Arkistolaitoksen asiakaslehti 2/2011

sivu 6Henkilö- ja sukuvaakunat esillä näyttelyssä

sivu 12Sata laatikollista tähtitieteen historiaa

sivu 8Keskusarkiston suunnittelu käyntiin

2 akti 2/2011

JulkaisijaArkistolaitos

OsoiteKansallisarkisto

PL 258

00171 Helsinki

Lehden taittoMainostoimisto HINKU

PainopaikkaKopijyvä Oy

Kotisivuwww.arkisto.fi

Tilaukset ja palauteakti@narc.fi

ISSN 1798-2065

PäätoimittajaHeidi Mustajoki, Kansallisarkisto

Toimituskuntayksikön johtaja Juhani Tikkanen, Kansallisarkisto

yksikön johtaja Marja Pohjola, Kansallisarkisto

tutkija Pertti Vuorinen, Kansallisarkisto

johtaja Päivi Hirvonen, Jyväskylän maakunta-arkisto

ToimitussihteeriMinna Nurro, Viestintätoimisto Lumitähti

minna.nurro@pp.inet.fi

akti 2/2011 Sisältö

Kannen kuvaMaria Arponen, Kansallisarkisto

Heraldiikasta kiinnostuneet kutsuvieraat tutustuivat

Kansallisarkiston toukokuussa avattuun näyttelyyn.

Pääkirjoituksen kuvaHeidi Mustajoki, Kansallisarkisto

3 Pääkirjoituksessa valotetaan lukijakyselyn tuloksia.

4 Lyhyet

6 Kansallisarkistossa on kohistu vaakunoista näyttelyn,

kirjan ja tietokannan myötä.

8 Keskusarkisto on arkistolaitoksen suurhanke,

jonka valmistelu on jo päässyt vauhtiin.

10 Kirkonkirjojen tutkimisen lupakäytännöt tarkentuvat

arkistolaitoksessa.

11 Arkistolaitos arvioi yhdessä opiskelijoiden kanssa

verkkopalveluitaan.

12 Helsingin observatoriosta tulee tähtitiedettä

esittelevä yleisökeskus arkistojen siirryttyä

Helsingin yliopiston keskusarkistoon.

14 Yksityisten keskusarkistojen digitointiprojekti

eteni onnistuneesti maaliinsa.

16 Arkistolaitos valmistelee SÄHKE3-normia,

jonka tavoitteena on turvata tietokantojen ja

rekisterien pysyvä säilytys.

17 Sähköisen säilyttämisen hyödyt eivät ole riittävän hyvin

organisaatioiden tiedossa.

18 Black Cultural Archives on Ison-Britannian

afrikkalaistaustaisen väestön ääni.

20 Arkistouralla: tietohallintoasiantuntija Anneli Pekkanen,

ELY-keskusten tietohallintoyksikkö

21 Oulun maakunta-arkisto sai arkistojen kunnostamisella

ja tiivistämisellä aikaan merkittäviä tilansäästöjä.

22 Pohjois-Amerikan suomalaisista tietoa janoavien

kannattaa kääntyä Venäjän arkistojen puoleen.

3akti 2/2011

Pääkirjoitus

Lukija on kuningasAktin toimituskunta kartoitti lukijoiden mielipiteitä lehdestä viime

numeron yhteydessä. Lukijakyselyn tulos oli ilahduttava: lehteen

ollaan tyytyväisiä ja saimme runsaasti kehitysideoita.

Akti on ensi sijassa arkistoammattilaisten lehti. Alan asian­

tuntijoiden ohella tärkeä lukijaryhmä ovat arkistojen loppukäyttäjät

tutkijoista historian harrastajiin. Tavoitteena on tarjota kiinnosta­

vaa, ajankohtaista ja ajatuksia herättävää luettavaa eri lukijaryhmil­

le. Tämä tarkoittaa kertomuksia työstä arkistoalalla, taustoittavia

artikkeleita arkistolaitoksen toiminnasta ja kiehtovia tarinoita eri­

laisista arkistoista.

Selkeys ja luettavuus ovat lehden a ja o, ja kyselyssä näitä ominai­

suuksia kiiteltiin. Samalla toivottiin syvällisempiä ja konkreettisem­

pia artikkeleita arkistokentältä. Erityisesti kunnissa työskentelevät

lukijat kaipasivat juttuja arkistoarjen haasteista, kuten sähköisen

arkistonmuodostussuunnitelman (eAMS) laatimisesta ja tieto­

järjestelmistä. Sähköinen säilyttäminen toistui toive aiheena mo­

nien muidenkin vastauksissa.

Myös perinteisemmille teemoille oli tilausta. Monet lukijat toivoi­

vat juttuja mielenkiintoisista arkistolöydöistä ja aineistoista sekä

erityisarkistojen esittelyjä. Lukijakysely toikin selkeästi esiin, mi­

ten arkistomaailmassa eletään rinnakkaiseloa paperisten ja säh­

köisten aineistojen parissa.

Aktin lukeminen liittyi monelle vastaajalle oman ammattitaidon

kehittämiseen. Lehti nähtiin myös arkistokentän linkkinä. ”Saapu­

essaan Akti on päivän kohokohta. Se on yhdysside arkistoalalla

työskenteleville”, kommentoi eräs lukija.

Aktin toimitus kiittää kyselyyn vastanneita ja ottaa toiveet tarkasti

huomioon tulevien lehtien suunnittelussa. Aktia tehdään ennen

kaikkea lukijoille, jotka päättävät tekstien lukemisesta ja siitä, koe­

taanko lehti tärkeäksi. Ruusuja, risuja ja juttutoiveita voi jatkossa

lähettää osoitteeseen akti@narc.fi.

Miellyttäviä lukuhetkiä toivottaen

Heidi Mustajoki, päätoiMittaja

4 akti 2/2011

FIDA tallettaa suomalaisen teollisen muotoilun historiaa

Suomalainen arkistokenttä laajeni viime vuonna, kun Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston yhteyteen perustettiin Suo­

malaisen Teollisen Muotoilun Arkisto FIDA. Sen tavoitteena on arkis­toida ja edistää teollisen ja käyttäjälähtöisen muotoilun tutkimusta.

FIDAn perustamisen taustalla oli ajatus kerätä järjestelmällises­

ti muotoilijoiden luovan työn tuloksia kertomaan, miten suoma­

laisen, korkeatasoisen teollisen muotoilun tarina on syntynyt.

Arkisto vastaanottaa teolliseen muotoiluun liittyviä aineistoja

muotoilijoilta, suunnittelutoimistoilta ja yrityksiltä esimerkiksi pii­

rustuksien, esitteiden ja prototyyppien muodossa.

FIDAa johtaa arkistonjohtaja Jarmo Luoma­aho. Lisätietoja FIDAn

palveluista voit lukea osoitteesta www.elka.fi/FIDA. Arkiston

netti sivuilta löytyy lisäksi tietokantoja sekä aineistoja esitteleviä

verkkonäyttelyitä.

Arkistolaitoksen työryhmä esittää arkistolain kokonaisuudistusta

Arkistolaitoksen työryhmä esitti kesäkuussa jättämässään

loppuraportissa arkistolain kokonaisvaltaista uudistamista.

Kansallisarkiston asettama työryhmä pohti arkistolain muutos­

tarpeiden lisäksi arkistolaitoksen toimitilojen rakentamista vuoteen

2018 saakka.

Työryhmän mielestä arkistolaki kaipaa selvästi päivittämistä. Lain

päivittämisessä olisi syytä huomioida arkistoalan muuttunut ter­

minologia, joka on saanut rinnalleen digitaalisen maailman käsit­

teitä. Työryhmän mukaan työssä tulisi myös tarkkailla uuden lain

suhdetta tulevaan julkisen hallinnon tietohallinnon ohjausta ja

tieto järjestelmien yhteentoimivuutta koskevaan lakiin.

Toimitila­ ja arkistolakikysymysten valmistelu jatkuu arkisto­

laitoksessa. Opetus­ ja kulttuuriministeriö tulee asettamaan arkis­

tolain uudistamistyöryhmän loppusyksystä 2011.

Ylemmän arkistotutkinnon suorittaminen päättyy arkistolaitoksessa 2014

Arkistolaitos luopuu ylemmän arkistotutkinnon järjestä­

misestä vuoteen 2014 mennessä. Uusia tutkintolupia ei

enää myönnetä, ja nykyiset tutkinnot tulee suorittaa viimeistään

31.5.2014 mennessä.

Arkistolaitoksen päätös perustuu opetus­ ja kulttuuriministeriön

välisissä tulossopimuksissa tehtyihin linjauksiin, joiden mukaan yli­

opistotasoinen arkistokoulutus siirretään yliopistojen hoidettavaksi.

Sitä tarjoavat Tampereen, Turun ja Joensuun yliopistot.

LyhyetAsiakkaat kokeilivat asiakirjojen sähköistä tilausta

Arkistolaitoksessa testattiin kesäkuun aikana uutta verkko­

palvelua Astiaa. Pilotointiin saivat osallistua kaikki Kansallis­

arkiston Rauhankadulla ja Oulun maakunta­arkistossa asioineet

asiakkaat.

Astia on uusi sähköinen tilauksentekotapa, joka tarjoaa mahdol­

lisuuden tilata aineistoa käytettäväksi tutkijasaleissa sekä tehdä

selvitys­ ja käyttölupatilauksia ajasta ja paikasta riippumatta.

Kansallisarkiston Rauhankadun tutkijasalin päivystäjä Pertti Vuori­

nen toteaa pilotoinnin sujuneen varsin hyvin pieniä teknisiä ongel­

mia lukuun ottamatta. Asiakkaiden antama palautekin on ollut posi­

tiivista. ”Tämä on tutkijoille helpompi kuin manuaalinen tilaustapa,

vaikka hakupohjassa on tiettyjä rajoituksia”, Vuorinen selventää.

Väitöskirjaansa kasaava Keijo Karvonen kokeili tilauspalvelua use­

ampaan otteeseen. Karvonen mainitsee uuden palvelun jättäneen

jälkeensä hyvinkin positiivisia kokemuksia. ”Onhan tämä käteväm­

pi ja nopeampi tapa kuin lomakkeiden täyttäminen”, hän kertoo.

Asiakkailta kerätyn palautteen perusteella suurin osa pilotointiin

osallistuneista piti tilausjärjestelmää helppona ja vaivattomana. Aino­

astaan hakutoimintoihin toivottiin enemmän rajaus mahdollisuuksia.

Uutta tilaustapaa voi testata syksyn aikana myös arkistolaitoksen

muissa toimipisteissä. Saadun palautteen pohjalta palvelua kehite­

tään loppuvuonna tapahtuvaa käyttöö nottoa varten.

Keijo Karvonen tilasi asiakirjoja uudella

tilaustavalla kesäkuussa Kansallisarkistossa.

TOMI MUSTIKKA

5akti 2/2011

Libanonin sisällissodan aineistot turvasäilytykseen Suomeen

Kansallisarkisto vastaanotti kesäkuussa digitaaliset kopiot

merkittävästä Libanonin sisällissotaa koskevasta aineis­

tosta. Kansallisarkisto kopioi aineistot kovalevyille huhtikuus­

sa Beirutissa ja asiakirjojen alkuperäiskappaleet jäivät UMAM

Documentation & Research ­keskukseen.

Siirron taustalla oli Kansainvälisen arkistojärjestön ICA:n ihmis­

oikeustyöryhmän näkemys, jonka mukaan kansainvälisesti ainut­

laatuisten dokumenttien digitaaliset kopiot tulisi säilyttää Libanonin

lisäksi myös ulkomailla. Kansallisarkisto sai pyynnön aineistojen

turvakopioinnista ja säilyttämisestä kevättalvella 2011.

