Arkistolaitoksen asiakaslehti 3/2012

sivu 6Maailman arkistoväki

kokoontui Brisbanessa

sivu 22Arkistolaitos toi esille

vuoden 1812 tapahtumia

sivu 10Yhteinen tehtäväluokitus

lisääntyy kunnissa

2 3akti 3/2012akti 3/2012

JulkaisijaArkistolaitos

OsoiteKansallisarkisto

PL 258

00171 Helsinki

Lehden taittoMainostoimisto HINKU

PainopaikkaKopijyvä Oy

Kotisivuwww.arkisto.fi

Tilaukset ja palauteakti@narc.fi

ISSN 1798-2065

PäätoimittajaHeidi Mustajoki, Kansallisarkisto

Toimituskuntayksikönjohtaja Juhani Tikkanen, Kansallisarkisto

yksikönjohtaja Marja Pohjola, Kansallisarkisto

tutkija Pertti Vuorinen, Kansallisarkisto

johtaja Päivi Hirvonen, Jyväskylän maakunta-arkisto

ToimitussihteeriMinna Nurro, Viestintätoimisto Lumitähti

minna.nurro@pp.inet.fi

akti 3/2012 Sisältö Pääkirjoitus

Kannen kuvaKenth Sjöblom

Australialaisten ystävällinen perusasenne oli kohdal-laan myös sikäläisen kansallisarkiston päämajassa Canberrassa.

Pääkirjoituksen kuvaKansallisarkisto

Arkistot jA kirjAstot satsaavat yhä enemmän palveluittensa

markkinoimiseen ja aineistojensa käytettävyyden kehittämiseen.

Niin tekee myös arkistolaitos. Ainutkertaisia asiakirjoja on digitoitu

ja laitettu maailman kaikkien kansalaisten käytettäviksi kotisivuil-

lemme.

Astia on sähköinen tilausjärjestelmämme, joka on rakennettu

palvelemaan arkistotietojen tarvitsijoita Suomessa. Kotikoneella

tilaaminen on ollut tätä kirjoitettaessa mahdollista reilun kuukau-

den ajan, ja kokemukset siitä ovat suhteellisen positiivisia niin tie-

topalveluhenkilökunnan kuin sähköisiä palveluja käyttämään tot-

tuneiden tutkijoiden keskuudessa. Aikaisempaa tilauskäytäntöä

hiottiin toistasataa vuotta, joten antakaamme puolitoistavuotiaalle

aikaa kasvaa.

Jotta pystymme palvelemaan yhä laajempaa osaa kansasta meidän

on suunnattava huomio tiedon etsimisen helpottamiseen, hakusa-

noittamisen kehittämiseen ja Portin kaltaisten auttajien monipuo-

listamiseen. Muuten joudumme vuosittain toteamaan, että työm-

me ei ole onnistunut houkuttelemaan uusia tutkijoita saleihimme.

Tämä haaste on yhteinen niin kirjastoille kuin arkistoillekin.

Tässä lehdessä haastatellut kolme sukututkijaa ovat havainneet

saman kuin me tietopalvelussa työskentelevät: internet hurmaa,

siihen uskotaan ja sitä on mukava käyttää kotona. Kuvitelma siitä,

että kaikki tapahtunut on verkossa, leviää. Kuitenkin tosiasia on,

että suomalaisista asiakirjoista on digitaalisessa muodossa käy-

tettävissä toistaiseksi häviävän pieni osa.

Arvioidessaan rainer knapaksen kirjoittamaa Kansalliskirjastom-

me historiaa kokenut arkistojen käyttäjä Pekka tarkka nosti esille

Knapaksen arvion kirjaston kahden kulttuurin yhteiselosta. ”Tutki-

joiden ja kirjastonhoitajien yhteisössä työ perustuu kokoelmien si-

säistettyyn tuntemukseen, kun taas muistiorganisaation tekniikan

taitajat ajattelevat tietojärjestelmien palvelukykyä ja mitattavissa

olevaa yhteiskunnallista hyötyä.” (HS 23.9.2012). Jos kirjasto-sa-

nan korvaa arkistolla, ajatus on edelleen yhtä relevantti. Tietopal-

velussa työskentelevien haasteet ovat yhä vaativammat: toisaalta

on opastettava ”yhden tiedon” etsijää yhtä hyvin kuin autettava

syvälle asiakirjojen maailmaan tähtäävää tutkijaa. Työ jatkuu.

Pertti Vuorinen, tutkija, Kansallisarkisto

Tietopalvelua syksyllä 2012

3 Pääkirjoituksessa pohditaan, miten houkutella uusia

tutkijoita arkistoihin.

4 Lyhyet

6 Arkistokonferenssi Brisbanessa tarjosi ajattelemisen

aihetta identiteetti-teemasta.

8 Arkistorakentamisen monet esimerkit olivat esillä

Brisbanen arkistokonferenssissa.

9 Arkistolaitoksen koulutustoiminnassa puhaltavat

uudet tuulet.

10 Tuore gradututkielma kertoo, että yhteinen tehtävä-

luokitus on käytössä yhä useammassa kunnassa.

12 Ministeri Pertti Salolaisen arkisto saadaan tutkijoiden

käyttöön ulkopuolisella rahoituksella.

14 Kolme pitkän linjan sukututkijaa kertoo, mikä toi

heidät alun perin arkistoon.

16 Arkistouralla: arkistopäällikkö Jarmo Koistinen,

Liikennevirasto

17 Arkistolöytöjä

18 Asiakirjojen hallinnasta tulisi siirtyä tietojen hallintaan.

19 Käsitätkö?

20 Lahden kaupunki on ottanut monta askelta kohti

sähköistä arkistointia.

22 Suomessa ja Venäjällä on muistettu monin tavoin

vuotta 1812.

4 5akti 3/2012akti 3/2012

Tähän asti aineisto on ollut suvun jäsenten hallussa. Vastaanotettu

aineisto, joka sisältää mm. puolisoiden keskinäistä kirjeenvaihtoa,

valokuvia ja leikekirjoja, valottaa sekä presidenttiparin yksityiselämää

että Alli Paasikiven toimintaa ”maan äitinä” erilaisissa yhteyksissä.

Yhteensä aineistoa on noin yhden hyllymetrin verran ja siihen sisälty-

viä kirjeitä on useita satoja.

Arkisto on järjestämisen ja luetteloinnin jälkeen tutkijoiden käytettä-

vissä arkistolaitoksen pääjohtajan luvalla.

Arkistotarkastukset päättyvätArkistolaitos ei jatka tarkastustoimintaa nykyisessä muo-

dossaan vuoden 2013 alusta lähtien. Paikan päällä tehtyjen

tarkastusten sijaan tulee paino jatkossa olemaan organisaatioiden

itsearvioinnissa.

Syynä tarkastusten päättymiseen ovat arkistolaitoksen vähenty-

neet resurssit. Lähtökohtana uudistuksessa on, että viranomaiset

ymmärtävät itse hyvin hoidetun asiakirjahallinnan välttämättömyy-

den substanssitehtävien hoidossa ja oikeusturvan takaamisessa.

Tästä syystä viranomaisten on noudatettava asiakirjahallintaa kos-

kevia määräyksiä, ohjeita ja lakeja.

Arkistolaitos tulee luomaan itsearviointiin uusia työkaluja. Niiden

avulla organisaatiot voivat arvioida paremmin omaa asiakirjahallin-

taansa ja kehittää toimintatapojaan.

Arkistolaitos jatkaa edelleen viranomaisten neuvontaa, koulutusta

ja konsultointia. Akuutteihin tilanteisiin pyritään reagoimaan nope-

asti ja kehittämään toimivia ratkaisuja.

Koulutuksessa on otettu käyttöön sähköinen oppimisympäristö,

jonka avulla yhä useammat asiakirjahallinnan ammattilaiset voivat

osallistua koulutuksiin.

Sähköisten siirtojen myötä verotustietojen mikrofilmitulostus ja pa-

periarkistojen siirrot ovat jääneet verohallinnossa historiaan. VAPA-

palveluun on viety muun muassa vuosien 2006–2011 luonnollisten

henkilöiden sekä yhteisöjen tiedot.

Vuoden arkistoteko -palkinto Jukka Kukkoselle

Arkistojen päivän toimikunta on jakanut Vuoden arkistoteko

-palkinnon erikoistutkija Jukka Kukkoselle. Hänet palkittiin

merkittävästä työstä kuvallisen aineiston hyväksi ja valokuva-ar-

kistojen asiantuntijana. Kukkonen työskentelee Suomen valoku-

vataiteen museossa.

Kukkosen toimintaa on leimannut uranuurtava selvitys-, tutkimus-

ja julkaisutyö valokuvahistorian ja kuva-arkistotyön alalla. Kukko-

sen työ suomalaisen kuvallisen kulttuuriperinnön parissa alkoi

1970-luvun alussa ja on jatkunut näihin päiviin asti. Hän on ollut

luomassa tiedon traditiota suomalaiselle kuva-aineistolle ja valo-

kuvahistorialle.

Arkistojen päivän toimikunta jakoi lisäksi kaksi kunniamainintaa.

Dosentti Tuula Juvonen sai kunniamaininnan toiminnasta suku-

puoli- ja seksuaalivähemmistöjen historian keruun, tallentamisen

ja näkyväksi tekemisen puolesta. Työ on tehty yhteistyössä työvä-

enmuseo Werstaan ja Työväen Arkiston kanssa.

Toinen kunniapalkinnon saaja on filosofian lisensiaatti Harry Halén

Unholan Aitta -nimisen sarjan julkaisemisesta. Julkaisusarja si-

sältää 38 osaa ja perustuu pitkäjänteiseen, vuosikymmeniä kes-

täneeseen tutkimustyöhön arkistolähteiden parissa. Tutkielmat

perusteellisine hakemistoineen johdattelevat lukijoita monien jo

unohtuneiden kansanryhmien ja heidän vaiheidensa jäljille Suo-

messa ja Venäjällä.

Paasikivien yksityisarkistoa Kansallisarkistoon

Presidentti J. K. Paasikiven arkisto täydentyi hyvin henkilö-

kohtaisella aineistolla, kun Alli Paasikiven sisaren pojantytär

Ritva Rouhunkoski luovutti isotätinsä jäämistön Kansallisarkistoon

marraskuun alussa.

vaikutteinen arkistorakennus Turun keskustan Parkinmäelle. Tutki-

joille maakunta-arkiston ovet avattiin helmikuussa 1933.

