REINGENIERÍA de Procesos

REDISEÑO DE PROCESOS DE NEGOCIO

Taller de: MODELAMIENTO DE PROCESOS

EXAMEN FINAL

En base al caso de modelamiento adjunto, cada equipo, seleccionar un proceso de su trabajo actual y hacer el modelaje o rediseño de dicho proceso.Seguir la metodología desarrollada en el curso y los slides del caso ejemplo desarrolladoFavor no omitir los slides de la metodología, si es recomendable aclararlos o aumentarlos en cada secciónPresentarlo usando Power Point y entregarlo en CD

Taller de: MODELAMIENTO DE PROCESOS

EJEMPLO DE

Reingeniería de Procesos

PROGRAMACION

• Programación anual• Programación eventual• Gestión de proveedores• Registro de proveedores• Catalogación de bienes y servicios

ACTIVIDADES DE CADA PROCESO

P R O C E S O S

• Procesos de adquisición• Emisión de órdenes de compra• Emisión de órdenes de servicio

• Distribución de bienes• Control de inventarios• Administración de almacén

ADQUISICIONESDISTRIBUCION Y

CONTROL DE INVENTARIOS

CONTROLAR PAGOS

• Pagar a proveedores• Controlar pagos

Necesidadesde usuario Usuario atendido

Usaremos este

proceso

Macroproceso de Abastecimientos

Proceso: Distribución de Bienes

Definición– Proceso que involucra la formulación y

autorización de PECOSAS, así como su despacho y entrega a la unidad orgánica solicitante.

Ambito:– Gerencia de Administración y Finanzas– Sistema de Abastecimiento– Área de Almacén

Grupo de Trabajo

Integrantes Grupo 1

Oficina de InformáticaJefe de la Oficina de Informática

Michel Laos Chatten

Oficina de InformáticaAsistente AdministrativoSonia Guerrero Ordóñez

GAFAsistente AdministrativoMaristella Vildoso

GAF-Abast.Asistente de Adquisiciones

Mario Montanchez Prado

GAF-Abast.Asistente de AlmacénMercedes Mamani

GAFJefe de AbastecimientoNoel Salazar Ocola

GAFGerente de Administración y Finanzas

Edmundo AcurioVillavicencio

ÁreaCargoNombre

SimbologíaPASO SIMBOLO DESCRIPCION

Operación Cualquier paso que agrega valor al proceso hace avanzar en forma directa el prodeso

Transporte Cualquier acción que desplaza información u objetos, incluyendo personas

Demora(no programada)

Retraso no programado de materiales, partes o productos. Cualquier tiempo de espera de

Inspección Incluye inspecciones de calidad y cantidad, revisiones y autorizaciones

Almacenamiento(demora

productos.

Almacenamiento Almacenamiento permanente

Retrabajo operaciónR

Diagrama Funcional de Ruta de Documentos

Unidad OrgánicaGerencia de

Administración yFinanzas

Sistema deAbastecimiento

Sistema deContabilidad

Sistema deRecursos Humanos

Sistema deTesorería

Adquisiciones Almacén Mantenimiento

Diagrama Causa-Efecto del proceso actual

Demora en trámtede PECOSAS

Materiales

Métodos Maquinaria

Falta de capacitación delpersonal que formulaPECOSAS

Mano de Obra

Falta de Información sobrebienes al formular la PECOSA

Exceso de copias de documento

Exceso de Visas y Vo Bo

Revisión Manualde Stock

Revisión Manual dePresupuesto

Uso excesivo deinsumos

VersionesDiferentes del

software

Formularios maldiseñadosSI deficiente

Falta de sistema instalado en losequipos

Demora en elaboración dedocumentos

Falta deinformación enlínea

Procedimiento mal diseñado

Diversidad de medios paraformular PECOSAS

Visión

Ser óptimo en la formulación, autorización y despacho de las PECOSAS.

Misión

Desarrollar un sistema de información que soporte el proceso de formulación, autorización y despacho de PECOSAS.

Objetivo

Optimizar el proceso de distribución de bienes– Reducción de errores en

formulación de PECOSAS– Mayor productividad

del área– Satisfacción del

cliente interno (unidades orgánicas solicitantes)

Proceso Actual de Distribución de Bienes

Inicio Secretaria Elabora eImprime PECOSA

Asistente de AdquisicionesRevisa cantidades de acuerdo al

Consolidado y Cuadros deNecesidades Eventuales

¿Pedidopresupuestado

?

