คู่มือการปฏิบัติงานเลขานุการit.nation.ac.th/download/km.pdfเลขาน...

คมอการปฏบตงานเลขานการ

จดท าโดย

ส านกบรหาร มหาวทยาลยเนชน

ค าน า

การปฏบตหนาทของเลขานการสามารถชวยสนบสนนและสงเสรมใหผบรหารทางานไดมประสทธภาพมากขน โดยเฉพาะผบรหารในสถาบนอดมศกษาเพราะขอบขายการปฏบตงานเลขานการถอไดวาเปนสวนหนงของการใหบรการและสนบสนนตอพนธกจดานการผลตบณฑต ไมวาจะเปนดานการประสานกบหนวยงานภายนอก การอานวยความสะดวกในการจดประชมความรวมมอระหวางมหาวทยาลยกบหนวยงานภายนอก และภายใน ดงนนบคคลทไดปฏบตหนาทในตาแหนงเลขานการจะตองเปนผทมความสามารถ รอบคอบ และมทกษะในทก ๆ ดาน พรอมกบการมระบบการวางแผน ขนตอนการทางาน ดงนนสานกบรหารไดตระหนกถงความสาคญของงานเลขานการ ซงเลขานการนจะมอยประจาทกหนวยงานในมหาวทยาลย โดยเฉพาะงานสานกบรหาร ในการนสานกบรหารจงไดดาเนนการจดการความรโดยกาหนดเปนประเดน แนวปฏบตทดในกระบวนการสนบสนนพนธกจดานการผลตบณฑต (Best Practice) โดยใชงานเลขานการเปนแนวทาง เพราะงานเลขานการ เปนสวนหนงของการใหบรการและสนบสนนตอพนธกจดานการผลตบณฑต โดยมหวขอในการแลกเปลยนเรยนรในหวขอ “ศาสตรและศลปของการเปนเลขานการ” และจากการแลกเปลยนเรยนรดงกลาว สานกบรหารไดจดทาคมอเลขานการผบรหารขนมาเพอใชเปนแนวทางในการปฏบตงานดานงานเลขานการผบรหาร (อธการบด/คณบด) ซงประกอบดวยกระบวนการและขนตอนการปฏบตงาน 6 งานหลก ๆ คอ 1) งานการใหบรการเพออานวยความสะดวก 2) งานเสนอแฟมลงนาม 3) งานตดตามเรอง 4) งานประสานงาน 5) งานรวบรวมผลการปฏบตงาน 6) การใช Google Calendar โดยอางองจาก : นางชลธชา สายศลา . คมอการปฏบตงานเลขานการผบรหารคณะสถตประยกต. สถาบนบณฑตพฒนบรหารศาสตร. พ.ศ. 2560. เพอทาใหเกดความคลองตวและปฏบตงานไดอยางมประสทธภาพมากขนผจดทาหวงวาคมอฉบบน คงมประโยชนตอผทปฏบตงานดานงานเลขานการผบรหารหรอผทสนใจงานดานงานเลขานการผบรหารและหากมขอผดพลาดประการใดผจดทาขออภยมา ณ ทนดวย

ส านกบรหาร มหาวทยาลยเนชน

สวนท1 บทน า

1.1 ความส าคญและทมาของการจดท าคมอการปฏบตงานเลขานการผบรหาร

ในหนวยงานองคกรทงภาครฐและเอกชนประกอบดวย บคลากรผทาหนาทบรหารหนวยงาน บคลากรผทาหนาทไปตามตาแหนงตาง ๆ ทไดจดสรรไว ตงแตหวหนาหนวยงาน หวหนาฝาย หวหนาแผนก เสมยนธรการ เสมยนพมพดด ฯลฯ ทกหนวยงานจะมเลขานการประจาไว ซงเลขานการจะทาหนาทเกยวกบงานสารบรรณทว ๆ ไป ในสานกงาน เพอทจะแบงเบาภาระของผบงคบบญชา จดการงานตาง ๆ ประสานนดหมาย หรอเปนผแทนในภาระหนาททไดรบมอบหมายคอยตอนรบผมาตดตอ รบโทรศพท ควบคมหนงสอและจดหมายเขา - ออก ตาง ๆ เพอใหการทางานมประสทธภาพมากทสด “งานเลขานการ” เปนงานทมบทบาทสาคญยงในทก ๆ หนวยงานเพราะจะทาใหงานในสานกงานดาเนนไปดวยความเรยบรอยและรวดเรว เลขานการเปรยบเสมอนฟนเฟองของเครองจกรทจะทาใหงานขององคกรนน ๆ สามารถดาเนนไปไดดวยด ราบรน เลขานการผบรหารกคอ ผทาหนาทชวยเหลอใหการสนบสนนผบรหารตลอดจนการสนบสนนดานการเรยนการสอน หรอพนธกจดานการผลตบณฑตของมหาวทยาลย ดงนน จงตองมบคลกลกษณะทเหมาะสม เชน มความคลองตว มระบบ มระเบยบเปนบคคลทนาเชอถอและไววางใจได เปนคนทรกการปฏบตหนาทในสานกงานในองคกร เลขานการผบรหาร มหนาทแบงเบาภารกจของผบรหาร เปนผเชอมโยงระหวางผบรหารกบผใตบงคบบญชาภายในองคกรนน ๆ

เลขานการทดมสวนสนบสนนใหผบรหารมประสทธภาพในการทางานเพมขน ทงยงสามารถใชความคดพจารณาตดสนใจในขอบเขตของงานทไดรบมอบหมายไดนอกจากนยงตองสามารถทจะประสานงานกบหนวยงานตาง ๆ ทงภายในและภายนอกองคกรไดอยางมประสทธภาพ ดงนนเลขานการ จงตองพรอมทจะพฒนาตวเองอยางไมหยดยง ทงในดานการจดการบรหารงาน การบรหารจดการตนเอง เพอความสาเรจในการเปน “เลขานการมออาชพ” ทกาวทนกบความเปลยนแปลงทเกดขนไดอยางมประสทธภาพ ในการนสานกบรหารจงไดดาเนนการจดการความรโดยกาหนดเปนประเดน แนวปฏบตทดในกระบวนการสนบสนนพนธกจดานการผลตบณฑต (Best Practice) โดยใชงานเลขานการเปนแนวทาง เพราะงานเลขานการ เปนสวนหนงของการใหบรการและสนบสนนตอพนธกจดานการผลตบณฑต โดยมหวขอในการแลกเปลยนเรยนรในหวขอ “ศาสตรและศลปของการเปนเลขานการ” และจากการแลกเปลยนเรยนรดงกลาวสานกบรหารจงไดจดทาคมอการปฏบตงานเลขานการ ขนเพอเปนแนวทางในการศกษาใหผปฏบตงานเลขานการผบรหารหรอผทมความสนใจเกยวกบงานเลขานการผบรหาร สามารถเรยนรวธการปฏบตงานไดโดยงาย สะดวกและรวดเรว ไดเรยนรถงเทคนค และเรยนรประสบการณในหนทางสความเปนเลศของเลขานการผบรหาร รวมทงบทบาทและหนาทของเลขานการผบรหาร การบรหารเวลาใหผบรหาร การพฒนาศกยภาพตนเองเพอสนบสนนใหผบรหารดาเนนการไดอยางมประสทธภาพ (มหาวทยาลยราชภฏสวนสนนทา, 2554)

1.2 วตถประสงค 1. เพอใหผปฏบตงานไดทราบขนตอน วธการปฏบตงาน กฎ ระเบยบ ทเกยวของ 2. เพอใหผปฏบตงานไดทราบบทบาท หนาทของตนเอง 3. เพอเปนแนวทางในการศกษาของผประสงคจะปฏบตงานเลขานการผบรหาร 4. เพอเปนแนวทางในการศกษาใหกบบคลากร ของมหาวทยาลยเนชน

1.3 ประโยชนทคาดวาจะไดรบ 1. ผปฏบตงานเลขานการผบรหารสามารถเรยนรขนตอนวธการปฏบตงาน ไดโดยงาย และสะดวกรวดเรว 2. เปนแนวทางปฏบตสาหรบบคลากรของมหาวทยาลยเนชนเพอใหเปนไปในทศทางเดยวกน 3. เพอใหสามารถหมนเวยนผปฏบตงานหรอปฏบตงานทดแทนกนในอนาคต 4. เปนแนวทางนาไปสการลดเวลาการศกษา การปฏบตงานในตาแหนงเลขานการผบรหาร

1.4 ขอบเขตของคมอ มหาวทยาลยเนชนมผบรหาร คอ อธการบด คณบด รองคณด ฝายตางๆ ผอานวยการสานกบรหาร

ผอานวยการสานกวชาการ เลขานการ อธการบด เลขานการคณะวชา เลขานการสานก ในทนผจดทาฯ จะจดทา คมอการ ปฎบตงานเลขานการผบรหาร ตามงานหลกของเลขานการ ซงประกอบดวย 6 งานหลก คอ

1. งานการใหบรการเพออานวยความสะดวก 2. งานเสนอแฟมลงนาม 3. งานตดตามเรอง 4. งานประสานงาน 5. งานรวบรวมผลการปฏบตงาน 6. การใช Google Calendar สนบสนนการปฏบตงาน

1.5 นยามศพท “มหาวทยาลย” หมายถง มหาวทยาลยเนชน “คณะ” หมายถง คณะวชาทมการเปดหลกสตรการเรยนการสอนในมหาวทยาลยเนชน “อธการบด” หมายถง อธการบดมหาวทยาลยเนชน “คณบด” หมายถง บคคลทไดถกดาเนนการแตงตงใหดารงตาแหนง คณบด ในแตละคณะวชาทมการ เปดหลกสตรการเรยนการสอนในมหาวทยาลยเนชน “รองคณบด” หมายถง บคคลทไดถกดาเนนการแตงตงใหดารงตาแหนง รองคณบด ในแตละคณะ

วชา ทมการเปดหลกสตรการเรยนการสอนในมหาวทยาลยเนชน “เลขานการคณะ” หมายถง เลขานการสานกอธการบด เลขานการในแตละคณะวชาทมการเปด หลกสตรการเรยนการสอนในมหาวทยาลยเนชน

“Social Media” จงหมายถง สอสงคมออนไลนทมการตอบสนองทางสงคมไดหลายทศทาง โดยผานเครอขายอนเทอรเนต

สวนท 2

บทบาท หนาท ความรบผดชอบ และโครงสรางการบรหารจดการ

1. ประวตและความเปนมาของมหาวทยาลย มหาวทยาลยเนชน เดมมชอเรยกวา “มหาวทยาลยโยนก” ไดรบอนมตจากทบวงมหาวทยาลยใหเปด

การเรยนการสอน ตงแตป พ.ศ. 2531 ดาเนนการเรมแรกโดยมลนธโยนก และเมอวนท 23 สงหาคม 2549 ไดรบอนญาตใหเปลยนประเภทจากสานกงานคณะกรรมการการอดมศกษา จาก “วทยาลยโยนก” เปน “มหาวทยาลยโยนก” วนท 30 พฤศจกายน พ.ศ. 2554 กระทรวงศกษาธการ โดยคาแนะนาของคณะกรรมการการอดมศกษาอนญาตให มหาวทยาลยโยนก เปลยนชอเปน “มหาวทยาลยเนชน” มหาวทยาลยเนชนเปนสถาบนอดมศกษาเอกชนมงผลตบณฑตทมคณภาพใหแกสงคมดวยกระบวนการเรยนการสอนทมงเนนใหนกศกษาเปนนกคด ใฝร ทงในดานวชาการ และการประยกตใชกบกจกรรม ฝกใหนกศกษามประสบการณจรงสามารถนาความรไปใชในการปฏบตหนาทการงานไดอยางมประสทธภาพ มภมทศนทสวยงามตามธรรมชาต บรรยากาศเออตอการเรยนรและการใชชวตในมหาวทยาลยในรปแบบของ “อทยานการศกษา” มการจดการเรยนการสอนทนกศกษามความใกลชดกบคณาจารย อกทงยงมสงอานวยความสะดวกดานตาง ๆ อาท หองสมด หอพกนกศกษาชาย หอพกนกศกษาหญง หองปฏบตการคอมพวเตอร หองปฏบตการเทคโนโลยการสอสาร มหาวทยาลยเนชนตงอย ณ เลขท 444 ถนนวชราวธดาเนน ตาบลพระบาท อาเภอเมอง จงหวดลาปาง

ปรชญา วสยทศน พนธกจ วตถประสงค เอกลกษณ อตลกษณ

ปรชญา “ปญญาเพมพนคณภาพชวต” (Wisdom Enriches Life) มหาวทยาลยเชอมนวาคณภาพชวตทดขนอยกบ “ปญญา ความร และความเอออาทรทมตอกนระหวางมวลมนษยชาต”

วสยทศน (Vision) “มหาวทยาลยเนชน ผลตบณฑตคณภาพ สรางสรรคสงคม สประชาคมอาเซยน” พนธกจ (Mission) 1. ผลตบณฑตทมคณภาพ รอบรดานวชาการและทกษะวชาชพ 2. ผลตผลงานวจย งานสรางสรรค และงานวขาการ พฒนาทองถน 3. เสรมสรางศกยภาพชมชน ถายโอนความรและการบรการวชาการสสงคม 4. สนบสนนการถายทอด-อนรกษ ศลปวฒนธรรมและภมปญญาทองถน 5. บรหารจดการองคกรใหเขมแขง และเตบโตอยางมคณภาพ

วตถประสงค (Objectives) 1. เพอผลตบณฑตทมความรอบรดานวชาการ ชานาญการในวชาชพ ใฝเรยนรและมคณธรรม 2. เพอสนบสนนการผลตงานวชาการ งานวจย งานสรางสรรคทมคณภาพ พฒนาทองถน 3. เพอการบรการวชาการ เสรมสรางศกยภาพและคณภาพชวตของชมชน ภายใตความรวมมอ ทางวชาการและการเรยนรรวมกน 4. เพอสนบสนนการถายทอด การอนรกษ ทานบารงศลปวฒนธรรมและภมปญญาทองถนให คงคสงคมไทย 5. เพอพฒนาและบรหารจดการองคกรใหมความเขมแขง คสงคมไทย และรองรบการเตบโต อยางมคณภาพ ประสทธภาพภายใตหลกธรรมาภบาล

เอกลกษณ-อตลกษณ

มหาวทยาลยเนชนเปนสถาบนการศกษาทมงเนนการสรางบณฑตคณภาพ “จดการศกษาอยางมออาชพ สรางคนยคใหมรบใชสงคม” โดยมงมนสรางและพฒนาบณฑตใหเปนผมทกษะ 3 ดานประกอบดวย Professional skill Life skill และ Creative skill

4. โครงสรางการบรหารงานมหาวทยาลยเนชน

คณะกรรมการสภามหาวทยาลยเนชน 1. ศ.(วฒคณ)ดร.นพ.พรเทพ ศรวนารงสรรค นายกสภามหาวทยาลย

2. ดร.แสงศร จยะจนทน กรรมการสภามหาวทยาลยผทรงคณวฒ

3. รศ.ดร.จรศกด จยะจนทน กรรมการสภามหาวทยาลยผทรงคณวฒ

4. รศ.พรชย เทพปญญา กรรมการสภามหาวทยาลยผทรงคณวฒ

5. คณจราวรรณ บญเพม กรรมการสภามหาวทยาลยผทรงคณวฒ

6. คณนจจรนทร ลภณฑกล กรรมการสภามหาวทยาลยผทรงคณวฒ

7. คณวราพรรณ ตนเปาว กรรมการสภามหาวทยาลยผทรงคณวฒ

8. คณดาวรงรตา วงษไกร กรรมการสภามหาวทยาลยผทรงคณวฒ

9. รศ.ดร.กญญามน กาญจนาทวกล กรรมการสภามหาวทยาลยผทรงคณวฒ

10. ศ.ดร.อานาจ วงษบณฑต กรรมการสภามหาวทยาลยผทรงคณวฒ

11. ศาสตราจารยเกยรตคณเสนาะ ตเยาว กรรมการสภามหาวทยาลยผทรงคณวฒ

12. ผศ.ดร.กฤษฎา ตนเปาว กรรมการสภามหาวทยาลย/อธการบด

13. อาจารยรงรตน ธนบดธาดา เลขานการสภามหาวทยาลย

สานกบรหารม ภารกจ อานาจหนาทและความรบผดชอบของสวนงานในมหาวทยาลย โดยกาหนดใหมสวน

งานทรพยากรมนษย สารบรรณและเลขานการ สวนงานบญช การเงน จดซอ สวนงานประชาสมพนธ รบสมคร และ

งานวเทศและศษยเกาสมพนธ สวนงานอาคารสถานท ภมทศน ซอมบารง และรกษาความปลอดภย งานยานพาหนะ

