สํานักงานอัตโนมัติ (Office Automation)

Chapter 2

แนวคิด สํานักงานอัตโนมัติเปนการประยุกตใชเทคโนโลยี และเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อหลีกเลี่ยงการปฏิบัติดวยมือใหมากที่สุด โดยมีวัตถุประสงคที่สําคัญ คือการเพิ่มประสิทธิภาพในการทํางาน ลดระยะเวลาในการทํางาน และประหยัดคาใชจาย

วัตถปุระสงค 1 เพื่อใหเขาใจถึงความหมายของ

คําวา “สํานักงานอัตโนมัติ” 2 เพื่อใหเขาใจถึงวัตถุประสงคของ

สํานักงานอัตโนมัติ 3 เพื่อใหเขาใจถึงกระบวนการการ

ทํางานของระบบสํานักงานอัตโนมัติ

4 เพื่อใหทราบถึงเทคโนโลยีที่ใชในระบบสํานักงานอัตโนมัติ

5 เพื่อใหทราบถึงเหตุผลของการเปลี่ยนมาใชระบบสํานักงานอัตโนมัติ

บทที่ 2 สํานักงานอัตโนมัติ 31

1 สํานักงานอัตโนมัติ (Office Automation)

สํานักงานอัตโนมัติ หรือ OA เปนการประยุกตใชเครื่องคอมพิวเตอร หรืออุปกรณสํานักงานตาง ๆ ใหดําเนินการไปโดยอัตโนมัติ โดยที่หลีกเลี่ยงการปฏิบัติดวยมือ (Manual) ใหมากที่สุด ดังน้ันจึงเรียกไดวา OA เปนกระบวนการนําเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกตใชในงานสํานักงาน โดยมีวัตถุประสงคที่สําคญั คือการเพิ่มประสิทธิภาพในการทํางาน ลดระยะเวลาในการทํางาน และประหยดัคาใชจาย ดังน้ัน OA จึงระบบที่ใชในการประมวลผลขอมูลขาวสาร ไมวาขอมูลน้ันจะอยูในรูปแบบตาง ๆ เชน ตัวหนังสือ ตัวเลข รูปภาพ เสียง หรือวีดิโอ เปนตน ทําใหสามารถจัดเก็บ และเรียกใชงานไดอยางสะดวกรวดเรว็ จึงมีผูใหคํานิยามของคําวา สํานักงานอัตโนมัติ ไวดังน้ี

กอรดอน บี เดวิส (Gordon 1984) ”อัตโนมัติ คือ การประยุกตคอมพิวเตอรและการสื่อสารในงานสํานักงานงานซึ่งประกอบดวย พนักงาน นักวิชาชีพ และผูจัดการ”

เดวิด บารคอมบ (Barcomb 1989) ”ในภาพกวางแลว สํานักงานอัตโนมัติก็คือ การใชเทคโนโลยีที่เหมาะสมในการชวยใหผูคนจัดการสารสนเทศ สํานักงานอัตโนมัติเปนหลักการ เปนวิธีการใหมสําหรับคิดและดําเนินงานกับสารสนเทศ สํานักงานอัตโนมัติเปนของจริง เปนระบบที่ใชงานไดในทางปฏิบัติและมีอยูจริง สํานักงานอัตโนมัติไมไดเปนสิ่งที่เรียกวา “สํานักงานในอนาคต” ซ่ึงยังเปนเพียงแนวคิดผสมทฤษฎีเทานั้น”

ชารลส เรย แจเน็ต ปาลมเมอร และเอวีโวหล (Ray, Palmer and Wohl 1995) ”สํานักงานอัตโนมัติเปนหลักการที่เกี่ยวของกับการประสาน โตตอบกันของผูที่อยูในสํานักงานโดยอาศับระบบและเทคโนโลยีเพ่ือใหบรรลุเปาหมายขององคการ”

ครรชิต มาลัยวงศ (ครรชิต มาลัยวงศ 2536) ”แนวคดิ และวิธีการนําคอมพิวเตอร และอุปกรณสํานักงานมาเชื่อมโยงกันดวยระบบสื่อสารขอมูล เพ่ือใหผูปฏบิัติงานในสํานักงานสามารถทํางานรวมกันไดอยางรวดเร็ว และสะดวกสบาย ทั้งในดานการผลิต และการเรียกคน

สํานักงานอัตโนมัต ิ

32

เอกสาร การประมวลผลขอมูล การติดตอสื่อสารระหวางผูปฏบิัติงานทั้งภายในและภายนอกสํานักงาน การจัดงานนัดหมาย การประชุม และการตดัสินใจ”

