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REDISEÑO DE PROCESOS DE NEGOCIO
Taller de: MODELAMIENTO DE PROCESOS
EXAMEN FINAL
En base al caso de modelamiento adjunto, cada equipo, seleccionar un proceso de su trabajo actual y hacer el modelaje o rediseño de dicho proceso.Seguir la metodología desarrollada en el curso y los slides del caso ejemplo desarrolladoFavor no omitir los slides de la metodología, si es recomendable aclararlos o aumentarlos en cada secciónPresentarlo usando Power Point y entregarlo en CD
Taller de: MODELAMIENTO DE PROCESOS
EJEMPLO DE
Reingeniería de Procesos
PROGRAMACION
• Programación anual• Programación eventual• Gestión de proveedores• Registro de proveedores• Catalogación de bienes y servicios
ACTIVIDADES DE CADA PROCESO
P R O C E S O S
• Procesos de adquisición• Emisión de órdenes de compra• Emisión de órdenes de servicio
• Distribución de bienes• Control de inventarios• Administración de almacén
ADQUISICIONESDISTRIBUCION Y
CONTROL DE INVENTARIOS
CONTROLAR PAGOS
• Pagar a proveedores• Controlar pagos
Necesidadesde usuario Usuario atendido
Usaremos este
proceso
Macroproceso de Abastecimientos
Proceso: Distribución de Bienes
Definición– Proceso que involucra la formulación y
autorización de PECOSAS, así como su despacho y entrega a la unidad orgánica solicitante.
Ambito:– Gerencia de Administración y Finanzas– Sistema de Abastecimiento– Área de Almacén
Grupo de Trabajo
Integrantes Grupo 1
Oficina de InformáticaJefe de la Oficina de Informática
Michel Laos Chatten
Oficina de InformáticaAsistente AdministrativoSonia Guerrero Ordóñez
GAFAsistente AdministrativoMaristella Vildoso
GAF-Abast.Asistente de Adquisiciones
Mario Montanchez Prado
GAF-Abast.Asistente de AlmacénMercedes Mamani
GAFJefe de AbastecimientoNoel Salazar Ocola
GAFGerente de Administración y Finanzas
Edmundo AcurioVillavicencio
ÁreaCargoNombre
SimbologíaPASO SIMBOLO DESCRIPCION
Operación Cualquier paso que agrega valor al proceso hace avanzar en forma directa el prodeso
Transporte Cualquier acción que desplaza información u objetos, incluyendo personas
Demora(no programada)
Retraso no programado de materiales, partes o productos. Cualquier tiempo de espera de
Inspección Incluye inspecciones de calidad y cantidad, revisiones y autorizaciones
Almacenamiento(demora
productos.
Almacenamiento Almacenamiento permanente
Retrabajo operaciónR
Diagrama Funcional de Ruta de Documentos
Unidad OrgánicaGerencia de
Administración yFinanzas
Sistema deAbastecimiento
Sistema deContabilidad
Sistema deRecursos Humanos
Sistema deTesorería
Adquisiciones Almacén Mantenimiento
Diagrama Causa-Efecto del proceso actual
Demora en trámtede PECOSAS
Materiales
Métodos Maquinaria
Falta de capacitación delpersonal que formulaPECOSAS
Mano de Obra
Falta de Información sobrebienes al formular la PECOSA
Exceso de copias de documento
Exceso de Visas y Vo Bo
Revisión Manualde Stock
Revisión Manual dePresupuesto
Uso excesivo deinsumos
VersionesDiferentes del
software
Formularios maldiseñadosSI deficiente
Falta de sistema instalado en losequipos
Demora en elaboración dedocumentos
Falta deinformación enlínea
Procedimiento mal diseñado
Diversidad de medios paraformular PECOSAS
Visión
Ser óptimo en la formulación, autorización y despacho de las PECOSAS.
Misión
Desarrollar un sistema de información que soporte el proceso de formulación, autorización y despacho de PECOSAS.
Objetivo
Optimizar el proceso de distribución de bienes– Reducción de errores en
formulación de PECOSAS– Mayor productividad
del área– Satisfacción del
cliente interno (unidades orgánicas solicitantes)
Proceso Actual de Distribución de Bienes
Inicio Secretaria Elabora eImprime PECOSA
Asistente de AdquisicionesRevisa cantidades de acuerdo al
Consolidado y Cuadros deNecesidades Eventuales
¿Pedidopresupuestado
?