UMAM on koonnut Libanonin sisällissotaan 1975–1990 liittyvää

aineistoa ja saattanut sitä avoimesti tutkimuksen ja kansalaisten

käyttöön vuodesta 2004 lähtien. Suomeen kopioidut aineistot

sisältävät muun muassa sisällissodassa surmansa saaneita ja

kadonneita koskevia henkilöasiakirjoja sekä korvaamatonta kuva­

aineistoa.

Kopioidut aineistot eivät ole Suomessa tutkimuskäytössä eikä nii­

tä liitetä turvallisuussyistä tietojärjestelmiin.

Ennätysmäärä uusia yksityisarkistoja

Kaikki merkit viittaavat siihen, että kuluvana vuonna Kansallis­arkistoon vastaanotetaan enemmän yksityisarkistoja kuin

koskaan ennen. Jo kesäkuun loppuun mennessä uusia yksityisar­kistoja on vastaanotettu 280 hyllymetriä 58 eri luovutuksena.

Esimerkkeinä uuden sadon henkilöarkistoista ovat lähetystöneu­

vos Kari Holopaisen ja ministeri Pertti Salolaisen mittavat arkistot

sekä huomattavat lisäykset presidentti Kyösti Kallion, äskettäin

kuolleen Georg C. Ehrnroothin, akateemikko A. I. Virtasen sekä

professoreiden Kalle Väisälä ja Väinö Auer arkistoihin. Pieni har­

vinaisuus luovutusten joukossa on kauan tutkijoiden ulottumatto­

missa ollut nippu Lotta­johtaja Fanni Luukkosen saamia kirjeitä.

Uusista järjestö arkistoista laajin on Suomen luonnonsuojeluliiton

arkisto.

Uudet yksityisarkistot saadaan tutkijoiden käyttöön kuitenkin vas­

ta useamman vuoden viiveellä, sillä arkistot ovat yleensä vastaan­

otettaessa järjestämättä ja luetteloimatta. Tämä työ tehdään Kansal­

lisarkiston yksityisarkistoyksikössä oman henkilökunnan voimin.

Aluehallintovirastojen arkistokokoelmia seulotaan

Kansallisarkisto, valtionvarainministeriö, työ­ ja elinkeino­

ministeriö ja aluehallintovirastot ovat käynnistäneet

aluehallinto viranomaisten, elinkeino­, liikenne­ ja ympäristö­

keskusten arkistokokoelmien seulonta­ ja järjestämishankkeen

touko­kesäkuun vaihteessa Etelä­ ja Lounais­Suomen alueilla.

Hankkeen taustalla on vuonna 2009 tehty periaatepäätös, jon­

ka mukaan Kansallisarkisto vastaanottaa säilytyskustannuksitta

edellä mainittujen virastojen edeltäjäorganisaatioiden pysyvästi

säilytettävän asiakirja­aineiston ilman 40 vuoden aikarajaa. Siirrot

toteutetaan vuoden 2014 loppuun mennessä.

Työn ohjauksesta vastaavat Kansallisarkisto sekä Turun ja

Hämeen linnan maakunta­arkistot. Arkistolaitos vastaa tänä vuon­

na enintään 400 hyllymetrin laajuisen aineiston saattamisesta

siirto kuntoon ja aluehallintoviranomaiset järjestävät omilla resurs­

seillaan samansuuruisen aineiston. Valtiovarainministeriö rahoit­

taa hanketta tänä vuonna 300 000 eurolla.

Libanonin sisällissodan jäljet näkyvät yhä Beirutissa.

JUSSI NUORTEVA

Arkistolaitos esittelee aineistojaan ja palveluitaan 30.9.­

2.10. Turun Messukeskuksessa osastolla B42. Lisäksi ar­

kistolaitos on monipuolisesti mukana messujen ohjelmassa.

Tarkemmat tiedot löytyvät osoitteesta

www.turunmessukeskus.fi.

Arkistolaitos mukana Turun kirjamessuilla ja Suku- ja kotiseutumessuilla

6 akti 2/2011

MAAn HErAlDISEnA vIrAStonA Kansallisarkisto ottaa

kantaa ennen kaikkea julkisiin heraldisiin tunnuksiin. Yksityisiä

henkilö­ ja sukuvaakunoita esittelevän näyttelyn järjestäminen on

kuitenkin monesta syystä luonnollista.

Arkistossa säilytetään usean merkittävän suomalaisen heraldisen

taiteilijan arkistoja, joita näyttelyssä on hyödynnetty. Näyttelyn ko­

koajat ovat myös käyttäneet hyväksi valtioarkiston alkuaikoina har­

joitetun heraldisen tutkimuksen yhteydessä syntyneitä kokonai­

suuksia, ennen kaikkia valtionarkistonhoitaja reinhold Hausenin

keräämiä ja julkaisemia sinetti­ ja vaakunakuvia. Lisäksi näyttelyyn

on lainattu suuri määrä vaakunakuvia ja esineitä.

Artikkelikokoelma näyttelyn pohjanaNäyttely luotiin yhteistyössä Pohjoismaisen heraldisen seuran suo­

malaisten hallituksen jäsenten FM Wilhelm Brummerin ja Ph.D.

Antti Matikkalan kanssa. Avajaistilaisuus Kansallisarkistossa toimi

myös 6. Pohjoismaisen heraldisen konferenssin avajaisina.

Tilaisuudessa julkaistiin Brummerin ja Matikkalan toimittama

artikkelikokoelma Henkilö- ja sukuvaakunat Suomessa, jota voi­

daan pitää ensimmäisenä kattavana tieteellisenä teoksena tällä

alalla. Kirjan ovat kustantaneet Suomalaisen Kirjallisuuden Seura

ja arkistolaitos, ja se sisältää yhteensä 19 artikkelia ja yli 300 ku­

vaa. Kirjoittajat esittelevät sekä uuteen perustutkimukseen liitty­

viä tuloksia että nojautuvat jo aikaisemmin julkaistuihin tutkimus­

tuloksiin.

Myös sinettejä ja vaakunakirjeitä Suomen herttua Bengt Birgerinpojan ratsastajasinetti 1200­lu­

vun lopusta on valittu tunnuskuvaksi koko näyttelylle. Reinhold

Hausen julkaisi siitä aikoinaan kuvan kirjassaan Finlands medel-

tidssigill (1900). Kun taiteilija Akseli Gallen-Kallela vuonna 1918

luonnosteli Mannerheim­mitalin kääntöpuolta, hän käytti ratsas­

tajasinettiä esikuvana. Gallen­Kallelan piirrosta säilytetään Sota­

museossa ja on lainattu sieltä Kansallisarkistoon.

Vaakunoiden käyttö yhdistettiin voimakkaasti aateliin vielä

1900­ luvun alussa. Näyttelyssä on esillä sekä Ruotsin kunin­

kaan antamia vaakunakirjeitä että Venäjän keisarin allekirjoittamia

aatelis korotuspäätöksiä. Monarkin päätöksellä annettujen aatelis­

vaakunoiden aikakausi ulottuu Suomessa 1400­luvun alusta varsi­

naisesti vuoteen 1912.

Vanhin Suomessa alkuperäisenä säilynyt vaakunakirje on näyt­

telyssä esillä oleva Tawast­suvun vuonna 1582 saama kirje. Vii­

meinen aatelointi sijoittuu vuoteen 1912, jolloin ministerivaltio­

sihteeri August langhoff korotettiin keisarin aloitteesta suoraan

vapaaherran arvoon. Kansallisarkisto on näyttelyn yhteydessä

vastaanottanut Langhoffin alkuperäisen, nikolai II:n vahvistaman

vaakunamaalauksen lahjana. Tawast­suvun vaakunaa säilytetään

Suomen ritarihuoneen arkistossa.

Vaakunat ovat suosittu harrastus Henkilö­, suku­ ja yhteisövaakunat ovat viime vuosikymmenien

aikana saavuttaneet melkoisen suosion Suomessa. Suomen He­

raldinen Seura aloitti yksityisten vaakunoiden rekisteröinnin 1962.

Vuoden 2010 lopussa vaakunarekisterissä oli yli 1 600 vaakunaa.

Kiinnostus porvarisvaakunoita kohtaan heräsi jo 1950­luvulla kunnan­

vaakunoiden suunnitteluprosessin ja ruotsalaisten esikuvien vaikutuk­

sesta. Henkilö­ ja sukuseuravaakunoiden lukumäärän räjähdysmäinen

kasvu alkoi kuitenkin vasta 1980­luvun lopulla paljolti sukututkimus­

harrastuksen ja sukuseuratoiminnan aktivoitumisen seurauksena.

Kansallisarkiston näyttely esittelee henkilö- ja sukuvaakunoita

Kansallisarkiston tiloissa toukokuussa avattu Henkilö- ja sukuvaakunat Suomessa -näyttely kertoo, miten vaakunoita on käytetty ilmaise-maan henkilön tai suvun identiteettiä kautta historian. Näyttely esittelee vaakunoiden moni-naista käyttöä ja kehitystä aina 1200-luvun sine-teistä moderneihin porvarisvaakunoihin.

7akti 2/2011

Uusien porvarisvaakunoiden suunnittelemisen tiennäyttäjinä voi­

daan pitää ennen kaikkea kolmea heraldista taiteilijaa: Gustaf von

numers (1912–1978), olof Eriksson (1911–1987) ja Ahti Ham-

mar (1911–1979). He suunnittelivat myös 1950­ ja 1960­luvuilla

merkittävän osan Suomen kunnallisvaakunoista. Muita tuotteliaita

suunnittelijoita ovat olleet robert de Caluwé (1913–2005) ja Kari

K. laurla (1943–2006). Näiden taiteilijoiden vaakunoiden ohella

näyttelyssä esitellään runsaasti viime vuosikymmenen aikana luo­

tuja vaakunoita.

teksti: joHn ströMberg, erikoistutkija, kansallisarkisto

kuvat: sotaMuseo ja kansallisarkisto

Europeana Heraldica avautui netissäKAnSAllISArKISton vErKKoSIvuIllA julkaistiin

toukokuussa Europeana Heraldica -tietokanta, joka

sisältää Suomen kunnallisvaakunat ja hallinnon

sinettejä. Tietokanta toimii osoitteessa www.arkisto.fi/

heraldica. Se sisältää nyt 615 vaakunaa ja 1011 sinettiä,

joista suurin osa kuuluu Kansallisarkiston Heraldica-

kokoelmaan.

Heraldinen tietokantahanke käynnistyi tammikuussa

2011 ja taloudellista tukea siihen saatiin Hjalmari Fin-

nen säätiöltä. Kansallisarkiston antama evästys oli,

että tietokannan on toimittava monilla kielillä, ja että

siinä on samantapaisia haku- ja hyperlinkkitoimintoja

kuin Helsingin yliopiston historiallisessa opiskelija-

matrikkelissa 1640–1852.

Täydentyvä elektroninen hakuteos Kuvien lukumäärää ei ole rajattu, vaan esimerkiksi

Ahvenanmaan maakunnan vaakunan kohdalla on eri

taiteilijoiden piirtämistä saksanhirvistä neljä kuvaa,

joista kahden lähdetietoina ovat linkit Vakkaan ja Di-

gitaaliarkistoon, ja kahden painokuvan kohdalla linkki

kyseiseen kirjaan.

Lisäksi tekstissä olevan hakusana-hyperlinkin kautta

näkee luettelon sineteistä, joiden osana on käytetty

Ahvenanmaan vaakunaa. Lopputulos on eräänlainen

heraldografia eli elektroninen hakuteos, jolla on tutki-

muksen piirteitä.