Sí

No

Asistente de AdquisicionesColoca Visto Bueno

Asistente deAdquisiciones Devuelvepara corregir o solicita

un Cuadro deNecesidades

Jefe de Abastecimientos Verificasi cumple requisitos

¿Cumplerequisitos?

Jefe de Abastecimiento AutorizaPECOSA

Asistente de Almacen Despacha(anotando a máquina las

cantidades en la PECOSA),consigna firma, fecha de recepción,

firma del solicitante y numera laPECOSA

Fin

Espera Jefe de Unidad OrganicaRevisa, Firma y Devuelve

Secretaria Lleva Pecosaa Adquisiciones para VB Espera

Sí

Espera

No

Solicitante recibe bienesy copia de PECOSA

recepcionada y la archiva

Explicación del Proceso ActualEl proceso involucra el uso de documentos firmados y visados que van tramitándose entre los interesados.Los controles necesarios se efectúanmanualmente, con demoras excesivasya que el personal tiene otras tareas.Se debe esperar un lapso de tiempopara que las PECOSAS lleguen a Almacén.Existe un software que no soporta el proceso y que viene siendo usado como máquina de escribirpara elaborar la PECOSA.

Proceso Actual de Distribución de Bienes

N° ACTIVIDADES VA CONTROL OTROS

ESPERA 1

REVISION Y FIRMA DE LA PECOSA

TRANSPORTE 2

ESPERA 22 horas 4 horas

7 VISTO BUENO JEFE DE ADQUISICIONES X30 segundos 30 segundos

TRANSPORTE 3

ESPERA 3

AUTORIZAR PECOSA POR EL JEFE DE XABASTECIMIENTO

11 TRANSPORTE 4

ESPERA 4

12 DESPACHAR PECOSA POR ALMACEN X

13 RECIBIR BIENES X

TOTAL 4 3 4 4 0 3 horas 52 min. 10 horas 22 min.

30 minutos

30 minutos

15 minutos

10 minutos

1 minuto

30 segundos

1 hora

30 segundos

2 horas

5 minutos

30 minutos

TIEMPO PESIMISTA

EXPEDIENTES

40 minutos

10 minutos

30 minutos

3 minutos

30 minutos

TIPO DE ACTIVIDAD TIEMPO EFECTIVO

DIARIO x

EXPEDIENTES

20 minutos

X

1 ELABORA PECOSA E IMPRIMIRLA X

2 TRANSPORTE 1

3 X

4 X

8X

6 INSPECCION DE LA PECOSA X

9 VERIFICAR SI CUMPLE REQUISITOS X

30 segundos10

X 30 minutos

15 minutos

1 minuto

20 minutos

30 segundos

1 minuto

3 minutos

30 segundos

1 minuto

1 minuto

Demora en la elaboración de la PECOSA.Se comenten errores en el 20% de las PECOSAS elaboradas, siendo detectados por el Jefe de Abastecimiento quien las rechaza para que se vuelvan a hacer. Los rechazos de PECOSAS provocandesperdicio de tiempo y recursos.Proceso de verificación de que los items estén programados, se efectúa manualmente, con demora.Pérdida de tiempo para el cliente interno, por Transporte y Movilización de la PECOSA

Proceso actual : Problemas

Proceso Actual: Fortalezas

Los documentos son recepcionados directamente por los encargados de cada fase del proyecto.La revisión y verificación de la PECOSAes realizada por los encargados y en cada fase del proceso, garantizando la adecuada distribución de los bienes.El personal posee experiencia en lalabor que desempeña.Existe normatividad en el Sector Público en el aspecto de adquisiciones

Software no documentado y no soporta el proceso.Procesos manuales y mecanizados parcialmente.No existe estandarizacion en los formatos yherramientas de elaboración de PECOSAS.Consumo elevado de papel e insumos para elaboración de PECOSAS.Software basado en DOS y base de datos planas (DBF).Falta de seguridad e integridad en lasbases de datos.Los procesos de revisión / verificación no están soportados por software

Proceso Actual: Debilidades

Cantidad de personal: 05 personasRemuneración promedio S/. 1860(Remuneración x persona)

Promedio de solicitudes 15Repcionadas (diariamente)

Costo mensual promedio de S/. 1000material utilizado

Proceso Actual: Costo Promedio mensual

Costo Promedio Mensual : S/. 4,487.5

SecretariaElabora e imprime PECOSA.

