Arkistolaitoksen asiakaslehti 3/2014

sivu 6

Sähköisen sisällön arkistointi askarruttaa

sivu 20

FSB:n arkistossa toisenlainen Talvisota

sivu 12

Näyttämötaiteen tallennus retuperällä

akTi 3/2014

JulkaisijaArkistolaitos

OsoiteKansallisarkistoPL 25800171 Helsinki

Lehden taittoMainostoimisto HINKU

PainopaikkaKopijyvä Oy

kotisivuwww.arkisto.fi

Tilaukset ja palauteakti@narc.fi

ISSN 1798-2065 (painettu)ISSN 2341-6327 (verkkojulkaisu)

Päätoimittajatiedottaja Sari Saaristo, Kansallisarkisto

Toimituskuntaylitarkastaja Nina Eerikäinen, Kansallisarkistojohtaja Vuokko Joki, Oulun maakunta-arkistoylitarkastaja Jani Karell, Kansallisarkistotutkija Ville Kontinen, Kansallisarkistoylitarkastaja Taina Tammenmaa, Kansallisarkistoylitarkastaja Anne Wilenius, Kansallisarkisto

ToimitussihteeriMinna Nurro, Viestintätoimisto Lumitähtiminna.nurro@pp.inet.fi

akti 3/2014 Sisältö Pääkirjoitus

kannen kuvaHans Eiskonen

Pääkirjoituksen kuvaGary Wornell

3 Virtuaalisen maailman tallentaminen tutkijoiden käyttöön on tehtävä ennen kuin sisällöt katoavat bittiavaruuteen, todetaan pääkirjoituksessa.

4 Lyhyet

6 Verkkoharavoinnilla internetsivujen sisältöjä saadaan säilöttyä arkistoihin, mutta miten käy sosiaaliseen mediaan ja mobiilisovelluksiin tallennetulle tiedolle?

9 Arkistoalan kansainvälisiin verkostoihin panostetaan. Mobius-liikkuvuusohjelma toi Suomeen brittiläistä osaamista.

10 Trafin ilma-alusrekisterin digitointihanke pilotoi arkistolaitoksen tarjoamia räätälöityjä järjestämis- ja digitointipalveluja.

12 Esitys- ja näyttämötaiteen taltioiminen on jäänyt lähes kokonaan taiteen tekijöiden kontolle.

14 Maakunta- ja kotiseutuarkistojen mahdollisuuksia ottaa vastaan paikkakuntansa yksityisarkistoja kartoitetaan.

15 Sähköisessä toimintaympäristössä ennakko-seulonnan merkitys korostuu.

16 Pro Finlandia -näyttely kertoo Suomen tiestä itsenäisyyteen Ranskasta ja Italiasta nähtynä.

18 Itse tekeminen ja kokeminen on arkisto- pedagogian ytimessä Euroopan unionin Historiallisen arkiston lapsille suunnatussa opetusohjelmassa.

19 Kirjureista kunnallisiksi virkamiehiksi. Tuore väitöskirja tarkastelee pohjalaisten pitäjän-kirjureiden asemaa, toimintaa ja merkitystä 1700–1800-luvuilla.

20 FSB:n keskusarkiston salaisen asiakirjahallinnon ja rikosasiain aineistoissa säilytetään muun muassa talvisodan karuja taisteluraportteja.

22 Arkistouralla: Ossi Viita, Suomen Urheiluarkisto

23 Arkistolöytöjä / Käsitätkö?

Sähköistä sisältöä säilyttämään

TeksTi: Päivi HaPPonen, tutkimusjohtaja, Kansallisarkisto

TwiTTEr, wordPrEss, wiKiPEdiA, Flickr, YouTube, Facebook, LinkedIn – helppoja viestintä- ja vaikutuskanavia kansalaisille, organisaatioille ja erilaisille ryhmille. Uusia sosiaalisen median palveluita syntyy jatkuvasti, ja toiset palvelut kuihtuvat käyttäjien puutteeseen. Sosiaalinen media on ilmiö, joka on muuttanut yhteiskuntaa, lisännyt tietyn-tyyppistä avoimuutta ja edistänyt tiedon jakamista.

Sosiaalinen media on jo jonkin aikaa ollut myös osa julkisen hallinnon organisaation arkea: Facebookissa tiedotetaan, kysytään mielipiteitä, pyydetään ja annetaan palautetta. Seminaareissa ja koulutustilaisuuksissa käytetään viesti-seiniä kommentointiin ja keskustelun virittämiseen. Blogeja kirjoitetaan ja esityksiä tallennetaan YouTubeen.

Pääministeri on innokas twiittaaja, joten Twitter-viestien säilyttäminen oli yksi tämän syksyn otsikoihin nousseista asiakirjahallinnollisista aiheista. Sosiaalisen median asia- kirja luonne on epäselvä ja siten myös sen arkistointi toistai-seksi säätelemätöntä. Liikearkistoyhdistys avasi aiheeseen liittyvän laajemman keskustelun lokakuun seminaarissaan. Kansallisarkiston ylitarkastaja Nina Eerikäinen esittelee tässä lehdessä tarkemmin seminaarin antia.

Uusia työtapoja ja -muotoja tulee myös julkiselle sektorille. Aika ei enää riitä pitkien muistioiden tuottamiseen eikä lukemiseen. Netti- ja mobiilimaailma ovat lyhentäneet ihmisten keskittymiskykyä. Petteri Järvisen mukaan nuoret tekevät esitykset ja dokumentit suoraan YouTube-videoiksi. Videoviestintä on heille samaa kuin toimistosovellukset heidän vanhemmilleen.

Vanha hallintokulttuuri on pikkuhiljaa yksinkertaistumassa ja tehostumassa. Siten asiakirjoihin perustuvat käytännöt muuttuvat. Toisaalta myös tutkimuksen tarpeet muuttuvat. Historiantutkimuksen teemat ovat entistä lähempänä nykyaikaa, joten myös sosiaalisen median sisällön tulee olla käytettävissä tutkimuksen lähdeaineistona. Tätä tarkoitusta varten tarvitaan joustavia ja helppokäyttöisiä palveluita, jotka mahdollistavat tiedon yksinkertaisen tallentamisen, mutta myös monipuolisen tutkimuskäytön. Ratkaisujen etsimiseen ja vastuukysymysten pallotteluun ei voi enää tuhlata vuosia. Virtuaalinen maailma ehtii siinä ajassa muut-tua useita kertoja. Samalla sähköiset sisällöt katoavat.

4 5akti 3/2014akti 3/2014

Sattuma Tieteiden yössä

Tieteiden yö levittää jälleen kerran tieteen Helsingin kulmille ja kaduille. Tällä kertaa Tieteiden yötä viete-

tään sattuman teemoittamana.

Kansallisarkisto tarjoaa Tieteiden yössä mahdollisuuden kiertokäynteihin arkistojen uumeniin, tehdä löytöjä kirja-torilla, tuoda omia aarteita arvioitavaksi asiakirjaklinikalle ja kuulla illan vetävimmät luennot vanhassa tutkijasalissa. Tieteiden yön luennoilla ratkotaan historiallisia onnenkan-tamoisia, sattumia, umpikujia ja arvoituksia muun muassa Anna Kortelaisen, Markku Kuisman, Kaisa Häkkisen, Georg Haggrenin ja Mikko Karjalaisen johdolla.

Tieteiden yötä vietetään Kansallisarkistossa 8.1.2015 klo 18–22. Tieteiden yö on osa Tieteen päiviä tapahtuma-paikkoinaan Kruununhaan instituutit, museot, kirjakaupat, ravintolat, galleriat ja Tieteiden talo. Kaikkiin tilaisuuksiin on vapaa pääsy!

Finlandia-hymnin alkuperäis- sanoitus Kansallisarkistoon

Kansallisarkisto sai kulttuuriperinnöllisesti merkittävän lahjoituksen, kun satavuotisjuhlavuottaan viettävä

Laulu-Miehet lahjoitti historiallisen arkistonsa, laajan koko-elmansa sävellysteosten alkuperäiskäsikirjoituksia sekä Finlandia-hymnin alkuperäissanoituksen Kansallisarkistoon.

Laulu-Miesten johtaja Martti Turunen tilasi vuonna 1939 r unoilija V.A. Koskenniemeltä sanoituksen Jean Sibeliuksen säveltämän Finlandian hymniosuuteen. Laulu-Miesten Kan-sallisarkistoon nyt lahjoittama alkuperäissanoitus löytyy V.A. Koskenniemen Martti Turuselle lähettämästä kirjeestä. Kos-kenniemen sanoitus sai ensiesityksensä joulukuussa 1940.

Kulttuuriperinnöllisesti merkittävässä Laulu-Miesten lahjoi-tuksessa on yli sadan sävellysteoksen nuottikäsikirjoitukset, mukaan lukien merkittävien suomalaisten säveltäjien, kuten Madetojan, Palmgrenin, Klemetin ja Linnalan alkuperäis-sävellyksiä. Lisäksi Kansallisarkistoon siirretään Laulu-Mies-ten arkisto vuodesta 1914 alkaen.

LyhyetJoensuun maakunta-arkisto täyttää 40 vuotta

Joensuun maakunta-arkisto täyttää tänä syksynä 40 vuotta. Juhlavuoden kunniaksi maakunta- arkistossa

on esillä valokuvista ja lehtileikkeistä koottu ”Muistoja matkan varrelta – Joensuun maakunta-arkisto 40 vuotta” -näyttely sekä julistenäyttely vuosien 1863–1864 valtiopäivistä.

Joensuun maakunta-arkiston syntytarina alkaa oikeastaan jo vuodesta 1936, jolloin Pohjois-Karjalan maakuntaliitto esitti yhdeksi tavoitteekseen oman maakunta-arkiston perustamisen. Tavoite toteutui lopulta vuonna 1974, tasan 40 vuotta sitten. Arkiston perustamista puolsi myös samoihin aikoihin perustettu Joensuun yliopisto, jonka historian lai-toksen tutkimuksen edellytyksiä paikallinen arkisto luon-tevasti tuki. Korkeakoulun ohella maakunta-arkiston asiaa ajoivat Karjalan tutkimuslaitos, Pohjois-Karjalan lääninhallitus sekä Joensuun kaupunki.

Maakunta-arkisto sijaitsi aluksi valtion virastotalossa Tori-kadulla, ja vuonna 1991 maakunta-arkisto muutti omaan toimitaloon yliopistoalueelle. Tämä mahdollisti entistä tiiviimmän yhteistyön tutkimuksen ja opetuksen suuntaan.

Joensuun maakunta-arkistossa esillä oleviin näyttelyihin voi tutustua maakunta-arkiston aukioloaikoina ma, ti, to ja pe klo 9–16 ja ke klo 9–19.

Arkistolaitoksen pääjohtajalle vankeinhoidon ansioristi

Arkistolaitoksen pääjohtajalle Jussi Nuortevalle myön-nettiin vankeinhoidon ansioristi soljen kera. Ansioris-

tin myönsi oikeusministeri Anna-Maja Henriksson Rikosseu-raamuslaitoksen pääjohtajan esityksestä.

