Изпитна тема 17: Контролът като управленска функцияПлан-тезис:- Същност, характеристика и принципи;- Видове контрол;- Техники на контрол;- Контролинг – същност, характеристика, задачи и необходимост;Приложна задача: Вземане на управленско решение по конкретен казус от практиката.

№по ред

Критерии за оценяване на тема 17 Максималенброй точки

1. Дефинира същността на контрола, разкрива основните характеристики и принципи на контрола.

15

2. Описва подробно видовете контрол. 103. Разкрива същността на техниките за контрол 104. Подробно описва същността и основните характеристики на

контролинга, дефинира задачите и обосновава необходимостта от контролинга.

15

5. Решава приложната задача. 10Общ брой точки 60

КОНТРОЛ – СЪЩНОСТ, ХАРАКТЕРИСТИКА И ПРИНЦИПИ

І.Същност на контрола. 1.Определение за контрол. След планирането на дейността на предприятието,едновременно с организирането и ръководенето на всички планови дейности,ръководството трябва да изгради и система за ефективен контрол на изпълнението им. Контролът представлява съвкупност от управленски дейности,чрез които управляващите органи съпоставят фактически постигнатите резултати и предварително планираните и при наличие на недопустими отклонения предприемат корекции в работата.

Следователно чрез контрола ръководителят поддържа вярната посока в избрания от предприятието курс (стратегия) на действие при планиране. Както планирането,така и контролирането се осъществява за всяка отделна дейност и за всяко равнище на управление на предприятието. 2.Управленската система за контрол има две основни направления на действие:

от една страна,тя следи за правилността на посоката,в която се движи и развива предприятието,т.е. непрекъснато оценява доколко избраната и изпълнявана стратегия е целесъобразна и адекватна на условията,в които функционира предприятието;

от друга страна,тя текущо преценява оперативните резултати от дейността на предприятието - доколко се постигат набелязаните цели и задачи,спазват ли се графиците,на желаното ниво ли са приходите,разходите,печалбата и т.н.

1

Вижда се,че между функциите планиране и контрол има много тясна връзка.Те се допълват в един непрекъснато повтарящ се цикъл,целящ усъвършенстването на дейността на предприятието. 3.Основни етапи в процеса на контролиране са: A) Определяне на показатели за сравняване.Това са резултатите,които предприятието желае да постигне от съответната дейност,на съответното място и за точно определено време. Желателно е показателите да имат количествено измерение (брой произведени изделия,стойност на продадената продукция и др.),качествено измерение и да са посочени точно за определено време. Б) Измерване на резултатите от дейността.Този е най-трудоемкият и скъп етап,защото е свързан с набирането и обработването на голямо количество специфична информация.Информацията трябва да е максимално точна. В)Сравняване и оценка на действителните резултати с поставените стандарти.Това сравняване показва в каква степен реално постигнатите резултати се различават от желаните,а следователно и в каква степен фирмената дейност съответства на планираната. Г)Информиране на заинтересованите (лица и институции) за установените отклонения от набелязаните стандарти. Д)Предприемане на коригиращи действия,ако е необходимо.Всяка дейност се съпътства с определени отклонения от очакваните резултати.Ето защо много е важно да се определи кое отклонение от стандартите е достатъчно голямо и носи реална заплаха,че да изисква предприемане на специални коригиращи мерки.Понякога коригиращите мерки са свързани с промяна на фирмените цели и стратегии,а това води и до съответната промяна в стандартите за контрол. Контролът трябва да бъде непрекъснат процес,при който често се налага уточняване на стандартите ( показатели).