Maakunta-arkiston merkkivuotta on juhlistettu verkkonäytte-

lyllä. Näyttely esittelee arkiston toimintaa sekä toimipistettä

ja sen muuttumista vuosien varrella. Turun maakunta-arkiston

perustamisvaiheet ja 80-vuotinen toiminta ovat osa arkistolai-

toksen historiaa, mutta ne sivuavat myös turkulaista kunnallis-

ja kulttuurielämää. Voit tutustua verkkonäyttelyyn osoitteessa

www.arkisto.fi/tma80.

Menetelmä rekisteriaineistojen säilytykseen

Arkistolaitos on kehittänyt menetelmän, jolla rekisteri- ja

tietokanta-aineistot voidaan siirtää pysyvään säilytykseen

arkistolaitokseen. Menetelmän avulla aineistot säilyvät VAPA-pal-

velussa yksinomaan sähköisessä muodossa.

Kun aineistot siirretään VAPA-palveluun ja säilytetään säh-

köisessä muodossa, voivat tutkijat käyttää niitä monipuoli-

semmin. Aineistoa on muun muassa helpompi ryhmitellä ja

tilastoida. Arkistolaitoksen verkkosivuilla on tarkempi ohje aineis-

tojen siirtämiseen VAPA-palveluun. Löydät ohjeen osoitteesta

www.arkisto.fi/lyh/?rekisterit.

Sähköisiä verotietoja arkistolaitokseenVerohallinto on syksyn aikana siirtänyt verotustietoja sähköi-

sen säilyttämisen VAPA-palveluun. Tiedot on siirretty verohal-

linnon tietojärjestelmästä suoraan online-siirtona arkistolaitokseen.

Rauman merimiehistä väitöstutkimus

Kansallisarkistossa erityisavustajana työskentelevä Jari

Lybeck väitteli marraskuussa tohtoriksi Turun yliopistossa.

Tutkimuksen aiheena oli Rauman merimiesväestö 1800-luvun

puolivälissä.

Inspiraation aiheeseen hän sai omalta isältään, joka työskenteli

merimiehenä. Tutkimuksessaan Lybeck keskittyi merimiehiin ja

heidän perheisiinsä. Tästä näkökulmasta ei merihistoriaa juuri

ole tarkasteltu.

”Merimiesväestö oli sisäisesti jakautunutta. Osa oli ’aristokrati-

aa’ ja osa taas eli avustuksien varassa”, Lybeck kertoo. ”Päällystö

oli sosiaalisesti paljon tavallisten merimiesten yläpuolella. Eri-

tyisesti tämä piti paikkansa aluksen päällikköön, ’jumal taevas,

kapten laevas’”.

Lähdemateriaalin hän hankki pääasiassa Turun maakunta-arkis-

tosta, jossa säilytetään Rauman merimieshuoneen arkistoa.

Myös museoiden ja Åbo Akademin kokoelmat tarjosivat lähde-

aineistoa tutkimukseen.

Kansallisarkistossa Lybeck kir-

joittaa arkistolaitoksen 200-

vuotishistoriaa. Tutkimuksessa

hän selvittää, millainen vai-

kutus laitoksella on ollut tut-

kimukseen ja yhteiskuntaan

historiansa aikana. Juhlavuotta

vietetään vuonna 2016.

Turun maakunta-arkisto täytti 80 vuottaTurun maakunta-arkiston perustamisesta tuli kesäkuussa

kuluneeksi 80 vuotta. Virallisesti Turun maakunta-arkisto

perustettiin valtioneuvoston päätöksellä 9.6.1932. Samana vuon-

na valmistui arkkitehti Yrjö A. Waskisen suunnittelema klassillis-

Lyhyet

Jari Lybeck teki väitöskirjaa isänsä muistoa vaalien.

TiMo HulKKo

JuH

AN

i Kle

Mi

Turun maakunta-arkisto kätkee sisäänsä lähes 20 hyllykilometriä asiakirjoja.

Jukka Kukkonen työhuoneessaan Suomen valokuvataiteen museossa 1998.

KA

NsA

llis

AR

Kis

To

Presidentin rouva Alli Paasikivi jakoi palkintoja lasten kesäleirillä Marielundissa vuonna 1955.

ViR

Ve

lA

usT

elA

/ s

uo

Me

N V

Alo

Ku

VATA

iTe

eN

Mu

se

o

6 7akti 3/2012akti 3/2012 7

IdentIteettIä KäsIteltIIn muun muassa Australian alku-

peräisasukkaiden näkökulmasta useammassakin alustuksessa.

Asiaan tuli myös lisävalaistusta asiakirjanäkökulmasta Brisbanen

jälkeen Canberrassa, jossa vietin muutaman päivän tutustumassa

tarkemmin Australian arkistotoimen organisoitumiseen.

Australialaisten suhde saaren alkuperäisiin asukkaisiin on todet-

tu varsin monimutkaiseksi kokonaisuudeksi. Konferenssin aluksi

Auntie Carol Curry toivotti meidät tervetulleeksi kansansa maille

pitämään konferenssia ja toi näin alkuperäisasukkaiden terveh-

dyksen ja hyväksynnän konferenssillemme. Anteeksipyyntö aikai-

sempien vuosien julmasta kohtelusta esitettiin virallisesti vasta

vuonna 2009.

Varastetut sukupolvet pakkoadoptoitiinMyöhään tullut virallinen anteeksipyyntö on laiha lohtu, kun ote-

taan huomioon, että tuhansia alkuperäisiä australialaisia vietiin

pois perheistään kasvamaan ”parempiin olosuhteisiin” vuosina

1860–1960. ilmiötä kutsutaan nimellä stolen Generations.

Pakkoadoptiot eivät koskeneet vain alkuperäisasukkaita, vaan

myös muuten heikoiksi katsotuista lähtökohdista kotoisin olevia

lapsia vietiin pois vanhemmiltaan. lisäksi ns. child migrant -ilmiö

oli olemassa. Tällä tarkoitettiin, että esimerkiksi englannissa tai

Maltalla orpokodeissa olevia lapsia siirrettiin Australiaan White

Australia Policyn hengessä. Tämän politiikan ideana oli muun mu-

assa säännöstellä ei-valkoista maahanmuuttoa Australian mante-

reelle.

Valtava osa perheistään erotettuja lapsia oli kuitenkin alkuperäis-

kansojen edustajia. Yksi kuuluisimpia kauhun paikkoja oli Ballara-

tin orpokoti, jossa lapset joutuivat kohtaamaan henkistä, fyysistä

ja seksuaalista väkivaltaa. Perimmäisenä ideana oli katkaista las-

ten suhde alkuperäiseen identiteettiinsä, mikä ei tosin käynyt niin

helposti kuin aatteen puuhamiehet ja -naiset ajattelivat.

Pakkoadoptiota ei käsitelty Australiassa vuosiin. sittemmin on-

gelma on tunnistettu, joskaan sen laajuudesta ei välttämättä ole

kenelläkään aavistusta.

7

Identiteetti teemana Brisbanen arkistokonferenssissaInternational Council on Archives eli ICA järjesti kansainvälisen arkistokonferenssin Australian Bris-banessa 20.–24.8.2012. Neljän vuoden välein pidettävän konferenssin teemoista yksi oli identiteetti.

Kaukaisten kollegojen terveisiäICA:n seminaariin osallistui yli tuhat arkistoalan ammatti-

laista ympäri maailmaa, Argentiinasta Zimbabween saakka.

Tässä muutaman kaukaisen kollegan terveiset suomalaisille

arkistoalan ammattilaisille:

Kuka olet?

Anne Naupa, chief archivist

Missä työskentelet?

Vanuatun Kansallisarkistossa.

Mikä on ollut Brisbanen arkisto-

päivien tärkein anti?

Kaikki on tuntunut mullistavalta ja

mielenkiintoiselta! Uusien ihmisten

tapaaminen on ollut jännittävää, samoin eri haasteista kes-

kusteleminen. Kuriositeettina minua jäi vaivaamaan kiina-

laisten ongelmat hankkia pätevää arkistoväkeä töihin.

Mitä haluaisit sanoa suomalaisille kollegoillesi?

Terveisiä Vanuatulta! Teknologia on siitä ihanaa, että

voimme olla yhteydessä arkistopäivien ulkopuolellakin!

Kuka olet? Mpho Ngoepe, lecturer

Missä työskentelet?

Etelä-Afrikan yliopistossa informaa-

tiotutkimuksen laitoksella.

Mikä on ollut Brisbanen arkisto-

päivien tärkein anti?

On ollut mielenkiintoista kuulla

kaupallisten yhteistyötahojen kuten

Googlen hyödyntämisestä arkistomaailmassa. Wikileaks on

herättänyt paljon keskustelua uudesta näkökulmasta.

Mitä haluaisit sanoa suomalaisille kollegoillesi? Dumela!

Kuka olet?

Julia Waters, records manager

Missä työskentelet?

Queenslandin museossa.

Mikä on ollut Brisbanen arkisto-

päivien tärkein anti?

Päivillä on korostunut kulttuuriperin-

tölaitosten eli kirjastojen, arkistojen

ja museoiden yhteistyön tärkeys. Meihin luotetaan edelleen.

Jotta tämä luottamus säilyy, digitointia ei pidä kiirehtiä

liikaa.

Mitä haluaisit sanoa suomalaisille kollegoillesi?

Lämpimästi tervetuloa Queenslandiin ja Australiaan.

Tietojen löytyminen ison työn takanaongelma on se, että arkistot ovat hyvin hajanaisia ja niihin on pai-

koin vaikea päästä käsiksi. lisäksi osa arkistoista on tuhottu asian-

osaisten suojelemiseksi, mikä tuntuu arkistonäkökulmasta varsin

erikoiselta lähestymistavalta. Korostettakoon, että tuhoajina olivat

paikallisviranomaiset, eivät arkistoinstituutiot.

Arkistonhoitajalta vaaditaan suurta proaktiivisuutta ja osaamista,

jotta halutut tiedot perheistään erotetuista lapsista löydetään.

Australian arkistoviranomaiset ovat tehneet erinomaisia hakute-

oksia, joiden avulla tiedon lähteitä voi kartoittaa. Hyvin usein tieto

jää kuitenkin löytymättä, mikä on surullista sekä arkistonhoitajan

että ennen kaikkea omaisiaan etsivän henkilön kannalta.

Jotta esimerkiksi orpokodissa tapahtuneen väkivallan takia nos-

tettu oikeusjuttu voi menestyä oikeusasteissa, tarvitaan valtavan

tarkat tiedot:

• Päivämäärän tarkkuudella hyväksikäytön ajankohta.

