บทที่ 4ระบบสารสนเทศเพื่องานสํ านักงาน

งานในสํ านักงานเปนงานที่เกี่ยวของกับการจัดการขอมูลโดยการนํ ามาประมวลผล การประมวลผลสารสนเทศ (Information Processing) หมายถึง กระบวนการนํ าขอมูลมาประมวลผลใหไดเปน สารสนเทศ เพื่อประโยชนในการนํ าเสนอ จัดเก็บ และกระจายขอมูลไปยังบุคลากรที่เกี่ยวของ ประกอบดวย 5 ขั้นตอนที่สํ าคัญคือ การนํ าเขา การประมวลผล การเก็บขอมูล การแสดงผล และการกระจายผล

1.การนํ าเขา (Input) เปนขั้นตอนหนึ่งของการประมวลผล ขอมูลที่นํ าเขามีลักษณะเปนไดทั้งขอมูลตัวเลข (Numeric Data) ขอมูลตัวอักษร (Alphabetic Data) ขอมูลตัวอักษรและตัวเลข (Alphanumeric Data) ขอมูลกราฟก (Graphic Data) ขั้นตอนการนํ าเขาในการประมวลผลสารสนเทศจึงประกอบดวยขอมูลเกือบทุกประเภท ซึ่งเขามาสูสํ านักงานหรือเกิดขึ้นในสํ านักงาน การประมวลผลขึ้นอยูกับประเภทของขอมูลที่นํ าเขา ซึ่งอาจทํ าดวยมือหรือใชอุปกรณอิเล็กทรอนิกส การนํ าเขาขอมูลโดยผานคียบอรด (Keyboard) เปนวิธีที่แพรหลายที่สุด การใชอุปกรณในการสแกนภาพชวยใหมีการพิมพขอมูลเขานอยที่สุด เชน สแกนเนอรใชสแกนขอมูลบนเอกสารเขาสูเครื่องคอมพิวเตอร และการใชอุปกรณจํ าเสียงเพื่อรับสัญญาณเสียงพูด และแปลงเปนสัญญาณดิจิตอลเก็บเปนขอมูลไวในคอมพิวเตอร

ขอมูลการนํ าเขา ประกอบดวย ขอมูล ภาพลักษณ และเสียง ซึ่งขอมูลเหลานั้นมีหลายรูปแบบดวยกัน ไดแก ขอมูลตัวเลข ขอมูลตัวอักษร ขอมูลตัวเลขและตัวอักษร และขอมูลกราฟก สวนวิธีการนํ าเขาทํ าไดโดยการปอนขอมูล การสแกน และการนํ าเขาในรูปของเสียง

2. การประมวลผล (Processing) ขอมูลนํ าเขาเมื่อผานการประมวลผลแลวจะไดเปน สารสนเทศ การประมวลผลทํ าใหสารสนเทศนั้นเรียงลํ าดับ (Sorted) แยกประเภท (Classified) แกไข(Edited) กระจาย (Distributed) และจัดเก็บได (Store) ในการประมวลผลสารสนเทศระบบอัตโนมัติที่นํ ามาใชมีความสํ าคัญมาก เพราะการประมวลผลสารสนเทศขึ้นอยูกับประเภทของขอมูลนํ าเขา การใชระบบอัตโนมัติในสํ านักงานจึงมีความสํ าคัญตอการประมวลผลสารสนเทศ

3. การเก็บขอมูล (Storage) มีความสํ าคัญมากเมื่อตองการเขาถึงสารสนเทศในภายหลัง ขั้นตอนนี้เกี่ยวของกับกิจกรรมในการจัดการขอมูลทั้งหมดในสํ านักงาน เชน การบันทึก การนํ ามาใช การบํ ารุงรักษา และการทํ าลายขอมูล การเก็บขอมูลที่ใชในสํ านักงาน เชน เก็บในฮารดดิสก ฟลอปปดิสก หรือดิสกเก็ต และซีดีรอม เปนตน

ระบบสารสนเทศเพื่องานสํ านักงาน

98

4. การเแสดงผล (Output) ในขั้นตอนนี้ไมแตกตางจากสํ านักงานธรรมดามากนักคือ เมื่อตองการทํ าสํ าเนาเอกสารบางอยางก็ส่ังใหพรินเตอรพิมพออกมาแลว นํ าไปถายเอกสารจนไดจํ านวนตามตองการเพื่อเตรียมนํ าสงใหแกผูเกี่ยวของตอไป และสามารถสงขอมูลใหแกบุคคลอื่นไดโดยตรงโดยใชการสงสัญญาณดิจิตอล ผานสื่อกลางการโทรคมนาคม เชน สายโทรทัศน สายเคเบิล หรือดาวเทียม

5. การกระจายผล (Distribution) การกระจายผลสารสนเทศไปยังบุคคลอื่น สํ านักงานที่ไมมีอุปกรณอิเล็กทรอนิกสทํ าโดยคนเดินเอกสารหรือใชจดหมายทางไปรษณีย ปจจุบันสามารถกระจายเอกสารไดหลายวิธี เชน โดยใชเครื่องแฟกซ ไปรษณียอิเล็กทรอนิกส เปนตน นอกจากการติดตอส่ือสารที่ดีก็เปนปจจัยสํ าคัญในการประมวลผลสารสนเทศเพื่อใหงานมีประสิทธิภาพ

การติดตามสารสนเทศที่สงออกไปสามารถทํ าไดจากขั้นตอนทั้ง 5 ขั้นตอน โดยที่สารสนเทศจะมีทางเดินตั้งแตขั้นตอนการนํ าเขาจนถึงขั้นตอนกระจายผลสารสนเทศไปสู บุคคลที่ตองการสารสนเทศ ซึ่งเรียกทางเดินของสารสนเทศวา กระแสงาน (Work Flow) กระแสงานหมายถึง ทางเดินตั้งแตจุดเริ่มตน จนถึงจุดสุดทายของงาน เนื่องจากขั้นตอนเหลานี้จะเกิดซํ้ า ๆ กันในสํ านักงาน สารสนเทศที่ถูกเก็บไวสามารถดึงกลับมาใชและประมวลผลซํ้ าแลวซํ้ าอีกได กิจกรรมการทํ างานทั้งหมดจึงเปนวงจรสารสนเทศสามารถกลับไปที่ขั้นตอนอื่น ๆ ไดมากกวาหนึ่งขั้นตอน หรือจะขามจากขั้นตอนหนึ่งไปอีกขั้นตอนหนึ่งก็ได เชน ขอมูลที่ไดบันทึกไวแลวสามารถนํ าขอมูลนั้นมากระจายผลตอไปไดทันที โดยอาจจะแนบขอมูลนั้นไปกับไปรษณียอิเล็กทรอนิกส ดังนั้นเพื่อใหการทํ างานมีประสิทธิภาพจึงขึ้นอยูกับการติดตอส่ือสารและเครือขายสื่อสารของบุคลากร อุปกรณ และวิธีการปฏิบัติดวย

สารสนเทศสํ านักงานไมวาจะเปนขอมูลตัวเลข ตัวอักษร กราฟก ภาพลักษณ และเสียง จะมีคุณคานอย ถาไมสามารถติดตอส่ือสารกันไดและไมสามารถนํ ามาใชไดโดยบุคลากร เพราะฉะนั้น สารสนเทศสํ านักงาน จํ าเปนตองเกี่ยวของใกลชิดกับบุคลากร การมีอุปกรณอิเล็กทรอนิกส การติดตอและการกระจายสารสนเทศสํ านักงานมาชวยสนับสนุน และเครือขายสื่อสาร คือการเชื่อมตอคอมพิวเตอรและอุปกรณสํ านักงานเขาดวยกันเพื่อการติดตอและสื่อสาร คุณคาของสารสนเทศสํ านักงานสวนหนึ่งขึ้นอยูกับการใชงานงายและมีความรวดเร็วในการติดตอส่ือสาร เครือขายการสื่อสารเปนปจจัยสํ าคัญชวยใหบุคลากรและอุปกรณสํ านักงานติดตอกันได ชวยในการแบงปนทรัพยากรทํ าใหเกิดประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ดังนั้น ประโยชนของเทคโนโลยีสารสนเทศดังกลาว สามารถนํ ามาประยุกตและชวยบุคลากรในการตัดสินใจที่ดีขึ้น เพิ่มศักยภาพของบุคลากรและสํ านักงาน ซึ่งการตัดสินใจจะมีประสิทธิภาพสูงขึ้นอยูกับการมีสารสนเทศสํ านักงานที่ถูกตอง สมบูรณและทันเวลา ดังนั้นองคการจึงมีความจํ าเปนที่จะตองมีการจัดการสารสนเทศสํ านักงานใหเปนระบบหรือหมวดหมู เพื่องายและสะดวกในการนํ าสารสนเทศสํ านักงานไปใช หรือเรียกวาการจัดระบบสารสนเทศสํ านักงาน

เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่องานสํ านักงานไดรับการพัฒนาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานในสํ านักงานในการจัดระบบสารสนเทศสํ านักงาน ซึ่งระบบสารสนเทศสํ านักงาน ประกอบดวย ระบบการจัด

ระบบสารสนเทศเพื่องานสํ านักงาน

99

การเอกสาร ระบบการจัดการขาวสาร ระบบการประชุมทางไกล และระบบสนับสนุนสํ านักงาน (Parkerand Case, 1993 ; ; Deitel and Deitel ,1985; Fulton-Calkins, 1998)

ระบบสารสนเทศสํ านักงาน

องคประกอบหลักของระบบสารสนเทศสํ านักงาน1. ระบบการจัดการเอกสาร (Document Management System) ประกอบดวย ระบบการ

ประมวลคํ า การจัดพิมพตั้งโตะ ระบบการประมวลภาพ รวมถึงการทํ าสํ าเนาและหนวยเก็บขอมูลถาวร1) ระบบการประมวลคํ า (Word Processing) เปนโปรแกรมสํ าเร็จรูปที่ใชสํ าหรับชวย

ในการพิมพเอกสารไดเร็วขึ้น โดยมีจุดเดน คือสามารถที่จะสรงและแกไขขอมูลในเอกสารไดตลอดเวลาโปรแกรมสํ าเร็จรูปประเภทประมวลคํ ามีหลายโปรแกรม ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ เชน ไมโครซอฟตเวิรด (Microsoft Word) เปนตน คุณสมบัติของโปรแกรมประกอบดวย (Parker and Case, 1993)

การดํ าเนินการมาตรฐานเกี่ยวกับการปอนและแกไขขอมูล การยายเคอรเซอรไปที่ตํ าแหนงใด ๆ บนหนาจอ การคนหาคํ า การเลื่อนเอกสารขึ้นลงได การแทนที่คํ าที่ตองการแกไขดวยคํ าหรือขอความใหม การขึ้นบรรทัดใหมอัตโนมัติ การตรวจสอบการสะกด การแทรกขอความและลบขอมูล มีอภิธานคํ าศัพท และไวยากรณ

การดํ าเนินการมาตรฐานเกี่ยวกับรูปแบบการพิมพ การปรับระยะระหวางพิมพ การจัดระยะหางตัวอักษรเปนสัดสวน การยอหนากลุมขอมูล การลํ าดับเลขหนา สวนหัวและสวนทายอัตโนมัติ การปรับเปลี่ยนรูปแบบตัวอักษร สามารถจัดไดหลายคอลัมนในหนึ่งหนา

ระบบการประมวลคํา (Word Processing)การจัดพิมพต้ังโตะ(Desktop publishing)ระบบการประมวลภาพ(Image-processing system)การทําสําเนา(Reprographics)หนวยเก็บขอมูลถาวร(Archival storage)

ระบบการจดัการสารสนเทศ(Document management system)

ไปรษณียอิเล็กทรอนิกส(Electronic mail)ไปรษณียเสียง(Voice mail)โทรสาร(Facsimile)

ระบบการจดัการขาวสาร(Message-handling systems)

การประชุมดวยเสียง(Audio teleconferencing)การประชุมดวยภาพ

(Video teleconferencing)การประชุมดวยคอมพิวเตอร

(Computer conferencing)โทรทัศนภายใน

(In-house television)

ระบบการประชมุทางไกล (Teleconferencing system)

โปรแกรมการทํางานกลุม (Groupware)

โปรแกรมต้ังโตะเอนกประสงค(Desktop organizers)

คอมพิวเตอรชวยออกแบบ(Computer-assisted design)แผนกระดานแถลงการณอิเล็กทรอนิกสภายใน

(In-house electronic bulletin boards)

ระบบสนบัสนนุสาํนกังาน(Office support system)

ระบบสารสนเทศสาํนกังาน(Ofiice information system)

ระบบสารสนเทศเพื่องานสํ านักงาน

100

การจัดกึ่งกลาง มีรูปแบบตัวอักษรใหเลือกใชหลากหลาย

การดํ าเนินการขั้นสูง มีรูปแบบจดหมายอัตโนมัติ มีดรรชนีและตารางของเนื้อหา (สารบัญ) มีรูปแบบทางคณิตศาสตร ทํ างานรวมกับโปรแกรมตารางทํ าการได มีการจัดเรียงลํ าดับอัตโนมัติ มีรหัสรูปแบบการพิมพแบบฝงตัว มีคํ าแนะนํ าพิเศษอัตโนมัติ สรางเอกสาร รูปแบบ HTML หรือเว็บเพจได

ตัวอยางซอฟตแวรประมวลคํ าช่ือซอฟตแวร ผูผลิต

Corel Wordperfect Suite Corel CorporationLotus Suite Workplace Lotus Development Corp.Lotus Smart Suite Millenium Edition Lotus Development Corp.Microsoft Office 97 Microsoft CorporationC.P.K Members C.P.K. Com&ConsultPackrat Pro 6.0 Polaris SoftwareLotus Wordpro 97 Lotus Development Corp.Microsoft Word 97 Microsoft CorporationTrellix Trellix CorporationYeah Write Word PlaceCu Writer Chulalongkorn Univ.Ku Word Kasetsart Univ.

การประมวลผลคํ าในปจจุบันใชซอฟตแวรเวิรดโปรเซสซิงในลักษณะของซอฟตแวรสํ าเร็จรูปโดยเปนการใชงานทั่วไปของระบบคอมพิวเตอร บริษัทตาง ๆ ไดผลิตเวอรชั่นใหม ๆ สํ าหรับระบบปฏิบติการวินโดว และไดเพิ่มเติมความสมบูรณทางดานกราฟฟกและความสามารถดานอื่น ๆ เชน การทํ าจดหมายเวียน และฉลากทํ ารูปแบบจดหมายอัตโนมัติ การตรวจสอบตัวสะกดและไวยากรณ คุณสมบัติเหลานี้เปนชุดคํ าส่ังในหมวดเครื่องมือ (Tools)

การประมวลผลคํ าสามารถทํ างานร วมกันได ในสํ านักงานโดยการใช เครือข ายคอมพิวเตอรระบบเครือขายเฉพาะที่ ระบบการทํ างานรวมกันเนนที่การแบงการใชสารสนเทศ ขอมูลผานเครือขายสื่อสาร ซึ่งมีรูปแบบการเชื่อมตอเครือขายสามารถทํ าไดโดยการเชื่อมตอคอมพิวเตอรที่เปนเครื่องผูใชหรือเวิรกสเตชั่นหลาย ๆ เครื่องเขากับคอมพิวเตอรศูนยกลาง เรียกวาเครื่องบริการหรือเซิรฟเวอรการติดตอกันระหวางเครื่องคอมพิวเตอรจะตองผานเครื่องเซิรฟเวอร เครื่องผูใชจะทํ าการประมวลผลในงาน

ระบบสารสนเทศเพื่องานสํ านักงาน

101

ของตนเทานั้น ไมมีหนาที่ไปใหบริการเครื่องอื่น ๆ หรือเปนการเชื่อมตอที่เครื่องทุกเครื่องในระบบเครือขายมีสถานะเทาเทียมกัน เครื่องทุกเครื่องสามารถเปนไดทั้งเครื่องบริการในขณะใดขณะหนึ่ง การติดตอระหวางแตละเครื่องสามารถติดตอกันไดโดยตรง ในระบบเครือขายเฉพาะที่บุคลากรในสํ านักงานสามารถที่จะแบงการพิมพสวนตาง ๆ ของเอกสารชุดเดียวกันได หรือแบงกันใชผลลัพธโดยผานเครือขาย

2) การจัดพิมพตั้งโตะหรือการจัดทํ าตนฉบับสํ าหรับการพิมพ (DesktopPublishing)

สํ านักงานในปจจุบันนิยมใชการจัดพิมพตั้งโตะ เนื่องจากสามารถใชกับเครื่องคอมพิวเตอรสวนบุคคล การจัดพิมพตั้งโตะเปนเทคโนโลยีที่พัฒนามาจากเวิรดโปรเซสซิ่ง โดยเปนการผสมระหวางซอฟตแวรทางดานเวิรดโปรเซสซิงที่มีความสลับซับซอนกับโปรแกรมดานกราฟฟก สามารถใชแบบตัวอักษร (Font) ไดหลายภาพ หลายแบบ การใชสี ภาพที่ไดจากการสแกนเนอร รวมทั้งการใชเครื่องพิมพเลเซอร ความละเอียดสูง ทํ าใหเอกสารภาพที่ไดมีความชัดเจน ละเอียด โดยทั่วไปหนวยงานที่นํ าโปรแกรมการจัดพิมพตั้งโตะมาใชมักับการทํ ารายงาน วารสาร แผนพับ และเอกสารตาง ๆ โดยสามารถเพิ่มความเร็วในการทํ างาน และลดคาใชจายทางดานบุคลากรที่ขาดแคลน

โปรแกรมประเภทนี้ที่นิยมใช ไดแก Pagemaker, Coreldraw เปนตน ในสวนของฮารดแวร เครื่องคอมพิวเตอรควรจะมีหนวยความจํ าตั้งแต 16 เมกะไบต (MB) ขึ้นไป และควรมีความละเอียดบนจอภาพตั้งแต 800x600 จุด ขนาดจอภาพ (Monitor) ตั้งแต 14 ขึ้นไป แตทั้งนี้ขึ้นอยูกับโปรแกรมและความละเอียดของภาพ ขนาดของภาพ เปนตน

ตัวอยางซอฟตแวรการจัดพิมพตั้งโตะช่ือซอฟตแวร บริษัทผูผลิต

Click Book Blue SqurrelCorel Print Corel CorporationHouse Magic3.0Corel Print Office Corel CorporationCorel Ventura 8 Corel CorporationCreta Card Gold Microfrafx InteractivePublish Design IntelligencePage Maker 6.5 Adobe System Inc.Print Artist 4.0 Platinum Sierra On-Line Inc.

