ตวอยาง

คมอ + ขอสอบ นกบรหารงานทวไป

การไฟฟาสวนภมภาค

ราคา .-

ตวอยาง

คานา

ชดคมอและขอสอบ สาหรบตาแหนงนกบรหารงานทวไป การไฟฟาสวน

ภมภาค โดยทางสถาบน THE BEST CENTER และคณะไดเรยบเรยงขน ในเลมเปนการ

เจาะเนอหาและระเบยบ พ.ร.บ. ทครอบคลมในการสอบใหมากทสด พรอมแนวขอสอบ

และมคาอธบายอยางละเอยดพรอม เพอใหผสมครสอบใชสาหรบเตรยมตวสอบในการ

สอบแขงขนฯ ในครงน

ดงนนทางสถาบน THE BEST CENTER ไดเลงเหนความสาคญจงได

จดทาหนงสอเลมนขนมา โดยไดรวบรวมขนจากประสบการณตรงของคณะทมของสถาบน

THE BEST CENTER ทมประสบการณ มาจดทาเปนหนงสอชดนขน เพอใหผทสอบได

เตรยมตวอานลวงหนา มความพรอมในการทาขอสอบ

ทายน คณะผจดทาขอขอบคณทางสถาบน THE BEST CENTER ทไดให

การสนบสนนและมสวนรวมในการจดทาตนฉบบน ทาใหหนงสอเลมนสามารถสาเรจขนมา

เปนเลมได พรอมกนนคณะผจดทาขอนอมรบขอบกพรองใด ๆ อนเกดขนและยนดรบฟง

ความคดเหนจากทก ๆ ทาน เพอทจะนามาปรบปรงแกไขใหดยงขน

ขอใหโชคดในการสอบทกทาน

ฝายวชาการ

สถาบน The Best Center

www.thebestcenter.com

ตวอยาง

สารบญ

การบรหารงานทวไป

การบรหารธรกจทวไป 8

การบรหารทรพยากรมนษย

บทบาทการบรหารงานสานกงาน

โครงสรางองคการของสานกงาน

การจดการพนทสานกงาน

ปจจยทางกายภาพในสานกงาน

เครองใชสานกงาน

หนาทในการจดระบบและวธปฏบตงาน 80

เครองมอปรบปรงระบบงาน

การบรหารงานเอกสาร 91

การจดทารายงาน

การควบคมและการกาหนดมาตรฐานงานสานกงาน

งานเลขานการ

การวางแผน 145

ความรเกยวกบการปฏบตงานพสด

ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. และทแกไข

การเกบรวบรวมขอมล

การควบคมงาน

เจาะขอสอบระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยการพสด พ.ศ.

และทแกไขเพมเตม

เจาะขอสอบระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.

และทแกไขเพมเตม

เจาะขอสอบ หลกการบรหารงานทวไป

ตวอยาง

คมอ + ขอสอบ นกบรหารงานทวไป

การบรหารจดการงานทวไป ในการศกษาความหมายของการบรหารและการบรหารจดการ ควรทาความเขาใจแนวคดเกยวกบการ

บรหารเปนเบองตนกอน กลาวคอ สบเนองจากมนษยเปนสตวสงคม ซงหมายถง มนษยโดยธรรมชาตยอม

อยรวมกนเปนกลม ไมอยอยางโดยเดยว แตอาจมขอยกเวนนอยมากทมนษยอยโดดเดยวตามลาพง เชน ฤษ

การอยรวมกนเปนกลมของมนษยอาจมไดหลายลกษณะและเรยกตางกน เปนตนวา ครอบครว (family)

เผาพนธ (tribe) ชมชน (community) สงคม (society) และประเทศ (country) เมอมนษยอยรวมกน

เปนกลมยอมเปนธรรมชาตอกทในแตละกลมจะตองม “ผนากลม” รวมทงม “แนวทางหรอวธการ

ควบคมดแลกนภายในกลม” เพอใหเกดความสขและความสงบเรยบรอย สภาพเชนนไดมววฒนาการตลอด

มา โดยผนากลมขนาดใหญ เชน ในระดบประเทศของภาครฐ ในปจจบนอาจเรยกวา “ผบรหาร” ขณะทการ

ควบคมดแลกนภายในกลมนน เรยกวา การบรหาร (administration) หรอการบรหารราชการ (public

administration) ดวยเหตผลเชนน มนษยจงไมอาจหลกเลยงจากการบรหารหรอการบรหารราชการได

งาย และทาใหกลาวไดอยางมนใจวา "ทใดมประเทศ ทนนยอมมการบรหาร"

คาวา การบรหาร (administration) มรากศพทมาจากภาษาลาตน “administatrae” หมายถง

ชวยเหลอ (assist) หรออานวยการ (direct) การบรหารมความสมพนธหรอมความหมายใกลเคยงกบคาวา

“minister” ซงหมายถง การรบใชหรอผรบใช หรอผรบใชรฐ คอ รฐมนตร สาหรบความหมายดงเดมของ

คาวา administer หมายถง การตดตามดแลสงตาง ๆ

สวนคาวา การจดการ (management) นยมใชในภาคเอกชนหรอภาคธรกจซงมวตถประสงคใน

การจดตงเพอมงแสวงหากาไร (profits) หรอกาไรสงสด (maximum profits) สาหรบผลประโยชนทจะ

ตกแกสาธารณะถอเปนวตถประสงครองหรอเปนผลพลอยได (by product) เมอเปนเชนน จงแตกตางจาก

วตถประสงคในการจดตงหนวยงานภาครฐทจดตงขนเพอใหบรการสาธารณะทงหลาย (public services)

แกประชาชน การบรหารภาครฐทกวนนหรออาจเรยกวา การบรหารจดการ (management

administration) เกยวของกบภาคธรกจมากขน เชน การนาแนวคดผบรหารสงสด (Chief Executive

Officer) หรอ ซอโอ (CEO) มาปรบใชในวงราชการ การบรหารราชการดวยความรวดเรว การลดพธการ

ทไมจ าเปน การลดขนตอนการปฏบตราชการ และการจงใจดวยการใหรางว ลตอบแทน เปนตน

นอกเหนอจากการทภาครฐไดเปดโอกาสใหภาคเอกชนหรอภาคธรกจเขามารบสมปทานจากภาครฐ เชน ให

สมปทานโทรศพทมอถอ การขนสง เหลา บหร อยางไรกด ภาคธรกจกไดทาประโยชนใหแกสาธารณะหรอ

ประชาชนไดเชนกน เชน จดโครงการคนกาไรใหสงคมดวยการลดราคาสนคา ขายสนคาราคาถก หรอการ

บรจาคเงนชวยเหลอสงคม เปนตน

ตวอยาง

คมอ + ขอสอบ นกบรหารงานทวไป

การบรหาร บางครงเรยกวา การบรหารจดการ หมายถง การดาเนนงาน หรอการปฏบตงาน

ใด ๆ ของหนวยงานของรฐ และ/หรอ เจาหนาทของรฐ (ถาเปนหนวยงานภาคเอกชน หมายถงของ

หนวยงาน และ/หรอ บคคล) ทเกยวของกบคน สงของและหนวยงาน โดยครอบคลมเรองตาง ๆ เชน.

