คู่มือการปฏิบัติงาน ...4.5 แนวปฏ บ ต ท ด ในการปฏ บ ต งาน 45 4.6 จรรยาบรรณ คุณธรรม

คมอการปฏบตงานเจาหนาทบรหารงานทวไป

นางสาวมณวรรณ สาระไทย เจาหนาทบรหารงานทวไป ปฏบตการ

ส านกวทยบรการ มหาวทยาลยอบลราชธาน

ค าน า

คมอการปฏบตงานเจาหนาทบรหารงานทวไป ฉบบน จดท าขนเพอเปนแนวทางการ

ปฏบตงานของเจาหนาทบรหารงานทวไปและสามารถน าไปอางองในการปฏบตงานกรณปฏบตงานแทนกนได

ซงคมอปฏบตงานฉบบนได รวบรวมเทคนค วธการในการปฏบต งานเกยวกบการจดประชม ซงมขนตอนการ

จดประชมตงแตกอนการประช มจนกระทงหลงจากการประชม การจดท าเอกสารทางการเงน เชน การ

จดท าเอกสารเกยวกบการเดนทางไปราชการ การจดท าเอกสารเกยวกบการขออนมตคาตอบแทนปฏบตงาน

นอกเวลาราชการ รวมถงแนวทางการแกปญหาและอปสรรคทเกดจากการปฏบตงาน จรงจากประสบการณ

ของผจดท าคมอโดยตรง

ผจดท าคมอ หวงเปนอยางยง วาคมอฉบบน จะเปนประโยชนแก ผปฏบตงาน ต าแหนง

เจาหนาทบรหารงานทวไป และบคคลอนทสนใจ จะไดน าไปใชประโยชนในการปฏบตงานและเปนแนวทางใน

การพฒนางานตอไป

มณวรรณ สาระไทย

สงหาคม 2558

สารบญ

หนา

บทท 1 บทน า

1.1 ความเปนมา ความจ าเปน ความส าคญ 1

1.2 วตถประสงคการจดท าคมอ 2

1.3 ขอบเขตของการจดท าคมอ 2

บทท 2 บทบาทหนาทความรบผดชอบ

2.1 บทบาทหนาทความรบผดชอบ 3

2.2 ลกษณะงานทปฏบต 4

2.3 โครงสรางการบรหารจดการ 6

บทท 3 หลกเกณฑ วธการปฏบตงานและเงอนไข

3.1 หลกเกณฑการปฏบตงาน 9

3.2 วธการปฏบตงาน 9

3.3 เงอนไข/ขอสงเกต/ขอควรระวง/สงทควรค านงถงในการปฏบตงาน 11

บทท 4 เทคนคในการปฏบตงาน

4.1 แผนกลยทธในการปฏบตงาน 13

4.2 ขนตอนการปฏบตงาน 16

4.3 วธการใหบรการกบผรบบรการทมความพงพอใจ 45

4.4 วธการตดตามและประเมนผลการปฏบตงาน 45

4.5 แนวปฏบตทดในการปฏบตงาน 45

4.6 จรรยาบรรณ คณธรรม จรยธรรมในการปฏบตงาน 46

บทท 5 ปญหา อปสรรค แนวทางแกไข และการพฒนางาน

5.1 ปญหา อปสรรคในการปฏบตงาน 47

5.2 แนวทางการแกไขและพฒนางาน 48

สารบญ(ตอ)

หนา

5.3 ขอเสนอแนะ 49

บรรณานกรม

ภาคผนวก

สารบญตาราง

หนา

ตารางท 1 แผนการปฏบตราชการรายบคคล 14

ตารางท 2 ปญหาและอปสรรคในการปฏบตงาน 47

ตารางท 3 แนวทางการแกไขและพฒนางาน 48

สารบญภาพ

หนา

ภาพท 1 แสดงโครงสรางการแบงสวนราชการ 7

ภาพท 2 แสดงโครงสรางการบรหารงานของส านกวทยบรการ 7

ภาพท 3 แสดงโครงสรางการปฏบตงาน 8

ภาพท 4 แสดงการเขาใชงานเมนปฏทน 18

ภาพท 5 แสดงการสรางปฏทน 19

ภาพท 6 แสดงการกรอกรายละเอยดปฏทน 19

ภาพท 7 แสดงหนาเมนปฏทน 20

ภาพท 8 แสดงการตอบรบเขารวมประชม 20

ภาพท 9 แสดงการแจงเตอนการประชมทาง E-mail 21

ภาพท 10 แสดงการจดเกบไฟลเอกสาร 24

ภาพท 11 แสดงวธการเชองโยมเอกสาร 25

ภาพท 12 แสดงวธการเลอกไฟลเพอเชอมโยงเอกสาร 25

ภาพท 13 แสดงเอกสารทมการเชอมโยงแลว 26

ภาพท 14 แสดงไฟลเอกสารน าเสนอทประชม 26

ภาพท 15 แสดงรปแบบหองประชมทใชในการประชม 29

ภาพท 16 แสดงหนาจอเวบเพจฐานขอมลงานประชม 34

ค าน า

คมอการปฏบตงานเจาหนาทบรหารงานทวไป ฉบบน จดท าขนเพอเปนแนวทางการ

ปฏบตงานของเจาหนาทบรหารงานทวไปและสามารถน าไปอางองในการปฏบตงานกรณปฏบตงานแทนกนได

ซงคมอปฏบตงานฉบบนได รวบรวมเทคนค วธการในการปฏบต งานเกยวกบการจดประชม ซงมขนตอนการ

จดประชมตงแตกอนการประช มจนกระทงหลงจากการประชม การจดท าเอกสารทางการเงน เชน การ

จดท าเอกสารเกยวกบการเดนทางไปราชการ การจดท าเอกสารเกยวกบการขออนมตคาตอบแทนปฏบตงาน

นอกเวลาราชการ รวมถงแนวทางการแกปญหาและอปสรรคทเกดจากการปฏบตงาน จรงจากประสบการณ

ของผจดท าคมอโดยตรง

ผจดท าคมอ หวงเปนอยางยง วาคมอฉบบน จะเปนประโยชนแก ผปฏบตงาน ต าแหนง

เจาหนาทบรหารงานทวไป และบคคลอนทสนใจ จะไดน าไปใชประโยชนในการปฏบตงานและเปนแนวทางใน

การพฒนางานตอไป

มณวรรณ สาระไทย

สงหาคม 2558

1 คมอการปฏบตงานเจาหนาทบรหารงานทวไป

บทท 1

บทน ำ

1.1 ควำมเปนมำ ควำมจ ำเปน ควำมส ำคญ

ส านกวทยบรการ มหาวทยาลยอบลราชธาน เปนหนวยงานสนบสนนการเรยน การสอน การ

วจยของมหาวทยาลยอบลราชธาน กอตงขนพรอมกบการจดตงมหาวทยาลยอบลราชธาน ตามราชกจจา

นเบกษา ฉบบพเศษ เลมท109 ตอนท 131 ประกอบดวย (1) ฝายหอสมด ใหบรการตอบค าถามและชวยการ

คนควา บรการยม–คน หนงสอ วารสาร บรการยมระหวางหองสมด บรการสบคนสารนเทศออนไลน บรการ

วารสาร นตยสาร จลสาร และหนงสอพมพ เปนตน (2) ฝายเทคโนโลยทางการศกษา บรการผลตสอภาพนง

สอมลตมเดย สอวดทศน สอบนทกเสยง ออกแบบศลปกรรมกราฟฟก บรการโสตทศนปกรณ ประเภท เครอง

เสยง เครองฉาย และอปกรณจดแสดง เปนตน และ (3) ฝายผลตและบรการเอกสาร ผลตเอกสารในรปแบบ

ตาง ๆ (4) ส านกงานเลขานการ เปนหนวยสนบสนนการใหบรการของฝายหอสมด และฝายเทคโนโลยทาง

การศกษา

ส านกงานเลขานการ ส านกวทยบรการ เปนหนวยงานสนบสนนการใหบรการของฝายหอสมด ฝายเทคโนโลยทางการศกษา ฝายผลตและบรการ เอกสาร โดยมภาระหนาท คอ ดานบรหารงานทวไป ประกอบดวย งานบคคล งานสารบรรณ งานประชม งานยานพาหนะ งานสวน ดานงานคลงและพสดประกอบดวย งานการเงนและบญช งานพสด ดานงานแผน งบประมาณ และสารสนเทศ ประกอบดวย งานนโยบายและแผน งานประกนคณภาพ การด าเนนงานของส านกงานเลขานการ เปนหนวยงานทสนบสนนและใหบรการกบฝายตางๆ เพอใหมการด าเนนงานเปนไปดวยความเรยบรอยและประสบผลส าเรจ ซงจากการด าเนนงานยงมการปญหาเกยวกบการใหบรการทตอบสนองความตองการของบคลากรทมารบบรการ ไดแก ปญหาดานการกระบวนการใหบรการ ขนตอนการใหบรการ เชน ขนตอนยงยาก ไมชดเจน การปฏบตงานยงไมเปนระบบ ไมมปายแสดงขนตอนการใหบรการ รวมทงกยดถอระเบยบ และแนวปฏบตในการท างาน เปนตน

ดงนน ตามหนาทความรบผดชอบของขาพเจา ในฐานะผปฏบตงานต าแหนงเจาหนาทบรหารงานทวไป สงกดส านกงานเลขานการ ส านกวทยบรการ เพอเปนการ พฒนาการใหบรการของส านกงานเลขานการ จงไดจดท า “คมอการปฏบตงานเจาหนาทบรหารงานทวไป ” เพอเปนแนวทางในการปฏบตงาน และใชเปนคมอส าหรบศกษาการปฏบตงานของบคลากรในหนวยงาน


1.2 วตถประสงคกำรจดท ำคมอ

การจดท าคมอการปฏบตงานเจาหนาทบรหารงานทวไป มวตถประสงคในการจดท าดงน

1.2.1 เพอใหบคลากรสามารถปฏบตงานแทนกนได

1.2.2 เพอใหการปฏบตงานเปนมาตรฐานเดยวกน

1.2.3 เพอใหผใชบรการสามารถทราบถงกระบวนการ/ขนตอนการท างาน

1.3 ประโยชนทคำดวำจะไดรบ

1.3.1 บคลากรสามารถปฏบตงานแทนกนได

1.3.2 การปฏบตงานเปนมาตรฐานเดยวกน

1.3.3 ผใชบรการสามารถทราบถงกระบวนการ/ขนตอนการท างาน

1.4 ขอบเขตของกำรจดท ำคมอ

ขอบเขตของการจดท าคมอการปฏบตงานเจาหนาทบรหารงานทวไป มเนอหาประกอบดวย

วธการด าเนนกจกรรมการประชม วธการจดท าเอกสารทางดานการเงน เชน จดท าเอกสารขออนมตและ

จดท าเอกสารขออนมตเบกจาย คาตอบแทนปฏบตงานนอกเวลาราชการ คาเดนทางไปราชการ

1.5 ค ำจ ำกดควำมเบองตน

องคประช ม หมายถง บคคลท มหนาท ตองเขาประชม ไดแก ประธาน รองประธาน คณะกรรมการ เลขานการ ตามหลกการประชม ถามสมาชกทมาประชมเกนคร งหน งของคณะกรรมการทงหมดกถอ ครบองคประชม แตถามสมาชกมาประชมนอยกวาครงหนงกถอวาไมครบองคประชม ประธานจะตองยกเลกการประชมครงนน หรอน ดหมายคร งใหม

วำระกำรประชม หมายถง วน เวลา ทก าหนดใหด าเน นการประชม

ระเบ ยบวำระกำรประช ม หมายถง เรองทน ามาปรกษาหารอกนในทประชม โดยเร ยง ห วเรองตามล าด บความส าคญ หรอความสนใจเรองทจะประชม

มต ทประชม หมายถง ขอตกลงของทประชมในญตตต าง ๆ การออกเสยงลงมตในเรอง ตาง ๆ ถอเส ยงสวนมากของทประชม ถาคนทกคนในทประชมเห นดวย กเร ยกวา มต เปนเอกฉ นท การลงมต อาจเปนการลงมตโ ดยเปดเผย หร อเปนความล บก ได เมอทประช มออก เส ยงแลวถ อวา มตทออกเส ยงในทประชมสามารถน าไปปฏ บ ต ตอไปได


