Международные стандарты функциональных требований к системам электронного документооборота

25 ноября 200525 ноября 2005 "Автоматизированные технологии работы с документами""Автоматизированные технологии работы с документами" 11

Международные стандарты функциональных требований к

системам электронного документооборота

Храмцовская Наталья Александровнаведущий эксперт по управлению документацией

компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International


Что такое функциональные Что такое функциональные требования к СЭДтребования к СЭД

Перечисляются функциональные возможности, Перечисляются функциональные возможности, необходимые для организации необходимые для организации юридически юридически значимого электронного документооборотазначимого электронного документооборота в в государственной организациигосударственной организации

Требования достаточно общие, без излишней Требования достаточно общие, без излишней детализации. Требования детализации. Требования не определяют не определяют технологиютехнологию

Отдельные общие нефункциональные требования Отдельные общие нефункциональные требования (к производительности, удобству работы и т.п.)(к производительности, удобству работы и т.п.)


Для чего служат Для чего служат государственные требования к государственные требования к

СЭДСЭД Повышение эффективности Повышение эффективности

расходования государственных средстврасходования государственных средств Открытая единая техническая политика Открытая единая техническая политика

государства в отношении СЭДгосударства в отношении СЭД

Повышение качества продукции и Повышение качества продукции и конкурентоспособности отечественных конкурентоспособности отечественных производителей как на внутреннем, так производителей как на внутреннем, так и на внешних рынкахи на внешних рынках


Обязательность требованийОбязательность требований

Ключевой момент – государственные Ключевой момент – государственные организации организации имеют право закупать имеют право закупать только те СЭД, которые только те СЭД, которые соответствуют требованиямсоответствуют требованиям

Желательно иметь государственную Желательно иметь государственную программу сертификациипрограмму сертификации


Выгоды для государстваВыгоды для государства

Поставщики ПО за свой счёт разрабатывают Поставщики ПО за свой счёт разрабатывают функциональные возможности, необходимые функциональные возможности, необходимые государственным организациям для управления государственным организациям для управления электронными и неэлектронными документамиэлектронными и неэлектронными документами

Требования заставляют поставщиков ПО Требования заставляют поставщиков ПО учитывать в своих продуктах национальные учитывать в своих продуктах национальные особенности российского делопроизводства и особенности российского делопроизводства и документооборота. документооборота.


Выгоды для государстваВыгоды для государства

Поставщики ПО обеспечивают Поставщики ПО обеспечивают информационную совместимость и информационную совместимость и возможность взаимодействия закупаемых возможность взаимодействия закупаемых государством СЭД различных видов и типов.государством СЭД различных видов и типов.

Повышается уровень закупаемых Повышается уровень закупаемых государством программных продуктовгосударством программных продуктов


Выгоды для производителей Выгоды для производителей программного обеспеченияпрограммного обеспечения

Производители ПО вынуждены повышать уровень Производители ПО вынуждены повышать уровень своих продуктов и приближать его к мировому, своих продуктов и приближать его к мировому, что, в итоге, делает их более что, в итоге, делает их более конкурентоспособными, как на внутреннем, так и конкурентоспособными, как на внутреннем, так и на мировом рынкена мировом рынке

Соответствие СЭД государственным требованиям Соответствие СЭД государственным требованиям даёт ей конкурентное преимуществодаёт ей конкурентное преимущество

Возможность планировать работу по развитию Возможность планировать работу по развитию своих систем на перспективусвоих систем на перспективу


Выгоды для потребителей Выгоды для потребителей

Наличие требований значительно упрощает Наличие требований значительно упрощает для многих организаций выбор программного для многих организаций выбор программного обеспеченияобеспечения

При составлении собственных требований к При составлении собственных требований к СЭД и при её выборе как государственные, СЭД и при её выборе как государственные, так и коммерческие организации могут так и коммерческие организации могут использовать обязательные государственные использовать обязательные государственные требования в качестве ориентиратребования в качестве ориентира


Значение требований для Значение требований для учебных заведенийучебных заведений

Требования показывают:Требования показывают:– каких специалистов ИТ и каких специалистов ИТ и

ДОУ нужно готовитьДОУ нужно готовить– какие знания нужно дать какие знания нужно дать

