Arkistolaitoksen asiakaslehti 2/2009

sivu 6

Kansallisarkisto sai 1,5 miljoonaa euroa aineistojen digitointiin

sivu 12

Pastori Parviainen, Kansallisarkiston asiakaskunnan nestori

sivu 16

Aluehallinnon uudistus tuo isot arkistonsiirrot

2 AKti 2/2009 3AKti 2/2009

JulkaisijaArkistolaitos

OsoiteKansallisarkisto

PL 258

00171 Helsinki

Lehden taittoMainostoimisto HINKU

PainopaikkaKirjapaino Uusimaa

Kotisivuwww.narc.fi

tilaukset ja palauteakti@narc.fi

ISSN 1798-2065

Päätoimittajaviestintäpäällikkö Marie Mäkinen, Kansallisarkisto

toimituskuntayksikön johtaja Juhani Tikkanen, Kansallisarkisto

yksikön johtaja Marja Pohjola, Kansallisarkisto

tutkija Pertti Vuorinen, Kansallisarkisto

johtaja Päivi Hirvonen, Jyväskylän maakunta-arkisto

toimitussihteeriMinna Nurro, Viestintätoimisto Lumitähti

minna.nurro@pp.inet.fi

Kannen kuvaMatti Tiisanoja/Kansallisarkisto

Kansallisarkiston arkistoteknisen yksikön johtaja

István Kecskeméti vetää arkistolaitoksen aineistojen

digitointihanketta.

Pääkirjoituksen kuvaJouni Koskinen, Kansallisarkisto

akti 2/2009 Sisältö

Arkistolaitos on olemassa asiakkaitaan varten, todetaan

pääkirjoituksessa.

Lyhyet

Kansallisarkisto sai opetusministeriöstä noin

1,5 miljoonaa euroa aineistojen digitointiin ja

tietokantajärjestelmien kehittämiseen.

Julkishallinnon sähköisten asiakirjallisten tietojen hallintaa

ja säilyttämistä kehittävä SAHA-hanke etenee usean

projektin rintamalla.

Elkan pitkäaikainen arkistonjohtaja Matti Lakio jää eläkkeelle syyskuun alussa.

Rahoituksen puute hidastaa arkistoalan kansainvälistä

yhteistyötä sähköisen tiedonhallinnan saralla.

Rovasti Päivö Parviainen, 97, on Kansallisarkiston iäkkäin asiakas. Hän etsii selvyyttä kiinalaiseen

maakiistaan.

Jyväskylän maakunta-arkisto seuloi ja järjesti

valtiopäiväneuvos Sakari Knuuttilan arkiston.

Arkistouralla: arkistonhoitaja Salme Uitto,

opetusministeriö

Aluehallinnon uudistus tuo arviolta 23 hyllykilometriä

pysyvästi säilytettävää aineistoa arkistolaitokselle.

Kansallisarkiston keskustelutilaisuudessa

esitettiin näkemyksiä tarkastustoiminnan yhteistyömahdollisuuksista.

Rummutusta: Isoisän olkihattu

Keisarikunta-näyttelyn rakentamisessa tarvittiin hyviä

suhteita ja poliisisaattuetta.

3

4

6

7

8

10

12

14

15

16

18

20

22

Pääkirjoitus

Tätä kirjoittaessa on helle. Helsinki on täynnä hikisiä turisteja lip-

pahatuissaan, sulavia jäätelötötteröitä, kirskuvia pääskysiä, kaikki-

naisen olemisen läpäisevää raukeutta.

Arkistolaitoksen uumenissa lämpömittarin lukemat eivät hetkauta:

asiakkaita palvellaan ja projekteja viedään eteenpäin kuin talvella

konsanaan. Loppukesästä työllistävät paitsi normaalit asiakirjatila-

ukset myös verkkosivu-uudistus, Hämeenlinnan maakunta-arkis-

ton uusien tilojen käyttöönotto ja erityisesti digitointiprojekti.

Opetusministeriö myönsi arkistolaitokselle ilahduttavan könttä-

summan aineistojen digitointiin ja tietokantajärjestelmien kehit-

tämiseen. Hankkeen haastava aikataulu on laittanut laitoksessa

töpinää töppösiin.

Mitä sitten digitoidaan? Käytetyimpien aineistojen hittiparaati ja

tutkimuksellisten tarpeiden tyydyttäminen ovat luonnollisesti

etusijalla. Asiakkaiden on saatava kaipaamansa aineistot helposti

Asiakas ja hänen palvelijansa

käyttöönsä, ja samalla on suojattava ainutlaatuisia asiakirjoja tule-

ville polville.

Olivatpa asiakkaamme sitten viranomaisia, sukuaan tutkivia kesä-

lomalaisia tai syntymäaikaansa horoskooppia varten kyseleviä

mattimeikäläisiä, arkistolaitos on olemassa heitä varten.

Asiakkaiden aivoituksista saa käsityksen, kun tavailee palautelaa-

tikon saldoa. Säännöllisesti toistuvat samat teemat: aukioloaikoja

moititaan, asiakaspalvelua kehutaan. Tietotekniikka on erinomai-

nen asia, mutta asiakkaiden kohtaamiseen tarvitaan lihaa ja verta

olevia ihmisiä, arkistoalan ammattilaisia.

Miten arkistolaitoksen työntekijät jaksavat vähenevien resurssien

ja lisääntyvien vaatimusten ristipaineessa? Toivoa sopii, että aina

niin ihana kesä on jälleen ladannut akut ja voimaannuttanut väen.

Marie Mäkinen, päätoimittaja

4 AKti 2/2009 5AKti 2/2009

Lyhyet

Ehdota vuoden arkistotekoa!

Pohjoismaisena yhteistyönä järjestettävä Arkistojen päi-

vä pidetään Suomessa 7.11.2009. Teema on tänä vuonna

Unohdus. Arkistojen päivän työryhmä pyytää jälleen ehdotuksia

Vuoden arkistoteosta. Kysymykseen voivat tulla henkilöt tai ryh-

mät, jotka ovat viimeisen vuoden aikana esimerkiksi:

• luovuttaneet merkittävää arkistoaineistoa,

• järjestäneet kiinnostavan arkistoihin liittyvän tapahtuman,

• kehittäneet arkistotyön menetelmiä,

• edistäneet arkistoaineiston käytettävyyttä ja tunnettavuutta,

• edistäneet arkistotieteellistä tutkimusta tai koulutusta tai

• tehneet arkistoalaa tunnetuksi.

Perustellut ehdotukset pyydetään toimittamaan 5.10.2009 men-

nessä Christina Forssellille Kansallisarkistoon: PL 258, 00171 Hel-

sinki tai christina.forssell@narc.fi.

Ajatukset jalostuivat operaatioiksi

”Nyt sinä hautaudut sinne arkistojen kätköihin, löydät yhä

uusia ja uusia lähteitä ilman että tutkimus valmistuu”. Näillä

sanoilla eräs historian professori evästi nuorta maisteria tämän

siirtyessä arkiston palvelukseen vuonna 2005. Nyt, yli neljä vuot-

ta myöhemmin, kommenttiin voi suhtautua hymyillen: Suomen

armeijan hyökkäysoperaatioiden suunnittelua jatkosodassa käsi-

tellyt väitöskirja on valmis.

Aikaisempi historiantutkimus on sivuuttanut ylimmän sodanjoh-

don hyökkäysoperaatioiden suunnittelutyön. Laadittujen suunni-

telmien pohjalta annetut käskyt ja niiden toteuttaminen on kuvattu

ilman syvällisempää pohdintaa suunnitelmien syntyprosesseista

sekä mahdollisesti suunnitelluista vaihtoehdoista. Tämä on sikäli

yllättävää, että ennen operaation aloittamista suuri osa strategi-

sen tason päätöksenteosta oli jo tehty.

Tutkimuksen myötä selvisi, että Päämajan operatiivisen johdon

suostumuksella laadittujen hyökkäyssuunnitelmien tavoitteet

ulottuivat selvästi toteutuneita operaatioita pidemmälle. Suunni-

telmien tasolla oltiin valmiita etenemään Kannaksella, Aunuksen

kannaksella sekä Sorokan suunnalta kohti Kuolan niemimaata, mi-

käli saksalaisten sotamenestys olisi tehnyt sen mahdolliseksi.

Tutkimus ei olisi valmistunut ilman tiivistä arkistotyötä. Arviolta noin

tuhannen, lukuisten arkistonmuodostajien aineistosta koostuneen

arkistoyksikön läpikäynti tutustutti Päämajan ja sotatoimiyhtymien

aineistoon lähes yhtä tehokkaasti kuin arkiston sisäinen aineisto-

koulutus. Oli huojentavaa havaita, että Päämajan arkisto on hyvin

ehjä kokonaisuus. Ainakaan keskeisimmissä aineistoissa ei ollut

havaittavissa aukkoja. Tästä päämajatutkimusta on hyvä jatkaa.

Mikko Karjalaisen väitöskirja ”Ajatuksista operaatioiksi” tarkastet-

tiin Helsingin yliopistossa 22.5.2009. Kirjoittaja työskentelee Kan-

sallisarkiston Sörnäisten toimipisteessä ylitarkastajana.

Mikko Karjalainen ei hautautunut arkistojen kätköihin vaan sai

väitös tutkimuksensa valmiiksi.

Arkistolaitos jäi pois DLM Forumin johdosta

Arkistolaitos luopui DLM Forumin (Document Life-cycle

Management) hallituspaikasta Prahan jäsenkokouksessa

huhtikuussa 2009. Se on EU-yhteistyön muoto, jossa keskitytään

sähköiseen asiakirjahallintoon.

Arkistolaitoksella on ollut edustus DLM Forumin hallituksessa

vuodesta 2004 lähtien. Arkistolaitoksen johto katsoi, että Suomi

on satsannut hallitusjäsenyydellä ja monin alustajin toistaiseksi jo

riittävästi Forumiin. Arkistolaitoksen jäsenyys itse DLM Forumissa

luonnollisesti jatkuu.

DLM Forum sai alkunsa vuonna 1994 julkaistusta selvityksestä

”Arkistot Euroopan unionissa”. Vuonna 2004 se järjestäytyi muo-

dollisten sääntöjen pohjalta toimivaksi organisaatioksi. Toiminnas-

sa on keskeistä julkisen ja yksityisen sektorin yhteistyö.

DLM Forum on nykyisin osa laajempaa arkistoalan EU-yhteistyötä,

johon kuuluu muun muassa asiakirjatuhojen ja varkauksien estä-

minen, lainsäädäntö sekä erityisen eurooppalaisen arkistoportaa-

lin luominen nettiin.

Merkittäviä luovutuksia Merkittävimmät yksityisarkistoluovutukset Kansallisarkis-

toon alkuvuoden 2009 aikana:

• Alexander Leonard (Lennart) Gripenberg;

senaattori, teollisuusmies (lisiä)

• Marketta Horn; valtiotieteen tohtori

• Lauri Huovinen; tuomiorovasti, professori

• Kata Jouhki; metsäneuvos, partiotyttöjärjestön uranuurtajia

• K.J. Lång; entinen vankeinhoidon ylijohtaja

• Pyhän Konstantinus Suuren Ritarikunta

• Antti Suviranta; entinen KHO:n presidentti

• Suomen kasvatusopillinen yhdistys (lisiä)

• Suomi-Amerikka-yhdistysten liitto

• Törnudd -suku

Conservation in Archives Conference 2009Kongressi järjestetään Kansallisarkistossa (Rauhankatu 17,

Vanha tutkijasali) 18.9.2009 osana eurooppalaisten kansal-

lisarkistojen konservoinnin johdon verkottumista. Kongressi on

tarkoitettu arkisto- ja paperiaineistojen digitoinnista, säilyvyydestä

ja konservoinnista vastaaville henkilöille. Lisätietoja antaa István

Kecskeméti, puh. 050 567 5887.

Hinta: 100 € (+ alv 22%). Ilmoittautuminen viimeistään 10.9.2009.

Ohjelma ja ilmoittautuminen: www.narc.fi

Avoimet ovet arkistolaitoksessa 2.10.2009Arkistolaitoksen toimipisteet viettävät avointen ovien päi-

vää lokakuussa. Tervetuloa!