รูปภาพ ตัวอยางของระบบสํานักงานอัตโนมัติ

ยกตัวอยางทีท่ําใหเห็นภาพชัดเจนยิ่งขึ้น ไดแก การนําคอมพิวเตอรเขามาใชงาน

รวมกับโปรแกรมไมโครซอฟตเวิรด (Microsoft Word) เชนการทาํ จดหมายเวียน แตกอนที่จะนําคอมพิวเตอรเขามาใชงาน ในยุคกอนไดใชเครื่องพิมพดีดในการพิมพจดหมายที่จะสงออกไปยังภายนอกที่ละฉบบั ซ่ึงอาจเกิดความลาชา หรือความผิดพลาดได แตเม่ือนําโปรแกรมไมโครซอฟตเวิรดมาชวยในการพิมพจดหมาย พนักงานแคเพียงพิมพรายชื่อของลูกคาเก็บไวในฐานขอมูล และเม่ือตองการที่จะใชงานกเ็พียงผนวกตวัจดหมาย และฐานขอมูลลูกคาเขาดวยกัน ก็สามารถที่จะพิมพจดหมายไดอยางรวดเร็ว และยังสามารถเก็บฐานขอมูลลูกคาไปใชในโอกาสตอไปไดอีกดวย ทําใหสะดวก ประหยัดเวลาในการใชงาน

รูปภาพ การประยุกตใชงาน Mail Merge

บทที่ 2 สํานักงานอัตโนมัติ 33

ในสวนของการสงจดหมายภายในองคกร ถาไดนํา E-Mail เขามาประยุกตใช ทําใหเจาหนาที่ที่ดูแลดานงานสารบรรณไมจําเปนตองเดินสงเอกสารใหเสียเวลา เพียงแตสงจดหมาย ผานทางระบบ E-Mail ระบบก็จะสงขาวสารไปยังผูรับปลายทางไดอยางรวดเร็ว อีกทั้งยังสามารถกระจายขาวสารไดอยางรวดเร็วและทัว่ถึง

รูปภาพ การประยุกตใชงาน E-mail ในการสงจดหมายภายในองคกร

รูปภาพ การประยุกตใชงาน MMS ในการสงขอความไปยังอีเมล และโทรศัพทมือถือ

สํานักงานอัตโนมัต ิ

34

2 วัตถุประสงคของการใชสํานักงานอัตโนมัต ิ

การประยุกตใชสํานักงานอัตโนมัติโดยสวนใหญแลวเพ่ืออํานวยความสะดวกตอผูใชงานระบบสํานักงานอัตโนมัติน่ันเอง ทําใหการทํางาน ทําไดสะดวก รวดเร็ว ยิ่งขึ้น ในหัวขอน้ีไดนําเสนอวัตถปุระสงคหลักของการนําระบบสํานักงานอัตโนมัติมาใชงาน ดังน้ี

2.1 ความสะดวกรวดเรว็

เม่ือองคกรไดนําระบบสํานกังานอัตโนมัติเขามาใชงานจะเปนการลดการทํางานในลักษณะแบบทํามือ ใหเปนแบบอัตโนมัตมิากขึ้น จึงทําใหเกิดความสะดวกรวดเรว็ เชน เปลี่ยนการสงจดหมาย ใหเปนแบบการสงแบบอีเมล จะเห็นวาเพียงแคคลิก ผูรับก็สามารถที่จะรับขอความในอีเมลไดเลย โดยที่ไมจําเปนตองรอเปนวนั หรืออาทิตย อยางเชนสงเปนจดหมายแบบเดิม น่ีก็คือความสะดวกรวดเรว็ที่เกิดขึ้นจากการใชระบบสํานกังานอัตโนมัต ิ

รูปภาพ ระบบการทํางานของอีเมล

อีกกรณีหน่ึงก็คือการประยุกตใชในการประชุมทางไกล ทําใหบุคคลที่อยูคนละสถานที่

สามารถที่จะประชุมงาน ทําใหเกิดความสะดวก ลดตนทุนการประชมุ ไดเปนอยางดี

บทที่ 2 สํานักงานอัตโนมัติ 35

รูปภาพ การใชระบบสํานักงานอัตโนมัติในการประชุมทางไกล

2.2 ลดจํานวนเอกสาร

ขอสําคัญที่สุดของการนําระบบสํานักงานอัตโนมัติมาใชงานก็คือ การลดจํานวนเอกสารน่ันเอง เชนกรณีของการประชุม เน่ืองจากการประชุมในแตละครั้งอาจตองใชเอกสารในการประชุมเปนจํานวนมาก เน่ืองจากผูเขารวมประชุมมีจํานวนมาก หรือเอกสารประกอบการประชุมมีจํานวนมาก ดังน้ันทําใหสูญเสียกระดาษไปเปนจํานวนมาก เม่ือนําเทคโนโลยีเกี่ยวกับ E-book มาใชงาน ก็จะชวยลดจํานวนเอกสารไดเปนอยางมาก ทําใหองคกรลดคาใชจายที่ตองเสยีไป เชน คาถายเอกสาร คากระดาษ เปนตน หรือการนําระบบ E-Document เขามาชวยในการจัดเก็บเอกสารตาง ๆ ทําใหงายตอการคนหาขอมูล และงายตอการจัดการตาง ๆ เปนตน

