Styr(k) digitalisering og effektivisering

med metadata og autoopmærking

Kortdage – 20. november 2014

Aalborg Kongres & Kultur Center

Jon Badstue Pedersen

Afdelingsleder

Digitalisering

Syddjurs Kommune

jbp@syddjurs.dk

Agenda

Jon Badstue Pedersen

Kommunal funktion

Afdelingsleder

Digitalisering (inkl. GIS-division)

Syddjurs Kommune

Tværkommunal funktion

Sekretær/bestyrelsesmedlem

Bestyrelsen

OS2 – Offentligt

digitaliseringsfællesskab

jbp@syddjurs.dk

Tlf. +45 21 17 39 15

En af nøglerne til automatisering af processer er metadata. Det er metadata, der sætter os i stand til at

sende den rette information til det rette sted på det rette tidspunkt.

Men hvordan får vi skabt metadata og hvordan holder vi styr på dem? Hvordan sikrer vi at metadata og

dermed viden kan udveksles både mellem systemer og mellem organisationer?

Vi gennemgår hvordan Syddjurs Kommuner arbejder med taxonomier, automatisk klassifikation og

metadata. Og så ser vi nogle helt praktiske eksempler på den forretningsmæssige værdi af metadata.

Syddjurs Kommune har selv udviklet en Input/output(I/O)management-arkitektur, med egne komponenter til

at vedligeholde taksonomier, håndtere opmærkning af organisation og opgaver samt til at distribuere

dokumenter mm. pba. metadata-opmærkninger.

Syddjurs Kommunes I/O-manager er en systemuafhængig fordelingsbroker, der primært håndtere

kommunikation (fysisk post, mails og blanketter) til kommunens ESDH-system. I/O manageren ensretter al

input i fastdefinerede datastrukturer som kan anvendes direkte i kommunens systemer. Al data bliver

således sorteret, opmærket, beriget og ensrettet helt automatisk, så data finder optimal systemmæssig

anvendelse i forbindelse med f.eks. auto- og præjournalisering.

Syddjurs Kommunes I/O-manager sikrer endvidere kommunen et langt bedre overblik over indgående

kommunikation, hvorved der opnås ressourcemæssige fordele for den enkelte sagsbehandler.

Indlægget vil give et hands-on indblik i Syddjurs Kommunes I/O-management arkitektur og har særlig fokus

på den automatiske metadata-opmærkning (med KLE) af borgerhenvendelser samt hvordan processen

understøttes af en opgavefordelingskomponent. Der vil være live-demonstration af Syddjurs’ input

management-løsning, så man kan se hvordan metadata og opmærkning automatiserer administrative

processer og øger værdien i slutproduktet.

Abstract

De fleste ser metadata som et nødvendigt men tidskrævende onde.

Det bliver interessant at høre jeres bud på den forretningsmæssige

værdi af metadata.

• KL Emnesystematik – en Syddjurs-forhistorie

• (Auto)opmærkning i Syddjurs – hvad vil vi?

• Valg om at anvende I/O-manager og egenudvikling

• Komponent 1: Berigelseskomponent - OS2kle

• Komponent 2: SOFD (lokalt datavarehus (MDM))

• Komponent 3: SOFD Opgavefordeler

• Løsningsarkitektur

• Resultater og perspektiver

Agenda

Lidt terminologi:

KLE: KL Emnesystematik er en lovbaseret kommunal taksonomi

(journaliseringsnøgle), der bruges til at registrere de kommunale

opgaver (emner) og forvaltningshandlingen ift. opgaven

(handlingsfacetterne) på den enkelte sag.

Se mere på http://www.kle-online.dk/

KLE

OS2kle : Beriget ”operationel” KLE

• ESDH (højeste indholdsmæssige kvalitet i

Danmark).

KLE-forhistorie 1

• Det er obligatorisk at opmærke alle

indholdssider i syddjurs.dk med KLE

KLE-forhistorie 2

• Alle IT-systemer opmærkes med KLE (opgaver

der IT-understøttes af systemet) i Syddjurs’

kontraktdatabase

KLE-forhistorie 3

Deltager i tværkommunalt OS2-projekt (KITOS)

med Roskilde, Ballerup, Sorø og Ringsted vedr.