(1) การบรหารนโยบาย (Policy)

(2) การบรหารอานาจหนาท (Authority)

(3) การบรหารคณธรรม (Morality)

(4) การบรหารทเกยวของกบสงคม (Society)

(5) การวางแผน (Planning)

(6) การจดองคการ (Organizing)

(7) การบรหารทรพยากรมนษย (Staffing)

(8) การอานวยการ (Directing)

(9) การประสานงาน (Coordinating)

(10) การรายงาน (Reporting)

(11) การงประมาณ (Budgeting)

เปนการนา “กระบวนการบรหาร” หรอ “ปจจยทมสวนสาคญตอการบรหาร” ทเรยกวา แพมส-

โพสคอรบ (PAMS-POSDCORB) แตละตวมาเปนแนวทางในการใหความหมาย

พรอมกนน อาจใหความหมายไดอกวา การบรหาร หมายถง การดาเนนงาน หรอการปฏบตงานใด ๆ

ของหนวยงานของรฐ และ/หรอ เจาหนาทของรฐ ทเกยวของกบ คน สงของ และหนวยงาน โดยครอบคลม

เรองตาง ๆ เชน

(1) การบรหารคน (Man)

(2) การบรหารเงน (Money)

(3) การบรหารวสดอปกรณ (Material)

(4) การบรหารงานทวไป (Management)

(5) การบรหารการใหบรการประชาชน (Market)

( ) การบรหารคณธรรม (Morality)

( ) การบรหารขอมลขาวสาร (Message)

(8) การบรหารเวลา (Minute) และ

( ) และการบรหารการวดผล (Measurement) เชนน เปนการนา “ปจจยทมสวนสาคญตอการ

บรหาร” ทเรยกวา M แตละตวมาเปนแนวทางในการใหความหมาย

การใหความหมายทง 2 ตวอยางทผานมาน เปนการนาหลกวชาการดานการบรหาร คอ

“กระบวนการบรหาร” และ “ปจจยทมสวนสาคญตอการบรหาร” มาใชเปนแนวทางหรอกรอบแนวคดใน

ตวอยาง

คมอ + ขอสอบ นกบรหารงานทวไป

การใหความหมายซงนาจะมสวนทาใหการใหความหมายคาวาการบรหารเชนนครอบคลมเนอหา

สาระสาคญทเกยวกบการบรหาร ชดเจน เขาใจไดงาย เปนวชาการ และมกรอบแนวคดดวย นอกจาก 2

ตวอยางนแลว ยงอาจนาปจจยอนมาใชเปนแนวทางในการใหความหมายไดอก เปนตนวา 3M ซง

ประกอบดวย การบรหารคน (Man) การบรหารเงน (Money) และการบรหารงานท วไป

(Management) และ 5ป ซงประกอบดวย ประสทธภาพ ประสทธผล ประหยด ประสานงาน และ

ประชาสมพนธ

เพอชวยเพมความเขาใจการบรหารมากขน จงขอนาความหมายคาวา การบรหาร การจดการ และการ

บรหารจดการ มาแสดงไวดวย เชน

สมพงศ เกษมสน ในป พ.ศ. 2514 มความเหนวา การบรหาร หมายถง การใชศาสตรและศลป

นาเอาทรพยากรบรหาร (administrative resource) เชน คน เงน วสดสงของ และการจดการ มา

ประกอบการตามกระบวนการบรหาร (process of administration) เชน POSDCoRB Model ให

บรรลวตถประสงคทกาหนดไวอยางมประสทธภาพ (สมพงศ เกษมสน, การบรหาร (พมพครงท 3,

กรงเทพมหานคร : สานกพมพเกษมสวรรณ, 2514), หนา 13-14.)

สมพงศ เกษมสน ในป พ.ศ. 2523 กลาวไววา คาวา การบรหารนยมใชกบการบรหารราชการ

หรอการจดการเกยวกบนโยบาย ซงมศพทบญญต วา รฐประศาสนศาสตร (public administration) และ

คาวา การจดการ (management) นยมใชกบการบรหารธรกจเอกชน หรอการดาเนนการตามนโยบายท

กาหนดไว สมพงศ เกษมสน ยงใหความหมายการบรหารไววา การบรหารมลกษณะเดนเปนสากลอยหลาย

ประการ ดงน

1) การบรหารยอมมวตถประสงค

2) การบรหารอาศยปจจยบคคลเปนองคประกอบ

3) การบรหารตองใชทรพยากรการบรหารเปนองคประกอบพนฐาน

4) การบรหารมลกษณะการดาเนนการเปนกระบวนการ

5) การบรหารเปนการดาเนนการรวมกนของกลมบคคล

6) การบรหารอาศยความรวมมอรวมใจของบคคล กลาวคอ ความรวมใจ (collective

mind) จะกอใหเกดความรวมมอของกลม (group cooperation) อนจะนาไปสพลงของกลม (group

effort) ทจะทาใหบรรลวตถประสงค

7) การบรหารมลกษณะการรวมมอกนดาเนนการอยางมเหตผล

8) การบรหารมลกษณะเปนการตรวจสอบผลการปฏบตงานกบวตถประสงค

9) การบรหารไมมตวตน (intangible) แตมอทธพลตอความเปนอยของมนษย

(สมพงศ เกษมสน, การบรหาร (พมพครงท 7, กรงเทพมหานคร : ไทยวฒนาพานช, 2523), หนา

5-6.)

ตวอยาง

คมอ + ขอสอบ นกบรหารงานทวไป

อนนต เกตวงศ ในป พ.ศ. 2523 ใหความหมายการบรหาร วา เปนการประสานความพยายาม

ของมนษย (อยางนอย 2 คน) และทรพยากรตาง ๆ เพอทาใหเกดผลตามตองการ (อนนต เกตวงศ, การ

บรหารการพฒนา (กรงเทพมหานคร : โรงพมพมหาวทยาลยธรรมศาสตร, 2523 หนา 27.)

ไพบลย ชางเรยน ในป พ.ศ. 2532 ใหความหมายการบรหารวา หมายถง ระบบทประกอบไป

ดวยกระบวนการในการนาทรพยากรทางการบรหารทงทางวตถและคนมาดาเนนการเพอบรรลวตถประสงค

ทก าหนดไวอยางมประสทธภาพและประสทธผล (ไพบลย ชางเรยน , วฒนธรรมการบรหาร

(กรงเทพมหานคร : อกษรเจรญทศน, 2532), หนา 17.)

ตน ปรชญพฤทธ ในป พ.ศ. 2535 มองการบรหารในลกษณะทเปนกระบวนการโดยหมายถง

กระบวนการนาเอาการตดสนใจ และนโยบายไปปฏบต สวนการบรหารรฐกจหมายถงเกยวของกบการ

นาเอานโยบายสาธารณะไปปฏบต (ตน ปรชญพฤทธ, ศพทรฐประศาสนศาสตร (กรงเทพมหานคร :

สานกพมพจฬาลงกรณมหาวทยาลย, 2535), หนา 8.)