รูปภาพ การใชเทคโนโลยเีขามาชวยในการรวบรวมขอมูล

ทําใหชวยลดจํานวนเอกสารลงไดจํานวนมาก

สํานักงานอัตโนมัต ิ

36

รูปภาพ การประยุกตใชงานของธนาคารโดยการออก Statements

แบบ paperless (ไมใชกระดาษ) 2.3 ใชสารสนเทศใหเกิดประโยชน

ปจจุบันนี้ไดมีการนําเทคโนโลยีตาง ๆ เขามาชวยในการจัดเก็บขอมูลขาวสาร หรือแมกระทั่งขอมูลขององคกร ซ่ึงขอมูลตาง ๆ เหลานั้นสามารถนํามาประมวลผลเพื่อกอใหเกดิสารสนเทศ สารสนเทศสามารถอยูไดในลกัษณะตาง ๆ ไดเชน แสดงผลเปนรายงาน แสดงผลเปนกราฟ เปนตน ซ่ึงผูใชงานก็สามารถนําสารสนเทศนั้นไปใชงานใหเกิดประโยชนได เชนนําไปชวยสนบัสนุนการตัดสินใจ

รูปภาพ การใชสารสนเทศใหเกิดประโยชน

บทที่ 2 สํานักงานอัตโนมัติ 37

2.4 ความยืดหยุนในการทํางาน ระบบสํานักงานอัตโนมัติที่ดีควรที่จะมีความยืดหยุนในการทํางาน ยกตัวอยางเชน เม่ือ

นําซอฟตแวรไมโครซอฟตเวิรดมาใชงาน โปรแกรมนี้ก็สามารถที่จะประยุกตใชงานไดหลายดาน เชนสรางเอกสารทั่วไป สรางรายงานการเงิน สรางสารสนเทศในรูปแบบตาง ๆ เปนตน

รูปภาพ โปรแกรมไมโครซอฟตเวิรดมีความยืดหยุนในการทํางานสูง

2.5 สามารถขยายงานตอไปในอนาคต

ระบบสํานักงานอัตโนมัติที่ดีควรที่จะรองรบัการขยายงานในอนาคต เพ่ือที่จะทําใหระบบมีความสมบูรณมากขึ้น 3 ขอควรพิจารณาในการนําระบบสํานักงานอัตโนมัติมาใชในสํานักงาน

3.1 วิเคราะหความตองการของผูใช

กอนที่จะนําระบบสํานักงานอัตโนมัติมาใชในสํานักงาน ควรที่จะวิเคราะหความตองการของผูใชงานกอนวา ผูใชงานแตละคนตองการอะไร บางคนอาจตองการอุปกรณที่ทันสมัย บางคนอาจตองการซอฟตแวรที่รองรับการใชงาน บางคนอาจตองการใหมีการจัดอบรม เปนตน ดังน้ันในการวิเคราะหความตองการก็สามารถทําไดโดยการเก็บรวบรวมขอมูล เชนการออกแบบสอบถาม การสัมภาษณ ทั้งน้ีเพ่ือใหบุคลากรสามารถแสดงความคิดเห็น หรือความพึงพอใจตอการเปลี่ยนแปลงในกรณทีี่นําระบบสํานักงานอัตโนมัติมาใช

สํานักงานอัตโนมัต ิ

38

รูปภาพ การใชแบบสอบถามเพื่อหาความตองการของผูใช

รูปภาพ วิเคราะหความตองการของผูใชงานระบบสํานกังานอัตโนมัต ิ

3.2 การออกแบบระบบ และอุปกรณอัตโนมัติที่ตองการ

จากการสอบถาม หรือการสัมภาษณ ทําใหสามารถทราบความตองการของผูใชระบบสํานักงานอัตโนมัติ จากนั้นควรที่จะใหผูเชี่ยวชาญในการจัดระบบสํานักงานอัตโนมัติ ทําการวิเคราะห และออกแบบระบบ เพ่ือใหสามารถใชประโยชนจากระบบสํานักงานอัตโนมัติใหมากที่สุด เชนวเิคราะหวาตองจัดผังองคกรแบบไหน ตองมีอุปกรณอะไรบางภายในสาํนักงาน ทั้งน้ีเพ่ือใหบุคลากรทราบถึงองคประกอบหลกัที่ตองมีอยูภายในสํานักงานอัตโนมัติน่ันเอง

บทที่ 2 สํานักงานอัตโนมัติ 39

รูปภาพ การวิเคราะห และออกแบบระบบสํานักงานอัตโนมัต ิ

3.3 การจัดหาอุปกรณ

เม่ือวิเคราะห และออกแบบระบบสํานกังานอัตโนมัติเปนทีเ่รียบรอย จะทําใหรูความตองการเบื้องตนวาในสํานกังานตองการอะไรบาง ดังน้ันจึงนําความตองการนั้นมาใชในการจัดหาอุปกรณตาง ๆ ไมวาจะเปนอุปกรณสํานักงาน เชน โตะ เกาอ้ี ตูเก็บของ เครื่องคอมพิวเตอร โทรศัพท เครือ่งถายเอกสาร และอ่ืน ๆ อีก

