Обзор проектов внедрения СЭД CompanyMedia

www.intertrust.ru + 7 (495) 956-79-28 http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU

Обзор проектов внедрения CompanyMedia®

Клиенты «ИнтерТраст»

www.intertrust.ru

Государственные органы Государственные органы власти и власти и управления управления Федерального и Федерального и регионального уровнярегионального уровня

6 Банков, входящих в ТОР 6 Банков, входящих в ТОР 10 крупнейших банков 10 крупнейших банков России России

2 предприятия, входящих 2 предприятия, входящих в ТОР 5 крупнейших в ТОР 5 крупнейших Российских компаний ТЭКРоссийских компаний ТЭК

Ведущие российские Ведущие российские промышленные промышленные предприятия, связи и предприятия, связи и телекоммуникацийтелекоммуникаций

http://www.intertrust.ru/

Крупнейшие проекты «ИнтерТраст»

www.intertrust.ru

Заказчик РМ филиалы

ОАО «ЛУКОЙЛ» > 20.000 72

ФК «УРАЛСИБ» > 13.000 48

ОАО «ВТБ» > 17.000 68+23+18

ОАО «Внешэкономбанк» > 5.000 > 50

ОАО «Россельхозбанк» > 3.500 12

ОАО «Сибирьтелеком» > 5.800 45

ОАО «СевероЗападный телеком» > 4.200 21

ЗАО «ЮниКредит Банк» > 3.700 14

ОАО «Аэрофлот» > 2.600 156

ЗАО «Трансмашхолдинг» > 1.700 13

ОАО «Связь-Банк» > 1.500 52

ОАО АКБ «РОСБАНК» > 1.800 72

ОАО «Газпромбанк» > 1.000 2

Райффайзенбанк > 10.000 12

ФСФР > 1.700

Правительство Самарской области > 3.300

Администрация ЯНАО > 2500

Администрация Новосибирской обл.1.400

Администрация Ульяновской обл. > 1.200

Администрация Омской области1.400

Правительство Пензенской обл.> 1.500

Правительство Оренбургской области > 500

Администрация Тверской области200

Администрация г. Омск600

Администрация г. Красноярск 2.200


СЭД CompanyMedia в Органах Государственной Власти

CompanyMedia для органов государственной власти

www.intertrust.ru

Одна из ключевых задач стратегии развития информационного общества в России:

«повышение эффективности государственного управления и местного самоуправления, взаимодействия гражданского общества и бизнеса с органами государственной власти, качества и оперативности предоставления государственных услуг»

Для этого необходимо:•Обеспечить эффективный межведомственный и межрегиональный информационный обмен;•Усовершенствовать систему предоставления государственных и муниципальных услуг•Увеличить объемы и качество государственных услуг, предоставляемых организациям и гражданам в электронном виде.


Государственная услуга – деятельность органов государственной власти, учреждений, фондов и других организаций, которая осуществляется по запросам заявителей в пределах полномочий органа.

Всего существует

Более 250 региональных услуг Почти 1000 муниципальных услуг Более 120 федеральных услуг

которые можно разделить на 2 группы:

• « Простые» On-Line услуги дискретного характера и не требующие согласования не только внутри учреждения, но и с другим ведомством.

• «Сложные» услуги, требующие наличия у обращающегося за гос. услугой комплекта документов, регламентированной в ведомстве процедуры согласования или согласования между несколькими ОГВ, то такого вида услуги могут быть оказаны только в рамках СЭД установленных в этих ОГВ.

Государственные услуги

www.intertrust.ru


Контуры (уровни) документооборота

www.intertrust.ru

• Межведомственный документооборот (МЭДО):Закрытый контур – Администрация Президента, Администрация Правительства, Государственная Дума, федеральные органы исполнительной власти

Постановление Правительства РФ от 22.09.2009.№ 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" (МЭДО)Распоряжение Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р "Технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти"

• Взаимодействие органов власти и граждан (СМЭВ)Положение о Единой системе межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) (Правительство РФ от 8 сентября №697).Распоряжение Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р "Технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти".

