Arkistolaitoksen asiakaslehti 2/2010

sivu 6Arkistopäivillä mietittiin muutosta

sivu 12Tehtäväluokitus puhuttaa yhä

sivu 11Mikrofilmihanke hankkii asiakirjakopioita idästä

2 AkTi 2/2010 3AkTi 2/2010

JulkaisijaArkistolaitos

OsoiteKansallisarkisto

PL 258

00171 Helsinki

Lehden taittoMainostoimisto HINKU

PainopaikkaKirjapaino Uusimaa

kotisivuwww.arkisto.fi

Tilaukset ja palauteakti@narc.fi

ISSN 1798-2065

PäätoimittajaHeidi Mustajoki, Kansallisarkisto

Toimituskuntayksikön johtaja Juhani Tikkanen, Kansallisarkisto

yksikön johtaja Marja Pohjola, Kansallisarkisto

tutkija Pertti Vuorinen, Kansallisarkisto

johtaja Päivi Hirvonen, Jyväskylän maakunta-arkisto

ToimitussihteeriMinna Nurro, Viestintätoimisto Lumitähti

minna.nurro@pp.inet.fi

kannen kuvaMatti Tiisanoja/Kansallisarkisto

Projektipäällikkö Dmitri Frolov vetää

Kansallisarkiston Venäjän mikrofilmihanketta.

Pääkirjoituksen kuvaJyväskylän kaupunki, Kirsti Pehkonen

akti 2/2010 Sisältö

Vuorovaikutusta ja verkottumista

Helteisestä kesäsäästä saatiin nauttia toukokuisessa Jyväskyläs-

sä, jossa järjestettyjen kahdeksansien valtakunnallisten Arkisto-

päivien teemana oli muutos ja muutosjohtaminen asiakirjahallin-

nossa ja arkistotoimessa.

Arkistopäivien rakennetta ei uusittu, mutta tällä kertaa järjestäjänä

oli poikkeuksellisesti kaksi valtion virastoa eri hallinnonaloilta. Tie-

topalveluyhteistyötä tekevät seinänaapurit Jyväskylän maakunta-

arkisto ja Maanmittauslaitoksen Arkistokeskus vastasivat yhdes-

sä tapahtuman järjestelyistä.

Päivien avausesityksessä valtiotieteiden tohtori Pekka Mattila

johdatteli arkistoammattilaisia työelämän muutosten hallintaan.

Hän totesi suhteemme muutokseen pohjautuvan aiempiin koke-

muksiin, paitsi omiin myös työyhteisön ja lähipiirin kokemuksiin.

Kuulijoista itse kukin lienee löytänyt oman muutosroolinsa: onko

aktivisti, seurailija, epäilijä vai opportunisti, vai vaihtuuko rooli eri

muutostilanteissa.

Muutosvastarinnasta Mattila löysi paljon järkeä, esimerkiksi jo

tehdystä työstä ja saavutetuista tavoitteista saa aiheestakin olla

Pääkirjoitus

ylpeä. Muutosvastarinta tekee usein myös hiljaisen tiedon näky-

väksi. Oma kriittisyys on kuitenkin osattava itse kääntää hyödylli-

seen ja rakentavaan muotoon.

Osaamisen ylläpitäminen ja kartuttaminen ja ammatillisten ver-

kostojen luominen ovat keskeisiä selviytymiskeinoja työelämän

muutoksessa. Yhteistyön ja vuorovaikutuksen hyödyllisyyttä tus-

kin kukaan arkistoammattilainen kiistää. Arkistopäivien palauttees-

sa kaivattiinkin enemmän vuorovaikutteisuutta tämäntyyppiseen

tapahtumaan. Koulutuksen ja profession muutosta käsitelleessä

työryhmässä toteutettu läsnäolijoiden osallistaminen toi myös

myönteistä palautetta.

Arkistopäivien ohjelmasta ja esityksistä ei enää tehdä painettua

julkaisua. Kaikki esitykset ovat kuitenkin luettavissa arkistolaitok-

sen kotisivulla. Sieltä löytyy myös kaivattua vuorovaikutteisuutta.

Arkistolaitos on osallistunut sosiaaliseen mediaan viime huhti-

kuusta lähtien, jolloin arkistolaitoksen blogi Näkökulmia arkistosta

ja Facebook-sivut avattiin. Blogin kirjoittajat kuuluvat arkistolaitok-

sen henkilökuntaan. Facebookista arkistolaitos löytyy Kansallisar-

kiston nimellä.

Kauniita syyskesän päiviä kaikille Aktin lukijoille!

Päivi Hirvonen, johtaja, Jyväskylän maakunta-arkisto

3 Verkostojen luominen on keskeinen selviytymiskeino työ-

elämän muutoksessa, todetaan pääkirjoituksessa.

4 Lyhyet

6 Valtakunnalliset arkistopäivät kokosivat toukokuussa arkis-

toalan ammattilaisia Jyväskylään.

10 Pohjoismaisten arkistolaitosten keskeinen yhteistyömuoto

on vertaisarviointi.

11 Kansallisarkisto tekee yhteistyötä Venäjän ja Kazakstanin

arkistojen kanssa. Suomalaisia ja Suomen historiaa koske-

via asiakirjakopioita on hankittu heidän arkistoistaan jo yli

300 000 kappaletta.

12 Valtionhallinnolle kaavaillaan asiakirjallisen tiedon yhteistä

tehtäväluokitusta, mikä on herättänyt kiivasta keskustelua.

14 Tuoreessa pro gradu -tutkielmassa tarkastellaan kunnalli-

sen arkistotoimen sääntelyä oikeusdogmaattisesta näkö-

kulmasta.

16 Arkistouralla: asiakirjahallinnon erikoissuunnittelija Jaana

Pohjonen, Fimea

17 Arkistolaitos astui mukaan sosiaaliseen mediaan.

Arkistolaitoksen sähköisten aineistojen vastaanotto- ja pal-

velujärjestelmän (VAPA) toteutus alkoi.

18 Kansallisarkiston vakioasiakas Seppo Kääriäinen on tehnyt

sukututkimusta jo yli 30 vuoden ajan.

19 Etelä-Korean Soulissa järjestettiin mittava arkistokulttuuri-

näyttely kesäkuussa.

20 Rummutusta: Joseph Veltjens: Kuoleman kauppias, Postil-

lion d’amour vai Herran Enkeli?

22 Aineiston luetteloinnissa käytettävät kuvailutiedot mahdol-

listavat monipuolisemmat tiedonhaut.

4 AkTi 2/2010 5AkTi 2/2010

Lyhyet

Työryhmä selvittämään arkistolaitoksen toimitiloja ja arkistolakia

Kansallisarkisto on asettanut työryhmän selvittämään ar-

kistolaitoksen toimitilojen rakentamista sekä arkistolain ja

arkistolaitoksen organisaation muutostarpeita.

Työryhmän perustamisen taustalla ovat opetus- ja kulttuuriminis-

teriön asettaman selvitysmiehen tammikuussa 2010 esittämät

näkemykset, jotka koskivat keskusarkiston rakentamista Mikke-

liin, maakunta-arkistojen yhdistämisiä sekä arkistojen tilankäytön

tehostamista.

Työryhmä antaa toimitilojen rakentamiskysymystä koskevan väli-

raporttinsa syyskuuhun 2010 mennessä, ja sen loppuraportin on

määrä valmistua helmikuussa 2011.

keskitetyn pitkäaikaissäilytysjärjestelmän ratkaisumalli valmistui

Kansallisen digitaalisen kirjaston (KDK) pitkäaikaissäilytys-

jaosto on laatinut ratkaisumallin tulevalle keskitetylle pitkä-

aikaissäilytysjärjestelmälle.

Jaoston työskentelystä on laadittu loppuraportti, jossa on määri-

telty tulevan keskitetyn pitkäaikaissäilytysratkaisun toimintamalli,

tarjottavat palvelut, keskeiset toiminnot ja alustava hallinnointi-

malli. Kansallisarkisto osallistui vahvasti työskentelyyn jaos-

tossa, johon kuului edustajia useista kirjastoista, arkistoista ja

museoista.

PAS-jaoston loppuraportti on saatavilla KDK:n verkkosivuilta osoit-

teesta www.kdk2011.fi/fi/pitkaaikaissailytys/loppuraportti

Saamelaiskulttuurikeskuksen peruskivi muurattiin inarissa

Inariin rakennettavan Saamelaiskulttuurikeskus Sajoksen

peruskivi muurattiin 10.6.2010. Sajoksessa aloittaa toimin-

tansa Saamelaisarkisto vuoden 2012 alussa seitsemän muun toi-

mijan lisäksi. Saamelaisarkisto toimii osana arkistolaitosta Oulun

maakunta-arkiston sivupisteenä.

Saamelaiskäräjien puheenjohtaja Klemetti Näkkäläjärvi luki tilaisuudessa peruskiveen muurattavan tekstin.

UllA

ISO

TAlO

Ritarikuntien kunniamerkki asiakirjoja talletettu kansallisarkistoon

Ritarikuntien kanslia on tallettanut Kansallisarkistoon Suo-

men Valkoisen Ruusun ja Suomen leijonan ritarikuntien

kunniamerkkiasiakirjoja ajalta 1919–1970. Aineiston omistus-

oikeus ja päätösvalta käyttöluvista ja -ehdoista säilyvät ritari-

kunnilla.

Talletettu aineisto koostuu aakkosittain järjestetystä henkilöhaku-

kortistosta ja itse kunniamerkkiasiakirjoista, joissa on yksittäisiä

suomalaisia henkilöitä koskevia kunniamerkkiesityksiä liitteineen

ja päätöksineen.

kansallisarkistolle kaksi miljoonaa digitointiin

Opetus- ja kulttuuriministeriö on myöntänyt Kansallisarkis-

tolle 2,1 miljoonan euron erillismäärärahan arkistolaitoksen

aineistojen turvaamiseen ja saattamiseen sähköiseen muotoon.

Kesäkuussa alkaneen hankkeen tavoitteena on työllistää nuoria

sekä samalla edistää arkistolaitoksen aineistojen säilyvyyttä ja

käytettävyyttä.

Arkistolaitoksen digitaaliarkistossa oli hankkeen alkaessa 5,4 mil-

joonaa asiakirjatiedostoa. Hankkeen aikana tullaan digitoimaan

noin 4 miljoonaa uutta asiakirjatiedostoa, joista noin 50 000 on

karttoja ja piirroksia. Hanke jatkuu vuoden 2010 loppuun.

Tutkijasalien aukioloajat muuttuvat

Arkistolaitos on tarkistanut tutkijasaliensa aukioloaikoja

asiakaspalautteen pohjalta.

Asiakkaiden esittämien toiveiden mukaisesti tutkijasalit ovat talvi-

kaudella avoinna ainakin yhden lauantain kuukaudessa syyskuun

alusta alkaen lukuun ottamatta Hämeenlinnan ja Mikkelin maa-

kunta-arkistoja. Kansallisarkistossa, Turun maakunta-arkistossa ja

Vaasan maakunta-arkistossa tutkijasaleja pidetään avoinna myös

viikon yhtenä tai kahtena arki-iltana klo 18 jälkeen.

Tarkat tiedot yksiköiden aukioloajoista ovat arkistolaitoksen koti-

sivuilla osoitteessa www.arkisto.fi/fi/yhteystiedot

Lemin historiateos palkittiin Arkistopäivillä Jyväskylässä

Arkistopäivillä jaettiin järjestyksessä neljäs Väinö Voionmaa

-palkinto vuosina 2006–2009 julkaistusta parhaasta pai-

kallishistoriallisesta tutkimuksesta. Palkinnon sai FM Anu Talkan

toimittama teos ”Pitäjä ison kiven takana – lemin historia”. Mui-

na kirjoittajina olivat filosofian maisterit Mikko Europaeus, Mirja

Heininen ja Minna Kähtävä-Marttinen. Teos sai palkintoraadilta

kiitosta lukijaystävällisestä esitystavasta ja korkeasta tutkimuksel-

lisesta tasosta.

