Upload
kansallisarkisto
View
244
Download
8
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Arkistolaitoksen asiakaslehti
Citation preview
Arkistolaitoksen asiakaslehti 3/2011
sivu 6Sähköinen tilauspalvelu jo käytössä
sivu 22Puoli vuosisataa vaihto-oppilaita
sivu 14Kunnallinen asiakirjahallinto sai wiki-oppaan
2 akti 3/2011
JulkaisijaArkistolaitos
OsoiteKansallisarkisto
PL 258
00171 Helsinki
Lehden taittoMainostoimisto HINKU
PainopaikkaKopijyvä Oy
Kotisivuwww.arkisto.fi
Tilaukset ja [email protected]
ISSN 1798-2065
PäätoimittajaHeidi Mustajoki, Kansallisarkisto
Toimituskuntayksikön johtaja Juhani Tikkanen, Kansallisarkisto
yksikön johtaja Marja Pohjola, Kansallisarkisto
tutkija Pertti Vuorinen, Kansallisarkisto
johtaja Päivi Hirvonen, Jyväskylän maakunta-arkisto
ToimitussihteeriMinna Nurro, Viestintätoimisto Lumitähti
akti 3/2011 Sisältö
Kannen kuvaPekka Niittyvirta, YFU
Suomen YFUn historiateos julkistettiin Kansallisarkis-
tossa lokakuussa. Teoksia signeerasi kirjoittaja Terttu
Mämmelä.
Pääkirjoituksen kuvaMarja Pohjola, Kansallisarkisto
3 Miten näkyviä ovat vähemmistöjen arkistot, kysytään
pääkirjoituksessa.
4 Lyhyet
6 Arkistolaitoksen tutkijasaleissa on siirrytty syksyn aikana
tilauslapuista sähköiseen järjestelmään.
8 Eurooppalaisiin arkistoaineistoihin rakennetaan yhteistä
hakuportaalia.
9 Selvitys: Tutkijat arvostavat digitoituja aineistoja, mutta
kritisoivat käyttöliittymiä.
10 Viranomaiset luovuttavat arkistolaitokseen miltei 130 hyl-
lykilometriä arkistoja tulevina vuosina.
11 Yhdysvaltalainen Karen Offen on tutkinut yhtenä ensim-
mäisistä naisten historiaa.
12 Joel Blankett on selvittänyt juutalaisen sukunsa historiaa
jo parinkymmenen vuoden ajan.
14 Uudessa kunnallisen asiakirjahallinnon oppaassa on huo-
mioitu monet alalla tapahtuneet muutokset.
16 Arkistolaitos haki Sveitsistä ja Norjasta oppia tietokanto-
jen tietojen säilyttämiseen.
17 Sähköisen säilyttämisen luvan hakeminen on aiempaa
yksinkertaisempaa.
18 Sähköinen arkistointi on Helsingin kaupunginarkiston
suurin haaste.
20 Arkistouralla: arkistopäällikkö Jari Suutari, eduskunta
21 Arkistoneuvos Eljas Orrman piti jäähyväisluennon asiakir-
jojen seulonnasta ja julkisuudesta.
22 Kansallisarkisto pelasti Suomen YFUn arkiston, ja lop-
putuloksena on tutkimus, joka kattaa 50 vuotta järjestön
historiaa.
23 Arkistolöytöjä | Käsitätkö?
3akti 3/2011
Pääkirjoitus
Puuttuvat arkistotTerveisiä Kautokeinosta, kaukaa Norjan Lapista! Olin siellä syyskuun
lopulla kahden kollegan kanssa yhteispohjoismaisessa seminaaris-
sa, jossa käsiteltiin alkuperäiskansojen ja muiden vähemmistöjen
arkistojen näkyvyyttä Pohjoismaiden arkistolaitosten yksityisarkis-
topolitiikassa. Asia on erityisen ajankohtainen Suomessa juuri nyt,
koska ensi vuoden alussa Inarissa aloittaa toimintansa Saamelais-
arkisto. Se on Pohjoismaissa lajissaan toinen, sillä tätä ennen saa-
melaisilla on ollut oma arkisto vain Norjassa, juuri Kautokeinossa.
Miten Suomessa on muiden vähemmistöjen arkistojen laita? Ar-
kistolaitoksen tavoitteena on saada riittävän monipuolinen kuva
yhteiskunnan eri toimijoista eri aikakausilta. Erityisesti korostetaan
vähemmistöjen, niin vanhojen vähemmistöjen kuin maahanmuut-
tajienkin arkistoaineistojen saamista talteen. Tähän mennessä
parhaiten on onnistuttu Suomen juutalaisten kanssa. Heidän arkis-
toaineistojaan on saatu sekä Kansallisarkistoon että Turun maakun-
ta-arkistoon yhteensä lähes 1 000 kotelon verran. Helsingin ja Turun
lisäksi Viipurissa toimi juutalainen seurakunta vuoteen 1944 asti,
mutta sen arkisto on kadonnut jäljettömiin.
Tataarit tulivat Kansallisarkistoon vuoden 2007 lopulla. Suomen Is-
lam-seurakunta luovutti silloin hallussaan olleet vanhat metrikkakir-
jansa tutkijoiden käyttöön. Erityisen huomattavaa oli, että lahjoituk-
seen sisältyi myös vuosien 1850−1863 metrikka, jonka oli kerrottu
joutuneen lähetetyksi Turkkiin 1960-luvulla.
Romanien arkistot puuttuvat vielä arkistolaitoksesta, mutta alusta-
via keskusteluja niiden saamiseksi on kuitenkin jo käyty. Samoin on
laita maahanmuuttajien arkistojen kanssa. Toivottavasti pystymme
tulevina vuosina luomaan näihin ryhmiin niin luottamukselliset suh-
teet, että ne uskovat haltuumme arkistojaan.
Vuosi 2011 on pian ohi, joten kiitän Aktin lukijoita kuluneesta vuo-
desta koko toimituskunnan puolesta ja toivotan kaikille Hyvää Jou-
lua sekä menestystä vuodelle 2012.
marja pohjola, yksikönjohtaja, Kansallisarkisto
4 akti 3/2011
Saamelaisarkisto avautuu helmikuussa
Saamelaiskulttuurikeskus Sajokseen sijoittuva Saamelais-
arkisto avaa ovensa helmikuussa 2012. Arkiston tärkein
tehtävä on tukea ja edistää saamelaistutkimusta, mikä vahvistaa
saamelaiskulttuuria ja lisää saamelaisia koskevaa historiatietoa.
Hallinnollisesti arkisto kuuluu Kansallisarkiston tutkimuksen ja ke-
hittämisen vastuualueeseen.
Saamelaisarkisto keskittyy palvelemaan kansalaisia ja tutkijoita.
Se ottaa vastaan saamelaisia ja saamelaisaluetta koskevia asiakir-
joja sekä huolehtii niiden digitoinnista ja käytettävyydestä. Oulun
maakunta-arkisto jatkaa entiseen tapaansa viranomaisten ohjaa-
mista ja kouluttamista.
Arkistolaitos satsaa tutkimukseen uudella vastuualueella
Arkistolaitos uudisti organisaatiotaan marraskuun alus-
sa. Kokonaan uutena vastuualueena on aloittanut tutki-
muksen ja kehittämisen vastuualue. Se vastaa yhteistyöstä
tutkimusyhteisön kanssa sekä ohjaa sähköistä asiakirjahallin-
taa.
Tarkoituksena on parantaa arkistolaitoksen tunnettuutta tutki-
musinfrastruktuurina ja luoda kumppanuuksia tutkimusyhteisöi-
hin. Tutkimusjohtaja Päivi Happosen luotsaama yksikkö vastaa
esimerkki arkistolaitoksen digitointistrategiasta.
Asiakirjojen elinkaareen liittyvät tehtävät kuuluvat aineistohallin-
nan vastuualueelle, jota johtaa arkistoneuvos Jaana Kilkki. Vastuu-
alueelle keskittyvät viranomais- ja yksityisarkistojen vastaanotto
ja hankinta. Se myös huolehtii aineistojen konservoinnista ja di-
gitoinnista.
Tutkijasali- ja verkkopalveluista vastaa tietopalvelun vastuualue.
Se tekee myös selvityksiä sekä koordinoi arkistopedagogista toi-
mintaa. Yksikköä johtaa arkistoneuvos Jarno Linnolahti.
Neljäntenä vastuualueena toimii toiminnanohjaus, joka vastaa hal-
linnosta sekä suunnittelusta ja seurannasta. Sitä johtaa hallinto-
johtaja Anitta Hämäläinen.
Kansallisarkisto keskittää tutkijapalveluitaan
Kansallisarkiston tutkijapalvelu keskittyy vuoden 2012
alussa Rauhankadun päärakennukseen, kun Sörnäisten
toimipisteen tutkijasali suljetaan 21. joulukuuta.
Jatkossa niin Rauhankadun, Siltavuoren kuin Sörnäisten toimi-
pisteenkin aineistot ovat tutkittavissa yhdessä paikassa, Rau-
hankadun tutkijasalissa. Sörnäisten toimipisteen käytetyintä
aineistoa on siirretty Rauhankadulle noin kuusi hyllykilometriä.
Muuta Sörnäisten toimipisteen aineistoa voi tilata tutkittavaksi
päärakennukseen, ja sitä kuljetetaan kerran päivässä toimipis-
teiden välillä.
Rauhankadulta löytyviin aineistoihin kuuluvat muun muassa
suojeluskunta-aineistot, Pikkukokoelmat ja Militaria-sarja. Myös
Lotta Svärd -järjestön ja heimosotien aineistot on siirretty päära-
kennukseen.
Lyhyet
Saamelaiskulttuurikeskus Sajos revontulien välkkeessä.
5akti 3/2011
Ymmärrys sotavahinkojen vaikutuksista kasvoi
Vaasan maakunta-arkistossa ylitarkastajana työskentelevä
Jussi Jääskeläinen on tutkinut Suomen sotaan 1808–1809
liittyviä sotavahinkoja proseminaarityöstä vasta ilmestyneeseen
väitöskirjaansa saakka.
Jääskeläisen väitöskirja on perustutkimusta siitä, miten sotava-
hingot jakaantuivat Ruotsin valtakunnan itäisessä osassa vuosina
1808–1809. Se antaa myös tarkan kuvan sodan paikallisyhteisölle
aiheuttamista menetyksistä.
”Sotavahingot sotatoimien painopistealueella, eli silloisessa Vaa-
san läänissä, liittyivät ennen muuta venäläisten joukkojen logistiik-
kaan. Paikallisyhteisön aineellisen hyvinvoinnin edellytykset olivat
suuresti sidoksissa sodan aikana siihen, miten joukkojen huolto
organisoitiin sota-alueella.”
”Aikaisempi tutkimus ei ole nostanut riittävästi esiin sotavahinko-
jen ja väestökriisin mahdollista yhteyttä. Tutkimus ei ole myöskään
korostanut kylliksi huollon organisoinnin merkitystä niukkavaraisen
alueen paikallisyhteisölle ja toisaalta varhaismodernin sotien loppu-
tuloksiin, ja sitä kautta valtioiden historiaan.”
Tutkimuksen primaarilähteet löytyivät Kansallisarkistosta. Ne kuuluvat
senaatin ja osittain Buxhoevdenin päämajan siviilikanslian arkistoihin.