• Открытый контур взаимодействия организацийГОСТ Р 53898-2010 "Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению".


Взаимодействие портала государственных услуг и системы ЭДО

www.intertrust.ru

Ко

нтр

ол

ь

ис

по

лн

ен

ия

р

егл

ам

ен

тов

Ма

рш

рут

иза

ци

яС

ис

тем

а

ре

гис

тра

ци

и

со

бы

тий

Исполнители

Заявитель может обратиться с заявкой на оказание гос. услуги в ОГВ при помощи:

•МФЦ•Компьютера через ПГУ•Мобильного устройства через ПГУ•Информационный киоск (инфомат через ПГУ)

Гос. услуга может быть отработана в ОГВ при помощи:

•Оператор МФЦ принимает документы и передает их по регламенту МФЦ

•Оператор ведомства, ответственного за исполнение гос. услуги, принимает заявку, которая между ведомствами отрабатывается с помощью СМЭВ в различных ИС или частично на бумаге

•С помощью межведомственной СЭД, охватывающей множество ведомств. Это предпочтительный будущий путь

Сотрудник ведомства (бумажный ДО)

В1

В2

Вn

Вn

Вn

Вn

Вn

Оператор ведомственной ИС

Межведомственная СЭД

Заявители

CompanyMedia


Ямало-Ненецкий Автономный Округ (ЯНАО)

www.intertrust.ru

Ямало-Ненецкий Автономный Округ

Столица – г. СалехардПлощадь территории – 769,3 тыс.км²Численность населения – 543 тыс. чел.Плотность населения – 0,7 чел. на 1 км²85% населения проживает в городских населенных пунктах36 тыс. чел. – численность сельского населения коренных малочисленных народовАдминистративное деление:6 городских округов,7 муниципальных районов,10 городских поселений,43 сельских поселений. Севера


www.intertrust.ru

ЯНАО: Хронология проекта

Хронология проекта

2001 – 2004 выбор платформы для построения СЭД

Декабрь 2004 заключение государственного контракта

Апрель 2005 - установка, настройка, пробная эксплуатация CompanyМedia в Аппарате Губернатора- подготовка сопутствующей нормативной базы

Январь 2006 Начало промышленной эксплуатации CompanyМedia в Аппарате Губернатора

2006 -2011 Внедрение CompanyМedia в:•Муниципальных органах власти (администрации районов, городских и сельских поселений)• Представительствах ЯНАО в Москве, Санкт-Петербурге, Екатеринбурге, Тюмени, Кургане•Структурных подразделениях исполнительных органах государственной власти (ЗАГС, приемные Губернатора и т.д.)•Избирательной Комиссии ЯНАО


Исполнительные органы государственной властиИсполнительные органы государственной власти

+ Законодательное собрание + МО Приуральский район

+ Законодательное собрание + МО Приуральский район

+ все МО + Счетная палата

+ все МО + Счетная палата

Корпоративная система

Межведомственная система

Региональная система

www.intertrust.ru

ЯНАО: Этапы развития проекта


ЯНАО: Нормативная база проекта

www.intertrust.ru

Нормативная база внедрения Системы Электронного ДокументооборотаОкружная Целевая Программа «Административная Реформа в Ямало-Ненецком Автономном Округе на 2006-2008 г. г.Постановление № 476-А от 19.10.2006 года «Об инструкции по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа»Приказ № 39 от 28.04.2007 г. «Об инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа»Постановление № 616-А от 27.12.2007 г. «Временная Инструкция по работе с системой электронного документооборота и делопроизводства в исполнительных органах власти ЯНАО»Постановление № 26-А от 31.01.2008 г. «О единых принципах регистрации и учета документов»Распоряжение № 128-РА от 16.04.2009 г. «Об оптимизации осуществления ознакомительной рассылки нормативных правовых актов ЯНАО»Постановление № 195-П от 19.08.2010 г. «О системе электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти ЯНАО»Постановление № 300-П от 14.10. 2010 г. «Об инструкции по делопроизводству в Правительстве ЯНАО»Приказ № 188 от 16.11.2010 «Об утверждении экзаменационных вопросов, тестов, тем рефератов и Правил проведения квалификационных экзаменов государственных гражданских служащих ЯНАО»Приказ №55 от 16.03.2011 «Об инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора ЯНАО»