และงานรกษาความสะอาด สวนงานกจการนกศกษา ศนยการศกษาบางนา

สานกบรหาร มผอานวยการสานกเปนผรบผดชอบ ประกอบดวยสวนงานตางๆ ดงน

สวนงานทรพยากรมนษย สารบรรณ และเลขานการ มหวหนางานเปนผรบผดชอบ งานทรพยากร

มนษย มภาระหนาทดงน

งานสรรหาคดเลอก

(1)การสรรหาบคลากรจากภายนอก โดยใชวธการสรรหาตางๆ เชน การโฆษณาทาง หนงสอพมพ

อนเตอรเนต วทย สานกงานจดหางาน งานนดพบแรงงาน และประสานความรวมมอกบสถาบนการศกษา

(2) การสรรหาบคลากรภายในองคกร โดยจดตงคณะกรรมการพจารณาการโยกยาย สบเปลยน

เลอนขนตาแหนง งานการคดเลอกบคลากร มหนาททดสอบเพอคดเลอกบคลากรโดยการสมภาษณ การ ทา

แบบทดสอบเพอวดความร ทศนคต และการทดสอบภาคปฏบตตามตาแหนงงานทบรรจ

(1) การทาสญญาจางงาน

(2) การประเมนผลการปฏบตงานชวงการทดลองงาน

(3) การแตงตงบคลากร

(4) การปรบเปลยนโอนยาย เลอนขนตาแหนง

(5) การปฐมนเทศบคลากรใหม

(6) การจดทาคมอบคลากร

งานพฒนาทรพยากรมนษย มหนาทดงน

(1) การจดฝกอบรมภายในมหาวทยาลย

(2) การจดฝกอบรมภายนอกมหาวทยาลย

(3) การจดกจกรรมสนทนาการใหกบบคลากร

(4) การประชม สมมนาของบคลากร

(5) การจดตงคณะกรรมการเพอพจารณาอนมตการใหทนศกษาแกบคลากร

งานคาจาง เงนเดอน มหนาทดงน

(1) การตรวจสอบการบนทกเวลาการปฏบตงาน การลา การมาทางานสาย และการ ขาดงาน

(2) การตรวจสอบอตราคาตอบแทนอาจารยพเศษ

(3) การบรหารคาจาง เงนเดอน คาลวงเวลา

(4) การกาหนดคาจางเรมตนใหกบบคลากร

(5) การปรบโครงสรางคาจาง เงนเดอน

(6) การปรบคาจางประจาป และปรบตาแหนงงาน 1

งานประเมนผลการปฏบตงาน มหนาทดงน

(1) พฒนาเทคนคการประเมนผลการปฏบตงาน (2) ดาเนนการประเมนผลการปฏบตงาน

(3) ประสานงานกบหนวยงานในการนาระบบการประเมนผลการปฏบตงานมาปฏบต ให

สมฤทธผล

งานประกนสงคม มหนาทดงน

(1) ประสานงานกบสถานพยาบาลและสานกงานประกนสงคมจงหวดเพอการ ประกนสงคม

ใหกบบคลากร

(2) เผยแพรขอมลขาวสารเกยวกบการประกนสงคมใหบคลากรทราบ

งานเครองราชอสรยาภรณ มหนาทพจารณาคณสมบตทเหมาะสมของบคลากร เพอ ประสานงานใน

การขอพระราชทานเครองราชอสรยาภรณ

งานขอบงคบ ระเบยบ ประกาศ ค าสง เกยวกบการปฏบตงาน มหนาทดงน

(1) รวบรวมขอบงคบ ระเบยบ ประกาศ คาสง เกยวกบการปฏบตงานและแจงให บคลากร

ทราบโดยทวกน

(2) การจดตงคณะกรรมการยกรางขอบงคบ ระเบยบ ประกาศ คาสงเกยวกบการ ปฏบตงาน

เพอเสนอผบรหารมหาวทยาลย

งานจดทางบประมาณเงนเดอนบคลากรประจาป และงบประมาณสนบสนนการพฒนา บคลากรประจาปของ

มหาวทยาลย เพอเสนอคณะกรรมการบรหารพจารณา

งานวางแผนอตราก าลงคน มหนาทประสานงานกบคณะวชา/สานกในการจดทาแผน อตรากาลงคน

เพอเสนอผบรหารมหาวทยาลย

งานสวสดการบคลากร มหนาทจดสวสดการดานตางๆ แกบคลากร

งานธรการ มหนาทดงน

(1) รบผดชอบงานธรการและงานสารบรรณของสวนงาน

(2) รบผดชอบงานบญชและการเงนของสวนงาน

(3) รบผดชอบงานดแลและบารงรกษาพสด ครภณฑ และอาคารสถานทของสวนงาน

(4) รบผดชอบงานบคคลของสวนงาน

(5) จดทางบประมาณประจาปของสวนงาน

(6) จดทาแผนปฏบตงานประจาปของสวนงาน

งานอนๆ ตามทไดรบมอบหมาย งานสารบรรณ มหนาทดงน

(1) รบผดชอบงานสารบรรณของสวนงานและระบบงานสารบรรณของมหาวทยาลย

(2) ตดตอประสานงานกบหนวยงานทงภายนอกและภายในตามคาสงผบงคบบญชา

(3) เกบรวบรวมขอบงคบ ระเบยบ ประกาศ และคาสงของมหาวทยาลย พรอมทง เเจงให

บคลากรและหนวยงานภายในทเกยวของรบทราบโดยทวกน

(4) จดอาหารวางและเครองดมรบรองคณะกรรมการ และอานวยความสะดวกใน การจด

ประชมตางๆ ของมหาวทยาลย

(5) ดแลและอานวยความสะดวกเรองอาหารและการจดเลยงรบรองคณะกรรมการ คณะผ

ตรวจเยยม คณะผตรวจสอบ คณะผประเมน และแขกของมหาวทยาลยเนองในโอกาสตางๆ

งานเลขานการ มหนาทดงน

(1) รบผดชอบอานวยความสะดวกแกอธการบด รองอธการบด และผชวยอธการบด ทเปนผ

บงคบบญชา

(2) ตอนรบและดแลผมาตดตอกบอธการบด ผชวยอธการบด และผชวยอธการบดท เปนผ

บงคบบญชา

(3) ดแลตารางการนดหมายและประสานงานการนดหมายตางๆ ของอธการบด ผชวยอธ

การบด และผชวยอธการบด ทเปนผบงคบบญชา

(4) รบผดชอบจดการประชมทไมอยในหนาทของหนวยงานหรอบคคลใด ตามทคาสง ผ

บงคบบญชา โดยจดการนดหมายการประชม สรปบนทกการประชม จดเกบรายงานการประชมอก

สารประกอบการ ประชม และตดตามผลการดาเนนงานตามทหารอในทประชม

(5) ดแลรบผดชอบจดเกบเอกสารสาคญของอธการบด ผชวยอธการบด และผชวย อธการบด

ทเปนผบงคบบญชา

(6) ศกษาคนควาหาขอมลและใหขอมลเบองตนเพอประกอบการตดสนใจแกผบรหาร ตาม

คาสงของผบงคบบญชา

(7) ตรวจสอบความถกตองของประกาศ คาสง ระเบยบ และเอกสารอนๆ กอนและ หลงผ

บงคบบญชาพจารณาสงการและลงนาม

(8) ปฎบตงานอนๆ ตามทไดรบมอบหมาย

สวนงานบญช การเงน จดซอ

(1) ศกษา วเคราะห และจดทารายงาน ทมผลกระทบในดานโครงสรางทางการเงน

(2) วเคราะห วางระบบ กาหนดนโยบายแผนงาน และแนวทางปฏบตทางการเงน

(3) รวบรวมประมาณการกระแสเงนสด วเคราะหตนทนทางการเงน โครงสรางของเงนทน

หนสนประเภทตางๆ เพอนาขอมลจากฝายทเกยวของมาใชในการวางแผน

(4) รวบรวม จดทา และเปนศนยขอมลดาน การเงนเเละงบประมาณ

(5) บรหารตดตามการบญช และประเมนผลงบประมาณ

(6) การประเมนรายงานทางการเงน ประเมนจากผลงทนและมมมองของนกวเคราะห

(7) วเคราะห เสนอแนะ และใหคาปรกษา เพอประกอบการพจารณากาหนดนโยบาย

แผนงาน และแนวทางปฏบตตลอดจนแนวทางแกไขปญหาเรองยทธศาสตรทางการเงน

(8) กาหนดกรอบ นโยบาย และกาหนดการลงทนสาหรบทรพยสนและรายไดของ

มหาวทยาลย

(9) กากบ ดแล ตดตาม และตรวจสอบการจดซอจดจางพสดและครภณฑทเกยวเนองกบ

การจดการศกษา ซงผานการพจารณากลนกรองจากคณะอนกรรมการครภณฑ อปกรณ และพสดทาง

วทยาศาสตร โดยใหเปนไปตามระเบยบของมหาวทยาลย

(10) พจารณาอนมตและกากบดแลการจดหาผลประโยชนจากทรพยสนและรายได ใหเปนไป

ตามนโยบายของสภามหาวทยาลย

(11) ประเมนการจดหาผลประโยชนจากทรพยสนและรายได

(12) รบผดชอบงานดานการรบชาระคาลงทะเบยนนสต คาธรรมเนยมตางๆ และรายไดอนๆ

การนาสงธนาคาร และการตรวจสอบยอดการรบชาระจาก Bank Statement

(13) รบผดชอบงานดานลกหน สรปยอดคางชาระ จดทาหนงสอทวงหน และตรวจสอบ

ประวต การเงนของนสตทขอลาออก หรอสาเรจการศกษา

(14) สรปยอดนสตทลงทะเบยนในแตละภาคการศกษา

(15) รบผดชอบดานเงนกยมของมหาวทยาลย

(16) จดทารายงานดานรายได ลกหน และการรบชาระใหผบรหารมหาวทยาลย

(17) รบผดชอบงานดานการเบกจายเงนสดยอยและเงนทดรองจาย

(18) รบผดชอบการจดทาและนาสงภาษใหสรรพากร

(19) รบผดชอบดานการชาระเงนกยมของมหาวทยาลย

(20) จดทารายงานดานการจายใหผบรหารมหาวทยาลย

(21) รบผดชอบตรวจสอบและบนทกบญชรายได ลกหน และการรบชาระ

(22) รบผดชอบตรวจสอบและบนทกบญชเงนสดยอย ทงการเบกและการเบกชดเชย

(23) รบผดชอบตรวจสอบและบนทกบญชเงนทดรองจาย ทงการยม การเบก และการเคลยร

เงนทดรองจาย

(24) รบผดชอบตรวจสอบและบนทกบญชเงนกยม และการขาระเงนกยม

(25) รบผดชอบตรวจสอบและบนทกบญชเจาหน/คาใชจายคางจาย

(26) รบผดชอบจดทางบการเงนรายเดอน เพอแสดงฐานะทางการเงนของมหาวทยาลยใน ป

จจบนเสนอผบรหาร

(27) รบผดชอบดานการปดบญช โดยจดทางบการเงนประจาปของมหาวทยาลยตามประกาศ

ทบวงมหาวทยาลย เรอง “แบบการจดทาบญชงบดล” และงบการเปลยนแปลงการเงนของกองทน

ประเภทตางๆ ประจาป ของสถาบนอดมศกษาเอกชน และแบบรายงานผลของผ สอบบญช

พ.ศ. 2542 เพอเสนอผบรหาร และเสนอ สภามหาวทยาลยพจารณาอนมต พรอมทงนาเสนอ

งบการเงนใหแกสานกงานคณะกรรมการการอดมศกษา ตามลาดบ

(28) จดทางบประมาณคาใชจายเพอการบรหารประจาป และงบประมาณคาใชจายเกยวกบ

การประชม/การประสานงานกบหนวยงานภายนอกสาหรบผบรหารเพอการพฒนาการบรหารงานของ

หนวยงาน ประจาปของมหาวทยาลย เพอเสนอคณะกรรมการบรหารพจารณา

(29) ดแล ตดตามผลการใชงบประมาณดานตางๆ ของมหาวทยาลย เพอเสนอให

คณะกรรมการบรหารพจารณา

งานธรการ มหนาทดงน

(1) รบผดชอบงานธรการและงานสารบรรณของสวนงาน

(2) รบผดชอบงานบญชและการเงนของสวนงาน

(3) รบผดชอบงานดแลและบารงรกษาพสด ครภณฑ และอาคารสถานทของสวนงาน

(4) รบผดชอบงานบคคลของสวนงาน

(5) จดทางบประมาณประจาปของสวนงาน

(6) จดทาแผนปฏบตงานประจาปของสวนงาน งานอนๆ ตามทไดรบมอบหมาย

งานพสดและจดซอ มภาระหนาทดงน

(1) ดาเนนการดานจดซอจดจางใหเปนไปตามระเบยบของมหาวทยาลย

(2) จดทาทะเบยนควบคมพสด ครภณฑ และสงกอสราง

(3) จดหาเครองมอและอปกรณทใชในการจดการเรยนการสอนโดยคานงถงคณภาพ และ

ความคมคาเปนหลก

สวนงานประชาสมพนธ รบสมคร และงานวเทศ และงานศษยเกาสมพนธ มหวหนางานเปน ผรบผดชอบ

ประกอบดวยสวนงานตางๆ ดงน งานประชาสมพนธ มหนาทดงน

(1) วางแผนโฆษณาและประชาสมพนธ ประจาปและประจาภาคการศกษา

(2) จดทา ตดตอ สอโฆษณาทกชนด และสออเลกทรอนกส

(3) จดทาสอการตลาด วสด อปกรณในการประชาสมพนธทงภายในและภายนอก

(4) ประชาสมพนธกจกรรมตางๆ ของมหาวทยาลย คณะ สวนงาน และหนวยงาน ตางๆ ทง

ภายในและภายนอก

(5) สรปแฟมกจกรรมดานประชาสมพนธ

งานรบสมคร มหนาทดงน

(1) วางแผนแนะแนวและรบสมครประจาปรวมกบคณะและสาขาวชา

(2) ดาเนนการแนะแนวและสมมนา จดทาเอกสาร สรปและตดตามผลการแนะแนว และ

สมมนา

(3) ประสานงานสานกงานตางๆ ในการดาเนนการรบสมคร

(4) ดาเนนการรบสมคร จดทาเอกสาร สรปผลและตดตามผลการรบสมคร

(5) ดาเนนการสอบ ประกาศผลสอบสาหรบนสตใหมทกระดบ

(6) ประสานงานกบหนวยงานภายนอกในการรบสมครนสตจากสวนกลาง

งานธรการ มหนาทดงน

(1) รบผดชอบงานธรการและงานสารบรรณของสวนงาน

(2) รบผดชอบงานบญชและการเงนของสวนงาน

(3) รบผดชอบงานดแลและบารงรกษาพสด ครภณฑ และอาคารสถานทของสวนงาน

(4) รบผดชอบงานบคคลของสวนงาน

(5) จดทางบประมาณประจาปของสวนงาน

(6) จดทาแผนปฏบตงานประจาปของสวนงาน

(7) งานอนๆ ตามทไดรบมอบหมาย

งานวเทศสมพนธ มหนาทดงน

(1) ดาเนนการและประสานงานตดตอกบสถาบนการศกษาตางประเทศตามโครงการ ความร

วมมอตางๆ ในการพฒนามหาวทยาลย

(2) เผยแพรขอมลขาวสารดานตางประเทศทไดรบจากสถาบนการศกษาตางประเทศ หรอ

จากมหาวทยาลย

(3) ประสานและดาเนนการเกยวกบโครงการวจยทนตางประเทศ ทนการศกษาจาก ตาง

ประเทศ และทนแลกเปลยนนกวจย

งานศษยเกาสมพนธ มหนาทดงน

(1) เปนศนยกลางประสานงานกบศษยเกาในการกอตงสมาคมนสตเกา

(2) สงเสรมกจกรรมของศษยเกาในการสนบสนนการปฏบตงานของมหาวทยาลย

(3) ประสานงานศษยเกาในการสรางชอเสยงทดกบมหาวทยาลย

(4) จดทาทะเบยนศษยเกาใหเปนปจจบน

สวนงานอาคารสถานท ภมทศน ซอมบ ารง และงานรกษาความปลอดภย มหวหนางานเปน ผรบผดชอบ ม

ภาระหนาทดงน 13.4.1 งานสาธารณปการ มหนาทดงน

(1) บารงรกษาอาคารและระบบสาธารณปโภคใหอยในสภาพทใชงานไดด

(2) ดาเนนการเรองการกาจดขยะและจดระบบบาบดนาเสย

(3) ดแลการใชอาคารตางๆ

(4) ดแลรกษาความสะอาดภายในอาคารใหสะอาดเรยบรอยอยเสมอ และ ควบคมดแล

พนกงานทาความสะอาดประจาอาคารตางๆ

งานอาคารและบรเวณ มหนาทดงน

(1) จดทาบญชคมอาคารสถานทตางๆ ใหเปนปจจบน

(2) ตรวจสอบและรายงานการใชครภณฑและอาคารสถานทประจาปใหตรงกบขอมล

ทางบญช

(3) คานวณคาเสอมราคาครภณฑและอาคารสถานทประจาป

งานภมทศน มหวหนางานเปนผรบผดชอบ มภาระหนาทดงน งานปรบปรงภมทศน

(1) ดแลสวน สนาม ตนไม และสงแวดลอมภายในมหาวทยาลยใหสวยงามอยเสมอ

(2) ดแลบรเวณรอบอาคารใหสะอาดเรยบรอยอยเสมอ

งานซอมบ ารง มภาระหนาทดงน

(1) บารงรกษาซอมแซมครภณฑตดอาคารและอาคารสถานทตางๆ ใหอยในสภาพ พรอมใชงานไดด

(2) บารงรกษาซอมแซมเครองมอ อปกรณ ครภณฑทางวทยาศาสตร ครภณฑ การศกษา และระบบสารสนเทศใหอยในสภาพพรอมใชงานไดด

(3) บารงรกษาซอมแซมระบบสาธารณปโภคตางๆ ใหอยในสภาพใชการไดด (4) บารงรกษาเครองมอเครองใชของมหาวทยาลย

งานยานพาหนะ มหวหนางานเปนผรบผดชอบ มภาระหนาทดงน

(1) รบเรองการขอใชยานพาหนะของมหาวทยาลยจากหนวยงานตางๆ

(2) จดเตรยมและควบคมดแลการใชยานพาหนะตามทไดรบอนมต

(3) ตรวจสอบ บารงรกษา และซอมบารงยานพาหนะใหพรอมใชสาหรบการ ใหบรการ

สนบสนนยานพาหนะในการปฏบตงานของหนวยงานตางๆ

(4) ดาเนนการเกยวกบทะเบยนรถยนต ภาษรถยนต และประกนภยรถยนต

(5) รบผดชอบการเบกจายนามนเชอเพลงและนามนหลอลนสาหรบรถยนตในการ ปฏบตงาน

งานรกษาความปลอดภย มหวหนางานเปนผรบผดชอบ มหนาทดงน งานรกษาความปลอดภย มหนาทดงน

(1) ควบคมดแลการรกษาความปลอดภยและทรพยสนภายในบรหารมหาวทยาลย

(2) ดแลความสงบเรยบรอยบรเวณหอพก ดแลความสะอาดเรยบรอยในบรเวณท รบผดชอบ (3) ใหการตอนรบและดแลอานวยความสะดวก ควบคมการผานเขา – ออกของ บคลากร