Palkinto kantaa modernin paikallishistoriallisen tutkimuksen pe-

rustan laskijan professori Väinö Voionmaan nimeä, ja sillä kannus-

tetaan paikallishistoriallista tutkimusta kokeilevuuteen ja uudistu-

miseen. Tuhannen euron suuruisen palkinnon lahjoittivat Suomen

Tietokirjailijat ja Suomen Kotiseutuliitto.

Kilpailussa myönnettiin lisäksi kunniamaininta filosofian maisteri

Heikki Junnilalle teoksesta ”Ruutimakasiinista lakeuden Ristiin.

Seinäjoen seurakunnan historia 1863−2004”.

Arkistojen päivän teemana Sää ja ilmasto

Pohjoismaisena yhteistyönä järjestettävä Arkistojen päivä

pidetään tänä vuonna 13.11.2010. Päivän teemana on Sää

ja ilmasto. Aihetta voi tulkita laajasti ja soveltaa vapaasti omien

arkistoaineistojen antamien mahdollisuuksien mukaan.

Vuoden arkistoteko valitaan kuluvana vuonna seitsemännen

kerran. Työryhmä toivoo ehdotuksia merkittävästä tai tärkeäs-

tä arkistoteosta. Myös pienet mutta hyvät teot ovat mainit-

semisen arvoisia. Ehdotuksen voi jättää lomakkeella, joka

on tulostettavissa Arkistojen päivän kotisivulta osoitteesta

www.narc.fi/arkistojenpaiva/saa_ja_ilmasto.htm

Vuoden arkistoteko julkistetaan Arkistoyhdistyksen syyssemi-

naarissa marraskuun alussa.

Ehdotukset Vuoden arkistoteoksi ja Arkistojen päivän ohjelma-

tiedot pyydetään toimittamaan Christina Forssellille (christina.

forssell@narc.fi) 15.10.2010 mennessä.

6 AkTi 2/2010 7AkTi 2/2010

Arkistopäivät 2010 Arkistopäivät 20106 7AkTi 2/2010AkTi 2/2010

Muutos puhutti ArkistopäivilläSuomen kahdeksannet Arkistopäivät järjes tet tiin 18.–19.5.2010 päivälleen 32 vuotta ensimmäis-ten valtakunnallisten Arkistopäivien jälkeen. Järjestelyistä vastasivat yhteistyössä Jyväsky-län maakunta-arkisto ja Maanmittauslaitoksen Arkistokeskus. Tapahtumaan osallistui noin 320 asiakirjahallinnon ja arkistoalan ammattilaista.

PäiVien teeMAnA oli Muutos ja muutosjohtaminen arkis-

totoimessa ja asiakirjahallinnossa. Teemaan johdatteli valtiotietei-

den tohtori Pekka Mattila otsikolla ”Asiantuntija muutoksessa,

asiantuntijatyö murroksessa – ilmiöt ja selviytymiskeinot”.

Muutostilanteissa selviytymiseksi hän kannusti kuulijoita kehit-

tämään sekä työelämän metataitojaan että työyhteisötaitojaan.

Metataidoista keskeisiä ovat oman osaamisen säilyttäminen ja

ARKistoPäiVien RyhMässä Julkishallinnon muutosten vai-

kutukset viranomaisten arkistotoimeen ja arkistosiirtoihin lähes-

tyttiin muutostilanteita eri näkökulmista ajankohtaisten esimerk-

kitapausten kautta. Useille organisaatioille laajat arkistosiirrot ovat

konkreettinen muutosten ilmentymä.

Muutoksen vaikutuksista alusti Matti Walta Kansallisarkistosta.

Hän toi esiin opetus- ja kulttuuriministeriön asettaman selvitys-

miehen raportin keskeiset ehdotukset: keskusarkiston ja tilanhal-

lintajärjestelmän tarpeellisuuden sekä rajaukset kuntien arkistojen

suhteen. Arkistolaitos on lausunnossaan esittänyt mm. keskusar-

kiston valmistumisen aikaistamista vuoteen 2015.

Marja Rantala Maanmittauslaitoksesta sai esitellä lähes loppuun

saatetun muutosprojektin. Kiinteistöjen kirjaamisasioiden siir-

toon käräjäoikeuksista Maanmittauslaitokseen kuuluvassa KIRSI-

projektissa siirrettiin 14 hyllykilometriä asiakirjoja ja luotiin uudet

käytännöt niiden tietopalvelulle.

Rantala tiivisti kokemuksista onnistuneen muutosprojektin edel-

lytyksiä: esimerkiksi organisaatiokulttuurien väliset erot loivat tar-

peen tehokkaalle muutosviestinnälle. Rantalan mukaan julkishal-

linnon muutosjohtajan tärkein asiakirja on hallitusohjelma.

ALkU-projektilla valtava urakkaPäivi tommila työ- ja elinkeinoministeriöstä käsitteli valtion alue-

hallinnon uudistusta, jossa mm. lääninhallitusten ja TE-keskusten

tehtävät siirrettiin kuudelle aluehallintovirastolle ja 15 elinkeino-,

liikenne- ja ympäristökeskukselle. Muutoksen valmistelu käyn-

nistettiin 2007, mutta AlKU-asiakirjahallintoprojekti pääsi käyntiin

vasta loppuvuodesta 2008. jatkuu

Julkishallinnon muutokset muokkaavat arkistotointa

Arkistopäivien vastaanotolla Jyväskylän maakunta-arkistossa riitti

väkeä.

ARJA TUOMANEN, JYVäSKYläN MAAKUNTA-ARKISTO

kartuttaminen, kyky omaksua uutta ja hallita epävarmuutta ja pel-

koja. Myös oman ammatillisen verkoston rakentaminen tukee sel-

viytymistä työelämän muutoksissa.

Työyhteisötaidoissa keskeistä on yhteistyöhakuinen asenne, kyky

korkealuokkaisiin keskusteluihin ja aidon kuuntelemisen taito. Aja-

tuksia herättäneeseen esitykseen palattiin sekä myöhemmissä

puheenvuoroissa että käytäväkeskusteluissa.

Vuoropuhelu tarpeen kehityshankkeissaIltapäivän ohjelmaan kuului kolmen ajankohtaisen hankkeen esit-

tely. Erityisasiantuntija olli-Pekka Rissanen valtiovarainministeri-

östä kertoi SADe-ohjelmasta (Sähköisen asioinnin ja demokratian

vauhdittamisohjelma) ja valtion konserniohjauksen vahvistamises-

ta julkishallinnon tietohallinnon kehittämisessä. Valtiovarainminis-

teriö valmistelee asiaa edistävää lainsäädäntöä.

Kehittämisjohtaja Päivi happonen Kansallisarkistosta toi esiin

näkökulman arkistolaitoksen sähköisen tiedonhallinnan kehittä-

misprojektien linkittymisestä julkisen sektorin kokonaisarkkiteh-

tuurityön sekä yhteensopivuuden yleisiin tavoitteisiin. Happonen

esitteli SäHKE2-vaatimuksia ja eAMS:ia sekä sähköisen säilyttä-

misen tilannetta (VAPA-järjestelmä).

Molemmissa esityksissä tuli esille tarve eri toimijoiden väliselle

vuoropuhelulle ja toimivaltasuhteiden selkiyttämiselle. Arkistolai-

toksen sähköisen tiedonhallinnan kehittämiseen sisältyy myös

asiakaspalvelu- ja tilausjärjestelmä ASTIA, jonka rakenteesta ja

aikataulusta Happonen kertoi puheenvuoronsa päätteeksi.

kanTa integroi terveydenhuoltoaKehittämispäällikkö erkki Aaltonen Kansaneläkelaitoksesta esit-

teli Kansallinen Terveysarkisto -hanketta (KanTa), joka on ollut pal-

jon esillä myös julkisuudessa. KanTa-palvelun taustalla on tarve

integroida julkisen ja yksityisen terveydenhuollon palveluiden

tuottajien ja apteekkien tietojärjestelmät reaaliaikaiseksi toimivak-

si kokonaisuudeksi. Keskitetty potilastietojen sähköinen arkistoin-

tijärjestelmä on Aaltosen mukaan kansainvälisestikin ainutlaatui-

nen. Kela on tietojärjestelmäpalveluiden toteuttaja.

KanTa-palvelut otetaan käyttöön vaiheittain tällä vuosikymmenel-

lä. Aaltonen kuvaili vaativan hankkeen olevan ”äärimmäinen IT-

projekti”, jossa kehitystyö kestää kauemmin kuin on osattu ajatel-

la. Hän myös korosti rakentavan yhteistyön merkitystä lukuisten

eri toimijoiden välillä hankkeen onnistumiseksi.

Ensimmäisen päivän päätteeksi ohjelmassa oli kolme lyhyttä tie-

toiskua arkistoalan ajankohtaisista asioista. Yksikön johtaja istvan

Kecskeméti Kansallisarkistosta kertoi digitointihankkeesta, ylitar-

kastaja Janne Mykrä Kansallisarkistosta puhui näyttötutkinnon

asemasta arkistoalan koulutuksessa ja suunnittelija tapani sai-

nio Kansallinen Digitaalinen Kirjasto -hankkeesta esitteli hank-

keen nykytilaa.

Arkistotoimen murroskohtiaArkistopäivien toisena päivänä muutosteemaa käsiteltiin eri näkö-

kulmista kolmessa työryhmässä. Niiden puheenjohtajat esittelivät

ryhmien tulokset iltapäivän aluksi (ks. seuraavat artikkelit).

Työryhmien jälkeen arkistoneuvos eljas orrman Kansallis-

arkistosta esitti havaintoja arkistotoimen murroksesta kolmen

vuosikymmenen ajalta. Hänen mukaansa arkistotoimen varsinai-

nen murroskausi Suomessa ajoittuu 1970-luvun lopulle ja 1980-lu-

vulle.

1980-luvun alussa kypsyi ajatuksellinen murros, kun tajuttiin, että

vanhan arkiston käsittely on nähtävä laadultaan aivan toisenlaise-

na toimintana kuin ajankohtaisten vaatimusten mukainen asia-

kirjahallinnan suunnittelu ja toteutus. Aluksi epäilyjä herättäneen

tehtäväpohjaisen arkistonmuodostussuunnitelman taustalla on

nähtävissä Pentti Renvallin arkistoteoreettiset pohdinnat.

Julkishallinnon nykyiset tietohallinnon ohjausta ja tietojärjestelmi-

en yhteentoimivuutta koskevat suunnitelmat merkitsevät Orrma-

nin mukaan mitä ilmeisimmin uutta murrosta arkistotoimessa.

Uudella strategialla eteenpäin

Arkistopäivien päätteeksi Kansallisarkiston pääjohtaja Jussi nuor-

teva puhui otsikkonaan ”Arkistolaitos 2010-luvulla”. Hän esitteli

arkistolaitoksen uuden strategian keskeisiä tavoitteita ja toteutus-

keinoja viitaten myös kansainväliseen kehitykseen koskien erityi-

sesti arkistolaitosta osana tutkimusinfrastruktuuria. Arkistolaitos

täydentää strategiaansa tarpeen mukaan syksyllä, kun opetus- ja

kulttuuriministeriö ottaa kantaa rakennusneuvos erkki Ahon laati-

maan keskusarkistoselvitykseen.

Arkistopäivien päätteeksi maakunta-arkiston johtaja Arja Ranta-

nen esitti kutsun seuraaville Arkistopäiville Vaasaan vuonna 2014.

teksti: Päivi Hirvonen, johtaja, Jyväskylän maakunta-arkisto

Valtiotieteiden tohtori Pekka Mattila kertoi selviytymiskeinoista

muutoksessa.