Entrega PECOSA para firma.

Rehace PECOSA de ser rechazada.

Entrega PECOSA a adquisiciones,

abastecimiento y almacén respectivamente.

Verifica la recepción de bienes

Análisis de puestos: Situación actual

Jefe de Unidad OrgánicaRevisa PECOSA

Firma y Sella PECOSA

Análisis de puestos: Situación actual

Asistente de AdquisicionesRecepciona PECOSAS.

Revisa de acuerdo a la

programación.

Aprueba o rechaza

pecosa según la

inspección realizada.

Análisis de puestos: Situación actual

Jefe de AbastecimientosVerifica cumplimiento de requisitos.

Autoriza o rechaza la PECOSA.

Análisis de puestos: Situación actual

Asistente de AlmacénVerifica que la PECOSA este debidamente

autorizada.

Despacha los bienes solicitados.

Registra los datos de la atención.

Análisis de puestos: Situación actual

NOMBRE: DISTRIBUCION DE BIENES

OBJETIVO: Diseñar un procedimiento más eficientepara el trámite y atención de las PECOSAS, utilizandolos medios electrónicos disponibles en la institución.

Proceso Sugerido

Visión

Optimizar la formulación de PECOSAS, su autorización y despacho.

Misión

Desarrollar un SI que soporte el proceso de distribución de bienes

Nuevo proceso de distribución de bienes

Inicio Secretaria ElaboraPECOSA en

Sistema

No

EsperaJefe de Unidad Organica

Revisa, Firmadigitalmente

Sí

EsperaJefe de Abastecimiento

verifica si cumplerequisitos

¿Cumplerequisitos?

Jefe de AbastecimientoAutoriza

PECOSA con firma digital

Jefe de Abastecimientorechaza PECOSA indicando

el motivo de rechazo

Asistente de almacéndespacha PECOSA en

sistema, entrega bienes eimprime 2 copias

Espera

Fin

Unidad orgánica recibebienes, firma cargo y recibe

copia de PECOSAdespachada

NO

SI

Menor tiempo en el proceso (01:01:10 min incluyendo esperas eventuales)Ahorro de materiales (S/. 700)Procedimiento más seguro – Las verificaciones y controles se

realizan a través de un sistema informático.

– Las demoras se detectan fácilmenteUso de medios electrónicos para hacer el trámite y seguimiento.

Proceso propuesto: Sustento

To Be

Proceso Sugerido de Distribución de Bienes

N° ACTIVIDADES VA CONTROL OTROS

5 minutos

1 segundo

ESPERA 5 segundos

VERIFICAR POR EL JEFE DE UNIDAD 1 minuto

FIRMA DIGITAL JEFE DE UNIDAD 1 segundo

TRANSPORTE POR MEDIO ELECTRONICO 1 segundo

15 minutos

6 VERIFICAR POR EL JEFE DE ABASTECIMIENTOX

5 minutos

FIRMA DIGITAL POR EL JEDE DE ABASTECIMIENTO 1 segundoAUTORIZAR PECOSA

8 TRANSPORTE POR MEDIO ELECTRONICO 1 segundo

30 minutos

5 minutos

5 minutos

TOTAL 4 2 3 3 0 1 hora, 1 min.,10 seg

10 RECEPCION DE BIENESX

TIEMPO EFECTIVO DIARIO x

EXPEDIENTE

TIPO DE ACTIVIDAD

1 ELABORAR PECOSA X

X

X

2 TRANSPORTE POR MEDIO ELECTRONICO

3 X

4 X

5

X

7 X

ESPERA

X

ESPERA X

9 DESPACHO PECOSA POR LA ENCARGADA DE ALAMCEN

X

Uso de un sistema que soporte el proceso, basado en plataforma visual y uso de tecnología cliente/servidor.Trámite de PECOSAS más seguro y en menor tiempo.Uso de medios electrónicos para el transporte de la PECOSA.Uso de firmas digitales para validar cada etapa del trámite.Disponibilidad de información en línea que facilite la formulación de PECOSAS.Normatividad en línea

Proceso Propuesto: Fortalezas

Proceso propuesto: Debilidades

Tiempo de desarrollo e implantación del sistema, relativamente alto.