Väitöskirjan kirjoittaminen kesti yli kymmenen vuotta. Jääskeläinen
teki tutkimusta päätoimisena jatko-opiskelijana vain seitsemän kuu-
kauden ajan ja muuten työn ohella vapaa-aikanaan. Waldemar von
Frenckellin ja Otto A. Malmin lahjoitusrahaston lahjoittamat stipen-
dit mahdollistivat virkavapaudet.
Jääskeläisen väitöskirja ”Paikallisyhteisö resurssina ja tuhojen koh-
teena. Venäjän armeijan logististen ratkaisujen seuraukset Suomen
sodassa 1808–1809” tarkastettiin Åbo Akademissa elokuussa.
Jussi Jääskeläinen väitteli tohtoriksi elokuussa
ÅBO AKAdEMI
Archiumissa on hyllytilaa yhteensä noin 9000 metrille asiakirjoja.
KOuVOLAN KAuPuNKI / HELI LEHTI
Kouvolan arkistotilat palkittiin vuoden arkistotekona
Arkistojen päivän toimikunta on valinnut vuoden 2011
arkistoteoksi Kouvolan kaupungin Archium-arkistotila-
hankkeen.
Kiinteistö Oy Kouvolan Archium rakennutti uudet tilat, joihin on
keskitetty Kouvolan kaupunginarkisto sekä aikaisemmin kuu-
dessa eri paikassa säilytetyt uuden Kouvolan edeltäjien arkistot
sekä Anjalankosken, Elimäen ja Valkealan kunnan- ja kotiseutuar-
kistot. Kouvolan Archiumissa kansalaiset voivat tutkia kulttuuri-
perintöään ja saada palveluja keskitetysti yhdessä paikassa.
Toimikunnan mukaan Kouvolan uusi kaupunginarkisto -hanke on
osoitus esimerkillisestä vastuullisuudesta, laajasta kulttuuritie-
toisuudesta ja hyvästä mallista muille kunnille.
Arkistojen päivän toimikunta myönsi lisäksi kunniamaininnan
dosentti Marianne Tallbergille hoitotyön yksityisarkistojen hank-
kimisesta Kansallisarkistoon.
6 akti 3/2011
Pilotoinnin KoHtEEnA oli asiakkaiden asiakirjatilausten te-
kemiseen käyttämä ns. tutkijasalikäyttöliittymä ja henkilökunnan
operoima tilattujen asiakirjojen hallinnointityökalu, ns. tilausten-
hallinta.
Tuotantokäytön aikana järjestelmän kehittäminen on jatkunut,
esimerkiksi syyskuun lopussa otettiin käyttöön uudet versiot ti-
laustenhallinnasta ja tutkijasalikäyttöliittymästä. Arkistolaitoksen
Sähköinen tilauspalvelu on jo rutiinia
Kansallisarkistossa ja Oulun maakunta-arkistos-sa ryhdyttiin pilotoimaan kuluvan vuoden kesä-kuussa Astian nimellä tunnetun sähköisen tilaus-palvelun eri järjestelmiä. Pilotoinnista saadut kokemukset olivat niin hyviä, että palvelu pää-tettiin ottaa suoraan käyttöön.
Ylitarkastaja Christina Forssell esitteli arkistolaitoksen
verkkopalveluja Turun kirjamessuilla syyskuussa.
asiakkaille muutokset näkyvät tutkijasalikäyttöliittymän parempi-
na hakuominaisuuksina.
Seuraava askel sähköisen tilauspalvelun laajentamisessa saavu-
tettiin, kun järjestelmät otettiin lokakuun alussa käyttöön Kan-
sallisarkiston ja Oulun maakunta-arkiston lisäksi kaikissa muissa
maakunta-arkistoissa.
Seuraavaksi verkkoonSeuraava luonnollinen askel on sähköisen tilauspalvelun siirtämi-
nen verkkoon, jolloin asiakkaat voivat tilata verkon yli niin asia-
kirjoja, selvityksiä kuin kaukolainojakin sekä hakea käyttölupia
aineistoihin.
Verkkoympäristössä toimiva sähköinen tilausjärjestelmä vahvoine
kirjautumisineen on siinä määrin erilainen verrattuna arkistolai-
7akti 3/2011
Joustava organisaatio reagoi nopeasti
niin AStiA-ProjEKtin tUottAmASSA sähköisessä tilauspalvelussa kuin projektin joustavassa organisaatiossa on sellaista käytännön toimivuutta, jota ei välttämättä ole valtionhallinnossa totuttu näkemään. Niinpä kykenenkin Astia-projektin aikaansaannoksia ilman pienintäkään ylilyönnin tunnetta hehkuttamaan. Hyvä esimerkki projektin toimivuudesta on onnistunut siirtyminen pilotointivaiheesta suoraan tuotantokäyttöön.
Projektin joustava ja nopeasti reagoiva johtamisorga-
nisaatio ja tekninen tuki mahdollistivat, että pilotoin-
nin aikana havaitut pienet puutteet tai virheet saatiin
usein korjattua jo samana päivänä muutosten millään
tavalla vaikeuttamatta järjestelmien käyttöä. Kansal-
lisarkiston tutkijasalihenkilökunnan harras toive on,
että Astian toiminnasta vastaava organisaatio säilyttää
projektin päätyttyäkin joustavuutensa ja kykynsä rea-
goida nopeasti muutostarpeisiin.
Kansallisarkiston pitkäaikainen salipäivystäjä, tutkija Pertti
Vuorinen kirjoitti Astia-projektista Nordisk Arkivnyt
-lehdessä 3/2011: ”Projektin onnistuminen on seura-
usta tekijöittensä ainakin suomalaiselle työkulttuurille
hieman vieraasta ajattelutavasta, että kannattaa kes-
kustella mahdollisimman usein arkistojen tietopalve-
lussa työskentelevien kanssa ongelmista. Vanha tsaris-
tinen tapa lukea raportteja ja antaa ukaaseja ei enää
toimi.”
teksti: Ville kontinen, tutkija, Kansallisarkisto
toksen sisäverkossa toimivaan Astia-järjestelmään, että se vaa-
tii oman koekäyttönsä, joka toteutuu lähitulevaisuudessa. Näillä
näkymin verkon yli toimiva sähköinen tilausjärjestelmä on todelli-
suutta vuoden 2012 alkupuolella.
”Tämähän on helppoa”Sähköisestä tilauspalvelusta saatu palaute on ollut lähes poik-
keuksetta positiivista. Asiakkaat ovat nopeasti oppineet ohjelman
salat ja monesti päivystäjä ilokseen kuulee kommentin ”Tämähän
on helppoa." Kun tilauksen teon ja aineiston hakemisen tutkijasa-
liliittymää käyttäen kerran oppii, niin huomaa, kuinka se monessa
tapauksessa on huomattavan paljon helpompaa ja nopeampaa
kuin vanhojen paperimuotoisten luetteloiden selaaminen ja tilaus-
lappujen täyttäminen käsin.
Erityisesti henkilökunta on oppinut rakastamaan uutta tilausten-
hallinta-työkaluaan. Tehtyjen tilausten löytäminen, kuittaaminen,
päättäminen tai vaikkapa päivittäisen tilaston laskeminen vie ny-
kyisin murto-osan siitä ajasta mitä vanha manuaalinen järjestelmä
vei. Paluuta vanhaan ei ole!
Astian etu on keskitetty hakuAstian avulla myös tilastonikkareiden on mahdollista tehdä erilai-
sia tilastoja tilatuista aineistoista. Ongelmakohtana on, että kaikki
arkistolaitoksessa oleva arkistoaineisto ei ole löydettävissä Astia-
haun kautta. Tällöin asiakkaat käyttävät tilauspalvelun vapaamuo-
toista tilausta, jonka miinuspuolena on se, että tilastoinnin kannal-
ta olennaisia metatietoja jää saamatta.
Astia on siis pitkälle riippuvainen ns. taustajärjestelmistä, joista se
hakee tietonsa, kuten arkistotietokanta Vakasta tai digitaaliarkis-
tosta. Jos taustajärjestelmässä on puutos tai virhe, toistaa Astia
saman virheen. Vaikka Astia onkin nopea reagoimaan muutostar-
peeseen, sen taustajärjestelmät eivät sitä välttämättä ole.
Ajan myötä entistä enemmän arkistolaitoksen aineistoa tulee
sähköisten tietokantojen piiriin ja sitä kautta Astian hakuominai-
suuksilla löydettäviksi ja tilastoijien iloksi. Muun muassa AARRE
-arkistorekisteri liittyy tulevaisuudessa Astian taustajärjestelmiin.
Tässä kohdassa päästään Astian yhteen selkeään etuun: sähköi-
sen tilauspalvelun käyttäjän ei tarvitse enää miettiä, mistä tieto-
kannasta tai hakuohjelmasta hänen haluamansa tieto löytyy, vaan
kaikki on löydettävissä keskitetysti palvelun avulla.
teksti: Ville kontinen, tutkija, Kansallisarkisto
kuVa: heidi mustajoki, tiedottaja, Kansallisarkisto
AKTi 3/2011 7
8 akti 3/2011
Apenet on Eu:n eContentplus-ohjelmaan kuuluva par-
haiden käytäntöjen hanke. Siinä rakennettava uusi
portaali tarjoaa pääsyn lähes kaikkien eurooppalaisten
arkistolaitosten arkistoaineistoihin, jotka on luotu erilaisten his-
toriallisten ja poliittisten prosessien aikana.
Portaali auttaa käyttäjiä tutkimaan syvemmin omia kiinnostuk-
senkohteitaan sekä löytämään uusia mielenkiintoisia lähteitä
tarjoamalla yleiskuvan eurooppalaisten arkistojen aineistoista.
Tämän lisäksi portaali toimii arkistopalveluiden keskeisenä hake-
mistona, jonka avulla löytyvät muun muassa eri maiden arkisto-
jen yhteystiedot.
Linkin www.archivesportaleurope.eu takaa paljastuva portaalin
Beta-versio sisältää aineistoa jo 47 organisaation kokoelmista 17
maasta kattaen lähes 8 miljoonaa arkistoyksikköä. Lisäksi portaa-
lin kautta on pääsy yli puoleen miljoonaan digitoituun kohteeseen.
Varsinainen portaali julkaistaan vuoden 2012 alussa.
Synergiaa Europeanan kanssaPortaalin tehtävänä on lisäksi välittää arkistosektorin aineistoa
Europeanan hakupalveluihin, jossa on aineistoa myös museo-
ja kirjastosektoreilta. Työtä on tehty sekä kehittämällä arkistojen
eurooppalaista yhteistyöverkostoa että tarjoamalla osallistuville
arkistoille valmiita palveluita ja työkaluja.
Monille pienille arkisto-organisaatioille Apenet-hanke on ollut
ainut kanava saada aineistoja digitaalisessa muodossa laa-
jan yleisön käyttöön. Hankkeella on ollut edustus Europeanan
jatkokehitystyössä, mikä on auttanut arkistojen erityistarpeiden
huomioimisessa.
Suomen arkistolaitoksella
on eurooppalaisittain mo-
dernit sähköisen tie-
topalvelun kanavat,
joita kehitetään jat-
kuvasti yhteistyössä
opetus- ja kulttuuri-
ministeriön hallin-
noiman Kansallisen
digitaalisen kirjaston
kanssa. Osallistuminen
Apenet-portaalin kehit-
tämiseen on tarjonnut arkistolai-
toksen asiantuntijoille sekä yhteistyöverkoston että
ratkaisumalleja, joita on voitu hyödyntää myös omissa
kehittämishankkeissa sekä Kansallisessa digitaalisessa
kirjastossa.