บญทน ดอกไธสง ในป พ.ศ. ใหความหมายวา การบรหาร คอ การจดการทรพยากรทมอย

ใหมประสทธภาพมากทสดเพอตอบสนองความตองการของบคคล องคการ หรอประเทศ หรอการจดการ

เพอผลกาไรของทกคนในองคการ (บญทน ดอกไธสง, การจดองคการ (พมพครงท , กรงเทพมหานคร :

โรงพมพมหาจฬาลงกรณราชวทยาลย, , หนา .)

วรช วรชนภาวรรณ ในป พ.ศ. 2545 แบงการบรหาร ตามวตถประสงคหลกของการจดตง

หนวยงานไว 6 สวน ดงน

สวนทหนง การบรหารงานของหนวยงานภาครฐ ซงเรยกวา การบรหารรฐกจ (public

administration) หรอการบรหารภาครฐ มวตถประสงคหลกในการจดตง คอ การใหบรการสาธารณะ

(public services) ซงครอบคลมถงการอานวยความสะดวก การรกษาความสงบเรยบรอย ตลอดจนการ

พฒนาประชาชนและประเทศชาต เปนตน การบรหารสวนนเปนการบรหารของหนวยงานของภาครฐ

(public or governmental organization) ไมวาจะเปนหนวยงานทงในสวนกลาง สวนภมภาค และ

สวนทองถน เชน การบรหารงานของหนวยงานของสานกนายกรฐมนตร กระทรวง กรม หรอเทยบเทา การ

บรหารงานของจงหวดและอาเภอ การบรหารงานของหนวยการบรหารทองถน หนวยงานบรหารเมองหลวง

รวมตลอดทงการบรหารงานของหนวยงานของรฐวสาหกจ เปนตน

สวนทสอง การบรหารงานของหนวยงานภาคธรกจ ซงเรยกวา การบรหาร ธรกจ

(business administration) หรอการบรหารภาคเอกชนหรอการบรหารของหนวยงานของเอกชน ซงม

วตถประสงคหลกของการจดตงเพอการแสวงหากาไร หรอการแสวงหากาไรสงสด (maximum profits)

ในการทาธรกจ การคาขาย การผลตอตสาหกรรม หรอใหบรการ เหนตวอยางไดอยางชดเจนจากการ

บรหารงานของ บรษท หางราน และหางหนสวนทงหลาย

ตวอยาง

คมอ + ขอสอบ นกบรหารงานทวไป

สวนทสาม การบรหารของหนวยงานทไมสงกดภาครฐ (non-governmental

organization) ซงเรยกยอวา หนวยงาน เอนจโอ (NGO.) เปนการบรหารงานของหนวยงานทไมแสวงหา

ผลกาไร (non-profit administration) มวตถประสงคหลกในการจดตง คอการไมแสวงหาผลกาไร

(non-profit) เชน การบรหารของมลนธ และสมาคม

ส ว น ท ส ก า ร บ ร ห า ร ง า น ข อ ง ห น ว ย ง า น ร ะ ห ว า ง ป ร ะ เ ท ศ

(international organization) มวตถประสงคหลกของการจดตง คอ ความสมพนธระหวางประเทศ เชน

การบรหารงานของสหประชาชาต (United Nations Organization) องคการคาระหวางประเทศ

(World Trade Organization) และกลมประเทศอาเซยน (ASEAN)

สวนทหา การบรหารงานขององคกรตามรฐธรรมนญ การบรหารงานขององคกรสวนน

เกดขนหลงจากประกาศใชรฐธรรมนญแหงราชอาณาจกรไทย (พ.ศ. 2540) โดยบทบญญตของรฐธรรมนญ

ไดก าหนดใหมองคกรตามรฐธรรมนญขน เชน การบรหารงานของศาลรฐธรรมนญ ศาลปกครอง

คณะกรรมการปองกนและปราบปรามการทจรตแหงชาต คณะกรรมการการเลอกตง และผตรวจการแผนดน

ของรฐสภา เปนตน องคกรดงกลาวนถอวาเปนหนวยงานของรฐเชนกน แตมลกษณะพเศษ เชน เกดขนตาม

บทบญญตของรฐธรรมนญดงกลาว และมวตถประสงคหลกในการจดตงเพอปกปองคมครองและรกษาสทธ

เสรภาพของประชาชน ตลอดจนควบคมตรวจสอบการปฏบตงานของหนวยงานของรฐและเจาหนาทของรฐ

สวนทหก การบรหารงานของหนวยงานภาคประชาชน มวตถประสงคหลกในการ

จดตงเพอปกปองรกษาผลประโยชนของประชาชนโดยสวนรวมซงเปนประชาชนสวนใหญของประเทศและ

ถกเอารดเอาเปรยบตลอดมา เชน การบรหารงานของหนวยงานของเกษตรกร กลมผใชแรงงาน และกลมผ

ใหบรการ (วรช วรชนภาวรรณ, การบรหารเมองหลวงและการบรหารทองถน : สหรฐอเมรกา องกฤษ

ฝรงเศส ญปน และไทย (กรงเทพมหานคร : สานกพมพโฟรเพซ, 2545), หนา 36-38.)

วรช วรชนภาวรรณ ในป พ.ศ. มความเหนวา การบรหารในฐานะทเปนกระบวนการ หรอ

กระบวนการบรหาร เกดไดจากหลายแนวคด เชน โพสคอรบ (POSDCoRB) เกดจากแนวคดของ ลเทอร

กลค (Luther Gulick) และ ลนดอล เออรวค (Lyndall Urwick) ประกอบดวยขนตอนการบรหาร

ประการ ไดแก

การวางแผน (Planning)

การจดองคการ (Organizing)

การบรหารงานบคคล (Staffing)

การอานวยการ (Directing)

การประสานงาน (Coordinating)

การรายงาน (Reporting)

การงบประมาณ (Budgeting)

ตวอยาง

คมอ + ขอสอบ นกบรหารงานทวไป

ขณะทกระบวนการบรหารตามแนวคดของ เฮนร ฟาโยล (Henry Fayol) ประกอบดวย ประการ

ไดแก การวางแผน (Planning) การจดองคการ (Organizing) การบงคบการ (Commanding) การ

ประสานงาน (Coordinating) และการควบคมงาน (Controlling) หรอรวมเรยกวา พอคค (POCCC)

(วรช วรชนภาวรรณ, การบรหารเมองหลวงและการบรหารทองถน : สหรฐอเมรกา องกฤษ ฝรงเศส ญปน

และไทย (กรงเทพมหานคร : สานกพมพโฟรเพซ, 2545), หนา 39.)

เฮอรเบรต เอ. ไซมอน (Herbert A. Simon) กลาวถงการบรหารวาหมายถง กจกรรมท

บคคลตงแต 2 คนขนไป รวมกนดาเนนการเพอใหบรรลวตถประสงค (Herbert A. Simon,

Administrative Behvior (New york: Macmillian, 1947), p. 3.)