HE

IDI M

USTA

JOK

I

8 AkTi 2/2010 9AkTi 2/2010

Arkistopäivät 2010 Arkistopäivät 2010

ARKistoPäiVien työRyhMä Yhteiset järjestelmät, prosessit

ja yhteiset sähköiset palvelut ja niiden vaikutukset organisaatioi-

den toimintaan ja arkistonmuodostukseen lähestyi aihetta neljän

alustajan voimin.

Sähköiset henkilörekisterit eivät useinkaan taivu asiakirjahallinnon

ja tietosuojan vaatimuksiin, ja ominaisuudet tietojen poistamiseksi

ovat puutteellisia, totesi tutkija outi hupaniittu Turun yliopistosta

alustuksessaan. lisäksi tietojen säilytyksen ja poistamisen lähtö-

kohdat säädöksissä ovat erilaisia. Tilanne vaihtelee viranomaisit-

tain, mutta kokonaisuutena asia kaipaisi enemmän huomiota.

lääninarkistonhoitaja lauri Päivärinta lapin aluehallintovirastos-

ta kertoi aluehallintouudistuksen vaikutuksista arkistonmuodos-

tukseen. Käytännön syistä järjestelmien katkaisu toteutettiin vain

diaarien ja asianhallintajärjestelmien osalta. Sen sijaan asiakirjare-

kisterin sisältävien substanssijärjestelmien osalta katkaisu toteu-

tettiin kokoelmien fyysisenä katkaisuna.

Hajautetusta keskitettyyn asianhallintaanHelsingin kaupungin hallintojohtaja eila Ratasvuori esitteli asian-

hallinnan prosessien uudistamista. Kaupungin palveluksessa on

noin 40 000 henkilöä. Asianhallinta on ollut hajautettuna virastoi-

hin ja liikelaitoksiin, ja menettelytavat siten kirjavia.

Asiakkaiden tiedonsaantia ja tiedon käytettävyyttä lisätään siir-

tymällä keskitettyyn kirjaamoon ja yhteen asianhallintajärjestel-

AsiAKiRJA-AMMAttilAisten teoria-, tieto- ja taitovaatimuk-

set vaihtelevat muuttuvissa työympäristöissä sekä eri organisaati-

oissa. Alan koulutus on 1990-luvulta lähtien monipuolistunut; uu-

simpina vaihtoehtoina ammatillinen näyttötutkinto, ammatillinen

korkeakoulutus ja yliopistokoulutus.

Kansallista koulutustarjontaa ei kuitenkaan ole suunniteltu yhte-

näisesti. Eritasoisten tutkintojen suhteet ovat epäselviä ja työelä-

mävaatimusten, opetussisältöjen sekä kouluttajatahojen välillä on

jännitteitä.

Minkälaiseen ammattitodellisuuteen tulokkaita koulutetaan? Pää-

osin koulutus tuottaa vallitsevia työelämätarpeita ja nykykäytän-

töjä vastaavaa osaamista, mutta tarvitaan myös tulevien osaa-

mistarpeiden ennakointia. Erityisesti yliopistokoulutuksen olisi

tuotettava valmiuksia, joilla työelämässä kehitytään asiantuntijak-

si, ei niinkään substanssiasioiden yksityiskohtaista osaamista.

Muutos edellyttää kehittävää kriittisyyttä, vanhat rakenteet ky-

seenalaistavaa asiantuntijuutta.

Arkistoalan koulutus hakee uomaansaArkistopäivien Tietoa, taitoa, teoriaa – muuttuvaan professioon

kouluttaminen -työryhmässä käsiteltiin koulutusta eri näkökul-

mista. Työnantajaesimerkkinä oli Puolustusvoimat, joka asiakir-

8 9AkTi 2/2010AkTi 2/2010

Organisaatioiden erityispiirteiden ja erilaisten toimintamallien kir-

jo oli huomattava. Ongelmalliseksi osoittautui yllättäen asiakirja-

hallinnon ammattilaisten yhteisen terminologian puute.

Projektiryhmän tehtävänä oli valmistella esitys asiakirjahallinnon

suunnittelu- ja kehittämistehtävien sekä kirjaamo- ja arkistotoimen

organisoinnista ja vastuista. Projekti päätyi jakamaan asiakirjahal-

linnon toimenpiteet kahteen eri luokkaan. Kiireellisten asioiden oli

oltava kunnossa 1.1.2010, kun uudet virastot aloittivat toimintan-

sa. Muut asiat siirrettiin jatkovalmisteluun, jonka tavoitteena on

yhteinen asianhallintajärjestelmä.

Arkistotoimi ei juhli kuntaliitoksissaRyhmän työskentelyn päätti Pirkko haario Turun maakunta-arkis-

tosta. Hänen esityksensä perustui arkistolaitoksen kuntaliitoskun-

mään sekä vahvistamalla yhteisiä käytäntöjä. Asiakirjatuotantoa

uudistetaan ja automatisoidaan, ja kaupunki siirtyy sähköisiin asia-

kirjoihin ja kokouksiin.

Hallinnon sähköistymisen tuomat muutokset asiakirjahallintaan,

toimintatapojen uudelleenarviointi, yhteen toimivat ja organisaa-

tiorajat ylittävät sähköiset prosessit sekä sähköisten palveluiden

ja taustajärjestelmien saumattomuus ja tietojen keskitetty säilyt-

täminen nousivat esille Kansallisarkiston kehittämisjohtaja Päivi

happosen alustuksessa.

Organisaatiokohtaisesta tekemisestä tulisi siirtyä yhteistyössä ta-

pahtuvaan metatietojen ja niiden arvojen määrittelyyn, ja eAMS:it

laatia suuremmille hallinnollisille kokonaisuuksille. Siirtyminen

organisaatiosidonnaisuudesta palvelu- ja tehtävälähtöisyyteen

vaikuttaa myös arkistomuodostajakäsitteen uudelleenarviointiin.

Periaatteelliset linjaukset tulisi kirjata lainsäädäntöön.

Tärkeitä askelmerkkejä otettuKeskustelussa nousivat esille lainsäädännön kehittämistarpeet:

kokonaisarkkitehtuurin linjaukset, palvelulähtöisyys sekä toimival-

tasuhteiden selkiyttäminen. Yhteisten toiminta- ja informaatiopro-

sessien sekä metatietojen ja tietorakenteiden määrittely konser-

nitasolla koettiin tärkeiksi.

Tehtäväluokitusten käyttöönotto ja eAMS-työn vaiheittainen hal-

linnonalakohtainen eteneminen sekä yhteisten prosessien kuvaa-

minen ja hyödyntäminen ja tukipalvelujen (kuten metatietopalve-

lut) perustaminen ovat tärkeitä askelmerkkejä.

teksti: JuHani tikkanen, yksikön johtaja, Kansallisarkisto

nista ja kuntayhtymistä 2001–2009 koottuihin tarkastushavaintoi-

hin ennen ja jälkeen muutoksen.

Arkistotoimen hoidossa esiintyvät puutteet nousevat liitosten

myötä esiin, eivätkä resurssit välttämättä parane liitoksen jälkeen.

Arkistotoimen kehittäminen on vaarassa jäädä lukuisten muutos-

projektien jalkoihin. Haario kuulutti kuntakentän arkistotoimen ja

asiakirjahallinnon ohjaajaksi vahvaa koordinaattoria.

Ryhmä suhtautui lähtökohtaisesti positiivisesti muutosten tuo-

miin mahdollisuuksiin. Keskusteluissa kävi kuitenkin selväksi, että

arkistotoimen ja asiakirjahallinnon näkökulmat ovat jääneet pahas-

ti taka-alalle eräissä hallinnon laajoissa muutoksissa.

teksti: veli-Matti Pussinen, ylitarkastaja, Turun maakunta-arkisto

Sähköistyminen edellyttää yhteistyötä

jahallintopäällikkö Marja Piiroinen-honkasen mukaan odottaa

asiakirjahallinnan ammattilaiselta myös tietoturva- ja markkinointi-

osaamista, it- ja tiedottamistaitoja sekä lisäksi psykologin, juristin,

hallintotieteilijän ja pedagogin taitoja.

Arkistolaitoksen koulutussuunnittelija kysyi: koulutetaanko oikeita

asioita? Ylitarkastaja Armi helenius tunnisti koulutuksen dikoto-

mian: generalisti vai spesialisti, syvästi vai laajasti.

Arkistonhallinnan maisteriohjelman opiskelija Riikka Kiuru ko-

rosti teoriaperustan merkittävyyttä käytännön työvalmiuksien

parantajana, opiskelijatoiveenaan tiiviimpi yliopistojen välinen

yhteistyö koulutustarjonnan sekavuuden ja epätietoisuuden

vähentämiseksi.

Interaktiivisessa sessiossa Tampereen yliopiston yliassistentti

Pekka henttosen esittämät 10 teesiväittämää kirvoittivat keskus-

teluun. lippuäänestyksillä runsaat 50 osanottajaa ilmaisi kantansa

oheisen taulukon mukaisesti.

Muutoksiin varautuvan opetuksen suunnittelu haastaa. Tarvetta

on tutkimuspohjaiselle opetukselle, ammatillisen tietopohjan laa-

jentamiselle ja monialaisille perspektiiveille – valmiuksille hyvään

asiakirjahallintakulttuuriin ja -sivistykseen.

teksti: MarJo rita valtonen, yliopistotutkija, Tampereen yliopisto

Miten kouluttaa muuttuvaan professioon?

0 % 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

10. Koulutusjärjestelmän tehtävä on tuottaa osaamiseltaan samanlaisia ammattilaisia kuin aikaisemmin

9. Osaamistarpeet ovat eriytyneet eikä Suomessa ole yhtä asia-kirjahallinnan ammattikuntaa

8. Puhtaat asiakirjahallinnan ammattilaiset katoavat organisaatioista ja tilalle tulevat moniosaajat

7. Provenienssiperiaate riittää työn teoreettiseksi pohjaksi

6. Toimintaprosessien kuvaaminen ja tietojärjestelmien suunnittelu ovat keskeistä osaamista

5. Perinteisiä järjestämis-, luettelointi- ja kuvailutaitoja ei tarvita tulevaisuudessa

4. Ammattilaisen on ymmärrettävä, miten käyttäjät ja heidän vaatimuksensa muuttuvat

3. Historian ja sen tutkimuksenmenetelmien tuntemus on olennainen osa ammattilaisen osaamista

2. Ammattilaisen ei tarvitse ymmärtää, miten tietojärjestelmät toimivat

1. Lait ja normit ovat keskeisin opetussisältö

Samaa mieltä Eri mieltä EOS

10 AkTi 2/2010 11AkTi 2/2010

jatkoa Kazakstanin kulttuuri- ja viestintäministeriön kanssa

vuonna 2009 solmitulle sopimukselle.

Kiinnostus Kazakstaniin selittyy sillä, että maan arkistoissa on

runsaasti asiakirjoja, jotka liittyvät suomalaisiin sotavankei-

hin ja internoituihin inkerinsuomalaisiin sekä USA:n ja Kana-

dan suomalaisiin.

Vuonna 2009 tutustuin Karagandan arkistossa mm. suoma-

laisten sotavankien sekä Karlag-leirillä olleiden Suomen kan-

salaisten henkilökortteihin. Suomalaisia koskeviin aineistoihin

kuuluvat niin ikään Karagandan alueella toimineiden lasten-

kotien asiakirjat. Lastenkoteihin sijoitettiin GULAG:in leireillä

rangaistusta kärsivien Pohjois-Amerikan suomalaisten lapsia.

Valvontakomissio kiinnostaa Syyskuussa 2010 Kansallisarkistossa vierailee Venäjän fede-

raation valtionarkisto GARF:n delegaatio, jonka kanssa on tar-

koitus allekirjoittaa viisivuotinen kopiointisopimus. GARF:ssa

säilytettävistä aineistoista KA:ta kiinnostavat erityisesti Val-

vontakomission asiakirjat sekä autonomian ajan asiakirjat

(mm. santarmivirasto).