• Päivämäärän tarkkuudella ajankohta, jolloin trauma on

alkanut oireilla.

• Tarkka kuvaus hyväksikäytöstä ja tapahtumista.

Kun kokemus on traumaattinen ja tapahtunut lapsuudessa vuosi-

kymmeniä aikaisemmin, voi vain kuvitella, kuinka hyvin yllä oleviin

kysymyksiin kyetään vastaamaan oikeussalikelpoisesti. Arkiston-

hoitajalta vaaditaankin ylimääräisten virkakilometrien juoksemis-

ta, jotta mahdollisimman moneen kysymykseen saadaan vastaus

ja oikeus voi toteutua.

teksti ja kuvat: Aino Heikkinen, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

Mikäli tarkempi matkakuvaus Brisbanen seminaarista kiinnostaa,

suosittelen Ritva Toivosen artikkelia liikearkistoyhdistyksen Faili-

lehdessä 3/2012.

Pääkuva: Australian vaakuna, jonka mukaan on nimetty ruokalaji

Coat of Arms. Siinä on puolet emun- ja puolet kengurunlihaa.

Alla: Australian kansallisarkiston pihalla konferenssivieraita

tervehti paikallinen papukaija.

8 9akti 3/2012akti 3/2012

Jatkuu sivun 21 lopussa.

Arkistorakentamisen uusia tuulia esiteltiin kong-ressissa yhtenä teemakokonaisuutena. Esillä olivat lähinnä Ranskan, Saksan ja Korean arkis-tolaitosten uusimmat rakennushankkeet, arkis-tojen tekniset vaatimukset, olosuhdesuositukset sekä niiden seurantakäytännöt. Myös luonnon-katastrofeja ja arkistojen varautumista niihin kä-siteltiin.

RAnsKA olI jälleen vAhvAstI esIllä. Ranskassa kansal-

lisarkisto on saanut hiljattain kolmannen rakennuksen, joka sijait-

see Pierrefitte-sur-seinen alueella, 10 km Pariisin keskustasta.

Kansallisarkiston aineistot on päätetty sijoittaa kolmeen paikkaan;

Pariisin historialliseen arkistokeskukseen aineistot Ranskan val-

lankumoukseen saakka, erikoisaineistot Fontainebleaun arkistoon

(1969) ja aineistot vallankumouksen jälkeiseltä ajalta nykypäiviin

Pierrefitteen.

Muutto Pierrefitteen käynnistyi kuluvan vuoden heinäkuussa. Al-

kuvaiheessa sinne siirretään 220 hyllykilometriä kahdesta muusta

em. arkistokeskuksesta, jonka jälkeen vapaata tilaa jää vielä 100

hyllykilometriä, minkä on laskettu riittävän 30 vuodeksi. Tutkijapal-

velu käynnistetään ensi vuonna 320-paikkaisessa tutkijasalissa.

Rakennus on kooltaan vaikuttava, 60 000 m². sen suunnittelussa

Ranskan kansallisarkiston uusi rakennus Pierrefittessä.

Arkistorakentaminen esillä Brisbanen kongressissa

on rakenteellisin keinoin (paksut seinät, vähävetinen betoni) pyrit-

ty aikaansaamaan mahdollisimman turvalliset säilytysolosuhteet.

Paloturvallisuudessa on päädytty vesisumu-sammutusjärjestel-

mään.

Arkistosäilytyksen kustannukset puhuttavatRanskassakin on jo pitkään pohdittu arkistosäilytyksen kustan-

nusten vähentämistä. olosuhteiden stabiiliusvaatimusta on lie-

vennetty niin, että nyt hyväksytään lämpötilan aikaisempaa suu-

rempi vaihteluväli + 16 – 23 °C ja suhteellisen kosteuden tavoite

on välillä 45–55 %. Tärkeää on kuitenkin välttää suuria poikkeamia

ja äkillisiä muutoksia. lisäksi korostetaan olosuhteiden hallintaa

tiloittain, ei pelkästään koko rakennuksen puitteissa. Myös raitisil-

man osuuden mitoitusta on pienennetty.

Vasta valmistunut departementin arkisto lillessä (les Archives

Départementales du Nord) on esimerkki arkistorakennuksesta,

joka tuottaa itse tarvitsemansa energian. Rakennus on varustet-

tu mm. aurinkokennoilla ja kattopuutarhalla. Ranskassa on pyritty

hyödyntämään myös vanhoja historiallisia rakennuksia arkisto-

käytössä, lähinnä paikallisarkistoissa.

saksassa on jo 1970-luvulta lähtien kehitelty arkistorakentamisen

energiataloudellisia malleja. Kuuluisa esimerkki tästä on Kölnin

kaupunginarkiston rakentaminen 1970-luvun alussa.

Arkistolaitoksen koulutustoiminnassa puhalta-vat uudistuksen tuulet: tänä syksynä on otettu käyttöön sähköinen oppimisympäristö, ja ensi vuonna koulutuksen sisältöjä ja toteutusta yh-denmukaistetaan entistä enemmän.

ARKIstolAItos on ottAnut syKsyllä 2012 käyttöön säh-

köisen oppimisympäristön. ensimmäiseksi sen välityksellä on to-

teutettu asiakirjahallinnon ja arkistotoimen peruskurssi, jonka ovat

tuottaneet yhteistyössä Kansallisarkisto ja Hämeenlinnan maakun-

ta-arkisto. Tämän lehden ilmestyessä kurssi on jo loppusuoralla.

Kurssi on koostunut kahdesta lähiopetusjaksosta ja niiden välillä

verkkoympäristössä toteutettavista välitehtävistä. Mukanaolo ope-

tusjaksoilla ja hyväksytysti tehdyt välitehtävät oikeuttavat perustut-

kinnon suorittamiseen. erillistä loppukuulustelua ei enää tarvita.

Verkko tuo uusia haasteita oppimiseenPeruskurssin suorittaminen edellyttää opiskelijalta itseopiskelua

ja vastuunottamista, koska osittain verkkokurssina toteutettuna

luentotunnit puolittuvat. lähiopetusjaksoilla käsitellään yhdessä

keskeisimmät asiat asiakirjatiedon elinkaaren kaikista vaiheista, ja

oppimisaineisto on verkkoympäristössä aiempaa laajempi. Kurssiko-

konaisuudesta pitää pystyä näin ollen löytämään keskeisimmät asiat.

Verkossa sekä opiskelijoilla että opettajilla on entistä paremmat

mahdollisuudet yhteistyöhön. Perinteisillä peruskursseilla op-

pimistilanteessa on noin 30–50 henkilöä, joista osa on rohkei-

ta osallistujia ja osa hiljaisia. Näin ollen moni kysymys voi jäädä

askarruttamaan mieltä. oppimisympäristön pitäisi alentaa kysy-

mysten ja keskustelujen kynnystä. Verkko-opettajana toimiminen

puolestaan edellyttää koko kurssin kestävää ja tiivistä yhteistyötä

opiskelijoiden kanssa.

RoDeo/lAsse KRisTeNseN

RANsKAN KANsAllisARKisTo

Arkistolaitoksen koulutustoiminta uudistuu

Tietoja vuoden 2013 kurssitoiminnasta ensi vuonna arkistolaitos yhdenmukaistaa koulutussisältöjään

ja koulutuksen toteutusta entistä enemmän. Peruskurssi uudis-

tetaan ja käyttöön otetaan uusi koulutustuote, asiakirjahallinnan

peruskurssi, johon yhdistetään asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

peruskurssi ja sähköisen asiakirjahallinnon peruskurssi. uusi pe-

ruskurssi toteutetaan osittaisena verkkokoulutuksena.

Teemapäivät keskittyvät muutoksenhallintaan: kuntaorganisaa-

tioiden muutosten vaikutukset asiakirjahallintaan ja sähköinen

asiakirjahallinta muutostilanteissa. lisäksi yksi teemapäivä on

suunnattu sosiaali- ja terveydenhuoltoon, jossa vaiheittain otetaan

käyttöön Kelan eArkisto ja valmistaudutaan KansAn eli kansalli-

sen sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttöönottoon.

Oppia ajasta ja paikasta riippumatta oppimisympäristön kautta voidaan tarjota oppimis- ja koulutuspal-

veluja entistä paremmin ajasta ja paikasta riippumatta tiedonhallin-

nan parissa työskenteleville. Arkistolaitos pyrkii edistämään erityi-

sesti työssä ja työn ohessa tapahtuvaa oppimista ja pätevöitymistä.

Näin tuetaan oppijien yksilöllisiä oppimispolkuja ja -taitoja.

teksti: Raili Oittinen, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

ARKIstolAItos jäRjestää julkishallinnon organisaa-

tioille koulutusta, jonka tavoitteena on tuottaa valmiuksia

tiedonhallinnan tehtävien hoitamiseen. Vuosittain järjes-

tetään lähes 50 koulutustilaisuutta, joihin osallistuu noin

2 000 henkilöä. Perusosaamisen lisäksi erityisenä haas-

teena on edistää organisaatioiden valmiuksia siirtyä säh-

köiseen toimintaympäristöön.

10 11akti 3/2012akti 3/2012

Yhteisen tehtäväluokituksen ja eAMS:n käyttöönotto kiinnostaa kunnissa

Jyväskylän yliopistossa alkuvuodesta 2011 teh-dyn kyselyn mukaan kuntien yhteinen tehtä-väluokitus oli käytössä kaikkiaan 70:llä vas-tanneista 204 kuntaorganisaatiosta. Sen sijaan sähköisen arkistonmuodostussuunnitelman eli eAMS:n käyttäjiä löytyi vain 13 kuntaorganisaa-tiosta. Kyselyn toteutti artikkelin kirjoittaja Ans-si Heikkilä pro gradu -työtään varten.

veRRAttunA ARKIstolAItoKsen vuonna 2009 toteutta-

maan kyselyyn olivat kuntien yhteisen tehtäväluokituksen käyttä-

jämäärät nousseet 26 kunnallisesta organisaatiosta 70 käyttäjään.

Tämä osoittaa kuntien yhteisen tehtäväluokituksen käytön lisään-

tyneen merkittävästi viime vuosina. suurin muutos on kuitenkin

tapahtunut niiden kuntaorganisaatioiden joukossa, jotka eivät ai-

emmin edes suunnitelleet kuntien yhteisen tehtäväluokituksen

käyttöönottoa. Vuonna 2011 näitä organisaatioita oli enää viisi.