บทท 2

บทบำทหนำทควำมรบผ ดชอบ

2.1 บทบำทหนำทควำมรบผ ดชอบ

ต าแหนงเจาหนาทบรหารงานทวไป ระดบปฏบตการ

ปฏบตงานในฐานะผปฏบตงานทมประสบการณโดยใชความร ความสามารถ ความช านาญ

งาน ทกษะ และประสบการณสงในงานดานการบรหารงานทวไป ปฏบตงานทตองท าการศกษา คนควา

วเคราะห สงเคราะหหรอวจย เพอการปฏบตงานหรอพฒนางาน หรอแกไขปญหาในงานทมค วามยงยากและม

ขอบเขตกวางขวาง และปฏบตงานอนตามทไดมอบหมาย หรอ

ปฏบตงานในฐานะหวหนางาน มหนาทและความรบผดชอบในการควบคมการปฏบตงานดาน

บรหารงานทวไปทมขอบเขตเนอหาของงานหลากหลาย และมขนตอนการท างานทยงยากซบซอน

คอนขางมาก โดยต องก าหนดแนวทางการท างานทเหมาะสมกบสถานการณ ตลอดจนก ากบ ตรวจสอบ

ผปฏบตงานเพอใหงานทรบผดชอบส าเรจ

1. ดำนกำรปฏ บต กำร

(1) ปฏบตการเกยวกบการบรหารจดการงานทวไปในส านกงาน เชน งานธรการ งานบรหาร

ทรพยากรบคคล งานจดระบบงาน งานการเงนและบญช งานพสด งานบรหารอาคารสถานท งานจดพมพและ

แจกจายเอกสาร งานรวบรวมขอมลและสถต งานระเบยบแบบแผน งานสญญา เปนตน เพอสนบสนนการ

ปฏบตงานตาง ๆ ในหนวยงานทรบผดชอบ

(2) ศกษา รวบรวมขอมล สถต สรปรายงาน เพอสนบสนนกา รบรหารส านกงานดานตาง ๆ

เชน งานบรหารทรพยากรบคคล งานบรหารงบประมาณ งานบรหารแผนปฏบตราชการ งานบรหารอาคาร

สถานท งานสญญาตาง ๆ

(3) ปฏบตงานเลขานการ เชน รางโตตอบหนงสอ แปลเอกสาร เตรยมเรองและเตรยมการ

ส าหรบการประชม บนทกเรองเสน อทประชม ท ารายงานการประชมและรายงานอน ๆ เพอใหการด าเนนการ

ประชมและการปฏบตงานอนทเกยวของส าเรจลลวงดวยความเรยบรอย มประสทธภาพ

(4) ท าเรองตดตอกบหนวยงานและบคคลตาง ๆ ทงในประเทศและตางประเทศเพออ านวย

ความสะดวก และเกดความรวมมอ


(5) ใหบรการวชาการดานตาง ๆ เชน ใหค าปรกษา แนะน า ในการปฏบตงานแกเจาหนาท

ระดบรองลงมาและแกนกศกษาทมาฝกปฏบตงาน ตอบปญหาและชแจงเรองตาง ๆ เกยวกบงานในหนาท

เพอใหสามารถปฏบตงานไดอยางถกตอง มประสทธภาพ และปฏบตหนาทอนทเกยวของ

2. ดำนกำรวำงแผน

วางแผนการท างานทรบผดชอบ รวมวางแผนการท างานของหนวยงานหรอโครงการ เพอให

การด าเนนงานบรรลตามเปาหมายและผลสมฤทธทก าหนด

3. ดำนกำรประสำนงำน

(1) ประสานการท างานรวมกนระหวางทมงานหรอหนวยงานทงภายในและภายนอก เพอให

เกดความรวมมอและผลสมฤทธตามทก าหนดไว

(2) ชแจงและใหรายละเอยดเกยวกบขอมล ขอเทจจรง แกบคคลหรอหนวยงานทเกยวของ

เพอสรางความเขาใจหรอความรวมมอในการด าเนนงานตามทไดรบมอบหมาย

4. ดำนกำรบร กำร

(1) ใหค าปรกษา แนะน าเบองตน เผยแพร ถายทอดความร ทางดานการบรหารงานทวไป

รวมทงตอบปญหาและชแจงเรองตาง ๆ เกยวกบงานในหนาท เพอใหผรบบรการไดรบทราบขอมล ความรตาง

ๆ ทเปนประโยชน

(2) จดเกบขอมลเบองตน และใหบรการขอม ลทางวชาการ เกยวกบดานการบรหารงานทวไป

เพอใหบคลากรทงภายในและภายนอกหนวยงาน นกศกษา ตลอดจนผรบบรการ ไดทราบขอมลและความรตาง

ๆ ทเปนประโยชน สอดคลอง และสนบสนนภารกจของหนวยงานและใชประกอบการพจารณา ก าหนด

นโยบาย แผนงาน หลกเกณฑ มาตรการตาง ๆ

2.2 ลกษณะงำนทปฏ บต

2.2.1 ดำนกำรปฏ บต กำร

1. งานการเงน จดท าเอกสารขออนมตและเบกจาย ไดแก - คาเดนทางไปราชการ - คาปฏบตงานนอกเวลาราชการ - จดท าเอกสารเบกจายเงนเดอน

2. งานธรการจดท าเอกสารงานธรการโครงการบรการวชาการและท านบ ารงศลปวฒนธรรม

หมวดเงนอดหนน ปงบประมาณ 2558

3. สรปและรายงานผลการปฏบตงานพนกงานท าความสะอาด ไดแก


- สรปและวเคราะหการมาปฏบตงานของแพนกงานท าความสะอาดรายเดอน

- จดท ารายงานผลการปฏบตงานแมบานรายเดอน

- ประเมนผลการปฏบตงานการท าความสะอาดของแมบาน

4. งานประชม จดท าปฏทนการประชม แจงเวยนก าหนดการประชม จดเตรยมวาระและ

เอกสารการประชม เตรยมสถานทในการประชม เขารวมประชมและบนทกการประชม ถอดเทปการประชม

จดท ารายงานการประชม แจงเวยนรบรองรายงานการประชม เสนอผตรวจรายงานการประชมลงนาม โดย

รบผดชอบการประชมตาง ๆ ดงน

- ประชมคณะกรรมการบรหารส านกวทยบรการ

- ประชมผบรหารพบบคลากร (กจกรรมส านกวทยสมพนธ)

- ประชมบคลากรฝายหอสมด

- ประชมบคลากรฝายเทคโนโลยทางการศกษา

- ประชมบคลากรส านกงานเลขานการ

5. ประสานงานโครงการบรการวชาการแกสงคมและโครงการท านบ ารงศลปวฒนธรรม

หมวดเงนอดหนน ประจ าปงบประมาณ 2558

7. ใหค าแนะน าบคลากรภายในหนวยงานเกยวกบงานทปฏบต ไดแก การจดท าเอกสาร

เดนทางไปราชการ การจดท าเอกสารขออนมตปฏบตงานนอกเวลาราชการ กา รจดท ารายงานการประชม

การประกนคณภาพ

2.2.2 ดำนกำรวำงแผน

1. จดท าแผนการปฏบตราชการรายบคคล

2. รวมจดท าแผนกลยทธและแผนด าเนนงานของหนวยงาน

3. รวมปรบปรงยทธศาสตรและแผนกลยทธส านกวทยบรการ

4. รวมจดท าแผนพฒนาบคลากรของตนเองและส านกวทยบรการ

5. จดท าแผนการพฒนาตนเองในการน าเทคโนโลยมาใชในการปฏบตงาน (Google App)

2.2.3 ดำนกำรประสำนงำน

1. ประสานงานเกยวกบงานทปฏบต ไดแก

-การด าเนนงานการจดประชม

- การจดท าเอกสารการเดนทางไปราชการ

- การจดท าเอกสารขออนมตปฏบตงานนอกเวลาราชการ


2. ประสานงานโครงการบรการวชาการแกสงคมและโครงการท านบ ารงศลปวฒนธรรม

หมวดเงนอดหนน ประจ าปงบประมาณ 2558

3. ชแจงและใหขอมลเกยวกบงานทปฏบต แกบคคลภายในหนวยงานและหนวยงานภายนอก

คอ การด าเนนการจดประชม ไดแก

- ประชมคณะกรรมการบรหารส านกวทยบรการ

- ประชมผบรหารพบบคลากร (กจกรรมส านกวทยสมพนธ)

- ประชมบคลากรฝายหอสมด

- ประชมบคลากรฝายเทคโนโลยทางการศกษา


2.2.4 ดำนกำรบร กำร

1. เผยแพรขอมลเกยวกบงานประชม ผานทาง

-เวบไซตส านกวทยบรการ

- ระบบ e-folder

- ระบบ Google App (Google Drive, Google Calendar)

2. ตอบปญหาและชแจงเกยวกบงานทปฏบต ไดแก

- การด าเนนงานการจดประชม

- การจดท าเอกสารการเดนทางไปราชการ

- การจดท าเอกสารขออนมตปฏบตงานนอกเวลาราชการ

3. จดท าฐานขอมลงานประชมบนเวบไซตส านกวทยบรการ

2.2.5 ปฏ บต งำนอน ๆ ทไดรบมอบหมำย

2.3 โครงกำรสรำงกำรบร หำรกำรจดกำร

ตามประกาศทบวงมหาวทยาลย เรองการแบงสวนราชการในมหาวทยาลยอบลราชธาน พ.ศ. 2534 แบงสวนราชการส านกวทยบรการ ออกเปน 4 ฝาย คอ ส านกงานเลขานการ ฝายหอสมด ฝายเทคโนโลยทางการศกษา ฝายผลตและบรการเอกสาร ดงน


2.3.1 โครงสรำงกำรแบงสวนรำชกำร

2.3.2 โครงสรำงกำรบร หำรงำนของส ำนกว ทยบร กำร

ผชวยศาสตราจารยอรยาภรณ พงษรตน

ผอ ำนวยกำรส ำนกว ทยบร กำร

รองผอ านวยการฝายแผนและประกนคณภาพ

(วาง)

นางสาวอษา ผกพนธ หวหนาส านกงานเลขานการ

นายเทวน ศรดาโคตร หวหนาฝายเทคโนโลยทางการศกษา

นางสาวชษณา นราจนทร หวหนาฝายหอสมด

งานบรหารงานทวไป งานคลงและพสด งานแผนงบประมาณ และสารสนเทศ

งานจดหาและวเคราะห ทรพยากร งานบรการทรพยากร สารสนเทศ งานขอมลทองถน

งานบรการโสตทศนปกรณ งานพฒนาและผลตสอ โสตทศน

ผชวยศาสตราจารยแกว อดมศรชาคร รองผอ านวยการฝายวชาการและสารสนเทศ

ส ำนกว ทยบร กำร

ส ำนกงำนเลขำนกำร ฝำยเทคโนโลยทำง

กำรศกษำ

ฝำยหอสมด ฝำยผล ต

และบร กำรเอกสำร


นางสภาพร ธระพงษสวสด บคลากร ช านาญการ

นางศมาพร กาเผอกงาม เจาหนาทบรหารงานทวไป

ช านาญการ

นางสาวอภญญา กลนบว

ผปฏบตงานบรหาร ปฏบตงาน

นายนนทพฒน สวรรณกฏ ผปฏบตงานบรหาร ปฏบตงาน

* นางสาวมณวรรณ สาระไทย เจาหนาทบรหารงานทวไป

ปฏบตการ

นายนนทพฒน สวรรณกฏ ผปฏบตงานบรหาร ปฏบตงาน

นายณรงชย สรวรรณ

คนสวน

2.3.3 โครงสรำงกำรปฏ บต งำน

กลมงานบรหารงานทวไป

งานยานพาหนะและงานสวน งานบคคล

งานสารบรรณ

งานประชม

นำงสำวอษำ ผกพนธ

หวหนำส ำนกงำนเลขำนกำร

* คอต าแหนงผจดท าคมอ


บทท 3

หลกเกณฑว ธกำรปฏ บต งำนและเงอนไข

3.1 หลกเกณฑกำรปฏ บต งำน

คมอการปฏบตงานต าแหนงเจาหนาทบรหารงานทวไป มหลกเกณฑการปฏบตงาน ดงน

3.1.1 งำนประชม

- ระเบยบวาระการประชม

- การจดท ารายงานการประชม

- การรบรองรายงานการประชม

3.1.2 งำนกำรเง น

- การจดท าเอกสารขออนมตและเบกจายคาเดนทางไปราชการ

- การจดท าเอกสารขออนมตและเบกจายคาตอบแทนปฏบตงานนอกเวลาราชการ

3.2 ว ธกำรปฏ บต งำน

ตามหลกเกณฑการปฏบตงานต าแหนงเจาหนาทบรหารงานทวไป มวธการปฏบตงานดงน

ภำระงำน ว ธกำรปฏ บต งำน 1. งำนประชม - ระเบยบวาระการประชม

รปแบบของระเบยบวาระการประชม

ตามค าอธ บาย รายงานการประชม ของระเบ ยบส าน ก

นายกรฐมนตร วาดวย งานสารบรรณ พ.ศ.2526 ขอ 1.9

อธบายวา ขอความให

บนทกขอความท ประชมโดยเรมด วย ประธานกลาวเปดประชม

และเรองทประชม กบมตทประชมหรอขอสรปของทประชม

ในแตละเรองประกอบดวย (สมต ส ชฌ กร 2547:104-105)