รูปภาพ ตัวอยางของอุปกรณสํานักงาน

เห็นไดวาการจัดหาอุปกรณน้ันก็ไมใชเรื่องเล็ก ๆ เน่ืองจากอุปกรณสํานักงาน มี

หลากหลายชนิด และรูปแบบ ดังน้ันควรที่จะศึกษาหาขอมูลจากหลาย ๆ แหง เชน จากเว็บไซต จากรานขายอุปกรณสํานักงาน หรือการเปดซองประมูล เปนตน จะทําใหไดขอมูลที่ครบถวน ยิ่งขึ้น

จากนั้นนําขอมูลที่ไดมาศึกษาเปรียบเทียบ และนาํเขาที่ประชุมเพ่ือจัดซื้ออุปกรณที่เหมาะสมกับลักษณะงาน โดยอาจมีทางเลือกใหม ๆ เชน การเชา การเชาซื้อ หรือการซื้อ ตามและงบประมาณที่มีอยู โดยสิ่งที่ตองพิจารณาตอมาก็คือการบริการหลังการขาย และการ

สํานักงานอัตโนมัต ิ

40

ฝกอบรม ซ่ึงเปนถือสิ่งที่จําเปนที่สุด เน่ืองจากจะทําใหบุคลากรเกดิความรูความสามารถในการทํางาน และสามารถนําความรูที่ไดจากการอบรมมาแกปญหาที่อาจเกิดขึ้นภายหลงัได

รูปภาพ การเตรียมความพรอมของสํานักงานเพื่อปรับปรุงใหเปนสาํนักงานอัตโนมัติ

3.4 การจัดเตรียมสถานที่ติดตั้งอุปกรณ และการจัดฝกอบรมใหความรูแกพนกังาน

เม่ือซ้ือวัสดุอุปกรณ หรือซอฟตแวร ตาง ๆ บรษิัททีข่ายสินคา จะทําหนาที่ในการฝกอบรมใหความรูแกพนักงานของบริษทั ซ่ึงจะขึ้นอยูกับเง่ือนไข และขอตกลงของแตละบริษัท ดังน้ันทางองคกรที่ซ้ือสินคา ควรที่จะจัดเตรียมสถานที่ใหพรอมตอการรับการอบรม

รูปภาพ ควรจัดเตรียมหองประชุม หรือหองอบรมใหพรอม

บทที่ 2 สํานักงานอัตโนมัติ 41

รูปภาพ การจัดฝกอบรมเพื่อใหความรูตอพนักงาน

3.5 การประเมินผล และการบํารุงรักษาระบบ

การประเมินผล ถือวาเปนการทดสอบประสิทธิภาพของระบบสํานักงานอัตโนมัติ อาจทําไดโดยการทําแบบสอบถาม ถามพนักงานในองคกรถึงระบบสํานกังานอัตโนมัติที่ใช วาเกิดปญหา หรืออุปสรรคอะไรบาง หรืออาจตรวจสอบจากความพึงพอใจของลูกคาทีมี่ตอองคกร ก็เปนได

ทั้งน้ีการประเมินผลเพื่อใหทราบถึงปญหาที่อาจจะเกิดขึ้น เชนอาจเกิดจากอุปกรณชํารุด หรือจากบุคลากรไมมีความชํานาญในการใชงาน เปนตน เม่ือทราบถึงปญหาจะไดแกไขปญหาไดอยางถูกตอง

รูปภาพ ทีมงานคอยใหความชวยเหลือในการดูแลรักษาระบบผานระบบ Call Center

สํานักงานอัตโนมัต ิ

42

4 กระบวนการทํางานของระบบสํานักงานอัตโนมัติ

กระบวนการทํางานของระบบสํานักงานอัตโนมัติ ก็เหมือนกับระบบทั่ว ๆ ไปก็คือเปนระบบที่ทําใหเกิดสารสนเทศ (Information) การที่ทําใหเกิดสารสนเทศไดน้ัน แบงเปน 3 ลักษณะ

1. การรวบรวมขอมูลขาวสาร 2. การแลกเปลีย่นขอมูลขาวสาร 3. การตัดสินใจ (โดยอาศัยขอมูลขาวสารเปนพ้ืนฐานของการพิจารณา)

โดยที่กระบวนการทํางานของระบบสํานกังานอัตโนมัติเพ่ือใหไดสารสนเทศที่สามารถ

นําไปใชงานไดจริงน้ัน มีอยู 3 ขั้นตอนคือ 1. การปอนขอมูล (Input) 2. การประมวลผลขอมูล (Process) 3. การแสดงผลลพัธ (Output)