Tilanne on hyvin samanlainen eAMs:n kohdalla. sen käyttöönot-

toa ei harkitse enää kuin 20 kuntaorganisaatioita aiemman 94 si-

jaan. Voikin sanoa kuntien yhteisen tehtäväluokituksen ja eAMs:n

lyöneen itsensä läpi kuntaorganisaatioiden tietoisuuteen.

Vuoden 2009 tilanteeseen verrattuna eAMs:n käyttäjämäärän li-

sääntyminen on kuitenkin jäänyt vähäiseksi. Tämän taustalla on

se, että moni kuntaorganisaatio on haluton katkaisemaan vanhaa

arkistoaan ennen kuin on varmistunut siitä, että yhteinen tehtä-

väluokitus ja eAMs ovat varmasti käyttöönoton vaivan arvoisia ja

käyttökelpoisia.

Moni vastaaja halusikin ensin kuulla muiden kokemuksia eAMs:n

käytöstä ja/tai kokeilla miten yhteinen tehtäväluokitus soveltuu

oman organisaation toimintaan. osa halusi myös ensin varmis-

tua, että arkistolaitoksen VAPA-järjestelmä avataan kuntaorgani-

saatioille.

Valmis luokitus houkuttaa lähes puolet yhteistä tehtäväluokitusta käyttävistä kuntaorgani-

saatioista oli ottanut käyttöönsä valmiin kolmitasoisen luokituk-

sen. Alemmille tasoille menevät tarkennukset pitäisi arkistolai-

toksen mukaan tehdä omassa organisaatiossa, mutta tähän ei

useimmilla kuntaorganisaatioilla ole haluja tai resursseja. Kunta-

yhtymät ovat myös huomattavan usein tyytyneet pelkästään pää-

tehtävätason luokitteluun. Kuntayhtymät keskittyvät usein tiet-

tyihin toimintoihin, jolloin niille olisi hyödyksi suppeampi, mutta

tarkemmin omaan toimialaan keskittynyt tehtäväluokitus.

Kaikissa kuntaorganisaatioissa nähtiin kuntien yhteisen tehtävä-

luokituksen ja arkistolaitoksen tekemän eAMs-perusmallin käytön

ongelmina niiden epätasapainoisuus, osin myös soveltumatto-

muus oman organisaation toimintoihin. Perusmallin ongelmat joh-

tuvat paljolti sen perustumisesta yhteiseen tehtäväluokitukseen.

Kuitenkin suurimpana ongelmana nähtiin puutteet sekä luokituk-

sen ja perusmallin käytönohjauksessa että yleisissä resursseissa.

Käytännön ohjeistusta toivotaan lisääMoni kuntaorganisaatio toivoo paljon enemmän käytännön oh-

jeistusta ja arkistolaitoksen jalkautumista maakuntiin opastamaan

luokituksen ja perusmallin käyttöä.

samalla toivotaan, että kuntaorganisaatioiden johto saataisiin mu-

kaan eAMs-hankkeeseen. Valitettavan monen vastaajan huolena

on se, ettei johto arvosta eikä ymmärrä asiakirjahallinnon merki-

tystä. Tämä näkyy sitten asiakirjahallinnon henkilö- ja taloudellis-

ten resurssien puutteena.

Arkistopiirillä merkitystä käyttöönotossaArkistopiiri vaikuttaa yhteisen tehtäväluokituksen ja eAMs:n käyt-

töönottoon. Hämeenlinnan maakunta-arkiston ja Kansallisarkiston

vaikutuspiiriin kuuluvista vastaajista yli puolet oli ottanut yhtei-

sen tehtäväluokituksen käyttöön ja noin joka viides käyttää myös

eAMs:aa. Tämä ei ole yllätys, sillä tehtäväluokitusasiat kuuluvat

Kansallisarkistolle, jolloin tehtäväluokituksen ja eAMs:n opastuk-

sesta vastaava henkilökunta löytyy Helsingistä.

Muiden arkistopiirien alueella kuntien yhteinen tehtäväluokitus

oli käytössä vähintään joka neljännellä. Ainoan poikkeuksen muo-

dostaa Turun maakunta-arkiston piiri, jossa yhteisen tehtäväluoki-

tuksen käyttö oli alle neljäsosan. Tämä voi selittyä sillä, että Turun

maakunta-arkisto ei ole ollut asian suhteen kovin aktiivinen.

Yleensäkin maakunta-arkistojen aktiivisuus kuntien yhteisen teh-

täväluokituksen ja eAMs:n suhteen vaikuttaa varmasti molempi-

en käyttöönottoon arkistopiirin alueella. Turun maakunta-arkiston

piiriin kuuluu myös paljon pieniä kuntia, joilla ei ole ollut tarvetta

siirtyä heti kuntien yhteiseen tehtäväluokitukseen.

Alle 10 000 asukkaan kunnat kommentoivat usein, että niiden

mielestä yhteinen tehtäväluokitus ja eAMs on suunnattu enem-

män suurille kunnille, eikä niitä näin ollen ole koettu tarpeellisiksi.

Kuntien yhteisen tehtäväluokituksen käytössä erottuu arkistopii-

reistä edukseen Mikkelin maakunta-arkiston alue. Tämä selittyy pal-

jolti sillä, että Mikkelistä löytyy sähköinen arkisto kuntien käyttöön

-hanketta (sARKK) vetävän Kuntien Tiera oy:n toimipiste. Myös

oulun maakunta-arkiston alueella jo yhdeksän kuntaorganisaatiota

oli alkuvuonna 2011 ottanut yhteisen tehtäväluokituksen käyttöön.

Kuntien yhteisen tehtävä- luokituksen ja eAMS:n käyttö arkistopiireittäin.

Kuntia pitäisi rohkaista eAMS:n käyttöön

Toisaalta eAMs:n kohdalla maakuntien käyttöönotot ovat jääneet

muutamaan yksittäistapaukseen. Tähän olisi arkistolaitoksen syy-

tä puuttua, vaikkapa kierrättämällä luokitus- ja eAMs-osaajia eri

maakunta-arkistoissa opastamassa yhteisen tehtäväluokituksen

ja perusmallin käyttöä. Aktissa 2/2012 esitetty arkistolaitoksen

mahdollinen organisaatiomuutos, jossa piirijaosta ollaan siirty-

mässä matriisimaiseen toimintatapaan, voisi helpottaa yhteisen

tehtäväluokituksen ja eAMs:n osaamisen leviämistä.

teksti: anssi Heikkilä, arkistonhoitaja, Pohjolan Voima -konserni

Kuntien yhteinen eAMS Vastaajia tehtäväluokitus käytössä kaikkiaan käytössä arkistopiireittäin

hMA/KA 27 11 50

joMA 5 0 20

jyMA 3 0 10

MMA 9 1 23

oMA 9 0 35

tMA 6 0 34

vMA 11 1 32

yhteensä 70 13 204

Artikkeli perustuu Anssi heikkilän

toukokuussa 2012 Jyväskylän yliopis-

tossa valmistuneeseen pro gradu

-työhön "Kuntaorganisaatioiden nä-

kemykset kuntien yhteisestä tehtävä-

luokituksesta sekä sähköisestä arkis-

tonmuodostussuunnitelmasta", joka

on saatavilla sähköisesti osoitteessa:

http://urn.fi/URN:NBN:fi:jyu- 201205241725.

12 13akti 3/2012akti 3/2012

Ministeri Pertti Salolaisen arkisto siirtyy Kansallisarkistolle. Laajan ja merkittä-vän aineiston järjestäminen toteutetaan Snellman-säätiön rahoituksella. Niukko-jen toimintaresurssien aikana tällainen yhteistyö on lähes ainoa tapa saattaa aineistot tutkijoiden käyttöön kohtuulli-sessa ajassa.

MInIsteRI PeRttI sAlolAInen on luovuttanut Kan-

sallisarkistolle laajan yksityisarkistonsa. se sisältää niin

virkauraan kuin yksityiselämään liittyvää aineistoa noin

parikymmentä hyllymetriä.

Muistelmiaan salolainen ei aio kirjoittaa. Kun arkisto on

järjestetty, avautuu se luvanvaraisesti tutkijoiden käy-

tettäväksi. salolaisen omien sanojen mukaan vaaditaan

suurta siviilirohkeutta antaa eletty elämänsä vieraisiin

käsiin. Kansallisarkiston huomaan hän on kuitenkin

muistiinpanot ja moninaiset dokumentit rohjennut an-

taa.

Ura Arkadianmäellä ja maailmallaMinisteri salolainen kertoo numeron kahdeksan näy-

telleen merkittävää roolia urallaan. Kahdeksan vuoden

sykli on toteutunut sekä ministerinä, suurlähettiläänä

että erilaisten valiokuntien jäsenenä ja puheenjohtaja-

na. Nyt meneillään olevan toimikauden päättyessä salo-

lainen tulee olleeksi kansanedustajana peräti 35 vuotta.

Työuransa alkuvuosina kauppatieteiden maisteri salo-

lainen työskenteli Yleisradion uutistenlukijana, talous-

ohjelmien toimittajana ja tuottajana, BBC:n toimittajana,

Ylen lontoon kirjeenvaihtajana ja sTK:n osastopäällik-

könä. uraan mahtuu myös kahdeksan vuotta suomen

lontoon suurlähettiläänä.

Kansainvälisten tehtävien, politiikan ja lukuisten luotta-

mustointen ohella salolainen on toiminut myös Kokoo-

muksen puheenjohtajana. Hengästyttävän monipuoli-

nen ansioluettelo herättää kunnioitusta.

lAsse J. lAiNe

Salolainen on ollut kiinnostunut luonnosta

ja ympäristönsuojelusta koko ikänsä.

Ministeri Pertti Salolaisen arkisto kuntoon ulkopuolisella rahoituksella

KAnsAllIsARKIsto on jo PItKään tehnyt yhteistyötä

yksityisarkistojen luovuttajien kanssa aineistojen saattami-

seksi käyttökuntoon. Käytännössä tämä on tarkoittanut sitä,

että luovuttaja tai sitä lähellä oleva taho on rahoittanut arkis-

ton järjestämisen. Työn on tehnyt Kansallisarkiston valitsema

ammattilainen Kansallisarkiston ohjauksessa ja valvonnassa.

