Administraciòn y Logìstica de eventos - Módulo

Administración y Logística de Eventos MBA .Carlos Larrea Naranjo

2010

Texto del Área Comunicación y Relaciones Públicas

1

Texto de auto-aprendizaje con proyectos pedagógicos,

lecturas integradoras, indicadores de evaluación y

actividades de acreditación y promoción

Riobamba – Ecuador

2010

Administración y

Logística de Eventos

por

Competencias


2010


2

2 JUSTIFICACIÓN – DEDICATORIA

La Administración y Logística de Eventos es uno de los

trabajos más complicados de la organización, empresa o

institución, ya que es el momento en el cual no sólo tenemos

que asegurarnos de que todo se encuentre en orden, sino que

también, es importante que cuidemos cada uno de los detalles

que puedan llegar a fallar.

La gestión de eventos se basa principalmente en la supervisión

del desarrollo de los mismos, por eso decimos que se requiere

prestarle atención a más de un solo detalle a la vez.

El presente módulo es un aporte del tutor a ese selecto grupo

del Sexto semestre de la carrera de Secretariado y Relaciones

Públicas 2010-2011, para coadyuvar a su formación integral

en busca de la excelencia académica.

Este curso les permitirá dominar las técnicas y estrategias de

la Administración y Logística de Eventos, obviamente

contribuirá a que sea usted una mejor secretaria.

El Autor

.

AUTOR: Julio Adolfo Bravo Mancero Ciencias de la Comunicación Social (Licenciatura)

Diplomado Superior para Editores de Medios Impresos del Siglo XXI

Docente en la Universidad Nacional de Chimborazo – modalidad presencial

Teléfono: 084408311 (móvil)

E-mail: [email protected]

Edición Nº 1, marzo de 2010

Riobamba-Ecuador

AUTOR: Carlos Larrea Naranjo Licenciado en Ciencias de la Comunicación Social;

MBA. Master Bussines Administration;

Diploma de Posgrado en Comunicación y Relaciones Públicas;

Especializado en Comunicología y Análisis de Audiencias;

Diploma Superior en Gerencia de Marketing;

Especialista en Gerencia de Proyectos.

Docente en la Escuela de Comunicación Social de la Universidad Nacional de Chimborazo

E-mail: [email protected] Edición Nº 1, octubre de 2010

Riobamba-Ecuador

Reproducción, impreso y encuadernado: Unach


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3

ELEMENTOS BÁSICOS

3 PRESENTACIÓN

Administración y Logística

de Eventos


2010

Por

Competencias


2010


4

Quienes se dedican a la Administración y

gestión de eventos generalmente son personas

con una formación académica sólida y que

trabajan en equipos,

Su grupo de trabajo se encuentra capacitado

para conseguir que el evento en su

planificación, durante su transcurso y en la

evaluación posterior, haya tenido el éxito

deseado.

La secretaria es la cabeza de esta organización

y ejecución de eventos por ello la necesidad de

conocer, dominar y aplicar con solvencia toda

la metodología de la Administración y

Logística de eventos.

Creemos que con la propuesta de proyectos de

estudio descrita más adelante, conseguiremos

los objetivos del curso.

Proyecto 1:

Conociendo la administración.

Proyecto 2:

Cómo organizo adecuadamente un evento? Proyecto 3:

¿Qué requiero para ejecutar un evento?

El autor

4 INTRODUCCIÓN


2010


5

SUMARIO 5

P R O Y E C T O S

CO

NT

EN

IDO

S

APLI

CACI

ÓN

EJES

LE

CTUR

A TE

MAS

¿Qué requiero

para ejecutar

un evento?

Ejecutar un evento

empresarial, institucional o

académico

Comunicación y Relaciones Públicas

Los eventos

Actos públicos

Ceremonias y actos

Protocolo y logística

Protocolo nacional

Protocolo en organismos

internacionales

¿Cómo organizo

adecuadamente

un evento?

Planificación de eventos

Investigación de locales para

eventos

Exposición pública

Comunicación y Relaciones Públicas

Manual para

organizadores de Ferias

Gestión de eventos

Eventos de empresa

Eventos Institucionales

Eventos Académicos

Eventos sociales

Foro sobre temas expuestos

Ensayo sobre las definiciones

Exposición pública

Comunicación y Administración:

posicionamiento La Meta

La Administración

La Institución

La organización o empresa

Cultura Organizacional

Liderazgo

1 2 3

“Conociendo a la

Administración”


2010

Carlos Larrea Naranjo

DISTRIBUCIÓN DEL TIEMPO

6 TEMPORALIZACIÓN

“Conociendo la Administración”

¿Cómo organizo adecuadamente un evento?

¿Qué requiero para ejecutar un evento?

12

18

30

AD

MIN

IST

RA

CIO

N Y

LO

GIS

TIC

A D

E E

VE

NT

OS

1

2

3

Nº DE

HORAS PROYECTOS DIDÁCTICOS


2010


7

Aprendizajes significativos por

competencias a través de proyectos

pedagógicos con estandarización de

conocimientos o contenidos mínimos e

indicadores de evaluación


2010

Texto de Administración y

Logística de Eventos


2010


8

ÍNDICE DE TEMAS

Página

JUSTIFICACIÓN-DEDICATORIA…………………………………………………………… 2

PRESENTACIÓN……………………………………………………………………………… 3

INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………………... 4

SUMARIO……………………………………………………………………………………… 5

TEMPORALIZACIÓN………………………………………………………………………… 6

1.1 Tendencias Históricas 12

1.2 Administración antigua 17

1.3 Administración media 18

1.4 Administración moderna 18

1.5 Administración contemporánea 19

1.6 ¿Qué es una organización? 22

1.7 Empresa o institución 23

1.8 Sistema organizacional 26

1.9 Cultura organizacional 28

1.10 Cultura corporativa 29

1.11 El liderazgo 30

1.12 Trabajo en equipo 31

2.1 Lo típico 38

2.2 ¿Quiénes trabajan en la organización de un evento ¿ 40

2.3 Eventos de empresa 41

2.4 Claves para organizar la reunión de una empresa 43

2.5 Claves para una comida de empresa 45

2.6 Planificación, pautas previas 47

2.7 Organizar. Clasificación de eventos 49

2.8 ¿Cómo organizar una reunión exitosa? 51

2.9 Lineamientos para la organización de eventos académicos 54

INVESTIGACIÓN

12

Conociendo la Administración

Lectura: La Meta Cap. I

PR

OY

EC

TO

1

¿Cómo organizo adecuadamente un evento?

Lectura: Manual para la organización de ferias

36

PR

OY

EC

TO

2


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9

3.1 Ha llegado el gran día 61

3.2 Actos públicos, clasificación organización 66

3.3 Ceremonias y actos 67

3.4 Actos públicos 68

3.5 Actos oficiales 69

3.6 Ubicación de invitados 70

3.7 Realimentación proceso de planificación 73

3.8 Protocolo y logística 74

3.9 Protocolo en la OTAN 88

3.10 Claves para eventos impactantes 94

¿Qué necesito para ejecutar un evento?

Lectura: Eventos

59

PR

OY

EC

TO

3


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10

ESTRATEGIA

Contextualización del proyecto

Las estudiantes, en forma individual y luego en equipos de trabajo, reflexionarán sobre la importancia de la

Administración y el rol fundamental de la secretaria en la empresa. Posteriormente en un taller expondrán sus criterios y a través de debate se sacarán conclusiones.

Metodología de agrupación:

Coordinador: responsable de articular las actividades de todo el equipo, guía la participación.

Redactor: recepta criterios, integra y ordena la información. Investigador: consulta definiciones, criterios y aclara dudas del equipo.

Expositor: expone públicamente y argumenta los criterios de su equipo de trabajo.

Diseñador: prepara el material que sustente la defensa pública del trabajo en equipo.

Causas:

Existen varias formas de bridar servicios o bienes

La secretaria es considerada como un elemento de

segunda

No se valora los aportes de la secretaria

Lo que el estudiante quiere o necesita saber:

¿Qué es administración?

¿Qué es institución, organización, empresa?

¿Qué es la cultura organizacional?

¿Qué es el liderazgo?

Competencias a desarrollar

Los ESTUDIANTES serán capaces de:

- Elaborar y sustentar un ensayo sobre las

diferencias entre empresa, organización e

institución. La administración de empresas

y el rol que desempeña la secretaria en esos

escenarios.

Problema:

Establecer el contexto de la

Administraciòn de Empresas.

Conociendo a la

Administración

DURACIÓN: N° de semanas: 4

Fecha: desde 25 de septiembre hasta: 23 de octubre

1

OBJETIVOS:

Identificar las corrientes de la Administración

Distinguir el verdadero rol de la secretaria en la organización


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11

“El e

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ACTIVIDADES

Control de Lectura

Análisis del documento expuesto

Identificación de las corrientes administrativas

Investigación de los roles de las secretarias en

las instituciones, empresas y organizaciones,

públicas y privadas.

Exposición individual

Demostración de saberes

Al término del Proyecto Pedagógico las estudiantes, en un círculo de rendición de cuentas, llenarán la tabla de evaluación, para el efecto, el coordinador, a través de preguntas constatará la apropiación de los aprendizajes mínimos, los ejercicios de

aplicación y el nivel de participación.


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12

1. LA ORGANIZACIÓN EN UN

CONTEXTO ADMINISTRATIVO

1.1. TENDENCIAS HISTÓRICAS:

El pensamiento administrativo como la

humanidad, ha evolucionado desde la

prehistoria y los cavernícolas hasta la historia

moderna, los viajes a la luna, las

computadoras e Internet. En administración,

como en la política o la poesía ha existido

diferentes corrientes o enfoques, es por esto

que se conoce varias concepciones acerca de

la forma más acertada en que se debe administrar una organización. La historia de

estas tendencias administrativas se remonta al imperio chino 500 AC, sería Confucio

quien sentara las bases de la administración china. Después de los chinos, vinieron los

egipcios con un sistema administrativo organizado en agricultura, pastoreo y comercio,

que Weber calificó como “Burócrata”.

Más adelante los romanos desarrollan un excelente sistema tanto en la agricultura, la

minería y el comercio además de la guerra, lo cual los lleva a la prosperidad durante

varios siglos, el espíritu de orden administrativo que tuvo el Imperio Romano hizo que

se lograra, a la par de las guerras y conquistas, la organización de las instituciones de

manera satisfactoria. Estas primeras experiencias de sistemas administrativos,

constituyen lo que podrían llamar Prehistoria del pensamiento administrativo.

En la edad media europea se desarrolló un sistema político único: el feudalismo. El

señor feudal vivía en su castillo, administraba la justicia, dirigía la policía, recaudaba

los impuestos y acuñaba la moneda. Esta es, en cierta manera, la apareciendo del

descentralismo ya que existían las monarquías que gobernaban los territorios, pero eras

los señores feudales los que constituían pequeños “estados” y mantenían las

monarquías”. También en esta época, floreció y se consolido la iglesia católica. El

estudio de su organización ha de interesar a quien se inicia en las disciplinas

administrativas, para conocer la importancia que tiene en administración el

adoctrinamiento para la consecución de un objetivo.

Después de la organización feudalista viene el período de las revoluciones, entre ellas,

la Revolución Industrial y con ella nacen también formas de administración no muy

ortodoxas. Ya entrando en lo que se llama la administración moderna (a partir del

siglo XIX) tenemos varias escuelas, iniciada por la Administración Científica que su

responsabilidad radica en los concepciones vertidas por Taylor y Fayol; así mimos, se

tiene otra corriente como es la del comportamiento, la empírica… Pero sin duda los

grandes pioneros del pensamiento administrativo moderno son atribuibles a Frederich

Taylor y Henry Fayol, padres de la Administración como ciencia.

1 Administración Organizacional


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13

La propuesta de Taylor tiene 6 elementos fundamentales

Estudio del trabajo (organización y programación del trabajo) “desarrollo de

una ciencia y distribución equitativa del trabajo.

Selección técnica e instrucción del trabajador. “Selección y desarrollo

científico del obrero”.

Control (por parte de los administradores) del trabajo (ejecutado por el obrero)

“Cooperación cordial entre administración y obreros”. Fayol promulgó varios

elementos claves:

Agrupación del conjunto de actividades que realiza la organización.

“Operaciones que realizan las empresas”

Definición de las funciones que debe desarrollar un administrador. “Elementos

de la administración”.

Formulación de criterios que deben orientar la actividad administrativa.

“Principios generales de la Administración”.

La principal contribución de estos pioneros fue demostrar que la Administración

Científica no es un grupo de técnicas de eficiencia o incentivos sino una filosofía en

virtud de la cual la gerencia reconoce que su objetivo es buscar científicamente los

mejores métodos de trabajo.

Específicamente Fayol expuso su teoría de la administración en su famoso libro

Administration Industrielle el Generale, publicado en París en 1916.

Siempre tuvo un enfoque de gerente general y se preocupó por la eficiencia; con

énfasis en la Dirección y la Administración de la empresa y toda su vida afirmó que su

éxito se debía no sólo a sus cualidades personales, sino también a los métodos que

empleaba. Del mismo modo que Taylor, Fayol empleó sus últimos años en la tarea de

demostrar que con una visión científica y con métodos adecuados de gerencia los

resultados satisfactorios eras inevitables.

Fayol consideraba que en la teoría de la administración debía procederse como en las

ciencias exactas, es decir, a través de un sistema de experimentación real para

convalidad la doctrina. Se trata en realidad del primer intento de formular una teoría

general de la administración.

A diferencia de Taylor, los estudios de Fayol se referían a la administración clásica, el

foco era la empresa como un todo, no sólo un segmento de ella. Consideró que la

administración estaba compuesta de funciones y basa su teoría en cuatro (4) principios

básicos:

Descomposición de las actividades administrativas en cuatro elementos.


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14

División de las actividades de la empresa.

Considera esencial el desarrollo de actividades técnicas del trabajador y que

éstas deberían desarrollarse por escala jerárquica.

La aparición del pensamiento moderno.

Antes de Fayol, en general, se pensaba que los “gerentes nacen, pero no se hacen”.

No obstante, Fayol insistía en que la administración era como cualquier otra habilidad,

que se podría enseñar una vez que se entendieran sus principios fundamentales, que se

explican a continuación;

a. División del trabajo: cuanto más se especialicen las personas, tanto mayor será

la eficiencia para realizar el trabajo. El epítome de este principio es la línea de

montaje moderna.

b. Autoridad: los gerentes deben girar órdenes para que se hagan las cosas.

Aunque su autoridad formal les otorgue el derecho a mandar, los gerentes no

siempre lograran la obediencia, a no ser que también tengan autoridad personal.

c. Disciplina: los miembros de una organización tienen que respetar las reglas y

los acuerdos que rigen a la organización. Según Fayol, la disciplina es el

resultado de líderes buenos en todos los estratos de la organización, acuerdos

justos y sanciones impuestas, con buen juicio, a las infracciones.

d. Unidad de mando: cada empleado debe recibir instrucciones de una sola

persona. Fayol pensaba que si un empleado dependía de más de un gerente,

habría conflictos en las instrucciones y confusión con la autoridad.

e. Unidad de dirección: las operaciones de la organización con el mismo

objetivo deben ser dirigidas por un solo gerente y con un solo plan.

f. Subordinación del interés individual al bien común: en cualquier empresa,

los intereses de los empleados no deben tener más peso que los intereses de la

organización entera.

g. Remuneración: la retribución del trabajo realizado debe ser justa para

empleados y empleadores.

h. Centralización: al reducir la participación de los subordinados en la toma de

decisiones se centraliza; al aumentar su papel en ella se descentraliza. Fayol

pensaba que los gerentes debían cargar con la responsabilidad última, pero al

mismo tiempo debían otorgar a su subalterna autoridad suficiente para realizar

su trabajo debidamente. El problema radica en encontrar el grado de

centralización adecuado a cada caso.


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i. Jerarquía: la línea de autoridad de una organización, en la actualidad

representada por casillas y líneas definidas del organigrama, sigue un orden de

rangos, de la alta gerencia al nivel más bajo de la empresa.

j. Orden: los materiales y las personas deben estar en un lugar adecuado en el

momento indicado. Las personas, sobre todo, deben realizar los trabajos

ocupando los puestos mas adecuados para ellas.

k. Equidad: los administradores deben ser amables y justos con sus

subordinados.

l. Estabilidad del personal: las tasas elevadas de rotación de empleados socavan

el buen funcionamiento de la organización.

m. Iniciativa: los subordinados deben tener libertad para concebir y realizar sus

planes, aun cuando se puedan presentar algunos errores.

n. Espíritu de grupo: cuando existe el espíritu de grupo la organización tendrá

una sensación de unión. Según Fayol, incluso los pequeños detalles podrían

alentar el espíritu.

Fayol consideraba que la organización ideal era una burocracia con actividades y

objetivos establecidos mediante un razonamiento profundo y con una división del

trabajo detallada explícitamente; demuestra una importante sensibilidad para captar,

interpretar y desarrollar las necesidades de esa época, donde fundara la Escuela de la

Administración Industrial y general.

Esta escuela está formada principalmente por ejecutivos de las empresas de la época.

Algunos de ellos: Henri Fayol (1841 -1925), James D. Mooney, Lyundall Fa. Urwich.

(N. 1891) Luter Gulick, entre otros. Esta corriente, cuya preocupación básica era

aumentar la eficiencia de la empresa, a través de la forma y disposición de los órganos

componentes de la organización, esto es los departamentos, y de sus interrelaciones

estructurales. De allí el énfasis de anatomía (estructura) y en la fisiología

(funcionamiento) de la organización. En este sentido, la corriente anatómica y

fisiológica desarrolla un enfoque inverso al de la administración científica: de arriba

hacia abajo (de la dirección hacia la ejecución) del todo hacia sus partes competentes.

La atención se fija en la estructura organizacional, en los elementos de la

administración, es decir en los principios generales de la administración, en la

Departamentalización. Ese cuidado en la síntesis y en la visión global permite una

mejor manera de subdividir la empresa, centralizando la dirección en un jefe principal.

Fue una corriente eminentemente teórica y administrativamente orientada. Su

principal característica es el énfasis en la estructura.

Así mismo, en este tipo de estructura se considera dos tipos de comunicación dentro de

la organización: las descendentes, mediante las cuales el superior da órdenes a sus

subordinados y la ascendente por medio de las cuales el subordinado eleve

información para la continuación del proceso de toma de decisiones.


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Más adelante es Max Weber quien promulga la burocracia como el método más

efectivo para administrar las organizaciones. La burocracia es un “tipo ideal” de

organización delimitada por una estructura de denominación legal que se ejerce por

medio de un cuadro administrativo aplicable a grandes organizaciones tanto del Estado

como del sector privado.

Luego aparece Elton Mayo, quien hace parte de la escuela del comportamiento

humano o behaviorismo. Sus estudios buscaban analizar los efectos que ejercían las

condiciones, físicas sobre los trabajadores y sobre la producción. El resultado más

importante de sus análisis es que los factores psicosociales, como el reconocimiento y

la conciencia de pertenecer a un grupo, son más importantes para el nivel de

producción que las condiciones de trabajo y los incentivos salariales. También, de la

escuela behaviorista. Lewin propuso los grupos de trabajo como factor clave para

mejorar la productividad. Otro exponente de esta escuela es Maslow quien observó

que la motivación es muy importante para mejorar la productividad de los individuos,

quienes se mueven siempre en busca de satisfacer necesidades que se encuentran

jerarquizadas. Otro behaviorista es Herzberg quien enunció que la manera de motivar

al empleado debe ser a través del enriquecimiento de la tarea asignando tareas que

constituyen un desafío a los empleados para que asuman una mayor responsabilidad.

Otra escuela es la japonesa, el justo a tiempo, el Kaizen, la teoría Z y el Kaanban son

algunos otros aportes al desarrollo del pensamiento administrativo contemporáneo.

Uno de los representantes más importantes de esta escuela es Ouchi quien propuso que

no hay cabida en las organizaciones para el egocentrismo ni para los individuos

demasiado sensibles (el interés general prima sobre el particular) y que la intimidad y

la confianza son las piedras angulares de la cultura organizacional dentro y fuera del

ámbito que circunda a la empresa.

Dentro de la escuela americana se tienen representantes como McGregor y Drucker.

El primero promovió la teoría Y como respuesta a la administración tradicional teoría

X, esta teoría reza que la motivación, el potencial para el desarrollo, la capacidad para

asumir responsabilidad, la disposición para encaminar la conducta hacia metas

organizativas, se hallan, todas presentes en las personas. La administración no las

coloca allí. Es de la responsabilidad de la administración el hacer posible que los

individuos reconozcan y desarrollen por si mismos estas características humanas. El

segundo, aun vigente, abogó por la administración por objetivos que es una respuesta

generalizada en el medio empresarial para resolver de una manara participativa el

problema de establecer objetivos, y un procedimiento para la correlación y

reformulación de la estrategia.

Finalmente aparece la planeación estratégica que consiste básicamente en el proceso de

desarrollar y mantener una adecuada estrategia entre metas y capacidades de una

organización y los cambios en sus oportunidades de mercado. Buscando, de esta

manera, lograr una ventaja competitiva sostenible en el largo plazo. Para establecer

una estrategia a seguir se debe conocer a fondo, no sólo la organización a su interior

(estrategia de adentro hacia fuera), sino el entorno en el que se desempeña (de afuera

hacia adentro), sus debilidades y fortalezas, sus oportunidades y amenazas. Además de


2010


17

estudiar las estrategias de los competidores en el área y los resultados que han

obtenido.

Este análisis, es apenas una aproximación a las teorías y los pensamientos

administrativos ya que hay muchas más prácticas administrativas, entre ellas se tiene:

la reingeniería de procesos, la calidad total, círculos de calidad, benchmarking,

outsourcing, la gerencia basada en valor, las cuadrillas organizacionales, etc. Y aunque

varias de ellas han sido pasajeras, han aportado para enriquecer la teoría

administrativa.

Los tiempos han cambiado, los mercados y las empresas también y como en la teoría

de la evolución de las especies de Darwin, sólo sobreviraran los más fuertes y las

empresas más fuertes serán las que desarrollen estrategias flexibles que le permitan

adecuarse a los fuertes cambios tecnológicos, económicos y de mercado, de corto y

largo plazo para crear y mantener ventajas competitivas que les permitan triunfar en el

mercado.

1.2. ADMINISTRACIÓN ANTIGUA.

A pesar de que la administración como disciplina es relativamente nueva, la historia

del pensamiento administrativo es muy antigua, ya que nace con el hombre mismo,

puesto que en todo tiempo ha habido necesidad de coordinar actividades, de tomar

decisiones y de ejecutar, de ahí que en la administración antigua se encuentran muchos

de los fundamentos administrativos de la actualidad y que pueden observarse en el

código Hammurabi, en el nuevo testamento, así como en la forma de conducir los

asuntos en la antigua Grecia, Egipto, Roma y China, en donde se encuentran vestigios

del proceso administrativo.

2600 a.C.

2000 a.C Egipcios

Descentralización de la

organización

Reconocimiento de las

órdenes escritas

1941 a.C Hebreos Concepto de organización

Principio escalar

1800 a.C Hammurabi

(Babilonia)

Control escrito y

testimonial, establece el

salario mínimo, plantea que

En este sentido, el estudio histórico de esta evolución administrativa muestra los enfoques que tuvo esta ciencia en Egipto, China, Grecia y Roma, y la influencia que tuvieron ciertos procedimientos utilizados en esos lugares sobre algunas prácticas actuales en el campo, entre ellas de la organización funcional de los poderes del Estado.

http://www.monografias.com/trabajos11/salartp/salartp.shtml


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18

la responsabilidad no puede

transferirse

600 a.C Nabucodonosor

(Babilonia)

Control de la producción e

incentivos salariales

500 a.C Mencius

(China)

Reconocimiento de los

estándares

400 a.C

Sócrates

(Grecia)

Ciro

(Persia)

Platón

(Grecia)

Reconocimiento de las

relaciones humanas,

estudio de movimientos,

manejo de materiales

Principio de la

especialización

1.3. ADMINISTRACIÓN EDAD MEDIA

Durante los últimos años del Imperio Romano el centralismo administrativo se fue

debilitando considerablemente y la autoridad real paso al terrateniente, alrededor del

cual se agrupaban muchas personas, es decir, que en la Edad Media hubo una

descentralización del gobierno, con lo que se diferenció de las formas administrativas

que habían existido anteriormente. Hubo una notable evolución de las ideas

administrativas y se consolidaron instituciones como la iglesia católica que tuvo

mucho interés para los estudios de administración, debido a su peculiar forma de

organizar y de funcionamiento.

