1 Heading 1 - Mahidol University CO... · Web viewการเปร ยบเท ยบ ค าจร ง ค าประมาณการ และ ผลต างของรายได

โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP) ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (End User Training Material)

รายงานหลกในระบบใบสงงานภายใน

คำาอธบาย

รายงานหลกในระบบใบสงงานภายในทจำาเปนตอผใชงานมดงน1. รายงานขอมลหลกของระบบใบสงงานภายใน

a. ขอมลหลกใบสงงานภายใน2. รายงานเปรยบเทยบ คาจรง คาประมาณการ และ ผลตาง ซงประกอบดวย

a. การเปรยบเทยบ คาจรง คาประมาณการ และ ผลตางของรายไดคาใชจายของใบสงงานภายในb. รายงานแสดงยอดรวมรายไดคาใชจายของใบสงงานภายใน (List Order)

3. รายงานรายละเอยดแบบบรรทดรายการa. รายงานบรรทดรายการจรงของใบสงงานภายใน ซงรายงานประเภทบรรทดรายการ จะเปนรายงาน

ทแสดงรายละเอยดในระดบละเอยดทสดคอ แสดงทกบรรทดรายการทเกดการบนทกขอมล ตามเงอนไขทเลอก ซงการเรยกรายงานประเภทนจะตองใชทรพยากร (Resource) ของเครองในการประมวลผลมาก ดงนนถาไมจำาเปน ไมแนะนำาใหเรยกรายงานประเภทน

รายงานดงกลาวขางตน ในระบบ SAP จะไมสามารถแยกระหวาง True/Real Posting และ Statistical Posting ได เนองจากการกำาหนดวาเปน True/Real หรอ Statistical Posting นนจะระบไวทขอมลหลกของใบสงงานภายในตงแตตน ในเอกสารฉบบน มการจดหวขอการทำางานบนระบบ MU-ERP ไวตามลำาดบหวขอ ดงตอไปน

หวขอ หนา1. รายงานขอมลหลกใบสงงานภายใน (INTERNAL ORDER MASTER DATA REPORT)..............2

2. รายงานเปรยบเทยบรายไดคาใชจายของใบสงงานภายใน (คาจรง/คาประมาณการ/ผลตาง) (INTERNAL ORDER: ACTUAL/PLAN/VARIANCE)......................................................................7

3. รายงานแสดงยอดรวมรายไดคาใชจายของใบสงงานภายใน (LIST ORDER)..............................15

4. รายงานรายไดคาใชจายจรงของใบสงงานภายในแบบบรรทดรายการ (ORDER : ACTUAL LINE ITEM)22

5. การจดการชดการเลอกขอมล (SELECTION VARIANT)................................................26

document.doc หนา 1 จาก 32


1. รายงานขอมลหลกใบสงงานภายใน (Internal Order Master Data Report)


เปนรายงานทแสดงรายละเอยดของขอมลหลกใบสงงานภายใน

รายละเอยดขนตอนการปฎบตงาน

1.1 บนทกรายการโดยใช:

เมนAccounting> Controlling>Internal Order>Information System>Reports for Internal Orders>Master Data Indexs>Internal Orders

รหสผานรายการ KOK5

1.2 บนหนาจอ “Master Data List for Orders: Initial Screen” กรอกขอมลตามตารางดานลาง

ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตSelection variant

ชดการเลอกขอมล C เลอกชดการเลอกขอมล ถายงไมมชดการเลอกขอมล สามารถสรางชดการเลอกขอมลได

ดทหวขอ”5.การจดการชดการเลอกขอมล”

(หมายเหต : จากตารางขางตน , ทคอลมน “ R/O/C”; “R”=ตองระบเสมอ , “O”=สามารถเลอกได , “C”=ระบตามเงอนไข)

กดปม เพอประมวลผล



1.3 บนหนาจอ “Display Internal Order: Standard One-line” ระบบแสดงรายงานขอมลใบสงงานภายในจากเงอนไขทเลอก

ผใชงานสามารถเลอกฟงกชนตางๆ เพอแสดงขอมลตามตองการ โดยกดปมดงน

เพอดรายละเอยดขอมลหลกใบสงงานภายใน

เพอกรองขอมล (โดยตองคลกเลอกคอลมนของขอมลทตองการกรองกอน)