Rikosseuraamuslaitoksen johtaja Esa Vesterbacka kiitteli erityisesti Nuortevan pitkäaikaista perehtyneisyyttä vankein-hoitoon. Vankeinhoito on ollut Nuortevan kiinnostuksen kohteena jo yli 30 vuoden ajan. Vankeinhoidon ansioristi on vuodesta 1957 alkaen voitu myöntää vankeinhoitotyössä kunnostautuneelle henkilölle.

Teoston historiallista aineistoa Kansallisarkistoon

Teosto lahjoitti 60 hyllymetriä historiallista aineisto-aan musiikin ja kulttuurihistorian tutkijoiden käyttöön

Kansallisarkistoon.

Lahjoitukseen sisältyi aineistoa Teoston perustamisesta vuodesta 1928 lähtien usealta vuosikymmeneltä. Mukana oli yhdistyksen hallinnollista aineistoa vuosilta 1928–1988 ja muun muassa Teoston mittava teoskortisto vuoteen 2003 saakka.

Teoston vanhat dokumentit tuovat esiin monia musiikin-historian persoonia, kertovat yleisesti sekä järjestötoiminnan että musiikkiteknologian kehityksestä ja tarjoavat mielen-kiintoisia välähdyksiä muun muassa Teoston vaiheisiin sotavuosina. Pöytäkirjat ja kirjeet paljastavat pula-ajan, säännöstelyn ja vähittäisen taloudellisen nousun, mutta kertovat myös vahvasti siitä, että musiikkia on tehty ja musiikkielämyksiä on janottu kaikkina historiamme aikoina. Musiikintutkijoille kiinnostava saattaa olla myös Teoston teoskortisto, jossa ovat vuosijärjestyksessä musiikin- tekijöiden ja -kustantajien antamat tiedot tekemistään sävellyksistä, sanoituksista ja sovituksista.

Tietoja aineistosta voi katsoa Kansallisarkiston ja maakunta- arkistojen Vakka-tietokannasta, josta löytyy varsin seikkape-räinen kuvailu arkiston sisällöstä. Varsinaisten asiakirjojen tarkastelu onnistuu Kansallisarkistosta haettavalla luvalla.

Kansallisarkisto järjestää MMM:n vanhoja aineistoja

Maa- ja metsätalousministeriö ja Kansallisarkisto ovat solmineet sopimuksen MMM:n tietopalvelu-

keskuksen (TIKE) hallussa olevien Asutushallituksen ja Maatilahallituksen sekä niihin liittyvien, MMM:n hallussa olevien arkistoaineistojen siirrosta arkistolaitokseen ja niiden maksullisesta järjestämisestä. Sopimus sisältää yhteensä 1 700 hyllymetrin laajuisen aineiston siirtokuntoon saattamisen vuosien 2015–2018 aikana.

TIKE:n toiminta itsenäisenä virastona päättyy kuluvan vuoden lopussa, kun hallinnonalan tietotekniikan palvelukeskus siirtyy Maanmittauslaitokseen ja tilastotoimi siirtyy 1.1.2015 toimintansa aloittavaan Luonnonvarakeskukseen.

SARI SAARISTo

6 7akti 3/2014akti 3/2014

Ubiikkiyhteiskunnassa arkemme pyörii huomaamatta tietotekniikan ympärillä. Mitä saisimme sähköisestä verkkoviestinnästä mukaamme, jos joskus tulevaisuudessa tahtoisimme rakentaa uudelleen tämän ajan?

6

Pöhinät purkkiin: sähköiset viestit arkistoinnin kohteina

PidäMME iTsEsTäänsELVyyTEnä, että ihminen elää langattomasti läsnä-älyn ympäröimänä. Verkkokeskusteluihin verrattuna sähköpostikin tuntuu kömpelöltä. Internetin käytetyimmät sivustot ovat sosiaalista mediaa. Viran-omainenkin on jo Facebookissa.

Verkossa ja viesteissä suhahtelevan tiedon keskellä organi-saatiot ovat joko omatoimisesti ryhtyneet toimiin ”digitaalisen keskiajan” torjumiseksi, tai sitten odottaneet ylemmältä taholta saatavia oivaltavia ratkaisuja.

Viranomaisen asiakirjoja nämäkinVerkkosivut on huomioitu viranomaisasiakirjoina arkisto-laitoksen yleismääräyksessä 3.8.2010 ”Valtionhallinnon asiakirjojen seulonta ja hävittäminen”. Määräyksen mukaan kotisivuilla ja intranetissä olevista tärkeistä tiedotteista otetaan pysyvää säilytystä varten talteen jäljenne, jos se on teknisesti mahdollista ja jos aineisto ei tule muuten pysy-västi säilytetyksi. Käytännössä määräystä on tulkittu siten, että Kansalliskirjasto on huolehtinut verkkosivuharavointinsa kautta tärkeiden tiedotteiden säilyttämisestä siinä määrin kuin niitä on sattunut haravaan.

Verkkosivuaineistojen tulostaminen paperille ei ole realis-tinen vaihtoehto. Verkkosivut eivät ole staattisia objekteja, jotka olisivat saatavissa talteen juuri sen näköisenä kuin ne tietyllä hetkellä ovat. Nykyaikainen verkkosivu saattaa sisältää esimerkiksi paikan, käyttäjän tai kellonajan mukaan vaihtuvaa sisältöä, liikkuvaa kuvaa, linkkejä tai liittymäpintoja sosiaaliseen mediaan.

Sähköpostin pysyvää säilyttämistä arkistolaitos on toistai-seksi lähestynyt kuin mitä tahansa tietosisällöltään pysyvän säilytysarvon sisältämää asiakirjaa. Formaatti ei ole merki-tyksellinen, vaan sähköpostia on sisältönsä mukaan käsitel-tävä tarvittaessa liittämällä se asiankäsittelyjärjestelmään, jossa sähköpostina vastaanotettu asiakirja saa samat käsit-telysäännöt ja metatietoarvot kuin mikä tahansa samaan tehtävään liittyvä asiakirja. ongelmana organisaatioissa on ollut tunnistaa ne sähköpostit, jotka ovat asiakirjoja ja joilla siten on säilytysarvoa.

Sosiaalisen median viestit ovat toistaiseksi lakien harmaalla alueella. Ne voidaan nähdä arkistolain tulkinnan mukaan viranomaisen tehtävien tuloksena syntyneinä asiakirjoina, mutta käytännössä ei ole mitään ohjetta tai määräystä, jota niiden talteenottoon voitaisiin soveltaa.

Verkkosivut haravan piikeissäKansalliskirjasto on haravoinut suomalaisia verkkosivuja vuodesta 2006 lähtien. Ennen tuota vuotta verkosta pois-tunutta aineistoa ei saanut kopioida Kansalliskirjastoon, ennen kuin tekijänoikeuslakiin lisättiin asiaa koskeva poikkeus, joten esimerkiksi Suomen ensimmäistä puolueverkkolehteä ei löydy arkistoituna mistään. osa historiasta on menetetty.

Kansalliskirjasto kerää yleisön saatavilla olevaa verkko-aineistoa. Keräyksellä saadaan talteen arjen historiaa, sillä haravointia ei ole arvotettu toimijan mukaan.

Vuosittain Kansalliskirjasto toteuttaa ns. Suomi-keräyksen, jolla pyritään saamaan mahdollisimman kattava kuva verkon sisällöstä. Keräyksen kohteena on Suomessa sijaitsevien palvelimien aineisto sekä suomalaiselle yleisölle tarkoitettu aineisto. Vaikka haravoinnilla saadaan edustava ja moni- puolinen otos, koko suomalaisen internetin täydellinen arkistointi on mahdotonta.

HANS EISKoNEN

8 9akti 3/2014akti 3/2014

Artikkelin tausta-aineistona on käytetty Liikearkisto-yhdistyksen 2.10.2014 järjestämän ”Sosiaalinen media, verkkosivut ja sähköpostit arkistoon” -seminaarin esi-tyksiä. Kansalliskirjaston verkkoarkisto on käytettävissä osoitteessa verkkoarkisto.kansalliskirjasto.fi

TeksTi: nina eerikäinen, ylitarkastaja Kansallisarkisto

Teemakeräyksiä ajankohtaisaiheistaKansalliskirjasto toteuttaa verkkoharavansa avulla myös teemakeräyksiä ennustettavista tapahtumista kuten vaa-leista ja urheilutapahtumista tai tietyistä julkisuudessa esillä olevista aihealueista kuten maahanmuutosta. Kansallis- kirjaston verkkokeräykset ovat tuottaneet noin 100 tera-tavua tietoa. Tiedon kartunta on noin 10 teratavua eli 150 miljoonaa tiedostoa vuodessa.

Kansalliskirjaston verkkoharavoinnin etuja ovat sen varmistama todistusvoima sekä alkuperäisen kokemuksen ja kontekstin säilyttäminen. Verkkoharava on riippumaton julkaisujärjes-telmien teknologiasta. Lisäksi se on varsin standardisoitu metodi, jonka hyödyntämiseen on saatavilla välineitä ja tukea.

Kun Kansalliskirjasto säilyttää verkkokeräysten tuloksia pysyvästi, pitkäaikaissäilytys on paljolti samanlaista kuin mikä tahansa pitkäaikaissäilytys. Bittitason säilytys on käytännössä sitä, ettei tietoa päästetä epäjärjestykseen, rappeutumaan tai häviämään. Kansalliskirjasto huolehtii riittävien kuvailutietojen avulla metatiedon säilyttämisestä yhdessä aineiston kanssa. Pitkäaikaissäilytys edellyttää sekä kuvailevaa että hallinnollista (esimerkiksi kuka omistaa, kenelle saa näyttää) ja teknistä metatietoa.

Miten sosiaalinen media kesytetään?Sosiaalinen media on verkkoharavoinnille murheenkryyni. Ensinnäkin haasteena on aineiston suomalaisuus. Mikä on suomalainen Facebook? Verkkoharavoinnilla ei myöskään pystytä keräämään verkosta sovelluksia eli ”appseja” eikä eri päätelaitteiden, esimerkiksi mobiililaitteiden näkymiä.

Lisäksi verkkoharavointi kohdistuu vain yleisesti näkyvään tietoon, eikä esimerkiksi kavereiden kesken rajattuun. Verkko- harava ei pääse käsiksi myöskään maksulliseen aineistoon, hakuja edellyttäviin tietokantoihin eikä eri käyttäjien näky-miin, kuten käyttäjäkohtaisiin mainoksiin. Teknisesti vaikeita verkkoharavalle ovat suoratoistomedia sekä epästandardit toteutukset ja uudelleenohjaukset.

Twitter-viestien arkistointia Kansalliskirjastossa on peri-aatteen tasolla mietitty, mutta ei toteutettu resurssien puutteessa. Twitter tarjoaa periaatteessa melko yksinker-taiset rajapinnat arkistointiin.

Yhdysvalloissa kongressin kirjasto on arkistoinut Twitter-viestejä systemaattisesti. Kongressin kirjastolla on talles-sa 170 miljardia ”twiittiä”. Toisaalta tätä valtavaa määrää on ollut hankala hallita ja käyttää mihinkään. Sosiaalisessa mediassa syntyy jatkuvasti niin paljon sisältöä, että vielä vaikeampaa kuin aineiston kiinni saaminen onkin toistai-seksi sen jälkikäteinen hyödyntäminen.