3) ระบบการประมวลภาพลักษณ (Image Processing System) และระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส (Electronic Document Management) เปนระบบที่กาวหนามากที่สุดในระบบสารสนเทศสํ านักงาน ระบบประมวลภาพลักษณ หรือบางทีเรียกวาระบบการจัดการภาพลักษณอิเล็กทรอนิกส ชวยใหผูใชสามารถสราง จัดเก็บ ประมวลผล และเรียกใชภาพลักษณของเอกสารไดอยาง

ระบบสารสนเทศเพื่องานสํ านักงาน

102

อัตโนมัติในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส เอกสารเปนไดทั้งขอความ ตัวเลข ลายมือเขียน ภาพกราฟฟก และภาพเคลื่อนไหว การประมวลภาพลักษณชวยลดปญหาดานเอกสารลนสํ านักงาน ทํ าใหใชพื้นที่การจัดเก็บไดอยางมีประสิทธิภาพ โดยเก็บขอมูลในฮารดดิสกคอมพิวเตอรและเก็บขอมูลสํ ารองในดิสกเก็ต เทปแมเหล็กเปนตน ทํ าใหการทํ างานมีผลิตผลมากขึ้น ระบบการแลกเปลี่ยนขอมูลทางอิเล็กทรอนิกส (Electronic DataInterchange - - EDI) เปนระบบหนึ่งที่ชวยใหลดเอกสารกระดาษ เนื่องจากระบบอีดีไอ เปนกระบวนการที่องคการธุรกิจแลกเปลี่ยนเอกสารที่เปนแบบฟอรมมาตรฐาน เชน ใบส่ังซื้อ ใบสงของ ในรูปของฟอรมอิเล็กทรอนิกสผานระบบเครือขายคอมพิวเตอร ทํ าใหสามารถลดแบบฟอรมที่เปนกระดาษ

เทคโนโลยีการสแกนเอกสารในการนํ าเขาขอมูลสูระบบประมวลผลภาพลักษณ เปนระบบที่มีการประมวลผลโดยอาศัยรูปภาพ ซึ่งนับเปนความกาวหนาทางเทคโนโลยีอยางยิ่ง โดยการอาศัยอุปกรณในการสแกนภาพเขาไปในคอมพิวเตอรโดยใชเครื่องสแกนเนอร (Scanner) ตอเชื่อมกับเครื่องคอมพิวเตอรและเครื่องพิมพเลเซอร จากนั้นก็เขาสูโปรแกรมการสแกนภาพ ซึ่งโปรแกรมนี้จะทํ าหนาที่ในการติดตอระหวางอุปกรณตาง ๆ หากอุปกรณใดไมพรอมโปรแกรมจะแสดงขอความเตือน ภาพที่ถายเขาไปสามารถที่จะปรับแตง ยอ ขยาย หรือใสขอความประกอบเขาไป

ตัวอยางโปรแกรมที่ในการประมวลภาพลักษณ (Parker and Case, 1993)ผลิตภัณฑ ผูขาย

Imageplus IBMWIIS (Wang Integrated Image Systems) Wang Laboratories, Inc.AIMS (Advanced Image Management Systems) Hewllet-Packard Co.Filenet Filenet Corporationระบบที่เช่ือมตอเปนเครือขายเฉพาะที่ (Lan-Based System)Laser View LaserdataViewstar Viewstar Corporation

ระบบประมวลภาพลักษณบนพื้นฐานระบบเครือขายเฉพาะที่ เปนระบบเครือขายไคลเอ็นตเซรฟเวอร (Client Server) โดยมีเครื่องคอมพิวเตอรทํ าหนาที่เปนเซิรฟเวอรสํ าหรับบริการดานการพิมพ ดานการสแกนภาพ ดานฐานขอมูล ดานการจัดเก็บขอมูล แยกแตละเครื่อง มีหนวยสํ ารองเทปแมเหล็ก และจานแสง ระบบตูเก็บขอมูลขนาดใหญ (Junk Box) ซึ่งสามารถบรรจุจานแสงไดมากกวาปกติ

ระบบสารสนเทศเพื่องานสํ านักงาน

103

ตัวอยาง ระบบประมวลภาพลักษณบนพื้นฐานระบบเครือขายเฉพาะที่ (Parker and Case, 1993)

4) การทํ าสํ าเนา (Reprographics) เปนกระบวนการทํ าสํ าเนาเอกสารไดครั้งละหลาย ๆ หนา โดยทั่วไปในสํ านักงานจะทํ าสํ าเนารายงาน จดหมาย และเอกสารอื่น ๆ เสมอ การทํ าสํ าเนารวมถึงการเรียงเอการ การนับจํ านวนสํ าเนา การจัดสํ าเนาเปนชุดๆ และงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวของ การทํ าสํ าเนาหลาย ๆ ชุด อาจทํ าไดหลายวิธี ถาตองการจํ านวนสํ าเนาเอกสารไมมาก การใชพริ้นเตอรตอเชื่อมกับเครื่องคอมพิวเตอรสํ าเนาที่ตองการจะไดสํ าเนาที่มีคุณภาพ หรือโดยการใชเครื่องถายเอกสาร เพื่อที่จะสามารถแจกจายเอกสารใหกับผูที่เกี่ยวของไดรวดเร็ว ปจุบันเทคโนโลยีการทํ าสํ าเนาสามารถนํ าเชื่อมตอกับเครื่องคอมพิวเตอรขนาดกลางหรือขนาดเล็ก และตอเขากับเครื่องพิมพเลเซอร เอกสารถูกจัดทํ าขึ้นที่เครื่องคอมพิวเตอร และสงมายังเครื่องทํ าสํ าเนา ซึ่งเครื่องทํ าสํ าเนาจะพิมพสํ าเนาตามที่ผูใชตองการไดอยางรวดเร็ว ซึ่งเรียกวิธีการทํ าสํ าเนานี้วา ระบบการทํ าสํ าเนาอัจฉริยะ (Intelligent Copier System) หรือระบบการพิมพอิเล็กทรอนิกส

ระบบสารสนเทศเพื่องานสํ านักงาน

104

ตัวอยางเครือขายระบบสํ าเนาอัจฉริยะ (Parker and Case, 1993)

5) หนวยเก็บขอมูลถาวร (Archival Storage) หนวยเก็บขอมูลถาวรเปนสวนที่มีบทบาทสํ าคัญในสํ านักงาน เทคโนโลยีการจัดเก็บขอมูลมีการใชอยางแพรหลาย การจัดเก็บขอมูลโดยใชส่ืออิเล็กทรอนิกสเพื่อประหยัดคาใชจายในดานพื้นที่เก็บขอมูลและกระดาษ การจัดเก็บขอมูลสามารถเก็บบันทึกไวในคอมพิวเตอรโดยเฉพาะหนวยเก็บขอมูลสํ ารอง เชน จานแมเหล็ก (Disk) แผนแมเหล็ก

ระบบสารสนเทศเพื่องานสํ านักงาน

105

(Diskette) เทปแมเหล็ก (Magnetic Tape) จานแสง (Optical Disk) และไมโครฟลม (Computer OutputMicrofilm--COM) ซิปดิสกและซิปไดรฟ (Zip Disk and Zip Drive )

2. ระบบการจัดการขาว (Message-Handling Systems) ระบบจัดการขาวสารนั้นเกี่ยวของกับการสงขอความหรือเอกสาร โปรแกรมประยุกตที่สํ าคัญของระบบสารสนเทศสํ านักงานในกลุมของระบบการจัดการขาวสาร ประกอบดวย โทรสาร ไปรษณียอิเล็กทรอนิกส ไปรษณียเสียง

1) โทรสาร (Facsimile) หรือแฟกซ (Fax) เครื่องโทรสารเปนระบบการสงภาพลักษณของเอกสาร ภาพกราฟฟก และรูปถายจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง ทั้งฝายสงและฝายรับจะตองมีเครื่องโทรสารที่มีระบบมาตรฐานเดียวกัน เพื่อใหเครื่องโทรสารสองเครื่องสามารถติดตอซ่ึงกันและกันได

เครื่องโทรสารเปนระบบการสงเอกสารอิเล็กทรอนิกสที่ เป นพื้นฐานที่สุด โดยมีสแกนเนอรและโมเด็มเปนองคประกอบ โดยสแกนเนอรจะทํ าการอานและลดขนาดของตัวอักษรและภาพกราฟฟกในกระดาษ โดยเปลี่ยนเปนสัญญาณอิเล็กทรอนิกส เพื่อสงผานสายโทรศัพทหรือเครือขายไดเครื่องโทรสารอาจเปนไดทั้งระบบอะนาลอกหรือระบบดิจิตอล เครื่องโทรสารระบบดิจิตอลจะทํ างานไดเร็วกวาเครื่องโทรสารอะนาลอก การสงเอกสารผานเครื่องแฟกซ โดยปกติแลวตองการความเร็วโมเด็มที่ 9600บิตตอวินาที (Bit Per Second) หรือมากกวา แตที่ความเร็วในการสงนี้ความชัดเจนของเอกสารอาจไมสามารถเทียบไดกับเอกสารตนฉบับ คุณภาพของผลลัพธที่ไดจากโทรสารไดพัฒนาขึ้นเรื่อย ๆ เพื่อใหเครื่องโทรสารเปนเทคโนโลยีที่มีความละเอียดสูงพรอมทั้งความเร็วที่สูงขึ้น ปจจุบันนี้เครื่องไมโครคอมพิวเตอรสามารถสงโทรสาร โดยมีแฟกซโมเด็มเชื่อมตอและใชซอฟตแวรในการจัดการ เชน วินแฟกซโปร เปนตนทํ าใหผูใชสามารถสงเอกสารไปยังเครื่องโทรสารอื่น และสารมารถจัดเก็บ แสดงผล และเรียกโทรสารที่สงมาจากเครื่องโทรสารอื่นมาแกไขไดเชนกัน เนื่องจากผลลัพธที่ไดจะอยูในรูปบิตแมพ (Bit Map) ทํ าใหยากตอการแกไขภาพลักษณ โดยปกติผูใชสามารถพิมพโทรสารออกทางเครื่องพิมพ

เทคโนโลยีโทรสารชวยใหสํ านักงานประหยัดคาใชจายไดมาก การสงเอกสารผานสายโทรศัพทคาใชจายถูกกวาสงทางไปรษณีย และระบบโทรสารสามารถโปรแกรมใหสงเอกสารไดในเวลาที่อัตราคาโทรศัพทมีราคาถูกที่สุดได เชน ระหวางเวลาเที่ยงคืนถึงหกโทงเชา เครื่องโทรสารสามารถตอเชื่อมในระบบการประชุมทางไกลไดดวย เพื่อใหผูเขารวมประชุมไดเอกสารการประชุมที่เปนกระดาษได

2) ไปรษณียอิเล็กทรอนิกส (E-Mail - - Electronic Mail) เปนการสงขอความในลักษณะคลายจดหมายจากผูสงไปยังผูรับโดยผานเครือขายคอมพิวเอตร ไปรษณียอิเล็กทรอนิกสเปนโปรแกรมประยุกตที่ใชมากในสํ านักงานเปนอันดับรองจากระบบการประมวลคํ า การติดตอโดยวิธีนี้ไมขึ้นอยูกับเวลาและสถานที่ เปนการลดขอจํ ากัดในการติดตอ ไมเหมือนกับการใชโทรศัพทซึ่งจํ าเปนตองมีการติดตอส่ือสารทั้ง 2 ดาน พรอมกันจึงไมสะดวก

รูปแบบทั่วไปของไปรษณียอิเล็กทรอนิกส คือมีตูจดหมายอิเล็กทรอนิกส (ElectronicMailbox) ซึ่งเปนที่อยูของตูจดหมายบนเซิรฟเวอรที่เปนสมาชิก ที่เรียกวา อีเมลแอดเดรส (E-Mai

ระบบสารสนเทศเพื่องานสํ านักงาน

106

Address) ประกอบดวย 2 สวน คือ ชื่อผูใชปละช่ือโดเมน โดยชื่อผูใชคือช่ือในการเขาใชงานเครื่อง (LoginAccount) สวนชื่อโดเมนบอกถึงชื่อเครื่องที่ผูใชมีรายชื่ออยู และทั้งสองสวนนี้จะแยกกันดวยเครื่องหมาย @เชน malee_ka@kku.ac.th หมายถึง ผูใชชื่อ malee_ka ซึ่งมีที่อยู ณ เครื่อง kku หนวยงาน ac ประเทศ th

การใชไปรษณียอิเล็กทรอนิกสจึงเปนที่นิยมใชในสํ านักงาน ระบบไปรษณียอิเล็กทรอนิกสมีทั้งแบบสาธารณะและแบบสวนตัว บริการแบบสาธารณะสวนใหญจะถูกนํ าเสนอ โดยผูใหบริการดานโทรคมนาคม เชน AT&T และ Compuserve และผูใหบริการการเชื่อมตอเขาระบบอินเทอรเน็ตที่เรียกวา ISP (Internet Service Provider) เชน อินเทอรเน็ตเคเอสซี (http://www.ksc.net.th) และอินเทอรเน็ตไทยแลนด (http://www.inet.co.th) สํ าหรับแบบสวนตัวจะยอมใหเฉพาะสมาชิกเขามาใช

บริการไดเทานั้น ระบบเหลานี้ตองใชอุปกรณในการเชื่อมเครือขายและใชโปรแกรมระบบไปรษณียอิเล็กทรอนิกส เชน โปรแกรมไปรษณียอิเล็กทรอนิกสของไมโครซอฟต แตในสํ านักงานมักจะมีการตอเครือขายเฉพาะที่ โดยคอมพิวเตอรขนาดเล็กและขนาดใหญ ขอความที่สงออกไปจะเปนตัวหนังสือ กราฟฟก หรือเปนเสียงก็ได และการสงจะสงจากผูใชคอมพิวเตอรคนหนึ่งไปยังผูรับคนเดียวหรือหลายคนก็ได ขอความที่สงออกไปจะถูกเก็บไวในตูไปรษณีย (Mail Box) ที่กํ าหนดไวสํ าหรับผูใชภายในระบบเครือขายคอมพิวเตอร

การใชไปรษณียอิเล็กทรอนิกส ผูใชตองมีอุปกรณเครื่องไมโครคอมพิวเตอร ระบบเครือขายซอฟตแวรสํ าหรับการติดตอ และตูจดหมายอิเล็กทรอนิกสในระบบของผูใหบริการ ระบบไปรษณียอิเล็กทรอนิกสเปนองคประกอบพื้นฐานในชุดซอฟตแวรสํ านักงาน

โครงสรางของไปรษณียอิเล็กทรอนิกส ประกอบดวยDate วันเวลาที่สง (ระบบจะใสอัตโนมัติ)To อีเมลแอดเดรสของผูรับคนแรกForm ชื่อและอีเมลแอดเดรสของผูสง (ระบบจะใสอัตโนมัติ)Subject ชื่อเรื่องของจดหมายMessage เนื้อความที่ตองการสง

Attachment เอกสารที่แนบ (สามารถสงมาในรูปแฟมขอมูล เปนอักษรขอความ ภาพเสียง และภาพเคลื่อนไหว)

CC (Carbon Copy) อีเมลแอดเดรสของผูรับคนอื่น ๆ ที่ตองการสงสํ าเนาถึงนอกจากนี้ยังสามารถสงแฟมขอมูลอิเล็กทรอนิกส (Attach File) ไปกับจดหมายอิเล็กทรอนิกสไดอีกดวย

ตัวอยางโปรแกรมไปรษณียอิเล็กทรอนิกส (Senn, 1998)โปรแกรม ลักษณะ

CC-Mail ออกแบบเพื่อใชงานกับเครือขายของเครื่องคอมพิวเตอรแมคอินทอช

ระบบสารสนเทศเพื่องานสํ านักงาน

107

และเครื่องคอมพิวเตอรที่เขากันไดกับเครื่องไอบีเอ็มEudora เปนโปรแกรมประยุกตที่มีช่ือเสียงมากใชกับคอมพิวเตอรต้ังโตะ

ที่เช่ือมตอเครือขายอินเทอรเน็ตMail สรางโดยไมโครซอฟตที่ใชกับเครื่องคอมพิวเตอรแมคอินทอช

และเครื่องคอมพิวเตอรที่เขากันไดกับเครื่องไอบีเอ็มPine เปนแชรแวรโปรแกรม พัฒนาโดยมหาวิทยาลัยวอชิงตัน ออกแบบเพื่อใชกับเครือขาย

อินเทอรเน็ตQuick - Mail สรางโดยบริษัทซีอีซอฟตแวร ใชสํ าหรับเครื่องคอมพิวเตอรแมคอินทอชPROFS ยอมาจาก Professional Office Systems เปนซอฟตแวรของไอบีเอ็มใชกับ