Vuoden 2010 aikana suunnitellaan myös sopimusten allekir-

joittamista Karjalan tasavallan kansallisarkiston NARK:n sekä

muutaman federatiivisen arkiston kanssa. Niiden joukossa

on Venäjän valtion sotahistoriallinen arkisto RGVIA ja Venäjän

valtion merisotalaivaston arkisto RGA MF.

teksti Ja kuva: DMitri Frolov, professori, projektipäällikkö, Kansallisarkisto

Pohjoismaiset yksityisarkistot vertaisarvioitiin

Vertaisarviointi eli ns. benchmarking on pohjois-maisten arkistolaitosten keskeinen yhteistoimin-tamuoto. Vertailun kohteeksi valittavat asiat kyt-keytyvät usein pohjoismaisen arkistoakatemian sekä pohjoismaisten arkistopäivien teemoihin.

VuonnA 2008 pohjoismaisten arkistolaitosten pääjohtajat pyy-

sivät vertaisarvioinnin arkistolaitosten yksityisarkistotoiminnasta

ja -käytännöistä. Taustalla oli mm. Helsingissä marraskuussa 2007

pidetty pohjoismainen yksityisarkistoseminaari, jonka päätöskes-

kustelun yhteydessä suositeltiin kyseistä arviointia.

Vertaisarvioinnin työryhmään valittiin puheenjohtajaksi Ruotsin

kansallisarkiston yksityisarkistoyksikön johtaja Ann hörsell sekä

jäseniksi linda holmås Norjasta, lone hedegaard liljegren

Tanskasta ja Kenth sjöblom Suomesta. lisäksi työryhmään

kuului njörður sigurðsson Islannista, mutta hän ei voinut osal-

listua aktiivisesti maan talousvaikeuksien takia. Työryhmän sih-

teerinä toimi Uppsalan maakunta-arkiston entinen johtaja Bode

Janzon.

Arvioitavat asiat määriteltiin ensinTyöryhmä aloitti työnsä joulukuussa 2008 määrittelemällä yksityis-

arkistotoiminnan keskeiset arvioitavat asiat ensisijaisesti arkisto-

laitosten piirissä. Vertausalueiksi valikoituivat kokoelmien laajuus

ja luonne, yksityisarkistotoiminnan resurssit, aineiston hankintaan

liittyvät kysymykset, yksityisarkistojen käyttöön saattamiseen ja

MIKAEl DAMKIER/RODEO

käytettävyyden edistämiseen liittyvät kysymykset sekä erilaiset

yhteistoimintamuodot.

Yksityisarkistoaineistoa säilytetään jokaisessa maassa laajalti

muuallakin kuin arkistolaitosten yksiköissä, minkä takia muiden

laitosten osalta päätettiin kerätä tietoja aineiston laajuudesta ja

luonteesta.

Tietoja kerättiin kyselylomakkeillaTietoja kerättiin keväällä 2009 kyselylomakkeilla jokaisesta ai-

healueesta erikseen kansallisarkistojen ja maakunta-arkistojen

sekä muiden arkistolaitoksiin kytkeytyvien laitosten osalta.

Tietojenkeruun perusteella työryhmä kokosi ensimmäiset väliai-

katiedot, ja alustava raportti tuloksista annettiin pohjoismaisilla ar-

kistopäivillä Trondheimissa syyskuussa 2009. Ann Hörsellin esitys

löytyy arkistopäivien nettisivuilta www.nordiskearkivdager.no

-> foredrag.

Kerättyjä tietoja täydennettiin syksyllä 2009 ja jokaiselle osa-alu-

eelle valittiin vastuullinen työryhmän jäsen, joka laati yhteenve-

toanalyysin ja tarvittavat suositukset. Tämän jälkeen kaikki tekstit

koottiin loppuraportiksi, johon liitettiin myös katsaukset pohjois-

maiseen yksityisarkistokenttään ja yksityisarkistojen asemaan eri

pohjoismaiden arkistolainsäädännössä.

Raportti sai hyvän vastaanotonRaportti luovutettiin pohjoismaisille pääjohtajille keväällä 2010.

Sitä pidettiin onnistuneena ja hyödyllisenä, ja se johti välittömästi

jatkotoimiin. Jokaisessa maassa laaditaan nyt esitys siitä, miten

raportin suosituksia tulisi toteuttaa.

Benchmarking-raportti julkaistaan sähköisenä Ruotsin kansallisar-

kiston nettisivuilla www.ra.se. Mahdollinen muu julkaisemistapa

on Ruotsin vastuulla.

teksti: kentH sJöbloM, ylitarkastaja, Kansallisarkisto, Suomen edustaja työryhmässä

Venäjän ja entisen Neuvostoliiton alueen maiden arkistoissa on paljon asiakirjoja, jotka liittyvät suomalaisiin ja Suomen historiaan. Kansallisar-kiston mikrofilmihanke on luonut hyvät suhteet itäisten naapureiden arkistoihin ja hankkinut jo yli 300 000 asiakirjakopiota.

KAnsAllisARKistossA VuodestA 2007 lähtien toiminut

opetus- ja kulttuuriministeriön rahoittama mikrofilmihanke

on jatkoa Neuvostoliitossa aikaisempina vuosina toteutetulle

mikrofilmaukselle.

Hankkeen olemassaolon aikana Kansallisarkisto on allekir-

joittanut yhteistyösopimukset yhteensä seitsemän venäläi-

sen arkiston kanssa. Näistä viisi on federatiivisia arkistoja ja

kaksi aluearkistoja.

Maaliskuussa 2009 tehtiin Kazakstanin kulttuuri- ja viestin-

täministeriön kanssa sopimus arkistoalan yhteistyöstä, joka

luo edellytykset laitoskohtaisille kopiointisopimuksille. Tähän

mennessä Venäjän ja Kazakstanin arkistoista on saatu yli

300 000 asiakirjakopiota.

Uusia sopimuksia tänä vuonna Vuoden 2010 alkupuoliskon aikana saatiin solmittua kolme

uutta sopimusta.

Maaliskuussa 2010 allekirjoitettiin kopiointisopimus Viipurin

valtionarkisto LOGAV:n kanssa. Huhtikuussa 2010 Kansallisar-

kistossa vieraili puolestaan Venäjän federaation arkistoviras-

to Rosarhivin uusi pääjohtaja Andrei Artizov delegaatioineen.

Vierailun yhteydessä KA:n ja Rosarhivin puitesopimusta jat-

kettiin vuoteen 2015 asti.

Samalla Venäjän valtion sota-arkisto RGVA:n kanssa tehtyä

kopiointisopimusta jatkettiin vuoteen 2015 asti. KA ja RGVA

allekirjoittivat myös uuden viiden vuoden sopimuksen asia-

kirjakopioiden vaihdosta.

Sotavangeista tietoa kazakstanissaKansallisarkistossa vieraili huhtikuun aikana myös kazaks-

tanilainen delegaatio, jonka kanssa tehtiin sopimus KA:n ja

Karagandan alueen valtionarkiston yhteistyöstä. Sopimus on

Karagandan arkistossa on runsaasti asiakirjoja Suomen

kansalaisista.

kansallisarkiston mikrofilmi hanke solminut uusia kopiointisopimuksia

12 AkTi 2/2010 13AkTi 2/2010

Julkishallinnossa on viime vuosina keskusteltu kiivaasti yhteisestä tehtäväluokituksesta. Kun-tien yhteinen tehtäväluokitus valmistui loppu-vuodesta 2008 kuntien ja Kansallisarkiston yh-teisenä, valtiovarainministeriön rahoittamana projektina. Tänä syksynä sitä ryhdytään todennä-köisesti laatimaan myös valtionhallinnolle.

tehtäVäluoKitus on hierarkkinen ryhmittely, jonka ensisijai-

nen käyttökohde on asiakirjallisen tiedon kuvailu ja hallinta. Säh-

köisessä toimintaympäristössä sitä käytetään etenkin asianhal-

linta- ja dokumenttienhallintajärjestelmissä, mutta yhä enemmän

myös muissa tietojärjestelmissä.

Tehtäväluokitus perustuu tehtäviin, ei kirjastoille tyypillisesti ai-

heisiin. Asiasanoitus täydentää tehtäväluokitusta. Tehtäväluokka

dokumentoi asiakirjallisen tiedon syntykontekstin ja on siksi hyvin

merkityksellinen metatieto.

Yhteinen tehtäväluokitus puhuttaaViime vuosina on keskusteltu kiivaasti erityisesti yhteisestä tehtä-

väluokituksesta. On väännetty sen sisällöstä ja rakenteesta sekä

väitelty toimivallasta, vaikka tehtäväluokitusta ei ollut tarkoitus-

kaan normittaa.

Tähän asti yhteisen tehtäväluokituksen perusteluita ja sovelta-

misohjeita yksittäiseen organisaatioon on pidetty ontuvina. Ilman

vakuuttavia perusteluita ja toimivia käyttötapauksia keskustelu

jatkuu vielä kauan.

Vilkkaan mielipiteenvaihdon taustalla on myös se, että tehtävä-

luokituksen laadinnan lähtökohdat mielletään ainakin kahdella eri

tapaa. Toisessa näkemyksessä tarkastellaan organisaation laki-

sääteisiä perustehtäviä sekä tuki- ja ylläpitotehtäviä, ja toisessa

taas ensisijaisesti organisaation ydinprosesseja.

Mielenkiintoisia lisäulottuvuuksia tehtäväluokituskeskusteluun tu-

lee sen laajentuessa asiakirjahallinnon ulkopuolelle. Tällöin tehtävä

käsitteenä linkittyy prosessikuvauskieleen ja se ymmärretään pää-

asiassa julkisen hallinnon suosituksen JHS152 mukaisesti.

Prosessikuvauksissa tehtävä tai osatehtävä tarkoittaa käsittelyvai-

hetta. Suosituksen viimeistelyvaiheessa asiakirjahallinnossa käy-

tettävä tehtävä-käsitteen määritelmä karsittiin valitettavasti pois.

Sen ottaminen mukaan suosituksen määritelmiin olisi osaltaan

edesauttanut eri asiantuntijaryhmien yhteisen kielen löytymistä.

Tehtäväluokka piilotetuksi metatiedoksi Eri organisaatioissa käydään keskustelua asianhallinta- ja doku-

menttienhallintajärjestelmien tehtäväluokkaa kuvaavan metatie-

toarvon valinnan mielekkyydestä. Tietojärjestelmien käyttäjäys-

tävällisyyttä pitäisi lisätä niin, että tehtäväluokitus (asiaryhmitys)

siirtyisi niihin metatietoihin, jotka eivät ole tavallisen loppukäyttä-

jän tallentamia tai valitsemia arvoja.

Potilastietojärjestelmät ovat todennäköisesti ensimmäisiä, joihin

tehtäväluokitus ja asiakirjatyypit jaetaan loppukäyttäjiltä piilotettui-

na arvoina.

Esimerkiksi luonnonsuojelulainsäädäntöä valmistelevan virkamie-

hen näkymänä asianhallintajärjestelmässä voisi olla lainsäädännön

valmistelu sen sijaan, että ensin täytyy valita oikea tehtäväluokka.

Virkamiehen käyttäjätunnuksiin tai muutoin järjestelmään olisi

määritelty, että juuri tämä käyttäjä valmistelee luonnonsuojeluun

liittyvää lainsäädäntöä. Tällöin tehtäväluokka tallentuisi järjestel-

mään automaattisesti tehtävää/asiaa kuvaavaksi metatiedoksi uu-

den lain valmistelun käynnistyttyä asianomaisessa ministeriössä.

Tehtäväluokituksen automatisointi edellyttää muihin metatietoi-

hin sidottujen päättelysääntöjen luomista. Hyvin pitkälti oikea teh-

täväluokka on kuitenkin pääteltävissä jo pelkän käyttäjätunnuksen

avulla.