ระเบยบวำระท 1 เร องแจงเพอทราบ

ระเบยบวำระท 2 เรองรบรองรายงานการ

ประชมครงทแลว

ระเบยบวำระท 3 เรองสบเนอง

ระเบยบวำระท 4 เรองเสนอเพอพจารณา

ระเบ ยบวำระท 5 เรองอ น ๆ (ถาม)


ภำระงำน ว ธกำรปฏ บต งำน - การจดท ารายงานการประชม รายงานการประช ม จ ดเปนหนง ส อราชการ ชน ดท 6 ค อ

หน งส อทเจาหนาทจ ดท า ข นหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ

ดงนน การจดท ารายงานการประชมต องจดท าใหถกตองตาม

ระเบ ยบ ดงน

- รายงานการประชม ใหลงชอการประชมหรอลงชอคณะผประชม - ครงท ใหลงครงทประชม - เมอ ใหลงวนท เดอน ป ทประชม - ณ ใหลงสถานทประชม - ผมาประชม ใหลงชอผมาประชม - ผไมมาประชม ใหลงชอผไมมาประชม (ถาม) - ผเขารวมประชม ใหลงชอผเขารวมประชม (ถาม) - เรมประชมเวลา ใหลงเวลาเรมประชม - ขอความ ใหบนทกขอความทประชม โดยปกตใหเรมตนดวยประธานกลาวเปดประชม และเรองทประชมกบมตทประชมหรอขอสรปของทประชม - เลกประชมเวลา ใหลงเวลาเลกประชม - ผจดรายงานการประชม ใหลงชอผจดรายงานการประชม - ผตรวจรายงานการประชม ใหลงชอผตรวจรายงานการ

ประชม

- การรบรองรายงานการประชม รบรองรายงานการประชม ท าได 2 วธ คอการแจงเวยนรางรายงานการประชมเพอใหคณะกรรมการ/บคลากรฝายพจารณารบรองและเสนอทประชมเพอพจารณารบรองในการประชมครงตอไป

2. งานการเงน

-การจดท าเอกสารขออนมตและ

เบกจายคาเดนทางไปราชการ

ระเบยบกระทรวงการคลงวาดวยคาใชจายในการเดนทางไปราชการ พ.ศ.2550 และระเบยบกระทรวงการคลงวาดวยคาใชจายในการเดนทางไปราชการ (ฉบบท 2) พ.ศ. 2554 คาใชจายทสามารถเบกจายไดในการเดนทางไปราชการ คอ

- คาพาหนะ - คาทพก


ภำระงำน ว ธกำรปฏ บต งำน - คาเบยเลยง

- คาใชจายอน ๆ (ถาม) - การจดท าเอกสารขออนมตและเบกจายคาตอบแทนปฏบตงานนอกเวลาราชการ

ระเบยบกระทรวงการคลงวาดวยคาตอบแทนการปฏบตงานนอกเวลาราชการ พ.ศ. 2550 ดงน - วนปกต ชวโมงละ 50 บาท เบกไดไมเกน 4 ชวโมงตอวน - วนหยดราชการ ชวโมงละ 60 บาท เบกได ไมเกน 7 ชวโมงตอวน

3. การสรปและรายงานผลการปฏบตงานแมบาน - สรปและวเคราะหการมาปฏบตงานของแมบานรายเดอน

จากการรวบรวมใบลงเวลาปฏบตงานของแมบานในเดอนนน น ามาสรปวเคราะหการมาปฏบตงานของแมบาน โดยแยกตามชวงเวลามาปฏบตงาน คอ - กอนเวลา 07.00 น. - หลงเวลา 07.00 น. แลวเปรยบเทยบเปนรอยละของวนมาปฏบตงานทงหมดในเดอนนน

3.3 เงอนไข/ขอสงเกต/ขอควรระวง/ส งทควรค ำนงถงในกำรปฏ บต งำน

3.3.1 งำนประชม สงทควรค านงถงในการปฏบตงาน ดงน

- การจดรายงานการประชม การจดยอเรองทพจารณาและยอค าพดทเปนประเดนส าคญอน

น าไปสมตทประชม

- เตรยมอปกรณ เพอน าไปใช ในการบนทกรายงานการประชม เชน กระดาษ

เครองคอมพวเตอร และเครองบนทกเสยงขนไปทหองประชม

- เม อถงเวลาประธานกล าวเปดประชม จะตองจดเวลา “เร มประช มเวลำ” ลงไปดวย

พรอมกบกดเครอง บนทกเสยง และเตรยมตวจดรายงานการประชมตาม ระเบ ยบวาระการประชมท

อย ในจดหมายเชญประชม

- เมอด าเนนการจดรายงานการประชมตามระเ บยบวาระการประชม ครบทกเรองแลว เมอ

สนสดการประชม ประธานจะกลาวปดประชม ตองจดเวลา “เล กประช มเวลำ” ลงไปดวย


3.3.2 งำนกำรเง น สงทควรค านงถงในการปฏบตงาน ดงน

- ในการจดท าเอกสารขออนมตและเบกจายคาเดนทางไปราชการ ควรปฏบตตามระเบยบ

กระทรวงการคลงวาดวยคาใชจายในการเดนทางไปราชการ พ.ศ. 2550 และระเบยบกระทรวงการคลงวาดวย

คาใชจายในการเดนทางไปราชการ (ฉบบท 2) พ.ศ. 2554

- ในการจดท าเอกสารขออนมตและเบกจายคาตอบแทนปฏบตงานนอกเวลาราชการ ควร

ปฏบตตามระเบยบกระทรวงการคลงวาดวยคาตอบแทนการปฏบตงานนอกเวลาราชการ พ .ศ. 2550


บทท 4

เทคน คในกำรปฏ บต งำน

4.1 แผนกลยทธในกำรปฏ บต งำน

ส านกวทยบรการ มการด าเนนงานภายใตกรอบของแผนยทธศาสตรและกลยทธของส านก

วทยบรการ ประจ าปงบประมาณ พ .ศ. 255 – 2561 โดยความรวมมอจากการระดมความคดของบคลากร

ส านกวทยบรการการ และผมสวนไดสวนเสย คอนกศกษามหาวทยาลยอบลราชธาน ในการวเคราะหจ ดออน

จดแขง โอกาส อปสรรค ของส านกวทยบรการ และน าขอมลดงกลาวมาจดท าเปนแผนยทธศาสตร จ านวน 5

ยทธศาสตร ดงน

ยทธศาสตรท 1 พฒนาทรพยากรสารสนเทศ และโสตทศนปกรณ ทสอดคลองกบความ

ตองการของผใชบรการ

ยทธศาสตรท 2 พฒนาการใหบรการเพอสรางความพงพอใจแกผใชบรการ

ยทธศาสตรท 3 สงเสรมและสนบสนนการบรการวชาการ

ยทธศาสตรท 4 สงเสรมและสนบสนนการท านบ ารงศลปวฒนธรรมทองถน

ยทธศาสตรท 5 การบรหารองคกรอยางมธรรมาภบาล

การปฏบตงานจะตองมความเช อมโยงสอดคลองกบแผนกลยทธส านกวทยบรการ เพอเปน

การสนบสนนใหแผนการด าเนนงานเปนไปในทศทางเดยวกนและบรรลเปาหมาย แผนยทธศาสตรท

สอดคลองกบในการปฏบตงานการจดประชมคณะกรรมการบรหารส านกวทยบรการ คอยทธศาสตร ท 5

การบรหารองคกรอยางมธรร มาภบาล การจดประชม มความส าคญในการบรหารจดการส านกวทยบรการ

เนองจากการประชมเปนการตดตามผลการด าเนนงานของฝายตาง ๆ และเพอหาแนวทางการพฒนาส านกวทย

บรการ การประชม ประกอบดวย ประชม คณะกรรมการบรหารส านกวทยบรการ ประชมผบรหารพบ

บคลากร ประชมส านกงานเลขานการ ประชมฝายเทคโนโลยทางการศกษา ประชมฝายหอสมด มวาระการ

ประชมทกเดอน และการจดประชมในแตละครงมขนตอน ยงยากและใชระยะเวลาคอนขางมาก รวมทงมการ

ใชกระดาษเปนจ านวนมาก ท าใหสนเปลองทรพยากรและงบประมาณ ดงนน ในการจดประชมคณะกรรมการ

บรหารส านกวทยบรการ ไดมการน าแผนกลยทธมาใชในการปฏบตงาน คอ

1. การน าเทคโนโลยมาใชในการประชมในรปแบบ Paperless

2. มการวางแผนการจดประชมโดยการก าหนดปฏทนการประชมรายป


เพอเปนการลดขนตอน /ระยะเวลาในการจดการประชม และเพอเปนการลดการใชกระดาษ รวมทงสะดวก

และรวดเรวในการแจงเวยนรายงานการประชม

ดงนน จงไดน าแผนกลยทธในการปฏบตงานมาจดท าเปนแผนปฏบตราชการรายบคคล ใน

เรองการพฒนางานประชม ซงมรายละเอยดดงน

ตำรำงท 1 แผนการปฏบตราชการรายบคคล

รหส ชอโครงการ/กจกรรม ตวชวดความส าเรจ เปาหมาย กจกรรม ระยะเวลา

1.01.2.5-1 กจกรรมการประชม รอยละการด าเนนกจกรรม

รอยละ 100 1. ขนตอนกอนการประชม

- ประชมคณะกรรมการบรหารส านกฯ

ตามแผน 1.1 จดท าแผนการด าเนนงาน ต.ค. 57

- ประชมผบรหารพบบคลากร 1.2 จดท าปฏทนการประชม ธ.ค. 57

- ประชมบคลากรฝายหอสมด 1.3 แจงเวยนก าหนดการประชม

ธ.ค.-57

- ประชมบคลากรฝายเทคโนฯ 1.4 เตรยมวาระและเอกสารการ ประชม

พ.ย. 57 - ต.ค. 58


1.5 เตรยมสถานทในการประชม

พ.ย. 57 - ต.ค. 58

2. ขนตอนการประชม

2.1 เขารวมประชมและบนทกการ ประชม

พ.ย. 57 - ต.ค. 58

3. ขนตอนหลงการประชม

3.1 ถอดเทปการประชม พ.ย. 57 - ต.ค. 58

3.2 จดท ารายงานการประชม พ.ย. 57 - ต.ค. 58

3.3 แจงเวยนรบรองรายงานการประชม

พ.ย. 57 - ต.ค. 58

3.4 เสนอผตรวจรายงานการประชมลงนาม

พ.ย. 57 - ต.ค. 58

1.01.2.5-4 กจกรรมงานพฒนาตนเอง จ านวนกจกรรมทด าเนนการ

6 ขอ

- โครงการพฒนาบคลากรในการน าเทคโนโลยมาใชในการพฒนางาน : Google App

1. มแผนพฒนางานในการน าเทคโนโลยมาใชในการพฒนางาน

ก.ย.57


รหส ชอโครงการ/กจกรรม ตวชวดความส าเรจ เปาหมาย กจกรรม ระยะเวลา

- Google Drive - Google calendar

2. เขารบความรเรอง "การน าเทคโนโลยมาใชในการพฒนางาน : Google Drive

ต.ค.-พ.ย.57

3. สรปและรายงานผลการเขารบความร

ต.ค.-พ.ย.57

4. น าความรทไดมาใชในการพฒนาระบบประชมบคลากรส านกงานเลขานการ

ต.ค.57 - ก.พ.58

5. สรปรายงานผลการน าเทคโนโลยมาใชในการพฒนาระบบประชมบคลากรส านกงานเลขานการ

พ.ย-ธ.ค..57

6. เผยแพรความรทไดมาใชในการพฒนาระบบประชมบคลากรส านกงานเลขานการ

ม.ค.58

1.01.2.5-5 กจกรรมงานพฒนางาน จ านวนกจกรรมทด าเนนการ

5 ขอ 1. จดท าแผนการน าเทคโนโลยในการพฒนาระบบงานประชม

1. การน าเทคโนโลยมาใชในการพฒนาระบบงานประชม Google calendar

2. เขารบความรเรอง "การน าเทคโนโลยมาใชในการพฒนางาน : Google Calendar

ก.ย.57

3. สรปและรายงานผลการเขารบความร

ต.ค.-พ.ย.57

4. น าความรทไดมาใชในการพฒนาระบบงานประชมส านกวทยบรการ (เดอน ต.ค. 57-ม.ค. 58) ไดแก - ประชมคณะกรรมการบรหารส านกฯ - ประชมผบรหารพบ บคลากร - ประชมบคลากรส านกงานเลขานการ - ประชมบคลากรฝายเทคโนฯ