นสต และบคคลทมาตดตอประสานงาน งานธรการ มหนาทดงน

(1) รบผดชอบงานธรการและงานสารบรรณของสวนงาน

(2) รบผดชอบงานบญชและการเงนของสวนงาน

(3) รบผดชอบงานดแลและบารงรกษาพสด ครภณฑ และอาคารสถานทของสวนงาน

(4) รบผดชอบงานบคคลของสวนงาน

(5) จดทางบประมาณประจาปของสวนงาน

(6) จดทาแผนปฏบตงานประจาปของสวนงาน

งานอนๆ ตามทไดรบมอบหมาย

สวนงานกจการนสต

(1) สงเสรมใหมกจกรรมกฬาและนนทนาการเพอสขภาพ

(2) สงเสรมใหมกจกรรมกฬาเพอความเปนเลศ

(3) สงเสรมกจกรรมทเปนประโยชนตอสขภาพพลานามยใหแกนสต

(4) ประสานความรวมมอกบหนวยงานภายนอกในการจดกจกรรมดานกฬา

(5) จดทางบประมาณสนบสนนกจกรรมดานกฬาประจาป พรอมทงตดตามตรวจสอบการใช

จ ายงบประมาณเ พอเสนอคณะกรรมการบรหารพจารณา โดยผ านความเหนชอบจาก

คณะอนกรรมการกจการนสต

(6) ควบคมดแลรบผดชอบบรหารงานกองทนเงนใหกยมเพอการศกษา (กยศ.) และกองทน

เงนใหกยมทผกกบรายไดในอนาคต (กรอ.) ใหเปนไปตามนโยบายของคณะกรรมการกองทนเงนใหก

ยมเพอการศกษา และพระราชบญญตกองทนเงนใหกยมเพอการศกษา

(7) จดเตรยมแบบคาก ประกาศ และการประชาสมพนธการรบสมครใหนสตทราบ

(8) ตดตอประสานกบสานกงานบรหารโครงการปฏรประบบการเงนเพอการอดมศกษาเพอ

ดาเนนการเรองการกยมเงนของนสตใหเปนไปดวยความเรยบรอย

(9) สนบสนนและสงเสรมการจดกจกรรมของนสตทงภายในและภายนอกมหาวทยาลย

(10) สงเสรมใหมกจกรรมดานนสตสมพนธ ดานการบาเพญประโยชน และกจกรรมการ

พฒนานสตในดานตางๆ

(11) ประสานความรวมมอในการจดกจกรรมนสตกบหนวยงานตางๆ ทงภายในและภายนอก

มหาวทยาลย

(12) จดทาแฟมประวตขอมลการเขารวมกจกรรมของนสต

(13) ประสานกบหนวยงานภายนอกในการขอรบงบประมาณสนบสนนการจดกจกรรมนสต

ตางๆ

(14) จดทารายงานผลการดาเนนกจกรรมพฒนานสตประจาปเพอเสนอคณะกรรมการบรหาร

รบทราบ โดยผานการพจารณาและใหความเหนชอบจากคณะอนกรรมการกจการนสต

(15) จดทางบประมาณสนบสนนกจกรรมพฒนานสตประจาป พรอมทงตดตามตรวจสอบการ

ใช จายงบประมาณเพอเสนอคณะกรรมการบรหารพจารณา โดยผ านความเหนชอบจาก

คณะอนกรรมการกจการนสต

(16) รางระเบยบและขอบงคบทเกยวของกบวนยนสตเพอใหนสตถอปฏบต

(17) กาหนดมาตรการใหนสตประพฤตปฏบตตนตามขอบงคบและระเบยบของมหาวทยาลย

และวฒนธรรมอนดงามของสงคมและประเทศชาต

(18) สอบสวนขอเทจจรงกรณนสตประพฤตไมเหมาะสมและผดวนยนสต

(19) ประสานความรวมมอกบหนวยงานทงภายในและภายนอกมหาวทยาลยในการตดตาม

ตรวจสอบ และควบคมความประพฤตของนสต

(20) จดโครงการเพอพฒนาบคลกภาพและปลกฝงจรยธรรมใหแกนสต

(21) ดแลนสตใหเปนสมาชกทดของสงคม

(22) พฒนานสตใหเปนผมวนยในตนเอง

(23) จดบรการรกษาพยาบาล สขภาพอนามย และสงแวดลอมแกนสต

(24) จดทาประกนสขภาพใหแกนสต

(25) ประสานงานกบกรมรกษาดนแดนในการเขาศกษาวชาทหาร

(26) จดสรรทนการศกษาทงทเปนทนของมหาวทยาลยและทนการศกษาจากหนวยงาน ภาย

นอกใหแกนสต

(27) จดบรการขอผอนผนการเขารบการคดเลอกเปนทหารกองประจาการแกนสต

(28) ใหคาปรกษาแนะนานสตทมปญหาทงดานสวนตวและดานการเรยน

(29) ดาเนนการฝกอบรมทกษะการสมครงานใหนสต

(30) ใหบรการเรองการแนะแนวอาชพและการศกษาตอ

(31) จดทาแผนและงบประมาณดาเนนการกจกรรมสงเสรมการพฒนา อนรกษ และสบสาน

ศลปวฒนธรรมและขนบธรรมเนยมประเพณอนดงามของไทย เพอเสนอคณะกรรมการบรหาร

พจารณา โดยผานความ เหนชอบจากคณะอนกรรมการกจการนสต

(32) จดกจกรรมสงเสรมการพฒนา อนรกษ และสบสานศลปวฒนธรรมและขนบธรรมเนยม

ประเพณอนดงามของไทยใหคงอยตลอดไป

(33) จดกจกรรมรวมอนรกษประเพณอนดงามในวนสาคญตางๆ

(34) จดกจกรรมเพอสงเสรม พฒนา และเผยแพรความรเกยวกบศลปวฒนธรรม อาท การ ฝ

กสอนและการจดแสดงดนตรและนาฏศลปไทย การแสดงและการละเลนพนบาน การจดพธไหวคร

และนาฏศลปไทย การจดสมมนาทางวฒนธรรม

(35) จดหาและรวบรวมเครองดนตรไทยชดตางๆ เพอเปนศนยรวมเครองดนตรไทย รวมทง

นาไปใชประโยชนในการจดนทรรศการและการบรรเลงประกอบการแสดง

(36) จดหาชดแสดงและอปกรณการแสดงใหบรการใหเชาหรอยมตามสมควร

(37) จดทาโครงการและดาเนนงานตามกจกรรมประจาป รวมทงประเมนผลการจดกจกรรม

และประเมนผลโครงการ

(38) ศกษาคนควาและรวบรวมขอมลทางศลปวฒนธรรมเพอจดทาเอกสารและเผยแพรใน

โอกาสตางๆ

(39) สงเสรมและแลกเปลยนศลปวฒนธรรมระหวางสถาบนและหรอระหวางประเทศ

(40) ใหความรวมมอในการจดกจกรรมกบหนวยงานตางๆ ทงภายในและภายนอก

มหาวทยาลย

(41) วจยเรองทเกยวของกบศลปวฒนธรรมและประเพณไทยตางๆ เพอเปนองคความรใน

การ เผยแพร

(42) ศกษาคนควาและรวบรวมขอมลทางศลปวฒนธรรมและประเพณไทยเพอจดทาเอกสาร

หรอหนงสอเผยแพรในโอกาสตางๆ

(43) ใหความรวมมอดาเนนงานตามโครงการของหน วยงานตางๆ ทงในและนอก

มหาวทยาลย

(44) จดทารายงานผลการดาเนนงานประจาป ของศนยวฒนธรรม เพอเสนอคณะ

กรรมการบรหารพจารณาอนมต โดยผานการพจารณากลนกรองจากคณะอนกรรมการกจการนสต

และ คณะกรรมการศนยวฒนธรรมตามลาดบ

(45) รางระเบยบ ขอบงคบ เกยวกบหอพกนสต

(46) จดบรการทพกและจดเตรยมความพรอมของหอพกเพอใหบรการแกนสต

(47) ดาเนนการรบสมครและคดเลอกนสตทตองการเขาอยหอพกของมหาวทยาลย

(48) ดแลความเปนอยของนสตในหอพกใหเออตอการพกอาศยเพอการศกษา

(49) ดแลความประพฤตของนสตในหอพกใหเปนไปตามระเบยบของมหาวทยาลย

(50) ดแล ปรบปรง และซอมแซมหอพกและภมทศนโดยรอบใหนาอยเสมอ

(51) รบผดชอบงานดแล บารงรกษา และซอมแซมสาธารณปโภคและสารสนเทศของหอพก

(52) รบผดชอบงานบญชและการเงนของสวนงาน

(53) รบผดชอบงานดแลและบารงรกษาพสด ครภณฑ และอาคารสถานทของสวนงาน

(54) รบผดชอบงานบคคลของสวนงาน

(55) จดทางบประมาณประจาปของสวนงาน

(56) จดทาแผนปฏบตงานประจาปของสวนงาน

(57) งานอนๆ ตามทไดรบมอบหมาย

บทบาท หนาท ความรบผดชอบและลกษณะงานทปฏบตงานเลขานการผบรหาร

งานเลขานการผบรหาร เปนงานเกยวของกบผบรหารโดยตรง จงมลกษณะเปนไปตามการสงงานของผบรหาร ดงนนหนาทในการปฏบตงานของเลขานการผบรหาร จงมขอบเขตหนาทเปนไปตามลกษณะงานของผบรหาร โดยมบทบาทสาคญ ๆ ไดแก

1. บทบาทในฐานะผชวยผบรหาร 2. บทบาทในฐานะรบสนองงานผบรหาร 3. บทบาทในฐานะสมาชกของคณะ เพอทจะสรางความเขาใจในงานเลขานการผบรหาร ไดอยางชดเจนยงขน จงขอจาแนกงานในหนาท

หลก ๆ ของเลขานการออกเปน 4 งาน ไดแก 1) งานประจา (Routine Operation)2) งานอานวยความสะดวก (Personal Convenience) 3) งานสวนตวของผบรหาร (PrivateLiaison) 4) งานสรางภาพพจน (Image Construction) โดยมรายละเอยดดงตอไปน (วทยาลยอาชวศกษาภเกต, 2557)

1) งานประจ า(Routine Operation)

- รบคาสงงานของผบรหาร

- ทาการนดหมาย/และจดตารางนดหมาย การประชมตาง ๆ (ปจจบนไดลงทะเบยนการใช

Google Calendar มาใชในงานเลขานการ เพอความสะดวกรวดเรวยงขน รบผดชอบดแล รบหนงสอ

เขา-ออก

- จดลาดบความสาคญ และความเรงดวนของหนงสอราชการเพอดาเนนการเสนอกอนและ

หลง

- พจารณากลนกรองหนงสอโดยตรวจทานวาผานกระบวนการจากหนวยงานทเกยวของและ

ผบรหารทกากบดแลใหครบถวนกอนเสนอผบรหารพจารณา

- ดแลตรวจสอบความถกตอง และรปแบบหนงสอราชการ จากกลมงานตางๆ กอนนาเสนอ

ผบรหาร และลงนามในหนงสอพรอมตรวจทานหนงสอจากผบรหาร พจารณาสงการและลงนามให

ครบถวนกอนสงกลบไปยงงานธรการ

- พมพหนงสอภายใน หนงสอภายนอกและเอกสารราชการตาง ๆ ใหผบรหารตามทไดรบ

มอบหมาย

- ดาเนนการจดเตรยม สรป เรยงลาดบความสาคญและเอกสารอน ๆ ทเกยวกบการประชม

ของผบรหาร

- ดาเนนการจดการประชมตามทผบรหารสงการ และไมอยในหนาทของหนวยงานหรอบคคลใดบคคลหนง - เสนอหนงสอและสงหนงสอสงการไปยงผทมหนาทรบผดชอบ - ตดตามผลการดาเนนงานตามทหารอในทประชม - จดเกบเอกสารใหเปนระเบยบ คนหางาย - ตดตอประสานงานทางโทรศพทภายในและภายนอก พรอมรบ-สงโทรสาร สง E-Mail และ โปรแกรมสอสารตาง ๆ เชน โปรแกรมไลน เปนตน

2) งานอ านวยความสะดวก (Personal Convenience)

- ดาเนนการเพอขออนมตเขาอบรม/สมมนา/ประชมวชาการ ฯลฯ - ดาเนนการสงรายชอ /ชาระคาลงทะเบยน - ประสานงานระหวางผบรหารและฝายตาง ๆ - ตอนรบแขกของผบรหาร - เตรยมขอมลรายละเอยดเบองตน เพอใชประกอบการตดสนใจของผบรหารกรณหนวยงานภายใน

หรอภายนอกเชญประชมสมมนา รวมเปนเกยรต เปนประธานในพธเปด–ปดงานหากมการกาหนดเวลาทซาซอนกบภารกจอนทไดมการนดหมายลวงหนาแลว

- ปฏบตงานระหวางผบรหารไมอยอยางเตมความสามารถ - เตรยมสงของเครองใชในการปฏบตงานสาหรบผบรหารใหพรอม และดแลความเรยบรอยบนโตะ

ทางานของผบรหาร - คอยตดตามเรองตาง ๆ ทผบรหารทาอยหรอเกยวของอย เตอนกาหนดการ – การนดหมาย - อานวยความสะดวกใหกบผบรหารในทก ๆ ดาน

3) งานสวนตวของผบรหาร (Private Liaison)

- เตอนความจา เนองในโอกาสตาง ๆ เชน งานเลยง งานสงคม งานการกศล ฯลฯ - เตรยมการเดนทางใหเชน จองตวเดนทาง ตดตอยานพาหนะ จองทพกและเอกสารทเกยวกบกบการ

เดนทาง จดทากาหนดการเดนทาง - ปฏบตงานตามทผบรหารรองขอ เชน ตดตอธนาคาร ตดตอบรษทประกน ชาระภาษ ฯลฯ - ธรกจและผลประโยชนอน ๆ - ดแลทกขสขของผบรหารตามสมควร

4) งานสรางภาพพจน (Image Construction) แบงออกเปน 3 สวน คอ

ก. สรางภาพพจนใหแกองคกร - การตอนรบผมาตดตอ - การใหขอมลขาวสาร - การรบโทรศพท

ข. สรางภาพพจนทดใหนาย - ไมนนทานายลบหลง - ความสะอาด ความถกตอง ความตรงตอเวลา - การปฏบตตอผมาตดตอกบนาย - การไมละเมดกฎระเบยบทนายกาหนดขน - ทนตอเหตการณ มขอมลทจาเปน ตดตามขาวสารทเกยวกบนายเสมอ - เตมใจในการรกษาภาพพจนทดของนาย ยอมรบผดแทนนาย

ค. สรางภาพพจนใหแกตนเอง - มความรบผดชอบตอหนาท - พฒนาปรบปรงงาน หาวธทางานทใหมและด - มมารยาทด สภาพ และมจตใจด - ยนดทจะทางานใหสาเรจ แมงานจะหนกและเลยเวลางานปกต - ยนดทจะทางานนอกเหนอหนาท - ศกษาวธการทางานของผบรหาร - พฒนาปรบปรงบคลกภาพใหดด การแตงกายและวางตวถกกาลเทศะ - ไมแสดงอานาจ ถาผบรหารใหญกอยาใหญตามนาย

สวนท 3 แนวทางการปฏบตงาน หลกเกณฑและขนตอน

รวมทงการน า Social Media มาใชในการปฏบตงานเลขานการผบรหาร

3.1 ลกษณะการปฏบตงานของต าแหนงงานเลขานการผบรหาร (คณบด) ตามทไดมการกาหนดลกษณะงานของเลขานการตามเอกสารทจดประเภทมาตรฐานอาชพ (ประเทศ

ไทย) ฉบบป พ.ศ.2554 ไววามลกษณะงานเปนการตรวจสอบงานเปนประจา เพอปองกนความผดพลาด ทาการนดหมาย และจดตารางนดหมายใหผบงคบบญชา เตอนการนดหมายใหผบงคบบญชาทราบถงกาหนดการนดหมายลวงหนา ตดตอสอบถามงานทางโทรศพท หรอทางอนเทอรเนต บนทกงานจากผบงคบบญชา บนทกเสยงแลวนามาจดพมพ รางจดหมายโตตอบทงภาษาไทยและภาษาตางประเทศทองคกรใชเปนประจา ดแลรบผดชอบจดแฟมเอกสารจดการประชมเตรยมเอกสารการประชมของผบงคบบญชา การจดทารายงานการประชม จดการดแลเอกสารทเปนสวนตวและทสาคญ แกผบงคบบญชา เจรจาโตตอบและทาการนดหมายภารกจประสานงานกบเจาหนาทในองคกรทเกยวของกบงานของผบงคบบญชา ตองมความเขาใจถงธรรมชาตและภาระหนาทของทงผบงคบบญชาและองคกรทตนปฏบตงานอยและรจกการแกไขปญหาขอขดแยง เมอปฏบตงานจนไดรบความวางใจของผบงคบบญชาแลวอาจไดรบมอบหมายใหทางานแทนไดในบางกรณ

การกาหนดลกษณะงานเลขานการดงกลาวขางตนทาใหมองเหนภาพของงานเลขานการเบองตนไดอยางชดเจนวาเลขานการนนเสมอนเปนผชวยผบงคบบญชา เปนกนชนใหผบงคบบญชาเปนผเชอมโยงหรอประสานนโยบายใหระดบผบรหารและระดบหวหนางานหรอระดบอน ๆ เกดความเขาใจซงกนและกนซงจะทา ใหงานขององคกรสามารถขบเคลอนไปไดอยางมประสทธภาพ(กรมสขภาพจต. สานกงานเลขานการกรม, 2556) แนวทางการปฏบตงานในการท างานรวมกบผบงคบบญชา

การทางานรวมกบผบงคบบญชา ในระยะแรกตองอาศยอะไรบาง คาตอบกคอทก ๆ อยางในขนตอนการเตรยมตวขางตนน แลวแตสถานะเวลาและโอกาส เราตองมศกยภาพพอทจะนาสงทเราฝกฝนไวแลวออกมาใชใหไดถกจงหวะและโอกาส ในระยะแรกผบงคบบญชาจะสงเกตการทางานของเรา เชนการมอบหมายใหเราทางานหนงชนทานจะไดขอสรปไวในใจดงน (ตรเพชร อาเมอง, 2556)

ก. การรบคาสงของเรามความเขาใจคาสงมากนอยแคไหน เราเปนคนแบบไหน สงเพยงหลกการ รายละเอยดไมตองสง หรอตองสงอยางละเอยดถงจะเขาใจ (ดพฤตกรรมภมปญญาและไหวพรบ)

ข. ผลของงานเปนอยางไร รวดเรว หรอชา ดหรอบกพรอง (ดความเอาใจใสทกษะ และประสทธภาพในการทางาน) ในขณะเดยวกนเรากไดขอสรปเกยวกบผบงคบบญชาเชนเดยวกน

ดงน -การสงการเปนอยางไร สงแบบคลมเครอหรอชดเจน พดมากหรอนอย ถาเปนการสงแบบชดเจนก

สามารถนาไปปฏบตไดเลย หากคลมเครอเราตองกลาทจะซกถามเพอใหไดความชดเจน

-ชอบวธการทางานอยางไร ซงดความพอใจของผบงคบบญชาตองานทเราสงมอบ โดยพจารณาจากทาทางทแสดงออกหรอจากทางวาจา เชนไดรบคาขอบใจ คาชม หรอคาตาหนหากเปนกรณทผบงคบบญชาพอใจ ยอมแสดงวาวธการทางานอยางนนหรอลกษณะนนสามารถใชเปนมาตรฐานขนตนในการทางานได แตหากงานนนไมถกใจหรอตองกลบมาแกไขใหม เราจะตองศกษาขอบกพรองนนและเรยนรทจะทางานนนใหมใหไดตามความประสงคของผบงคบบญชาเรยกวาเปนการศกษาซงกนและกนจากงานชนทหนงชนทสองสามและตอ ๆ ไปรวมกบระยะเวลาการทางานทผานไปไดเรยนรจากประสบการณการทางานระหวางกน ในกรณสาหรบผทมผลงานด มประสทธภาพ ผบงคบบญชาจะเรมพจารณาและใหความไววางใจเพมขนเปนลาดบ การจะตองใชระยะเวลาเทาใดคงไมแนชดเพราะมองคประกอบทเกยวเนองหลายอยาง ทสาคญคออปนสยสวนตว ของผบงคบบญชาบางทานใหความสนทสนมและเปนกนเอง บางทานเปนเจานายทสขมและบางทานนง ๆ ระยะเวลาในการไววางใจคนอนจงมแตกตางกนปกตธรรมดา กวาผบงคบบญชาจะเรยกใชเลขานการไดอยางสนทสนมหรอเรมไววางใจจะใชระยะเวลาประมาณ 3 - 6 เดอน และกวาจะเปนผรใจหรอเปนเลขานการอยางเตมตวจะใชระยะเวลาประมาณ 10 - 12 เดอน

1. การรบค าสงโดยตรงจากผบงคบบญชา การทผบงคบบญชาเรยกไปสงงาน เลขานการทดจะตองเตรยมตวใหพรอมกอนเขาพบดงน 1. เตรยมกระดาษดนสอหรอปากกาหรออปกรณอนใดทสามารถบนทกสาระสาคญของคาสงได (ผทา

หนาทเลขานการจะตองมอปกรณประเภทนตดตวเปนประจา) 2. ยนรอคาสงจากผบงคบบญชาดวยทาททสภาพ หรอนงตามคาสงของผบงคบบญชาและ