Sivusto ei ole valmis, vaan se on luonteeltaan yllä-

pidettävä ja laajennettava. Siihen on tarkoitus lisätä

muita koti- ja ulkomaisia heraldisia aineistoja, täyden-

tää hakujärjestelmää sekä korjata havaittuja virheitä ja

puutteita.

Sivuston karttatoimintoa, joka näyttää pistesijainnin,

on määrä kehittää siten, että kartalla näytetään alu-

eiden rajat ja lähistön heraldiset kohteet. Myös kieli-

versioiden lukumäärää on tarkoitus lisätä, koska tieto-

kannasta tulee Kansallisen digitaalisen kirjaston kautta

osa Europeanaa, Euroopan digitaalisen kulttuurin ja

taiteen keskusta.

teksti: Yrjö kotivuori, tutkija, Kansallisarkisto

Suurlähettiläs P. K. Tarjanteen vaakuna, jonka on suunnitellut Gustav

von Numers. Vaakunan aaltoelementit viittaavat Tarjanne-veteen.

Vaakunanäyttely on avoinna Kansallisarkistossa lokakuun 28.

päivään saakka.

8 akti 2/2011

ArKIStolAItoKSEn AInEIStoMÄÄrÄ vuoden 2010 lopulla

oli noin 190 hyllykilometriä. Selvitysten perusteella tiedetään, että

viranomaisilla on lähes saman verran pysyvästi säilytettäväksi

määrättyä aineistoa, joka aikanaan siirtyy arkistolaitokselle. Säh­

köisen asiakirjahallinnan kehittyessä yhä useampi haluaa luovuttaa

aineistot jo ennen nykyisin noudatettua 40 vuoden siirtosykliä.

Säilytystilan tarve siis kasvaa voimakkaasti arkistolaitoksessa tu­

levina vuosina. Miten toimia, jotta tieteellisesti ja kulttuurisesti

merkittävät aineistot voitaisiin säilyttää turvallisella ja kustannus­

tehokkaalla tavalla ja niihin kohdistuvat tietopalvelutarpeet voitai­

siin hoitaa mahdollisimman hyvin?

Ajatus nousi esille syksyllä 2008Ajatus kaiken rakennustoiminnan keskittämisestä yhteen kohtee­

seen – arkistolaitoksen keskusarkistoon – muotoiltiin ensimmäi­

sen kerran kirjalliseksi esitykseksi muistiossa Alueellistaminen ja

arkistolaitos lokakuussa 2008. Siinä esitettiin maakunta­ arkistojen

rakennustoiminnan keskittämistä yhteen paikkaan: Vaasaan pe­

rustettavaan keskusarkistoon. Ensimmäisen suunnitelman mu­

kaan sinne olisi kohdistettu kaikki maakunta­arkistojen uudet

arkisto siirrot.

Kansallisarkiston tulevat arkistosiirrot puolestaan suunniteltiin

keskitettäväksi Hämeenlinnaan. Mikkeliin olisi alueellistamis­

toimena sijoitettu arkistolaitoksen konservointitoimintaa. Keskus­

arkistoajatus oli näin lähtenyt liikkeelle ja sen täsmällisempi suun­

nittelu alkoi.

Keskusarkisto sai vuonna 2009 yhä vahvemman aseman strate­

gisessa suunnittelussa. Ministeriössäkin ajatukseen ja alueellis­

tamistavoitteisiin suhtauduttiin myönteisesti. Suurimpana syynä

siihen oli varmasti se, että ministeriön hallinnonalalta oli tullut vain

vähän ehdotuksia hallituksen alueellistamispakettiin. Arkistolai­

toksen oma­aloitteisuus oli siis tervetullutta.

Mikkeli sai laajaa kannatusta

Vuoden 2009 alkupuolella Mikkeli alkoi nousta Vaasan ohi keskus­

arkiston sijoituspaikkana. Mikkelissä toimivat jo maakunta­arkisto

ja Elinkeinoelämän keskusarkisto (ELKA). Siellä oli myös Kansallis­

kirjaston digitointi­ ja konservointikeskus, jonka arvioitiin tarjoavan

synergiaetuja toiminnalle. ELKA oli jo saanut toteuttaakseen Sota­

arkiston järjestämättömien aineistojen mittasuhteiltaan poikkeuk­

sellisen suuren järjestämishankkeen.

Lisätukea antoi Mikkelin kaupunki, joka oli päättänyt ottaa arkisto­

toiminnan osaksi kehittämisstrategiaansa. Kaupunki teki valtio­

neuvostolle tammikuun 2009 lopulla esityksen, jossa nämä näkö­

kulmat olivat vahvasti esillä. Paikalliset mediat esittelivät näkyvästi

suunnitelmia, joiden toivottiin tuovan kaupunkiin valtiosektorin

työpaikkoja.

Opetus- ja kulttuuriministeriön viime joulukuussa tekemän periaatepäätöksen mukaan arkisto-laitoksen keskusarkisto nousee Mikkeliin vuo-teen 2018 mennessä. Arkistolaitos asetti viime toukokuussa kaksi työryhmää valmistelemaan suurhankkeen käytännön töitä.

Arkistolaitoksen rakentaminen keskitetään uuteen keskusarkistoon

9akti 2/2011 9

Helmikuussa 2009 keskusarkistokaavailuun nousi esiin vie-

lä yksi uusi ehdokas, Jyväskylä. Arkistolaitos teki opetus- ja

kulttuuriministeriölle 3.2.2009 esityksen, jossa esitettiin alus-

tavia vertailuja eri sijoituspaikkojen välillä. Vahvimmiksi vaih-

toehdoiksi nähtiin Mikkeli ja Jyväskylä.

Valtioneuvoston alueellistamishankkeiden arviointikehikon

perusteella tekemässään arvioinnissa arkistolaitos päätyi

16.3.2009 esittämään ehdottamansa keskusarkiston sijoitus-

paikaksi Mikkeliä.

Ministeriö halusi kuitenkin vielä arvioida tarkemmin tehtyä

esitystä. Se asetti 7.8.2009 rakennusneuvos Erkki Ahon selvi-

tysmieheksi. Hänen tehtävänään oli arvioida arkistolaitoksen

tilantarpeen kehitystä vuoteen 2025 ja tehdä esitys toiminnal-

lisesti ja taloudellisesti perustellusta arkistorakentamisesta.

Selvitysmiehen perusteellinen muistio Arkistolaitoksen kes-

kusarkiston perustamistarpeen selvittäminen (Opetusmi-

nisteriön työryhmämuistioita ja selvityksiä 2010:2) ilmestyi

tammikuussa 2010. Siinä Aho yhtyi pitkälti arkistolaitoksen jo

aiemmin tekemään esitykseen. Hänkin kannatti rakentamisen

keskittämistä perustettavaan keskusarkistoon ja piti Mikkeliä

parhaana vaihtoehtona sen sijoituspaikaksi. Keskusarkiston

valmistumisen hän kuitenkin sijoitti vuoteen 2020.

Tilanpuute kirittää aikataulua Arkistolaitos yhtyi muuten selvitysmiehen näkemyksiin, mutta

piti rakennusaikataulua liian hitaana. Arkistotilat olivat vaaras-

sa täyttyä vuoteen 2020 mennessä. Sen taas pelättiin johtavan

epätarkoituksenmukaisiin siirtoihin eri yksiköiden välillä.

Uutena argumenttina nopeammalle aikataululle oli Sörnäisten

kiinteistön – entisen Sota-arkiston – vuokrasopimuksen um-

peutuminen toukokuussa 2018. Arkistolaitos esitti sen vuoksi

lausunnossaan, että rakentaminen aikataulutettaisiin siten,

että Sörnäisten tiloista voidaan luopua vuokra sopimuksen

umpeutuessa. Jos keskusarkisto olisi käytettävissä, voitai-

siin kaikki passiiviaineistot ja digitoidut aineistot siirtää sinne

sekä maakunta-arkistoista että Kansallisarkistosta.

Ministeriö otti kantaa asiaan pitkän sisäisen harkinnan jäl-

keen vasta joulukuussa 2010. Opetusministeri Henna virk-

kunen alle kirjoitti 14.12.2010 periaatepäätöksen arkisto-

laitoksen keskus arkiston perustamisesta. Päätös noudatti

arkisto laitoksen toivomuksia. Sijoituspaikaksi vahvistettiin

Mikkeli ja rakennushankkeen tuli edetä siten, että tilat voi-

daan ottaa käyttöön vuosien 2017 ja 2018 vaihteessa.

Hankkeelta puuttuu enää rahoitus

Keskusarkistosuunnitelman toteuttaminen edellyttää peri-

aate päätöksestä huolimatta vielä paljon töitä. Arkistolaitos

asetti 16.5.2011 kaksi työryhmää tekemään jatkovalmisteluja.

Vastuualuejohtaja Jaana Kilkin tehtävänä on suunnitella

tilanhallinnan käytäntöjä, määritellä siirrettävät passiiviai-

neistot ja tehdä esitys siirtojen logistisesta toteutuksesta.

Suunnittelu johtaja Jorma vappulan vastuulla on työryhmä,

joka vastaa rakennuksen hankesuunnitelman valmistelusta.

Kaikki siis näyttää keskusarkistoratkaisun kannalta varsin hy-

vältä syksyllä. Enää yksi tärkeä asia puuttuu – rahoitus.

teksti ja kuvat: jussi nuorteva, pääjohtaja, Kansallisarkisto

10 akti 2/2011

Syyskuusta 2011 lähtien arkistolaitos antaa alle sata vuotta vanhoja väestörekisteriasiakirjoja sukututkijoiden käyttöön aiempaa valvotum-min. Uuden käytännön taustalla ovat tietosuoja-vaatimukset.

KorKEIn HAllInto-oIKEuS antoi marraskuussa 2010 pää­

töksen, jonka mukaan yksittäisellä sukututkijalla ei ollut oikeutta

saada kirkonkirjoja omatoimisesti tutkittavaksi, koska käyttö­

rajoituksen alaisia henkilötietoja ei voitu erottaa muista tiedoista.

Kirkkohallitus suositteli maaliskuussa 2011, että seurakunnat an­

taisivat oma toimisesti tutkittavaksi vain sata vuotta vanhempia

kirkonkirjoja. Suuri osa seurakunnista on päättänyt toimia suosi­

tuksen mukaisesti. Seurakuntien päätökset sitovat arkistolaitosta,

jolla on hallussaan kyseisten seurakuntien kirkonkirjoja.

Suomen Sukututkimusseuran, arkistolaitoksen ja kirkko hallituksen

edustajat keskustelivat helmikuussa 2011 tietosuoja valtuutetun

johdolla KHO:n päätöksestä. Sen todettiin edellyttävän väestö­

rekisteriasiakirjojen eli kirkonkirjojen ja siviilirekisterien tieto­

turvallista ja valvottua käyttöön antamista, mutta ei niiden oma­

toimisen tutkimisen kategorista kieltämistä.

Tältä pohjalta arkistolaitos on linjannut, että sen omistuksessa

olevia, luovutetun alueen seurakuntien sata vuotta nuorempia

väestö rekisteriasiakirjoja annetaan edelleen omatoimisesti tutkit­

tavaksi kehittämällä niiden käyttöön antamisen menettelytapoja.

Nuorimpien väestörekisteriasia-kirjojen käyttö onnistuu yhä

Tutkimushanke selvitettävä tarkemmin Väestörekisteriasiakirjojen lupakäytäntöä kehitetään niin, että se

lisää asiakirjoja käyttöönsä pyytävien tietoisuutta henkilötietojen

tietoturvallisen keräämisen ja käsittelyn vaatimuksista.