Tällaisen proaktiivisen yhteistyön tarve, jossa luovuttaja ottaa

vastuuta arkistonsa järjestämiskustannuksista, tulee yhä tär-

keämmäksi arkistolaitoksen resurssien niukentuessa. Tavoit-

teena on, että varsinkin yhteisötoimijoiden arkistojen järjes-

täminen ja kuvailu tapahtuu arkistolaitoksen kustannuksella

vain poikkeustapauksissa.

teksti: MaRja POHjOla, yksikönjohtaja, Kansallisarkisto

Yhdessä arkistot kuntoon

Mukana Suomen historian käännekohdassaeräs suomen valtiollisen historian merkittävimpiä käännekohtia

on ollut suomen liittyminen euroopan unioniin. Ministeri salo-

lainen toimi tuolloin suomen neuvotteluvaltuuskunnan johtajana

sekä suomen eTA- että eu-sopimusten pääneuvottelijana. Pitkät

ja haasteelliset neuvottelut eivät olleet kivuttomia salolaiselle yk-

sityishenkilönäkään. uhkailun ja häirinnän taltuttamiseen tarvittiin

jopa suojelupoliisin turvatoimia.

Arkistoaineistossa on runsaasti dokumentaatiota, muistiinpanoja

ja tiedotusvälineiden uutisointia tapaamisista ja neuvotteluista lu-

kuisten poliittisten merkkihenkilöiden kanssa.

Ympäristöasioiden pioneeriMinisteri salolainen arvioi olleensa eduskunnan ensimmäinen

vihreä perustettuaan 1970-luvulla eduskunnan ympäristö- ja luon-

toryhmän. Hänen kiinnostuksensa luontoon ja luonnonsuojeluun

alkoi jo varhaisina poikavuosina. Jopa salolaisen ylioppilasaine kä-

sitteli luonnonsuojelua.

salolainen toi suomeen kansainvälisen WWF-järjestön tasan 40

vuotta sitten. Hän on ollut merkittävä neuvottelija lukuisten kan-

sallispuistojen ja suojelualueiden perustamisvaiheissa. luonnon-

puolustajan osa ei aina ole ollut helppo – vihamiehiä on riittänyt

tälläkin saralla.

Rakkaus ja kunnioitus luontoa kohtaan ilmenevät myös salolaisen

läpi iän jatkuneessa harrastuksessa, valokuvauksessa. erämaan,

villieläinten ja luonnonilmiöiden kuvaaminen eri puolilla maailmaa

on ollut vastapainoa yhteiskunnalliselle ja poliittiselle työlle. Mi-

nisterin otoksia on nähty useissa valokuvanäyttelyissä ja luonnon-

suojelukohteiden hyväksi järjestetyissä myyntitilaisuuksissa.

Pertti Salolaisen Pohtiolammella kuvaama komea kalasääksi.

Kuvassa ministeri

Pertti Salolainen ja

tutkija Vesa-Matti

Ovaska tarkastele-

vat aineistoa. AN

NA

-le

eN

A s

olH

AG

eN

)

Kansallisarkistoon luovutetussa arkistossa on luontokuvia käsitte-

leviä lehtileikkeitä sekä kansalaisten lähettämiä kirjeitä ja vetoo-

muksia. salolaisen ottamat luontokuvat eivät kuitenkaan sisälly

luovutettuun aineistoon.

Kiinnostava arkisto jälkipolville Arkiston järjestäminen kestää kymmenen kuukautta. Kronolo-

gisesti ja osin aihepiireittäin ryhmitelty aineisto helpottaa arkis-

tonjärjestäjän työtä. urakan valmistuttua voidaan arkiston aarteita

käyttää monentyyppiseen tutkimukseen, mutta vain luovuttajan

luvalla. Mielenkiintoinen aineisto on varmasti hyvä inspiraation

lähde vaikkapa väitöskirjaa suunnittelevalle tutkijalle.

teksti: anna-leena sOlHagen, tiedottaja, Kansallisarkisto

14 15akti 3/2012akti 3/2012

tutKIjAPAlvelIjAnA olen työskennellyt haastateltavien

kanssa vuosikymmeniä. Varhaisimmat muistoni ovat Ritva Tat-

tarista. sukututkijalegenda, oikeusneuvosmies Pentti j. voipio

järjesti vuonna 1979 silloisen Valtionarkiston luentosalissa neu-

vottelutilaisuuden, jossa me jonkinlaista korvausta vastaan suku-

tutkimustyötä tekevät neuvottelimme laatuvaatimuksista ja ehkä

myös palkkioista. Ritva oli jo kokenut tekijä luultavasti kaikessa

muussa paitsi laskutuksessa: hän teki työtä Pentin lailla rakkau-

desta sukututkimukseen.

Kuinka kiinnostuit sukututkimuksesta?

”Jo koululaisena sain tutustua oman sukuni asiakirjoihin. sieltä

juurtaa kiinnostukseni menneisyytemme tutkimukseen”, kertoo

irja Manninen.

Tuula saarisen alku oli proosallisempi: ”Kun olin kansakoulun

ensimmäisellä luokalla, haukuttiin minua mustalaisen kakaraksi.

Menin tätini puheille ja sain tietää, että isoäitini äiti Maija Gre-

ta Ahonen oli ollut samannäköinen kuin minä. Vuosien jälkeen

päätin aloittaa sukututkimuksen nimenomaan hänen taustansa

selvittämiseksi.”

Ritva Tattari kertoo, että hän sai isältään 10-vuotislahjaksi Pikku

Jättiläisen. Hän selaili sitä ja löysi viiden sukupolven kaavakkeen,

jota alkoi täyttää välittömästi. ”Kului kymmenen vuotta. olin eng-

Arkistoaikakauslehti Aktissa ja sen edeltäjässä Arkistoviestissä on haastateltu säännöllisesti oman alamme ammattilaisia. Entäpä ne, joiden vuoksi työtämme teemme? Kolme Kansallis-arkiston uskollista asiakasta, rouvat Irja Man-ninen, Tuula Saarinen ja Ritva Tattari kertovat, kuinka heistä tuli sukututkijoita ja muistelevat kokemuksiaan arkistoista. Kaikki kolme ovat jul-kaisseet aktiivisesti, ja ura jatkuu edelleen.

Kolme uskollista Kansallisarkistossa

lannissa kahden vuoden ajan ja tutustuin siellä erääseen perhee-

seen. Heillä oli suuressa hallissa iso sukutaulu, jossa esiteltiin su-

vun juuret Wilhelm Valloittajaan saakka. se lisäsi mielenkiintoani

myös omia juuriani kohtaan.”

ensimmäinen vierailusi arkistossa?

Ritva Tattari kertoo tulleensa silloiseen Valtionarkistoon ensimmäi-

sen kerran kesällä 1976. ”en tuntenut ketään, jolta olisin voinut

kysyä, miten siellä työskennellään. Vastaanotto oli hyvin ystävälli-

nen. Puhelinkeskusrouva kehotti merkitsemään nimeni vieraskir-

jaan, se oli silloin keskuksen luona. Tutkijasaliin tultuani virkailija

Kaarina Zetterberg opasti minua ns. mustien kirjojen pariin ja

myöhemmin mikrofilmien käyttöön. Hän kehotti kääntymään on-

gelmissa aina virkailijoiden puoleen.”

Myös irja Manninen kertoo aloittaneensa arkistotutkimuksensa

vuonna 1976. Kokemukset olivat Ritvan kaltaiset. erityisenä huo-

miona hän kertoo, että ns. vanha tutkijasali oli silloin hyvin tyhjä,

etenkin iltaisin. Arkisto oli avoinna tuohon aikaan maanantaista

perjantaihin klo 8–20 ja lauantaisin klo 8–16.

Tuula saarinen kertoo jääneensä eläkkeelle 1992 ja uskaltautu-

neensa heti saman vuoden syksyllä Kansallisarkistoon. sen hän

koki pelottavaksi. Tuula ihmetteli hiljaisuutta, joka vallitsi tutkijasa-

leissa.

”Aina en heti ymmärtänyt olla puhumatta, enkä ymmärtänyt, mik-

si en saanut ottaa kahta mappia pöydälleni – olinhan ollut sihteeri-

nä ja tiesin, kuinka tärkeää on pitää mapit järjestyksessä. Nyt sen

käsitän. Apua olen saanut aina, kun olen sitä pyytänyt”, hän sanoo.

Mielenkiintoisin maakunta tutkia juuriasi?

”uusimaa”, vastaa irja Manninen ykskantaan.

”Keski-suomi on mieluisin alueeni tutkia sukuani, vaikka esivan-

hempiani on toki muualtakin suomesta. Muuttoliike ja esimerkiksi

perukirjat kiinnostavat minua erityisesti”, kertoo Tuula saarinen.

Ritva Tattari on sitä mieltä, että Ala-satakunta on mukavin alue

samoilla sukujuurien parissa. Hänen isänsä suku on loimaalta.

sukututkimuksen edellytykset ovat muuttuneet paljon viime vuo-

sikymmenien aikana. Rouvat ovat yksimielisiä siitä, että internetin

merkitys sukututkimukselle on ollut valtava. se on valitettavasti

näkynyt myös arkistojen ja kirjastojen tutkijasaleissa.

”Vain tarkistuksien vuoksi pitää tulla Kansallisarkistoon, ja tieten-

kin tapaamaan silloin muita sukututkijoita. Kaikkia lähteitä ei tie-

tenkään ole tavoitettavissa internetin avulla, joten arkistovierailut

ovat edelleen tarpeellisia”, miettii Tuula saarinen.

toiveesi sukututkijana arkistolaitokselle?

”Toivon, että arkistolaitos vaatisi saada kaikki sata vuotta van-

hemmat ja miksei nuoremmatkin kirkonkirjat tutkijoiden vapaasti

käytettäviksi. Avoimuutta ja yhteisöllisyyttä, sitähän kirkkokin toi-

tottaa piispoja myöten”, Ritva Tattari lausuu.

”olen löytänyt paljon virheellisiä tietoja. esimerkiksi internetissä

tutkittaessa on tulkittu väärin syntyneiden, vihittyjen ja kuolleiden

tietoja. Arkistolaitoksen toimipisteissä pitäisi olla laatikko, jonne

voisi laittaa korjauksia ja tutkimusvinkkejä genealogikollegoille.

Tämä voisi nopeuttaa virheellisten sukujohtojen korjaamista.”

”Toivoisin myös, että arkisto tiedottaisi enemmän aineistoista,

jotka voivat kiinnostaa sukututkijoita. olen tutkinut 30 vuotta ja

vieläkään en tiedä mitä kaikkea täältä voi löytyä”, hän jatkaa.

Tuula saarinen toteaa myös, kuten tuhannet tutkijakollegansakin,

että sukututkijoiden pitäisi päästä tutkimaan myös sata vuotta

nuorempia kirkonkirjoja.

