כושר ארגון MBAשרון דבירי

כושר ארגון

לשלב ולתאם , היכולת לסדרבין

פרטים שונים.חפצים או אירועים, כגון אנשים

ההשלכות של חוסר ארגון

משימות חדשות

לחץ

אי השלמת המשימה

מתח

כשלון

ואר נכנסד–תרגיל

בתרגיל מספר שקפים.

אני אקריא לכם כל שקף.

אתן לכם מספר דקות בודדות לעשות מה שנראה

.לכם נכון לעשות

השקפים לא יוצגו שוב לאחר שהוסרו.

אנא שמרו על השקט, אישיזהו תרגיל...

ואר נכנסד–תרגיל

מנהל מכירות בחברת חשמל, שמואל לוי, אתה.

בבוקר7:30השעה . 26.4, בשבוע' כעת יום ג.

הגעת למשרדך לאחר שנעדרת שבועיים בשל מילואים.

12.5-אתה יוצא לחופשה לשבועיים בשוויץ וחוזר ב, 28.4-ב, בעוד יומיים.

בתיבת הדואר האלקטרוני שלך הצטברו מיילים מהתקופה בה היית במילואים .

כך שנשארה לך בדיוק , מתקיימת ישיבת הנהלה בה אתה משתתף8:30בשעה

. שעה לטפל בכל הדואר שהצטבר

.ולא נחזור עליהם לאחר שנעבור לשקף הבא. שקפים יעברו ברצףה–שימו לב

ל"אבי מנחם מנכ

ל"אורי אבנרי סמנכ

רוני אביבי מכירות' מנהל מח

דניאלה דניר מנהלת מכירות

אביבית סגל מנהלת מכירות

שמואל לוי מנהל מכירות

הרושבן צביהכספים' מנהלת מח

נאווה דקל ראש מדור ספקים

גבי שגיבאדםכחראש מדור

דבורה דבורין תפעול' מנהלת מח

מירי בסט מהנדסת

דביבשמוליק מהנדס

מייל

,שמואל שלום

חלופיתחשמלתשתיתהקמתלפרויקטבהמשך.המחירלהצעתבנוגעדיוןלקייםצורךישבמודיעין

מוכניםשנהיהכדיבנושאדחוףדיוןלקייםמבקשאני.המתחריםלפני

,בברכהרוני אביבי

מנהל מחלקת התקשרויות

מייל

,שלום לכולם

השעותבין17.5-בכילכולכםלהזכירמבקשתאני.הביטחוןמשרדעםהפגישהמתקיימת9:00-12:00

אתירכזלוישמואלכימבקש,אבנריאורימר,ל"הסמנכ,מכירות,כספים'מח)כולם.לפגישההנדרשהחומרכל

החומראתלשמואללהעבירמתבקשים(משפטיםנושאיםובותקציריכיןשמואל.הפגישהלפניהרלוונטי.לפגישה

,בברכהסמדר דובדבניל"מזכירת סמנכ

מייל

,שמואל שלום

עםלפגישההרלוונטיהחומראתלךמעבירהאניהחוזיםשחסריםלינראה.הביטחוןמשרד

.דניאלהעםשנחתמו.אותםלךלהעבירתדאגשהיאאיתהדבר

,בברכהאביבית סגל

מנהלת מכירות

מייל ,שמואל שלום

לאבאתרמקבליםאנואותוהשרותכילידיעתךלהביאברצוני!תקין

עוצמתלבדיקותיוםכולהזמנהפותחיםשאנולהיותיכוללא!עצומיםנזקיםלנוגורםזהדבר.לשטחמגיעיםלאואתםמתח

עםושאדברצודקשאניאומרהואהסדרןעםשביצעתיבשיחה.הסניףמנהל

לילהעבירדאגאנא,הנציבותשלאיכותביקורתלייש2.5-ב.שביצענוהבדיקותלכלהתעודותכלאת

,בברכהדרוקרביב

ישראל-אפריקה, מנהלת צפון

מייל

,לכל מנהלי המכירות שלום

מסיבתנקייםאנו.החברהאתעוזבתדנירדניאלה.12:00בשעה27.4-בחגיגיתפרידהמאחליםאנו.לחברהתרומתךעלדניאלהלךתודה