Jatkossa sata vuotta nuorempien väestörekisteriasiakirjojen

käyttöön saanti edellyttää oman tutkimushankkeen tarkempaa

selvittämistä. Selvitys annetaan valmiilla lomakkeella tai vapaa­

muotoisena tutkimussuunnitelmana. Mikäli tutkimus on tarkoitus

julkaista, edellytetään myös henkilötietolain mukaisen rekisteri­

selosteen liittämistä käyttölupahakemukseen.

Luovutetun alueen väestörekisteriasiakirjoja annetaan käyttöön

yksinomaan digitaalisina. Tämä mahdollistaa niiden tutkimisen

tarvittaessa vaikka kuva kerrallaan. Näin arkistolaitos saa yksityis­

kohtaisen lokitiedon siitä, mitä asiakirjoja asiakas on milläkin het­

kellä käyttänyt.

Tutkimuslupa on hankekohtainenKäyttölupa myönnetään kerralla kaikkiin sata vuotta nuorempiin

väestörekisteriasiakirjoihin, mutta asiakirjat tilataan ja avataan

asiakkaan käyttöön sitä mukaa, kun niitä tutkimushankkeessa

tarvitaan. Tutkimuslupa on hankekohtainen ja voimassa kaikissa

arkistolaitoksen yksiköissä korkeintaan kolme vuotta. Tutkimus­

hankkeen muuttuessa on lupa haettava uudelleen.

Uusi toimintatapa otetaan käyttöön syyskuun 2011 alusta. Tällöin

arkistolaitoksen kaikissa tutkijasaleissa on riittävästi asiakas­

päätteitä luovutetun alueen väestörekisteriasiakirjojen käyttämi­

seen digitaalisina kopioina.

Nykyajan yksityisyyden suojan vaatimusten toteuttaminen sel­

laisten asiakirjojen käytössä ja käyttöön antamisessa, joita laa­

dittaessa asiaa ei ole voitu ottaa huomioon, merkitsee lisävaivaa

niin asiakkaille kuin arkistolaitoksellekin. Sitä tuskailtaessa on

hyvä muistaa, että ainoa vaihtoehto on vielä huonompi.

teksti: jaana kilkki, kehitysjohtaja, Kansallisarkisto

kuva: YksitYisarkisto, kansallisarkisto

Suvun tutkiminen sata vuotta

nuoremmista kirkonkirjoista on mahdollista

arkistolaitoksessa jatkossakin.

11akti 2/2011

Opiskelijat arvi oivat arkisto laitoksen verkko palvelutArkistolaitos kaipasi virkistäviä ehdotuksia ja rakentavaa palautetta verkkopalveluistaan. Tehtävään valjastettiin Tampereen yliopiston informaatio tutkimuksen ja interaktiivisen median laitoksen opiskelijat, jotka työstivät aihetta vii-den työryhmän voimin.

vIIME tAlvEnA AlKAnut yhteistyö pureutui arkistolaitoksen

nykyisiin ja kehitteillä oleviin verkkopalveluihin, kuten kotisivuihin

ja asia kirjojen sähköiseen tilauspalveluun Astiaan. Opiskelijat jaet­

tiin pohtimaan viittä eri osahanketta, jonka jokaisen valvojana ja

auttavana osapuolena toimi arkistolaitoksen asiantuntija.

Opiskelijoiden työt painottuivat verkkopalveluiden käytettävyyteen

ja tunnettuuteen. Ongelmakohtia pohdittiin palveluiden nykyisten

käyttäjien sekä tulevaisuuden asiakkaiden näkö kulmasta. Työ­

ryhmät esimerkiksi kutsuivat koehenkilöitä testaamaan arkisto­

laitoksen verkkopalveluita ja vertailivat palveluita muihin muisti­

organisaatioihin Suomessa ja maailmalla.

Yhteistyö hedelmällistäKansallisarkiston tietopalveluyksikön johtaja Markku Mäenpää

kertoo yhteistyön tuottaneen molemmille osapuolille myönteisiä

kokemuksia. ”Opiskelijat ovat kokeneet saavansa projektien avul­

la jotain konkreettista aikaan ja me olemme saaneet palautetta ja

ideoita purtavaksi”, hän toteaa.

Yhteistyön synnyttämiä ideoita oli helppo lähteä toteuttamaan

käytännössä. ”Opiskelijoiden korkea ammattitaito ja motivaatio

aikaansaivat sen, että kyselyn tulosten analyysi tuotti valmiita suo­

situksia ja kehittämismalleja, joita voitiin hyödyntää sellaisenaan”,

kertoo tutkija tomi Ahoranta.

Ideat ja kehitysehdotukset näkyviksiArkistolaitoksen Näkökulmia arkistosta ­blogi on kokenut tähän

mennessä näkyvimmät yhteistyön pohjalta tehdyt muutokset.

Blogikirjoituksia on ryhdytty asiasanoittamaan ja niiden levittämistä

sosiaalisessa mediassa on parannettu. Myös arkistolaitoksen koti­

sivujen tietokantoja sisältävä sivu on kokenut suuren muutoksen.

Opiskelijoiden ideat ovat apuna myös pitkäjänteisessä suunnit­

telussa. Projektipäällikkö Maija-liisa tuomen vetämän ryhmän

loppuraporttia on hyödynnetty sähköisen tilauspalvelun kehittä­

misessä. ”Palvelun ulkopuolinen testaus tuki mainiosti jo talon

sisältä tulleita ehdotuksia”, arvioi Tuomi.

”Myös täysin uusia ideoita tuotiin esille ja ne otetaan huomioon

palveluiden suunnittelu­ ja kehitystyössä”, kertoo suunnittelija

Kare Salonvaara. ”Esimerkiksi Portti­palvelun löydettävyyttä voi­

daan vielä parantaa ja siihen panostetaankin.”

Yhteistyö tuotti myös uusia näkökulmia verkkopalveluiden käyttä­

järyhmien tarkasteluun: ”Portin käyttäjistä vain suhteellisen pieni

osa seuraa arkistolaitoksen blogia ja blogin lukijoista vastaavasti

vain osa tuntee arkistolaitoksen muita verkkopalveluita”, Ahoranta

selventää.

Yhteistyö saa jatkoaToinen yhteistyöprojekti on saatu jo päätökseen ja sen tuloksia

käydään parhaillaan läpi. Markku Mäenpään mielestä tulevissa

projekteissa olisi tärkeää katsella myös taaksepäin ja arvioida,

miten kehitysehdotuksia on käytännössä toteutettu ja millaista

palautetta niistä on syntynyt. Yhteistyö jatkuu joka tapauksessa

tulevaisuudessa.

teksti ja kuva: toMi Mustikka, tiedotusharjoittelija, Kansallisarkisto

12 akti 2/2011

Helsingin observatorio on kätkenyt suomalaisen tähtitieteen historiaa yli 200 vuoden ajalta. Nyt aineisto on seulottu ja järjestetty Helsingin yli-opiston keskusarkistoon, ja observatorioon tu-lee tähtitiedettä esittelevä yleisökeskus.

tÄHtItornInMÄEllÄ YlvÄÄnÄ seisova Helsingin yliopiston

observatorio valmistui vuonna 1834, kun yliopisto siirrettiin Turun

palon jälkeen Helsinkiin. Carl ludvig Engelin ja tähtitieteen pro­

fessori Friedrich Argelanderin yhdessä suunnittelema tähtitorni

oli valmistuttuaan aikakautensa parhaiten varustettuja. Sen erikoi­

suutena olivat kääntyvät tähtitornit elimellisenä osana rakennusta.

Helsingin observatoriossa tehtiin havaintoja toiseen maailman­

sotaan saakka. Sen jälkeen kaupungissa lisääntyneet savu ja va­

lot pakottivat tähtitieteilijät siirtämään havaintotoiminnan Helsingin

ulko puolelle, pääosin Kirkkonummelle Metsähovin observatorioon.

Tähtitorninmäelle jäivät edelleen yliopiston tähtitieteen laitoksen

työ­ ja opetustilat sekä kirjasto. Vuoden 2010 yliopistouudistuksen

myötä tähtitieteen laitos lakkautettiin ja yhdistettiin fysiikan laitok­

seen, ja tähtitieteilijät siirtyivät Kumpulan kampukselle. Observa­

torio määrättiin peruskorjattavaksi.

Sata laatikkoa asiakirjojaKevääseen 2012 kestävän remontin jälkeen observatoriossa ava­

taan elämyksellinen yleisökeskus, joka esittelee tähtitieteen his­

toriaa, nykyhetkeä ja tulevaisuutta. Yleisökeskus on osa Helsingin

yliopistomuseota. Rakennukseen tulee myös kahvila sekä Tähti­

tieteellisen yhdistyksen Ursan toimitiloja.

Tähtitieteilijöiden siirryttyä Kumpulaan observatoriolle jäi almanak­

katoimisto, kirjasto, historialliset havaintovälineet sekä arkisto­

aineisto. Alkavan remontin tieltä rakennus oli tyhjennettävä ko­

konaisuudessaan. Näin sai alkunsa arkiston järjestämisprojekti,

johon allekirjoittanut palkattiin kesäkuun 2010 alusta alkaen.

Observatorion asiakirja­aineisto oli tarkoitus seuloa, inventoida

karkeasti ja siirtää tämän jälkeen Helsingin yliopiston keskus­

arkistoon, jossa se järjestettäisiin lopullisesti. Keväällä 2010 yli­

opiston keskusarkiston arkistopäällikkö Juha Hannikainen ja

tietopalvelusihteeri Jouni nikula kävivät observatorion läpi huo­

ne huoneelta ullakoita ja kellareita myöten, ja kokosivat asiakirja­

aineiston muuttolaatikoihin. Aineistoa kertyi yli 100 laatikkoa.

Aineisto säilynyt varsin hyvinInventointi tehtiin kesän 2010 aikana. Observatorio on säilyttänyt

kätköissään asiakirjoja ja muuta aineistoa reilun 200 vuoden ajalta,

sillä tätä ennen talosta ei ole tehty arkistosiirtoja. Vanhimmat asia­

kirjat ulottuvat 1700­luvulle, Turun Akatemian aikaan, sillä yliopis­

ton siirryttyä Helsinkiin Turun Vartiovuoren tähtitornin asia kirjat,

havaintokojeet ja kirjasto muutettiin uuteen observatorioon.

Akatemian aikaisista kokoelmista mainitsemisen arvoisia ovat

muun muassa Jacob Gadolinin havaintomuistiinpanot 1750­lu­

vulta sekä professori Friedrich Argelanderin Turussa tekemät ha­

vainnot, joiden perusteella hän julkaisi vuonna 1835 tähtiluettelon

Catalogus Aboenis.

Osa vanhimmista asiakirjoista toimitettiin Mikkelin konservointi­

keskukseen pintapuhdistettavaksi, mutta muuten aineisto oli var­

sin hyvin säilynyt. Syyskuun lopulla seulottu ja inventoitu aineisto

siirrettiin yliopiston keskusarkistoon. Tähtitorninmäen observatorio valmistui vuonna 1834.

EVA ISAKSSON

JOUNI NIKULA

Tähtitieteellinen arkistourakka

Astronomista kirjeenvaihtoa 1800-luvulta.

13akti 2/2011

Kansainvälistä tähtikartoitustaObservatorion arkisto on tieteenhistoriallisesti arvokas ja ainut­

laatuinen kokonaisuus. Suomalaiset tähtitieteilijät ovat osallistuneet

laajoihin kansainvälisiin yhteistyöhankkeisiin jo 1700­luvulta lähtien.