Jatkohanke on jo käynnistymässäHankkeen toisen vaiheen neuvottelut ovat vielä käynnissä. Kui-
tenkin voidaan pitää jo lähes varmana, että hankkeen toinen kol-
mevuotinen kehitysjakso käynnistyy heti ensimmäisen vaiheen
jälkeen. Hankkeen työnimenä on APEX – Archives Portal Europe
network of eXcellence.
Toisen vaiheen työskentely laajentaa osallistujien määrän 28
maahan. Palvelun kattavuutta laajennetaan niin aineistojen kuin
osallistuvien organisaatioiden näkökulmasta sekä tuodaan mu-
kaan tarkempia kuvailuja. Tämän lisäksi palvelusta kehitetään
pysyvämpi osa eurooppalaista tutkimusinfrastruktuuria ja Euro-
peanaa.
Suomen arkistolaitos on jatkossakin mukana työssä, ja luomas-
sa näin osaltaan arkistoille uusia tapoja tuottaa ajantasaisia ja
tehokkaita tietopalveluita asiakkailleen.
teksti: markus merenmies, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto
Ensi vuoden alussa julkaistaan eurooppalaisten arkistolaitosten yhteinen arkistoaineistojen Ar-chives Portal Europe -hakuportaali tutkijoiden käyttöön. Myös Suomen arkistolaitos on ollut mukana luomassa sitä Apenet-hankkeessa.
Uusi kanava eurooppalaisiinarkistoaineistoihin rakentumassa
9akti 3/2011
HAnKKEEn rAPortti jUlKAiStAAn alkuvuodesta 2012, mut-
ta jo lokakuussa 2011 järjestetyssä seminaarissa paljastettiin keskei-
sin tulos: käyttäjät arvostavat digitoituja aineistoja, mutta kritisoivat
käyttöliittymiä.
Hanke haastaakin arkistot, kirjastot ja museot ajattelemaan asiaa
uudelta kannalta: organisaatiot voivat tuntea aineistonsa läpikotaisin,
mutta paras asiantuntemus niiden käytöstä on käyttäjillä.
Käyttöliittymät hankalia Nykytilanteen ongelmat rakentuvat monista osatekijöistä. Käyttöliit-
tymät on rakennettu alkuperäisaineistojen hallinnan ehdoilla, organi-
saatioiden näkökulmasta. Hakuehdot vaativat liian täsmällistä tietoa
aineistosta ja selailuominaisuudet ovat harvinaisia tai puutteellisia.
digitoitu aineisto vaatisi uudenlaisia hakemistoja ja luetteloita, jotka
helpottaisivat kokonaisuuden hahmottamista, selaamista ja halutun
yksityiskohdan löytämistä.
Arkistolaitoksen digitaaliarkisto keräsi runsaasti kritiikkiä ja nousi
ongelmallisimmaksi verkkopalveluksi juuri käytettävyyskysymysten
takia. Pidetyin ja kehutuin oli Suomen sukuhistoriallisen yhdistyksen
digiarkisto, joka on toteutettu käyttäjien ehdoilla.
Eriytymisessä hyvää ja huonoaToinen keskeinen ongelmavyyhti on sähköisten aineistojen pirstou-
tuminen eri organisaatioiden verkkopalveluihin ja käyttöliittymiin. Yh-
delläkin organisaatiolla saattaa olla monta erilaista kokoelmaa, joista
jokaista varten on erilainen käyttöliittymä. Käyttäjät eivät tiedä, mil-
laista aineistoa on saatavilla sähköisessä muodossa ja joutuvat jokai-
sen kokonaisuuden kohdalla opettelemaan uuden hakulogiikan.
Eriytyminen ei ole yksinomaan huono asia, sillä erilliset järjestelmät
ja alkuperäisaineistosta edelleen muokattu tieto antavat käyttäjälle
mahdollisuuksia uudenlaiseen tutkimusotteeseen ja räätälöidympiin
hakuihin. Tällä perusteella vastaajat esimerkiksi kiittivät Suomen suku-
tutkimusseuran Hiski-tietokantaa, mutta lähtökohtaisesti vähemmistö
vastaajista toivoi kehityksen kulkevan kohti sen kaltaisia järjestelmiä.
Tärkeämpänä pidetään nykyisten järjestelmien käytettävyyden paran-
tamista ja niiden aineistomäärän kasvattamista, ja vasta sen jälkeen
on aika rakentaa erikoistuneita tietokantoja.
Keskitetty wiki-luettelo rakenteillaVastauksissa esitettyihin toiveisiin keskitetystä luettelosta pystytään
vastaamaan pian, sillä hankkeen yhteydessä SLS laatii yhteistyössä
Agricola-portaalin kanssa yhteenvetoa sähköisten aineistojen verk-
kopalveluista, käyttöliittymistä, tietokannoista ja portaaleista.
Luettelo julkaistaan wiki-muotoisena, joten kuka tahansa voi käydä
täydentämässä ja päivittämässä tietoja. Askel on kokonaisuuteen
nähden pieni, mutta sekin vie eteenpäin matkalla kohti digiaineisto-
jen parempaa käytettävyyttä.
teksti: outi hupaniittu, projektinvetäjä,
Svenska Litteratursällskapet i Finland
kuVa: tomi mustikka, tiedotusharjoittelija, Kansallisarkisto
9
Svenska litteratursällskapet i Finlandin selvitys-hanke Tutkijoiden ääni ja sähköiset aineistot on loppusuoralla. Laajan kyselyaineiston viesti on selkeä: digitoitu aineisto on saatava nykyistä paremmin käyttäjien ulottuville.
Digiaineistot ovat mieleen, mutta järjestelmät eivät toimi
SLS:n hanke kannustaa muistiorganisaatioita kuuntelemaan
paremmin tutkijoiden mielipiteitä.
10 akti 3/2011
vutukset ja kyselyn viimekertaista suppeampi kattavuus (edelli-
nen kysely tehtiin 2006 ja kohteita oli 766).
Valtioneuvoston arkiston liittäminen Kansallisarkistoon, yliopisto-
jen aseman muutos sekä kyselyn rajaaminen pääte- ja lähiarkis-
toissa tai vastaavissa tiloissa säilytettäviin asiakirjoihin ovat nekin
supistaneet kokonaismäärää. Työhuonetiloissa säilytettävien asia-
kirjojen määriä ei kysytty, koska luotettavien arvioiden saaminen
niistä on osoittautunut vaikeaksi.
Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen jakautuminen vuosikymmenittäin.
Vastaukset osoittavat, että paperiasiakirjojen määrä on jatkanut
kasvuaan. On huomattava, että vuosikymmenittäin arvioituna
asiakirjojen kokonaismäärä poikkeaa erikseen ilmoitetusta koko-
naismäärästä. Kunkin arkistolaitoksen yksikön osuus vuosikym-
menkertymästä oli kuitenkin linjassa asiakirjojen kokonaismäärän
vastaavan jakauman kanssa.
Viranomaisilta kysyttiin asiakirjoihin kohdistuvien tietopyyntöjen
vuosittaista kokonaismäärää ja frekvenssiä. Tietoja kysyttiin sekä
40 vuotta vanhemmista että nuoremmista asiakirjoista. Lisäksi si-
säisten ja ulkoisten tietopyyntöjen määrää arvioitiin erikseen.
Osuus (%) niistä asiakirjoista, joihin ei kohdistunut lainkaan tietopyyntöjä.
Luvut vahvistavat näkemystä siitä, että 40 vuotta vanhempia
asiakirjoja ei yleensä enää toistuvasti tarvita viranomaiskäytössä,
vaan ne voidaan luovuttaa arkistolaitokseen. Tietopyyntöjen ko-
konaismäärissä oli kuitenkin suuria eroja; joillakin vain yksittäisiä
tietopyyntöjä vuodessa, toisilla taas tuhansia. Tietopyyntöjen kes-
kiarvojen esittäminen ei siksi ole mielekästä. Mediaaniluvut sisäi-
sissä tietopyynnöissä (40 vuotta vanhemmat/nuoremmat) olivat 5
ja 12 kappaletta, ulkoisten tietopyyntöjen vastaavat mediaaniluvut
puolestaan 5,5 ja 10 kappaletta.
KYSElYSSä KESKitYttiin ArKiStotiloiHin siirrettyihin pysy-
västi säilytettäviin paperiasiakirjoihin. Kysely lähetettiin viranomai-
sille, jotka arkistolain mukaisesti luovuttavat pysyvästi säilytettävät
asiakirjansa arkistolaitokseen. Lisäksi kerättiin tietoja arkistotilojen
ja tietopalvelupyyntöjen määristä.
Kysely lähetettiin 462 organisaatiolle. Koska osa niistä vastasi vielä
alkuperäistä suunnitelmaa keskitetymmin, kyselyn kohteiden lopul-
linen kokonaismäärä oli 433. Vastauksia kertyi yhteensä 402 kappa-
letta, joten vastausprosentti oli hyvä, lähes 93 prosenttia.
Määrällisesti vastaajajoukko painottui oikeus-, työ- ja elinkeino- sekä
valtiovarainministeriön hallinnonaloille, joiden yhteenlaskettu vasta-
usten ja kohdevirastojen määrä oli 310/329. Sen sijaan esimerkiksi
puolustusministeriö oli hallinnonalansa ainoa kyselykohde. Puolus-
tusvoimien aineistomäärät eivät siten sisälly kyselyn tuloksiin.
Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen määrät eri arkistopiireissä.
Vastausten perusteella pysyvästi säilytettävien asiakirjojen koko-naismääräksi kertyi 126,3 hyllykilometriä. Viiden vuoden takai-sessa kyselyssä aineistomäärän jakauma arkistopiirien kesken oli samansuuntainen, joten alueellistamishankkeet eivät näytä muuttaneen sitä.
Asiakirjojen kokonaismäärä edellisessä kyselyssä oli 158,5 hylly-
kilometriä. Nyt saaduissa luvuissa tulee kuitenkin ottaa huomioon
muun muassa vuoden 2005 jälkeen arkistolaitokseen tehdyt luo-
Kysely kartoitti viranomaisasia-kirjojen siirto- ja säilytystarpeita
Arkistolaitos toteutti huhti-elokuussa 2011 ky-selyn viranomaisten hallussa olevista pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Arkistolaitos käyt-tää kyselyn tuloksia toiminnan pitkäjänteiseen suunnitteluun. Ne ovat erityisen hyödyllisiä asia-kirjojen vastaanotossa ja tilanhallinnassa.
Arkistopiiri hm %
KA 66 635 52,7
HMA 14 820 11,7
JoMA 5 910 4,7
JyMA 3 301 2,6
MMA 9 396 7,4
OMA 9 081 7,2
TMA 11 676 9,2
VMA 5 517 4,4
tietopyynnöntyyppi
40 v. vanhemmat asiakirjat
40 v. nuoremmat asiakirjat
Sisäiset tietopyynnöt 77,1 37,1ulkoiset tietopyynnöt 66,7 34,3
Ajanjakso hm
- 1970 16 613
1971 - 1980 18 220
1981 - 1990 23 046
1990 - 2000 27 539
2001 - 2010 30 027
11akti 3/2011
Tietopyyntöjen vuosittainen frekvenssi (%).