Verkkoharavan rajallisuuden huomioiden organisaatiot voi-vat toki huolehtia itse verkkosisältöjensä, sähköpostiensa ja sosiaalisen median viestiensä säilyvyydestä toteuttamalla

omia erillisiä ratkaisuja. Etukäteissuunnittelukaan ei olisi pahitteeksi: organisaatiossa olisi hyvä yhteisesti sopia, mitkä verkkosisällöt tai viestit ovat tarpeellisia ottaa talteen ja millä ratkaisuilla niiden säilyttämisestä huolehdittaisiin.

Some ensisijaisesti keskustelufoorumi organisaation näkökulmasta sosiaalinen media nähdään yleensä ennen kaikkea ulkoisen viestinnän välineenä: Facebook tai Twitter on tiedotuskanava tai ”mainos” ulos-päin. Todellisuudessa sosiaalisen median viestintävälineet olisivat kuitenkin vahvimmillaan (työ)yhteisöjen kesken, ei-yksisuuntaisina kanavina.

Sosiaalisen median viestien kerääminen talteen yhden viranomaisen tiedotteina ei täysin tee oikeutta sosiaalisen median välineille: some-kanavat ovat parhaimmillaan usean osapuolen kommentteja ja keskustelua sisältävinä foorumeina.

Sosiaalisen median viestien arvonmäärityksessä on luon-nollisesti mietittävä sitä, onko sama tieto saatavissa muulla tavoin. Kuinka merkittävä tietolähde sosiaalinen media varsinaisesti on?

Viestien tietosisältö ratkaisee Kuten sosiaalisen median, myös sähköpostien arkistoinnin suurin ongelma on se, ettei ole yksinkertaista erottaa orga-nisaation toiminnan kannalta olennaista päivittäisestä viesti- massasta. Mitään yhtenäistä ratkaisua säilytysarvoltaan merkittävän sähköpostin erottamiseen ei ole tarjolla, mutta maalaisjärkeä sopii käyttää. Sähköpostijärjestelmä ei ole arkisto, joten sieltä on poimittava muuhun järjestelmään talteen ainakin sellaiset viestit, jotka liittyvät olennaisesti organisaation päämäärätehtävien hoitoon, sopimuksiin tai taloudellisesti merkittäviin asioihin.

Sähköpostin määrääkin voi yrittää hallita yhteisesti sovituilla käytännöillä: esimerkiksi ei lähetetä liitteitä, vaan laitetaan linkki dokumenttiin, joka on yhteisessä paikassa tai käyte-tään talon sisäistä sosiaalista mediaa sähköpostin asemasta.

Sähköpostien talteenotto- ja arkistointiratkaisuissa on huo-mioitava haasteet, joita liittyy viestien järjestelmäsidonnai-suuteen, liitetiedostoihin tai epäselvään otsikointiin. Sosiaa-lisen median kohdalla törmätään osin samoihin haasteisiin.

Cornwallin maakunta-arkiston hoitaja Alison Spence työs-kenteli Kansallisarkistossa kahden kuukauden ajan Mobius-ohjelman kautta.

Mobius-liikkuvuusohjelman myöntämät stipendit ovat vieneet suomalaisia arkisto-alan ammattilaisia työskentelemään maail-malle. Vastavuoroisesti me olemme saaneet asiantuntijoita vieraiksemme Suomeen. Yksi heistä on Alison Spence.

TeksTi ja kuva: sari saarisTo, tiedottaja, Kansallisarkisto

Truron KAuPungisTA CornwALLisTA kotoisin oleva Alison Spence ei vielä tiennyt Suomesta juuri mitään, kun hän päätti hakea mukaan Mobius-ohjelmaan. Helsinkiin saavuttuaan hän vilkaisi nopeasti ympärilleen ja arvasi oitis viihtyvänsä: ”Rakastan merta ja 1920-luvun arkkitehtuuria. Helsingissä on molempia.”

Mobius-hanke on Suomen Lontoon instituutin junailema arkisto-, museo- ja taidealan asiantuntijoiden vaihto-ohjelma, jonka tarkoituksena on viedä suomalaista osaamista ulko-maille, vahventaa toimijoiden kansainvälisiä verkostoja ja edistää tietoaineistojen jakamista.

Tieto avoimeen käyttöönAlison Spence saapui Suomeen tarkoituksenaan sekä tutustua suomalaisiin arkistoalan käytänteisiin, että tuoda tänne omaa, pitkän linjan asiantuntemustaan englantilai-sesta arkistomaailmasta.

Spence on työskennellyt Cornwallin maakunnallisessa arkistossa vuodesta 1997 ja keskittynyt työssään viime aikoina erityisesti sähköiseen säilyttämiseen ja digitaalisiin aineistoihin liittyviin kysymyksiin. Myös tiedon avoimuuden ja käytettävyyden kehittäminen on hänelle tärkeää.

”Yksin nyhräämisen aika on ohi. Tiedon tarjoaminen avoimeen käyttöön hyödyttää kaikkia”, Alison toteaa.

arkistot kuuluvat kaikilleSuomalaisen arkistoalan arjen Alison Spence ei huomannut poikkeavan kovinkaan paljon englantilaisesta.

”Arkistoala on kansainvälisesti suuntautunutta ja ajankohtaiset asiat liikkuvat nopeasti maasta toiseen”, hän toteaa.

”Esimerkiksi asiakirjahallinnan digitalisoituminen ja vaikkapa aineistojen siirtäminen verkkoon kaikkien ulottuville ovat koko arkistoalan päivänpolttavia kysymyksiä”

Yhden selkeän eroavaisuuden hän kuitenkin pisti merkille.

”Englannissa arkistoala on tehnyt paljon työtä sen eteen, että kaikki ihmiset kokisivat olevansa tervetulleita aineisto-jen äärelle. Kohtaamme aktiivisesti ihmisiä ja panostamme aikuisasiakkaiden lisäksi myös pieniin koululaisiin eri-laisten työpajojen, opettajille suunnattujen pakettien ja näyttelyjen muodossa. Haluamme viestiä, että arkistot eivät ole vain tutkijoita ja yliopistoväkeä varten, vaan ne kuuluvat aidosti kaikille. Mielestäni arkiston yksi tärkeä tehtävä onkin tutustuttaa kaikenlaiset ja kaiken ikäiset ihmiset arkistoaineiston laajaan kirjoon ja siihen, miten jokainen voi itse aineistoja hyödyntää.”

Vaihtokokemus rikastuttaaKokemustaan Suomessa Alison Spence arvioi kaikin puolin mieleenpainuvaksi ja merkitykselliseksi. Hän suosittelee kansainvälistä vaihtoa lämpimästi kaikille: ”Ammatillisen kehittymisen kannalta on hyvä tutustua erilaisiin tapoihin tehdä ja nähdä. Alan kysymykset ovat pitkälti yhteisiä, mutta tavat löytää vastauksia voivat olla erilaisia.”

Mobius-stipendi toi Alison Spencen Suomeen

10 11akti 3/2014akti 3/2014

kansallisarkisto digitoi Trafin ilma-alusrekisterin

Ilma-alusrekisteri aloitti 1920-luvullaTrafi pitää Suomen ilmailuviranomaisena ilma-alusrekis-teriä. Rekisterin avulla valvotaan lentoturvallisuutta ja yksilöidään ilma-alukset sekä hoidetaan Suomea sitovat kansainväliset velvoitteet ja ilma-aluskiinnitystehtävät.

Ilma-aluksen rekisteröinnistä, kansallisuudesta ja merkit-semisestä säädetään ilmailulaissa (1194/2009). Rekisteriin merkitään ilma-aluksen tietojen lisäksi omistajan, käyttä-jän, haltijan ja edustajan tiedot ilma-aluskiinnityksistä.

Rekisteriä on pidetty manuaalisena 1920-luvulta saakka. Sähköinen LEKo-rekisteri otettiin käyttöön 1980-luvulla, manuaaliset rekisterikirjat olivat tästä huolimatta käytössä aina 1990-luvun alkuun saakka.

arkistossa noin 75 hyllymetriäArkisto muodostuu noin 3 700 ilma-aluskohtaisesta asia-kirjavihkosta. Arkisto jakautuu rekisteristä poistettujen ilma-alusten passiiviosaan ja edelleen rekisteröityjen aktiiviosaan. Määrällisesti asiakirjoja on noin 75 hyllymetriä.

Ilma-alusrekisterin arkiston muodostaminen on aloitettu kulkulaitosten ja yleisten töiden ministeriössä 1920-luvulla. Sittemmin rekisterin pito oli Trafin edeltäjien Ilmailuhalli-tuksen, Ilmailulaitoksen ja Ilmailuhallinnon lentoturvallisuus- hallinnon vastuulla.

Ilmailulaki määrää ilma-alusrekisteriin merkityt tiedot ja rekisteristeristä poistetut tiedot pysyvästi säilytettäväksi.

Saara Mikkola esivalmistelemassa ja indeksoimassa erään purjekoneen asiakirjoja.

Sami Issakainen digitoimassa ilma-alusrekisterin asiakirjoja.

TeksTi: jani karell, ylitarkastaja ja niko Mäkinen, ylitarkastaja, Kansallisarkisto kuvaT: sari saarisTo, tiedottaja, Kansallisarkisto

ArKisToLAiTos on ViiME vuosina tarjonnut aktiivisesti asiakirjojen järjestämis- ja digitointipalveluja yhteistyö-kumppaneilleen.

Mittavimpia käynnissä olevia hankkeita on Liikenteen turvallisuusviraston Trafin edeltäjävirastojen yhteensä lähes kahden hyllykilometrin laajuinen paperiasiakirjojen järjestämis- ja digitointiprojekti. Trafin edeltäjävirastoihin lukeutuvat Merenkulkulaitos, Ajoneuvohallintokeskus, Ilmailuhallinto ja Rautatievirasto.

Ensimmäisenä erityisaineistona digitoidaan ilma-alusrekis-terin asiakirjat vuoden 2014 aikana. Asiakirjojen digitointi palvelee sekä Trafin omaa toimintaa ja asiakaspalvelua että tuo digitoidut asiakirjat arkistolaitoksen asiakkaiden ulottu-ville aiempaa helpommin.

Digitointi suunniteltiin yhteistyössä Digitointi on suunniteltu tiiviissä yhteistyössä Trafin ja Kansallisarkiston kesken. Lähtökohtana oli varmistaa Trafin tarpeiden yhteensovittaminen arkistolaitoksen digitoinnin palveluvalikoimaan.

Trafin vaatimusmäärittelyiden mukaisten pdf-kuvatiedos-tojen ja metatietojen tuottamiseksi hankittiin ohjelmisto, joka mahdollistaa prosessin pitkälle viedyn automatisoinnin. ohjelmisto sisältyy hankkeen kustannuksiin.

Digitoiduista paperiasiakirjoista tuotetaan sekä Trafille että arkistolaitokselle vaatimusmäärittelyt täyttävät kuvamuodot ja tarvittavat metatiedot. Kaikki digitointi toteutetaan harmaasävydigitointina.