รูปภาพ กระบวนการที่กอใหเกิดสารสนเทศ

กระบวนการประมวลผลขอมูล สามารถแบงวิธีการประมวลผลได 2 วิธีหลัก ดังน้ี

4.2 การประมวลผลดวยมือ (Manual Data Processing) การประมวลผลดวยมือ เปนวธิีการที่ใชกันมาตั้งแตยุคเริ่มตน กอนที่จะมีการนํา

เทคโนโลยีเขามาชวย ใชอุปกรณธรรมดาเขามาชวยในการคํานวณ วิธีการไมยุงยากซับซอนเหมาะกับงานที่มีปริมาณไมมาก เชน การใชลูกคิด เครือ่งคิดเลข ดินสอ และปากกา เปนตน

Input Process Output

Feedback

บทที่ 2 สํานักงานอัตโนมัติ 43

4.3 การประมวลผลดวยเครื่องอิเล็กทรอนิกส (Electronically Data Processing) การประมวลผลดวยเครื่องอิเล็กทรอนิกส เปนวธิีการที่นํามาใชหลงัจากที่เทคโนโลยีเกิด

ความกาวหนาขึ้น ดังน้ันจึงไดประยุกตใชอุปกรณอิเล็กทรอนิกสเขามาชวยในการคํานวณ ซ่ึงสามารถคํานวณงานที่มีความซับซอน งานที่มีปริมาณมาก ๆ เสรจ็ในเวลารวดเร็ว อีกทั้งยังมีความถูกตอง ชัดเจน และยังรักษาความปลอดภัยของขอมูลไดดียิ่งขึ้นสําหรับการประมวลผลดวยวธิีน้ีสามารถจําแนกได 2 วิธี คือ

1. การประมวลผลแบบแบทซ (Batch Processing) การประมวลผลแบบแบทซ เปนการประมวลผลทีไ่ดรับการรวบรวมไวเปนกลุมขอมูล

โดยใชระยะเวลาในการเก็บรวบรวมขอมูล ตามชวงเวลาที่กําหนดไวกอนจะเขาสูขั้นตอนการประมวลผลเปนครั้งคราว ซ่ึงในการประมวลผลแบบแบทซน้ี จะไมมีการทํางานโตตอบระหวางผูใชกับเครื่องคอมพิวเตอร ดังน้ัน จึงเรียกการประมวลผลแบบนีว้า ระบบออฟไลน (Off-Line)

ตัวอยางที่เห็นชัดเจนที่สุด ไดแก รานเซเวน อีเลฟเวน (7 Eleven) ในการขายสินคาแตละครั้ง พนักงานจะทําการขาย และคิดเงินผานเครื่องคิดเงิน โดยเริ่มขายตั้งแตเชาจนถึงเยน็ จากนั้นเม่ือถึงเวลา พนักงานจะทําการสงขอมูลการขายทั้งหมดของสาขา ผานระบบของรานเซเวน อีเลฟเวน ไปยังสาขาใหญที่กรุงเทพ เพ่ือเปนการยันยนืยอดขายประจําวัน ใหแกเจาหนาที่การเงินทราบ

2. การประมวลผลแบบอินเตอรแอคทีฟ (Interactive Processing) การประมวลผลแบบอินเตอรแอคทีฟ เปนลักษณะของการประมวลผลที่เครื่อง

คอมพิวเตอรมีปฏิสัมพันธ (โตตอบ) กับผูใช ทําใหผูใชทราบผลลัพธไดทนัที ซ่ึงเรียกการประมวลผลแบบอินเตอรแอคทีฟวาเปน ระบบออนไลน (On-Lne)

ตัวอยางที่ทุกทานสามารถมองภาพไดอยางชัดเจน และเขาใจไดงาย ไดแก การฝาก-ถอน เงินผานตูเอทีเอ็ม (ATM) ขั้นตอนงาย ๆ เพียงสอดบัตร ATM เขาไปยังตู ATM กดรหัส จากนั้นเลือกรายการ เชนรายการถอนเงิน และเลือกจํานวนเงินทีต่องการถอน จากนั้นระบบ ATM จะปรับยอดบัญชีของผูกดใหทันที ผูกดก็สามารถรับรูไดวาเงนิในบัญชีไดลดลงตามจํานวนที่กดออกไป หรือในกรณีที่โอนเงิน เม่ือกดโอนเงินเสร็จเรียบรอย ผูรับที่อยูไกลออกไปก็สามารถที่จะตรวจสอบจํานวนเงินที่ไดรับโอนไดทันที เปนตน

สํานักงานอัตโนมัต ิ

44

รูปภาพ ตูเอทีเอ็มที่มีการประมวลผลแบบออนไลน

5 ประโยชนของระบบสํานักงานอัตโนมัต ิ

ประโยชนที่ไดจากระบบสํานักงานอัตโนมัติน้ันมีมากมายหลายอยาง ดังน้ันจึงสรุปได ตามหัวขอดังตอไปน้ี