ต.ค.-พ.ย.57

5. สรปรายงานผลการน าเทคโนโลยมาใชในการพฒนาระบบงานประชมส านกวทยบรการ

ต.ค.57 - ม.ค.58

6. เผยแพรความรทไดมาใชในการพฒนาระบบงานประชมส านกวทยบรการ

พ.ย-ธ.ค..57


4.2 ขนตอนกำรปฏ บต งำน

4.2.1 กำรจดกำรประชม ในการจดการประชมตองมการวางแผนในการด าเนนงานตงแตขนตอน

กอนการประชมจนเสรจสนการประชม สรปไดดงน

1) กอนการประชม เปนขนตอนส าหรบการวางแผนและการจดเตรยมการประชม ดงน

- จดท าปฏทนการประชม เพอเสนอทประชมคณะกรรมการบรหารส านกวทยบรการ

- แจงเวยนปฏทนการประชมใหกบคณะกรรมการบรหารส านกวทยบรการ โดยการ

จดท าเปนหนงสอแจงเวยน และทางจดหมายอเลกทรอนกส

- จดท าหนงสอเชญประชมพรอมวาระการประชมตามทก าหนดในปฏทน

- จดเตรยมระเบยบวาระการประชมและเอกสารประกอบ

- จดเตรยมสถานทในการประชม

- จดเตรยมอาหารวางและเครองดม อาหารกลางวน

2) วนประชม เปนขนตอนการด าเนนการประชม ดงน

- เขารวมประชมและบนทกการประชม

- บรการอาหารวางและเครองดม อาหารกลางวน

3) หลงการประชม

- จดท ารายงานการประชม

- แจงรายงานการประชมใหกบคณะกรรมการบรหารส านกวทยบรการพจารณารบรอง

- เสนอผตรวจรายงานการประชมลงนาม

ดงนน จากขนตอนการด าเนนการจดประชมคณะกรรมการบรหารส านกวทยบรการ ขางตน

สามารถจดท าเปน Flowchart ขนตอนการปฏบตงานไดดงน


Flowchart ท 1 แสดงขนตอนการจดท าหนงสอเชญประชม

7

Google Calendar

3


การจดประชมคณะกรรมการบรหารส านกวทยบรการนน มมตรวมกนใหจดการประชม ใน

วนพฤหสบด สปดาห ท 2 ของทกเดอน โดยจดท าเปนปฏทนการประชม และแจงเวยนใหคณะกรรมการ

ซงมรายละเอ ยดข นตอน ด งน

1) ผรบผดชอบจดท ารางปฏทนประชมคณะกรรมการส านกวทยบรการ ประจ าป แลว

น าเสนอทประชมคณะกรรมการบรหารส านกวทยบรการ เพอพจารณา หลงจากนนแจงเวยนให

คณะกรรมการทราบอกครง

2) ผรบผดชอบจดท าหนงสอเช ญประชมสงใหกรรมการ บรหารส านกวทยบรการ และผ เข

ารวมประชมทราบล วงหนากอนการประชม อยางนอย 7 ว น และแจงเวยนการประชมทาง Google

Calendar เพอใหผเขาประชมแจงวาระการประชม และหารายละเอยดขอมล ในเรองทระบในระเบยบวาระ

การประชมหรอหากไมสามารถเขารวมประชมไดใ หแจงประธานทราบลวงหนา กอนว นประชม

3) กรณมผเขาประชมตดภารกจไมสามารถเขารวมประชมไดเกนกงหนง ใ หแจง ประธาน

ในการประชมทราบลวงหนากอนวนประชม เพอเลอนวาระการประชม

4) หนงสอเชญประชมจะก าหนดใหผเขาประชมเสนอระเบยบวาระการประชมพรอม

เอกสารประกอบการประชมใหเลขานการทราบกอนวนประชม 3 วน

5) เมอ ได รบเรอง ท เสนอเป นระเบยบวาระการประชมแล ว ฝายเลขานการจะ

ด าเนนการจดท าระเบยบวาระการประชม

กำรแจงเวยนปฏ ท นประชมคณะกรรมกำรบร หำรส ำนกว ทยบร กำร ในระบบ Google Calendar

1) ไปทหนาเวบไซต Google แลวเลอกเมน “ปฏทน” เพอเขาสหนาปฏทน

ภำพท 4 แสดงการเขาใชเมน “ปฏทน”


2) จะปรากฏหนาเมนปฏทน แลวท าการเลอกเมน “สราง” เพอกรอกรายละเอยดก าหนดการ

ประชม

ภำพท 5 แสดงการสรางปฏทน

3) กรอกรายละเอยดก าหนดการประชมตามรายละเอยดของแบบฟอรมดงรปภาพ และเพมผเขารวม

ประชม ทงน ก าหนดการแจงเตอนเขารวมประชมดวย แลวเลอก “บนทก”

ภำพท 6 แสดงการกรอกรายละเอยดปฏทน

4) เมอกรอกรายละเอยดแลว ก าหนดการจะปรากฎบนปฏทนของผสรางปฏทนและผเขารวมประชม

1

2

3

4


ภำพท 7 แสดงหนาเมนปฏทน

5) เมอผเขารวมประชมตอบรบค าเชญเขารวมประชม จะปรากฏ E-mail ตอบกลบมายงผสรางปฏทน

ภำพท 8 แสดงการตอบรบเขารวมประชม


5) และจะมขอความแจงเตอนการประชมผานทาง SMS, E-mail และปอบอพ ตามทก าหนดในการสรางปฏทน

ภำพท 9 แสดงการแจงเตอนการประชมทาง E-mail


- ตวอยำงหนงสอเช ญประชม -

บนทกขอควำม

สวนรำชกำร ส านกงานเลขานการ ส านกวทยบรการ มหาวทยาลยอบลราชธาน โทร. 1804 ท ศธ 0529.10.1/ว 6279 วนท 2 กนยายน 2557

เรอง ขอเชญเขารวมประชมคณะกรรมการบรหารส านกวทยบรการ ครงท 9/๒๕๕๗

เรยน (ส ำเนำเรยน)

ตามท ส านกวทยบรการ ก าหนดวนประชมคณะกรรมการบรหารส านกวทยบรการ ครงท

9/2557 ในวนพฤหสบด ท 11 กนยายน 2557 เวลา 09.30 น. เปนตนไป ณ หองประชม บวหลวง ชน 2

อาคารสารสนเทศ ส านกวทยบรการ ดงนน จงขอเชญทานเขารวมประชมตามวน เวลาและสถานทดงกลาว

ทงน หากมขอเสนอวาระการประชมและเอกสารแนบวาระการประชมโปรดจดสงท

นางสาวมณวรรณ สาระไทย หรอทางอเมล [email protected] ภายในวนจนทร ท 8 กนยายน

2557 ตามระเบยบวาระการประชมดงน

ระเบยบวาระท 1 แจงเพอทราบ ระเบยบวาระท 2 รบรองรายงานการประชม ครงท 8/2557

ระเบยบวาระท 3 เรองสบเนอง ระเบยบวาระท 4 เสนอเพอพจารณา ระเบยบวาระท 5 เรองอน ๆ

จงเรยนมาเพอโปรดพจารณา

(นางสาวอษา ผกพนธ)

รกษาการในต าแหนงหวหนาส านกงานเลขานการ

เลขานการทประชม

mailto:[email protected]


Flowchart ท 2 แสดงขนตอนการจดท าระเบยบวาระการประชม

/

/

/

ระเบ ยบวาระการประชม เปรยบเสมอนหวใจของการประชม เพราะเปนสงส าคญทจะกอให

เกดการประชม และการไดมา ซงความคดเ หนหรอขอตกลงรวมกน เปนอ านาจ ของประธานทจะแจงตอง

ผเขารวมประชม ในทางปฏ บ ต ผทท าหนาท เลขานการหรอผชวยเลขานการมกได ร บมอบอ านาจใหระบเรองท


จะเสนอเพอพจารณาเข าเปนระเบยบวาระการประชม และน าเสนอเร องทระบ ในวาระการประชมใ ห

ประธานตรวจสอบความถกตองอก ครง (สมต ส ชฌ กร. 2547:104-105)

รายละเอยดขนตอนการจดท าระเบยบวาระการประชมคณะกรรมการบรหารส านกวทย

บรการ มดงน

1. เจาหนาทผรบผดชอบรวบรวมวาระการประชมและเอกสารแนบวาระการประชมจาก

คณะกรรมการและหนงสอราชการทมการสงการใหน าเขาเสนอใหทประชมคณะกรรมการบรหารส านกวทย

บรการพจารณา

2. จดท าระเบยบวาระการประชม ตามระเบ ยบส าน กนายกรฐมนตร วาดวยงาน

สารบรรณ พ.ศ. 2526 ขอ 1.9 อธบายว า ขอความ ใหบนทกขอความทประชมโดยเรมด วย ประธาน

กลาวเปดประชม และเรองทประชม กบมตทประชมหรอขอสรปของทประชมในแตละเรอง ประกอบดวย

- ระเบยบวาระท 1 เรองแจงเพอทราบ - ระเบยบวาระท 2 เรองรบรองรายงานการประชมครงทแลว - ระเบยบวาระท 3 เรองสบเนอง - ระเบยบวาระท 4 เรองเพอพจารณา - ระเบยบวาระท 5 เรองอนๆ

3. สแกนเอกสารทใชแนบประกอบระเบยบวาระการประชม และท าการเชอมโยงไฟล

เอกสารแนบประกอบระเบยบวาระการประชม มวธการดงน

1) จดเกบไฟลเอกสารทสแกนแลว โดยแยกตามโฟลเดอร

ภำพท 10 แสดงการจดเกบเอกสาร


2) ท าการเชอมโยงไฟเอกสารตามระเบยบวาระการประชม

- เลอกระเบยบวาระการประชมทตองการเชอมโยงไฟลเอกสาร แลวคลก

ขวาเลอก “การเชอมโยงหลายมต” ดงรป

ภำพท 11 แสดงวธการเชอมโยงเอกสาร

จากนนจะปรากฏโฟลเดอรทตองการเชอมโยงไฟลเอกสาร ดงรป ใหท าการเลอกไฟลนน แลวคลก “ตกลง”

ภำพท 12 แสดงวธการเลอกไฟลเพอเชอมโยงเอกสาร


จะปรากฏเสนขดใตระเบยบวาระการประชมทมการเชอมโยงไฟล

ภำพท 13 แสดงเอกสารทมการเชอมโยงแลว

4. เสนอเลขานการทประชมพจารณาแกไข/เพมเตมระเบยบวาระการประชม

5. จดเตรยมไฟลระเบยบวาระการประชมเพอเขาประชม

ภำพท 14 แสดงไฟลเอกสารน าเสนอทประชม


- ตวอยำงกำรจดท ำระเบยบวำระกำรประชม –

ระเบยบวำระกำรประชมคณะกรรมกำรบร หำรส ำนกว ทยบร กำร ครงท 12/2557

วนพธ ท 12 ธนวำคม พ.ศ. 2557 เวลำ 09.30 น. ณ หองประชมบวหลวง ชน 2 อำคำรสำรสนเทศ

ระเบยบวำระท 1 เรองแจงเพอทรำบ

1.1 ก าหนดการประชมผบรหารพบบคลากร ประจ าเดอนธนวาคม 2557 1.2 ก าหนดวนท าบญเลยงพระวนปใหม ส านกวทยบรการ ประจ าป 2558 1.3 ก าหนดการจดกจกรรมวนปใหม มหาวทยาลย ประจ าป 2558

1.4 การสงผลงานของระดบช านาญงานพเศษ และช านาญการพเศษ 1.5 การลาออกจากสมาชก กบข.