Organisaation johto käsittelee moniin tehtäväluokkiin liittyviä asi-

oita ja asiakirjoja, mutta harvoin kuitenkaan siinä vaiheessa, ettei

asialla tai asiakirjalla olisi jo olemassa tehtäväluokkaa kuvaavaa

metatietoarvoa. Siten johdon erilainen toimenkuva ei rajoita käyt-

täjätunnuksiin yhdistettyjen päättelysääntöjen toimivuutta.

kuntien yhteinen tehtäväluokitusKunnalliset organisaatiot hoitavat samoja tehtäviä, mutta siitä huo-

limatta niillä on yhä käytössä omia tehtäväluokituksiaan. Kuntien

yhteinen, kolmiportainen tehtäväluokitus valmistui loppuvuodesta

2008 kuntien ja Kansallisarkiston yhteisenä projektina. Tavoitteena

on, että sitä käytetään jokaisessa kunnallisessa organisaatiossa ja

tarpeen vaatiessa syvennetään neli- tai viisiportaiseksi.

Yhteinen tehtäväluokitus pyrkii lisäämään sisällöllistä yhteentoi-

mivuutta ja tiedon saatavuutta. Se mahdollistaa julkisten, sähköi-

sessä muodossa olevien tietojen käsittelyn yli organisaatio rajojen.

Kun tehtävät on jäsennetty samoilla periaatteilla, ei tarvita hallin-

nollisten rakenteiden tuntemusta. Kuntaliitokset ovat hyvä esi-

merkki yhteisen tehtäväluokituksen tarpeellisuudesta.

Kansallisarkisto selvitti syksyllä 2009 yhteisen tehtäväluokituksen

tunnettuutta ja käyttöönottoastetta. Kysely lähetettiin 390 kunta-

organisaatiolle, joista 185 vastasi. Vastaajista lähes 90 prosenttia

tunsi yhteisen luokituksen.

Vastanneista kuntaorganisaatioista 53,8 prosenttia suunnitteli sen

käyttöönottoa, ja 14,4 prosenttia oli jo ottanut sen käyttöön. Ylei-

sellä tasolla voidaan sanoa yhteisen tehtäväluokituksen alkaneen

vakiinnuttaa asemaansa.

Valtionhallinnon haasteena moninaisuusKuntien luokitus palvelee samanlaisia tehtäviä hoitavia organi-

saatioita, kun taas valtionhallinnon tehtäväluokituksen haastee-

na on saada se toimimaan erilaisia tehtäviä hoitavissa organisaa-

tioissa.

Valtionhallinnon tai koko julkishallinnon yhteinen tehtäväluokitus

ei synny hetkessä. Sen rakenteesta ja sisällöstä pitää neuvotella,

mutta paikallaan junnaaminen tai jo läpikäytyihin teemoihin tois-

tuvasti palaaminen on turhauttavaa. Kompromisseja joudutaan

tekemään. Olennaista on, että saavutettua tulosta voidaan aina

parantaa.

Syksyn aikana valtionhallinnolle todennäköisesti ryhdytään te-

kemään yhteistä tehtäväluokitusta osana VAlDA-järjestelmän

käyttöönottoa. Työ on valtion IT-palvelukeskuksen vetovastuulla.

Tehtäväluokitus pyritään rakentamaan mahdollisimman pitkälti

valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuurissa määriteltyjen osa-aluei-

den mukaisesti.

Julkishallinnon tehtäväluokitus on valtiovarainministeriön koor-

dinoiman julkishallinnon tietoarkkitehtuurin yksi tunnistettu osa-

alue, josta on jatkossa mahdollista antaa sitova JHS-standardi.

Vuoden 2011 alkupuolella ollaan viisaampia siitä, miten sitä lähde-

tään konkretisoimaan.

Toinen, tosin epätodennäköisempi vaihtoehto on, että kaikki jat-

kuu ennallaan yhteentoimivuutta edistävästä lainsäädännöstä

huolimatta.

teksti: Päivi HaPPonen, kehittämisjohtaja, Kansallisarkisto

Yhteinen vai organisaatio-kohtainen tehtäväluokitus?

TERO SIVUlA/RODEO

14 AkTi 2/2010 15AkTi 2/2010

Kunnalliseen arkistotoimeen kohdistuu monen-laista ja -tasoista sääntelyä. Tuoreen tutkielman mukaan arkistolaitoksen norminanto-oikeus yh-denmukaistaa kuntien arkistotointa ja parantaa siten asiakkaiden palvelua.

euRooPAn unionissA jäsenvaltioiden yhteisöjen arkistotoin-

ten sääntely kuuluu subsidiariteettiperiaatteen mukaisesti jäsen-

valtioiden omaan säädösvaltaan. EU:n asiakirjahallintoa koskevat

säännökset koskevat kuntia kuitenkin silloin, kun nämä toteutta-

vat EU-hankkeita.

Kansallinen sääntely pohjautuu perustuslakiin, jossa säädetään

kansallisen kulttuuriperinnön turvaamisesta. Asiakirjallisen kult-

tuuriperinnön turvaajan tehtävä on arkistolaissa säädetty arkisto-

laitokselle.

Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat säilytetään pysyvästi. Tämän

vuoksi lainsäädäntö ei suoraan sisällä määräyksiä kuntien asiakir-

jojen pysyvästä säilyttämisestä.

Sen sijaan määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajoista on

eräitä säännöksiä. Nämä ovat kuitenkin melko harvinaisia ja kos-

kevat lähinnä talous- ja henkilöstöhallinnon asiakirjoja. Osa sään-

nöksistä on sellaisia, joissa on säädetty selkeästi säilytysajasta

(esimerkiksi kirjanpitolain 10 §), kun taas osassa säännöksistä

voidaan päätellä asiakirjan säilytysaika (esimerkiksi velan vanhen-

tumisesta annetun lain 4–9 §).

kuntaliitolta suosituksia säilytysajoistaJos asiakirjojen säilytysajoista ei ole säädetty lailla tai arkistolai-

toksen määräyksellä, siitä päättäminen kuuluu kuntien itsehallin-

nolliseen harkintavaltaan.

Näiden asiakirjojen osalta Suomen Kuntaliitto on antanut säily-

tysaikasuosituksia. Näin ollen normi- ja informaatio-ohjaus kattaa

kunnan lähes kaikki hallinnon alat.

Vaikka sääntelyä on paljon, löytyy myös sääntelemättömiä aloja.

Suurimpana yksittäisenä ryhmänä voidaan mainita sosiaali- ja ter-

veystoimen määräajan säilytettävät asiakirjat: niiden säilytysajois-

kunnallisen arkistotoimen sääntely

ta Kuntaliitto ei ole vielä antanut suositusta. Sosiaali- ja terveys-

toimen alalla kunnan ulkopuolelta tuleva sääntely on tarpeellista

erityisesti asiakkaiden oikeusturvan kannalta.

kuntien itsehallinnon vaikutus Kunnallishallinnon alkuaikoina kunnilla oli laaja itsehallinto arkisto-

toimensa järjestämisessä ja sääntelyssä. Vasta Suomen itsenäis-

tymisen jälkeen sääntelyä alettiin lisätä.

Ensimmäinen arkistolaki säädettiin vuonna 1939. laissa annettiin

Valtionarkistolle laaja kuntiin kohdistuva norminanto- ja valvonta-

valta, mikä kavensi kunnallista itsehallintoa. Arkistolaki uudistet-

tiin vuonna 1981. Tavoitteena oli hävittää tehokkaasti tarpeeton

asiakirja-aineisto, minkä vuoksi Valtionarkisto laati seulontapää-

tökset kuntien asiakirjojen säilytysajoista.

Arkistolain uudistaminen tuli ajankohtaiseksi jo 1990-luvun alussa,

jolloin kiinnitettiin yleisemminkin huomiota kunnallisen itsehallin-

non vahvistamiseen. Se huomioitiin nykyistä arkistolakia (1994)

säädettäessä vähentämällä kuntiin kohdistuvaa arkistolaitoksen

norminanto-oikeutta.

Arkistolaitoksen toimivaltaa lisättyTämän jälkeen arkistolaitoksen toimivaltaa on kuitenkin lisätty

esimerkiksi lailla sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa.

lain esitöissä ei tarkasteltu arkistolaitoksen toimivallan lisäämistä

lainkaan kunnallisen itsehallinnon näkökulmasta, mistä voitaneen

päätellä, että kunnallisen itsehallinnon periaatteella on melko vä-

häinen normatiivinen vaikutus valtion viranomaisiin.

Kuntien itsehallintoon kuuluva harkintavalta on hieman kaventu-

nut samalla, kun valtion viranomaisten kuntiin kohdistuva toimi-

valta on lisääntynyt.

Seurakunnilla vahva itsehallintoVerrattaessa arkistotoimen sääntelyn näkökulmasta kuntien it-

sehallintoa Suomen evankelis-luterilaisten seurakuntien itse-

hallintoon voidaan todeta jälkimmäisten nauttivan vahvempaa

itsehallintoa. Valtiolla ja arkistolaitoksella ei ole suoranaista mää-

räämisvaltaa seurakuntien arkistoihin, vaan kirkkohallituksella on

oikeus päättää seurakuntien asiakirjojen arkistoimisesta.

Koska arkistolaitoksen tehtävänä on arkistolain mukaan varmistaa

kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen

ja niiden käytettävyys, olisi perusteltua säätää arkistolaitokselle

samanlainen oikeus määrätä seurakuntien arkistotoimista kuin

sillä on kuntien arkistotointen sääntelyyn.

Vaivaton tiedonsaanti hyvää hallintoaPerustuslaissa säädetään asiakirjojen julkisuusperiaatteesta, jota

täsmennetään julkisuuslaissa. Kuntalaki sisältää myös säännök-

siä tiedon saamisesta. Tiedon saaminen vaivattomasti arkistosta

on hyvää hallintoa ja mahdollistaa asiakkaiden mielipiteen muo-

dostuksen ja siten edistää kansainvälisten sopimusten mukaista

sananvapautta.

Hallintolain mukaiseen hyvään hallintoon kuuluu arkistotoimen

asianmukainen hoito. Arkistolaitoksen norminanto-oikeuden säi-

lyttäminen ja jopa lisääminen yhdenmukaistavat kuntien arkisto-

tointa, joka saattaa parantaa asiakkaiden palvelua.

Asiakasryhmistä kunnan asukkaita voidaan pitää erityisasemas-

sa sillä perusteella, että kuntien hallinnon tulee perustua kunnan

asukkaiden itsehallintoon. Näin ollen valtion viranomaisten puut-

tumista kuntien arkistotoimeen voitaneen pitää enemmän hyödyl-

lisenä kuin ongelmallisena.

teksti: toMMy koukka, arkistonhoitaja, Keravan kaupunki

Oikeusdogmaattinen näkökulmaArtikkeli perustuu Tampereen yliopistossa tehtyyn kun-

nallisoikeuden pro gradu -tutkielmaan, joka tarkastelee

kunnallisen arkistotoimen sääntelyä kunnallisen itse-

hallinnon näkökulmasta.

Aihepiirin tarkastelu toteutettiin pääsääntöisesti oi-

keusdogmaattisen eli lainopillisen metodin avulla.

Metodiin kuuluu olennaisena osana voimassaolevan

säännöstön tarkasteleminen ja oikeusongelmien rat-

kaiseminen sen avulla.

Oikeushistoriallista menetelmää käytettiin tarkastelta-

essa kunnallisen arkistotoimen sääntelyä kunnallisen

itsehallinnon alkuajoista eli 1860-luvulta alkaen. Oi-

keusvertailevaa metodia käytettiin vertailemalla kun-

nallisen arkistotoimen sääntelyä esimerkiksi Ruotsin

vastaavaan sääntelyyn sekä Suomessa muiden itse-

hallinnollisten yhteisöjen arkistotointen sääntelyyn.

Kunnallisen arkistotoimen sääntelyä verrattiin myös

kirjasto- ja museotoimen sääntelyyn.