1340 Lucas Paciolo

Establece el método de

contabilidad de la partida

doble

1395

1418

Francisco Di Marco

Barbariego

Utilizan prácticas de

contabilidad denostó

1410 Hermanos Soranzo Hacen uso del libro diario y

el mayor

1496 Arsenal de Venecia Contabilidad de costos,

inventarios y control

1.4. ADMINISTRACIÓN EDAD MODERNA

Al inicio de esta época surge en Prusia, Austria un movimiento administrativo

conocido como cameralista que alcanzó su mayor esplendor en 1560 y trató de mejorar

los sistemas administrativos usados en esa época. Pusieron énfasis en el desarrollo de

algunos principios administrativos, como fueron, el de selección y adiestramiento de

personal, especialización de funciones y establecimiento de controles administrativos.

http://www.monografias.com/trabajos14/responsabilidad/responsabilidad.shtml

http://www.monografias.com/trabajos16/estrategia-produccion/estrategia-produccion.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/moem/moem.shtml

http://www.monografias.com/trabajos13/cultchin/cultchin.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/histogrecia/histogrecia.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/histogrecia/histogrecia.shtml

http://www.monografias.com/trabajos5/relhuman/relhuman.shtml

http://www.monografias.com/trabajos4/costos/costos.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/conin/conin.shtml


2010


19

1767 Sir James Stuart

(Inglaterra)

Teoría de la fuente de

autoridad

Impacto de la

automatización

1776 Adam Smith

(Inglaterra)

Principio de

especialización de los

trabajadores

Concepto de control

1799 Eli Whitney

(E.E.U.U)

Método científico,

contabilidad de costos y

control de calidad

1832 Charles Babbage

(Inglaterra)

Reconocimiento y

aplicación de prácticas de

personal

Planes de vivienda para

obreros como incentivo

1856 Daniel McCallum Organigramas para mostrar

estructura Organizacional

1.5. ADMINISTRACIÓN EDAD CONTEMPORÁNEA

Los historiadores están de acuerdo con que hubo una segunda revolución industrial de

1860 a 1914, llamada también revolución del acero y la electricidad, que sustituyó el

hierro por el acero como material básico para la industria en el campo de la energía.

La administración científica de Taylor surgida en esa época cumplió a cabalidad con

esa función, suministrándole herramientas, técnicas necesarias para su expansión y

desarrollo.

A pesar de todo este progreso no fue sino hasta principios del siglo XX que la llamada

“ciencia de la administración” surgió.

Son diversos los enfoques de la administración, algunos de ámbito amplio, otros más

especializados, de modo que existen varias concepciones de la forma más acertada en

que se debe administrar una organización lo que ha ocasionado que hasta la fecha no

haya una sola teoría administrativa que sea de carácter universal.

Observemos las teorías siguientes desde 1903 y sus principales pioneros:

1903 Administración Científica de Taylor, Gantt, Gilbreth

1909 Teoría Burocrática Max Weber

1916 Teoría Clásica Fayol, Gulik, Urwick

1932 Teoría Relaciones Humanas Elton Mayo

http://www.monografias.com/trabajos6/laerac/laerac.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/auti/auti.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/laerac/laerac.shtml

http://www.monografias.com/trabajos10/conco/conco.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/todorov/todorov.shtml#INTRO

http://www.monografias.com/trabajos4/epistemologia/epistemologia.shtml

http://www.monografias.com/trabajos10/carso/carso.shtml



http://www.monografias.com/trabajos2/printeoadmin/printeoadmin.shtml

http://www.monografias.com/trabajos5/relhuman/relhuman.shtml


2010


20

1947 Teoría Estructuralista Weber, Etzioni

1951 Teoría de Sistemas Ludwing Von Bertalanffy

1954 Teoría Neoclásica Drucker, O` Donnel

1957 Teoría del Comportamiento Hebert Alexander Simon

1962 Desarrollo Organizacional McGregor, Argyris

1972 Teoría Contingencial Chandler, Skinner, Burns

Sin embargo, se puede inducir que nos encontramos con ciertas dificultades para

plantear una dirección eficaz de una organización educativa, al considerar

históricamente varias tendencias a partir de las cuales se ha intentado interpretar y

explicar.

De un modo sintético se podría decir que ha habido tres tendencias en los últimos años.

Desde 1910 a 1934 se desarrolla en modelo clásico burocrático, de 1934 a 1960 se

centra la atención en las relaciones humanas y es a partir de 1960 se pasa a un enfoque

más unitario del tema aprovechan la teoría de sistemas, es en donde se emplean los

nuevos modelos orientales que se propone en la aplicación del mundo occidental.

Uno de los exponentes más conocidos de la primera tendencia es Max Weber. Su

manera de entender cómo habría que plantear los elementos de la organización y las

relaciones entre sí suponen en síntesis:

a. La división del trabajo de acuerdo con la especialización funcional.

b. Un sistema de jerarquía bien definido.

c. Un sistema de reglas que recogen los derechos y deberes de los trabajadores.

d. Un sistema de procedimientos para resolver cualquier situación problemática.

e. Relaciones interpersonales impersonales.

f. Selección y promoción basada en la competencia técnica.

Si se aceptan estas características como premisa para lograr una organización eficaz, es

evidente que se tratará de planificar todo lo que se pueda, harán falta de objetivos

concretos y se tratará de definir las tareas y funciones de cada colaborador con todo

detalle.

En la escuela de relaciones humanas (representada por Eltón Mayo, Roethilisberger y

Dickson) sigue existiendo la alta preocupación por la productividad y la eficacia. Sin

embargo, ahora se entiende que la definición de funciones y la planificación no son

http://www.monografias.com/trabajos15/aut-clasicos/aut-clasicos.shtml#MAX

http://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtml

http://www.monografias.com/trabajos16/comportamiento-humano/comportamiento-humano.shtml

http://www.monografias.com/trabajos12/desorgan/desorgan.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/pavlov-skinner/pavlov-skinner.shtml#parad


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suficientes. Hace falta, además tener en cuenta la motivación y las actitudes de los

colaboradores. Algunos supuestos fundamentales de esta escuela son:

a. No sólo hay que cuidar de las metas institucionales sino también de las

aspiraciones personales.

b. Hace falta considerar a cada colaborador no sólo como un individuo, sino

también como miembro de un grupo.

c. Por tanto hace falta distinguir entre la estructura formal y posibles estructuras

informales entre los colaboradores.

d. Se trata de asegurar el cumplimiento de las tareas por vía de la coordinación y

del control realizado por mandos intermedios.

Conviene no perder de vista que este planteamiento se hace con el fin de lograr la

eficacia y la productividad de la organización. Por tanto, se cuidad de las relaciones

humanas en algún grado con el fin de asegurar los objetivos planteados, y no tanto para

que cada persona pueda alcanzar una mayor madurez personal en su trabajo.

En este sentido, pasando por alto algunos enfoques interesantes respecto al concepto

de organización en relación con la eficacia, se puede pasar a considerar la organización

entendida como sistema1. Un sistema puede entenderse como un grupo de elementos

interdependientes que actúan juntos para cumplir un fin predeterminado. Se puede

destacar algunas características de un sistema. Por ejemplo:

Todo sistema tiene un sentido específico al cual todos los componentes contribuyen a

través de sus interrelaciones. Las partes forman una unidad o un todo, ya se a porque

están sujetas a un plan común o porque sirvan a un propósito común.

Un sistema es complejo en el sentido de que los cambios en cualquiera de las partes

afectan al resto de los componentes.

Cada sistema es parte de un sistema mayor, pero así como es posible ampliar un

sistema para abarcar una perspectiva de mayor alcance, también es factible

simplificarlo y reducirlo a una versión más pequeña.2

Para las personas que siguen este planteamiento, la organización es una realidad

demasiado completa como para que puedan aplicarse esquemas tan simples como el

clásico esquema fines-medios, autoridad-obediencia, estructura vertical-división

especializada de tares como hace la escuela de “relaciones humanas”. Aquí se

pretende el registro de sistemas de comunicación y de influencias recíprocas entre los

distintos órganos y con el medio. No se pretende directamente lograr una mayor

eficacia en la organización, sino comprender mejor los complejos procesos que

influyen en la toma de decisiones.

1 Cfr. March. Jo. Y Simon. H. TEORIA DE LA ORGANIZACIÓN. Ed. Ariel. Barcelona. 1991.

2 Crf. JOHNSON, Kastrozenwig, TEORÍA, INTEGRACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS, Limusa.

México. 182


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1.6. ¿QUÉ ES UNA ORGANIZACIÓN:

Quizá la manera más adecuada de contestar a esta pregunta sea la de exponer algunas

de las opiniones de los investigadores sobre el tema, y partiendo de que la sociedad

humana realiza la gran mayoría de sus labores por medio de estructuras llamadas

“organizaciones”. Estas constituyen sistemas socio técnico, porque ordinariamente

deben llevar a cabo una tarea técnica que requiere de la participación de seres humanos

dentro de un esquema organizacional, el cual por ende puede ser caracterizado como

técnico y social.

Cabe hacer notar que nos referimos a organizaciones en un sentido macro, dejando de

lado las micro-organizaciones, como por ejemplo la familia, dentro de la cual se realiza

mucha actividad esencial, como la crianza y educación informal de los niños. Sin

embargo, las micro-organizaciones también están sujetas a las mismas reglas e

influencias descritas más adelante.

Una organización es una estructura dinámica; toda organización está en un estado de

flujo continuo. Debido a las tensiones internas y externas a las instituciones, tanto el

desarrollo como la sobrevivencia organizacional son procesos orgánicos.

Richard Hall, en Organizaciones: Estructura y Proceso, 1993, considera a una

“organización como una colectividad con límites relativamente identificables, con un

orden normativo, con escalas de autoridad, con sistemas de comunicación…. Esta

colectividad existe sobre una base relativamente continua en un medio y se ocupa de

actividades que, por lo general, se relacionan con una meta o con un conjunto de

fines”3

Un concepto como el de Organización, que abarca formaciones sociales tan

heterogéneas como un partido político, una prisión, un hospital, una escuela, una

empresa sea esta comercial, industrial, de servicios o una comunidad religiosa, etc.

Resulta difícil de definir a no ser que se haga en términos mínimos, es decir, por los

pocos rasgos comunes que estas formaciones sociales efectivamente tienen; en este

sentido es posible determinar una serie de notas mínimas que caracterizan a las

3 Hall, E. Organizaciones: Estructura y procesos. Prentice- Hall. Englewood Cliffs 1993.

Sin embargo, por las mismas bases que se apuntado anteriormente, es evidente que si, al modificar cualquiera de los componentes de un sistema, quedan automáticamente modificados todos los demás, en algún grado estos cambios pueden ser previstos y, por tanto, la planificación es un elemento fundamental para lograr que se cumpla bien con sus fines.


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organizaciones, diferenciándolas de otras formaciones sociales, como los grupos étnico

o las familias, y de otros conceptos sociales, como el de clase, el de personal o el de

masa amorfa (Mayntz, 1972).

Una definición clásica de organización es la ofrecida por Barnard en su conocida obra

THE FUNCTIONS OF THE EXECUTIVE. 1938). “La organización es un sistema de

actividades o fuerzas de dos o más personas conscientemente coordinadas”.

Otro autor Schein (1978) explica indicando que “La organización es la coordinación

racional de las actividades de un cierto número de personas que intentan conseguir una

finalidad y objetivo común y explícito mediante la división de funciones y del trabajo a

través de una jerarquización de la autoridad y la responsabilidad”.

De esta manera se han desarrollado muchas otras definiciones, lo que ha permitido

para que estudiosos actuales como Port, Lawler, etc. Establecer cinco características

de tipo general en lo que respecta a las organizaciones:

Las organizaciones están compuestas por individuos y grupos de individuos,

aunque éstos sólo están parcialmente implicados y pueden pertenecer, por tanto, a

varias de ellas.

Las organizaciones se constituyen en vistas a conseguir ciertos fines específicos.

Utilizan para ella la diferenciación de funciones y la división de trabajo.

Las organizaciones tienden a estar coordinadas y dirigidas racionalmente

Las organizaciones presentan cierta permanencia a través del tiempo y cierta

delimitación espacial, tecnológica e instrumental.

1.7 LA EMPRESA Y/O INSTITUCIÓN

Aunque la administración es aplicable a cualquier grupo social (educativo, militar,

comercial, industrial, etc.) su campo de acción más representativo es la empresa.

La empresa nace para atender las necesidades de la sociedad y crea satisfactores a

cambio de una retribución que compense el riesgo de los inversionistas. En la empresa

el factor humano es decisivo y la administración establece los fundamentos para lograr

En suma, estas formaciones sociales están compuestas de personas, pero en cuanto son capaces de realizar determinadas actividades pautadas en vista a la consecución de los objetivos establecidos; no se reducen a una mera suma o agregado de individuos. Hay mucho más, existe una relación determinada entre ellos y con el contexto ambiental, existe una estructura material y humana y existen también unas determinadas funciones y procesos delimitados. Por esta razón es el concepto de sistema el que ha permitido una clarificación de todos estos aspectos.


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armonizar los numerosos intereses de los accionistas, directivos, empleados,

trabajadores y consumidores.

Para Anthony Jay, la Empresa constituyen instituciones para el empleo eficaz de los

recursos mediante un gobierno (junta directiva), para mantener y aumenta la riqueza de

los accionistas y proporcionarles seguridad y prosperidad a los empleados.

En esta misma línea Isaac Guzmán Valdivia, considera como una unidad económico-

social en la que el capital, el trabajo y la dirección se coordinan para lograr una

producción que responsa a los requerimientos del medio humano en el que la propia

empresa actúa.

Por otro lado, si se considera desde el aspecto social, se puede indicar que la Empresa,

es una entidad social con capacidad jurídica para realizar fines específicos, estables y

estructurados formalmente de tal manera que permita la eficiencia del trabajo grupal en

la consecución de sus objetivos como institución, empresa y organización.

1.7.1. CARACTERÍSTICAS DE UNA EMPRESA

Persigue retribución por los bienes o servicios que presta

Es una unidad jurídica

Opera conforme a leyes vigentes (fiscales, laborales, ecológicas, de salud, etc.)

Se fija objetivos

Es una unidad económica

La negociación es la base de su vida, compra y vende

Integra y organiza recursos ya sean propios o ajenos

Se vale de la administración para operar un sistema propio

Corre riesgos

Investiga el mejoramiento de sus productos, sus procesos y sus servicios.

1.7.2 OBJETIVOS DE LA EMPRESA

Económico-Empresariales:

Retribuir el riesgo que corre el capital invertido por los accionistas

Mantener el capital a valor presente

Obtener beneficios arriba de los intereses bancarios para repartir utilidades a

los inversionistas.

Bajo estas consideraciones, en la empresa existe un elemento muy importante que debe ser incluido, este es la sinergia, que es un efecto multiplicador de beneficios, cuando se da la unión e dos o más elementos.


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De operación:

Investigar las necesidades del mercado para crear productos y servicios

competitivos

Mantener sus procesos con mejora continua

Pagar y desarrollar empresas proveedoras

Pagar a los empleados los servicios prestados

Investigar y desarrollar nuevas tecnologías

Desarrollar habilidades de trabajo en su personal

Crecimiento moral e interno de sus empleados.

Sociales:

Satisfacer las necesidades de los consumidores del mercado

Sustituir importaciones y, en algunos casos, generar divisas y tecnología

Proporcionar empleo

Pagar impuestos

Cubrir, mediante organismos públicos o privados, la seguridad social

Proteger la ecología.

1.7.3. ÁREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA

La administración es un proceso dinámico y evolutivo, que se adapta e influye

continuamente a las condiciones sociales, políticas, tecnológicas y hace uso de ellas

para lograr en la forma más satisfactoria posible los objetivos que persigue cualquier

organización.

El hombre investiga, prevé y planifica constantemente todos los acatos de su vida,

muchas veces sin percatarse de ello; las actividades de observación e investigación nos

sirven para conocer la situación actual y basada en ella prever las consecuencias de la

acción individual y planificar la acción futura.

Las funciones de investigación, previsión y planificación siempre están sujetas a las

cambiantes condiciones ambientales, que también so dinámicas. No bien se ha

adoptado un plan, cuando ya han surgido nuevos elementos que hacen variar las

previsiones, por tanto aparecen nuevos elementos que deberán ser considerados e el

plan general.

El objetivo de la Administración como ciencia, es estudiar y analizar los elementos que

integran el proceso administrativo, más como la Administración es aplicada como arte,

busca la forma de coordinarlos y controlarlos, a fin de obtener el máximo provecho de

ellos en el logro del fin propuesto.


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1.8 SISTEMA ORGANIZACIONAL

A través del tiempo el concepto y tratamiento de la organización ha ido

complementándose especialmente como respuesta a la dinámica que

independientemente del tamaño, naturaleza, complejidad y fines a todas caracteriza.

De este modo, la visión simplista formada sobre la base de una connotación

únicamente estructural fue modificada en reconocimiento a la importancia del

comportamiento humano, como condicionalmente permanente y final del

funcionamiento de toda organización social, dando paso a una dimensión más

completa que permitió garantizar mejores y mayores logros, producción de la acción

participativa.

En la actualidad derivado de las consideraciones expuestas, el vocablo “Organización”

se ha vuelto merecedor del calificativo “Sistema” dando lugar a la dimensión de

“sistema organizacional” para significar que lo más importante en las organizaciones

no son los elementos que lo integran sino sus relaciones e interacciones, así como el

intercambio y transacciones que las organizaciones realizan con el medio ambiente

dentro del cual se desenvuelven.

Esta nueva óptica exige otra clase de orientaciones y preocupaciones, lo que a su vez

demanda otra naturaleza e capacidades que rebasan el ámbito de a eficiencia en

términos de rendimiento para inscribirse en el ámbito de la generación de respuestas

efectivas que garanticen su sobrevivencia y desarrollo dentro de una sociedad de

organizaciones cambiantes.

En este sentido, la Administración es importante porque se refiere a la búsqueda y

logro de los objetivos, todos somos administradores en nuestra propia vida y la

práctica de la administración se encuentra en cada una de las facetas de la actividad

humana. Ejemplo: escuelas, negocios, iglesia, gobiernos, sindicatos, fuerzas armadas

y familia. También es importante porque:

La tarea de conducir las diversas funciones de la administración, no es cosa fácil, es propósito de quien dirige es hacer que las actividades se realicen de la manera más eficiente posible y para lograrlo, el administrador se vale del proceso administrativo, por esta razón se puede decir que: “el proceso administrativo constituye la administración en acción”, donde las principales etapas y elementos básicos son: Planificación, Organización, Dirección, Ejecución y control.


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Se aplica a todo tipo de empresa, aunque lógicamente sea más necesaria en la

de mayor envergadura.

El éxito de una empresa depende de una buena administración.

La adecuada administración eleva la productividad y así cada elemento de esa

empresa es eficiente y productiva. La sociedad misma por ella tendrá que

serlo.

La eficiencia técnica administrativa promueve y orienta hacia el desarrollo,

crea capitalización, mejora la calidad de empleados y trabajadores.

En la pequeña y mediana empresa la única posibilidad de competir con otras similares

es mejorar su administración.

En este contexto cambiante, donde las personas son el elemento más valiosos de las

empresas destaca la importancia del lugar de trabajo, la oficina, como factor de

motivación. Por eso, las compañías, tanto las grandes como las pequeñas, están

introduciendo cambios en la decoración y en su estructura organizativa.

Para los autores, cada vez en más compañías se observa una tendencia a la

simplificación y descentralización de la estructura organizativa. De este modo se

consigue una organización más dinámica y flexible. Las empresas están reduciendo

los niveles jerárquicos y hay una mayor descentralización a la hora de tomar

decisiones, potenciando así el trabajo en equipo y la autonomía de las personas en

cuanto a como, cuando y donde realizar el trabajo.

Todo esto necesita un nuevo estilo de dirección y liderazgo más participativo, donde

los objetivos y la evaluación del rendimiento, tanto a nivel individual como colectivo,

se revisen periódicamente. Para conseguir esto, el libro editado por Ofita, destaca la

importancia de habilitar en el lugar de trabajo dos tipos de zonas comunes:

Espacios de trabajo en grupo. Espacios flexibles y adaptables a las

necesidades de cada momento, que favorezcan la creación y desarrollo de

nuevas ideas.

Espacios de comunicación informal. Espacios de interacción, intercambio

informal de conocimiento, diversión en el trabajo, cuya finalidad es fomentar la

comunicación entre empleados y aumentar su calidad de vida.

No cabe duda de que la columna vertebral de estos cambios es la tecnología, y la

forma en que los directivos la han utilizado y utiliza ha sido fundamental para el éxito

o fracaso de estas empresas. Dirigir en la era de los cyber negocios es una labor de

síntesis y de carácter, de inteligencia y voluntad. El desarrollo de la sociedad del

conocimiento se caracteriza por su fugacidad. Saber orientarse con rapidez y

flexibilidad es tan difícil como indispensable.

La actual dinámica empresarial necesita dirigentes que sepa hacer frente a los

continuos cambios y aprovechen y rentabilicen las nuevas oportunidades. Los

directivos tienen que promover las transformaciones y abrirse a nuevas alternativas de

gestión fuera de la compañía.


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1.9 CULTURA ORGANIZACIONAL

En cuanto a la cultura dentro de las organizaciones, Munich (1996), refiere: "al

conjunto de valores, necesidades, expectativas, creencias, políticas y normas aceptadas

y practicadas por sus miembros" (p. 188). Por lo tanto la cultura, equivale al modo de

vida de la organización en todos sus aspectos.

Robbins (1999), define la cultura organizacional como la: "percepción común

mantenida por los miembros de la organización; sistema de significado compartido

entre sus miembros que distingue a una organización de las otras"

Posteriormente señala que la cultura organizacional se ocupa de la forma como los

empleados perciben las características de la cultura de una organización, entendiendo

la cultura como un término descriptivo, admite además que las grandes organizaciones

tienen una cultura dominante y grupos de subculturas.

El mismo autor especifica que la cultura dominante, expresa los valores centrales que

son compartidos por la mayoría de los miembros de la organización, definiéndose ésta

como la cultura organizacional; las subculturas se desarrollan en las grandes

organizaciones donde repercuten los problemas que los miembros de la organización

enfrentan.

Así mismo, pueden derivarse por designaciones departamentales y por separaciones

geográficas. Esto implica que los valores centrales se mantienen en esencia, pero se

modifican para reflejar la situación diferente de la unidad que está separada.

Es importante señalar, que la cultura organizacional es un patrón general de conducta y

valores compartidos por sus integrantes que provienen de las creencias

organizacionales. Una cultura fuerte es casi siempre el resultado de la atención

ejecutiva a una serie de valores organizacionales firmes.

Por otra parte Gibson y Donneli (1996), plantean que la cultura de una organización es

una forma de contemplar y pensar sobre el comportamiento que se da en la

organización y dentro de la misma, una perspectiva que se adopta para comprender lo

que sucede en ella, incluye toda una serie de aspectos que tratan de explicar y predecir

la forma en que la organización y los que trabajan en ella se comportan en las distintas

circunstancias.

En este sentido, la cultura organizacional se asume como el proceso que orienta y

encamina la conducta diaria y la toma de decisiones de los integrantes de una

organización en la búsqueda de las metas institucionales.

Así mismo, Stonner y otros (1996), plantean la existencia de aspectos evidentes y

menos visibles; entre los evidentes y abiertos están las metas de la organización

expresadas de manera formal, la tecnología, estructura, políticas y procedimientos,

recursos financieros, bajo esta superficie están los aspectos cubiertos u ocultos; los

informales incluyen percepciones, actitudes, sentimientos y valores compartidos sobre

la naturaleza humana.


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En la cultura organizacional, existen tres elementos básicos ellos son: artefactos,

valores adoptados y supuestos básicos, al respecto Schein (1992) dice:

Que los artefactos son procesos y estructuras visibles de la organización (difíciles de

descifrar), valores adoptados son las estrategias, metas, filosofías (justificaciones

adoptadas) y los supuestos básicos fundamentales, representadas por las creencias,

percepciones, pensamientos y sentimientos inconscientes, que se dan por sentado

A tal efecto, los artefactos incluyen productos, servicios e incluso conductas de los

miembros del grupo; en cuanto a los valores adoptados, son las razones que se

esgrimen para explicar lo que se hace generalmente en la cultura de las organizaciones.