Vuoden arkistoteon valinnan perustelut ovat lähtökohdiltaan pysy-

neet samoina vuosittain. Arkistojen päivän työryhmä on halunnut

palkita eri vuosina henkilöitä tai organisaatioita arkistotoimen eri

sekto reilta ja eri osista valtakuntaa. Työryhmään kuuluvat tällä het-

kellä Christina Forssell (pj), Pekka Anttonen, Päivi Hirvonen, Eeva

Miettinen, Ulla-Maija Peltonen ja Petri Tanskanen.

Vuoden arkistoteko ja kunniamaininnat julkistetaan 6.11.2009

Arkistoyhdistyksen syysseminaa rissa Helsingissä.

www.narc.fi/arkistojenpaiva

KDK:n verkkosivut avattu

Kansallisen digitaalisen kirjaston (KDK) sivustolla kerrotaan

hankkeen etenemisestä ja toteutettavien palveluiden kehit-

tämisestä. Lisäksi sivustolla julkaistaan hankkeeseen ja sen ai-

healueisiin liittyviä uutisia ja tapahtumailmoituksia.

KDK:n tavoitteena on kirjastojen, arkistojen ja museoiden säh-

köisten aineistojen saatavuuden ja käytettävyyden parantaminen

sekä aineiston pitkaikaissäilytysratkaisun kehittäminen. Opetus-

ministeriön käynnistämä hanke alkoi vuonna 2008 ja jatkuu vuo-

teen 2011.

www.kdk2011.fi

tutkimusraportti internoinneistaKansallisarkisto on julkaissut tutkimusraportin Saksan ja

Unkarin kansalaisten sekä heidän suomalaisten puolisoi-

densa internoinneista.

Julkaisu on osa tutkimushanketta, jonka tavoitteena on selvittää

Suomen toisen maailmansodan aikana ja sen jälkeisinä vuosina

toteuttamia internointeja. Hanke päätyy kuluvan vuoden lopulla.

Jensen-Eriksen, Niklas: Saksan ja Unkarin kansalaisten sekä hei-

dän suomalaisten puolisoidensa internointi 1944–1947, 75 s.

Hinta 10 € (sis. alv.). Tiedustelut ja myynti: Kansallisarkisto,

puh. (09) 228 52 282.

SAKSAN JA UNKARIN KANSALAISTEN SEKÄ

HEIDÄN SUOMALAISTEN PUOLISOIDENSA

INTERNOINTI 1944–1947

SAK

SAN

JA U

NK

ARIN

KA

NSA

LAISTEN

SEKÄ

HEID

ÄN

SUO

MA

LAISTEN

PU

OLISO

IDEN

SA IN

TERN

OIN

TI 1944–1

947 N

IKLAS JEN

SEN-ERIKSEN

NIKLAS JENSEN-ERIKSEN

Moskovassa syyskuussa 1944 allekirjoitetun

välirauhansopimuksen mukaan Suomen

oli internoitava maassa olleet Saksan ja

Unkarin kansalaiset. Suomalaisviranomaiset

tulkitsivat velvoitetta aluksi varsin väljästi,

mutta lokakuussa 1944 he muuttivat täysin

linjaansa ja päättivät kerätä leireille myös

saksalaisten ja unkarilaisten miesten kanssa

naimisissa olleet suomalaisnaiset sekä heidän

lapsensa. Näin monet itseään suomalaisina

pitäneet henkilöt menettivät vapautensa.

Tässä tutkimuksessa kuvataan internoinnin

alkamista, sen laajentamista ja leireille

päätyneiden ihmisten kohtaloa.

6 AKti 2/2009 7AKti 2/2009

Kansallis arkisto sai jättipotin digitointiinOpetusministeriö on myöntänyt Kansallisarkis-tolle 1 550 000 euron erillisen hankemäärärahan arkistolaitoksen aineistojen digitointiin sekä tie-tokantajärjestelmien kehittämiseen. Digitointi-hanke alkoi toukokuussa 2009 ja päättyy vuoden lopussa.

DigitoitAvAksi on valittu aineistoja, joita arkistolaitoksen asiak-

kaat käyttävät eniten, ja joiden käyttö alkuperäisinä on riskialtista

aineistolle. Myös merkittäviä kulttuurihistoriallisia aineistoja halu-

taan nostaa esille.

Aineistojen kuvailutiedot ovat mikrokuvatun aineiston osalta koko-

naan ja karttojen osalta osittain Vakka-arkistotietokannassa vähin-

tään arkistoyksikkötasolla. Tämä mahdollistaa sen, että digitoidut

tiedostot voidaan hallitusti liittää Digitaaliarkistoon asiakaspalve-

lukäyttöön.

Mikrokuvatun aineiston kohdalla laaditaan tarvittaessa arkistoyk-

sikkötasoa tarkempia hakemistoja.

Hankkeen johtajana toimii yksikönjohtaja istván kecskeméti.

Hankkeen käytännön toteuttamisesta vastaavat projektipäälliköt

Reko Etelävuori (digitointivastuu) ja tuomas Riihivaara (aineis-

tovastuu).

Digitoiminen parantaa aineistojen käytettävyyttä

Erillismäärärahan käyttämisen aikataulu vaikuttaa siten, että di-

gitoitavasta aineistosta suurin osa on mikrofilmattuja aineistoja,

jotka ovat digitointivalmiina ilman merkittäviä konservoinnin esi-

valmisteluja.

Tärkeä valintakriteeri on myös aineiston vapaa käyttö internetin

kautta. Tällaista aineistoa ovat erityisesti mikrofilmatut vanhem-

mat aineistot sekä karttakokoelmat. Digitoiminen parantaa aineis-

tojen käytettävyyttä mutta myös suojaa alkuperäisiä aineistoja –

digitoinnin jälkeen ne voidaan suojata ja asettaa käyttökieltoon,

jolloin ne eivät kulu.

Digitointi ja siihen liittyvä kuvankäsittely tehdään pääasiassa ul-

koistetusti. Digitointi kilpailutettiin kesän aikana, ja elokuussa

päästiin digitoimaan suuressa mittakaavassa.

tavoitteena digitoida noin kaksi miljoonaa asiakirjaaArkistolaitoksen digitaaliarkistossa on tällä hetkellä noin 1,5 mil-

joonaa asiakirjatiedostoa. Tavoitteena on digitoida vuoden loppuun

mennessä noin kaksi miljoonaa asiakirjatiedostoa, joista noin

20 000 on karttoja ja piirroksia.

Digitoinnin yhteydessä rikastetaan digitoinnin metatietoja, luo-

daan aineistokohtaisia oppimisympäristöjä ja parannetaan Digi-

taaliarkiston toiminnallisuutta.

Hankkeen edetessä digitoitavat aineistot esitellään myös erik-

seen Kansallisarkiston verkkosivuilla.

teksti: istván kecskeMéti, yksikönjohtaja, Kansallisarkisto

kuva: Matti tiisanoja, Kansallisarkisto

Yksikönjohtaja István Kecskeméti (kesk.) vetää arkistolaitoksen aineistojen digitoin-tihanketta, jossa digitoidaan vuoden loppuun mennessä noin kaksi miljoonaa asiakirjatiedostoa. Hankkeen käytännön toteuttamisesta vas-taavat projektipäälliköt Reko Etelävuori (oik.) ja Tuomas Riihivaara.

SAHA yhdistää sähköisen asia­kirjahallinnan kehittämis­hankkeetSAHA-hankekokonaisuus käynnistyi arkistolai-toksessa helmikuussa 2008. Sen tavoitteena on parantaa sähköisten asiakirjallisten tietojen hal-lintaa ja säilyttämistä julkishallinnossa. SAHA yhdistää erilliset kehittämisprojektit kokonai-suudeksi, jossa otetaan huomioon julkishallin-non toimintaympäristön muutokset.

HAnkEkokonAisuuDEn kaikki kehittämistehtävät hoide-

taan projekteina, joilla on yhdenmukainen projektinhallinta.

Projektien tehtävät on tarkasti aikataulutettu ja resursoitu. Täl-

lä hetkellä hankekokonaisuuden käytössä on noin kahdeksan

henkilötyövuotta. Projekteja on käynnissä kolmetoista.

Tavoitteena on, että vuoden 2010 lopussa hankekokonaisuu-

den päättyessä arkistolaitos on keskeinen toimija sähköisen

asiakirjahallinnan ohjaajana, sähköisen säilyttämisen toimija-

na ja laadukkaiden verkkopalveluiden tarjoajana.

VAPA:n hankinta käynnissäVastaanotto- ja palvelujärjestelmän (VAPA) täsmennetyt vaati-

musmäärittelyt valmistuivat tammikuussa 2009. Kevään aikana

on kuvattu arkistolaitoksen tietojärjestelmäarkkitehtuuria, aloitet-

tu käyttäjähallinnan kehittäminen ja laadittu sähköisen aineiston

vastaanottokanavana toimivan extranetin alustava tarvekuvaus.

VAPA-järjestelmäkokonaisuuden hankinta käynnistettiin tou-

kokuussa. Sopimus on tarkoitus allekirjoittaa toimittajan/

toimittajien kanssa tämän vuoden lopussa. VAPA:n tulee olla

tuotantokäytössä vuoden 2010 lopussa.

VAPA-järjestelmästä tulee tiedon tuotanto-/taustajärjestelmä

siten, että Kansallisen digitaalisen kirjaston (KDK) asiakasliit-

tymä saa tietoa VAPA:sta ja vastaavasti VAPA hyödyntää myö-

hemmin muistiorganisaatioiden pitkäaikaissäilytysratkaisua

(PAS) tallennuspalveluna. Toistaiseksi PAS-järjestelmän to-

teuttamiselle ei ole rahoitusta.

Ensimmäisessä vaiheessa VAPA:an otetaan vastaan SÄHKE-

muotoista pysyvästi säilytettävää aineistoa. Parhaillaan val-

mistellaan kriteeristöä sille, mitä muuta aineistoa ja millaisin

reuna-ehdoin VAPA:an voitaisiin tallentaa. Alkusyksyn aikana

julkaistaan myös tallennettavan aineiston siirtoon liittyvä oh-

jeistus. Syyskuun loppuun mennessä määritellään organisaa-

tioiden taloudelliset ja toiminnalliset hyödyt, jos ne käyttävät

VAPA-palveluja.

Arkistolaitoksen tilausjärjestelmä tekeilläArkistolaitos on aloittanut myös oman asiakaspalvelu- ja ti-

lausjärjestelmän kehittämisen, koska KDK-asiakasliittymä ei

tuota kaikkia arkistolaitoksen asiakkaiden tarvitsemia palve-

luja. Työssä otetaan luonnollisesti huomioon KDK-asiakasliit-

tymä, joten kyse ei ole päällekkäisten palvelujen rakentami-

sesta.

SÄHKE2 jalkautetaanTämän vuoden alussa voimaan tulleen SÄHKE2-määräyksen

kouluttaminen ja viestintä julkishallinnon organisaatioille ja IT-

toimittajille on erittäin tärkeää. Keskeinen tavoite on järjestel-

mäkehitykseen, erityisesti eAMS-järjestelmien kehittämiseen

vaikuttaminen. SÄHKE2 on toteutettava myös arkistolaitok-

sen omaan sähköiseen asiakirjahallintaan ja asianhallintaan.

SÄHKE:en jatkokehittämisen suunnittelu on aloitettu. Tieto-

kantojen ja rekisterien pitkäaikaissäilytystä selvittävässä pro-

jektissa tuotettiin kevään aikana kehittämissuunnitelma, jos-

sa on esitetty lukuisia teknisiä ja toiminnallisia kysymyksiä.

Myös eAMS:n ja tietokantojen suhde lukeutuu selvitettäviin

asioihin. Tämä merkitsee sitä, että seuraavan SÄHKE:en so-

veltamisala on perinteistä asiakirjaksi määriteltävää tietoa

laajempi. Jatkokehittäminen toteutetaan sidosryhmäyhteis-

työnä.

tukea eAMS:in kehittämiseenSisällön tuottaminen eAMS:iin on tunnetusti organisaatioita

työllistävä asia. Arkistolaitos on kolmen viime vuoden ajan

pyrkinyt helpottamaan sitä tuottamalla yhteistyössä organi-

saatioiden kanssa metatiedoille arvojoukkoja, kuten yhteistä

tehtäväluokitusta.