этим специалистамэтим специалистам– направления развития ИТ в направления развития ИТ в

государственном секторегосударственном секторе

Требования могут быть Требования могут быть использованы в качестве использованы в качестве учебных материаловучебных материалов


Текущее состояние дел в Текущее состояние дел в миремире

США - США - DoDDoD 5015.2 5015.2; ; DOE-STD-4001-2000DOE-STD-4001-2000; ; требования ЦРУ 2005; требования ЦРУ 2005; ANSI/ARMA/AIIM TR-48ANSI/ARMA/AIIM TR-48 2004 2004

Евросоюз – Евросоюз – MoReqMoReq, , 20012001 АнглияАнглия -- PROPRO (TNA) (TNA), 2002, 2002 Германия – Германия – DOMEADOMEA–Konzept 2.0–Konzept 2.0, 2005, 2005 Австрия - ELAK 3.0, 2005Австрия - ELAK 3.0, 2005 Швейцария – GEVER, 2004Швейцария – GEVER, 2004 Норвегия - Норвегия - NOARK-4NOARK-4, 1999, 1999 Голландия – Голландия – ReMANOReMANO,, 2004 2004 Австралия – Австралия – VERSVERS, 2003, 2003


США – проект версии 3 стандарта США – проект версии 3 стандарта DoDDoD 5015.2 опубликован 5015.2 опубликован в ноябре 2005 года, принятие ожидается в 2006 годув ноябре 2005 года, принятие ожидается в 2006 году

Евросоюз - стандарта Евросоюз - стандарта MoReqMoReq22 с программой с программой сертификации выйдет в 2007 годусертификации выйдет в 2007 году

Англия - закрытие программы сертификации по стандарту Англия - закрытие программы сертификации по стандарту PROPRO, и переход на , и переход на MoReqMoReq22

Норвегия – завершается разработка Норвегия – завершается разработка NOARK5NOARK5

Германия – ежегодное обновление концепции Германия – ежегодное обновление концепции DOMEADOMEA

Перспективы и направления Перспективы и направления развития стандартовразвития стандартов


Перспективы и направления Перспективы и направления развития стандартовразвития стандартов

Интеграция систем электронного Интеграция систем электронного документооборота документооборота (ERMS) (ERMS) и электронно-и электронно-информационных системинформационных систем (EDMS) (EDMS)

Усиление роли специалистов ДОУ Усиление роли специалистов ДОУ («системных технологов») в («системных технологов») в администрировании СЭДадминистрировании СЭД

Использование языка Использование языка XMLXML Модульная структураМодульная структура


Стандарт Стандарт MoReqMoReq2 (Евросоюз)2 (Евросоюз)

Разработка финансируется правительством Разработка финансируется правительством ЕвросоюзаЕвросоюза

Концепция новой версии одобрена на конференции Концепция новой версии одобрена на конференции DLMDLM-форума в Будапеште в октябре 2005 года-форума в Будапеште в октябре 2005 года

Предполагается, что разработка Предполагается, что разработка MoReqMoReq2 будет 2 будет завершена к 2007 году, при этом появится завершена к 2007 году, при этом появится отсутствующая сейчас программа сертификации отсутствующая сейчас программа сертификации программных продуктов на соответствие программных продуктов на соответствие требованиям стандартатребованиям стандарта


Содержание Содержание MoReqMoReq1.1. ВведениеВведение2.2. Обзор требований к СЭДОбзор требований к СЭД3.3. Классификационная схема(электронная номенклатура Классификационная схема(электронная номенклатура

дел)дел)4.4. Средства обеспечения безопасности документовСредства обеспечения безопасности документов5.5. Хранение в течение установленного срока, передача и Хранение в течение установленного срока, передача и

уничтожение документовуничтожение документов6.6. Ввод документов в системуВвод документов в систему7.7. Идентификаторы объектов Идентификаторы объектов 8.8. Поиск, извлечение и вывод документовПоиск, извлечение и вывод документов9.9. Административные функцииАдминистративные функции10.10. Другие функциональные возможностиДругие функциональные возможности11.11. Нефункциональные требованияНефункциональные требования12.12. Требования к метаданнымТребования к метаданным13.13. Эталонная модельЭталонная модель