Vuosina 1761 ja 1769 sattuneet Venuksen ohikulut tarjosivat mah­

dollisuuden auringon etäisyyden mittaamiseen, ja ohikulkuja mi­

tattiin eri puolilla maailmaa. Suomessa havaintoja teki Anders

Planman muun muassa Kajaanissa. Nämä alkuperäiset mittauk­

set ja muistiinpanot ovat observatorion arkistossa.

Sata vuotta myöhemmin professori Adalbert Krueger otti osaa

Astronomische Gesellschaftin eli tähtitieteilijöiden järjestön suureen

tähtiluettelotyöhön. Hän havaitsi ohikulkukoneella 14 680 tähteä, ja

havainnot lepäävät nyt yliopiston keskusarkiston makasiinissa.

Observatorion historian kenties laajin kansainvälinen yhteistyö­

projekti lienee vuosina 1890–1937 toteutettu tähtivalokuvaus­

ohjelma, jossa valokuvattiin koko taivas 17 observatorion

yhteistyönä. Professori Anders Donnerin johdolla Helsingin tähti­

tornissa kuvattiin Helsingin taivaanvyöhyke ja mitattiin tähtien pai­

kat valokuvalevyiltä. Tuloksista koottiin Carte du Ciel ­tähtiluettelo.

Lähes 50 vuotta kestänyt projekti tuotti 1 008 valokuvalevyä sekä

runsaasti muuta aineistoa, kuten kuvauspäiväkirjoja, mittaus­ ja

laskupöytäkirjoja sekä levykortiston.

Luettelossa viisi pääsarjaaObservatorion arkiston painopiste on tutkimusaineistoissa, varsi­

naista laitoshallinnollista materiaalia on selvästi vähemmän. Suu­

ren osan arkistosta muodostavat professoreiden ja observaatto­

reiden kokoelmat. Kahdeksan eri henkilön aineistokokonaisuudet

haluttiin sisällyttää osaksi observatorion arkistoa, eikä tehdä niistä

itsenäisiä henkilöarkistoja. Osittain tämän vuoksi luettelointityös­

sä katsottiin parhaaksi hylätä perinteinen ABC­kaava ja etsiä toi­

senlainen ratkaisu.

Toiminnalliseen arkistokaavaan perustuvaan luetteloon muodostui

lopulta viisi pääsarjaa: Laitoshallinto, Opetus ja opiskelu, Tutki­

mustoiminta, Henkilöiden aineistot sekä Valokuvat, piirustukset ja

painotuotteet. Arkiston lopullinen laajuus on 27 hyllymetriä.

Koko järjestämisprosessin aikana allekirjoittaneella oli onni saada

tarvittaessa asiantuntija­apua tähtitieteen professori tapio Mark-

kaselta, joka auttoi asiakirjojen tunnistamisessa ja tarkisti lopul­

lisen luettelon terminologian. Tähtitieteellisiä laskelmia ja mate­

maattisia kaavoja vilisevän arkiston läpikäyminen ja siitä järkevän

kokonaisuuden muodostaminen ilman asiantuntija­apua olisi ollut

humanistille todennäköisesti lähes mahdoton tehtävä.

teksti: Marianne Hirvonen, arkistonhoitaja, Helsingin yliopiston keskusarkisto

kuva: Helsingin observatorion arkisto

Helsingin observatoriossa havainnoitiin tähtitaivasta toiseen maailmansotaan asti.

14 akti 2/2011

Yksityiset Keskusarkistot ry (YKA) aloitti keväällä 2009 aineistojen digitointiprojektin. Se osoittautui haastavaksi, mutta alkuvaikeuksien jälkeen loppu-tulos oli onnistunut. Säilytettävää digitaalista ai-neistoa syntyi kaiken kaikkiaan 30 teratavua.

oPEtuS- JA KulttuurIMInIStErIö myönsi Yksityiset Kes­

kusarkistot ry:lle 780 000 euron hankemäärärahan arkistomate­

riaalin digitointiin, metadatojen ja käyttökopioiden luontiin sekä

syntyneiden digitaalisten aineistojen säilytykseen maaliskuussa

2009. Tavoitteena oli arkistomateriaalin sähköisen saatavuuden

parantaminen osana Kansallinen Digitaalinen Kirjasto ­hanketta.

Määrärahasta noin 500 000 euroa osoitettiin ostopalveluihin ja lo­

put arkistojen omana työnä tehtävään digitointiin, esivalmisteluihin,

tieto kantojen päivittämiseen ja metadatatietojen tallentamiseen.

YKA:n hallituksen valtuuttamana Porvarillisen Työn Arkisto joh­

ti projektin hallinnointia ja valmisteluja. Hankkeen onnistumisen

kannalta tärkeintä oli saada yhdeksän arkistoa toimimaan yhte­

nä kokonaisuutena. Vaikeusastetta lisäsivät arkistojen erilaiset

henkilöstö resurssit ja tietotekniset valmiudet.

Projektirahoitukseen liittyvänä mielenkiintoisena vivahteena mainit­

takoon normaalista kaavasta poikennut rahanjakoperiaate. Kaikille

arkistoille, koosta riippumatta, tarjottiin samansuuruinen osuus.

Työryhmä määritteli laatuvaatimuksetHallinnon kannalta merkittävimmät asiat liittyivät teknisten mää­

ritysten valmistelemiseen ja hankintojen kilpailutukseen. Kilpai­

lutuksessa päädyttiin kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn, joka

mahdollisti sekä markkinatilanteen kartoittamisen että teknisiin

yksityiskohtiin liittyvän vuoropuhelun palveluntarjoajien kanssa.

Teknisten laatuvaatimusten määrittelemiseksi perustettiin eril­

linen tekninen työryhmä. Kirjoittajan lisäksi siihen kuuluivat

tutkijat Pia Pursiainen (Kansan Arkisto), liisa vuori-Mattila

(Toimi henkilö arkisto) ja veikko rytkönen (Työväen Arkisto) sekä

arkistonjohtaja Jarmo luoma-aho (ELKA).

Yksityiset Keskusarkistot ry:n digitointiprojektissa digitoitiin muun muassa vanhoja julisteita.

YKA selvitti haastavan digitointiprojektin kunnialla

15akti 2/2011

Laatukriteerien lähtökohtana olivat Kansallisarkiston digitoinnin

laatukriteerit, joiden ohella pyrimme huomioimaan eri arkistojen

tekniset lähtökohdat ja digitaalisten aineistojen käyttötarpeet. Esi­

merkiksi käyttökopioissa päädyttiin kaksiosaiseen malliin: teksti­

asiakirjoista vaadittiin sekä jpg­käyttökopio että maksimissaan

50­sivuinen tekstitunnistettu pdf/a­käyttökopio.

Arkistojen arjessa edettiin vauhdillaHallinnollisella puolella hanke eteni verkkaisesti hankintalain py­

kälien mukaisesti, mutta arkistojen arjessa toiminta oli hektistä.

Digitoitavaksi otettiin pääasiassa arkistojen keskeinen asiakirja­ai­

neisto, esimerkiksi pöytäkirjoja. Aineisto kartoitettiin pika vauhdilla,

laadittiin digitointiohjeistuksia sekä tehtiin aineistojen esi­

valmisteluita. Yhdeksän arkiston erittäin lyhyessä ajassa tekemien

esivalmistelujen tuloksena digitoitavaksi kelpaavaa aineistoa ker­

tyi noin 750 000 mikrofilmiotosta, yli 300 000 paperiasiakirjaa, yli

1 600 julistetta ja karttaa sekä yli 1 500 tuntia AV­materiaalia.

Heti kilpailutuksen alussa kävi selväksi, ettei projekti etenisi

digitointivaiheeseen nopeasti. Tekniset laatuvaatimukset lyötiin

lukkoon kesäkuussa 2009, ja hankintailmoitus saatiin HILMA­

ilmoituskanavaan vasta 1.9.2009. Tarjouspyyntövaihe venyi siten

vuodenvaihteeseen 2009–2010.

Määräaikaan mennessä saatiin neljä tarjousta, jotka pisteytettiin

siten, että hinnan painoarvo oli 40 prosenttia ja laadun 60 pro­

senttia. Sopimusneuvotteluihin valittiin kolme palveluntarjoajaa:

mikrofilmeistä vastannut Itella Information Oy, paperiasiakirjoista

ja julisteista vastannut Multiprint Oy sekä AV­materiaaleja ja säily­

tystä hoitanut Mikkelin Ammattikorkeakoulu Oy.

Tiukka aikataulu sitoi resurssejaKoe­erien digitoinnit osoittautuivat muutamien aineistotyyppien

osalta arvioitua haasteellisemmiksi, minkä seurauksena tuotanto­

vaiheeseen päästiin kunnolla vasta elokuussa. Kaiken kaikkiaan

palveluntarjoajat digitoivat syksyllä 2010 yli miljoona paperi­

asiakirjaa tai mikrofilmiotosta, 1 303 tuntia AV­materiaalia, 1 005

karttaa ja 554 julistetta. Neljän arkiston omana työnä digitoitiin yli

200 000 asiakirjaa ja 1 000 valokuvaa.

Myös palveluntarjoajien digitoimat yli miljoona asiakirjaa merkit­

sivät suurta työtaakkaa yksittäisille arkistoille, sillä aineistojen

tarkastaminen tiukassa aikataulussa oli haasteellista. Esimerkiksi

Keskustan ja maaseudun arkistolta kului työaikaa tähän yli sata

tuntia. Pahimmillaan arkistossa saattoi samanaikaisesti olla kaksi­

kin tarkastettavaa aineistoerää yhtä aikaa.

Aikataulupaineiden vaikutus näkyi myös projektin jälkeen tehdyssä

kyselytutkimuksessa: jopa 70 prosenttia arkistoista oli sitä mieltä,

että projekti sitoi liikaa henkilöresursseja. Toisaalta 70 prosentin

arkistoista piti projektia koulutuksellisesti hyödyllisenä. Projektin

lopputulos oli onnistunut 90 prosentin mielestä.

Merkittävin havainto liittyi kuitenkin digitoinnin suoritustapaan:

ostopalvelut eivät kaikissa tapauksissa tarjonneet arkistojen kan­

nalta helpointa ja kustannustehokkainta ratkaisua. Tätä mieltä oli­

vat ainakin ne arkistot, jotka digitoivat sekä omana työnään että

ostopalveluina.

Sitoutuminen toi hyvän lopputuloksenYhteenvetona todettakoon, että projekti oli tulosten valossa on­

nistunut. Myös rahoituksen myöntänyt taho saattoi olla tyytyväi­

nen, sillä palautettavaa jäi noin 100 000 euroa.

Jälkiviisaasti voisi todeta, että parempiin tuotantolukuihin olisi voi­

tu yltää. Projektin kahden viimeisen kuukauden tuotantolukujen

perusteella koe­erävaiheen venyminen kahdella kuukaudella mer­

kitsi yli 500 000 asiakirjan jäämistä digitoimatta.

Tuotannollisista ja teknisistä haasteista huolimatta projektin jälki­

maku on hyvä. Erityisen positiivinen asia oli arkistojen sitoutumi­

nen projektiin sen kaikissa vaiheissa. Raskaasta työrupeamasta

huolimatta arkistot ovat myös ilmaisseet olevansa valmiita osallis­

tumaan vastaavanlaiseen projektiin tulevaisuudessakin.

teksti: riku keski-rauska, tutkija, Porvarillisen Työn Arkisto

kuvat: kansan arkiston ja porvarillisen tYön arkiston

kokoelMat

Yksityiset Keskusarkistot ry:hyn kuuluu yhdeksän arkistoa:

• Kansan Arkisto

• Keskustan ja maaseudun arkisto

• Porvarillisen Työn Arkisto

• Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto

• Suomen Urheiluarkisto

• Svenska centralarkivet

• Toimihenkilöarkisto

• Työväen Arkisto

• Urho Kekkosen Arkisto

16 akti 2/2011

SÄHKE3 luo edellytykset tietokantojen ja rekisterie n pysyvälle säilytykselle

Arkistolaitos valmistelee SÄHKE3-normia, jonka tavoitteena on turvata tietokantojen ja rekisterien pysyvä säilytys. Tarkoituksena on, että normi astuu voimaan vuosien 2013 ja 2014 välisenä aikana.

