Arkistolaitoksen asiakaslehti 1/2009

sivu 6

Kymmenes Asha-kurssi aloitti opin tiellä

sivu 18

Mikkelissä kunnostetaan joukko-osastojen asiakirjoja

2 AKti 1/2009 3AKti 1/2009

JulkaisijaArkistolaitos

OsoiteKansallisarkisto

PL 258

00171 Helsinki

Lehden taittoMainostoimisto HINKU

PainopaikkaKirjapaino Uusimaa

Kotisivuwww.narc.fi

tilaukset ja palauteakti@narc.fi

ISSN 1798-2065

Päätoimittajaviestintäpäällikkö Marie Mäkinen, Kansallisarkisto

toimituskuntayksikön johtaja Juhani Tikkanen, Kansallisarkisto

yksikön johtaja Marja Pohjola, Kansallisarkisto

tutkija Pertti Vuorinen, Kansallisarkisto

johtaja Päivi Hirvonen, Jyväskylän maakunta-arkisto

toimitussihteeriMinna Nurro, Viestintätoimisto Lumitähti

minna.nurro@pp.inet.fi

Kannen kuvaMatti Tiisanoja/Kansallisarkisto

Kansallisarkiston kehitysjohtaja Jaana Kilkki toimii

vuoden 2009 loppuun Hämeenlinnan maakunta-

arkiston vs. johtajana.

Pääkirjoituksen kuvaMatti Laitsaari/Mikkelin kaupunki

akti Sisältö

Onko Mikkelii mänijöitä?Alueellistamisen aave leijuu uhkaavana valtion organisaati-

oiden yllä. Sanaan assosioi Savon-junaan jukkapalmujaan ja

muumimukejaan lastaavat itkuiset virkamiehet.

Alueellistamisessa voidaan kuitenkin nähdä myös myöntei-

siä mahdollisuuksia toiminnan kehittämiselle. Arkistolaitos

on tarttunut haasteeseen ja hieronut opetusministeriölle

esityksen alueellisen keskusarkiston sijoittamisesta Mik-

keliin.

Mikkelissä aie on aiheuttanut hypetystä – keskusarkisto

toivotetaan riemuiten tervetulleeksi. Kaupunki on valmis

jopa rakentamaan toimitilat, jos keskusarkisto sijoitettaisiin

Mikkeliin. Länsi-Savo-lehdessä pääjohtaja Jussi Nuortevaa

kiiteltiin ”linjakkaasta ja järkevästä toiminnasta”, todettiinpa

laitoksen toiminnan sopivan suorastaan malliesimerkiksi

alueellistamisen käsikirjaan.

Arkistolaitoksessa onkin luettu erityisen tarkasti kyseinen

valtiovarainministeriön julkaisema käsikirja, ja täytetty

tunnollisesti eri paikkakuntien vertailuun tehty alueellis-

tamisen vaikutusarviointikehikko. Mikkelin vaakakupissa

painoivat kaupungissa sijaitsevien arkistojen toiminta sekä

yhteistyömahdollisuudet ammattikorkeakoulun ja teknolo-

giakeskuksen kanssa.

Mikkeli on lisäksi omalla toiminnallaan rakentanut mainetta

arkistokaupunkina. Se on aktiivisesti hakenut strategisia

kumppanuuksia osoittaen halunsa edistää arkistotoiminnan

kehittymistä kaupungin erääksi menestystekijäksi. Strategi-

set kumppanuudet ovat myös arkistolaitoksen valmistuvan

strategian keskeinen menestystekijä.

Tämäkin kevät on siis mahdollisuuksien ja uudistumisen ai-

kaa, rairuoho kasvaa ja arkistolaitoksen uudistunut asiakas-

lehti on hiirenkorvalla. Palautetta Aktista otetaan mielellään

vastaan osoitteessa akti@narc.fi.

Marie Mäkinenpäätoimittaja

Alueellistamisessa voi nähdä myös mahdollisuuksia

toiminnan kehittämiselle, muistutetaan pääkirjoituksessa.

Lyhyet

Järjestyksessä kymmenes asiakirjahallinnon koulutusohjelma eli Asha X alkoi maaliskuussa.

Kokeiluna 20 vuotta sitten aloitettu koulutus on

vakiinnuttanut asemansa.

Kotuksessa digitoidaan suomalaisten tutkijoiden vanhoja

vahalieriöäänitteitä 1800-luvun lopulta ja 1900-luvun

alkuvuosikymmeniltä.

Arkistovarkaudet ovat harvinaisia, mutta eivät

tavattomia. Niiden ehkäisemistä pohdittiin viime vuoden

lopulla Ranskassa pidetyssä seminaarissa.

Myllyjärven Ekumeenisen keskuksen perustajan Isä Robert de Caluwén arkisto kuvastaa hänen hengellisesti

ja taiteellisesti rikasta elämäänsä.

Arkistouralla: tietopalvelupäällikkö Taija Hepo-oja,

Suojelupoliisi

Viime keväänä alkanut Kansallinen digitaalinen kirjasto -hanke etenee nopeasti. Tavoitteena on kehittää

muistiorganisaatioiden sähköisten aineistojen saatavuutta

ja hallintaa.

Kiinteistöjen kirjaamisasioiden siirtäminen käräjä-

oikeuksista Maanmittauslaitokseen alkoi tammikuussa.

Kirsi-projektin siirrot jatkuvat vuoden 2010 puolelle.

Mikkelissä kunnostetaan puolustusvoimien joukko-osastojen ja suojeluskuntien asiakirjoja vuosilta

1918–1945. Urakka on valmis vuoteen 2013 mennessä.

Asiakirjojen tehtävänmukaisen luokitusjärjestelmän

keskeiset ongelmat liittyvät käytettävyyteen.

Mikä veti jo eläkkeellä olleen valtioneuvos

J. K. Paasikiven pääministeriksi hävityn sodan

raunioille syksyllä 1944?

SÄHKE2-määräys tuli voimaan vuoden alussa. Se kattaa

sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelyn, hallinnan ja

säilyttämisen.

3

4

6

9

10

12

14

15

16

18

20

22

23

Pääkirjoitus

4 AKti 1/2009 5AKti 1/2009

Opetusministeri kylässäOpetusministeri Henna Virkkunen vieraili alkuvuodesta

Kansallisarkistossa. Ministeri sai visiitin aikana tuhdin tie-

topaketin arkistolaitosasiaa. Hän tutustui seurueineen muun mu-

assa tutkijapalveluun ja konservointiin sekä päärakennuksen arkki-

tehtuuriin. Paikalla olleet raportoivat välittömän ministerin jutelleen

vilkkaasti ja olleen hyvin perillä arkistolaitoksen toiminnasta.

Kansanedustaja, FL Henna Virkkunen (kok) nimitettiin Vanha-

sen II hallituksen opetusministeriksi joulukuussa.

Yksityisarkistoasiain neuvottelukunnan uusi kolmivuotiskausi starttasi

Arkistolaitoksen yksityisarkistostrategiassa määritellään

laitoksen hankintapoliittiset päämäärät ja keinot. Tavoit-

teena on sopia hankinnan painopistealueista yhteistyössä muiden

yksityisarkistoja vastaanottavien laitosten kanssa. Tätä tavoitetta

on ollut toteuttamassa vuonna 2006 toimintansa aloittanut arkis-

tolaitoksen yksityisarkistoasiain neuvottelukunta, jonka jäseninä

on ollut sekä yksityisarkistoja vastaanottavien laitosten että ai-

neistojen käyttäjäkunnan edustajia.

Neuvottelukunnan ensimmäisellä kolmivuotiskaudella on

keskitytty kahteen asiaan: suosituksen aikaansaamiseen valta-

kunnalliseksi yksityisarkistojen hankintapolitiikaksi ja aineistojen

käytön edistämiseen tutkimuksessa. Näiden asioiden edistämi-

nen siirtyy huhtikuun alussa neuvottelukunnan uudelle kokoon-

panolle, joka on:

arkistonjohtaja Lauri Harvilahti

(Suomalaisen Kirjallisuuden Seura)

arkistonjohtaja Mikael Korhonen

(Svenska litteratursällskapet i Finland)

arkistonjohtaja Tuomo Sohlman

(Keskustan ja Maaseudun arkisto)

arkistonhoitaja Anne Gustafsson

(Åbo Akademis bibliotek)

maakunta-amanuenssi Risto Känsälä

(Etelä-Pohjanmaan maakuntamuseo)

arkistotoimen päällikkö Eeva Miettinen

(Helsingin kaupunginarkisto)

tutkija Hanna-Leena Paloposki

(Kuvataiteen keskusarkisto)

dosentti Jari Ojala

(Jyväskylän yliopisto)

yliassistentti Sinikka Vakimo

(Joensuun yliopisto)

maakunta-arkiston johtaja Vuokko Joki

(Suomen Kotiseutuliitto, maakunta-arkistojen edustaja)

Neuvottelukunnan puheenjohtajana jatkaa arkistoneuvos Eljas

Orrman, sihteerinä ylitarkastaja Kenth Sjöblom ja pysyvänä asian-

tuntijana yksityisarkistoyksikön johtaja Marja Pohjola, kaikki Kan-

sallisarkistosta.

Arkistolaitoksen uusin kruununjalokivi valmistuu aikataulussa

Hämeenlinnan maakunta-arkiston rakennushanke etenee

suunnitellusti, ja maakunta-arkisto pääsee muuttamaan

uusiin toimitiloihinsa Aittatielle toukokuun alussa. Arkkitehtuuri-

toimisto Heikkinen-Komonen Oy:n suunnitteleman rakennuksen

rakennuttaa Senaatti-kiinteistöt.

Lyhyet

MATTI TIISANOJA/KANSALLISARKISTO

SVENSKA LITTERATuRSäLLSKAPET.

Kaikki mitä olet aina halunnut tietää eurooppalaisesta arkistolainsäädännöstä

Vastikään avattu Euronomos-tietokanta esittelee euroop-

palaisia arkistolakeja. Lisäksi esittelyssä on muita arkisto-

ja asiakirjahallintoon vaikuttavia lakeja, esimerkkeinä julkisuuslain-

säädäntöä sekä säilytysaikalainsäädäntöä. Näistä säädetään usein

arkistolakien ulkopuolisissakin laeissa.

Tietokanta on vielä karttuva eikä läheskään valmis. Jo nyt voi

kuitenkin käydä tutustumassa vaikkapa Sveitsin arkistolakeihin tai

lyhyeen tietoiskuun Ison-Britannian arkistokäytännöistä.

Tulevaisuudessa lakeja on tarkoitus asiasanoittaa siten, että

jos haluaa vertailla esimerkiksi suomalaisia ja ranskalaisia julki-

suussäädöksiä, se onnistuu oikeilla hakusanoilla. Tekstit ovat pää-

asiassa maan virallisilla kielillä sekä englanniksi ja ranskaksi.

www.euronomos.org

Saudidelegaatio tutustui Suomen opetusjärjestelmään

Kymmenhenkinen saudidelegaatio vieraili Suomessa

helmikuussa tutustuakseen paikalliseen opetusjärjestel-

mään. Saudi-Arabian opetusministeri, Hänen Korkeutensa tohtori

Abdullah Bin Saleh Al-Obaidin johtama ryhmä vieraili myös Kan-

sallisarkistossa. Tutustumiskohteena oli arkiston ohella Suomen

Lähi-idän Instituutin toiminta.