1. ความรวดเรว็ในการนําไปใชงาน (Timelines) 2. ความถูกตอง (Accuracy) 3. ลดเวลาในการทํางาน (Reduce Time) 4. ลดคาใชจาย (Reduce Cost) 5. เพ่ิมประสิทธภิาพ (Efficiency)

6 ขอดี และขอเสียของการนําระบบสํานักงานอัตโนมัติเขามาใชงาน

การนําระบบเขามาชวยในการทํางาน ไมวาจะเปนระบบอะไรกต็ามยอมมีทั้งขอดี และ

ขอเสียเสมอ ดังน้ันการนําระบบสํานกังานอัตโนมัติเขามาใชน้ันยอมเกิดทั้งขอดี และขอเสียเชนกัน

บทที่ 2 สํานักงานอัตโนมัติ 45

6.1 ขอดีของการนําระบบสํานักงานอัตโนมัติเขามาใชงาน 1. ขอมูล หรือสารสนเทศที่ไดมีความรวมเรว็ ทันตอความตองการของผูใชงาน 2. ขอมูลมีความถูกตองมากขึน้ 3. ประหยัดเวลาในการทํางาน 4. ลดปริมาณงานที่ไมจําเปน 5. เพ่ิมประสิทธภิาพในการทํางาน

รูปภาพ เทคโนโลยีสารสนเทศทําใหขอมูลมีความรวดเร็วมากยิ่งขึ้น

รูปภาพ สารสนเทศในรูปแบบตาง ๆ ทีไ่ดจากระบบสํานักงานอัตโนมัติ

6.2 ขอเสียของการนําระบบสาํนักงานอัตโนมัติเขามาใชงาน

1. สิ้นเปลืองพลังงาน (อุปกรณสํานักงานอัตโนมัติทุกชนิดตองใชกระแสไฟฟา) 2. อุปกรณราคาแพง 3. ขาดบุคลากรที่มีความชํานาญเฉพาะทาง (อุปกรณบางชนิดตองผานการอบรม

กอนที่จะใชงาน) 4. เทคโนโลยีมีการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็ว (มีอุปกรณที่ทันสมัยเกดิขึ้นอยูตลอดเวลา)

สํานักงานอัตโนมัต ิ

46

7 เทคโนโลยสีําหรับระบบสํานักงานอัตโนมัต ิ

เทคโนโลยีสําหรับระบบสํานักงานอัตโนมัติ หรือ Office Automation Technology หมายถึง เทคโนโลยีที่นํามาประยุกตใชในงานสํานักงาน เชน คอมพิวเตอร โทรศัพท โทรสาร อีเมล ระบบอีดีไอ (EDI) เปนตน เทคโนโลยีสําหรับระบบสํานักงานอัตโนมัติก็เปรียบเสมือนการประยุกตใชวทิยาการสมัยใหมเขามารวมในการประมวลผลขอมูล เพ่ือใหระบบสามารถทํางานไดรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เทคโนโลยีทีเ่ขามาเกี่ยวของกับระบบสํานักงานอัตโนมัติประกอบดวย 3 เทคโนโลยหีลัก ที่สําคัญคือ

1. เทคโนโลยีอุปกรณสํานักงาน 2. เทคโนโลยีคอมพิวเตอร 3. เทคโนโลยีโทรคมนาคม

รูปภาพ เทคโนโลยีคอมพิวเตอร

รูปภาพ เทคโนโลยีที่เกี่ยวของกับการติดตอสื่อสาร

บทที่ 2 สํานักงานอัตโนมัติ 47

ในหัวขอน้ีไดยกตัวอยาง เทคโนโลยี และเทคโนโลยสีารสนเทศ ที่เขามามีบทบาทตอระบบสํานักงานอัตโนมัติ ดังน้ี

7.1 Word Processor Word Processor หรือที่เรียกวา โปรแกรมประมวลผลคํา เปนโปรแกรมที่ใชสําหรับ

จัดพิมพเอกสาร จัดรูปแบบเอกสาร สั่งพิมพเอกสาร ซ่ึงสามารถที่จะประยุกตใชกบังานไดหลากหลายประเภทเชน การจัดพิมพรายงาน การสรางแผนภูมิเพ่ือนําเสนอผลงาน การพิมพการดตาง ๆ เปนตน โดยสามารถบันทึกลงคอมพิวเตอร และนํากลับมาใชงานไดภายหลัง

รูปภาพ โปรแกรมประเภทประมวลผลคาํ

7.2 Spreadsheet

Spreadsheet หรือที่เรียกวา โปรแกรมคํานวณ เปนโปรแกรมที่ใชสําหรบัทําการคํานวณทุกรูปแบบ เน่ืองจากในโปรแกรมสามารถใชคํานวณสูตรทางคณิตศาสตร สูตรทางสถติ ิและสูตรอ่ืน ๆ อีกมากมาย อีกทั้งยังสามารถประยุกตใชในการคํานวณทางบัญชีไดอีกดวย และโปรแกรมคํานวณนี้ยังสามารถสรางรายงานเพื่อนําเสนอไดอีกดวย

