Управление договорами в 1С:Документооборот 8

План семинара «Управление договорами в 1С.ДО»

• Для кого требуется Управление договорами в 1С.ДО;

• С какими проблемами в договорной работе сталкивается бизнес;

• Чем полезен для договорной работы 1С:Документооборот;

• Основные процессы договорной работы;

• Как организовать в программе работу с договорами;

• Технология настройки Управления договорами в 1С:Документооборот;

• Успешный опыт группы компаний «Архыз»;

• Сложности проектов 1С:Документооборот;

• Зачем нужны внешние специалисты 1С.ДО;

• Какие шаги нужно сделать;

• Обсуждение темы Управление договорами (вопросы в чат).

Для кого нужно «Управление договорами»

• Договорная работа является основой ведения бизнеса;

• Основа взаимодействия – договоры и связанные документы;

• Договорная работа требует организации и упорядоченности;

• Нужен эффективный контроль договорной работы;

• Нужно вывести бумажные документы в электронную форму;

• Требуется быстрый поиск документов;

• Необходимо упорядочить работу разных подразделений;

• Нужна возможность работать с удаленных территорий;

• Эффективная работа с договорами непосредственно влияет на конкурентоспособность и рентабельность организации.

С какими пРобЛемАМи сталкивается бизнес…

• Используются разные образцы документов, иногда неактуальные;

• Правила в разных подразделениях могут быть разными;

• Юристы не могут обеспечить «чистоту» работы с договорами;

• Сложно понять, кто внес какие изменения в документ и почему;

• Время согласования документов слишком велико;

• После согласования могут быть внесены изменения;

• Ответственный за договор тратит слишком много усилий;

• Документы находятся неизвестно где и у кого;

• Доступ к договорам может быть непредсказуемым;

• Тратится много времени на поиск нужного документа;

• Сложно отслеживать связанные договорные документы;

• Исполнение договора может быть на не удовлетворительном уровне;

• Документы могут теряться…

Какие механизмы представляет 1С:Документооборот

– Хранение любой информации (данных в электронном виде);

– Структурирование этих данных в системе;

– Определение доступа к договорным документам;

– Совместная (одновременная) работа с актуальными данными;

– Процессы обработки документов и данных;

– Удобный и быстрый поиск документов и их данных;

– Механизмы исполнения и контроля;

– Доступ к документам с разных территорий (по сети, через инет);

– Создание стандарта в работе с договорами;

Основные процессы договорной работы

Основные процессы договорной работы

– Создание договора;

– Согласование договора;

– Контроль возврата переданных экземпляров;

– Учет связанных документов;

– Исполнение обязательств;

– Контроль и продление срока действия;

– Расторжение договора;

Создание договора

Задаем множество видов договоров

Настраиваем каждый вид документа

Добавляем любые дополнительные реквизиты

Подготавливаем шаблон файла

Подготавливаем шаблон документа

Создаем договор по шаблону

Регистрационная карточка договора

Согласование договора

• Последовательное• Параллельное• Смешанное

Шаблон согласования договора

Процесс согласования в документе

Ответственный за договор управляет согласованием

Визы в документе

Контроль возврата документов

Журнал передачи документов

Контроль переданных документов

Исполнение договора

Исполнение договора

Регулярное исполнение обязательств по договору

Учет связанных документов

С договором связаны другие документы

– приложения

– доп. соглашения

– протоколы переговоров

– протоколы разногласий

– подрядные договоры

– акты

– накладные

– переписка по договору

– и т.п.

Связи с другими документами в карточке договора

Печать структуры связей договора

Контроль наличия сопроводительных документов

Учет срока действия документов

Учет срока действия договора

Контроль срока действия договоров

Расторжение договора

Расторжение договора

Расторгнутые договоры

Ограничение доступа

• Права на папки;• Грифы доступа;• Виды документов;• Организации;• Группы корреспондентов;• Группы физических лиц;• Вопросы деятельности;• Рабочие группы в данных;;

Права доступа по папке размещения

Права по группам доступа

Использование рабочей группы

Поиск данных

Поиск по заданным параметрам

Поиск как в интернет

Технология настройки 1С:Документооборот

СЭД – это очень сложные проекты

Какие нужно сделать шаги

Почему лучше привлечь внешних специалистов

– Это сертифицированные профессионалы;

– Есть опыт создания работающих решений;

– Независимый профессиональный взгляд на проблемы;

– Возможность урегулировать внутренние конфликты интересов;

– Лучший способ безопасно освоиться с программой;

– Ориентация на результат, а не на процесс;

– Не нужно сильно отвлекать собственные ресурсы;

– Ответственность за результат на Исполнителе;

– Всегда проще купить готовое решение, чем «делать своими руками»;

Планируем создание полезного инструмента

– Кому нужен проект;

– Что мы должны получить;

– Кто его будет делать;

– Определяем сроки;

– Составляем план проекта;

– Инициируем проект;

– …делаем!

– *обращаемся в Кодерлайн

– *консультируемся по Skype a.kukanov