Saudi-Arabia on investoinut voimakkaasti koulutus- ja tut-

kimusjärjestelmiensä uudistamiseen viime vuosina. Suomi on

noteerattu Saudi-Arabiassa yhdeksi kehittyneen koulutusjärjestel-

män mallimaaksi uSA:n, Etelä-Korean ja Singaporen kanssa. Par-

haillaan käynnistetään kuningas Abdullahin aloitteesta yhdeksän

miljardin rialin eli 1 902 600 000 euron suuruista Tatwir-projektia,

jonka ensiaskeliin tutustumismatka kuului.

Eksoottisia vieraita Etelä-AfrikastaKansallisarkisto sai maalikuussa vieraita Etelä-Afrikasta,

North-West-provinssin pääkaupungista Mmabathosta.

Neljän hengen delegaatiota johti provinssin hallinnon arkistoista,

kulttuurista, taiteesta ja kirjastoista vastaava johtaja Gulam Husi-

en-Mayet.

Kehittämispäällikkö Istvan Kecskeméti ja ylitarkastaja Aino

Heikkinen kertoivat suomalaisesta arkistoperinteestä ja sen ny-

kytilasta. Lisäksi vieraille esiteltiin konservointitiloja ja -välineitä,

koska nämä olivat erityisen kiinnostuneita konservoinnista ja yli-

päätään siitä, kuinka arkistotoimi on Suomessa järjestetty ja oh-

jeistettu.

Etelä-Afrikan lähihistoria on vielä osittain huonosti dokumentoi-

tu, mutta nyt arkistojen kattavuuteen on alettu kiinnittää huomiota

enemmän. Suurin osa ongelmista ja haasteista oli tuttuja: mistä

saada pätevää työvoimaa ja miten saada resurssit riittämään.

”Suomalaisperspektiivistä eksoottisempi ongelma ovat ter-

miitit ja muut vipeltäjät, joiden nälkä kulttuurihistoriaan on usein

liiankin konkreettinen”, Aino Heikkinen kertoo.

Arkistolaitos julkaisi tietokannan kansalaissodan kuulustelupöytäkirjoista

Arkistolaitoksen tutkijasaleissa voi käyttää tietokantaa, jo-

hon on syötetty tiedot noin 5 500 kansalaissodan aikana

kuulustellusta henkilöstä. Tietokanta perustuu Kansallisarkistoon

talletettuun Vapaussodan arkistoon sisältyviin kuulustelupöytäkir-

joihin. Sähköisestä hakutietokannasta voi etsiä henkilöitä heidän

nimensä tai syntymä- tai kotikuntansa nimellä.

Arkistolaitos typisti aukioloaikojaan Arkistolaitos on leikannut tutkijasaliensa aukioloaikoja

huhtikuun alusta. Kansallisarkiston tutkijasalit ovat auki:

Rauhankatu ma-pe klo 9.00–18.00, Sörnäinen ma ja pe klo 9.00–

16.30 sekä ti-to klo 9.00–18.00. Lauantaisin tutkijasalit ovat kiinni.

Maakunta-arkistojen aukioloajat löytyvät niiden verkkosivuilta:

www.narc.fi/Arkistolaitos/maakunta

Kouluille tietopaketti Suomen sodasta

Kansallisarkisto on yhteistyössä Historian ja yhteiskunta-

opin opettajien liiton ja Finlands svenska historielärarför-

bundetin kanssa koonnut digitaalisen asiakirjapaketin. Tavoitteena

on ollut Suomen sotaa koskevan opetuksen syventäminen.

Oppimateriaali keskittyy itse sotaan ja pyrkii valaisemaan mitä

se saattoi merkitä sen kokeneille. Paketissa on pyritty välittämään

kuva sodan arjesta ja oloista Suomessa 1808–1809. Sivusto koos-

tuu alkuperäisistä asiakirjoista, jotka ovat käytettävissä myös puh-

taaksi aikalaiskieliasuun kirjoitettuina ja johdantoineen.

www.narc.fi/1809opetusaineisto

MATTI TIISA

NO

JA/K

AN

SALLISA

RK

ISTO

Torpan tyttö. C.T. Staaffin kuvitusta Vänrikki Stålin tarinoihin

vuodelta 1884.

6 AKti 1/2009 7AKti 1/2009

Asiakirjahallinnon X:n koulutusohjelman toteutuksesta vastaavat suunnittelija Timo Halttunen Turun yliopiston täydennyskoulutuskeskuk-

sesta sekä ylitarkastajat Armi Helenius ja Kristiina Laine arkistolaitoksen edustajina.

Ensimmäisen asiakirjahallinnon koulutusohjelman juhlallinen

päätöstilaisuus pidettiin Turun yliopistolla 21.2.1992. Yliopiston

edustajien lisäksi päätöstilaisuuteen osallistuivat arkistoneuvos

Pirkko Rastas (toinen oikealta) ja maakunta-arkiston johtaja Taina

Vartiainen (oikealla). KuVA: TuRuN MAAKuNTA-ARKISTO

Kokeilusta kehittyi osa arkistokoulutusta

”Vaikka koulutus aloitettiinkin kokeiluluontoisesti, oli koulutusoh-

jelmasta tarkoitus kehittää olennainen osa arkistokoulutusta”, ker-

too koulutusohjelman suunnitteluun keskeisesti vaikuttanut, nyt

jo eläkkeelle siirtynyt arkistoneuvos Raimo Pohjola.

Tässä tavoitteena onkin onnistuttu erinomaisesti – jo kymme-

nes koulutusohjelma on aloittanut työskentelynsä. uuden koulu-

tusohjelman kaikki kolme nelipäiväistä jaksoa käydään Kansallis-

arkistossa. Lähiopetusjaksojen välillä kurssilaiset valmistelevat

harjoitustyöt ja koulutusohjelma päättyy kirjalliseen kuulusteluun.

Koko ohjelman suorittanut voi korvata tällä ylempään arkisto-

tutkintoon kuuluvat kirjalliset kuulustelut.

tavoitteena vastata työelämän haasteisiinAsiakirjahallinnon koulutusohjelma on tarkoitettu täydennyskoulu-

tukseksi julkishallinnon tehtävissä työskenteleville. Se keskittyy

asiakirjahallinnon ja arkistotoimen suunnittelu-, kehittämis- ja joh-

totehtävissä tarvittaviin valmiuksiin, jotka ovat tarpeen kaikissa or-

ganisaatioiden toiminnan ja tietohallinnon kehittämisprojekteissa.

Yhteistyökumppanina on viime vuosina toiminut myös Tam-

pereen yliopisto. Koulutusohjelma pyrkiikin vahvaan teoreettiseen

pohjaan nojaamalla vastaamaan työelämän haasteisiin.

Turun yliopiston täydennyskoulutuskeskuksen ja arkistolaitoksen välinen yhteistyö asiakirja-hallinnon ammatillisen täydennyskoulutuksen hyväksi on jatkunut jo 20 vuotta. Järjestyksessä kymmenes koulutusohjelma – tuttavallisemmin Asha X – alkoi maaliskuussa ensimmäisellä lähi-opetusjaksolla Kansallisarkistossa.

AsiAkiRJAhAlliNNoN koulutusohJelmA varmistui pit-

kän suunnittelun tuloksena keväällä 1989. Hankkeen toteuttamis-

ta koskeva sopimus tehtiin Turun yliopiston ja Kansallisarkiston

(silloisen Valtionarkiston) välillä 9.6.1989.

Koulutusohjelmaa lähti toteuttamaan Turun yliopiston täyden-

nyskoulutuskeskus yhteistyössä Valtionarkiston, Turun yliopiston

eri laitosten, Turun muiden korkeakoulujen ja Turun maakunta-

arkiston kanssa.

Koulutus toteutettiin aluksi kokeiluluontoisesti kahden vuoden

aikana ja viisipäiväisiä lähiopetusjaksoja järjestettiin Turun maa-

kunta-arkistossa neljä. Lähiopetusjaksojen välisenä aikana tehtiin

etätehtäviä omassa työyhteisössä ja perehdyttiin alan kirjallisuu-

teen. Jokaisen jakson jälkeen järjestettiin tentti.

20 vuotta koulutusyhteistyötä

Asha X käynnistyi maaliskuussa

Keskeisenä tavoitteena on asiakirjahallinnon, arkistotoimen ja

eri informaatioalojen toisiaan tukevien toimintojen koordinointi ja

kehittäminen. Koulutuksessa keskitytään tehtävien hoitoa tukevi-

en asiakirjaprosessien suunnitteluun ja toteuttamiseen erilaiset

ratkaisut huomioon ottaen.

Kurssilaiset haluavat vankistaa osaamistaanAsiakirjahallinnon uusista opiskelijoista ylitarkastaja Niko mäki-

nen työskentelee tällä hetkellä Kansallisarkiston viranomaisarkis-

toyksikössä.

”Vastuualueisiini kuuluvat Kansallisarkiston Hallituskadun toi-

mipisteen toiminnan ohjaaminen ja suunnittelu, asiakirjasiirtojen

tehtäväalueen moninaiset työtehtävät sekä kartta- ja piirustusai-

neistoihin liittyvät suunnittelutehtävät ”, Mäkinen kuvailee.

Ammatillisina tavoitteinaan hän toivoo voivansa jatkaa mielen-

kiintoista, antoisaa sekä haastavaa työtä arkistoalalla. Kysyttäessä

minkälaisia odotuksia uudella kurssilaisella on koulutukselle, hän

toivoo saavansa ennen kaikkea kehittää ja vankistaa omaa osaa-

mistaan ja asiantuntijuuttaan.

”Tämän lisäksi mm. sähköisen toimintaympäristön tuomien

haasteiden avaaminen ja selkiyttäminen asiakirjahallinnon näkö-

kulmasta.”

Mäkisen mukaan ensimmäinen lähiopetusjakso on vastannut

odotuksia.

”Luennot ovat värikkäästi olleet eri aihealueilta ja erilaisia nä-

kökulmia on tullut hyvin esille. On ollut myös hyvin mielenkiintois-

ta kuunnella muiden kuin asiakirjahallinnon asiantuntijoiden näkö-

kulmia ja ajatuksia asiakirjahallinnosta ja arkistoinnista. Voin kyllä

sanoa, että tämä lähiopetusjakso on vastannut odotuksiani”.

teksti: kristiina Laine, sisäinen tarkastaja, Kansallisarkisto

kuvat: Matti tiisanoja

Niko Mäkinen

Kansallisarkis-

tosta on juuri

aloittanut Asha-

urakkansa.

8 AKti 1/2009 9AKti 1/2009

Menneisyyden äänet kuultaviksiSuomalaisten äänitearkistojen kokoelmissa on tuhansia vahalieriöäänitteitä 1800-luvun lopus-ta ja 1900-luvun alkukymmeniltä. Nykytekniikka mahdollistaa lieriöiden laadukkaan digitoinnin ja restauroinnin.

thomAs A. edisoN valmisti vuonna 1877 laitteen, josta kehi-

tettiin seuraavalla vuosikymmenellä vahasta tehtyyn lieriöön tal-

lentava fonografi.

äänitorveen yhdistetty neula värähteli ääniaaltojen liikuttama-

na ja piirsi neulan alla pyörivän lieriön pintaan uran. Kuunneltaes-

sa kaiverrukset saivat aikaan neulan värähtelyjä, jotka vahvistuivat

äänitorvessa korvin kuultavaksi ääneksi.

tutkijat kentälläViime vuosisadan alussa monet tutkijat kulkivat ahkerasti keruu-

matkoilla. uusi tekniikka tarjosi oivan avun, sillä puhetta, laulua ja

musiikkia oli vaikea merkitä muistiin käsin. Lieriöiltä keruun tulok-

sia saattoi kuunnella riittävän monta kertaa, jotta litteroinnista tai

nuotinnoksesta tuli tarkka.