"Olisi perusteltua säätää arkistolaitokselle samanlainen oikeus määrätä seurakuntien arkistotoimista kuin sillä on kuntien arkistotointen sääntelyyn."

Arkistotoimen asian mukainen

hoito on osa hyvää kunnallis-

hallintoa.

16 AkTi 2/2010 17AkTi 2/2010

ArkistourallaEri organisaatioissa työskentelevät arkistoinnin ammattilaiset kertovat

Aktin Arkistouralla-palstalla urastaan ja työstään. Tämän numeron kysymyksiin vastasi Lääkealan turvallisuus- ja kehittä-miskeskus Fimean asiakirjahallinnon eri-koissuunnittelija Jaana Pohjonen.

SAlM

E IS

O-M

AR

KK

U/FIM

EA

Lukioaikainen visio toteutuiMiten olet Päätynyt ARKistoAlAlle?

Mietin lukioaikana, mikä minusta voisi tulla isona, jos ainoastaan

historian opiskelu kiinnostaa ja opettajan ura ei ole minua varten.

Jossain uraoppaassa oli kuvaus arkistoalan tehtävistä, vaaditta-

vasta koulutuksesta ja arkistolaitoksesta. Se oli siinä. lukioaikai-

nen visioni minusta ja Kansallisarkistostakin toteutui.

Milloin Aloitit FiMeAssA JA MiKä sinne Veti?

Aloitin erikoissuunnittelijana Fimeassa marraskuun alussa 2009.

Hesarissa julkaistussa työpaikkailmoituksessa kaikki asiat kohta-

sivat loistavalla tavalla: tehtävä, osaamisvaatimukset, jopa palkka-

us. Ja se että organisaatio siirtyy Kuopioon. En olisi paikkaa hake-

nut ilman Kuopio-kuviota.

MitKä oVAt FiMeAn suuRiMMAt hAAsteet

ARKistoinnin näKöKulMAstA?

Kunnostettavan paperiaineiston jättimäinen määrä suhteellisen

lyhyessä aikataulussa sekä tehtäväprosessien sähköistäminen si-

ten, että voimme siirtyä kokonaan sähköiseen arkistointiin. Kelpo

haasteita molemmat.

MillAisiA tAVoitteitA olet AsettAnut uRAllesi?

Tänään, tässä ja nyt ensimmäisenä tavoitteenani on kehittää esi-

miestaitojani. Onneksi olen tehnyt työtä hyvin erilaisten esimies-

ten alaisuudessa; se auttanee omaa kehittymistäni ja antaa näke-

mystä muun muassa siitä, miten en ainakaan toimi.

Muutoin olen juuri nyt niin tyytyväinen, ettei minulla tällä hetkellä

ole yhtä vahvoja ajatuksia ja tavoitteita kuin hieman nuorempana.

Ja jos minulla jokin visio on, niin lupaan kertoa sen heti, kun visio

toteutuu.

Miten FiMeAn JA ARKistolAitoKsen

yhteistyö suJuu?

Yhteistyömme sujuu oikein hyvin. Yhteistyötä tehdään arkistosiir-

tojen osalta, ja tiedän saavani tukea myös muissa asiakirjahallin-

nan asioissa, kun sitä tarvitsen.

Yhteistyössä valmisteltiin lisäksi Fimean toimiminen perustutkin-

non harjoittelupaikkana. Uskon, että muitakin yhteistyömuotoja

löytyy ja että molemmat osapuolet voivat hyötyä siitä.

"Fimean suurimmat haasteet ovat kunnostettavan paperi-aineiston jättimäinen määrä sekä tehtäväprosessien sähköistäminen."

ARKistolAitoKsen sähköisten aineistojen vastaanotto- ja

palvelujärjestelmän (VAPA) toteutusvaihe käynnistyi kesäkuus-

sa, kun toteutusprojektin ohjausryhmä hyväksyi kokoukses-

saan järjestelmän toiminnalliset ja tekniset määritykset käyttä-

jähallintaa lukuun ottamatta.

Käyttäjähallinnan määritysten laadinta on osoittautunut hyvin

haasteelliseksi monesta eri syystä. Osaltaan tähän vaikuttaa se,

että VAPA-toteutusprojektin yhteydessä tuotetaan myös arkis-

tolaitoksen tilausjärjestelmän ASTIAn tarvitsemat käyttäjähal-

linnan palvelut. Käyttäjähallinnan määritykset hyväksyttiin elo-

kuussa pidetyssä ohjausryhmän kokouksessa. Määritysvaiheen

vaikeuksista huolimatta VAPA-järjestelmän toimittajan Tiedon

kanssa on sovittu, että toteuttamisaikataulu säilyy ennallaan.

Siten VAPA on tuotantokäyttövalmis tämän vuoden lopussa.

Pilotoinnin suunnittelu yhdessä pilotointiin osallistuvien orga-

nisaatioiden kanssa aloitettiin huhtikuun lopussa. Pilotointiso-

pimukset allekirjoitettiin kesäkuun alussa valtiovarainministe-

riön, sisäasiainministeriön ja Valtiokonttorin kanssa. Näiden

organisaatioiden sähköisten aineistojen lisäksi pilotoinnissa

käytetään Kansallisarkiston ja Joensuun maakunta-arkiston

asianhallintajärjestelmien tuottamaa aineistoa.

VAPA vaatii luovutussopimuksenVAPAan otetaan vastaan vuoteen 2015 valtionhallinnon pysy-

västi säilytettävää SÄHKE-muotoista aineistoa. VAPAn käyttö

edellyttää sähköisen säilyttämisen lupaa ja erikseen arkisto-

laitoksen ja organisaation välillä tehtävää luovutussopimusta.

Valtionhallinnon organisaatioiden valmiuksia käyttää VAPAa

vuosina 2011–2015 selvitetään parhaillaan. Syksyn aikana val-

mistuu tätä koskeva käyttöönottosuunnitelma.

VAPA-järjestelmän toimittaa Tieto Oyj. Ylläpitopalvelut tuottaa

tieteen tietotekniikan keskus CSC.

teksti: Päivi HaPPonen, kehittämisjohtaja, Kansallisarkisto

VAPAn toteutusvaihe käynnistyi kesäkuussa

Arkistolaitos astui mukaan sosiaaliseen mediaan huhtikuun alussa, kun sekä Näkökulmia arkistos-ta -blogi että Kansallisarkiston nimellä toimiva Facebook-tili otettiin käyttöön.

MoleMPien Medioiden tARKoituKsenA on lähentää lai-

tosta käyttäjäkuntaansa ja tuoda käyttäjien ääni nykyistä paremmin

esiin laitoksen palveluita kehitettäessä. Uusien viestintäkanavien

avulla palvelujen käyttäjät voivat mutkattomasti hankkia tietoa ar-

kistolaitoksen ajankohtaisista asioista ja sisäisistä muutoksista.

Blogi perustelee ja taustoittaaNäkökulmia arkistosta -blogi toimii areenana, jolla voidaan perus-

tella ja taustoittaa suunnitteilla olevia ja tehtyjä ratkaisuja. Blo-

gissa kerrotaan viikoittain arkistotyöstä ja arkiston tapahtumista

Arkistolaitos mukaan sosiaaliseen mediaan

eri näkökulmista. Tähän mennessä on keskusteltu muun muassa

arkiston aukioloajoista, digitoinnista ja Hämeenlinnan maakunta-

arkiston ensimmäisestä vuodesta uusissa tiloissa.

Blogin kirjoittajana toimii arkistolaitoksen henkilökunta ja sitä seu-

raa tällä hetkellä kuukausitasolla noin 800 lukijaa.

Facebook myös viihdyttää Facebook on sosiaalinen media sanan varsinaisessa merkityk-

sessä. Sen tärkeimpiä ominaisuuksia ovat verkostoituminen ys-

täväkontaktien kautta sekä monipuoliset mahdollisuudet erilaisen

sisällön jakamiseen.

Blogin ja Facebook-tilin kohderyhmät ovat osittain samat, mutta

Facebookissa tarjolla on myös viihteellisempää materiaalia. Tie-

dottaessaan valikoiduista virallisista asioista ja tarjoten niistä si-

sältöä niin kirjoitetussa kuin kuvallisessakin muodossa se toimii

lisäksi vapaampana keskustelu- ja vuorovaikutusalustana julkais-

ten silloin tällöin jotain myös ihan vain ”huvin vuoksi”.

Sosiaalinen media on terminä varsin nuori kuten oikeastaan myös

Internet. Verkostoituminen ei sitä kuitenkaan ole. Perustarve on

sama, mutta sitä hyödyntävät tekniikat muuttuvat yhä kiivaam-

min, ja muutaman vuoden kuluttua meillä voi olla käsissämme

jotain ihan muuta. Uusi media vaatii meiltä mukautuvuutta ja val-

miutta siirtyä nopeastikin uusiin sovelluksiin.

teksti: toMi aHoranta, tutkija ja kare salonvaara, suunnittelija, Kansallisarkisto

18 AkTi 2/2010 19AkTi 2/2010

Seppo Kääriäinen on tehnyt sukututkimusta Kansallisarkistossa jo yli 30 vuoden ajan. Ny-kyään hän asioi Rauhankadulla yleensä viitenä päivänä viikossa, joten tutkimusharrastus alkaa jo muistuttaa ammattia.

KAnsAllisARKiston suuRin AsiAKAsRyhMä on suku-

tutkijat. Yksi heistä on Seppo Kääriäinen, joka on ollut Kansallis-

arkiston vakioasiakas jo 1970-luvulta lähtien.

Kipinän sukututkimukseen hän sai jo keskikoulussa opettajansa

Anni lampénin innoittamana. Palava kiinnostus aihetta kohtaan

heräsi muutamaa vuotta myöhemmin, kun Kääriäinen sai käsiin-

sä isänsä suvusta tehdyn pienen sukuselvityksen. Sitä aikansa

katseltuaan hän tuli Kansallisarkistoon tutkimaan itse lisää.

lukion ja armeijan jälkeen Kääriäinen aloitti farmasian opinnot

Helsingin yliopistossa. Tuohon aikaan farmasian laitos sijaitsi lä-

hestulkoon Rauhankadun toimipisteen vieressä, joten luentojen

jälkeen oli kätevä poiketa naapuritalon tutkijasaleihin.

”Kävin opiskeluaikana Kansallisarkistossa lähes päivittäin ja

myös kesäisin”, Kääriäinen kertoo.

Sukuselvitys antoi hyvän alun Kääriäinen aloitti tutkimisen niin sanotuista mustista kirjoista,

joita ei siihen aikaan ollut vielä mikrofilmattu. Niistä hän tarkisti

Kääriäisten suvun sukuselvityksen tietoja ja keräsi niitä myös

sukulaisista, joita ei vielä ollut tutkittu. Valmis tutkimusrunko

isän suvusta helpotti alkuun pääsyä.

Muutamaa vuotta myöhemmin hän alkoi tutkia myös äidin

puolen sukua, Tarvaisia, ja siitä lähtien hän on tutkinut molem-

pia sukuja rinnakkain. Myös äidinäidin suku Makkoset ja äidin

mummon suku Halttuset ovat olleet myöhempiä tutkimuskoh-

teita.

Kääriäinen on tutkinut lähestulkoon yhtä mittaa siitä saakka, kun

sai ensimmäinen innostuksensa sukututkimukseen. Ainoastaan

1980-luvulla tutkimisessa oli lyhyitä taukoja, mutta viime vuosi-

na hän on tehnyt tutkimusta jo melko ammattimaisesti.

Rötökset erityisen mielenkiintoisiaKääriäiselle ei ole tärkeintä päästä tutkimuksessaan mahdolli-

simman kauas suvun historiaan.

”Se ei ole ollut minulle koskaan mitenkään pääasia; lähinnä olen

pyrkinyt pääsemään Isovihaan eli 1700-luvun alkuun saakka.”

Pidemmällekin hän on kuitenkin päässyt:

”Halttusissa olen päässyt 1500-luvulle,

Kääriäisissä 1600-luvulle ja Tarvaisissa

1700-luvun alkuun.”