Kuntien eAMS-perusmalli valmistui maaliskuussa. Organi-

saation eAMS:n laadintaa perusmalliin tukeutumalla edesaut-

taa toukokuussa valmistunut käyttöönotto-ohje. Perusmalli ja

ohje löytyvät KuntaIT:n verkostoportaalista (wiki.kuntait.fi).

Mainittu ohje soveltuu erittäin hyvin myös muiden organi-

saatioiden käyttöön.

teksti: Päivi HaPPonen, kehittämisjohtaja, Kansallisarkisto

8 AKti 2/2009 9AKti 2/2009

Elkan johtaja Matti Lakio eläkkeelle

”Verottajan salajuonesta” nousi merkittä­vä arkisto Arkistonjohtaja Matti Lakio on jäämässä eläk-keelle syyskuun alussa. Hän on ollut Elkan johta-jana sen perustamisesta, vuodesta 1981 lähtien. Matin aikana Elkasta on kehittynyt merkittävä valtakunnallinen, yli 30 työntekijää työllistävä arkisto.

EnsituntumAn ARkistoiHin Matti Lakio sai työskennelles-

sään opiskeluaikanaan passintarkastajana. Tosin passien tarkas-

taminen tuntui tuolloin nuoresta miehestä mielenkiintoisemmal-

ta työltä kuin passien kantakorttien aakkostaminen ja arkistointi.

Valmistuttuaan valtiotieteen maisteriksi Helsingin yliopistosta

vuonna 1971 Matti sai työpaikan Mikkelistä Itä-Suomen Instituu-

tista, jossa hän toimi yhdeksän vuoden ajan ensin tutkijana ja

sitten laitoksen johtajana.

Tehdessään laajaa tutkimusta Itä-Suomen teollisuuden kehittymi-

sestä Matti oli pitkään Mikkelin maakunta-arkiston kanta-asiak-

kaana. Tuolloin virisi kiinnostus arkistoihin.

”Ei niinkään ammattina vaan kuinka tutkijana osaisin paremmin

hyödyntää arkistoja: niinpä päätin suorittaa arkistonhoitotutkin-

non”, Matti muistelee.

Alkuvuodesta 1981 hän sai mielenkiintoisen työtarjouksen – ryh-

tyä Mikkeliin perustettavan Suomen Elinkeinoelämän Keskusar-

kiston johtajaksi.

”Mietittyäni asiaa huomasin, että tämähän on loistava homma:

voin yhdistää tutkijankoulutukseni, kokemukseni johtajana ja ar-

kistojen tuntemuksen”, Matti kertoo.

Alku oli haasteellinen

Matti Lakio ei ole katunut valintaansa, vaikka Elkan toiminnan

aloittaminen nollapisteestä vaati oman työnsä. Alussa oli tär-

keää vakuuttaa sen olevan nimenomaan elinkeinoelämän oma

arkisto.

”Esiintyi jopa epäilyjä laitoksen olevan verottajan salajuoni tieto-

jen urkkimiseksi”, hän muistelee nyt jo hymy suupielessään.

Matti kiittää työnantajajärjestöjen ja Keskuskauppakamarin tukea

sekä esimerkkiä arkistoaineistojen luovuttajina. Alkuvaikeuksi-

en jälkeen Elkaan alkoi virrata asiakirjoja jopa siihen tahtiin, että

markkinointia piti hillitä.

1980-luvun lopulla oltiin siinä tilanteessa, että oli suunniteltava

lisärakennusta.

”Laajennus päätettiin toteuttaa kiinteistöyhtiönä. Mikkelin Arkis-

totalo Oy:hyn saatiin osakkaiksi Mikkelin kaupungin lisäksi myös

elinkeinoelämää turvaamaan aineistojen vastaanottamisen jat-

kossakin”, hän kertoo onnistuneesta toimintamallista.

Virkamiesmäisyyttä vältellenMatti Lakio pitää keskeisenä saavutuksenaan Elkan kehittämistä

valtakunnalliseksi arkistotoimijaksi. Yritysten kanssa toimiminen

on tuonut oman haasteensa johtajan työhön, ja myös omat toi-

mintatavat on pitänyt sovittaa yritysten tarpeisiin.

”On pitänyt jatkuvasti seurata yritysmaailman muutoksia ja rea-

goida niihin, ettei yritysten historiaa katoa muutosten myllerryk-

sissä. Useasti asiat on pitänyt hoitaa nopeasti ja virkamiesmäi-

syyttä vältellen”, hän kuvaa Elkan arkipäivää ja toimintakulttuuria.

Hän on tehnyt myös historiantutkimusta työnsä ohessa: meriit-

teihin kuuluvat Mikkelin kaupunginvaltuuston historia ja sen jat-

ko-osa, elinkeinoelämää käsittelevät osuudet Mikkelin kaupungin

historia II:ssa sekä Viipurin kaupungin ja maalaiskunnan historias-

sa ja Mikkelin läänin 150-vuotisjulkaisun toimittaminen.

Yrityksiä tutkittu liian vähän Matti korostaa yritysten asiakirjojen merkitystä suomalaisen yh-

teiskunnan tutkimisen lähdeaineistona, mutta samaan hengen-

vetoon toteaa, että yritysten historiaa tutkitaan aivan liian vähän

huomioiden niiden merkitys suomalaisen yhteiskunnan vaurau-

den luojina.

Hän muistuttaa Elkan asiakirja-aineiston monipuolisuudesta.

”Taloushistorian analyysien lisäksi aineistoamme voi hyödyntää

vaikkapa sukututkimuksessa ja pienoismallien rakentamisessa.

Elkalle jokainen tutkija on ’vakava’ tutkija.”

Arkistoalan tulevaisuuden haasteista puhuttaessa Matti Lakio

suorastaan vaivautuu joutuessaan toteamaan ties monennenko

kerran: sähköinen arkisto.

”Kun maailma on sähköinen, on arkistonkin oltava sähköinen.

Sähköisen aineiston saamiseksi haltuun olisi saatava konkreetti-

sia toteutuksia aikaisiksi”, hän sanoo.

Elkan pitkäaikainen johtaja Matti Lakio (oik.) jää eläkkeelle, ja hänen saappaisiinsa astuu Elkan tietopalvelu- ja kehittämispäällikkönä

työskennellyt Jarmo Luoma-aho. Vahdinvaihto tapahtuu syyskuun alussa.

”Matti Lakio pitää keskeisenä saavutukse-naan Elkan kehittämistä valtakunnalliseksi arkistotoimijaksi.”

Yhteistyö toimii MikkelissäMikkelin nousuun merkittäväksi arkistokaupungiksi ja paikalliseen

arkistotoimijoiden yhteistyöhön Matti on ollut tyytyväinen.

”Eri toimijoiden osaaminen on tuonut kaupunkiin uutta toimin-

taa, ja synergiaa paikallisten muistiorganisaatioiden välillä. Kaik-

kea ei tarvitse tehdä itse, Elka voi ostaa palveluja tai myydä niitä

muille.”

Esimerkkinä paikallisen yhteistyön tuloksista hän tuo esille en-

tisen Sota-arkiston järjestämättömän aineiston kunnostamispro-

jektin, joka käynnistyi puolustusministeriön rahoituksella vuonna

2008. Projekti työllistää Elkassa parikymmentä henkilöä usean

vuoden ajan.

”Se on oikeaa aluepolitiikkaa, työpaikkoja ei siirretä vaan luodaan

uusia työpaikkoja”, hän vinkkaa päättäjien suuntaan.

Matin visiossa tulevaisuuden Elka voisikin tarjota arkistopalveluja

laajemmin kuin nyt.

Harrastuksille enemmän aikaaEläkepäivilleen Matti Lakio ei ole laatinut suunnitelmia. Mutta nik-

karoinnille puutyöverstaallaan, lukemiselle, liikunnalle ja lintuhar-

rastukselleen hän aikoo löytää aikaa entistä enemmän.

”Aion tehdä myös kirjoitustöitä, mutta en tutkimusta”, Matti tote-

aa salaperäisesti.

teksti: jarMo LuoMa-aHo, tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö, Elka

kuva: eMiLia tuoHiMetsä, Kansallisarkisto

10 AKti 2/2009 11AKti 2/2009

Arkistoalan eurooppalainen yhteistyö eksyksissä?

komissio julisti maaliskuussa 2006, että se tulee olemaan portti

yhteiseen eurooppalaiseen kulttuuriperintöön. Kirjastojen lisäksi

siihen on tarkoitus liittää arkistojen ja museoiden aineistoja. Mar-

raskuussa 2008 avattiin Europeanan kotisivut.

Kehitys on ollut varsin nopeaa, vaikka aineistojen määrä onkin vie-

lä pieni. Digitoituja aineistoja toki on eri maissa paljonkin, mutta

kaikki ei ole yhteensopivaa Europeanan kanssa.

Arkistoilla niukasti voimavarojaMutta mikä on ollut arkistojen asema kehityksessä? Valitettavasti

varsin vähäinen. Näin siitä huolimatta, että monissa arkistoissa

digitoidaan huikeita määriä asiakirjoja.

Euroopan arkistojen yhteistyö on kirjastoyhteistyöhön verrattuna

hajanaista ja voimavaroiltaan valitettavan niukkaa. Tämän on eri

yhteyksissä hämmästyneenä todennut myös Ruotsin nykyinen

valtionarkistonhoitaja thomas Lidman, joka ennen virkaan ni-

mitystään toimi Ruotsin kansalliskirjaston Kungliga Biblioteketin

johtajana.

Organisaatioita on, rahaa eiEuroopan arkistokenttää hallitsee kolme organisaatiota. European

Board of National Archivists (EBNA) on kansallisarkistojen pääjoh-

tajien muodostama keskustelufoorumi. Se kokoontuu kahdesti

vuodessa. EBNA:lla ei ole pysyvää sihteeristöä eikä se ole viralli-

nen elin. Sillä ei ole budjettia eikä se ole sellainen oikeushenkilö,

joka voisi hakea esimerkiksi EU-rahoitusta arkistojen yhteisiin eu-

rooppalaisiin hankkeisiin.

Suurin hyöty EBNA:sta on ollut EU:n uusille jäsenmaille, joille se

on tarjonnut mahdollisuuden tutustua vanhempien EU-maiden

arkistotoimintaan. Tällainen pelkkä väljä benchmarking ei kuiten-

kaan tuo konkreettisia tuloksia arkistojen yhteistyöhön.

Toinen EU-maiden yhteistyöelin on Euroopan komission vuonna

2005 perustama European Archives Group. Sen tehtäväksi asetet-

tiin samana vuonna hyväksytyn Euroopan arkistoraportin (Report

on archives in the enlarged European Union) suositusten toteutta-

misen seuranta ja arkistojen yhteistyön yleiskoordinaatio. Arkisto-

työryhmä sai tehtäväkseen valmistella vuoden 2008 loppuun men-

nessä myös toimenpiteitä, jotka koskivat seuraavia tavoitteita:

• arkistoaineistoihin kohdistuvien tuhojen ehkäiseminen

ja vahinkojen korjaaminen,

• eurooppalaisten arkistostandardien kehittäminen

(DLM Forum ja Moreq),

• eurooppalaisen arkistoaineistojen portaalin perustaminen

(APENET),

• Euroopan arkistolainsäädännön kokoaminen

yhteiseen tietokantaan (EURONOMOS) ja

• arkistovarkauksien ehkäiseminen.

Suomella ei ole varaa pudota kansainvälisestä kelkasta

suomEn RooLi kansainvälisessä yhteistyössä on vä-

häinen. Opetusministeriön edellyttämä säästöohjelma

pakotti tänä vuonna Suomen vetäytymään monista

keskeisistäkin hankkeista ja supistamaan merkittävästi

kansainvälistä osallistumistaan.