เพอเรยงลำาดบขอมลจากนอยไปมาก (โดยตองคลกเลอกคอลมนทตองการเรยงลำาดบกอน)

เพอเรยงลำาดบขอมลจากมากไปนอย (โดยตองคลกเลอกคอลมนทตองการเรยงลำาดบกอน)

เพอเลอกทกใบสงงานภายใน

เพอยกเลกการเลอกใบสงงานภายใน

เพอนำาขอมลออกเปนไฟลรปแบบตางๆ เชน word, Excel หรอ HTML เปนตน

เพอเลอกฟวลอนๆของรายงานมาแสดง

เพอเลอก Layout อนๆของรายงานมาแสดง

เพอใหนำาฟวลทแสดงอยในหนาจอปจจบน บนทกเปน Layout ใหมถาตองการนำาขอมลออกในรปแบบไฟลใดคลกท เมน Order List>Export>Local File



เลอกรปแบบไฟลทตองการ และกดปม



1.4 บนหนาตาง “Display Internal Order: Standard one-line” ระบรายละเอยดดงน

ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตDirectory ทเกบขอมล R ระบ Directory ทตองการเกบขอมลนFile Name ชอไฟล R ทำาการตงชอไฟล

(หมายเหต : จากตารางขางตน , ทคอลมน “ R/O/C”; “R”=ตองระบเสมอ , “O”=สามารถเลอกได , “C”=ระบตามเงอนไข)กดปม เพอดำาเนนการตอ



1.5 บนหนาจอ “Display Internal Order: Standard one-line” ระบบแสดงขอความดงน

ระบบแสดงขอความ xxxxxx bytes transmitted, code page xxxx แสดงวาการสงออกเอกสารไปยงไฟลทตองการเสรจสมบรณ

กดปม เพอกลบสหนาจอหลก



2. รายงานเปรยบเทยบรายไดคาใชจายของใบสงงานภายใน (คาจรง/คาประมาณการ/ผลตาง) (Internal Order: Actual/Plan/Variance)


เปนรายงานทแสดงรายไดคาใชจายของใบสงงานภายในโดยเปรยบเทยบ คาจรง คาประมาณการ และ ผลตาง แตเนองจากมหาวทยาลยไมมการทำาประมาณการคาใชจาย ดงนน รายงานนจะแสดงเฉพาะคาจรง และ ผลตางเทานน



เมนAccounting> Controlling>Internal Order>Information System>Reports for Internal Orders>Plan/Actual Comparisons>Orders: Actual /Plan /Variance

รหสผานรายการ S_ALR_87012993

2.2 บนหนาจอ “Orders: Actual /Plan/Variance: Selection” กรอกขอมลตามตารางดานลาง

ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตSelection ValuesControlling Area

ขอบเขตการควบคม R ระบ “1000-มหาวทยาลยมหดล”

Fiscal Year ปงบประมาณ R ระบปงบประมาณทตองการดรายงานFrom Period

จากงวดบญชเรมตน R ระบชวงงวดบญชเรมตนทตองการดรายงาน



ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตTo Period ถงงวดบญชสนสด R ระบชวงงวดบญชสนสดทตองการดรายงานPlan Version

เวอรชนประมาณการ O ไมตองระบ

Selection groupsOrder group

กลมใบสงงานภายใน C ระบกลมใบสงงานภายในทตองการเรยกดขอมล

เลอกใบสงงานภายในหรอกลมอยางใดอยางหนงถาไมเลอกคาใดเลย หมายถงเลอกทงหมด

Or Value(s) ใบสงงานภายใน C ระบชวงใบสงงานภายในหรอรหสใบสงงานภายในทตองการเรยกดรายงาน


Cost Element Group

กลมรหสบญช C ระบกลมรหสบญชทตองการเรยกดรายงาน เลอกรหสบญชหรอกลมอยางใดอยางหนงถาไมเลอกคาใดเลย หมายถงเลอกทงหมด

Or Value(s) รหสบญช C ระบชวงรหสบญชทตองการเรยกดรายงาน เลอกรหสบญชหรอกลมอยางใดอยางหนงถาไมเลอกคาใดเลย หมายถงเลอก



ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตทงหมด



2.3 บนหนาจอ “Orders: Actual /Plan/Variance” ระบบแสดงรายงานดงดานลาง

ดานซาย ” Variation Order” ระบบแสดงใบสงงานภายในทงหมดจากเงอนไขทเลอก ถานำาเมาสคลกท “Order Group” จะมผลใหรายงานทางดานขวาแสดงผลของรายไดคาใชจายรวมทงหมดของทกใบสงงานภายใน (แยกตามรหสบญช)ถานำาเมาสคลกทใบสงงานภายในภายใต “Order Group” จะมผลใหรายงานทางดานขวาแสดงรายไดคาใชจายของใบสงงานภายในนน (แยกตามรหสบญช)ดานขวาระบบแสดง รายได คาใชจาย โดยแยกตามรหสบญช โดยแบงเปน 3 คอลมนดงน Act Costs : รายได คาใชจายจรงPlan Costs: คาประมาณการ ของรายได คาใชจายVar.(Abs): ผลตางระหวางคาจรง และ คาประมาณการของรายได คาใชจายVar.(%): % ของ ผลตางระหวางคาจรงและคาประมาณการของรายได คาใชจาย



คลก เพอแสดงรายงานในสวนถดไป

รายงานในสวนนเปนรายงานทแสดงคาเลขหลกทางสถต ของใบสงงานภายใน โดยแสดงวาเลขหลกทางสถตแตละตวมการกำาหนดคาจรง และคาประมาณการของเลขหลกทางสถตเทาใด และมผลตางระหวางคาจรงและคาประมาณการเทาไร รวมทงคำานวณเปนเปอรเซนตผลตางดวยเชนกน

ในกรณทตองการดรายละเอยดของขอมลในรายงานรปแบบอนๆ เชนแบบบรรทดรายการ ใหทำาการคลกทรหสบญช

หรอเลขหลกทางสถตทตองการ และกดปม

2.4 บนหนาตาง “Select Report” ระบบแสดงรายงานตางๆใหเลอก

เลอก “Order: Actual Line Items” เพอดรายงานแบบบรรทดรายการ และกดปม



2.5 บนหนาจอ “Display Actual Cost Line Items for Order” ระบบแสดงรายงานดงดานลาง

ระบบแสดงรายละเอยดแบบบรรทดรายการของรายการทเลอก

ในกรณทตองการดรายละเอยดของเอกสารตนทาง ใหดบเบลคลกทบรรทดทตองการดรายละเอยด ระบบจะแสดงเอกสารทบนทกตนทาง

กดปม เพอกลบสหนาจอเดม



2.6 บนหนาจอ “Display Actual Cost Line Items for Order” ระบบแสดงรายงานดงดานลาง

กดปม เพอกลบสหนาจอเดม2.7 บนหนาตาง “Display Actual Cost Line Items for Order” ใหยนยนการออกจากรายงาน

กดปม เพอยนยน



2.8 บนหนาจอ “Order: Actual /Plan/Variance” ระบบแสดงรายงานดงดานลาง

ผใชงานสามารถ กดปม เพอซอนรหสบญชได

ในกรณทตองการแสดงรายงานในรปแบบ Excel ใหคลกทเมน Setting>Options



2.9 บนหนาตาง “Options” ใหเลอก Microsoft Excel

กดปม เพอดำาเนนการตอ

2.10 บนหนาจอ “Order: Actual /Plan/Variance” ระบบแสดงรายงานในรปแบบ Excel ดงดานลาง



ผใชงานสามารถกดปม เพอบนทกรายงานเปนไฟล Excel เพอใชงานตอไป

หรอกดปม เพอกลบสหนาจอหลก

3. รายงานแสดงยอดรวมรายไดคาใชจายของใบสงงานภายใน (List Order)




เปนรายงานทแสดงรายไดคาใชจายของใบสงงานภายใน โดยแสดงเปนยอดรวม ไมแยกตามรหสบญช



เมนAccounting> Controlling>Internal Orders>Information System>Report for Internal Orders>Plan/Actual Comparison>List:Orders

รหสผานรายการ S_ALR_87012995

3.2 บนหนาจอ “List: Orders: Selection” กรอกขอมลตามตารางดานลาง

ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตSelection ValuesControlling Area

ขอบเขตการควบคม R ระบ “1000-มหาวทยาลยมหดล”