Sí
No
Asistente de AdquisicionesColoca Visto Bueno
Asistente deAdquisiciones Devuelvepara corregir o solicita
un Cuadro deNecesidades
Jefe de Abastecimientos Verificasi cumple requisitos
¿Cumplerequisitos?
Jefe de Abastecimiento AutorizaPECOSA
Asistente de Almacen Despacha(anotando a máquina las
cantidades en la PECOSA),consigna firma, fecha de recepción,
firma del solicitante y numera laPECOSA
Fin
Espera Jefe de Unidad OrganicaRevisa, Firma y Devuelve
Secretaria Lleva Pecosaa Adquisiciones para VB Espera
Sí
Espera
No
Solicitante recibe bienesy copia de PECOSA
recepcionada y la archiva
Explicación del Proceso ActualEl proceso involucra el uso de documentos firmados y visados que van tramitándose entre los interesados.Los controles necesarios se efectúanmanualmente, con demoras excesivasya que el personal tiene otras tareas.Se debe esperar un lapso de tiempopara que las PECOSAS lleguen a Almacén.Existe un software que no soporta el proceso y que viene siendo usado como máquina de escribirpara elaborar la PECOSA.
Proceso Actual de Distribución de Bienes
N° ACTIVIDADES VA CONTROL OTROS
ESPERA 1
REVISION Y FIRMA DE LA PECOSA
TRANSPORTE 2
ESPERA 22 horas 4 horas
7 VISTO BUENO JEFE DE ADQUISICIONES X30 segundos 30 segundos
TRANSPORTE 3
ESPERA 3
AUTORIZAR PECOSA POR EL JEFE DE XABASTECIMIENTO
11 TRANSPORTE 4
ESPERA 4
12 DESPACHAR PECOSA POR ALMACEN X
13 RECIBIR BIENES X
TOTAL 4 3 4 4 0 3 horas 52 min. 10 horas 22 min.
30 minutos
30 minutos
15 minutos
10 minutos
1 minuto
30 segundos
1 hora
30 segundos
2 horas
5 minutos
30 minutos
TIEMPO PESIMISTA
EXPEDIENTES
40 minutos
10 minutos
30 minutos
3 minutos
30 minutos
TIPO DE ACTIVIDAD TIEMPO EFECTIVO
DIARIO x
EXPEDIENTES
20 minutos
X
1 ELABORA PECOSA E IMPRIMIRLA X
2 TRANSPORTE 1
3 X
4 X
8X
6 INSPECCION DE LA PECOSA X
9 VERIFICAR SI CUMPLE REQUISITOS X
30 segundos10
X 30 minutos
15 minutos
1 minuto
20 minutos
30 segundos
1 minuto
3 minutos
30 segundos
1 minuto
1 minuto
Demora en la elaboración de la PECOSA.Se comenten errores en el 20% de las PECOSAS elaboradas, siendo detectados por el Jefe de Abastecimiento quien las rechaza para que se vuelvan a hacer. Los rechazos de PECOSAS provocandesperdicio de tiempo y recursos.Proceso de verificación de que los items estén programados, se efectúa manualmente, con demora.Pérdida de tiempo para el cliente interno, por Transporte y Movilización de la PECOSA
Proceso actual : Problemas
Proceso Actual: Fortalezas
Los documentos son recepcionados directamente por los encargados de cada fase del proyecto.La revisión y verificación de la PECOSAes realizada por los encargados y en cada fase del proceso, garantizando la adecuada distribución de los bienes.El personal posee experiencia en lalabor que desempeña.Existe normatividad en el Sector Público en el aspecto de adquisiciones
Software no documentado y no soporta el proceso.Procesos manuales y mecanizados parcialmente.No existe estandarizacion en los formatos yherramientas de elaboración de PECOSAS.Consumo elevado de papel e insumos para elaboración de PECOSAS.Software basado en DOS y base de datos planas (DBF).Falta de seguridad e integridad en lasbases de datos.Los procesos de revisión / verificación no están soportados por software
Proceso Actual: Debilidades
Cantidad de personal: 05 personasRemuneración promedio S/. 1860(Remuneración x persona)
Promedio de solicitudes 15Repcionadas (diariamente)
Costo mensual promedio de S/. 1000material utilizado
Proceso Actual: Costo Promedio mensual
Costo Promedio Mensual : S/. 4,487.5
SecretariaElabora e imprime PECOSA.