เครือขายโฮสตคอมพิวเตอรAll-In-One ออกแบบสํ าหรับระบบคอมพิวเตอร VAX ดิจิตอลVAX Notes ออกแบบสํ าหรับระบบคอมพิวเตอร VAX ดิจิตอล

3) ไปรษณียเสียง (Voice Mail) เปนการสงขอความผานโทรศัพทโดยเก็บขอความเปนดิจิตอลไวในตูไปรษณียเสียง โดยที่ผูรับสารมารถรับฟงเสียงที่ฝากได การทํ างานจะตองใชอุปกรณพีบีเอ็กซ(Private Branch Exchange - - PBX) โดยพีเอ็กซเปนอุปกรณกลางสํ าหรับควบคุมระบบการสื่อสารภายในสํ านักงานกับภายนอกสํ านักงาน เมื่อผูเรียกเขามาจากภายนอกสัญญาณจะเขามาที่เครื่องพีบีเอ็กซนี้จากนั้นจึงสลับสายไปยังผูที่ตองการ ระบบไปรษณียเสียงตองการอุปกรณ คือ เครื่องคอมพิวเตอร หนวยเก็บขอมูล กลองไปรษณียเสียง ซึ่งคลายกับจดหมายไปรษณียอิเล็กทรอนิกส และโทรศัพทซึ่งเปนอุปกรณที่ใชในการรับและสงขอความ มีลักษณะเชนเดียวกับการสงขอความของไปรษณียอิเล็กทรอนิกส โดยขอความที่เปนเสียงพูดจะอยูในรูปของดิจิตอล สามารถสงไปและสงกลับได และสงไปหาบุคคลอื่น ๆ ในองคกรได จะบันทึกเสียงนั้นไวหรือลบก็ไดเชนกัน

ระบบไปรษณียเสียง ผูเรียกสามารถเรียกไปที่ตูไปรษณียของผูรับหรือเรียกไปที่เบอรโทรของผูรับ ขอความจะถูกเก็บและคอยผูรับมารับขอความ สํ าหรับระบบไปรษณียเสียงกับพีบีเอ็กซผูรับสามารถเขาถึงตูเก็บไปรษณียเสียงโดยการใชโทรศัพทเลือกรายการตาง ๆ สามารถฟงขอความไปรษณียเสียงของตน บันทึกขอความ ลบขอความ หรือสงไปใหคนอื่น ๆ ซึ่งระบบนี้ชวยอํ านวยความสะดวกแกผูบริหารในการติดตอส่ือสารระหวางบานกับที่ทํ างาน และสามารถจัดการกับขอความตาง ๆ ไดที่บานนอกจากนี้ระบบประมวลเสียงนอกจากระบบไปรษณียเสียงแลว ยังมีระบบขอความเสียง (Voice MessageSystem) ที่ชวยใหสํ านักงานจัดเตรียมรายการดวยเสียง เพื่ออํ านวยความสะดวกแกผูโทรมาติดตอกับสํ านักงาน สามารถติดตอโดยตรงไปยังบุคคลที่ตองการไดทันที และยังสมารถใหบริการไดหลังเวลาทํ าการของสํ านักงาน

4) ระบบประชุมทางไกล (Teleconference System) โปรแกรมประยุกตดานการจัดการขาวสาร นอกเหนือจากไปรษณียอิเล็กทรอนิกส ไปรษณียเสียง แลวยังมีเทคโนโลยีเพื่ออํ านวยความ

ระบบสารสนเทศเพื่องานสํ านักงาน

108

สะดวกในสํ านักงานในการติดตอส่ือสารระยะทางไกล คือ การประชุมทางไกล โทรทัศนภายใน และการ ติดตอทางไกล

4.1 การประชุมทางไกล (Teleconferencing) การประชุมทางไกลเปนการติดตอกันทางดานอิเล็กทรอนิกส ซึ่งเปนการติดตอทางไกล ระบบการประชุมทางไกลจะทํ าใหคูสนทนาสามารถติดตอกันไดโดยไมตองเดินทางประชุมรวมกัน แตสามารถที่จะประชุมกันในสถานที่ตางกันการประชุมทางไกลแบงออกเปน 3 ประเภท คือ การประชุมดวยเสียง การประชุมดวยภาพ และการประชุมดวยคอมพิวเตอร

4.2 การประชุมทางไกลดวยเสียง (Audio Teleconferencing) หรือการประชุมโดยใชโทรศัพท (Conference Phone Calls) การประชุมทางไกลดวยวิธีนี้ ผูเขารวมประชุมจะไดยินเสียงของผูเขารวมประชุมคนอื่นเทานั้น โดยใชกดปุมพูด (Speaker Phone) ของโทรศัพท ดังนั้นปุมนี้อาจถูกใชในสถานที่เดียวกันหรือในสถานที่ที่อื่น ๆ เพื่อใหกลุมของผูมีสวนรวมในการประชุมไดยินเสียงซึ่งกันและกัน การประชุมทางไกลดวยวิธีนี้ควรมีการเตรียมเอกสาร เพื่อการอธิบายใหเขาใจสงไปกอนลวงหนาเพื่อใหผูเขาประชุมดูประกอบเสียงดวย กระบวนการประชุมทางไกลดวยเสียงมีขอจํ าดัดมากที่สุด แตการประชุมทางไกลดวยเสียงมีคาใชจายตํ่ าสุด เพราะเสียคาใชจายเฉพาะคาโทรศัพทเทานั้น

4.3 การประชุมดวยภาพ (Video Teleconferencing) เปนการประชุมทางไกลที่ผูรวมประชุมสามารถที่จะติดตอพูดคุยกันได โดยผูสนทนาจะไดยินเสียงและภาพของคูสนทนาในขณะที่มีการประชุม การประชุมทางไกลดวยภาพตองอาศัยอุปกรณกลองวีดิทัศน จอโทรทัศน และเครือขายสื่อสาร เชน ดาวเทียมในการรับสงภาพและเสียง เปนตน เครือขายสื่อสารที่ใชในการสงขอมูลภาพเคลื่อนไหว และเสียงในการประชุมทางไกลดวยภาพจํ าเปนตองอาศัยเครือขายสื่อสารที่มีความเร็วสูงมากเพื่อใหสามารถถายทอดบรรยากาศในการประชุมไดอยางเปนธรรมชาติ การประชุมทางไกลดวยภาพมีราคาคอนขางแพงมาก เนื่องจากจะตองมีหองประชุมพิเศษพรอมอุปกรณประกอบที่สามารถจัดการในเรื่องของการสงภาพและเสียงไดในเวลาเดียวกัน ในปจจุบันมีลักษณะของโปรแกรมประยุกตเพื่อการพูดคุยทางไกลผานระบบอินเทอรเน็ตที่สามารถเห็นหนาของทั้งสองผายได เรียกวาอินเทอรเน็ตโฟน (Internet Phone)และเน็ตมิตติ้ง (Netmeeting) ก็สามารถนํ ามาประยุกตใชในการประชุมทางไกลดวยภาพได โดยทางผูสงตองมีอุปกรณ คือ เครื่องคอมพิวเตอร กลองวีดิทัศนเพื่อสงภาพใหปรากฏที่จอภาพของผูรับ ไมโครโฟนและลํ าโพง โดยทาง ผูรับอาจจะมีกลองวีดิทัศนในการรับภาพเพื่อใหผูสงเห็นภาพจากทางผูรับดวยหรืออาจไมมีก็ได ซึ่งผูรับก็ยังสามารถเห็นภาพจากผูสงได แตผูสงจะไมเห็นภาพจากผูรับ และสามารถพูดคุยโตตอบกันไดดวยไมโครโฟนและลํ าโพง และสามารถใชขอมูลตาง ๆ รวมกันผานทางไวทบอรดอิเล็กทรอนิกส(Electronic Whiteboard)

4.4 การประชุมดวยคอมพิวเตอร (Computer Conferencing) เปนการประชุมที่ใชเทอรมินัลของคอมพิวเตอร การใชไปรษณียอิเล็กทรอนิกส และกระดานขาวอิเล็กทรอนิกส (ElectronicBulletin Boards) ผูที่เกี่ยวของกับการประชุมจะสงขอความถึงกันโดยใชไปรษณียอิเล็กทอรนิกสหรือสงไปที่

ระบบสารสนเทศเพื่องานสํ านักงาน

109

กระดานขาวสารอิเล็กทรอนิกสสวนกลาง ขอความจะถูกปอนเขาและแสดงผลที่หนาจอคอมพิวเตอร ดังนั้นการสนทนาจะเกิดขึ้นแบบอิเล็กทรอนิกส โดยการพิมพผานหนาจอคอมพิวเตอร โดยผูเขาประชุมไมจํ าเปนตองมานั่งที่หนาจอคอมพิวเตอรพรอมกัน การประชุมทางไกลดวยคอมพิวเตอรแตกตางจากการประชุมทางไกลทั้งสองแบบ คือ แทนที่การโตตอบจะเปนแบบทันทีทันใด กลับใชเทคโนโลยีแบบเก็บและสงตอซึ่งคลายกับไปรษณียอิเล็กทรอนิกส จะชวยใหผูเขารวมประชุมสามารถเขาประชุมในเวลาใดก็ไดที่วางแทนที่จะตองเขาประชุมตามกํ าหนดเวลาแนนอน การประชุมทางไกลดวยคอมพิวเตอรใชหลักการเดียวกับไปรษณียอิเล็กทรอนิกส เพียงแตไปรษณียอิเล็กทรอนิกสเนนการสื่อสารระหวางบุคคล แตการประชุมทางไกลดวยคอมพิวเตอรเนนการสื่อสารระหวางกลุมบุคคล

4.5 โทรทัศนภายใน (In-House Television) การใชเทคโนโลยีนี้องคการจะตองมีการลงทุนในการสรางหองผลิตรายการ (Studio) มีการสํ ารองเวลาในการใชดาวเทียมและเครื่องสงสัญญาณดาวเทียมเพื่อการออกอากาศ บริษัทในเครือหรือลูกคาขององคการจะไดรับการติดตั้งจานรับสัญญาณดาวเทียมเพื่อรับสัญญาณจากการออกอากาศ ทั้งนี้ในการสงกระจายสัญญาณจะมีการเขารหัส(Scramblers) เพื่อปองกันการลักลอบรับขาวสารของคูแขงขันทางธุรกิจ

4.6 การติดตอทางไกล (Telecommuting) เปนเทคโนโลยีที่ใชในการติดตอส่ือสารระหวางบานไปที่สํ านักงาน โดยเปนการหลีกเลี่ยงการไปทํ างานที่สํ านักงาน โดยบุคลากรสามารถทํ างานที่บานแลวสงผลงานไปที่สํ านักงาน เปนการประยัดเวลาในเรื่องของการเดินทาง ลดคาใชจาย ประสิทธิภาพในการทํ างานของสํ านักงานเพิ่มขึ้น เทคโนโลยีการติดตอทางไกล โดยการใชเทอรมินัลเพื่อการสื่อสารระยะไกล หรือผานทางเครื่องไมโครคอมพิวเตอร

4. ระบบสนับสนุนสํ านักงาน (Office Support Systems) ระบบสนับสนุนสํ านักงานเกี่ยวของกับเทคโนโลยีหลักในการการจัดการเอกสาร การแลกเปลี่ยนเอกสาร และการจัดประชุม นอกจากระบบเหลานี้ยังมีการประยุกตใชโดยการประสานงาน และการจัดการเกี่ยวกับกิจกรรมของการทํ างานเปนกลุม (Groupware) และการจัดการงานโดยโปรแกรมตั้งโตะเอนกประสงค (Desktop Organizers)กลุมของโปรแกรมประยุกตเหลานี้รวมเรียกวา ระบบสนับสนุนสํ านักงาน

1) โปรแกรมการทํ างานกลุม (Groupware) ประกอบดวยโปรแกรมสํ าเร็จรูปที่ถูกออกแบบเพื่อสนับสนุนการทํ างานกลุม โดยมีการรวมโปรแกรมสํ าเร็จรูปเพื่อสนับสนุนกิจกรรมเกี่ยวกับรูปแบบของกิจกรรมสํ าหรับการทํ างานกลุม ประกอบดวย

การใหบริการเกี่ยวกับการประมวลคํ า (Word ProcessingServices) ดานความสามารถของโปรแกรมที่จะรองรับการทํ างานสํ าหรับผูใชจํ านวนมากที่ใชเอกสารที่เหมือนกัน (Multiple Users)

การใหบริการไปรษณียอิเล็กทรอนิกส (Electronic MailServices)

การใหบริการไปรษณียเสียง (Voice Mail Services)

ระบบสารสนเทศเพื่องานสํ านักงาน

110

การใหบริการการประชุมดวยคอมพิวเตอร (ComputerConferencing Services)

การใหบริการโทรสาร (Fax Services) การใหบริการฐานขอมูลออนไลนและการใหบริการสื่อสาร

ทางไกลชุดโปรแกรมสนับสนุนการทํ างานกลุม ยังใหบริการใหกับสมาชิกกลุมดวยบริการอื่น ๆ เชน

1) การใหบริการการจัดการโครงการ (Project Management Services)2) การใหบริการรวมใน “รายการสิ่งที่ตองทํ า” (To-Do Lists) และรายการ

หมายเลขโทรศัพท3) การใหบริการปฏิทินและตารางการปฏิบัติงานของกลุม4) การใหบริการกระดาษโฆษณา ประกาศและขอความสํ าคัญตาง ๆ

5) การจัดการโปรแกรมตั้งโตะสวนบุคคล (Personal Desktop Organizer)การใหบริการประกาศและขอความสํ าคัญตาง ๆ ทํ าใหผูใชงานโปรแกรมสามารถสงผานขอความ

สํ าคัญตาง ๆ ใหกับผูใชงานโปรแกรมในกลุมเดียวกัน โปรแกรมการจัดการโครงการ ชวยจัดการใหกิจกรรมหลาย ๆ กิจกรรมในโครงการเสร็จทันกํ าหนดเวลาโดยสอดคลองและสนับสนุนซึ่งกันและกัน ปฏิทินการทํ างาน และรายการสิ่งที่ตองทํ า ยังสามารถพบไดในโปรแกรมตั้งโตะเอนกประสงคทั่วไปเกือบทุกโปรแกรม

ซอฟตแวรสํ าหรับการทํ างานกลุม ไดแก โลตัสโนต (Lotus Notes) เปนโปรแกรมที่มีความสามารถสํ าหรับการทํ างานเปนกลุมที่มีการใชขอมูล ความสามารถดานการรับสงไปรษณียอิเล็กทรอนิกสไดการจัดเก็บและเรียกดูขอมูลบนโลตัสโนตจะเหมือนกับรูปแบบเอกสารกระดาษทั่วไปเพียงแตเปนเอกสารอิเล็กทรอนิกส ขอมูลที่เก็บบนโลตัสโนตเปนไดหลายรูปแบบ เชน ขอมูลจากตารางทํ าการ ขอมูลเสียงขอมูลจากโทรสาร มัลติมีเดีย และขอมูลที่เปนขอความธรรมดา เปนตน โลตัสโนตมีคุณสมบัติที่โดดเดนในเรื่องความสามารถดานการแบงปนขอมูล โดยซอฟตแวรประกอบดวยสวนที่ใชเก็บฐานขอมูลซึ่งอยูที่เซิรฟเวอรและสวนที่อยูในเครื่องไคลเอ็นต ในการทํ างานนั้นโลตัสจะใชหนวยยอยของขอมูลที่เรียกวาเอกสาร เปนเครื่องมือใหผูใชแลกเปลี่ยนขอมูลซึ่งกันและกัน โดยการเชื่อมโยงแบบอัตโนมัติไปยังเอกสารอื่นมีการจัดกลุมเกสารเปนหมวดหมูภายใตกลุมของผูใช มีสวนของแฟมขอมูลและโฟลเดอรสาธารณะใหบริการ ซึ่งชวยใหผูใชสามารถประกาศและแจจายเอกสารตาง ๆ ไดทั่วไป ไมวาจะเปนแบบฟอรมสอบถามใบแสดงความคิดเห็น หรือรายงานในเรื่องตาง ๆ

ตัวอยางชุดซอฟตแวรการทํ างานกลุม (Parker and Case, 1993)

ระบบสารสนเทศเพื่องานสํ านักงาน

111

ผลิตภัณฑ ผูขายBrainstrom Mustang Software, Inc.Copy Flow North Atlantic Publishing SystemDocument Management Systems Odesta CorporationFor Comment Broderbund SoftwareLotus Notes Lotus Development CorporationNotepad Notepad Systems International, Inc.