Nauhoitearkiston kokoelmissa on noin 950 lieriötä, muun mu-

assa K. F. Karjalaisen (hantia 1900–1902), G. J. Ramstedtin (kal-

mukkia 1903), Artturi Kanniston (mansia 1905–1906), Yrjö Wich-

mannin (maria 1906), Kai Donnerin (samojedia 1912–1914), T. I.

Itkosen (koltansaamea 1913), Lauri Kettusen (suomen murteita,

vepsää, vatjaa, liiviä ja unkaria 1914–1932) ja A. O. Väisäsen (mord-

vaa 1914, viroa 1922) äänityksiä.

Arvokas lisä kokoelmiin saatiin, kun Kansallisarkisto luovutti

E. N. Setälän lieriöt (liiviä 1912, vepsää 1916) Kotukselle vuoden

2009 alussa (ks. Arkistoviesti 3/2008, s. 38).

Lieriöiden vaiheitaMonet sukukielten lieriökokoelmat siirtyivät kerääjiltä Suoma-

lais-ugrilaiselle Seuralle ja sitä kautta vuonna 1959 perustetulle

Suomen kielen nauhoitearkistolle, missä osa lieriöistä kopioitiin

avokelanauhoille 1960-luvulla. Kaikki lieriöt jäivät Vironkadulle Hel-

singin yliopiston fonetiikan laitoksen ullakolle, kun nauhoitearkisto

muutti vuonna 1988 Sörnäisiin.

Lieriöt tuotiin nauhoitearkistoon vasta muutama vuosi sitten,

minkä jälkeen ne on järjestetty, luetteloitu ja pakattu vanerisiin

reikäpehmustein varustettuihin laatikkoihin. Viimein kesällä 2008,

kun Kotus muutti Kaisaniemeen, lieriöt pääsivät muiden tallentei-

den kanssa asianmukaisiin ja vakioilmastoituihin arkistotiloihin.

Digitointi haastavaaModernilla erikoistekniikalla saavutetaan huomattavasti parempi

lopputulos kuin vanhoissa avokelanauhakopioissa, joten kaikki

nauhoitearkiston toistokelpoiset lieriöt on päätetty digitoida vuo-

den 2009 aikana.

Aluksi lieriöt puhdistetaan pölystä, homeesta ja muusta liasta,

jota niihin on kertynyt vuosikymmenten mittaan. Digitoinnin te-

kee haastavaksi muun muassa lieriöiden hauraus sekä vaihtelevat

kierrosnopeudet ja neulakoot. äänenlaatu on usein melko heikko,

mutta kuuntelukopioiden laatua parannellaan erilaisin äänenres-

taurointimenetelmin.

Pian vahalieriöiden kiehtova sisältö on ajanmukaisessa, digitaali-

sessa muodossa tutkijoiden ja muiden kiinnostuneiden ulottuvilla.

teksti ja kuvat: toni suutari tutkija, Kotimaisten kielten tutkimuskeskus (Kotus)

Mitä kuuluu Asha-ykkösille?

Odotukset asiakirjahallinnon ensimmäisen kou-lutusohjelman opiskelijoilla olivat yhtä suuret kuin nyt aloittaneella.

työ- JA eliNkeiNomiNisteRiöN tietopalvelupäällikkö Päivi

tommila osallistui allekirjoittaneen kurssikaverina koulutuk-

seen. Tommila kertoo lähteneensä innostuneena ja jännit-

tyneenä mukaan, sillä olihan kyseessä ensimmäinen tuon

kokoluokan koulutus, joka keskittyi nimenomaan asiakirja-

hallintoon.

”Arkistolaki oli uudistunut 1980-luvun alussa ja arkiston-

muodostussuunnitelmien (AMS:ien) ensimmäinen aalto oli

valmistunut. Turun arkistopäivillä oli pohdittu AMS:ien onnis-

tumista ja sitä, olivatko ne jäämässä arkistohoitajien työväli-

neiksi vai kyettäisiinkö niillä saavuttamaan myös virkamies-

kunta ja sitä kautta uusi aluevaltaus toiminnan kehittämisen

suuntaan”.

”Olin itse myös saanut ensimmäisen vakituisen työpaikka-

ni, kun minut vuonna 1989 oli vakinaistettu määräaikaisesta

tehtävästäni vakituiseksi tarkastajaksi kauppa- ja teollisuus-

ministeriöön. Määräaikaisena ollessani olin laatinut KTM:lle

ministeriön AMS:in ja näin ollen intoa oli siirtää vaikka vuo-

ria ja luoda kirjaamo- ja arkistotoimesta toimiva, tehokas ja

arvostettu tehtäväkokonaisuus ja nostaa se 1990-luvulla len-

toon ja osaksi toiminnan kehittämistä”, kertoo Tommila.

Tietopalvelupäällikkö Päivi Tommila työ- ja elinkeinoministeriöstä

osallistui ensimmäiseen Ashaan.

Sakari Pietarila digitoi Archeophone-laitteella fonografilieriötä. Di-

gitoijan on osattava valita oikean kokoinen neula ja sopiva kierros-

nopeus.

Lieriöt puhdistetaan ennen digitointia. Apuna käytetään harjoja

ja liinoja sekä ruiskua, jolla puhalletaan ilmaa ja täysin puhdasta

laboratoriovettä.

”Koulutusohjelmaan käytetty aika antaa itsensä takaisin moninkertaisesti.”

mukavat ja asiantuntevat kurssikaverit, joista monesta on

myöhemmin tullut kollega ja samojen yhteistyöryhmien ja

-verkostojen jäsen kuin missä itse olen toiminut”, Päivi Tom-

mila toteaa.

Upea yhteistyöverkosto”Koulutusohjelmaan käytetty aika antaa itsensä takaisin mo-

ninkertaisesti. Meidän alalla on aina niin kiire, ettei mukamas

sopivaa ajankohtaa irrottautumiselle tuntuisi olevan – se aika

kuitenkin täytyy vain ottaa, sillä koulutusohjelmasta saatavil-

la virikkeillä, yhteistyöverkostoilla ja omilla uusilla ja tuulet-

tuneilla ajatuksilla ponnistaa ja jaksaa moninkertaisesti”, hän

korostaa.

Tommilan mielestä lähiopetusjaksot tällaisessa koulutuk-

sessa ovat ehdottoman tärkeitä. Asha I verkostoituikin hyvin.

”Parinkymmenen hengen kurssiporukasta on osasta

muodostunut upea yhteistyöverkosto, johon on ollut myö-

hemmin helppo ottaa yhteyttä – pitkienkin yhteydettömien

ajanjaksojen jälkeen. Aina on helpompi soittaa toiselle kun

on yhteistä taustaa ja näin saada hyvinkin erilaisissa organi-

saatioissa ja tilanteissa toimivien asiakirjahallinnon ammat-

tilaisten osaamista käyttöön juuri sillä hetkellä omaa mieltä

askarruttavissa kysymyksissä. Itse olen saanut paljon ja toi-

vottavasti olen myös itse pystynyt toimimaan palloseinänä ja

antavanakin osapuolena muille vastaavissa tilanteissa”, Päivi

Tommila sanoo.

Allekirjoittanut muistaa muiden ensimmäisten ashalais-

ten kanssa lämpimästi vastikään edesmennyttä kurssikaveri-

aan Irmeli Laaksoa (ent. Kälviäinen) Raision kaupungista.

teksti: kristiina Laine, sisäinen tarkastaja, Kansallisarkisto

kuva: Matti tiisanoja, Kansallisarkisto

Koulutus vastasi odotuksiaAsiakirjahallinto on tällä hetkellä suurten haasteiden edessä.

Suuret muutokset sekä hallinnon rakenteissa että sähköisen

asiakirjahallinnon ja asioinnin nopein harppauksin etenevä

kehittyminen ovat haasteita ja mahdollisuuksia myös asiakir-

jahallinnolle ja sen parissa työskenteleville ammattilaisille.

Haaste kannattaa ottaa vastaan ja mahdollisuuksiin tart-

tua molemmin käsin.

”Koulutus vastasi täysin odotuksia, vaikka osan kurssiko-

konaisuuksista hoidin vasta muutamaa vuotta myöhemmin,

sillä iloinen perhetapahtuma vuonna 1990 siirsi osan ten-

teistä myöhemmäksi. Hyvistä luennoista ja luennoitsijoista

huolimatta olivat koulutusohjelman parasta antia kuitenkin

8 AKTI 1/2009

10 AKti 1/2009 11AKti 1/2009

Viranomaisaineistoa ei tietysti ylipää-

tään pitäisi olla tarjolla kaupallisilla mark-

kinoilla. Poikkeusoloissa pysyvästi säily-

tettäviä asiakirjoja on kuitenkin saattanut

joutua yksityisille. Tällaisia ovat esimer-

kiksi vuoden 1944 välirauhansopimuk-

sen nojalla lakkautettujen puolivirallisten

Suojeluskuntien ja Lotta Svärd -järjestöjen

arkistot. Niitä on viime vuosina tuon tuos-

takin ollut myynnissä antikvariaateissa.

Digitointi suojaa varkauksiltaParas tapa varmistaa kansalliseen kulttuu-

riperintöön kuuluvien asiakirjojen säilymi-

nen on määritellä selkeät toimintakäytän-

nöt.

Ensimmäisiin tehtäviin kuuluu kunnol-

linen riskianalyysi. Siinä on määriteltävä

ne aineistot, joita voidaan pitää varkauksi-

en todennäköisimpinä kohteina. Tällaiset

aineistot pitäisi järjestelmällisesti digitoi-

da tai mikrofilmata ja antaa vain jäljentei-

nä asiakkaiden käyttöön.

Helpointa on lisätä verkon kautta käy-

tettävissä olevaa digitaalista aineistoa si-

ten, että tutkijasalikäyttöä voidaan vähen-

tää.

Huomiota sisäiseen valvontaanRuotsin johdolla tehdyn selvityksen mu-

kaan Euroopan arkistoissa todetuista

varkaustapauksista viidesosa oli henkilö-

kunnan tai muiden kokoelmatiloissa liikku-

maan oikeutettujen henkilöiden tekemiä.

Kulttuurilaitosten henkilökunnan valvonta

on usein vähäistä. Kuitenkin jokaisen ar-

RANskA JäRJesti viime vuoden mar-

raskuussa Roubaix’ssa asiantuntijase-

minaarin, jossa pohdittiin toimenpiteitä

arkistoaineistoihin kohdistuvien varkauk-

sien ehkäisemiseksi. Eu:n jäsenvaltioiden

edustajat hyväksyivät seminaarissa julki-

lausuman varkauksien ehkäisemisestä ja

taistelusta asiakirjojen laitonta kauppaa

vastaan.

Euroopan arkistolaitosten pääjohtajien

neuvosto (European Board of National Ar-

chivists, EBNA) selvitti arkistovarkauksia

ja arkistojen turvallisuuden parantamista

viime vuonna osana Euroopan unionin

neuvostolle jätettyä seurantaraporttia.

Ruotsin johdolla tehdyssä selvityksessä

41 prosenttia kyselyyn vastanneista 190

arkistosta ilmoitti varkaustapauksista. Se

osoittaa, että arkistovarkaudet ovat luul-

tua yleisempiä.

Raportti on kokonaisuudessaan luetta-

vissa Ruotsin kansallisarkiston kotisivulla

(www.statensarkiv.se).