Estos valores se adoptan de los fundadores de la cultura y los nuevos miembros

aprenden los valores adoptados y su significado. Por último los supuestos básicos, son

las ideas que toman por sentado los miembros de la organización.

En una organización la cultura dicta la manera indicada de hacer las cosas, muchas

veces por medio de supuestos implícitos. Estos tres elementos son fundamentales para

entender la cultura organizacional, la cual está compuesta por la forma acostumbrada o

tradicional de pensar y hacer las cosas, que comparten, en mayor o menor medida

todos los miembros de la organización y que los nuevos integrantes deben aprender,

cuando menos aceptar en parte, para que la prestación de sus servicios sea asumida por

la organización. En general, la cultura es el conjunto de valores, creencias y

comportamientos que caracterizan a una organización. Dicha cultura es la integración

de la historia que comparte la institución, las expectativas, las reglas tácitas y

explícitas y las costumbres sociales que se reflejan en el comportamiento de todos sus

miembros.

1.10 CULTURA CORPORATIVA.

Stoner y otros (1996), al referirse a la cultura corporativa como fundamento del

desempeño de las organizaciones concluyen que: (a) La cultura corporativa puede

tener un impacto significativo en el desempeño económico de la empresa, a largo

plazo. (b) La cultura corporativa, quizá, será un factor aún más importante que

determine el éxito o fracaso de las empresas en la próxima década. (c) No son raras las

culturas corporativas que inhiben el desempeño financiero sólido, a largo plazo; éstas

se desarrollan con gran facilidad, incluso en empresas que están llenas de personas

razonables e inteligentes. (d) Sí se puede lograr que las culturas corporativas, aunque

sean difíciles de cambiar, refuercen más el desempeño.

La cultura corporativa está estrechamente concertada con el compromiso y los valores

compartidos de la organización, teniendo que ver con el comportamiento colectivo que

potencia el trabajo en equipo, la toma de decisiones, trabajos estables, satisfacción de

clientes y usuarios, trasmitir confianza, flexibilidad de ideas y adaptación a las

circunstancias, utilización eficiente de los recursos, mejora continua de los procesos,

lealtad y compromiso, calidad de los productos y servicios entre otros.

La misión es la imagen que la organización tiene de sí misma, es un conjunto de ideas

generalizadas que direccionan el marco de referencia de lo que la institución quiere y


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espera ser en el futuro. Serna (1997), especifica que "la visión señala rumbo, da

dirección. Es la cadena o el lazo que une, en las empresas, al presente con el futuro"

La visión es la guía que permite a la alta gerencia establecer el camino para el logro

prospectivo de los objetivos de la organización, es decir, se orienta hacia lo que la

institución pretende ser en el futuro.

Por lo antes descrito, la visión se constituye en el elemento que logra la cohesión y

coherencia, garantizando la consonancia y consistencia de todos los miembros de la

organización, en el trabajo mancomunado hacia el logro de la visión compartida.

Senge, (1999), afirma que: "cuando la gente comparte una visión está conectada,

vinculada por una aspiración común. Una visión compartida despierta el compromiso

de mucha gente, porque ella, refleja la visión personal de esa gente" (p. 261). Por

consiguiente, para la gerencia del conocimiento las organizaciones deben compartir la

visión.

1.11 LIDERAZGO

La visión que tienen en general los trabajadores de su jefe es que ordenan, mandan,

deciden, dicen lo que se debe hacer, imponen criterios, distribuyen el trabajo, controlan

y supervisan las tareas.

La preocupación de los directivos y mando debería estar centrada en crear una imagen

tal, que sus subordinados lo catalogaran como un colaborador más, orientador, escucha

de su gente, generador de confianza; aceptado naturalmente por el grupo, buen

comunicador persona que apoye y ayude, que transmite seguridad.

El mando que es líder trabaja para ser aceptado por su carisma y su servicio a un

equipo que compra ayuda y orientación para cumplir con las metas prefijadas que se

han negociado previamente.

El líder es el respaldo del equipo, el que potencia a las personas para que se desarrollen

sus inquietudes, iniciativas y creatividad. Fomenta la responsabilidad, el espíritu de

equipo, el desarrollo personal, y, especialmente, es el artesano de la creación de un

espíritu de pertenencia que une a los colaboradores para decidir las medidas a tomar.

Realmente es fácil comprender las ventajas del liderazgo y cómo invirtiendo la

pirámide como dice K. Placard (1991):

"Se logra mayor rentabilidad, productividad, calidad y clima de equipo, ¿es suficiente

para un mando leer estas líneas o un libro sobre liderazgo para, automáticamente ser

un líder de equipo?."

Lamentablemente la respuesta es no. Hay un doble problema insalvable pero sí

indispensable de tomar en cuenta:


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El primero es cultural y puede solventarse con un entrenamiento adecuado, no piensen

los directivos que con un seminario de 15 o 20 horas sus mandos se convertirán en

líderes pero al igual que cualquier estudio o carrera con método, sistema,

entrenamiento y tiempo, las personas pueden aprender y poner en práctica con eficacia

los principios del liderazgo.

El segundo es actitudinal, un poco más complicado pero no de imposible solución.

Muchos seminarios deberían contemplar el cambio de aptitudes dentro de sus

objetivos, permitir a las personas conocerse, analizar el origen de su carácter,

temperamento y relaciones, para poder tomar decisiones de cambio que le ayuden a

una convivencia más armoniosa, satisfactoria para así, sana en lo personal y en las

relaciones.

Hay líderes naturales; las personas buscan líderes que lo representen, que orienten y

apoyen; también es posible aprender hacerlo. ¿Le gustaría a Ud. Ser reconocido como

un líder de su equipo?

1.11.1 IMPORTANCIA DEL LIDERAZGO

Es importante por ser la capacidad de un jefe para guiar y dirigir.

Una organización puede tener una planeación adecuada, control y

procedimiento de organización y no sobrevivir a la falta de un líder apropiado.

Es vital para la supervivencia de cualquier negocio u organización.

Por lo contrario, muchas organizaciones con una planeación deficiente y malas

técnicas de organización y control han sobrevivido debido a la presencia de un

liderazgo dinámico.

LIDER

1.12 TRABAJO EN EQUIPO

Muchas organizaciones están descubriendo que su futuro esta en el TRABAJO EN

EQUIPO, con su respectiva evaluación. Por ejemplo podemos empezar por el grupo

natural de trabajo, o por un grupo de trabajo por proyecto, mientras el equipo va

madurando y así poder evolucionar a equipos de mejora continua y seguir el camino

hasta poder desarrollar equipos autodirigidos para llegar finalmente a los equipos de

alto desempeño.

SER

HACER

VER

DECIR


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Al final de cuentas se debe buscar que los miembros de la organización entren en una

interdependencia y se apoyen unos co otros. Sólo así se podrán forman verdaderos

equipos de trabajo.

Cuando los integrantes de una organización llegan a una madurez considerable, el

establecimiento de una MISIÓN, de un PROPÓSITO, y VISIÓN compartidos, así

como la negación de las metas de los resultados esperados, los VALORES entendidos

y compartidos, serán suficientes para enfocar los esfuerzos del personal a las metas

comunes de la empresa, y o entidad sea ésta de cualquier origen.

1.12.1 FUNDAMENTOS PARA LOS EQUIPOS DE TRABAJO

Necesidades del equipo:

Metas comunes

Ejercicio del liderazgo situacional

Interacción e involucramiento de todos los miembros del equipo

Mantenimiento de a autoestima individual

Comunicaciones abiertas

Otorgar poder al equipo para que pueda tomar decisiones

Atención al proceso y al contenido

Observar y cuidar la confianza mutua

Respeto por las diferencias

Negociación y resolución constructiva de los conflictos.

BIBLIOGRAFÍA.

ARGYRIS, C (1993): Cómo vencer las barreras organizativas. Madrid: Díaz de Santos. Editor.

GAIRÍN, J. y ARMENGOL, C. (Eds.) (2003): Estrategias de formación para el cambio organizacional.

Barcelona : Ciss Praxis.

FAINSTEIN,H "La Gestión de Equipos Eficaces", Organizaciones del Siglo XXI – Ediciones Macchi

1997 – Buenos Aires - Argentina

DYER, William "Formación de equipos – Problemas y alternativas" – Addison/ Wesley Iberoamericana

1988 – Wilmington, Delaware, EEUU.

LEVY, LEVOYER, . C. GESTIÓN POR COMPETENCIAS. Ed. Gestión 2000. Barcelona.

PFIFFNER Y SHERWOOD. ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA, Herrero hermanos, México. 1997.

GUIZAR M. “DESARROLLO ORGANIZACIONAL – PRINCIPIOS Y APLICACIONES”. Editorial

McGrawHill. Colombia. 2000

HALLER, R. LA TOMA DE DECISIONES. Biblioteca esencial del ejecutivo. Editorial Grijalbo. 2002.


2010


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LECTURA

CONTENIDO

La Meta

Best Seller, Es una novela sui generis que fantasiosamente nos lleva a conocer los procesos administrativos y de producción de una empresa. Con un leguaje coloquial y entendible nos ubica en situaciones que obligan al lector a pensar y repensar en soluciones para los problemas presentados. Es un ejercicio dinámico que a través de la lectura, nos proporciona elementos cognitivos que serán aplicados en nuestro ejercicio profesional.


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Construya un ensayo sobre la Administración y el rol de la secretaria en la empresa, organización o institución.

Construya un organizador gráfico con los conceptos aprehendidos en el Proyecto 1

EQUIPO DE TRABAJO:

1……………………………………………………………………………………. 2…………………………………………………………………………………….

3……………………………………………………………………………………. 4…………………………………………………………………………………….

5……………………………………………………………………………………..

¿Cuánto podemos producir? (Evidencia de desempeño)

PROYECTO Nº 1


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ACREDITACIÓN Y PROMOCIÓN: (Evidencia de desempeño y conocimiento)

EVALUACIÓN

FORMATIVA

Ex S MB B EVALUACIÓN

SUMATIVA AE CE HE AE CE HE AE CE HE AE CE HE

Puntualidad

Presentación

Apropiación

Creatividad

Ensayo

Sustentación

PROMEDIO GENERAL:

RE

FE

RE

NC

IAS

INDICADORES Ex S MB B

Puntualidad 10 10 10 10

Presentación 10 10 10 10

Apropiación 10 10 10 10

Creatividad 10 10 10 10

Ensayo 10 10 10 10

Sustentación 10 10 10 10

ESTUDIANTE:

Extracto:

............................................................................................................................................................ ...........

........................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................................. ......

........................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

DOCENTE:

MBA. Carlos Larrea Naranjo

Proponga un resumen e identifique los temas más relevantes que encontró en el Proyecto 1


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ESTRATEGIA


Los estudiantes, en forma individual y luego en equipos de trabajo, reflexionarán sobre la importancia de la Organización de eventos y su repercusión en la imagen corporativa. La lectura seleccionada, es una propuesta,

para la comprensión de la temática planteada.

Todas las actividades estarán encaminadas a que el estudiante encuentre respuestas a las preguntas planteadas.

Metodología de agrupación:

1 Coordinador: responsable de articular las actividades de todo el equipo, guía la participación. 2 Redactor: recepta criterios, integra y ordena la información.

3 Investigador: consulta definiciones, criterios y aclara dudas del equipo. 4 Expositor: expone públicamente y argumenta los criterios de su equipo de trabajo.

5 Diseñador: prepara el material que sustente la defensa pública del trabajo en equipo.

Causas:

Los eventos se realizan sin planificar

El personal de las empresas no están formados

académicamente para planificar eventos.


¿Cómo se planifica un evento?

¿Qué tipos de evento se pueden realizar?

¿Qué condiciones se necesitan para organizar

un evento?



- Diseñar y planificar un evento empresarial,

académico o social.

Problema:

Establecer el contexto de la

organización de eventos.

¿Cómo organizo

adecuadamente un evento?


Fecha: desde 30 de octubre hasta: 4 de diciembre

2

OBJETIVOS:

Identificar la metodología de la organización de eventos

Proponer una planificación de organización de eventos


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37

“Los

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cln

”

ACTIVIDADES

Control de Lectura


Identificación de la metodología de

organización de eventos

Investigación sobre eventos realizados en

empresas, instituciones u organizaciones de

Riobamba. (Ensayo)

Exposición individual


Al término del Proyecto Pedagógico los estudiantes, en un círculo de rendición de cuentas, llenarán la tabla de evaluación, para el efecto, el coordinador, a través de preguntas constatará la apropiación de los aprendizajes mínimos, los ejercicios de



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2.- GESTION DE EVENTOS

2.1 Lo típico

Es habitual que las entidades públicas o

privadas requieran de apoyo técnico para la

organización de actos o eventos

relacionados con El ámbito de su acción,

como conferencias formativas o

celebraciones enmarcadas en el contexto

empresarial. No siempre el personal de

dichas instituciones es suficiente para

asumir por completo el conjunto de tareas

necesarias y requiere de especialistas en

diferentes materias, así como de personal

auxiliar para las tareas de apoyo. A veces,

es también necesario poner a disposición

del cliente los medios técnicos necesarios

(ordenadores, proyectores multimedia y de

transparencias), etc.) y asumir la ejecución del material de apoyo necesario (impresos,

CD-Rom o DVD interactivos, etc.). ¿A quién le compete asumir estas

responsabilidades? la respuesta es simple: LA SECRETARIA

Esta profesional del secretariado debe estar en condiciones de ofrecer un servicio

integral en este sentido, tanto al nivel de la organización de dichos eventos, como en la

ejecución del conjunto de tareas necesarias. Para ello, es necesario incorporar su

experiencia y sus medios técnicos en las actividades requeridas.

La gestión de eventos es uno de los trabajos más complicados de la organización ya

que es el momento en el cual no solo tenemos que asegurarnos de que todo se

encuentre en orden, sino que también es importante que cuidemos cada uno de los

detalles que pueda llegar a fallar para evitar que perjudique el evento, por eso diremos

que la gestión de eventos se basa principalmente en la supervisión del desarrollo de los

mismos, por eso decimos que se requiere prestarle atención a más de un solo detalle a

la vez.

Generalmente quienes llevan a cabo este trabajo son los mismos organizadores

teniendo en cuenta que después de todos son ellos quienes están detrás de la

planificación desde un principio. Por esta razón es importante que nosotros como

anfitriones demos completa libertad a los organizadores para que puedan realizar su

trabajo sin ningún tipo de problema.

La coordinación o gestión de eventos: "Atención, servicio y protocolo" son sus tres

principales propósitos:

a) Primero que tipo de evento es: social, académico... etc.)

2 ¿Cómo organizo adecuadamente

un evento


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b) Segundo debes organizar, recursos materiales, financieros y humanos, tomando

como base los siguientes factores:

1. Lugar, decidir el lugar donde se llevará a cabo el evento.

2. Ambientación.

3. Organización de mobiliario y equipo,

4. Tipo de montajes (según el tipo de evento), existen diversos:

Si es social.- gourmet, ruso, coctel, etc.

Si es académico.- "herradura", en "E", en "U", de "Auditorio", etc.

Banquetes, (este varía considerablemente dependiendo del tipo de evento) ya que

algunos llevaran algùn menú, otros un simple ambigú, talvès un coffe breack, o

simplemente una distinciòn.

Ambientación,(debes evaluar iluminación, decoración, distribución, accesos, cantidad

de invitados o comensales).

Entretenimiento. Cada evento, debe decidirse por un entretenimiento que contribuya al

objetivo de la reunión o evento.

Por otro lado también debemos tener en cuenta el hecho de que por nuestra parte

también podemos colaborar supervisando algunas áreas de las cuales ellos no puedan

estar pendientes, ya que le trabajar en equipo puede resultar una gran idea. Para que

podamos entender un poco más acerca de la gestión de eventos, podemos decir que por

ejemplo, en una conferencia, los organizadores deben asegurarse que todos los equipos

se encuentren correctamente conectados y en funcionamiento, que la persona que sea

la encargada de dar dicha conferencia cuente con todos los recursos necesarios para

hacer su trabajo


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Y también es fundamental que nos aseguremos de que las personas que participan

como espectadores de la misma se encuentren cómodos y a gusto en el lugar. Todos

estos factores sumados correctamente suelen darnos resultados exitosos ya que

debemos tener en cuenta que es muy importante que los eventos de este tipo tengan

cierta repercusión entre la gente, por eso es que una buena gestión de eventos en este

caso es algo fundamental. Dicho esto podemos decir que básicamente la idea de la

gestión de eventos es lograr que todo salga a la perfección y en el caso de que surja

algún inconveniente intentar solucionarlo ya que es fundamental que todo salga a la

perfección especialmente si se trata de un evento con alguna finalidad relevante, tal y

como sucede con los congresos de medicina en donde se discuten y exponen nuevos

métodos para tratamientos o procedimientos quirúrgicos teniendo en cuenta la

importancia de estos temas. Además en este caso particular debemos decir que el

funcionamiento de los equipos de audio, o pantallas que se utilicen es fundamental, y

justamente por esta razón es que en la gestión de eventos de este tipo también trabajan

en equipo, varios técnicos especializados en instalaciones electrónicas como las que se

utilizan.

2.2 ¿Quiénes trabajan en la organización de un evento?

Como bien señalamos quienes se dedican a la gestión de eventos generalmente son

personas que trabajan en equipos, siendo los organizadores la cabeza de dicho grupo y

justamente teniendo esto en cuenta debemos saber que es probable que los

organizadores y su grupo de trabajo se encuentren supervisando todo el evento durante

su transcurso, y si bien esto puede sonarnos un tanto incomodo debemos decir que la

mayoría de las veces, al tratarse de profesionales, suelen guardar una discreción

verdaderamente impresionante al punto que apenas notaremos su presencia.

De todas maneras debemos comprender que la gestión de eventos es muy importante y

por eso ese grupo de trabajo debe encontrarse allí, ya que por ejemplo, si durante una

charla alguno de los micrófonos comienza a fallar, debe ser reemplazado

inmediatamente, de la misma manera que si una pantalla se avería, deberá ser reparada

en el menor tiempo posible, por eso es que los técnicos que asisten como refuerzo para

la gestión de eventos siempre se encuentran dispuestos y preparados para enfrentar


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cualquiera de estos inconvenientes. En el caso de los organizadores, ellos deben

supervisar todos los pequeños detalles, además de que debe asegurarse de que la gente

este correctamente ubicada, se sienta cómoda y que todo el ambiente del evento.

En nuestro caso particular la cabeza visible de la organización del evento, es usted,

Secretaria de la empresa. Y obviamente debe manejar el conocimiento requerido para

que las cosas salgan perfectamente bien.

2.3 Eventos de empresa

Motivación outdoor para empleados

Está demostrado que realizar actividades en grupo fuera del ámbito laboral y en un

ambiente distendido mejora las relaciones de los empleados. Potencian la

comunicación y permiten desarrollar habilidades que en otro contexto pasarían

desapercibidas. Ahora que llega el buen tiempo es el momento de organizarlas.

Un equipo motivado mejora su rendimiento laboral. Por eso, cada vez más empresas

organizan actividades al aire libre para sus empleados en las que la competitividad es

sólo un juego. Así fomentan la comunicación y el trabajo en equipo. Estas experiencias

están siendo tan positivas que se utilizan incluso entre departamentos del mismo sector

pero de diferentes empresas.

2.3.1 ¿Qué tipo de eventos?

Actividades outdoor colectivas como el karting, paintball, circuitos de 4x4 o

piragüismo en aguas abiertas fomentan la comunicación, la creatividad práctica, el

liderazgo, la capacidad de negociación y el pensamiento estratégico. Existen otras más

http://www.eventoclick.com/eventos/empresa/motivacion-outdoor-empleados-r.html


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arriesgadas como vuelo sin motor, o pilotaje de monoplazas en circuitos. Y otras más

costosas como navegación en veleros de época a mar abierto. El piragüismo está de

moda y se encuentra entre las más demandadas.

El empleado, además de divertirse, comparte y conoce mejor a sus compañeros,

desarrollará capacidades que luego podrá poner en práctica en su vida diaria.

Los directivos premian así al trabajador, con experiencias en lugar de dinero, y

obtienen más ventajas.

2.3.2 ¿Por qué organizar eventos de motivación?

Es la primera pregunta que debemos plantearnos antes de organizar un evento de estas

características. Aquí presentamos varias razones:

La motivación de los empleados.

Conocer al grupo de asistentes y sus impresiones sobre su trabajo o comunicar

a los empleados nuevos retos de la empresa.

Mejorar la comunicación entre departamentos. Incluso en la PYMES la única

relación que tienen algunas personas entre sí es a través del teléfono o del e

mail.

Premiar a los empleados por la consecución de unos objetivos.

Que los empleados se involucren más en la empresa. Lo que se pretende en

muchos casos es “fidelizar” al trabajador para que se sienta a gusto y entienda

que es una pieza importante en la estructura.

Estrechar lazos con otros departamentos de la empresa.

2.3.3 ¿Qué tipo de actividades outdoor son las más demandadas?

Los eventos pueden ser muy diversos: desde los ya nombrados karting, circuitos 4x4,

piragüismo en aguas abiertas o embalses, equitación o quads a gymkhanas urbanas,

patines a motor, paintball, vuelos en globo, pilotaje de monoplazas en circuitos

privados, parapente, montar a caballo por valles, vuelos en veleros con vistas aéreas de

ciudades, regatas en veleros de época, bautismo de buceo en arrecifes de coral. Como

se puede ver, hay un sinfín de actividades que se pueden realizan en grupo y que se

producen en un ambiente distendido.

2.3.4 ¿Cómo organizar eventos outdoor?

Antes de elegir la actividad que se desea organizar hay que tener en cuenta los

siguientes factores;

Qué es lo que queremos conseguir.

Cuántas personas van a participar.

El perfil de esas personas.

La época del año.


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El tiempo disponible.

El presupuesto.

a. Número de personas Para que este tipo de actividades sean un éxito debe contar con un número

mínimo de participantes que los expertos estiman en cuatro.

b. Perfil En función de cómo son las personas, si son aventureras, deportistas o más

tranquilas tendrá que decidir qué evento se ajusta más a sus características.

También tienes que recabar información sobre edades y sexo de los

participantes. Por ejemplo si es gente joven querrán actividades de ocio y

entretenidas.

c. Época del año La primavera es una estación perfecta para organizar una partida de paintball, una

excursión en quads, en 4x4 o una “gymkhana” humana. Y las altas temperaturas del

verano convierten en idóneo un descenso en kayak. Para el invierno, un día en la nieve

o excursiones a casas rurales sería perfecto. Y en un día otoñal, una capea o un vuelo

sin motor son planes perfectos.

d. Tiempo disponible Mira el calendario y escoge una fecha con antelación en la que todos puedan acudir sin

problemas. Los fines de semana puede ser un buen momento y la duración normal es

de un día, aunque también se organizan programas más largos. Cortos, pero intensos.

e. Presupuesto A tener muy en cuenta ya que en función del mismo, podrás organizar eventos muy

económicos u otros más caros y sofisticados que incluyan todo un programa completo

de restauración, alojamiento y actividades.

f. Si piensas en organizar un evento de motivación aprovecha los meses de poca

lluvia ya que la mayoría se realizan al aire libre.

2.4. CLAVES PARA ORGANIZAR UNA REUNION DE EMPRESA

Objetivo de la reunión. Resulta imprescindible conocer qué objetivo

perseguimos con su celebración, ya que no requiere igual preparación ni

organización una reunión de departamento que una en la que intervenga la

Dirección General de la empresa. De la clara definición del objetivo

dependerán también el lugar elegido para celebrarla, el número y rango de

asistentes, etc.


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Identificar si es una reunión preestablecida, por ejemplo las que se

programan periódicamente en el tiempo, o bien se trata de una reunión

extraordinaria. Son reuniones ocasionales y requerirán normalmente un mayor

grado de control por no estar previamente previstas.

Determinar los asistentes. En función del objetivo y de los temas a tratar en la

reunión, se determinará la lista definitiva de asistentes, que puede contar con

personal interno o externo de la empresa (asesores, clientes…). En este caso,

deberán tenerse en cuenta cuestiones adicionales, como por ejemplo la

necesidad de intérpretes. En función del tipo de reunión, los asistentes se

distribuirán en función de su categoría y precedencia.