ArKIStolAItoKSEn SÄHKE-norMIt ovat arkipäivää mo­

nen julkis hallinnon organisaation tietohallinnossa. Ne määräävät

vaatimuksista, jotka ovat edellytyksenä tietojen pysyvälle säilyttä­

miselle yksinomaan sähköisessä muodossa. Normien tavoitteena

on ennen muuta turvata syntysähköisen tiedon todistusvoimai­

suus, eheys ja käytettävyys tulevaisuuden tutkimustarpeita varten.

Viranomaiset käyttävät jo runsaasti SÄHKE1­ ja SÄHKE2­normien

vaatimukset täyttäviä tietojärjestelmiä. Nykyisin yhä useampi or­

ganisaatio huomioi SÄHKE­vaatimukset jo uutta tietojärjestelmää

suunniteltaessa.

Voimassaolevia normeja sovelletaan lähinnä tietojärjestelmiin,

joissa tietoa käsitellään ja muokataan asiakirjoina. Tieto on siis sel­

keinä kokonaisuuksina ja juuri asiakirjat käsittelyvaihetietoineen ja

metatietoineen ovat säilyttämisen kohteena.

Myös monimutkaisempi data talteenSÄHKE­normien ulkopuolelle jää kuitenkin paljon sellaista py­

syvästi säilytettävää aineistoa, joka on rakenteeltaan asiakirjoja

monimutkaisempaa: relaatiotietokantoja, rekistereitä ja tutkimus­

dataa. Suunnitteilla olevan SÄHKE3:n tavoitteena on luoda mene­

telmät erityisesti tietokantojen ja rekisterien talteen ottamiseksi,

säilyttämiseksi ja käyttöön tarjoamiseksi.

Uuden normin tavoitteena ei ole siis päivittää olemassa olevia

SÄHKE­normeja, vaan pureutua ennen muuta niihin aineistoihin,

joiden pysyvään säilyttämiseen nykyiset normit eivät tarjoa hel­

posti sovellettavia ratkaisuja. Uusi normi ei edellytä muutoksia ny­

kyisten SÄHKE­normien mukaan toteutettuihin tieto järjestelmiin.

Tietokanta-aineistolle omat menetelmät Tietokanta­aineistoissa korostuu sähköisen säilyttämisen haas­

teellisuus. Tietokannan säilyttäminen ei edellytä ainoastaan so­

pivaa säilytysformaattia, joka tallentaa tietokannan rakenteen ja

sisällön, vaan myös tietokannan käyttötarkoituksen ja koko kon­

tekstin tarkkaa dokumentointia.

Tietokanta tarvitsee ympärilleen teknisen ja sisällöllisen kuvai­

lun eli ”käyttöohjeen”, jotta tulevaisuuden tutkija pystyy ymmär­

tämään ja tulkitsemaan tietokannan sisältämää informaatiota.

Tieto kantojen sähköisen säilyttämisen välttämättömyys on ilmei­

nen: tuskin kenenkään mielestä tulostaminen on varteenotettava

säilytys strategia relaatiotietokannoille.

Sähköinen säilytys mahdollistaa jo nyt tiedon paremman etsittä­

vyyden ja käytettävyyden ja tukee siten tulevaisuuden tutkimus­

tarpeita. Keskeisenä haasteena on luoda menetelmät tiedon

monipuolisille hakumahdollisuuksille ja tiedon yhdisteltävyydelle.

Tutkijoiden ei siten tarvitse koota tietoa useista eri sirpaleista,

vaan tavoitteena on esimerkiksi eri rekisterien sisältämien tieto­

jen yhdisteleminen.

teksti: Mikko eräkaski, suunnittelija, Kansallisarkisto

17akti 2/2011

Valtion viran-omainen VAPA- ja VALDA- viidakossaRivivirkamiehet ja johtajat tuntevat yhä valitetta-van vähän asiakirjahallintoa, varsinkin sen säh-köistä puolta. Organisaatiot on saatava ymmär-tämään, että uusilla sähköisillä menettely tavoilla turvataan viranomaisen historian säilyvyys ja saavutetaan huomattavat säästöt verrattuna ma-nuaalisiin prosesseihin ja paperiarkistointiin.

vAltIon vIrAnoMAISEt ovat yleensä haluttomia tekemään

itsenäisiä päätöksiä sähköisen asiakirjahallinnon kehittämisestä.

Tästä kertoo muun muassa se, että arkistolaitokselta on haettu

harvakseltaan sähköisen säilyttämisen lupia, joita asiakirjallisen

tiedon säilyttäminen pysyvästi ainoastaan sähköisessä muodossa

edellyttää.

Organisaatioissa ei olla tarpeeksi tietoisia luvan mukanaan tuo­

mista hyödyistä, eikä sähköisen säilyttämisen mahdollisuuksista

ylipäätään. Luvan myötä valtionhallinnon organisaatio voi mak­

sutta hyödyntää arkistolaitoksen sähköisten asiakirjojen säilytys­

palvelua, VAPAa.

RODEO/MICHAEL TRAVERS

Miten organisaatiot VAPA-palveluun?Arkistolaitoksen tulisi antaa selkeät aikataulut viranomaisille siitä,

mitä VAPAn hyödyntäminen edellyttää ja tiedotettava tästä useilla

eri kanavilla. VAPA on toistaiseksi ylivoimainen verrattuna erillisiin

säilytysjärjestelmiin.

Säilytyspalvelun tuoma kustannussäästö täytyy konkretisoida.

Mitä palvelun käyttöönotto edellyttää ja miten paljon paperi­

arkistoinnista luopuminen säästää toimitila­ ja työkuluissa?

Kokemusten jakaminen muiden VAPA­käyttäjien kanssa olisi oi­

vallinen tapa kehittää organisaatioiden valmiuksia. Koulutusta ja

foorumeita tarvitaan. Lisäksi viranomaiset on vakuutettava siitä,

että heillä on yhä VAPA­siirtojen jälkeenkin mahdollisuus toteuttaa

itse aineistoihin kohdistuvaa tietopalvelua.

Väistämätön VALDAVALDA on valtionhallinnon virastoille suunnattu asiakirjojen ja

asianhallinnan yhteiskäyttöinen kokonaisratkaisu. Siten VAPAa oli­

si hyvä esitellä myös VALDA­hankkeen foorumeilla.

Kokonaisratkaisu saa toivottavasti taakseen tietohallintolain

”pakottavuuden”, sillä yhteisissä järjestelmissä käy usein niin, että

moni organisaatio katsoo niiden asettamien kehysten olevan it­

selleen sopimattomia. Sähköisessä asiakirjahallinnossa keskitetty

asianhallinnan ratkaisu on enemmän kuin tervetullut.

SÄHKEttä kansalleArkistolaitoksen SÄHKE2­normi on ollut voimassa vuoden 2009

alusta. Se on koettu varsin tekniseksi, ja siitä on toivottu kansan­

tajuista versiota. Yksityiskohtaisen metatietomäärittelyn huomioi­

minen on vienyt järjestelmäprojekteissa aikaa, eivätkä järjestelmä­

toimittajatkaan tunne normia parhaalla mahdollisella tavalla.

Toivottavaa on, että arkistolaitoksen normit kattaisivat aikanaan

monipuolisesti viranomaisten tuottamat aineistot, kuten julkaisu­

järjestelmät, jotta tiedon saaminen talteen tuleville polville ei olisi

kiinni sen teknisestä rakenteesta. Arkistolaitoksen normeja kun­

nioitetaan ja laitosta pidetään luotettavana, joten pohja normin­

annolle on kunnossa.

teksti: nina eerikäinen, harjoittelija, Kansallisarkisto

Osoitteessa www.arkisto.fi/vapa on hyöty- ja kustan-

nuslaskuri, jolla voi verrata paperiarkistoinnin ja oman

pysyvän sähköisen säilyttämisen kuluja VAPAn kuluihin.

Samalta sivul ta löytyy tarkistuslista sähköiseen säilyttä-

miseen siirtyville organisaatioille.

18 akti 2/2011

Siinä missä virallisissa yhteyksissä on käytetty termiä Brixton

riot (Brixtonin mellakka), kulttuurikeskus pyrkii neutraloimaan

tapahtuma ketjun käyttämällä siitä termiä Brixton uprising (Brixto­

nin kansannousu). Keskustelu muistuttaa kovasti kotoista vääntö­

ämme siitä, mikä on oikea termi vuoden 1918 tapahtumille.

BCA yhtäältä haluaa tuoda esiin mustien kulttuuria ja vaikutusta

brittiläisessä yhteiskunnassa, mutta toisaalta säilyttää neutraalin

asenteen arkoihinkin tapahtumiin.

Kokoelmat yksityisiä, asiakirjat tuoreitaBCA:n kokoelmat ovat yksityisiä. Arkistossa on tietopalvelu ja pie­

ni kirjasto. The Heritage Lottery Fund (HLF) rahoittaa keskusta:

sen ansiosta uusi talo on rakenteilla ja asiakirjoja on saatu kerättyä

talteen. Asiakirjat ovat tyypiltään tuttuja yksityisarkistojen kanssa

työskenteleville: henkilökohtaisia kirjeitä, järjestöjen materiaalia,

pöytäkirjoja, julistuksia.

HLF on lisäksi rahoittanut kokoelmien luettelointia ja uusien tieto­

varantojen hankkimista. Kaikista ilmiöistä ja kansanliikkeistä ei ole

syntynyt arkistonormien mukaista asiakirjakokonaisuutta. BCA

on halunnut aktiivisesti täydentää kokoelmiaan. Black Women’s

Movementin arkistoja täydennettiin kouluttamalla 20 vapaaehtois­

ta teemahaastattelijaa, jotka keräsivät tietoa mustien naisten akti­

vismista 1900­luvun Britanniassa.

Lontoossa sijaitseva Black Cultural Archives (BCA) on 30 vuoden ajan dokumentoinut, säilyt-tänyt ja esitellyt Brittein saarten afrikkalais- ja karibialaistaustaisten asukkaiden historiaa.

tÄllÄ HEtKEllÄ BCA sijaitsee Lontoossa Thamesin eteläpuo­

lella, Lambethin kaupunginosassa. Ulkoisesti arkisto on hyvin vaa­

timaton. Paikan löytäminen oli hankalaa, eivätkä paikalliset asuk­

kaatkaan osanneet neuvoa tietä sinne.

Pitbullterrierit omistajineen tuijottivat Kansallisarkiston virka­

miestä epäluuloisesti tämän suunnistaessa jättimäisten kerros­

talojen pihoilla ja koettaessa löytää perille. Lopulta paikallisen

sosiaali keskuksen yläkerrasta löytyi kulttuurikeskus ja arkisto.

Syy BCA:n matalaan profiiliin oli selvä. Tila on väliaikainen ja uusi

rakennus on valmisteilla Brixtonin kaupunginosaan. BCA saa ar­

voisensa tilat vuonna 2012 – samoihin aikoihin, kun Suomessa

avataan Saamelaisarkisto.