Varkautta vaikea huomataArkistoissa olevien asiakirjojen varkauksia

on vaikea huomata. Dokumentin katoa-

minen havaitaan usein vasta, kun toinen

asiakas tilaa sen, eikä sitä löydykään. Sil-

loinkaan ei voida olettaa, että asiakirja olisi

nimenomaan varastettu: se on yksinker-

taisesti voinut joutua väärään paikkaan.

Kiusallisen usein on osoittautunut,

että asiakirja on ollut henkilökunnan käy-

tössä ilman, että sen lainaamista on rekis-

teröity minnekään.

Varsin tyypillisesti varkaustapaukset

tulevat ilmi, kun antikvariaatti tai huu-

tokaupanpitäjä ottaa yhteyttä arkistoon

saadessaan myyntiin aineistoa, jonka oi-

keasta omistajasta on syntynyt epäilys.

Tällaisia tapauksia ovat esimerkiksi viran-

omaisaineistot tai tunnettujen henkilöiden

autografeilla varustetut dokumentit, joi-

den pitäisi kirjeessä olevien merkintöjen

perusteella kuulua johonkin tunnettuun

yksityisarkistoon.

”Paras tapa varmistaa kansalliseen kulttuuri­perintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen on määritellä selkeät toimintakäytännöt.”

Ranskan EU-puheenjohtajakauden

arkistovarkauksia käsittelevä seminaari

pidettiin marraskuussa 2008 Roubaix’n

arkistossa.

Varastettu vai kadonnut?

Ruotsin kansalliskirjastossa havaittiin 2000-luvun alussa, että kokoelmista oli

kadonnut useita harvinaisia teoksia. Tutkimuksissa selvisi, että varkauksiin oli

syyllistynyt kirjaston käsikirjoitusosas-ton johtaja. Kansainvälisesti tarkastellen

arkistovarkaudet eivät ole tavattomia.kistossa työskentelevän tulisi ymmärtää,

että myös henkilökunnan valvonta on nor-

maali osa laitosten ammattimaista turval-

lisuuskulttuuria.

Helpoimpia toimenpiteitä sisäisen tur-

vallisuuskulttuurin parantamisessa on kat-

tava kameravalvonta, tilojen sektorointi si-

ten, että kulkuoikeudet kuhunkin tilaan on

määritelty sekä sähköinen kulunvalvonta.

Tärkeää on myös, että sisäiseenkin käyt-

töön otetut aineistot rekisteröidään poik-

keuksetta ja ne palautetaan välittömästi

käyttötarpeen päätyttyä.

Oman erityishaasteensa muodosta-

vat näyttelyt ja esittelytilaisuudet. Suu-

rimmat riskit ovat asiakaskäytön aikana

ja niissä erityisissä tilanteissa, joissa ai-

neistoa ei aina käsitellä riittävän kontrol-

loidusti.

Kansallisarkistossa on vuoden 2009

alussa ryhdytty uudistamaan viidennen

kerroksen näyttelytiloja. Tavoitteena on

parantaa sekä valvontaa ja turvallisuutta

että säilytysolosuhteita. Huomiota kiin-

nitetään myös järjestelytiloihin, joissa

aineistoja voidaan turvallisesti lajitella en-

nen ja jälkeen näyttelyiden.

Kansainvälistä yhteistyötä Kulttuuriperinnöstä vastaavien laitosten

ja poliisiorganisaatioiden välisestä yhteis-

työstä on Euroopassa tullut jokapäiväistä.

Varastettujen esineiden myynti onkin saa-

tu tehokkaasti kuriin ICT-ammattilaisten ja

Interpolin tehokkaalla yhteistyöllä.

Euroopan tutkimuskirjastojen yhdistys

(Association of European Research Libra-

ries) perusti joulukuussa 2002 varkauk-

sien ja laittoman kaupan ehkäisemiseksi

Suomessa varkaudet vähäisiä?suomeN ARkistoissA arkisto-

varkaudet ovat – luullaksemme

– olleet verrattain vähäinen on-

gelma.

Kansainväliset selvitykset ja

muiden kulttuurilaitosten koke-

mukset osoittavat, että arkisto-

varkaudet ja kulttuuriesineiden

laiton kauppa ovat kasvava on-

gelma, joka on syytä ottaa vaka-

vasti.

Turvallisuuskulttuuriin ja

asia kirjojen säilymistä turvaa-

viin käsittelytapoihin kiinnite-

tään Suomessa merkittävästi

nykyistä enemmän huomiota.

Se on paras tae sille, että arkis-

tolaitos voi toteuttaa sille osoi-

tetun tehtävän – asiakirjallisen

kulttuuriperinnön pysyvän säi-

lymisen.

keskinäisen informaatio- ja turvallisuus-

verkoston Liber Security Network’in.

Myös arkistoille tarjotaan mahdolli-

suus liittyä kirjastojen informaatio- ja tur-

vallisuusverkostoon. Muutamat arkistot

olivat niin jo tehneetkin.

teksti ja kuva: jussi nuortevapääjohtaja, Kansallisarkisto

12 AKti 1/2009 13AKti 1/2009

tä sekä runsaasti taitelijasta kertovia lehtileikkeitä ja kuvia. Taina

Elg on itse kertonut tavanneensa Isä Robertin joskus 1950-luvulla.

Mukana on myös valokuva, joka todistaa tapaamisen.

Paikkakuntia koskevia akteja on runsaasti. Esimerkiksi Viipuria

koskevassa aktissa on muistiinpanoja Viipurin historiasta, kortteja,

valokuvia, piirustuksia ja kirjeitä.

Tärkeän osan Isä Robertin arkistossa muodostavat hänen

vaikuttava heraldinen aineistonsa ja upeat piirroksensa, joiden

joukossa on mm. vaakunoita, ex libriksiä, mainospiirustuksia,

nuottien kansia, muotokuvapiirustuksia, karikatyyrejä ja vesiväri-

maalauksia. Piirustuksista ja valokuvista näkee, kuinka paljon Isä

Robert rakasti eläimiä, erityisesti koiria ja hevosia.

Ikonimaalauksia ei arkistossa ole. Ne on luovutettu Helsingin

yliopiston teologisen tiedekunnan Katariina-instituutille.

Arkistossa neljä pääsarjaaVaikka Isä Robertin luomasta arkistojärjestyksestä säilytettiin

mahdollisimman paljon, jouduttiin arkiston rakennetta muokkaa-

maan tutkijaystävällisyyden nimissä siten, että irrallinen kirjeen-

vaihto koottiin omaksi sarjakseen.

Robert de Caluwén arkiston keskeisimmät sarjat ovat kirjeen-

vaihto, toiminta-asiakirjat eli asiakirja-aktit, heraldinen aineisto ja

piirustukset. Arkisto kuvastaa kokonaisuudessaan harvinaisen

selkeästi Isä Robertin monipuolista toimintaa ja osaamista niin

hengellisen elämän kuin taiteen saralla.

Arkisto on käytettävissä arkistolaitoksen pääjohtajan luvalla.

Vaakunakuvien käyttöön vaaditaan lisäksi Jerusalemin Pyhän Jo-

hanneksen Hospitaaliritarikunta Suomessa ry:n lupa.

teksti: tutkijat LuMikki jokinen ja Meri Puranen, Kansallisarkisto

kuvat: isä robert de CaLuwén arkisto

isä Robertin arkisto kertoo lahjakkaasta hengen-miehestäKansallisarkiston yksityisarkistoyksikköön tuo-tiin loppukesästä 2005 tavallista mielenkiintoi-sempi aineisto. Kyseessä oli Myllyjärven Ekumee-nisen keskuksen perustajan ja hoitajan, samana vuonna manan majoille siirtyneen isä Robert de Caluwén asiakirjallinen ja kuvallinen jäämistö.

isä RobeRt de CAluwé syntyi vuonna 1913 Sas van Gentissä

Hollannissa. Hän suoritti teologian lisensiaatin ja filosofian kandi-

daatin tutkinnot 1930-luvulla Collegium Russicumissa Roomassa.

Valmistumisensa jälkeen isä Robert oli ajatellut lähteä Neuvos-

toliittoon hyväntekeväisyystyöhön, mutta sota esti nämä aikeet.

Sen sijaan hänet lähettiin Suomeen, jonne hän saapui vuoden

1940 lopussa.

Isä Robert perusti Helsinkiin Fredrikinkadulle bysanttilaista rii-

tusta noudattavan kappelin, joka siirrettiin vuonna 1950 Vantaan

Rekolaan. Siellä hän aloitti 1962 myös ikonikoulun. Vuonna 1964

isä Robert ja kappeli muuttivat Espoon Myllyjärvelle pääasiassa

keskieurooppalaisin talkoovoimin rakennettuun Ekumeeniseen

keskukseen. Sen ovet olivat auki kaikille.

Keskuksesta tuli tuhansien eri maista ja kirkkokunnista tulleiden

ihmisten kohtaamispaikka. Vieraiden joukossa oli myös heraldikko-

ja, ikonimaalareita, julkkiksia, ekumeniasta kiinnostuneita kansalai-

sia, monenlaisten kurssien osanottajia ja sielunhoitoa etsiviä.

Valloittava monitaituri

Isä Robert oli hyvin tunnettu ja arvostettu ikonimaalari ja heral-

dikko. Sen lisäksi hän oli taidemaalari, graafikko, opettaja, luen-

noitsija, tutkija, monia instrumentteja hallitseva muusikko sekä

ratsastaja ja eläinten kouluttaja.

Aineiston perusteella on pääteltävissä, että hän oli paitsi moni-

taituri, myös valloittava ja huumorintajuinen persoonallisuus. Hän

osasi verkostoitua jo vuosikymmeniä ennen kuin sanaa oli tässä

merkityksessä keksittykään. Siihen hänellä oli loistavat välineet:

hän osasi noin tusinan verran vieraita kieliä.

Isä Robert uskalsi ottaa kantaa myös oman aikansa ja alansa

päivänpolttaviin kysymyksiin. Isännän kuoltua Myllyjärven Eku-

meenisen keskuksen toiminta näyttää lakanneen.

Epätavallinen aineistoIsä Robertin arkiston luovutuksen yhteydessä tuli heti ilmi, että

kyse ei ollut mistään ihan tavallisesta arkistosta. Sen alkuperäisiä

järjestelyperiaatteita siunailtiin monen hengen voimin ja ihmetel-

tiin, mitä sen kanssa oikein tehdään, jotta siitä tulisi kelvollinen

kokonaisuus.

Aineisto oli jaettu pahvisiin kansilehtiin, joissa otsikkona oli mm.

Isä Robert ja Kulti.

Taiteilija työnsä ääressä.

Isä Robertin

hupiheraldiikkaa.

Myllyjärven Ekumeeninen keskus.

henkilöiden, paikkakuntien, aatesuuntien sekä tieteen- ja taiteen-

alojen nimiä. Aluksi aineistoa ryhdyttiin järjestämään kuten hen-

kilöarkistoja yleensä. Ensimmäisen päivän työrupeaman jälkeen

järjestäjät huomasivat tekevänsä emämunausta.

Aineisto palautettiin kiireesti takaisin entiseen muotoonsa. Sitä

ryhdyttiin tarkastelemaan itse taiteilijan näkövinkkelistä, jolloin kir-

jeiden ja korttien lähettäjät jäivätkin toisarvoiseen asemaan.