Fiscal Year ปงบประมาณ R ระบปงบประมาณทตองการดรายงานFrom Period

จากงวดบญชเรมตน R ระบชวงงวดบญชเรมตนทตองการดรายงาน

To Period ถงงวดบญชสนสด R ระบชวงงวดบญชสนสดทตองการดรายงานPlan Version

เวอรชนประมาณการ O ไมตองระบ

Selection groupsOrder group


เลอกใบสงงานภายในหรอกลมอยางใด



ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตอยางหนงถาไมเลอกคาใดเลย หมายถงเลอกทงหมด

Or Value(s) ใบสงงานภายใน C ระบชวงใบสงงานภายในหรอรหสใบสงงานภายในทตองการเรยกดรายงาน


Cost Element Group


Or Value(s) รหสบญช C ระบชวงรหสบญชทตองการเรยกดรายงาน เลอกรหสบญชหรอกลมอยางใดอยางหนงถาไมเลอกคาใดเลย หมายถงเลอกทงหมด





3.3 บนหนาจอ “List: Orders” ระบบแสดงรายงานดงดานลาง

รายงานแสดงยอดรวมของรายไดคาใชจายของใบสงงานภายในแตละใบ ดงนคอลมน “Actual” แสดง คาจรงของยอดรวมรายไดคาใชจายคอลมน “Plan” แสดงคาประมาณการรายไดคาใชจายของใบสงงานภายในแตละใบ แตเนองจากทางมหาวทยาลยมหดลไมมการทำาประมาณการรายไดคาใชจายของใบสงงานภายใน ดงนนคอลมนนจะไมมคาคอลมน “Var.(abs)” แสดงผลตางระหวางคา Actual และ คา Plan (Actual-Plan)

ในกรณทตองการดรายงานอนทเชอมโยงกบรายงานน เชน ดรายงานแบบบรรทดรายการ ใหคลกทบรรทดใบสงงาน

ภายในทตองการและกดปม



3.4 หนาตาง “Select Report” เลอกรายงานทตองการ

เลอกรายงานทตองการเชน Orders: Actual Line Items และกดปม

3.5 หนาจอ “Display Actual Cost Line Items for Orders” ระบบแสดงรายงานดงดานลาง

จากรายงานนสามารถดบเบลคลกทบรรทดรายการเพอดรายละเอยดเอกสารตนทางได

กดปม เพอกลบสหนาจอเดม



3.6 หนาตาง “Display Actual Cost Line Items for Orders” ใหยนยนการออกจากรายงาน

กดปม เพอยนยนการออกจากรายงาน

3.7 หนาจอ “List: Orders” แสดงรางานดงดานลาง

ในกรณทตองการแสดงรายงานในรปแบบ Excel ใหคลกทเมน Settings>Options



3.8 บนหนาตาง “Options” ใหเลอก Microsoft Excel

กดปม เพอดำาเนนการตอ



3.9 บนหนาจอ “List: Orders” ระบบแสดงรายงานในรปแบบ Excel ดงดานลาง

ผใชงานสามารถกดปม เพอบนทกรายงานเปนไฟล Excel เพอใชงานตอไป

หรอกดปม เพอกลบสหนาจอหลก



4. รายงานรายไดคาใชจายจรงของใบสงงานภายในแบบบรรทดรายการ (Order : Actual Line Item)


เปนรายงานทแสดงรายได คาใชจาย ทเกดขนจรงของใบสงงานภายใน โดยแสดงรายงานแบบบรรทดรายการ



เมนAccounting> Controlling>Internal Orders>Information System>Reports for Internal Orders>Line Item>Orders: Actual Line Items

รหสผานรายการ KOB1

4.2 บนหนาจอ “Display Actual Cost Line Item for Orders: Initial Screen” กรอกขอมลตามตารางดานลาง



ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตOrder ใบสงงานภายใน C ระบชวงใบสงงานภายในหรอรหสใบสงงาน

ภายในทตองการเรยกดรายงานเลอกใบสงงานภายในหรอกลมอยางใดอยางหนงถาไมเลอกคาใดเลย หมายถงเลอกทงหมด

Order group



Cost Element

รหสบญช C ระบชวงรหสบญชทตองการเรยกดรายงาน เลอกรหสบญชหรอกลมอยางใดอยางหนงถาไมเลอกคาใดเลย หมายถงเลอกทงหมด

Cost Element group


Posting DataPosting Date

วนทมผลกบงวดบญช R ระบวนทเรมตน ทมผลกบงวดบญช เชนตองการดขอมลของวนท 12 ธนวาคม

ถาไมระบหมายถง



ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหต2552 ใหกำาหนด Posting Date เปน 12.12.2009