Convocatoria. Una vez determinados los asistentes, debe realizarse la

convocatoria de la reunión.

Orden del día. Deben fijarse de antemano los temas a tratar, con una

estimación del tiempo dedicado a cada uno de ellos. Se enviará a cada asistente

una copia del orden del día con antelación a la reunión. Como mínimo deberán

figurar: día, hora, lugar, temas a tratar, participantes, sustitutos en caso de

ausencia...

Documentación. Es necesario prever el tipo de documentación que será

necesario preparar para la reunión, así como el número de copias necesarias de

cada documento.

Preparar el marco donde va a realizarse la reunión. En función del objetivo

y del tipo de reunión de que se trate se elegirá la sede donde se celebrará,

además de prever el resto de servicios auxiliares que puedan ser necesarios

(medios audiovisuales para presentaciones, catering, grabación,

videoconferencia…). Asimismo, deberá preverse cómo se realizará la

recepción de los asistentes externos a la empresa.

Acta. En el caso de reuniones donde intervengan órganos o personal directivo,

es recomendable cuando no obligatorio levantar acta de la reunión, donde se

consignen las distintas intervenciones y las decisiones acordadas en la misma.

Preparación de la sala. El mismo día de la reunión es imprescindible

inspeccionar la sala donde va a celebrarse y elaborar un check list de los

conceptos y materiales que deben tenerse en cuenta para que todo esté listo:

elementos decorativos, temperatura y ambientación de la sala, documentación

necesaria, proyectores, pizarras, material para tomar notas, mobiliario

adecuado...

Gestión de interrupciones. La persona que organiza la reunión, normalmente

la Secretaria, debe establecer con su superior la forma en que se gestionarán

imprevistos y posibles interrupciones en la reunión, teniendo en cuenta que

debe minimizarse el impacto de aquéllos sobre ésta y que en la medida de lo

posible nunca deberá interrumpirse una reunión salvo por circunstancias

excepcionales, y en todo caso, siguiendo un protocolo concreto de interrupción.


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2.5 CLAVES PARA UNA COMIDA DE EMPRESA COMPLETA

Elección de la fecha.- La fecha de cualquier evento debe ser pensada

con sumo cuidado, para evitar que coincida con eventos de gran

relevancia en la ciudad, en el país, etc. Este criterio depende de la

importancia del evento y de sus invitados. Asimismo, semanas con días

festivos - principalmente la víspera de los mismos -, proximidad de

inicio o de fin del período habitual de fiestas no son fechas

aconsejables.

Selección del local.- La selección del local debe estar relacionada con la

tipología del evento que se pretende promover y con la época del año en

que se enmarca, sin descuidar los accesos y las posibilidades de

aparcamiento. Cuando se piensa en una solución al aire libre es

necesario manejar siempre un plan B que de respuesta a las hipotéticas

condiciones climatológicas menos favorables.

La empresa de catering debe ser informada del local con suficiente

antelación para garantizar la posibilidad de ejecución del servicio

mediante las condiciones técnicas y logísticas previstas. En el caso de

que la empresa de catering no haya trabajado anteriormente en ese local

deberá ser promovida una visita técnica al espacio antes del evento.

El horario.- El horario de un evento ayuda a definir la tipología del

servicio. Por ejemplo, si el objetivo pasa por crear un pequeño

momento de convivencia informal al final del día -con duración

aproximada de una hora u hora y media-, entonces debe tratarse

necesariamente de un cocktail. Durante un evento, es necesario percibir

las necesidades de los invitados. Una vez definido el formato del

servicio adecuado, es necesario evitar que se aproxime la hora de

comer, para que los invitados no estén a la espera de algo más como,

por ejemplo, un plato caliente.


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El número de invitados.- El número máximo y mínimo de invitados

que pueden participar en un evento es una noción que debe estar

siempre presente. De ese factor dependen variables importantes como el

local/espacio, la respectiva capacidad y la tipología del servicio. Un

espacio puede ser excelente para un cocktail de 20 personas, pero

desaconsejable para una comida de 15.

La tipología del servicio.- Después de definidos los puntos anteriores,

están reunidas las condiciones para decidir con claridad la tipología del

servicio: welcome coffee o coffee break; almuerzo de pie o buffet

sentado; cocktail o menú… Esta elección se realiza en concordancia

con las características del evento que se está organizando.

Solicitudes de propuestas.- La forma ideal para articular todas las

partes armoniosamente pasa por definir los puntos anteriores antes de

solicitar propuestas para la realización del evento. En lo que concierne

al espacio, si no tiene fechas disponibles o si hubiera alguna

indefinición, no se puede hacer reserva o bloqueo de fecha.

En lo relativo al catering, para que el cliente pueda beneficiarse de una

propuesta personalizada y hecha a medida de su evento, tendrá de

facilitar los detalles concretos que permitan adecuar los servicios

propuestos.

Selección y composición del menú.- El análisis de las propuestas debe

ser hecho con rigor. A veces se comparan composiciones distintas de

forma similar, pero es necesario considerar la cantidad y la variedad de

los platos contemplados. De igual modo, los platos o productos más

sujetos a variaciones de temperatura tienen la ventaja de adaptarse a los

condicionantes logísticos. Actualmente, la cuestión de las alergias e

intolerancias a algunos alimentos también es muy frecuente, por lo que

el promotor del evento debe siempre averiguar qué riesgos pueden

existir entre sus invitados. Esta cuestión se aplica principalmente en

menús con opciones únicas.

El precio.- A la hora de comparar propuestas deben considerarse

algunos factores de forma imprescindible: la composición, la calidad

del servicio, los medios humanos y materiales contemplados, la

logística inherente al servicio/evento, etc.


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La logística del evento.- Los montajes, la ejecución y los desmontajes

del servicio deberán ser coordinadas en sintonía con diferentes actores

del evento: el promotor del evento, los responsables del espacio donde

se realiza y los proveedores de servicios. Muchas veces, el plan de

montaje está sujeto a varios ajustes por no ser posible conciliar la

intervención simultánea de los diferentes actores. El mismo plan sirve

de guía para definir la intervención de cada actor.

El acompañamiento.- Es muy importante saber quiénes son los

responsables de la empresa que asisten al evento y sus respectivos

contactos. En el día del evento, en caso de que sea necesario dar alguna

información adicional, deben ser creados canales rápidos y eficaces de

comunicación.

2.6 PLANIFICACIÓN –PAUTAS PREVIAS -

2.6.1. Planificación:

Planificar es organizar en forma teórica (táctica), determinando las distintas etapas del

plan y las funciones que se realizarán en cada una de las etapas.

Es importante conocer la finalidad del evento: homenajear, conmemorar,

celebrar o atraer.

Hay que establecer un proyecto preliminar y definir tiempos y asistencia.

Debemos contar con por lo menos tres presupuestos para poder comparar.

Tener en cuenta la administración del evento en cuanto a papelería,

promoción/prensa, funciones de cada uno del personal, derecho de admisión,

permisos, convenios.

Elección del ámbito donde se desarrollará de acuerdo a la magnitud y al

carácter de la reunión.

Financiamiento propio, sponsors, subsidios, auspicio, apoyo, etc.

Staff organizativo: delimitación de responsabilidades y estructura jerárquica.

Declaraciones oficiales: si el evento es de interés nacional, provincial,

municipal, turístico, auspicio, fiesta

La lista de invitados, que pueden ser naturales, ocasionales, generales. Es

importante establecer qué tipo de público y el nivel de asistencia.

Confeccionar y enviar las invitaciones con el tiempo prudencial de

anticipación.

Planificación del menú, lista de compras que será guardada para próximas

reuniones, pero tendremos en cuenta las compras de productos, producción y

presentación.

Ambientación: privilegiar el mayor espacio posible, y eliminar cualquier objeto

que conforme un riesgo para los invitados y anfitriones. Tomar en cuenta la

iluminación. Instalaciones especiales. Ornamentación. Seguridad.

Estacionamiento.


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2.6.2 Pautas - Los tiempos:

En ésta etapa nos referimos a determinar con la debida anticipación toda la

organización es decir:

Pre-evento: tiempo necesario antes,

Lugar: primer plano, gestión de permisos, personal de seguridad.

Estacionamientos, seguros, limpieza.

Organización de transporte, hospedajes y de prensa.

Gastronomía, concurso de proveedores.

Elementos promocionales, presentes.-

Vestimenta, por sector y función.

Papelería e impresos.

Capacitación de personal, asignación de tareas.

Lista de potenciales invitados.

contratación de audio e imagen

Reconfirmación de potenciales invitados.

Reconfirmación de gastronomía.

Ajuste de información de transporte y hospedaje si fuera necesario.

Cierre de permisos.

Definición de fecha y hora.

Capacitación definitiva del personal interviniente.

Revisión general del evento

Últimos ajustes.

Definición y confirmación de invitados.

Actividades durante y posteriores a la reunión:

2.6.3 Durante la reunión:

Esta etapa se basa en el manejo de tiempos y espacios que ya fueron predeterminados

y deben ser respetados, salvo caso de fuerza mayor.

2.6.3.2 La operatoria de este proceso es:

48-24 horas antes: armado de estructura fijas (mesas, tarimas etc.)

pruebas de sonido e imagen.

Revisión de planos.

Chequeo de servicios

Recepción de mercadería.

Lista definitiva de invitados.

12 horas antes.

Chequeo general de actividades en tiempo y forma.

Comienzo del evento y análisis de primeros movimientos.

Activación y solución de posibles inconvenientes.


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2.6.4- Inicio y cierre del evento:

En ésta etapa la reunión ya está en pleno funcionamiento sólo se chequeará lo

programado y que cada función se este cumpliendo como lo previsto.

Se recorrerá cada mesa, fila o stand.

Se chequeará iluminación, audio y su nivel de llegada.

Mercadería en estado y tiempo.

Indumentaria, imagen y uso.

Seguridad, limpieza, asistencia y movimiento de presentes.

Cierre del evento, despedida de participantes.

Entrega de presentes o recuerdos.

Desarmado de distintos ámbitos.

Sumario de actividades y resultados.

2.6.5 Post-evento

Es importante tener una base de datos con los siguientes puntos:

Evaluación: comercial.

Aceptación operativa, criticas, quejas y sugerencias.

Análisis y correcciones del evento.

Seguimiento del evento, base de datos de participantes.

Programa anual de contactos., análisis y contactos con potenciales mercados.

2.7 ORGANIZAR – CLASIFICACIÓN DE EVENTOS.

2.7.1 Organizar: Llamamos a organizar cuando de eventos se trata, al procedimiento

intelectual, cuyo objetivo es contestar las siguientes preguntas:

¿Qué hay que hacer? ¿Cuál es la tarea?

¿Qué medios necesito para realizar ésa tarea?

¿En qué lugar debe realizar esa tarea?

Considerando particularmente:

Plan completo del lugar

Plan para organización del trabajo

Lista completa de materiales

Desarrollo del evento ( tiempos)

2.7.2 Clasificación de eventos:

Para aplicar el punto anterior es necesario tener en cuenta la clasificación del evento

que se va a organizar, a saber:


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Sociales: su razón puede ser religiosa, familiar o vinculada a una persona.

Bodas, bautismos, recepciones, aniversarios

Empresariales: aniversarios, lanzamientos de productos, inauguración,

capacitación.

Culturales o artísticos: recitales, muestras de arte.

Deportivos: competencias, entrega de premios, torneos.

Políticos: convenciones, campañas, visitas.

2.7.2.1 Sociales:

Los eventos sociales son aquellos con los cuales nos encontramos asiduamente. Hay

que tener en cuenta siempre las preguntas a formular: si el evento es religioso es

fundamental conocer a qué tipo de religión se refiere para no pasar papelones. En

cambio si no interviene la iglesia y es netamente social, lo importante a tener en cuenta

es el agasajado, porque debemos lograr que a la fecha programada para el evento, no

ocurran imprevistos y que el agasajado concurra a su fiesta lo más distendido posible y

hacerlo brillar. Para eso estamos los organizadores, a los efectos que todo ocurra con

dinamismo y sin complicaciones.

2.7.2.2 Empresariales:

Los eventos empresariales son de carácter corporativo, organizados por una o varias

empresas y su fin es conmemorar acontecimientos institucionales y/o presentar nuevas

tendencias comerciales.

En la Argentina al igual que otras partes del mundo, los eventos se dividen

primordialmente en tres tipos:

Externos: Son aquellos que no están íntimamente ligados con los objetivos de

la empresa. Cada uno es individual y tienen diferentes necesidades. La

asistencia es voluntaria y proporcional a la importancia del contenido y el costo

de matrícula. Se financian con publicidad, patrocinio, etc. Y en la mayoría de

los casos se realizan una vez al año.

Ferias: cuyo fin es la venta/compra de artículos.

Exposición: promoción, información o mixta y no hay venta directa.

Presentación: de producto o de colecciones.

Internos: Son los que están íntimamente ligados con los objetivos de la

empresa y organización. No debe tener conflictos (imprevistos). La asistencia

es obligatoria y total. Es financiado con recursos de la empresa que se tienen en

cuenta en el presupuesto anual. En el transcurso del año se celebran varios

eventos y también a diferentes niveles en algunos casos. Capacitar al personal

operativo.

Lanzamientos de productos

Convenciones de empresas

Ciclos de investigación, capacitación y de arraigo.

Reuniones programáticas o extra programáticas.


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Fiestas. Por género.( cóctel, almuerzos o desayunos) o por motivo( fecha

especial, personal, empresa, vino de honor).

Capacitaciones: pasatista o actualización.

Mixtos: Podemos decir que éstos eventos tienen una asistencia voluntaria, son

de costo muy bajo o por invitación dando posibilidades de asistencia,

otorgando alta asistencia pero baja calidad. Es financiado por una empresa

como si se tratara de un evento interno y en el año suelen celebrarse varios de

estos eventos pero de diferente género.( cursos, jornadas, conferencias).

2.8 ¿CÓMO ORGANIZAR UNA REUNIÓN EXITOSA?

Contamos con herramientas que integran el tablero de comando para la toma de

decisiones, permitiendo incrementar la certidumbre y de esta manera permiten

flexibilizar y corregir la organización de una reunión. Si se practican de manera

habitual y permanente, se convertirán en un beneficio, con satisfacción en lo personal

o de una rentabilidad adicional si se realiza en el campo empresarial.

En síntesis, si se desea una celebración exitosa, donde se podrá transmitir la idea

fuerza que originó esta reunión, sugiero tener estos elementos en mente y llevarlos a la

práctica cuantas veces sea necesario hasta lograr un mecanismo de respuesta

inmediata.

Recordemos:

Planeamiento: proceso técnico administrativo donde se determina el futuro

deseado.

Programación: la base es un cronograma de tiempo y tarea por ejecutar.

Presupuestar: antecedentes sobre la comparación de precios y las alternativas

de acuerdo al planeamiento establecido.

Anteproyecto. documento donde se materializa inicialmente las ideas sobre la

reunión por realizarse.

Proyecto: documento formal, autorizado por autoridades competentes donde se

establecen las acciones el objetivo primordial de la reunión.

Tiempo de preparación: período que transcurre entre la decisión de realizar

una reunión hasta el inicio.

Tiempo de ejecución: es aquél que transcurre durante el propio acto según el

plan aprobado.

Tiempo de finalización: período posterior a la reunión, donde se recolecta la

información para posterior análisis.-

Informe de resultados: Informe que se confecciona al final de la reunión

donde se indica expresamente los resultados para mejorarlos y/o

perfeccionarlos para el próximo evento.


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Anfitrión – Dónde recibimos - Modales.

2.8.1. Anfitrión.

Como hemos leído en las clases anteriores, contamos con todos los medios para

organizar una reunión, pero también es importante comportarse como un buen

anfitrión, ya sea que nosotros organicemos o que contratemos a alguien para

hacerlo, que en este caso podremos supervisar.-

Basándonos en reglas simples de cortesía a la hora de recibir, presentar, abrir

una conversación e incluso ofrecer una bebida. En reuniones pequeñas es

normal que los anfitriones se encarguen de multitud de detalles, desde recoger

los abrigos hasta servir una copa.

El anfitrión es aquella persona que tiene invitados a su cargo, el que recibe y se

encarga de atender a los mismo. Saber atenderlos es la clave de éxito en

cualquier ámbito de nuestra vida social, laboral e incluso familiar.

Tanto si celebramos la cena en casa como en un restaurante, hay que esperar

por todos los invitados para empezar a pedir o a cenar. Se puede esperar un

tiempo de cortesía por los invitados, que no debe ser más de 30 minutos.

Esperar más sería una falta de cortesía para el resto de invitados

2.8.2. Dónde recibimos?

Al aire libre

Es común con los tiempos que corren que las viviendas sean pequeñas y se

cuente con un espacio en el exterior para tener en cuenta, de esa manera se

puede organizar un asado, merienda, e incluso una cena a la luz de luna. Eso sí

es importante tomar en cuenta a los vecinos para evitar inconvenientes.

Debemos poner el jardín a punto , aunque contemos sólo con algunas especies

en macetas, eso sí retirar cualquier objeto que pudiera molestar ( bicicletas,

juguetes , cortadora de césped, etc)

Si no son muchos los invitados, podemos organizar la mesa con todos los

detalle como si el encuentro fuera en el interior. En cambio si son muchos la

mejor opción es organizar tipo buffet, es decir colocar todo sobre la mesa y

cada cual se sirve.

Tener en cuenta

Aunque están permitidos elementos descartables, sugiero la vajilla y cristalería,

causan mejor efecto entre los invitados. No hace falta que sea de calidad, sino

que podemos utilizar esa vajilla de diario, que puede ser con dibujos o motivos

coloristas que nos vas estupenda para este tipo de reuniones.

Si optamos por asado o paella, podemos servir unos aperitivos y canapés para

hacer tiempo.


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Si la reunión es de día y muy soleado, podemos optar por algún tipo de

sombrilla o carpa que nos evite los rayos directos del sol. Si tenemos un porche

también es un buen lugar.

Sea cual sea la reunión, hay que crear una mesa con los detalles fundamentales

que son básicos en cualquier mesa, como colocar mantel, cubiertos, vajilla y

cristalería.

Bajo mantel un protector que amortigua los golpes y evita que cualquier

percance estropee la mesa.

Los cubiertos recordemos que el tenedor va a la izquierda y la cuchara y

cuchillo a la derecha.

Se colocan en orden inverso al uso, es decir los primeros a utilizar en la parte

exterior así sucesivamente.

Colocar dos copas una de agua a la izquierda y una de vino a la derecha de ésta.

Todos los platos que se van a servir, deben hacerse a la temperatura adecuada.

No hay nada más desagradable que tomar un plato frío; tampoco es muy

agradable tomar platos recalentados.

2.8.3 Los modales en la mesa

De nada vale predicar a nuestros menores si no damos un buen ejemplo. Por

ello es importante enseñar que no se debe chupar el cuchillo, que no se debe

hacer bolitas de pan con la miga, que la servilleta se utiliza sobre el regazo

desdoblada, se apoya sobre la mesa en forma informal sólo cuando nos

retiramos de manera ocasional, y que además la función de la misma es para

limpiarse la boca después de cada sorbo de bebida, en el caso de la señoras que

tengan los labios pintados deberán utilizar el interior de la misma.

Es fundamental pedir por favor y dar las gracias, así como también tratar de

usted a los mayores.

La regla general para el uso de los cubiertos es: la comida se lleva la boca y no

la boca a la comida. En el caso de comida blanda (canelones, crepes y otras.) se

debe utilizar el tenedor si se necesita cortar.

Ningún cubierto se limpia con la servilleta.

Cuando estamos en la mesa y queremos hacer una pausa los cubiertos deben

reposar en el plato a 45º ; el tenedor con los dientes hacia abajo y el cuchillo

con el filo hacia adentro.

Si por el contrario terminamos de comer, los mismos deben quedar apoyados

de forma paralela, en similitud a las agujas del reloj.

La comida no debe trozarse para comer, debe ir cortándose a medida que se

ingiere. La única excepción es con niños y con personas discapacitadas adultas


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2.9. LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN EVENTOS ACADÉMICOS

2.9.1. ESTRUCTURA DEL COMITÉ ORGANIZADOR:

2.9.2 . FUNCIONES DEL COMITÉ ORGANIZADOR:

a) Organizar, coordinar y evaluar eventos

b) Planear, elaborar y ejecutar las políticas y acciones;

c) Promover la vida empresarial;

d) Establecer programas de financiamiento para las actividades de relaciones

públicas;

e) Proponer directrices en materia de relaciones públicas;

f) Fomentar y coordinar las relaciones empresariales con el estado, municipios y

con instituciones públicas y privadas locales, nacionales e Internacionales;

g) Promover los eventos en la radio, televisión, medios impresos y medios

electrónicos;

h) Crear las comisiones y comités que sean necesarios para el cumplimiento de sus

tareas y responsabilidades;

i) Supervisar que los eventos programados sean de calidad.

2.9.3. FUNCIONES DEL ENCARGADO DEL ÁREA DE LOGÍSTICA:

Coordinar en cada evento el área técnica (sonido, escenografía, mobiliarios,

etc.)

Llevar a cabo la organización de reservaciones en hoteles, salones, etc.

Realizar las compras necesarias para los recesos que se realizarán dentro de

cada evento.

Cotizar, en su caso, los artículos que se entregarán a los asistentes al congreso.

Organizar comidas y/o cenas en el hotel o restaurante solicitado.


2010


55

Investigue sobre la conformaciòn de los comitès organizadores de eventos del

Municipio de Riobamba entre los años 2000 al 2010, y què actividades realizaron.

La organización adecuada de un

evento es un valor agregado

intangible, que se traduce en el

prestigio y permanencia de la

empresa.

Transferencia de conocimientos


2010


56

LECTURA

CONTENIDO

Manual para organizadores de ferias

El manual tiene como objetivo “ser una guía que permita a los actores públicos y privados contar con una guía de ferias que facilite: planificar, ejecutar y evaluar este tipo de herramientas”. Además, pretende poner a su alcance una metodología a ser utilizada, al momento en que decidan llevar a cabo ferias para la promoción comercial de diversos productos y/o servicios. Este instrumento puede ser muy útil; para todos los sectores empresariales, pero especialmente para los gobiernos locales, gremios empresariales, asesores e instituciones que desean apoyar la comercialización de las PyMes, que se encuentran en la encrucijada de cómo dar a conocer sus productos


2010


57

Construya un ensayo sobre el Manual para organizadores de ferias (Lectura)

Construya un organizador gráfico con los elementos propuestos en el Proyecto 2

EQUIPO DE TRABAJO:

1…………………………………………………………………………………….

2…………………………………………………………………………………….

3…………………………………………………………………………………….

4…………………………………………………………………………………….

5……………………………………………………………………………………..


PROYECTO Nº 2


2010


58


EVALUACIÓN

FORMATIVA



Puntualidad

Presentación

Apropiación

Creatividad

Ensayo

Sustentación

PROMEDIO GENERAL:

1R

EF

ER

EN

CIA

S INDICADORES Ex S MB B





Ensayo 10 10 10 10


ESTUDIANTE:

Extracto:

.......................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

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........................................................................................................................................................................

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........................................................................................................................................................................

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........................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

................................................................................................................................... .....................................

DOCENTE:




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59

ESTRATEGIA


Los estudiantes, en forma individual y luego en equipos de trabajo, aplicarán sus conocimientos para organizar un evento ya sea empresarial, institucional o académico.

Metodología de agrupación

1. Coordinador: responsable de articular las actividades de todo el equipo, guía la participación. 2. Redactor: recepta criterios, integra y ordena la información. 3. Investigador: consulta definiciones, criterios y aclara dudas del equipo.

4. Expositor: expone públicamente y argumenta los criterios de su equipo de trabajo.

5. Diseñador: prepara el material que sustente la defensa pública del trabajo en equipo.

Causas:

Sin recurso humano no hay evento

Sin logística no hay evento

Sin dinero no hay evento


¿Qué es logística?

¿Cómo conformo el equipo de trabajo?

¿Cómo determino el lugar para realizar el

evento?



- Realizar cualquier evento de carácter

empresarial, institucional, académico o

social.

Problema:

Qué recursos necesito para

realizar un evento.