Luvuissa tulee huomioida, että 40 vuotta vanhempien asiakirjojen
osalta 33 ja sitä nuorempien osalta 11 prosenttia kohteista jätti
vastaamatta kysymykseen.
Tulosten analysointia jatketaan arkistolaitoksessa. Tavoitteena on,
että jatkossa asiakirjat vastaanotetaan aiempaa yhdenmukaisem-
min koko arkistolaitoksessa hyvässä yhteistyössä viranomaisten
kanssa. Saadut tiedot auttavat myös arkistolaitoksen toimitilojen
ja tilanhallinnan strategista ja operationaalista suunnittelua.
teksti: Ville kajanne, ylitarkastaja, Kansallisarkisto
KAnSAlliSArKiStoSSA ViErAili toUKoKUUSSA Stanfor-
din yliopiston vanhempi tutkija Karen offen. Suomessa aiemmin-
kin poikennut historioitsija osallistui tällä kertaa kansainväliseen
historiakonferenssiin. Luppoajan hän hyödynsi perehtymällä lem-
piaiheeseensa: naisten historiaan.
Kaliforniassa työskentelevä Offen on naistutkimuksen uranuurta-
jia. ”Aloitin naishistorian tutkimisen 1970-luvulla, jolloin koko aihe
oli uusi. Tutkin yhtenä ensimmäisistä naisten historiaa Ranskassa
Naisten arkistot vievät tutkijaa ympäri maailmaa
AKTi 3/2011 11
Frekvenssi 40 v. vanhemmat asiakirjat
40 v. nuoremmat asiakirjat
Viikoittain 10 31,2Kuukausittain 9,3 12,3
Harvemmin 80,7 56,5
ja feminismin historiaa. Myöhemmin olen päätynyt erilaisiin ver-
taileviin tutkimushankkeisiin.”
Naishistorian tutkimus on muuttunut Offenin uran aikana paljon.
Marginaalisesta aiheesta on tullut suurta enemmistöä kosketta-
va. Syynä ei hänen mielestään ole enempää eikä vähempää kuin
se, että näidenkin ihmisen tulee olla osa menneisyyttä.
Kaikki irti arkistomatkoiltaNaishistoria kiteytyy Offenin mukaan siihen, miten naisten ja
miesten väliset suhteet ovat muuttuneet. Juuri nyt hän tutkii jul-
kisia väittelyjä, joita naiskysymyksestä on käyty.
”Hassua kyllä, miehet olivat ensimmäisinä kiinnostuneista nais-
ten oikeuksista. Myöhemmin naiset osallistuivat enemmän kuin
miehet toivoivat, ja tästä syntyi ristiriitoja.”
Tutkimuksen teko ei aina ole helppoa Yhdysvaltojen länsirannikol-
ta käsin. Offenin hyödyntämät lähteet ovatkin pääosin olleet pai-
nettua aineistoa, kuten sanomalehtiä. Toisaalta hän ottaa kaiken
mahdollisen irti ympäri maailmaa suuntautuvilta arkistomatkoilta.
”Kerran löysin ranskalaisesta arkistosta erään merkittävän, sala-
nimellä kirjoittaneen naisvaikuttajan henkilötiedot viime hetkellä
ennen koneen lähtöä. Huusin, printtasin sivun nopeasti ja juoksin
kuin hullu koneeseen.”
Tutkijat bloggaamaandigitalisoituminen on helpottanut tutkimusta, mutta myös tuonut
lisähaastetta. ”Nuorille opiskelijoille on muistutettava, että histo-
rian tutkiminen on faktojen varmistamista useampaan kertaan.
Heille täytyy kertoa, että Wikipediassa ei ole kaikkea tietoa ja että
kaikki tieto verkossa ei ole totta.”
Erinomaisena verkkolähteenä hän mainitsee Library of Congres-
sin verkkosivut, joilla julkaistaan runsaasti materiaalia. ”He ovat
julkaisseet myös kirjan, jossa on paljon kuvia asiakirjoista. Mui-
denkin arkistojen kannattaisi tehdä vastaavaa ja herättää näin ih-
misten mielenkiinto”, hän lisää.
Tutkijoita Offen kannustaa bloggaamaan. ”Heidän tulisi kirjoittaa
paperiartikkeleiden sijaan verkkoon”. Offenin omia kirjoituksia voi
lukea osoitteessa www.imow.org/community/blog/index.
teksti ja kuVa: heidi mustajoki, tiedottaja, Kansallisarkisto
12 akti 3/2011
jErUSAlEmiSSA ASUVA joEl BlAnKEtt on syntyperäinen
helsinkiläinen. Yliopisto-opintojen jälkeen tie vei Israeliin, jonne
sukututkijan oli tarkoitus jäädä vain vuodeksi opiskelemaan hep-
reaa ja tarkkailemaan ulkomaiden näkymiä.
Vuoden tutkimusmatkasta versosi kuitenkin lähes 40 vuoden taival,
jonka aikana Blankett ehti kasvattaa juuret ja perustaa perheen Isra-
elin maaperälle. Hän työskenteli pitkään valtion virastoissa ja tutki-
muslaitoksissa, esimerkiksi sosiaalipoliittisen tutkimustyön parissa.
1990-luvulla hän sai kipinän selvittää perheensä historiaa. Suvun
tutkiminen lähti vähitellen käyntiin ja Kansallisarkistosta tuli yllät-
täen linkki suvun tarinoiden äärelle.
Venäjänjuutalaiset sukujuuret Blankettin sukujuuret sijoittuvat Venäjälle, jossa hänen juutalaiset
isoisänsä syntyivät. 1900-luvun alussa miehet päätyivät armeijan
mukana Suomeen, jonne kumpikin perusti perheen monen muun
venäjänjuutalaisen tapaan.
”Se kuulostaa yksinkertaiselta, mutta käytännössä juutalaisilla ei
ollut oikeutta asua Suomessa siihen aikaan. He joutuivat puolen
vuoden välein anomaan uutta lupaa”, kertoo Blankett.
Venäjänjuutalaisten elämä 1900-luvun alun Suomessa olikin var-
sin hankalaa ja virallisesti Venäjällä kirjoilla olleet isoisät joutuivat
Palapelin rakentamistaulkomailta käsin
Sukututkimus on sinnikästä ja aikaa vievää puu-haa. Kesähelteillä viikon ajaksi Kansallisarkis-toon saapuneen Joel Blankettin työhön tuo li-sähaasteen se, että hänen aineistonsa sijaitsee tuhansien kilometrien päässä.
temppuilemaan byrokratian rattaiden parissa pitkään. Tapahtumat
lasten syntymästä naimisiin menoon piti kirjata Suomen lisäksi
Venäjälle, eikä oleskelulupien myöntämiseen löytynyt tarkkoja kri-
teerejä.
Tutkimuksen alkumetreilläSukututkimuksen alkuvaiheissa Blankettin isovanhemmat olivat jo
menehtyneet, eivätkä heidän tarinansa olleet syystä tai toisesta
kulkeutuneet lasten korviin hänen äitiään lukuun ottamatta. ”Niin
kuin yleensä sukututkimuksissa käy, sitä alkaa tehdä liian myö-
hään, kun ei ole enää ketään keneltä kysyä”, hän toteaa.
Blankett saapui ensimmäistä kertaa Kansallisarkistoon viime vuo-
sikymmenen alussa. Hän oli saanut tiedon, että Helsingin juuta-
laisen seurakunnan arkistot oli siirretty ja kunnostettu tutkijoiden
käyttöön. Sukututkija yritti viikon mittaisella vierailulla etsiä kuu-
meisesti tietoa suvustaan.
”Se oli aika turhauttavaa. Näin, että on hirveästi materiaalia, mutta
en voinut jäädä niin pitkäksi aikaa”, hän huokaa.
Sukututkija sai uutta pontta urakkaansa huomattuaan sen vaativan
laajaa kielitaitoa. Suuri osa hänen sukuaan käsittelevistä aineis-
toista on kirjoitettu kielillä, joita hänen lapsensa eivät taida. ”Jos
en tee tätä työtä, sen jättäminen seuraaville sukupolville on han-
kalaa”, hän kommentoi.
12 AKTi 3/2011
Joel Blankett vieraili Kansallisarkistossa kesäkuussa.
13akti 3/2011
Suomen juutalaisten historiaa arkistolaitoksessa
SUomEn jUUtAlAiStEn Elämää on tallennettu myös
arkistolaitoksen makasiineihin. Suomen juutalaisten arkiston
sekä Turun juutalaisen seurakunnan arkiston lisäksi arkistolai-
toksesta löytyy lukuisia juutalaisten henkilöiden yksityisarkis-
toja. Suomen kolmas juutalainen seurakunta toimi vuoteen
1944 Viipurissa, mutta sen arkisto on kadonnut jäljettömiin.
Kansallisarkistossa sijaitseva Suomen juutalaisten arkisto kat-
taa muun muassa Helsingin juutalaisen seurakunnan ja sen
ylläpitämien laitosten sekä juutalaisten keskusjärjestöjen ja
yksityishenkilöiden arkistoja vuosilta 1810–2011. Turun maa-
kunta-arkistosta löytyvä Turun juutalaisen seurakunnan arkis-
to sisältää jiddishinkielisiä pöytäkirjoja, toimintakertomuksia
ja kirjeitä. Molemmat aineistot ovat käyttörajoitettuja.
Suomen juutalaisten elämään voit tutustua edellä mainittujen
arkistojen pohjalta kootussa Fenno Judaica -verkkonäyttelys-
sä, joka löytyy osoitteesta:
http://fennojudaica.jchelsinki.fi/index.html
Aineistoa ympäri maailmaaIsovanhempien yhteydenpito viranomaisiin on tarjonnut valta-
vasti tietoa Blankettille. Hänen suurimmat tietovaransa ovatkin
viranomaisarkistoja tai juutalaisten omia arkistoja.
Tutkimuksen kannalta tärkeää aineistoa on rutkasti Venäjällä.
Hän on yrittänyt ottaa niistä selvää Kansallisarkiston jyrki Paas-
kosken avustamana. ”Suomi on ollut kohdallani silta sellaiseen
materiaaliin, jota on ehkä olemassa Venäjällä”, hän kertoo.
Vaikka kirjallisia lähteitä on Suomen ulkopuolelta vaikea tavoit-
taa, sukututkija on saanut yhteyden kadonneisiin sukulaisiinsa ja
isovanhempiensa tuttaviin. Osa heistä on löytynyt Venäjän puo-
lelta ja osa muualta päin maailmaa.
”Olin esimerkiksi noin viisi vuotta sitten käymässä Venäjällä
pienessä kylässä, ja siellä oli vielä vanha mummo, joka muisti
isoisän veljen,” Blankett valaisee. ”Ja kaikkien näiden perheiden
kanssa olen päässyt kontaktiin vähitellen, erityisesti Internetin
kautta.”
Haastavaa ja palkitsevaa puurtamistaArkistojen penkominen on raskasta työtä, josta tippuu tuloksia
paloittain. Viikon mittaisella vierailulla satojen sivujen kirjeenvaih-
don selaaminen alusta loppuun on kuitenkin tavallista vaivalloi-
sempaa. Blankett toivookin, että mahdollisimman paljon aineistoa
saataisiin indeksoitua.