Портал государственных услуг ЯНАО (http://pgu-yamal.ru )

www.intertrust.ru

http://pgu-yamal.ru/


www.intertrust.ru

БД «Структура организации» (БД «СО»),

БД «Справочник организаций» (БД «СпО»)




www.intertrust.ru

БД «Организационно-Распорядительные Документы»





www.intertrust.ru




www.intertrust.ru

Раздел «Государственные услуги» на портале

ЯНАО

Описание «Государственных

услуг»Оформление гражданином

заявки на получение документов

Обработка заявки гражданина в СЭД



ЯНАО: Результаты проекта

www.intertrust.ru

Улучшение исполнительской дисциплиныСокращение времени на работу с проектами документов в 2,5 разаСокращение затрат на копировально-множительные работы в 8 (!) раз.Сокращение почтовых расходов на 30%Создание регионального портала государственных услуг Внедрение СМЭВ для взаимодействия с обращениями граждан Администрации Президента.


ЗАО «ЮниКредит Банк»

www.intertrust.ru

Крупнейший российский банк с иностранным участием

8-е место в рейтинге Интерфакс-100 по объему активов (по результатам 2012 года).

Работает в России с 1989 года 106 подразделений сети в России, 1 представительство в Республике Беларусь

Более 5.000 сотрудников Более 30.000 клиентов юридических лиц Более 1,3 млн. клиентов физических лиц



www.intertrust.ru

Понятие документационного обеспечения

Документационное обеспечение включает в себя полный объем работы с документами:

создание, регистрация, организация движения, исполнение и контроль исполнения,

архивация, учет и информационной работы с архивными документами.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или

получения до завершения исполнения или отправления.



www.intertrust.ru

Роль документационного обеспечения в деятельности банка

Оптимальная организация документооборота значительно повышает качество и оперативность обслуживания клиентов.

Технология документооборота определяет скорость и корректность обработки документов и, как следствие, проведения операций банка.

Грамотная постановка информационно-справочной работы с документами повышает производительность труда сотрудников и минимизирует затраты рабочего времени.

Специфика банковского документооборота: классические документопотоки существуют в сочетании с бизнес-документопотоками, играющими основную функциональную роль в деятельности банка.

Грамотная организация документооборота подразумевает выбор оптимальных путей движения документов, оперативность их обработки, контроль исполнения и правильную постановку информационно-справочной работы с ними.



www.intertrust.ru

Каналы связи и структура документооборота



www.intertrust.ru

Общая информация о системе электронного документооборота

Построена на платформе Lotus Notes\Domino

В промышленной эксплуатации с 1 июля 2003 года

В СЭД работает 3700 пользователей

Система развернута в Москве и всех регионах присутствия ЮниКредит Банка

Содержит более 2 миллионов документов в режиме оперативного доступа


www.intertrust.ru

Архитектура СЭД CompanyMedia


www.intertrust.ru

Результаты внедрения

Полный электронный учет корреспонденции Банка Централизованная однократная регистрация документа Прозрачный механизм исполнения документов Электронная доставка внутреннего документа из любого офиса Банка Наложение резолюции и доведение ее содержания до исполнителя Электронное согласование проектов документов (значительное

ускорение процесса) Электронное ознакомление с нормативными документами в БД ОРД

(отказ от тиражирования и архивирования на бумажной основе в подразделениях)

Значительная экономия рабочего времени и трудозатрат, а также расходных материалов


www.intertrust.ru

Статистика по электронным документам

ОАО АКБ «Связь-Банк»

www.intertrust.ru

Входит в top-20 крупнейших банков России.