เลอกทงหมด

To วนทสนสดทมผลกบงวดบญช R ระบวนทสนสด ทมผลกบงวดบญช ในกรณทตองการดขอมลเปนชวงวนท เชนตองการดขอมลจากวนท 12.12.2009 ถง วนท 31.12.2009 ใหกำาหนด To = 31.12.2009

ถาไมระบหมายถงเลอกทงหมด

SettingLayout รปแบบรายงาน O ระบรปแบบรายงานทตองการใหระบบแสดง



4.3 บนหนาจอ “Display Actual Cost Line Item for Orders” แสดงรายงานดงดานลาง

ผใชงานสามารถเลอกฟงกชนตางๆ เพอแสดงขอมลตามตองการ โดยกดปมดงน



เพอดรายละเอยดของการบนทกรายการ

เพอดขอมลหลก (โดยตองคลกเลอกขอมลหลกทตองการดกอน)

เพอเรยงลำาดบขอมลจากนอยไปมาก (โดยตองคลกเลอกคอลมนทตองการเรยงลำาดบกอน)

เพอเรยงลำาดบขอมลจากมากไปนอย (โดยตองคลกเลอกคอลมนทตองการเรยงลำาดบกอน)

เพอกรองขอมล (โดยตองคลกเลอกคอลมนของขอมลทตองการกรองกอน)

เพอนำาขอมลออกเปนไฟลรปแบบตางๆ เชน word, Excel หรอ HTML เปนตน

เพอเลอกฟวลอนๆของรายงานมาแสดง

เพอเลอก Layout อนๆของรายงานมาแสดง

เพอใหนำาฟวลทแสดงอยในหนาจอปจจบน บนทกเปน Layout ใหม

เพอใหระบบคำานวณผลรวม (โดยตองคลกเลอกคอลมนทตองการคำานวณผลรวมกอน)

เพอใหระบบคำานวณผลรวมยอย (โดยตองคลกเลอกคอลมนทตองการคำานวณผลรวมยอยกอน)

กดปม เพอกลบสหนาจอหลก

4.4 หนาตาง “Display Actual Cost Line Items for Ordres” เพอใหยนยนการออกจากรายงาน

กดปมม เพอยนยนการออกจากรายงาน



5. การจดการชดการเลอกขอมล (Selection Variant)

5.1 บนหนาจอ “Master Data List for Orders: Initial Screen” ดำาเนนการดงดานลาง

กดปม เพอสรางชดการเลอกขอมล

5.2 บนหนาจอ “ABAP: Variants-Initial Screen” กรอกขอมลดงตารางดานลาง



ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตVariant รหส variant R ระบรหส variant ทตองการสราง


กดปม หรอ “Enter” เพอไปยงหนาจอถดไป และระบขอมลทตองการ



5.3 บนหนาจอ “Maintain Variant: Report RKOSEL00, Variant xxxx” ระบรายละเอยดของใบสงงานภายในทตองการเลอก

ระบรายละเอยดของใบสงงานภายในทตองการเลอก โดยฟวลทระบบกำาหนดใหสามารถระบรายละเอยดไดนนคอฟวลของขอมลหลกใบสงงานภายใน เชน ในตวอยาง เลอกรหสใบสงงานภายใน

กดปม



5.4 บนหนาจอ “Variant Attributes” ระบขอมลดงตารางดานลาง

ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตMeaning ชอ variant R ระบชอหรอคำาอธบาย variant


กดปม เพอบนทกคาชดการเลอกขอมล



5.5 บนหนาจอ “Maintain Variant: Report RKOSEL00, Variant xxxx” ระบบแสดงขอความดงดานลาง

ระบบแสดงขอความ “Variant xxxx saved”

กดปม เพอไปยงหนาจอเดม

หมายเหต : ในกรณทตองการแกไขชดการเลอกขอมล ใหกดปม บนหนาจอดานลาง

ในกรณทตองการแสดงรายละเอยดชดการเลอกขอมลใหกดปม บนหนาจอดานลาง



5.6 บนหนาจอ “Master Data List for Orders: Initial Screen” ดำาเนนการดงดานลาง


Documents

1 Heading 1 - Mahidol University CO... · Web viewการเปร ยบเท ยบ ค าจร ง ค าประมาณการ และ ผลต างของรายได