Toisenlaista näkökulmaa tutkimuksen tekoon on tuonut esimer-
kiksi juutalaisten valokuva-arkisto, jonka otoksista suuri osa on
ollut Blankettille aivan tuntemattomia. Tekstirivien täyttämien pa-
pereiden välistä on löytynyt myös muuta aivan uutta ja jopa huvit-
tavaakin tietoa.
”Löysin viimeksi isoäidin isän todistuksen, jossa hän eroaa ar-
meijasta. Armeijan superior officerin vuonna 1860 kirjoittamassa
kirjeessä todettiin, että henkilö oli käyttäytynyt hyvin armeijassa,
eikä juopotellut ja muuta.”
Hitain askelin eteenpäin”No tietysti sukututkimus on sellaista, että loppua ei näy”, toteaa
Blankett. ”Aion kuitenkin jatkaa vielä. Toivottavasti ehdin jossain
vaiheessa tulla pitemmäksi aikaa tänne.”
Seuraavaa tutkimusmatkaa odotellessa sukututkija toivoo saa-
vansa entistä enemmän kaipaamaansa materiaalia kotikoneelta
selailtavaksi. ”Luulen, että verrattuna muihin sukututkijoihin tilan-
teeni on varsin hyvä.”
teksti ja kuVa: tomi mustikka, tiedotusharjoittelija, Kansallisarkisto Blankettin isovanhemmat David ja Malke Mirmovitsch.
AKTi 3/2011 13
14 akti 3/2011
Kunnallisen asiakirjahallinnon opas on valmistunut
Kunnallisen asiakirjahallinnon opas eli KAO on val-mistunut ja julkaistu osoitteessa wiki.narc.fi/kao. Opas on toteutettu uudella tavalla, wikitekniikalla, mikä helpottaa muun muassa sen päivitettävyyttä. Sitä riittää kuntasektorin asiakirjahallintoon vai-kuttavien muutosten myötä.
KUnnAlliSEn ASiAKirjAHAllinnon oPPAAn sisältöön
kohdistui moninaisia haasteita, vaikka voimassa on edelleen sama
arkistolaki kuin vuonna 1996, jolloin aiempi kuntaopas julkaistiin.
Maailma ympärillä on muuttunut ja muuttumassa: on otettava huo-
mioon esimerkiksi sähköinen asiakirjahallinto, arkistoterminologia,
hallinnon ja organisaatioiden muutokset, prosessiajattelu ja asia-
14 AKTi 3/2011
kasnäkökulman korostaminen, taloudelliset tekijät henkilökunnan
määrään vaikuttavine seurauksineen sekä julkishallinnon tietoarkki-
tehtuurisuunnitelmat.
Näiden vuoksi voi perustellusti olla sitä mieltä, että oppaan uusimi-
sen kanssa olisi kannattanut odottaa. Toisaalta yhtä perustellusti voi
Kunnanhallituksen tehtävänä on määritellä kunnan arkiston-muodostajat. Näin myös Tammerkosken partaalla.
15akti 3/2011
Kolmantena yksittäisenä poimintana KAO:sta voi ottaa esille kunta-
sektorin pysyvästi sähköisessä muodossa säilytettävän asiakirjatie-
don säilyttämisratkaisun. Kysymys sen organisoinnista on KAO:n
valmistuessa ratkaisematta. Tätä koskevat ratkaisuvaihtoehdot liit-
tyvät kiinteästi arkistolainsäädännön uudistamiseen, joka on tarkoi-
tus käynnistää syksyllä 2011.
Ylläpitoon kohdistuu haasteiden kirjoKAO perustuu voimassa olevaan arkistolainsäädäntöön. uuden ar-
kistolain taustatyöskentely on jo aloitettu, mikä vaikuttaa jatkossa
oppaaseen. Arkistolaitoksen rooli kuntasektorilla määritellään, ja
rajanveto arkistolaitoksen ja valtiovarainministeriön kesken vaatii
täsmennyksen muun muassa julkishallinnon kokonaisarkkitehtuurin
myötä. Myös sähköinen asiakirjahallinto ja arkistoterminologia hei-
jastuvat uudistettavassa arkistolainsäädännössä.
Kuntasektorille on tunnusomaista heterogeenisuus: samalla kun
kuntasektorilla on yli 3 500 sähköistä tietojärjestelmää ja osa kun-
nista ja kuntayhtymistä etenee vilkkaasti kohti yhä sähköisempää
asiakirjahallintoa, on olemassa kuntia, joissa ollaan vasta tämän kehi-
tyksen alkutaipaleella.
PARAS-hanke on työllistänyt, organisaatioita on muutettu ja kuntia
yhdistetty, mutta uusia muutoksia on yhä edessä. Ne heijastuvat
aina myös asiakirjahallintaan. Muutoksissa johdon vastuu korostuu
ja tarvitaan laajaa yhteistyötä substanssi-, ICT- ja asiakirjahallinnan
asiantuntijoiden kesken sekä riittävää osaamista. Kunnallisen asiakir-
jahallinnon oppaaseen kohdistuu siten moninaisten paineiden kirjo.
KAO on varsin ylätasoinen opas, sillä ei ollut mahdollista laatia
opasta, josta löytyisi yksityiskohtaiset ohjeet kaikkien kuntien ja
kuntayhtymien yksilöityihin tunnistettuihin ja tunnistamattomiin
tarpeisiin.
teksti: Vuokko joki, johtaja, Oulun maakunta-arkisto ja
raili oittinen, ylitarkastaja, Kansallisarkisto
kuVa: minna nurro
KAO:a työstämässä
KAnSAlliSArKiSto ASEtti loKAKUUSSA 2008 työryh-
män valmistelemaan Kunnallisen arkistotoimen opasta. Työ-
ryhmän muodostivat maaret Botska Kuntaliitosta, Eeva
miettinen Helsingin kaupungista sekä jaana Pohjonen Kan-
sallisarkistosta. Työryhmän sihteerinä toimi raili oittinen
Kansallisarkistosta ja puheenjohtajana Vuokko joki Oulun
maakunta-arkistosta.
Työlle loi vankan pohjan Pirkko Haarion työstämä luonnos
vuoden 1996 Kunnallisen arkistotoimen oppaan uudistami-
seksi. Alun perin KAO:n piti valmistua jo vuonna 2009, mutta
työryhmä sai kahteen otteeseen jatkoaikaa: ensin opetusmi-
nisteriön asettaman selvitysmiehen ehdotusten ja sitten arkis-
tolaitoksen strategian vuoksi. Jälkimmäisen jatkoajan päätty-
essä opasluonnos luovutettiin arkistolaitoksen johtoryhmälle.
Loppuvuonna 2010 toteutettiin vielä suppea lausuntokierros,
muokattiin opasta lausuntojen pohjalta ja kevään 2011 kulues-
sa päivitettiin arkistolaitoksen viimeiset linjaukset. Kesä 2011
kului teknisen toteutuksen merkeissä.
väittää, että näköpiirissä ei ole sellaista suvantoa, jossa voitaisiin
rauhassa koota kokonaisvaltaiseksi oppaaksi kunnalliseen asiakirja-
hallintaan vaikuttavat näkökulmat.
Nykytilanteen monet meneillään olevat muutokset heijastuvat siis
oppaan sisältöön. Ja muutokset merkitsevät, että opasta päivite-
tään tiheästi. Ne merkitsevät myös, että ehkä jo muutaman vuoden
sisään opas uusitaan uudistetun arkistolainsäädännön myötä.
Arkistoterminologia ajan tasallaKoska KAO:n taustalla on vuoden 1994 arkistolaki, perusta sille on
sama kuin edelliselläkin kuntien arkistotoimen oppaalla. Joitakin
asioita on silti syytä nostaa esille KAO:sta.
Arkistoterminologian kehitys on ajanut 1990-luvun arkistolain ohi.
Arkistoalan terminologiaa uudistavan työryhmän tavoitteena on
systemaattinen käsiterakennelma ja sen sisällyttäminen 2010-luvul-
la uudistettavaan arkistolainsäädäntöön. KAO-työryhmä teki tämän
vuoksi yhteistyötä terminologiaa pohtivan työryhmän kanssa, mikä
heijastuu muun muassa sellaisten termien käytössä kuin asiakirja-
tieto.
Tästä huolimatta KAO:ssa on yksi poikkeus ennakoituun termino-
logiatyöryhmän suositukseen: asiakirjahallinta-termin sijaan käy-
tettään asiakirjahallinto-termiä. Asiakirjahallinto-termin määritelmä
KAO:ssa ei siis noudata SFS-ISO-standardia, mutta se on viime-
aikaisissa arkistolaitoksen määräyksissä, ohjeissa ja suosituksissa
noudatettua tulkintaa.
Kunta päättää arkistonmuodostajatMoni toivoi, että KAO sisältäisi sellaisen kunnallisen arkistonmuodos-
tajan määritelmän suosituksen, jonka mukaan kunta kokonaisuudes-
saan on yksi arkistonmuodostaja. Arkistolaitos tukeutuu oppaissaan
voimassa olevaan arkistolainsäädäntöön ja sen taustalla olevaan hal-
lituksen esitykseen. Tästä syystä arkistolaitos linjaa KAO:ssa kunnan-
hallituksen määrittelemään kunnan arkistonmuodostajat.
16 akti 3/2011
Miten säilyttää tietokantojen tiedot?
ArKiStolAitoS KäYnniSti vuoden 2011 alussa SÄHKE3-
esiselvitysprojektin, jonka tavoitteena on luoda menetelmät
rekisterien ja tietokantojen luotettavalle säilyttämiselle. SÄH-
KE3-normin tavoitteena on, että arkistolaitos voi ottaa vastaan
viranomaisten pysyvästi säilytettävien tietokantojen tietoja,
varmistaa niiden luotettavan säilymisen ja tarjota aineistosta
tietopalvelua.
Kansainväliset ratkaisut pohjana SÄHKE3-projektin lähtökohtana on valmiiden kansainvälisten
standardien ja ratkaisujen hyödyntäminen kansallisen normin
pohjana. Viime keväänä projektissa perehdyttiin Norjan arkisto-
laitoksen kehittämään AddML-formaattiin sekä Sveitsin arkis-
tolaitoksen SIARd-formaattiin.
Molemmat ovat teknisiä menetelmiä, joissa tietokannan raken-
ne ja sisältö otetaan talteen ja kootaan yhdeksi ”paketiksi”. For-
maatit eivät ole täysin rinnasteisia malleja keskenään, sillä ne
kohdentuvat hieman eri asioihin. SIARd on datan tallentami-
seen tarkoitettu menetelmä, AddML puolestaan tietokannan
rakenteen kuvailun menetelmä.
Molempien formaattien lähtökohtana on kuitenkin tarjota työ-
kaluja, joilla viranomainen voi itse koostaa tietokannasta säi-
lytettävän kokonaisuuden. Kaikkea tietokantaan sisältyvää toi-
minnallisuutta ei pyritä säilyttämään, vaan tiedot muunnetaan
mahdollisimman yleispätevään muotoon.
Kattava dokumentointi tarpeen Pysyvää säilyttämistä varten tietokannasta ja siihen liittyvästä
dokumentaatiosta tulee koostaa ”paketti”, jonka on kerrotta-
va itsestään kaikki tarpeellinen. Toisin sanoen paketti sisältää
tiedot aineiston itsenäiseksi ymmärtämiseksi. Tätä varten tie-
tokannan konteksti, sen käyttötarkoitus, siihen kuuluvat koo-
distot ja tiedon muodostumisen periaatteet tulee kuvata ja do-
kumentoida.