Entrega PECOSA para firma.
Rehace PECOSA de ser rechazada.
Entrega PECOSA a adquisiciones,
abastecimiento y almacén respectivamente.
Verifica la recepción de bienes
Análisis de puestos: Situación actual
Jefe de Unidad OrgánicaRevisa PECOSA
Firma y Sella PECOSA
Análisis de puestos: Situación actual
Asistente de AdquisicionesRecepciona PECOSAS.
Revisa de acuerdo a la
programación.
Aprueba o rechaza
pecosa según la
inspección realizada.
Análisis de puestos: Situación actual
Jefe de AbastecimientosVerifica cumplimiento de requisitos.
Autoriza o rechaza la PECOSA.
Análisis de puestos: Situación actual
Asistente de AlmacénVerifica que la PECOSA este debidamente
autorizada.
Despacha los bienes solicitados.
Registra los datos de la atención.
Análisis de puestos: Situación actual
NOMBRE: DISTRIBUCION DE BIENES
OBJETIVO: Diseñar un procedimiento más eficientepara el trámite y atención de las PECOSAS, utilizandolos medios electrónicos disponibles en la institución.
Proceso Sugerido
Visión
Optimizar la formulación de PECOSAS, su autorización y despacho.
Misión
Desarrollar un SI que soporte el proceso de distribución de bienes
Nuevo proceso de distribución de bienes
Inicio Secretaria ElaboraPECOSA en
Sistema
No
EsperaJefe de Unidad Organica
Revisa, Firmadigitalmente
Sí
EsperaJefe de Abastecimiento
verifica si cumplerequisitos
¿Cumplerequisitos?
Jefe de AbastecimientoAutoriza
PECOSA con firma digital
Jefe de Abastecimientorechaza PECOSA indicando
el motivo de rechazo
Asistente de almacéndespacha PECOSA en
sistema, entrega bienes eimprime 2 copias
Espera
Fin
Unidad orgánica recibebienes, firma cargo y recibe
copia de PECOSAdespachada
NO
SI
Menor tiempo en el proceso (01:01:10 min incluyendo esperas eventuales)Ahorro de materiales (S/. 700)Procedimiento más seguro – Las verificaciones y controles se
realizan a través de un sistema informático.
– Las demoras se detectan fácilmenteUso de medios electrónicos para hacer el trámite y seguimiento.
Proceso propuesto: Sustento
To Be
Proceso Sugerido de Distribución de Bienes
N° ACTIVIDADES VA CONTROL OTROS
5 minutos
1 segundo
ESPERA 5 segundos
VERIFICAR POR EL JEFE DE UNIDAD 1 minuto
FIRMA DIGITAL JEFE DE UNIDAD 1 segundo
TRANSPORTE POR MEDIO ELECTRONICO 1 segundo
15 minutos
6 VERIFICAR POR EL JEFE DE ABASTECIMIENTOX
5 minutos
FIRMA DIGITAL POR EL JEDE DE ABASTECIMIENTO 1 segundoAUTORIZAR PECOSA
8 TRANSPORTE POR MEDIO ELECTRONICO 1 segundo
30 minutos
5 minutos
5 minutos
TOTAL 4 2 3 3 0 1 hora, 1 min.,10 seg
10 RECEPCION DE BIENESX
TIEMPO EFECTIVO DIARIO x
EXPEDIENTE
TIPO DE ACTIVIDAD
1 ELABORAR PECOSA X
X
X
2 TRANSPORTE POR MEDIO ELECTRONICO
3 X
4 X
5
X
7 X
ESPERA
X
ESPERA X
9 DESPACHO PECOSA POR LA ENCARGADA DE ALAMCEN
X
Uso de un sistema que soporte el proceso, basado en plataforma visual y uso de tecnología cliente/servidor.Trámite de PECOSAS más seguro y en menor tiempo.Uso de medios electrónicos para el transporte de la PECOSA.Uso de firmas digitales para validar cada etapa del trámite.Disponibilidad de información en línea que facilite la formulación de PECOSAS.Normatividad en línea
Proceso Propuesto: Fortalezas
Proceso propuesto: Debilidades
Tiempo de desarrollo e implantación del sistema, relativamente alto.
