Описание опыта автоматизации процессов управления материально-техническим

обеспечениемна примере проекта в нефтяной компании

Содержание

• Предпосылки проекта• Цели и ограничения проекта

автоматизации МТО• Реализованная архитектура проекта• Результаты проекта автоматизации МТО• Функциональность

22

О компании

«Райс» — современная ИТ-компания, целью которой является объединение высококлассных специалистов и выполнение сложных комплексных проектов по автоматизации бизнеса.Компания была образована в 2006 году в качестве партнёра фирмы «1С» в компетенции «франчайзи» и с тех пор активно развивалась, выполняя крупные заказы и наращивая кадровую базу. На сегодняшний день - это 70 штатных сотрудников и более 20 внештатных специалистов в городах: Ереван, Москва, Санкт-Петербург, Ижевск, Краснодар.Наши штатные специалисты обладают всеми необходимыми сертификатами: Project Manager Professional, DipIFR, CIMA, 1С: Эксперт, 1С: Специалисты и 1С: Профессионалы.На сегодняшний день компания «Райс» является надёжным и качественным партнёром для своих заказчиков, среди которых лидеры рынка и различные отраслевые компании.

Статусы• 1С: Франчайзи• 1С: Компетенция по МСФО• 1С: Центр компетенции по ERP• 1С: Центр сертифицированного обучения 3

Предпосылки автоматизации процессов управления МТО

4

• Отсутствие единообразного бизнес-процесса в области учета запасов и материально-технического обеспечения в разных структурных подразделениях;

• Отсутствие оперативности при взаимодействии между службами МТО в подразделениях по вопросам технической эксплуатации и обслуживания объектов;

• Отсутствие возможности осуществления общего анализа и контроля процесса материально-технического обеспечения подразделений со стороны центра.

Длительный процесс со множеством

ручных операций

Выбор поставщико

в не

прозрачен

Закупка МТР

превосходит план

Бесконтрольный рост

невостребованного и неликвидного

имущества

Отрицательный финансовый

результат

4

1. Необходима унификация процессов.2. Необходима автоматизация унифицированных

процессов.

Выводы:

Цели и ограничения проекта автоматизации МТОунификация процесса управления МТО в ДЗО;обеспечение единообразия способов представления данных, процедур осуществления управления МТО;повышение достоверности сведений, снижение затрат и повышение скорости обработки данных;повышение эффективности работы и производительности труда персонала ДЗО за счет:• комплексной автоматизации

процессов, осуществляемых при МТО;

• формирования отчетности по МТО;повышение уровня защиты данных;интеграция АСУ МТО ДЗО в единое информационное пространство за счет внедрения стандартизованной системы справочников, каталогов, классификаторов.

Унификация и автоматизация процессов МТО: Формирование, согласование и

утверждение плана МТО; Внесение изменений в План МТО; Формирование заявки на закупку

МТР, составление графика торгов; Организации децентрализованной

закупки МТР на основе централизованного выбора поставщика;

Исполнение заявки на МТР; Управление запасами МТР; Реализация невостребованного

имущества; Анализ результатов работы по

управлению закупками МТР.

5

Цели проекта Функциональный объем

Организационный объемтерриториально-удалённых подразделенийскладовпользователей АС

18180200

Бизнес-процессы

1.ФОРМИРОВАНИЕ ПОТРЕБНОСТЕЙ

2. ОТБОР ПОСТАВЩИКОВ 3. ДВИЖЕНИЕ МТР

Хранение СИПФормирование

заявок МТО;Согласование

заявок МТО;Консолидация

потребностей в план МТО;

Согласование плана МТО;

Формирование графика закупочных процедур;

Формирование Заявок на корректировку Плана МТО.

Отбор поставщиков по типам отбора (Конкурентный, безальтернативный; Тендерная площадка);

Выгрузка файла в формате Excel для тендера;

Загрузка файла в формате Excel от поставщиков;

Формирование аналитической справки;

Автоматический отбор лучших предложений;

Анализ контрактации ценовых показателей за отчетный период;

Формирование спецификаций по договору.