Necesidad de efectuar una migración de datos del sistema antiguo al nuevo, y de registrar la información de seguimiento del trámite en forma manual (cantidades despachadas dePECOSAS).

OPORTUNIDAD CAMBIO DIFICULTAD BENEFICIOS COSTOS SOPORTE RIESGOS

Incrementar el número de PECOSAS atendidas

Eliminar los formularios impresos y las firmas Eliminar la consulta manual a saldos

Media

Facilitar la elaboración de PECOSAS Facilitar el control

0 Capacitación a personas que formulan y autorizan PECOSAS Desarrollo del software

0

Reducir el número de PECOSAS rechazadas

Posibilitar la consulta a saldos en el momento de formular la PECOSA Posibilitar el rechazo indicando el motivo.

Baja.

Minimizar errores en formulación

0 Capacitación a las personas que formulan PECOSAS Desarrollo del software

0

Agilizar el trámite de PECOSAS

Uso de un nuevo sistema a través de cambios de estado del documento, firmas digitales y mensajería

Media

Disminución de tiempo del proceso.

0 Desarrollo del software 0

Análisis del Cambio

Inicio Secretaria Elabora eImprime PECOSA

Asistente de AdquisicionesRevisa cantidades de acuerdo al

Consolidado y Cuadros deNecesidades Eventuales

¿Pedidopresupuestado

?

Sí

No

Asistente de AdquisicionesColoca Visto Bueno

Asistente deAdquisiciones Devuelvepara corregir o solicita

un Cuadro deNecesidades

Jefe de Abastecimientos Verificasi cumple requisitos

¿Cumplerequisitos?

Jefe de Abastecimiento AutorizaPECOSA

Asistente de Almacen Despacha (anotandoa máquina las cantidades en la PECOSA),consigna firma, fecha de recepción, firma

del solicitante y numera la PECOSA

Fin

Espera Jefe de Unidad OrganicaRevisa, Firma y Devuelve

Secretaria Lleva Pecosaa Adquisiciones para VB Espera

Sí

Espera

No

Inicio Secretaria ElaboraPECOSA en

Sistema

No

EsperaJefe de Unidad Organica

Revisa, Firmadigitalmente

Sí

EsperaJefe de Abastecimiento

verifica si cumplerequisitos

¿Cumplerequisitos?

Jefe de AbastecimientoAutoriza

PECOSA con firma digital

Jefe de Abastecimientorechaza PECOSA indicando

el motivo de rechazo

Asistente de almacéndespacha PECOSA en

sistema, entrega bienes eimprime 2 copias

Espera

Fin

TO-BE

AS-IS

• EL PROCESO ES DE 8 PASOS PROM.Y 3 ESPERAS – 5 PERSONAS

• TIEMPO PROMEDIO 3:45 HORAS POR PECOSA EN EL MEJOR DE LOS CASOS y 10 HORAS 32 MINUTOS EN EL PEOR.

• EXCESIVO USO DE MATERIALES

• EL PROCESO ES DE 5 PASOS Y 2

ESPERAS – 4 PERSONAS

• AHORRO DE 50% EN TIEMPO

• TRAMITE AGIL, FLUIDO, SEGURO Y

OPORTUNO PRODUCE UNA MEJOR IMAGEN

FRENTE A LOS CLIENTES INTERNOS.

• POSIBILIDAD DE REALIZAR OTRAS

FUNCIONES

Comparación de Procesos

Conclusiones

El uso de la TI en forma adecuada permite la agilización de un trámite y pone a disposición del interesado la información de necesaria para llevarlo al siguiente paso.

El rediseño de basa en el uso de TI y permite reducir la cantidad de pasos y de tiempo.

Se necesitan 4 personas, por lo que el tiempo del Jefe de Adquisiciones se invierte en actividades de mayor valor para la institución.

Se está empleando la tecnología WORKFLOW para tener mayor efectividad en la distribución de bienes.

Recomendaciones

La dirección de Ceticos debe apoyar el proyecto en calidad de responsable principal

Capacitar a los empleados en las herramientas que usan en su trabajo

Sensibilizar a todos los empleados para que aporten ideas sobre nuevos proyectos