¿Qué necesito para ejecutar un

evento?


Fecha: desde 11 de diciembre 2010 hasta: 26 de febrero 2011

3

OBJETIVO:

Ejecutar un evento empresarial, institucional, o académico


2010


60

“Si

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nto”

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io

ACTIVIDADES

Control de Lectura


Aplicación de los conocimientos, por grupos


Al término del Proyecto Pedagógico los estudiantes, en un círculo de rendición de cuentas, llenarán la tabla de evaluación, para el efecto, el coordinador, a través de preguntas constatará la apropiación de los aprendizajes mínimos, los ejercicios de



2010


61

3. Logística necesaria para el evento

3.1 ¡Ha llegado el gran día!

Los nervios están a flor de piel y las

dudas acechan. ¿Vendrán? ¿Les

gustará? ¿Será un éxito?

Depende de ti y tu equipo. Si has

vendido bien el evento, tendrás

público (siempre fallarán algunos).

Ahora ha llegado la hora de cumplir y

superar lo prometido. A continuación

veremos los pasos necesarios para

ejecutar perfectamente el plan:

Seguramente todos nosotros hayamos organizado un evento de más o menos

envergadura en algún momento; al menos uno relacionado con nuestra vida personal,

ya sea una cena con amigos o la celebración de una boda. Pero ¿qué es lo que hace que

ese acontecimiento sea inolvidable? ¿Por qué nos sentimos tan afortunados por haber

tenido la oportunidad estar presentes en algunos o tenemos la molesta sensación de que

nos han hecho perder el tiempo en otros?

En mi opinión, la organización de un evento es una de las herramientas de Relaciones

Públicas más delicadas que existen y, digo esto porque, en un evento absolutamente

todo comunica: estamos expuestos, nuestro público nos ve, nos escucha, está presente

físicamente. Por este motivo, hemos de cuidar la imagen que transmitimos durante

éste, siendo meticulosos en todos los detalles. De ahí, nos ganaremos una u otra

reputación aunque, aún hay muchas empresas que ponen en marcha un evento

simplemente porque así está especificado en su plan de marketing, dejando muchos

aspectos al azar en el transcurso de éste.

Si tuviésemos que elegir las claves para que un acto de cualquier índole tenga éxito,

diría que son básicamente las 5 siguientes:

1. Tener una razón de peso para llevarlo a cabo. Poner en marcha un evento conlleva

un enorme esfuerzo de trabajo, desembolso y altas dosis de estrés. Quienes hayamos

asistido a alguno como invitados, habremos experimentado la satisfacción de haber

sido convocados para presenciar y formar parte de un acontecimiento de interés y

memorable o hemos sufrido el vernos obligados a perder nuestro tiempo y habernos

desplazado para no ver nuestras expectativas cumplidas.

Un evento sólo tiene sentido si está justificado ¿su objetivo únicamente puede

alcanzarse mediante la presencia física de nuestros invitados? ¿No sirve una llamada

telefónica, el correo tradicional o electrónico o cualquier otro medio? Debe ser

realmente necesario que nuestro público se desplace para asistir al lugar convocado,

3 ¿Qué requiero

para ejecutar el evento?


2010


62

sino el acontecimiento al que queremos dotar de repercusión quedará incompleto, sin

aprovechar el amplio abanico de posibilidades que nos ofrece un evento.

2. Un concepto adecuado que envuelva el evento. El concepto elegido será la tarjeta

de presentación de nuestra empresa u organización. Nuestro concepto es el cuadro en

el que enmarcamos nuestro evento, los valores o adjetivos que, en definitiva, queremos

transmitir de nuestra compañía. ¿Queremos presentarnos como una empresa formal o

informal? ¿Accesible o sofisticada? ¿Tradicional y rústica o vanguardista e

innovadora? Debemos asegurarnos de que nuestro evento transmite los valores que

queremos asociar a nuestra marca.

Pensemos en la ceremonia de entrega de los Oscar, por ejemplo. El evento en el que se

entregan cada año los premios de la Academia de Hollywood, de los cuales todos

hemos oído hablar en alguna ocasión, destilan glamour. Seguramente, este glamour sea

en lo primero que pensamos cuando Hollywood nos viene a la cabeza. La presencia de

estrellas internacionales, la alfombra roja, los flashes de las cámaras, exclusivos

vestidos de gala… un sin fin de detalles estudiados y ensayados a la perfección en

torno a un mismo concepto. No se deja nada al azar porque la reputación se va

construyendo en cada gesto de la empresa que se observa durante el evento. Si alguno

de éstos gestos no está en línea, no comunicaremos con claridad y perjudicaremos

nuestro posicionamiento en la mente de nuestros clientes actuales y potenciales.

3. Una mentalidad de anfitrión de primera clase. En realidad, todo en un evento

depende del anfitrión. Éste es quien tiene la sartén por el mango, quien hace y deshace,

quien lleva el control dado que toma las decisiones y destina los recursos. Un evento

empresarial, en este sentido, no es muy diferente a un evento organizado en nuestra

vida privada (invitar a unos amigos a cenar, por ejemplo). Se ha escrito largo y tendido

sobre protocolo, buenas maneras… y, en general, todo gira alrededor de la empatía. La

pregunta es: ¿si estuviésemos en la piel de nuestro público qué veríamos o cómo nos

gustaría ser tratados?, es decir, ¿qué experiencia nos gustaría llevarnos de este evento?

Debemos orientar nuestro trabajo y recursos a cubrir las necesidades y expectativas de

nuestros clientes compatibilizándolo con los objetivos de la compañía.

Un anfitrión comunica tanto como el mismo evento, es la personificación de nuestro

concepto, quien transmite éste en palabras y maneras. Pero, siempre, sin descuidar a

los invitados presentes aunque, después el evento tenga repercusión mediática y llegue

a otros públicos potenciales.

4. Invitados sí pero, personas ante todo. Se supone que elegimos cuidadosamente a

nuestros invitados porque, en este caso concreto, son nuestro público más valioso. Si

no asiste quien nos interesa que asista, el evento no habrá tenido sentido. Si aunque

asista, lo descuidamos y no conseguimos que se marche satisfecho, hasta puede que

hayamos actuado en contra de nuestros intereses.

Como el anfitrión es quien lleva el control, es el responsable del bienestar de los

invitados. Son clientes actuales o en potencia, sí pero, ante todo son personas. Con

esto, detalles que pueden parecer a priori insignificantes como elegir la hora adecuada,

la temperatura en el local, disponer bebida y comida suficiente, no alargar la duración


2010


63

innecesariamente, asegurar el entretenimiento, habilitar la zona para que puedan elegir

estar sentados o de pie, se convierten en fundamentales ya que conseguirán que los

invitados se queden o provocará que se marchen.

Del primero al último de nuestros invitados son importantes y cuanto más conozcamos

el perfil de cada uno de ellos, mejor podremos ofrecerlos un trato personalizado.

5. Un espacio en común. Al final necesitamos elegir el lugar donde encontrarnos con

nuestros invitados pero, un espacio no es sólo esto. Tiene que adecuarse al concepto

elegido: ser emblemático o underground, imponente o enfocado al entretenimiento.

Tiene que permitirnos una perfecta habilitación de la zona para que sea posible cubrir

todas y cada una de las necesidades de los invitados. Tiene que ofrecer visibilidad al

anfitrión y permitirle desenvolverse con soltura. Y, sobre todo, tiene que disponer de

soluciones para todo lo que pueda salir mal. Si no está disponible, el lugar que se

adecua a estos requisitos, es preferible esperar a bajar el listón en este, así como en

cualquiera de los demás aspectos.

Consigamos que nuestro evento sea el tema de conversación durante un tiempo, que se

convierta en un buen recuerdo y nos permita comunicar quiénes somos para

rentabilizar nuestro trabajo, inversión y, por encima de todo, imagen.

Además de pasar un buen rato, podemos tener la oportunidad de hacer historia.

3.1.1 Recepción y entrega de credenciales A todo el mundo nos gusta sentir

especiales. Si se hace con gracia, el hecho de que nuestro nombre esté en una lista y

que nos estén esperando puede ser el primer “toque” del evento.

Debes tener alguien asignado a recibir a los invitados, entregarles los materiales que

necesitarán durante la duración del evento y saludarles por nombre. Cuando la persona

se identifica, la persona encargada de la recepción tiene que tratar de hacerles sentir

importantes y en casa.

Si esperas más de 30 invitados, ten preparados unas tarjetas con sus nombres que

pueden enganchar a la chaqueta o a la camisa. En estas “chapitas” incluye debajo de

cada nombre una cita interesante diferente. Esto facilitará el establecimiento de

conversaciones y contactos durante los descansos. Además crea tema de conversación

mientras se espera el inicio de la jornada.

3.1.2 Control de Asistencia La segunda misión de la persona encargada de la

recepción es controlar quienes han venido. Así nada más empezar tendrás claro el nivel

de asistencia que has conseguido.

Si hay personas “VIP” en tu lista esta persona debe presentarle personalmente a su

“amigo”. Esto es una persona de tu equipo, previamente asignado, para atender de

cerca un invitado “especial”.

Si no hay personas destacables en la lista, mira a ver de cuantos “amigos” puedes

disponer y escoge al azar este número de “VIPs”. El amigo, debe confesar a su


2010


64

“encargo”, me pidió … (tu nombre) que me encargará de asegurar que estuvieses bien

atendido. Para cualquier necesidad no dudes en decírmelo. No sabes lo bien que

funciona este “truco”.

3.1.3 Entrega de Materiales Ya hemos comentado que la persona en recepción

entregará inicialmente los materiales que estimes necesarios para que tengan durante el

evento. En ellos normalmente hay una copia de la agenda, una libreta para tomar notas,

un bolígrafo y poco más. Si lo tienes preparado puedes incluir en este primer lote una

hoja promocional con una oferta exclusiva para los asistentes de hoy.

Los invitados van a tener un ratito mientras esperan para revisar estas cosas, pero si

incluyas un montón de folletos y documentos acabarán no viendo nada. El objetivo es

dirigir en cada momento su atención. Por eso, dosifica y pon en sus manos lo mínimo

justo. Así sabrás que verán tu promoción.

3.1.4 El Maestro de Ceremonias Tu evento debe contar con una persona que actuará

como “organizador” de la jornada. Esta persona será el responsable de presentar los

ponientes y explicar la logística de los descansos, cafés, comidas…

Yo recomiendo que no seas tu quien ocupe este papel. Tu misión es velar por la

transmisión global del mensaje y estar pendientes de los invitados. Elige algún

miembro de tu equipo “con labia” y encargarle de este papel.

Debe tratar de mantener un tono ameno y distendido. Debe tener preparado una

introducción para cada poniente explicando las cualidades que hagan importante su

presentación. Aunque quien vaya a hablar sea la persona más novata de tu

organización, eso no quiere decir que hay que decirlo. Explica sus cualidades y logros

y darás peso a sus palabras.

3.1.5 Las Ponencias y los Tiempos

Si has seguido mis consejos habrás ensayado EL evento al menos una vez. Esto te

habrá dado una idea aproximado de los tiempos y los ritmos de los ponientes. Piensa

que tu evento es como una sinfonía que debe fluir con precisión.

Por eso, alguien debe controlar discretamente el reloj. Que esté sentado detrás de todo

el mundo y que esté preparado para dar señales al poniente. No se trata de parecer el

interventor de un tren, sino una guía para mantener todo en su sitio. A veces, hay

muchas preguntas y las cosas se retrasan. Intenta evitarlo y si ocurre procura “ajustar”

en los descansos y las transiciones entre ponencias.

Tienes que estar preparado por si a contrario, ves que vas adelantado sobre lo previsto

en la agenda. Si es un desfase pequeño, no importa. Dile al Maestro de Ceremonias

que se explaye un poco más en las presentaciones o que cuente un chiste. Si el desfase

es importante, esté preparado para “añadir” una breve exposición “no prevista en la

agenda”. Si lo haces, debe parecer totalmente espontáneo. Por eso, debes tenerlo muy

preparado.


2010


65

3.1.6 Clausura del Evento.- Los eventos hay que terminarlos bien. La gente ya es

ansiosa para irse (a comer o a su casa) y no quieren tonterías. Por ello, tienes que tener

la clausura bien preparada.

Si es necesario dar las gracias o explicar algún detalle logístico, el Maestro de

Ceremonias debe hacer ANTES de la última ponencia, no después.

Al terminar, debe resumir en 5 frases el mensaje principal del día. A continuación debe

agradecer su asistencia e informarles que tienes preparados unos “paquetes

informativos” juntos a la puerta.

También ten preparado una especie de “urna” para que cualquier persona que quiere

más información pueda echar una tarjeta suya y tendrás listo un mecanismo de

seguimiento.

También debes tener preparado algún mecanismo para evaluar la opinión de tus

invitados. Esta pequeña encuesta debe pasarse antes de la última ponencia. Por

experiencia propia, sabes que cuando haya terminado lo que quieres es irte. No trates

de imponérselo a tus invitados.

Con suerte ha ido todo como un reloj y la gente está encantada. Disfruta del momento

y recuerda agradecer personalmente a cada miembro de tu equipo por su colaboración.

Si ha sido un esfuerzo grande para ti, igualmente lo ha sido para ellos.

Cuidado. ¡Aún no has terminado!

Las tareas que vienen después son tan importantes como los preparatorios. Ahora, en

los 3 o 4 días posteriores es cuando puedas asegurar unos resultados espectaculares.

Para ello, hay que cumplir los siguientes pasos:

Comprobar la lista de asistentes. Es importante revisar y estar seguro de

cuales han sido los invitados que finalmente han venido. Mientras esté fresco

en la memoria, haz que tu equipo repase la lista para corregir errores. Esto es

importante para los siguientes dos pasos.

Agradecer la asistencia. A los asistentes que hayan venido debes enviarle en

seguida un email de agradecimiento. En ello, pregúntales que impresión se han

llevado y si volverían a venir a otro evento parecido. Ofrézcales un link para

descargar las presentaciones, si quieren.

Contactar con los “no-shows”. También debes enviar un email a los invitados

que no pudieron venir. Cuéntales lo bien que salió y lo ameno que resultó. Del

mismo modo, ponte a su disposición para contarles personalmente un resumen

del evento y ofrézcales también el link para bajar las presentaciones.

Sacar un control sobre los costes. Debes hacer una relación de todos los

costes asociados al evento para poder luego medir la efectividad del retorno.

Esto es un paso crítico para poder estimar los beneficios reales del evento y

planificar la conveniencia de hacer futuros eventos.

Hacer seguimiento. Ya que facilitaste un método de recoger tarjetas de

personas interesados en profundizar, no dejes escapar esta oportunidad.


2010


66

Durante la primera semana posterior del evento, alguien tiene que establecer

contacto con ellos. Es fundamental no demorar. Las personas somos criaturas

emocionales y si dejamos pasar “el momento” el trabajo de seguimiento será

mucho menos fructuoso.

Identificar oportunidades generados por el evento. Por un lado tienes claro

los costes del evento. Ahora corresponde llevar un control sobre las

oportunidades que haya producido tu evento. Conforme pasan las semanas y

estas vayan concretándose, podrás atribuir las ventas generados gracias al

evento.

Control de efectividad. Después de haber pasado 3 o 4 semanas, es

conveniente tratar de medir la efectividad real del evento. Se trata de hacer 3 o

4 preguntas con el objetivo de calibrar si realmente el evento ha sido

beneficioso para el invitado. También esa una gran oportunidad para retomar el

contacto y recabar sugerencias de mejora.

Hacer una reflexión final Tu evento ha costado dinero y esfuerzo a todo tu

organización. Por esa sencilla razón, debes parar un momento, unas semanas

más tarde para hacer una reflexión honesta y sosegada. ¿A final ha sido un

éxito? ¿Ha producido beneficios? ¿Es una herramienta que debas volver a

emplear? Estas son las preguntas más importantes.

3.2 ACTOS PRIVADOS. CLASIFICACIÓN. ORGANIZACIÓN. ASISTENTES

Los actos privados son aquellos que se desarrollan en un entorno íntimo y podíamos

decir que familiar, sin excesiva ceremonia ni formalidad.

Una persona se enfrenta a lo largo de su vida al "reto" de cumplir con todo tipo de

compromisos tanto sociales como familiares y laborales. En este caso vamos a tratar en

este artículo sobre los compromisos más íntimos que se suelen dar en el entorno

familiar, los actos privados.

3.2.1 Actos privados.

Tal y como hemos visto en el capítulo anterior, queda claro que los actos privados son

aquellos que se desarrollan en un entorno íntimo y podíamos decir que familiar, sin

excesiva ceremonia ni formalidad, si atendemos a como está organizado. Si nos

atenemos a quien es el organizador del acto, podemos decir que los actos son privados

si están organizados por entidades o instituciones de carácter privado, e incluso pueden

estar organizados por una persona o un grupo de personas, por un determinado motivo.

3.2.2 Clasificación.

Clasificar los actos, como públicos o privados, es, en determinados casos, una tarea

bastante difícil. Hay actos organizados por Entidades públicas, cuya catalogación

como públicos es bastante dudosa (por ejemplo la visita a empresas privadas o acudir a

una conferencia organizada por un periódico económico). También el motivo del acto

nos puede dar una clasificación más del mismo pudiendo ser un acto cultural,

humanitario, político, social, etc. Aunque podríamos hacer muchas clasificaciones y


2010


67

subclasificaciones por el motivo del acto, las iremos desarrollando a lo largo de estos

capítulos.

Ahora bien, no podemos considerar actos privados, algunos de tan poca entidad, que se

realizan en el entorno familiar o de amistades cercanas, como puede ser una cena en

casa con familiares y amigos. Recibimos muchas consultas sobre el protocolo o

etiqueta a seguir para ellos, y como se puede suponer, este tipo de encuentros no

requiere de ninguna formalidad especial, nada más que la educación mínima exigida

para cualquier actividad de nuestra vida diaria.

3.2.3 Organización.

Las reglas de Protocolo están presentes en la mayoría de los actos que vemos a diario

en los distintos medios de comunicación. Aunque son reglas que están poco cercanas a

los ciudadanos, cada día se nota un creciente interés por el conocimiento, aunque sea

básico, acerca de las mismas. Muchas de estas reglas son aplicables en los actos

privados, donde habremos de mantener una mínima cortesía con independencia de que

el acto tenga un carácter íntimo o familiar. Como se organiza cualquier acto, nos da

una imagen de la entidad, institución, organismo o personas que lo llevan a cabo. Por

eso es muy importante hacer un desarrollo correcto, para dar buena imagen.

3.3 Ceremonias y actos. Clasificación de las ceremonias.

Los actos y ceremonias requieren estar dotados de uniformidad y revestidos de la

solemnidad correspondiente a su prestigio e imagen institucional.

3.3.1 Ceremonias y Actos.

Con el objetivo de mantener y fortalecer la imagen e identidad corporativa la

Institución se relaciona tanto con la comunidad interna como externa, para lo cual

realiza acciones como la organización de diversas actividades académicas, culturales y

de extensión.

En este mismo orden, reconoce, destaca y conmemora fechas, ocasiones especiales y a

personas, a través de ceremonias y actos.

3.3.1.1 Clasificación de las Ceremonias.

3.3.1.1.1 Ceremonias Solemnes:

Son aquellas que se celebran en un contexto de gran formalidad y con una rigurosa

planificación. Son ceremonias solemnes:

Ceremonia de Titulación.

Ceremonia de Inauguración Año Académico.

Asunción del Rector.


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3.3.1.1.2 Ceremonias Institucionales:

Son aquellas que, sin ser solemnes, involucran a toda la Comunidad Universitaria, o a

uno o más de sus Departamentos. Las ceremonias institucionales serán organizadas por

la Unidad que corresponda, con apoyo de la Dirección General de Comunicaciones, y

las invitaciones serán suscritas por el Rector, quien podrá delegar en un Vicerrector o

Director esta responsabilidad. Son ceremonias institucionales:

Entrega Becas Federico Santa María.

Ceremonia Años de Servicio.

Distinciones Académicas.

Reconocimientos y Homenajes.

Inauguración de obras de carácter institucional.

3.3.1.1.3 Ceremonias Interinstitucionales:

Son aquellas que involucran a dos o más instituciones con el propósito de crear,

mantener o estrechar vínculos entre sí. Estas ceremonias serán responsabilidad de la

Unidad directamente beneficiada con la vinculación, y las invitaciones serán cursadas

por las máximas autoridades de las entidades involucradas. Son ceremonias

interinstitucionales:

Firma de convenios o acuerdos.

Entrega de donaciones.

Visitas protocolares.

Lanzamiento/presentación de proyectos, concursos, licitaciones y otras

iniciativas.

Charlas de empresas.

3.3.1.1.4 Actos Simples:

Son todos aquellos actos y eventos de carácter académico y no académico, interno o

externo. Son organizados y coordinados por la unidad gestora de los mismos. En estos

actos, quienes estén a cargo podrán solicitar la asesoría de Relaciones Públicas, como

asimismo la revisión previa de invitaciones, publicaciones, impresos, libretos y otros,

con el propósito de guardar las normativas vigentes relacionadas con la imagen

corporativa. Son actos simples:

Presentación (lanzamiento) de libros.

Eventos artísticos.

Inauguración o clausura de actividades de extensión académica (congresos,

seminarios, workshop, ferias, etc.).

Premiaciones y entrega de certificados.


2010


69

3.3.1.1.5 Aniversarios:

Son todas aquellas conmemoraciones de carácter interno Son aniversarios:

Años Casa Central.

Años de una Sede.

Años de un Campus.

Años de un Departamento.

Años de una Carrera.

Años de un Sindicato.

3.4 Actos Públicos

También llamados actos públicos, y suelen ser los que se organizan con la presencia

de autoridades de en los más diversos ámbitos

A diario se suceden decenas de actos en cualquier ciudad o población, donde acuden

autoridades y personas de los más diversos ámbitos y que dan a lugar al desarrollo de

una serie de acontecimientos que deben estar perfectamente organizados, coordinados

y llevados a cabo de la forma más correcta posible, dentro de las normas y reglas que

hay establecidas para ello. En este artículo hablaremos de los actos oficiales.

3.5 Actos oficiales.

También llamados actos públicos, y suelen ser los que se organizan con la presencia de

autoridades de los más diversos ámbitos (civiles, eclesiásticas, militares ...). Hay una

identificación entre acto público y acto oficial, aunque no siempre tienen porqué

coincidir. Un acto organizado por una Entidad pública, suele ser un acto oficial en la

mayoría de los casos, pero no siempre tiene que ser así. En determinadas ocasiones

puede organizarse un acto de tipo más íntimo sin ningún tipo de formalidad, quedando

en el ámbito de lo estrictamente privado.

3.5.1 Quien asiste.

Para generalizar, y establecer una base sobre la que movernos, podemos decir que un

acto es público cuando se organiza para un amplio número de personas, de forma

independiente a quien lo organice. Y un acto es privado, cuando se realiza para un

ámbito muy reducido y cercano (pocas personas) y carente de excesiva ceremonia y

formalidad.

Respecto de la oficialidad de los actos los podemos dividir en: oficiales si los

desarrollan entidades públicas y no oficiales si son desarrollados por instituciones de

carácter privado (del sector no público).


2010


70

3.5.2 Clasificación.

Los actos públicos pueden ser únicos o complejos. Los únicos son aquellos que se

celebran de forma exclusiva (solo hay un acto general). Y los complejos son aquellos

en los que se dan más de un acto dentro del general (una recepción, un vino español y

una cena). Si atendemos al ámbito de celebración del mismo podemos decir que acto

es internacional, nacional, autonómico, regional, provincial, municipal y local. Las

personas que acudan al acto (de fuera de su lugar de residencia habitual), dan al mismo

el ámbito por el que puede ser clasificado el acto.

3.5.3 Complejidad.

Como ya comentamos al principio de estos capítulos de ceremonial, el Protocolo

Ceremonial es un tema complejo; nos podemos encontrar con diferentes tipos de actos

cuya clasificación no sea nada fácil de determinar. No obstante, no es un problema ya

que el trabajo a desarrollar y la organización del mismo no presenta significativas

diferencias a la hora de establecer un plan básico de trabajo. No vamos a tratar a las

personas de forma diferente o a obviar cuestiones de seguridad por que sea un acto de

un tipo u otro, aunque si puede afectar a otras cuestiones que veremos

3.6 Ubicación de invitados en ceremonias y actos.

Todos los invitados a un acto o ceremonia deben tener un lugar determinado donde

colocarse.

