Receiptcam

i.  Säästöä sekä asiakkaille että kirjanpitäjälle ii.  Matkalaskun tekemisprosessi asiakkaan näkökulmasta iii.  Prosessi kirjanpitäjän näkökulmasta iv.  Prosessi hyväksyjän näkökulmasta v.  Palvelun aloitus

i.  Käyttäjätiedot ii.  Lataa sovellus puhelimeesi iii.  Tilikartta iv.  Testaus

vi.  Minkä hintainen Receiptcam-sovellus on käyttäjille? vii.  Miltä applikaatio näyttää?

Receiptcam.com käyttöohjeet

Receiptcam

i. Säästöä sekä asiakkaille että kirjanpitäjälle

Kustannus jälkeen: 6.1€

Työntekijä valitsee / etsii haluamansa kuitin (1 min)

Kirjanpitäjä tarkistaa tulleen kuitin (5 min)

Mahdollisten virheiden korjaaminen (1 min)

Työntekijä skannaa kuitin, kirjautuu ohjelmaan, luo uuden matkalaskun, tiliöi ja tallentaa sen. (n. 5 min)

Hyväksyjä tarkistaa kulun ja antaa luvan maksuun ja/tai maksaa kulun (3 min)

Työn

teki

jän

vaih

toeh

tois

kust

annu

s:

3 €

Kirja

npitä

jä:

7.2€

0.5 €

Kustannus ennen: 13.2 €

*1 kuitti. Työntekijän kustannus 30€/tunti, maksajan kustannus 60€/tunti ja kirjanpitäjän kustannus 72€/tunti.

2 €

Mak

saja

: 3 €

1 min

2 min

2 min

1 min

3.6 €

1 min

5 min

3 min

5 min

1 min

✓  Työntekijöiden kuittien käsittely

helpottuu ja nopeutuu ✓  Ei enää kadonneita kuitteja

✓  Ajankohtaisemmat ja tarkemmat tiedot

kirjanpitojärjestelmään

✓  Kulujen tarkistus ja hyväksyntä

kirjanpidossa helpottuu

Receiptcam

2. Määrittele kuitin sisältö

3. Kuitti siirtyy kirjanpitoon/ hyväksyntään

ii. Matkalaskun tekemisprosessi asiakkaan näkökulmasta

1. Ota kuva kuitista

!  Tarkista kuvan tarkkuus !  Tarkan kuvan jälkeen paperikuittia ei tarvitse

enää säilyttää

!  Otsikko / lyhyt kuvaus ostosta !  Summa !  Maksutapa !  Kulutili

o  Jos sopivaa kulutiliä ei ole käytä selvittelytiliä

!  Kustannuspaikka !  ALV-kanta

!  Palvelu lähettää tallennetun kuitin automaattisesti hyväksyntään tai yrityksen kirjanpitoon

!  Maksutavasta riippuen kulu menee joko suoraan kirjanpitoon tai matkalaskuna odottamaan kuittaamista ja hyväksyntään

!  Voit lisätä kuitteja kirjanpitoon sitä mukaa kun niitä kertyy

!  Muista kirjoittaa kuittiin tarvittaessa tarkennus esim. kokoukseen osallistujat

Receiptcam

iii. Prosessi kirjanpitäjän näkökulmasta

Yrityksen varoilla maksetut kulut: !  Kulut menevät suoraan kirjanpitoon

seuraaville tileille: !  ”Company credit card” = 28711 Henkilön käyttämä luottokortti !  ”Company bank account” = 19101 !  ”Company cash account” = 1900

Työntekijän itse maksamat kulut: !  ”Own cash / credit card”:

!  Käsitellään kululaskuna !  Työntekijän käytävä ensin itse

kuittaamassa kululaskunsa !  Sen jälkeen kulu näkyy työaika- ja

matkalaskukirjausten ”Hyväksyntä” -näkymässä.

Receiptcam

iv. Prosessi hyväksyjän näkökulmasta

Hyväksyntä tapahtuu sekä mobiilisovelluksessa että verkkopalvelussa. Hyväksyjälle voidaan myös lähettää sähköpostiilmoituksen kun on hyväksyttäviä kuitteja järjestelmässä. Hyväksynnän jälkeen kuitit siirtyvät Netvisoriin.

Receiptcam

v. Palvelun aloitus 1/2

i. Lähetä käyttäjätiedot Fredille (welike@receiptcamera.com)

1.  Käyttäjän nimi ja henkilötunnus 2.  Yrityksen nimi ja Y-tunnus

ii. Lataa sovellus puhelimeesi: 1.  iOS:

https://itunes.apple.com/us/app/receiptcam-for-ios/id763439818?mt=8

2.  Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.milkpluschocolate.receiptcam&hl=en

3.  Windows phone: http://www.windowsphone.com/en-us/store/app/receiptcam/10eb4e83-43de-4214-8aaf-b9ccf4d2676a

Receiptcam

iii. Lähetä sovellukseen tuleva tilikartta Fredille Tilikartassa voi olla myös luottokortteja jotka näkyvät vain tietyille käyttäjille.

Oletustilikartta:

iv. Testaus Fredi varmistaa että kaikki tilit toimii testaamalla niitä.

7010 Internal meetings and personnel parties Expense Account 7020 Recreation and free-time activities Expense Account 7110 Coffee accessories Expense Account 7160 Gifts to personnel Expense Account 7360 Cleaning Expense Account 7660 Software, upgrading, maintenance Expense Account 7680 Computers & accessories < 3 y Expense Account 7740 Machinery and equipment < 3 y Expense Account 7800 Tickets Expense Account 7810 Taxi Expense Account 7820 Hotel Expense Account 7850 Parking Expense Account 7860 Other travel costs Expense Account 7990 Other entertainment costs Expense Account 8150 Sales promotion events Expense Account 8280 Donations Expense Account 8450 Books Expense Account 8500 Telephone costs Expense Account 8530 Data transfer costs Expense Account 8540 Mailing and courier costs Expense Account 8620 Office equipment Expense Account 8650 Meeting and negotiation costs Expense Account 1900 Company cash account Asset Account

19101 Company bank account Asset Account 28711 Company credit card Asset Account 2940 Own cash / credit card Asset Account

v. Palvelun aloitus 2/2

Receiptcam

vi. Minkä hintainen Receiptcam-sovellus on käyttäjälle?

Ensimmäinen käyttäjä on aina ilmainen Receiptcamera veloittaa 7€ /kk per aktiivinen käyttäjä. Tämä tarkoittaa siis että yritys ei maksa jos sovellusta ei käytetä. Kirjanpitäjälle receiptcamera on 100% ilmainen.

Receiptcam

Upload a picture of a receipt from your phones

memory

Browse through old

expense claims

Log out

Take a picture of a new receipt Make a new

daily allowance /

mileage expense

claim

vii. Miltä applikaatio näyttää?