”Kuinka nykyään voi enää olla tuomittavaa avioliiton ulkopuolel-

la syntyneen lapsen alkuperän kirjaaminen tai seurakuntalaisen

mahdollinen poliittinen kanta? Jokainen nykyihminen ymmärtää,

että parasta on, että lapsia syntyy, ja äänestäminen on jokaisen

kansalaisvelvollisuus poliittisesta kannasta riippumatta”, hän ko-

rostaa.

teksti: PeRtti vuORinen, tutkija, Kansallisarkisto

kuvat: Heidi MustajOki, Kansallisarkisto

Kansallisarkisto on Tuula Saariselle, Ritva Tattarille

ja Irja Manniselle paitsi paikka tutkia, myös tilaisuus

tavata ystäviä ja vaihtaa kuulumisia.

Mustat kirjat olivat ensimmäisiä asiakirjoja, joihin Ritva Tattari tarttui aloittaessaan sukututkimuksen.

16 17akti 3/2012akti 3/2012

Väyliä pitkinMIten sInustA tulI ARKIstoAlAn AMMAttIlAInen?

Yleisin vastaus tähän kysymykseen taitaa olla sattumalta. Niin se

on minunkin kohdallani. Historianopintojen loppuvaiheessa sain

tutkimusapulaisen paikan, kun Merenkulkulaitos kirjoitutti histo-

riaansa professori yrjö Kaukiaisella. Työtä tehdessäni huomasin

viraston arkiston kaipaavan huolenpitoa. Niinpä kirjoitin johdolle

muistion, että voisin tehdä yhden kesän töitä arkistossa ja pistää

sen kuntoon. Vähänpä silloin vielä tästä alasta tiesin.

MIllAIsIA ovAt nyKyIset työtehtäväsI?

Tällä hetkellä toimin liikenneviraston arkistopäällikkönä. Asiakirja-

ArkistourallaArkistouralla-palstalla eri organisaatioissa työskentelevät arkistoalan ammattilaiset

kertovat urastaan ja työstään. Tässä numeros-sa puheenvuoron saa Liikenneviraston arkis-topäällikkö Jarmo Koistinen. Liikennevirasto aloitti toimintansa vuoden 2010 alussa, ja siinä yhdistyivät Tiehallinto, Ratahallintokes-kus ja Merenkulkulaitoksen väylätoiminnot.

16 AKTi 3/2012

aineistoa on noin kuusi hyllykilometriä ja lisäksi 350 000 karttaa

ja piirustusta. Meillä on arkistotiimi, johon kuuluu lisäkseni kolme

arkistonhoitajaa sekä tällä hetkellä kaksi korkeakouluharjoittelijaa.

olemme ulkoistaneet rata- ja vesitiepiirustusarkistojen käyttö- ja

hoitopalvelun. Tehtäviini kuuluu muun muassa viraston arkistotoi-

men kehittäminen. Tärkeimpänä asiana näen tällä hetkellä edel-

tävien virastojen toimintatapojen ja mallien yhdenmukaistami-

sen liikenneviraston toimintatavoiksi. Työn iloa lisäävät asialleen

omistautuneet tiimiläiset.

MIten dIGIAIKA on MuuttAnut työtäsI?

Digiaikaan siirtyminen on osaltaan helpottanut tiedon löytymistä,

mutta väyläinfra-aineistosta iso osa on vielä perinteisinä teksti-

asiakirjoina tai piirustuksina. Aiemmissa tehtävissä olin voimak-

kaasti mukana asianhallintaratkaisujen kehittämisessä. olen aina

nähnyt alamme laaja-alaisena analogisen ja digitaalisen tiedon

parissa työskentelynä enkä yhteen tietopalvelusektoriin lukittuna.

Aiemmassa virastossa olin rakentamassa tietopalveluille yhden

luukun periaatetta, ja uudistuksen myötä haave siirtyi mukanani

liikennevirastoon.

uRAllesI on osunut useItA MeRKIttävIä oRGAnIsAA-

tIouudIstuKsIA. MIten ne heIjAstuvAt ARKeen?

Aloittaessani Merenkulkulaitoksessa se oli toipumassa tie- ja ve-

sirakennushallituksen vesitietoimialan liittämisestä Merenkulku-

laitoksen väylätoimintoihin. Toimintojen ja erilaisten organisaatio-

kulttuurien yhteensovittamiseen meni jokunen vuosi. sittemmin

Merenkulkulaitoksesta erotettiin omiksi liiketoiminnoikseen jään-

murto ja muut aluspalvelut sekä luotsauspalvelu.

Toistaiseksi viimeisin organisaatiouudistus oli kokoluokaltaan jo-

tain aivan muuta. Aluksi olin puheenjohtajana ministeriön nime-

ämässä tietopalvelujaoksessa, jonka tehtävänä oli alustavasti

suunnitella tietopalvelut uusille virastoille. saimme aikaiseksi kat-

tavan yhteenvedon eri virastojen tilanteista. seuraavaksi kuuden

viraston edustajat jakautuivat kahdeksi ryhmäksi, joista toinen

aloitti liikenteen turvallisuusviraston ja toinen liikenneviraston

tietopalveluiden aloitusvalmiuden suunnittelun. olin jäsenenä

turvallisuusviraston ryhmässä ja vedin liikenneviraston ryhmää

projektipäällikkönä. siinä oli ehkä elämäni hektisimmät neljä kuu-

kautta. ilman todella ammattimaista porukkaa ja venymistä aloi-

tusvalmiutta ei olisi saavutettu.

MIten yhteIstyö ARKIstolAItoKsen KAnssA sujuu?

Arkistolaitoksen kanssa on aina ollut helppoa tehdä yhteistyötä.

uran alkutaipaleella kaipasin keskitettyä suunnittelua esimerkiksi

diaarikaavojen osalta. Nyttemmin tähän tarpeeseen on osittain

vastattu sähköisen asianhallinnan kehitystyössä (eAMs). Joskus

mietin, mikseivät virastojen arkistoluettelotkin voisi olla arkisto-

laitoksen ylläpitämässä pilvessä tiedonhakua helpottamassa. Tä-

mäkin ajatus on tietojeni mukaan etenemässä arkistolaitoksen

sisällä.

JARMO KOISTISEN KOTIALBUMI

JARMO KOISTISEN KOTIALBUMI

1700-luvulta peräisin olevat perinnöksiostoasia-kirjat ovat harvinaisia ja arvokkaita.

Ämmien kanssa veneessä, daamin kera keinussa vIIPuRIn KAuPunGInARKIston arkistonhoitajan Kaarle

soikkelin vuonna 1916 laatima arkistoluettelo oli aarrekarttana-

ni tehdessäni arkistokaivauksia Naisvuoren uumenissa Mikkelin

maakunta-arkistossa. Viipurin maistraatin arkiston kätköistä, van-

haan arkistoluetteloon tunnisteella J ii 7 merkitystä paperinyytistä

kuoriutui esiin asiakirjanippu, joka sisälsi 1700-1800-luvun vaih-

teessa kirjoitettuja ja jäljennettyjä runoja.

Näiden pääasiassa romanttisten ja uskonnollisten säkeiden jou-

kosta löytyi myös tuntemattoman tekijän todennäköisesti 1800-lu-

vun alussa laatima, selvästikin miehille suunnattu Drottningholm

spelet -niminen lautapeli.

Pelaajan tehtävänä on purjehtia noppaa heittäen mahdollisimman

nopeasti pitkin Mälarenia Tukholman keskustasta Drottninghol-

min linnaan. Matkallaan halki Tukholman saariston pelaaja joutuu

kohtaamaan erilaisia kommelluksia.

Hän pistäytyy krouveissa ja saa kokea sulokkaita hetkiä daamin

kanssa keinuen. långholmenilla matkalaista vaanivat tulliviran-

omaiset ja saarella sijainneen kehruuhuoneen naiset aiheuttavat

ruman välikohtauksen tunkeuduttuaan veneeseen. Myös ilkeä

kohtaaminen Mariebergissa kapakoitsijan vaimon kanssa ja pit-

käksi venyvä tapaaminen tyttöjen seurassa Hässingenin saarella

hidastavat matkan tekoa.

Hoppukaan ei tosin ole aina hyväksi. Maalin jo häämöttäessä liian

vauhdikas eteneminen voi aiheuttaa kumoon purjehtimisen ja pe-

listä pois putoamisen.

Kokeile itse merimiestaitojasi ja nosta ankkurit ylös! Reittiohjeet ovat seuraavat:

17

Palstalla esitellään arkistojen kätköistä löytyneitä kuriositeetteja.

Arkistolöytöjä

teksti: JAri oinonen, tutkija, Mikkelin maakunta-arkisto

nro 1 tukholmanro 3 viivähdät kalastajan luona yhden heittovuoron ajan. sakkoa yksi piste.nro 6 skuutti purjehtii nro:on 11.nro 7 smedsudden. sakkoa yksi piste. nro 9 hinaaja hinaa nro:on 11.nro 12 långholmenin tulli. sakkoa kolme pistettä.nro 14 ämmiä veneessä, ruma tapaaminen. Mene takaisin nro:on 5.nro 16 lotja pysyy ankkurissa yhden heittovuoron ajan.nro 19 sluuppi purjehtii nro:on 25.nro 21 Mariebergin krouvi. sakkoa neljä pistettä.nro 23 Kapakoitsijan vaimo veneessä, ilkeä kohtaaminen. Mene takaisin nro:on 12.nro 25 lilla hässingen. sakkoa viisi pistettä.nro 29 Metsästäjän luona odotetaan yhden heittovuoron ajan.nro 31 stora hässingen. sakkoa kuusi pistettä. nro 33 viivyt tyttöjen luona neljän heittovuoron ajan. sakkoa kahdeksan pistettä.nro 36 hässingsgrundet. Pysähdyt kahden heittovuoron ajaksi.nro 38 härkä kiskoo nro:on 41.nro 39 daamin kanssa keinumassa. Pysähdy yhden heittovuoron ajaksi.nro 41 ekensbergin krouvi. sakkoa seitsemän pistettä.nro 45 hägersten ohitetaan. nro 46 Björnholmen ohitetaan.nro 52 Kumoon purjehtimisen vuoksi putoat pois pelistä. nro 55 Krankholmen ohitetaan.nro 58 Pettersberg ohitetaan. nro 59 drottningholm. Peli voitetaan.

MIKKELIN MAAKUNTA-ARKISTO

Tukholman ympäristön kartta, W.M. Carpelan (1817).