MoReqMoReq2: планы разработки2: планы разработки Усилить ключевыми разделы Усилить ключевыми разделы MoReqMoReq и добавить и добавить

четко сформулированные требования в отношении четко сформулированные требования в отношении новых аспектов разработки и применения СЭДновых аспектов разработки и применения СЭД

Обеспечить проверяемость требований, Обеспечить проверяемость требований, разработать документы, позволяющие проводить разработать документы, позволяющие проводить тестирование ПО на соответствие требованиямтестирование ПО на соответствие требованиям

Разбить требования на модули, с тем, чтобы Разбить требования на модули, с тем, чтобы облегчить их использование в различных условиях.облегчить их использование в различных условиях.


Новые опциональные модули Новые опциональные модули требований в требований в MoReqMoReq22

Интеграция с системой управления Интеграция с системой управления контентом контентом

Работа с тематическими деламиРабота с тематическими делами Распределенные системыРаспределенные системы Удаленная/автономная работаУдаленная/автономная работа Процессы хранения документовПроцессы хранения документов СканированиеСканирование Интеграция с факс-системойИнтеграция с факс-системой Расширенные средства поискаРасширенные средства поиска


Приоритеты при разработкеПриоритеты при разработке

Доработка базовых требований, включая Доработка базовых требований, включая оценку соответствия стандарту оценку соответствия стандарту ISOISO 15489 15489

Интеграция с системами управления Интеграция с системами управления контентом, в т.ч. управление размещёнными контентом, в т.ч. управление размещёнными на веб-сайтах материаламина веб-сайтах материалами

Управление неэлектронными (физическими) Управление неэлектронными (физическими) документами и гибридными деламидокументами и гибридными делами

WorkflowWorkflow, работа с тематическими делами, работа с тематическими делами


Национальное введение в Национальное введение в MoReqMoReq2 («нулевая» глава)2 («нулевая» глава)

Каждая страна сама будет решать, что Каждая страна сама будет решать, что войдёт в «нулевую» главу. Скорее всего, эта войдёт в «нулевую» главу. Скорее всего, эта глава будет содержать:глава будет содержать:

– Влияние национального законодательстваВлияние национального законодательства– Влияние национальных традиций в области Влияние национальных традиций в области

делопроизводства и документооборота делопроизводства и документооборота (например, в отношении документирования (например, в отношении документирования транзакций, регистрации и т.п.)транзакций, регистрации и т.п.)

– Перевод терминов и т.п.Перевод терминов и т.п.


Новая версия стандарта Новая версия стандарта DoD DoD 50155015.2.2

Разрабатывается Разрабатывается Министерством обороны Министерством обороны СШАСША

Имеет программу Имеет программу сертификации (с 1999 сертификации (с 1999 года). Ряд года). Ряд сертифицированных сертифицированных продуктов представлен на продуктов представлен на российском рынке.российском рынке.

Неофициальный Неофициальный национальный стандарт национальный стандарт СШАСША


Сравнение версийСравнение версий

Версия 2 Версия 2 Версия 3 Версия 3 Число глав Число глав 44 66Число Число страниц страниц

5757 132132

ТерминовТерминов 9696 138138Аббревиатур Аббревиатур 4949 6060XML-XML-схемы схемы нетнет 1313


2. Обязательные требования2. Обязательные требования2.2. Детальные требования2.2. Детальные требования

2.2.1. Разработка плана размещения документов (т.е. электронной 2.2.1. Разработка плана размещения документов (т.е. электронной номенклатуры дел)номенклатуры дел)

2.2.2. Управление сроками хранения и решением судьбы документов 2.2.2. Управление сроками хранения и решением судьбы документов по истечении срока храненияпо истечении срока хранения

2.2.3. Регистрация документов в системе2.2.3. Регистрация документов в системе 2.2.4. Регистрация сообщений электронной почты2.2.4. Регистрация сообщений электронной почты 2.2.5. 2.2.5. Регистрация документов, которые впоследствии будут Регистрация документов, которые впоследствии будут