เฟรดเดอรรค ดบบลว. เทเลอร (Frederick W. Taylor) ใหความหมายการบรหารไว

วา งานบรหารทกอยางจาเปนตองกระทาโดยมหลกเกณฑ ซงกาหนดจากการวเคราะหศกษาโดยรอบคอบ

ทงน เพอใหมวธทดทสดในอนทจะกอใหเกดประสทธภาพในการผลตมากยงขนเพอประโยชนสาหรบทก

ฝายทเกยวของ (Frederick W. Taylor อางถงใน สมพงศ เกษมสน, การบรหาร (พมพครงท 7,

กรงเทพมหานคร : ไทยวฒนาพานช, ), หนา 27.)

ปเตอร เอฟ. ดรคเกอร (Peter F. Drucker) กลาววา การบรหาร คอ ศลปะในการทางานให

บรรลเปาหมายรวมกบผอน การทางานตาง ๆ ใหลลวงไปโดยอาศยคนอนเปนผทาภายในสภาพองคการท

กลาวนน ทรพยากรดานบคคลจะเปนทรพยากรหลกขององคการทเขามารวมกนทางานในองคการ ซงคน

เหลานจะเปนผใชทรพยากรดานวตถอน ๆ เครองจกร อปกรณ วตถดบ เงนทน รวมทงขอมลสนเทศตาง ๆ

เพอผลตสนคาหรอบรการออกจาหนายและตอบสนองความพอใจใหกบสงคม (Peter F. Drucker อางถง

ใน สมพงศ เกษมสน, การบรหาร (พมพครงท 7, กรงเทพมหานคร : ไทยวฒนาพานช, ), หนา 6.)

แฮรโรลด คนตซ (Harold Koontz) ใหความหมายของการจดการ หมายถง การดาเนนงาน

ใหบรรลวตถประสงคทตงไวโดยอาศยปจจยทงหลาย ไดแก คน เงน วสดสงของ เปนอปกรณการจดการนน

(Harold Koontz อางถงใน สมพงศ เกษมสน, การบรหาร (พมพครงท 7, กรงเทพมหานคร : ไทยวฒนา

พานช, ), หนา 6.)

ธงชย สนตวงษ ในป พ.ศ. 2543 กลาวถงลกษณะของงานบรหารจดการไว 3 ดาน คอ

1) ในดานทเปนผนาหรอหวหนางาน งานบรหารจดการ หมายถง ภาระหนาทของบคคลใด

บคคลหนงทปฏบตตนเปนผนาภายในองคการ

2) ในดานของภารกจหรอสงทตองทา งานบรหารจดการ หมายถง การจดระเบยบ

ทรพยากรตาง ๆ ในองคการ และการประสานกจกรรมตาง ๆ เขาดวยกน

3) ในดานของความรบผดชอบ งานบรหารจดการ หมายถง การตองทาใหงานตาง ๆ

สาเรจลลวงไปดวยดดวยการอาศยบคคลตาง ๆ เขาดวยกน (ธงชย สนตวงษ, องคการและการบรหาร (พมพ

ครงท 11, กรงเทพมหานคร : ไทยวฒนาพานช, 2543), หนา 21-22.)

ตวอยาง

คมอ + ขอสอบ นกบรหารงานทวไป

วรช วรชนภาวรรณ ในป พ.ศ. 2548 กลาวไววา การบรหารจดการ (management

administration) การบรหารการพฒนา (development administration) แมกระทงการบรหารการ

บรการ (service administration) แตละคามความหมายคลายคลงหรอใกลเคยงกนทเหนไดอยางชดเจน

มอยางนอย 3 สวน คอ หนง ลวนเปนแนวทางหรอวธการบรหารงานภาครฐทหนวยงานของรฐ และ/

หรอ เจาหนาทของรฐ นามาใชในการปฏบตราชการเพอชวยเพมประสทธภาพในการบรหารราชการ สอง ม

กระบวนการบรหารงานทประกอบดวย 3 ขนตอน คอ การคด (thinking) หรอการวางแผน (planning)

การดาเนนงาน (acting) และการประเมนผล (evaluating) และ สาม มจดหมายปลายทาง คอ การพฒนา

ประเทศไปในทศทางททาใหประชาชนมคณภาพชวตทดขน รวมทงประเทศชาตมความเจรญกาวหนาและ

มนคงเพมขน สาหรบสวนทแตกตางกน คอ แตละคามจดเนนตางกน กลาวคอ การบรหารจดการเนนเรอง

การนาแนวคดการจดการของภาคเอกชนเขามาใชในการบรหารราชการ เชน การมงหวงผลกาไร การแขงขน

ความรวดเรว การตลาด การประชาสมพนธ การจงใจดวยคาตอบแทน การลดขนตอน และการลดพธการ

เปนตน ในขณะทการบรหารการพฒนาใหความสาคญเรองการบรหารรวมทงการพฒนานโยบาย แผน

แผนงาน โครงการ (policy, plan, program, project) หรอกจกรรมของหนวยงานของรฐ สวนการ

บรหารการบรการเนนเรองการอานวยความสะดวกและการใหบรการแกประชาชน (วรช วรชนภาวรรณ

, การบรหารจดการและการบรหารการพฒนาขององคกรตามรฐธรรมนญและหนวยงานของรฐ

(กรงเทพมหานคร : สานกพมพนตธรรม, 2548), หนา 5.) สรป

การบรหารและการบรหารจดการมแนวคดมาจากธรรมชาตของมนษยทเปนสตวสงคมซงจะตองอย

รวมกนเปนกลม โดยจะตองมผน ากลมและมแนวทางหรอวธการควบคมดแลกนภายในกลมเพอใหเกด

ความสขและความสงบเรยบรอย ซงอาจเรยกวาผบรหารและการบรหาร ตามลาดบ ดงนน ทใดมกลมทน น

ยอมมการบรหาร.

คาวา การบรหารและการบรหารจดการ รวมทงคาอน ๆ อก เปนตนวา การปกครอง

(government) การบรหารการพฒนา การจดการ และการพฒนา (development) หรอแมกระทงคาวา

การบรหารการบรการ (service administration) การบรหารจตสานกหรอการบรหารความรผดรชอบ

(consciousness administration) การบรหารคณธรรม (morality administration) และการ

บรหารการเมอง (politics administration) ทเปนคาในอนาคตทอาจถกนามาใชได คาเหลานลวนม

ความหมายใกลเคยงกน ขนอยกบผมอานาจในแตละยคสมยจะนาคาใดมาใชโดยอาจมจดเนนแตกตางกนไป

บาง อยางไรกตาม ทกคาทกลาวมานเฉพาะในภาครฐ ลวนหมายถง

(1) การดาเนนงาน การปฏบตงาน แนวทาง (guideline) วธการ (method) หรอมรรควธ

(means) ใด ๆ

ตวอยาง

คมอ + ขอสอบ นกบรหารงานทวไป

(2) ทหนวยงานของรฐ และ/หรอ เจาหนาทของรฐนามาใชในการบรหารราชการหรอปฏบตงาน

( ) ตามวตถประสงคทกาหนดไว

( ) เพอนาไปสจดหมายปลายทาง (end หรอ goal) หรอการเปลยนแปลงในทศทางทดขนกวาเดม

เชน มวตถประสงคเพอนาไปสจดหมายปลายทางเบองตน (primary goal) คอ ชวยเพมประสทธภาพใน

การบรหารราชการ หรอชวยเปลยนแปลงการปฏบตราชการใหเปนไปในทศทางทดกวาเดม หรอม

วตถประสงคเพอนาไปสจดหมายปลายทางสงสด (ultimate goal) คอ การพฒนาประเทศทประเทศชาต

และประชาชนอยเยนเปนสขอยางยงยน เปนตน และทกคาดงกลาวน อาจมองในลกษณะทเปนกระบวนการ

(process) ทมระบบและมหลายขนตอนในการดาเนนงานกได

บทบาทการบรหารงานสานกงาน บทบาทการบรหารงานสานกงานน จะเปนเรองของการจดการเกยวกบการบรหารขาวสารขอมล