Paperiarkiston käytöstä voidaan luopua Asiakirjojen kuvatiedostot toimitetaan sähköisesti Trafille, joka vie ne omaan dokumentinhallintajärjestelmäänsä. Arkistolaitoksen digitaaliarkistoon tallennetut asiakirjat ovat jatkossa arkistolaitoksen asiakkaiden käytettävissä lähtö-kohtaisesti vain sähköisessä muodossa. Luovutetut paperi-asiakirjat säilytetään arkistolaitoksessa passiiviaineistona.

Ilma-alusten rekisteröinnistä ja valvonnasta muodostuu Trafissa jatkossa yksinomaan sähköisessä muodossa olevaa pysyvästi säilytettävää asiakirjallista tietoa, jota ohjataan Trafin asianhallintajärjestelmällä. Paperiarkistosta voidaan luopua digitointiprojektin myötä.

Esivalmistelun ja digitoinnin työvaiheetDigitoinnin esivalmistelussa ilma-alusten asiakirjavihkojen tunnistetiedot syötetään VAKKA-tietokantaan ilmailuhal-linnon viranomaisten arkistoon. Arkistohakemistossa aineisto on jaettu passiivi- ja aktiiviosien mukaisesti kahteen sarjaan, ja alasarjajaottelu on johdettu ilma-alustyypeistä. Arkistotietokannassa ilma-aluskohtaiset arkistoyksiköt saavat teknisen tunnisteen, jota tarvitaan metatietona ar-kistolaitoksen Digitaaliarkistossa.

Digitoitavien asiakirjojen fyysinen esivalmistelu vaatii oman tarkan suunnitelmansa. Asiakirjat jaetaan Trafin vaatimusmää-rittelyiden perusteella ilma-aluskohtaisesti asia kirjavihko ker-rallaan useisiin eri tehtävä- ja asiakirja perusteisiin indekseihin.

Käytännössä asiakirjat siis jaotellaan fyysisesti tehtävä-perusteisten indeksien mukaisiin asiakirjanippuihin. Samalla nippuihin liitetään erilliset viivakooditunnisteet, joiden perusteella ohjelmisto muuntaa indeksoinnin sähköiseen muotoon automaattisesti. Eräiden indeksien osalta laadi-taan lisäksi yksityiskohtaisempi manuaalinen alaindeksointi. Tarkemmalla indeksoinnilla parannetaan asiakirjojen haku-ominaisuuksia Trafin dokumenttienhallintajärjestelmässä.

Suunnittelusta työn toteutukseenDigitointi aloitettiin käytännössä siirtämällä ilma-alus- rekisterin passiiviosa arkistolaitokseen joulukuussa 2013. Prosessin toimivuutta testattiin vuoden 2014 alussa digi-toimalla pieni koe-erä asiakirjavihkoja. Työvaiheita selkey- tettiin testin jälkeen, jolloin muun muassa luovuttiin eräiden indeksien tarkemmasta jaottelusta.

Kevään aikana digitoinnissa siirryttiin tuotantovaiheeseen, ja passiiviosan digitointi valmistui syyskuussa. Rekisterin aktiivi-osan digitointi aloitettiin lokakuussa. Tavoitteena on saattaa työ päätökseen kuluvan vuoden loppuun mennessä. Vuoden aikana digitoinnin henkilöstöä on vahvistettu lisärekrytoinnein niin, että syyskuun lopussa aineiston esivalmistelussa ja digitoinnissa työskenteli yhteensä seitsemän henkilöä.

Asiakirjojen digitointi palvelee sekä Trafin toimintaa että arkistolaitoksen asiakkaita.

Kansallisarkisto digitoi kuluvana vuonna Liikenteen turvallisuusvirasto Trafin ilma-alusrekisterin paperiasiakirjat. Trafin edeltäjä- virastojen paperiasiakirjojen järjestämis- ja digitointiprojekti alkoi viime vuonna ja kestää vuoteen 2017.

12 13akti 3/2014akti 3/2014

mällisestä tallentamisesta, arkistoinnista ja säilyttämisestä sovittaisiin yhteisesti.

”Tekijät itse eivät useinkaan tule ajatelleeksi tallenteiden laajempaa merkitystä ja käyttöä, siksipä tulisi kiinnittää erityistä huomiota ryhmissä tällä hetkellä tehtävien tal-lenteiden arkistointiin. Taiteen tekijöiden sekä arkisto- ja museoalan kannattaisi ilman muuta yhdistää voimansa, jotta tanssi- ja teatterialan historia saadaan tallennettua ja siihen liittyvää resursointia kehitettyä”.

Ranska teostaltioinnin mallimaaRanska on esitys- ja näyttämötaiteen tallentamisen osalta edelläkävijämaita. Ranskan elokuvasäätiö tukee näyttämöltä televisiolle tehtävien tallenteiden tuotantoa, minkä ansi-osta maassa toimii joukko esittävän taiteen taltiointiin erikoistuneita yksityisiä tuotantoyhtiöitä.

Keskeisissä tanssimaissa myös johtavat esitystilat, tallentavat ja arkistoivat kaikki niissä esitetyt teokset kor-keatasoisesti. Vastaavaa mallia kannattaisi Aution mukaan tuoda Suomeenkin.

”Helsinkiin suunnitteilla oleva Tanssin talo voinee ottaa täs-sä suhteessa roolia ulkomaisten esikuvien mukaan – mut-ta sielläkin aikanaan nähtävä tarjonta edustaa lopulta vain osaa Suomessa tuotettavista esityksistä.”

Näyttämötaiteen osalta esityskulttuurissakin on maiden välisiä eroja. Tanssi ja teatteri näkyvät suomalaisilla televisiokanavilla melko vähän.

”Ranskan kansainvälinen tanssivideoiden on-line-verkko-kirjasto Numeridanse.tv on tanssivideoiden avoimen jaka-misen osalta suunnannäyttäjä. Mallia kannattaa meilläkin tutkia – etenkin, kun Ranska on myös tekijänoikeuksien osalta monessa suhteessa mallimaa”, Autio ehdottaa.

Näyttämötaiteen taltiointi hunningolla?

Esittävän taiteen tallentaminen ja säilyttäminen on Suomessa vielä lapsen kengissä. Esitys- ja näyttämötaiteen alalla teostaltioinnit on jätetty kokonaan tekijöiden omalle kontolle. Mitä tästä kulttuuriperinnöstä jää tuleville sukupolville?

TeksTi: sari saarisTo, tiedottaja, Kansallisarkisto

Erityyppisiä tallenteita käytetään Tero Saarinen Companyn päivittäisessä työssä sekä teosten harjoittamiseen että niiden promoamiseen. Tallenteiden toteutus ja kuvaustavat vaihtelevat käyttötarkoituksen mukaan.

Näyttämötaiteen televisiolevityksissä on kulttuurisia eroja. Suomessa näyttämötaiteen sija valtavirtamediassa on melko kapea.

EsiTys- jA näyTTäMöTAiTEEn saralla on herätty huo-maamaan, että taiteen tekemistä olisi syytä tallentaa ja arkistoida tarkemmin. Hetkeä varten tehty, liikkeestä, läsnä olosta, vuorovaikutuksesta ja esittämisestä koostuva teos ei jätä jälkeensä käsin kosketeltavaa artefaktia, ja ilman asianmukaista taltiointia se katoaa historian hämä-rään. Mutta kuka tallentaa, mitä ja miten?

Yleisradion osuus teatterin ja tanssin alan taltioimisesta on jatkuvasti pienentynyt eikä alan muistiorganisaatioilla ole ollut resursseja tarttua haasteeseen. Suomessa teos-ten taltioiminen on tällä hetkellä miltei kokonaan tekijöiden kontolla, ja käytännöt vaihtelevia.

Myös monipuolista tallentamistaKansainvälisesti palkitun tanssiryhmä Tero Saarinen Companyn toiminnanjohtaja iiris Autio toteaa, että tanssiryhmät kyllä tekevät taltiointeja, mutta usein niitä säilytetään lähinnä sisäistä käyttöä varten ja vain projektin elinkaaren verran.

”Suomalaisen nykytanssin historia on vielä suhteellisen nuori, ja siksi sen tallentamisen tärkeyteen ei ole vielä laa-jemmin herätty”, Autio toteaa.

Tero Saarinen Companyn teoksia ja niiden syntyprosesseja taltioidaan tiuhaan ja säilytetään asianmukaisesti. osa tallenteis-

ta on tarkoitettu markkinointiin, osa omaan sisäiseen käyttöön.

”Kansainväliset tanssiryhmät tarvitsevat teostaltiointeja esitystensä maailmanlaajuiseen myyntiin ja tunnettuuden rakentamiseen”, Autio kertoo.

Jälki taideteoksen syntyprosessistaTaltioinneilla on myös muita tarkoitusperiä. Tero Saarinen Companyn tanssiteoksien elinkaari on pitkä ja sen aikana työryhmissä saattaa tapahtua muutoksia. Ilman harjoitus-tallenteita uusien tekijöiden olisi vaikeampi hypätä teok-seen mukaan.

”Taltioimme myös teosten työstöprosessia ja sitä, miten liikekieli kehittyy harjoitusten aikana. Se auttaa paitsi tans-sijoita myös koreografeja teoksen kehittämisessä. Näin meille jää jälki koko taideteoksen syntyprosessista,” Iiris Autio toteaa.

Niukat resurssit, puuttuvat linjauksetEsitys- ja näyttämötaiteen muistiorganisaatiot ovat havahtuneet tilanteen ongelmallisuuteen. Teatterimuseo on aloittanut teostallenteiden keruun, mutta kovin kattavaa aineistokantaa ei ole vielä koottuna. Lisäksi vanhat nauhat vaativat pikaista digitointia säilyäkseen arkistokelpoisina.

Teatterimuseon johtajan Helena Kallion mukaan erityisen huolestuttavaa on, ettei nykyisten teosten taltiointia pystytä järjestämään systemaattisesti. Uhkana on, ettei teoksista jää taiteellista kokonaiskuvaa talteen.

”Taloudellisten paineiden takia tekijöiden oma taltiointi keskittyy usein promootiokuviin. Markkinointikuvasto harvoin kuitenkaan tallentaa kattavasti teoksen koko-naisuutta, jonka rakentamisessa ovat olleet mukana niin puvustajat, lavastajat, valaisijat, koreografit ynnä muut. Pelkät myyntiin tarkoitetut pressikuvat eivät kulttuuriperinnön vaalimiseen riitä.”

Voimat kannattaisi yhdistääTero Saarinen Companyn monipuolinen tallennekulttuuri on positiivinen esimerkki tekijöiden omasta, laajasta taltiointi-työstä. oppi siihen on saatu kansainvälisiltä kentiltä.

”Me olemme miettineet paljon teosten tallettamista paitsi muistiorganisaatioiden käyttöön myös tulevaisuuden teki-jöille: miten Teron avainteokset saadaan mahdollisimman autenttisina siirretyksi eteenpäin tilanteessa, jossa koreo-grafi ei itse enää ole valvomassa teostensa harjoittamista”, Iiris Autio pohtii.