Sen sijaan Kääriäinen haluaa tutkia su-

kua mahdollisimman laajasti. Niinpä hän

ei tee sukututkimusta pelkän sukunimen

mukaan, vaan tutkii myös sukuun kuulu-

via naisia ja heidän jälkeläisiään.

”Näin laajasti tutkimalla näkee koko

verkoston, jota pelkästään miehiä tutki-

malla ei näkisi. Tutkiessa on esimerkiksi

käynyt selville, että äidin isä ja äiti olivat

keskenään kuudensia serkkuja, vaikka

eivät sitä varmasti itse tienneet. Sukulai-

suutta ei saa selville pelkästään miehiä

tutkimalla”, toteaa Kääriäinen.

Kirkonkirjojen lisäksi Kääriäinen on tutki-

nut myös tuomiokirjoja, joista on selvin-

nyt yhtä ja toista mielenkiintoista.

”Jossain vaiheessa pelkkien nimiluette-

loiden tutkiminen alkoi tuntua tylsältä,

joten halusin löytää enemmän. Erityisen

mielenkiintoista on ollut tutkia sukulais-

ten tekemiä rötöksiä. Sieltä on selvinnyt

mielenkiintoisia elämänkohtaloita, tosin

ei kylläkään ihan lähisukulaisista”, Kääri-

äinen kertoo.

Suunnitteilla oma kirjaKääriäinen on avustanut useita tutkijoita

keräämällä heille tietoja, muun muassa

hannes sihvon ja heikki ylikankaan

teoksiin. Hän on myös lähettänyt jonkin

verran tietoja toisille sukututkijoille.

Toistaiseksi hän ei ole itse julkaissut yh-

tään teosta, mutta oman kirjan julkaise-

minen on kuitenkin suunnitteilla.

”Tarkoitus olisi jossain vaiheessa julkais-

ta kirja, jossa kokoan yhteen Kääriäisten

suvun sukuhaaroja. Noita sukuhaaroja

on useita, joten omassa suvussa riittää

yhä edelleen tutkittavaa”, tuumaa Kääri-

äinen.

teksti Ja kuva: tuire sirviö, tiedotus harjoittelija, Kansallisarkisto

Sukututkimus vei mennessään

etelä-KoReAn soulissA järjes-

tettiin mittava arkistokulttuurinäyt-

tely kesäkuussa 2010. Näyttelyn

yhtey dessä pidettiin kaksipäiväinen

seminaari ajankohtaisista arkistoky-

symyksistä. Samalla kokoontui kan-

sainvälisen arkistojärjestön Interna-

tional Council on Archivesin (ICA)

hallitus.

Arkistokulttuurinäyttelyssä oli esillä

maailman kulttuuriperintökohteita

sekä eri maiden kansallisarkistojen

asiakirjanäyttelyitä.

Maailmanperintö-osiossa Suomea

edusti Kansalliskirjaston tuottama

aineisto A.e. nordenskiöldin kartta-

kokoelmasta. Kansainvälisesti tun-

netumpia asiakirjaesimerkkejä olivat

muun muassa Gutenbergin Raamat-

tu ja Grimmin veljesten satukirjat.

Eri maiden asiakirjojaEri maiden arkistolaitosten osastoil-

la noudatettiin järjestäjien pyyntöä,

jonka mukaisesti esillä oli kunkin

maan keskeisten arkistoasiakirjojen

lisäksi sellaisia asiakirjoja, jotka ku-

vasivat maiden yhteyksiä Koreaan

eri aikoina.

Eniten esillä olivat luonnollisesti Aa-

sian maiden arkistot, mutta mukaan

mahtuivat niin Ruotsi, Unkari, Saksa

kuin Ranskakin. Korean oma osas-

to oli itseoikeutetusti laajin, ja siinä

esiteltiin maan historian eri vaiheita,

erityisesti demokratiakehitystä.

Arkistoteknisellä osastolla edustet-

tuina olleet yritykset esittelivät uu-

sinta teknologiaa niin konservoin-

nin, digitoinnin, mikrokuvauksen

kuin ohjelmistosovellustenkin rinta-

malla.

iCA tehostaa tiedotustaICA:n hallitus käsitteli istunnossaan

järjestön ajankohtaisia kysymyksiä,

kuten talouskriisin vaikutuksia jär-

jestön talouteen sekä jäsenmaksu-

järjestelmän uudistamista.

Kesän lopulla ICA julkaisee uudis-

tuneet verkkosivunsa, joiden toi-

votaan tehostavan tiedottamista ja

jäsenten yhteydenpitoa. Järjestön

eri toimielimet tuottavat itsenäisesti

sivuille tietoa ja lisäksi niiden työs-

kentelyn tehostamiseksi kehitetään

wiki- ja muita työskentelyfooru-

meita.

Kokouksessa vahvistettiin kevääl-

lä täytetyt hallituspaikat. Järjestön

uutena puheenjohtajana aloittaa

syksyllä hollantilainen Martin Be-

rendse, markkinoinnista vastaava-

na varapuheenjohtajana Vietnamin

kansallisarkiston johtaja Vu thi Minh

huong ja rahastonhoitajana Sveitsin

kansallisarkiston johtaja Andreas

Kellerhals.

teksti Ja kuvat: kentH sJöbloM, ylitarkastaja, Kansallisarkisto; ICA:n urheiluarkistojaoston puheenjohtaja ja hallituksen jäsen

Kansallisarkiston vanha tutkijasali on Seppo Kääriäiselle tuttu paikka.

19AkTi 1/2010

Arkistokulttuuria esillä Soulissa

Etelä-Korean Soul tarjosi puitteet kansainväliselle arkistokulttuuriexpolle.

20 AkTi 2/2010 21AkTi 2/2010

Rummutusta

Joseph Veltjens: Kuoleman kauppias, postillion d´amour vai Herran enkeli?

Toukokuussa pantiin Suomenkin lehdissä merkil-le Winston Churchillin verta hikeä ja kyyneleitä -puheen tasavuosipäivä. Sen sijaan lehdet vaike-nivat Churchillin suomalaisen kollegan Risto Ry-tin pari viikkoa aikaisemmin pitämästä samansi-sältöisestä puheesta.

oMAAn PidättyVäiseen tAPAAnsA Ryti edellytti maalta ja

kansakunnalta kieltäytymistä ja ponnisteluja, eikä hänellä ollut lu-

vata vastikkeeksi yhtään mitään: ”Nämä jättiläistehtävät vaativat

Suomen kansalta jättiläisponnistuksia. Ne vaativat meitä jokaista

kohdaltamme tekemään enemmän kuin ennen, kieltäytymään

paljosta sellaisesta, jota ennen olemme itsellemme voineet sallia

ja uhraamaan yhteiseksi hyväksi enemmän kuin aikaisemmin.”

Historia ei toista itseään. Se vain varioi säveltäjän tavoin, tällä ker-

taa Anders Chydenius–Adam smith -teemaa.

Rytin puhe on pysynyt piilossaJulkisuus ei ole Rytin puhetta löytänyt, vaikka sen pakotetusta

optimismista huolimatta tekstistä kuulee selvästi Rytin haudanva-

kavan äänen. Puhe pysyi kuusikymmentäkuusi (66) vuotta kätket-

tynä niinkin salaisessa paikassa kuin valtioneuvoston pöytäkirja.

Puheena – vaikka juuri keskustelu, puhe tai esitelmä oli Rytille

ominainen ilmaisumuoto ja vaikutuskeino – se ei esiinny sen

paremmin Valtioneuvoston historiassa kuin Rytin elämäkerras-

sakaan. Nykyään puhe on painettu 2006 ilmestyneeseen Rytin

päiväkirjaan, mikä ei kuitenkaan ole lisännyt sen tunnettuutta.

Kuten havaitaan, Rytin epähenkilöys on televisiogallupeista huoli-

matta jatkunut vielä YYA-Suomen jälkeenkin – kolmannen tai liitto-

tasavallan Suomessa.

Voittaja osasi ottaa nokkiinsa

Seitsemänkymmentä vuotta sitten Suomessa elettiinkin todella

vaikeita aikoja. Talvisota oli päättynyt raskaaseen rauhaan, mutta,

vaikka ei sodittu, tilanne jatkui. Entinen vihollinen oli edelleen vi-

hollinen.

Uutta turvatonta itärajaa koetettiin linnoittaa, mutta muuten Neu-

vostoliiton ärsyttämistä vältettiin kaikin keinoin. Koko valtiovallan

ulkoinen esiintyminen tapahtui "sotto voce". Maailma paloi. Balti-

alle kävi väärin.

Suomen ei tarvinnut uhitella sodan voittajaa. Se osasi ottaa nok-

kiinsa itsestäänkin.

Iso naapuri kehitteli riidan aiheita milloin mistäkin. Se ärhenteli

Ahvenanmaan demilitarisoinnista, Hangon tukikohdan kauttaku-

lusta, Petsamon nikkelistä, Suomen ja Neuvostoliiton rauhan ja

ystävyyden seurasta, sotakirjallisuudesta, presidentinvaalista...

Suomi koetti voittaa aikaa ja antoi hiljaa periksi.

Häikäilemättömiä uhkailuja Kun jatkosodan sytyttyä ”välirauhan” aikaa voitiin luonnehtia sel-

vin sanoin, purki ylipäällikkö sotilailleen – koko kansalle – valtoi-

menaan sydämensä patoutunutta kyllyyttä:

Kunniakas talvisotamme päättyi katkeraan rauhaan. Rauhanteosta

huolimatta vihollisemme on pitänyt maatamme häikäilemättömi-

en uhkailujensa ja jatkuvien kiristystensä kohteena, mikä yhdessä

rikollisen kiihoitustyön kanssa yksimielisyytemme murskaami-

seksi on osoittanut, että vihollinen ei ollut alun perin tarkoittanut-

kaan rauhaa pysyväiseksi. Tehty rauha oli vain välirauha – – –. Te

tunnette vihollisen. Te tiedätte sen jatkuvat tarkoitusperät, kotiem-

me, uskontomme ja Isänmaamme hävittämiseksi ja kansamme

orjuuttamiseksi. – – –

Suurpolitiikan suunnanmuutoksiaVälirauhan kesän 1940 lamaannuttavan näköalattomuuden ”pelas-

ti” suurpolitiikan suunnanmuutos, jonka airuena taikka sanansaat-

tajana toimi saksalainen evp-everstiluutnantti Joseph Veltjens,

joka ”siviilissä” oli aseilla kauppaa käyvä liikemies.

Asekauppa edellyttää aina likeisiä suhteita yhteen, toiseen tai

useampaan valtiovaltaan. Siksi ei ole ihme, että Veltjens sai tehtä-

väkseen toimittaa Suomeen viestin voitokkaalta Saksalta.

Sodanuhan pimeässä yössä hapuilevalle Suomen sotilas- ja val-

tiojohdolle Veltjensin loppukesäinen sanoma näyttäytyi toivoa

herättävänä valonsäteenä – jos kohta heikkona. Jotenkin pilkah-

dus symbolina muuntui metsien maassa kevätvirran ajopuuksi.

Veltjens oli lentäjä – hän kuolikin lentäjänä. Eräänlaiseen lentäjään

häntä vertasi ajopuun isäkin.

Kansainvälisessä politiikassa kaikella on hintansa.

Nimenomaan sodassa ei mitään saa ilmaiseksi.

Saksan tuki johti maailmansodan häviäjien puo-

lelle. Turpiin tuli toistamiseen ja jälkimmäinen

rökitys oli tietenkin perusteellisempi kuin en-

simmäinen. Sen poliittiset vaikutukset jatkuivat

vuosi kymmeniä.

kauttakulkusopimusta etsitään yhä Sodanvoittajan vaatimuksesta Suomi tuomitsi

syyllisiksi valitut, mutta heidän syykseen luetun

teon välikappaletta, valtioneuvoston päätöstä

taikka koko tapahtumaketjun liikkeelle pannut-

ta kauttakulkusopimusasiakirjaa etsitään edel-

leen.