Norjan ja Sveitsin arkistolaitoksissa osa tietokannan dokumen-
taatiosta tuotetaan metatietoina tietokannan sisälle. Osa tie-
doista taas tallennetaan tietokannan rinnalla dokumenttimuo-
toisena. Norjan arkistolaitos ottaa dokumentaatiota vastaan
myös paperimuodossa.
Tutkijoille muokattavaa tietoaTietokanta luodaan säilytettävistä SIARd- tai AddML-paketeista
uudelleen siinä vaiheessa, kun asiakas sitä tarvitsee. Tietokanta
siis ”palautetaan” mahdollisimman lähelle sen alkuperäistä muo-
toa. Toistaiseksi Norjassa ja Sveitsissä ei ole mahdollisuutta säi-
lytettävän tietokannan suoraan sähköiseen tutkijakäyttöön, vaan
arkistolaitoksen henkilökunta vastaa aineiston tarjoamisesta.
Tulevaisuuden tutkimustarpeita on vaikea ennustaa. Tämän vuoksi
tietokannassa tulee säilyttää tiedon muokattavuus ja sen moni-
puolisen yhdistelyn mahdollisuudet, kuitenkin siten, ettei tieto
muutu säilytyksessä. Tutkijoilla on oltava mahdollisuudet muokata
rekisteritietoa ja yhdistellä eri rekisterien sisältämiä tietoja keske-
nään ja tuottaa näin merkittävää lisäarvoa aineistolle. Norjan ar-
kistolaitoksessa korostetaan, että asiakkaalle pitää tarjota useita
erilaisia aineiston hakumahdollisuuksia ja keino vaikuttaa myös
tilattavaan kokonaisuuteen.
SÄHKE3-esiselvitysprojekti päättyy vuoden 2011 lopussa. SÄH-
KE3-normin laadinta käynnistyy vuoden 2012 alkupuolella, ja se
valmistuu 2013–2014.
teksti ja kuVa: mikko eräkaski, projektipäällikkö, Kansallisarkisto
Tietokantojen ja rekisterien säilyttämiseen ollaan vasta luomassa menetelmiä. Arkistolaitos on sel-vittänyt tietokantojen säilyttämisen käytäntöjä ja kokemuksia etenkin Norjassa ja Sveitsissä.
Arkistolaitoksen edustajat kävivät kesällä Bernissä tutustumassa tietokantojen ja rekisterien säilyttämiseen Sveitsissä.
17akti 3/2011
Kokemuksia sähköisensäilyttämisen lupaprosessista
jUlKiSEn HAllinnon orgAniSAAtion tulee hakea sähköi-
sen säilyttämisen lupaa, kun se haluaa säilyttää aineistoa pysyväs-
ti yksinomaan sähköisessä muodossa.
Kansallisarkistossa lupakäsittelyä koordinoivan ylitarkastaja raili
oittisen mielestä päällimmäisin kokemus tähänastisista lupapro-
sesseista on niiden monivaiheisuus. ”Olemme tehneet useita
katselmointeja jokaisen luvanhakijan kanssa ja lupaprosessin aika-
na onkin kehittynyt syvällisiä kumppanuuksia. Samalla on tarkis-
tettu organisaation valmius siirtää pysyvästi säilytettävä aineisto
arkistolaitoksen VAPA-palveluun.”
Lupaprosessi uudistuiLupaprosessi koki melkoisen muutoksen vuoden 2011 alussa,
minkä jälkeen luvan hakeminen on perustunut ulkopuoliselle au-
ditointimenettelylle. Arkistolaitoksen tehtäväksi jää lähinnä luvan
mukaisen toiminnan varmistaminen lupaa hakevassa organisaati-
ossa. uusi menettely yksinkertaisti hakemista huomattavasti.
SÄHKE2-normin mukaisten tietojärjestelmien sertifiointi on vielä
osittain kehitteillä, joten vuoden aikana tulleet hakemukset ovat
olleet SÄHKE2-sertifioimattoman järjestelmän mukaisia. uudessa
hakumenettelyssä hakijan pitää tilata sekä tietoturvallisuus- että
SÄHKE2-mukaisuuden auditointi, joten hankkeen aikataulutus
vaatii huolellista suunnittelua. Luvan haku kannattaa aloittaa en-
nen kuin tietojärjestelmä otetaan käyttöön.
Viranomaisten kiinnostus lupaa kohtaan on jatkuvasti lisääntynyt,
sillä sähköiseen säilyttämiseen siirtyminen tuo mukanaan pitkä-
kantoisia hyötyjä. Kehittämistyö kytkeytyy keskeisesti organisaa-
tion toiminnan ja tietojärjestelmien elinkaaren suunnitteluun ja
kestää yleensä useita vuosia.
Keskeistä kehitettävääKehittämistyö edellyttää muun muassa prosessien, tietoturvalli-
suuden ja riskienhallinnan kehittämistä sekä tiedonohjaussuunni-
telman (TOS) eli eAMSin laatimista.
TOSin vaatimukset heijastuvat suoraan tietojärjestelmien hankin-
taan ja sähköisen säilyttämisen ratkaisuihin. Määräajan säilytettä-
vien tietojen hävittämiseen on niin ikään tehtävä toimivia ratkaisu-
ja, jotka pohjautuvat TOSin metatietomäärittelyihin.
Sähköisen säilyttämisen ratkaisuja kehitettäessä ei auta unohtaa
osaamisen kehittämistä ja koulutusta, jotka ovat keskeisiä onnis-
tuneen lopputuloksen saavuttamisessa. Tarvitaan myös asiakirja-
hallinnollisen kulttuurin muutosta – on uskallettava luottaa sähköi-
seen säilytysmuotoon.
teksti: armi helenius, ylitarkastaja, Kansallisarkisto
kuVa: tiina tiilikainen
Sähköisen säilyttämisen luvan hakeminen arkis-tolaitokselta on ollut mahdollista vuodesta 2005 lähtien. Lupa on toistaiseksi myönnetty viiden organisaation tietojärjestelmälle ja käsittelyssä on kymmenen hakemusta.
CASE: PuolustusvoimatPUolUStUSVoimAt on HAKEnUt sähköisen säilyttämisen
lupaa asiankäsittelyratkaisulleen. Puolustusvoimien asiakirjahallin-
topäällikkö janne mykrä luonnehtii saavutettavia etuja seuraavas-
ti: ”Organisaation kannalta pysyvästi säilytettävän tietoaineiston
sähköinen arkistointi on toki tärkeä asia, mutta koko toiminnan
kustannustehokkuuden kannalta olisi tärkeämpää saada arkisto-
laitoksen tarjoamat sähköisen säilyttämisen ratkaisut ulottumaan
myös määräajan säilytettävään tietoaineistoon, jota on valtaosa
organisaatioiden asiakirjatuotannosta. Arkistolaitoksen, organisaa-
tioiden ja ohjelmistonvalmistajien tiiviillä yhteistyöllä saadaan toi-
vottavasti rakennettua järjestelmiä, jotka vastaavat sähköisen säilyt-
tämisen vaatimuksia ja ovat mahdollisimman käyttäjäystävällisiä.”
Puolustusvoimien asianhallintaa katselmoitiin syyskuussa luvan hakijan, järjestelmätoimittaja Innofactorin ja arkistolaitoksen yhteiskokouksessa.
18 akti 3/2011
Vuosien aikana arkistoon kertyneestä aineistosta voi muodostaa
häilyvän kokonaiskuvan kurkistamalla lasipinnoilla verhoiltuun
näyttelytilaan.
”Olemme niitä arkistoja, joilla on perusnäyttely. Se kertoo
kaupungin historiasta esitellen samalla erityyppisiä asiakirjoja.
Meillä on lisäksi vaihtuvia näyttelyitä ja osallistumme kaupungin
yhteisnäyttelyiden tekemiseen. Asiakirjoja on lainattu myös Kan-
sallisarkiston näyttelyihin”, Miettinen valaisee.
Sähkön ja paperin puristuksissa Katoan Miettisen perässä maan alle. Kävelyetäisyyksissä arkisto
voittaa varmasti vertaisensa. ”Meillä tutkijasalissa päivystävät
saavat aika paljon liikuntaa päivisin”, naurahtaa arkistotoimen
päällikkö.
Kaupunginarkistossa on lähes 14 hyllykilometriä asiakirjoja. Hyllyt
ovat täyttyneet muun muassa Helsingin kaupungin virastojen
ja laitosten sekä helsinkiläisten järjestöjen, taloyhtiöiden ja
yksityishenkilöiden arkistoista.
”Asiakirjasiirrot ovat koko ajan lisääntyneet. Arkistotilat alkavat
olla aika täynnä ja arkistoaineistojen ylläpito vaatii entistä enem-
män aikaa ja työtä”, Miettinen huokaa. ”Kaupungin eri virastot ja
liikelaitokset ovat siirtyneet yhä enemmän sähköiseen asiankä-
sittelyyn ja toimintatapaan, joten ne haluavat luovuttaa entistä
aikaisemmin arkistoaineistojaan meille.”
”on HYVä, Että KAUPUnginArKiSto KiinnoStAA. Eilen
tutkijasalimme oli aivan täynnä”, toteaa Helsingin kaupungin arkis-
totoimen päällikkö Eeva miettinen.
Olen tutustumassa Helsingin historian pyhättöön myrskyisenä
syyspäivänä. Neutraalisti väritetyissä asiakaspalvelutiloissa on kui-
tenkin vielä hiljaista kiertäessämme taloa ympäri aamuvarhaisella.
”Meillä käy asiakkaina etupäässä tutkijoita, sukututkijoita ja muita
tiedonetsijöitä. Tutkijat ovat näistä suurin asiakasryhmä”, hän kertoo.
Jo vuodesta 1945Helsingin kaupunginarkiston perustaminen sai alkunsa kaupun-
gin tilastotoimen aloitteesta 1920-luvulla. Arkistotoimen järjes-
täminen käynnistyi lopulta arkistokomitean asettamisella sodan
keskellä vuonna 1942. Perustamiseen vaikutti myös vuoden
1939 arkistolaki, joka peräänkuulutti kunnallisia keskusarkistoja.
Kaupunginarkisto avasi ovensa viimein vuonna 1945 ensimmäi-
sen kaupunginarkistonhoitajan Pentti renwallin vetämänä.
Helsingin Tokoinrannassa, Kaupunginteatterin ja maamerkkinäkin tunnetun Ympyrätalon katvees-sa sijaitsee Kallion virastotalo. Moni ei tiedä, että rakennus kätkee sisäänsä kaikille avoimen portin kaupungin historiaan.
Matkalla Helsingin tarinoiden ytimeen
Vasemmalla: Eeva Miettinen esittelee raastuvanoikeuden tuomiokirjaa 1700-luvulta.Oikealla: Helsingin kaupunginarkisto syksyn väreissä.
19akti 3/2011
Ahjosta MeritaloonOman haasteensa kaupunginarkiston tehtäviin on tuonut Helsin-
gin kaupungin uusi yhteinen asianhallintajärjestelmä Ahjo, joka
otettiin käyttöön heinäkuussa.
Järjestelmän tarkoituksena on automatisoida toimintoja ja poistaa
päällekkäisyyksiä asiakirjatuotannossa muun muassa keskittämäl-
lä kirjaamista, uudistamalla asiakirjatuotantoa sekä muuttamalla
toimielinten kokoukset sähköisiksi. Kaupunginarkisto vastaa järjes-
telmää varten laaditun tiedonohjaussuunnitelman ylläpidosta.