La ubicación de las autoridades será de acuerdo a su categoría, según el orden de

precedencia.

Para la firma de convenios o entrega de donaciones, los máximos representantes de las

instituciones serán ubicados protocolarmente en testera, quedando el invitado principal

a la derecha del Rector. Si fueran tres los firmantes, el Rector se ubicará al centro.

(Mesas o testeras: Deben ser equilibradas, con un mínimo de tres personas).


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Ubicación de invitados en mesa Testera:

Ubicación invitados. A. Institucional.

Ubicación de invitados. B. Convenios - 2 personas.


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Ubicación de invitados. C. Convenios - 3 personas.

Ubicación de invitados. D. Almuerzos.

Siendo "0" el Principal de la empresa o institución. Luego, los números se organizan

según el orden de precedencias, ya internos o externos.


2010


73

3.7 REALIMENTACIÓN DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN

3.7.1 Cheklists de planificación.

Comité de planificación y el papel del coordinador

Constituye un comité de planificación, que debe incluir al patrocinador o a su

representante, además de representantes de todos los implicados (entidades,

instituciones, público beneficiario, etc.).

Nombra como miembros del comité a personas que estén acostumbradas al

trabajo en equipo y autorizadas para tomar decisiones; y recuerda: "cuanto más,

mejor" no es cierto en cuanto a comités de planificación.

Nombra un coordinador que, si procede, esté autorizado para tomar decisiones.

A fin de controlar gastos, el coordinador debe ser la única persona autorizada

para ordenar pagos.

Público beneficiario

Determina con precisión cuál es tu público beneficiario y, si desconoces sus

necesidades reales, identifícalas mediante una encuesta.

Investiga lo que están haciendo tus competidores directos o asociaciones

similares para identificar las tendencias actuales y, consiguientemente,

cualquier desequilibrio en la demanda.

Si es importante llegar a un público lo más amplio posible, estudia la

posibilidad de organizar un evento multidisciplinario, incluir vídeo

conferencias o utilizar la difusión por Internet.

Presupuesto

Basa tu presupuesto en las estadísticas de experiencias anteriores, de ser

posible.

Fija un presupuesto para el evento, apartando el 10% para imprevistos. Esto es

crucial porque los recursos financieros disponibles influirán directamente en las

otras decisiones que habrás que tomar.

Determina quiénes entre el patrocinador y los participantes van a asumir cada

capítulo de gastos

Si se prevén beneficios o cubrir los gastos, identifica todas las fuentes de

ingresos.

Estudia todos los riesgos potenciales antes de decidir qué tipo de cobertura del

seguro vas a necesitar, además de responsabilidad civil, que es imprescindible.

Formato y duración

Decide qué formato se adapta mejor al público beneficiario.

Al establecer la duración del evento, sé realista.

Asistencia prevista

Al calcular la asistencia prevista, no te dejes llevar por el optimismo.

Si no hay estadísticas disponibles de experiencias anteriores, realiza

investigaciones sobre el mercado o una encuesta (a pesar de ser caro y

laborioso, puede ahorrarte mucho dinero y estrés a la larga).

Decide si vas a invitar a conferenciantes y/o personalidades, y comprueba si

van a necesitar un intérprete.

Calcula la cantidad de personal que vas a necesitar durante el evento y si vas a

utilizar a tu propia plantilla o a trabajadores ocasionales.


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Ten en cuenta que los eventos de envergadura, o aquéllos en los que participan

personalidades, exigirán medidas de seguridad.

Toma las medidas necesarias para los asistentes con alguna discapacidad.

Programación

Si el evento es de envergadura, organízalo con al menos 12 meses de

antelación.

Sé flexible en cuanto a las fechas de celebración; si el presupuesto es ajustado,

tendrás que negociar las tarifas más económicas para el alojamiento, billetes de

avión (en su caso), comidas, y salas de reunión o lugares de celebración.

Ten en cuenta las fiestas nacionales, regionales y locales, las vacaciones

escolares, otros eventos similares que se celebran al mismo tiempo y las

condiciones meteorológicas previstas, puesto que todos estos factores pueden

influir negativamente en la asistencia.

Contrata a los conferenciantes con mucha antelación.

Destino y lugar de celebración

Decide dónde vas a celebrar el evento y en qué tipo de lugar de celebración

(que desde luego debe adaptarse bien al formato).

Si estás organizando un evento corto o de un sólo día, elige un lugar de

celebración accesible, cerca de donde vive o trabaja la mayoría de los

asistentes. (Con el auge de los vuelos de bajo coste, y mejores enlaces por

carretera y ferrocarril, en algunos casos se puede pasar por alto esta

recomendación.)

Haz una selección de lugares de celebración potenciales, subrayando las

ventajas y desventajas de cada uno de ellos.

Al igual que antes, sé realista: no es tan sencillo transportar a 100 personas de

diferentes países a un retiro en las montañas que a un centro de convenciones

rural a media hora por carretera de un aeropuerto internacional.

Si vas a contratar, parcial o totalmente, una agencia de organización o a un

experto externo, prepara una petición de presupuesto detallada.

Haz una selección rigurosa de agencias o expertos cualificados que puedan

proporcionarte cartas de recomendación o que te hayan sido expresamente

recomendados.

Ten siempre un plan para situaciones improvistas.

Aunque la rápida expansión del Internet lo hace innecesario, en el caso de

eventos de envergadura sigue siendo una buena idea hacer al menos una visita

de inspección al lugar de celebración.

3.8 PROTOCOLO Y LOGISTICA

Si hay dos palabras de tengan una importancia tan grande en el mundo del protocolo y

de la etiqueta son las palabras "PRECEDENCIA y PRESIDENCIA". Y nos hemos

permitido poner estas palabras en letras mayúsculas, porque son tan importantes que

incluso ha llegado a ser motivo de enfados, e incluso podríamos decir disputas a lo

largo de nuestra historia. Colocar en un orden correcto (o dar la presidencia de un acto)

a personas de distintos ámbitos, culturas, méritos, cargos, etc. no es una tarea nada

sencilla. La precedencia no marca solamente el orden de colocación sino que a partir


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de ese orden se establecen otros muchos (orden de intervención en un acto, orden de

entrada a un lugar, etc.).

Las normas de protocolo sirven para evitar que cada vez que se reúne un grupo de

cargos públicos estalle una trifulca. Sirve para refrenar egos y envidias, señalando a

cada uno la silla que debe ocupar. Aunque no siempre lo consigue. A veces, el

malestar emerge porque alguien no considera adecuada a su dignidad el sitio

reservado. No hay experto en protocolo que se precie que no guarde una antología de

anécdotas sobre las veces que ha tenido que aplacar

3.8.1 El protocolo en las organizaciones internacionales.

Panorama general de las prácticas protocolarias en las organizaciones internacionales

de carácter gubernamental.

En las actividades de la sociedad internacional se generan numerosos contactos, que

deben presentar una serie de características para propiciar un clima de entendimiento y

buena voluntad, destacando la necesidad de cortesía y buenas maneras en el trato entre

los participantes.

Corresponde al protocolo regular tales situaciones y dictar las conductas a seguir en

cada caso. En este artículo se presenta un panorama general de las prácticas

protocolarias en las organizaciones internacionales de carácter gubernamental, y se

enfatiza la importancia de su aplicación como coadyuvante de las buenas relaciones

entre los sujetos que participan de los trabajos de dichas organizaciones. A guisa de

ejemplo, se hacen referencias particulares a prácticas protocolarias en la Organización

de Naciones Unidas y en la Organización del Tratado del Atlántico Norte. El objetivo

del artículo es doble: dar una visión general de las prácticas protocolarias en las

organizaciones internacionales y dotar de un material informativo de apoyo en el

estudio del ejercicio diplomático.

El objetivo de este trabajo es doble; por una parte, dar una visión general de una

temática poco conocida, como son las prácticas protocolarias en las organizaciones

internacionales, y por otra, dotar a los estudiantes y profesores de la carrera de

Relaciones Internacionales y disciplinas afines de un material informativo que les sirva

de apoyo en el estudio del ejercicio diplomático en esas instancias.

Las actividades pacíficas de la sociedad internacional y sus actores principales se

desenvuelven en numerosos escenarios y por diversos motivos, provocando contactos

frecuentes de personalidades y otros individuos de importancia relativa a todos los

niveles. Dichas actividades, independientemente de su origen y naturaleza, deben

presentar determinado orden y tener características especiales para propiciar un clima

de entendimiento y buena voluntad, destacando la necesidad de cortesía y buenas

maneras en el trato entre los participantes. Corresponde al protocolo regular tales

situaciones y dictar las conductas a seguir en cada caso.

Al hablar de protocolo, debemos estar conscientes de que estas prácticas han sido parte

de la vida humana por miles de años. De manera paralela a los cambios de los tiempos,

las formas de comportamiento de las personas se han ido modificando también. Esto


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abarca tanto los campos gubernamentales como los comerciales y los sociales. El

protocolo debe cambiar y desarrollarse a la par del desenvolvimiento de la vida de

relación (1) para adaptarse a las evoluciones que el devenir histórico va exigiendo a la

comunidad internacional. Esta exigencia, aplicable en primer lugar al protocolo de

Estado, se extiende a los demás ámbitos de actividad en la sociedad.

Por protocolo debemos entender la serie de reglas de cortesía establecidas para el

desarrollo de actos o ceremonias formales. De acuerdo con Vilarrubias, (2) "es la

traducción escrita de los usos, costumbres y tradiciones de un determinado país o

territorio, contenidas en fórmulas reglamentadas". (3) Esta reglamentación de

costumbres de convivencia, nacida hace siglos en apoyo a los actos gubernamentales y

diplomáticos, (4) se ha convertido en práctica común para el buen manejo de las

relaciones entre todos los integrantes de la sociedad internacional, y hoy debe seguirse

con esmero en toda actividad humana, ya sea pública o privada. En todos los casos se

debe seguir el protocolo y su respectivo ceremonial. Es importante aclarar que el

protocolo está constituido por las reglas o normas que rigen la actividad y el

ceremonial por las formas de aplicación de dichas reglas.

El significado del protocolo, a través del tiempo, ha ido adquiriendo de manera gradual

connotaciones más amplias de las que tenía originalmente; en la actualidad, la

expresión "protocolo" nos hace pensar en algo más que en los procedimientos de

cortesía y de ceremonial seguidos en los actos oficiales, y aun cuando es en este tipo

de actividades donde el estricto seguimiento del protocolo es indispensable para

imprimir a dichos actos la dignidad y el respeto de los que son merecedores y que los

debe caracterizar, (5) su seguimiento se ha proyectado a otros campos del quehacer

humano. En todos los casos son las prácticas protocolarias y de ceremonial las que

propician el reconocimiento del valor del acto mismo y de cada uno de sus

participantes. Así, sobre el protocolo

... se puede afirmar que es el ordenamiento reglado y jerarquizado de los

concurrentes a un acto público o privado, según la naturaleza y los fines del mismo,

en razón del cargo que ostenten los invitados y de la causa de su presencia en torno al

anfitrión. (6)

El protocolo y el ceremonial son prácticas actuales, necesarias y que facilitan el

desarrollo de la vida oficial, a cuya aplicación, cada vez en más casos, deben recurrir

igualmente las empresas y otras instituciones privadas, ya que en la mayoría de las

situaciones que se dan con motivo de la actividad comercial y social de las

corporaciones, se requiere de herramientas de representatividad para proyectar una

imagen que logre imprimir a la institución la credibilidad suficiente para su eficaz

funcionamiento. (7)

Como hemos apuntado, el protocolo en la actualidad abarca diversos campos de

actividad humana, y así podemos identificar varias manifestaciones de protocolo con

su respectivo ceremonial. Las principales, de acuerdo con Labariega, (8) son:

protocolo de Estado; protocolo vexilológico o de banderas, pendones y estandartes;

protocolo diplomático; protocolo de cancillería; protocolo militar, naval y aéreo;

protocolo universitario; protocolo religioso, protocolo empresarial y protocolo


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deportivo. Nosotros agregamos el protocolo social, que se complementa en buena parte

por los usos y las costumbres de la cortesía y la etiqueta.

Al abordar el estudio del protocolo y del ceremonial en las organizaciones

internacionales de carácter gubernamental como sujetos del derecho internacional

importantes de la comunidad mundial, es necesario señalar que uno de los campos de

su actividad es el ejercicio de la diplomacia. Ésta se ejerce por un derecho inherente a

la calidad jurídica que ostentan dichas organizaciones al ser conformadas por Estados;

dentro de las prácticas de esa diplomacia se encuentra el protocolo y el ceremonial en

sus vertientes de protocolo de Estado, protocolo diplomático y protocolo vexilológico.

El interés de este trabajo es hacer referencia específica a estas formas.

Como en la mayoría de las instituciones donde se desarrolla el quehacer humano, en

las organizaciones mencionadas la aplicación del protocolo es importante para

garantizar la convivencia cortés y la buena comunicación, tanto entre los delegados ahí

acreditados por los Estados como entre ellos y los funcionarios y empleados que

prestan sus servicios en la propia organización.

Los cambios mundiales generados después de la Segunda Guerra propician el

nacimiento de una nueva forma de relación entre los Estados: la diplomacia

multilateral en el seno de organizaciones internacionales gubernamentales y en

conferencias preparadas por ellas. Esta práctica que se desarrolla de manera paralela a

los tradicionales contactos diplomáticos favorece la comunicación mediante

negociaciones de todo tipo, llevadas a cabo por representantes de los Estados en esos

foros. El creciente desarrollo y la proliferación de organizaciones internacionales tanto

mundiales como regionales, ha dado como resultado una importante expansión de las

actividades multilaterales de los integrantes de la sociedad mundial. Como

consecuencia, este aumento de actividades ha tenido dos efectos:

a) la multiplicación de conferencias diplomáticas, tanto regulares como periódicas,

para llevar a buen término las responsabilidades, por una parte, de los órganos de

Naciones Unidas, y por otra, las de sus organismos especializados; y

b) el aumento en las relaciones de las organizaciones internacionales con los Estados y

de las relaciones de dichas organizaciones entre sí. (9)

Estas situaciones han exigido tanto la extensión de las prácticas protocolarias y

ceremoniales tradicionales hacia esos ámbitos, como el establecimiento de nuevas

acciones que respondan a las realidades del contexto en que se desarrollan. Al ser

creada una organización internacional de tipo gubernamental, el primer acto

protocolario es la elaboración y aprobación del texto de su documento constitutivo.

Este instrumento jurídico tradicionalmente reviste la forma de tratado que, una vez

suscrito, está sujeto a la ratificación de los Estados que son signatarios; en él se

plasman las estipulaciones generales aplicables al funcionamiento de la organización.

Por su naturaleza específica, estos actores internacionales no tienen territorio propio, y

sus actividades, por fuerza, deben desarrollarse en la jurisdicción de un Estado que las

alberga, ya sea con carácter permanente o por una situación específica de naturaleza


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temporal. De esta situación se deriva que sus instalaciones ostenten diversas categorías

y varíen en tamaño, duración y cometido.

De acuerdo con Silva, (10) se pueden encontrar cuatro categorías de representación,

como se señala a continuación:

a) la sede política y social u oficina permanente de la organización;

b) una misión oficial en un territorio de un Estado miembro de la organización;

c) una misión oficial en un territorio de un Estado no miembro de la organización; y

d) una misión temporal con atribuciones muy específicas.

En todos los casos, el establecimiento físico de una instancia de la organización nace al

concertar, por medio de un acuerdo, las condiciones de relación entre ésta y las

autoridades del lugar donde se pretende trabajar. En el primer caso, o sea, el del

asentamiento de la oficina más importante, que es la sede política y social de la

organización, se celebra un acuerdo bilateral donde se determinan en definitiva las

condiciones bajo las cuales dicha oficina puede ejercitar sus labores de representación

y cumplimiento del cometido de la organización; los derechos y las obligaciones de

cada Parte, dentro de lo cual entra, por un lado, el trato especial que recibirán, es decir,

las inmunidades, los privilegios, las facilidades y las garantías que el Estado territorial

otorgará a los funcionarios de la organización, así como la concesión de esas

prerrogativas a los representantes de otros Estados o de otras organizaciones, que para

participar en las labores de la misma deban entrar y permanecer en el territorio de la

sede, y por otro, las limitaciones que por la misma calidad de representantes

extranjeros tendrán las personalidades de referencia. El documento que se suscribe

entre ambas partes se denomina "acuerdo de sede". El formato de este acuerdo

depende de varios factores, como pueden ser el tipo de organización, su cometido, su

tamaño y la especificidad de su personal. (11) En el segundo caso, o sea, el

establecimiento de oficinas o misiones oficiales, el acuerdo es más sencillo, pero igual

establece las condiciones de funcionamiento y las inmunidades y privilegios que el

Estado concederá para garantizar dichas situaciones. (12)

Además de los documentos mencionados, sustentan la relación entre el Estado

territorial y la organización de que se trate, tratados multilaterales sobre la situación de

las representaciones, sus derechos, sus obligaciones, así como las inmunidades y los

privilegios que deberán concederse en el territorio donde realizan su labor. Estos

documentos de carácter general deberán ser suscritos por los Estados al ingresar a una

organización. Son de índole diversa: pueden ser los constitutivos de la organización o

bien los referentes a las prerrogativas que, de acuerdo a su naturaleza jurídica, le

concede en general el derecho internacional a las organizaciones de ese tipo. (13)

Hasta aquí hemos presentado un panorama general de la situación de las

organizaciones internacionales y sus relaciones con los Estados. En adelante veremos

temas determinados.


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3.8.2 Normas de protocolo en las organizaciones internacionales.

Para iniciar el análisis del ejercicio protocolario en las relaciones entre Estados y

organizaciones, hemos hecho referencia a algunas de las bases jurídicas que sustentan

dichas relaciones; enseguida nos ocuparemos de los aspectos de protocolo y

ceremonial, motivo de este trabajo. En los instrumentos jurídicos que hemos

mencionado, se contienen la mayoría de las normas protocolarias que rigen la

actividad de las organizaciones. Podemos encontrar normas generales y normas

particulares de cada organización que respondan a las necesidades específicas de su

naturaleza y de su encargo.

Entre las normas generales podemos mencionar las siguientes. Toda organización:

a) tiene derecho a que se le reconozca personalidad y capacidad jurídicas:

b) está facultada para dotarse de las normas de protocolo que considere conveniente,

bajo la sola limitación de respetar las costumbres internacionales y locales:

c) puede darse símbolos distintivos y manejarlos con autonomía. Dichos símbolos

(escudos, banderas, estandartes, logotipos, etcétera) deben ser respetados por los

integrantes de la comunidad internacional, y no podrán ser objeto de ninguna injuria:

d) tendrá libertad para dictar las normas que rijan la celebración de sus actos,

respetando las reglas generales de solemnidad, ya admitidas por todos;

e) puede establecer, en sus documentos internos, el orden de precedencia de las

personas que participen en sus reuniones: y

f) determinar en sus reglamentos internos la forma de colocar las banderas en las

ceremonias y otros eventos organizados por ella. (14)

Las normas particulares están representadas por los reglamentos internos o los

manuales de protocolo específico de cada organización. En páginas posteriores,

haremos alusión a ellos al tocar los tópicos determinados que vayamos estudiando.

3.8.3 La precedencia de las organizaciones internacionales entre sí.

En el ejercicio de toda actividad, diplomática o de Estado, seguir el debido orden de

colocación de las personas o de los objetos es primordial por representar un

reconocimiento a las jerarquías oficiales y la demostración de respeto que debe

prevalecer en dichos actos. Este orden está regulado por la "precedencia".

La precedencia, del verbo latino praecedere (ir delante, preceder), significa la

preferencia o anterioridad que una persona o un objeto tiene con respecto a otra: "Es la

plasmación real que personas, banderas e himnos ocupan en la escala valorativa de las

instituciones". (15) Es decir, constituye el orden jerárquico entre iguales y está

regulada por el derecho y por la costumbre, de acuerdo al lugar, al momento y a las

circunstancias en que deba aplicarse. Para fijar la precedencia en las organizaciones


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internacionales debe tomarse en consideración la complejidad del asunto en cuestión,

ya que el orden está determinado por la naturaleza de su constitución, su calidad

política o militar, su condición universal o regional, el número de sus miembros

constitutivos o su sistema de financiamiento. (16) De acuerdo con la práctica, el orden

de precedencia de las organizaciones entre sí es como se detalla a continuación:

1) la Organización de Naciones Unidas (ONU), por constituir la de más importante

cometido y la que aglutina a mayor número de integrantes de la comunidad

internacional;

2) las organizaciones regionales, que se ocupan de asuntos de grupos de países unidos

por su distribución geográfica;

3) las uniones y las organizaciones administrativas intergubernamentales autónomas

con intereses comunes; y

4) las organizaciones internacionales no gubernamentales. (17)

La diversidad que se presenta en la naturaleza y en los cometidos de las organizaciones

existentes en la comunidad mundial provoca que cada una de ellas, de acuerdo a las

normas generales de protocolo que apuntamos antes, siga sus propios procesos de

determinación de la precedencia en los actos que realiza.

Para determinar la precedencia interna en cada organización, encontramos dos

elementos diferentes, señala Berisso. El primer elemento lo constituyen las autoridades

que representan a los Estados miembros; y el segundo, la administración permanente

que se ocupa del apoyo logístico. En la práctica, los directivos ocupan un lugar

preponderante en relación con los de la administración permanente. (18) En estas

páginas no es posible señalar las prácticas de cada organización ni todos los aspectos,

por lo que anotaremos sólo lo más significativo.

La ONU, por su origen y naturaleza, ha sido la instancia en la que se ha desarrollado

de manera más amplia la reglamentación del protocolo aplicable a los diversos casos, y

dado que sus estipulaciones han servido de base para otras organizaciones que con

frecuencia adoptan los documentos emanados de aquélla para regular las actividades

de sus propios órganos, tomaremos sus prácticas de ejemplo para ilustrar nuestro tema.

3.8.3.1 Prácticas protocolarias en la ONU.

En 1945, una vez que las potencias llegaron al acuerdo de crear la ONU, el Congreso

estadounidense hizo una invitación para que se estableciera la sede en su territorio. El

sitio seleccionado fue Lake Success, en Nueva York, concretando entre las autoridades

locales y las de la naciente organización, el acuerdo que lleva el nombre de ese lugar y

donde aparecen las condiciones del establecimiento de la sede principal. De inmediato

se iniciaron los trabajos de construcción de varios edificios. En 1952 se terminó el

complejo que comprende espacios para la Asamblea General, la Secretaría, las

Conferencias y la Biblioteca ahora llamada "Dag Hammarkjold".


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Poco tiempo después de su fundación, en 1948 se estableció en la ONU la Oficina de

Protocolo y Servicios de Enlace, dependiente de la Secretaría General; cuenta con 12

funcionarios adscritos a dicha oficina que laboran de planta; en ocasiones especiales de

cargas importantes de trabajo, la Secretaría puede hacer contrataciones temporales de

hasta 15 elementos de su propio personal para auxiliar a la Oficina de Protocolo, si las

circunstancias lo ameritan. (19) En esta instancia se generan los procedimientos

protocolarios aplicables a cada caso concreto y se vigila el cumplimiento de la

reglamentación correspondiente. El protocolo en la ONU se ha basado más en la

costumbre que en normas escritas, ya que es escasa la existencia de las mismas: así,

podemos afirmar que existe y se aplica un derecho consuetudinario que es respetado

por todos, ya que se identifican una serie de costumbres rigurosamente seguidas por

los integrantes otorgando a las actividades un pragmatismo sustentado por tradiciones

comunes del protocolo diplomático internacional. (20)

Veremos algunas de las prácticas comunes. Para fijar el orden de precedencia dentro

de la organización, y por la conformación de la misma, se consideran tres aspectos:

1) la precedencia entre los Estados miembros;

2) la precedencia entre los diferentes órganos de la propia organización; y

3) la precedencia interna dentro de cada órgano, tanto de funcionarios como de otros

participantes.