Afrikkalaistaustaisille oma ääniBCA:n tavoitteena on tallentaa afrikkalaistaustaisen väestön kult­

tuuri ja historia. Juopa virallisen arkistonmuodostuksen ja sitä

täydentävän alakulttuuriksi luokiteltavan perinteen välillä on ole­

massa. Arkiston kokoelmapäällikkö victoria lane kertoo, että

epäluulo virallisia arkistoja kohtaan saattaa olla ratkaiseva tekijä,

jonka takia asiakirjoja on helpompi luovuttaa BCA:han.

”Me haluamme tehdä mustille sen, minkä naistutkimus on teh­

nyt naishistorialle. Haluamme tuoda asiaamme esiin muustakin

kuin marginaalisesta näkökulmasta, valtaväestön näkökulman läpi

tulkittuna. Tavoitteena on luoda uusi, neutraali sanasto, joka sisäl­

täisi arvovapaita käsitteitä. Se kasvattaa luottamusta arkistoihin.

Näin saamme luovuttajia, jotka ovat ennen olleet aliedustettuja

ja marginaalissa. Tavoitteena on, että kynnys luovuttaa aineistoa

on matala.”

Sanavalinnat luovat ilmapiirin Jo pelkästään kieli ja sanavalinnat saattavat siis luoda ilmapiirin,

joka ei rohkaise asiakirjojen tai tiedon luovuttamiseen. Esimerk­

kinä kokoelmapäällikkö Lane mainitsi Brixtonin vuoden 1981 ta­

pahtumat. Köyhässä Etelä­Lontoon kaupunginosassa oli huono

asuntotilanne, korkea rikollisuus, työttömyyttä ja köyhyyttä. Tämä

aiheutti levottomuutta, joka kulminoitui väkivaltaisuuksiin, tuli­

paloihin, henkilövahinkoihin ja poliisin väliintuloon.

Vuonna 1984 kulttuurikeskuksesta haluttiin savimajan mallinen ja

näitä rintamerkkejä kaupattiin asian edistämiseksi. Hankkeesta

kuitenkin luovuttiin.

19akti 2/2011

BCA ei pärjää arkistojen välisessä asiakirjojen ikähifistelyssä.

Suurin osa asiakirjoista on viimeisimpien vuosikymmenten ajalta.

Vanhemmat ovat lähinnä yksittäisiä kuriositeetteja, kuten Yhdys­

valloista kulkeutunut orjaluettelo, jossa analysoitiin orjien työ­

kuntoa. Viimeisin arvokas lisä arkistoon on the Runnymede Trust,

joka on monikulttuurisuutta edistävä organisaatio ja jonka arkisto

oli tallennettu Middlesex Universityn tiloihin.

Aseman vakiinnuttaminen suuri haaste Kokoelmapäällikkö Lane pitää suurimpana haasteena saada

BCA:lle pysyvyyttä ja vahva asema. Hän on itse tullut arkistoon

töihin nimenomaan sen ideologian houkuttelemana. BCA:lla on

selvä yhteiskunnallinen missio eikä se edes yritä kilpailla muiden

arkistojen kanssa.

”Haluamme täydentää valtiollisten ja kunnallisten arkistojen ko­

koelmia. Meille luovuttavat asiakirjoja ja tietoja sellaiset henkilöt,

jotka eivät muuten kokisi arkistoja omiksi paikoikseen.”

Henkilökunta koostuu korkeasti koulutetuista ammattilaisista, joilla

on selkeä visio siitä, mitä he BCA:lta haluavat. Arkisto yhteisölle tu­

tut talousvaikeudet rasittavat heitäkin, mutta motivaatio on korkea.

”BCA kertoo tulevaisuudessa mustien perinteestä ja kulttuurista,

ja lisää näin suuren yleisön ymmärrystä ja osallistumista siihen.

Haluamme tehdä afrikkalaistaustaisten ihmisten historian näky­

väksi kouluttamalla ihmisiä ja esittelemällä sitä arkistossamme ja

kulttuurikeskuksessa.”

BCA:n tulevaisuus vaikuttaa hyvältä. Rahoitus on turvattu aina­

kin joksikin aikaa. Rakentamisen toinen vaihe on käynnistynyt.

Tällä hetkellä uudeksi kulttuurikeskukseksi aiottu rakennus on

vielä pienois malli, jonka ääressä iltapäivän levottomina tunteina

huumorin tajuinen henkilökunta ”leikkii arkistoa”. Tuleva arkistora­

kennus on upea ja moderni.

”Pieni hetki ajateltiin, että siitä rakennettaisiin ulkoisesti savima­

jan muotoinen”, nauraa BCA:n henkilökunta. Ajatuksesta kuitenkin

luovuttiin arkistoteknisistä syistä.

teksti: aino Heikkinen, ylitarkastaja, Kansallisarkisto

Lisätietoja: www.bcaheritage.org.uk

Vuonna 2012 valmistuvan talon pienoismalli.

Afrikkalaisten ja aasialaisten naisten järjestön juliste.

Kokoelmapäällikkö Victoria Lane esittelee asiakirjoja.

20 akti 2/2011

Suunnittelua, kehittämistä ja ohjaamistaMIKÄ vEtI SInut ArKIStoAlAllE?

Koko työurani olen ollut niin sanotusti arkistouralla ja saman orga­

nisaation palveluksessa. Pienimuotoista organisaatiomullistusta

on ollut, kuten pieniä yhdistymisiä ja organisaation nimi on muut­

tunut joitakin kertoja. Ympäristöhallinnossa työskennellessäni

pääsin osallistumaan joskus myös maastohommiin, mikä oli erit­

täin hienoa tuolloisen työni eli asiakirjojen hallinnan kannalta. Opin

arvostamaan kaikkien tekemää työtä ja näin käytännössä, miten

paljon yhdenkin paperin eteen tehdään työtä ennen kuin siinä on

kaikki tieto. Tällaisen asiakirjan arkistointi tai asiakirjan saattami­

nen ”asiakirjojen taivaaseen” on motivoivaa.

Työurani alussa kirjasin ja arkistoin, sittemmin tehtäväni ovat

muuttuneet asiakirjojen hallinnan suunnittelu­ ja kehittämistehtä­

viksi. Elektroninen arkisto on ollut minusta aina tavoittelemisen

arvoista ja olenkin aktiivisesti ollut kehittämässä asianhallintaa ja

järjestelmiä.

olIKo AluEHAllInnon uuDIStuS SuurI

MullIStuS ArKIStoInnIn nÄKöKulMAStA?

Odotin suurempia ongelmia, mutta onneksi niitä ei loppujen lopuk­

si paljoa tullut. Mainitsemisen arvoinen muutos oli alue hallinnon

uudistamishankkeessa (ALKU) laadittu uusi tehtäväluokitus, kos­

ka oli iso työ yhdistää lakkautettujen virastojen käytössä olleet

tehtäväluokitukset. Yhteispelillä kaikki kuitenkin sujui, joten kiitos

osallistujille.

MItÄ ovAt nYKYISEt tYötEHtÄvÄSI?

ALKU­hankkeen yhteydessä perustettiin uusi asiantuntijayksikkö,

jonka tehtävänä on ohjata ELY­virastojen tietohallintoa kehittämällä

toimintoja siten, että tulos näkyy toimivana, taloudellisesti tehok­

kaina ja turvallisina palveluina sekä ELY­virastojen sisällä että ulko­

puolella. Päätehtäväni on ELY­kentän virastojen tiedonhallinnan,

sähköisten palvelujen ja asiakirjojen hallinnan suunnittelu, kehittä­

minen ja ohjaus sekä asianhallinnan ja asianhallintajärjestelmien

yhteensovittaminen.

MItKÄ ovAt ElYJEn tIEtoHAllInnon

SuurIMMAt HAAStEEt?

Yhteiseen asianhallintajärjestelmään pääseminen ELYissä ja TE­

toimistoissa sekä yhdenmukaisten toimintamallien ja ­tapojen

saaminen. Suuria haasteita ovat myös valtionhallinnon yhteisen

tietojärjestelmän VALDAn mahdollinen käyttöönotto sekä yh­

teisten sähköisten palvelujen kehittäminen koko kentälle. Se on

hidasta johtuen suuresta määrästä substanssijärjestelmiä, jotka

ovat kytköksissä vanhaan hallinnonalaan. Haasteellista on myös

järjestelmien elinkaaren hallinta ja tietohallinnon työskentely ta­

voitteiden täyttymiseksi niin, että myös "pienet" asiakirjahallinnon

henkilöt saavat ohjeita ja työkaluja päivittäisen työnsä laadukkaa­

seen hoitamiseen.

tEEtKö YHtEIStYötÄ ArKIStolAItoKSEn KAnSSA?

Arkistolaitos on ollut keskeinen sidoskumppani koko työurani ajan.

Ohjeita ja neuvoja olen vuosien varrella sieltä pyytänyt tosi paljon

ja niitä on myös minulle "sadellut". Kaiken kaikkiaan yhteistyö on

ollut aina mutkatonta. Olen päässyt tutustumaan henkilökohtai­

sesti moniin ihmisiin ja heistä on kehkeytynyt tosi ystäviäkin.

ArkistourallaEri organisaatioissa työskentelevät arkistoalan ammattilaiset kertovat

palstalla urastaan ja työstään. Tässä numerossa Aktin kysymyksiin vastaa tietohallintoasiantuntija Anneli (Ansku) Pekkanen, joka työskentelee elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten (ELY) tietohallintoyksikössä Mikkelissä.

ETELÄ­SAVON ELY­KESKUS

21akti 2/2011

Hylly metrit tiivis tyivät OulussaOulun maakunta-arkisto hankki viime syksy-nä kokemusta arkistojen kunnostamisesta ja tiivistämisestä, työmäärästä ja saavutettavas-ta tilan säästöstä. Kohteena oli yhteensä 261 hylly metriä viranomaisarkistoja, jotka sisälsivät 2 969 säilytys yksikköä.

urAKAn lÄHtöKoHDAKSI valittiin nykyvaatimusten mukaises­

ti kunnostettujen arkistojen tiivistäminen makasiinikohtaisesti si­

ten, että arkistot hyllytettiin tiiviisti ilman perinteistä kasvuvaraa.

Projektiin osallistui yli puolet henkilökunnasta keskimäärin 2 tun­

tia päivittäin. Noin 66 henkilötyöpäivästä pääosa kului aineiston

kunnostamiseen sekä kuljetuksiin ja muun muassa hyllytys­

muutoksiin. Muutokset arkistotietokanta Vakkaan veivät vain 10

tuntia ja konservointitarpeiden kirjaus 2,5 tuntia.

Tuloksena 10 prosentin tilansäästöFolio­koteloissa liukuhyllyihin sijoitettu aineisto jäi edelleen pysty­

asentoon, ja tiivistyi vain muutaman hyllymetrin. Sen sijaan mer­

kittävä tilansäästö syntyi, kun kiinteissä hyllyissä kaikki kotelot –

myös foliokokoiset – voitiin sijoittaa pitkälle sivulleen: kuhunkin

hyllyväliin saatiin lisää kaksi hyllytasoa, jolloin säilytystila kasvoi

kolmanneksella. Luonnollisesti sidokset ja niteet jäivät normaali­

asentoonsa.

Yksi vaakasäilytetty arkisto tiivistettiin asettamalla usea kotelo

päällekkäin samalle hyllylle, jolloin samaan tilaan mahtui tuplaten

aineistoa. Vaaka­ ja pystysäilytys osoittautuivat yhtä tehokkaiksi:

molemmissa hyllyväliin mahtui noin 50–60 koteloa.