ระเบยบวำระท 2 เรองรบรองรำยงำนกำรประชมกรรมกำรบร หำรส ำนกว ทยบร กำร ครงท 11/2557 ระเบยบวำระท 3 เรองสบเนอง 3.1 สรปผลการด าเนนงานส านกงานเลขานการประจ าเดอนพฤศจกายน 2557 3.1.1 รายงานการใชจายเงนงบประมาณและเงนรายไดส านกวทยบรการ ปงบประมาณ 2557 3.1.2 รายงานผลคาพสดและการจดซอวสด หนงสอ วารสารและต ารา ปงบประมาณ 2557 3.1.3 รายงานการใชจายเงนคาวสด คาใชสอย คาครภณฑ ปงบประมาณ 2557

3.2 ผลการด าเนนงานประกน คณภาพภายใน ส านกวทยบรการ ปการศกษา 2557(ศมาพร กาเผอกงาม)

3.3 ผลการด าเนนงานแผนกลยทธส านกวทยบรการ ปงบประมาณ 2557 (ขนษฐา จมล) 3.4 ผลการด าเนนงานบรหารความเสยงและควบคมภายใน ปงบประมาณ 2557 (ขนษฐา จมล) 3.5 แผนการด าเนนงานโครงการบรการวชาการและท านบ ารงศลปวฒนธรรม ประจ าป 2558

ระเบยบวำระท 4 เรองเพอพ จำรณำ 4.1 การตรวจสอบการยมพสด 4.2 พจารณาคดเลอกบคลากรดเดน ประจ าป 2557 4.3 ปฏทนการประชมคณะกรรมการบรหารส านกวทยบรการ ประจ าป 2558 4.5 จางเหมาปรบปรงสถานทใหบรการฐานขอมล 4.6 การจดท ารายละเอยดค าของบประมาณรายจาย ประจ าปงบประมาณ 2559 ระเบยบวำระท 5 เรองอนๆ -

ระเบยบวาระท%202/รายงานการประชมครงท%2011-57.docx

ระเบยบวาระท%203/รายงานการใชจายเงนงบประมาณ%20เดอน%20พ.ย%2057.pdf

ระเบยบวาระท%203/รายงานการใชจายเงนรายได%20พ.ย.%2057.pdf

ระเบยบวาระท%203/รายงานผลการจดซอวสดตำรา%20พ.ย.57.pdf

ระเบยบวาระท%203/รายงานการใชจายเงนคาพสด%20พ.ย.57.pdf

ระเบยบวาระท%203/รายงานผล%20QA%20พ.ย.57.docx

ระเบยบวาระท%203/ผลการดำเนนการแผนกลยทธ%20พย%2057.doc

ระเบยบวาระท%203/ความเสยง.xls

ระเบยบวาระท%203/ผลการดำเนนโครงการ.xls

ระเบยบวาระท%204/เสนอชอเพอคดเลอกเปนบคลากรดเดน%20ประจำป%20พ.ศ.2557.pdf

ระเบยบวาระท%204/การจดทำรายละเอยดคำของบประมาณรายจาย%20ประจำปงบประมาณ%20พ.ศ.2559.pdf


Flowchart ท 3 แสดงขนตอนกำรจดเตรยมสถำนทประชม

/ 1

การจ ดเตร ยมสถานทประชมมความส าคญตอการประชมมาก เลขาน การหร อผ ทได

รบมอบหมายมหนาทในการเตร ยมสถานทและสงอ านวยความสะดวกตาง ๆ ใหพร อม เพอใหการ ประช ม

ด าเน นไปดวยความเรยบรอย และประสบผลส าเร จตามว ตถ ประสงค การจ ดสถานทอยางเหมาะสมนนจะม ส

วนชวยเอออ านวยใหเกดการสอสารอยางมประสทธภาพทงกอนและหลงการประชม รวมทงการประชมในครง

ตอไปดวย

การจ ดเตร ยมสถานทประชม ในการประชมแต ละครงอาจจะแตกต างกนไปขนอยกบ จ านวนผ เขาประชม ลกษณะการประชม วตถประสงคของการประชม ผทท าหนาท เลขานการ หรอผทไดรบมอบหมาย จะตองศกษาขอมลเบ องตนของการประชม เชน จะประชมเร องอะไร มระเบยบวาระการประชมอะไรบาง (เพอจดเตรยมขอมลและเอกสารประกอบ ) หรอ ผเขาประชมคอใคร เพอจะไดจดเตรยมห องประชมใหเหมาะสม ตรวจสอบวสดอปกรณ สงอ านวยความสะดวกให เรยบรอย เชน โตะ เกาอ ความสะอาด แสงสวาง ไฟฟา เครองปรบอากาศ เครองเสยง ไมโครโฟน เครองคอมพวเตอร เครองฉายโปรเจคเตอร ไวทบอรด ระบบอนเตอรเนต แมกระทงปฏทนกควรจดไว ในหองประชมด วย เพอความสะดวกในการวางแผนและน ดหมายตาง ๆ และก าหนดการจดการประชม ในคร งตอไป

กำรเล อกหองประชม


การเล อกหองประช มจะตองเล อกใหเหมาะสมกบขนาดของกล มและมความจเ พยงพอ

ส าหรบผ เขาประชม ควรมประตทางเข าออกเพยงทางเดยวเพอป องกนการรบกวนจากบคคลทไมมสวน

เกยวของ เดนผานในขณะทก าลงด าเนนการประชม และหองประชมควรเปนหองทผเขาประชมทกคนสามารถ

มองเหนและไดยนเสยงซงกนและ กนได อยางชดเจน และทนงของเลขานการหรอผ จดบนทกรายงานการ

ประชมควรจะอย ในต าแหนงทมองเห นผ เขารวมประชมไดทงหมด และสะดวกในการเข าออก หองประชม

เพอรบสงขาวสาร โดยไมรบกวนทประชม

การประชมคณะกรรมการบรหารส านกวทยบรการนนจะมผเขาประชม จ านวน 10-15

คน หองทใชในการประชมคอ หองประชมบวหลวง ซงอยทชน 2 ของอาคารสารสนเทศ ส านกวทยบรการ

หองประชมนสามารถรองรบผเขารวมประชมไดจ านวน 21 คน ภายในหองประชมมอปกร ณทอ านวยความ

สะดวกส าหรบการประชมครบถวนและสามารถใชงานไดตามปกต ประกอบดวย เครองฉายโปรเจคเตอร

เครองคอมพวเตอร ไมโครโฟน ล าโพง ระบบอนเตอรเนต โทรศพท การจดโตะทนงส าหรบผเขารวม

ประชม ประธานและผเขาประชมสามารถมองเหนหนากนและสาม ารถสอสารโตตอบกนทกคน ดงแสดงไว

ในภาพท 1

ภำพท 15 รปแบบหองประชมทใชในการประชม

รายละเอยดขนตอนการจดเตรยมสถานทการประชม ดงน

1. ประสานเจาหนาทผดแลหองประชม เพอท าการตดตงเครองคอมพวเตอรเทากบจ านวนผ

เขาประชม เครองฉายโปรเจคเตอร และอปกรณในหองประชมใหใชงานไดตามปกต ลวงหนากอนวนประชม

1 วน

ผอ านวยการ รอง ผอ. รอง ผอ.


2. ตดตงไฟลระเบยบวาระการประชมและเอกสารแนบระเบยบวาระการประช มลงเครอง

คอมพวเตอรใหกบผเขาประชม กอนการประชมเพอใชด าเนนการประชม

Flowchart ท 4 แสดงขนตอนจดรำยงำนกำรประชม


/ /

3-5

PDF

ควำมส ำค ญของรำยงำนกำรประชม


รายงานการประชมนน มความส าคญกบองค กรมาก หากรายงานการประชม มความหมาย

ผ ดเพยนไปจากการอภปรายและมต ทประชมย อมเกดความเสยหายต อองคกรได (พรสวรรค วนจสร.

2553:36-37) ความส าคญของรายงานการประชม มดงน

1) เป นองค ประกอบของการประชม การประชมอย างเป นทางการนน ม องค

ประกอบ ไดแก ประธาน องคประชม เลขานการ ญตต ระเบยบวาระการประชม มต รายงานการ

ประชม และหนงสอเชญประชม

ในการประชมบางเร องอาจมองคประกอบไมครบกได แตรายงานการประชมจดเป น องค

ประกอบหนงทขาดไม ไดเลย เพราะการประชมนนมวตถประสงค เพอใหผมอ านาจหนา ท หรอมความร

ความเช ยวชาญในเร องทมการประชมนน ๆ มาร วมแสดงความคดเหนเพอน าไปส การลงมต หรอเส ยงขา

งมาก และสามารถน าไปปฏ บ ต ไดตอไป

รายงานการประชมจะเปนหลกฐานในการอางอง ยนยน หรอตรวจสอบ รายงานการ

ประชมจะมความสมบรณกตอเมอมการรบรองรายงานการประชมเรยบรอยแลว

2) เปนหลกฐานในการปฏ บ ต งาน ย นย นการปฏ บ ต งานทได บ นทกรายงานผลการ

ปฏ บ ต งาน การแลกเปล ยนความค ดเหน การก าหนดนโยบาย ขอเสนอแนะ และมตทประชม

3) เปนเครองมอในการตดตามงาน รายการประชม ทมการจดมตไว จะเปน หลกฐาน

ความส าคญใหเลขานการ หรอผ ทไดร บมอบหมายไดต ดตามงานตามมตทประชม

ผทไดรบมอบหมายงานจากทประชมในคราวทแลวจะตองมการรายงานผลการ

ปฏบตงานตอทประชมในคราวถดมา องคกรจงไดรบผลประโยชนในการเรงรดและพฒนางานจากการ

รายงานผลน การรายงานผลการปฏบตงานสวนใหญจะอยในระเบยบวาระการประชม ในวาระสบเนอง

4) ใชเปนหลกฐานส าหรบอางอง รายงานการประชม ทรบรองรายงานการประชมแล

ว ถอเปนเอกสารทใชอางองไดตามกฎมาย หากมปญหาหรอความขดแย งในทางปฏบต สามารถใช มตท

ประชมเพอย ต ความข ดแยงนนได

5) เปนขอมลขาวสาร เลขานการจะส งรายงานการประชมให ผเขารวมประชม

ไดรบทราบข อมล หรอทบทวนเรองราว ทผานมาในการประชมแตละครง นอกจากนยงเป น ประ

โยชนส าหร บผ ไมมาประชมไดศกษาขอมลและร บทราบมตทประชมดวย

6) รายงานการประชมเป นขอมลขาวสารทสามารถเผยแพรให บคลากรใน หน วย

งานไดร บทราบ และถอวาเปนรปแบบหนงของการประชาสมพนธ ภายในองคกร ทชวย ส รางความ

เขาใจอนดตอองคกร

ว ธกำรจดรำยงำนกำรประชม


ขณะทมการประชม เลขานการห รอผ ทได รบมอบหมายจะต องมหน าทจดบ นทก

รายละเอยดของการประชม ซ งจะมการบนทกขอมลแบบใดนน ขนอยกบความเหมาะสม หรอความตองการ

ของทประชมวาตองการรายละเอยดของข อมลมากนอยเพยงใด (ประวณ ณ นคร 2542 : 162-163) การ

บ นทกการประชมสามารถท าได 3 ว ธ คอ

1. จดละเอยดท กค ำพด พรอมดวยมต ของทประชม เปนการจดค าพดทกค าของ ผ เขาร

วมประชมทกคนโดยจดว าใครพดวาอยางไรค าตอค าตามทพด และถามการแสดง กร ยาหรอกระท าการอย าง

ใดแทนค าพดกจดแจ งกร ยาหรอการกระท าน นไวในวงเล บดวย เชน จดวา (ทประชมปรบมอ ) หรอ (แสดง

แผนผงประกอบค าอภปราย ) และจดมต ทประชมด วยการจด รายงานการประชมว ธ น น ยมใชในการประชม