ผลิตภัณฑ ผูขายOffice Works Data Access CorporationParticipate EventuresRhapsody AT&TSynchrony Finalsoft Coporation

2) โปรแกรมตั้งโตะอเนกประสงค (Desktop Organizers) โปรแกรมตั้งโตะอเนกประสงค คือ ชุดซอฟตแวรที่ทํ างานใหกับผูใชโดยเปนเครื่องมืออิเล็กทรอนิกสที่ใชเพื่อการจัดการงานบนโตะทํ างาน เปนประเภทของโปรแกรมที่ชวยใหผูใชสามารถที่ใชคอมพิวเตอรไดอเนกประสงค ทั้งในรูปของการประมวลคํ าและการประมวลภาพ โดยจะมีอุปกรณภายในโปรแกรมหลายอยางที่ใชความสะดวกแกผูใช เชนปฏิทิน การใชแฟมนามบัตร กระดาษบันทึก นาฬิกา และเครื่องคิดเลข เชน โปรแกรมไมโครซอฟทวินโดว ForWorkgroup และไมโครซอฟตวินโดว ’95, ‘97, ’98 ‘Me โดยที่คํ าส่ังเหลานี้มีประโยชนดังนี้

กระดาษบันทึก (Notepad) จะทํ างานในลักษณะคลายโปรแกรมการประมวลคํ าบางครั้งเรียกวา Text Editor ใชสํ าหรับบันทึกขอความธรรมดา เหมาะสํ าหรับการสรางหรือแกไขไฟลขนาดเล็ก ใชพื้นที่หนวยความจํ านอย เหมาะกับการนํ าไปใชรวมกับโปรแกรมอื่น

ใชแฟมนามบัตร (Card File) แฟมนามบัตรเปนส่ิงหนึ่งบนโตะทํ างานที่ใชสํ าหรับชวยอํ านวยความสะดวกในการติดตอกับลูกคาหรือที่เกี่ยวของ สวนใหญจะมีรายละเอียดที่บันทึกดังนี้ คือ รหัส ชื่อ ที่อยู เบอรโทรศัพท หรือรายละเอียดอื่น ๆ ตามที่ผูใชตองการรายละเอียดเหลานี้จะจะถูกจัดเก็บโดยสามารถเรียงลํ าดับเพื่อสะดวกในการคนหาขอมูล

การใชนาฬิกา (Clock) สามารถแสดงนาฬิกาไดจากการเปดโปรแกรม Accessory ในวินโดว รูปแบบนาฬิกาจะใหแสดงแบบเข็ม หรือแบบตัวเลขก็ได

การใชเครื่องคิดเลข (Calculator) เครื่องคิดเลขเปนอุปกรณตั้งโตะบนวินโดวจะมีโปรแกรมเครื่องคิดเลขใหใชได 2 แบบ ทั้งแบบเครื่องคิดเลขมาตรฐานและเครื่องคิดเลขแบบวิทยาศาสตร

การใชปฏิทิน (Calendar) ปฏิทินในวินโดวไดรวมเอาสวนของวันเดือนป และสมุดบันทึกไวดวยกัน มีการรวมเวลาในแตละวัน การบันทึกเวลานัดหมายจะจดบันทึกไวโดยมีเสียงเตือน เมื่อถึงกํ าหนดเวลา และสามารถพิมพเวลานัดหมายได

ระบบสารสนเทศเพื่องานสํ านักงาน

112

ตัวอยางชุดซอฟตแวรตั้งโตะเอนกประสงค (Parker and Case, 1993)ผลิตภัณฑ ผูขาย

Action Tracker Information Research CorporationHome Base Brown Bag SoftwareHQ TEK Microsystems, Inc.In Control Attain CorporationIntegrated Work Station XYZT Computer Dimensions Inc.Metro Lotus Development CorporationMORE Symantec CorporationPartner-PC Time Works Inc.PC-Desk Software Studios Inc.PC-Deskteam Alternative Decision SoftwarePoly Windows Desk Plus Polytron CorporationPrimetime Personal Sidekick Popular Programs, Inc.Sidekick Borland Corporation

3) โปรแกรมประยุกตสนับสนุนงานอื่นๆ เนื่องจากมีสวนการทํ างานที่ซับซอน (Overlap) กันระหวางระบบสนับสนุนการตัดสินใจและระบบสนับสนุนงานในสํ านักงาน เครื่องมือบางอยางของระบบสนับสนุนการตัดสินใจ เปนสวนหนึ่งของระบบสนับสนุนงานในสํ านักงาน เชน ระบบการจัดการฐานขอมูล(Database Management System) โปรแกรมตารางทํ าการ (Spreadsheet) โปรแกรมการสรางภาพ(Graphic Generators) โปรแกรมเหลานี้เหมาะสมกับการใชงานในสํ านักงาน ดวยเทคโนโลยีเหลานี้ชวยใหผูใชงานสามารถทํ าการวิเคราะหขอมูล เรียกขอมูลเกามาใชงาน และนํ าเสนอขอมูลในรูปกราฟและแผนภาพ มีสวนใหใหระบบสนับสนุนการตัดสินใจกลุม (Group Decision Support System) ถูกนํ ามาใชงานมากขึ้นในองคการ

ซอฟตแวรที่ใชในสํ านักงาน ประกอบดวย ชุดซอฟตแวรสํ านักงาน และซอฟตแวรการสื่อสารขอมูลเพื่องานสํ านักงาน

1. ชุดซอฟตแวรสํ านักงาน (Office Software)การสรางระบบสํ านักงานบูรณาการที่สมบูรณ และการใชชุดซอฟตแวรสํ านักงานเปน

ปจจัยที่จะทํ าใหองคกรเขาสูการเปนสํ านักงานแบบบูรณาการที่มีประสิทธิภาพ ในปจจุบันไดเกิดแนวโนมอยางหนึ่งเกิดขึ้น และไดรับความนิยมจากผูใชในสํ านักงานอยางมาก ก็คือการนํ าลักษณะตาง ๆ ที่ครบถวนสมบูรณของซอฟตแวรแตละประเภทมารวมอยู ในชุดเดียวกันและจํ าหนายเปนแพ็กเกจหรือเปนชุดซอฟตแวร ซึ่งจะชวยสนับสนุนสํ านักงานไดหลายอยางในตัว และมีประโยชนมากตอสํ านักงานเพียงซื้อชุด

ระบบสารสนเทศเพื่องานสํ านักงาน

113

ซอฟตแวรนี้ไปเพียงชุดเดียว ชุดซอฟตแวรที่รูจักกันดี ไดแก ไมโครซอฟตออฟฟศ (Microsoft Office) โลตัสสมารตซูต (Lotus Smartsuit) และบอรแลนดออฟฟศ (Boland Office)

ชุดซอฟตแวร (Software Suites) เปนชุดโปรแกรมประยุกตซึ่งประกอบดวยกลุมซอฟตแวรสํ าเร็จจากบริษัทผูผลิตเดียวกันที่มีสวนตัวประสานกับผูใชเปนมาตรฐาน ชุดซอฟตแวรนี้บางทีเรียกวาโปรแกรมสํ านักงาน (Office Programs)

บริษัทไมโครซอฟตเสนอไมโครซอฟตออฟฟศ รุนมืออาชีพ (Microsoft OfficeProfessional) ประกอบดวย ซอฟตแวรประมวลคํ า (Word Processing Software) โปรแกรมสเปรดซีด(Microsoft Excel) โปรแกรมฐานขอมูล (Microsoft Access) โปรแกรมการนํ าเสนอ (Microsoft PowerPoint) และไมโครซอฟตเมล (Microsoft Mail) สํ าหรับสงจดหมาย

บริษัทโลตัส เสนอโลตัสสมารตซูต (Lotus Smartsuit) สํ าหรับวินโดว ประกอบดวย โลตัส 1-2-3 เปนซอฟตแวรตารางทํ าการบนวินโดว เอมิโปร เปนซอฟตแวรประมวลคํ า (Ami Pro WordProcessor) แอพโพรสเปนซอฟตแวรดานฐานขอมูล (Approach Database Software) ฟรีแลนดเปนซอฟตแวรดานกราฟก (Freelance Graphics) และโลตัสออแกไนเซอร (Lotus Organizer) เปนซอฟตแวรสํ าหรับการจัดการดานสารสนเทศบุคคล

บริษัทบอรแลน และบริษัทเวิรดเพอรเฟค ไดจับมือกันนํ าเสนอ บอรแลนดออฟฟศ(Boland Office) สํ าหรับระบบปฏิบัติการวินโดว ซึ่งประกอบดวย ควอทโทรโปร เปนซอฟตแวรตารางทํ าการ พาราดอกเปนซอฟตแวรดานฐานขอมูล และเวิรดเพอรเฟค เปนซอฟตแวรดานประมวลคํ า

ชุดซอฟตแวรตางจากซอฟตแวรเบ็ดเสร็จทั่วไป (Traditional Integrated SoftwarePackage) คือการนํ าลักษณะ (Features) ตาง ๆ ที่ครบถวนสมบูรณของซอฟตแวรประยุกตแตละประเภทมารวมอยูในชุดเดียวกัน ซึ่งเปนขอไดเปรียบที่เหนือกวาซอฟตแวรเบ็ดเสร็จ (Integrated Software) ซึ่งเปนการรวมเอาลักษณะที่เปนกลางของโปรแกรมประยุกตหลายโปรแกรมเขามารวมไวในโปรแกรมเดียว เรียกวา เวิรกคอลเลกชั่น (Work Collection) เชน ไมโครซอฟตเวิรก (Microsoft Works) โลตัสเวิรก (LotusWorks) และ ไอบีเอ็มเวิรก (IBM Works) เปนตน ยกตัวอยาง โลตัส 1-2-3 เปนโปรแกรมแรกที่เสนอลักษณะของซอฟตแวรเบ็ดเสร็จ กลาวคือ รวมความสามารถดานตารางทํ าการที่สมบูรณ ความสามารถดานกราฟกบาง และความสามารถดานการจัดการฐานขอมูล โลตัส 1-2-3 เอง แตความสามารถดานฐานขอมูลและกราฟฟกมีขอจํ ากัดไมสมบูรณเทาโปรแกรมจัดการฐานขอมูลโดยตรง หรือโปรแกรมดานกราฟกโดยตรง นั่นคือ ซอฟตแวรเบ็ดเสร็จมีประสิทธิภาพนอยกวาโปรแกรมแตละโปรแกรมที่แยก ออกมาและใชงานโดยตรง ดังนั้นจึงมีความแตกตางกันอยูระหวางชุดซอฟตแวรและซอฟตแวรเบ็ดเสร็จ

ระบบสารสนเทศเพื่องานสํ านักงาน

114

ตัวอยางชุดซอฟตแวร1) ไมโครซอฟตออฟฟศ ไมโครซอฟตออฟฟศ 97 (Office Office 97) เปนชุดซอฟตแวรเพื่อการใชงานในสํ านักงาน

สวนใหญพัฒนาโดยบริษัทไมโครซอฟต ที่ไดรับการออกแบบเพื่อใหทํ างานรวมกันได (Interoperability)เปนพิเศษ และจัดรวมกันไวในชุดเดียวกัน ซอฟตแวรที่รวมอยูใน Office 97 ชุดมาตรฐาน (StandardEdition) ประกอบดวยโปรแกรมเวิรด (Word 97) เอ็กเซล (Excel 97) พาวเวอรพอยต (Power Point 97)และเอาตลุค (Outlook 97) สวนในชุดพิเศษ หรือชุดมืออาชีพ (Professional Edition) นั้นจะรวมเอาโปรแกรมจัดการฐานขอมูลที่ชื่อวา แอกเซส (Access) เขาไวในชุดอีกดวย โดยแตละโปรแกรมจะใชในงานแตละประเภทแตกตางกันไป ดังนี้

เวิรด (Word) เปนโปรแกรมที่ใชในการทํ าเอกสารเกือบทุกรูปแบบในสํ านักงาน ไมวาจะเปนจดหมายรายงาน จดหมายขาว ใบสัญญา หรือเอกสารรูปแบบอื่น ๆ

เอ็กเซล (Excel) เปนโปรแกรมตารางคํ านวณ ใชในการวิเคราะห คํ านวณตัวเลขเชน งานการเงินบัญชี วิศวกรรม สถิติ วิทยาศาสตร และการตลาด เปนตน นอกจากนี้ยังสามารถประยุกตใชเอ็กเซลในงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวของกับตัวเลข และตารางไดอีกดวย

พาวเวอรพอยต (Power Point) เปนโปรแกรมที่ใชในการนํ าเสนอ (Present) งานไมวาจะเปนการประชุม การสัมมนาหรือการขาย โดยมีเครื่องมือชวยใหเราสรางงานไดสวยงาม สามารถนํ าเสนอจากคอมพิวเตอร หรือตอเขาเครื่องฉายสไลด หรือพิมพพิมพออกมาเปนแผนใส

เอาตลุค (Outlook) เปนโปรแกรมที่ใชในการบริหารขอมูลในการทํ างานใหมีประสิทธิภาพ ใชจัดการสารสนเทศสวนบุคคล (Personal Information Manager - - PIM) ไมวาจะเปนดานการจัดตารางนัดหมาย การเก็บนามบัตรลูกคา การวางแผนทํ างาน การจัดตารางเวลาของงานการบันทึกส่ิงตาง ๆ ที่ทํ าในแตละวัน และการตอบรับอีเมล เปนตน ทํ าใหติดตามเรื่องตาง ๆ ไดอยางมีประสิทธิภาพ

แอ็กเซส (Access) เปนโปแกรมที่ใชสํ าหรับจัดการฐานขอมูล สนับสนุนการสืบคนขอมูล และสรางรายงานจากฐานขอมูล โดยมีการติดตอส่ือสารระหวางผูใชเปนกราฟฟก

2) โลตัสสมารทซูต (Lotus Smartsuite) โปรแกรมประยุกตที่รวมอยูในชุดโลตัสสมารทซูต มี 6 โปรแกรม ซึ่งทํ างานบนระบบปฏิบัติการ

วินโดว 95 และวินโดวเอ็นที (Windows 95/NT) ซอฟตแวรในชุดสมารทซูตนี้จะชวยในการคนหา ใชงาน

ระบบสารสนเทศเพื่องานสํ านักงาน

115

รวมกัน และเผยแพรสารสนเทศบนอินเทอรเน็ตไดอยางสะดวก เปนชุดซอฟตแวรที่ยอโลกมาอยูบนโตะทํ างาน และเปนซอฟตแวรที่ดีที่สุดในการติดตอส่ือสารในโลกปจจุบัน โปรแกรมดังกลาวประกอบดวย

Lotus 1-2-3 เปนโปรแกรมจัดการดานตารางทํ าการหรือสเปรตชีต (Lotus1-2-3Spread Sheet)

Lotus Word Processor เปนโปรแกรมเวิรดโปรเซสเซอรจัดการดานการประมวลคํ า Lotus Approach Database เปนโปรแกรมจัดการดานฐานขอมูล Lotus Organizer Time Manager เปนโปรแกรมจัดการสารสนเทศสวนบุคคล การจัดตารางเวลา การจัดตารางนัดหมาย

Lotus Screencam Multimedia Software เปนโปรแกรมจัดการดานมัลติมีเดียลักษณะเดนของชุดซอฟตแวรในกลุมนี้ คือ

1. ชวยในการสรางเอกสารเว็บ สรางโอมเพจไดอยางรวดเร็วโดยใชเวิรดโปร ซึ่งเปนโปรแกรมเวิรดโปรเซสเซอร (Wordpro Web Page Publisher)

2. ชวยในการแบงปนเอกสารเพื่อการนํ าเสนอในอินทราเน็ตหรืออินเทอรเน็ต (Publishto the Web)

3. ชวยในการเนนขอความหรือวลี เมื่อคลิกที่ขอความเนนกจะไปคนหาในเว็บโดยอัตโนมัติ (Internet Searching and Linking)

4. ชวยกระจายเอกสาร รวบรวมขอมูลเพื่อนํ าเขาสูเน็ตเวิรกแบบอิเล็กทรอนิกส (TeamComputing)

5. สามารถทํ างานกับเอกสารซึ่งสรางจากไมโครซอฟตออฟฟศ โคเรล (Corel) เวิรดเพอรเฟค (Wordperfect) และอื่น ๆ ได โดยที่รักษารูปแบบ (Format) เดิมไวอยางสมบูรณ (OutstandingFile Compactibility)

6. สามารถเขาถึงขอมูลในฐานรูปแบบอื่น ๆ ไดงาย และรวดเร็ว (Data Connectivity)ไมวาจะเปน Dbase, Paradox, DB2, Lotus, Notes, Oracle, SQL

3) ออฟฟศ 2000 ออฟฟศ 2000 เปนโปรแกรมในชุดออฟฟศรุนใหมที่ออกสูตลาดในตน พ.ศ. 2542 ซึ่งประกอบดวย เวิรด เอ็กเซล พาวเวอรพอยต แอกเซส และเอาตลุค เหมือนเดิม แตเพิ่ม ฟรอนตเพจ (Frontpage2000) สวนไคลเอ็นตเขามาใหม และทุกโปรแกรมตางก็มีการปรับปรุงใหทํ างานรวมกับอินเทอรเน็ตและเว็บไดดียิ่งขึ้นไปอีก

ฟรอนตเพจสวนไคลเอ็นต เปนโปรแกรมที่อยูในสวนของผูใช ออกแบบมาเพื่อใชสรางมาเนื้อหาของเว็บในรูปของเอกสาร HTML (Hypertext Markup Language) นอกจากนี้ยังมีลักษณะที่เหมือนกับซอฟตแวรอื่น ๆ ของไมโครซอฟต คือ มี Wizard วึ่งจะชวยใหผูที่ไมมีประสบการณมากอนสามารถสราง

ระบบสารสนเทศเพื่องานสํ านักงาน

116

เอกสารแบบเว็บได โดยผูใชเพียงแตเปล่ียนขอความในเทมเพลตเปนขอความที่ตองการ ก็จะไดเว็บเพจในเวลาอันรวดเร็ว ซึ่งการใชโปรแกรมสํ าหรับแกไขที่เปน What You See IS What You Get เพื่อเขาไปเพิ่มหรือแกไขขอความในเทมเพลตนั้นผูใชไมจํ าเปนตองมีความรูเกี่ยวกับภาษา HTML และยังชวยใหผูใชไมตองเดาวาหนาตาของเว็บเพจจะเปนอยางไรเมื่อเสร็จเรียบรอยดวย เพราะสิ่งที่แสดงขณะทํ างานอยูในเอดิเตอรจะเหมือนกับส่ิงที่แสดงเมื่อเปนเว็บเพจ

