Automatisk distribution og

præjournalisering af henvendelser

15. april 2015

Region Nordjylland

Jon Badstue Pedersen

Afdelingsleder

Digitalisering

Syddjurs Kommune

jbp@syddjurs.dk

Agenda

Jon Badstue Pedersen

Kommunal funktion

Afdelingsleder

Digitalisering

Syddjurs Kommune

Tværkommunal funktion

Bestyrelsesmedlem

Bestyrelsen

OS2 – Offentligt

digitaliseringsfællesskab

jbp@syddjurs.dk

Tlf. +45 21 17 39 15

• KL Emnesystematik – en Syddjurs-forhistorie

• (Auto)opmærkning i Syddjurs – hvad vil vi?

• Valg om at anvende I/O-manager og egenudvikling

• Komponent 1: Berigelseskomponent - OS2kle

• Komponent 2: SOFD (lokalt datavarehus (MDM))

• Komponent 3: OS2Opgavefordeler

• Løsningsarkitektur

• Resultater og perspektiver

Agenda

Lidt terminologi:

KLE: KL Emnesystematik er en lovbaseret kommunal taksonomi

(journaliseringsnøgle), der bruges til at registrere de kommunale

opgaver (emner) og forvaltningshandlingen ift. opgaven

(handlingsfacetterne) på den enkelte sag.

Se mere på http://www.kle-online.dk/

KLE

OS2kle : Beriget ”operationel” KLE

• ESDH (højeste indholdsmæssige kvalitet i

Danmark).

KLE-forhistorie 1

• Det er obligatorisk at opmærke alle

indholdssider i syddjurs.dk med KLE

KLE-forhistorie 2

• Alle IT-systemer opmærkes med KLE (opgaver

der IT-understøttes af systemet) i Syddjurs’

kontraktdatabase

KLE-forhistorie 3

Deltager i det tværkommunale OS2-projekt

OS2KITOS, der bl.a. er baseret på KLE

KLE-forhistorie 4

• KL vedligeholder den ”gratis”

• KLE kendes i forvejen i organisationen

• KLE er moden

• KLE er mappet til FORM (og meget andet)

• Automatisk relation til ESDH-indhold, blanketter og

selvbetjeningsløsninger

Hvorfor KLE?

• Distribuere mails

• ”Læse” mails og agere på baggrund deraf

• ”Læse” indskannet fysisk post og agere på baggrund

deraf (eks. Præjournalisering)

• Understøtte søgning på syddjurs.dk

• Understøtte borgeren i kontaktsituationer

• Understøtte omstilling/telefonbog

• Understøtte aftalestyring og digitalisering/ effektivisering

Hvad vil vi med KLE-opmærkning?

• Prioritet at eje forretningskritiske elementer og viden

• Ønske om løse koblinger

• Derfor valg af open source og egenudvikling.

– JBoss og Camel

– Egenudviklet opgavefordeler i .Net

– OS2kle, Taxon og TaxonHub (open source)

– Snitflader til Exchange og Acadre CM (ESDH)

I/(O)-Manager

• OS2 – Offentligt digitaliseringsfællesskab

arbejder kun med reel open source

• OS2kle er gratis (men skal udvikles løbende)

• OS2Opgavefordeler bliver gratis (-hosting/vedligehold)

• Taxon er open source

• TaxonHub koster ca. 20.000 kr. årligt

Open source

Komponent 1: OS2kle

Komponent 1: OS2kle

Komponent 1: OS2kle

Komponent 2: SOFD

Sandhedsdatabasen

Komponent 3: Opgavefordeler

Løsningsarkitektur

Kontakt-

hieraki

Digital

postSyddjurs@syddjurs.dk

/ Exchange

Syddjurs

I/O-komponent

(Jboss og Camel)

Afhentning

af msg, txt,

pdf og xml

Berigelses-service:

OS2kle via Taxon

KLEnr.

Afdelingspost-

kasse

(Exchange)

Eks.

jobcenter@syddjurs.dk

Borger /

Virksomhed

Dagens Post i

Acadre CM hos

rette afdeling og

sagsbehandler –

og med en note

SOFD

(Syddjurs Organisations-

og

ForretningsDatavarehus)

KLEnr.OrgID (LOS)

OrgID (Acadre CM)

Fysisk

Brev

Data

Scanning

SFTP

OS2Opgavefordeler

Mapning

Org og KLE

KLEnr.

ID

Mail

Mapning

Org og

ESDH

Resultatet i ESDH

KLE-opmærkning dikterer automatisk

organisationsenhed, ESDH-enhed og

medarbejder.

Masser af dejlige metadata

Overblik, styring og kontrol

• 80% af al indgående skannet post distribueres

automatisk til rette afdeling/medarbejder

• Vi vurderer at 85% er grænsen.

Resultat efter 13 måneder

• Taxon er i gang med et projekt vedr. Digital Post i Region

Syddanmark, baseret på FORM.

Andre regioner

• Oplysningsskemaer sender vi automatisk en mail-kopi af

til revision.

• Regninger fra TDC journaliserer vi automatisk på en

eksisterende sag

• Ansøgning om dansk pas opretter vi en ny sag på,

journaliserer dokumentet, og lukker sagen igen.

• Ændringer vedr. ansøgning om kørekort - opretter vi en ny

sag på, journaliserer dokumentet, og lukker sagen igen.

• Anmodninger om fritagelse for Digital Post opretter vi en

ny sag på, journaliserer dokumentet, og lukker sagen

igen.

Resultat efter 13 måneder

Hvordan kan mit arbejde med (geo)data

skabe værdi?

Autoopmærkning, automatiske relationer, automatisk

distribution og præjournalisering, IDM, Ledelsesinformation.

Hvorfor skaber det værdi?

Vi kan effektivisere og automatisere processer for ”de kolde

hænder”. Langt bedre overblik og ressourcemæssige fordele

for den enkelte sagsbehandler

For hvem?

Nøglesekretærer, journaliserings- og postansvarlige, ledere,

alle medarbejdere der arbejder med dokumenter og sager

Styr(k) digitalisering og effektivisering med metadata, Jon Badstue Pedersen

• http://www.syddjurs.dk/

• http://www.os2web.dk/

• http://www.os2web.dk/os2kle

• https://os2web.atlassian.net/browse/KLE

• http://kle-online.dk/

• http://taxon.dk/

• http://halibut.dk/

• http://www.datascanning.dk/

Links