Teosten syntyprosessin ja esitysten monipuolinen talti-ointi ei kuitenkaan ole kaikille näyttämötaiteen ryhmille mahdollista. Iiris Autio toivookin, että esitysten järjestel-

TERo SAARINEN CoMPANY

TERo SAARINEN CoMPANY

14 15akti 3/2014akti 3/2014

voidaan luovuttaa arkistolaitokseen tai johonkin yksityis-luontoiseen keskusarkistoon, joista suurin osa sijaitsee Helsingissä. Yksityisarkistoja ja niistä erilleen ajautuneita rippeitä voi löytää myös paikallismuseoiden tai kirjastojen hallusta, vaikka paikkakunnalla toimisi kotiseutuarkistokin.

Jos henkilöarkiston luovuttaja pitää tärkeimpänä kriteerinä esimerkiksi henkilön poliittista kantaa, hän useimmiten pää-tyy keskusarkistoon. Jos hän haluaa aineiston säilyvän sen syntysijoilla, valinta on maakunta-arkisto tai kotiseutuarkisto.

Riittävätkö resurssit?Kun kyse on paikallisesti merkittävästä arkistosta, arkisto-laitos ohjaa luovuttajan ottamaan yhteyttä kotiseutu- arkistoon. Mutta onko niillä riittävästi mahdollisuuksia ottaa luovutuksia vastaan?

Viimeisin kotiseutuarkistojen resursseista tehty laaja sel-vitys on vuosituhannen vaihteesta. Tuolloin kotiseutu-arkistojen tilanne ei ollut kovin vakiintunut sen enempää aineistojen vastaanottamisen, järjestämisen, valvonnan, säilytystilojen, resurssien kuin tietopalvelunkaan osalta. Arkistolaitoksen tiukentuva hankintapolitiikka herättääkin nyt huolta paikallisen merkittävän aineiston riittävästä talteen ja käyttökuntoon saamisesta.

Elokuun alussa järjestettyjen Hämeenlinnan kotiseutu-päivien yhteydessä Suomen Kotiseutuliitto ja arkistolaitos sopivatkin alustavasti uuden selvityksen tekemisestä ja kotiseutuarkistoja koskevien ohjeiden päivittämisestä.

Synergiaa muista kehittämishankkeistaEi kuitenkaan ole järkevää kehittää omia järjestelmiä tai tapoja kotiseutuarkistoille samalla, kun kirjastot, arkistot ja museot tekevät yhteistyötä KDK:n ja Finnan tiimoilta. Siksi ajatus on, että kotiseutuarkistot voisivat hyödyntää työtä, jota tehdään yksityisluontoisen asiakirjallisen kulttuuriperinnön säilymisen turvaamiseksi muun muassa AHAA-hankkeessa.

oman haasteensa luovat sähkösyntyiset aineistot tai muut uudenlaiset aineistot, joiden pysyväksi säilyttämiseksi Suomen kokoisessa maassa järkevä ratkaisu olisi yksi järjestelmä. Tähän kehityskulkuun pyritään kotiseutu- arkistotkin saamaan mukaan.

Arkistolaitos vähentää vuodesta 2015 alka-en yksityisarkistojen vastaanottoa ja ohjaa niiden luovuttajia yksityisluontoisiin keskus-arkistoihin sekä kotiseutuarkistoihin. Suomen Kotiseutuliitto ja arkistolaitos aikovat selvit-tää, mitkä ovat kotiseutuarkistojen resurssit vastaanottaa nykyistä enemmän aineistoja.

TeksTi: vuokko joki, johtaja, Oulun maakunta-arkisto

Kotiseutuarkistojen valmiudet selvitetään

KoTisEuTuArKisToLLA TArKoiTETAAn yksityis-luonteista aineistoa vastaanottavaa paikallista ja vakiintu-nutta arkistoa, joka yleensä on kunnan ylläpitämä. Se voi olla myös osa kotiseutuyhdistyksen toimintaa. Muutama koti-seutuarkisto toimii laajemmalla kuin yhden kunnan alueella.

Kotiseutuarkistoihin otetaan vastaan muun muassa yhdistysten, seurojen, osuuskuntien, liikelaitosten sekä henkilöi den, perheiden ja sukujen arkistoja.

Suomen Kotiseutuliitto on antanut kotiseutuarkistoille suosituksen vuonna 2007, julkaissut oppaan ja järjestänyt koulutusta yhteistyössä maakunta-arkistojen kanssa.

Mihin isovanhempien kirjeenvaihto?Viime kädessä aineiston omistaja päättää, mihin arkistoon hän haluaa arkiston luovuttaa. Silti arkisto saattaa olla otta-matta arkistoa vastaan ja ohjata luovuttajan jonkin muun arkiston puoleen. Tämä johtuu arkistojen erilaisesta hankinta-politiikasta ja niiden kesken sovitusta työnjaosta.

Jos kyse on esimerkiksi piiriyhdistyksen tai alueellisesti tai valtakunnallisesti vaikuttaneen henkilön arkistosta, se

Yksityisarkistot ovat monesti järjestämättömiä.

oULUN MAAKUNTA-ARKISTo

Ennakkoseulonnan merkitys korostuu sähköisessä toimintaympäristössä

TeksTi: Mikko eräkaski, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

ArKisToLAiTos Määrää ArKisToLAin (831/1994,§ 8) nojalla, mitkä viranomaisten asiakirjatiedot ovat tieteellisen ja muun tutkimuksen kannalta niin merkittäviä, että ne tulee säilyttää pysyvästi. Viranomaiset pyytävät seulonta- esityksessään arkistolaitosta vahvistamaan pysyvästi säilytettävät asiakirjatiedot. Arkistolaitos harjoittaa ennakko- seulontaa, jolla asiakirjatietojen säilytysarvo pyritään mää-rittelemään jo niiden syntyvaiheessa.

Hallinnon tietoympäristö on muuttunut viimeisen kymmenen vuoden aikana voimakkaasti. Uusia tietojärjestelmiä kehitetään ja otetaan käyttöön jatkuvasti. Kansallisarkiston kehittämispäällikkö Markku Leppänen, miten hallinnon sähköistyminen on vaikuttanut asiakirjatietojen seulontaan?

”Ennakkoseulonnan merkitys on kasvanut, erityisesti asian- käsittelyjärjestelmiä käyttöönotettaessa. Tulee ratkaista, miten kauan uuteen tietojärjestelmään tallennettavat asiakirjatiedot säilytetään. Tätä edellyttävät myös julkisuuslainsäädännön hyvä tiedonhallintatapa ja henkilötietolainsäädäntö.

Sähköinen toimintaympäristö mahdollistaa sen, että entistä kattavampi osa hallinnon asiakirjatiedoista voidaan säilyttää pysyvästi. Arkistolaitoksen lähtökohtana on asiakirjatietojen pysyvä säilyttäminen sähköisessä muodossa. Asiankäsittely- järjestelmissä samaan tehtäväluokkaan kuuluvat asiakirja- tiedot saavat pääsäännön mukaan saman säilytysajan (pysyvä tai määräaikainen säilytys). Rekistereiden kohdalla päädytään usein säilyttämään kaikki asiakirjatiedot pysyvästi. Aiemmin sovelletuista syntymäpäiväotannoista luovutaan siltä ajanjaksolta, jolta tiedot voidaan säilyttää pysyvästi sähköisessä muodossa.”

Seulontapäätöstä ei kannata lykätäMiten hyvin viranomaiset ovat pyytäneet vahvistusta arkistolaitokselta tietojärjestelmien tietojen pysyvästä säilyttämisestä? onko viranomaisilla ajantasaiset tiedot siitä, mitkä tiedot säilytetään pysyvästi?

”Monen viranomaisen olisi syytä ryhdistäytyä. Viran-omaisten ja arkistolaitoksen tulee yhteistyössä läpi- käydä päämäärätehtävissä ylläpidettävät sähköiset tieto-

järjestelmät ja ratkaista, mitkä niissä olevat asiakirjatiedot on säilytettävä pysyvästi. Tällainen ratkaisu puuttuu sadoilta tietojärjestelmiltä.”

Mitä riskejä liittyy siihen, jos viranomaisella ei ole ajantasaista seulontapäätöstä tietojärjestelmään sisältyvistä tiedoista?

”Toimenpiteiden lykkäämisestä seuraa aina lisäkustannuksia. Viranomainen joutuu joka tapauksessa jossakin vaiheessa selvittämään arkistolaitokselle, mitä asiakirjatietoja, miltä ajalta ja millaisin metatiedoin varustettuina tietojärjestelmään sisältyy. Lykätty selvitystyö voi osoittautua todella työlääksi, kun järjestelmän dokumentaatiotiedot ovat hukassa tai vanhentuneita.”

arkistolaki huomioitavaSähköisiin tietojärjestelmiin liittyy usein myös henkilötietoja. onko näiden suhteen syytä huomioida jotain erityistä?

”Henkilötietojen suojasta on säädetty usein erillislailla (rekisterilait). Niissä on usein määrätty tietojen rekisteristä poistamisesta tietyn määräajan jälkeen. Rekisteristä pois-taminen ei merkitse sitä, että viranomaisen tulee hävittää tai että viranomainen saa hävittää tiedot. Rekisterilain mää-räyksistä huolimatta arkistolaitoksella on arkistolain nojalla lopullinen määräysvalta. Tästä arkistolaitoksen toimivallasta yli rekisterilakien määräysten ilmenee hallinnossa epä-tietoisuutta, joka on johtanut rekisteritietojen hävittämi-seen ilman arkistolaitoksen päätöstä.”

Miten suosittelisit viranomaisia lähestymään arkistolaitosta, jotta säilytysajat saadaan vahvistettua myös sähköisten tieto-järjestelmien osalta?

”Meitä voi lähestyä sähköpostilla tai vaikka soittaa. Asiaa voidaan tarkastella epävirallisemminkin ennen virallisen seulontaesityksen lähettämistä Kansallisarkistoon. Seulonta- esitykset voivat koskea esimerkiksi yhtä tai muutamia sähköisiä tietojärjestelmiä.”

Hallinnon käyttöönottamat sähköiset tietojärjestelmät mahdollistavat asiakirjatietojen entistä kattavamman pysyvän säilyttämisen. Samalla korostuu ennakkoseulonnan tärkeys.

16 17akti 3/2014akti 3/2014

Suomen tie itsenäisyyteen Ranskan ja italian silmin TeksTi: PerTTi Hakala, tutkija, Kansallisarkisto

MAAMME VALTioLLisEn KEHiTyKsEn kannalta ratkaiseviin vuosikymmeniin 1880–1920 keskittyvä näyttely avautuu johdannon kautta. Ranskalaiset tiedemiehet löysi-vät Lapin jo 1600-luvulla, jolloin johannes schefferuksen ”Lapponia”-teos (1673) avasi maanosamme kaukaisen kolkan eurooppalaiselle sivistyneistölle.

Lappi oli tiedemiesten ja matkailijoiden ensisijainen kiinnos-tuksen kohde, kunnes italialainen giuseppe Acerbi vuonna 1802 kertoi laajasti myös saunojen ja kanteleen maasta. Maahamme autonomian alkuvuosikymmeninä saapuneet ranskalaiset matkalaiset ja retkikunnat syvensivät kuvaa Suomesta. Kotiopettajana toimineen ranskalaisen Le duc Leouzonin Kalevalakäännös ilmestyi vuonna 1845.