สภา สภาผ แทนราษฎร หรอสภาทองถน

2. กำรจดยอเรองท พ จำรณำ และยอค ำพ ดเฉพำะท เปนประเด นส ำค ญอ นน ำไปส มต ของท ประชม พรอมดวยมต ของท ประชม เปนการจดวาทประชมไดพจารณาเรองใด โดยมประเด นทพจารณาอยางไร มผอภปรายในประเดนส าคญอย างไรบางโดยจดยอค าพ ด เอาแตใจความ (ไมจดทกค าตามค าพด ) และจดยอค าพดของบางคนท เปนประเด นส าค ญอ นน าไปสมตของทประชม (ไมจดยอค าพดของทกคน ท พด) และจดมตของ ท ประชมด วย การจด รายงานการประชมวธน นยมใช ในการประชมสโมสร สมาคม บรษท และการประชม คณะกรรมการตาง ๆ ทตองการหลกฐานย นย นวาใครเปนผ พด และค าพดน นมความส าคญตอการประชมหรอตอการต ดส นใจของทประชมดวย 3. กำรจดสรปสำระส ำค ญของเรองท พ จำรณำควำมเห น เหต ผลในกำรพ จำรณำของท

ประชม และมต ของท ประช ม เปนการจดว าทประชมได พจารณาเรองใด ซงมสาระส าคญ อย างไร ท

ประชมมความเ หนหรอเหตผลในการพจารณาอย างไร และมมตอย างไร ทงนโดยจดเป น ความเห นหรอ

เหต ผลของทประช มเปนสวนรวม หรอเปนฝาย ๆ โดยไมระบ วาใคร พดวา อยางไร การจดรายงานการ

ประชมวธน นยมใชในการประชมคณะกรรมการต าง ๆ ของ ทางราชการ ซงประชมกนเปนประจ ามเรองตอง

พจารณามากและไมตองการหลกฐานยนยนวาใครพดวาอยางไร

กำรรบรองรำยงำนกำรประชม ท ำได 3 ว ธ 1) รบรองในทประชมครงนน ใชส าหรบกรณเรงดวน โดยใหประธานหรอเลขานการของ

ทประชมอานสรปมตใหทประชมพจารณารบรอง แลวใหประธานสรปอกครง

2) รบรองในทประชมครงตอไป โดยประธานหรอเลขานการน าเสนอรายงานการประชม

ครงทแลวใหทประชมพจารณารบรอง


3) รบรองโดยการแจงเวยนใหกบผเขาประชม ใชในกร ณทไมมการประชมในครงตอไป

หรอมระยะเวลา หางจากการประชมครงนนมาก ให เลขานการส งรายงานการประชมไปให ผทไดรบการ

แตงตงเปนคณะทประชมพจารณาร บรองภายในระยะเวลาทก าหนด

คณะกรรมการบรหารส านกวทยบรการ มการก าหนดการประชมในวนพฤหสบดท 2 ของทก

เดอน โดยมอบหมายใหผชวยเลขานการ เปนผจดรายงานการประชม และเลขานการเปนผตรวจรายงานการ

ประชม ในทประชมใชวธการจดรายงานการประชมแบบท 2 คอ การจดยอเรองทพจารณา และยอค าพดท

เปนประเดนส าคญอนน าไปสมตทประชม พรอมดวยมตทป ระชม โดยมขนตอนการจดรายงานการประชม

ดงน

1. ผชวยเลขานการ เปนผรบผดชอบในการจดรายงานการประชม ณ หองประชม บวหลวง

ชน 2 อาคารสารสนเทศ

2. เตรยมอปกรณเพอน าไปใชในบนทกการประชม ไดแก เทปบนทกเสยง เครอง

คอมพวเตอร สมดบนทก

3. เมอถงเวลาประชม ประธานกลาวเปดประชม ใหจดเวลา “เรมประชมเวลา” พรอมกด

เครองบนทกเสยง และเตรยมตวจดรายงานการประชมตามระเบยบวาระการประชม

4. การจดรายงานการประชม จะพมพลงคอมพวเตอรไปพรอมกบการประชม โดยจะยอเรอง

ทพจารณาและยอค าพดเฉพาะทเปนประเดนส าคญทจะน าไปสมตทประชม และจดมตทประชม ซง

คณะกรรมการทกคนจะเหนพรอมกนบนจอฉายโปรเจคเตอร หากมขอมลทผดเพยน ไมตรงประเดนสามารถ

ทกทวงไดทนท

5. เมอด าเนนการประชมครบทกระเบยบวาระก ารประชมแลว ประธานกลาวปดประชมให

จดเวลา “เลกประชมเวลา” และกดปดเครองบนทกเสยง

6. น าระเบยบวาระการประชมทมการจดประเดนพจารณาและมตทประชม มาจดท าเปน

รายงานการประชมตามรปแบบ หากมระเบยบวาระการประชมใดมประเดนอภปรายทไมชดเจนหรอสงสย

ใหน าเครองบนทกเสยงมาเปดฟงรายละเอยดและสรปประเดนใหชดเจนและถกตองตรงตามประเดน

7. เมอจดพมพรายงานการประชมเรยบรอยแลว ใหสงรายงานการประชมในรปแบบเอกสาร

อเลกทรอนกสแจงเวยนใหกบคณะกรรมการบรหารส านกวทยบรการทางจดหมายอเลกทรอนกส (E-mail)

เพอใหตรวจสอบแกไข ภายใน 3 - 5 วน หากพนก าหนดใหถอวาคณะกรรมการไดรบรองรายงานการประชม

ในครงนน ๆ

8. หากมคณะกรรมการทานใดมการแกไขรายงานการประชม ใหสงรายละเอยดการแกไข

กลบคนใหกบผจดรายงานการประชมทางจดหมายอเลกทรอนกสอ กครง เพอใหผจดรายงานการประชมไดท า


การแกไขรายงานการประชม และเมอมการแกไขเสรจเรยบรอยแลว จงจดพมพเอกสารใหผจดรายงานการ

ประชมและผตรวจรายงานการประชมลงนาม

9. ใหน ารายงานการประชมทมการแกไขและลงนามแลว น าเสนอตอประธานคณะกรรมการ

เพอพจารณาเหนชอบและเพอด าเนนการน าเสนอตอทประชมคณะกรรมการเพอพจารณารบรองรายงานการ

ประชมในการประชมครงตอไป

10. ในขณะทมการรบรองรายงานการประชม หากมคณะกรรมการทานใดเสนอขอแกไข

รายงานการประชมอก กใหด าเนนการแกไขตามทมผรองขอ

11. หลงจากด าเนนการแกไขตามทประชมแลว ใหจดพมพเอกสารใหม และใหผจดรายงาน

การประชมตรวจรายงานการประชม และเสนอผเหนชอบรายงานการประชมลงนามตอไป

12. ด าเนนการสแกนรายงานการประชมใหอยในรปแบบไฟล PDF เพอท าการแจงเวยน

รายงานการประชมฉบบสมบรณ ใหกบคณะกรรมการและจดเกบไวในฐานขอมลงานประชม

ภำพท 16 แสดงหนาจอเวบเพจฐานขอมลงานประชม


- ตวอยำงกำรจดรำยงำนกำรประชม -

รำยงำนกำรประชมคณะกรรมกำรผบร หำรส ำนกว ทยบร กำร

ครงท 12/2557

วนจนทร ท 22 ธนวำคม พ.ศ. 2557 ณ หองประชมบวหลวง ชน 2 อำคำรสำรสนเทศ ส ำนกว ทยบร กำร

ผมำประชม

1. ผชวยศาสตราจารยอรยาภรณ พงษรตน ผอ านวยการส านกวทยบรการ ประธานกรรมการ 2. ผชวยศาสตราจารยชรดา ปกหต รองผอ านวยการฝายแผนและประกนคณภาพ กรรมการ 3. ผชวยศาสตราจารยแกว อดมศรชาคร รองผอ านวยการฝายวชาการและสารสนเทศ กรรมการ 4. นายทวน ศรดาโคตร รกษาการในต าแหนงหวหนาฝายเทคโนโลยทางการศกษา กรรมการ 5. นางสาวชษณา นราจนทร รกษาการในต าแหนงหวหนาฝายหอสมด กรรมการ 6. นายวรพจน นวลสกล นกวชาการโสตทศนศกษา ช านาญการพเศษ กรรมการ 7. นางสาวนจรนทร ภธา บรรณารกษ ช านาญการพเศษ กรรมการ 8. นายอนวช กาทอง นกเอกสารสนเทศ ปฏบตการ กรรมการ 9. นางศกนตลา เกตวงศา นกวชาการโสตทศนศกษา ช านาญการพเศษ กรรมการ 10. นางสภาพร ธระพงษสวสด บคลากร ช านาญการ กรรมการ 11. นางสาวอษา ผกพนธ รกษาการในต าแหนงหวหนาส านกงานเลขานการ กรรมการและเลขานการ 12. นางสาวมณวรรณ สาระไทย เจาหนาทบรหารงานทวไป ปฏบตการ กรรมการและผชวยฯ

ผเขำรวมประชม

1. นางสาวขนษฐา จมล นกวเคราะหนโยบายและแผน ปฏบตการ

2. นางศมาพร กาเผอกงาม เจาหนาทบรหารงานทวไป ช านาญการ

เรมประชมเวลา 09.30 น.

ผชวยศาสตราจารยอรยาภรณ พงษรตน ผอ านวยการส านกวทยบรการ ประธานในทประชมกลาวเปด

ประชม และด าเนนการตามระเบยบวาระดงตอไปน

ระเบยบวำระท 1 เรองแจงเพอทรำบ

1.1 ก ำหนดกำรประชมผบร หำรพบบคลำกร ประจ ำเดอนธนวำคม 2557

นางสาวมณวรรณ สาระไทย ต าแหนงเจาหนาทบรหารงานทวไป ปฏบตการ แจงทประชมเรองก าหนดการประชมผบรหารพบบคลากร ประจ าเดอนธนวาคม 2557 ในวนจนทร ท 22 ธนวาคม 2557 เวลา 11.00-12.00 น. ณ หองประชม Lockard มต ทประชม รบทราบ

1.2 ก ำหนดวนท ำบญเลยงพระวนปใหม ส ำนกว ทยบร กำร ประจ ำป 2558


นางสาวอษา ผกพนธ รกษาการในต าแหนงหวหนาส านกงานเลขานการ แจงทประชมเรองก าหนดการ

ท าบญเลยงพระวนปใหม ส านกวทยบรการ ประจ าป 2558 ในวนท 26 ธนวาคม 2557 โดยมก าหนดการดงน

เวลา 10.00 น. ท าบญเลยงพระเพล เวลา 12.00 น. รบประทานอาหารรวมกน

เวลา 13.00 น. แขงขนกฬาพนบาน (วงกระสอบ วงเปยว แชรบอล ปดตาตหมอ และมอบ รางวลกฬาเปตอง

เวลา 17.00 น. จบสลากของขวญ และรบประทานอาหารรวมกน มต ทประชม รบทราบและน าหารอในทประชมผบรหารพบบคลากร ประจ าเดอนธนวาคม 2557

ระเบยบวำระท 2 เรอง รบรองรำยงำนกำรประชมกรรมกำรบร หำรส ำนกว ทยบร กำร ครงท 11/2557 - รบรองโดยไมมการแกไข

ระเบยบวำระท 3 เรองสบเนอง 3.1 สรปผลกำรด ำเน นงำนส ำนกงำนเลขำนกำรประจ ำเดอนพฤศจ กำยน 2557

3.1.1 รายงานการใชจายเงนงบประมาณและเงนรายไดส านกวทยบรการ ปงบประมาณ 2558 นางสาวอษา ผกพนธ รกษาการในต าแหนงหวหนาส านกงานเลขานการ รายงานทประชมเรองการใช

จายเงนงบประมาณ เดอนพฤศจกายน 2557 งบประมาณ จ านวน 4,714,200 บาท เบกจายจรง จ านวน 698,797.88 บาท คงเหลอหลกการ 2,901,455.37 บาท และงบประมาณเงนรายได เดอนพฤศจกายน 2557 จ านวน 16,125,800 บาท เบกจายจรง จ านวน 690,029.90 บาท คงเหลอหลกการ 13,446,475.10 บาท รายละเอยด ดงน


มต ทประชม รบทราบ 3.2 ผลกำรด ำเน นงำนโครงกำรบร กำรว ชำกำรและท ำนบ ำรงศ ลปวฒนธรรม ปงบประมำณ 2558 นางสาวขนษฐา จมล ต าแหนงนกวเคราะหนโยบายและแผน ปฏบตการ รายงานทประชมเรองผลการด าเนนโครงการบรการวชาการและท านบ ารงศลปวฒนธรรม ปงบประมาณ 2558 รายละเอยดดงน