Отражение поступления МТО на склад;

Отражение факта передачи МТО;

Инвентаризация МТО;Выявление

неликвидного и невостребованного имущества;

Акт технической аттестации;

Реализация неликвида и невостребованного имущества;

Отбор покупателей.

ПЛАНИРОВАНИЕ ФАКТИЧЕСКИЙ УЧЕТ

6

1С решения

Формирование потребностей

Заявочная кампания

Консолидация потребностей. План МТО

Отбор поставщиков

Формирование лотов

Анализ предложений

Определение победителей

Формирование графиков поставки

Движение МТР

Управление поставщиками

1C:УПП Управление производственным предприятием1C:МТО Материально-техническое обеспечение1C:ERP 2.0 Управлениепредприятием

1С: УПП + ГПН_МТОВ основном

присутствуетОтсутствует Рекомендованная

область 1С

Кросс-анализ решений 1С

7

АСПБ

Реализованная архитектура системы

Автоматизированная система планирования

и бюджетирования; Среднесрочные

инвестиционные программы.

Система централизованного хранения НСИ;

Справочник «Номенклатура»;

Справочник «ПНПО»; Справочник «ЦФО»; Справочник

«Подразделения».

Фиксация поставщика и согласование договоров

Центр АСУ МТО 1С:УПП

ДЗО АСУ МТО 1С:УПП

Подсистема регламенти-рованного

учета 1С:УПП

SAP ГПН

НСИ 1С:УПП

АСПБ (система

планирований и

бюджетирования 1С:УПП)

Документы СИП

(Среднесроч-ные инвести-

ционные программы)

Номенклатура ПНПО ЦФО Подразделения Объекты управления

План МТО

ДвижениеМТР

Плановые цены номенклатуры

Заявки МТО

SAP ГПН

КСУ НСИ

8

Результаты проекта автоматизации МТО• планирования;• выбора поставщиков;• закупки;• управления запасами в

подразделениях;• отчетности подразделений по

учету МТО перед центром.

Унифицированы процессы:

Автоматизированы процессы МТО:• от формирования среднесрочной

инвестиционной программы;• до выдачи закупленных МТР

подразделениям-Заказчикам.

Повышена прозрачность процессов, достоверность информации и скорость обработки данных.

Автоматизация МТО в подразделениях интегрирована в единое информационное пространство с системами АСКУ, АСБНУ, НСИ, АСПБ, ТОиР, ЗУП, АСУА за счет внедрения стандартизованной системы справочников, каталогов, классификаторов.

9

Результаты проекта автоматизации МТО

Процесс До внедрения После внедрения Производительность

Формирование потребностейВвод Заявок МТО Excel Автоматически в 1С 1 сек

Согласование Заявок МТО Электронная почта Автоматически в 1С 1 сек

Консолидация потребностей. Формирование Плана МТО

Excel Автоматически в 1С 3 сек

Согласование Плана МТО (2000 строк)

Электронная почта Автоматически в 1С 60 сек

Согласование Плана МТО (2000 строк)

Электронная почта Автоматически в 1С 60 сек

Выбор поставщикаФормирование лота, рассылка универсального Excel файла потенциальным поставщикам

Excel, Электронная почта

Автоматически в 1С 5 сек

Автоматический выбор лучшего предложения поставщика

Excel Автоматически в 1С 7 сек

10

Формирование потребностейФормирование

регламента заявочной кампании

Регистрация лимитов

заявочной кампании

Планирование цен заявочной кампании

Регистрация потребностей в МТР

Согласование потребностей в МТР (консолидация и утверждение по уровням орг. подчиненности)

Подготовка плана МТО (консолидация согласованных потребностей)