Основан в 1991 году

Центральный офис в Москве, 52 региональных филиала, 97 дополнительных, операционных и мини-офисов

Главный акционер Связь-Банка – Государственная корпорация «Банк развития и внешнеэкономической деятельности (Внешэкономбанк)»

Более 3.600 острудников

ОАО АКБ «Связь-Банк»: Начало проекта

www.intertrust.ru

Проблемы:Виток динамичного развития (большое количество офисов,

потоки почты, скан-копии документов)

Распределенность «бэк-офисов» по Москве (сроки исполнения документов, исполнительская дисциплина)

Задачи: Организация электронного документооборота;

Обеспечение сотрудников удобными и эффективными инструментами работы с документами;

Повышение прозрачности деловых процессов компании на всех уровнях управления;

Сокращение времени поиска необходимых документов с одновременным повышением качества подборки необходимых материалов и т.д.

2007 год

ОАО АКБ «Связь-Банк»: Выбор СЭД

www.intertrust.ru

Требования :Поддержка распределённой инфраструктуры

Наличие внедрений в финансовых организациях

Поддержка СКЗИ

Почему CompanyMedia? Реальный опыт работы с финансовыми организациями

Поддержка территориально распределенных организаций

Положительный опыт сотрудничества

Поддержка СКЗИ, лицензированной со стороны ФАПСИ

ОАО АКБ «Связь-Банк»: Внедрение

www.intertrust.ru

Основные этапы внедрения: Обучение администраторов и тренеров

Автоматизация канцелярии и секретариата

Подключение топ-менеджеров

100% охват сотрудников офисов в Москве

Организация системы обучения пользователей

Внедрение системы в Филиалах Банка

Внедрение электронной подписи (ЭП)

Внедрение модуля iDocs (мобильные рабочие места)

ОАО АКБ «Связь-Банк»: Результат

www.intertrust.ru

Статистика использования СЭД

ОАО АКБ «Связь-Банк»: Результат

www.intertrust.ru

Результаты внедрения: Все процедуры разработки и согласования документов проводятся в электронном виде - полностью безбумажный документооборот

Использование ЭЦП позволяет значительно сократить время согласования и визирования документов

Экономия за год более 6 млн. рублей, за счет:

Экономии на закупках бумаги, содержании офисной техники и закупке расходных материалов

Экономия за счет снижения затрат на повторный сбор подписей (трудовые и временные ресурсы)

Экономия на содержании компьютерной инфраструктуры (системы хранения и передачи данных)

Концерн «Тракторные Заводы»

www.intertrust.ru

Машиностроительно-индустриальный холдинг «Концерн «Тракторные Заводы»: 20 основных производственных площадок (16 предприятий машиностроения и 4 – металлургии) в 9 субъектах Российской Федерации и за рубежом

Концерн «Тракторные Заводы»: цели и задачи внедрения СЭД

www.intertrust.ru

Цели:

повышение эффективности и качества управления бизнес-процессами, сокращение операционных затрат на делопроизводство, усиление контроля и повышение уровня исполнительской дисциплины сотрудников более чем 20 производственных предприятий разного профиля, расположенных в 9 субъектах Российской Федерации и за рубежом

Задачи:организация электронного документооборота;создание единого информационного пространства для всех структур холдинга;обеспечение сотрудников холдинга удобными и эффективными

инструментами работы с документами в рамках выполнения ими своих должностных обязанностей;

автоматизация контроля исполнения документов и поручений по ним;повышение прозрачности деловых процессов компании на всех уровнях

управления;обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа;сокращение времени поиска необходимых документов с одновременным

повышением качества подборки необходимых материалов и т.д...