ผลกำรด ำเน นงำนโครงกำรบร กำรว ชำกำร ท ำนฯ ประจ ำปงบประมำณ พ.ศ. 2558 เดอน พฤศจ กำยน 2557

ล ำดบ โครงกำร ระยะเวลำ ผลกำรด ำเน นงำน ผรบผ ดชอบ

1 โครงกำรหองสมดอ เล กทรอน กส

เคลอนทสประชำคมอำเซยน

ระยะท 2

ตค. 57 - ก.ย 58 เสนออนมต โครงการยงไม

สงกลบ

2 จดท ำฐำนขอมลเสยง หมอ

พรำหมณบำยศรสขวญ สบสำน

วฒนธรรมภำคะวนออกเฉยง

เหนอตอนลำงและภม ภำคลมน ำ

โขง

ตค. 57 - ก.ย 58 ขออนมตเงนงวด ,ขอ

อนมตคาตอบแทนหมอ

สตร

นายอดศ กด กจแสวง

3 โครงกำรสงเสร มกำรรสำรสนเทศ

แกนกศกษำมหำว ทยำลย

อบลรำชธำน

พ.ย. 57 - ก.ย 58 พ.ย. 57 จ านวน 99 คน นายอนวช กาทอง

4 อบรมใหควำมรเรองฐำนขอมล

ออนไลนและกำรเขยน

บรรณำนกรม

ธ.ค 57 อบรมวนท 18 ธค 57 นางสาวมะลวลย สน

นอย

5 อบรมเทคน คกำรท ำว จย

ว เครำะห สงเครำะห

ม.ย 58 นางสาวมะลวลย สน

นอย

6 UBU Book Fair 2015 3 -7 ส.ค 58 นางสาวสภาพร ทาจตต

7 อบรมภำษำองกฤษเช งปฏ บต กำร

ภำษำองกฤษเพอกำรปฏ บต งำน

และกำรบร กำรระยะ ท 1

ธ.ค 57 - ม.ค 58 นางสาวอษา ผกพนธ

8 โครงกำรเผยแพรแหลงเรยนร

สำรสนเทศทองถ น

ธ.ค 57 - ม.ค 58 นางสาวขนษฐา ทมมา

กรณ

9 กำรประยกตใชระบบสำรสนเทศ

ภม ศำสตรในกำรจดท ำแผนทวด

ส ำคญในจงหวดอบลรำชธำน

ธ.ค 57 - ก.ค 58 นางสาวขนษฐา ทมมา

กรณ

10 วนเด กแหงชำต ประจ ำป 2558

"มหศจรรยวนเด กกบส ำนกว ทย

บร กำร มหำว ทยำลยอบลรำชธำน

ม.ค 58 นางสาวชษณา นรา

จนทร

11 ศกษำดงำนระบบงำนหองสมด ม.ค 58 นางสาวนจรนทร ภธา

12 โครงกำรอบรมกำรจดท ำ E-book ม.ค - ม.ย 58 นางสาวชษณา นรา

จนทร


ล ำดบ โครงกำร ระยะเวลำ ผลกำรด ำเน นงำน ผรบผ ดชอบ

13 อบรมแนวทำงกำรพฒนำ

เทคโนโลย สกำรเปนหองสมด

อ เล กทรอน กส

ก.ค 58 นางสาวชษณา นรา

จนทร

14 ผล ตสอกำรเรยนกำรสอนและกำร

เรยนรตลอดชว ต

พ.ย 57 - ก.ย 58 อยระหวางการด าเนนการ นายเทวน ศรดาโคตร

15 โครงกำรประชำสมพนธส ำนก

ว ทยบร กำร

ธ.ค 57 - ส.ค 58 นางศกนตลา เกตวงศา

16 อบรมเช งปฏ บต กำรกำรผล ต

รำยกำรวด ทศน

ธ.ค 57 นายเทวน ศรดาโคตร

17 ประชม สมมนำบคลำกร

ส ำนกงำนเลขำนกำรเพอปรบปรง

กำรบร กำร

ธ.ค 57 ด าเนนการ 18-20 ธ.ค 57 นางสาวอษา ผกพนธ

18 โครงกำรท ำบญเลยงพระและ

ก จกรรมสรำงควำมสมพนธ

ระหวำงบคลำกรและหนวยงำน

ภำยใน มหำว ทยำลย

อบลรำชธำน ประจ ำป 2558

ธ.ค 57 นางสาวอษา ผกพนธ

มต ทประชม รบทราบ ระเบยบวำระท 4 เรองเพอพ จำรณำ 4.1 กำรตรวจสอบกำรยมพสด นางสาวอษา ผกพนธ รกษาการในต าแหนงหวหนาส านกงานเลขานการ เสนอทประชมเพอพจารณาเรองการตรวจสอบการยมพสด เนองจากเคยมกรณการลาออกของบคลากรภายในมหาวทยาลยทมจากการตรวจสอบหนสนของฝายหอสมดและฝายเทคโนโลยทางการศกษานน มขอมลทไมครบถวนสมบรณท าใหมขอผดพลาดในภายหลง จงขอเสนอทประชมวาการตรวจสอบหนสนทเกยวกบการยมพสด ครภณฑนอกเหนอจากการยมวสดต าราใหเจาหนาทพสดเปนผตรวจสอบ

ผชวยศาสตราจารยอรยาภรณ พงษรตน ผอ านวยการส านกวทยบรการ ใหขอคดเหนโดยจดท าเปนแนวปฏบตในการยมพสดเพอใหบคลากรทกคนถอปฏบต คอ

1. การน าพสดออกนอกสถานทตองไดรบอนมตจากหวหนาเจาหนาทพสด 2. มการจดท าแบบฟอรมขอยมพสดออกนอกสถานท

มต ทประชม เหนชอบมอบหวหนาฝายทกฝายด าเนนการดงน 1. ส ารวจและสรปครภณฑของฝาย เพอน ามาวเคราะหจดท าแผนการซอมหรอจดซอครภณฑ 2. สรปรายงานสถตการยมพสดครภณฑทกเดอน

ระเบยบวำระท 5 เรองอนๆ - ไมม


เล กประชมเวลำ 17.30 น.

…………………………………………………ผจดรายงานการประชม (นางสาวมณวรรณ สาระไทย) เจาหนาทบรหารงานทวไป …………………………………………………ผตรวจรายงานการประชม (นางสาวอษา ผกพนธ) รกษาการในต าแหนงหวหนาส านกงานเลขานการ .........................................................ผรบรองรายงานการประชม