Näyttely huomioi myös 1850- ja 1860-lukujen sodat: Krimin sodan ja Italian vapaussodan. Edellinen toi rans-kalaiset sotavoimat Suomeen, jälkimmäinen suomalaiset Italiaan. Ranskalaiset valtasivat vuonna 1854 Ahvenanmaan Bomarsundin linnoituksen. Suomalaiset Herman Liikanen ja waldemar Becker osallistuivat nyky-Italian syntyprosessiin, toinen heistä sodissa tappion kärsineen paavin joukoissa.

Tuhannen vaikuttajan kulttuuriadressiBecker oli ensimmäisiä Suomen itsenäisyyden puolesta-puhujia vuonna 1880, mutta hänen pamflettinsa ei herättänyt mainittavaa huomiota, toisin kuin oikeusoppineen senaat-torin Leo Mechelinin maamme valtio-oikeudellisesta ase-masta kirjoittama selvitys. Mechelin on näyttelyn keskeisiä hahmoja; hänen aktiivinen toimintansa Suomen erillis- aseman korostajana on laajasti esillä. Hän oli muun muas-sa vuonna 1899 ranskaksi ilmestyneen ”Suomi 19:lla vuosi-sadalla” -suurteoksen primus motor. Teos kuvasi edistynyttä, Venäjästä erillistä suuriruhtinaskuntaa.

Mechelin oli poliittinen realisti, eikä siksi osallistunut vuoden 1899 helmikuun manifestin aiheuttamiin vastatoimiin. Näyttävin näistä oli ns. kulttuuriadressi Suomen oikeuksien puolesta. Sen allekirjoitti 1 063 Euroopan tiede- ja kulttuuri-elämän edustajaa. Italian osuus oli erityisen suuri.

Venäjän keisari nikolai ii ei ottanut kulttuuriadressia vastaan. Alkuperäinen adressi komeine koteloineen on näyttelyn vaikuttavimpia esineitä.

Virtuaalipaviljonki vie vuoteen 1900Suomi osallistui Pariisissa järjestettyihin maailman näyttelyihin vuosina 1878, 1889 ja 1900. Viimeisin järjestettiin ajankoh-tana, jolloin Ranska ja Venäjä olivat liittolaisia. Esillä ole-vat asiakirjat, julkaisut ja esineet kertovat pyrkimyksistä tuoda esille Suomi, mutta myös pyrkimysten saamasta ristiriitaisesta vastaanotosta.

Näyttelyyn Aalto-yliopistolta lainaksi saatu vuoden 1900 maailmannäyttelyn virtuaalinen Suomen paviljonki avaa kävijöille ainutlaatuisen mahdollisuuden kokea se omin silmin. Paviljonki oli kokonaistaideteos, joka herätti kävijöi-den huomion. Se oli kansallinen voimanponnistus, johon moni suomalaistaitelija osallistui.

Näyttely valaisee erityisesti Albert Edelfeltin ja Axel gallénin (noin vuodesta 1907 gallen-Kallela) toimintaa Pariisissa.

Useimmat suomalaistaiteilijat ja -kirjailijat toteuttivat Pariisissa henkilökohtaisia aikeitaan, kun taas Edelfeltin toimia ohjasivat lähinnä poliittiset pyrkimykset. Hän maa-lasi vuonna 1885 kuuluisan ranskalaistiedemiehen Louis Pasteurin muotokuvan, joka avasi Pariisissa ovet yhteis- kunnan ylimpiinkin piireihin. Edelfelt pyrki jatkuvasti edis-tämään Suomen asiaa, usein Leo Mechelinin kumppanina.

Rotuoppia ja ulkomaankauppaaNs. Suomen tapauksen pysyminen ranskalaisten ja italialais-ten lehtien palstoilla vuodesta toiseen oli maamme tulevai-suuden kannalta tärkeää. Pariisiin ja Roomaan asettuneet suomalaistiedemiehet julkaisivat Suomea käsitteleviä kirjoja ja artikkeleita, ja saivat myöhemmin varsin vaikutusvaltaisia poliitikkoja ottamaan kantaa maamme tilanteeseen.

Se vaati kärsivällisyyttä ja sitkeyttä, mutta antoi myös kokemusta kansainvälisestä politiikasta. Näyttely kertoo tästä epäkiitollisesta työstä.

Eri tieteenalojen edustajat osallistuivat muun muassa keskusteluun roduista ja korostivat suomalaisten läntisiä piirteitä tyrmätäkseen j.A. de gobineaun väitteet kansan kyvyttömyydestä valtiolliseen elämään. Maailman ensimmäisen kansalliskartaston julkaiseminen Suomessa vuonna 1899 herätti huomiota ja oli ylpeyden aihe.

Kansallisarkiston näyttely käsittelee näitä aiheita, mutta myös Ranskaan ja Italiaan suuntautunutta ulkomaankaup-paa ja teollisuutta.

Saksa-sympatia epäilytti RanskaaNäyttelyn viimeinen osio tarkastelee Suomea eurooppalaisen suurvaltapolitiikan näkökulmasta. Maamme ei ollut merkittävä Ranskan tai Italian kannalta, mutta varsinkin ranskalaiset diplomaatit raportoivat Suomen tilanteesta, venäläistämis-toimista ja yleisestä äänioikeudesta vuonna 1906.

Ranskalle tärkeän, Venäjän kanssa solmitun sotilasliiton mer-kitys korostui maailmansodan sytyttyä vuonna 1914. Helsin-gissä toimineen Ranskan konsulin raportit muun muassa jääkäriliikkeestä ja saksalaissuuntauksesta ovat näyttelyssä esillä Ranskan ulkoministeriöstä saatuina jäljennöksinä.

Ranska tunnusti itsenäisen Suomen jo 4.1.1918, Italia vasta kesällä 1919. Kansalaissota vuonna 1918 ja sitä seurannut

Suomen saksalaissuuntaus kuninkaanvaaleineen johti Ranskan-suhteiden katkeamiseen – lyhyeksi ajaksi. Näyttely kertoo tästäkin välivaiheesta, josta Suomi pyrki eroon valtion-hoitaja C.g.E. Mannerheimin johdolla, ja päättyy luonte-vasti Suomen Kansainliiton jäsenyyteen vuonna 1920.

Kansallisarkistossa aukeaa joulukuun alussa näyttely ”Pro Finlandia. Suomen tie itse-näisyyteen. Näkökulma: Ranska ja Italia.” Se on osa neljän näyttelyn sarjaa, joka avaa kävijöille kuvaa ja käsityksiä Suomesta ja suomalaisista Euroopan maissa maamme itsenäistymistä edeltävinä vuosikymmeninä ja itsenäisyyden alkuvuosina.

Suomen paviljonki vuoden 1900 maailmannäyttelyssä Pariisissa oli kansallinen voimanponnistus.

”Pro Finlandia. Suomen tie itsenäisyyteen. Näkökulma: Ranska ja Italia.” -näyttely on avoinna Kansallisarkistossa 3.12.2014–18.6.2015 tiistaisin, torstaisin ja perjantaisin klo 10–16 sekä keskiviikkoisin klo 10–18. Näyttelyyn on vapaa pääsy. Kansallisarkisto julkaisee näyttelyn yhtey-dessä samannimisen teoksen.

Ranskalaisessa Le Grelot -lehdessä toukokuussa 1899 julkaistu pilakuva.

KANSALLISARKISTo

KANSALLISARKISTo

18 19akti 3/2014akti 3/2014

Euroopan unionin Historiallisen Arkiston tänä vuonna lanseeraama opetusohjelma lapsille on ollut menestys. Peräti 200 koulu-laista vieraili kevään aikana Villa Salviatissa Firenzessä.

TeksTi: Marie Pelkonen, viestintäpäällikkö, Kansallisarkisto kuvaT: alessia soccio, HAEU

Kirjoittaja on parhaillaan virkamiesvaihdossa EU:n Historiallisessa Arkistossa Firenzessä.

Pitäjänkirjurit valokeilassaPohjanmaan pitäjänkirjureita 1700- ja 1800-luvuilla käsittelevä väitöskirjani valottaa pitäjän-kirjureiden ammattikunnan toimintaa ja merkitystä suuresta Pohjansodasta kunnallishallin-non perustamiseen. Pitäjänkirjuri-instituutio linkittyy keskusvallan lujittamispyrkimyksiin 1600-luvulla ja jopa aiemmin.

Professori Nils Erik Villstrand keskusteli Arja Rantasen kanssa ennen väitöstilaisuuden alkua.

TeksTi: arja ranTanen, johtaja, Vaasan maakunta-arkisto kuvaT: Henry ByskaTa

FM Arja Rantasen väitöstutkimus ”Pennförare i periferin. Österbottniska sockenskrivare 1721–1868” tarkastettiin Åbo Akademissa 17. lokakuuta 2014. Kustoksena toimi professori Nils Erik Villstrand, Åbo Akademi ja vastaväittäjänä professori Per Sörlin, Mittuniversitetet, Ruotsi.

Firenzessä lapsetkin mahtuvat arkistoon

Muksut tuunasivat itselleen eri EU-maiden passeja.

Arkistonhoitaja Mary Carr opasti innokkaita vierailijoita mikrofilmi-laitteen käyttöön

HisToriALLisEn ArKisTon oPETusoHjELMA koos-tuu kahdesta eri ikäryhmille suunnatusta kokonaisuudesta: “Hyvän tähden alla” -ohjelma alakouluille ja “Firenzeläiset – Euroopan kansalaiset” yläkouluille. Sisältöjä on kehitetty yhteistyössä opetustoimen ammattilaisten kanssa.

“olemme tyytyväisiä siihen, että ohjelma on saavuttanut lyhyessä ajassa erittäin myönteisiä tuloksia”, iloitsee dieter schlenker, Historiallisen Arkiston johtaja ja hankkeen kätilö.

Tuunaus tuo EU:n lähemmäsohjelman tarkoitus on perehdyttää lapsia sekä Euroopan unioniin että Historiallisen Arkiston toimintaan kokemalla ja itse tekemällä. 6–11-vuotialle lapsille kerrotaan EU:sta, arkistosta ja EU:n lipun tähtien merkityksestä.

ohjelmassa on myös aarteenetsintää, jossa lapset etsivät näyttelytiloihin piilotettuja kirjekuoria. Jokaiseen kuoreen on kirjoitettu jonkin EU-maan nimi ja kuoren sisällä on passi.

Työpajassa lapset askartelevat omat EU-lippunsa sekä tuu-naavat kirjekuoresta löytämänsä passin lisäämällä siihen omia tietojaan ja kirjoittamalla maita, joissa ovat vierailleet. Lopuksi lapset tutustuvat arkistonhoitajan työpäivään ja arkistotiloihin, joissa erityisesti liikuteltavat hyllyt kiinnostavat.

“Meille arkistonhoitajille tämä on ollut uusi, mutta virkistävä haaste. Lapsilla on ilmiselvästi ollut kivaa”, arkistonhoitaja Mary Carr kuvailee.