Digitaliseringsoverblik baseret på KLE

KLE-forhistorie 4

• KL vedligeholder den ”gratis”

• KLE kendes i forvejen i organisationen

• KLE er moden

• KLE er mappet til FORM (og meget andet)

• Automatisk relation til ESDH-indhold, blanketter og

selvbetjeningsløsninger

Hvorfor KLE?

• Distribuere mails

• ”Læse” mails og agere på baggrund deraf

• ”Læse” indskannet fysisk post og agere på baggrund

deraf (eks. Præjournalisering)

• Understøtte søgning på syddjurs.dk

• Understøtte borgeren i kontaktsituationer

• Understøtte omstilling/telefonbog

• Understøtte aftalestyring og digitalisering/ effektivisering

Hvad vil vi med KLE-opmærkning?

• Prioritet at eje forretningskritiske elementer og viden

• Ønske om løse koblinger

• Derfor valg af open source og egenudvikling.

– JBoss og Camel

– Egenudviklet opgavefordeler i .Net

– OS2kle, Taxon og TaxonHub (open source)

– Snitflader til Exchange og Acadre CM (ESDH)

I/(O)-Manager

• OS2 – Offentligt digitaliseringsfællesskab

arbejder kun med reel open source

• OS2kle er gratis

• Taxon er open source

• TaxonHub koster ca. 20.000 kr. årligt

Open source

Komponent 1: OS2kle

Komponent 1: OS2kle

Komponent 1: OS2kle

OS2kle

Demo af opmærkning med

OS2kle via www.syddjurs.dk

Komponent 2: SOFD

Sandhedsdatabasen

Komponent 3: Opgavefordeler

Løsningsarkitektur

Kontakt-

hieraki

Digital

postSyddjurs@syddjurs.dk

/ Exchange

Syddjurs

I/O-komponent

(Jboss og Camel)

Afhentning

af msg, txt,

pdf og xml

Berigelses-service:

OS2kle via Taxon

KLEnr.

Afdelingspost-

kasse

(Exchange)

Eks.

jobcenter@syddjurs.dk

Borger /

Virksomhed

Dagens Post i

Acadre CM hos

rette afdeling og

sagsbehandler –

og med en note

SOFD

(Syddjurs Organisations-

og

ForretningsDatavarehus)

KLEnr.OrgID (LOS)

OrgID (Acadre CM)

Fysisk

Brev

Data

Scanning

SFTP

SOFD Opgavefordeler

Mapning

Org og KLE

KLEnr.

ID

Mail

Mapning

Org og

ESDH

Resultatet i ESDH

KLE-opmærkning dikterer automatisk

organisationsenhed, ESDH-enhed og

medarbejder.

Masser af dejlige metadata

Overblik, styring og kontrol

• 75% af al indgående skannet post distribueres

automatisk til rette afdeling/medarbejder

• Vi vurderer at 85% er grænsen.

Resultat efter 9 måneder

• Oplysningsskemaer sender vi automatisk en mail-kopi af

til revision.

• Regninger fra TDC journaliserer vi automatisk på en

eksisterende sag

• Ansøgning om dansk pas opretter vi en ny sag på,

journaliserer dokumentet, og lukker sagen igen.

• Ændringer vedr. ansøgning om kørekort - opretter vi en ny

sag på, journaliserer dokumentet, og lukker sagen igen.

• Anmodninger om fritagelse for Digital Post opretter vi en

ny sag på, journaliserer dokumentet, og lukker sagen

igen.

Resultat efter 9 måneder

Hvordan kan mit arbejde med (geo)data

skabe værdi?

Autoopmærkning, automatiske relationer, automatisk

distribution og præjournalisering, IDM, Ledelsesinformation.

Hvorfor skaber det værdi?

Vi kan effektivisere og automatisere processer for ”de kolde

hænder”. Langt bedre overblik og ressourcemæssige fordele

for den enkelte sagsbehandler

For hvem?

Nøglesekretærer, journaliserings- og postansvarlige, ledere,

alle medarbejdere der arbejder med dokumenter og sager

Styr(k) digitalisering og effektivisering med metadata, Jon Badstue Pedersen

• http://www.syddjurs.dk/

• http://www.os2web.dk/

• http://www.os2web.dk/os2kle

• https://os2web.atlassian.net/browse/KLE

• http://kle-online.dk/

• http://taxon.dk/

• http://halibut.dk/

• http://www.datascanning.dk/

Links