การที่ฟรอนตเพจสามารถทํ างานรวมกับโปรแกรมชุดออฟฟศ ยังทํ าใหผูใชสามารถเรียกใชคํ าส่ัง เชน ตรวจสอบการสะกดคํ า หรือใชอภิธานศัพท ที่เปนคํ าส่ังในชุดออฟฟศไดดวย และการที่ฟรอตเพจเปนโปรแกรมในรูปแบบของไคลเอ็นตเซิรฟเวอร (Client / Server) จึงมีการใชรหัสผานที่ดูแลในดานความปลอดภัย ทํ าใหผูใชตาง ๆ ในองคกรที่อยูกันคนละแผนกหรือคนละสถานที่ สามารถเรียกใชเว็บเพจตาง ๆ ที่เก็บไวในเว็บไซดหรืออินทราเน็ตไซดได และเนื้อหาที่เสร็จสมบรูรณแลวสามารถเผยแพรไดในเซิรฟเวอรทั้งที่อยูในอินเทอรเน็ตหรืออินทราเน็ต

ชุดซอฟตแวรควรมีขอไดเปรียบเหนือกวาโปรแกรมสํ าเร็จโดด ๆ แตก็มีขอเสียดวยกัน ดังนี้ขอดี ที่เห็นไดชัดที่สุดในการนํ าซอฟตแวรสํ านักงานหรือซอฟตแวรแบบที่เปนชุดมาใชงาน คือ

1. ชุดซอฟตแวรงายตอการใชงาน เพราะวาสวนของโปรแกรมประยุกตตาง ๆ กันอยูในชุดเดียวกันนั้น ในสวนประสาน (Interface) และโครงสรางที่เปนมาตรฐานเดียวกัน เชน แทนที่จะตองเรียนรูการบันทึกขอมูล (Save) และพิมพ (Print) งานแตละโปรแกรม ทํ าใหผูใชชุดคํ าส่ังและสวนติดตอ(Interface) เปนรูปแบบเดียวกัน

2. ความสามารถในการสงผานขอมูลจากโมดูลหนึ่งไปโมดูลอื่น เชน สามารถสรางตารางทํ าการดวยโมดูลสเปรดซีด สรางภาพกราฟฟก สามารถนํ าขอมูลจากทั้งสองสวนมาสรางเปนเอกสารโดยใชชุดซอฟตแวรการประมวลคํ า ซึ่งไมสามารถทํ าไดงายโดยใชซอฟตแวรโปรแกรมประยุกตโด ๆ และการที่ซอฟตแวรตาง ๆ ที่อยูในชุดรวมสามารถทํ างานรวมกันได (Interoperability) ทํ าใหผูใชม่ันใจวาเมื่อใชซอฟตแวรเหลานั้นรวมกันแลวจะไมเกิดปญหา ความสามารถในการสงผานขอมูลระหวางโปรแกรมประยุกตตาง ๆ กัน เปนลักษณะของชุดซอฟตแวรของไมโครซอฟตที่รวมคุณสมบัติของการเชื่อมโยงขอมูลและการฝงขอมูล Object ที่เรียกวา OLE -- Linking And Embededing และการแลกเปลี่ยนขอมูลแบบพลวัติ ที่เรียกวา DDE – Dynamic Data Exchange

3. ผูใชสามารถมุงความสนใจไปที่เนื้องานแทนที่จะมาคอยกังวลวาจะตองใชเครื่องใดในการทํ างาน โดยแนวคิดขอนี้ผูใชจะเนนไปที่ตัวเอกสาร (Document Centric)

4. ชุดซอฟตแวรรวมสนับสนุนการทํ างานรวมกันกับผูใชอื่น ๆ ในเน็ตเวิรกหรืออินเทอรเน็ต

5. ราคาโดยรวมตํ่ ากวาการซื้อซอฟตแวรสํ าเร็จแตละโปรแกรมแยกกัน ขอเสีย

ระบบสารสนเทศเพื่องานสํ านักงาน

117

1. แมวาชุดซอฟตแวรจะมีราคาโดยรวมถูกกวาเมื่อเทียบกับซ้ือซอฟตแวรแตละโปรแกรมแยกกัน แตในราคานี้อาจไมสมเหตุสมผลนัก ถาเราไมตองการใชโปรแกรมประยุกตทั้งหมดที่รวมอยูในชุดซอฟตแวร

2. ชุดซอฟตแวรอาจจะเสนอหนาที่ (Function) การทํ างานตาง ๆ มากเกินกวาที่ผูใชตองการจริง ๆ ทํ าใหผูใชตองเรียนรูมากขึ้น

3. ชุดซอฟตแวรตองการหนวยความจํ าและฮารดดิสกมากกวาเมื่อเทียบกับซอฟตแวรเบ็ดเสร็จ

ระบบสารสนเทศสํ านักงานจะประสิทธิภาพถาทุกองคประกอบของสํ านักงานสามารถติดตอ เชื่อมโยงและทํ างานรวมกันไดเปนไปตามวงจรการประมวลผลสารสนเทศ ระบบสารสนเทศจะมีประสิทธิภาพจึงขึ้นอยูกับการมีเครือขายรวมกัน บุคลากร วิธีการปฏิบัติ และอุปกรณ ซึ่งเปนลักษณะของสํ านักงานแบบบูรณาการ (Integrated Office) โดยเปนการเชื่อมโยงระหวางอุปกรณสํ านักงาน ทั้งฮารดแวรและซอฟตแวร ที่เกี่ยวของกับระบบสารสนเทศสํ านักงาน ที่มีคุณสมบัติตางกันสามารถเชื่อมโยงกันได เพื่อใหสามารถทํ างานและแบงการใช (Share) ทรัพยากรสารสนเทศสํ านักงานไดอยางมีประสิทธิภาพ

(Integrated Office Packagesx (Parker and Case, 1993)ผลิตภัณฑ ผูขาย

All-In-One Digital Equipment CorporationComprehensive Electronic Office (CEO) Data General CorporationEnable OA The Software GroupOffice Wang Laboratories, Inc.Office Sutie Lotus Development CorporationPersonal Productivity Center Hewlett-Packard CompanyProfessional Office System (PROFS) IBM

ระบบสารสนเทศเพื่องานสํ านักงาน

118

ตัวอยาง สํ านักงานแบบบูรณาการ (Parker and Case, 1993)

2. ซอฟตแวรการสื่อสารขอมูลเพื่องานสํ านักงาน เพื่อใหการทํ างานในสํ านักงานเกิดความรวมมือและประสานงานกันอยางราบรื่น จํ าเปน

ตองมีระบบส่ือสารขอมูลตลอดจนการใชขอมูลรวมกันที่มีประสิทธิภาพ ในอดีตนิยมใชระบบโทรศัพทสํ าหรับ ติดตอแลกเปลี่ยนขาวสารหรือสงขอความเตือนความจํ าในแผนโนต หรือใชระบบโทรสารสงขอมูลถึงกันและกัน ในปจจุบันระบบเครือขายคอมพิวเตอรไดรับการพัฒนา ทํ าใหสามารถสรางระบบเครือขายเพื่อการสื่อสารอิเล็กทรอนิกสที่มีประสิทธิภาพสูง ในการสื่อสารขอมูลระหวางบุคคลที่ทํ างานภายในกลุมงานและระหวางกลุมงาน

การสื่อสารขอมูลภายในองคการดวยเครือขายคอมพิวเตอรเพื่อการประสานงานระหวางทีมงานจึงมีความกวางไกลกวาการสื่อสารดวยโทรศัพทและโทรสารเปนอยางมาก โดยสรุปแลวการสื่อสารขอมูลดวยเครือขายคอมพิวเตอรเปนการสื่อสารระหวางคนทํ างานและคอมพิวเตอรในทุกขั้นตอนของระบบงานและ ทุกสวนขององคการตั้งแตงานเกี่ยวกับ การติดตอส่ือสาร การสั่งงาน การตามงาน การสงรายงาน การปดประกาศ และอืน่ ๆ จดุเนนคอืตองการใหพนกังานในองคการมขีอมูลทีถ่กูตองและทนัสมัยเพื่อการตัดสินใจในธุรกิจไดใหบุคลากรทุกระดับสามารถประสานงานกันไดอยางราบรื่น จากความสามารถที่ติดตอส่ือสารกันไดดวยความสะดวกและทันเหตุการณ

การสื่อสารขอมูลภายในองคการดวยเครือขายคอมพิวเตอรเพื่อการประสานงานระหวางทีมงานจึงมีความกวางไกลกวาการสื่อสารดวยโทรศัพทและโทรสารเปนอยางมาก โดยสรุปแลวการสื่อสารขอมูลดวยเครือขายคอมพิวเตอรเปนการสื่อสารระหวางคนทํ างานและคอมพิวเตอรในทุกขั้นตอนของระบบ

งานและทุกสวนขององคการตั้งแตงานเกี่ยวกับการติดตอส่ือสาร การสั่งงาน การตามงาน การสงรายงานการปดประกาศ และอืน่ ๆ จดุเนนคอืตองการใหพนกังานในองคการมขีอมูลทีถ่กูตองและทนัสมัยเพื่อการตัดสินใจในธุรกิจไดใหพนักงานทุกระดับสามารถประสานงานกันไดอยางราบรื่นจากความสามารถที่ติดตอส่ือสารกันไดดวยความสะดวกและทันเหตุการณ

ระบบสารสนเทศเพื่องานสํ านักงาน

119

กรุปแวร (Groupware) หมายถึง กลุมซอฟตแวรที่ทํ างานรวมกับระบบเครือขายคอมพิวเตอรเพื่อใหทีมงาน สามารถประสานงานกันอยางราบรื่นดวยการสื่อสารขอมูลแบบอิเล็กทรอนิกสโดยสรุปแลวการที่จะทํ าใหทีมงานทํ างานหรือเวิรคกรุป (Workgroup) สามารถประสานงานกันอยางมีประสิทธิภาพไดดวยระบบเครือขายคอมพิวเตอร จะตองไดรับการสนับสนุนจากกลุมซอฟตแวรหรือกรุปแวรที่ทํ างานในลักษณะใชขอมูลรวมกันได (Data Sharing) ใชระบบโครงสรางพื้นฐานเพื่อการสื่อสารขอมูลและมีการเแลกเปลี่ยนความคิดเห็นจากสมาชิกของกลุม

1) การใชขอมูลรวมกัน ความสามารถในการใชขอมูลรวมกันเปนส่ิงจํ าเปนสํ าหรับการทํ างานเปนทีมงาน เริ่มตั้งแตการจัดทํ าตารางนัดหมายของกลุม รายงานความกาวหนาของโครงการ รายงานปญหา และแนวทางแกปญหาของระบบงาน และแนวทางปฏิบัติ รายงานคาใชจายของทีมงาน และอื่น ๆ ขอมูลเหลานี้เกิดขึ้นประจํ าวันจากสมาชิกและเกี่ยวของกับสมาชิกอื่นของทีมงาน ขอมูลอาจจะมาในรูปแบบตารางซึ่งถือกํ าเนิดจากรายการคา เชน ชื่อสินคา ชื่อลูกคา สินคาที่ซื้อ จํ านวนที่ซื้ออยางไรก็ตาม ขอมูลที่ใชกันในสํ านักงานสวนใหญยังอยูในรูปแบบของเอกสารที่ถูกแปลงเปนเอกสารอิเล็กทรอนิกสหรือภาพลักษณของเอกสาร ระบบกรุปแวรนิยมใชเทคนิคที่เรียกวา พับบลิคโฟลเดอร(Public Folder) หรือแฟมสาธารณะ เพื่อส่ือใหเห็นถึงการเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกสไวที่สวนกลาง โดยที่คอมพิวเตอรลูกขายทุกตัวสามารถเขาถึงได คอมพิวเตอรแมขายที่เก็บขอมูลไวเปนสวนกลางนี้ทํ าหนาที่เสมือนหนึ่งตูเอกสารที่สมาชิกสามารถเขาถึงไดผานเครือขายคอมพิวเตอร เชน โปรแกรมเมอรคนหนึ่งพบวิธีการเรียงขอมูลภาษาไทยแบบใหมที่ทํ างานไดดวยความเร็วสูงมากจึงเขียนรายงานแลวประกาศไวในแฟมสาธารณะ ทํ าใหสมาชิกคนอื่น ๆ ในทีมสามารถเขาถึงและนํ าไปใชได ซอฟตแวรที่ใหความสะดวกตอการนํ าขอมูลไปเก็บไวในแฟมสวนกลางที่เปดโอกาสใหสมาชิกคนอื่นใชไดดวยถือวาเปนคุณสมบัติที่สํ าคัญของกรุปแวร

2) การใชโครงสรางพื้นฐานเพื่อส่ือสารขอมูลของกลุม การทํ างานของสมาชิกในทีมงานที่ใชคอมพิวเตอรเปนเครื่องมือส่ือสารนั้น จํ าเปนตองมีระบบเครือขายเพื่อเชื่อมตอเครื่องคอมพิวเตอรทั้งหมดเขาดวยกัน โครงขายสื่อสารขอมูลนี้ถือเปนโครงสรางพื้นฐานทางกายภาพ สวนมากจะเปนเครือขายเฉพาะที่และเครือขายอินเทอรเน็ต อยางไรก็ตามการทํ างานเปนหมูคณะเพื่อแลกเปลี่ยนขอมูลกันไดตามแนวทางที่กลาวขางตนจํ าเปนตองใชโครงสรางพื้นฐานดานซอฟตแวรดวย เพื่อทํ าหนาที่ประสานงานและเปดโอกาสใหใชขอมูลรวมกันได ตัวอยางของซอฟตแวรเพื่อทํ างานตามวัตถุประสงคนี้เชน โลตัสโนต (Lotus Notes) และไมโครซอฟตเอ็กซเชนจ (Microsoft Exchange) ซอฟตแวรเหลานี้ทํ าใหเกิดการสื่อสารขอมูลระหวางกลุมได

ซอฟตแวรที่จัดอยูในประเภทกรุปแวร ประกอบดวย โปรแกรมไปรษณียอิเล็กทรอนิกส โปรแกรมนัดหมายของกลุม โปรแกรมส ําหรบัสรางแบบฟอรมอเิล็กทรอนกิสเพือ่น ําเสนอขอมูลโปรแกรมจดัการเกีย่วกบัขอมูลภายในแฟมสาธารณะตาง ๆ ซอฟตแวรเหลานี้ถือไดวาเปนสวนสํ าคัญของระบบโครงสรางพื้นฐานสํ าหรับสนับสนุนการทํ างานเปนทีมในสํ านักงานได

ระบบสารสนเทศเพื่องานสํ านักงาน

120

3) การแลกเปลี่ยนความเห็นจากสมาชิกของกลุม การทํ างานเปนทีมจํ าเปนตองมีการรวมออกความเห็นกัน แตเดิมการออกความเห็นรวมกันมักจะทํ าผานการประชุมซึ่งเปนส่ิงที่ส้ินเปลืองเวลาของสมาชิก ดวยเทคโนโลยีของเครือขายคอมพิวเตอรสามารถสรางระบบงานเพื่อเปดโอกาสใหสมาชิกของทีมงานรวมออกความคิดเห็นและปรึกษางานกันผานเครือขายคอมพิวเตอรได การเสนอความคิดเห็นในเรื่องตาง ๆ กระทํ าไดทุกเวลาแลวแตความสะดวกของสมาชิก ดวยวิธีการใหมนี้สมาชิกจะเสนอแนวคิดและออกความคิดเห็นดวยการพิมพลงในแบบฟอรมอิเล็กทรอนิกสผานเครื่องคอมพิวเตอรลูกขาย ขอมูลนี้ถูกบันทึกไวในฐานขอมูลที่สมาชิกทุกคนสามารถเขาถึงได รูวาสมาชิกคนใดออกความเห็นอะไรและเมื่อไร ถาจํ าเปนตองออกความคิดเห็นเพิ่มเติมก็ยังทํ าไดทุกเวลา สมาชิกทุกคนสามารถเห็นขอมูลเหลานี้ไดในทันทีทันใดผานเครือขายคอมพิวเตอร ซึ่งเปนลักษณะของการเปดโอกาสใหมีการออกความเห็นและแลกเปลี่ยนแนวคิดจากสมาชิกของทีมงานไดดวยความสะดวก

ระบบงานเวิรคกรุป (Workgroup) ที่ใชในสํ านักงาน การทํ างานเปนทีมและเปนคณะนั้นเรียกวา เวิรคกรุป เทคโนโลยีสารสนเทศ

ชวยใหการทํ างานเวิรคกรุปเกิดประสิทธิภาพอยางมาก งานของเวิรคกรุปมักจะเปนงานที่ตองทํ าเปนประจํ าวัน เปนงานที่ตองทํ ากันภายในทุกหนวยงานและเปนงานที่เกิดขึ้นบอยครั้งซํ้ า ๆ กัน งานเหลานี้มักจะมีขอมูลและจ ํานวนเอกสารเปนปรมิาณมากมโีอกาสท ําใหเกดิความสบัสนในขณะท ํางาน เนือ่งจากเกีย่วของกับคนจํ านวนมากและมีโอกาสที่เอกสารหรือคํ าส่ังจะตกหลนระหวางสงงานจากหนวยงานหนึ่งไปยังอีกหนวยงานหนึ่ง นอกจากนี้ยังมีปญหาอื่น ๆ อีกที่เกี่ยวของกับการทํ างานในสํ านักงาน เชน ตองใชเวลานานเพื่อคนหาเอกสารหรือหาเอกสารไมพบ มีปญหาเรื่องการบํ ารุงรักษาใหขอมูลทันสมัยเสมอ ปญหาเหลานี้เปนตนเหตุของการทํ างานที่ไรประสิทธิภาพและบอยครั้งทํ าใหเกิดความเสียหายได แตบัดนี้เรา แกไขปญหาเหลานี้ไดดวยการใชระบบเครือขายคอมพิวเตอรและซอฟตแวรกลุมกรุปแวร