Väittely virkistää12–14-vuotiaat vierailijat oppivat omassa työpajassaan historiasta, EU:n tavoitteista ja hallinnosta sekä Historialli-sesta Arkistosta.

ohjelma rakentuu kaksiosaisesti niin, että aluksi arkiston-hoitajat vierailevat koulussa ja tutustuttavat lapset aihee-seen esitysten, visojen ja interaktiivisten pelien avulla. Myöhemmin oppilaat vierailevat Villa Salviatissa, jossa perehdytään tarkemmin Historiallisen Arkiston luontee-seen ja siihen, mitä arkistossa itse asiassa tehdään.

Koululaiset ottavat lisäksi osaa “Pienen eurooppalaisen parlamentin” istuntoon harjoitellen osallistumista väittelyyn sopivasta aiheesta. Lopuksi järjestetään äänestys aidossa parlamentarismin hengessä.

PiTäjänKirjurEidEn AsEMA veronkanto-organisaati ossa vahvistettiin Kustaa ii Adolfin antamassa asetuksessa vuonna 1624. Kirjureiden tehtäväkenttä laajeni vuosisatojen saatossa kirjallisen kulttuurin vaikutuksesta.

Aluksi kirjureiden tehtävänä oli kirjata verotusperusteet ja laatia talonpojille kuitit veroista. Tultaessa 1800-luvun puoli- väliin he olivat kunnallisia virkamiehiä, jotka vastasivat niin pitäjän taloudesta, asioiden valmistelusta ja toimeen- panosta kuin yksityisten asiakirjojen laatimisesta. Lisäksi he toimivat suullisen ja kirjallisen viestinnän välittäjinä, myös suomen ja ruotsin kielen välillä.

Mikä vaikutti kirjurin valintaan?147 vuotta kattavan tutkimuksen keskiössä olivat entisen Vaasan läänin 17 pitäjää ja niissä toimineet kirjurit. Tutki-muksessa selvitetään, miten pitäjäläisten oikeus palkata mieleisensä kirjuri toteutui, kun käräjillä ja myöhemmin pitäjänkokouksessa suoritettuun vaaliin saattoivat vaikuttaa pitäjän kirkkoherra sekä maaherra, joka viime kädessä vahvisti vaalin tuloksen.

Vaalitulokseen vaikuttivat myös pitäjäläisten mielipide-erot ja virasta luopuvan pitäjänkirjurin omat näkemykset. Viran edellyttämä ammattitaito, hakijan henkilökohtaiset ominai-suudet sekä palkkausehdot olivat myös tutkimuksen kohteena.

kirjurit edistivät kirjoitustaitoa Kuva pitäjänkirjureiden ammattikunnasta luodaan koulu-tustietojen, työkokemuksen, iän sekä sosiaalisen ja maan- tieteellisen taustan tutkimuksen avulla. Kirjureiden sosiaa-lista asemaa on selvitetty heidän taloudellisen asemansa, avioliittojen ja lasten uravalintojen avulla.

Pitäjänkirjureiden ammattikunnan sosiaalisen ja taloudel-lisen rakenteen tutkimus pohjaa kirjurimatrikkeliin, johon sisältyy 142 pitäjänkirjuria. Matrikkeliin on koottu tiedot kirjureiden vanhemmista, aviopuolisoista, opinnoista ja työurista.

Tutkimuksessa on analysoitu pitäjänkirjureiden työtehtäviä paikallishallinnossa ja yksityisten pitäjäläisten palveluksessa. Tehtäväkentän syväluotaus on ollut mahdollista joidenkin kirjureiden säilyneiden arkistojen avulla.

Tutkimus perukirjojen laatijoista 1700- ja 1800-luvuilla vah-vistaa kuvaa pitäjänkirjureista ammattimaisina kirjoittajina pohjalaispitäjissä, mutta avaa myös näkökulmia talon- poikaisen kirjoitustaidon leviämiseen. Viisi tapaustutkimusta, jotka analysoivat kirjallista viestintää hallitsijoiden ja hallitta-vien kesken, selvittävät pitäjänkirjureiden roolia ja merkitystä talonpoikien poliittiseen vaikutusvaltaan.

Suurin rooli paikallishallinnossaPitäjänkirjureiden merkitys korostui paikallishallinnossa, mutta keskusvallan ja talonpoikien välisessä vuorovaiku-tuksessa he eivät olleet merkittävässä osassa. Tutkimus antaa viitteitä siitä, että pitäjänkirjureiden rooli aluehallinnon suuntaan oli merkittävämpi, mutta Vaasan lääninhallituksen arkiston tuhoutuminen Vaasan palossa vuonna 1852 teki mahdottomaksi tarkemman tutkimuksen.

20 21akti 3/2014akti 3/2014

Venäjän turvallisuuspalvelun FSB:n keskus-arkiston salaisen asiakirjahallinnon ja rikos-asiain aineistoissa säilytetään seikkaperäisiä asiakirjoja vuosien 1939–1940 neuvosto-liittolais-suomalaisen sodan tapahtumista.

Lemetin mottiin jäi yli 3000 neuvostosotilasta.

TeksTi: vasili s. HrisToforov, kenraaliluutnantti, johtaja, Venäjän FSB:n arkisto- ja rekisteriosasto käännös: anna varTiala, tutkija, Kansallisarkisto

sALAisEn AsiAKirjAHALLinnon aineistossa on neuvostoliittolaisen ulkotiedustelun ja NKVD:n (sisäasiain-kansankomissariaatti) erikoisosastojen vuosien 1939–1940 asiakirjat. Ne tiedottavat muun muassa suomalaisen sota-näyttämön mahdollisuuksista, suomalaisten sotatoimista rajalla ja puolustusasemien rakentamisesta.

Aineistossa kerrotaan Suomen eduskunnan ulkoasiainvalio-kunnan keskusteluista, jotka koskivat Suomen ja Neuvosto-liiton suhteita sekä Suomen sotakabinetin keskusteluista ja sen ja sosialidemokraattisen eduskuntaryhmän kokouksista. Lisäksi aineistossa mainitaan useiden muiden maiden diplomaattien ja sotilas-attachéoiden tiedonannoista, jotka koskevat mahdollista sotaa Euroopassa ja neuvostoliittolais-suomalaisia suhteita.

Sotatoimet kirjattu tarkkaanNKVD:n erikoisosastojen aineistosta käy ilmi sotatoimien kulku. Leningradin sotilaspiirin sotajoukkojen ensimmäisen

päivän hyökkäyksen tulokset tulevat esiin. Aineistossa kuvataan tilanteen kehitystä sekä hyökkäyksen alussa ilmestyviä hankaluuksia. Suurta huomiota saavat neuvosto- liittolaisten ja suomalaisten sotilaiden mielialat sekä poliittis-moraalinen tilanne.

Asiakirjoissa on tiedot Suomen sotakampanjaan osallistunei-den Puna-armeijan joukkomuodostelmien määrästä taiste-lukalusto mukaan lukien. Puna-armeijan sotilaita oli 1,3 mil-joonaa, eli noin kaksinkertainen määrä Suomen armeijaan verrattuna.1 Puna-armeijalla oli 3 500 tykkiä, 1 500 panssari-vaunua ja 3 000 lentokonetta.

Miesvahvuus sekä kalusto koottiin useasta eri sotilaspiiris-tä. Taisteluihin osallistuivat myös Valko-Venäjän rintama ja luoteinen rintama.

kansan mielipiteitä kartoitettiinSuuri osa aineistosta on omistettu eri neuvostokansan-kerrosten yleisen mielialan seurannalle Suomen tapahtu-mien johdosta sekä kansan arvioinneille esitelmästä, jonka Vjatšeslav Molotov piti Korkeimmassa Neuvostossa 31. lokakuuta 1939.

NKVD ilmoitti, että Leningradin, Moskovan, Muurmannin ja Tulan alueilla järjestetyissä joukkokokouksissa kansa hyväksyi Neuvostoliiton johdon ulkopolitiikan, Suomen

kansanhallituksen (ns. Terijoen hallitus) deklaraation sekä Neuvostoliiton ja Suomen kansanhallituksen välisen sopimuksen. Asiakirjoissa on sivistyneistön arviointeja Neuvostoliiton ulkopolitiikasta ja Suomen kanssa alkaneen sodan syistä. Niin ikään aineistossa esitellään intelligentsijan ja insinööri- ja tekniikka-alan työntekijöiden mielipiteitä siitä, että Neuvostoliitto erotettiin Kansainliiton jäsenyydestä.

Sen jälkeen, kun vuoden 1939 joulukuun lopussa oli jul-kaistu Leningradin sotilaspiirin tilannekatsaus sota toimien tuloksista, NKVD kartoitti laajasti kansalaisten lausuntoja Puna-armeijan epäonnistuneiden toimien johdosta: ”Tois-taiseksi Suomessa meillä on epäonnistuminen… Jos so-tajoukkojen luoteisen Valko-Venäjän ja Luoteis-Ukrainan alueiden valloittamisen aikana meidän sanomalehtemme toitottavat innostuksesta, jolla kansa toivottaa tervetulleeksi Puna-armeijan, niin Suomen tapahtumien yhteydessä kansalaisten innosta ei kuulu mitään”.

Huono varustus koitui kohtaloksi Neuvostoliiton sotilasvastavakoilun asiakirjoissa on tiedot Puna-armeijan sotajoukkojen puutteellisesta varustamisesta. Talviolosuhteissa Suomessa olevat Puna-armeijan sotilaat olivat puolipukeisia, ”rikkinäisissä vanunkilla sidotuissa jalkineissa, päässä sotilaspäähineet nimeltään budjonovka eli piippalakki ja jopa suikat talvihattujen sijaan”.

Sekä sotilaat että komentajat olivat tuomittuja kuolemaan koviin pakkasiin (-38 astetta) ja nälkään. He paleltuivat Karjalan kannaksen ja Kuolan niemimaan talviolosuhteissa murtaessaan Mannerheim-linjaa kesävaatetuksessa ilman sopivaa aseistusta ja taistelukokemusta.

Taisteluraportit kertovat siitä, että Puna-armeijan sota-joukkojen isot menetykset olivat seurausta paleltumisesta, kurkkumädän ja lavantaudin etenemisestä ja aliravitse-muksesta. Asiakirjojen mukaan haavoittuneet sotilaat makasivat vuorokausia lumessa ilman lääkärin apua. Joulu-kuussa 1939 menehtyi, haavoittui ja katosi yhteensä noin 8 000–9 000 jalkaväkidivisioonien miestä.

Erehdykset kirjattiin raporttiinLeningradin sotilaspiirin NKVD:n erikoisosasto raportoi huhtikuussa 1940 Moskovaan kaikista peruserehdyksistä sekä laajojen menetysten syistä. Raportin mukaan sota-näyttämö ei ollut valmis: vihollisen voimat ja luonnonolot aliarvioitiin eikä muodostettavien sotajoukkojen kuntoa otettu huomioon.

Lisäksi todettiin, että luoteisen rintaman esikunnan asian-tuntemus vihollisen toiminnasta ja joukkojen organisointi oli heikkoa, sotajoukot esimerkiksi lastattiin juniin epä-järjestelmällisesti eikä kaatuneiden, haavoittuneiden ja kadoksiin joutuneiden määriä laskettu. Jalkaväkijoukot eivät sopeutuneet toimimaan rintaman olosuhteissa ja jalkaväen komentajat olivat taitamattomia taistelujen hallinnoinnissa.