Vaikka arkistoalan eurooppalainen yhteistyö etsiikin

tällä hetkellä toimivia rakenteita, on siihen osallistumi-

nen välttämätöntä. Sen on osoittanut tieteen ja kirjas-

tokentän nopeasti kehittynyt yhteistyö.

Osallistuminen kansainväliseen yhteistyöhön tuo vält-

tämätöntä osaamista. Ulkopuolelle jääminen voi aihe-

uttaa kalliin laskun eikä menetettyjen asemien uudel-

leen saavuttaminen tapahdu vuodessa tai kahdessa.

"Euroopan arkistojen yhteistyö on kirjastoyhteistyöhön verrat-tuna hajanaista ja voimavaroil-taan valitettavan niukkaa."

Sähköisen tiedonhallinnan nopea kehitys on li-sännyt sekä maailman tiedeyhteisön että eri maissa toimivien kirjastojen kansainvälistä yh-teistyötä. Arkistoalalla kehitys on ollut hitaam-paa voimavarojen ja rahoituksen puutteen takia.

tiEDEyHtEisössä viimeistään Human Genome -projekti osoit-

ti kansainvälisten standardien ja verkottuneen työskentelytavan

ylivoimaisuuden. Yhdysvaltalainen National Institutes of Health

käynnisti ihmisen genomin kattavan kuvailemisen vuonna 1990.

Tavoitteeksi asetettiin suururakan suorittaminen 15 vuodessa.

Työ osoittautui odotettua vaativammaksi. Siitä huolimatta siitä

suoriuduttiin arvioitua nopeammin. Jo vuonna 2000 Yhdysvaltain

presidentti Bill Clinton ja Ison-Britannian pääministeri tony Blair

saattoivat yhdessä ilmoittaa, että ihmisen genomin peruskuvailu

oli valmistunut. Vuonna 2003 projekti saatiin päätökseen, vaikka

täsmennyksiä tehdään vielä vuosien ajan.

Geenikartoituksen menestys perustui sähköisen tiedonhallinnan

nopeaan kehitykseen. Eri maissa ja eri tieteenaloilla työskente-

levät tutkimusryhmät ovat sen jälkeen kehittäneet nopeasti omia

standardejaan ja menettelytapojaan. Tietoliikenneyhteyksiä on ke-

hitetty kaikkialla maailmassa.

Arkistonhoitajat ovat tiedonhallinnan ammattilaisia. Myös he ovat

jo pitkään ymmärtäneet sähköisten aineistojen ylivertaisuuden,

kansainvälisten standardien tarpeellisuuden ja pysyvän säilyttämi-

sen välttämättömyyden.

Kansainvälisiä digikirjastoja Yhdysvaltain kongressin kirjasto ja Unesco käynnistivät vuonna

2003 kirjastojen ja arkistojen kokoelmien maailmanlaajuisen ko-

koamisen maailman digitaaliseen kirjastoon (World Digital Libra-

ry). Sen avajaisia vietettiin juhlallisesti Unescon tiloissa Pariisissa

21.4.2009. Suomen Kansalliskirjasto on liittynyt hankkeeseen.

Euroopan unioni ei ole halunnut jäädä kehityksestä jälkeen. Vuon-

na 2001 käynnistyi The European Library -hanke, jossa Kansallis-

kirjasto on niin ikään ollut alusta lähtien mukana.

Vuonna 2006 hanketta laajennettiin siten, että se muuttui Euroo-

pan digitaaliseksi kirjastoksi (European Digital Library). Euroopan

Viime keväänä Prahan EBNA-kokoukseen osallistuneille esiteltiin

konservointia Tšekin kansallisarkistossa.

Kaikilla osa-alueilla on tapahtunut edistystä, vaikkei EU olekaan

osoittanut varoja muuhun kuin kokouskulujen korvaamiseen. An-

sio saavutuksista kuuluu niille arkistoille, jotka ovat ottaneet vas-

tuun tietyn kokonaisuuden suunnittelusta. Saksa on vastannut

vahinkojen ehkäisystä, Espanja arkistoportaalin kehittämisestä,

Ranska arkistolainsäädännön kokoamisesta ja Ruotsi arkistovar-

kauksien ehkäisemisestä.

Yhteistyön eteneminen hidastaMyönteisestä asenteesta huolimatta arkistoyhteistyön etenemi-

nen on ollut hidasta, jos vauhtia verrataan tieteen tai kirjastojen

yhteistyöhön. Suurin ongelma on voimavarojen ja koordinaation

puutteessa. Kaikista hankkeista on raportoitu sekä EBNA:n että

EAG:n ja kolmannen eurooppalaisen organisaation EURBICA:n

kokouksissa.

Selvää käsitystä siitä, miten työtä jatketaan projektivaiheen jäl-

keen, ei ole kenelläkään. Tuskin Ranska haluaa pysyvästi vastata

lakitietokannan ylläpidosta tai Saksa luoda kriisivalmiutta, elleivät

myös muut kanna korttaan kekoon. Toistaiseksi rahoitusmalleja ei

ole olemassa.

teksti ja kuvat: jussi nuorteva, pääjohtaja, Kansallisarkisto

Venäjän ja Suomen välinen arkistoyhteistyö oli esillä huhtikuussa

2009 Venäjän presidentti Dmitri Medvedevin tehdessä valtiovierai-

lun Suomeen. Kuvassa myös Venäjän ulkoministeri Sergei Lavrov.

12 AKti 2/2009 13AKti 2/2009

”Olihan se oikein, että meidät kutsuttiin maailman väkirikkaim-

man kansan sisällissodan jaloista pois. Minäkin rupesin pakkaa-

maan tavaroita, mutta jokin meni tuolla sydämessä lukkoon ja tuli

ajatus, onko tämä oikein. Että lähdemme täältä pois ja jätämme

nämä uskoon tulleet kiinalaiset yksin kommunistisen hallituksen

tullessa maassa valtaan,” Parviainen kertoo.

”Päätin, että tänne minä jään, tulkoon mitä tulkoon.”

Kotimatka kesti puoli vuottaSisällissota päättyi ja Mao Zedong julisti Kiinan Kansantasavallan

perustetuksi 1. lokakuuta 1949. Silti levottomuudet jatkuivat, ja

Parviainen kohtasi paljon vaikeuksia työssään. Hän ei esimerkiksi

saanut kastaa tai siunata ihmisiä julkisesti.

Kotimatkalle Parviainen lähti vasta kiinalaisten seurakuntalaisten

sitä pyydettyä joulukuussa 1953. Hän oli viimeinen suomalainen

lähetystyöntekijä, joka poistui levottomasta Kiinasta.

Matka venyikin puolen vuoden mittaiseksi, sillä mies kiersi Hong-

kongin, Egyptin ja Transjordanian kautta Israeliin. Kreikassa hän

kävi hammaslääkärissä ja päätyi sieltä Italiaan, josta suunnisti

Keski-Euroopan halki Ruotsin kautta Suomeen viimein toukokuus-

sa 1954.

Kotimaassaan Parviainen ehti olla vain kaksi vuotta, kunnes kut-

sumus veti uudelleen lähetystyöhön vuonna 1956 – tällä kertaa

Taiwanin saarelle noin kahdeksaksi vuodeksi.

Kutsumus pitää mielen virkeänä

Karismaattisena rovastina Päivö Parviainen on haluttu puhuja ympäri

Suomea ja hänellä riittää vientiä – mutta vain joka toiselle viikolle.

”Lääkäri on sanonut, että pitäisi joka toinen viikko levätä kotona

ja joka toinen viikko lähteä maakuntiin vierailemaan,” Parviainen

toteaa vakavana.

”Toki en ole voinut määräystä aina noudattaa, sillä seurakuntavie-

railuista oppii aina jotain uutta ja monella paikkakunnalla ilahdu-

taan, kun pääsen paikalle. Ja Herra antaa minulle voimaa.”

Ulkomaanmatkojakin on tiedossa, sillä Parviainen lentää loppu-

vuodesta Taiwaniin Kristillisen Lääkäriliiton vuosijuhlaan. Sitä en-

nen hän lähtee vielä Pellon seurakunnan järjestämälle tutustumis-

matkalle Murmanskin luterilaiseen seurakuntaan.

Arkistoista apua maakiistaanKansallisarkistoon Parviainen päätyi etsimään lähetysurallaan

kirjoittamiaan kirjeitä ja muistiinpanoja Suomen Lähetysseuran

arkistoista. Hän etsii 1940-luvun lopulla kirjoittamiaan muistiinpa-

noja nähdäkseen, onko niissä merkintää Hongkongin Luterilaisen

keskuksen silloiselle johtajalle lähetetyistä kauppakirjoista. Niil-

lä oli ostettu kiinteistöjä ja maa-alueita Suomen Lähetysseuran

omistukseen Hunanin maakunnassa.

Asia on akuutti, sillä Ta’jungin seurakunnalla Hunanissa on ollut

vaikeuksia todistaa maa-alueiden omistuksiaan. Muistiinpanoista

olisi apua vallitseviin ristiriitoihin, sillä ne helpottaisivat kauppakir-

jojen paikantamista seurakunnassa.

”Kiinassa kirjoittamani kirjeet sisältävät sellaista arvokasta tietoa,

josta voi nähdä millaisia asioita on tapahtunut noiden vuosien

aikana. Tietysti minulta on paljon unohtunut, mutta nyt kun olen

saanut Kansallisarkistosta kirjoittamieni kirjeiden kopiot, niin mi-

nulla on tilaisuus vielä käydä uudelleen läpi tapahtumia ja palaut-

taa mieleeni yksityiskohtia.”

Aamu alkaa liikunnallaRovasti Parviaisella on uskomattoman hyvä muisti, vaikka ikää

alkaa olla jo melkein sata vuotta. Aamut hän aloittaa pienellä voi-

mistelulla.

”Minulle on hierojani sanonut, että kun aamusella nouset, niin

työnnä tyyny pois ja nostele päätäsi ylös niin monta kertaa kuin

vain jaksat. Ja kun näin nyökkäilet, niin sydämen pitäisi pumpata

uutta puhdistunutta verta pikkuaivoihin ja muisti vahvistuu. Minä

olen tehnyt sen tänä aamuna 103 kertaa!” Parviainen nauraa.

teksti: teeMu nieMinen, Kansallisarkisto

kuvat: teeMu nieMinen ja suoMen LäHetysseuran kuva-arkisto

Parviainen tapaamassa kyläläisiä Kiinassa.

Kutsumus veti lähetystyöhön Kiinaan vallan­kumouksen pyörteisiin

Kansallisarkiston tiettävästi iäkkäin asiakas käy ahkerasti tutkimassa Suomen Lähetysseuran ar-kistoja. Rovasti Päivö Parviainen, 97, on Suomen Lähetysseuran entinen Kiinan lähetystyönteki-jä, joka on nähnyt läheltä Kiinan sisällissodan ja Mao Zedongin valtaannousun.

RovAsti Päivö PARviAinEn syntyi Joensuussa Suomen suu-

riruhtinaskunnan aikana vuonna 1912. Entinen Kiinan lähetystyön-

tekijä kiertelee edelleen puhumassa seurakunnille kokemuksis-

taan ja uskostaan. Kimmokkeen lähetystyöhön hän sai nuorena

kokemastaan näystä.

”Minä olen saanut sellaisen – voisi sanoa ilmestyksen – helsinki-

läisessä ravintolassa vuonna 1934. Olin lukemassa viimeisiä teolo-

gian tenttejä varten, kun yhtäkkiä näin itseni kokoamassa Kiinaan

lähteviä tavaroita. Kuulin Herran äänen, joka sanoi vievänsä minut

Kiinaan ja tuovansa sieltä takaisin. Herra ilmoitti olevansa kanssa-

ni, kunnes saattaa minut kirkkauteen,” Parviainen muistelee.

Parviainen ei tuolloin kuitenkaan uskaltautunut lähetystyöhön,

ja seuraavat vuodet kuluivatkin eri seurakunnissa pappien avus-

tajana. Talvisotaan Parviainen ei joutunut, mutta jatkosodan

alussa hän toimi Kiuruvedellä koulutuskeskuksen pastorina.