ทเกดขนในองคการวาขอมลขาวสารทเราไดรบมาอยในรปแบบใดบาง เปนจดทมาจากไหน และเราสามารถ

ทจะแปลงขอมลขาวสารนนมาใชประโยชนอยางไร สานกงานจงเปนศนยขาวสารขอมลขององคการซงอาจ

เปรยบประดจศนยประสาทของมนษยนนเอง การบรหารขาวสารขอมลและการบรหารงานสานกงาน

* การดาเนนงานโดยทวไปแลวมกจะมความจาเปนตองเกยวของกบงานขาวสารขอมลอยเสมอ

เชน การซอ การขาย การใหบรการ การผลต บคลากร การวางแผน การควบคมงาน เปนตน ดงนนจงอาจถอ

วางานขาวสารขอมลนนเปนสากลเพราะจะปรากฏอยในองคการทกประเภท เชน ในรานคา โรงเรยน ธรกจ

วด โรงพยาบาล กองทพ และสวนราชการตาง ๆ เปนตน

* งานขาวสารขอมล (Information) น อาจเรยกวา งานหนงสอหรองานกระดาษ (Paper

Work) ทงนเพราะมกจะใชกระดาษเปนสอกลาง ซงตามความเปนจรงนนอาจใชสงอนนอกเหนอไปจาก

กระดาษ เชน บตร เทป ดสก ไมโครฟลม เปนตน ดงนนจงควรเรยกวา งานขาวสารขอมลหรองาน

สารสนเทศมากกวางานหนงสอ

* สานกงาน (Office) หมายถง สถานททใชดาเนนงานหนงสอหรองานขาวสารขอมล ดงนน

ตาราบางเลมจงใชคาวาการบรหารงานขาวสารขอมลและการบรหารงานสานกงานในความหมายเดยวกน

คอ อาจใชสบเปลยนแทนกนได แตในทนเราจะใชคาวาการบรหารงานสานกงานโดยตลอด

* ขอสงเกต ในปจจบนการเกบรวบรวมและบนทกขอมล มกจะเกบลงในแผนดสก ไมโครฟลม

และอน ๆ แทนการเกบลงบนกระดาษ ดงนนกระดาษจงมความสาคญนอยลง และสานกงานในอนาคตกม

แนวโนมทจะเปน IT Office (Information Technology Office) คอ ใชเทคโนโลยตาง ๆ ใน

ตวอยาง

คมอ + ขอสอบ นกบรหารงานทวไป

การเกบขอมลมากขน ซงกเปนแนวโนมของสานกงานแบบ Paper Less (สานกงานทไรกระดาษ)

นนเอง ลกษณะของงานสานกงาน

* งานสานกงานนนเปนงานประเภทใหบรการแกหนวยงานอน ๆ ในองคการ (Staff ประเภท

Service) เพอชวยใหหนวยงานเหลานนไดดาเนนงานอยางมประสทธภาพยงขน เชน ชวยปอนขาวสาร

ขอมลใหกบผบรหารสงสด ชวยฝายผลตในดานการเกบบนทกขอมล ซงจะนาไปใชประโยชนในการ

พจารณาลดตนทนการผลตและหาวธปรบปรงการผลต ชวยฝายขายในการเกบบนทกขอมลเกยวกบการขาย

เปนตน

** ลกษณะสาคญของงานสานกงาน อาจสรปไดดงน

* 1. เปนงานประเภทใหบรการแกหนวยงานตาง ๆ เพราะงานบรการนนถอวาเปน

วตถประสงคหลกของการบรหารงานสานกงาน

* 2. ขนาดของงานใหบรการในสานกงานนนขนอยกบปจจยภายนอกองคการ ซงไมอาจ

ควบคมได เชน จานวนการสงของ จานวนลกหนทจะเรยกเกบได จานวนจดหมาย

ตดตอดานการขาย เปนตน

* 3. ไมอาจคานวณหากาไรไดโดยตรง เนองจากงานสานกงานนนเปนการใหบรการแก

หนวยงานหลก เชน ฝายผลต ฝายขาย และฝายการเงน จงอาจกลาววา งาน

สานกงานมสวนรวมทางออมในการทากาไร ใหธรกจ

* 4. มลกษณะแตกตางจากงานอน ๆ คอ เปนงานเกยวกบเอกสารตาง ๆ การบนทกขด

เขยนหรองานหนงสอ หรองานขาวสารขอมล หรองานสารสนเทศ

* 5. เปนงานสวนใหญในองคการบางประเภท เชน ในธนาคาร สวนราชการ บรษท

ประกนภย บรษทรบทาการโฆษณาตาง ๆ

วตถประสงคของการบรหารงานสานกงาน

*จดประสงคพนฐานของการบรหารงานสานกงาน กเพอทจะจดใหมการรวมอานาจควบคมงาน

สานกงาน ตลอดจนงานดานบรการตาง ๆ ไวในสวนกลาง สวนวตถประสงคโดยทวไปมดงน

* 1. ประสานกจกรรมอนเปนงานสานกงานซงปฏบตอยในหนวยงานตาง ๆ

* 2. รกษามาตรฐานดานปรมาณและคณภาพของการผลต

* 3. จดระบบและวธปฏบตงานใหมประสทธภาพ ซงจะชวยใหผลกาไรสงขน

* 4. จดสภาพแวดลอมการทางานทงดานปจจยทางวตถและทางจตใจใหเปนทพอใจของ

พนกงาน

5. จดใหมการควบคมพนกงานสานกงานอยางมประสทธภาพ

ตวอยาง

คมอ + ขอสอบ นกบรหารงานทวไป

6. จดใหมขอมลทจาเปนอยางครบถวนทนทวงทตามตองการ

7. กาหนดหนาทความรบผดชอบของพนกงาน สานกงาน และจดสายการ

ตดตอสอสารใหเหมาะสม

8. กาหนดตารางเวลาการทางานเพอใหสาเรจตามเวลา

9. กาหนดวธปฏบตไวเพอจะไดเลอกบคคลทเหมาะสมกบงาน

10. ชวยใหพนกงานปฏบตงานอยางมประสทธภาพสง

11. ใหมการใชเครองจกรเครองมออยางถกวธและเหมาะสม

12. เกบรกษาความปลอดภยของขอมลทเปนประโยชนตอการตดสนใจของผบรหาร งานสานกงานเปนหนาทอยางหนง