งานที่จัดใหเกี่ยวของกับเวิรคกรุปมีอยางนอย 4 กลุม คือ งานรวบรวมเอกสาร งานจัดสงเอกสาร การติดตามงาน และการประชาสัมพันธ

1) งานรวบรวมเอกสาร เปนการรวบรวมและบันทึกเอกสารขององคการใหอยูในรูปเอกสารอิเล็กทรอนิกสแลวบันทึกไวในแมขายที่ทํ าหนาที่เปนฐานขอมูล (Document DatabaseServer) แมขายชุดนี้ทํ าหนาที่เปนศูนยรวมของเอกสาร (Document Libraries) ที่ทุกหนวยงานสามารถเขาถึงไดและใชเอกสารรวมกนัไดโดยใชคอมพวิเตอรลูกขาย ท ําใหสมาชกิของทมีงานท ํางานไดดวยความสะดวกตัวอยางของเอกสารที่จัดอยูในขายงานของประเภทนี้คือ เอกสารที่ตีพิมพเกี่ยวกับสวัสดิการพนักงานแรงงานสัมพันธ ระเบียบปฏิบัติงาน และกฎขอบังคับขององคการ นอกจากนี้ยังมีเอกสารที่เกี่ยวกับคุณลักษณะของสินคาดวย

2) การจัดสงเอกสาร การสงเอกสารจากหนวยงานหนึ่งไปยังอีกหนวยงานหนึ่ง (Document Routing) เปนงานกิจวัตรประจํ าวัน การทํ างานที่มีสายบังคับบัญชาเปนขั้น ๆ ผูบังคับบัญชาระดับสูงขึ้นไปมีหนาที่อนุมัติและส่ังการผูใตบังคับบัญชาระดับรองลงมา การสั่งการและการอนุมัติยัง

ระบบสารสนเทศเพื่องานสํ านักงาน

121

ตองทํ ากับเอกสารซึ่งอาจมาในรูปของแบบฟอรมที่มีการกรอกขอมูล เพื่อขอความเห็นชอบและอนุมัติจากผูบังคับบัญชา ปจจุบันสามารถใชแบบฟอรมอิเล็กทรอนิกสและเอกสารอิเล็กทรอนิกสเพื่อวัตถุประสงคดังกลาว เมื่อเปนเชนนี้สามารถสงเอกสารอิเล็กทรอนิกสเพื่อความเห็นชอบและขออนุมัติผานระบบเครือขายคอมพิวเตอรได

3) การติดตามงาน งานที่ทํ ารวมกันจํ าเปนตองมีการติดตามเพื่อใหทราบสถานภาพของงาน ณ เวลาหนึ่ง ๆ เชน แผนกขายขอใหฝายบุคคลชวยสรรหาพนักงานขายคนใหมและตองการทราบสถานภาพของการสรรหาวากํ าลังอยูในระหวางประกาศหา หรือมีคนสมัครมาแลวกี่คนสอบสัมภาษณเบื้องตนไปแลวหรือยัง ผลเปนอยางไร เงื่อนไขเปนอยางไร หรือในกรณีประเภทงานโครงการก็อาจมีการแบงงานกันทํ าตามหนาที่ดวยคนหลาย ๆ คน หัวหนาทีมและลูกทีมจํ าเปนตองรูสถานภาพงานของแตละบุคคลวาทํ าไปจึงจุดใด มีปญหาหรือไมอยางไร เชน การพัฒนาระบบซอฟตแวรเพื่องานบัญชีในชวงศึกษาเพื่อหาความตองการอาจมีการแยกงานใหลูกทีมไปศึกษากระแสงานของระบบบัญชี บางคนไปศึกษาแนวทางการใชเอกสาร เชน เอกสารสํ าคัญรับเงินจายเงิน ศึกษากรรมวิธีควบคุมลูกหนี้เจาหนี้วิธีควบคุมสินคาคงคลัง วิธีบันทีกรายการขายสินคา การใชขอมูลและสารสนเทศของเจาหนาที่ระดับผูจัดการ ในระหวางการศึกษาความตองการหรือที่เรียกวา การวิเคราะหงานนั้น จํ าเปนที่ลูกทีมแตละคนตองติดตามผลของการศึกษาของคนอื่นเพื่อประกอบการทํ างานของตนเองหรือสอบถามความกาวหนาของลูกทีมคนอื่น ถามีการจัดระบบหรือวิธีที่ใหลูกทีมบันทึกผลงานที่ตนทํ าไวในฐานขอมูลของคอมพิวเตอรเพื่อที่คนทุกคนในคณะทํ างานสามารถสอบถามไดโดยตรงก็จะเปนผลใหสมาชิกในคณะทํ างานติดตามสถานภาพของโครงการไดอยางแมนยํ าและใกลชิดได

4) การประชาสัมพันธภายในองคการ การประชาสัมพันธภายในองคการภายใตสังคมที่มีการเปลี่ยนแปลงอยางรวดเร็ว และภายใตธุรกิจที่มีการแขงขันกันอยางรุนแรงนั้นมีความสํ าคัญและจํ าเปนมาก แตเดิมการประชาสัมพันธภายในองคการทํ าดวยการปดประกาศ หรือเผยแพรดวยส่ิงตีพิมพเปนรายเดือนหรือรายไตรมาส กรรมวิธีเหลานี้ตางมีขอจํ ากัดที่จะทํ าใหการสื่อสารภายในตองลาชา ไมทันสมัย และไมทั่วถึงกัน

ปจจุบันดวยเทคนิคของเครือขายคอมพิวเตอรและอินเทอรเน็ต สามารถสรางระบบแมขายเว็บหรือเว็บเซิรฟเวอร เพื่อบันทึกแผนประกาศหรือขอความใดที่ตองการประชาสัมพันธภายในหมูคณะไว แผนประกาศและขอความเหลานี้อาจออกแบบใหมีสีสัน มีลวดลาย ประกอบดวยภาพถายและภาพวาด หรือขอมูลใด ๆ ในรูปมัลติมีเดีย ขอมูลเหลานี้เมื่อถูกบันทึกไวในแมขายเว็บแลว ก็สามารถแพรกระจายไปยังคนที่เกี่ยวของไดตลอดเวลาซึ่งเปนวิธีประชาสัมพันธที่มีประสิทธิผลสูงมาก

นอกจากนี้ยังสามารถใชเทคนิคที่รูจักกันในชื่อวา พุชเทคโนโลยี (Push Technology)หรือการผลักดันขอมูลที่คัดเลือกแลวเฉพาะเรื่องสงใหแกผูรับผานเครือขายอินเทอรเน็ตโดยอัตโนมัติ ภายใตเทคโนโลยีผลักดันขอมูลนี้แมขายเว็บจะบันทึกรายชื่อและรายการขอมูลที่ลูกขายแตละเครื่อง แลวจัดสงขอมูลไปใหผานเครือขายอินเทอรเน็ตโดยอัตโนมัติ สํ าหรับเครื่องลูกขายเองนั้นจะไดรับขอมูลที่ตนตองการ

ระบบสารสนเทศเพื่องานสํ านักงาน

122

อยางสมํ่ าเสมอโดยมีขอความ หรือเครื่องหมายเตือนจํ าแสดงอยูบนเครื่องลูกขายตลอดเวลา สมาชิกในองคการสามารถเลือกดูขอมูลในรายละเอียดไดดวยการกดไอคอนหรือเมนูบนหนาจอไดดวยความสะดวก วิธีการนี้ถือไดวาเปนวิวัฒนาการขั้นสํ าคัญของงานประชาสัมพันธภายในองคการดวยระบบเครือขายคอมพิวเตอร ซึ่งนับวาเปนสวนหนึ่งของระบบเวิรคกรุปที่ทํ าใหการทํ างานรวมกันเปนหมูคณะทํ าไดดีขึ้น มีการประสานงานกันราบรื่นขึ้นเพราะทุกคนที่ทํ างานภายในองคการจะรูขาวสารและความเคลื่อนไหวตาง ๆภายในองคการไดอยางรวดเร็วและไมตกหลน

ซอฟตแวรเพ่ือการจัดการกระแสงานระบบกระแสงาน (Workflow) ภายในองคการ กระแสงานเปนการทํ างานใน

สํ านักงานที่ประกอบดวย ขั้นตอนการทํ างาน (Work Processes) ที่จัดลํ าดับกิจกรรมกอนหลัง (Sequence)ไหลไปตามกระบวนการจากตนจนจบ โดยอาศัยขอมูลทางธุรกิจ (Business Data) นโยบายและกฎระเบียบขององคการ (Business R0ules) เปนตัวกํ าหนด นอกจากนั้นยังตองมีการติดตามประเมินความกาวหนาของผลลัพธอยางเปนขั้นเปนตอน (Tracking) กรกนก วงศตระกูล (2539) ใชคํ าวาระบบการเดินทางเอกสารอัตโนมัติแทนคํ าวา กระแสงาน ซึ่งไดใหความหมายของระบบการเดินเอกสารอัตโนมัติ หมายถึงระบบที่สามารถทํ าใหการไหลเวียนของขอมูล ขาวสารในองคการเปนไปอยางอัตโนมัติ ตามที่ไดออกแบบไวลวงหนาแลว สามารถควบคุมเสนทางการเดินของขอมูลขาวสาร และสามารถทํ างานรวมกับระบบไปรษณียอิเล็กทรอนิกส ระบบภาพลักษณของเอกสาร เปนตน

ระบบการจัดการกระแสงาน คือ ระบบการจัดการอัตโนมัติ สํ าหรับกระบวนการทางธุรกิจ (Business Process) (กระบวนการทางธุรกิจ หมายถึง อันดับของกิจกรรมตามลํ าดับขั้นตอนเพื่อใหไดงานที่สํ าเร็จตรงตามเปาหมาของธุรกิจ) เพื่อประหยัดเวลาที่ตองเสียไปในการทํ างานชวยลดคาใชจายในกระบวนการทํ างาน และทํ าใหการปฏิบัติภารกิจของงานเปนไปโดยราบรื่น

ซอฟตแวรเพ่ือการจัดการกระแสงาน 1. คณุลักษณะของซอฟตแวรเพือ่การจดัการกระแสงาน ระบบกระแสงานเปนระบบ

ที่เปดโอกาสใหสํ านักงานสามารถปรับกระบวนการทํ างานใหเหมาะสมทันตามความตองการของลูกคา โดยซอฟตแวรกระแสงานจะชวยติดตามแจงกิจกรรมงานที่พนักงานในเครือขายตองทํ าอยูในรายการงาน ที่ยังไมไดดํ าเนินการและจัดสงตองานใหไหลไปตามกระแสงานที่ไดวางแบบไว คุณลักษณะของซอฟตแวรระบบกระแสงานประกอบดวยความสามารถดานตาง ๆ ดังนี้

1.1 การใชเครือ่งมอื โดยมีเครื่องมือเขียนแผนภูมิกระแสงานแบบคงที่มีแบบสํ าเร็จรูปมาใหเริ่มตนไดงายขึ้น เครื่องหมายสัญลักษณที่ใชอยูในแผนภูมิกระแสงาน จะมีจุดที่เชื่อมตอกันถึงกันซึ่งแทนเสนทางการเดินเอกสารขอความจากจุดหนึ่งไปยังอีกจุดหนึ่ง แตละจุดในผังจะแทนวัตถุ อาจเปนผูปฏบิตังิาน เครือ่งมอืทีใ่ชในสํ านกังาน หรอืระบบประยกุตโปรแกรม ทีมี่การรบัขอความเขาไปประมวลผลแลวสงขอความเอกสารออกไปใหจุดตอไปที่เกี่ยวของในกระแสงาน เสนเชื่อมระหวางจุดจะกํ าหนด ทิศทางการเดินงานและการกลั่นกรอง (Filter) โดยเลือกขอความที่จะปลอยใหไปตามเสนทาง ตามแตเนื้อความ

ระบบสารสนเทศเพื่องานสํ านักงาน

123

ของเอกสาร จุดหรือเครื่องหมายที่แทนการตัดสินใจเลือก (Decision-Making Node) จะเปนรูปส่ีเหลี่ยมขาวหลามตัด

1.2 การจดัเกบ็ มีระบบการเก็บรายชื่อผูปฏิบัติงาน พรอมทั้งหมายเลขประจํ าและรหัสผานเพื่อเขามาใชระบบการจัดการกระแสงาน กํ าหนดบทบาทหนาที่ในการทํ างานวาอยูในเรื่องใดบาง และเปนเจาหนาที่ของหนวยงานใด ซึ่งตองเขียนโครงสรางองคการเขาไปเก็บไวในระบบการจัดการกระแสงานดวย

1.3 การกํ าหนดคุณสมบัติ สามารถกํ าหนดคุณสมบัติของวัตถุแตละชนิดไดอยางละเอียด เชน ถาวัตถุนั้นเปนโปรแกรมแอคทิวีตี (Program Activity) ซึ่งเปนกิจกรรมที่ตองใชซอฟตแวรอื่น ในระบบจะตองกํ าหนดชื่อของโปรแกรมและคํ าอธิบาย ชนิดของกลุม กํ าหนดโครงสรางของขอมูลที่จะรับเขาในใชโปรแกรมและโครงสรางของขอมูลที่จะสงตอไป กํ าหนดตํ าแหนงที่เก็บโปรแกรมวาสามารถเรียกใชงานไดจากไลบรารี (Library) ใด และจะอนุญาตใหเจาหนาที่ประเภทใดหรือเจาหนาที่จากหนวยงานใดเปนผูกระทํ างานชิ้นนั้นได

1.4 การออกแบบ สามารถออกแบบแผนภูมิกระแสงานตามกฎทางธุรกิจที่ซับซอนไดอยางครบถวน ผูใชสามารถเขียนภาษาสคริปต กํ าหนดกฎเกณฑการดํ าเนินธุรกิจไดอยางสมบูรณ และสามารถกลับเขามาปรับแกภาษาสคริปตใหสอดคลองกับนโยบายกฎระเบียบที่เปล่ียนแปลงไดกระแสงานอาจเรียงตอกันทีละขั้น (Sequence) หรือมีกิจกรรมบางรายการสามารถทํ างานไดพรอมกันโดยไมขึ้นตอกัน (Parallel)

1.5 การกํ าหนดเวลา สามารถกํ าหนดเงื่อนเวลาในการใชปฏิบัติงานของแตละชิ้นงาน เชน งานที่สงไปควรเริ่มไดรับภายในระยะเวลาใด หรืออยางชาควรใหแลวเสร็จกอนวันไหน

1.6 การกํ าหนดงาน สามารถจัดเรียงรายการงานที่ยังไมไดดํ าเนินการใหมีทางเลือกไดหลายลักษณะ จัดแยกประเภทงานตามโฟลเดอรตาง ๆ ได

1.7 การติดตอ สามารถติดตอขอความ (Messaging System) ที่ใชเพื่อการเชื่อมตอระหวางระบบ ใหสามารถทํ างานรวมกันไดผานการรับสงขอความที่ไมจํ าเปนตองเปนไปรษณียอิเล็กทรอนิกส ในระบบติดตอขอความผูใชไมจํ าเปนตองเขาไปเปดอานจดหมายเปนระยะดวยตนเองระบบจะมีการเตือนผูปฏิบัติงานเมื่อมีการติดตอขอความเกิดขึ้น

ระบบสารสนเทศเพื่องานสํ านักงาน

124

1.8 การกระตุนการทํ างาน สามารถกํ าหนดและกระตุนการทํ างานของผูปฏิบัติงาน โดยมีแผนการทํ างานที่ชัดเจนทุกขั้นตอน ประโยชนที่จะไดรับคือ สามารถเพิ่มและวัดผลผลิตของผูปฏิบัติงานที่ตองตอบสนองผูบริหารอยางมีประสิทธิภาพ

1.9 การใชงานงาย ระบบควรใชงานงาย และสามารถผสมผสานระบบงานตาง ๆ ขององคการ รวมทั้งสามารถรับขอมูลจากโปรแกรมหลายประเภทเขาสูระบบกระแสงานได กอใหเกิดระบบมาตรฐานสํ าหรับองคการ

1.10 การรองรับการขยายตัว สามารถรองรับการขยายตัวและปริมาณเอกสารที่เพิ่มมากขึ้น สามารถขยายระบบไดงาย โดยไมกอใหเกิดความยุงยากในการโอนยายขอมูล

1.11 การสํ ารองขอมูล มีระบบการสํ ารองขอมูลโดยอัตโนมัติที่สามารถกํ าหนดวันเวลาในการสํ ารองขอมูล (Periodic Backup) และ/หรือ ระบบการสํ ารองขอมูลจะเกิดขึ้นทันทีเมื่อเครื่องวางงาน (Dynamic Backup) และมีระบบฟนสภาพขอมูล (Data Recovery) ของขอมูล

1.12 การแบงแยกระบบ มีความสามารถในการแบงแยกระบบทีก่ ําลังพฒันา แกไข(Development And Maintenance Environment) กับระบบงานที่ใชงานจริงในกระแสงาน (ProductionEnvironment) เพื่อเปดโอกาสใหมีการแกไขระบบงานโดยไมสงผลกระทบทันทีในระบบงานจริง และอาจมีระบบการทดสอบการทํ างานเพื่อวิเคราะหหาขอผิดพลาดของระบบได

1.13 การเก็บประวัติ สามารถเก็บประวัติและสถิติของการทํ างานในกระแสงาน เพื่อจัดทํ ารายงานผลการใชในการปรับปรุงกระบวนการทํ างานใหมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ประเภทของซอฟตแวรการจัดการกระแสงานประเภทของซอฟตแวรการจัดการกระแสงานที่ใชระบบสารสนเทศสํ านักงาน