Asiat eli Isä Robertin itse luomat aktit tulivat määrääväksi te-

kijäksi. Niiden joukossa oli esimerkiksi jonkun kuuluisan taiteilijan

mukaan nimetty akti, jonka sisällä oli paitsi taiteilijaa koskevia ar-

tikkeleita, muistiinpanoja ja lehtileikkeitä, myös ystävien ja tuttu-

jen lähettämiä kuvakortteja, jossa oli kuvattuna kyseisen taiteilijan

teoksia.

Korteissa oli useimmiten myös kirjoitettuja viestejä, mutta nii-

tä ei siirretty kirjeenvaihtoon, kuten yleensä on tapana tehdä, vaan

ne jätettiin aktiin kuvalliseksi informaatioksi.

Kaikenlaisia kiinnostuksiaAsia-aktit paljastivat hyvin arkistonmuodostajansa kiinnostuksen

kohteita ja mieltymyksiä. Sieltä ilmeni esimerkiksi, että Isä Robert

oli ilmeisen ihastunut Suomen ainoaan Hollywood-tähteen Taina

Elgiin. Häntä koskevassa aktissa on muutamia kohteliaita kirjei-

14 AKti 1/2009 15AKti 1/2009

nykyä toimistossamme työskentelee seitsemän henkeä asiakir-

jahallinnon, arkistotoimen ja tietojärjestelmän käytön valvonnan

tehtävissä.

Oma tehtäväni painottuu rekisteröintien laillisuuden valvon-

taan ja tietosuojaan sekä käyttäjien ohjeistukseen ja koulutuk-

seen. Ja luotsaamani toimiston nimi on taas tämän vuoden alusta

lähtien ollut, kuinka ollakaan, arkisto.

mitä hAluAisit vielä AmmAtillisesti sAAvuttAA?

Olen varmaan samassa tilanteessa kuin muut arkistoalan ihmiset,

jotka työskentelevät harvalukuisina alansa edustajina organisaati-

oissaan: uralla eteneminen on varsin hankalaa.

Toisaalta minulla on kuitenkin ollut mahdollisuus tehtäväkier-

toon organisaatiossa. Parin vuoden ajan työskentelin kansainväli-

sen viestiliikenteen parissa vastavakoiluyksikössä ja vuoden ver-

ran toimin turvallisuusselvitysten ja henkilölausuntojen esittelijänä

lausuntotoimistossa.

miteN Näet yhteistyöN ARkistolAitokseN kANssA?

Yhteistyö arkistolaitoksen kanssa on sujunut hyvin. Olemme saa-

neet tarvitsemamme koulutuksen ja opastuksen ja yhteydenpito

on ollut mutkatonta.

Yhteistyö arkistolaitoksen kanssa konkretisoitui viime vuoden

lopulla, kun luovutimme vuosien 1949–1959 aineiston Kansallisar-

kistoon. Mielestäni saimme arkistolaitokselta hyvin tarvitsemiam-

me neuvoja ja ohjausta siirtoon liittyen, ja aineiston ja luetteloiden

käytöstä on ollut helppo sopia Kansallisarkiston henkilökunnan

kanssa.

Suojelupoliisin ensimmäisen toimintavuoden 1949 arkistoai-

neistohan tuli julkiseksi tämän vuoden alusta ja tästä eteenpäin,

vuosi kerrallaan, suojelupoliisin arkistot avautuvat.

Kansallinen digitaalinen kirjasto -hanke etenee ripeästi

Opetusministeriö käynnisti keväällä 2008 Kan-sallinen digitaalinen kirjasto -hankkeen, jonka tavoitteena on muistiorganisaatioiden sähköis-ten aineistojen saatavuuden ja hallinnan paran-taminen. Arkistolaitos on hankkeessa vahvasti mukana niin toimijana kuin myös tulevien palve-lujen hyödyntäjänä.

kANsAlliNeN digitAAliNeN kiRJAsto (kdk) on osa eu-

rooppalaista kehittämistä, sillä hankkeen juuret ovat European

Digital Library -hankkeessa, joka nykyään tunnetaan Europeana-

portaalina. Suomessa KDK-hanke on osoittanut merkittävyytensä

jo sillä, että useat eri toimijat istuvat samoissa pöydissä keskuste-

lemassa kaikille yhteisistä haasteista.

Ensivaikutelma toimijoiden tehtävien ja tavoitteiden erilaisuu-

desta on vähitellen vaihtunut ymmärrykseen yhteisistä tarpeista

ja haasteista yhteisiin ratkaisuihin saakka. KDK-hankkeen alkupe-

räisenä tavoitteena onkin ollut yhteisten ratkaisujen saaminen niin

sähköisten aineistojen löydettävyyteen kuin pitkäaikaissäilyttämi-

seen.

KDK-hanke toteuttaa myös erinomaisesti valtionhallinnon

yleisiä strategisia linjauksia, joiden tavoitteena on yhteisten rat-

kaisujen löytäminen osana valtionhallinnon ja jopa koko julkisen

hallinnon konsernia.

Kaksi toisiaan tukevaa osiotaKDK-hanke jakaantuu kahteen toisiaan tukevaan osioon: asiakas-

liittymä ja pitkäaikaissäilyttäminen (PAS). Asiakasliittymän tavoit-

teena on tarjota asiakkaille – kansalaisille ja organisaatioille – pal-

velu, joka mahdollistaa kaikkien muistiorganisaatioiden tuottamien

aineistojen paremman saatavuuden yhteisellä liittymällä.

Tavoite tarkoittaa, että esimerkiksi hakusanalla Sibelius löytyy

kaikki Sibeliukseen liittyvä aineisto huolimatta siitä, mikä taho ai-

neiston on tuottanut ja missä muodossa.

Arkistolaitoksen tavoitteena on, että asiakasliittymän avulla

voidaan hakea aineistoja samanaikaisesti niin Vakka-tietokannasta,

Aarre-rekisteristä, Digitaaliarkistosta kuin jatkossa vastaanotto- ja

palvelujärjestelmästäkin (VAPA). Asiakasliittymään on mahdollista

sisällyttää erilaisia palveluja, esimerkiksi aineistojen tilaaminen.

Pitkäaikaissäilyttäminen mahdollistaa kaikkien muistiorgani-

saatioiden sähköisten aineistojen yhdenmukaisen hallinnan sekä

käytettävyyden. Arkistolaitoksen näkökulmasta hankkeella on sel-

vät yhtymäkohdat VAPA-hankkeeseen, ja näiden välinen suhde

onkin vielä tarkkaan arvioitava.

Arkistolaitos tiiviisti mukanaArkistolaitos on KDK-hankkeessa mukana niin seuranta- kuin oh-

jausryhmässäkin.

Arkistolaitoksen edustajat ovat mukana myös asiakasliittymän

toteuttamisesta vastaavassa saatavuusjaostossa sekä teknisessä

asiantuntijaryhmässä, jossa ratkaistaan molempien jaostojen esit-

tämiä teknisiä kysymyksiä.

Valmista jo ensi vuonnaKDK-asiakasliittymän pitäisi suunnitelmien mukaan olla käytössä

vuoden 2010 aikana.

Pitkäaikaissäilyttämisen ratkaisu etenee siten, että 31.5.2010

on olemassa järjestelmän vaatimusmäärittely, ja sen jälkeen pää-

tetään järjestelmän toteuttamisesta. Kyse on ratkaisusta, jolla on

hyvin kauaskantoiset seuraukset, myös rahallisesti.

KDK-hanke on edennyt ripeästi, mutta usea asia vaatii vielä

selvityksiä ja ratkaisuja. Näitä ovat muun muassa KDK:n hallin-

nointi- ja rahoitusmalli. Kyseessä on kokonaan uusi kokonaisuus ja

toiminto, jonka toteuttamiseen ei ole olemassa valmista mallia.

teksti: Markku nenonen, arkistoneuvos, Kansallisarkisto

Arkistouralla

Suojelupoliisin tietopalvelupäällikkö Taija Hepo-ojan työtilat sijait-

sevat Ratakadulla.

TEEMu NIEMINEN/KANSALLISARKISTOKotimaisten kielten tutkimuskeskus

Suomen salaisinta arkistointia

miteN olet PäätyNyt ARkistoAlAlle?

Valmistuin Helsingin yliopistosta vuonna 1986 teatteritiede pää-

aineena. Koska aineyhdistelmääni kuului pelkästään taideaineita,

olin varsin ”yleissivistynyt”, mutta vailla minkäänlaista ammatillis-

ta pätevyyttä.

Arkistoalalle päädyin hyvän tuttavani suosittelemana. Hän

työskenteli Kansallisarkistossa ja koin jonkinlaisen havahtumisen,

että miksi ihmeessä ei mieleeni ole koskaan tullut arkistoala. Tästä

valaistumisesta on nyt kulunut parikymmentä vuotta.

Ensimmäiset pari vuotta työskentelin arkistonjärjestämisteh-

tävissä. Suojelupoliisiin siirtyminen oli puhdas sattuma, satuin

vain etsiskelemään uutta määräaikaista tehtävää juuri kun suoje-

lupoliisin arkistoon haettiin lisäväkeä, tosin lukion venäjän kielen

oppimäärä auttoi asiaa.

Suojelupoliisissa olen työskennellyt yhtäjaksoisesti vuodesta

1991 lähtien.

miteN AlA oN muuttuNut? eNtä työtehtäväsi?

Aloittaessani suojelupoliisissa elimme vielä pitkälti paperimaail-

massa: arkistossa tietenkin arkistoitiin. Tietotekniikan kehityksen

ja käytön kasvun myötä tehtävät muuttuivat nopeasti tiedon tal-

lennuksesta ja luokittelusta tietojärjestelmän käytön suunnitte-

luun ja ohjeistamiseen, koulutukseen ja valvontaan.

Suojelupoliisin tietoaineisto poikkeaa muiden virastojen ai-

neistoista siinä, että vain murto-osa käsiteltävästä tiedosta on

hallinnollista. Voi sanoa, että lähes kaikki asiakirjat sisältävät ope-

ratiivista tietoa suojelupoliisin tehtäväalueilta kuten esimerkiksi

terrorismin torjunnasta tai vastavakoilusta. Lisäksi arkistoaineisto

on pääsääntöisesti pysyvästi säilytettävää ja salaiseksi luokiteltua.

Salassapitoaika on 60 vuotta.

Esimiestehtävissä olen työskennellyt vuodesta 1994 lähtien

eri virkanimikkeillä ja erilaisissa organisaatiokokoonpanoissa. Tätä

Aktin Arkistouralla-palstalla eri organisaatioissa työskentelevät arkis-

toinnin ammattilaiset kertovat urastaan ja työtehtävistään. Ensimmäisenä Aktin kysy-myksiin vastasi tietopalvelupäällikkö Taija Hepo-oja Suojelupoliisista.

16 AKti 1/2009 17AKti 1/2009

Kiinteistöjen kirjaamis-

asioiden arkistosiirrot

alkaneet

Kiinteistöjen kirjaamisasioiden siirtymistä kärä-jäoikeuksista Maanmittauslaitokseen valmistele-va Kirsi-projekti on vuoden 2009 myötä edennyt toteutusvaiheeseen. Laajat arkistosiirrot aloitet-tiin tammikuussa ja jatkuvat aina vuoden 2010 puolelle.

ARkistolAitos osAllistuu kiRsi-PRoJektiN arkistotyöryh-

män toimintaan. Sen vastuulla on yhteensä noin 15 hyllykilometrin

asiakirjojen siirtäminen suunnitelmallisesti, hallitusti ja koordinoi-

dusti käräjäoikeuksista arkistolaitokseen ja Maanmittauslaitokseen.