Утверждение Плана МТО

11

АРМ по работе с Заявками МТО

I. Назначение АРМа — единое пространство для работы с заявками МТО. II. Функции АРМа: Создание заявки МТО;Отправка заявки МТО на согласование;Мониторинг статусов заявки;Выгрузка/Загрузка состава заявки в файл формата

Excel;Просмотр истории изменения заявки;Отражение текущих задач по согласованию и

исправлению заявки МТО. 12

Заявка МТОПланирование

с разбивкой помесячно

Планирование в разрезе по объектам управления

Возможность планирования в разрезе по видам запасов

Возможность загрузки заявок МТО из Excel

Возможность ввода номенклатуры строкойПлановая (заявка с типом «План МТО») – применяется для формирования плановой

потребности. Период ввода заявок - раз в год (при годовом планировании).Экстренная (заявка с типом «Экстренная закупка») – применяется для отражения

потребности при экстренной закупке, если подобной позиции нет в плане, но позицию требуется экстренно закупить (пример – поломка оборудования). Период ввода заявок – по мере необходимости.

Корректировочная (заявка с типом «Корректировка плана МТО») – применяется для корректировки плановой потребности. Фиксирует изменение в годовом плане МТО. Период ввода заявок – раз в квартал (при квартальной корректировке плана МТО).

13

Заявка МТОСогласование заявки МТО

14

Заявка МТОФормирование заявки на корректировку Плана МТО1.

15

Заявка МТОФормирование заявки на корректировку Плана МТО2.

16

Заявка МТОФормирование заявки на корректировку Плана МТО3.

17

Заявка МТОЗамена номенклатур введенных строкой1.

2.

18

Заявка МТООтчет «Заявки МТО»

Контроль введенных Заявок МТО; Номенклатура, введенная строкой, форматирована.

19

План МТО

Консолидация потребностей в план МТО; Поэтапное согласование плана согласно установленным маршрутам

согласования; Универсальная печатная форма с возможностью рассылки

заинтересованным лицам.20

Согласование Плана МТО

21

Отбор поставщиков

Конкурентный отбор – ручной отбор по предложениям нескольких поставщиков;

Безальтернативный отбор – ручное указание победителя отбора;

Тендерная площадка – выгрузка сформированного лота на сайт.

Отбор поставщиков

22

Отбор поставщиков

Отбор поставщиков с рассылкой универсального файла формата Excel и дальнейший импорт заполненного поставщиками файла;

Возможность проведения сравнительного анализа цен и автоматического согласования по маршрутам согласования любой цикличной сложности

23

Отбор поставщиковОтбор поставщиков

Универсальный файл для проведения тендерного отбора поставщиков

Учет транспортных расходов; Учет расходов на тару; Реализация гибкости дополнительных условий.

24

Отбор поставщиков

I. Назначение документа — фиксация в системе спецификации к договору на поставку.

II. Функции документа: Фиксация поставщика, договора, номенклатуры, цены, ставки НДС,

срока поставки;Основание для ввода задания на платеж (связь с подсистемой СБУ);Ввод на основании документа «Поступление товаров и услуг». 25

Управление запасами и МТО

Контроль: выявление

невостребован-ного

имущества

Контроль сроков

эксплуатации

Поступление МТР

Перемещение

Подразделения Реализация НВИ/НЛИ

Склад

Передача в эксплуатацию Инвентаризация

26

Поступление товаров и услуг

I. Назначение документа — фиксация в системе факта поступления (в том числе в регламентированном учете).

II. Функции документа: Отражение в разных видах учета поступления ТМЦ на склад (УУ,

БУ, НУ) Ввод на основании документа «Счет-фактура полученный»

27

Отражение факта поступления МТР

28

Управление запасами и МТО

Механизмы перевода запасов в разряд невостребованного и неликвидного имущества с последующей реализацией

29

11

Спасибо за внимание!

Илья Шихов, генеральный директор компании «Райс»Телефон: +7 (903) 774-89-37 E-mail: ishihov@risecompany.ruhttp://msk.risecompany.ru