รูปภาพ โปรแกรมประเภทตารางคํานวณ

สํานักงานอัตโนมัต ิ

48

7.3 Database Database หรือโปรแกรมฐานขอมูล เปนโปรแกรมที่ใชในการจัดเก็บขอมูล ไมวาขอมูล

จะอยูในรูปแบบของ ตัวเลข ตัวอักษร หรือรูปภาพ โดยขอมูลที่จัดเก็บน้ันตองมีความสัมพันธกัน โดยที่โปรแกรมฐานขอมูลน้ีสามารถที่จะทําการสืบคน และเรียกใชงาน เพ่ือนําขอมูลมาสรางเปนสารสนเทศทีดี่ไดน่ันเอง

รูปภาพ โปรแกรมประเภทฐานขอมูล

7.4 E-Mail

จดหมายอิเล็กทรอนิกส หรือที่เรียกวาโดยทั่วไปวา E-Mail (อีเมล) ระบบอีเมลน้ีไดนํามาใชแทนการสงจดหมายในรูปแบบเดิม อีเมลสามารถสงใหผูรับไดอยางรวดเร็ว ในการสงน้ันยังสามารถแนบไฟลไปกับอีเมล ทําใหสามารถติดตอสื่อสารกันอยางฉับไว สามารถนําขอมูลไปใชไดทันทวงท ี

รูปภาพ การใชงานโปรแกรมประเภท E-Mail

บทที่ 2 สํานักงานอัตโนมัติ 49

7.5 Voice Mail Voice Mail หรือไปรษณียเสียง ระบบน้ีจะคลายกับ ระบบโทรศัพทรวมกับระบบอีเมล

ซ่ึงหมายถึง ผูใชสามารถทีจ่ะโทรศัพทเขาไปยังระบบ Voice Mail จากนั้นระบบจะมีเครื่องตอบรับอัตโนมัติเพ่ือรอใหผูใชฝากขอความเสียงแกผูรับ และระบบก็จะสงขอความไปยังผูรับเพ่ือแจงเตือนใหทราบวามีขอความเสียงถึงผูรับ

รูปภาพ เครื่องตอบรับ Voice Mail

7.6 Teleconference

Teleconference หรือ การประชุมทางไกล เปนการใชเทคโนโลยีโทรคมนาคมในการติดตอสื่อสารระหวางผูรับ และผูสงที่อยูไกลกันออกไป เชนระบบโทรศัพท หรือระบบเครือขายคอมพิวเตอร ยกตัวอยางเชน ในกรณีที่บริษัท (บรษิัทแม) มีบริษัทเครือขาย (บรษิัทลูก) อยูตามหัวเมืองตาง ๆ ถาจะจัดประชุมแตละครั้งจะตองเสียคาใชจายตาง ๆ เชน คาใชจายในการประชุม คาใชจายในการเดินทาง เปนตน เม่ือประยุกตใชระบบการประชุมทางไกล เขามาชวยในการประชุมของบริษัท พนักงานบริษัท (บริษัทลูก) ก็ไมจําเปนตองเสยีเวลาในการเดินทาง หรือเสียคาใชจายในสวนอ่ืน ๆ เพียงแคหาอุปกรณตาง ๆ ที่จําเปนในการประชุมใหพรอมเทานั้น การประชุมทางไกลจึงทําใหชวยลดตนทุนของบริษัทไดเปนอยางมาก

รูปภาพ ตัวอยางของการประชุมทางไกล

สํานักงานอัตโนมัต ิ

50

7.7 GIS GIS หรือระบบสารสนเทศภูมิศาสตร หมายถึงซอฟตแวรทางดานกราฟก ที่มี

ความสามารถ ในการเก็บขอมูลดานแผนที่ หรือขอมูลในลักษณะที่เปนภาพตาง ๆ เชน ภาพดาวเทียม (Satellite images) ภาพถายทางอากาศ (Arial photographs) เปนตน ซ่ึงซอฟตแวรดังกลาว น้ีสามารถนํา เขาขอมูลแผนที่หรือขอมูลภาพตาง ๆ ของพื้นที่ใดพื้นที่หน่ึงซ่ึงขอมูลแตละดานจะถูกจัดเก็บไวในโปรแกรมในลักษณะของขอมูลเฉพาะเรื่อง (Layer) หรือการซอนทับขอมูล (Overlays) หรือชั้นขอมูล (Coverage) แลวสามารถนําเอาขอมูลเหลานี้มาวิเคราะหประมวลผลรวมกัน เพ่ือหาคําตอบเกี่ยวกับขอมูลในพืน้ที่ (พิภพ อิศรางกูร ณ อยุธยา. 2540 อางตาม วีรวฒัน ธิติสวรรค. 2544)

โดยหนวยงานที่ไดประยุกตใชระบบ GIS ในสํานักงานไดแก กรมที่ดิน, สาธารณสุข, กรมการพัฒนาจังหวัด เปนตน