เตรยมพรอมทจะบนทกตามคาสง 3. บนทกรายละเอยดของคาสงใหครบถวนและไมควรขดจงหวะของผบงคบบญชาขณะสงขอความ

เพราะจะทาใหลมขอความบางประการได แตเมอผบงคบบญชาสงขอความเสรจแลวหากไมเขาใจตรงไหนตองรบถามทนท และกรณทสามารถทาไดควรทบทวนคาสงนนโดยยอใหผบงคบบญชาทราบอกครงเพอความถกตองของการปฏบตงาน

4. กรณเปนงานโดยสภาพทตองใชเวลาปฏบตพอสมควร ควรสอบถามผบงคบบญชาถงกาหนดเวลาของงานดวยเชน อยางชาทสดภายในวนและเวลาใดเปนตน

5. กรณมอปสรรคหรอเหตการณเปลยนแปลงอนมผลกระทบถงคา สงของผบงคบบญชา ควรรบปรกษาหารอผบงคบบญชา เพอขอรบทราบคาสงใหมหรอการเปลยนแปลงคาสงบางสวน กรณไมอาจจะปรกษาไดทนทวงทและเปนกรณรบดวนไมอาจรอคาสงใหมได เชนผบงคบบญชากาลงประชมเรองสาคญเปนตน เปนหนาทของเลขานการทจะตองตดสนใจดาเนนการในทางทสมเหตสมผลและตรงตามวตถประสงคของผบงคบบญชาใหมากทสด แลวรบรายงานใหผบงคบบญชาทราบในโอกาสแรกทจะกระทาได

2. การรบค าสงจากการบนทกสงงานของผบงคบบญชา โดยทวไปแลวผททาหนาทเลขานการมกจะไดรบคาสงโดยตรงคอทางวาจาจากผบงคบบญชา และ

รบคาสงเปนลายลกษณอกษร การไดรบคาสงทเปนลายลกษณอกษรจะปรากฏในสวนของงานทเปนหนงสอราชการหรอไปรษณยอเลกทรอนกส (E–Mail) โปรแกรมสอสารตาง ๆเชน โปรแกรมไลน แตในทางปฏบตแลวผบงคบบญชาสวนใหญจะสงการเปนลายลกษณอกษรเพยงขอความสน ๆ สวนรายละเอยดของคาสงนนจะเปนเรองของการสงทางวาจา แตเมอใดทไดรบคาสงเปนลายลกษณอกษรมขอควรปฏบตดงน

1.อานและทาความเขาใจในคาสงนน หากคาสงนนไมชดเจนเปนหนาทของผททาหนาทเลขานการทจะตองสอบถามเพอใหเกดความชดเจนจะไดปฏบตใหถกตองเหมาะสมตอไป

2. ผทาหนาทเลขานการจะตองกลาถามในสงทสมควรจะถามไมใชถามพราเพรอ บางเรองเปนเรองทตองใชสามญสานกในการคดและตดสนใจไดเองไมตองสอบถามผบงคบบญชาใหทานเกดความราคาญ

3. ปฏบตตามคาสงนนอยางเครงครด หากมการเปลยนแปลงในเรองใดๆ อนทาใหไมสามารถปฏบตตามคาสงทเปนลายลกษณอกษรนนไดตองนาเรยนผบงคบบญชาทราบเพอแกไขคาสงทเปนลายลกษณอกษรนนหรอออกคาสงทเปนลายลกษณอกษรใหม

3. การรบค าสงทางโทรศพทจากผบงคบบญชา

ในปจจบนการสงงานของผบงคบบญชาไมไดถกจา กดอยเฉพาะการเรยกตวผใตบงคบบญชาเขาไปพบ

และสงการเพยงอยางเดยวการสงงานทางโทรศพททงโทรศพททางไกลในประเทศหรอนอกประเทศ โทรศพทเคลอนท ไปรษณยอเลกทรอนกส (E–Mail) และโปรแกรมไลนกเปนอกชองทางหนงในการสงงานของผบงคบบญชา ดงนน เลขานการจะตองเตรยมตวใหพรอมทจะรบคาสงทางโทรศพทของผบงคบบญชาตลอดเวลา มขอควรปฏบตดงน

1. จดเตรยมกระดาษดนสอหรอปากกาไวใกลโทรศพทเสมอ ๆ กรณโทรศพทเคลอนทผทาหนาทเลขานการจะตองพกอปกรณคอกระดาษหรอสมดโนตเลก ๆ และปากกาหรอดนสอตดตวเปนประจา เพราะจะไดใชบนทกขอความและจดสาระสาคญของคาสงใหไดความมากทสด กรณคาสงใหดาเนนการตดตอไปยงหมายเลขโทรศพทชอบคคล วนท และเวลา หรอกรณอน ๆ ทมรายละเอยดมาก ๆ หากไมมอปกรณดงกลาวจะทาใหเกดการสบสนหรออาจจะจาไมไดทงหมดกจะทาใหการปฏบตงานอาจไมบรรลผลได

2. ตงใจฟงรายละเอยดของคาสงใหด เนองจากการสอสารทางโทรศพทบางครงอาจเปนเรองของสญญาณทขาดหายไป ทาใหการฟงคาสงไมชดเจน และบนทกรายละเอยดของคาสงใหครบถวนเมอผบงคบบญชาสงขอความเสรจ ใหทวนคาสงนนโดยสรปใหผบงคบบญชาทราบอกครงเพอยนยนความถกตอง

3. ปฏบตตามคาสงนนและควรจดทาสมดบนทกการรบคาสงทางโทรศพทโดยระบวนทเวลา เรอง และรายละเอยด เพอประโยชนในการตดตามเรองราวในภายหลง

4. การตดตอทางโทรศพท การตดตอทางโทรศพท เปนปจจยสาคญในการทางานในปจจบน ดงนน มารยาทในการใชโทรศพทจง

เปนเรองทจาเปนและเปนคณสมบตพนฐานของผใชทกคนไมจากดเฉพาะผทาหนาทเลขานการเทานน มารยาททดในการรบและตดตอทางโทรศพทจะสงผลและภาพลกษณตอผบงคบบญชาของเลขานการทานนนดวย

5. ขอพงปฏบตในการใชโทรศพท

1. เวลาตอสายโทรศพทหากตอสายผดควรกลาวคาวา “ขอโทษ” ทตอสายผดไมควรวางสายไปเฉยๆ 2. ควรเลอกเวลาตดตอทางโทรศพทใหเหมาะสม ไมควรโทรศพทในยามวกาล หรอในชวงเวลา รบประทานอาหารกลางวน หรออาหารเยน หรอในเวลาเลกงาน 3. ไมควรตอโทรศพทเลนเพอกลนแกลงผอยปลายสาย 4. ไมควรพดโทรศพทนานเกนไป เพราะอาจจะมผอนรอใชสายหรอมสายอนรอเรยกสายอย 5. ไมควรรบโทรศพทแลววางหไป โดยไมกลาวอะไรเลย 6. ไมควรหวเราะหรอพดลอเลนกบคนใกลเคยงขณะโทรศพทอย 7. ไมควรอม ขบเคยวขนม หรออาหาร หรอสบบหร ขณะโทรศพท 8. ไมควรใชวาจาไมสภาพหรอพดไมมหางเสยง

6. การตอสายโทรศพทใหผบงคบบญชา ทงการตอออกและรบสายเขา และการโตตอบโทรศพทมขอควรปฏบตดงน การรบโทรศพท

1. รบสายทนทเมอมเสยงโทรศพทเรยกเขาดง เมอมเสยงโทรศพทเรยกเขาอยาปลอยใหเสยงโทรศพทดงอยเปนเวลานาน เพราะจะทาใหผตดตอมาเขาใจวาไมมผรบ ทาใหวางสายไปเสยกอน และกรณเปนเรองสาคญจะทาใหเกดความเสยหายได

2. เมอรบสายแลวใหกลาวคาวา “สวสด”บอกชอและสถานทอยของผรบ (บางครงอาจบอกเพยงสถานท) เพอใหผมาตดตอมความมนใจวาเปนสถานททตองการจะตดตอดวย

3. การใชนาเสยงทสภาพและนมนวลพดใหชดเจนและใชถอยคาใหเหมาะสม 4. กรณเปนการรบสายทตองการตดตอกบผอนในหนวยงานเดยวกน ตองรบแจงใหผนนทราบทนท

เพอไมใหผทตดตอรอนาน หากผนนยงไมสามารถรบสายไดทนทควรแจงใหผทตดตอทราบวาผนนกาลงตดภารกจอะไรอยเชนกาลงใชสายโทรศพทอยเปนตน เพอใหผทตดตอมาตดสนใจวาจะรอสายหรอใหตดตอกลบหรอจะตดตอมาใหมภายหลง

5. กรณเปนการรบสายทตองการตดตอกบผบงคบบญชาโดยตรง (กรณทผบงคบบญชาอยและไมมคาสงทประสงคจะรบสายโทรศพท) ควรกลาวคาขอโทษเพอขอทราบถงชอและสถานทของผตดตอมาตวอยางเชน “ขอประทานโทษนะคะ (ครบ) ไมทราบวาใครจะเรยนสายดวย” หรอ“ไมทราบวาจะใหเรยนทาน

วาใครประสงคจะเรยนสายดวย” หรออาจใชวธแนะนาชอตนเองกอนแลวรบกวนขอทราบนามของผตดตอมาเชนดฉน (ผม) ชอ......รบกวนขอทราบนามของทานคะ (ครบ)แลวจงบอกใหผตดตอมาคอยสกคร ผทาหนาทเลขานการจะตองจดจาชอและสถานทของผทตดตอมา แลวรายงานใหผบงคบบญชาทราบ เพอใหผบงคบบญชาพจารณาตดสนใจวาจะรบสายนนหรอไมกรณผบงคบบญชายนดรบสายนนกสามารถโอนสายใหไดเลยแตควรแจงใหผตดตอทราบวากาลงจะโอนสายนนใหผบงคบบญชา ซงตองระวงกรณการโอนแลวสายหลดหากสายหลดแลวผตดตอนนไดตดตอกลบมาใหมตองกลาวคาขอโทษสาหรบกรณสายหลดดวย แตในกรณทผบงคบบญชาไมประสงคจะรบสายของบคคลทตดตอเขามาเปนหนาทของเลขานการทจะตองแจงใหผตดตอเขามาทราบโดยวธการทนมนวลและไมเสยความรสก เชน อาจจะใชโทรศพทเพอตดตอกลบภายหลงหรอทานกาลงรบจะไปประชมและใหเรยนขอเบอรตดตอกลบไว เปนตน

6. กรณการรบโทรศพทในกรณทผบงคบบญชาไมอย เราตองแจงใหผตดตอมาทราบทนทวาผบงคบบญชาไมอยและควรจะบอกถงสถานทอยของทานในขณะนน (ถาพจารณาแลวไมเปนความลบ) เชน “ทานไมอยคะ (ครบ) ไปประชมท..........” เปนตน รวมทงบอกกาหนดเวลากลบเขามายงททางานดวยเชน “ทานจะกลบเขามาประมาณ........” เปนตน ทงนเพอใหผตดตอเขามาพจารณาวาจะดาเนนการอยางไรเชน อาจจะตดตอเขามาใหม ตดตอทางโทรศพทเคลอนท เปนตนนอกจากนเราจะตองแจงใหผตดตอทราบวาเรายนดและเตมใจทจะรบใชผตดตอเขามาอยางจรงใจเชน “มอะไรใหดฉน (ผม) รบใชหรอไมคะ (ครบ)” ซงอาจเปนการบนทกขอความการปฏบตธระแทนการตอบสนองปญหาบางเรองหรออน ๆ เทาทจะสามารถทาไดเพอใหผทตดตอเขามาเกดความรสกทดและรสกวาไมเสยเวลาเปลา

7. กรณทผตดตอมาตองการใหผบงคบบญชาตดตอกลบ จะตองจดรายละเอยดชอสถานทตดตอ เบอรโทรศพท ตลอดจนเรองทตดตอไว รวมทงกาหนดเวลาทประสงคจะใหตดตอกลบเพอมใหเกดขอผดพลาดได

8. การจบการสนทนาทางโทรศพท ควรจบดวยคาพดทสภาพและควรรอใหฝายทตดตอเขามาวางหโทรศพทกอนแลวจงวางสายตามและจดสายโทรศพทใหเขาทใหเรยบรอยการตอโทรศพท ควรปฏบตดงน

8.1 มสมาธในการกดหมายเลขโทรศพทเมอมผรบสายแลวใหกลาวคาวา“สวสด”พรอมแนะนาชอและสถานทของตนเองเชน “สวสดคะ” (ครบ).....ดฉน (ผม) ระบชอ.....จาก.........(ชอหนวยงาน) แลวแจงความประสงคทตองการกบผรบสาย

8.2 การใชนาเสยงตองสภาพนมนวลพดใหชดเจนและใชถอยคาใหเหมาะสม 8.3 กรณเปนการตอโทรศพทใหผบงคบบญชา หลงจากแนะนาตนเองและหนวยงานแลว ใหบอกชอ

และตาแหนงของผบงคบบญชาวาประสงคจะตดตอกบผใด หากบคคลผนนไมอยจะตองสอบถามนามของผรบสายรวม ทงขอขอมล วน เวลา หรอสถานท ทจะตดตอบคคลนน ๆ ไดหรอขอขอแนะนาในการตดตอแลวจดบนทกไว เพอนาเรยนผบงคบบญชาใหทราบตอไปหรออาจฝากหมายเลขโทรศพทไวกได

8.4 จบการสนทนาดวยคากลาว “ขอบคณ” หรอ คาพดทสภาพแลววางสายโทรศพทดวยกรยาทนมนวลไมทาใหเกดเสยงกระแทกอนจะทาใหผรบสายเกดความรสกทไมดและเสยภาพพจนของหนวยงานได

การบนทกขอความทไดรบทางโทรศพทมขอควรปฏบตดงนคอ

1. สอบถามและบนทกรายละเอยดการสนทนาใหไดใจความมากทสดเพอใหผรบบนทกนนสามารถเขาใจความหมายทสอสารได

2. บนทกหมายเลขโทรศพท ชอบคคล สถานทของผตดตอมา และของผทตองการใหตดตอกลบอยางชดเจนและถกตอง ควรมการทบทวนระหวางการสนทนาดวย

3. กรณทใหตดตอกลบ เมอจดรายการบนทกอยางละเอยด แลวใหนาใบบนทกนนไปวางทโตะทางานผเกยวของ หากเปนของผบงคบบญชาควรทาสาเนาไวดวยเพอคอยเตอนผบงคบบญชาหรอเปนขอมลกรณทผบงคบบญชาใหตดตอกลบ

4. เพอปองกนความผดพลาดและเปนประโยชนในการบนทก ควรจดทาแบบฟอรมการบนทกขอความไวใชในหนวยงาน 7. การตรวจสอบกลนกรองเอกสารตาง ๆ กอนน าเสนอผบงคบบญชา

งานเลขานการเปนงานทตองตรวจสอบเอกสารตาง ๆ ทมมาเสนอผบงคบบญชา ไมวาจะเปนแฟมงาน

จดหมายหรอเอกสารอน ๆ มขอควรปฏบตดงน 1. เมอไดรบแฟมงาน จดหมายหรอเอกสารอนใดจะตองจดการดานธรการใหเรยบรอยกอน คอการ

ลงทะเบยนรบ แยกประเภทของเอกสารตามหนวยงานนน ๆ เพอสะดวกตอการสบคนตอไป 2. การตรวจสอบเอกสารนนจะตองอานรายละเอยดใหทราบวาเปนเรองอะไรจากหนวยงานไหนและม

ประเดนสาคญอยางไร หากมประเดนทยงมขอสงสยควรสอบถามหรอจดหาขอมลเพมเตมเพอเปนการเตรยมพรอม เมอผบงคบบญชาสอบถามจะไดชแจงถกตองหรอมขอมลประกอบเพอนาเสนอตอไป

3. กรณทเอกสารนนเปนเรองเกยวกบการนดหมายเชนกาหนดการนดประชม กาหนดงานพธ งานพระราชพธ หรอนดหมายอยางอน ๆ ควรจะบนทกขอมลลงในสมดนดหมายดวย เพอสะดวกในการใหขอมลเมอมผมาตดตอหรอผบงคบบญชาถาม

4. กรณเปนจดหมายถงผบงคบบญชาซงจะมทงจดหมายสวนตวและจดหมายราชการผทาหนาทเลขานการจะเปนผเปดซองจดหมาย ยกเวนจดหมายสวนตวของผบงคบบญชาโดยทวไปแลวไมสามารถทราบไดเลยวาจดหมายแตละฉบบนนจดหมายใดเปนจดหมายสวนตว จะทราบกตอเมอไดเหนขอความในจดหมายนน ๆ ซงเลขานการควรแยกจดหมายแตละประเภทและจดลาดบความสาคญของเอกสารทจะนาเสนอ การเปดซองตองระมดระวงไมใหซองฉกขาด ควรใชกรรไกรตดรมซองจดหมายหรอใชทเปดซองจดหมาย จดหมายสวนตวจะไมมการบนทกหรอดาเนนการทางธรการ สาเหตของผททาหนาทเลขานการจะตองตรวจสอบจดหมายกอนเนองจากในบางครงอาจจะมจดหมายประเภทใบปลวโฆษณาหรอแผนปลวรองเรยนทไมมผลงนาม ซงควรใชดลยพนจในการตรวจสอบเอกสารกอนนาเสนอ

5. กรณเปนเอกสารลบ มประทบตราวา“ลบ”ผททาหนาทเลขานการจะตองดาเนนการดวยความระมดระวงและเกบความลบตามระเบยบของทางราชการอยางเครงครด มควรแพรงพรายใหบคคลอนทราบและควรศกษานสยของผบงคบบญชาวาเขมงวดกบจดหมายลกษณะนหรอไม ถาเขมงวดกไมสมควรเปดควรใหผบงคบบญชาเปดเองแตถาผบงคบบญชาอนญาตใหเปดไดกสามารถเปดและนาเสนอได

8. การเตรยมค ากลาวสนทรพจนตาง ๆ

เนองจากผบงคบบญชามภาระหนาทมาก ไมมเวลาทจะจดสนทรพจนหรอคากลาวตางๆ ดวยตนเองดงนนจงตองเปนงานของเลขานการทจะตองเตรยมคากลาวและสนทรพจนในโอกาสตางๆ ใหแกผบงคบบญชา บางครงกเปนเพยงการเรยบเรยงเรองราวหรอจดเตรยมบางสงบางอยางทใชเปนแนวทางใหแกผบงคบบญชาในการกลาวเทานน ซงมขอควรปฏบตดงน

1. เตรยมศกษาหารายละเอยดเพอเปนขอมลเบองตนในการจดเตรยมคากลาวหรอสนทรพจนนน ๆ ทงในเรองของรปแบบและเนอหา เชน คาขนตน ของคากลาวจะตองกลาววาอยางไรโดยรปแบบของคาขนตนจะตองอาศยขอมลประกอบคอจะทราบถงองคประกอบของงานทจดขนวามผใดรวมงานบางโดยใครเปนประธานในพธ มตาแหนงและมยศศกดไลเลยกนไปตามลาดบเปนตนในสวนของเนอหากตองเปนขอมลทถกตองเชอถอไดเปนขอมลปจจบนบางครงอาจตองคนควาขอมลบางประการเชน ประวตความเปนมา สถต เปนตน เพอเพมความนาสนใจแกผรบฟงและแสดงถงความรอบรของผกลาว