передаваться на архивное хранение в передаваться на архивное хранение в NARANARA.. 2.2.6. Хранение документов в системе2.2.6. Хранение документов в системе 2.2.7. Управление процессом хранения и важнейшими документами2.2.7. Управление процессом хранения и важнейшими документами 2.2.8. Управление доступом2.2.8. Управление доступом 2.2.9. Аудит системы2.2.9. Аудит системы 2.2.10. Требования к составным системам (у которых модуль 2.2.10. Требования к составным системам (у которых модуль

управления документами – отдельный).управления документами – отдельный). 2.2.11. Требования к управлению системой2.2.11. Требования к управлению системой 2.2.12. Дополнительные базовые требования2.2.12. Дополнительные базовые требования


Новые главы стандартаНовые главы стандарта Глава 3 – Управление секретными документамиГлава 3 – Управление секретными документами

Глава 4 – Закон о защите персональных данных Глава 4 – Закон о защите персональных данных ((Privacy ActPrivacy Act) и закон о свободе доступа к ) и закон о свободе доступа к государственной информации (государственной информации (FOIAFOIA))

– 4.1. Управление документами, возникающими при исполнении 4.1. Управление документами, возникающими при исполнении требований закона о защите персональных данных требований закона о защите персональных данных (обязательны только для систем управления (обязательны только для систем управления SORSOR-документами)-документами)

– 4.2. Управление документами, возникающими при исполнении 4.2. Управление документами, возникающими при исполнении требований закона о свободе доступа к государственной требований закона о свободе доступа к государственной информации (обязательны только для СЭД, поддерживающих информации (обязательны только для СЭД, поддерживающих исполнение требований исполнение требований FOIAFOIA))

Глава 5 – ПередачаГлава 5 – Передача документовдокументов


Ситуация в РоссииСитуация в России

Собственные требования к СЭД отсутствуют, хотя Собственные требования к СЭД отсутствуют, хотя регулярно выделяются бюджетные средства на их регулярно выделяются бюджетные средства на их разработкуразработку

Важнейшие мировые стандарты требований на Важнейшие мировые стандарты требований на русский язык не переведены, и известны только русский язык не переведены, и известны только узкому кругу лицузкому кругу лиц

Пора осваивать мировой опыт, обогащая его Пора осваивать мировой опыт, обогащая его собственными идеями, отражающими особенности собственными идеями, отражающими особенности делопроизводства и документооборота в Россииделопроизводства и документооборота в России


Кто должен принять участие в Кто должен принять участие в разработке требованийразработке требований

Представители государственных организаций Представители государственных организаций (службы ДОУ, ИТ, ИБ)(службы ДОУ, ИТ, ИБ)

Представители производителей и поставщиков СЭДПредставители производителей и поставщиков СЭД Специалисты в области делопроизводства, Специалисты в области делопроизводства,

архивного дела, информационных технологийархивного дела, информационных технологий

ЮристыЮристы

Кто-то ещё?Кто-то ещё?


Как грамотно использовать Как грамотно использовать требования к СЭДтребования к СЭД

Введение обязательных государственных требований:Введение обязательных государственных требований:– не должно остановить нормально хода закупок ПО не должно остановить нормально хода закупок ПО

государственными организациями, государственными организациями, – не должно привести к снижению конкуренции на не должно привести к снижению конкуренции на

«государственной» части рынка СЭД и её монополизации«государственной» части рынка СЭД и её монополизации

Все новые СЭД должны быть способны экспортировать Все новые СЭД должны быть способны экспортировать документы и их метаданные в установленном документы и их метаданные в установленном государством стандартном формате (форматах)государством стандартном формате (форматах)

Требования должны ужесточаться постепенноТребования должны ужесточаться постепенно


Вывод:Вывод:

Пора приниматься за дело!Пора приниматься за дело!


ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫ

WWW.EOS.RUEE--mail: hrammail: [email protected]@eos.ru

107023 г. Москва, ул. Электрозаводская, 52 107023 г. Москва, ул. Электрозаводская, 52

Телефон/факс: 580-75-15Телефон/факс: 580-75-15

Электронная почта:Электронная почта:Отдел консультационных услуг: Отдел консультационных услуг:

[email protected]

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ

http://www.eos.ru/

mailto:[email protected]


Вопросы?

Documents

Международные стандарты функциональных требований к системам электронного документооборота