Концерн «Тракторные Заводы»: Почему CompanyMedia?

www.intertrust.ru

Выбор в пользу CompanyMedia был сделан на основании целого ряда преимуществ системы:

развитый функционал, богатые возможности в области работы с документами (от создания до помещения в архив) всех типов (приказы, договоры, заявки, обращения граждан и пр.), процессами;

настраиваемость системы, открытость кода, обеспечивающие возможность персональной ее адаптации под потребности компании, а также интеграции с уже используемыми им информационными системами;

модульность, позволяющая осуществить поэтапное внедрение системы и планомерно автоматизировать необходимые деловые процессы;масштабируемость, эффективная работа в организациях с развитой сетью филиалов/большим количеством документов/пользователей, обеспечение взаимодействия сотрудников центрального и региональных офисов;наличие сервисов контроля исполнения документов и поручений, обеспечивающих строгий, эффективный и прозрачный контроль исполнительской дисциплины;возможность работать через web-интерфейс, что позволяет постоянно находиться в процессе документооборота, несмотря на отсутствие сотрудника на рабочем месте (удаленный доступ).

Концерн «Тракторные Заводы»: Основные этапа внедрения

www.intertrust.ru

Проект внедрения включал:1. Предпроектное обследование и конфигурирование:

изучение существующей системы документооборота;построение СЭД на основе типовой модели CompanyMedia с учетов

внутреннего корпоративного документооборота Компании;определение необходимого количества и мощностей серверов под базы

данных;установка всей необходимой техники и развертывание на ней

программного обеспечения;2. Настройка:

создание рабочих групп по внедрению и тестовой эксплуатации системы;подключение членов рабочих групп к системе;наполнение баз данных первоначальной информацией ( определение видов и типов

документов, заполнение справочников организаций, создание групп пользователей, определение списков рассылки, шаблонов документов и т.д. ;

3. Опытная и промышленная эксплуатация СЭД

4. Обучение сотрудников предприятия работе с Lotus и CompanyMedia.

На сегодняшний день все работы выполнены в полном объеме. Продолжается совместная работа с техническими специалистами фирмы-разработчика по наладке системы под нужды предприятия.

Концерн «Тракторные Заводы»: Немного цифр

www.intertrust.ru

Количество пользователейКонтур электронного документооборота - 41 предприятие (все

управляемые общества, а также их дочерние предприятия)


www.intertrust.ru

БД «Внутренние документы» (ВнД)Особенностью корпоративного документооборота Концерна, является то, что все предприятия,подключенные к СЭД, указаны в качестве структурных подразделений единой системной организации. Соответственно, документооборот между данными предприятиями осуществляется в БД "Внутренние документы« (ВнД) - чем и обусловлены высокие показатели загруженности данной базы и низкие показатели по базе «ИсхД».


www.intertrust.ru

Количество документов по БД Вхд, ИсхД и ОРД


www.intertrust.ru

Количественные показатели функционирования системы

2009 2010 2011 2012 (на 01.09)

Всего документов 74.036 191.582 340.886 287.108

Количество резолюций 28.175 190.430 210.569 129.303

Количество страниц по документам

48.457 193.019 201.882 189.377

Концерн «Тракторные Заводы»: Результаты внедрения

www.intertrust.ru

Значительно ускорена обработка документов (создание, согласование, утверждение, доведение до исполнителей, исполнение).

Выстроена прозрачная система контроля исполнительской дисциплины.

За счет сокращения времени обработки документов увеличилась производительность труда сотрудников Компании;

Заметно сокращены затраты на копирование документов (расходные материалы) и обслуживание офисной техники. Также значительно сокращены затраты на услуги почтовых служб;Повышено качество принимаемых решений за счет полноты предоставляемой информации и возможности совместной работы с документами на этапе предварительной подготовки;Создано единое информационное пространство всех крупных предприятия холдинга, более 4000 специалистов сегодня могут работать с документами в режиме реального времени вне зависимости от географического и временного фактора своего местонахождения;

Концерн «Тракторные Заводы»: Отзывы пользователей

www.intertrust.ru

www.intertrust.ru

Спасибо за внимание!Ваши вопросы?

Software

Обзор проектов внедрения СЭД CompanyMedia