.הדרךבהמשךהצלחהלך

,בברכהרוני אביביהתקשרויות' מנהל מח

טלפון

. בעודך ממיין את המיילים נכנסת שיחת טלפוןאשתך מזכירה לך את מסיבת יום ההולדת של נועם בצהרון היום בחמש וחצי ומבקשת ממך להביא מיץ

.פטל בדרך חזרה הביתה

היא מאוד מתלבטת אם להכין עוגת שוקולד עם פצפוצי .אורז או להכין כדורי שוקולד עם סוכריות צבעוניות

מייל

,שמואל שלום

כידוע לך עליי לסיים את הכנת החשבוניות עד לסיום .החודש

BB-357866בחוזה שמספרו

22אני מעבירה לך את . נפלה טעות בחישוב הכולל. עמודי ההסכם עם פירוט הבדיקות שהעברת אליי

.אנא תקן את הטעות והעבר אליי לביצוע,בברכה

נאווה דקלראש מדור ספקים

מייל ,לעובדים שלום

"מגדל"הביטוחחברתעםלעבודעוברתהחשמלחברת,1.5-מההחלאתולמלא115בחדרשגיבלגבילגשתמתבקשיםהעובדיםכל

.הרלוונטייםהטפסים.שלכםהמשכורתמועברתאליובבנקלהחתיםישהטפסיםאת.31.4-מהיאוחרלאלגבילהגישישהחתומיםהטפסיםאת

!וחבלההפרשותברצףלנזקיגרוםבהגשהאיחור,לבכםלתשומת

,בברכההרוש-בןצביה

כספים' מנהלת מח

פגישה

המייליםאתממייןבעודך.סגלאביביתנכנסת

אותךלשתףמבקשתהיאשבגללםהאמיתיותבסיבות....החברהאתעוזבתדניאלה

מייל

,אל מנהלי המכירותהודעה חשובה

לתאריךשתוכננוההתקנותכל,טכניתתקלהבשל.בטלותהצפוניהנגבבאזור30.4קשרליצורמהםובקשוללקוחותלהודיעדאגואנא.חלופימועדלתיאוםדביבשמוליקעם

,בברכהדבורה דבורין' אינג

תפעול' מנהלת מח

טלפון

טלפוןשיחתנכנסתהמייליםאתממייןבעודך.גדולבנייןקבלן,אברהמיאברהםשלהמזכירה

.הקועלשלךותיקולקוחממרדחופהשיחהלךלהעבירמבקשתהיא

.אברהמי

מייל

,שמואל שלום

26.4ביוםאיתךלהיפגשמבקש,אבנריאוריל"הסמנכ.(ההנהלהישיבתלאחרמיד)10:00בשעה

משרדעםהפגישהעלאיתךלשוחחמעונייןהוא.הביטחון

האחרונהההצעהעםלפגישהשתגיעמבקשהוא.שעברהשנהלהםששלחת

,בברכהסמדר דובדבניל"מזכירת סמנכ

!התרגיל הסתיים

ראש נקי ותפוקה

הפרודוקטיביות שלנו עומדתביחס ישר

. ליכולת שלנו להירגע

שלנוהמחשבותכאשררקשלנווהתודעהמאורגנות

להגיעיכוליםאנחנו,רגועה.יעילהלתפוקה

?מה זה חשובל–תודעה רגועה

תודעה רגועה מאפשרת לעשות לנו סדר במחשבה,לאפשר לנו להתרכז בעיקר ולא בטפל,לתת לנו להרגיש פחות לחוצים,ליצור תחושת מסוגלות, להוריד תחושת מועקה של עומס שיש אין סוף