งานสานกงานนนถอวาเปนหนาทเฉพาะอยางหนง ซงประกอบดวยสอกลางตาง ๆ ทจะใชใน

การตดตอสอสาร (Communication) ทงดวยวาจาและเปนลายลกษณอกษรอนจาเปนสาหรบทก

หนวยงานโดยตลอดทวทงองคการ

* ตามความเขาใจโดยทว ๆ ไปนน มกจะถอกนวางานสานกงานกคอการจดบนทกในเอกสาร

การพมพหนงสอ การเขยนจดหมายโตตอบ และการจดทารายงานตาง ๆ ซงอาจสรปวางานสานกงานนน

ประกอบดวย 1. งานบญช 2. งานพมพดดและชวเลข 3. ธรการ โดยทว ๆ ไปงานเหลานจะเนนหนกไป

ทางดานเทคนค ในการปฏบต และเปนงานประจาวนธรรมดาของพนกงานมากกวาทจะถอวาเปนหนาท

งานอยางหนง

เพราะฉะนน หากเรายอมรบวางานสานกงานนนเปนหนาทอยางหนงมากกวาทจะเนนในดาน

เทคนคการปฏบตแลว กไมควรจะตความหมายของงานสานกงานไปในทางดานโครงสรางทางกายภาพหรอ

ทางวตถ อนไดแก ทตง (Location) ของสานกงาน เพราะวาทตงนนมความสาคญนอยกวาการปฏบตงาน

ใหสาเรจ แตตามปกตแลวสานกงานจะตงอย ณ ทซงมการ ปฏบตงานสานกงานอยางใดอยางหนง เชน

พนกงานทตองเดนทางไปขายสนคาในทตาง ๆ สานกงานของเขากจะอยทยานพาหนะทเขานาไป หรอ

หองพกในโรงแรมทเขาไปพกนนเอง กจกรรมในสานกงาน

* กจกรรมในสานกงานเปนหนทางนาไปสความสาเรจเทานน หาไดเปนกจกรรมทจะทา

ใหองคการไดรบผลสาเรจ โดยตรงไม เชน งานบนทกขอมลและการตดตอสอสารนน แมจะเปนงานทม

มลคานอย แตกเปนสอทจะทาใหงานผลตหรองานขายประสบผลสาเรจไดดวยด

** กจกรรมในสานกงานนนมขอบเขตกวางขวาง แตผบรหารสานกงานขององคการใดจะ

ถอเอากจกรรมใดเปนหนาทของตนบางนน ยอมแลวแตนโยบายของธรกจนน อยางไรกตาม กจกรรมตาง ๆ

ทอาจถอเปนหนาทของผบรหารงานสานกงานนน พอจะสรปไดวามงานหลก ๆ อย 7 ประการ ดงน

ตวอยาง

คมอ + ขอสอบ นกบรหารงานทวไป

** 1. จดรปงานในสานกงานใหมประสทธภาพ (Organizing) ไดแก

* 1) กาหนดวามงานอะไรจะตองทาบาง พรอมทงบรรจบคคลทมคณสมบตเหมาะสม

เขาไปทางานนน ๆ

* 2) กาหนดความสมพนธภายในองคการไวใหแนชด

* 3) มอบหมายอานาจหนาทและความรบผดชอบ

* 4) กาหนดความรบผดชอบของพนกงานแตละตาแหนงไวใหแนนอน

** 2. จดใหมสงอานวยความสะดวกทางกายภาพในสานกงานใหพอเพยง ไดแก

* 1) จดแผนผงสานกงาน จดวางเครองใชสานกงานและเครองมอตาง ๆ

* 2) จดใหมแสงสวางอยางพอเพยง

* 3) ขจดเสยงรบกวนตาง ๆ

* 4) จดใหมการถายเทอากาศอยางพอเพยง

3. กาหนดรายละเอยดประกอบการจดหาเครองมอเครองใชและวสดสานกงาน

* 4. จดใหมเครองมอตดตอสอสารและการใหบรการอยางเพยงพอ

5. รกษาสมพนธภาพอนดระหวางนายจางและลกนอง

6. วเคราะหงานและปรบปรงวธปฏบตงานในสานกงาน

7. การควบคมงานตาง ๆ ในสานกงาน

** กลาวโดยสรป จานวนหรอประเภทกจกรรมสานกงานของแตละองคการยอมแตกตางกนไป

ตามความเหมาะสม ซงขนยกบนโยบายของผบรหารระดบสงในองคการนน ๆ ประกอบกบความร

ความสามารถของผบรหารสานกงานดวย อยางไร กตาม ผบรหารสานกงานโดยทวไปยอมมสงท

เหมอนกนอยหลายประการ ดงน

* 1. ตองรบผดชอบในการดาเ นนงานใหสา เ รจ โดยอาศยบคคลอนอนไดแก

ผใตบงคบบญชาของตน

* 2. ตองมความรความเขาใจในงานหลกขององคการ ซงรวมถงการใหบรการตาง ๆ ดวย

* 3. ตองรวบรวมทกษะและเทคนคในการบรหาร โดยคานงอยเสมอวา “There is

always a better way” คอ การทางานนนยอมมวธทดกวาเสมอ

* 4. อยามองหาสตรมหศจรรยสาหรบทกปญหา เพราะวาการแกปญหาแตละเรอง

นนยอมตองอาศยวธการทแตกตางกนออกไป

ตวอยาง

คมอ + ขอสอบ นกบรหารงานทวไป

ผบรหารงานสานกงาน

* ผบรหารงานสานกงานจะตองรบผดชอบในการสนบสนนใหองคการธรกจนน ๆ สามารถ

แขงขนกบธรกจอน ๆ ได แตเขาจะมสวนชวยสนบสนนไดมากเพยงใดนนยอมขนอยกบฐานะในองคการ

(Status) ความสามารถในการจดการและการกาหนดนโยบายของเขาเองดวย

ฐานะในองคการของผบรหารสานกงาน

* โดยทว ๆ ไปแลว ผบรหารงานสานกงานยงไมไดรบยกยองใหอยในตาแหนงผบรหารระดบสง

แตมกจะกาหนดฐานะของผบรหารงานสานกงานใหอยภายใตการบงคบบญชาของผบรหารระดบสง เชน

รองผจดการ (Vice President) ผอานวยการบญช (Controller) ผจดการใหญ หรอผบรหารอน ๆ โดย

ในองคการขนาดเลกนยมกาหนดใหผบรหารงานสานกงานขนตรงตอ ผจดการบรษทเลย แตในองคการ

ขนาดใหญมกจะกาหนดใหผบรหารงานสานกงานขนตรงตอหวหนาฝาย ซงอยภายใตการบงคบ-บญชาของ

รองผจดการบรษท ทงนแลวแตนโยบายขององคการนน ๆ วาจะใหความสาคญแกงานสานกงานเพยงใด

* เพราะฉะนน ผจดการงานสานกงานในฐานะทเปนผบรหารคนหนงจงมหนาททางการบรหาร

เชนเดยวกบผบรหาร อน ๆ คอ วางแผน จดองคการ จดหาบคคลเขาทางาน อานวยการ และควบคมงาน ชอตาแหนงของผบรหารงานสานกงาน