2.คดเลอกตวอยางสนทรพจนหรอคากลาวของบคคลอน ๆ ในเรองหรอประเภทเดยวกนเปนแนวทางสาหรบผบงคบบญชา เพอใชเปรยบเทยบและแกไขสนทรพจนหรอคากลาวทไดจดเตรยมไวแลวและตรวจสอบทานคาผดทอาจเกดขนพรอมแกไขกอนนาเสนอใหพจารณาตอไป

9. การตอนรบผทมาตดตอ

ผบงคบบญชาอาจมแขกหรอผทตดตอเพอเขาพบ มทงนดไวลวงหนาและไมไดนดไวลวงหนา สงทผทาหนาทใหการตอนรบจะตองมหรอแสดงออก มดงน

1. แสดงอธยาศยอนด คอ ผตอนรบตองแสดงตอผมาตดตอดวยความรสกจากใจจรงมใชแสรงทา ควรกระทาดวยกรยาธรรมดา ออนนอม แมบคคลนนจะมฐานะตากวาตนกตาม อยาแสรงทา ซงจะทาใหผทมาตดตอไมพอใจอนจะทาใหเกดทศนคตทไมดตอองคกรได

2.แสดงความเอาใจใส คอ ผตอนรบจะตองเขาใจธรรมชาตของมนษยในขอหนงวา“มนษยเราชอบใหใครสนใจตน”ผตอนรบจะตองไมแสดงกรยามนตง หรอไมเตมใจตอนรบผทมาตดตอไมวากรณใด ๆ ทงสน

3. สอบถามและทกทาย คอ ผททาการตอนรบควรทกทายปราศรยกอนทนท เมอมผมาตดตอไมวาผ

ทมาตดตอจะมาหาผใดกตามกอยาปลอยใหผทมาตดตอยนรอหรอเกอเขน เพราะบางครงผมาตดตอบางคนไม

ทราบวาจะตดตอสอบถามจากทใด ดงนนผตอนรบควรจะเชญดวยการแสดงความเอาใจใสและทกทายดวยคา

สภาพเชน “สวสดคะ (ครบ) ดฉน (ผม) จะชวยอะไรคณไดบาง” หรอ “ขอโทษคะ (ครบ) คณตองการพบใคร

คะ (ครบ)” หรอ “มาตดตอเรองอะไรคะ (ครบ)”เปนตน ซงการทกทายดงกลาวจะชวยใหผมาตดตอรสกสบาย

ใจขนบางและทาใหทราบถงเรองของเขาดวย เมอทราบแลวกจะสามารถใหคาแนะนาหรอดาเนนการตามความ

ประสงคของผทมาตดตอได

ในการตอนรบผทมาตดตอ ผททาหนาทเลขานการจะตองตระหนกอยเสมอวาตนเองเปนตวแทนของสานกงาน ควรจะตองพดใหเกดทศนคตทดตอสานกงานฯ ดงนน ผททาหนาทเลขานการจะตองเปนผมลกษณะทด มวาทศลป มความอดทนรอบคอบ เขาใจสภาวะและจตใจของผทมาตดตอซงมหลากหลายประเภทและตองสามารถหาวธสอบถามเพอใหทราบถงความตองการของผทมาตดตอ จะไดอานวยความสะดวกไดอยางถกตองและเปนประโยชนตอสานกงานรวมทงสามารถแกไขปญหาเฉพาะหนาได มขอควรปฏบต ดงน

1. เมอมผมาตดตอ ตองแสดงทาทางทเปนมตรใหผทมาตดตอมความรสกวาเรายนดทจะตอนรบ มสหนาทยมแยมแจมใส ในกรณทผทมาตดตอเปนผอาวโส ควรใหเกยรตดวยการยนตอนรบ ในบางครงสาหรบผอาวโสทมความสาคญเปนกรณพเศษ การลกขนและเดนตามไปใหการตอนรบเปนสงทสมควรกระทา

2. ตองมกรยามารยาททเรยบรอย ไมแสดงความรงเกยจหรอแสดงกรยาเบอหนายราคาญใหปรากฏ 3. การพดหรอถามตองเปนไปในลกษณะทแสดงความสภาพออนนอม หากขณะทมผทมาตดตอแตเรา

ยงไมอาจจะใหการตอนรบหรอซกถามไดเนองจากตดธระสาคญควรเชอเชญใหนงรอกอน และรบทาธระใหเสรจหากไมใชธระสาคญจะตองเลกธระนนเพอใหการตอนรบและซกถาม

4. กรณผทมาตดตอในโอกาสเดยวพรอมกนหลายทาน ควรใหความสนใจและการตอนรบอยางทดเทยมกน

5.ใชความสามารถทจะสรปรวบรดความประสงคของผทมาตดตอ เพอมใหเสยเวลามากนก แตตองระมดระวงไมใหเปนการเรงรดจนเกนไป ซงจะเปนเรองทเสยมารยาทและไมตรอนด

6. จะตองมความฉลาดและไหวพรบในการตดสนใจใหบคคลทมาตดตอเขาพบผบงคบบญชาหรอไม หรอเรยนถามผบงคบบญชาในเบองตนไวกอนวาประเภทใดบางททานไมประสงคทจะใหเขาพบ จะไดหาวธการแจงใหผทมาตดตอทราบ โดยไมใหรสกวาเขาไมไดรบการตอนรบหรออาจจะถามเปนกรณ ๆ ซงวธนตองอาศยความแนบเนยนกวาในกรณแรกเพราะเปนกรณทเขาทราบแลววาผบงคบบญชาอย แตไมทราบสาเหตวาทาไมเขาถงเขาพบไมได เราตองหาสาเหตทเหมาะสมและไมทาใหผมาตดตอเกดความรสกไมดตอผบงคบบญชา

7. กรณบคคลนนเปนผทผบงคบบญชาใหเขาพบได หากผบงคบบญชายงมแขกอนอยหรอตดภารกจบางประการททาใหตองรอเวลากอน ผทาหนาทเลขานการจะตองตอนรบดวยการเชอเชญใหนงคอยในททเหมาะสมเชนหองรบรองผมาตดตอ และจดหาหนงสอรวมทงเครองดมมารบรองระหวางทรอพบผบงคบบญชา หากเลขานการพอมเวลาวางพอกสามารถพดคยในเรองธรรมดาทวไปแตหากไมวางกสามารถพดจาขอตวไปทางานทคางไว โดยบอกกลาวกบผรอวาเมอผบงคบบญชาพรอมใหเขาพบแลวจะรบมาเรยนเชญทนท

10. การนดหมาย

ผทาหนาทเลขานการจะตองรบผดชอบในการนดหมาย ตลอดจนการบนทกนดหมายนนไวเปนลายลกษณอกษร จะตองมการวางหลกเกณฑการเขาพบไวดวย มขอควรปฏบต ดงน

1. ควรจดบนทกการนดหมายไวทกครง เพราะเปนสงทจาเปนและจะตองกระทาอยางรอบคอบดวย ไมควรใชวธจาเพราะอาจเกดขอผดพลาดได

2. การรบนดหมายจากบคคลภายนอก ตองขอทราบรายละเอยดทงชอ-สกล เรองทนดหมาย วน เวลา สถานทนดหมายรวมทงหมายเลขโทรศพท และสถานทตดตอกลบเพอสอบถามและแจงนดหมายใหตรงกบวนเวลาตามความประสงคของผบงคบบญชาในการรบนดได

3. การขอนดหมายใหผบงคบบญชาพบบคคลภายนอก ซงสวนใหญจะเปนบคคลในระดบทสงกวาผบงคบบญชา ดงนนผทาหนาทเลขานการจะตองขอคาปรกษาจากผบงคบบญชาและจดกาหนดวน เวลา ทสะดวกในการขอนดหมายอยางนอย 2 เวลา ซงอาจจะระบเวลาทแนนอนหรอชวงเวลาเพอใหผทตดตอเลอกไดสะดวกขนเชน “วนจนทรท 11 เวลา 11.00 น. หรอวนองคารท12 เวลา 11.00 น. หรอวนจนทรท 10 ขอชวงเชาหรอบายกได” เปนตน

4. กรณทมบคคลมาตดตอโดยมไดนดหมาย ผทาหนาทเลขานการจะตองสอบถามกอนวาไดมการนดหมายไวลวงหนาหรอไม

4.1 กรณทไมไดมการนดหมายไวและผบงคบบญชาอยในสานกงาน ผทาหนาทเลขานการจะตองเปนผตดสนใจในเบองตนอยางรวดเรววาสมควรจะใหพบผบงคบบญชาหรอไม แตการตดสนนนไมควรดจากการแตงกายของบคคล เพราะบางคนแตงกายดมาก แตอาจมาขายประกนหรอบางคนแตงกายธรรมดาแตเปนบคคลสาคญกได ถาพจารณาแลวเหนวาบคคลนนไมสมควรใหเขาพบผบงคบบญชา ผทาหนาทเลขานการจะตองใชวาทศลปในการพดใหบคคลนนเขาใจวาผบงคบบญชาตดภารกจสาคญอย ไมอาจใหเขาพบได ดงนน อาจขอใหฝากขอความเพอใหผบงคบบญชาพจารณาและกาหนดวนนดหมายในวนหลง ซงจะแจงใหทราบทางโทรศพทอกครงเปนตน สวนในกรณทพจารณาแลวสมควรจะนาเรยนผบงคบบญชาเพอพจารณาอนญาตใหเขาพบหรอไม ผทาหนาทเลขานการควรขอทราบชอหรอขอนามบตรของผนน รวมทงเรองทขอเขาพบดวยเพอนาเรยนผบงคบบญชาทราบ

4.2 กรณทไมไดนดหมายลวงหนาและผบงคบบญชาไมอยในสานกงานควรขอทราบชอนามสกลและธระของผทมาตดตอและบนทกนาเรยนใหผบงคบบญชาทราบในภายหลง

5. กรณทไดมการนดหมายไวลวงหนาแลว ผทาหนาทเลขานการจะตองนาเขาพบตามเวลาหรอกอนเวลาหากผบงคบบญชาสะดวกและไมมภารกจอนและผทาหนาทเลขานการควรทกทายโดยการเอยนามของผทมาตดตอจะทาใหเขารสกวาไดรบความสนใจและเอาใจใสทาใหเกดความประทบใจตอการตอนรบและเปนเจาบานทดเชน “สวสดคะ (ครบ) คณ...............ทนดไวใชหรอไมคะ(ครบ) เชญนงรอสกครคะ (ครบ) ดฉน (ผม) จะนาเรยนใหทานทราบวาคณ...........มาถงแลว” เปนตน

6. การเรยนใหผบงคบบญชาทราบถงกาหนดการนด หากผบงคบบญชาอยเพยงลาพงอาจเรยนโดยตรงดวยวาจาแตหากทานกาลงมแขกหรอกาลงประชมใชวธการเขยนโนตสน ๆ นาเรยนหรออาจแนบนามบตรของผขอเขาพบไปดวยกได

7. กรณผนดหมายไวหรอผทไดรบอนญาตใหเขาพบใชเวลาเกนทนดหมายหรอเกนเวลาทควรมากและผบงคบบญชามภารกจอยางอนทตองทา เชน มแขกคนตอไปหรอมประชมควรโทรศพทหรอเขยนขอความสน ๆ เรยนใหผบงคบบญชาทราบ

8. ผทาหนาทเลขานการจะตองสามารถจดจาชอและจาบคคลไดอยางแมนยา อนจะเปนประโยชนสาหรบการตอนรบทเหมาะสมและดยงขนในโอกาสตอไป

11. การใหขอมลตางๆ

ผทาหนาทเลขานการจะตองเปนผทควรจดจาหรอรอบรเรองราวตาง ๆ ไดหมดทกอยางซงจะเปนการ

รอบรในลกษณะกวาง ๆ ไมไดเจาะลก แตถาสามารถรในเชงลกไดยงจะเปนประโยชนตอการทางาน ดงนน เพอใหการปฏบตงานเปนไปอยางมประสทธภาพ รวดเรว และถกตอง มขอปฏบตดงน

1. จะตองเปนผทใฝรและขวนขวายหาอปกรณหรอหนงสออางองตาง ๆ มาประกอบในการทางานอยเสมอหนงสอทควรมอยประจา เชน พจนานกรมฉบบราชบณฑตยสถาน พจนานกรมองกฤษ-ไทย สมดรายนามผใชโทรศพท นามสงเคราะหสวนราชการไทย ระเบยบงานสารบรรณ แผนทประเทศไทย แผนทโลก เปนตน สวนหนงสออน ๆ ทจาเปนเกยวกบการทางาน เชน การประดบเครองราชอสรยาภรณ การใชคาราชาศพท หนงสอพมพรายวน รายสปดาห

2. การใหขอมลแกผบงคบบญชา ควรเปนขอมลทถกตองและชดเจนแนนอน ในกรณทไมสามารถใหคาตอบไดในทนท เนองจากไมมรายละเอยดหรอไมแนใจวาจะถกตอง ผทาหนาทเลขานการไมควรจะใหคาตอบ ควรเรยนใหผบงคบบญชาทราบตามความเปนจรงวาไมทราบเรองนหรอยงไมแนใจในเรองน แตจะรบหาขอมลมานาเรยนใหทราบโดยเรว ตองจาไววาการใหขอมลทผด ๆ แกผบงคบบญชาเพอรกษาหนาตนเองวาเปนผรทกเรองนนจะทาใหผบงคบบญชาเสยหนาเมอทานนาขอมลทไดจากเราไปบอกกลาวกบคนอนหรอใชในการตดสนใจผลทจะเกดตามมาภายหลงจะเปนเรองทเสยหายยงตอการทาหนาทของเลขานการ

3. การจดเอกสารทเปนระบบจะทาใหการใหขอมลหรอการคนหาเปนไปดวยความรวดเรวและทนตอความตองการของผบงคบบญชา

12. การรางหนงสอราชการ จดหมายราชการ

การรางหนงสอราชการหรอรางจดหมายถงหนวยงานทงภายในและภายนอกเปนหนาทของเลขานการทจะตองทาอยเสมอ มขอควรปฏบต ดงน

1. จะตองศกษาความเปนมาและวตถประสงคของเรองนน ๆ เสยกอนโดยมหลกทควรรกอนการรางหนงสอคอ

- จากใครถงใคร(Who) - ดวยเรองอะไร(What) - ทาไมตองแจงเรองน(Why) - ทไหน(Where) - เมอไร (When) - อยางไร(How) 2. รางหนงสอใหถกตองตามรปแบบของหนงสอตามระเบยบงานสารบรรณ เชนหนงสอราชการ

ภายนอก บนทกขอความ จดหมาย เปนตน 3. กรณทมการตดตอกนมากอนจะตองมการอางถงความเดมเสยกอน เพอเปนการอางองเรองนนใหผ

รบทราบ สวนกรณทเปนเรองใหมยงไมไดเคยตดตอกนมากอน จะตองเกรนนาถงความเปนมาของเรองนน ๆ เปนการปพนฐานความเขาใจในเรองทมหนงสอนน ๆ ตอจากนนจะตองแจงวตถประสงคของหนงสอและความมงหมายทเราประสงคจากผรบหนงสอนน ๆ สรปกคอการรางหนงสอโดยปกตตองมประมาณ 3 ยอหนา (บางเรองอาจมเพยง 2 ยอหนากได) ดงน

3.1 ยอหนาแรกเปนการเกรนนาความเปนมาของเรอง 3.2 ยอหนาทสองเปนวตถประสงคของการเขยนหนงสอฉบบน 3.3 ยอหนาสดทายเปนความมงหมายใหผรบหนงสอดาเนนการ

4. การรางหนงสอจะตองไมใชภาษาพด คาฟมเฟอยและควรหลกเลยงการใชคาซา ๆกนการใชสรรพ

นาม การสะกด คาการนต เครองหมายวรรคตอน จะตองถกตอง 5. จะตองจดจา แบบวธการเขยนหนงสอ ตลอดจนถอยคา หรอสานวนของผบงคบบญชาทชอบใชอย

เสมอ เพอใหการรางหนงสอเปนทพอใจและมการแกไขนอยทสด

เทคนคการตรวจแกไขเอกสารการพมพ กอนทจะลงมอพมพเอกสารทกครงจะมตนฉบบซงเรยกวา “ตนราง” เกดขนทกครงการพมพเอกสาร

ใด ๆ กตาม จะตองทาการตรวจและแกไขตนรางนน ๆ ใหถกตอง โดยใชเครองหมายตรวจราง เปนเครองมอในการแกไขตนรางแตละฉบบ ตนรางทเกดขนอาจมลกษณะเปนลายมอหรอเปนการพมพขนกตาม เมองานฉบบ

จรงเสรจเรยบรอย เลขานการจะตองเปนผรบผดชอบตอเอกสารทจะสงออก ไมวาจะเปนเรองของสานวนภาษา ตวสะกด การนต รปแบบของงานทพมพ ความสะอาด ความสวยงาม ตลอดจนความถกตองของเนอหา วนท และลายเซนผลงนามในเอกสารนน ๆ การตรวจแกไขเอกสาร

1. เมอพมพตนฉบบเสรจ ควรตรวจทานใหละเอยด กอนทจะเสนอผบงคบบญชาลงนาม 2. ตรวจดความชดเจนของเนอเรองทพมพ ตลอดจนความครบถวนของเนอหาวาตรงกบจดประสงคท ตองการหรอไม 3. กรณพบทผด ใหทาเครองหมายรางกากบไวทนท 4. ตรวจความถกตองของสานวนทใชพมพ ใหถกตามหลกภาษาไทย – ภาษาองกฤษ 5. ตรวจเครองหมายวรรคตอน (Punctuation Marks) โดยเฉพาะอยางยง การพมพจดหมายธรกจ ตางประเทศ 6. ตรวจดตวยอ และตวสะกดวาถกตองหรอไม 7. ตรวจดรปแบบของเอกสาร วาใชถกตองตามประเภทของงานหรอไม 8. การยอหนาของงานฉบบเดยวกน ควรมลกษณะเดยวกนทงฉบบ 9. เรยงหนากระดาษเอกสารใหถกตอง 10. กอนสงพมพทกครง จะตองตรวจทานใหเรยบรอย 11. ตรวจทานขนสดทายกอนทจะนาเอกสารเสนอเพอพจารณา

เทคนคการแบงค า การพมพงานหรอพมพเอกสารแตละครงอาจมความจาเปนตองแบงคา ซงอาจอยชวงทายของบรรทด

บางครงผพมพไมสามารถตดสนใจไดวา ควรจะแบงคาโดยยดหลกเกณฑใด กรณทพมพงานขนผลต หรอ จดหมายตาง ๆ ถาไมจาเปนจรงๆ ผพมพควรจะวางรปแบบใหพอ เหมาะเพอจะไดไมตองแบงคา แตถาจาเปนจะตองแบงคานน ๆ ใหถอแนวปฏบต ดงตอไปน