Necesidad de efectuar una migración de datos del sistema antiguo al nuevo, y de registrar la información de seguimiento del trámite en forma manual (cantidades despachadas dePECOSAS).
OPORTUNIDAD CAMBIO DIFICULTAD BENEFICIOS COSTOS SOPORTE RIESGOS
Incrementar el número de PECOSAS atendidas
Eliminar los formularios impresos y las firmas Eliminar la consulta manual a saldos
Media
Facilitar la elaboración de PECOSAS Facilitar el control
0 Capacitación a personas que formulan y autorizan PECOSAS Desarrollo del software
0
Reducir el número de PECOSAS rechazadas
Posibilitar la consulta a saldos en el momento de formular la PECOSA Posibilitar el rechazo indicando el motivo.
Baja.
Minimizar errores en formulación
0 Capacitación a las personas que formulan PECOSAS Desarrollo del software
0
Agilizar el trámite de PECOSAS
Uso de un nuevo sistema a través de cambios de estado del documento, firmas digitales y mensajería
Media
Disminución de tiempo del proceso.
0 Desarrollo del software 0
Análisis del Cambio
Inicio Secretaria Elabora eImprime PECOSA
Asistente de AdquisicionesRevisa cantidades de acuerdo al
Consolidado y Cuadros deNecesidades Eventuales
¿Pedidopresupuestado
?
Sí
No
Asistente de AdquisicionesColoca Visto Bueno
Asistente deAdquisiciones Devuelvepara corregir o solicita
un Cuadro deNecesidades
Jefe de Abastecimientos Verificasi cumple requisitos
¿Cumplerequisitos?
Jefe de Abastecimiento AutorizaPECOSA
Asistente de Almacen Despacha (anotandoa máquina las cantidades en la PECOSA),consigna firma, fecha de recepción, firma
del solicitante y numera la PECOSA
Fin
Espera Jefe de Unidad OrganicaRevisa, Firma y Devuelve
Secretaria Lleva Pecosaa Adquisiciones para VB Espera
Sí
Espera
No
Inicio Secretaria ElaboraPECOSA en
Sistema
No
EsperaJefe de Unidad Organica
Revisa, Firmadigitalmente
Sí
EsperaJefe de Abastecimiento
verifica si cumplerequisitos
¿Cumplerequisitos?
Jefe de AbastecimientoAutoriza
PECOSA con firma digital
Jefe de Abastecimientorechaza PECOSA indicando
el motivo de rechazo
Asistente de almacéndespacha PECOSA en
sistema, entrega bienes eimprime 2 copias
Espera
Fin
TO-BE
AS-IS
• EL PROCESO ES DE 8 PASOS PROM.Y 3 ESPERAS – 5 PERSONAS
• TIEMPO PROMEDIO 3:45 HORAS POR PECOSA EN EL MEJOR DE LOS CASOS y 10 HORAS 32 MINUTOS EN EL PEOR.
• EXCESIVO USO DE MATERIALES
• EL PROCESO ES DE 5 PASOS Y 2
ESPERAS – 4 PERSONAS
• AHORRO DE 50% EN TIEMPO
• TRAMITE AGIL, FLUIDO, SEGURO Y
OPORTUNO PRODUCE UNA MEJOR IMAGEN
FRENTE A LOS CLIENTES INTERNOS.
• POSIBILIDAD DE REALIZAR OTRAS
FUNCIONES
Comparación de Procesos
Conclusiones
El uso de la TI en forma adecuada permite la agilización de un trámite y pone a disposición del interesado la información de necesaria para llevarlo al siguiente paso.
El rediseño de basa en el uso de TI y permite reducir la cantidad de pasos y de tiempo.
Se necesitan 4 personas, por lo que el tiempo del Jefe de Adquisiciones se invierte en actividades de mayor valor para la institución.
Se está empleando la tecnología WORKFLOW para tener mayor efectividad en la distribución de bienes.
Recomendaciones
La dirección de Ceticos debe apoyar el proyecto en calidad de responsable principal
Capacitar a los empleados en las herramientas que usan en su trabajo
Sensibilizar a todos los empleados para que aporten ideas sobre nuevos proyectos