”Ahjo-järjestelmän tuottama, paperimuodossa säilytettävä aineisto
arkistoidaan keskitetysti. Kaupunginarkiston yhteyteen on perus-
tettu tätä varten Meritalon toimipiste, joka vastaa järjestelmän
väliarkistotehtävistä”, kertoo Miettinen.
Tiedon juhlavuosiHelsingin kaupunginarkisto on yksi Helsingin kaupungin tietokes-
kuksen neljästä yksiköstä. Virasto kätkee sisäänsä kaupunginarkis-
ton lisäksi kaupunkitilasto-, kaupunkitutkimus- ja hallintoyksiköt.
Tietokeskus on juhlistanut tänä vuonna satavuotista taivaltaan. Jo
päättyneeseen juhlavuoden ohjelmaan kuuluivat muun muassa
maaliskuussa avattu Kaikkea Helsingistä -näyttely sekä Helsinki
tiedon kohteena -satavuotisjuhlakirja, johon voi käydä tutustumas-
sa tietokeskuksen kotisivuilla.
”Meidän asiantuntijamme olivat vahvasti mukana juhlavuoden
näyttelyssä. Osallistuimme myös juhlavuoden muun ohjelman
toteuttamiseen”, kertoo Miettinen.
Tulevaisuuden haasteitaKierroksen päätteeksi istahdamme alas Miettisen työhuonee-
seen ja katseemme kääntyvät hetkeksi tulevaisuuteen. Hän mai-
nitsee lähivuosien suureksi haasteeksi sähköisen arkistoinnin.
”Emme ole vielä ratkaisseet pitkäaikaisesti ja pysyvästi säilytet-
tävien asiakirjojen sähköistä arkistointia. Helsingin kaupunginjoh-
taja asetti syksyllä Kaupungin sähköinen muisti -työryhmän, joka
selvittää käytettävissä olevia vaihtoehtoja.”
Sähköisen pitkäaikaisarkistoinnin järjestäminen on suuri haaste,
sillä kunnille on tarjolla vain vähän palveluja. Esimerkiksi arkisto-
laitoksen VAPA ei vielä vastaanota kuntien aineistoja, eikä ensi
vuonna valmistuva SARKK ole kaikkien kuntien käytettävissä.
Asiakas arkiston arvokkainPohdimme lopuksi asiakkaiden merkitystä arkistolle. Kävijämäärät
ovat laskeneet Tokoinrannassakin, mihin osasyynä on asiakirjojen
digitointi.
Helsingin kaupunginarkisto• perustettu vuonna 1945, siirtyi 1990-luvulla osaksi
tietokeskusta
• johtaa kaupungin arkistotointa, toimii kaupungin
keskusarkistona ja Ahjo-järjestelmän väliarkistona
• vanhin asiakirja vuodelta 1569 ja vanhimmat asiakir-
jasarjat 1700-luvulta
• sijaitsee Kallion virastotalossa (Eläintarhantie 3 F)
• www.hel.fi/hki/tieke/fi/Kaupunginarkisto
”Yksi iso haaste on asiakaspalvelujen monipuolistaminen, joka on
ollut mahdollista arkistotietokannan käyttöönotosta alkaen.”
Helsingin kaupunginarkiston tärkein asiakkaille suunnattu verkko-
palvelu on kuvailu- ja luettelotiedot kaupunginarkiston aineistosta
sisältävä SINETTI-arkistotietokanta. Vuonna 2008 julkaistu tieto-
kanta on saanut kaverikseen kartta- ja piirustusrekisterit, joiden
sisältämät lähes 3 000 karttaa ja 16 000 piirustusta ovat selailtavi-
na kotikoneelta.
”Tavoitteena on monipuolisten ja joustavien verkkopalvelujen
lisääminen, minkä toivotaan vähentävän pitkällä aikavälillä asiakas-
palveluun tarvittavia resursseja”, päättää Miettinen.
Astuessani ovesta ulos päivystäjän tiskin takana parveilee kuiten-
kin jo useampi asiakas.
teksti ja kuVat: tomi mustikka, tiedotusharjoittelija, Kansallisarkisto
Helsingin kartta vuodelta 1909. HELSINgIN KAuPuNgINARKISTO
20 akti 3/2011
DemokratiannäköalapaikallamitEn SinUStA tUli ArKiStoAlAn AmmAttilAinEn?
Opiskelin 1990-luvun alussa Joensuun yliopistossa historiaa.
Kesällä 1996 suoritin valtionhallinnon harjoittelun Joensuun
maakunta-arkistossa ja tykästyin heti alaan. Menin vuonna
1997 harjoittelijaksi maakunta-arkistoon ja pian pääsin vaki-
naiseen henkilökuntaan. Joensuun maakunta-arkisto oli arkis-
toalan korkeakoulu minulle. Siellä jarno linnolahti, jorma
Puumalainen ja juhani tikkanen perehdyttivät minut moni-
puolisesti alan eri tehtäviin.
Joensuusta siirryin Liikenne- ja viestintäministeriöön, jossa esi-
merkiksi päivitin ja siirsin ministeriön arkistonmuodostussuun-
nitelman sähköiseen arkistonhallintajärjestelmään. Tämä loi
valmiudet eAMS:n käyttöönotolle. Kansanterveyslaitoksessa ja
sen seuraajassa Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksessa työsken-
telin monipuolisissa asiakirja- ja yleishallinnon tehtävissä. Siellä
eräs haastavimmista tehtävistä oli toimia Kansanterveyslaitok-
sen ja Stakesin fuusiossa asiakirjahallinnon ja arkistotoimen
yhdistämisen projektipäällikkönä.
Työurani aikana olen suorittanut muun muassa arkistotutkin-
non, ylemmän arkistotutkinnon ja liikearkistoyhdistyksen arkis-
totutkinnon. Lisäksi olen suorittanut johtamisen erikoisammat-
titutkinnon.
Aloitit jUUri tYön EdUSKUnnAn ArKiStoPäälliK-
Könä. miKä SinnE VEti?
Olen aina työskennellyt valtionhallinnossa enkä oikein näe it-
seäni töissä muualla. Arvostan eduskuntaa instituutiona ja sen
työnantajakuva on ollut silmissäni hyvä. Eduskunnan arkisto-
päällikön tehtävä on haasteellinen ja mielenkiintoinen. Esimies-
tehtävissä on myös mahdollista päästä vaikuttamaan asioihin.
EdUSKUntA on tYöPAiKKAnA AinoA lAAtUAAn.
näKYYKö SE ArKiStoPäälliKön tYöSSä?
Työ on varmasti sisällöllisesti samanlaista kuin muuallakin. Vas-
tuullani on eduskunnan arkistotoimen kehittäminen, ohjaami-
nen ja johtaminen sekä sen sujuvuuden ja asiakirjojen tai niihin
sisältyvien tietojen säilymisen varmistaminen. Vastaan arkiston
tietopalvelusta ja toimin arkistotiimin esimiehenä.
Talossa pitkään työskennelleiden kanssa juteltuani olen kuul-
lut, että poliittinen päätöksenteko on läsnä myös asiantuntija-
päätöksenteossa. Tämä tuo minulle uuden vivahteen työhöni.
Eduskunta on koko ajan median mielenkiinnon kohteena. Tie-
tysti on myös mielenkiintoista seurata sisältä yhteiskunnalli-
sesti merkittävän instituution toimintaa ja kenties päästä jopa
vaikuttamaan siihen.
minKä ASioidEn KEHittämiSEEn Aiot PUrEUtUA
EnSiKSi?
Eduskunnassa on käynnissä voimakas sähköisen asianhallinnan
kehittäminen. Ensin uudistamme valtiopäiväasioiden käsittelyä
tukevat tietojärjestelmät ja myöhemmin hallinnon tietojärjestel-
mät. Myös sähköiseen pitkäaikaisarkistointiin siirtyminen kan-
gastelee tulevaisuudessa. Osa eduskunnan arkistonmuodos-
tussuunnitelmista on vanhoja ja puutteellisia ja ne pitää päivit-
tää vastaamaan nykyajan vaatimuksia.
mitEn SUjUU YHtEiStYö ArKiStolAitoKSEn KAnSSA?
Yhteistyössä arkistolaitoksen kanssa ei ole koskaan ollut on-
gelmia. Tätä tietenkin edesauttavat useat henkilökohtaiset
ystävyys- ja tuttavuussuhteet arkistolaitoksen henkilökuntaan
kuuluvien kanssa.
ArkistourallaEri organisaatioissa työskentelevät arkistoalan ammattilaiset kertovat
palstalla urastaan ja työstään. Tällä ker-taa Aktin kysymyksiin vastaa eduskun-nan tuore arkistopäällikkö Jari Suutari.
HEIKKI RAJALA / EduSKuNTA
20 AKTi 3/2011
21akti 3/2011
Arkistopersoonallisuus Orrmansiirtyi eläkkeelle
orrmAn KoroSti lUEnnoSSAAn Näkökohtia asiakirjojen
seulonnasta ja julkisuudesta näiden ilmiöiden välistä kiinteää yh-
teyttä. Hän muistutti kuulijoitaan seulontaan liittyvistä vastuista:
kerran hävitettyä ei saa takaisin.
Säilytettävän aineiston tulee antaa tutkijoille oikea, totuuden-
mukainen sekä riittävän kattava ja edustava kuva siitä ajasta,
johon se liittyy. Seulontaan liittyvät vaarat, suppressio veri (to-
tuuden salaaminen/häivyttäminen) ja suggestio falsi (tietoinen
harhaanjohtaminen/tosiasioiden vääristävä esittäminen), on
aina pidettävä mielessä. Orrman analysoi luennossaan erityi-
sesti eettisen seulonnan muodostamaa uhkaa tiedon säilymi-
selle.
Henkilörekisterien säilyminen huolettaaLuentoa leimasi syvä huoli tutkimukselle tärkeiden, henkilö-
tietoja sisältävien sähköisten aineistojen säilymisestä. Moder-
ni tutkimus ei enää tyydy pelkkään tapahtumien ja ilmiöiden
toteamiseen ja kuvaamiseen, vaan pyrkii selvittämään niiden
syitä ja syntymekaniikkaa, epäkohtia sivuuttamatta, henkilötie-
tojenkin avulla. Erikseen annetut ns. rekisterilait ajavat arkis-
tolaitoksen arkaluontoisiksi katsottujen henkilörekisteritietojen
säilyttämistä ja hävittämistä koskevan toimivallan ohi, mikä on
jo johtanut tutkimuksen kannalta arvokkaiden aineistojen me-
nettämiseen.
Tilannetta pahentaa arkistolaitoksen epäselvä asema rekisterila-
kien valmistelussa. Maassamme olisi Orrmanin mielestä ehdot-
tomasti saatava aikaan käytäntö, että Kansallisarkisto osallistuu
jo rekisterilakien valmisteluvaiheeseen.
Kaksi näkökulmaa asiakirjajulkisuuteenAsiakirjajulkisuutta analysoidessaan Orrman muistutti tietotarpei-
den ja legitiimin tiedon saannin rajoittamisen ristiriidasta. Monet
tutkijatkin ovat todenneet liiallisen asiakirjajulkisuuden toimivan it-
seään vastaan: tärkeiden kysymysten käsittely jää julkitulon pelos-
sa suulliseksi. Yksityisyyteen vetoamalla voidaan toki asiakirjojen
salassapitoa pitkittää, käytännössä aivan muista syistä.