Las reglas a seguir son:

a) la precedencia entre los Estados miembros, ya sea que sus representantes participen

en sesiones plenarias o en sesiones de algún órgano, se establece de acuerdo al orden

alfabético de los nombres de los Estados tal como es usual en la organización;

b) la precedencia entre los observadores permanentes se determinará igualmente por el

orden alfabético de los nombres de los Estados utilizado en la organización; (21) y

c) la precedencia específica de los integrantes de los distintos órganos y los

representantes que participan en ellos, sigue el orden que a continuación se señala:

1) presidente de la Asamblea General;

2) secretario general de la organización;

3) primeros ministros;

4) vicepresidentes de la Asamblea General, por orden alfabético del nombre de su país

en inglés.

5) presidente del Consejo de Seguridad:

6) presidente del Tribunal Internacional de Justicia;


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7) primeros ministros adjuntos o vicepresidentes del Consejo de Seguridad;

8) ministros de Asuntos Exteriores;

9) presidente del Consejo Económico y Social y representantes de los cinco miembros

permanentes del Consejo de Seguridad;

10) presidente del Consejo Fiduciario;

11) vicepresidentes de la Asamblea General, con rango de embajador, por orden

alfabético del nombre de su país en inglés.

12) ministros en ejercicio (por orden alfabético del nombre de su país en inglés) y

jueces del Tribunal Internacional de Justicia;

13) presidentes de las Comisiones de la Asamblea General, por orden numérico de su

respectiva comisión.

14) presidentes de las Delegaciones en la Asamblea General, por orden alfabético del

nombre de su país en inglés.

15) ministros adjuntos de Asuntos Exteriores y vicepresidentes de las Delegaciones;

16) representantes permanentes ante la organización, por orden alfabético del nombre

de su país en inglés.

17) presidentes de Comités consultivos;

18) representantes de las Asambleas con rango de Embajador;

19) subsecretarios de la organización;

20) representantes de las Asambleas sin rango de Embajador;

21) directores de la ONU; y

22) representantes adjuntos que no tengan rango de Embajador;

d) la precedencia interna guarda distintos órdenes según el caso, pero siempre se basa

en ordenamientos particulares o en las reglas generales del derecho internacional, así:

1) en el Consejo de Seguridad se ejerce por turno, de acuerdo al orden alfabético en

inglés. Los jefes de delegaciones se colocan de acuerdo al orden alfabético a partir del

Estado que preside;

2) al presidente de la Asamblea se le reconoce rango de jefe de Estado;

3) al secretario general se le reconoce rango de jefe de gobierno;


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4) en actos oficiales el secretario general precede a los jefes de delegaciones;

5) cuando viaja el secretario general, precede a los embajadores acreditados ante los

Estados que visita; y

6) el secretario general, en cualquier país, tiene la calidad de huésped de honor y el

lugar que ocupa en los actos es de precedencia de proximidad cerca de los jefes de

Estado y los jefes de gobierno.

El orden de precedencia de los organismos especializados y con estatuto especial que

están vinculados a la Organización, es el siguiente:

1) Organización Internacional del Trabajo (OIT);

2) Organización para la Alimentación y la Agricultura (FAO);

3) Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura

(UNESCO);

4) Organización de Aviación Civil Internacional (OACI);

5) Banco Internacional para la Reconstrucción y Fomento (BIRF);

6) Fondo Monetario Internacional (FMI);

7) Corporación Financiera Internacional (CFI);

8) Asociación Internacional de Desarrollo (AID);

9) Unión Postal Universal (UPU);

10) Organización Mundial de la Salud (OMS);

11) Unión Internacional de Telecomunicaciones (UIT);

12) Organización Meteorológica Mundial (OMM);

13) Organización Consultiva Marítima Internacional (OCMI);

14) Organización Mundial de la Propiedad Intelectual (OMPI);

15) Fondo Internacional para el Desarrollo Agrícola (FIDA); y

16) Organización de las Naciones Unidas para el Desarrollo Industrial (ONUDI).

El orden de precedencia en otros organismos que no son especializados, pero de algún

modo dependen de la organización, es como sigue:


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1) Organismo Internacional para la Energía Atómica (OIEA);

2) Conferencia de las Naciones Unidas sobre Comercio y Desarrollo (UNCTAD);

3) Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente (PNUMA);

4) Fondo Especial de las Naciones Unidas para la Infancia (UNICEF); y

5) Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD). (22)

En cuanto a las precedencias individuales, el orden de precedencia para la colocación

de los delegados en recepciones privadas y en otros actos sociales donde se deban

sentar a la mesa, se basa en el rango de la persona de acuerdo al cargo que desempeña

en su país. Cuando los rangos sean iguales, la antigüedad en el puesto político servirá

para fijar la precedencia. De igual manera se procederá con los funcionarios, pero éstos

siempre serán colocados después de los integrantes de las delegaciones.

Esporádicamente, cuando se trate de encontrar el sitio idóneo para personalidades muy

connotadas, se podrá tomar en consideración un título nobiliario o una distinción

honorífica. (23)

3.8.4 Protocolo referente a las delegaciones.

Para que los integrantes de una delegación puedan participar en las actividades de la

organización se deberá, como primer acto después de su llegada o por lo menos una

semana antes del inicio de los trabajos, hacer llegar al secretario general la lista de sus

nombres. La comunicación de la lista de nombres de representantes no reviste ningún

protocolo; se trata de un simple acto informativo, ya que los Estados miembros tienen

como prerrogativa nombrar a quienes consideren idóneos para el desempeño del

cometido, sin que el secretario o la Asamblea tengan capacidad para rechazar a

ninguna persona por ella misma.

Los representantes también deben ser acreditados por su gobierno mediante un

documento protocolario denominado carta credencial, expedida por la autoridad

competente. Cuando se requiera, o previo al inicio de las sesiones de algún órgano, la

Secretaría General celebra ceremonias de recepción de dichos documentos, en las que

es costumbre recibir de 10 a 12 representantes al mismo tiempo, dado el elevado

número de participantes. Estas acreditaciones se pueden dirigir a la atención del

presidente en funciones del órgano correspondiente, o a la del secretario general. (24)

En la ceremonia cada delegado le entrega su carta credencial al secretario general,

quien las hará llegar a la Comisión de Credenciales que sea nombrado, para que las

revise y determine si se encuentran "en debida forma". (25)

Junto con las credenciales, se entregan los respectivos plenos poderes para que la

Secretaría los haga llegar a la Comisión de Verificación, instancia que como la antes

mencionada, determina si los documentos están "en debida forma". En caso de que

dichos escritos presentaran alguna anomalía, las Comisiones deben informar a la

Asamblea General o al órgano interesado. Este órgano negará al miembro o a los

miembros de la delegación su participación en sus sesiones. Ante esta situación, el


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Estado que envía a la delegación no tiene ningún recurso para exigir que sus delegados

sean aceptados y deberá elaborar de manera correcta nuevos documentos para que

puedan cumplir su función.

3.8.4.1 Protocolo aplicable a las actividades de la organización.

Para tener una visión general, analizaremos algunas prácticas establecidas por las

normas de protocolo o por la costumbre en la ONU. Primero haremos referencia a las

sesiones ordinarias del órgano supremo, la Asamblea General, que usualmente tienen

lugar una vez al año, en Nueva York, en una sala especial. Los procedimientos

protocolarios de preparación se inician horas antes de que dé principio la sesión. Se

considera la participación de todos los miembros de la organización, por lo que, en el

vestíbulo de esa sala, se colocan las banderas de interior de todos los miembros

ordenadas por alfabeto, tomando el nombre del país en inglés. En estas sesiones no se

utilizan banderas de mesa ni de interior, por lo que en el recinto no se encuentra

ninguna enseña.

Cada Estado miembro podrá participar con una delegación; el número de integrantes

de esas delegaciones no excederá de cinco representantes y cinco suplentes. "Esta

limitación no se aplica a los consejeros, asesores, técnicos, expertos y personas de

categoría similar que la delegación lleve consigo". (26) Las normas protocolarias para

el trabajo de la Asamblea se encuentran contenidas en su Reglamento. Es por todos

sabido que este órgano se auxilia en su trabajo por comisiones, (27) en las que cada

miembro está representado por un delegado más los consejeros, los asesores, los

expertos u otras personas con calidad similar; cada delegación tiene un voto.

Las comisiones se pueden agrupar en cuatro tipos: principales, de procedimiento,

permanentes y especiales. Para efectos de este artículo, nos interesan en especial las

comisiones de procedimiento, que son:

a) la Comisión General o Mesa de la Asamblea, que se ocupa precisamente de las

cuestiones de procedimiento. Está integrada por el presidente de la Asamblea General,

los vicepresidentes y los presidentes de las comisiones principales, quienes siempre

deben pertenecer a delegaciones distintas. Se permite la participación, con voz pero sin

voto, de los presidentes de otras comisiones en las que se encuentren representados

todos los miembros, y

b) la Comisión de Verificación de Poderes, que está compuesta por nueve miembros

designados por la Asamblea General con base en la propuesta que hace el presidente.

Al inicio de cada periodo de sesiones se integra una nueva Comisión de Verificación

de Poderes que actúa sólo durante ese periodo. (28) Sus responsabilidades son revisar

los documentos presentados por los delegados y constatar que estén elaborados de

acuerdo a las normas protocolarias establecidas que hayan emanado de las autoridades

competentes (29) y que las firmas sean auténticas, (30) que coincidan exactamente los

nombres y los cargos de los delegados que las portan y que no presenten ninguna

alteración. Esta Comisión deberá presentar siempre a la Asamblea un informe del

resultado de su verificación. (31)


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Todas las sesiones de la Asamblea General están presididas por un representante de

algún Estado miembro. Este presidente es elegido anualmente para el periodo de

sesiones que corresponda, rotando cada año entre integrantes de cinco grupos de

Estados pertenecientes a una misma región.

Los grupos son: África, Asia, Europa Occidental, Europa Oriental y Latinoamérica y el

Caribe. El grupo al que corresponde la presidencia entrega, con anticipación al

secretario general la propuesta sobre el candidato o candidatos. Si es uno, el secretario

general lo informa a la Asamblea y se nombra por aclamación si son varios se lleva a

cabo una votación secreta.

El podium es ocupado por tres personas: al centro el presidente de la Asamblea

General que esté en funciones; (32) a su derecha el secretario general y a su izquierda

el asistente del secretario general en asuntos políticos. El orden de colocación de los

delegados se modifica cada periodo de sesiones; para esto, el secretario general escoge

al azar a uno de entre todos los Estados miembros; a la delegación de ese Estado

corresponde el primer lugar de la derecha de la sala, o sea, el sitio con mayor

precedencia. A partir de ahí se irán colocando las delegaciones de los demás en orden

alfabético, considerando el nombre del Estado en inglés.

El inicio de la sesión sigue ciertas reglas protocolarias. Una vez que han tomado

asiento todos en sus respectivos sitios, el presidente en funciones abre la sesión con un

golpe de mazo. Al captar la atención de todos pide a las delegaciones que verifiquen la

fecha (tercer martes de septiembre). (33) Enseguida los invita a guardar silencio por un

minuto para orar o para meditar sobre los trabajos que se iniciarán. Pasado el

momento, el presidente informa a la Asamblea los nombres de quienes propone para

integrar la "Comisión de Verificación". (34) Tiempo antes del inicio del periodo de

sesiones lleva a cabo consultas entre los delegados y selecciona nueve países para

conformar esa comisión.

Se pasa a la elección del presidente de ese periodo de sesiones. El hasta entonces

presidente de la Asamblea anuncia el o los nombres de los candidatos; si es uno se le

nombra; si son varios, como se dijo, se procede a la votación. Terminado el

procedimiento correspondiente, el presidente en funciones notifica de manera oficial el

nombre del nuevo presidente de la Asamblea, quien desde su asiento señala si acepta o

no. (35) En caso de que acepte, el jefe de protocolo va por él para acompañarlo hasta el

podium. El presidente saliente lo recibe estrechando su mano encima del mazo, lo

felicita y le cede su lugar. El jefe de protocolo acompaña al presidente saliente hasta su

lugar en la sala, que es donde se encuentra su delegación. Ya bajo la nueva

presidencia, se llevan a cabo elecciones de jefes de mesa, comités especiales y

vicepresidentes, y dan inicio los trabajos de la primera sesión de ese periodo.

Hay ocasiones en que en las sesiones de la Asamblea General participan altas

autoridades de los países miembros. Éstas pueden ser jefes de Estado, jefes de

gobierno, ministros de Asuntos Externos u otros ministros, así como personalidades de

reconocida notoriedad. (36) El desarrollo de sesiones en las que participan jefes de

Estado y de gobierno reviste gran solemnidad; al reconocer su investidura, estos

personajes son motivo de trato excepcional y deferencias especiales de acuerdo a su


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87

rango. Su llegada al recinto debe tener lugar una vez que la Asamblea haya sido

instalada. Para su entrada, asistentes de protocolo les guían a una puerta del fondo de

la sala, donde la personalidad en cuestión es esperada por el jefe de Protocolo de la

organización, quien le acompaña hasta el asiento que le ha sido reservado en una

sección específica para jefes de Estado y de gobierno, según el caso. En ese sitio

permanece el visitante por unos minutos mientras es saludado oficialmente y

presentado a los asistentes por el presidente de la Asamblea General. Es usual que la

asistencia de esos personajes a la sesión se deba al deseo de expresar a la Asamblea sus

puntos de vista sobre algún tópico determinado, por lo que generalmente pronuncia un

discurso; si así fuera, acto seguido se le invita a pasar a la tribuna, hasta donde es

acompañado por el jefe de protocolo. Terminada su intervención este funcionario

vuelve a acompañarle a su asiento desde donde el mandatario escucha el

agradecimiento del presidente de la Asamblea. Enseguida debe disponerse a dejar el

recinto por la misma puerta por donde entró. En ese momento, dicho presidente

suspende momentáneamente la sesión, baja del podium acompañado por el secretario

general y ambos despiden al personaje en la salida, con las cortesías correspondientes a

su alta investidura. En el caso de que participe un ministro, éste ocupa un lugar

especial en el área que corresponda a su país, junto con los integrantes de su

delegación; también es usual que deseen una intervención oral en la sesión, pero a

diferencia de los anteriores personajes, cuando se le invita a pasar a la tribuna lo hace

solo, y al finalizar su participación regresa también solo a su sitio.

Enseguida nos ocuparemos de los detalles protocolarios para las visitas oficiales que

personalidades de los Estados hacen a la organización. Lo más frecuente es que las

autoridades de los países miembros deseen entrevistarse con el secretario general y

vayan a la sede en visita oficial. En estos casos deben hacerse ciertos preparativos que

dependen de la jerarquía del personaje esperado. Dada la agenda tan saturada del

secretario, a menos que se trate de una situación de extrema urgencia, la visita debe

solicitarse con un mínimo de dos meses de anticipación, indicando si el personaje

asistirá solo o acompañado por su cónyuge. Los funcionarios de la Secretaría General

señalarán la disponibilidad del secretario y se pondrán de acuerdo con los diplomáticos

que gestionan la visita.

Convenidos el día y la hora, se designa una entrada del edificio de Naciones Unidas

para el recibimiento de la visita y se le hace saber al interesado. Con antelación al acto

se colocan, en el vestíbulo de esa entrada, la bandera del país representado y la de la

organización. Se hacen arreglos para que en el momento de la llegada se encuentre ya

colocada una guardia de honor de agentes de seguridad que forman una valla para el

visitante. Llegado éste, es recibido en la puerta por el jefe de Protocolo, quien lo invita

a esperar unos segundos mientras el secretario general baja a ese vestíbulo para dar la

bienvenida oficial al visitante. Es costumbre que inmediatamente después del saludo

de estos personajes se tome una foto de ambos; el secretario general se coloca frente a

la bandera del país y el visitante frente a la bandera de la ONU. Cumplido este

ceremonial, se trasladan al despacho del secretario general para que se lleve a cabo la

entrevista; al final de la misma, el propio secretario general despide al visitante a la

salida del despacho y el jefe de Protocolo lo escolta hasta la puerta del edificio. En el

caso de que el visitante esté acompañado por su esposa, la del secretario general


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asistirá al recibimiento y estará departiendo con la visitante en una sala especial,

mientras los funcionarios dialogan.

Otro tema de nuestro interés son los actos sociales en los que participa el secretario

general de la ONU, por lo que haremos algunos comentarios al respecto. Durante el

desarrollo del periodo de sesiones de la Asamblea General, es costumbre que el

secretario general y su esposa inviten a los participantes a diversos convivios, que

pueden ser comidas o cenas. Si se trata de un acto solemne en honor de alguna

personalidad, se celebra en el edificio de la sede. Siempre se dispone una mesa de

honor cuyos lugares preferentes son ocupados por el presidente de la Asamblea y por

el secretario general, flanqueados por los invitados de honor colocados en precedencia

lateral alternada. (37) Dentro de esta precedencia se reconoce primacía a la máxima

autoridad del país anfitrión, por lo que dicho personaje ocupará el lugar del centro de

la mesa, a su derecha estará el presidente de la Asamblea y a su izquierda el secretario

general de la ONU, situando a los demás invitados de acuerdo a la precedencia que

corresponda a sus delegaciones en la Asamblea General de ese año. (38) Estos

convivios pueden constituir un mero acto de cortesía; en ese caso, se lleva a cabo en la

residencia del secretario general, con la libertad de optar por varias fórmulas de

organización ceremonial: la invitación puede hacerla el propio secretario o su esposa;

la asistencia puede ser mixta o sólo de caballeros o sólo de damas. Puede darse el caso

también de que mientras la esposa del secretario general se reúne con damas

acompañantes en su casa, él lo haga con delegados damas o caballeros en la sede.

Para todos estos actos es indispensable la intervención del jefe de Protocolo de la

organización, quien debe consultar con el secretario general o con su esposa la lista de

invitados, pero solo a él corresponde la determinación, a su arbitrio, de la organización

del evento, porque entra en sus responsabilidades. Es usual que el día de la realización

del acto social sea el jefe de Protocolo quien reciba a los invitados a la entrada del sitio

donde se realice la reunión, así sea en el domicilio del secretario general, ya que no es

un acto particular, sino una reunión de cortesía íntimamente relacionada con las

acciones oficiales de dicho alto funcionario.

Hemos tocado los aspectos protocolarios más relevantes en la ONU, que ha sido y

sigue siendo un ejemplo para los organismos especializados, ya que las prácticas en

estos presentan variantes mínimas, derivadas más bien de la naturaleza específica de

sus labores. Ahora bien, nos parece interesante ampliar la visión de la importancia de

la aplicación del protocolo, con algunas prácticas particulares de una organización

militar.

3.9 Protocolo en la Organización del Tratado del Atlántico del Norte.

Para finalizar, y a manera de ejemplo, haremos breves referencias al protocolo seguido

en una institución internacional de tipo militar, como es la Organización del Tratado

del Atlántico del Norte (OTAN). Esta organización cuenta con dos mandos: el Mando

Aliado de Europa y el Mando Aliado para el Atlántico. El primero tiene varios

cuarteles generales; en el principal existe una Oficina de Protocolo con diversas

directrices publicadas por dicho cuartel general. La precedencia aplicable en esa

instancia se encuentra contenida en los ordenamientos internos de la organización.


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Los factores que toma en consideración para la colocación de las personalidades son el

rango, la fecha en que éste se obtuvo y la fecha de toma de posesión del cargo que

ostente. En todos los casos, por la naturaleza de la institución, los militares preceden a

los civiles.

Cuando se realizan actividades en las que participen oficiales de cuarteles generales de

la OTAN, la precedencia es la siguiente:

1) presidente honorario del Consejo del Atlántico Norte/Comité de Planificación de la

Defensa;

2) secretario general, presidente del Consejo del Atlántico Norte/Comité de

Planificación de la Defensa.

3) ministros de Asuntos Exteriores/Defensa de los países miembros por orden

alfabético del país en inglés, iniciando por el país que ostente la presidencia en ese

momento;

4) representantes permanentes del Consejo del Atlántico Norte/Comité de

Planificación de la Defensa, por orden de antigüedad de nombramiento.

5) secretario general adjunto;

6) presidente del Comité Militar en la Sesión de Estado Mayor;

7) presidente del Comité Militar;

8) jefes de Defensa de Estado Mayor de los países miembros por orden alfabético de

país en inglés, iniciando por el país que ostente la presidencia en ese momento;

9) comandante supremo aliado en Europa y comandante supremo en el Atlántico, por

orden de antigüedad en el nombramiento;

10) representantes militares en el Continente Militar por orden de nombramiento en el

Comité Militar;

11) almirantes y generales de cuatro estrellas por orden de antigüedad de

nombramiento;

12) presidente adjunto del Continente Militar;

13) secretarios generales adjuntos de la OTAN por orden de antigüedad de

nombramiento;

14) director del Estado Mayor Internacional;

15) representantes adjuntos permanentes;


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16) representantes de la Comandancia Suprema Aliada en Europa y representantes de

la Comandancia Suprema aliada en el Atlántico, por orden de antigüedad en el

nombramiento;

17) almirantes y generales de tres estrellas;

18) director general de la Agencia de Sistemas de Comunicación e Información de la

organización;

19) directores adjuntos del Personal Militar de Estado Mayor Internacional;

20) oficiales con categoría de salario de civiles, generales de dos estrellas y oficiales de

asuntos extranjeros equiparables por orden de antigüedad de nombramiento; y

21) representantes militares adjuntos colocados por orden de nombramiento. (39)

En el aspecto vexilológico, (40) es importante señalar que las banderas de los

miembros se encuentran expuestas frente a los edificios de los cuarteles generales; se

colocan a la misma altura y permanecen en ese sitio las 24 horas del día. La

precedencia la inicia la bandera del país anfitrión y la conserva siempre; el orden de las

demás es modificado cada semana de acuerdo al resultado de una votación llevada a

cabo los domingos. Se arreglan por orden alfabético considerando los nombres de los

países en francés. La bandera de la organización ondeará a la misma altura en el lugar

que disponga el comandante supremo aliado en Europa y no cambiará de posición. La

bandera del Cuartel General tendrá un mástil más bajo y se colocará donde ordene el

comandante supremo. Cuando haya algún acto protocolario, todas las banderas, la de

la OTAN y las de fuera de la organización, se colocan por orden alfabético en idioma

francés, dando a Bélgica, como nación anfitriona, el primer lugar. (41)

Los actos oficiales de esta organización aplican estrictamente el protocolo mencionado

para su realización. Entre los más relevantes encontramos las visitas de personalidades

con carácter oficial. La Oficina de Protocolo de la OTAN considera cuatro clases de

visitas, de acuerdo a la categoría que ostente el visitante. Así, se puede señalar:

1) las visitas de personalidades de especial importancia: integrantes de las casas reales

o jefes de Estado; ministros o jefes de Defensa; embajadores tanto de países miembros

como de los que no lo son; miembros de parlamentos; generales u otros militares de

rango equivalente;

2) visitas relacionadas con la defensa nacional y colegios de Estado Mayor;

3) visitas de oficiales provenientes de países de Europa Central y de Europa del Este; y

4) otras visitas.

El protocolo aplicado valía de acuerdo a la categoría del personaje. Los soberanos, los

jefes de Estado y los jefes de gobierno, reciben los honores correspondientes a su alta

investidura tanto al inicio de su visita como a la despedida. Son atendidos por el


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secretario general de la OTAN, a quien se le rinden igualmente honores. Los ministros

de Defensa, los jefes de Estado Mayor conjunto, el presidente del Comité Militar y los

principales comandantes de la organización también son objeto de honores según sus

categorías. Otro acto frecuente es la celebración de conferencias con asistencia de

representantes de países miembros y no miembros. En estos casos es importante vigilar

estrechamente el cumplimiento del orden de precedencia que está fijado por la

reglamentación interna. El rango de las personalidades es determinante, pero también

se considera la fecha de obtención del mismo y la fecha de toma de posesión. La

naturaleza misma de la organización propicia que los militares tengan siempre mayor

precedencia que los civiles. Para los representantes de los países miembros se

establece el orden alfabético del nombre del país en inglés, comenzando por el país al

cual corresponda ejercer la presidencia en el momento. (42)

En las visitas de personalidades se les rinden a éstas los honores militares

correspondientes al rango que ostente cada persona. Este puede ser el caso de jefes de

Estado y de jefes de gobierno, pero también se ofrecen en forma especial al secretario

general de la organización, a los ministros de Defensa y a los jefes de Estado Mayor de

los países. La rendición de esa pleitesía corre a cargo de la Guardia de Honor del

Cuartel General, la cual actuará bajo los lineamientos que apuntamos enseguida:

primeramente, se presentará una formación lateral de tres miembros del personal local,

portando tres banderas, bajo el siguiente orden: a la derecha la de la Organización, en

medio la del país del visitante a quien se rinden honores y a la izquierda la del Cuartel

General.