Rukajärvelle tuli komennus pataljoonan pastoriksi tammikuussa

vuonna 1944.

Sotien jälkeen Parviainen oli kerännyt tarpeeksi rohkeutta osal-

listuakseen Suomen Lähetysseuran järjestämälle lähetystyökurs-

sille, ja miehen tie vei lopulta Kiinaan, jossa hän viipyi vuodesta

1946 aina vuoteen 1953.

Sisällissota ei saanut lähtemäänPäivö Parviainen ehti toimia lähetystyöntekijänä Hunanin maakun-

nassa Kaakkois-Kiinassa kolme vuotta ennen kuin Kiinan sisällis-

sodan aiheuttamat levottomuudet levisivät sinne asti. Sodan aika-

na kaikki Hunanin suomalaiset lähetystyöntekijät olivat saaneet

sähkeen, jossa pyydettiin lähettejä poistumaan maasta.

Parviainen ehti jo valmistella lähtöä kotiin 1949, mutta päätti jäädä

omalla vastuullaan Kiinaan vielä neljäksi vuodeksi.

Rovasti Päivö Parviainen työhuoneessaan Helsingin Kalliossa. Parviainen vierailee edelleen myös seurakunnissa eri puolilla Suomea ker-

tomassa lähetystyökokemuksistaan.

Parviainen puhu-

massa evankeli-

ointitilaisuudessa

Taiwanissa.

14 AKti 2/2009 15AKti 2/2009

Varttivuosisata kansan­edustajanaValtiopäiväneuvos Sakari Knuuttilan arkisto Jy-väskylän maakunta-arkistossa antaa kuvan yksit-täisen henkilön tiedonhallinnasta ja sen muutok-sista aikana, jolloin kirjoituskoneesta siirryttiin sähköisiin viesteihin ja painetuista sanomaleh-distä nettisivuihin.

vuonnA 1930 HAminAssA syntynyt ja Keuruulla varttunut

Sakari Knuuttila toimi Suomen Sosialidemokraattisen Puolueen

kansanedustajana vuosina 1966–1991. Koulutukseltaan hän on ra-

kennusinsinööri.

Knuuttila on toiminut laajalti erilaisissa luottamustehtävissä sekä

valtiollisella että paikallisella tasolla. Hänet muun muassa valittiin

kolmesti presidentin valitsijamieheksi ja hän oli pitkäaikainen Jy-

väskylän kaupunginvaltuutettu. Knuuttila on ollut aktiivinen myös

lukuisissa yhdistyksissä.

Seulonta dokumentoitiin tarkoinJo arkiston alkuinventointi paljasti, että siinä on runsaasti pois seu-

lottavaa materiaalia. Toisaalta Knuuttilan keräämän tiedon kokonai-

suus vaikutti merkittävältä. Arvelimme, että tutkijoita voisi kiinnos-

taa, millaisen tietopohjan varassa hän on tehnyt päätöksiä muun

muassa kansanedustajana.

Seulonta- ja järjestämistyön alussa otettiin periaatteeksi seulon-

nan tarkka dokumentointi. Aineistoa seulottiin yhteensä 27,49 hyl-

lymetriä. Siihen sisältyi paljon erilaista tausta-aineistoa, jota Knuut-

tila on käyttänyt apuna työssään: painettuja julkaisuja, tutkimuksia

sekä kirjeitä ja raportteja.

Seulontaan päätyneet aineistot käytiin läpi Knuuttilan kanssa, ja

muutamien asiakirjojen kohdalta seulonta peruttiin arkiston luovut-

tajan perustellusta toivomuksesta.

Arkistosta poistettuja painotuotteita on luovuttajan luvalla lahjoi-

tettu kirjastoihin ja osin myös asiakkaille. Varastokirjaston kanssa

on keskusteltu Pohjois-Koreaa koskevien painotuotteiden luovut-

tamisesta. Myös Jyväskylän yliopiston kirjasto ja Keski-Suomen

maakuntakirjasto saavat Knuuttilan aineistosta täydennyksiä ko-

koelmiinsa.

Olli Panhelainen, Päivi Hirvonen ja Sakari Knuuttila (edessä)

tarkastelevat seulottuja asiakirjoja Jyväskylän maakunta-arkiston

arkistomakasiinissa.

Aineisto valottaa mielipiteenmuodostusta

Arkisto sisältää eduskuntatyöhön ja luottamustoimiin liittyviä asia-

kirjoja: kokouspöytäkirjojen kopioita, muistiinpanoja, selvityksiä,

muistioita, aloitteita ja puheita. Suurimmassa osassa on Knuutti-

lan muistiinpanoja, joten niiden kautta pääsee hyvin käsiksi hänen

mielipiteenmuodostukseensa. Toisaalta arkisto ei sisällä juuri lain-

kaan elämäkerrallista aineistoa.

Harvinaisimpia asiakirjakokonaisuuksia ovat esimerkiksi Knuuttilan

pyrkiminen presidenttiehdokkaaksi vuoden 1994 SDP:n esivaaleis-

sa sekä Kauko Juhantalon tapaus valtakunnanoikeudessa 1993,

jossa Knuuttila toimi eduskunnan valitsemana oikeuden jäsenenä.

Kansalaisten lähettämistä kirjeistä välittyy kuva yhteiskunnan epä-

kohdista. Osa aineistosta säilytettiin alkuperäisessä järjestyksessä

arkiston luovuttajan toivomuksesta. Näin esimerkiksi ”Alkavan kan-

sanedustajan arkisto” sisältää Knuuttilan aineiston kansanedusta-

jan työn alkuvaiheista.

Arkisto sisältää käyttörajoitettua aineistoa. Yksityishenkilöiden

sekä Knuuttilan itsensä lähettämien kirjeiden toisteiden sekä liike-

salaisuuksia sisältävien ja vaaleja koskevien asiakirjojen käyttöra-

joitusaika on 25 vuotta. Lisäksi arkiston järjestämisen yhteydessä

huomioitiin henkilötietolain asettamat rajoitukset tietojen luovut-

tamiselle.

teksti: oLLi PanHeLainen, toimistosihteeri ja kaisLa savoLa, ylitarkastaja, Jyväskylän maakunta-arkisto

kuva: Marjaana kuokka, Jyväskylän maakunta-arkisto

ArkistourallaAktin Arkistouralla-palstalla eri organi-saatioissa työskentelevät arkistoinnin

ammattilaiset kertovat urastaan ja työtehtä-vistään. Tässä numerossa Aktin kysymyksiin vastasi arkistonhoitaja Salme Uitto opetus-ministeriöstä.

Sattumien summa ohjasi alallemitEn oLEt Päätynyt ARkistoALALLE?

Opiskelin Suomen historiaa Helsingin yliopistossa, kun minulle

tarjottiin ystävän kautta työtä Keskustan ja maaseudun arkistossa.

Toimin siellä arkistoapulaisena vuosina 1974–1975. Humanististen

tieteiden kandidaatiksi valmistuin 1976, ja suoritin alemman ar-

kistotutkinnon syyskuussa 1977. Tutkintoon kuulunut kuukauden

työharjoittelu hoitui valtionarkistossa.

Elämässäni seurasi jakso kahden lapsen kotiäitinä marraskuu-

hun 1982. Silloin harjoitteluaikainen tuttuni valtionarkistosta otti

yhteyttä ja kertoi etsivänsä historiaa opiskellutta ja arkistoalalla

toiminutta henkilöä arkistojen järjestelytehtäviin opetusministeri-

öön. Työtarjous houkutteli, joten aloitin OPM:ssä 1982 puolipäiväi-

senä arkistojen järjestelijänä. Arkistonhoitajaksi minut nimitettiin

syyskuun 1987 alusta lukien. Kaiken kaikkiaan näyttää siltä, että

päätymiseni arkistoalalle on ollut onnellisten sattumien summaa.

miLLAinEn uRAsi on oLLut?

Ura OPM:ssä on ollut työntäyteinen. Työympäristönä ministeriö

on ollut motivoiva, mielenkiintoinen ja turvallinen. Arkistonhoitajan

perinteisten tehtävien ohella olen osallistunut ministeriön asian-

hallintaan liittyvään kehittämistyöhön. Mittavia projekteja ovat

olleet muun muassa atk-avusteiseen kirjaamiseen siirtyminen

1988–1989, elektronisen IDA-arkiston kehittäminen 1999–2000

sekä AMS-tiedonhallintahanke 2003–2004. Olen myös koulutta-

nut ministeriön henkilöstöä tiedonhallinta- ja arkistointiasioissa.

Arkiston uumenissa ahertava kokee ajoittain työnsä yksinäiseksi,

niin minäkin. Ammattikunta iloitsi, kun valtioneuvoston arkiston-

hoitajien verkostoksi vuonna 1997 perustettiin yhteistyöryhmä.

Sen toimintaan olen osallistunut alusta lähtien, kaksi puolivuotis-

kautta puheenjohtajana ja useasti kokousten sihteerinä. Neljän

vuoden välein järjestettävät arkistopäivät olen myös kokenut am-

matillisesti tosi hyödyllisiksi.

Arkistot kiinnostavat myös vapaa-ajallani, sillä olen selvittänyt omi-

en ja mieheni vanhempien sukuhistoriaa. Harrastuksiini kuuluvat

myös käsityöt, tennis, tanssi ja muu liikunta.

mitEn ALA jA työtEHtäväsi ovAt muuttunEEt?

Noin 20 vuotta sitten käynnistyi yhä edelleen jatkuva asiakirjahal-

linnon sähköistyminen. Osaamisvaatimukset ovat kasvaneet, sillä

arkistossa työskentelevän on hallittava myös viraston substanssit

entistä tarkemmin, omattava riittävät tietotekniset taidot sekä tie-

dettävä lainsäädännön vaikutukset omaan työhön.

Perinteisen paperisen arkistoinnin lisäksi arkistonhoitaja pereh-

tyy ja osallistuu nykyään sähköisen asianhallinnan ja arkistoinnin

suunnittelemiseen ja kehittämiseen. Täysin paperiton arkisto ei

kuitenkaan toteutune vielä pitkään aikaan.

mitä HALuAisit viELä AmmAtiLLisEsti sAAvuttAA?

Tavoitteekseni olen asettanut opetusministeriön arkiston saatta-

misen mahdollisimman hyvään kuntoon, ennen kuin parin vuoden

päästä siirryn eläkkeelle. OPM:ssä on parhaillaan käynnissä myös

asianhallintajärjestelmän uudistamishanke. On mielenkiintoista

nähdä, miten uuden järjestelmän käyttöönotto muuttaa arkiston-

hoitajan roolia.

mitEn yHtEistyö ARkistoLAitoksEn

kAnssA on sujunut?

Arkistolaitoksen kanssa yhteistyö on aina ollut sujuvaa, ja arkisto-

jen siirrot ovat hoituneet joustavasti. Viimeisimmässä arkistosiir-

rossa käytin Kansallisarkiston pyynnöstä uutta extranet-välinettä

luovutusluettelon laatimiseen. Opastus sen käyttöön tapahtui

vaivattomasti omassa työpisteessäni. Tarvittaessa ohjeistusta ja

ammattitaitoa on ollut mahdollista kartuttaa arkistolaitoksen jär-

jestämien koulutustilaisuuksien ja tapaamisten kautta.

EMILIA TUOHIMETSä/KANSALLISARKISTO

16 AKti 2/2009 17AKti 2/2009

Aluehallinnon uudistus tuo valtavat arkis­tonsiirrotArkistolaitos on päättänyt vastaanottaa valtion aluehallinnon uudistuksen yhteydessä aineiston, jota perustettavat virastot eivät enää tarvitse toi-minnassaan. Alustavan arvion mukaan virastoilla on pysyvästi säilytettävää aineistoa noin 23 hyl-lykilometriä.

ALuEHALLinnon uuDistuksEssA eli ALKU-hankkeessa on

mukana kuusi virastoryhmää, joiden tehtävistä suurin osa siirtyy

aluehallintovirastoihin (AVI) ja elinkeino-, liikenne- ja ympäristökes-

kuksiin (ELY). Yhteensä 56 nykyistä virastoa lopettaa toimintansa

ja tilalle saadaan 6 AVI:a ja 15 ELY:ä.