รูปภาพ ขอมูลที่ใชในการแปลงเขาสูระบบ GIS

บทที่ 2 สํานักงานอัตโนมัติ 51

รูปภาพ ขอมูลที่ถูกนําเสนอผานระบบ GIS

7.8 GPS

GPS (Global Positioning System) เปนระบบระบตุําแหนงบนพื้นโลก มีความสามารถในการระบุพิกดัตําแหนงตาง ๆ บนพ้ืนโลก โดยอาศัยความสามารถของดาวเทียมในการสงพิกัดตาง ๆ มายังเครื่อง GPS ทําใหสะดวกในการใชสํารวจพื้นที่ ปองกันการหลงทาง เปนตน หนวยงานที่ไดประยุกตใชระบบ GPS ไดแก หนวยงานพิทักษปา, ฝายสรางทาง เปนตน

รูปภาพ ตัวอยางของเครื่อง GPS

สํานักงานอัตโนมัต ิ

52

7.9 Internet อินเทอรเน็ต เปนการรวมเครือขายหลาย ๆ เครือขายเขาดวยกนั เพ่ือใหสามารถใช

ทรัพยากรรวมกันได ดังน้ัน อินเทอรเน็ตจึงเปนแหลงรวบรวมขอมูลขาวสารตาง ๆ ไวเพ่ือใหบริการแกผูใชบริการ ทําใหสามารถคนหาขอมูลสําคญัผานระบบอินเทอรเน็ตได

รูปภาพ ลักษณะการเชื่อมตอเครือขายอินเทอรเน็ต

7.10 Telephone

โทรศัพทเปนการสื่อสารชนิดหนึ่งที่ตองอาศัยอุปกรณในการรับ และสงสัญญาณ ทําใหผูรับที่อยูไกลออกไปสามารถที่จะติดตอสือ่สารกันได ทําใหสะดวกตอการตดิตอสื่อสารกันทั้งภายในองคกร และภายนอกองคกร

โดยรูปแบบของโทรศัพทในปจจุบัน ก็มีทั้งโทรศัพทแบบมีสาย และโทรศัพทแบบไรสาย หรือโทรศัพทเคลื่อนที่ อีกทั้งเทคโนโลยีที่ล้ําสมัยยังสามารถทําใหโทรศัพทผานระบบเครือขายคอมพิวเตอรได ทําใหชวยลดตนทุนในการติดตอสื่อสารไดเปนอยางมาก

รูปภาพ ตัวอยางของระบบโทรศัพททีใ่ชในสํานักงาน

บทที่ 2 สํานักงานอัตโนมัติ 53

7.11 Facsimile เครื่องโทรสาร หรือเครื่องโทรภาพ หรือเครื่องแฟกซ (Fax) เปนการถายทอดเนื้อหาใน

รูปแบบของขอความ หรือภาพ ผานระบบโทรศัพทในรูปของดิจิตอล โดยที่ผูรับและผูสงจะตองใชอุปกรณที่เรียกวาเครื่องแฟกซในการรับ และสงขอความ

รูปภาพ เครื่องโทรสาร

8 เหตุผลของการเปลี่ยนมาใชระบบสํานักงานอัตโนมัต ิ

เน่ืองจากวิวัฒนาการของเทคโนโลยีสารสนเทศทีเ่ปลีย่นแปลงไป เน่ืองจากความตองการในการใหบริการที่รวดเร็วตอลูกคา หรืออีกหลายปจจัยที่เขามาเกี่ยวของ ในหัวขอน้ีจึงไดสรุปสาเหตหุลัก ๆ ที่ควรเปลี่ยนมาใชระบบสํานักงานอัตโนมัติ ดังน้ี

1. ปริมาณขอมูลมีจํานวนมาก 2. ความทันสมัยของขอมูล 3. ตองการความรวดเร็วในการทํางาน 4. ลดตนทุนคาใชจายที่เกิดจากการทํางาน 5. การใหบริการตอลูกคาที่สะดวกรวดเรว็

สํานักงานอัตโนมัต ิ

54

1 สํานักงานอัตโนมัติ ตามความเขาใจของผูเรียน หมายถึงอะไร และมีความสําคัญตอการ

ทํางานภายในองคกรอยางไร 2 เหตุผลที่ตองปรับเปลี่ยนมาใชระบบสํานกังานอัตโนมัติ เพราะเหตุใด 3 กอนที่จะนําระบบสํานักงานอัตโนมัติมาใชงาน ควรคาํนึงถึงสิ่งใดบาง 4 กระบวนการในการประมวลผล มีทั้งหมดกี่ประเภท และมีความแตกตางกันอยางไร 5 เทคโนโลยีทีไ่ดเขามาชวยในการทํางานของระบบสํานกังานอัตโนมัติมีอะไรบาง

ยกตัวอยางตามความเขาใจ

แบบฝกหัดทายบทที่ 2