Además, desfilarán, sin banderas frente al homenajeado, integrantes del personal de la

organización, representando a las naciones miembros, el Comandante de la guardia de

honor y el de la Brigada de Regimiento. (43)

Notas:

(1) Mary Jane McCaffree y Pauline Innis, Protocol, Hepburn Books, Washington, D.

C., 1985.

(2) Protocolista español muy prestigiado, autor de diversos tratados.

(3) Felio A. Vilarrubias, Tratado de protocolo de Estado e internacional, Nobel,

Oviedo. 2000, p. 23.

(4) María Teresa Otero Alvarado, Teoría y estructura del ceremonial y el protocolo,

Mergablum, Sevilla, 2000.

(5) Véase María Rosa Merchesi, El protocolo hoy, Aguilar, Madrid, 1997.

(6) Felio A. Vilarrubias, op. cit., pp. 29-30.

(7) Idem.

(8) Pedro Gabriel Labariega Villanueva, Derecho diplomático: normas, usos,

costumbres y cortesías, 3a ed., Trillas, México. 2002, pp. 87-88.

(9) Francis Deak, "Órganos del Estado en sus relaciones exteriores" en Max Sorensen

(comp.), Manual de Derecho Internacional Público, Fondo de Cultura Económica,

México, 1998, pp. 436-437.

(10) Mario Silva Concha, Ceremonial y protocolo, Fondo de Cultura Económica.

Santiago de Chile, 1997, pp. 160-161.


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(11) Un ejemplo de esta situación es el acuerdo relativo a la sede del Comité

Permanente Interamericano de Seguridad Social que funciona en nuestra capital,

celebrado por el gobierno de México y dicho Comité, suscrito por el secretario de

Relaciones Exteriores de entonces, Jorge Castañeda, y el presidente del Comité,

Arsenio Farell Cubillas, el 26 de noviembre de 1981. Véase Tratados y acuerdos

ejecutivos celebrados por México, Senado de la República, tomo correspondiente a

1981.

(12) Ejemplo de ello es el convenio relativo al establecimiento en México de una

representación de la oficina del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los

Refugiados, celebrado por el gobierno mexicano y el dicho Comisionado suscrito por

el subsecretario de Asuntos Multilaterales de la Secretaría de Relaciones Exteriores,

Manuel Tello, y el representante en México del Alto Comisionado de las Naciones

Unidas para los Refugiados, Pierre Jambor, el 5 de octubre de 1982. Véase Tratados y

acuerdos ejecutivos celebrados por México, op. cit., tomo correspondiente a 1982.

(13) Ejemplos de los tratados a que nos referimos son la Carta de la Organización de

Estados Americanos, de 1948; la Convención sobre Prerrogativas e Immunidades de

las Naciones Unidas, de 1946; y la Convención sobre Prerrogativas e Immunidades de

Organismos Especializados, de 1947.

(14) Véase Francisco López-Nieto y Mallo. Honores y protocolo, El Consultor,

Madrid, 2000, pp. 512-515.

(15) Montse Solé, El protocolo y la empresa, Planeta, Barcelona, 1998, p. 22.

(16) Mario Silva Concha, op. cit., p. 162.

(17) Ibidem, pp. 162-163. El orden dentro de cada clase se determina por la fecha de

su creación. En cuanto a la precedencia en organizaciones no gubernamentales, en

actos oficiales se aplica la misma regla que en las gubernamentales, que es el orden

alfabético en el idioma oficial, pero sólo para la precedencia de su director o secretario

general, ya que no se acepta la participación de otro integrante de la misma. Por lo que

respecta a la precedencia interna, puede variar muchísimo, dada la heterogénea

naturaleza de esas organizaciones.

(18) María Berisso, Protocolo y ceremonial, Espasa, Buenos Aires, 1998, p. 121.

(19) Datos tomados de la ponencia "El protocolo en las Naciones Unidas", presentada

en el II Congreso Internacional de Protocolo, Sevilla, por Livio Muzi-Falconi. Citado

en Francisco López-Nieto y Mallo, op. cit., p. 515.

(20) Véase Covadonga Carús Villazón, "Aspectos protocolarios en las Naciones

Unidas" en Revista Internacional de Protocolo, núm. 6, p. 14.

(21) Artículos 17 y 49 de la Convención de Viena sobre la Representación de los

Estados en sus Relaciones con las Organizaciones Internacionales de Carácter

Universal.


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(22) El orden señalado es el que se presenta en Modesto Seara Vázquez en la obra

Derecho Internacional Público, Porrúa, México, 1997. Los demás datos se han tomado

de Francisco López-Nieto y Mallo, op. cit., cap. II, tomo II.

(23) Ibidem, pp. 122-123.

(24) La forma de dirigir los documentos siempre debe ser "a la atención de...", ya que

no es posible dirigirlas a ningún funcionario directamente. pues la autoridad suprema

de la organización es la Asamblea General como persona moral y las personas físicas

sólo actúan como representantes de la organización. No sucede lo mismo en los

Estados, en que hay un mandatario ante quien acreditar a los enviados extranjeros.

Para mayor abundamiento véase Lucía Irene Ruiz Sánchez, "La Convención de Viena

sobre Representantes ante Organizaciones Internacionales. Análisis y comentarios" en

Relaciones Internacionales, vol. IV, núm. 23, octubre-diciembre 1978, pp. 48-51.

(25) Esta expresión es utilizada en los ámbitos estatales y diplomáticos para indicar

que algún documento reviste el formato acostumbrado y comúnmente aceptado y si

contiene los datos necesarios para su validez. Fundamentalmente se atiende a

comprobar la identidad del portador y así quien suscribe el documento es la persona

autorizada para ello, pero también se cuida que no presente raspaduras ni

enmendaduras.

(26) El número de integrantes de las delegaciones aparece en el artículo 9-2. Sobre tal

precisión véase Modesto Seara Vázquez, Tratado general de la organización

internacional, Fondo de Cultura Económica, México, 1974, p. 130.

(27) De acuerdo a la legislación interna de la ONU, la Asamblea General, para el

ejercicio de sus funciones, puede crear los organismos subsidiarios y las comisiones

que estime necesarios. Véase el artículo 22 de la Carta y artículo 98 del Reglamento de

la Asamblea.

(28) Véase Modesto Seara Vázquez, Tratado general de la organización internacional,

op. cit., pp. 132-133.

(29) Esto significa que su origen sea el gobierno reconocido del Estado miembro o no

miembro y que la autoridad que las emita sea el jefe de Estado, el jefe de gobierno o el

ministro de Asuntos Exteriores, a menos que sea conocido que de acuerdo a

la legislación interna de ese país otra autoridad es competente para acreditar delegados.

(30) En la Oficina de Protocolo de la organización se debe contar con registro de

firmas de las autoridades competentes de cada Estado que tenga relación con la ONU.

(31) En el artículo 29 del Reglamento de la Asamblea General se señala que si los

documentos de alguno de los delegados fueran impugnados por algún Estado miembro,

dicho representante podrá participar en forma provisional en los trabajos de la

Asamblea General, con iguales derechos que los demás, hasta que la Comisión de

Verificación haya presentado su informe y la propia Asamblea haya dictaminado y


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comunique su decisión. Véase Modesto Seara Vázquez, Tratado general de la

organización internacional, op. cit., nota de la p. 133.

(32) Esta personalidad es quien fue electo en la sesión del año anterior que todavía no

entrega el cargo al que presidirá el periodo de sesiones que se está abriendo.

(33) Esta verificación, como se comprenderá, es un puro acto protocolario, ya que

todos los años se abre el periodo de sesiones en este día prefijado.

(34) Véase supra y nota 27.

(35) En caso de no aceptar, se hará la misma pregunta al que siga en número de votos.

(36) Por ejemplo, se ha contado con la participación de connotados jefes de Estado y

en ocasiones con la del Papa. Varios mandatarios mexicanos también han participado

en ese órgano de Naciones Unidas.

(37) Este orden considera el lugar de la derecha del participante principal como el más

importante, (1) siguiendo el de la izquierda (2) y alternando en orden ascendente:

derecha (3), izquierda (4) y así sucesivamente, hasta que queden colocados todos los

integrantes de la mesa.

(38) El jefe de Protocolo, para planear el orden de precedencia, independientemente de

considerar los elementos antes mencionados, tomará en cuenta que el protocolo debe

ser flexible y hará los cambios pertinentes en la colocación de personas, ya que debe

tener la suficiente sensibilidad para no enfrentar enemigos, para colocar juntos a

quienes hablan un mismo idioma y para lograr una distribución geográficamente

equilibrada.

(39) Heinz I. Schrumpf, "Protocolo en el cuartel general de la OTAN en Europa" en

Revista Internacional de Protocolo, núm. 4, p. 23. Citado por Francisco López-Nieto y

Mallo, op. cit., pp. 522-524.

(40) Como hemos apuntado, este aspecto del protocolo abarca todo lo referente a

banderas, pendones y estandartes.

(41) Heinz I. Schrumpf, op. cit., p. 22, citado en Francisco López-Nieto y Mallo, op.

cit., pp. 524-525.

(42) Idem.

(43) Idem.

3.10 Claves para la organización de eventos impactantes.

En mi opinión, la organización de un evento es una de las herramientas de Relaciones

Públicas más delicadas que existen.


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3.10.1 Organización y programa básico de algunas ceremonias.

Esquemas básicos para organizar algunos tipos de eventos o ceremonias. Programa

básico y puntos importantes a tener en cuenta.

Foto gordonflood.com Copas de cocktail.

Programas básicos para algunas ceremonias.

Los eventos o ceremonias llevan un esquema para su correcto desarrollo que puede ser

más o menos extenso en función del programa. Aquí se dan los esquemas, muy

abreviados, de los principales puntos del desarrollo de un acto o ceremonia.

3.10.1.1 Entrega de Reconocimientos:

Introducción.

Palabras del Rector o su representante.

Entrega de reconocimientos.

Cierre.

3.10.1.2 Firma de convenios:

Introducción.

Palabras del Rector o su representante.

Palabras de representante de la contraparte.

Firma de los documentos.

Cierre.

En el caso de firmas de convenios, los documentos deben ser visados y autorizados

previamente por el Secretario General de la Universidad y la asesoría jurídica de la

contraparte. La Universidad debe quedar con a lo menos dos originales en su poder

(uno para Secretaría General y otro para la Unidad gestora o depositaria del convenio).


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Asimismo, si los convenios están redactados en idioma extranjero, deben ser

traducidos, de modo que se firmen las copias respectivas en español y en el idioma en

cuestión. Los originales también quedan en dos copias de cada uno para la USM.

3.10.1.3 Visitas protocolares:

Saludo al Rector en Rectoría o Salón de Consejo Superior.

Entrega de obsequio y material institucional.

Recorrido por dependencias de la Universidad.

Reuniones de trabajo en la Unidad correspondiente.

3.10.1.4 Presentación de libros:

Introducción.

Bienvenida .

Presentación de la obra (puede ser el maestro de ceremonias o alguien

designado por el autor).

Palabras del autor de la obra.

Cierre.

3.10.1.5 Cócteles y recepciones:

Determinar número y perfil de los asistentes (considerar que de preferencia no

se ofrece alcohol dentro de la empresa).

Determinar lugar a efectuarse, considerando categoría de los invitados y

carácter y naturaleza del acto; la capacidad de los espacios físicos de cada Sede

y la cercanía con servicios básicos como; agua, electricidad con la potencia

adecuada en caso de uso de hornos, ventilación óptima para no acumular olores

en espacios cerrados, distancia con baños y condiciones climáticas (en caso de

ser al aire libre); vías de circulación de gente ajena a la recepción, vías de

escape y zonas seguras. También se debe considerar espacios para el personal

de coctelería; uno para la preparación de los alimentos y otros como

guardarropía y camarines.

Solicitar las autorizaciones respectivas y reservar lugar para ubicación de

coctelero.

Considerar, dependiendo la hora y día de realización, la contratación de

personal adicional, especialmente para aseo y ornato tanto de las dependencias

utilizadas, como baños y pasillos/salas.

Designar a una persona encargada de entregar los espacios limpios, prolijos y

dejar dependencias cerradas, luces apagadas y otros.


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3.10.1.6 Tipos de Actos, eventos Institucionales o de trabajo.

Hay multitud de actos y eventos que puede organizar la empresa o cualquier otra

institución.

Foto lilit Feria Internacional.

Tipos de Actos, eventos Institucionales o de trabajo.

La Empresa o cualquier otra institución pueden organizar diversos actos o eventos, los

cuales, en función de su estructura y organización pueden tener diversos nombres.

Aniversario: celebración de carácter simple de un acontecimiento interno

importante para la unidad organizadora.

Charla: Consiste en una exposición de carácter simple, generalmente con

propósitos de divulgación o información, sobre diferentes tópicos tratados sin

mayor profundización. No se precisa de requisitos previos para asistir a ella.

Conferencia: Exposición sobre un tema doctrinal o específico que reviste

grados de complejidad y profundidad. Está dirigida a un auditorio que posee

conocimientos previos sobre el tema y su objetivo es la difusión cultural en

áreas determinadas o la profundización en temas especializados.

Disertación: Exposición metódica de carácter académico a un trabajo de

investigación realizado por el expositor y que lleva implícita la defensa de una

tesis o la refutación de otra. Está dirigida a un público de pares.

Cursillo: Breve serie de charlas o conferencias, enmarcadas en una temática

central, cuyos contenidos pueden ser independientes los unos de los otros, o

bien estructurarse en forma secuencial.

Curso: Conjunto de sesiones pedagógicas destinadas a desarrollar varios temas

sobre una materia específica, durante un periodo determinado, que se estructura

en torno a objetivos de enseñanza-aprendizaje definidos o implícitos. Para su


2010


98

realización, se pueden utilizar materiales de apoyo, incluir instancias de

evaluación y exigir un mínimo de asistencia. El curso tiene como propósito

ampliar la formación general, profesional o académica del público al cual está

dirigido; por lo tanto, puede tener diversos niveles de profundidad o

complejidad.

Taller (Workshop): Actividad práctica realizada en conjunto por un grupo de

personas con experiencia profesional en la materia, orientadas por especialistas

competentes. Su propósito es estudiar o buscar soluciones a problemas

concretos del área respectiva y posibilitar el intercambio de experiencias

mediante el trabajo en pequeños grupos.

Seminario: Actividad académica de carácter teórico que se realiza a través de

sesiones de trabajo colectivo de un grupo de especialistas para estudiar,

analizar o enriquecer un tema previamente determinado. Está programado y

dirigido por un académico experto en la materia, tiene un mínimo de sesiones y

concluye con la elaboración de un informe final expuesto por un relator.

Coloquio: Reunión de especialistas en la cual no hay público ni expositor

central. Todos los asistentes tienen idéntico derecho a participar en un trabajo

común, sobre un tema de su interés.

Mesa Redonda: Reunión en la cual un grupo pequeño de personas versadas en

un tema, generalmente polémico, participa en igualdad de condiciones y bajo la

dirección de un moderador, exponiendo sus puntos de vista ante un público

heterogéneo. Su propósito es dar a conocer diversos enfoques sobre el mismo

problema.

Panel: Modalidad de presentación de un tema ante una audiencia por un equipo

de diversos especialistas, quienes lo abordan desde diferentes ángulos, con el

fin de proporcionar amplia información sobre él. Una vez expuesto el tema, el

público participa formulando preguntas, presentando ideas o experiencias que

aclaren puntos de vistas, sin que se produzca debate.

Foro: Reunión en la que uno o más especialistas exponen ante un público

heterogéneo un tema previamente determinado, generalmente controvertido,

seguido de una discusión en la cual participa el público asistente.

Encuentro: Reunión formal de especialistas, en la cual uno o más expositores

abordan temas inherentes a su área, con el propósito de conocer e intercambiar

trabajos y experiencias realizados en sus respectivos campos disciplinarios.

Simposio: Consiste en reunir a un grupo de especialistas o expertos en un tema,

los cuales exponen al auditorio sus ideas o conocimientos en forma sucesiva,

conformando así un panorama lo más completo posible del tema en cuestión.

Es una técnica formal en que los especialistas exponen individualmente y en

forma sucesiva, durante 15 a 20 minutos. Lo importante es que cada expositor

trate un aspecto particular del tema, de tal manera que, al terminar éste, quede

desarrollado integralmente y con la mayor profundidad posible. En el simposio

se obtiene información autorizada y ordenada sobre los diversos aspectos de un

mismo tema, puesto que los expositores no defienden posiciones, sino que

suman información al aportar conocimientos propios de su especialidad.

Congreso: conjunto de sesiones de trabajo sobre una temática determinada que

se realiza durante un periodo relativamente prolongado y al cual concurren

especialistas invitados en calidad de exponentes u observadores. Tiene como

propósito presentar tesis, investigaciones o experiencias inéditas, para


2010


99

someterlas al juicio crítico de los participantes, a fin de unificar criterios, en

relación con la temática central. Los trabajos presentados son seleccionados

previamente por comisiones especiales designadas para ello por los

organizadores del evento. El congreso está estructurado sobre la base de trabajo

de comisiones y reuniones plenarias, en las que se analizan las ponencias

presentadas y las conclusiones elaboradas por las comisiones. Culmina con una

sesión en la que se exponen y someten a aprobación las conclusiones a las que

llegaron las distintas comisiones de trabajo. Un comité especialmente

designado redacta las conclusiones del congreso, las que son publicadas

posteriormente.

Ciclo: Serie de actividades de extensión (charlas, conferencias, conciertos,

etc.), cuyos contenidos obedecen a una temática central, que se realiza también

en forma periódica.

Jornada: Periodo durante el cual se desarrolla una serie de actividades de

extensión, centradas en un área disciplinaria, cuyo propósito es difundir y

actualizar los conocimientos de un grupo de personas con intereses afines.

Feria: Evento social, económico y cultural que se lleva a cabo en una sede y

que llega a abarcar generalmente un tema o propósito común.

Realmente, cuando se habla del protocolo de un acto, se hace referencia a dos

cuestiones esenciales:

- orden del acto (contenido),

- y colocación de invitados.

Ambos son temas complejos que varían según sea la filosofía del acto y las

características del local donde se celebre.

3.10.2 ORDEN DEL ACTO.

Nos referiremos en este apartado al contenido que habitualmente se sigue en los actos

desde que el anfitrión e invitados de honor ocupan la presidencia hasta que la

abandonan. Suele ser el acto central que motiva la invitación y en él el anfitrión se

dirige a todos para exponerles el motivo de la reunión o celebración, al tiempo que

ofrece la palabra a algunos invitados de honor o en especial a la persona a la que se

dirige. De forma incorrecta, este momento se conoce como el acto institucional. Por lo

general, suele poner fin a la parte formal de los programas.

En actos solemnes con presencia de autoridades de alto rango suelen abrirse o cerrarse

con la interpretación de los himnos oficiales.

Una vez que se ha constituido la presidencia, quien preside lee el orden del día

anunciando a los presentes cada uno de los pasos a seguir o anunciando (o dando la

intervención) a los que hagan uso de la palabra. Lo más recomendable es que el que

preside disponga de un folio con el orden del día, que lee en cada momento.

http://www.protocolo.org/ceremonial/banderas_himnos_escudos_condecoraciones_y_otros_simbolos/


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Quien lee el orden del día para conceder el uso de la palabra, debe hacerlo desde el

mismo sitio donde preside, sin que para ello tenga que desplazarse en cada ocasión

hasta el atril o micrófono. En estos casos, debe disponer de un micrófono fijo en su

puesto, aunque los demás intervengan desde un atril.

El orden del día lo lee exclusivamente quien preside. Si el anfitrión ha cedido la

presidencia a una autoridad o invitado de honor, debe cederle igualmente la

conducción del acto. En todos los actos debe haber orden del día y una persona que

conceda la palabra, pues no hay por qué suponer que los invitados conozcan al que

habla. Debe ser presentado. Sin embargo, nadie debe presentar al que preside (que a su

vez ha presentado a los demás) porque se supone que ya es conocido.

Excepcionalmente la concesión o uso de la palabra puede efectuarse por megafonía

con voz anónima, recurso muy indicado para eventos de masiva asistencia donde los

discursos no constituyen por sí mismos la parte central del acto o actos, o cuando la

prelación de los intervinientes fuera muy similar.

Cuando el que preside el acto anuncia la intervención de una autoridad de superior

rango lo hará dirigiéndose de la siguiente manera: "Hace uso de la palabra...". De no

darse tal circunstancia "Tiene la palabra...". Hay que evitar expresiones como

"Concedo la palabra...", "Puede hacer uso de la palabra...", etc.

3.10.2.1 LOS DISCURSOS

Lo razonable es que en primer lugar se dirija el anfitrión principal.

Por término general, los discursos van de menor a mayor rango. Es decir, habla

primero el de menor rango y en último lugar quien preside. Lo razonable es que en

primer lugar se dirija el anfitrión principal, con el fin de dar la salutación inicial,

agradecer la asistencia y explicar los motivos principales del acto. Si el anfitrión

presidiera el acto, la primera intervención debe ser asumida por algún representante

cualificado de la entidad anfitriona, pues lo lógico es que lo primero sea dar la

bienvenida y agradecer la asistencia. Después irán sucesivamente el resto de las

intervenciones de acuerdo al rango (de menos a más) y finalmente la de quien preside.

Así, en un acto relativo a la inauguración de una empresa, cuyo acto preside el gerente,

y en el que está previsto intervengan él , el presidente de la empresa, el director de la

factoría en cuestión, y el director general del Ministerio de Industria, el orden lógico de

los parlamentos sería el siguiente:

Director de la Empresa o industria

Alcalde.

Presidente de la empresa.

Gerente de la empresa.

Podrían opinar algunos que el director general del ministerio debería de hablar después

del presidente de la empresa, pues tiene un rango superior. Eso con ser cierto, no debe

tenerse en cuenta por cuanto que el presidente de la empresa es el anfitrión y si no

http://www.protocolo.org/ceremonial/actos_eventos_y_congresos/

http://www.protocolo.org/ceremonial/presidencias_y_precedencias/tipos_de_precedencia_precedencia_legal_precedencia_por_cortesia.html


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preside es porque ha cedido tal honor al gerente (pero no olvidemos que sólo ha cedido

un puesto, no todos).

En el caso de un acto, en materia de salud, que organiza el municipio y al que asiste su

alcalde, el orden de las intervenciones podría ser el siguiente:

Director provincial de salud.

Delegado del Gobierno.

Alcalde del Municipio.

También puede ser correcto que el anfitrión que presida un acto, antes de conceder la

palabra al primer orador, haga una salutación y agradezca la asistencia. Pero siempre

debe ceder la palabra en primer lugar a una persona de su propio equipo para que

exponga en profundidad lo que motiva el mismo. Es deseable en estos supuestos, que

el primer interviniente haga su exposición desde un punto de vista técnico, dejando el

capítulo de las valoraciones para su jefe superior.

http://www.protocolo.org/social/anfitriones_e_invitados/


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LECTURA

CONTENIDO

Los eventos La lectura que les presentamos a continuación, es un vistazo a la forma en la que varias empresas, organizaciones o instituciones preparan, planifican, realizan y evalúan sus eventos. El nivel de aprendizaje que ustedes, señoritas estudiantes, puedan alcanzar sobre este tema, es importante a la hora de organizar los eventos en sus diferentes trabajos.


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Construya un ensayo sobre la administración y logística de eventos (Lectura)

Construya un organizador gráfico con los elementos propuestos en el Proyecto 3

EQUIPO DE TRABAJO: 1…………………………………………………………………………………….

2…………………………………………………………………………………….

3…………………………………………………………………………………….

4…………………………………………………………………………………….

5……………………………………………………………………………………..


PROYECTO Nº 3


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EVALUACIÓN

FORMATIVA



Puntualidad

Presentación

Apropiación

Creatividad

Ensayo

Sustentación

PROMEDIO GENERAL:

RE

FE

RE

NC

IAS

INDICADORES Ex S MB B





Ensayo 10 10 10 10


ESTUDIANTE:

Extracto:

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DOCENTE:



Documents

Administraciòn y Logìstica de eventos - Módulo