Valtiovarainministeriö on asettanut ALKU-hanketta varten projek-

tiryhmän, joka suunnittelee ja kehittää asiakirjahallintoa sekä kir-

jaamo- ja arkistotoimen organisointimallia ja vastuita. Tavoitteena

on yhtenäinen ja tehokas tiedonhallinta uusissa aluehallintoviran-

omaisissa niiden aloittaessa toimintansa vuoden 2010 alussa.

Asiakirjahallinto-projektiryhmän puheenjohtajana on Päivi tom-

mila TEM:stä, sihteerinä suvi metsärinta-Lehmusvaara VM:stä

ja projektipäällikkönä Lauri Päivärinta Itä-Suomen lääninhallituk-

sesta. Jokaiselta lakkautettavalta virastoryhmältä on edustaja

ryhmässä, ja arkistolaitosta edustaa ylitarkastaja Raili oittinen

Kansallisarkistosta.

Kevään 2009 aikana hahmottui, miten tehtävät jakautuvat AVI:en

ja ELY:jen välillä. Asiakirjahallinto-projekti on valmistellut esitykset

arkistotoimen organisoinnista ja vastuukysymyksistä. Lisäksi on

määritelty menettelyt, jotka takaavat toiminnan jatkuvuuden. Teh-

tävä on haasteellinen, sillä viranomaistehtävien hoitamisen täytyy

sujua ongelmitta myös tammikuussa 2010.

Materiaalin määrä vasta arvioKansallisarkiston tekemän periaatepäätöksen mukaan arkistolai-

tos ottaa vastaan lakkautettavien virastojen pysyvästi säilytettä-

vän asiakirja-aineiston, jota AVI:t ja ELY:t eivät tarvitse toiminnas-

saan. Normaalisti vastaanotetaan vain yli 40 vuotta vanhempaa

aineistoa, joten periaatepäätöksen vaikutukset ovat mittavat.

Alustavan arvion mukaan toimintansa päättävillä virastoilla on py-

syvästi säilytettävää asiakirjamateriaalia noin 23 hyllykilometriä.

Luku on valtava – vertailuksi voi ottaa esimerkiksi syksyllä 2009

avautuvan Hämeenlinnan maakunta-arkiston uudisrakennuksen,

jossa on hyllytilaa 28 kilometriä.

Arkistolaitokseen siirrettävän aineiston määrä täsmentyy vielä

muun muassa siksi, että luvuissa ei ole voitu kunnolla arvioida

virkamiesten työhuoneissa ja vastaavissa tiloissa olevaa aineis-

toa. Toisaalta hyllymetrimäärä yleensä pienenee aineistoa järjes-

tettäessä.

Kilometreissä lasketaan myös sen aineiston määrä, jota uudet

virastot tarvitsevat tehtäviensä hoitamiseen. Etenkin ympäristö-

keskuksilla ja tiepiireillä on hallussaan jopa 1800-luvulta peräisin

olevaa aineistoa, jota yhä käytetään.

ALKU-hankkeessa näkyvät myös valtionhallinnon aikaisemmat

organisaatiomuutokset, sillä aineistoa tulee lakkautettavia viras-

toja huomattavasti useammalta arkistonmuodostajalta. Viiden ny-

kyisen lääninhallituksen hallussa on 12 entisen lääninhallituksen

aineistoja ja vuonna 1997 perustetuissa TE-keskuksissa on asiakir-

joja monista aiemmin toimineista aluehallinnon organisaatioista.

Sota­ajan asiakirjasiirtojen mittainen hanke ALKU-hankkeen pysyvästi säilytettävien asiakirjojen vastaanotto

tulee olemaan arkistolaitoksen suurin siirtoprojekti sitten 1800-lu-

vun alun, jolloin Kansallisarkiston edeltäjä Senaatin arkisto perus-

tettiin.

Toinen vastaavaa kokoluokkaa oleva siirto on nähty talvi- ja jatko-

sodan aikana, jolloin silloiseen Sota-arkistoon siirrettiin asiakirjoja

noin 20 hyllykilometriä. Tämä aineisto oli järjestämätöntä ja osa

siitä on edelleen samassa kunnossa, missä se rintamalta lähe-

tettiin.

Kolmas suursiirto on vuosien 2009–2010 aikana toteutettava

Kirsi-projekti, joka liittyy kirjaamisasioiden siirtymiseen käräjäoi-

keuksista Maanmittauslaitokselle. Yhteensä aineistoja muutetaan

yli 14 hyllykilometriä, josta noin 8 hyllykilometriä vastaanotetaan

arkistolaitokseen. Projekti on hyvää harjoitusta ALKU-asiakirjojen

siirrolle.

Järjestämisprojekti suunnitteilla

ALKU-hankkeen arkistonsiirrot koostuvat kymmenistä tai ehkä

jopa sadasta yksittäisestä siirrosta.

Aineiston siirtokuntoon saattamista varten on esitetty perustet-

tavaksi ALKU-hankkeen ja arkistolaitoksen yhteinen järjestämis-

projekti. Sen suunnittelu on käynnistynyt ja alustavien kaavailujen

mukaan se jakaantuisi vuosille 2010–2014.

Kokonaisuutena urakka on kunnianhimoinen ja vaatii huolellista

etukäteissuunnittelua. Hyödyt ovat kuitenkin kiistattomat, koska

sen ansiosta uudet organisaatiot vapautuvat tarpeettomaksi käy-

neistä asiakirjamassoista, aineiston käytettävyys paranee ja säily-

tystilan tarve pienenee.

www.vm.fi/alku

teksti: outi HuPaniittu, tutkija, Kansallisarkisto

ALKU-hanke

2007 2008 2009 2009 2010 2010­2014

Arkistolaitos

Lakkautettavat organisaatiot ja tehtävien siirtäminen uusiin aluehallinto-organisaatioihin

6 Avi:a 15 ELy:ä(VM:n alaisuudessa) (TEM:in alaisuudessa)

AVI < lääninhallitukset (5 kpl) > ELY

TE-keskukset (15 kpl) > ELY

AVI < alueelliset ympäristökeskukset (14 kpl) > ELY

AVI < ympäristölupaviranomaiset (3 kpl)

tiepiirit (10 kpl) > ELY

AVI < työsuojelupiirit (9 kpl)

"ALKU-hankkeen pysyvästi säilytettävien asiakirjojen vas-taanotto tulee olemaan arkis-tolaitoksen suurin siirtopro-jekti sitten 1800-luvun alun."

kEsäkuu

Aluehallinnon uudistamis-hanke asetetaan

tAmmikuu

Asiakirja hallintoprojekti asetetaan

tALvi

Asiakirjahallinnon nykytila kartoi-tetaan ja uuden

asiakirjahallinnon suunnittelu alkaa

syksy

AMS:it valmiit, uusien virastojen tarvitse-mien asiakirja-aineistojen kartoitus alkaa.

Lakkautettavat organisaatiot aloittavat asiakirjahallinnon hallitun päättämisen

syksy

Yhteisen järjestämis-projektin suunnittelu

kEvät

AMS-projektit alkavat

tAmmikuu

Uudet AVI- ja ELY-virastot aloittavat toimintansa

Järjestämisprojekti yhteistyössä arkistolai-

toksen kanssa

tALvi

ALKU-virastoja koskevat seulonta- ja muut päätökset

kartoitetaan

syksy

Siirtosuunnitelman laatiminen yhteistyös-sä ALKU-hankkeen kanssa. Arkistonmuo-dostussuunnitelmat seulontaesityksinä

arkistolaitoksen käsittelyssä

mAALiskuu

Periaatepäätös: kaikki pysyväs-ti säilytettävä

aineisto otetaan vastaan

syksy

Yhteisen järjestämis-projektin suunnittelu

kEvät

Arkistopiireittäin tehtävät selvi-tykset siirrettävästä aineistosta ja erillisohjeistuksen laatiminen asiakirjahallinnon hallittuun päät-tämiseen ja aineiston siirtokun-

toon saattamiseen

Kansallisarkisto ja maakunta-arkistot otta-vat aineiston vastaan

18 AKti 2/2009 19AKti 2/2009

Näkökulmia hallinnon

tarkastus­toimintaan

"Tietoturva ja -suoja ovat tulleet pysyviksi osiksi hyvää hallintotapaa."Tietosuojavaltuutettu Reijo Aarnio

"Laillisuusvaatimus on muut-tuvassa hallintotoiminnassa edelleenkin ajankohtainen."Esittelijäneuvos Jorma Kuopus

varsinainen tietoturvallisuuslaki, perustuu tämä tarkastustoimival-

ta henkilötietolain säännöksiin.

Kuten tunnettua, tarkastusten toimittaminen, jonka meidän osal-

tamme voidaan katsoa jakaantuvan ennakkotarkastuksiin (”prior

checking”) ja varsinaiseen jälkikäteiseen tarkastustoimintaan, on

pientä lainvalvontavirastoamme kovasti työllistävä tehtävä. Siksi

olemmekin esittäneet kehityssuuntien yhdistämistä.

Organisaatioiden oma etu on tehokkaasti valvoa ja tarkastaa si-

säisen ja ulkoisen tarkastuksen keinoin myös tietojenkäsittelyjär-

jestelmiään; toisaalta asiaan liittyy voimakas yleinen lainvalvon-

taintressi. Tietotilinpäätöksen avulla tulisi voida toteuttaa nämä

molemmat tarpeet.

Näin saataisiin parannettua kansalaisten oikeusturvaa sekä te-

hostettua helposti ja halvalla lainvalvontaviranomaisten toimintaa.

Samalla tietotilinpäätös palvelisi organisaation johdon päätöksen-

tekokykyä ja sidosryhmien tiedollisia tarpeita.

Tietotilinpäätöksen idean pohjalta lainvalvontaviranomaiset voisi-

vat jatkaa toimintojensa yhteistä kehittämistä silmällä pitäen te-

hokkuuden kasvamista ja samalla välttäen tarpeettoman, organi-

saatioita rasittavan raportoinnin lisäämistä.

teksti: reijo aarnio, tietosuojavaltuutettu

Arkistointi jäämässä vähälle huomiolle

Näyttääkin olevan niin, että perinteinen kirjaaminen ja arkistointi

ovat helposti jäämässä liian vähälle huomiolle hallinnon organisaa-

tioiden ja toimintatapojen modernien muutosten keskellä.

Muut asiat, kuten henkilöstön vähentäminen, yksityistäminen (PL

124 §) tai niukkojen käyttömenojen säästöt, saattavat saada ny-

kyisin merkittävämmän painoarvon kuin hallintoasian kelvollinen

päättäminen ja tietoaineistojen systemaattinen arkistointi.

Tarkastustoiminta osa oikeusasiamiehen laillisuusvalvontaaEDuskunnAn oikEusAsiAmiEHEn tEHtävänä on viran-

omaistoiminnan laillisuusvalvonta. Helmikuussa 2010 tulee kulu-

neeksi 90 vuotta siitä, kun ensimmäinen kantelu saapui oikeus-

asiamiehelle.

Laillisuusvalvonta on ajan myötä muuttunut, mutta sen peruspiir-

teet ovat säilyneet. Laillisuusvaatimus on muuttuvassa hallintotoi-

minnassa edelleenkin ajankohtainen.

Eri kohteiden tarkastukset ovat olennainen osa oikeusasiamiehen

laillisuusvalvontaa. Kuten vuodelta 2008 julkaistusta oikeusasia-

miehen kertomuksesta ilmenee, toteutettiin kertomusvuonna

tarkastukset 71 kohteeseen. Uutta olivat yllätystarkastukset van-

kiloissa.

Samoin vuoden 2008 uutuuksia oli se, että tarkastusten yhtey-

dessä seurattiin systemaattisesti erillisen muistion ja suunnitel-

man pohjalta julkisuuslain ja julkisuusperiaatteen toteutumista

tarkastuskohteissa. Jo tätä ennen oli eräissä tarkastuksissa ha-

vaittu kirjaamisessa ja arkistoinnissa sellaisia puutteita, joista on

kerrottu oikeusasiamiehen toimintakertomuksissa.