1950-luvulla asiakirjattomuutta selitti osuvalla

vertauksella asiaan perusteellisesti paneutu-

nut historiantutkija, professori Arvi ”Caram-

ba” Korhonen: ”Jos enkeli Gabriel tulee tar-

joamaan taivaan lahjaa, ei pidetä kokouksia, ei

laadita pöytäkirjoja eikä tehdä päätöksiä, vaan

pyyntökin otetaan tarjouksena vastaan.”

Sotavaltion tehtävissä toimiessaan Korho-

nen oli tiedustelumies eikä hänen Kansal-

lisarkistossa olevan kamofleeratun henkilö-

arkistonsa kampaaminen ole ihan helppoa.

liekö sitä Veljensin osalta tehnyt loppuun

asti kukaan.

Kansallisarkistossa on myös Veltjensin

missioon perehtyneen ja siitä paljon pu-

huvan kirjan kirjoittaneen Martti V. terän

yksityisarkisto.

Olisiko Churchill sittenkin saanut puheen-

sa teeman Rytiltä? Kansallisarkistossa

talletteilla olevista G. A. Gripenbergin

päiväkirjoista olisi kaiketi tarkistettavissa,

jättikö Suomen lontoon-lähettiläs maan-

sa uuden hallituksen (Ryti II) ohjelman asema-

maansa edustajille, niin kuin joskus on ollut tapana.

teksti: kauko ruMPunen, tutkija, Kansallisarkisto

Ulkoministeriöstä saksalaisten kauttakuljetuksesta löytyy

paljonkin aineistoa. Esimerkkinä sopimuksen olemassaolon

suppein sanoin vahvistava Saksan ulkoministerin ilmoitus

22.9.1940. [Signum: UM 12 L Saksa 1940]

22 AkTi 2/2010 23AkTi 2/2010

Oulun maakunta-arkistossa on päättynyt projek-ti, jossa täydennettiin kuvailutiedoilla ja asia-sanoilla yli tuhannen henkilöarkiston luettelo-tietoja Vakka-arkistotietokannassa. Lopputulos mahdollistaa monipuoliset tiedonhaut yksityis-henkilöiden aineistoihin.

ihMiset oVAt tottuneet hakemaan tietoa aiheen mukaan ja

tietoverkoissa pelkästään hakusanojen avulla. Asiakirjalliselle tie-

dolle on kuitenkin ominaista, että se järjestetään ja luetteloidaan

asiakirjojen alkuperän, muodon ja tehtävän perusteella. Arkistois-

sa tiedonhaku onkin tukeutunut perinteisesti arkistonhoitajan ul-

komuistiin ja sen tueksi laadittuihin apuhakemistoihin.

Kirjastoaineistoissa tiedonhaku kohdistuu yleisimmin teosten ja

tekijöiden nimiin. Nimihaku ei yksin riitä arkistoaineistojen koh-

dalla, koska arkistonmuodostajan tai arkiston nimi harvoin kertoo

tarpeellisen aineiston tietosisällöstä tai luonteesta. Sama koskee

pitkälti arkiston rakenneosien (sarjat, arkistoyksiköt) nimiä, sillä

asiakirjojen valtavan määrän takia niitä ei voida luetteloida katta-

vasti yksi kerrallaan eivätkä rakenneosille annetut nimet välttä-

mättä kuvasta lainkaan tietosisältöä. Tämä korostaa kuvailutiedon

ja asiasanojen tärkeyttä asiakirjalliseen tietoon kohdistuvassa tie-

donhaussa.

Arkistokuvailu tarjoaa arkiston käyttäjälle arkistonmuodostajasta

ja aineistosta ne tiedot, joita tämä tarvitsee löytääkseen etsimän-

sä asiakirjallisen tiedon, kyetäkseen arvioimaan aineiston alkupe-

rää ja luonnetta ja saadakseen asiakirjat käyttöönsä. Kuvailu ei siis

kohdistu pelkästään aineistoon eikä sen tietosisältöön. Toisaalta

nimenomaan tietosisällön kuvailu on monipuolisten hakujen edel-

lytys.

kuvailu arkistolaitoksessaKuvailut laaditaan tiettyjen kuvailustandardissa määriteltyjen

sääntöjen perusteella. Arkistolaitoksen kuvailu- ja luettelointisään-

nöt valmistuivat vuonna 1996 ja asiasanoitus ohjeistettiin vuonna

2005. Aluksi arkistotietokantaan tallennettiin aineistojen perus-

tiedot ja luettelotiedot vanhojen arkistoluetteloiden pohjalta. Var-

sinaisten kuvailujen laatimista ovat hidastaneet resurssien niuk-

kuus ja koordinaation puute.

Oulun maakunta-arkistossa kuvailut on laadittu systemaattisesti

arkistoa järjestettäessä. Vuonna 2006 aloitettiin hanke, jonka ta-

voitteena on kuvailla ja indeksoida niin ennen 1990-luvun puoli-

väliä järjestetyt yksityisarkistot kuin kaikki maakunta-arkistoon

siirretyt viranomaisarkistotkin.

Testikuvailujen pohjalta laadittiin kuvailusääntöjä tarkentava oh-

jeistus, ja vuoden 2007 alusta aloitettiin yli tuhannen henkilö-,

suku- ja perhearkiston kuvailu viiden kuvailijan voimin.

Asiakkaan näkökulma mielessäKuvailijan on perehdyttävä riittävän tarkasti kuvailtavaan aineistoon

ja lisäksi hankittava muista lähteistä tietoa ennen muuta arkiston-

muodostajasta. Sen jälkeen kun aineiston alkuperä eli proveniens-

si on onnistuttu selvittämään, henkilöarkistojen kuvailu painottuu

tietosisällön kuvailuun ja indeksointiin.

Tässä työssä kuvailijan on aina pidettävä mielessä asiakkaan nä-

kökulma: onko kuvailu tai asiasana relevantti eli löytääkö asiakas

niitä käyttämällä etsimänsä tiedon. Asiakirjoja ei tulkita; se on asi-

akkaan tehtävä.

On selvää, ettei kuvailutyö onnistu ilman koulutusta ja harjoitte-

lua. Kuvailujen laadullinen ja tiedollinen yhtenäisyys edellyttää

puolestaan niiden järjestelmällistä tarkastamista. Tietosisällön

kuvailun tarkkuus ja laajuus riippuvat aineiston monipuolisuu-

desta ja tutkimusarvosta – sarjoja ja arkistoyksiköitä kuvailtaessa

myös siitä, kuinka hyvin pelkkä nimike kuvaa sarjan tai yksikön

tietosisältöä.

Arkkipiispa haussaVakka-arkistotietokannassa on käytettävissä nimihaku, joka koh-

distuu arkistonmuodostajan, arkiston, sarjan ja arkistoyksikön ni-

miin, vapaasanahaku kuvailuteksteihin sekä asiasanahaku. lisäksi

on arkistonmuodostajaluokituksesta lähtevä haku.

Etsittäessä jonkun tietyn henkilön, esimerkiksi arkkipiispa Martti

simojoen toiminnasta syntynyttä aineistoa, on järkevää aloittaa

nimihaulla (”Simojoki”). Selviää, että Martti Simojoella on Oulun

maakunta-arkistossa kaksi arkistoa. Kuvailutekstit löytyvät neljältä

eri kuvailutasolta.

Arkistonmuodostajatasolla on tietoja arkkipiispa Simojoen elä-

mästä, hänen perhesuhteistaan, työurastaan ja luottamustehtä-

vistään. Arkistotasolla kuvataan muun muassa tietosisältöä.

Selviää, että I arkisto on varsin pitkälle kirjeenvaihtoarkisto painot-

tuen piispan ja arkkipiispan vuosille, kun puolestaan II arkisto kä-

sittää muina aikoina Simojoelle saapuneita kirjeitä sekä runsaasti

käsikirjoituksia, muistiinpanoja, lehtileikkeitä ja valokuvia. Sarja- ja

yksikkötasoilta löytyy tarkentavaa tietoa.

Usea hakuvaihtoehto takaa tuloksenJos tiedonhakija etsii tietoja jostain tietystä asiasta, nimihaun rin-

nalla kannattaa käyttää muita hakuvaihtoehtoja. Vapaasanahaun

hakutulos on luonnollisesti sitä kattavampi, mitä useampaan ar-

kistoon on laadittu kuvailu.

Voidaan siis sanoa, että Oulun maakunta-arkistossa säilytettävien

arkistojen osalta hakutulos on kattava. Indeksointi on tehty ensi-

sijaisesti arkistonmuodostajatasolle (ammatit, tehtävät tai muut

toimet sekä toiminta-alue) ja arkistotasolle (tietosisältö), mutta

tarvittaessa myös sarja- ja yksikkötasoille.

Se, mille kuvailutasoille haku kannattaa kohdistaa, on tapauskoh-

taista. Koska kuvailu ja indeksointi on lähtökohtaisesti tehty ”yl-

häältä alas” -periaatteella, arkistonmuodostaja- ja arkistotasot on

aluksi syytä ottaa mukaan. Tarvittaessa hakua voi laajentaa sarja-

ja yksikkötasoille. Esimerkiksi hakusana ”lestadiolai(suus)” antaa

vapaasanahaussa arkistotasolla 65 osumaa, sarja- ja yksikköta-

soilla jo 345 osumaa.

Yllätyksellisiäkin hakutuloksiaSotalapsia koskevasta aineistosta saa asiasanahaun avulla nope-

asti selville, että Oulun maakunta-arkistossa on ester Paasiokiven

toiminnasta Oulussa Ruotsista palaavien sotalapsien vastaanotta-

jana kertynyttä aineistoa, Ruth snellmanin toiminnasta Oulussa

sotalapsien vanhempien ja ruotsalaisten kasvattivanhempien vä-

lisen kirjeenvaihdon kääntäjänä syntynyt laaja kirjejäljennöskoko-

elma sekä erään sotalapsen äidin poikansa kasvattivanhemmille

lähettämiä kirjeitä.

Asiasanahaku osui myös sosiaali- ja terveysministeriön lasten-

siirtokomitean Oulun alaosaston arkistoon, jonka vaillinainen ai-

neisto muodostuu toimiston hoitajana toimineen Katri lehtosen

haltuun jääneistä asiakirjoista, kuten Oulusta ja sen lähiseudulta

Ruotsiin ja Tanskaan vuonna 1941 lähetettyjen sotalasten kortis-

tosta. lisäksi vapaasanahaulla löytyi kaksi sotalapsen lähettämää

kirjettä ja kaksi sotalapsiin liittyvää valokuvaa.

Vakasta saadut hakutulokset tarjoavat mielenkiintoisia yllätyksiä.

Käyttämällä hakusanoja ”lähetystyö” ja ”Kiina” vapaasana- ja

asiasanahauissa selviää, että Oulun maakunta-arkistossa on jopa

kymmenen arkistoa, joista löytyy kuvauksia suomalaisten lähe-

tystyöstä Kiinassa 1900-luvun ensimmäisillä vuosikymmenillä.

Hakutulos selittyy sillä, että Suomen lähetysseuran lestadiolai-

sen haaraosaston toimipaikka sijaitsi Oulussa.

teksti: anssi laMPela, tutkija, Oulun maakunta-arkisto

OU

lUN

MA

AKU

NTA

-AR

KISTO

kuvailutietoa henkilö-arkistoista

Noin kolmasosa Oulun

maakunta-arkiston tutkijasaliin tilatuista arkisto-

yksiköistä on peräisin yksityisarkistoista. Näiden jou-

kossa selvästi suosituimpia ovat henkilöarkistot.

Arkistolaitos bloggaa ja facebookkaa

http://nakokulmiaarkistosta.blogspot.com

www.facebook.com-> Kansallisarkisto