Ennen 1.12.1993 laaditut kiinteistöjen kirjaamisasioiden asiakir-

jat luovutetaan arkistolaitokseen ja sitä uudemmat Maanmittauslai-

tokseen. Arkistolaitokseen siirrettävien asiakirjojen kokonaismäärä

on noin kahdeksan hyllykilometriä. Arkistolaitos perii oikeusministe-

riöltä säilytysmaksun 40 vuotta nuoremmista asiakirjoista.

Ajan mittaan kaikki asiakirjat siirtyvät arkistolaitoksen omistuk-

seen, viimeiset vuonna 2034. Ne sijoitetaan pääperiaatteen mukai-

sesti niihin yksiköihin, joihin saman arkistonmuodostajan eli tuomio-

kunnan asiakirjoja on aiemminkin siirretty.

Käräjäoikeuksien haltuun jäävät siis ns. varsinaisasiain asiakirjat.

Käräjäoikeudet ja arkistolaitoksen yksiköt voivat toki Kirsi-siirtojen

yhteydessä sopia myös näiden osalta 40 vuotta vanhempien asiakir-

jojen siirtämisestä arkistolaitokseen. Siirtojen suunnittelussa tulee

ottaa huomioon käynnissä oleva käräjäoikeus-

verkoston uudistaminen.

tarkennettu siirto-ohje

Arkistotyöryhmän valmistelussa on mukana käräjäoikeuksien, oi-

keusministeriön, Maanmittauslaitoksen ja arkistolaitoksen edusta-

jia.

Koska kyse on valtakunnallisesta ja koordinoidusta siirtoprojek-

tista, on sitä varten laadittu arkistolaitoksen valmistelemana erilli-

nen tarkennettu siirto-ohje, jossa määritellään siirrettävien asiakir-

jojen kunto ja järjestys. Ohjeistusta on valmisteltu Kansallisarkiston

vetämänä.

Siirtyvien arkistojen osalta valmistellaan kaksi erillistä sopimus-

ta. Oikeusministeriön ja arkistolaitoksen kesken laaditaan sopimus

asiakirjojen siirtämisestä, säilyttämisestä ja siihen liittyvistä maksuis-

ta sekä normaalin tietopalvelun periaatteista. Maanmittauslaitoksen

ja arkistolaitoksen kesken laaditaan sopimus Maanmittauslaitoksen

virkatehtävissään tarvitsemien asiakirjojen tietopalvelusta.

Molemmat sopimukset allekirjoitetaan viimeistään sen jälkeen,

kun kirjaamisasioiden siirtämistä käsittelevä lakipaketti on vahvistet-

tu eduskunnassa. Tämän pitäisi tapahtua keväällä 2009.

Ensin Jyväskylä ja Helsinki Ensimmäisessä, ns. pilottivaiheessa on siirretty kirjaamisasioiden

asiakirjoja Jyväskylän maakunta-arkistoon ja Kansallisarkistoon. Tä-

män jälkeen siirretään aineistoa Oulun ja Turun maakunta-arkistoi-

hin.

Varsinaiset siirrot kestävät toukokuuhun saakka, ja lähtevät liik-

keelle uudestaan syksyllä 2009.

Kansallisarkistoon siirrettiin kerralla kaikki sen piirissä olevat

kirjaamisasioiden asiakirjat, eli kaikkiaan kolmen tuomiokunnan ja

yhden raastuvanoikeuden asiakirjoja yhteensä noin 678 hyllymetriä.

Määrä oli hiukan arvioitua pienempi. Siirrot toteutettiin alle viikossa

ja ne sujuivat pääpiirteittäin suunnitellun mukaisesti.

Hyväkuntoisia kokonaisuuksiaKäräjäoikeuksien hallussa olevat kiinteistöjen kirjaamista koskevat

asiakirjat ovat hyväkuntoisia ja muodostavat selkeitä sarjakokonai-

suuksia. Käytännössä aineisto koostuu lainhuudatus- ja kiinnitysasi-

ain pöytäkirjojen sarjoista.

Siirtojen valmistelu koostuu pääasiassa asia-

kirjojen luetteloinnista, joka jo pelkästään

aineiston volyymin takia on mittava

tehtävä. Lisäksi joissakin paikois-

sa itse arkistotiloissa on epäil-

ty kosteusvaurioita, mikä

sisältää riskin myös

asiakirjojen vaurioi-

tumisesta.

Siirrettävät asiakirjat liitetään arkistolaitoksen hallussa jo oleviin

tuomiokuntien arkistoihin omiin sarjoihinsa. Niiden aukoton jatka-

minen ja sijoituspaikkojen valinta edellyttää huolellista valmistelua,

sillä tuomiokuntien piirijaossa on vuosikymmenien mittaan tapahtu-

nut muutoksia. Lisäksi käräjäoikeuksissa säilytettävien ja arkistolai-

tokseen jo siirrettyjen, saman tuomiokunnan asiakirjojen järjestys

ja arkistotunnisteen mukainen numerointi ei välttämättä ole aina

yhdenmukainen.

”Hanke toimii erinomaisena alustana koko arkistolaitok­sen siirtoja koskevan toimin­tamallin kehittämisessä.”

Projektin etenemisen kannalta on ollut ensiarvoisen tärkeää

Maanmittauslaitoksen päätös vastata sekä logistiikasta että asia-

kirjojen saattamisesta siirtokuntoon. Arkistonmuodostukseen ja

käytännön järjestelyihin liittyvien kysymysten osalta Maanmittaus-

laitoksen siirtopartio konsultoi käräjäoikeuksien kirjaamis- ja arkis-

totoimen asiantuntijoita. Siirtokriteerien valmistelu toteutetaan yh-

teistyössä vastaanottavan arkistolaitoksen yksikön kanssa.

työkaluja kehitetty Arkistolaitoksen näkökulmasta projektin keskeisin anti on kenties

ollut siihen sisältyvien työkalujen kehittäminen ja toisaalta mahdolli-

suus tarkastella arkistolaitoksen siirtoprosessin ja sen ohjeistuksen

kattavuutta, ajanmukaisuutta ja yhdenmukaista toteuttamistapaa.

Projektin yhteydessä arkistolaitoksen extranet-luettelointiohjel-

maa on kehitetty merkittävästi ja sen käytöstä on saatu aikaisem-

paa laajempaa käyttäjäpalautetta. Kaikki arkistolaitoksen yksiköt

saadaan ohjelman käytön piiriin konkreettisella tavalla.

Lisäksi projektissa on toteutettu ensimmäinen versio arkisto-

laitoksen tietopalvelujäljenteiden toimittamisesta yhteiskäyttöisen,

selainpohjaisen järjestelmän avulla.

Aineiston tietopalveluun ja säilyttämiseen liittyvä yksityiskohtai-

nen sopimusvalmistelu on tuonut aineksia myös arkistolaitoksen

tietopalveluperiaatteiden ja määräaikojen kehittämiseen sekä eri-

laisten tuotteiden lisäämiseen arkistolaitoksen hinnastoon. Näitä

työkaluja, järjestelmiä ja palvelutuotteita kehitetään jatkossakin ja

tarjotaan asteittain koko valtionhallinnon käyttöön arkistosiirtojen ja

säilyttämisen yhteydessä.

Valtakunnallisesti toteutettava arkistosiirtohanke, johon sisältyvi-

en aineistojen siirtokuntoon saattamisesta vastaa yksi organisaatio,

toimii erinomaisena alustana koko arkistolaitoksen siirtoja koskevan

toimintamallin kehittämisessä. useissa muissa siirtohankkeissa so-

velletaan Kirsi-projektista saatuja kokemuksia ja noudatetaan sen

yhteydessä käytettyä konseptia koordinoidusta projektisuunnitte-

lusta.

teksti: viLLe kajanne, ylitarkastaja, Kansallisarkisto

TERO

SIVuLA

/RO

DEO

18 AKti 1/2009 19AKti 1/2009

Joukko- osastojen ja suojeluskuntien aineistot kunnostetaan Mikkelissä

Mikkeli-projektista taantumantorjunta-ase

Tiiminvetäjät Johannes Valo ja Olli Alm kiittele-vät kunnostusprojektia, joka haasteellisesta ai-kataulustaan huolimatta on tarjonnut monipuo-lista työtä hyvässä porukassa.

olli Alm hAkeutui projektiin vuorotteluvapaan sijaisuu-

desta Mikkelin maakunta-arkistosta. Aiempaa arkistoalan ko-

kemusta Almilla oli tutkimusapulaisena Luovutetut-projektis-

ta sekä harjoittelusta Joensuun maakunta-arkistossa.

Johannes Valo työskenteli aiemmin Kalajoen kaupungin

keskusarkistonhoitajana, Elka puolestaan oli tuttu sähköisen

arkistonnin projekteista.

Kunnostustyötä molemmat pitävät erittäin monipuoli-

sena. ”Tässä hommassa on saanut osallistua niin henkilö-

kunnan rekrytointiin, logistiikan ja käytettävien tietokone-

ohjelmistojen suunnitteluun kuin tietysti itse kunnostus- ja

tarkastustyöhön”, Alm kuvailee ja jatkaa, että vaikeinta on

yrittää sovittaa yhteen nopeus, laatu, henkilöstön motivointi

ja hyvä työilmapiiri.

”Suurin haaste on tietysti sovittaa nopeus ja tarkkuus yh-

teen tiukan aikataulun puitteissa. Inventointityön vaikein ja

samalla mielenkiintoisin osa-alue on arkistonmuodostajien

tunnistaminen, joka voi paikoitellen olla melko työlästäkin”,

Valo säestää.

Hyvä kombinaatio ihmisiä Projektissa työskentelevät eivät kaikki ole Almin ja Valon ta-

paan arkistokonkareita. Työ on kuitenkin sujunut jouhevasti ja

tuloksia on tullut.

”Hyvä kombinaatio erilaisia ihmisiä, jotka täydentävät so-

pivasti toisiaan. Erilaisista taustoista huolimatta tehtävät on

omaksuttu hyvin. Kyllä tämän porukan kanssa mielellään töi-

tä tekee”, Johannes Valo kehaisee.

”Tällaiset projektithan ovat mitä parhaimpia taantuman-

torjunta-aseita! Kuudella miljoonalla on työllistetty 21 ih-

mistä kuudeksi vuodeksi. Henkilökunnasta moni on vaihta-

nut asuntoa tai autoa. Ilman tätä projektia varmaankin moni

meistä olisi työttömänä. Montako metriä asfalttitietä kuudella

miljoonalla olisi saanut? Montako ihmistä se olisi työllistä-

nyt?”, Olli Alm summaa.

teksti: Marie Mäkinen, viestintäpäällikkö, KansallisarkistoAineistot ennen ja jälkeen kunnostuksen.

sotA-ARkistooN luovutettiiN jatkosodan päättymisen

jälkeen lyhyessä ajassa parikymmentä hyllykilometriä asiakirjoja,

joista pääosan muodostivat sota-ajan joukko-osastojen 1939–1944

aineistot. Riittämättömien arkistotilojen vuoksi aineistoja jouduttiin

aluksi säilyttämään väliaikaisissa sijoituspaikoissa, kunnes Sota-

arkisto sai syksyllä 1945 käyttöönsä Helsingin Siltavuoressa sijain-

neen entisen Venäjän armeijan elintarvikemakasiinin, johon kaikki

aineistot voitiin kerätä.

Tilaongelma tuli selvitettyä ripeästi, mutta toinen arkistoaineis-

tojen käytettävyyden kannalta olennainen kysymys – aineistojen

luettelointi ja asianmukainen kansiointi – sai odottaa ratkaisuaan

yli 60 vuotta. Siihen puolustushallinnolta ei liiennyt tarpeellisia re-

sursseja.