Läpikäydyn aineiston osalta saavutettiin noin kymmenen prosen­

tin tilansäästö. Tehokkaammin tilaa vapautui, jos kotelot asetettiin

pitkälle syrjälleen hyllyyn tai useita koteloita päällekkäin vaaka­

säilytyksessä. Tilansäästö tehostui myös, jos foliokokoisetkin ko­

telot voitiin sijoittaa syrjälleen.

Taannehtivalla seulonnalla ei projektin kohdearkistoissa ollut mer­

kittävää roolia. Keskimäärin kukin kunnostettu hyllymetri vei aikaa

reilu pari tuntia.

Prosessi pähkinänkuoressa

• Aineiston siirto kunnostustilaan ja

kunnostustoimien määrittely

• Kunnostustoimet nykyvaatimusten mukaisesti,

esimerkiksi kotelot vaihdettiin Pankaframe­koteloihin

ja vaippa lehdet uusittiin

• Muutokset Vakka-tietokantaan

• Nimiöiden tulostus ja liimaus

• Aineiston siirto makasiiniin ja tarvittaessa

arkisto hakemistojen tulostus

työn suunnittelun näkökulmia• Konservaattorin työpanos mukaan.

• Käsin kirjoittamisen sijaan nimiöiden tulostus tietokannasta.

• Poistettavien vaippalehtien tieto talteen.

• Seulonnan vaatiman työmäärän ja sen avulla

vapautuvan hyllytilan arviointi etukäteen.

• Suunnittelu työekonomian takaamiseksi!

Työ suunniteltava huolellisesti Aineiston kunnostaminen ja tiivistäminen on työlästä ja aikaa­

vievää, eikä siihen voida ryhtyä laajamittaisesti normaalitöiden

lomassa. Untuvikkojen käsiin työtä ei voi antaa ilman hyvää suun­

nittelua, ohjausta ja valvontaa.

teksti: vuokko joki, johtaja, Oulun maakunta-arkisto

kuva: oulun Maakunta-arkisto

22 akti 2/2011

Suomalaisten joukkomuutto Venäjälle alkoi vuonna 1809, kun Suomi liitettiin suuriruhtinas-kuntana Venäjän yhteyteen. Toinen muuttoaalto ajoittui vuoteen 1918, kun noin 10 000 punaista suomalaista perheineen siirtyi Neuvosto-Venäjän puolelle. Kolmantena aaltona voidaan mainita amerikan- ja kanadansuomalaisten muuttoliike Karjalaan 1930-luvun alussa.

KArJAlAAn MuuttAnEIDEn suurin ryhmä olivat 1800­ ja

1900­ lukujen taitteessa Yhdysvaltoihin ja Kanadaan lähteneet

suomalaiset. Ajatus ammattitaitoisten suomalaisten kutsumises­

ta Neuvosto liittoon oli Edvard Gyllingin, joka yritti houkutella

siirtolaisia Karjalaan aina siitä asti, kun vuonna 1920 perustettu

suomalainen työsiirtola aloitti toimintansa.

Ensimmäiset tulijat, suomalaisen kalastusosuuskunnan jäsenet,

saapuivat Pohjois­Amerikasta jo 1920­luvun alussa. Muutaman

vuoden päästä Pohjois­Amerikan suomalaiset perustivat Karjalaan

Säde­nimisen kolhoosin.

Asiantuntevan työvoiman tarve kasvoi entisestään, kun Neuvosto­

liitossa alkoi 1920­luvun lopulla laajamittainen teollistamisprojekti ja

siirtyminen suunnitelmatalouteen. Edvard Gylling neuvotteli henki­

lökohtaisesti Stalinin ja Molotovin kanssa Pohjois­ Amerikan suo­

malaisten joukkomuutosta Neuvostoliittoon, ja jo syyskuussa 1930

Karjalan tasavaltaan saapui 40 suomalaisen metsätyöläisen ryhmä.

Neuvostoelämä ei vastannut odotuksiaYhdysvalloissa ja Kanadassa tietoa apua tarvitsevasta Neuvosto­

Karjalasta levitettiin suomalaisen vasemmistolehdistön avulla.

Vuosina 1931–1935 Karjalaan muutti yhteensä yli 6 000 amerikan­

ja kanadansuomalaista. Näistä noin kolmannes oli naisia ja lapsia.

Vallanpitäjien lupauksista huolimatta neuvostoelämä ei vastannut

tulijoiden odotuksia, ja paluumuuttoa eivät pysäyttäneet edes siir­

tolaisille myönnetyt etuudet. Paluumuuttajien määrä alkoi kasvaa

vuodesta 1932 alkaen, ja vuoden 1935 syksyyn mennessä heitä

oli jo yli 1 500 henkeä.

Pohjois-Amerikan suomalaisista paljon tietoa Venäjän arkistoissa

Suomalainen Henry Karhunsaari tuli 1910-luvulla

Duluthista Minnesotasta Port Arthuriin valmentamaan

sikäläisiä painijoita.

Suomalaisen raittiusseuran ohjaajia Port Arthurissa vuonna 1902.

Takana vasemmalta oikealle John Koivu, Otto Hieno, Axel Forstrom, Karl Nyman, John Hill ja Alex Langila.

Edessä vasemmalta oikealle rouva Langila, rouva Hill, Aino Kantola, Erik Saarikoski ja rouva Krockbeck.

23akti 2/2011

Lakeheadin yliopistossa mittava aineisto kanadansuomalaisista

KAnADAn ontArIoSSA SIJAItSEvA Thunder Bayn

kaupunki on kuuluisa kanadansuomalaisesta yhtei-

söstään. Ensimmäiset suomalaissiirtolaiset asettui-

vat Pohjois-Amerikan Yläjärven pohjoisrannikolle

1800-luvun lopulla.

Yksi maailman merkittävimmistä kanadan suomalaisia

koskevista aineistokokonaisuuksista löytyy Thunder

Bayssa sijaitsevan Lakeheadin yliopiston kirjastosta. Ai-

neisto on suurimmaksi osaksi suomen kielistä ja käsittää

yhteensä noin 80 hyllymetriä asiakirjoja, joista on muo-

dostettu 20 erillistä kokonaisuutta. Asiakirjat on koottu

vuosien varrella lähinnä Thunder Bayn kanadansuoma-

laisen historiallisen seuran voimin.

Henkilöarkistoja ja käsikirjoituksiaKeskeisiä aineistoja ovat Luoteis-Ontariossa asunei-

den suomalaisten kaupallista toimintaa sekä yksityis-

tä elämää koskevat asiakirjat. Näistä mainittakoon

luterilais pappi toivo Pajalan henkilökohtaiset asiakirjat

ja saarnojen käsikirjoitukset sekä suomalaisten metsu-

reiden ja ammattiliittoaktiivien haastattelut. Suoma-

laista kulttuuriperintöä edustavat kirjaston arkistossa

säilytettävät suomalaisten näytelmien ja operettien

käsi kirjoitukset sekä suomalaiset runot, nuotit ja lau-

lut, jotka on koottu kahdeksi kokoelmaksi.

Suomalaistutkijoita saattavat kiinnostaa myös arkis-

ton käsikirjoitusaineistot, joiden joukossa on muun

muassa kanadansuomalaisten järjestäytymiseen liit-

tyviä asiakirjoja. Näistä keskeisimpiä ovat paikallisen

suomen kielisen sanomalehden Canadan uutisten,

suomalaisen ammattiyhdistyksen Canadan Teollisuus-

unionistisen Kannatusliiton, Finlandia Clubin ja

Finnish Historical Societyn arkistot.

Thunder Bayn yliopistokirjaston arkistoon on helppo

tulla ja aineistojen käyttö on mutkatonta. Kävijän on

kuitenkin ilmoitettava tulostaan etukäteen. Neuvonta-

huone sijaitsee Northern Studies Resource Centerin

tiloissa ja se on avoinna joka päivä.

teksti: MicHel s. beaulieu, johtaja, Center of Northern Studies, Lakeheadin yliopisto

Lisätietoja: http://library.lakeheadu.ca/archives ja

michel.beaulieu@lakeheadu.ca

Vuoden 1935 syksy oli huonoa aikaa Karjalaan muuttaneille

Pohjois­ Amerikan siirtolaisille. Tasavallan suomalainen johto

sai lähteä, ”Taistelu porvarillista nationalismia vastaan” alkoi ja

siirtolais komitea lakkautettiin. Vuonna 1937 alkoivat poliittiset vai­

not, joiden kohteiksi joutui myös Pohjois­Amerikan suomalaisia.

Projekti jatkaa asiakirjojen kopiointiaVuonna 2007 perustettu Kansallisarkiston mikrofilmiprojekti jatkaa

suomalaisia koskevien aineistojen kopiointia entisen Neuvosto­

liiton maiden arkistoista. Projekti kartoittaa ja hankkii muun muas­

sa suomalaissiirtolaisiin liittyviä asiakirjoja.

Entisen Neuvostoliiton maiden arkistoissa on runsaasti siirtolais­

komiteaan, Karjalan avustuskomiteaan ja amerikan­ ja kanadan­

suomalaisiin liittyviä asiakirjoja. Keskeisin säilytyspaikka on Karja­

lan tasavallan arkisto, jossa on muun muassa Edvard Gyllingin ja

Santeri nuortevan asiakirjoja.

Pietarin kaupungin poliittis­historiallisten asiakirjojen valtiollises­

sa keskusarkistossa säilytetään kanadan­ ja amerikansuomalaisia

koskevia asiakirjoja, Santeri Nuortevan toiminnasta Leningradissa

kertovia aineistoja sekä asiakirjoja, jotka koskevat Neuvosto liittoon

saapuneiden Yhdysvaltojen, Kanadan ja Suomen kansalaisten

keskuudessa harjoitettua valistus­ ja kulttuuritoimintaa.

Asiakirjoja, jotka liittyvät amerikan­ ja kanadansuomalaisten vai­

noihin Neuvostoliitossa, säilytetään muun muassa Kazakstanin

arkistoissa.

Kiinnostavia aineistoja SKP:stä Myös Venäjän valtion sosiaalipoliittisen historian arkistossa on

kiinnostavia aineistoja Suomen kommunistisen puolueen toi­

minnasta. Mikrofilmiprojekti on jo kopioinut niitä yhteensä yli

300 000 otoksen verran, ja tänä vuonna on tarkoitus hankkia vielä

noin 50 000 otosta. Joulukuussa 2010 Kansallisarkisto sai muun

muassa Hella Wuolijoen henkilöaktin.

Vuoden 2010 aikana mikrofilmiprojekti kopioi fondin, jonka asia­

kirjat koskevat Pohjois­Amerikan suomalaisten osallistumista

Espanjan sisällissotaan vuosina 1936–1939. Joukossa on muun

muassa valokuvia ja tasavallan puolella taistelleiden vapaa­

ehtoisten täyttämiä kaavakkeita.

teksti: dMitri Frolov, projektitutkija, Kansallisarkisto

kuvat: lakeHeadin Yliopiston arkisto

Heraldiikan ja vaakunatutkimuksen

perusteos

Kirjassa tarkastellaan vaakunoiden käyttöä ja

kehitystä aina 1200-luvun sineteistä moderneihin

porvarisvaakunoihin. Antti Matikkalan ja Wilhelm

Brummerin toimittama artikkelikokoelma tarjoaa

paitsi uusinta tietoa Suomessa käytetyistä henkilö-

ja sukuvaakunoista myös uusia näkökulmia niiden

tutkimukseen niin historian, taidehistorian, arkeologian

kuin genealogiankin aloilta. Erilaisia lähestymistapoja

esitellessään se toimii myös metodioppaana. Kirjassa on

värikuvat yli 300 vaakunasta, ja se sisältää sanaston ja

englanninkieliset tiivistelmät artikkeleista.

www.finlit.fi / kirjat

Suositushinta 59,–