ІІ.Характеристики и принципи на контрола. 1.Характеристики на контрола: А)Стратегическа ориентация.Контролната дейност трябва да има стратегическа ориентация.Всеки параметър трябва да бъде обект на контрол дотолкова,доколкото той е свързан с осъществяването на определена стратегия. Б)Индивидуализиране на контрола.Контролните дейност съпътстват,а не изостават от събитията.Те съответстват на особеностите на обектите и дейностите,на характера и мащаба на отклоненията,на темповете на тяхното възникване и отразяване. В)Простота. Изразява се в използването на леснодостъпни методи и процедури,с които се избягва излишната сложност. Г)Превантивност.Това е способността на контролната дейност изпреварващо да ликвидира значимите за резултатите отклонения още в зародиш.Постигането на тази характеристика е свързано с разкриването на причините за отклоненията,тяхното подреждане по важност и предприемане на действия за коригиране и недопускане на отклонение.

2

Д)Гъвкавост.Това е възможността на контрола своевременно да се съобразява и приспособява към променящите се условия. Е)Ориентация към резултати.Крайната цел на контрола е да коригира отклоненията,за да се постигнат целите на управлението. Ж)Икономичност.Набелязаните цели трябва да се постигат с минимални нразходи на времеви,материален,финансов и човешки ресурс. 2.Принципи,които трябва да се спазват при изграждането на фирмената система за контрол: А)Контролът трябва да е съобразен с особеностите на организацията,с организационната структура на фирмата,със степента на централизация и децентрализация,с фирмената култура и стила на управление,със специфичността на дейността й,с вътрешнофирмените потоци на информация и др. Б)Контролът трябва да е съобразен с вида и характеристиките на работата,която ще се контролира В)Да има обратна връзка.Резултатите от контрола и най-вече нежеланите отклонения трябва да се докладват незабавно на тези,от които зависи вземането на решение за нанасяне на корекции. Г)Контролът трябва да е гъвкав.Той трябва да може да се адаптира към променящите се условия на дейността. Д)Контролът трябва да е икономичен.За целта винаги трябва да се прави сравнение на разходите по осъществяването му с ползите от него. Е)Контролът трябва да е насочен към избрани точки.За да се постигнат оптимални контролни резултати е достатъчно да се контролират само някои ключови и достатъчно представителни точки от дейността на фирмата.От тяхното състояние се прави заключение за състоянието на цялостната дейност.Така се спестяват време и средства. Ж)Да се спазва принципът на изключителността.Според него,системата за контрол трябва да открива и информира само за отклоненията от набелязаните стандарти и причините за тях. З)Контролът трябва да е пряк,т.е. необходим е пряк контакт между контролиращия и контролираните И)Системата за контрол трябва да предвижда самоконтрол на всяко работно място и да стимулира към това Й)Контролът трябва да е открит,ясен,разбираем и да бъде приет от персонала.

ВИДОВЕ КОНТРОЛ 1.В зависимост от това кога се провежда контрола бива: а)Предварителен - провежда се преди началото на изпълнението на набелязаните фирмени дейности.Целта е да се разкрият навреме евентуалните грешки в плановете и да се предотврати неправилното изразходване на ресурси. б)Текущ - осъществява се по време на изпълнението на набелязаните дейности и има за задача да разкрива текущо евентуалните нежелани отклонения от набелязаните междинни цели и резултати. в)Последващ - провежда се,след като съответните планирани дейности вече са извършени и цели да установи съответствието на постигнатите резултати с набелязаните цели. 2.В зависимост от вида му, контрола бива: а)Стратегически - в т.ч. предварителен и текущ.Той има за цел да прецени доколко стратегията на предприятието е правилно избрана,навреме да разкрива възникналите проблеми и заплахи и да предприема необходимите корекции. Стратегическия контрол се извършва в следните 4 насоки:

Контрол на условията на средата.Такива условия са правните,политическите,социалните и демографските промени,инфлацията,лихвените проценти,технологичното развитие и появата на продукти заместители,засилването на конкуренцията,промяната в потребителските желания,проблеми с доставчиците и др.Неочакваните изменения на тези условия могат да направят избраната стратегия нецелесъобразна или неизпълнима.

3

Контрол върху изпълнението на стратегията.Той е насочен към оценката на това доколко добре се изпълнява начертаната стратегия и трябва да провери дали се налага тя да бъде променена поради ниската й ефективност или поради допуснати слабости в прилагането й.