1. ชอยอ ชอคน ไมควรแบงเพราะถอวาเปนสวนเดยวกน 2. จานวน หรอตวเลข ไมควรแบงใหอยคนละบรรทด 3. คายอ คาสน ๆ ไมควรแบง 4. คาพยางคเดยว จะไมแบงเปนอนขาด 5. พยายามหลกเลยงการใชเครองหมายยตภงค ( - ) ตอนทายของบรรทด 6. ไมควรแบงคาใหหลงเหลอเปนคาสดทายของยอหนา หรอหนากระดาษทพมพ 7. การพมพจดหมายสน ๆ ไมควรมมากกวา 2 ยอหนา 8. ไมควรแบงคาใหมลกษณะซา ๆ กบบรรทดกอน ๆ

9. ไมควรแบงคาใหบรรทดตอไปเหลอเพยงตวเดยว 10. พยายามหลกเลยงการแบงคาใหมากทสดเทาทจะทาได

การตรวจทานกอนสงออก เอกสารทกฉบบทผลตขนจากหนวยงานถอไดวาเปนหนาเปนตาของหนวยงานนน ๆหากมขอผดพลาด

หรอความบกพรองของเอกสารเสนอตอบคคลภายนอก ยอมเกดเปนภาพพจน ทเสยหายของหนวยงานโดยปรยาย ดงนนกอนทาการสงออกทกครงพงแนใจวา

- ใชกระดาษคณภาพด กระดาษตนฉบบและสาเนาควรมลกษณะเดยวกน ถาเปนการพมพจดหมาย ควรใชกระดาษและซองจดหมายทมคณภาพ และสอยางเดยวกน - ใชระยะบรรทดในการพมพทถกตอง เหมาะสมกบลกษณะงาน - การยอหนา ถกตองตามหลกการพมพ โดยปกตการพมพจดหมายทเปนทางการภาษาไทยยอหนา 10 เคาะ ภาษาองกฤษยอหนา 5 เคาะ - เวนระยะกนหนา กนหลง ไดเหมาะสมสวยงาม - ตรวจดความถกตองของวนท และลายเซนผลงนามในเอกสารนน ๆ ใหครบถวน - กอนนาจดหมายบรรจซองตองดใหแนใจวา ชอผรบกบชอบนซองจดหมายตรงกนเอกสารสาคญ โดยทวไปนยมใชซองหนาตางเพอกนความผดพลาด

13. การจดเกบรกษา ยม และท าลายเอกสาร

การจดเกบและรกษาเอกสาร หนงสอ ใหเปนระเบยบเรยบรอย ทงนจะเหนไดวา ในแตละวนจะมหนงสอเสนอมาเปนจานวนมาก การจดเกบเอกสารเปนสงสาคญ ระบบการเกบเอกสารจะแยกเปนเอกสารราชการ และเอกสารสวนตวของผบรหาร เลขานการ จะตองเรยนรวธการเกบเอกสารตาง ๆ เพราะงานเกบเอกสารเปนหนาทของเลขานการ เอกสารทเกบนนเปนเอกสารของผบรหาร ของสานกงาน และของสวนตวเลขานการ ระบบการเกบเอกสารเขาแฟมนนยอมแตกตางกนไป ตามประเภทของสานกงานหรอธรกจแตละแหง แตหลกของการเกบเอกสารนนคอ ตองการคนหาเรองไดรวดเรวและรวบรวมเรองทเกยวของเปนหมวดหม เพอความประหยดเวลาในการเกบคนควา คาใชจายและสถานทเกบ เปนสาคญ การเกบเอกสารมวธเกบไดหลายวธ เชน เกบตามพยญชนะ (Alphabetical Filing) การเกบตามภมศาสตร (Geographical Filing) การเกบตามตวเลข (Numberic Filing) และการเกบตามชอเรอง (Subject Filing) นอกจากการเกบเอกสารแบบดงกลาวแลวน ยงมการแยกเกบยอยลงไปอกสดแลวแตเอกสารแตละชนด และแตละประเภทของสานกงานนน ๆ โดยแยกประเภทเกบตามชอเรองตามหนวยงาน/บคคล ทเกยวของ เพอสะดวกตอการคนควาไดอยางรวดเรว โดยทาสารบญแฟมเพอการคนเรอง การเกบหนงสอจะพยายามเกบเขาแฟมใหหมดในวนหนง ๆ มเชนนนแลวเอกสารจะกองมากขนและทาใหเกดความสบสน เอกสารอาจสญหายได การจดแฟมเอกสารจะเกบในตเกบเอกสารโดยแตละลนชกจะมปายชอ เรองหรอหมวดเอกสารเอาไวขางหนาลนชก ถามการยมแฟม จะมการลงบญชชอผยม และวน เดอน ป ทยมไว จนกวาผนนจะนาแฟมมาคน สาหรบหนงสอลบหรอหนงสอ

สวนตวของผบงคบบญชา เลขานการ ควรจะปรกษากบผบงคบบญชา วาจะเขยนหรอเรยกชอแฟม วาอะไร ควรใชอยางไร เพอจะไดเปนทรกนระหวางตวเลขานการกบผบงคบบญชาสองคน เพอจะคนเรองไดถกตองการเกบเอกสารเปนเรองทเลขานการจะตองใสใจ และมความแมนยา เกบเอกสารวธใด เกบอยางไร เมอถงเวลากจะตองคนหาไดอยางรวดเรวไมเสยเวลา เลขานการจะตองเกบเอกสารใหเปนระบบ อยาเกบเอกสารแบบตวเองรคนเดยว และอธบายถายทอดใหผอนฟงไมรเรอง เพราะหากเลขานการมเหตจาเปนตองไปธระนอกหนวยงานหรอลาพกผอน ลาปวย ลากจ ผทมาทาแทนจะไดหยบเอกสารไดสะดวกไมวนวายสบสนเนองจากการจดเกบเอกสารเปนเรองสาคญ ผจดทาจงขอหยบยกระบบการจดเกบเอกสาร สงทควรจะคานงถง ปรมาณของเอกสาร ลกษณะงาน รายชอแฟมเอกสาร และอปกรณในการจดเกบ

วธการเรยงเอกสาร

1. การเรยงตามตวอกษรภาษาไทย - ภาษาองกฤษ แบงออกเปน - การเรยงตามชอเรอง ในกรณทชอเรองของเอกสารมความสาคญไดแกเอกสารประเภท

จดหมายสงซอ จดหมายทวงหน ใบเสรจรบเงน ใบสาคญจายเงน การใหชอเรองตองสนกระทดรด และมความหมายชดเจน

- เรยงตามชอคน ชอกจการ เปนระบบทมการจดเกบเอกสาร โดยเรยงลาดบตวอกษร ตามชอคน หรอชอกจการ

- เรยงตามภมศาสตร เรยงตามชอทตงประเทศ ภาค จงหวด กรณทหนวยงานมสาขาทตองควบคมงาน ซงอาจจะแบงเปนเขต การตดตอกบตางประเทศ ควรจะเรยงตามชอประเทศตามลาดบ กจะทาใหสามารถควบคมการปฏบตงานใหมประสทธภาพยงขน 2. การเรยงตามเลข เรยงตามหมายเลขของเอกสาร เขยนหมายเลข ตามลาดบการไดมาของเอกสาร

เหมาะกบงานทมเอกสารเปนจานวนมาก ระบบนใชกนมากสาหรบเอกสารชนดตาง ๆ เชน เชคธนาคาร ใบกากบสนคา บญชลกหน บญชเจาหน ใบวางบล ใบสาคญจาย กรมธรรมประกนภย วธการใหหมายเลขอาจใชเปน 1,2,3,4,5....โดยเรยงลาดบกอนหลง อาจกาหนดหมายเลขรายชอเอกสาร ระบบน ปจจบนจะนามาใชกบคอมพวเตอร

3. การเรยงตามวนท เรยงลาดบเอกสารตามลาดบกอนและหลงของการไดเอกสารมา ระบบการจ าแนกเอกสาร

1. จาแนกเอกสารตามหวเรอง 2. จาแนกเอกสารตามชอบคคล 3. จาแนกเอกสารตามทตงหนวยงาน 4. จาแนกเอกสารตามเลขรหส การจาแนกหมวดแฟมตาง ๆ ในระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526

จาแนกเปน 10 หมวด ดงนคอ

1. การเงนงบประมาณ 2. คาสง ระเบยบ มต ค.ร.ม. คมอ 3. โตตอบทวไป 4. บรหารงานทวไป 5. บรหารบคคล 6. เบดเตลด 7. ประชม 8. ทน ฝกอบรม ดงาน 9. พสด ครภณฑ ทดน สงกอสราง 10. รายงาน และสถตตางๆ

การจาแนกหมวดแฟมทง 10 หมวด ใหเปนมาตรฐาน ทกหนวยงานมผลดทาให 1. การใหรหสสามารถทาไดงายกวา 2. ผทาหนาทการจดเกบเอกสารสามารถปฏบตงานแทนกนได

การจาแนกตามชอบคคล หากเปนชาวตางประเทศเรยงนามสกล ชอตน และชอกลาง ตามลาดบ หากเปนชอคนไทยใหเรยงชอตน และชอสกล โดยนาคานาหนาชอวงเลบไวขางทาย

การจาแนกตามชอหนวยงาน ในกรณทหนวยงานมสาขาซงตงอยในเขตทตางกนกระจายออกไปตามทตาง ๆ เมองตาง ๆ

การจาแนกตามเลขรหส โดยใชเลขรหสแทนเรอง เปนระบบทคอนขางยาก ตองมการทาคมอประกอบ เทคนคค าแนะน าในการเกบเอกสาร

1. การจาแนกเอกสารตามเรองหรอหนวยงาน ตองเขยนปายชอหนาลนชกในลนชกใหจดเรยงหมวดแฟม หมวดแฟมยอย ชอแฟม และแฟมยม เรยงจากซายไปขวา

2. ในการเกบเอกสารตามระบบตวอกษรตามชอเรอง ใหจดเกบ 1 เรองใน 1 แฟม ไมควรเกบเอกสารมากกวา 1 เรอง ในแฟมเดยวกน

3. อยาเกบเอกสารทยงไมเจาะรเขาแฟม 4. อยาเกบหนงสอในแฟม ควรเกบหนงสอในต และเขยนแทรกไวในแฟมวา เกบหนงสอไวทไหน 5. ใหเวนชองวางหลงลนชกประมาณ 5 นว 6. หากมการยมแฟมไปตองใส “แฟมยม” แทน แฟมยมจะทากแฟมกไดและไมจาเปนตองมทะเบยน

ยม 7. มการยายเอกสารเกาไปเกบทอนปละครง

การจดเกบเอกสารเปนเรองทสาคญ หากเลขานการทางานโดยไมมวธการจดเกบเอกสารทเหมาะสม จะทาใหเอกสารมากองรวมสะสมทกวน กอใหเกดการหมกหมม ซาซอนของเอกสาร เวลาจะใชงานกหาดวยความยงยากวนวาย คนพบบางไมพบบาง เอกสารบางเรองมความสาคญมากตอองคกร ถาทาเอกสารหาย เลขานการจะถกตาหนทไมเอาใจใส ฉะนนเลขานการจะตองมความรอบคอบ ละเอยดถถวน มระบบการจดเกบทด ถกตองไมหลงลม เมอจะหยบใชกสามารถจะคนหาไดทนทวงท ไมใชเวลานานจนเกนไป และเอกสารอยในสภาพทดดวยการทาลายเอกสาร ในระยะเวลาทผานไป เอกสารบางชนไมจาเปนทจะตองเกบรกษาเลขานการจะตองกลนกรองพจารณาดความเหมาะสมทควรจะเกบรกษาตอ หรอทาลายโดยวธการเผาหรอขาย และจะตองทาบญชรายชอเอกสารททาลายไวดวย เอกสาร แตละชนบางอยางจะมอายการใชงานในเวลา 1 หรอ 2 ป เลขานการจะตองเลอกด ถาหากไมมการทาลายกจะทาใหไมมทเกบเอกสาร

การทางานในกลมงานเลขานการหรอทาหนาทเลขานการผบรหารในสวนคณะจะมลกษณะพเศษกลาวคอจะมการเปลยนผบรหารหรอผบงคบบญชาไปตามวาระของผบรหารและจากปจจยอน ๆ ทไมอาจจะคาดการณลวงหนาได เมอไดเตรยมความพรอมสาหรบการทาหนาทเลขานการแลว กถงขนตอนการนาไปปฏบตจรง การเปลยนแปลงผบงคบบญชาเรยกวาเปนแบบทดสอบในเบองตนของการเปนเลขานการ เมอมผบงคบบญชาคนใหมเราตองใชกลยทธของการเปนเลขานการอยางไรบาง ประการแรกตองใชบคลกภาพ ความสนใจ คอตองศกษาหาความรเกยวกบตวผบงคบบญชา เชน ประวตการทางาน ครอบครว อปนสยใจคอตลอดจนเรองอน ๆ ทเหนวาสาคญกบการทางานรวมกนเพอใหทราบเปนเบองตน ตอมากตองใช ความจดจ าเปนการบนทกขอมลในสมองเพอนามาปรบตวเองใหเขากบผบงคบบญชาใหไดตอไป จะตองจดจาวาเราผเปนเลขานการจะตองปรบตวใหเขากบผบงคบบญชามใชหวงใหผบงคบบญชาปรบตวเขาหาเราเพราะตองทางานรวมกนตอไป ในสวนของการทางานผบรหารจะแบงงานใหแตละคนทางานดานเลขานการตามความสามารถและความถนด นอกเหนอจากงานตาแหนงของตนเอง เปนหนาทของผบรหารทจะสงเกตบคลกภาพของคนในกลมงานและจดวางบคคลใหเหมาะสมกบงาน หากเปนไปไดใหมการหมนเวยนผลดเปลยนกนสาหรบงานทสามารถจะหมนเวยนหรอทดแทนกนไดเพอเรยนรงานรวมกนและประสานงานกนอนจะสงเสรมใหเกดเปนทมเลขานการทมประสทธภาพขนไดในอนาคต(ตรเพชร อาเมอง, 2556) 3.2 ความรความสามารถทจ าเปนส าหรบต าแหนงเลขานการ

ตามประกาศการรบสมครงานของหนวยงานภาคเอกชนในตาแหนงเลขานการตามหนาหนงสอพมพ

ทางอนเทอรเนตหรอสอมวลชนแขนงอน ๆ จะพบวามการกาหนดคณสมบตเกยวกบเพศ อาย คณวฒทางการศกษา ประสบการณ หรออน ๆ ซงพอจะสรปไดดงน

1. มคณวฒการศกษาอยางนอยระดบประกาศนยบตรวชาชพทางเลขานการ จนถงระดบปรญญาตรหรอปรญญาโทขนอยกบลกษณะงานขององคกร ขนาดขององคกรและระดบผบรหาร

2. มความรในงานขององคกรททางานอย 3. สามารถใชชวเลขได และใชภาษาไดมากกวาหนงภาษา คอ ภาษาตางประเทศเชน องกฤษ ญปน

หรอจนเปนตน ขนอยกบการประกอบธรกจขององคกรนน ๆ ซงตองสอสารไดทงเขยน และการพด 4.ตองเปนผมบคลกภาพและอปนสยทด มกาลเทศะและมปฏภาณไหวพรบคลองแคลวทกดาน 5. มความรบผดชอบงานดมาก อดทน ทางานภายใตสภาพกดดนสงไดและมมนษยสมพนธทด 6.สามารถใชอปกรณสานกงานทจาเปนตองาน สามารถใชคอมพวเตอร และโปรแกรมตาง ๆ ได 7. สามารถใหคาปรกษาแนะนาแกผบงคบบญชาตลอดจนการแกไขปญหาอปสรรคของงานในความ รบผดชอบของผบงคบบญชา 8. มความสามารถในการเกบความลบของผบงคบบญชาและองคกร 9. มความสามารถในการตอนรบผมาตดตอ เพอสรางภาพลกษณของผบงคบบญชาและองคกร 10.มความสามารถในการสรางความสมพนธอนดระหวางบคคลหรอองคกรทมาตดตอ 11.มความสามารถในการประชาสมพนธเพอประโยชนของผบงคบบญชา และองคกร 12. เปนผอทศเวลาใหแกการทางาน ในสวนภาครฐหรอภาคราชการนนตาแหนงเลขานการเปนตาแหนงทถกกาหนดขนมาควบคกบ

ตาแหนงผบงคบบญชาระดบสง ๆ เพอชวยแบงเบาและรองรบภารกจของผบงคบบญชาดงนนจงเปนตาแหนงทตองมคณสมบตพนฐานของขาราชการโดยทวไป เชน มสญชาตไทย มอายไมตากวาสบแปดป ไมเปนผมรางกายทพพลภาพจนไมสามารถปฏบตหนาทได ไมเปนผบกพรองในศลธรรมอนด ไมเปนหนสนลนพนตว ไมเคยเปนผถกลงโทษ ไมมประวตเสอมเสยและมคณสมบตเฉพาะสาหรบตาแหนงตรงตามทหนวยงานนน ๆ กาหนดไว

3.3 จรยธรรมและจรรยาบรรณในการปฏบตงาน จรยธรรม คอ พฤตกรรมทใชเปนขอปฏบตในการประพฤตทดทชอบ โดยมพนฐานมาจากกฎหมาย

ศลธรรมหรอจารตประเพณ วฒนธรรมของคนในแตละสงคมจากจรรยาบรรณ คอ หลกความประพฤตปฏบตอนเหมาะสมแสดงถงคณธรรม และจรยธรรมทพงปฏบต ในการปฏบตงาน

1. ตองปฏบตหนาทในความรบผดชอบดวยตนเองอยางสดความสามารถ มงมนซอตรง โปรงใส ยดมนในคณธรรม

2. ตองปฏบตงานตามสายบงคบบญชา รบคาสงและรบผดชอบโดยตรงตอผบงคบบญชาของตนไม ขามสายการบงคบบญชาหากไมมความจาเปน

3. หลกเลยงการวพากษวจารณผบงคบบญชาและผรวมงานทอาจกอใหเกดความเสยหายตอบคคลนนหรอตอองคกร

4. ควรเปดโอกาสและเปดใจรบฟงความคดเหนของผใตบงคบบญชา และเพอนรวมงานอยางมสต

ปราศจากอคตและรบฟงดวยเหตและผล 5. ตองมกรยามารยาทสภาพ แตงกายเหมาะสมตอกาลเทศะ และประพฤตตนเหมาะสมกบหนาท

การงาน ธรรมเนยมทองถนโดยไมสรางความเสอมเสยตอภาพลกษณองคกร 6. หามใชชอขององคกร หรอตาแหนงในองคกร ในการเรยไรเงนเปนการสวนตวไมวาดวย

วตถประสงคใด 7. ควรใหความรวมมอในกจกรรมทองคกรจดขนเพอสรางความสามคคชวยเหลอเกอกลกน 8. หามกระทาการทกอความเดอดรอนราคาญ บนทอนกาลงใจผอน กอใหเกดความเปนปฏปกษ

หรอรบกวนการปฏบตงานทมลกษณะเปนการคกคามทางเพศ ไมวาตอพนกงานขององคกร หรอบคคลภายนอกทเขามาตดตอธรกจ

9. พงเปนผมวนยและประพฤตปฏบตตามกฎระเบยบขององคกร และประเพณอนดงามไมวาจะระบไวเปนลายลกษณอกษรหรอไมกตาม