TIETOS

UO

JAvA

LTUU

TETUN

TOIM

ISTOK

AIJA

TUO

MISTO

/ED

US

KU

NN

AN

OIK

EU

SAS

IAM

IEH

EN

KA

NS

LIA

Kansallisarkisto järjesti kesäkuussa keskustelu-tilaisuuden, jossa pohdittiin tarkastustoiminnan yhteistyömahdollisuuksia. Tietosuojavaltuutet-tu Reijo Aarnio esitti alustuksessaan ajatuksen organisaatioiden tietotilinpäätöksen laatimises-ta, ja esittelijäneuvos Jorma Kuopus valotti tar-kastustoimintaa eduskunnan oikeusasiamiehen kanslian näkökulmasta.

Tietotilinpäätös käyttöön? tiEtosuojAvALtuutEtun toimistossA toivotaan, että or-

ganisaatiot ottaisivat käyttöönsä itseohjautuvasti tai tarvittaessa

lainsäädännön ohjaamina niin sanotun tietotilinpäätöksen.

Tarkkaan ottaen maassamme on jo otettu ensimmäiset askeleet

sen lakisääteistämiseksi; sisäasiainhallinnon tietotekniikkakes-

kusta (HALTIK) koskeva asetus edellyttää, että se raportoi toimin-

nastaan tietosuojavaltuutetulle. Samankaltainen velvoite tulee

koskemaan myös Väestörekisterikeskusta.

Osa luonnollista jatkumoa Taloudellisen tilinpäätöksen historia on pitkä ja vakiintunut. Se

on saanut sittemmin seurakseen henkilöstö- ja nyttemmin myös

ympäristö- ja yhteiskuntatilinpäätöksen. Tässä evoluutiossa luon-

nollinen jatkumo on tietoyhteiskunnassa käyttöön otettava tieto-

tilinpäätös.

Tieto on yhteiskunnassamme rahanarvoinen tuotannontekijä. Tie-

tojärjestelmien oikeudellisella laadulla on vaikutuksensa ihmisten

oikeuksien toteutumiseen jopa siten, että Euroopan ihmisoike-

ustuomioistuin on arvioinut ihmisoikeussopimuksen soveltuvan

myös tietojärjestelmien vaikutusten arviointiin.

Sanotaan, että Yhdysvalloissa tietosuoja ja -turva ovat ottaneet

suurimman harppauksen eteenpäin, kun ensiksi Kaliforniassa ja

sittemmin monissa muissakin osavaltioissa säädettiin laki, joka

velvoittaa organisaatiot julkisesti raportoimaan tietoturvaongel-

mistaan. Tietoturva ja -suoja ovat tulleet pysyviksi osiksi hyvää

hallintotapaa.

Konsulttitoimisto KPMG:n mukaan sisäiseen tarkastukseen ja tie-

tojärjestelmiin liittyvät kysymykset ovat aikaisempaa enemmän

esillä myös suomalaisissa hallituksissa.

Kansalaisten oikeusturva paranisiTietosuojavaltuutetun eräänä tehtävänä on tarkastaa henkilötieto-

jen käsittelyjärjestelmiä. Vaikka maastamme edelleenkin puuttuu

Yksityistämisen rajanakin on, että julkinen hallintotehtävä voidaan

antaa muulle kuin viranomaiselle vain lailla tai lain nojalla, jos se

on tarpeen tehtävän tarkoituksenmukaiseksi hoitamiseksi eikä

vaaranna perusoikeuksia, oikeusturvaa tai muita hyvän hallinnon

vaatimuksia.

iCt­aika kaipaa visionäärisyyttäSähköisten aineistojen hallinta antaa aiheen huoleen laillisuuden yl-

läpidon (PL 118 §) ja aineistojen säilyvyyden kannalta. Samoin EU:n

asiakirja- ja arkistointivaatimukset ovat reunaehtoina merkitykselli-

siä Suomessakin. Siten eri tavoin käsitellyillä ja tallennetuilla tieto-

aineistoilla on olennainen merkitys virkatoiminnan laillisuusvalvon-

nalle ja niillä on oikein ymmärrettynä mittava taloudellinen arvo.

Julkinen tietoresurssi on myös pohja hallintotoiminnan laadukkaal-

le kehittämiselle ja hallintohistoriankin tausta. Silti suhteellisen

harva viranomainen on nähdäkseni harkiten sitoutunut SÄHKE2-

määrittelyihin tai siirtänyt arkistoitavia sähköisiä tietoaineistojaan

Kansallisarkistoonkaan.

Vaikka hallinnon sähköistyminen lisää tehokkuutta ja rationalisoi

hallintoa, saattaa samalla kadota merkittäviäkin tietoja arkipäiväi-

seen sähköpostiviestintään, nopeisiin puhelinpalavereihin, muut-

tuviin verkkosivuihin tai sähköisen asianhallinnan arkistoimatta

jääviin työtiloihin.

Kokonaisuuksia olisi nähtävä ja eri tahojen asiantuntemusta vält-

tämättä lisättävä. Julkisen hallinnon ICT-oikeudellinen sääntely on

kuitenkin hajautunut erilaisiin sääntelymalleihin ja kaipaisi visio-

nääristä näkemystä.

teksti: jorMa kuoPus, esittelijäneuvos, dosentti,

Eduskunnan oikeusasiamiehen kanslia

"Perinteinen kirjaaminen ja arkistointi ovat helposti jää-mässä liian vähälle huomiolle modernien muutosten keskellä."Esittelijäneuvos Jorma Kuopus

20 AKti 2/2009 21AKti 2/2009

Isoisän olkihattu (eli Mikkelin kulttuuri-historiaa 1942)

Sota-aikoina syötävästä tulee aina pula. Tällöin ihmissuku toteuttaa geneettistä selviytymiskoo-diaan syödessäänkin. Siinä menossa kadottavat yleensä merkityksensä ne ruokaan liittyvät yhtei-sölliset, yleiskulttuuriset ja suoranaiseen huvitte-luun painottuvat ominaisuudet, joita aterioinnin yhteyteen on liimautunut normaalioloissa.

kEntiEs itsEnäisEn suomEn värikkäimmät poliittiset muis-

telmat kirjoitti sotasyyllisyystyrmässä huonon ja puutteellisen

ravinnon voimalla professori Edwin Linkomies. Juuri ennen

linnaan joutumistaan hän oli kääntänyt ”mässäilypainotteisen”

osan Trimalkion pidot keisari Neron makutuomarin Petroniuksen

romaanista Satyricon. Ei siis ihme, että Linkomies koskettelee

muistelmateoksessaan Vaikea aika muutamaankin otteeseen ruo-

kaa – nimenomaan sen puutetta.

Teoksensa rivinvälissä hän ”alleviivaa” omaa, perheensä ja hal-

lituksensa korkeaa säännöstelymoraalia. Linkomies huomauttaa,

että hallitukselle määräysten kiertäminen olisi ollut toki mahdol-

lista ja juoruaa sitten, että niin juuri meneteltiin sodan loputtua

uuden suunnan otettua ohjat.

Muistelmista paljastuu, että Linkomies itsekin olisi ehkä ollut val-

mis ummistamaan silmänsä säännöstelyn pikku porsaanreikien

kohdalla – kunhan joku toinen olisi ottanut asian vastuulleen. Hie-

man kateutta ”äänessään” hän kertoo panneensa merkille Pää-

majan kenraalien ruokapöydän suhteellisen runsauden.

Kitkerää ja mautonta? Runsautta vankkarakenteinen Linkomies olisi toivonut tasavallan

presidentti Risto Rytin edustuspöydältäkin, jota rajoitukset eivät

koskeneet. Linnasta ei yltäkylläisyyttä kuitenkaan löytynyt: ”Pre-

Rummutusta

sidenttipari vietti hyvin spartalaista elämää. Ruoka oli hyvin yksin-

kertaista, tarjoilu vieläpä niukanlaista”, valitteli Linkomies.

Hän moitti myös Rytin konjakkimakua. Linkomiehestä Linnan

Courvoisier Petit Caporal oli kitkerää ja mautonta. Totta on, ettei se

ollut mikään ylellisyysmerkki, mutta ei myöskään konjakkien alinta

kastia, vaan aivan kelpoista perusjuomaa – erillissotaan hyvin so-

pivaa oikeaa ranskalaista eikä akselilta maistuvaa Weinbrandia.

Kaiken suhteellisuudesta kertoo, että maailman eksklusiivisimmak-

si brandy-brändiksi kehittyneen eau de vie -pullon kyljessä on jos-

kus seisonut valmistajan nimen perässä aika rahvaanomaisesti: en

aromee le plus fin, en alcool le plus fort (kauppa-adessiivilla kään-

nettynä: mitä hienoimmalla aromilla, mitä vahvimmalla alkoholilla).

Edustuspäivälliset Päämajassa Joku vuosi sitten tahtoi muuan ryhmä itselleen etsittävän Ris-

to Rytin arkistosta, millainen oli tasavallan presidentin sota-ajan

menu. Joukon tarkoituksena oli nauttia tällainen ateria tunnetussa

klubiravintolassa. Tarvittavaa tietoa ei siihen hätään löytynyt.

Aivan toisesta paikasta ja aivan toista reittiä johduttiin kuitenkin

tänä vuonna asiakirjoille, joista on mahdollista rekonstruoida Tasa-

vallan Presidentin päivälliset Mikkelin päämajassa 25. huhtikuuta

1942 klo 19.00–22.22.

(Presidentin poistumisaika on hänen vierailuohjelmassaan todel-

lakin ilmoitettu minuutin tarkkuudella. Aivan varmaa on, ettei yk-

sityiskohta ole merkityksetön tai sattumanvarainen. Se ei johdu

esimerkiksi juna-aikataulusta. Ryti jäi päämajakaupunkiin vielä

seuraavaksikin päiväksi.)

Ruokalistassa ei todellakaan ole mainintaa mikkeliläisiin aterioihin

yleensä kuuluneesta ruokaryypystä alkupalojen kanssa. Ehkä pre-

sidentillinen viinattomuus oli viesti jostain.

Keitolle tarjottiin Dry Sack sherryä ja pääruoalle jo nimenä kun-

nioitusta herättävää punaviiniä Chateau Lafite-Rotschild vuodelta

1934. Kahvin kanssa – ja kaiketi pitkin iltaa – oli saatavana Louis

de Salinac V.S.O.P. -konjakkia, Mesimarjalikööriä ja ilmeisesti hyvin

kypsynyttä viskiä, jonka nimeksi mainitaan vain laatu- ja ikämääri-

telmä Black Label.

Epäprotokolääri iltaPöydän antimia oli nauttimassa isännän ohella 16 korkeaa herraa:

pääministeri j. W. Rangell, ylipäällikkö gustaf mannerheim,

puolustusministeri Rudolf Walden, valtiovarainministeri väinö

tanner, jalkaväenkenraali Erik Heinrichs, tykistön kenraali v. P.

nenonen, jääkärikenraaliluutnantit k. L. oesch, j. F. Lundqvist,

Edward Hanell ja W. E. tuompo, jääkärikenraalimajuri unio

sarlin, kenraalimajurit A. F. Airo ja A. o. Pajari, eversti Aladár

Paasonen, ylipäällikön adjutantti Ragnar grönvall ja presidentin

adjutantti Börje söderström.

Pääministeri Rangell keräsi – ja arkistoi – osanottajien ”kuitta-

ukset” ruokalistan taakse. Ilmeisesti tilaisuus oli onnistunut, jos

nimikirjoituksista on lupa tehdä johtopäätöksiä. Esimerkiksi Man-

nerheimin muuten niin virallisen jäykänpysty nimikirjoitus on saa-

nut olemukseensa rentoa kaltevuutta ja päättyy poikkeuksellisen

komeaan, tavanomaista suurempaan loppukiehkuraan.

Osoituksena tilaisuuden välittömyydestä on myös allekirjoitusten

epäprotokolääri järjestys: tasavallan presidentti ja ylipäällikkö eivät

näytä olevan moksiskaan siitä, etteivät ole saaneet ”avata” asia-

kirjaa, vaan ovat piirtäneet signeerauksensa vuoron mukaiseen

paikkaan pöydällä kierrossa olleeseen listaan.