ผททาหนาทบรหารงานสานกงานนนอาจไดรบชอตาแหนงตาง ๆ กน ซงอาจทาใหไมทราบวา

มหนาทบรหารงานสานกงานกไดดง เชน ผจดการสานกงาน (Office Manager) ผบรหารงานสานกงาน

หรอผจดการฝายธรการ (Administrative Office Manager) ผจดการบรการในสานกงาน (Manager

Office Services) รองผจดการ (Vice President) ผจดการทวไป (General Manager) ผอานวยการ

บญช (Controller) ผจดการงานบคคล (Personnel Manager) เปนตน หนาทบรหารของผจดการงานสานกงาน

* Gulick ไดกาหนดหนาทพนฐานในการบรหารเอาไววาประกอบดวย การวางแผน การจด

องคการ การจดบคคลเขาทางาน การอานวยการ การประสานงาน การจดทารายงาน และการจดทา

งบประมาณ สวน Koontz และ O’Donnell เสนอวาหนาททางการบรหาร ประกอบดวย การวางแผน

การจดองคการ การจดบคคลเขาทางาน การอานวยการ และการควบคม

** ดงนนผจดการสานกงานในฐานะทเปนผบรหารคนหนง จงมหนาททางการบรหารเชนเดยวกบ

ผบรหารอน ๆ ดงน

* 1. การวางแผน (Planning) ผบรหารงานสานกงานตองวางแผนกจกรรมสานกงานใน

อนาคต โดยมงเนนในการปรบปรงกจกรรมใหมประสทธภาพยงขน โดย

ตวอยาง

คมอ + ขอสอบ นกบรหารงานทวไป

1) การวางแผนระยะสน ซงมกาหนดไมเกน 1 ป เชน วางแผนและกาหนดเวลา

ฝกอบรม วางแผนปรบปรงวธปฏบตงาน และวางแผนการปฏบตงานประจา

เปนตน

* 2) การวางแผนระยะยาว กาหนดระยะ 5 ป หรอมากกวาน เชน การวางแผน

ปรบปรงพนททางาน ปรบปรงการจดแผนผงสานกงาน การนาวธการอตโนมต

เขามาใชการเพมอตรากาลงคนและอน ๆ เพอใหพนกงานไดรบสนองตอบความ

ตองการดานความมนคงในอาชพ

* 2. การจดองคการ (Organizing) หมายถง การจดหมวดหมและกาหนดหนาทความ

รบผดชอบของแตละตาแหนงแตละกลมใหชดเจน

* 3. การจดหาบคคลเขาทางาน (Staffing) หมายถง การกาหนดวธการจดหา การคดเลอก

การฝกอบรมพนกงานสานกงาน ตลอดจนการกาหนดวธการใหประโยชนตอบแทน

* 4. การอานวยการ (Directing) หมายถง การเปนผนาพนกงานซงอยภายใตการบงคบ

บญชาของตน โดยมงในดานความเขาใจอนดตอกนระหวางพนกงานกบพนกงาน และระหวางพนกงานกบ

ผบรหาร

* 5. การควบคม (Controlling) หมายถง การตดตามวดประสทธภาพผลงานของกจกรรม

แตละอยาง เชน การรบสงหนงสอ การซอมแซมเครองมอเครองใช การใชพนทสานกงาน เปนตน คณสมบตของผบรหารงานสานกงาน

* ผจดการสานกงานจะตองเปนผทมความรทวไปเกยวกบงานหลกทกประเภทในองคการ กบทง

ตองมความรเปนอยางดในงานบางอยาง ตองสามารถแกปญหาในทางปฏบตงานทกประเภท คอ ตองเปนผร

รอบทกดาน การบรหารงานสานกงานจงจะดาเนนไปไดอยางมประสทธภาพ

** Johnson and Savage ไดกาหนดคณสมบตโดยทวไปของผจดการสานกงานไว ดงน

* 1. ความเปนผนา (Leadership) คอ ตองมศลปในการเปนผนาทด

* 2. มไหวพรบ (Intelligence) คอ ตองมความสามารถแกไขปญหาตาง ๆ สามารถ

ตดตอสอสารกบพนกงานโดยทวไป

3. ความมนคง (Stability) คอ ตองเปนบคคลทมจตใจมนคง เพอทจะพยายามหนเห

พฤตกรรมของผรวมงานใหรวมมอรวมใจปฏบตงาน

* 4. สมพนธไมตร (Liaison Capacity) คอ ตองมความสามารถในการตดตอสมพนธกบ

บคคลทกระดบ

ตวอยาง

คมอ + ขอสอบ นกบรหารงานทวไป

5. ความสามารถในการมอบหมายงานใหผอนทา (Ability to Delegate) คอ ผบรหาร

ควรจะมอบหมายงานใหตรงกบความสามารถของพนกงานแตละคน โดยตนเองเปน

เพยงผใหคาแนะนาและควบคมบงคบบญชาเทานน

* 6. ความเปนผมองเหนเหตการณไกล (Vision) คอ ตองมองวาในอนาคตนาจะมอะไร

เกดขน

7. ตอ ง มค ว าม เ ขา ใ จใ น ดา น ก าร จดอ ง คก า รเ ป นอ ย า งด (Understanding

Organization) เพอทจะไดคด แกไขปรบปรงองคการและระบบงาน

8. ตองเปนผมความสามารถในงานชวยบรหาร (Administrative Ability) ซงอาจ

เรยกวา งานธรการไดเปนอยางด

9. การศกษา (Education) คอ ตองเปนผทมความร ความสามารถ และมประสบการณ

10. อารมณขน (Humor) เพอชวยผอนคลายความตงเครยดในสถานการณตาง ๆ ได

11. ความสามารถในการวเคราะห (Analytical Ability) เพอวเคราะหรายงานและ

สถานการณตาง ๆ

12. ความสามารถดานการจดการ (Management Ability) คอ ตองเปนผสามารถ

ประสานงานเพอใหงานดาเนนไปอยางมประสทธภาพและรวดเรว

* 13. ความสามารถในการขายความคด (Selling Ability) เพอชแจงใหผบรหารระดบสง

เหนคลอยตามดวยกบเหตผลตาง ๆ

14. คณสมบตอน ๆ คอ ผจดการสานกงานควรมความสามารถในการปฏบตงานตาง ๆ

เชนเดยวกบพนกงาน การบรหารงานแบบวทยาศาสตรในสานกงาน

** การบรหารงานแบบวทยาศาสตร คอ การนาหลกวทยาศาสตรไปใชในการแกปญหาของธรกจ

และรวมถงการใชเทคนคตาง ๆ ในการบรหาร หรอหมายถง การบรหารงานทเปนรปธรรม มหลกเกณฑ ม

เหตผลและมขอมลรองรบ เชน มสตรชวยในการคานวณ มหลกการทางานทเปนขนตอน เปนมาตรฐานกบ

การทางานลกษณะนน ๆ เปนตน

* Neuner กลาววา การบรหารงานแบบวทยาศาสตรนนอาจสรปไดวา หมายถง “การกระทา

อยางมเหตผลโดยใชสามญสานก” แตคาวา “สามญสานก” (Common Sense) นนยากทจะใชคานยาม

เพราะวาเราจะไมทราบวาเราไดใชสามญสานกหรอไมจนกวาเราจะไดรบผลและประเมนผลเสยกอน โดยใช

คาถามตอไปน

- ทาไมจงตองทางานน ? - Why is this job done ?