מטלות שרובצות עלינו

הישגים ללא מתח: המטרה

שימת מטלותר–1

הכינו רשימה מדי בוקר ולפני התחלת העבודה,של כל המשימות שעל הפרק

הכניסו את המשימות לתוך יומן לפי מועד לביצוע,ולא לפי מועד סיום

ציינו סדר עדיפויות מהחשוב , ברשימה של היום, ביותר לחשוב פחות

אם מדובר במטלה גדולה חלקו כל מטלה כזוליחידות קטנות תוך קביעת מועד סיום לכל אחד

. מהם

שולחן עבודה-2

אין לערבב ניירת ללא סדר ,אין להעמיס את השולחן בניירת,ואז לפעול לפי , יש לקרוא כל נייר באופן שיטתי

do it, delegate it, defer it, drop it rule :לבצע,להאציל סמכות, להכניס ליומן כמשימה ולציין על הנייר -לדחות

תאריך (לפח או לקלסר)לזרוק

משימות במקביל-3

ולסיים אותהאחתיש לדבוק כל פעם במשימה . יש להימנע מהפניית הקשב לכל מייל בודד

אלא יש לקבוע שאחת למספר שעות , שמגיע. תטפלו במיילים

יש לכבות ניידים בזמן פגישות כך שמלוא הקשב. יהיה מופנה לנושאים שבדיון

שיפור מתמיד

.פעלו לשיפור מתמיד בתכנון ובניהול הזמן שלכם

? מה עושים

טלפון למזכירה של אביבי /מייל. ותיאום פגישה

:יומןהכנה לדיון פרויקט 27.415:00

הקמת תשתית חשמל דיון פרויקט הקמת 27.417:00

תשתית חשמל

בהמשך לפרויקט הקמת תשתית חשמל חלופית במודיעין

יש צורך לקיים דיון בנוגע מבקש לקיים . להצעת המחיר

דיון דחוף בנושא כדי שנהיה רוני . )מוכנים לפני המתחרים

(אביבי

הביצוע המשימה

? מה עושים

אני יוצא . מייל לכל הנמעניםאבקש . לחופשה בת שבועיים

מכולם להעביר את החומר לא .10.5-יאוחר מה

:יומןט"משהבפגישה 17.59:00-12:00לבדוק מי טרם העביר 12.513:00

.ולתזכרט"משהבחומר לפגישה להכין תקציר עם 14.58:00-11:00

ט"משהבנושאים לפגישה .ולהעביר לכולם

כילכולכםלהזכירמבקשתאני9:00-12:00השעותבין17.5-ב

משרדעםהפגישהמתקיימת.הביטחוןמבקש,אבנריאורימר,ל"הסמנכ

החומרכלאתירכזלוישמואלכי'מח)כולם.לפגישההנדרש(משפטים,מכירות,כספים

אתלשמואללהעבירמתבקשים.הפגישהלפניהרלוונטיהחומרנושאיםובותקציריכיןשמואל

(דובדבניסמדר).לפגישה

הביצוע המשימה

? מה עושים

לדניאלה " העבר"מייל אני יוצא לחופשה בת : בתוספתאבקשך להעביר את . שבועיים

.10.5-החומר לא יאוחר מה

החומראתלךמעבירהאנימשרדעםלפגישההרלוונטיהחוזיםשחסריםלינראה.הביטחון.דניאלהעםשנחתמו

לךלהעבירתדאגשהיאאיתהדבר(סגלאביבית).אותם

הביצוע המשימה

? מה עושים

:יומןטיפול בתלונה 26.414:00-15:00

, לדבר עם הסדרן: דרוקרביב להדפיס , מנהל בדיקות שטח

.להכין מכתב תלונה, תעודות

השרותכילידיעתךלהביאברצוני!תקיןלאבאתרמקבליםאנואותו

הזמנהפותחיםשאנולהיותיכוללאואתםמתחעוצמתלבדיקותיוםכוללנוגורםזהדבר.לשטחמגיעיםלא

!עצומיםנזקיםהואהסדרןעםשביצעתיבשיחה

מנהלעםושאדברצודקשאניאומר.הסניף

שלאיכותביקורתלייש2.5-בכלאתלילהעבירדאגאנא,הנציבות

.שביצענוהבדיקותלכלהתעודות(דרוקרביב-לקוח)

הביצוע המשימה