TuK

Ho

lMA

N K

Au

Pu

NG

iNA

RK

isTo

18 19akti 3/2012akti 3/2012

Mikkelin ammattikorkeakoulu järjesti lokakuun alussa seminaarin, jossa käsiteltiin paljon puhut-tua teemaa julkisen hallinnon palveluiden kehit-tämisestä ja asiakirjahallinnan – tai nykyisin mie-luummin tiedon hallinnan – linkittymisestä tähän kehitystyöhön.

AsIAKIRjAhAllInnAstA tIetojen hAllIntAAn -seminaa-

rin useimmissa esityksissä nousi esille tunnettu tosiasia asiakirja-

hallinnon lainsäädännön vanhentuneisuudesta ja vaikeuksista ke-

hittää sähköistä toimintaympäristöä tietolähtöisesti. Asiakirjojen

hallinnasta tulisi siirtyä tietojen hallintaan. seminaari keräsi noin

sata kuulijaa.

Selvitys listaa kehittämistoimiaseminaarissa julkaistiin julkishallinnon asiakirjahallinnon lain-

säädännön ja toiminnan uudistamista käsittelevä selvitys, jonka

Mikkelin ammattikorkeakoulu oli tilannut itä-suomen yliopistol-

ta. Professori tomi voutilaisen selvityksessä käsitellään laajasti

muun muassa arkistolaitoksen sähköisen asiakirjahallinnon kehit-

tämistä.

Arkistolaitoksen katsotaan vieneen asiakirjahallinnon pysähtynyt-

tä kehitystä eteenpäin. Arkistolaitoksen tavoitteet julkisen hallin-

non tiedonhallinnan yhdenmukaistamiseksi ja kehittämiseksi ovat

selvityksen mukaan olleet perusteltuja ja kehitystyökin suhteelli-

sen tuloksellista. siitä huolimatta keinoissa olisi toivomisen varaa.

selvityksen johtopäätöksissä esitetään kymmenen ideaa lainsää-

dännön ja asiakirjahallinnon ohjeistuksen muuttamiseksi. Niitä

ovat esimerkiksi asiakirjahallinnon ohjausvastuiden selkiyttämi-

Professori Tomi Voutilainen vaati puheen-

vuorossaan toimenpiteitä julkisen hallin-

non tietojen hallinnan tehostamiseksi.

Seminaari pohti siirtymistä asiakirjahallinnasta tietojen hallintaan

nen, lainsäädännön ja käsitteiden uudistaminen, säilytysvastuiden

määrittely ja julkisen hallinnon tehtäväluokitusten yhdenmukais-

taminen.

Ne kaikki ovat kannatettavia ja niitä arkistolaitos on korostanut

sähköisen asiakirjahallinnon kehittämisessään, ohjauksessaan ja

koulutuksessaan. Julkisen hallinnon yhteiset asianhallinnan mää-

ritykset olisivat enemmän kuin tervetulleita; niitä olisi tarvittu jo

kauan sitten.

Lainsäädäntö perustuu paperiasiakirjoihinlainsäädännön jälkeenjääneisyys näkyy muun muassa arkistolai-

toksen jokapäiväisissä ohjaus- ja norminantotehtävissä. Näitä teh-

täviä on hyvin vaikea, toisinaan jopa mahdotonta hoitaa nykyisen

lainsäädännön mukaisesti, koska sen käsitteet ja toimivaltuudet

eivät vastaa nykyistä toimintaympäristöä.

Arkistolaitoksen toimivalta sähköisessä toimintaympäristössä on

hyvin kapea, mutta siltä odotetaan hyvin monenlaista ohjausta ja

MiK

Ke

liN

AM

MAT

TiKo

RK

eA

Kou

lu

eAMS, TOS ja TOJARKIstonMuodostussuunnItelMA on asiakirja-

tiedon elinkaarihallinnan suunnittelun ja ohjauksen väline,

joka perustuu organisaation toiminnan ja tehtävien analyy-

siin. sen tavoite on ohjata arkiston muodostumista ana-

logisten asiakirjojen elinkaarihallinnassa. Viranomaisten on

pidettävä arkistonmuodostussuunnitelmaa, josta selviävät

tehtävien hoidon yhteydessä kertyvät asiakirjat sekä niiden

säilytysajat ja -tavat.

sähköisessä toimintaympäristössä on voitava osoittaa tie-

don syntymisen konteksti ja varmistettava, että asiakirja-

tieto täyttää alkuperäisyyden, eheyden, luotettavuuden ja

käytettävyyden vaatimukset. eAMs on sähköinen arkiston-

muodostussuunnitelma, joka ohjaa asiakirjatiedon muodos-

tumista, käsittelyä, hallintaa ja säilyttämistä operatiivisissa

järjestelmissä. eAMs perustuu organisaation tehtäväluoki-

tukseen ja siinä kuvataan organisaation tehtävät, tehtävien

käsittelyvaiheet, asiakirjatiedot ja asiakirjatyypit sekä niiden

oletusmetatietoarvot (säilytysajat, julkisuusluokka, salassa-

pitoajat, käyttöoikeudet yms.).

eAMs:n rinnakkaistermi on tiedonohjaussuunnitelma eli

Tos. se lanseerattiin arkistolaitoksen vetämässä eAMs-

hankkeessa, mutta aluehallinnon uudistamishankkeen asia-

kirjahallintaryhmässä se esitettiin ensimmäistä kertaa julki-

sesti.

Tietojärjestelmänä eAMs on tiedonohjausjärjestelmä eli

ToJ. sähköinen tiedonohjaus ulotetaan kaikkiin tietojärjes-

telmiin, joissa asiakirjatietoa käsitellään. Tietojärjestelmän

ja tiedonohjauksen kesken välitetään tehtäväluokitukseen

liittyviä metatietoarvoja. Niiden lisäksi välitetään tietoja kä-

sittelyvaiheista, niihin liittyvistä asiakirjatyypeistä ja metatie-

toarvojen määräytymiseen liittyvistä käsittelysäännöistä.

teksti: kaRin gRef, tutkija, Kansallisarkisto

KäsitätköPalstalla arkistolaitoksen asiantuntijat avaavat alan termistöä.

tukea asiakirjahallinnan ja tiedonhallinnan kehittämisessä. Käytän-

nössä arkistolaitos on ainoa taho, joka tekee organisaatiokohtais-

ta ohjaustyötä. Vaikka lainsäädäntö perustuu paperiasiakirjojen

hallintaan ja operoi asiakirjan käsitteellä, ei asiakirjoja säilytetä

niiden muodon tai paperin takia, vaan sen takia, että niiden tieto-

sisällöllä on merkitystä.

Vanhentuneet käsitteet vaikeuttavat työtäVanhentunut lainsäädäntö näkyy muun muassa siinä, että arkisto-

laitoksen on hankalaa valmistella sähköisten tietojen käsittelyyn,

hallintaan ja säilyttämiseen liittyviä normeja. erityisesti arkistolais-

sa määritellyt käsitteet eivät vastaa nykyistä toimintaympäristöä,

joten normien kirjoittaminen on hyvin haasteellista. Palveluissa ja

tietojärjestelmissä on otettava huomioon pysyvä säilytys ja tieto-

jen käytettävyys sähköisessä toimintaympäristössä.

lainsäädäntö on vaikuttanut myös siihen, että sähköisiä palvelui-

ta on kehitetty siilomaisesti ja asiakirjapohjaisesti, jolloin ei ole

syntynyt toivottuja palveluketjuja eikä toiminta ole tehostunut.

Päällekkäinen arkistointi on ongelma, kun arkistonmuodostaja on

organisaatio eikä tehtävä. Tietojärjestelmät ovat edelleen paperi-

sen ja sähköisen tiedonhallinnan sekoituksia.

on todella tärkeää, että asiakirjahallinnan ja tiedonhallinnan kehit-

tämistä koskevat ohjausvastuut saadaan linjattua ja että ne keski-

tetään yhteen ministeriöön. samalla arkistolaitoksen asema säh-

köisen tiedonhallinnan kehittäjänä ja ohjaajana täsmentyy.

lainsäädännön uudistaminen ja asiakirjahallinnon ohjausvastui-

den selkiyttäminen on viranomaisyhteistyötä. sen takia ammatti-

korkeakoulun järjestämässä seminaarissa ei voinut välttyä ihmet-

televiltä kommenteilta, miksi ammattikorkeakoulu ajaa tällaista

asiaa. Professori Voutilaisen mukaan selvitystyöllä on haettu työ-

kaluja, jotka käynnistävät lainsäädännön muuttamista koskevan

keskustelun.

teksti: Päivi HaPPOnen, tutkimusjohtaja, Kansallisarkisto

Julkisen hallinnon yhteiset asianhallinnan määritykset olisivat enemmän kuin terve-tulleita.

20 21akti 3/2012akti 3/2012

Lahden kaupunki on tehnyt vuodesta 2006 al-kaen aktiivista työtä asiakirjojen sähköisen ar-kistoinnin kehittämiseksi. Tavoitteena on saada arkistolaitoksen lupa sähköiseen säilyttämiseen vuoden 2013 alusta.

MonIvAIheIsen työn tuloKsenA lahti käynnisti vuosi sit-

ten ensimmäisenä suomen kunnista sähköisen säilyttämisen

lupaprosessin myös pysyvästi säilytettäville asiakirjoille. luvan

saamisen edellytyksenä oleva monivaiheinen testaus- ja selvi-

tystyö on lahdessa jo pitkällä. Marraskuussa 2012 suoritetaan

esiauditointi, jossa arvioidaan kaupungin tietoturvan tasoa sekä

tietojärjestelmien sÄHKe2-vaatimusten toteutumista.

Visiona paperiton asiakirjahallinto lahden kaupunginaktuaari Pertti Kurimo on ollut koko ajan muka-

na sähköisen arkistoinnin kehittämisessä ja kertoo, että visiona on

jo monien vuosien ajan ollut pääsy paperittomaan asiakirjahallin-

toon. Näin säästettäisiin huomattavasti työaikaa, materiaalia sekä

arkistotiloja.

Kansallisarkisto ja kuntaorganisaatiot tiedostivat sähköisen ar-

kistoinnin edellyttämän tehtäväluokittelun ja arkistonmuodos-

tussuunnitelmien (eAMs) – nykyiseltä nimeltään tiedonohjaus-

suunnitelmien (Tos) – laadintatyön mittavaksi urakaksi, joten

Kansallisarkisto käynnisti kuntien yhteisen eAMs-hankkeen.