10. รวมสรางและรกษาบรรยากาศแหงความสามคคและความเปนนาหนงใจเดยวกน ในหม ผปฏบตงาน พงหลกเลยงการกระทาใด ๆ อนจะกระทบตอชอเสยงและภาพลกษณ ขององคกรหรอเปนปญหาแกองคกรในภายหลงได

11. ควรเปนผมศลธรรมอนดและประพฤตตนใหเหมาะสม มสจจะตอตนเองและผอน ละเวนอบายมข และการพนนทกประเภท

12. มจรยธรรมและจรรยาบรรณวาดวยการปฏบตงานเลขานการ

3.4 หลกเกณฑและขนตอนการน า Social Media มาใชรวมในการปฏบตงานเลขานการผบรหาร (การใช Google Calendar)

ในยคปจจบนน คงจะหลกเลยงหรอหนคาวา Social Media ไปไมได เพราะไมวาจะไปทไหน กจะพบเหนอยตลอดเวลา ซงหลาย ๆ คนกอาจจะยงสงสยวา “Social Media” คอ อะไรกนแน วนนจะมารจก ความหมายของคาวา “Social” หมายถง สงคม ซงในทนจะหมายถงสงคมออนไลน ซงมขนาดใหมมากในปจจบนคาวา “Media” หมายถง สอ ซงกคอ เนอหา เรองราวบทความ วดโอ เพลง รปภาพ เปนตนดงนนคาวา Social Media จงหมายถง สอสงคมออนไลนทมการตอบสนองทางสงคมไดหลายทศทาง โดยผานเครอขายอนเทอรเนต พดงายๆ กคอเวบไซตทบคคลบนโลกน สามารถมปฏสมพนธโตตอบกนไดนนเองพนฐานการเกด Social Media กมาจากความตองการของมนษยหรอคนเราทตองการตดตอสอสารหรอมปฏสมพนธกน จากเดมทมเวบในยค1.0 ซงกคอเวบทแสดงเนอหาอยางเดยว บคคลแตละคนไมสามารถตดตอหรอโตตอบกนได แตเมอเทคโนโลยเวบพฒนาเขาสยค 2.0 กมการพฒนาเวบไซตทเรยกวา web application ซงกคอเวบไซตมแอพลเคชนหรอโปรแกรมตาง ๆ ทมการโตตอบกบผใชงานมากขน ผใชงานแตละคนสามารถโตตอบกนไดผานหนาเวบ Social Media คอ สอยคใหมทกาลงเขามามบทบาทสาคญในทกวงการทงชวตประจาวน และการดาเนนธรกจ โดยเฉพาะอยางยงเปนสอทนยมใชสอสารการตลาด เพอการโปรโมทและทากจกรรมการตลาดออนไลนในหลาย ๆ รปแบบ แตสาหรบการนา social media มาใชเปนสวนหนงของกระบวนการ

ภายในธรกจยงเปนสงมขอจากดและอาจจะเปนสงทตองหามอย หลายองคกรในภาครฐและเอกชนกไมอนญาตใหพนกงานใช social media ในการทางาน บางหนวยงานกบลอกเวบไซตประเภท social network ตาง ๆ เพอปองกนไมใหพนกงานเลนในเวลาทางาน เชน facebook, you tube, bit torrent ฯลฯ ดวยเหตผลหลก ๆ ทางดาน productivity ในการทางานความปลอดภย การแยงสญญาณอนเทอรเนต ฯลฯ บางทมการแซวกนเลน ๆ วาหนาทของหวหนาทเพมขนมาอยางหนงกคอ เขาไปตรวจดในเฟซบคเพอทจะจบผดลกนองวามใครออนไลนอยบางในเวลาทางานแตบางองคกรกใหความสาคญกบการใช social media เปนอยางมาก มการสนบสนนใหจดตงหนวยงานทรบผดชอบโดยตรงเรอง social media ขององคกรเลยทเดยว เพอเพมประสทธภาพในการใหบรการลกคา และการบรหารความสมพนธของลกคา สวนการนา socialmedia มาประยกตใชในการทางานภายในอยางเปนกจลกษณะนน กเหนจะมแตองคกรชนนาเทานนทมการออกนโยบายทเกยวของและมระบบการควบคมดแลเปนอยางด เพอใหพนกงานสามารถใช social network ในการทางานไดอยางมประสทธภาพ ในขณะทบางองคกรกพยายามจะหาวธการนา social media มาใชใหเกดประโยชน แตกยงไมมไอเดยวาจะสามารถนามาประยกตใชใหเกดประโยชนกบการทางานอยางเปนรปธรรมไดอยางไรนน ขอยกตวอยางมาคราว อาท ในสวนการเรยนการสอนคอ การนาความสามารถของ Google Calendar มาใชในการจดตารางเวลานดหมาย ระหวางอาจารยกบนสต หรอระหวางสมาชกในแตละกลม ในการนดหมายทางานไมวาจะโครงงานรายงานตาง ๆ ซงความสามารถของ Google Calendar จะอนญาตใหเจาของปฏทนสามารถระบ "เวลาวางรบนด" ในปฏทนและแชรเฉพาะชวงเวลาวางนแกคนอน ๆ ได(โดยทไมตองแชรปฏทนทงหมด) การแชรเวลาวางสามารถแชรเปน URL เพอแสดงปฏทนเวลาวางไดเชน ในสถานการณทอาจารยสง URL ปฏทนของอาจารยใหนสตทงชนดวาวางตอนไหนบางจากนน ใหนสตจองเวลาเขามานดพบหรอสงงานสาหรบนสตกแชรปฏทนของตนให เพอนในกลมทราบเวลาวางของตนหรอเวลานดหมายเพอทางานของกลมตามทไดกาหนดตกลงกนไว เปนตน GoogleCalendar ยงสามารถแจงเตอนกจกรรมผานทาง E-Mail และ SMS ผานทางโทรศพทเคลอนท ใหทราบอกดวยซงจะทาใหเราไมพลาดกจกรรม ๆทสาคญอก และทสาคญชวยใหจดสรรตารางเวลาใหเหมาะสมในการทากจกรรมตาง ๆ อยางลงตวดานงานเลขานการของผบรหารไดนาการใช Google Calendar หรอ Google มาประยกตใชใน การจองหองประชม จดตารางเวลานดหมาย–รบนด เชญประชม งานพธการตาง ๆใชระหวางผบรหารกบเลขานการ เพอชวยแจงเตอนกจกรรมตาง ๆ ผานทาง E-Mail และ SMS ผานทางโทรศพทเคลอนท ซงทาใหการทางานสะดวกรวดเรวและมประสทธภาพมากยงขน ในทนไดนาขนตอนการสราง Google Calendar มาเพอจะไดนาไปประยกตใชกบงานตอไป

3.6 ขนตอนการเขาใช/วธการใช Google Calendar ในงานเลขานการผบรหาร การเขา Google Calendar สามารถเขาไดโดยการคลก คาวา ปฏทนท มมขวา ตามภาพ

รปท 1 การเขาใช Google Calendar

การสมครสมาชก สาหรบผทไมไดเปนสมาชกสามารถสมครสมาชก Google Calendar

รปท 2 ลงทะเบยนเขาใช Google Calendar

ขนตอนการสมครสมาชก (ดงภาพประกอบขางลางน) 1. ใส E–Mail Address ของคณ 2. กาหนดรหสผาน 3. ใสรหสผานทกาหนดอกครง 4. ใสชอ 5. ใสนามสกล 6. เลอกประเทศ โดยปกตทาง Web จะตงไวทประเทศไทยอยแลว 7. เลอกเวลา 8. ใสตวอกษรทขนอยในภาพ 9. กด ฉนยอมรบ สรางบญชของฉน

รปท 3 ขนตอนการสมครสมาชก หลงจากทสมครสมาชกเรยบรอยแลวจะปรากฏหนาตางแบบน (แบบขางลางน) ใหเรากรอกขอมลตามชองตอไปน

1. ชอ ของผทจะสมครสมาชก 2. นามสกล ของผทจะสมครสมาชก 3. ตาแหนง เลอกประเทศทเราอาศยอย 4. โซนเวลา เลอกเวลาทตรงกบเวลาของประเทศเราจากนนคลกทปม ท าตอ

รปท 4 สมครสมาชกแลว

สวนประกอบของ Google Calendar ในหนาหลก จะพบกบสวนตาง ๆ หลก ๆ ของ Google Calendar ดงน

รปท 5 สวนประกอบ Google Calendar

สวนประกอบตาง ๆ ของ Google Calendar

รปท 6 หนาหลก ๆ ของ Google Calendar

1. คนหาปฏทนสาธารณะ คนหารายการเหตการณตามทเปดใหทานสามารถดขอมลได 2. คนหาปฏทนของฉน คนหารายการเหตการณของปฏทนของทานเอง 3. การตงคา เพอเขาไปตงรปแบบของปฏทน 4. สรางกจกรรม เพอสรางกาหนดการ 5. ปฏทน แสดงตวเลอกวนทในรปแบบปฏทน รายเดอน 6. รายการปฏทน แยกตามเจาของปฏทนแสดงรายชอปฏทนทมการใชรวมกนสามารถเลอก check ท box ดานหนา เมอตองการใหแสดงเหตการณของปฏทนนน ๆ ทาใหสามารถดปฏทนหลาย ๆ อนในเวลาเดยวกนได ซงชวยใหสามารถทราบไดวาเหตการณใดททบซอนกนอยหรอไม ทาใหงายในการทากาหนดการตาง ๆ นอกจากนยงสมารถตงสของปฏทนไดเพอใหงายในการดขอมลตาง ๆ 7. จดการปฏทน เพอเขาไปเพมหรอลบรายการปฏทน 8. วน สปดาห เดอน สวนถดไป แผนงาน คอ ตวเลอกสวนแสดงเหตการณตาง ๆสามารถเลอกดตาม วน สปดาห เดอน แบบกาหนดเอง หรอ ดเปนรายการได

รปท 7 กรอกรายละเอยดใหครบถวน ตามขางลางน

จากนนใหทาการกรอกขอมลตามชองตาง ๆ ใหครบถวน ดงน

1. เหตการณ ใหใสชอของกจกรรมทเราจะสราง 2. เวลา เวลาของกจกรรม 3. สถานท ใสชอสถานทของกจกรรม 4. คาอธบาย ใสรายละเอยดตาง ๆ ของกจกรรม 5. ตวเลอก สามารถปรบไดตามความตองการของเรา 6. ผเขารวมกจกรรม ถาตองการใหคนรกจกรรมกใส E-Mail ลงไปในชองนแลว Google calendar

จะสง E-Mail ไปบอกหลงจากใสขอมลครบถวนแลว ใหคลกทปม บนทก

รปท 8 กจกรรมทสรางมาใหม

สามารถคลกดรายละเอยดของกจกรรมทเราสรางได โดยไปคลกทกจกรรมนน ๆ ทปรากฏอยในตาราง

การแกไขกจกรรม การแกไขกจกรรมนน สามารถแกไขได โดยการคลกทกจกรรมนน ๆ ทเราตองการแกไขจะปรากฏดงรป

รปท 9 การแกไขกจกรรม

คลกท แกไขรายละเอยดเหตการณ เพอทาการแกไขกจกรรมหลงจากคลกท แกไขรายละเอยดเหตการณ เพอทาการแกไขกจกรรมแลว จะปรากฏดงภาพ โดยรปแบบจะเหมอนกบการเพมปฏทน เพยงแตการแกไขนนจะมขอมลตาง ๆ ทเราใสไปแลวใหทาการแกไข

รปท 10 แกไขรายละเอยดเหตการณ

รปแบบของปฏทน สามารถเลอกรปแบบ ของปฏทนได โดยการคลกทมมบนขวาของหนาตาง โดยมใหเลอกทงหมด 5 รปแบบ ดงน

- แบบรายวน สามารถดรายละเอยดของกจกรรมในวนนน ๆ ไดโดยรปแบบนจะแสดงแบบชวงเวลา

รปท 11 แบบรายวน

- แบบรายสปดาห ในรแปบรายสปดาหน จะแสดงวา ในหนงสปดาหมกจกรรมอะไรบาง ในวนไหนบาง และจะแสดงเปนรายเวลาอกดวย

รปท 12 แบบรายสปดาห

- แบบรายเดอน ในรปแบบนจะแสดงตารางกจกรรมเปนรายเดอนตงแตวนแรกของเดอนจนถงวนสดทายของเดอน แตจะบอกแความกจกรรมอะไร เวลาเทาไหร แตไมไดแสดงรายละเอยดของกจกรรม

รปท 13 แบบรายเดอน

- แบบสวนถดไปในรปแบบน จะคลายกบรปแบบรายสปดาห แตรปแบบนจะแสดงแคสวนถดไป จากถดจากวนน

รปท 14 แบบสวนถดไป

- แบบแผนงาน ในรปแบบน จะแสดงกจกรรมทกอยาง โดยจะแสดงกจกรรมทงหมดของเดอน และม คาอธบายรายละเอยดของกจกรรม แตไมไดอยในรปแบบตารางเหมอนรปแบบกอนหนาน

รปท 15 แบบแผนงาน

การเพมปฏทน ถาตองการสรางปฏทนเพมเพอนาไปใชในงานเฉพาะ สามารถสรางปฏทนเพมไดโดยการคลก ทคาวา เพม ตรงดานซายของหนาตาง

1. สรางปฏทนใหม สรางปฏทนของเราขนมาใหม 2. เพมปฏทนสาธารณะเพมปฏทนทเปนสาธารณะตาง ๆ เชน ปฏทนแสดงวนพระของประเทศไทย ทงหมด

3. เพมปฏทนของเพอน โดยการใส E-Mail ของคนทเราตองการใชปฏทนรวมกนเพมดวย URL สามารถเพมไดดวยการใสทอยของปฏทนนน ๆ นาเขาปฏทน สามารถนาเขาไฟลปฏทนจากโปรแกรมอน ๆ ได การสงพมพ

เราสามารถสงพมพปฏทนของเราไดโดยไปคลกท พมพ ซงอยตรงมนบนขวาขาง ๆแถบทใชเลอกรแปแบบของปฏทน

รปท 16 การสงพมพ หลงจากทคลกทคาวา พมพ แลว จะปรากฏหนาตางแบบน

รปท 17 การตงคารปแบบการพมพ การตงคารปแบบการพมพปฏทนสามารถทาไดดงน 1. ขนาดตวอกษร สามารถเปลยนขนาดตวอกษรในปฏทนใหมขนาดใหญขนไดทตรงน 2. ทศทาง สามารถปรบทศทางของปฏทนได โดยมรปแบบใหเลอก คอ แนวนอน และแนวตง 3. ขาวด า สามารถเลอก ใหพมพเปนขาวด าได หลงจากตงคาตาง ๆ เรยบรอยแลวคลกท พมพ ทางดานลาง

เพอสงพมพ การใชปฏทนรวมกบผอน การใชปฏทนรวมกบผอนกสามารถไปคลกท การตงคาตรงมมขวาของหนาตางแลวจากนนไปคลกทสวน ใชปฏทนรวมกน แลวจะปรากฏตามภาพ

รปท 18 การตงคา/การใชปฏทนรวมกบผอน

ตงคาทหนา การใชปฏทนรวมกน ใหตงคาการใชปฏทนรวมกน ดงน การใชปฏทนรวมกนม 2 ทางเลอก คอ * ไมใชรวมกบบคคลอน เลอกเมอไมตองการใหมการใชปฏทน รวมกบผอนเลย * แสดงขอมลทงหมดในปฏทนนกบทกคนเลอกเมอตองการ ใหมการใชปฏทนรวมกบผอน * แสดงเฉพาะขอมลวาง/ไมวางของฉน (ซอนรายละเอยด) เลอกเมอตองการใหผอนใชปฏทนรวมกนได แตไมแสดงรายละเอยดจะเหนแคสถานะวาวางหรอไมวางเทานน ใชรวมกบบคคลทระบ หากตองการระบวาตองการใหผใดใชปฏทนรวมไดกระบทอย E-Mail และเลอกระดบการเขาถงขอมลได และเราสามารถเพมบคคลทเราใชรวมกนไดกดปม บนทก เพอบนทกการตงคา การตงคาเตอน

การตงคาเตอนเหตการณตาง ๆ ได โดยสามารถสงขอมลเตอนไดทาง E-Mail, SMS หรอ สง Pop-u แสดงทหนาจอคอมพวเตอร มรายละเอยดการตงคาดงน

รปท 19 การตงคาเตอน

* การแจงเตอนกจกรรมเตอนกอนเกดเหตการณสามารถกาหนดไดวาใหเตอนกอนกนาท * คาเชญใหม เตอนเมอไดรบการเชญใหม * คาเชญเปลยนแปลง เตอนเมอการเชญมการเปลยนแปลง * การตอบกลบคาเชญ เตอนเมอการเชญมการตอบกลบ * แผนงานรายวน สงขอความเตอนวามเหตการณนดหมายอะไรบาง ในหนงวน ทางอเมล โดยจะสง

ใหทกวนเวลา 5.00 ตามโซนเวลา การตงคาการเตอนผานโทรศพทเคลอนท

รปท 20 การตงคาการเตอนผานโทรศพทเคลอนท

- เลอกประเทศ - หมายเลขโทรศพทเคลอนท

กดปม สงรหสยนยน ระบบจะสง SMS ทมขอมลรหสตรวจสอบมาใหทหมายเลขโทรศพทเคลอนทททานระบ รหสยนยน ใสรหสตรวจสอบทไดรบแลวกดปม สนสดการตงคา หากการตงคาเรยบรอยแลว ระบบจะสง SMS มาแจงสถานะอกครง - ขนตอนการในการจองหองประชม

ส าหรบขนตอนการในการจองหองประชมขององคกรโดยใช Google calendar วธการใชงาน

คลกทรป

รปท 22 คลกทรปฏทน

1. ตรวจสอบการใชหองประชมคลกทรปฏทนดานบน 2. Login เขาสระบบ Google calendar

รปท 23 ลงชอเขาใช 3. คลกไปหนากจกรรม ตรวจสอบสถานะวาวางหรอไมวาง สาหรบจะจองหองประชม

รปท 24 ตรวจสอบสถานะวาง/ไมวาง

4. ปอนขอมลการใชงานหองประชม

รปท 26 ปอนขอมลการใชงานหองประชม

รปท 27 ปฏทนกจกรรม

ประโยชนการใชงานการจองหองประชมแบบผาน Google calendar 1. ผรวมประชมสามารถสรป วน เวลา สถานท ทแนนอนในการจดประชม โดยระบบจะมการแจงเตอน ทง SMS และ E-mail 2. ผอนทตองการจองหองประชมสามารถรระยะเวลา และสถานทในการจอง โดยไมทาใหเกดปญหาการจองหองประชมซอนกน 3. สาหรบการจองหองประชมโดยระบบของ Google calendar แลวสามารถรไดวาในระยะเวลาทตองการทาการจดประชม ผใดลาราชการ ลากจ ลาปวยหรอสามารถมาประชมในระยะเวลาทกาหนดไดบาง 4. ประหยดเวลาและทรพยากรบคคลในการตดตอเพอจองหองประชมหลงจากทไดนาการใช Google Calendar มาประยกตใชในการจองหองประชม และใชสาหรบการจดตารางเวลานดหมาย – รบนด เชญประชม งานพธการตาง ๆ ใชระหวางผบรหารกบเลขานการ เพอชวยแจงเตอนกจกรรมตาง ๆ ผานทาง E-Mail และ SMS ผานทางโทรศพทเคลอนททาใหการทางานสะดวกรวดเรวและมประสทธภาพมากยงขน ประหยดเวลา ลดขนตอนการทางาน ทาใหผบรหารไมผดนดในกจกรรมสาคญ ๆ