Vähäisellä henkilökunnalla työ eteni hitaasti niin, että vielä

vuosituhannen vaihteessa luetteloimatonta ja kunnostamatonta

aineistoa oli noin 16 hyllykilometriä. Tilanteen edes osittaiseksi pa-

rantamiseksi oli turvauduttava jopa vapaaehtoistyövoimaan, joka

ansiokkaasti kunnostikin aineistoja yli hyllykilometrin verran Sota-

arkiston ystävät -projektissa vuosina 2003–2007.

Kolme aineistokokonaisuuttaKun Sota-arkiston liittämistä arkistolaitokseen alettiin suunnitella,

nousi kysymys huonokuntoisen aineiston systemaattisesta kun-

nostamisesta ja luetteloinnista tärkeäksi. Puolustusministeriö, jon-

ka omistukseen aineisto muodollisesti kuului, päätti kesällä 2007,

että kunnostustyö tehdään ulkoistettuna palveluna sen kustannuk-

sella Suomen elinkeinoelämän keskusarkistossa (Elka) Mikkelissä.

Tähän kunnostusprojektiin sisältyy kolme aineistokokonaisuutta:

1. suojeluskunta-aineistot (2,8 hkm)

2. rauhanajan 1918–1939 joukko-osastojen aineistot (2,7 hkm)

3. talvisodan ja jatkosodan aineistot (9 hkm).

Projektin tavoitteena on luetteloida ja kunnostaa aineistot Kansal-

lisarkiston määrittelemien laatukriteerien mukaisesti vuoteen 2013

mennessä.

Parinkymmenen hengen urakkaVarsinainen luettelointi- ja kunnostustyö tehdään Elkassa viiden-

toista kunnostajan ja heitä ohjaavien neljän tiiminvetäjän voimin.

Luettelointityön tärkeimpiä tehtäviä on tunnistaa ne joukko-

osastot yms. tahot, joiden arkistoon asiakirjat kuuluvat, yksilöidä ja

nimetä asiakirja-aineistot sekä tunnistaa aineistojen rajavuodet ja

käyttörajoituksen alaiset asiakirjat.

Kunnostustyössä asiakirjojen säilyvyys ja käytettävyys turva-

taan mm. liitinten poistamisella ja asianmukaisella asiakirjojen suo-

jaamisella. Kunnostetun aineiston omistusoikeus siirtyy arkistolai-

tokselle sitten, kun sen laatu on Kansallisarkistossa hyväksytty.

Lisävalaisua yksityiskohtiin

Kunnostusprojektissa on tähän mennessä, runsaan vuoden aika-

na, kunnostettu yli 1 700 hm aineistoa. Valmiit aineistot ovat tut-

kijoiden käytettävissä Kansallisarkiston Sörnäisten toimipisteessä.

Kunnostustyön seurauksena on saavutettu 14 prosentin tilansääs-

tö, mikä voidaan hyödyntää täysimittaisena toimipisteen tilanhal-

linnan suunnittelussa.

Arvion mukaan suojeluskuntien aineistot saadaan pääosin

kunnostetuksi tulevan kesän aikana. Sen jälkeen siirrytään rau-

han ajan 1918–1939 joukko-osastojen aineistoihin. Projektin

mittavin osa, sota-ajan 1939–1945 aineistot, käsitellään viimei-

senä.

Kunnostusprojektin työsarkaan sisältyy paljon sellaisia aineis-

toja, joita asiakkaiden ei juuri ole ollut mahdollista aiemmin tut-

kia puutteellisen luetteloinnin vuoksi. Asiantuntijoiden käsitysten

mukaan näin käyttöön saatavat uudet tiedot eivät johda sotahis-

toriamme suurten linjojen uudelleen arviointeihin. Sitä vastoin

näyttää selvältä, että arkistolaitoksella on tarjota paremmat mah-

dollisuudet yksityiskohtien ja mikrohistoriaa koskevien seikkojen

lisävalaisulle.

teksti: viLLe vuoLLe, tutkija, Kansallisarkisto

kuvat: kare saLonvaara, Kansallisarkisto

Suomen elinkeinoelämän keskusarkistossa Mikkelissä luetteloidaan ja kunnostetaan Kan-sallisarkistossa säilytettäviä puolustusvoimien joukko-osastojen ja suojeluskuntien asiakirjoja vuosilta 1918–1945. Alun perin noin 15 hyllykilo-metrin urakka on tarkoitus saada valmiiksi vuo-teen 2013 mennessä.

20 AKti 1/2009 21AKti 1/2009

tehtävä -luokitus meillä ja muualla

Luokitus jäänyt osin hämäräksi

Tutkimuksen mukaan tehtävänmukaisella luokitusjärjestelmällä

nähdään olevan merkittäviä etuja, jotka realisoituvat erityisesti

sähköisessä asiakirjahallinnassa ja julkisen hallinnon organisaati-

oissa.

Asiakirjahallinnon asiantuntijat ovat eduista vakuuttuneempia

kuin ammattilaiset, jotka eivät kaikki edes kovin hyvin ymmärrä,

mistä tehtävänmukaisessa luokitusjärjestelmässä on kyse ja mi-

ten sellainen tehdään.

Keskeiset tehtävänmukaisen luokitusjärjestelmän ongelmat liit-

tyvät käytettävyyteen. Sähköisen asiakirjahallinnan myötä asiakirjo-

jen luokittelu on siirtynyt niiden laatijoille ja käyttäjille, joiden tarpeita

tehtävänmukainen luokitusjärjestelmä tuntuu harvoin vastaavan.

Tutkimusta lukiessa tuli kuitenkin myös selväksi, että asiakirjojen

tehtävänmukainen luokitusjärjestelmä ymmärretään hyvin eri ta-

voin, vaikka tutkimuksen tekijä itse ei tätä ollutkaan joko tunnista-

nut tai tutkimuksessa eksplikoinut.

Asiakirjojen tehtävänmukaisella luokitusjärjestelmällä voidaan

tarkoittaa joko tehtäväluokitusta sellaisenaan, tehtäväluokitukses-

ta johdettua erillistä asiakirjojen luokitusjärjestelmää, tai luokitus-

järjestelmää, joka ei perustu lainkaan tehtävien luokitteluun, vaan

syntyneiden asiakirjojen luokitteluun tehtävänmukaisesti.

Suomessa asiakirjojen tehtävänmukainen luokitusjärjestelmä

ymmärretään ensin mainitulla tavalla, esimerkiksi Australiassa

toiseksi mainitulla tavalla, ja yleisimmin maailmassa kolmannella

tavalla.

Ajatuksia AustraliastaOrrin opinnäytetyön lähdeluettelossa on Australian Kansallisar-

kiston mielenkiintoinen opas Overview of Classification Tools for

Records Management 2.

Australialainen näkemys on, että tehtäväluokitus on organisaa-

tion toiminnan käsitteellinen kuvausmalli, jonka pohjalta asiakirja-

hallinnan käytännön työkaluina toimivat luokitusjärjestelmät laadi-

taan. Keskeinen näistä on asiakirjojen luokitusjärjestelmä.

Asiakirjahallinnon ammattilaisten työkalut ja asiakirjojen

käyttäjille tarkoitettu asiakirjojen luokitusjärjestelmä on erotet-

tu toisistaan, jotta tehtävänmukainen luokitusjärjestelmä ottaisi

mahdollisimman joustavasti huomioon asiakirjojen käyttötarpeet

organisaation toiminnassa.

Oppaan mukaan asiakirjojen luokitusjärjestelmän ylimmät

hierarkiatasot on nimetty yhdenmukaisesti organisaation tehtä-

väluokituksen kanssa, mutta alin hierarkiataso kuvaa luokkaan

kuuluvien asiakirjojen aihetta. Aiheet voivat perustua asiakirjat

tuottaneisiin toimenpiteisiin, asiakirjojen sisältöön tai niiden tyyp-

piin riippuen siitä, mikä palvelee parhaiten asiakirjojen hakua ja

käyttöön saantia.

AMS ”Down Under” -näkökulmastaAustralian Kansallisarkiston opasta lukiessani nousi mieleeni aja-

tus, että täydellinen asiakirjahallinnan työkalupakki syntyisi yhdis-

tämällä suomalainen ja australialainen lähestymistapa!

AMS on meillä käytännössä koeteltu ja vakiintunut menetelmä

tuottaa organisaation toiminnan sekä sen tuottamien asiakirjojen

ja niiden elinkaarihallinnan käsitteellinen kuvausmalli. Asiakirjahal-

linnon ammattilaisten työkalupakki on kunnossa, ja se olisi myös

markkinointikelpoinen vientituote – mutta tämä on vain puolet sii-

tä työkalupakista, jota asiakirjahallinnassa tarvitaan.

Kun asiakirjojen laatijat ja muut tavalliset käyttäjät ovat kriitti-

sessä asemassa sähköisen asiakirjahallinnan toimijoina, olisi kui-

tenkin tärkeä myös ymmärtää kuinka he luovat, ottavat talteen ja

hyödyntävät asiakirjoja.

Kansainvälisen tutkimuksen mukaan asiakirjojen tehtävänmukaisen luokitusjärjestelmän keskei-set ongelmat liittyvät käytettävyyteen. Sähköi-sen asiakirjahallinnan kehittämiseen tulisi asia-kirjahallinnon näkökulman rinnalle saada myös organisaation toiminnan näkökulma.

NoRthumbRiAN ylioPistossA Isossa-Britanniassa tehdyn

opinnäytetyön Functions-based Classification of Records: Is it

Functional? 1 aiheena ovat asiakirjahallinnon asiantuntijoiden käsi-

tykset ja ammattilaisten kokemukset asiakirjojen tehtävänmukai-

sen luokitusjärjestelmän toimivuudesta.

Tutkimuksen tekijä stuart Anthony orr sai kyselyynsä vasta-

ukset 23 asiakirjahallinnon asiantuntijalta ja 23 käytännön ammat-

tilaiselta Australiasta, Kanadasta, Alankomaista, Isosta-Britannias-

ta ja Yhdysvalloista.

Orrin lähtökohtana oli, että on olemassa vain vähän todisteita

siitä, että asiakirjojen luokitteluperusteen muuttaminen sisällön-

mukaisesta tehtävänmukaiseksi olisi käytännössä toimiva ratkai-

su. Tutkimuksessa haluttiin selvittää, ymmärtävätkö asiakirjahallin-

non ammattilaiset, mikä tehtävänmukainen luokitusjärjestelmä on

ja kuinka sitä voidaan käyttää, sekä mitkä ovat tehtävänmukaisen

luokitusjärjestelmän edut ja haitat.

”AMS on vain toiminnan käsitteellinen kuvausmalli.”

Artikkelin kirjoittaja, Kansallisarkiston kehitysjohtaja Jaana Kilkki toimii tämän vuoden loppuun asti Hämeenlinnan maakunta-arkiston vs.

johtajana. Kilkki tutustui maakunta-arkiston uudisrakennukseen maaliskuussa.

Mielestäni suomalaisessa AMS-keskustelussa on jo kauan sit-

ten hämärtynyt ymmärrys siitä, että AMS on vain toiminnan käsit-

teellinen kuvausmalli. AMS kuvaa tehtävien hierarkkiset suhteet

ja käsittelyprosessien viralliset toimenpiteet sekä niiden tuotta-

mat tyypilliset asiakirjatyypit. Se ei kuvaa organisaation todellisia

toimintaprosesseja, toiminnassa syntyviä todellisia asiakirjoja eikä

asiakirjojen käyttötarpeita asioiden käsittelyssä.