Miten vähän jääkään meistä muistoks tulevain? pohtii iskelmä-

laulaja. Paljon enemmän kuin isoisän olkihattu ei tarvitakaan.

Kuten huomataan, jo muutamat arkit tarinoivat sille, joka viitsii

niitä tarkastella. ”Vanhan kaapin kätköissä” s.o. Kansallisarkis-

ton yksityisarkistoyksikössä näitä tarinoita on tallella vaikka millä

mitalla.

teksti: kauko ruMPunen, tutkija, Kansallisarkisto

kuvat: j.W. rangeLLin arkisto

Ruokalistan takaa

löytyvät osanottajien "kuittaukset".

"Linkomiehestä Linnan Courvoisier Petit Caporal oli kitkerää ja mautonta."

Rytin päiväkirjassa on merkintä: ”Annoin päivällisen lukuisille kor-

keammille upseereille ja pidin siinä pienen puheenkin lähtien Sok-

rateen sotapäällikön määrittelystä.” Koska puheen konsepti on

säilynyt, tiedetään, ettei puhe pitäytynyt symbolisesti vain antiikin

kuulun filosofin ajatuksissa, vaan presidentti viittasi muun muassa

kotirintaman elintarvikeoloihin ja muistutti sotaherroja marssijär-

jestyksestä; hallitus määrittelee sodan poliittiset päämäärät.

täysi menu Presidentin päivälliset avattiin alkupaloilla (todennäköisesti [mak-

kara]leikkeleillä tai graavikalalla). Keitoksi tuotiin ”lihalientä pastei-

jain kera”. Pääruokana tarjottiin ”sianselkää” ja jälkiruokana ”jääte-

löä suklaakastikkeen kera”. Lopuksi saatiin kahvit.

22 AKti 2/2009 23AKti 2/2009

Keisarikunta­ näyttelyn

rakentaminen oli pitkä prosessi

Opetusaineistoa Suomen sodasta verkossakAnsALLisARkisto on koonnut verkkoon Suomen

sotaan 1808–1809 liittyvän digitaalisen opetusaineiston

koululaitosta varten. Hanke lähti Kansallisarkiston aloit-

teesta käyntiin keväällä 2008.

Finlands Svenska Historielärarförbund -järjestön pu-

heenjohtaja Petter Walleniuksella oli selvä käsitys

peruskoulun yläasteen ja lukion opetuskäyttöön sovel-

tuvasta aineistosta: sen oli oltava konkreettista ja liityt-

tävä sodan arkeen tai yksittäisten ihmisten kohtaloihin.

Asiakirjoja pitäisi voida käyttää tutkimustilannetta simu-

loiden, ja oli tärkeää, ettei niitä tarjottaisi niin sanotusti

valmiiksi pureskeltuina.

Hankevastaava valitsi runsaasta aineistosta noin 25

asiakirjaa, jotka ryhmiteltiin kronologisesti etenevien

temaattisten otsikkojen alle. Päädyttiin ratkaisuun, jossa

asiakirjan digitoitua sivua seuraa vastaava sivu puhtaak-

sikirjoitettuna – kieliasua ei muutettu. Jokaisella asia-

kirjalla on oma lyhyt esittely, kuten koko aineistopake-

tillakin. Puhtaaksikirjoitus ja esittelyjen laatiminen jäivät

hankevastaavalle. Svenska litteratursällskapetin kuvitus-

aineisto keventää yleisvaikutelmaa.

Opetusaineiston teknisestä toteutuksesta vastasivat Kan-

sallisarkiston arkistosihteeri kare salonvaara ja digitoija

martti kupiainen. Valmis kokonaisuus esiteltiin Hanasaa-

ren kulttuurikeskuksessa marraskuussa 2008 suomalai-

sille ja ruotsalaisille opetusalan edustajille. Paketti herätti

kiinnostusta myös ruotsalaisten opettajien piirissä.

1808–1809 Asiakirjoja suomen sodasta

(1808–1809 Dokument om Finland i krig)

www.narc.fi/1809opetusaineisto/

hankevastaavana allekirjoittanut dosentti Paaskosken avustamana.

Hankevastaava toimitti myös näyttelyjulkaisun, jonka kääntäminen

venäjän kielelle osoittautui haastavaksi tehtäväksi.

Viimeistelyjä viime hetkeen saakkaMaanantaisia avajaisia edeltävää viikonloppua voi verrata crescen-

doon: hankevastaava, näyttelysuunnittelija Muir, Kansallisarkiston

konservaattorit ja digitoija tekivät työtä aamusta iltaan, hyvässä yh-

teishengessä, jotta näyttely saatiin valmiiksi. Näyttelyn pystyttämi-

nen oli opettava kokemus.

teksti: Pertti HakaLa, tutkija, Kansallisarkisto. Kirjoittaja on Merkkivuoden 1809 hankevastaava Kansallisarkistossa.

Kansallisarkistossa avattiin huh-tikuussa Venäjän keisarikunta ja Suomen suuriruhtinaskun-nan synty 1808–1820 -niminen asiakirjanäyttely. Se on toteu-tettu yhteishankkeena Venäjän valtion historiallisen arkiston (RGIA) ja Suomen Pietarin pää-konsulinviraston kanssa.

kAnsALLisARkiston näyttELy on

avoinna 17.9.2009 saakka. Samanaiheinen

venäläinen näyttely avataan Pietarissa mar-

raskuun 2009 alussa.

Näyttelyn hahmottaminen alkoi jo vuonna

2007, jolloin arkistolaitos kääntyi venäläis-

ten kollegojen puoleen ehdottaen yhteistä

näyttelyä. Ehdotus otettiin suopeasti vas-

taan niin Moskovassa kuin Pietarissakin.

Kun toimijoiden asema hankkeessa oli vä-

hitellen selvinnyt, neuvottelut näyttelyn si-

sällöstä aloitettiin Venäjän arkistolaitoksen

Rosarhivin pääjohtajan vladimir kozlovin

ja muiden edustajien kanssa Moskovassa.

Kansallisarkiston edustajien ehdotus näyt-

telyn teemoiksi hyväksyttiin, ja samalla ni-

mettiin Rosarhivin osastonjohtaja tatjana

Zanina näyttelyn venäläiseksi kuraattorik-

si. Näyttelyn jatkovalmistelut venäläisen

aineiston osalta lankesivat kuitenkin pitkälti

Venäjän valtion historialliselle arkistolle.

Poliisisaattue turvasi asiakirjojen kuljetustaSopimusneuvottelut RGIA:n edustajien ja

varsinkin johtajan professori Aleksandr so-

kolovin kanssa olivat monivaiheiset, mutta

johtivat lopulta näyttelysopimukseen.

Kantoina kaskessa olivat varsinkin kuljetus-

järjestelyt ja niiden turvallisuusnäkökohdat.

Suomen ulkoministeriön hyvät palvelut

asiassa sen jälkeen, kun Pietarin pääkonsu-

linvirasto liittyi Kansallisarkiston näyttelyn

järjestäjiin, olivat suureksi avuksi. Kohtuu-

hintainen kuljetus järjestyi ja kun siihen

vielä saatiin liikkuvan poliisin turvasaattue –

Helsinkiin saakka – oli asia selvä: alkuperäi-

siä asiakirjoja saataisiin RGIA:sta lainaksi.

Tämä oli näyttelyn kannalta tärkeää. Digitaalitekniikkaa hyödyntäen

voidaan toki tehdä hyviä kopioita, mutta aidon veroisia ne eivät ole.

Näyttelyesineiden – kuten asiakirjojen, taide-esineiden ja muotoku-

vien – inventointi oli alkanut keväällä 2008 pyrkimyksenä mahdolli-

simman kattava kokonaisuus.

Kiinnostavia esineitä haalittiin mukaan Asiakirjojen pohjalta rakennettu näyttely on siihen tutustuvalle varsin

raskas, eikä useita vitriinejä käsittävään näyttelyyn kerta kaikkiaan

jaksa tutustua, jos ei esillä ole muutakin kuin asiakirjoja. Kiinnostavia

esineitä oli haalittava näyttelyyn eikä niitä ollut ylettömästi. Näyttä-

vimmät esineet olivat jo menossa Kansallismuseon ja Tukholman

Livrustkammarenin yhteisnäyttelyyn, jota Kansallisarkistokin oli ol-

lut kokoamassa. Annetun avun pohjalta saatiin myös vasta-apua:

Museovirasto ja Kansallismuseo antoivat auliisti esineitä lainaksi,

kuten myös Ateneum, Helsingin Yliopistomuseo, osakunta Nylands

Nation, antiikkiliikkeet Galerie Donner ja Old Times sekä useat yksi-

tyistahot. Henkilösuhteet olivat viimeksi mainittujen osalta A ja O.

Tärkeää oli myös ammattilaisten työpanoksen varmistaminen ajois-

sa. Oli koottava näyttelyjulkaisu ja suunniteltava itse näyttely. Jul-

kaisua varten tarvittiin tieteellisesti tasokas johdanto aiheeseen, eli

Suomeen kansainvälisen politiikan voimakentässä venäjän ja Ruot-

sin välissä sekä maamme kehitykseen Suomen sodan jälkeen.

Johdantoa laatimaan palkattiin erityisesti vanhaan Suomeen pereh-

tynyt tutkija, dosentti jyrki Paaskoski. Näyttelyn suunnittelijaksi

palkattiin FT simo muir, joka on aiemmin koonnut Kansallisarkis-

toon Helsingin juutalaista yhteisöä ja kulttuuria valaisevan ansiok-

kaan näyttelyn.

Suunnittelu tehtiin osin virtuaalisestiNäyttelyn kokoaminen osoittautui varsin haasteelliseksi tehtäväksi.

Seitsemään osateemaan jaettava näyttely kattaisi pitkän aikakauden

ja asiakirja-aineistosta olisi joidenkin teemojen osalta runsaudenpu-

laa. Tärkeitäkin seikkoja valaisevia asiakirjoja oli karsittava pois.

Käytännön suunnittelua vaikeutti Kansallisarkiston näyttelytilan re-

montti ja vitriinien vaihto uusiin. Näyttelyn puitteiden valmistuessa

noin kuukausi ennen avajaisia oli näyttelyjulkaisun jo oltava miltei val-

mis. Näyttelyä oli suunniteltava ja koottava pohjakaavioiden sekä vit-

riinipiirustusten avulla ja venäläisen aineiston osalta lähinnä tiedoksi

saatujen luetteloiden pohjalta, niin sanottuna virtuaalihankkeena.

Hankkeita voi toteuttaa eri lailla, hajautetusti eli delegoiden, tai kes-

kitetysti lähinnä yhden henkilön voimin, suunnitelmallisesti enna-

koiden tai ad hoc -lähtökohdista. Kansallisarkiston näyttely oli tässä

suhteessa vähän kaikkea. Neuvotteluprosessi venäläisosapuolten

kanssa hoidettiin Kansallisarkiston osalta arkistoneuvos, professo-

ri Eljas orrmanin vuosikymmenten kokemuksella. Häntä avusti

projektipäällikkö Dmitri Frolov, jonka paikallistuntemus ja kontaktit

edistivät suuresti hankkeen toteutumista. Näyttelyaineiston kokosi

yHtEystiEDot:

Aittatie 2

13200 Hämeenlinna

Puh. (03) 3454 7700

Fax (03) 3454 7750

Sähköposti: hameenlinna@narc.fi

AukioLoAjAt:

ma, ke, pe klo 8.00–16.00

ti, to klo 8.00–18.00

Kesällä (1.6.–31.8.2009):

ma–pe klo 8.00–16.00

Tervetuloa tutustumaan Hämeenlinnan maakunta-arkiston uusiin tiloihin!

HämEEnLinnAn mAAkuntA-ARkiston ovEt ovAt AvoinnA yLEisöLLE 29.9.2009 kLo 15–18.

Ohjelmassa maakunta-arkiston toiminnan ja arkistojen esittelyä.

KUvAT: PEAB OY