- จะตดออกไปเสยไดไหม ? - Can it be eliminated ?

ตวอยาง

คมอ + ขอสอบ นกบรหารงานทวไป

- รวมเขาดวยกนไดไหม ? - Can it be combined ?

- ทาใหงายขนไดไหม ? - Can it be simplified ?

- ใชบคคลทเหมาะสมแลวหรอ ? - Are the right personnel used ?

การใชคาถามขางตนน เปนวธทมเหตผลและนาไปใชไดกบกจกรรมทกประเภท ซงอาจกลาว

วา เปนวธใชสามญสานกนนเอง ดงนนผบรหารงานสานกงานจงควรปฏบตงานตามหลกวทยาศาสตรเพอ

ลดตนทนในการปฏบตงาน และเพอเพมปรมาณงานใหสงขน *** แนวทางการปฏบตงานสานกงานแบบวทยาศาสตร มดงน

1. ผบรหารสานกงานตองมการวางแผน จดองคการ และควบคมงานสานกงาน รวมทงตอง

นาพนกงานในสานกงานปฏบตงานใหสาเรจดวย

* 2. จดแผนผงสานกงานตามหลกวทยาศาสตรเพอขจดการเคลอนไหวทไมจาเปนออกไป

* 3. นาเครองจกรเครองมออตโนมตไปใชในการปฏบตงานสานกงานเพอการประหยด

* 4. ศกษาเวลาและการเคลอนไหวในการทางาน หาวธทางานใหงายขน และทาการวดผล

งานในสานกงาน

* 5. ควรศกษาหาวธจดระบบและวธปฏบตงานสานกงานใหมประสทธภาพยงขน และเสย

ตนทนนอยลง

6. ปรบปรงระบบการจดเกบเอกสารใหสอดคลองกบระบบการควบคมแบบฟอรม เพอขจด

ความสนเปลองในดานการจดเกบเอกสาร

สมาคมวชาชพทางการบรหารสานกงานในสหรฐฯ

* สหรฐฯ ไดตงสมาคมวชาชพทางการบรหารขนตงแต ค.ศ. 1919 ชอ Office

Management Association หรอเรยกยอ ๆ วา NOMA แตในป ค.ศ. 1964 ไดเปลยนชอสมาคมน

ใหมเปน Administrative Management Society (AMS) มสมาชกจากทวโลกในปจจบน การท

ตองเปลยนชอสมาคมเสยใหมกเพอใหสอดคลองกบการขยายขอบเขตความรบผดชอบของ ผบรหารงาน

สานกงานออกไปอยางกวางขวางนนเอง สานกงานอตโนมต (Office Automation หรอ O.A.)

*** สานกงานอตโนมต หรอ O.A. มผใหความหมายไวตาง ๆ กน ดงเชน

* - ณรงค องคธเนศ ไดใหความหมายวา “โอเอ หมายถง อปกรณทกอยางทสานกงานใช

อยและสามารถเชอมตอกนได ใชงานรวมกนไดทงหมด หมายรวมถงอปกรณในสานกงานทใชไฟฟา

ดวย โอเอสวนใหญเปนสนคาทเกยวกบอเลกทรอนกสซงถอเปนไฮเทคอยแลว ถาไมเปนอเลกทรอนกส

กไมสามารถปรบเปนโอเอได โอเอ … ตองเชอมตอกนได ทกแบบ”

ตวอยาง

คมอ + ขอสอบ นกบรหารงานทวไป

**-สมภพ อมาตยกล ไดใหความเหนวา “ความเปนสานกงานอตโนมตมไดมเพยง

เครองใชทเปนไฮ-เทค เทานน ยงครอบคลมไปถงความสะดวกสบายใจ ความปลอดภยในการทางานของ

พนกงานดวย นคอการนาไฮ-เทคมาใชในชวตประจาวนของการทางานทสมบรณแบบ”

* - มตสโอะ จมป มองวา พฒนาการของ O.A. เปนการเปลยนจากการเขยนดวยมอ (ใช

มอ) มาเปนเครองทนแรง เชน พมพดด เครองคอมพวเตอร เปนตน การนาอปกรณใหม ๆ มาใชไมใชแค

ชวยงานใหสาเรจรวดเรว แตชวยใหม ประสทธภาพยงขนดวย การท O.A. เขามามากขนจะชวยลดภาระ

ของพนกงานใหงานงายยงขน มเวลาในการคดคนสรางสรรคไดมากขน และยงแยกประเภท O.A. ออกได

3 พวก คอ

* 1) เครองใชสานกงานทเปนเครองทนแรง เชน เครองพมพดด เครองถายเอกสาร

* 2) คอมพวเตอร

* 3) โทรคมนาคม

จากเอกสารชดวชางานสานกงานและการประชาสมพนธของ มสธ. อธบายวา

*1. สานกงานอตโนมต เกดจากการนาเทคโนโลยคอมพวเตอรและเทคโนโลยสอสารมา

ประยกตในสานกงาน เพอชวยใหการปฏบตงานสะดวกสบายและมประสทธภาพมากขน

** 2. อปกรณและเครองใชในสานกงานอตโนมตมอยหลายประเภท แตอปกรณทสาคญซง

จะขาดไมไดเลย คอ เครองคอมพวเตอร

3. เทคโนโลยสอสารทใชกนมากในสานกงานอตโนมต คอ เทคโนโลยโทรศพท

ผานอปกรณ PABX

*** 4. ระบบสาคญทเปนงานหลกของสานกงานอตโนมต ไดแก

- ระบบประมวลคา สาหรบใชในการพมพเอกสารรายงาน

- ระบบแฟมอเลกทรอนกส สาหรบบนทกเกบแฟมขอมลตาง ๆ

- ระบบไปรษณยอเลกทรอนกส (E-mail) สาหรบใชสอสารสงขาว

- ระบบประชมทางไกล สาหรบอานวยความสะดวกในการประชมของผทอย

หางไกลกน

5. การพฒนาสานกงานอตโนมตควรเรมตนดวยการวางแผนศกษาวเคราะหความตองการ

และเปาหมายทตองการไดรบวาเปนอยางไร การเปลยนระบบจากทใชอยเดมมาเปนระบบใหมมผลดผลเสย

อยางไร มสงใดตองแกไข เปลยนแปลงบาง เพอปรบปรงสานกงานอตโนมตใหดยงขนไป

*** 6. การทาสานกงานใหเปนอตโนมตนนอาจกอใหเกดผลกระทบตอผปฏบตงานได

โดยเฉพาะในดานการ จดการและการวาจาง เพราะการนาอปกรณอตโนมตมาใชยอมกอใหเกดผลกระทบ

โดยตรงตอผปฏบตงาน เชน อาจมการวาจาง ผปฏบตงานนอยลง

ตวอยาง