Стратегически обзор.Той се състои в непрекъснатото следене и оценка на всички събития,факти и въздействия във и извън фирмата,които по някакъв начин могат да заплашат изпълнението на фирмената стратегия или да я направят нецелесъобразна.

Оценка на внезапни събития и въздействия.Това е разновидност на вече посочените видове контрол.Насочен е към изграждането на процедури за бърза оценка на неочаквани събития и въздействия,изискващи драстични промени в изпълняваната стратегия,както и за навременното осъществяване на тези промени. б)Тактически - осъществява се от ръководители от средно равнище за техни решения или решения на по-висши ръководители. в)Оперативен контрол – по своята същност той е текущ и последващ контрол.Чрез него ръководството на предприятието текущо оценява постигнатите резултати,сравнява ги с поставените цели и задачи и взема коригиращи мерки.Той се осъществява в рамките на сравнително кратки периоди от време - от 1 месец до 1 година.В резултат на провеждането му се контролират оперативните резултати от дейността на фирмата.Преценява се доколко се постигат набелязаните цели и задачи,спазват ли се графиците,на желаното ниво ли са приходите,разходите,печалбата и др.Всичко това е необходимо за гарантиране на висока ефективност на дейността на предприятието и е условие за изпълнение на набелязаните стратегически цели. 3.В зависимост от това къде е насочен, управленският контрол бива: а) външен; б)вътрешен 4.Според степента на специализация се различават два вида контрол: а)специализиран; б)общ 5.В зависимост от посоката на осъществяване управленският контрол е: а)линеен; б)функционален 6.Според периода,през който се извършва, управленският контрол бива: а)постоянен; б)контрол в края на дейността

ТЕХНИКИ НА КОНТРОЛ (основни методи за контрол) Дейността на предприятието може да се контролира по различни начини.Най-често се използват следните методи за контрол: 1.Бюджетен контрол.Той се осъществява чрез контролиране на разработените бюджети както за цялата фирма,така и за всяка дейност,всяка група дейности,всяко звено.Контролът чрез бюджетите се осъществява,като се поставят ограничения върху разходите за отделните дейности и като се сравняват постигнатите резултати с планираните. 2.Контрол чрез графици.Разработването на графици за изпълнение на задачите е не само инструмент за детайлно планиране и организиране,но и за действен контрол. 3.Контрол чрез финансови съотношения.Финансовите съотношения представляват отношения на различните показатели към фирмените резултати.Така те не само дават обобщаваща картина за резултатите от цялостната дейност на предприятията,но и информират ръководствата за това кои фактори са довели до съответното състояние.Друг начин за действен контрол е сравняването на планираните и отчетените резултати на тези показатели. 4.Контрол чрез статистически данни и отчети.За целите на фирмения контрол се събират и обработват различни статистически данни,подготвят се рутинни и специални отчети.Те дават възможност на ръководителите и техните екипи да направят съответните анализи и да вземат необходимите управленски решения.

4

5.Контрол чрез метода на критичната точка.Чрез този метод мениджърите контролират съотношението между приходите от продажбите и направените разходи и дейности довели до това. 6.Одит.Одитът е два вида - финансов (счетоводен) и управленски. а)Финансовият одит е оценка на фирмените финансови и счетоводни резултати и документи.Той може да е външен,т.е. извършван от външни за фирмата специалисти, и вътрешен - извършван от служители на предприятието. б)Управленският одит е вътрешен одит и е ефективен инструмент за контрол на цялостната управленска дейност.Той включва не само финансовата оценка,но и цялостната оценка на всички фирмени дейности - от оценката на политиките,целите и стратегиите до оценката на решенията и действията на ръководителите. 7.Други методи за контрол - стимулиране,линейно програмиране,изследване на операциите и др. Техниките на контрола са свързани с методите на контрол,които в най-общ план могат да бъдат групирани в 3 основни групи:

Методи за събиране на първична информация - измерване,изучаване на документи,интервю,наблюдение,анкета,експертна оценка;

Методи за обработка и анализ на информацията - статистически,математически и графични методи,прогнозиране и проектиране;

Методи за регулиране - стимулиране и санкциониране,стандартизация на работата и др. Резюме: Контролирането е управленска функция,чрез която мениджърът определя степента на съответствие между текущото и желаното,залегнало в плана състояние във всеки момент от време и предприема корекции в работата в случаите,когато се установят недопустими отклонения между планираните и регистрираните стойности на параметри,описващи състоянието.Чрез контролирането мениджърът поддържа вярната посока в избрания от фирмата курс на действие. Между планирането и контролирането има много тясна връзка.Те се допълват в един непрекъснато повтарящ се цикъл,целящ усъвършенстването дейността на фирмата. Основни етапи в процеса на контролиране са :определяне на стандартите за сравняване;измерване на резултатите от дейността;сравняване и оценка на действителните резултати с поставените стандарти;информиране на заинтересованите за установените отклонения от набелязаните стандарти;предприемане на коригиращи действия,ако е необходимо. При изграждането на фирмената система за контрол е препоръчително да се спазват редица принципи. Контролът е стратегически и оперативен и за осъществяването му се използват голям набор от методи.

КОНТРОЛИНГ І.Необходимост от контролинг. Всяко предприятие функционира под въздействие на две групи фактори - външни и вътрешни. Тези често негативни въздействия обуславят понякога липсата на стратегия за развитие,недостатъците при формулиране на целите,непълната и неточна информация,пропуските при осъществяване на управленските функции и др. Тези и други причини са обусловили развитието на контролинга като специална управленска функция,различаваща се от обикновения контрол. Необходимостта от контролинг може да се илюстрира по следния начин: Необходимост от контролинг:

Външни промени : - състоянието на пазара; - нормативната база; - ограничеността на ресурсите; - глобализация на стопанствата

Вътрешни промени:5

- повишаване на конкурентноспособността; - оптимизиране на управленската дейност; -използване на потенциалните възможности на персонала; - неопределеността на средата,в която работят ръководителите ІІ.Същност. Контролингът е съвкупност от всички управленски дейности,свързани с планирането,контрола и информационното осигуряване. ІІІ.Характеристика на контролинга. За да определим какво представлява контролинга ще го съпоставим с обикновения контрол. Общото между тях е,че са функция на управленския процес. Различията могат да бъдат определени като: 1.Количествени различия.Контролингът е по-широко понятие.защото включва контрола като свой елемент,както и елементите:

o планиране;o бюджетиране;o информационно-отчетна дейност;o електронна обработка на информацията

Контролът се състои от :o разработване и установяване на норми;o измерване на фактически достигнатото състояние;o сравняване на фактическото състояние с установените стандарти;o определяне на настъпилите отклонения;o анализ и оценка на факторите,които са довели до тези отклонения

2.Качествени различия.Те са свързани с различните цели,които се преследват с контрола и контролинга;например контролингът е много по-богата по съдържание функция,отколкото контрола,тъй като изразява обвързаността между планирането,контрола и информационното осигуряване,а контролът в най-общ вид се изразява в търсене на допуснати отклонения чрез съпоставка между достигнатите резултати и предварително набелязаните. Контролинг - системата по същество включва планиране,контролиране,информационно осигуряване,а контролът в най-общ вид се изразява в търсене на допуснати отклонения чрез съпоставка между достигнатите резултати и предварително набелязаните. Контролинг - системата по същество включва планиране,контролиране,информационно осигуряване и предлага създаването на информационна система. В практиката контролинг - системата може да бъде изградена само когато съществува връзка между планирането,контрола и информационното осигуряване при осъществяването на управленския процес. ІV.Задачи на контролинга. 1.Планиране (съставяне и координиране на фирмените планове); 2.Съставяне на отчети и консултиране (планово-фактически сравнения,отчети и анализи на дейността на фирмата); 3.Оценка и консултиране (консултиране на ръководството по въпроси на планирането,регулирането и контрола); 4.Регулиране (изпълняване на всички регулационни функции т.е. планиране,контрол и администриране на регулирането); 5.Изготвяне на отчетността за държавните служби (наблюдение и контрол на отчетите изготвени за държавните служби); 6.Осигуряване на имуществото (вътрешен контрол,реализация,застраховки на имуществото); 7.Икономически изследвания (текущ анализ на околната икономическа среда) Част от тези задачи се изпълняват във всяко предприятие.

