мы поддерживаем постоянную связь по возникающим вопросам эксплуатации системы

Телефон Электронная почта Личные встречи

По вопросам работы с системой Вы всегда сможете получить

консультацию по телефону или Skype

Все заявки на улучшение и изменение системы Вы сможете отправлять на

адрес электронной почты техподдержки

Для решения особо важных вопросов сотрудничества

наши специалисты приедут на встречу в удобное для

Вас время

О нашей компании

более 5 лет опыта автоматизации (консалтинг и разработка автоматизированных систем для Центрального банка РФ)

более 7 лет научных исследований и 2 кандидатские диссертации

профильное высшее образование проектной команды (компьютерная безопасность, прикладная математика и кибернетика)

www.tegia.ru 8 920 681 9355 contact@tegia.ru