Orrman katsoi, että nykyisen julkisuuslain salassapitoajat ovat sii-
nä määrin pitkiä, että asiakirjojen seulontaa ei enää voida perus-
tella vetoamalla yksityisyyden suojaan. Luennosta kuulsi tyytyväi-
syys vallitsevaan tilanteeseen.
Nykyiset salassapitoajat ovat Orrmanin mielestä tutkimuksen
kannalta hyväksyttäviä, varsinkin kun arkistolaitokseen siirretystä,
salassa pidettäväksi säädetystä aineistosta saa antaa tietoja tutki-
musta tai muuta hyväksyttävää tarkoitusta varten. Hän muistutti
erikseen julkisuuslain velvoitteesta turvata tutkimuksen vapaus.
Julkisuuslaki heijastaa aikamme arvojaJulkishallinnon henkilörekistereitä koskevia lainsäädäntökäytän-
töjä olisi siis tarkistettava. Orrman totesi puheensa lopuksi, että
nykyinen julkisuuslaki toteuttaa yhteiskunnassamme vallitsevia
arvoja, eikä anna perusteita vaatimuksille hävittää henkilörekiste-
ritietoja yksityisyyden suojan nimissä. Laajan asiakirjajulkisuuden
yhdistäminen yksityisyyden suojaan riippuu viime kädessä sovel-
tavista viranomaisista ja hallintotuomioistuimista.
teksti: pertti hakala, tutkija, Kansallisarkisto
kuVa: tomi mustikka, tiedotusharjoittelija, Kansallisarkisto
Arkistolaitoksessa ja tieteen maailmassa kan-nuksensa hankkinut arkistoneuvos ja professori Eljas Orrman jäi täysin palvelleena eläkkeelle lo-kakuussa 2011. Orrman piti 11.10. läksiäisluennon Kansallisarkistossa runsaslukuiselle yleisölle.
Moni halusi tervehtiä eläkkeelle lähtijää ja esittää lämpimät kiitoksensa avusta ja hyvästä yhteistyöstä.
AKTi 3/2011 21
22 akti 3/2011
rAnKASti YKSinKErtAiStAEn VoiSi SAnoA, että koko his-
toriaprojektin pani käyntiin Suomen YFun 2000-luvun alussa hor-
junut talous. Järjestön oli muutettava pienempiin toimitiloihin,
joissa ei ollut tilaa kellariin kertyneelle kymmenien hyllymetrien
arkistolle. Tilanteen pelasti Kansallisarkisto, jonne aineisto viime
hetkellä luovutettiin.
Poliittinen säie taustallaAmerikkalaislähtöisten vaihto-oppilasjärjestö-
jen arkistoja ei Suomessa ole liiemmin jul-
kisissa arkistoissa käytettävissä. Siksi YFun
1960-luvulta nykypäiviin yltävä laaja aineisto
oli kiinnostava. Yhdessä Kansallisarkistoon jo
aiemmin tallennetun Suomalais-Amerikkalai-
sen Yhdistyksen (SAY) arkiston kanssa se alkoi
avata näkymiä laajempaan kontekstiin: koulu-
laisvaihdon rooliin kylmän sodan kulttuurivaih-
to-ohjelmissa.
Järjestöhistorian rinnalla kulki siten aina
1990-luvun taitteeseen saakka hienon hieno
poliittinen säie, joka ani harvoin kuitenkaan vai-
kutti oppilastasolle saakka. Vasta 1990-luvulta
alkaen koko yhteiskunnan ja koulutusjärjestelmän läpi tunkeutu-
nut kansainvälistymisbuumi teki kansainvälistymisestä sinänsä
itseisarvon.
Lähdemateriaalia useissa arkistoissaHistoriatyön keskeisiä lähdeaineistoja olivat edellämainittujen
arkistojen ohella Yhdysvalloissa Michiganissa, YFun synnyin-
kaupungissa Ann Arborissa säilytettävät aineistot. Suomen
YFun historia-palapelistä puuttuva pala oli naputeltavissa pai-
koilleen Michiganin yliopiston kirjastossa (Bentley Historical
Library). Tämä palanen sisälsi itse asiassa koko Suomen toi-
minnan käynnistämiseen ja ensimmäisten vuosien oppilaisiin
liittyvän tiedon.
Laajemmin aineistoa Suomen ja Yhdysvaltain välisen kulttuuri-
vaihdon tutkimukseen tarjosivat Yhdysvaltain ulkoministeriön
kulttuurivaihdon toimielinten sekä Yhdysvaltain Suomen edus-
tuston asiakirjat Yhdysvaltain kansallisarkistossa Marylandissa,
College Parkissa.
Astetta tuoreempaa, tärkeää lähdemateriaalia
löytyi Suomessa opetusministeriön arkistosta
(Stipendiasiainkeskuksen aineistot 1970-lu-
vulta) sekä YFun Euroopan toiminnan katto-
järjestön EEE-YFun toimistosta Brysselissä.
EEE-YFu on perustettu vuonna 1985 ja toi-
minut siitä alkaen sateenvarjo-organisaationa
Euroopan YFu-maille. useita suomalaisia on
vuosien kuluessa toiminut sen hallituksessa ja
puheenjohtajana.
Makro- ja mikrotason tarinoitaTutkimuksellisesti työn kiinnostavimman osan
muodostavat toiminnan käynnistymisen ja sen
alkuvuosikymmenet laajempiin maailmanpoliittisiin ilmiöihin liit-
tävät pääluvut. Toisaalta lukuisten vaihto-oppilaina ja järjestöteh-
tävissä toimineiden henkilöiden muistot ja kokemukset tuovat
mukaan oman mikrohistoriallisen näkökulmansa.
Lopputulemana voidaan sanoa, että vaihto-oppilastoiminnalle on
paikkansa edelleen. Sen on vain muutettava painopisteitään ja
toimintatapojaan yhteiskunnan kulloistenkin vaatimusten mu-
kaan.
teksti: terttu mämmelä, erikoistutkija, Suomen Urheilumuseo
kuVa: pekka niittyVirta, YFU
Kotonamaailmassa
Suomen YFU täytti 50 vuotta vuonna 2008. Osa-na juhlavuoden tapahtumia käynnistyi Suomen YFUn ja Kansallisarkiston yhteisprojektina histo-riatyö, jonka tulokset esiteltiin kutsuvierasjou-kolle Kansallisarkistossa lokakuun alussa järjes-tetyssä tilaisuudessa. Kimmo Kalela ja Pirkko Savisaari olivat Suomen YFUn
ensimmäiset vaihto-oppilaat vuodelta 1958.
23akti 3/2011
Ajatuksia herättävä ajankuva vuodelta 1937
KUVAn KirjEKUorESSA tUli puutteellisesta osoitteesta
ja oudosta tittelistä huolimatta perille Pellon Väylänpäästä lä-
hetetty ystävällinen onnittelu tuoreelle maan äidille. Kuoren
arvonimi ei missään nimessä ollut ilkeilyä. Ehkä se kuitenkin
oli huomiota herättämään tarkoitettu, koska kirjeellä toimitet-
tiin yksin tein muutakin asiaa.
Kirjeen varsinainen viesti on yhtä riipaisevan paljastava kuin
valitettavan tavanomainenkin ensimmäisen tasavallan Suo-
messa, jolloin kansallislaulun säe kuvasi osuvasti väestön ja
valtakunnan oloja: ”On maamme köyhä ...”
Miksi rajan pinnasta Suomesta lähetetty kirje on koukannut
naapurin puolelta Jarhoisten (Jarhois) kautta? Onko lähettäjä
ajatellut, että ulkomaanposti tavoittaa varmemmin kohteensa
eikä joudu linnan palveluskunnan sensuroimaksi? Vai oliko lä-
hettäjällä yksinkertaisesti käytettävissä vain joentakainen pos-
timerkki? Lihasvoimalla liikkujalle on Väylänpäästä Jarhoisiin
hyvänlaisesti matkaa, joten joku muu syy Tornionjoen ylittämi-
selle kuin lähempänä sijaitseva postikonttori on täytynyt olla.
Mitä tarkoittaa seulonta?
YlEiSKiElESSä SEUlontA tArKoittAA muun muassa
jyvien ja akanoiden sekä maa-aineisten erottelua. Lääkäritkin
seulovat, kun he pyrkivät selvittämään tauteihin altistuneet.
Arkistolaitoksen seulontapolitiikka-asiakirjan (6.10.2008) mu-
kaan seulonnalla tarkoitetaan asiakirjatietojen määrän supis-
tamiseen tähtääviä toimenpiteitä. Niihin kuuluu kolme osa-
tehtävää, joista kahdessa sovelletaan arvonmääritystä.
Arkistolaitos jakaa asiakirjatiedot arvonmäärityksen perusteel-
la pysyvästi ja määräajan säilytettäviin. Arkistonmuodostajan
tehtävänä on määritellä säilytyksen määräajat niille asiakirja-
tiedoille, jotka arkistolaitoksen mielestä eivät ole pysyvästi
säilytettäviä. Seulonnan kolmantena osatehtävänä on määrä-
tä asiakirjatietojen säilytystapa, eli tiedon tallennusväline sen
elinkaaren ajaksi.
Arvonmääritys on osa seulontaaJotkut pitävät seulontaa ja arvonmääritystä synonyymeina,
mitä ne eivät ole. Arvonmääritykseen kuuluu vain tietojen
säilytysarvon määrittely. Sen tuloksena saadaan säilytysaika
kullekin asiakirjasarjalle, tehtäväkohtaiselle asiakirjatyypille
tai muulle asiakirjatietojen ryhmälle.
Seulonnan tuloksena asiakirjatiedot on ”korvamerkitty”. Sen
perusteella suuri osa asiakirjatiedoista erotetaan arkistosta
tai tietojärjestelmästä ja hävitetään. Jotkut kutsuvat tietojen
erottamista ja hävittämistäkin seulonnaksi. Tämä voi johtaa
väärinkäsityksiin. Jos kerrot esimiehellesi, että ”olet jo seulo-
nut asiakirjat”, oletko jo hävittänyt ne vai onko niille vain mää-
ritelty säilytysaika ja -tapa?
Käsitteet seulonta ja hävittäminen on syytä pitää erillään. Hä-
vittämiseen kuuluu asiakirjojen erottaminen alkuperäisestä
yhteydestään ja fyysinen hävittäminen tai niiden toimittami-
nen paperiteollisuuden raaka-aineeksi.
teksti: markku leppänen, ylitarkastaja, Kansallisarkisto
Arkistolöytöjä KäsitätköPalstalla esitellään arkistojen kätköistä löytyneitä kuriositeetteja. Tämä kirje löytyi Kyösti Kallion arkistosta.
Palstalla arkistolaitoksen asiantuntijat avaavat alan termistöä.
För program och anmälningar, se webbadressen:www.nordiskaarkivdagar2012.fi
SOCIALA MEDIER · MINORITETERS ARKIV · INFORMATIONSTJÄNSTER · ARKIVTEKNIK · PRIVATA ARKIV · STYRNINGSVERKSAMHET · HERALDIK · FÖRVARINGSTJÄNSTER
Nordiskaarkivdagar23–25.5.2012På Verkatehdas i Tavastehus, Finland
HA
HM
O