Käyttäjälähtöisyyttä lisättäväSähköisen asiakirjahallinnan kehittämiseen tulisi asiakirjahallinnon

näkökulman rinnalle saada myös organisaation toiminnan näkö-

kulma. Asiakirjojen tehtävänmukaisen luokitusjärjestelmän osalta

tämä tarkoittaa, että AMS:n tehtäväluokitus toimisi asiakirjojen

elinkaarihallinnan vaatimusten analysoinnin välineenä ja ohjaisi

sähköistä arkistonmuodostusta.

Asiakirjojen luokittelu haun ja käytön tukemiseksi perustuisi

sen sijaan täysin käyttäjien tarpeista lähteviin ja tiedonhallinnan

yhteisiin ja yleisiin luokitusjärjestelmiin.

Käyttäjät eivät koe asiakirjojen tehtävänmukaista luokitusjär-

jestelmää omakseen, mutta AMS:n ansiosta sitä ei tarvitsisi heille

edes tarjota. Muutoinkin AMS tarjoaisi hyvän välineen navigoida

tarvittavasta ohjauksesta toimintaa tukevaan käytäntöön ja linkit-

tää asiakirjahallinnan ja toiminnan tarpeet toisiinsa.

teksti: jaana kiLkki, kehitysjohtaja, Kansallisarkisto

kuva: Marie Mäkinen, Kansallisarkisto

Viitteet: 1 http://public.archiefschool.net/C8/Publicaties%20door%20derden/ Document%20Library/Orr_Functional%20Classification.pdf2 http://www.naa.gov.au/records-management/publications/classification-tools.aspx

22 AKti 1/2009 23AKti 1/2009

Kontra- faktuaalia?”Historia on merkillinen ja suurelta osin surulli-nen kirja, jonka tutkiminen monasti on omiaan loukkaamaan moraalisia tunteitamme. Historia on – sanoo eräs historiantutkija – julmuuteen asti kova. Siinä otetaan lukuun pääasiassa tu-lokset, mutta vain vähäisessä määrässä pannaan huomiota siihen, millä tavalla tulos on saavutet-tu. Tämä on surullinen totuus. Ihmiskunnan yle-vät henget ovat työskennellet suuremman tilan hankkimiseksi moraaliselle oikeudenmukaisuu-delle ja humaanisuudelle historian kulussa, mut-ta tähän asti valitettavasti ilman sanottavaa me-nestystä.”

NäiN kiRJoitti Suomen uuden ulkopolitiikan isä, linjan luoja,

muistelmiaan laativa eläkeläismies, valtioneuvos J. k. Paasikivi

(1870–1956) kevättalvella 1942 puheeseensa, joka oli määrä pi-

tää talvisodan rauhan vuosipäivänä Neuvostoliiton kukistumisen

vuoksi.

Puheen keskeinen johtoajatus on retorinen kysymys: ”Onko

Neuvostoliiton Suomen-politiikka ollut Neuvosto-Venäjän kannal-

ta katsoen tarkoituksenmukaista?” Myös Paasikiven vastaus on

puettu retorisen kysymyksen muotoon: ”Eikö se ole ollut yhtämit-

taista erehdystä?”

tulkinta jää kuulijalleJotkut pitävät takin kääntämisenä sitä, että parin vuoden kulut-

tua, sodan vielä jatkuessa, Paasikivi katsoikin päinvastoin Suomen

Neuvostoliiton-politiikan olleen tyystin väärää.

Sitä teemaa hän sitten toisti niin pääministerinä kuin presi-

denttinäkin elämänsä loppuun asti.

Puhetta lähemmin tarkasteltaessa voi kuitenkin

todeta, että siinä on esitetty kaikki ne perustelut ja

syyt, joihin Paasikivi myöhemminkin vetosi – yksi-

tyisissä muistiinpanoissaan. Johtopäätöskään ei

enää näyttäydy periaatteettomaksi tuulen haiste-

luksi, kun ottaa huomioon, missä oloissa ajatuk-

set on esitetty: politiikka on ollut, puolin ja toisin,

väärää ja historia ”julmuuteen asti kovaa”.

Tilaustyössä voiton kunniaksi taikka veitsi

kurkulla sanat punnitaan niin, että lopullinen

tulkinta jää kuulijalle.

Kunniahimo vai vastuuntunto?On pohdittu, mikä sai syksyllä 1944 yli

70-vuotiaan Paasikiven suostumaan pää-

ministeriksi hävityn sodan raunioille. Ajoiko

häntä kunnianhimo vai elähdyttikö vastuun-

tunto?

Paasikiven julkinen toiminta jo ennen

vuotta 1944 ylettyi kiistatta kotimaiseen

huippuluokkaan ja oli menestystarina.

Orpopojasta tuli asianajaja, opettaja, apu-

laisprofessori, kansanedustaja, senaat-

tori, ylitirehtööri, pääjohtaja, itsenäisen

Suomen valtuutettu edustaja Pohjois-

maiden pääkaupungeissa, pääministe-

ri, puoluejohtaja, erikoislähettiläs Tuk-

holmassa, hallituksen valtuuttama

neuvottelija Moskovassa, salkuton

ministeri, rauhanneuvottelija ja eri-

koislähettiläs Moskovassa, rauhan-

tunnustelija…

Listaa täydentää iso joukko yksi-

tyisiä ja julkisia luottamustoimia. Val-

tioneuvoksen arvonimen lakitieteen tohtori ja senaattori Paasikivi

sai pääjohtajana merkiksi valtiomiehen mitat täyttävästä elämän-

työstä jo ennen eläkkeelle jäämistään, eikä työ siihen loppunut.

Saavutusten laatu vaihteliValtiokonttorin ylijohtajan, itsenäisen Suomen ensimmäisen pää-

ministerin ja valtakunnan suurimman liikepankin Kansallis-Osake-

Pankin pääjohtajan erot olivat ajolähtöjä. Suomen ja Neuvosto-

Venäjän Tarton rauhanneuvottelujen sinänsä erinomainen tulos

kohtasi voimakasta arvostelua.

1930-luvun ulkopolitiikan uudesta linjasta, pohjoismaisesta

”orientatsionista”, jota Paasikivi ajoi Tukholman lähettiläänä täysin

sydämin, ei koitunutkaan toivottua hyötyä. Moskovan neuvotteluis-

sa itsensä Stalinin kanssa syksyllä 1939 päädyttiin talvisotaan.

Paasikiven lähettiläskausi välirauhanajan Moskovassa katkesi

erimielisyyteen hallituksen kanssa. Hallitus hylkäsi keväällä 1944

Moskovaan lähetetyn Paasikiven tuomat rauhanehdot.

Menestys jäisi elämään

Paasikivi oli enemmän tai vähemmän ”historiariippuvainen”. Me-

nestyneen miehen todellisten tai kuviteltujen epäonnistumisten

lista oli mittava. Rimanalituskaan ei olisi tehnyt valtioneuvoksen

julkikuvasta sen ryvettyneempää.

Mahdollinen saavutettu menestys sen sijaan jäisi elämään.

Paasikivi oli eräänlainen politiikan esiintyvä taiteilija, suorastaan

diiva, joka yhtäältä tarvitsi yleisön hyväksyntää ja toisaalta halusi

jäädä historiaan.

Silti hänen valtiollista toimintaansa ei voi selittää vain henkilö-

kohtaisilla pyrkimyksillä. Taustalla oli koko ajan maan ja kansakun-

nan elämään liittyvä karmaiseva varaus: Paasikivi lähti oletukses-

ta, että Suomea ei ”okkupeerattaisi” – mutta sekin todennäköinen

vaihtoehto oli pidettävä mielessä.

teksti: kauko ruMPunen, tutkija, Kansallisarkisto

SÄHKE2-määräys astui voimaan

Arkistolaitoksen SÄHKE2-määräys tuli voimaan 1.1.2009. Määräys kohdentuu sähköisten asia-kirjallisten tietojen käsittelyyn, hallintaan ja säilyttämiseen tietojärjestelmäriippumattomasti. SÄHKE1-normi kohdentui ainoastaan asianhallin-tajärjestelmiin.

SÄHKE1-määräyksen mukaan toteutettuihin tietojärjestelmiin

ei tarvitse tehdä uuden määräyksen mukaisia muutoksia,

vaan sähköisen säilyttämisen lupa on haettavissa tällaisissa

tapauksissa vuoden 2012 loppuun saakka.

Sen sijaan ulkoiseen arkistojärjestelmään tallennettavan

siirtotiedostokokonaisuuden muodostamisessa noudatetaan

aina SÄHKE2:n mukaista siirtotiedostorakennetta ja -menet-

telyä. SÄHKE2 on otettava vaatimuksena huomioon kaikissa

uusissa tietojärjestelmähankkeissa.

Keskeisimmät erot SÄHKE2:n tietojärjestelmäriippumattomuuden takia joitakin

SÄHKE1:ssä esiintyviä käsitteitä on muutettu: keskeisin muu-

tos on se, ettei enää käytetä termiä asia, vaan asiakirjallisen

tiedon käsittelyprosessi.

Myös metatietomallin esittämistapa on uudistettu. Siinä

on otettu huomioon kansainväliset asiakirjahallintaa koske-

vat standardit.

SÄHKE1 edellytti kaikkien pakollisten metatietojen säilyt-

tämistä, vaikka asiakirjat hävitettäisiin. SÄHKE2:n mukaan

hävitettyjen asiakirjojen metatiedot hävitetään. Tiettyyn kä-

sittelyprosessiin liittyvät metatiedot säilytetään pysyvästi ai-

noastaan siinä tapauksessa, että käsittelyprosessissa syntyy

pysyvästi säilytettävää asiakirjallista tietoa.

Uusia vaatimuksia eAMS:iineAMS:n sisältöön ja toiminnallisuuksiin on asetettu uusia

vaatimuksia. SÄHKE1 ei edellyttänyt käsittelyprosessien ku-

vaamista eAMS:iin, mutta nyt kuvaaminen on pakollista sille

tarkkuustasolle, jonka avulla tehtäväluokittaisten asiakirja-

tyyppien oletusmetatietoarvojen tallentuminen, täydentymi-

nen ja muuttuminen operatiivisessa tietojärjestelmässä voi-

daan toteuttaa.

Arvojen tallentuminen edellyttää käsittelysääntöjen mää-

rittelyä eAMS:iin. Operatiivisen tietojärjestelmän on kommu-

nikoitava eAMS-järjestelmän kanssa ja pystyttävä hakemaan

sieltä metatietoarvoja ja muuttamaan niitä käsittelysääntöjen

mukaisesti.

Organisaatio voi sisällyttää siirtokokonaisuuteen myös

omaa operatiivista toimintaansa palvelevia metatietoja ja

SÄHKE2-metatietomallissa valinnaiseksi määriteltyjä meta-

tietoja.

Lisätietoja SÄHKE2:sta ja sen soveltamisesta saa kehittä-

misjohtaja Päivi Happoselta ja projektipäällikkö Jaana Poh-

joselta. Teknisiin kysymyksiin vastaavat kehittämispäällikkö

Markus Merenmies ja erikoissuunnitelija Antti Laukkonen.

teksti: Päivi HaPPonen, kehittämisjohtaja, Kansallisarkisto

Venäjän keisarikunta ja suomen suuriruhtinas­kunnan synty 1808­1820

Näyttely KaNsallisarKistossa21.4.-17.9.2009