สวนท 4

กระบวนการและขนตอนการปฏบตงาน (แผนผงการปฏบตงาน (Work Flow) กระบวนงาน/ขนตอนและรายละเอยดของการปฏบตงาน)

ในบทนจะน าเสนอ กระบวนการและขนตอนการปฏบตงาน 2 สวนคอ

1. การปฏบตงานเลขานการผบรหาร (คณบด) 2. การนา Social Media มาใชรวมในการปฏบตงานเลขานการผบรหาร (การใชGoogle Calendar) รายละเอยดมดงน

การปฏบตงานเลขานการผบรหาร การปฏบตงานเลขานการผบรหาร ซงประกอบดวยกระบวนการและขนตอนปฏบตงาน 6 งานหลก ๆ

ดงนคอ 1. งานการใหบรการเพออานวยความสะดวก 2. งานเสนอแฟมลงนาม 3. งานตดตามเรอง 4. งานประสานงาน 5. งานรวบรวมผลการปฏบตงาน 6. การใช Google Calendar

ขนตอนการใหบรการงานเลขานการ 1. งานการใหบรการเพออ านวยความสะดวก

Flow Chart

ผรบบรการ

รบเรอง/ตรวจตารางวน

วาง/ก าหนดการนดหมาย

ตรวจสอบความถกตอง

ของขอมลและวนวาง

ถกตอง

ลงนดหมาย

บนทกลงโปรแกรม Google Calendar/

ระบบจะแจงเตอนผานสมารทโฟน

ตดตามก าหนดนดหมายประสานงานอ านวยความสะดวก

เสรจสนขนตอนงานการใหบรการ

เพออ านวยความสะดวก

ไมถกตอง

ไมรบนด/แจงกลบ รบนดแจงกลบ

ส าเรจ

- การตอนรบผรบบรการ

- การใหบรการเบองตน

- สอบถามขอมลผรบบรการ

- ด าเนนการใหขอมลและอ านวยความสะดวก

ท ขนตอนการปฏบตงาน รายละเอยดการปฏบตงาน ผรบผดชอบ ระยะเวลา 1 งานการใหบรการและอ านวย

ความสะดวก - ผมารบบรการมความตองการมาใชบรการ -การใหบรการเบองตน -รบเรอง /ดตารางวนวาง/ลงกาหนดการนดหมาย -ตรวจสอบความถกตองของขอมล -แจงผบรหารทราบ -บนทกลงโปรแกรม Google Calendar -โปรแกรม Google Calendar จะแจงเตอน โดยผานโทรศพทเคลอนท -คอยตดตามกาหนดการนดหมาย

1. งานการใหบรการเพออานวยความสะดวกมหลายดาน เชน การอานวยความสะดวกดวยตนเอง อานวยความสะดวกทางโทรศพททงภายในและภายนอกโทรศพทเคลอนท จดหมาย E-Mail โปรแกรม Line อนๆ เปนตน 2. การใหบรการเบองตนสอบถามความตองการของผมาขอรบบรการ 3.รบเรอง และตรวจตารางวนวางสาหรบกาหนดการนดหมาย 4. ตรวจความถกตองของขอมล เพอแจงใหผบรหาร/ผบงคบบญชาทราบตอไป 5. ลงบนทกใน Google Calendar เพอจะไดแจงเตอนผานทางโทรศพทเคลอนท 6. คอยตดตามกาหนดการนดหมาย/เพอประสานอานวยความสะดวก 7. สนสดการดาเนนงาน“งานการ ใหบรการเพออานวยความสะดวก”

เลขานการ 10-15 นาท

2. งานเสนอแฟม Flow Chart

ตรวจสอบ/คดแยก/ตดสลปลงนาม

อนมต

ประสารสวนงานตนเรองแกไข

ปรบปรงเอกสาร(ในกรณทมปญหา)

ผบรหาร/ผมอ านาจ

พจารณาลงนาม

ตรวจสอบการลงนาม

/อนมตถกตองครบถวน

ด าเนนการตามค าวนจฉย/สง

การ

เสนอแฟมจากหนวยงานอน

/สงคนหนวยงานตนเรอง

เสนอแฟมของหนวยงาน

น าเรองออกจากแฟม

สงคนสารบรรณ

เสรจสนขนตอนการ

เสนอแฟม

หนงสอ/

เอกสาร/บนทก

แกไขเอกสาร/ขอพบผ เกยวของ

/ขอขอมลเพมเตม

ท ขนตอนการปฏบตงาน รายละเอยดการปฏบตงาน ผรบผดชอบ ระยะเวลา 2 งานเสนอแฟม

-จดลาดบความเรงดวนของเอกสาร -ตรวจสอบความถกตองของเอกสาร -ตรวจสอบความเรยบรอย ตดสลป ลงนาม -เมอแฟมออกจากหองผบรหาร กรณมแฟมหนวยงานภายนอกประสานใหมารบแฟมคน -สงเรองคนงานสารบรรณ -บนทกการเขารวมประชม/การนดหมายลงในโปรแกรม Google Calendar

-งานเสนอแฟม นาแฟมเสนอ เพอใหผบงคบบญชาลงนามสงการ ลงความเหนหรอเกษยนหนงสอ เมอไดรบเอกสารของผบรหารจากงานรบ-สงหนงสอของหนวยงานแลว ตองดาเนนการลงทะเบยนรบหนงสอเขาเรยบรอยแลวใหปฏบตดงน 1. จดลา ดบตามความสาคญ เรงดวนของเรองจดแยกแฟมเสนองานตามความสาคญเรงดวนตามลาดบวนกอนหลงของภารกจหรอเหตการณตามเอกสาร โดยไมนาเอกสารของแตละหนวยงานมาปะปนกน 2. ตรวจสอบความถกตองตวสะกดคา/ตาแหนงและเอกสารแนบใหครบถวนทระบไวตามขอความของเอกสารโดยเฉพาะหนงสอภายนอกตองระมดระวงมาก 3. ตรวจสอบความเรยบรอยตด สลปลงนาม/อนมต เพอความสะดวกแกผบรหารในกรณทตองลงนาม 4. ใหเกษยนหนงสอโดยสรปประเดนสาคญใหผบรหารทราบเพอความสะดวกในการพจารณาตดสนใจ 5. เมอแฟมเสนอออกจากหอง ผบรหารตองตรวจสอบความถก ตองการลงนาม/อนมต ใหครบถวน กอนนาเรองออกจากแฟมกรณแฟม เสนอจากหนวยงานอนตองประสาน แจงใหหนวยงานเจาของแฟมมารบ แฟมคน/ดาเนนการตามคาวนจฉยสง การของผบรหาร

เลขานการ

ผบรหาร

5-15 นาท (ขนอยกบ เอกสารท รบเขามา)

(5-20 นาท)

6. สงกลบคนไปยงงานสารบรรณ เพอดาเนนการในสวนทเกยวของ ตอไป 7. สนสดการดาเนนงาน “เสนอแฟม”

ธรการ

3.งานตดตามเรอง Flow Chart

ตรวจสอบขอมลด าเนนการรบสงหนงสอ/เอกสาร/บนทกขอความ

ประสานหนวยงานทเกยวของ/ผทเกยวของ

ด าเนนการรบสงหนงสอ/เอกสาร/บนทกขอความ

ตดตามการด าเนนการ

เอกสารทรบเขา

ตดตามความกาวหนา ผลส าเรจของ

เอกสารทสงออก

ตดตามการสงเอกสารถงผรบ

ตดตามความกาวหนา ผลส าเรจของงาน

(การขอใชหองประชม/ขอใชสถานท/ขอใชยานพาหนะ)

แจงหนวยงานตนเรอง/ผ รบผดชอบ ทราบ

(การขอใชหองประชม/ขอใชสถานท/ขอใชยานพาหนะ)

หวหนาหนวยงาน(ผาน/ผบงคบบญชา

พจารณา)

สนสดขนตอนการท างาน

ผลการด าเนนงาน

ผลส าเรจของงาน

ประสานหนวยงานทเกยวของ/ผทเกยวของ

ท ขนตอนการปฏบตงาน รายละเอยดการปฏบตงาน ผรบผดชอบ ระยะเวลา 3 งานตดตามเรอง

-ตรวจสอบขอมล ในการดาเนนการ รบ –สงหนงสอ/เอกสาร -ประสานหนวยงานทเกยวของ -ตดตามการดาเนนงาน -งานรบเขา-ออกตองตดตาม ความกาวหนา ผลสาเรจของงาน -กรณมการประสานงานโดยตรงและทาง โทรศพท ตองรบดาเนนการประสาน ผเกยวของทนท ใหแลวเสรจ -แจงหวหนางานรบทราบ/แจง ผบงคบบญชา

3. ดาเนนการประสานงานและตดตามเรองทงานธรการของหนวยงานทไดรบเรองเขาหนวยงานและเรองทจะสงออกจากหนวยงานใหปฏบตดงน 1. กรณเรองรบเขามาตองดาเนนการ ตดตามความกาวหนาและความสาเรจ ของงานเพอแจงผลการดาเนนงานใหกบตนเรองเดมรบทราบ 2. กรณเรองสงออกตองดาเนนการ ตดตามผลของการสงเอกสารวา เอกสารถงมอผรบปลายทางหรอไม ดาเนนการตดตามความกาวหนาและ ความสาเรจของงานเพอแจงผลการ ดาเนนงานใหกบตนเรองเดมรบทราบ 3. กรณประสานงานทางโทรศพท จากผทมาตดตอประสานงานโดยตรง เมอไดรบการประสานงานทาง โทรศพทใหรบดาเนนประสานงานกบ ผเกยวของทนท โดยการแจงผานทาง โทรศพทภายใน โทรศพทเคลอนท ของผเกยวของ แจงผลใหแกเจาของ เรองทมาประสานใหทราบ ตดตอ ประสานงานใหเรองดงกลาวใหแลว เสรจ 4.รายงานผลใหผบงคบบญชาไดทราบ 5.สนสดการดาเนนงาน“ตดตามเรอง”

เลขานการ

5 -10นาท

4. งานประสานงาน Flow Chart

ขอมลการเดนทางไป

ราชการของผบรหาร

ประสานขอมล/ก าหนดการเดนทาง

การปฏบตงาน ราชการ

ด าเนนการขอใชยานพาหนะไป

ราชการ/จองทพก/ซอตวเครองบน

ดาเนนการขออนมตเบกคาทพก/คา

เบยเลยง/คาเดนทาง ไปราชการ

ดาเนนการขออนมตยมเงนทดรองจาย

ในกรรเรงดวน ฉกเฉน

มอบเงนผ เดนทางไปราชการ/ประชม/

อบรม/สมมนา

ตดตามเอกสารทางการเงน (ใบเสรจ/

ใบส าคณรบเงน)สงงานบญชการเงน

ตดตามรายงานผลการปฏบตงานการ

ประชม/การอบรม/การสมมนา

เสรจสนขนตอนงานประสานงาน

ท ขนตอนการปฏบตงาน รายละเอยดการปฏบตงาน ผรบผดชอบ ระยะเวลา แบบฟอรม ทอางถง

4 งานประสานงาน -เตรยมขอมลกาหนดการเดนทาง -ดาเนนการขอใชรถยนต/จองทพก/ซอตวเครองบน -ขออนมตเดนทางไปราชการ -ยมเงนทดรองไปราชการ ประชม/อบรม/สมมนา -จดทารายงานการเดนทางไปราชการ -การเบก จายเงนคาเดนทางไปราชการ -การสงคนเงนยมทดรองรองราชการ -หวหนาหนวยงานรบทราบ/แจงผบงคบบญชา

4.งานประสานงาน ดาเนนการประสานงานและอานวย ความสะดวกการเดนทางไปราชการของผบรหาร (คณบด)และผรวมเดนทางไปราชการในงานราชการ เชน งานประชมวชาการ เขารบการอบรม และสมมนาฯลฯ ใหปฏบตดงน 1.ประสานขอมลการไปราชการ และกาหนดการเดนทางไปราชการของผบรหาร(คณบด) และผรวมเดนทางไปราชการ 2.ประสานงานฝายยานพาหนะเพอขอใชรถยนตของคณะ/สถาบนเพอเดนทางไปราชการ/ซอตวเครองบน 3. ดาเนนการและจดทาเรองขอ อนญาตไปราชการเสนผบงคบบญชา พจารณา/อนมต 4. ดาเนนการ การยมเงนทดรอง ราชการและคนเงนทดรองราชการ 5. ประสานงานและตดตอจองทพก ตามขอมลกาหนดการเดนทางไปราชการและแจงใหผเดนทางไปราชการรบทราบ 6. จดทารายงานการเดนทางไป ประชม/อบรม/สมมนาตามขอมลของการเดนทางไปราชการและสงเรองผานงานการเงนของหนวยงานดาเนนการตอไป 7.แจงหวหนาหนวยงานรบทราบและรายงานผบงคบบญชาตอไป 8. สนสดการดาเนนงาน“งาน

เลขานการ 1 วน บนทก/ใบยม-สงคน เงนทดรอง

5. งานรวบรวมผลการปฏบตงานของผบงคบบญชา Flow Chart

การเขารวมประชมทมผลตอการปฏบตงาน

- การประชม ก.บ.ค.

– การประชม ก.บ.ม.

– การประชมวชาการ

- การประชม/อบรม/สมมนา กบหนวยงานภายนอก

ตรวจสอบรายละเอยดความถกตอง พมพสาเนา

เอกสาร (การประชม)

ถกตอง

ประสานงานการเขารวม

ประชม(กรอกแบบตอบรบ

การเขารวมประชม)

ดาเนนการประสานงานสวนงานทรพยากรมนษย

จดสงรายงาน / เอกสาร / CD

บนทกสรปผลรายงานการประชม ในระบบ WEM

ท ขนตอนการปฏบตงาน รายละเอยดการปฏบตงาน ผรบผดชอบ ระยะเวลา

แบบฟอรม ทอางถง

5 การรวบผลงานการปฏบตงาน รวบรายละเอยด/ สา เนาเอกสาร ผลงานการปฏบตงานเพอ -เขารวมการประชมคณะกรรมการ บรหารคณะ (ก.บ.ค.) - เขารวมการประชมคณะกรรมการบรหารมหาวทยาลย (ก.บ.ม.) - เขารวมการประชมคณะกรรมการวชาการ -เขารวมสมมนาผบรหารประจาป/อบรม/สมมนา กบหนวยงานภายนอก -การประชมอนๆ

งานรวบรวมผลงานการปฏบตงาน 1. งานรวบรวมผลการปฏบตงาน(แบบประเมนผลการปฏบตงานเพอเลอนเงนเดอน (แตละรอบการประเมน) 2. งานรวบรวมผลการปฏบตงาน ในการเขารวมประชม ก.บ.ค. 3. งานรวบรวมผลการปฏบตงาน ในการเขารวมประชม ก.บ.ม. 4. งานรวบรวมผลการปฏบตงาน ในการเขารวมประชม กรรมการประจา คณะฯ 5. งานรวบรวมผลการปฏบตงาน ในการเขารวมสมมนาผบรหารประจาป 6. ดาเนนการรวบรวมรายละเอยด (การเขารวมประชม/สงตวแทน) ตรวจสอบความถกตอง สงขอมลพรอม เอกสารใหกลมงานแผนและพฒนา เพอสรปใหคะแนน 7. ผานหวหนาหนวยงาน(เลขานการคณะ)/เสนอผบงคบบญชา(คณบด) 8. คณบด/พจารณาลงนาม 9. สงงานสารบรรณ/บรหาร ทรพยากรบคคล 10. สนสดการดาเนนงาน “งาน รวบรวมผลการปฏบตงาน”

เลขานการ 1 วน บนทกเชญเขา รวมประชม -การเขารวมการประชมคณะกรรม การบรหารคณะ(ก.บ.ค.) -การเขารวมการประชม (ก.บ.ม..) - การประชมคณะกรรมการวชาการ -การเขารวม สมมนาผบรหาร

6. ขนตอนการลงทะเบยนสมครสมาชก Google Calendar Flow Chart

สมครสมาชก / ลงทะเบยน

Google Calendar

ด าเนนการตงคาเพอก าหนดปฏทน (การ

เพมการพมพ)

- เลอกรปแบบปฏทน

- ตงคาการเตอนผานระบบสมารทโฟน

Email SMS

ยนยนรหส

เสรจสนขนตอนการลงทะเบยน

สมครสมาชก Google Calendar

เตรยมเอกสารขอมล ด าเนนการจดท าตารางก าหนด

ปฏทน Google Calendar

ท ขนตอนการปฏบตงาน รายละเอยดการปฏบตงาน ผรบผดชอบ ระยะ เวลา

แบบฟอรม ทอางถง

6 การน า GoogleCalendar มาใชรวมในการปฏบตงานเลขานการผบรหาร การลงทะเบยนสมครสมาชก Google calendar -เตรยมเอกสาร/ขอมล -คลกลงทะเบยนใช Google calendar -เลอกการตงคาปฏทน -เลอกรปแบบปฏทน -กาหนดการตงคาเตอนแจงผานทางโทรศพทเคลอนท -กดปมสงรหสยนยน -ระบบจะสง SMS มาแจงเตอนสถานะอกครง

- การใช Google Calendar 1. เตรยมกรอกขอมลสมครสมาชก Google calendar 2. คลกชองลงทะเบยนเขาใช กรอก ขอมลรายละเอยด ของผทจะสมคร สมาชก Google calendar 3. หนาตางตอไปกจะพบสวนตางๆการใช Google Calendar หลก ๆ ของGoogle calendar กจะใหคนหาปฏทนสาธารณะ ปฏทนของฉน การตงคา ตงรปแบบปฏทน สรางกจกรรมปฏทนแสดงตวเลอกวนทในรปแบบปฏทน รายเดอน 4. รายการปฏทน แยกตามเจาของ ปฏทนแสดงรายชอปฏทนทมการใชรวมกน 5. รปแบบปฏทนมทงหมดดวยกน รปแบบ ปฏทนวน สปดาห เดอน สวนถดไป แผนงาน การจดการปฏทน เพอเขาไป เพม/ลบรายการ 6.การตงคาการตงคาเตอนเหตการณตาง ๆ ไดโดยสามารถสงขอมลเตอนไดทาง E-Mail, SMS หรอ สง Pop-up แสดงทหนาจอคอมพวเตอร 7. กดปม สงรหสยนยน ระบบจะสง SMS ทมขอมลรหสตรวจสอบมาใหทหมายเลขโทรศพทเคลอนทททาน แจงลงทะเบยน - รหสยนยน ใสรหสตรวจสอบทไดรบระบแลวกดปม สนสดการตงคาหากการตงคาเรยบรอยแลว ระบบจะสง SMS มาแจงสถานะอกครง 8. สนสดการดาเนนงาน การลงทะเบยนสมครสมาชก Google calendar

เลขานการ 25-30นาท