6

За контролинг може да се говори само тогава,когато съществува и координирана на равнище предприятие система за планиране,контрол и информационно осигуряване в помощ на ръководството. Същественото е,че основните задачи на контролинга са взаимно съгласувани.Той зависи от конкретните потребности на предприятието.Най-важна роля играе неговата големина. V.Функции на контролинга. Контролингът в практиката може да се представи и като съвкупност от 4 функции:

Аналитична и документираща функция.Нейните основни задачи са: - анализ на продуктивността на отчетното дело; - формиране на контролни единици; - преустройство на отчетното дело съгласно целите на контролинга; - съдържателно отчитане на разходите; - специални изследвания (анализ на ефективността,инвестиционни разчети,фирмени сравнения)

Планова и прогнозна функция с основни задачи: - съставяне на общ,ориентиран към успех план; - определяне на реални цели; - координация на отделните планове; - наблюдение на външната за фирмата икономическа среда; - набелязване на пътища за бъдещото развитие

Наблюдаваща и регулираща функция.Нейните задачи са: - текущо наблюдаване на плановите цели; - констатиране на отклоненията и вземане на мерки; - стимулиране на иновациите; - изготвяне на текущи отчети; - изготвяне на числови анализи за вземане и поддръжка на решенията

Контролна функция.Нейните основни задачи са: - контрол на планирането; - контрол на успеха; - повторен контрол на резултатите; - изготвяне на нормативи Крайната цел е обработката на информацията,получена чрез текущите информации. VІ.Видове контролинг. 1.Оперативен контролинг - свързва се с целенасоченото оперативно управление на предприятието,конкретизирано по място и по време. 2.Стратегически контролинг -разглежда се и се осъществява на висшето ръководно равнище и е неразделна част от стратегическото управление.

Приложна задача:Оперативният мениджър във фирмата

Току – що завършил обучението си оперативен мениджър е получил назначение във фирма и отговаря за склад, който преди години е бил създаден като централна база за подсигуряване на фирмата с необходимите суровини и материали.

Мениджърът трябва да докладва три пъти месечно на мениджъра по персонала на фирмата за резултатите от своята работа.По време на първата среща младият мениджър с ентусиазъм разказва подробно за множество нововъведения и усъвършенствания, които вече е започнал и излага своите идеи за бъдещето. На въпроса,какви проблеми са се появили, той отговаря, че това е нежеланието за работа и сътрудничество от подчинените.

Проучванията, които прави мениджърът по персонала, показват, че подчинените са недоволни от ръководството на новия мениджър. Според тях той бърза прекалено много и те се страхуват да изпълняват онези негови решения, за които смятат, че са рисковани или недобре обмислени. Мнението на работниците е, че той не се интересува от тях и че те никога не са сигурни дали извършената от тях работа отговаря на неговите изисквания. Някои дори са на мнение, че фирмата е

7

решила складът да бъде закрит и че новия мениджър е назначен на тази работа само временно. На мениджъра по персонала, обаче е добре известно, че фирмата няма за сега такива намерения.

А) Какви мениджърски проблеми се появяватв горния казус?Б)Какво трябва да извърши според вас мениджърът по персонала?В)Какво трябва да направи новоназначения мениджър за стабилизиране на своето положение?Г)Как е трябвало да подходи новоназначеният мениджър още в самото начало?

8