Lisäksi miesten sotilastaidoissa oli suuria puutteita esimerkiksi suunnistuksessa, tiedustelutoiminnassa ja raskaiden aseiden käyttämisessä. Joukoissa saattoi olla puna- armeijalaisia, jotka eivät koskaan olleet palvelleet armei- jassa eivätkä osanneet ampua. Sotatoimien aikana havaittiin pelkuruuden, paniikin, rintamakarkuruuden sekä itsensä haavoittamisen tapauksia.

Päällystöä rangaistiin tappioista Arkiston rikosasioiden aineistossa on materiaalit Talvi-sotaan osallistuneista neuvostoliittolaissotilaista, joita vastaan oli nostettu rikossyyte. Esimerkiksi maaliskuussa 1940 vangittiin 18. jalkaväkidivisioonan komentaja grigori Feodorovitš Kondrashev, jota syytettiin siitä, että hän oli antanut isojen menetysten tapahtua. Elo- kuussa Neuvostoliiton Korkeimman oikeuden Sota- kollegio tuomitsi hänet ammuttavaksi ja häneltä riistettiin sotilasarvo. Hänet rehabilitoitiin vuonna 1968.

Kondrashevin rikosasioiden asiakirjoissa on tiedot 18. jalkaväkidivisioonan ja 34. kevyen panssarivaunuprikaatin dramaattisista tapahtumista. Ne oli saarrettu Itä-Lemettiin 6. tammikuuta 1940. Neuvostoliittolaiset yksiköt kestivät piiritystä ankarissa sääoloissa noin kaksi kuukautta. Saarroksiin jäi 3 261 miestä, joiden ammukset, poltto- ja voiteluaineet sekä ruokatarvikkeet loppuivat helmikuun loppuun mennessä. 28. helmikuuta annettiin käsky murtautua pois piirityksestä Lemettiin, mutta maaliskuun toiseen päivään mennessä siinä onnistui vain 1 555 miestä. Taistelut päättyivät 18. jalkaväkidivisioonan ja 34. hyökkäys-vaunuprikaatin tuhoamiseen.

FSB:n keskusarkiston aineistoja Talvisodasta

SA-KUVA

SA-KUVA

Suomalaiset tarkastelevat sotasaaliiksi jäänyttä kalustoa Lemetissä talvella 1940.

1Toimituksen huomautus: Suomalaisen historiantutkimuksen mukaan Talvisotaan osallistui korkeintaan 350 000 suomalaissotilasta.

22 akti 3/2014 23akTi 3/2014

MiTEn PäädyiT ArKisToALALLE?

Arkistoura aukeni yllättäen. Ala ei tullut mieleeni, kun valmistuin Tampereen yliopistosta pääaineenani Suomen historia ja toimin vuodesta 1993 historian tutkijana. Urheiluarkiston asiakkaana olin ensimmäistä kertaa vuonna 1996. Vuoden 2005 alusta pääsin arkistoon töihin sen silloisen tutkijan Kenth sjöblomin otettua minuun yhteyttä. Tämä ensimmäinen työpesti Urheiluarkistossa kesti lähes seitsemän vuotta, kun joulukuussa 2011 vaihdoin Nurmijär-ven kunnalle asianhallintapäälliköksi.

Ubiikki pohjautuu latinan ubique-sanaan, joka merkitsee ”kaikkialla”. Termi ”Ubiquitous computing” tarkoittaa joka paikan tietotekniikkaa.

Termi voidaan suomentaa myös ”sulautettu tietotekniikka” tai ”läsnä-äly”. Ensimmäisen kerran nimitystä käytettiin vuonna 1988 ja englanninkielisissä tietotekniikkaa käsitte-levissä kirjoituksissa se yleistyi 1990-luvulla.

Ubiikkiyhteiskunnassa tieto- ja viestintäteknologia toimii huomaamattomasti ja ympäristöönsä sulautuen ihmisten

MiTä odoTAT uudELTA TyöLTäsi suoMEn urHEiLuArKisTossA?

odotan erityisesti asiakkaiden henkilökohtaista palvele-mista ja mielenkiintoisia arkistoluovutuksia. Uuden asiak-kaan tullessa keskustelemme hänen tutkimusaiheestaan ja selvittelemme, mistä arkistoista löytyy aineistoa.

Isoin projekti on löytää Urheiluarkistolle mahdollisimman toimivat väistötilat olympiastadionin laajan remontin ajaksi, joka alkaa 2016. Arkistoa ei voi laittaa varastoon kolmek si vuodeksi. Tavoitteenamme on toimintojen jatkuminen mahdollisimman normaalisti.

Uudistusajatuksiakin pyörii mielessä. Niitä olemme pohti-neet Urheiluarkiston erikoistutkija Kalle rantalan kanssa. Tärkeimpänä on kehittää aineistojen vastaanottoa aktiivi-semmaksi.

MiTKä AMMATTiyHdisTysAsiAT PuHuTTAVAT Tänä syKsynä EniTEn?

Meitä on puhuttanut määräaikaisten työsuhteiden iso osuus. Toki se on joissain tapauksissa keino päästä työn-syrjään kiinni, mutta määräaikaisten pestien jatkuvaa ketjut-tamista ja huonompaa palkkaa emme katso hyvällä silmällä. En usko, että määräaikaiset työsuhteet pitemmän päälle ovat työnantajienkaan etu.

Kuntien on huonoista talousnäkymistä huolimatta huoleh-dittava lakisääteisistä velvollisuuksistaan pitää arkistonsa järjestyksessä ja tietysti myös asianhallinnan täytyy olla suunnitelmallista.

Muutokset alallamme puhuttivat syysseminaarissamme. Henki oli se, että emme ala liikaa voivotella muutosten keskel-lä, vaan yritämme mukautua niihin hakemalla omia vahvuuk-sia ja torpaten mahdollisia heikkouksia koulutuksen avulla.

MiKä HAnnEs KoLEHMAisEssA KiEHToi VuonnA 2003 VALMisTunEEn VäiKKärisi VErrAn?

Kolehmaisen elämän kietoutuminen Suomen historian käännekohtiin oli kiehtovaa. Erityisen mielenkiintoista oli tutkia työläisurheilijan takinkääntöä, osallistumista vuoden 1920 Antwerpenin olympiakisoihin vastoin Työväen Urheiluliiton päätöksiä. Kolehmaisesta tuli ratkaisun myötä työväenluokan petturi.

EHdiTKö TEHdä MuuTA Kuin HoiTAA ArKisToA?

Vaimo huolehtii minut teatteriin ja elokuviin muutaman kerran kuukaudessa. Musiikkiakin, vanhan ajan kunnon kitaranvongutusta, kuuntelen. Enin aika menee toki urheillessa, kun lajeina ovat: juoksu, uinti, pyöräily, hiihto, jääkiekko ja koripallo. Rakkain niistä on kestävyysjuoksu, jota olen säännöllisesti harrastanut jo yli 30 vuotta.

arkistouralla

Arkistouralla-palsta valottaa eri or-ganisaatioissa työskentelevien ar-

kistoammattilaisten arkea. Tässä nume-rossa työstään ja tehtävistään kertoo arkistonhoitaja Ossi Viita, joka elokuussa ryhtyi luotsaamaan Suomen Urheiluarkis-toa. Hän toimii myös Arkistoalan ammat-tiyhdistyksen (AAY) puheenjohtajana.

Kunnollista arkistointia

KALLE RANTALA

Palstalla esitellään arkistojen kätköistä löytyneitä kuriositeetteja.

arkistolöytöjä

käsitätköPalstalla arkistolaitoksen asiantuntijat avaavat alan termistöä.

Kuningatar KaisaKyösti Kallion (1873–1940) presidenttikausi alkoi vuonna 1937. Nivalan Heikkilä-Mehtälän suurtilan emännästä Kaisa Kalliosta (1878–1954) tuli samalla Suomen tasavallan pre-sidentin puoliso.

Monet kääntyivät ongelmineen Maan äidin puoleen. Kansa-laisilta saapuneissa kirjeissä on anomuksia, kiitoskirjeitä ja neuvoa pyytäviä kirjeitä.

Kunnioitetulle Kuningatar Kaisa Kalliolle osoitettu kirje on päivätty Pellossa helmikuussa 1937. Kirjeessä 13 lapsen äiti pyytää pientä avustusta. Pyyntö on vaatimaton: vanhoja vaatteita, jotta lapset pääsisivät ulos. Lapset eivät tarkene helmikuun pakkasissa huonoissa kengissä ja vaatteissa.

Se ei ole tiedossa, onko Kaisa Kallio vastannut tähän avun-pyyntöön tai millaisen vastauksen hän on antanut. Hä-nen arkistossaan ei ole vastauskirjettä. Hyvän tekeminen TeksTi: Taina TaMMenMaa, ylitarkastaja, Kansallisarkisto

Ubiikkiteknologia

oli lähellä hänen sydäntään. Vuonna 1938 Kaisa Kallion täyttäessä 60 vuotta toteutettiin kansalaislahjakeräys, jonka tuotoilla perustettiin Kaisankoti.

Kirje on lähetetty tasavallan presidentin puolisolle, mutta ei tasavallasta vaan kuningaskunnasta. Kirje on postitettu Ruotsin puolelta (Jarhois) ja postimerkissä on Kustaa V:n kuva.

ja yritysten arkisissa toimissa kaikkialla ja koko ajan. Sitä kutsutaan myös ”arjen tietoyhteiskunnaksi”. ”Ubiikki” tietotekniikka ulottuu digitaali- ja mobiililaitteisiin, sirukortteihin, tilojen rakenteisiin, esineisiin ja kehoon. Arjen esineet ja koneet viestivät langattomasti keskenään sekä säätävät toimintaansa itsenäisesti. Tunnistuksen ja paikannuksen menetelmät tekevät tietojenkäsittelystä entistä tarkempaa ja henkilökohtaista. Ubiikkiteknologia muuttaa myös ihmisten välistä kommunikaatiota.

Lisäksi ubiikkiteknologia avaa ennennäkemättömät mah-dollisuudet tiedon rekisteröintiin, ”sähköisten jälkien” keräämiseen. Ihmisten käyttäytymistä pystytään profiloi-maan tahattomasti jätettyjen ”sähköisten jälkien” perus-teella, mikä voi olla myös haitallista yksityisyyden suojalle.

Aiheesta tarkemmin: Paratiisi vai panoptikon? näkö-kulmia ubiikkiyhteiskuntaan. Päivikki Karhula. (toim.) Eduskunnan kirjaston tutkimuksia ja selvityksiä, 2008.

TeksTi: nina eerikäinen, ylitarkastaja, Kansallisarkisto

NÄYTTELY KANSALLISARKISTOSSA3.12.2014–18.6.2015 ti, to, pe klo 10–16, ke klo 10–18. Vapaa pääsy.

Utställning i Riksarkivet 3.12.2014–18.6.2015 ti, to, fre kl. 10–16, ons. kl. 10–18. Fri entré.

Suomen tie itsenäisyyteen Näkökulma: Ranska ja Italia

Finlands väg till självständighet Synvinkel: Frankrike och Italien