สามารถจํ าแนกได 2 ประเภทคือ ซอฟตแวรการจัดการกระแสงานเพื่อระบบงานเฉพาะ และซอฟตแวรการจัดการกระแสงานเพื่อพัฒนาระบบงาน ซึ่งมีรายละเอียด ดังนี้

1. สํ าหรับระบบงานเฉพาะ เปนซอฟตแวรที่สรางขึ้นมาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการติดตาม งานของระบบสารสนเทศสํ านักงาน ระบบสารสนเทศบางระบบในระบบสารสนเทศสํ านักงานไดปรับแนวการออกแบบระบบสารสนเทศใหมีวิธีการจัดการระบบกระแสงานเขาไปใชในระบบดวย เชน ระบบสารสนเทศควบคุมสินคาคงคลัง (Inventory Control) ระบบสารสนเทศการสั่งซื้อ (OrderSystem) ระบบสารสนเทศทํ ารายงานผลคาใชจาย (Expense Accounting System) ระบบสารสนเทศการพิจารณาและอนุมัติเอกสาร (Document Review and Approval) เปนตน การนํ าระบบกระแสงานเขามาใชในระบบสารสนเทศสํ านักงานก็เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการติดตามงานของแตละระบบ

ซอฟตแวรระบบกระแสงานที่ยังฝงตัวอยูในระบบสารสนเทศสํ านักงานนั้นเปนซอฟตแวรที่ออกแบบมาเฉพาะกับระบบสารสนเทศแตละประเภท ซึ่งไมสามารถนํ าไปพัฒนาระบบงานอื่น

ระบบสารสนเทศเพื่องานสํ านักงาน

125

ได เหมอืนเปนระบบกระแสงานส ําเรจ็รูปของระบบสารสนเทศ เชน บริษทัดนัแอนดแบรดสตรีท ซอฟตแวร (Dun& Bradstreet Software) ผลิตซอฟตแวรสมารทสตรีม (Smart Stream) เปนชุดของระบบประยุกตหลายระบบที่ออกแบบการทํ างานดวยวิธีการของระบบการจัดการกระแสงาน เชน มีระบบการจัดการทรัพยากรมนุษย ที่มีพื้นฐานการติดตามการทํ างานแบบเดียวกับการจัดการเดินเอกสาร ประกอบดวย โมดูลแอคทิวิตีแมเนเจอร (Activity Manager) และโมดูลเวิรคโฟลว เวิรคเบนช (Workflow Workbench) ใชในการสรางแผนภูมิกระแสงานโดยกํ าหนด กิจกรรม เหตุการณ และงานขั้นถัดไป ซึ่งเหมาะกับกระแสงานแบบกระแสงานดานสายการผลิต และกระแสงานดานธุรการ นอกจากนั้นยังมีโมดูลสมารทสตรีม เอเจนท(Smartstream Agents) เพื่อใชกับกระแสงานเพื่องานเฉพาะ เปนตน

2. สํ าหรับพัฒนาระบบการจัดการกระแสงาน เปนซอฟตแวรที่ใชในการออกแบบและสรางระบบงานกระแสงาน ซอฟตแวรดังกลาวจะประกอบดวยเครื่องมือที่ใชพัฒนาระบบไดแก เครื่องมือเขียนแผนภูมิกระแสงาน เครื่องมือในการสรางแบบโมเดล ผูใชซอฟตแวรเพื่อพัฒนาระบบการจัดการกระแสงานใชซอฟตแวรเปนเครื่องมือในการออกแบบและพัฒนาใหเหมาะสมกับงานแตละอยางของหนวยงาน โดยสามารถทํ างานรวมกับซอฟตแวรประยุกตาง ๆ ใหมีขีดความสามารถอยางระบบการจัดการกระแสงาน ตัวอยาง เชน ผลิตภัณฑเอ็มคิวซีรีสเวิรคโฟลว (MQ Series Workflow) ผลิตโดยบริษัทไอบีเอ็ม ซึ่งใชเปนมิดเดิลแวรในการสรางระบบประยุกตใหมีการเชื่อมตองานกันเปนกระแสงาน เปนตน

ระบบการจัดการกระแสงานในองคการมีวัตถุประสงค ดังนี้1. การเพิ่มประสิทธิภาพการทํ างาน โดยระบบสามารถจัดสรรงานให

กระจายไดทั่วถึง ไมทํ าใหงานไปกระจุกอยูที่ผูปฏิบัติงานรายหนึ่งรายใดมากเกินไป ไมคอยมีงานตกคางหรือสูญหาย และหากงานไปชาหยุดอยูที่ใดนานเกินควร ก็สามารถยายงาน หรือมีขอความแจงเตือนซํ้ าพรอมกับมีรายงานไปใหหัวหนางานทราบอีกทางหนึ่ง การเคลื่อนขยับไปของงานเปนไปอยางอัตโนมัติทั้งเอกสาร ขอมูล สารสนเทศ และงานที่จะถูกดํ าเนินการโดยผูปฏิบัติงานตามลํ าดับขั้นตอน จึงทํ างานไดรวดเร็ว ไมเสียเวลาหยุดรอไปนาน ๆ ขจัดงานที่ไมมีคุณคา ลดขั้นตอนงาน หรือรวมขั้นตอนใหกระชับเขามาได ระยะเวลารวมในการผลิตชิ้นงาน (Cycle Time) ลดลงไดมาก ในเวลาที่เทากันหนวยงานสามารถทํ างานไดเพิ่มขึ้น

2. การลดคาใชจายการดํ าเนินการ โดยกอนการวางระบบจะตองมีการศึกษาวิเคราะหกระบวนการทางธุรกิจ การวิเคราะหประเมินงานที่ซํ้ าซอน ลดงานที่ไมจํ าเปนลงไดการตรวจสอบความถูกตองของเอกสารจะถูกกระทํ าเพียงครั้งแรกที่นํ าขอมูลเขาสูระบบ ไมตองมีการตรวจสอบบอยครั้งในแตละฝายของผูปฏิบัติงาน

3. การลดความซํ้ าซอน การลดการผลิตเอกสารและการทํ าสํ าเนาเก็บแยกกันหลายชุด โดยการเก็บรวบรวมไวที่สวนกลาง การเรียกคนคืนรวดเร็วขึ้น เพราะเอกสารถูกจัดเก็บในรูปเอกสารอิเล็กทรอนิกส ลดการสูญหายของเอกสาร ชวยติดตามเอกสาร เพิ่มความปลอดภัยทางดานเอกสารลดปญหาความสิ้นเปลืองในการใชทรัพยากรทางสิ่งพิมพ

ระบบสารสนเทศเพื่องานสํ านักงาน

126

4. การอํ านวยความสะดวกในการเรียกใชเอกสาร ผูปฏิบัติงานและผูบริหารสามารถเรียกดูงานและสารสนเทศตาง ๆ สามารถกระทํ าไดพรอมกัน และเปนขอมูลที่ทันสมัยสามารถตัดสินใจการดํ าเนินงานไดเหมาะสม

ระบบการจัดการกระแสงานมีหนาที่ที่สํ าคัญ ดังนี้1. การสงเอกสารโดยอัตโนมัติ สามารถสงขอความ เอกสาร งาน ไปตามเสนทาง

ตาง ๆ ไดอยางอัตโนมัติ ตามที่ไดกํ าหนดไวระหวางการเขียนแผนภูมิกระแสงาน (Workflow Diagram)ซึ่งผูใชระบบจะตองวิเคราะหออกแบบกระบวนการทํ างาน และกํ าหนดรายละเอียดตาง ๆ ขององคประกอบของระบบการจัดการกระแสงาน ผานทางสวนตอประสานผูใชเชิงกราฟก (GUI - - Graphical UserInterface ) ที่ใชงานไมยุงยาก การเชื่อมโยงวัตถุ (Object) ตาง ๆ ที่ไดถูกกํ าหนดคุณลักษณะที่ชัดเจนแลวจัดเก็บขอมูลลงในฐานขอมูลของระบบมาใชแสดงใหเหน็การเคลือ่นไหลตวัไปของขอมูลเอกสารไปตามจดุตาง ๆ ขององคการ จัดสงมอบงานที่ดํ าเนินเสร็จแลว ณ จุดหนึ่งไปยังขั้นตอนของงานลํ าดับถัดไปอยางอัตโนมัติ

2. การกํ าหนดคาตัวแปร ระบบสามารถกํ าหนดคาตัวแปร ที่ใชกํ าหนดกฎการทํ ากิจกรรม หรือกฎทางธุรกิจ ผูใชสามารถสรางแบบฟอรมพิเศษ เพื่อจัดสงไปทางเครือขาย ระบบในลักษณะดังกลาวประกอบดวย เครื่องมือสรางแบบฟอรม และภาษาสคริปต (Scripting Language) ในการเขียนชุดคํ าส่ังอยางงาย ๆ ควบคุมการจัดงาน จึงไมตองอาศัยนักพัฒนาระบบมาเขียนโปรแกรมทุกครั้งไป เชนการกํ าหนดวาใหเอกสารปรากฏขึ้นมาโดยอัตโนมัติหรือดวยมือ การสงงานแบบคูขนานหรือแบบลํ าดับเปนตน

3. การควบคุมกิจกรรม ระบบสามารถควบคุมการทํ ากิจกรรมวาไดถูกกระทํ า และรับการยืนยันการสํ าเร็จของงาน โดยอาจใหมีขอยกเวนได สํ าหรับกรณีที่มีเหตุจํ าเปน และตองยืดหยุนไดตามสภาพงานจริง

4. การนํ าเขาและสงออก ระบบควรมีความสามารถในการนํ าแฟมเขา (Import) และการสงแฟมออก (Export) เพื่อเปดโอกาสใหมีการติดตอกันกับระบบงานขางเคียง จะไดขยายการทํ างานใหสัมพันธกับระบบงานอื่นได ไมปดกั้นระบบมากเกินไป เพราะระบบการจัดการกระแสงานอาจเกี่ยวของกับระบบสารสนเทศที่มีอยูเดิมภายในองคการและตองเชื่อมตอรับสงขอมูลขามระบบกันไปมา เพื่อใหกระแสงานยังทํ างานไดอัตโนมัติ

5. การบันทึกงานแตละขั้นตอน เมื่อใชระบบการจัดการกระแสงานไประยะหนึ่งระบบจะชวยเก็บรายละเอียดของเวลาในการทํ างานแตละขั้นตอนไวทั้งหมด ทํ าใหไดขอมูลเหลานั้นมาประมวลผลทางสถิติที่สามารถนํ าไปประเมิน พัฒนา และปรับปรุงกระแสงานตอไป

ความสามารถของระบบกระแสงานมี 4 ประการ ดังนี้1. การมอบหมายงาน ระบบสามารถมอบหมายงานกระจายไปใหผูปฏบิตังิานอยาง

เหมาะสม (Work Assignment and Routing) โดยพิจารณาวาใครทํ าหนาที่อะไร และยังตองพิจารณาวา

ระบบสารสนเทศเพื่องานสํ านักงาน

127

ขอมูลอะไรที่จํ าเปนสํ าหรับงานที่ไดรับมอบหมายหรือตองมีขอมูลอะไรเพิ่มเติมอีกบาง เพื่อจะไดดํ าเนินการใหสํ าเร็จ และเพื่อชวยใหผูปฏิบัติงานสามารถทํ างานตอไดทันที

2. การจดัตารางเวลา ระบบสามารถจัดตารางเวลางานใหตามความเรงดวน ผูใชระบบจะถูกกํ าหนดบทบาทสิทธิ หนาที่ในการทํ างานในกระแสงาน โดยผูบริหารระบบกระแสงาน (WorkflowSystem Administrator) ดังนั้น งานที่เขามาจะถูกจัดแบงเรื่องเขาตามโฟลเดอรของงานตาง ๆ หรือผูใชสามารถจัดเรียงงานที่คอยอยูตามอันดับของความสํ าคัญ หรือตามเวลากอนหลังก็ได

3. การแสดงรายการงานทีย่งัไมไดด ําเนนิการ ระบบสามารถแสดงรายการงานที่ยังไมไดดํ าเนินการ (Work-to-do-list) ระบบกระแสงานจะเปดโอกาสใหสํ านักงานสามารถปรับกระบวนการทํ างานใหเหมาะสมทันความตองการของลูกคา โดยซอฟตแวรกระแสงานจะชวยติดตามแจงกิจกรรมงานที่พนักงานในเครือขายตองทํ าอยูในรายการงานที่ยังไมไดดํ าเนินการและการจัดสงตองานใหไหลไปตามกระแสงานที่ไดวางแบบไว หรือคํ าส่ังงานจะไปปรากฏที่จอภาพของผูปฏิบัติรายถัดไปทันทีที่กิจกรรมกอนหนานั้นแลวเสร็จ ไมจํ าเปนตองจัดสงไปรษณียอิเล็กทรอนิกสไปแจงขาว ไมจํ าเปนตองเขาไปเปดอานจดหมายเพื่อรับทราบงานใหมที่เขามา

4. การแสดงสถานภาพของงาน ระบบสามารถจัดทํ าสถานภาพความกาวหนาและตารางแสดงความสัมพันธของงาน (Automation Status and Process Matrix) ทุกครั้งที่รายการของกิจกรรมไดเริ่มตนตามกระแสงาน กิจกรรมจะถูกติดตามและจัดเก็บขอมูลเพื่อการจัดการไว เชน เวลาเริ่มตน ระยะเวลาหยุดรอตามจุดตาง ๆ เวลาที่ใชในการทํ ารายการใหสํ าเร็จ ผูใชในแตละจุดจะสามารถเรียกดูความกาวหนาของกิจกรรมที่ตนไดมีสวนรวมในงานวาไปถึงขั้นตอนไหนหรือไดสํ าเร็จตามเวลาที่กํ าหนดหรือไม ผูใชจะเห็นภาพแผนภูมิกระแสงานแสดงสีที่ตางกันของงานที่ไดทํ าผานไปในจุดตาง ๆ ของกระแสงาน และเมื่อนํ าขอมูลทั้งหมดที่ใชติดตามและตรวจสอบงานที่ดํ าเนินงานแลวมาประมวลก็จะไดรายงานสถิติการทํ างานในรูปแบบตาง ๆ เพื่อใชในการปรับแกกระบวนการทํ างานใหมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

ประโยชนของการจัดกระแสงาน ประโยชนของระบบการจัดการกระแสงานสรุปไดดังนี้

1. การบันทึกกระบวนการทางธุรกิจ ระบบจะมีการจัดเก็บบันทึกผูเกี่ยวของกับกระบวนการทางธุรกิจแบบครบวงจรเขามาเก็บในฐานขอมูลเดียวกัน ทํ าใหทราบบทบาทหนาที่ซึ่งตองพึ่งพากันและกัน ผูปฏิบัติงานทุกคนในระบบจะมีหัสประจํ าตัวและรหัสผาน พรอมทั้งผังโครงสรางองคการครบถวนเพื่อกํ าหนดสิทธิ หนาที่ที่รับผิดชอบ และอํ านาจในการเรียกใชขอมูลอยางถูกตอง ภายในขอบเขตที่ไดกํ าหนดไว จึงไมตองหวงเรื่องความปลอดภัยของระบบ

ระบบสารสนเทศเพื่องานสํ านักงาน

128

2. การวิเคราะหและออกแบบกระบวนการทํ างาน แผนภูมิกระแสงานซึ่งผูใชระบบจะตองวิเคราะหออกแบบกระบวนการทํ างาน และกํ าหนดรายละเอียดตาง ๆ ขององคประกอบของระบบการจัดการกระแสงาน ผานทางสวนตอประสานผูใชเชิงกราฟก ขอมูลที่ไดจะถูกนํ ามาใชควบคุมกระแสงานทุกรายการ จึงมีความสํ าคัญและจํ าเปนที่ตองมีผูรูงานที่แทจริงมาเปนผูใหขอมูลสรางแผนภูมิกระบวนการทํ างานที่ส้ันกะทัดรัด ขจัดงานที่ไมมีคุณคาเพิ่ม ลดขั้นตอนงาน หรือรวมขั้นตอนไปใหกระชับเขามาไดสามารถปรับเปล่ียนกระบวนการทํ างานไดอยางมีประสิทธิภาพ

3. การจัดระเบียบการทํ างานใหม ระบบการจัดการกระแสงานจะเปดโอกาสใหมีการจัดระเบียบการทํ างานอยางเหมาะสม ไดใชวิธีการของการรื้อปรับระบบไปพรอมกัน ไมมากก็นอย แลวแตหนวยงานใหความสํ าคัญกับหลักการรื้อปรับระบบจริงจังเพียงใด และหากภายหลังมีการเปลี่ยนนโยบายกฎระเบียบขั้นตอนการทํ างาน ผูใชระบบก็สามารถเขามาแกไขภาพแผนภูมิกระแสงานชุดเดิมใหถูกตองทันสมัยได ซึ่งจะรวดเร็วกวาการที่จะตองใหนักพัฒนาโปรแกรมเขาแกไขชุดคํ าส่ังเดิมซึ่งอาจผิดพลาดไดงายถาไมผานการทดสอบระบบมากอน

4. การแกไขเอกสาร ขอมูลที่ถูกแกไข เพิ่มเติม เปล่ียนแปลงในเอกสารในขณะเดินเอกสารไปตามหนวยงานตาง ๆ จะไดขอมูลที่ทันสมัยตลอดเวลาและสามารถเปดใชรวมกันไดในสํ านักงานเอกสารอิเล็กทรอนิกสจะสามารถถายทอดไปสูผูเกี่ยวของ และสามารถปรับปรุงไดพรอมกัน สงผลใหการทํ างานรวดเร็วขึ้น สามารถตัดสินใจในการดํ าเนินงานไดเหมาะสม สามารถจัดอันดับความสํ าคัญเรงดวนไดไมเหมือนกับเอกสารที่เปนกระดาษธรรมดา ซึ่งจะตองถูกจัดสงนํ าเสนอไปทีละขั้นตอน และแตละหนวยงานก็มักจะตองจัดทํ าสํ าเนาเก็บไวในหนวยกอนจัดสงไปขั้นตอนถัดไปเพื่อเปนหลักฐานการปฏิบัติงาน ทํ าใหส้ินเปลืองเวลา และทรัพยากรธรรมชาติอีกดวย