(ผชวยศาสตราจารยอรยาภรณ พงษรตน) ผอ านวยการส านกวทยบรการ


4.2.2 งำนกำรเง น การจดท าเอกสารขออนมตคาใชจาย เดนทางไปราชการ และการจดท าเอกสาร

ขออนมตคาตอบแทนปฏบตงานนอกเวลาราชการ ซงมขนตอนปฏบตงานดงน

Flowchart ท 5 แสดงขนตอนกำรขออนมต คำใชจำยเด นทำงไปรำชกำร

การจดท าเอกสารขออนมตคาใชจายเดนทางไปราชการ มขนตอนการปฏบตงาน ดงน

1. รบเรองจากเจาของ แจงวนทปฏบตงานนอกเวลาราชการ และผปฏบตงาน

2. แจงเจาของเรองประมาณการคาใชจายในการเดนทางไปราชการ

3. จดท าเอกสารขออนมตเดนทางไปราชการพรอมสญญายมเงนทดรองจาย

4. เสนอเจาของเรองลงนาม

5. เสนอหวหนาฝายลงนาม

6. เสนองานธรการออกเลข


Flowchart ท 6 แสดงขนตอนกำรขออนมต เบ กจำยคำใชจำยเด นทำงไปรำชกำร

การจดท าเอกสารขออนมตเบกจายคาใชจายเดนทางไปราชการ มขนตอนการปฏบตงาน ดงน

1. ประสานเจาของเรองจดท าเอกสารเบกจายคาใชจายเดนทางไปราชการ ตามแบบฟอรมทงาน

การเงนก าหนด

2. ตรวจสอบเอกสารและคาใชจายในการเดนทางไปราชการ หากมแกไขสงคนเจาของเรองแกไข





Flowchart ท 7 แสดงขนตอนกำรขออนมต คำตอบแทนปฏ บต งำนนอกเวลำรำชกำร

การจดท าเอกสารขออนมตคาตอบแทนปฏบตงานนอกเวลาราชการ มขนตอนการปฏบตงาน ดงน

1. รบเรองจากเจาของเรอง ซงตองมรายละเอยดดงน

- ตนเรองในการขออนมตปฏบตงานนอกเวลาราชการ

- วนทปฏบตงาน

- ผปฏบตงาน

- จ านวนงบประมาณ

2. จดท าเอกสารขออนมตคาตอบแทนปฏบตงานนอกเวลาราชการ





Flowchart ท 8 แสดงขนตอนกำรขออนมต เบ กจำยคำตอบแทนปฏ บต งำนนอกเวลำรำชกำร

การจดท าเอกสารขออนมต เบกจาย คาตอบแทนปฏบตงานนอกเวลาราชการ มขนตอนการ

ปฏบตงาน ดงน

1. รวบรวมใบลงเวลาปฏบตงานนอกเวลาราชการ แลวจดท าเอกสารหลกฐานการปฏบตงงานนอก

เวลาราชการ

2. จดท าเอกสารขออนมตเบกจายคาตอบแทนปฏบตงานนอกเวลาราชการ

3. เสนอผปฏบตงานลงนาม




4.3 ว ธกำรใหบร กำรกบผรบบร กำรทมควำมพงพอใจ

การปฏบตงานควรมการพฒนาเพอใหผรบบรการทมความพงพอใจ ดงน

1) ผเขารวมประชมไดรบรายงานการประชมทางจดหมายอเลกทรอนกส ท าใหรวดเรวและ

สามารถอานไดกอนการประชมครงตอไป

2) เปนการประชมรปแบบ Paperless ไมใชกระดาษในการจดท าระเบยบวาระการประชม

ท าใหผเขาประชมไมตองยงยากในการเกบเอกสาร

3) มการเผยแพรรายงานการประชมบนเวบไซต ท าใหสะดวกในการอานขอมลยอนหลงได

4) มการก าหนดปฏทนการประชม ท าใหผเขารวมประชมสามารถวางแผนการด าเนนงานได

5) มการเผยแพรแบบฟอรมเกยวกบการขออนมตเดนทางไปราชการและขออนมต

คาตอบแทนปฏบตงานนอกเวลาราชการ ทางเวบไซตส านกงานเลขานการ

4.4 ว ธกำรต ดตำมและประเม นผลกำรปฏ บต งำน

การปฏบตงานมวธการตดตามและประเมนผลการปฏบตงาน 3 วธ ดงน

1) มการตอบกลบเมอไดรบเชญเขารวมประชมทาง Google Calendar

2) มการตอบกลบเมอมการแจงเวยนรายงานการประชมทางจดหมายอเลกทรอนกส

3) มการประเมนความพงพอใจในการใหบรการของส านกงานเลขานการ

4.5 แนวปฏ บต ทดในกำรปฏ บต งำน

จากการปฏบตงานการจดประชม ไดมการพฒนางานและมการน าแนวปฏบตทดมาใชในการ

ปฏบตงาน ดงน

1) มการวางแผนในการด าเนนงานโดยการจดท าปฏทนการประชม

2) มการน าเทคโนโลยมาใชในการจดประชมรปแบบ Paperless

3) แจงเวยนหนงสอเชญประชม ลวงหนากอนวนประชม 7 วน

4) แจงเวยนรายงานการประชม ภายใน 7 วนหลงจากการประชมเสรจสน

5) เผยแพรรายงานการประชมบนเวบไซต

6) มการเผยแพรแบบฟอรมเกยวกบการขออนมตคาใชจายเดนทางไปราชการและขออนมต

คาตอบแทนปฏบตงานนอกเวลาราชการ


4.6 จรรยำบรรณ คณธรรม จร ยธรรมในกำรปฏ บต งำน

ในการปฏบตงานไดยดหลกปฏบตตามขอบงคบมหาวทยาลยอบลราชธาน วาดวย

จรรยาบรรณของบคลากร พ.ศ. 2552 ดงตอไปน

1) ตองพงปฏบตงานดวยความซอสตย สจรตและไมแสวงหาประโยชนโดมชอบ

2) พงมเจตคตทด และพฒนาตนเองใหมคณธรรม จรยธรรม รวมทงเพม พนความร

ความสามารถทกษะในการท างานเพอใหเกดการปฏบตหนาทอยางมประสทธภาพ และเกดประสทธผล และ

ตองฝกฝนตนเองใหแตกฉานและแมนย าช านาญ

3) พงปฏบตหนาทราชการดวยความสจรต เสมอภาค และปราศจากอคต

4) พงปฏบตหนาทราชการอยางเตมก าลงความสามารถ รอบคอบ รวดเรว ขยนหมนเพยร

ถกตอง สมเหตสมผล โดยค านงถงประโยชนของทางราชการและประชาชนเปนส าคญ

5) พงประพฤตตนเปนผตรงตอเวลา และใชเวลาราชการปฏบตหนาทใหเปนประโยชนตอทาง

ราชการอยางเตมท

6) พงดแลรกษาและใชทรพยสนของทางราชการอยางประหยดและคมคา โดยระมดระวงม

ใหเสยหายหรอสนเปลองเยยงวญญชนจะพงปฏบตตอทรพยสนของตนเอง


บทท 5

ปญหำ อปสรรค แนวทำงแกไข และกำรพฒนำงำน

5.1 ปญหำ อปสรรคในกำรปฏ บต งำน

ในการจดประชมคณะกรรมการบรหารส านกวทยบรการ มขนตอนการคอนขางมากและใช

ระยะเวลา ตงแตการเตรยมการกอนการประชม ระหวางการประชม และหลงจากประชมเสรจสน ซงท าให

การด าเนนการพบปญหาและอปสรรค สรปไดดงน

ตำรำงท 2 ปญหาและอปสรรคในการปฏบตงาน

ขนตอนกำรปฏ บต งำน ปญหำ/อปสรรค 1. กอนกำรประชม

1. การเลอนประชม เนองจากผเขารวมประชมตดภารกจ บางครงมการเลอนการประชมแบบเรงดวน 2. ความพรอมของอปกรณคอมพวเตอรทใชในการประชมมไมเพยงพอและไมมประสทธภาพรองรบการท างาน 3. การเสนอระเบยบวาระการประชมลาชา ท าใหจดท าระเบยบวาระการประชมไมทน

2. วนประชม

1. ระหวางการประชม เปนทงผเขาประชมและผจดรายงานการประชม ซงท าใหบางครงพมพรายงานการประชมไมทน 2. ผเขาประชม เขารวมประชมไมตรงตามเวลานดหมายประชม 3. ระยะเวลาในการประชม บางครงยาวนานเกนไป ท าใหผเขาประชมเบอหนายและเมอยลา ออกจากหองประชมกอนเวลาปดประชม

3. หลงกำรประชม

1. ตองจดท ารายงานการประชมใหทนตามก าหนด ภายใน 7 วนท าการหลงจากการประชม 2. เมอแจงเวยนรายงานการประชมใหกบผเขาประชมพจารณารบรอง ผเขาประชมไมอานรายงานการประชมและไมมการตอบกลบ


5.2 แนวทำงกำรแกไขและพฒนำงำน

จากปญหาและอปสรรคในการจดประชมคณะกรรมการบรหารส านกวทยบรการ ขางตน

ผจดท าคมอมแนวทางในการแกไขปญหาและพฒนางานเพอใหงานเกดประสทธภาพและเปนไปดวยเรยบรอย

มรายละเอยดดงน

ตำรำงท 3 แนวทางการแกไขและพฒนางาน

ขนตอนกำรปฏ บต งำน ปญหำ/อปสรรค แนวทำงกำรแกไขและพฒนำงำน 1. งำนประชม - กอนกำรประชม

1. การเลอนประชม เนองจากผเขารวมประชมตดภารกจ บางครงมการเลอนการประชมแบบเรงดวน

1. หากมการเลอนประชมหลงจากทสงหนงสอเชญประชมไปแลว จะใชวธการโทรศพทแจงผเขาประชมใหทราบกอนและสงหนงสอเลอนการประชม 2. น าระบบ Google Calendar มาพฒนางานประชมโดยการจดท าปฏทนการประชมในระบบ Google Calendar และแชรใหกบผเขาประชม พรอมทงมระบบแจงเตอนวนประชมผานทาง SMS ของโทรศพทมอถอ

2. ความพรอมของอปกรณคอมพวเตอรทใชในการประชมมไมเพยงพอและไมมประสทธภาพ

1. แจงใหผเขาประชมน าคอมพวเตอรสวนตวมาใชงานการประชม เนองจากการประชมคณะกรรมการบรหารเปนการประชมแบบ Paperless ผเขาประชมตองใชคอมพวเตอรในการประชม

3. การเสนอระเบยบวาระการประชมลาชา ท าใหจดท าระเบยบวาระการประชมไมทน

1. ใหผเขาประชมน าระเบยบวาระและไฟลเอกสารประกอบน าเสนอในวนประชม

- วนประชม

1. ระหวางการประชม เปนทงผเขาประชมและผจดรายงานการประชม ซงท าใหบางครงพมพรายงานการประชมไมทน

1. สรปเฉพาะประเดนส าคญและมตทประชม 2. ใชเครองบนทกเสยงชวยในการบนทกรายงานการประชม


ขนตอนกำรปฏ บต งำน ปญหำ/อปสรรค แนวทำงกำรแกไขและพฒนำงำน 2. ผเขาประชม เขารวมประชม

ไมตรงตามเวลานดหมายประชม 1. โทรศพทแจงใหทราบกอนถงเวลาประชม 15 นาท

3. ระยะเวลาในการประชม บางครงยาวนานเกนไป ท าใหผเขาประชมเบอหนายและเมอยลา ออกจากหองประชมกอนเวลาปดประชม

1. ประธานในทประชมควรควบคมเวลาในการประชมแตละเรอง และไมควรประชมเกนก าหนดการประชม

- หลงกำรประชม

1. ตองจดท ารายงานการประชมใหทนตามก าหนด ภายใน 7 วนท าการหลงจากการประชม เพอแจงเวยนใหผเขาประชมพจารณารบรอง

1. จดท ารายงานการประชมลวงหนากรณเปนเรองแจงเพอทราบ แลวมาเตมขอมลภายหลงจากประชมเสรจ

2. ผเขาประชมไมอานรายงานการประชมและไมมการตอบกลบ เมอไดรบแจงเวยนทางจดหมายอเลกทรอนกส(e-mail)

1. เสนอทประชมใหผเขารวมประชมทราบถงวธการและขนตอนเมอไดรบแจงเวยนรายงานการประชม 2 . จดท าเวบไซตงานประชม เพอเผยแพรรายงานการประชม ผเขาประชมสามารถอานรายงานการประชมยอนหลงได

2 . จดท าเอกสารขออนมตและเบกจายคาเดนทางไปราชการ

1. เจาของเรองแจงรายละเอยดการเดนทางไปราชการ กระชนชด ใหไดรบเงนในการเดนทางไปราชการไมทนกบการเดนทาง

1. แจงเวยนขนตอนการจดท าขออนมตเดนทางไปราชการใหกบบคลากร

3 . จดท าเอกสารขออนมตและเบกจายคาตอบแทนปฏบตงานนอกเวลาราชการ

1.เจาของเรองแจงเรองจดท าคาตอบแทนปฏบตงานนอกเวลาราชการลาชา/หลงวนปฏบตงาน

1. แจงเวยนขนตอนการจดท าขออนมตคาตอบแทนปฏบตงานนอกเวลาราชการ

5.3 ขอเสนอแนะ

จากการปฏบตงานมปญหาและอปสรรค ผจดท าคมอมขอเสนอแนะเพอเปนแนวทางในการ

พฒนาการปฏบตงานและหนวยงาน ดงน


1. ควรมการน าระบบการประชม แบบ Paperless มาใชในการประชมทกการประชม เพอ

เปนการลดการใชกระดาษและประหยดงบประมาณ

2. ควรมการแลกเปลยนแนวปฏบตทดในการจดประชมของแตละหนวยงานภายใน

มหาวทยาลย

3. ควรมการพฒนาระบบการประชมใหเปนรปแบบ E-meeting อยางเตมรปแบบ และมการ

น าอปกรณสอสารมาใชการประชม เชน โทรศพท แทบเลต

4. ควรมการปรบปรงโฟชารทขนตอนการปฏบตงานใหมระยะในการปฏบตงานและ

แบบฟอรมแนบในแบบฟอรม

52

คมอการปฏบตงานเจาหนาทบรหารงานทวไป บรรณำน กรม

ประวณ ณ นคร. (2551). การบนทกเสนอ การจดรายงานการประชม การเขยนค ากลาวในพธ. สบคนเมอ

วนท 18 มนาคม พ.ศ. 2558, สบคนจาก

http://www.scphub.ac.th/new_ulib/dublin.php?ID=13399111767

พรสวรรค วนจสาร. (2553). เอกสาร ประกอบการอบรมเชงปฏบตการ เทคน คการจดและเขยนรายงาน

การประชม. สบคนเมอวนท 16 มนาคม พ.ศ. 2558, สบคนจาก

www.education.cultthai.coop/index.php

มหาวทยาลยอบลราชธาน โครงการจดตงกองการเจาหนาท. (2554). ขอบงคบมหาวทยาลยอบลราชธาน

วาดวยจรรยาบรรณของบคลากร พ.ศ. 2552, อบลราชธาน: มหาวทยาลยอบลราชธาน.

ระเบ ยบส าน กนายกร ฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และฉบ บแกไข พ.ศ. 2539 . สบคน

เมอวนท 16 มนาคม พ.ศ. 2558, สบคนจาก

http://www.personnel.psu.ac.th/word/9.262.pdf

สมต สชฌกร. (2547). เทคน คการจ ดประช ม กรงเทพฯ : สายธาร

อษา ผกพนธ . (2552). การรวบรวมรายงานการประชมคณะกรรมการประจ าส านกวทยบรการและผบรหาร

ส านกวทยบรการ. อบลราชธาน: ส านกวทยบรการ มหาวทยาลยอบลราชธาน.

http://www.personnel.psu.ac.th/word/9.262.pdf

53


ภำคผนวก

54


- ตวอยำงหนงสอเช ญประชมทบรรจระเบยบวำระไวในหนงสอเช ญ -

บนทกขอควำม

สวนรำชกำร ............................................................................................................................

ท ................................................................ ว นท ........................................................................ เรอง ขอเชญประช ม…………………………………………................................................................. เรยน

ดวย ....................................................... ครงท....................

ในวนท ........................เวลา ............................น. ณ หอง.............................. ช น........... หอง ......... ตามระเบยบวาระการประชมดงน

วาระท 1 แจงเพอทราบ วาระท 2 เรองสบเนอง วาระท 3 รบรองรายงานการประชม ครงท .................................... วาระท 4 ทบทวนบ นทกการประชม ว นท ......................................

วาระท 5 เสนอเพอพจารณา

วาระท 6 เรองอน ๆ (ถาม)

จงเรยนมาเ พอโปรดทราบ และกรณาเขารวมประชมตามวน เวลา และสถานท ด งกลาว

ดวย จะขอบค ณมาก

(.....................................................) ต าแหนง.......................................


- รปแบบระเบ ยบวำระกำรประชม -

ระเบ ยบวาระการประช ม

...........................................

คร งท........./....... .

วนท ................................... ณ............................................................

ระเบยบวำระท 1 เรองแจงเพอทรำบ 1.1 ................................................................... 1.2 ...................................................................

ระเบยบวำระท 2 เรองรบรองรำยงำนกำรประชมครงท................

2.1 ................................................................... 2.2 ...................................................................

ระเบยบวำระท 3 เรองส บเน อง

3.1 ................................................................... 3.2 ...................................................................

ระเบยบวำระท 4 เรองเสนอเพ อพ จำรณำ

4.1 ................................................................... 4.2 ...................................................................

ระเบยบวำระท 5 เรองอ น ๆ 5.1 ................................................................... 5.2 ...................................................................


- รปแบบกำรจดรำยงำนกำรประชม –

รำยงำนกำรประช ม........................................... ครงท .......................................

เมอ.......................................

ณ.................................................................

ผมาประชม

ผ ไมมาประชม

ผ เขารวมประชม

เรมประชมเวลา

(ขอความ).............................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................... เล กประชมเวลำ

(.....................................) ผ ตรวจรายงานการประชม

(..................................) ผจดรายงานการประชม

Documents

คู่มือการปฏิบัติงาน ...4.5 แนวปฏ บ ต ท ด ในการปฏ บ ต งาน 45 4.6 จรรยาบรรณ คุณธรรม