5. การทํ างานโดยอัตโนมัติ การเคลื่อนขยับไปของงานเปนไปอยางอัตโนมัติ ทั้งเอกสาร ขอมูล สารสนเทศ และงานที่จะถูกดํ าเนินการโดยผูปฏิบัติงานทํ าตามลํ าดับขั้นตอน จึงทํ างานไดอยางรวดเร็ว ไมเสียเวลาหยุดรอเปนเวลานาน

6. การลดเวลาในการผลิตช้ินงาน ระยะเวลารวมในการผลิตชิ้นงานลดลงไดมากในเวลาที่เทากัน หนวยงานสามารถทํ างานไดเพิ่มขึ้น และยังสามารถควบคุมดูแลเอกสารไดอยางทั่วถึงชวยแบงเบาภาระงานดานเอกสาร เพิ่มความปลอดภัยในระดับช้ันความลับของเอกสาร ลดปญหาดานการสูญหาย ไมเสียเวลาคนหา

7. การสรางความไดเปรียบ ระบบการจัดการกระแสงานจะอํ านวยใหตอบสนองตอการเปลี่ยนแปลงในกระบวนการทางธุรกิจ เพื่อใหเกิดการไดเปรียบในการใหบริการ สามารถชวงชิงโอกาสในการแขงขันไดตามที่ลูกคาหวังผล ทํ าใหงานบริการลูกคามีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น

องคประกอบของกระบวนการทํ างานที่เกี่ยวกับกระแสงาน มีดังตอไปนี้1. กิจกรรมกลุมหนึ่งประกอบขึ้นเปนกระบวนการของงาน (Work Process)

การทํ าใบคํ าขอ ส่ังซื้อ การอนุมัติ การรับสินคาและใบแจงหนี้ การตรวจสอบสินคา และการลงทะเบียน

ระบบสารสนเทศเพื่องานสํ านักงาน

129

สินทรัพยถาวร เหลานี้เปนตัวอยางของกิจกรรมที่ประกอบกันขึ้นเปนกระบวนการสั่งซื้อเครื่องคอมพิวเตอรเมื่อเสร็จจากการทํ างานที่กิจกรรมหนึ่ง งานและขอมูลที่เกี่ยวของจะถูกสงตอไปอีกกิจกรรมหนึ่งตามลํ าดับจนเสร็จส้ินกระบวนการและไดผลลัพธตามที่กํ าหนดไว

2. การทํ างานในแตละกิจกรรมตองอาศัยขอมูล ขอมูลจะไหลไปตามกิจกรรมที่ตองทํ า เชน ขอมูลชุดขอสั่งซื้อคอมพิวเตอรประกอบดวยรายละเอียดสินคาที่ตองการ งบประมาณ วันที่ตองการสินคา และอื่น ๆ ขอมูลชุดนี้จะไหลตอไปจนไปปรากฏอยูในใบส่ังซื้อ จากนั้นจะมีขอมูลอีกชุดหนึ่งเกี่ยวกับการสงสินคารวมทั้งหนี้คางชํ าระ วันครบกํ าหนดชํ าระ ในที่สุดจะเกิดขอมูลเพิ่มขึ้นเกี่ยวกับเลขทะเบียนสินทรัพยถาวร อัตราคาเสื่อมราคาตอป วันที่เริ่มหักคาเสื่อม และอื่น ๆ การทํ างานของกิจกรรมภายในกระบวนการของงานทํ าใหเกิดการไหลของขอมูลตามงานไปดวยจากตนจนจบ

ขอมูลที่ใชประกอบการทํ างานภายในกระแสงานอาจเปนแผนกระดาษ (HardCopy) หรือสํ าเนาในลักษณะเปนภาพลักษณอิเล็กทรอนิกสของเอกสาร (Soft Copy) หรือรูปแบบอื่นของเอกสารอิเล็กทรอนิกส เชน ฟอรมอิเล็กทรอนิกส ตารางทํ าการ (Spreadsheet) หรือขอความอิเล็กทรอนิกสอื่น ทั้งนี้ขึ้นอยูกับเครื่องมือเครื่องใชที่ถูกนํ ามาชวยทํ างานตามกิจกรรมตาง ๆ

3. การทํ างานจากกิจกรรมหนึ่งไปยังอีกกิจกรรมหนึ่งจะอยูภายใตการชี้นํ าของกฎระเบียบขององคการ (Business Rules) เปนตวัก ําหนดเงือ่นไขและชีแ้นะเพือ่ใหงานไหลไปสูกจิกรรมตอไปตวัอยาง ระเบียบการอนุมัติผูจัดการแผนกมีอํ านาจอนุมัติการซื้อในวงเงินไมเกินหนึ่งแสนบาท หรือการกํ าหนดใหแผนกธุรการเปนผูรับผิดชอบในการตีทะเบียนสินทรัพยถาวร

4. การทํ างานในแตละกิจกรรมจะกอใหเกิดผลในรูปใดรูปหนึ่ง สามารถติดตามได ตรวจสอบผล ตรวจสอบสถานภาพของงาน (Work Status) ภายในกระแสงานได

งานที่ตองทํ าในสํ านักงานแตกตางกันไปตามประเภทของธุรกิจ ขนาดของธุรกิจ และสภาวะแวดลอมขององคการ ระบบกระแสงานเปนระบบที่ถูกสรางขึ้นเพื่อใหเกิดความเหมาะสมกับวัฒนธรรมของแตละองคการใหสอดคลองกับกระบวนการงานที่ทํ าอยูในปจจุบัน ระบบกระแสงานที่อาศัยเทคโนโลยีของเครือขายคอมพิวเตอรที่ใชกันมากในสํ านักงาน แบงไดเปนประเภทใหญ ๆ คือ ระบบกระแสงานดานรายการ(Transaction Workflow) และระบบกระแสงานดานธุรการ (Administrative Workflow)

1. ระบบกระแสงานดานรายการ “รายการ (Transaction)” หมายถึง รายการคาที่เกิดจากการทํ าธุรกิจ เชน รายการซื้อสินคา รายการขายสินคา รายการรับเงิน รายการชํ าระเงิน การทํ างานดวยรายการมีคุณสมบัติพิเศษคือ เปนงานที่ตองติดตอกับลูกคาเปนงานที่ตองทํ าซํ้ าซาก เชน งานขายสินคาใหลูกคาจะเปนลูกคาคนไหน ซื้ออะไร การบริการขายจะตองผานวิธีการทํ างานชุดเดียวกัน และตองทํ างานอยูภายใตกฎกติกาชุดเดียวกัน สํ าหรับธุรกิจขนาดใหญจํ านวนรายการคาที่เกิดขึ้นในแตละวันจะมีจํ านวนมาก และปรากฏในเอกสารรูปแบบตาง ๆ เชน เอกสารใบสั่งซื้อ ส่ังขาย ใบเสร็จรับเงิน และอื่น ๆ

ระบบกระแสงานที่ทํ างานดวยรายการ จะนํ ารายการเหลานี้ผานกระบวนการทํ างานที่ประกอบดวยกิจกรรมตาง ๆ กระบวนการทํ างานมักจะมีขั้นตอนที่สลับซับซอนและเปนกิจกรรมวันตอวันที่

ระบบสารสนเทศเพื่องานสํ านักงาน

130

เกี่ยวกับงานหลัก ๆ ของการดํ าเนินธุรกิจ เปนงานสรางรายไดใหแกองคการ ดวยเหตุนี้จึงมีผูนิยมเรียกระบบกระแสงานประเภทนี้วา ระบบกระแสงานสายการผลิต (Production Workflow) เชน งานบริการเงินกูงานเกี่ยวกับธุรกิจประกันภัยและงานบริการจัดจํ าหนายสินคา

ในระดับจัดจํ าหนายสินคานี้กระบวนการทํ างานจะเริ่มตนที่ ลูกคาสงใบส่ังซื้อมาที่บริษัทพนักงานจะทํ าหนาที่ตรวจสอบรายการสั่งซื้อ คํ านวณราคาขาย ตลอดจนสถานภาพของลูกคา ถาเปนลูกคาซื้อเงินเชื่อและเกินวงเงิน ก็จะถูกสงตอไปขออนุมัติที่ผูจัดการควบคุมวงเงิน แลวจึงสงตอไปเปดบิลที่แผนกพิมพบิล จากนั้นก็จะถูกสงตอไปยังแผนกจายสินคาและขนสงสินคา เสร็จแลวรายการก็จะถูกสงตอไปยังแผนกบัญชีเพื่อจัดการเรื่องชํ าระหนี้ตอไป ตามตัวอยางนี้เอกสารที่เกี่ยวของจะถูกแปลงใหเปนภาพลักษณ(Core Application) ขององคการจึงเปนงานที่ผูกกับระบบงานประมวลผลที่ถูกออกแบบใหทํ างานในลักษณะของระบบแมขาย (Server Based Workflow System) กลาวคือ ขอมูลเกี่ยวกับสถานภาพและเอกสารภาพลักษณของงานตามขั้นตอนตาง ๆ จะถูกบันทึกไวในฐานขอมูลของระบบแมขายและพรอมเสมอที่จะสงขอมูลเหลานี้ไปยังหนวยงานตาง ๆ เมื่อตองการ

2. ระบบกระแสงานเพื่องานธุรการ กระแสงานดานธุรการมักจะเปนเรื่องกระบวนการทํ างานภายในองคการเองที่ไมซับซอนมาก เปนเรื่องการทํ างานของพนักงานที่ตองสงเรื่องเพื่อขออนุมัติจากผูบริหารระดับตาง ๆ งานเหลานี้แตเดิมจะตองใชแบบฟอรมบันทึกเรื่องราวอาจเปนใบคํ ารอง เชน การขออนุมัติซื้อเครื่องใชสํ านักงานขออนุมัติเดินทาง ขออนุมัติเขารับการอบรม แมกระทั่งการรับพนักงานใหมแลวตองขอใหฝายธุรการจัดหาเครื่องใชตาง ๆ และแจงใหฝายบัญชีทํ าเรื่องเกี่ยวกับการจายเงินเดือนงานประเภทนี้สวนมากเปนการสงแบบฟอรมที่เปนคํ ารองจากสวนงานหนึ่งไปยังอีกสวนงานหนึ่ง เปนการเดินทางที่ตรงไปตรงมามีปริมาณงานที่ไมมากและเปนระบบกระแสงานที่ทํ างานอยูบนฐานของระบบไปรษณียอิเล็กทรอนิกส บางครั้งจึงเรียกระบบกระแสงานประเภทนี้วา ระบบกระแสงานดานขาวสาร(Message Based Workflow System) โดยทั่วไประบบกระแสงานเพื่องานธุรการมักจะเกี่ยวกับการเดินงานอยางนอย 4 ประการ ดังนี้

2.1 สรางแบบฟอรม เนือ่งจากงานธรุการเปนงานทีท่ ํากบัแบบฟอรมและเปนขอมูลพืน้ฐานของการท ํางานเกีย่วกบังานธรุการ ดงันัน้ระบบงานประเภทนีจ้งึตองสามารถสรางแบบฟอรมอิเล็กทรอนิกสเพื่อใชในการกอรกรายการขอมูลได ขอมูลนี้จะถูกบันทึกคูกับแบบฟอรมเพื่อเดินงานตามขั้นตอนของกระบวนการที่ถูกกํ าหนดขึ้น

2..2 สงแบบฟอรมไปยงัหนวยงานอืน่ เมือ่แบบฟอรมถกูใชเพือ่กรอกขอมูลแลวแบบฟอรม ดังกลาวจะถูกสงไปยังจุดทํ างานจุดตอไปตามขั้นตอนของกระบวนการทํ างาน ระบบกระแสงานในระดับนี้นิยมใชระบบอีเมลเปนสอพาฟอรมและขอมูลสงไปตามจุดตาง ๆ ตามกระบวนการของระบบกระแสงาน บางครั้งขอมูลบางสวนบางตอนบนฟอรมอาจเปนความลับ ระบบกระแสงานจะตองมีมาตรการปกปดความลับของขอมูลบางสวนหรือทั้งหมดบนฟอรมได

ระบบสารสนเทศเพื่องานสํ านักงาน

131

2.3 ตอเตมิขอมูลในแบบฟอรม โดยปกติเมื่อแบบฟอรมที่กรอกขอมูลแลวถูกสงไปยังจุดตอไปนั้น จะมีการตอเติมขอมูลเพิ่มเติมตามความจํ าเปนของเนื้องาน เชน การอนุมัติและการเขียนเหตุผลกํ ากับไวในฟอรม ดังนั้นระบบกระแสงานระดับนี้จะตองเปดใหมีการตอเติมขอมูลลงบนแบบฟอรมได

2.4 แจงการครบก ําหนด งานธุรการตองมีการกํ าหนดเวลาเนื่องจากตองมีการผานงานไปตามขั้นตอนตาง ๆ หลายขั้นตอน จึงจํ าเปนที่ตองกํ าหนดวันครบกํ าหนดเวลาสํ าหรับการทํ างานในแตละขั้นตอน และสามารถแจงใหผูเกี่ยวของรูถึงสถานภาพในแตละขั้นตอนไดดวย

สรุปงานในสํ านักงานเปนงานที่เกี่ยวของกับการจัดการขอมูล โดยการนํ ามาประมวลผล ใหไดเปนสารสนเทศ เพื่อประโยชนในการนํ าเสนอ จัดเก็บ และกระจายขอมูลไปยังบุคลากรที่เกี่ยวของ ประกอบดวย 5 ขั้นตอนที่สํ าคัญคือ การนํ าเขา การประมวลผล การเก็บขอมูล การแสดงผล และ การกระจายผล ดังนั้นสํ านักงานจึงมีความจํ าเปนที่จะตองมีการจัดการสารสนเทศสํ านักงานใหเปนระบบหรือหมวดหมู เพื่อความสะดวกและงายตอการนํ าสารสารนเทศไปใช หรือเรียกวาการจัดระบบสารสนเทศสํ านักงาน ซึ่งระบบสารสนเทศสํ านักงาน ประกอบดวย ระบบการจัดการเอกสาร ระบบการจัดการ ขาวสาร ระบบการประชุมทางไกล และระบบสนับสนุนสํ านักงาน

ระบบสารสนเทศเพื่องานสํ านักงาน

132

เอกสารอางอิง

กรกนก วงศตระกูล. การพัฒนาระบบการเดินเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส. วิทยานิพนธวิทยาศาสตรมหาบัณฑิต บัณฑิตวิทยาลัย จุฬาลงกรณมหาวิทยาลัย, 2539.

คณิต ศาตะมาน, ผูแปล. เปดโลกกรุปแวร : จาก LAN สูอินเตอรเน็ตและอินทราเน็ต.กรุงเทพฯ : โปรวิชั้น, 2541.

ศิริวรรณ เสรีรัตน, สมชาย หิรัญกิติ และชวลิต ประภวานนท. การบริหารสํ านักงานแบบใหม.ฉบับปรับปรุง. กรุงเทพฯ : Diamond in Business World, 2540.

Deitel, Harvey and Deitel Barbara. Computers and Data Processing. Orlando, Florida :Academic Press, 1985.

Dogac, Asuman; [et al.] Workflow Management Systems and Interoperability. Berlin :Springer, C1998.

Fulton-Calkins, Patsy. Office 2000 Technology and Procedures. Cincinnati : South-WestrenEducatuonal, 1998.

Laudon, Kenneth C. ; Traver, Carol Guercio and Laudon, Jane Price. Information Technologyand Society. Belmont, Cal. : Wadsworth, 1994.

McLoed, Raymond. Management Information Systems. New York : Macmillan, 1993.Microsoft Workgroup add-on for Windows. กรุงเทพฯ : ไมโครซอฟท (ประเทศไทย), ค.ศ.1994

[2537].Microsoft Workgroup add-on for Windows : User's Giude for the Microsoft Windows

Operating System. Taiwan : Microsoft, C1993.Newman, William. Designing Integrated Systems for the Office Environment. Singapore :

McGraw-Hill, 1985.O’Brien, James A. Management Information Systems : Managing Information Technology in

the Network Enterprise. 3 rd ed. New York : McGraw-Hill, 1996.O’Neil, Sharon Lund. Office Information Systems : Concepts and Applications. 3rd ed.

Westerville, Ohio : Macmillan, 1992.Parker, Charles and Case, Thomas. Management Information Systems : Strategy and Action.

ระบบสารสนเทศเพื่องานสํ านักงาน

133

2nd ed. Watsonville, CA : McGraw-Hill, 1993.Ray, Charles M. ; Palmer, Janet J. and Wohl, Amy D. Office Automtation : a System Approach.

3rd ed. Cincinnati, Ohio : South-Western Educational, 1995.Senn, James A. Information Technology In Business : Principles, Practices and Opportunities.

2nd ed. Upper Saddle River, New Jersey : Prentice-Hall, 1998.Wagoner, Kathleen P. and Ruprecht, Mary M. Office Automation Technology and Concepts.

New York : John Wiley & Sons, 1984.Williams, Brain K. ; Sawyer, Stacey C. and Hutchison, Sarah E. Using Information Technology :

a Practical Introduction to Computers & Communications. 3rd ed. New York :McGraw-Hill, 1999.