Lahden kaupunki etenee kohti sähköistä arkistointia

lahden kannalta hanke käynnistyi oikeaan aikaan, sillä sähköisen

arkistoinnin Tos-laadintatyön tarve todentui, kun lahden entinen

asianhallintajärjestelmä tuli tiensä päähän ja edessä oli uuden jär-

jestelmän hankinta ja käyttöönotto.

eAMS-hanke vei asiaa eteenpäin Kansallisarkisto asetti 12.6.2007 kuntien eAMs-hankkeen, jonka teh-

tävänä oli laatia kunnallisille organisaatioille sähköistä tiedonhallintaa

ja asianhallintaa ohjaava sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma

(eAMs). Projektin oli määrä saada työnsä päätökseen 30.6.2008.

Kansallisarkiston edustaja toimi projektiryhmän puheenjohtajana ja

jäseniksi kutsuttiin suurimpien kaupunkien arkistopäälliköt tai vastaa-

vat. lahtea edusti kaupunginaktuaari Kurimo.

Projektissa lähdettiin tekemään kunnille yhteistä tehtäväluokitusta,

laatimaan prosessikuvauksia ja asiakirjoille metatietoja. Prosessien

laadinta jaettiin eri kaupungeille. lahden osalle tuli osa sivistystoi-

mesta, osa taloushallinnosta ja useita tehtäviä tekniseltä toimialalta.

”Projektiryhmän asettamisen myötä alkoi tuntua realistiselta tavoit-

teelta, että pian päästään sähköiseen arkistointiin”, kertoo Pertti Ku-

rimo.

Ajanpuute koitui hankkeen kohtaloksiKansallisarkiston ja kuntien yhteinen eAMs-hanke toteutui ajan-

puutteen vuoksi vain osittain. Työn tuloksena saatiin kuntien yh-

teinen tehtäväluokitus kolmelle alatasolle vietynä. lisäksi saatiin

eAMs-lomakepohjia, joissa kuntien tehtävät ja niissä syntyvät kä-

sittelyvaiheiden ja asiakirjojen metatiedot ovat luonnostasolla ja

osa hyvinkin vajavaisesti kuvattuja. Tehtäväluokitus ja eAMs-mallit

ovat edelleen Kunta iT:n portaalissa nähtävänä.

lahden kaupunki ja Kansallisarkisto olivat tehneet tiivistä yhteistyötä

kuntien eAMs-hankkeessa. sen päätyttyä syntyi ajatus lyödä lah-

den ja Kansallisarkiston ”hynttyyt yhteen” ja tehdä yhdessä kuntien

eAMs valmiiksi. Projektisuunnitelma laadittiin 11.3.2009, mutta hank-

keelle ei saatu rahoitusta eikä projekti siten koskaan alkanut.

Lahti jatkoi TOS-työtä omin voimin lahti ei kuitenkaan antanut periksi, vaan jatkoi syksyllä 2009

eAMs/Tos-laadintatyötä entisillä työryhmillä. Kaupunkiin oli han-

kittu uusi asian- ja asiakirjahallinnan järjestelmä ja se oli saatava

käyttöön. Tämä ei ollut mahdollista ilman tiedonohjaussuunnitel-

mia (Tos).

”Totesimme kuitenkin tässä vaiheessa, että jos ikinä haluamme

saada Tos-kuvaukset tehdyiksi, meidän on saatava ainakin yksi

päätoiminen henkilö koordinoimaan, ohjaamaan ja saattamaan

Tos-laadintatyö valmiiksi. Vaatimuksena oli laaja-alainen kunta-

alan käytännön työn sekä arkistotoimen ja atk:n osaaminen. Tässä

tehtävässä aloitti tammikuussa 2010 asiakirjahallinnon suunnitteli-

ja helena Mattsson”, kertoo Pertti Kurimo.

Vuoden 2010 alusta lahden uudelleenorganisoitu Tos-työ käyn-

nistyi ripeästi ja sen tuloksena uusi asianhallintajärjestelmä otet-

tiin vaiheittain käyttöön 1.5.2010 alkaen.

Nyt menossa ylläpito ja laadunvarmistus”Nyt järjestelmä on käytössä kaikilla kaupungin toimialoilla mu-

kaan lukien kirjaaminen sekä kokousasioiden ja kokousasiakirjojen

hallinta. Tos-laadintatyössä on siirrytty ylläpito- ja laadunvarmis-

tustyöhön”, kertoo Helena Mattsson.

”Kiireistä urakkatyötä tämä reilu kahden vuoden työrupeama on

ollut, mutta motivaatiota ja innostusta on riittänyt. olemme saa-

neet koottua hyvän, oman tehtäväalueensa osaajista koostuvan

Tos-työryhmän. lisäksi yhteistyö Kansallisarkiston ja muiden alan

toimijatahojen kanssa on ollut erinomaista”, kiittelee Mattsson.

lahden Tos-työ on mahdollista ostaa tuotepakettina, sillä lahti on

tuotteistanut sen.

”Koska meiltä tiedusteltiin Tos-työmme tulosten saatavuutta

muiden kuntien käyttöön, niin päädyimme tuotteistamaan ja hin-

noittelemaan sen. Työn määrä on ollut todella mittava ja vaatinut

monen henkilön työpanoksen”, toteaa Helena Mattsson.

teksti: Helena MattssOn, asiakirjahallinnon suunnittelija ja PeRtti kuRiMO, kaupunginaktuaari, Lahden kaupunki

kuva: senni anttOnen, Lahden kaupunki

jatkuu sivulta 8

”Kohti paperitonta arkistoa”, toteavat kaupunginaktuaari Pertti Kurimo ja asiakirjahallinnon suunnittelija Helena Mattsson.

siitä on saanut nimensä ns. Kölnin malli, jolle on tunnus-

omaista painovoimainen ilmanvaihto ja tuplaseinät vähen-

tämään ulkoilman vaikutusta. Rakennuksessa oli ilman-

vaihtoa varten myös pienet ikkunat. Rakennuksella oli

sittemmin surullisen tunnettu kohtalo.

Kölnin mallia on kuitenkin toteutettu toistaiseksi suhteelli-

sen vähän. Vuonna 1991 valmistunut landesarchiv schles-

wig-Holsteinin arkistorakennus noudattelee Kölnin mallia

muuten, mutta ilmanvaihto ja raitisilman osuus on vähen-

netty minimiin. Myös uusi liittovaltion arkisto Berliinissä

on toteutettu Kölnin mallin periaattein. Rakennuksen ulko-

seinissä on kaksoisrakenne ja hyvä eristys. Makasiineissa

on koneellinen ilmastointimahdollisuus, jota käytetään kui-

tenkin vain tarvittaessa, esimerkiksi lämpötilan noustessa

yli 21 °C:een.

Erilaisia vaatimuksia sovitellaan Tällä hetkellä keskustellaan ilmastoinnin vaatiman ener-

giantarpeen vähentämisen ja toisaalta turvallisten sisä-

ilmasto-olosuhteiden saavuttamisen yhteensovittamisesta.

Passiivienergiamalli on tullut suhteellisen hitaasti arkisto-

rakentamiseen, mutta sen käyttö yleistyy ja nyt puhutaan

plus-energiamallistakin. Passiivienergiamallia edustava

saksin osavaltion arkisto Dresdenissä kuluttaa lämmi-

tykseen 13 kWh/m² vuodessa. Vertailtaessa rakennus-

ten energiankulutusta on toki otettava huomioon alueen

maantieteellinen sijainti; jo Pohjois- ja Keski-euroopan vä-

lillä on merkittäviä ilmastoeroja.

Puhuttaessa arkistorakennusten energiankulutuksesta

keskitytään yleensä vain makasiinitiloihin. Arkistoraken-

nuksessa on kuitenkin paljon muita tiloja, kuten toimisto- ja

tutkijatilat, joiden energiatalous on myös otettava huomi-

oon. Tutkijakäynnit ovat digitoinnin vaikutuksesta yleisesti

vähentyneet, mutta tutkijatiloja tarvitaan arkistoissa vielä

pitkään. uusia tilatarpeita aiheuttavat digitointia odottavien

aineistojen varastointi sekä niiden kunnostus ja puhdistus.

Arkistorakennusten erityispiirteenä on pitkä elinkaari, jo-

ten kestävän kehityksen periaatteet sopivat erinomaisesti

arkistorakentamiseen. Tärkeää on ottaa huomioon myös

tilojen muunneltavuus tulevia tarpeita varten. Mutta sääs-

töhaasteiden keskellä arkistoammattilaisten tehtävien prio-

riteetti, asiakirjallisen kulttuuriperinnön säilymisen varmis-

taminen, on kaikissa tilaratkaisussa edelleen se olennaisin

asia.

teksti: jORMa vaPPula, suunnittelujohtaja, Kansallisarkisto

21AKTi 3/2012

22 23akti 3/2012akti 3/2012

Kuluvan vuoden aikana Suomessa ja Venäjällä on muistettu suurvaltapoliittisesti merkittävää vuotta 1812. Arkistolaitos on ollut aktiivisesti mukana järjestämässä erilaisia juhlatapahtumia, jotka ovat saaneet runsaasti näkyvyyttä myös mediassa.

Kun suoMI vuonnA 1809 liitettiin autonomisena suuriruhtinas-

kuntana Venäjän keisarikuntaan, näytti uuden ”kansakunnan” tule-

vaisuus vielä hyvin hämärältä. suomen autonomiaa 1780-luvulta

lähtien ajaneelle Georg Magnus sprengtportenille ja hänen hen-

genheimolaisilleen se oli vuosikymmenien määrätietoisen politiikan

täyttymys.

Kansan enemmistöä muutos kuitenkin epäilytti. Vuosisatainen yh-

teys Ruotsiin oli katkennut ja uskollisuutta piti nyt osoittaa venäläi-

sille, joita vastaan oli juuri käyty verinen sota. Armeijan pääosa oli

edelleen Ruotsin puolella, sitä ei ollut edes vielä ehditty kotiuttaa

rauhan tultua.

Turussa sovittiin Suomen uusi suuntaKeisari Aleksanteri I:n ja Ruotsin kruununprinssi Karl johanin

tapaaminen elokuussa Turussa oli suurvaltapoliittisesti erittäin tär-

keä. Karl Johan vahvisti Ruotsin uuden politiikan. se luopuisi yri-

tyksistä palauttaa suomi yhteyteensä ja saisi hyvitykseksi Norjan.

suomessa ja Ruotsissakin elätelty toive vanhan valtioyhteyden

palauttamisesta voitiin vuoden 1812 suurvaltapoliittisten ratkaisu-

jen jälkeen lopullisesti haudata. Autonomisen suomen oli elettävä

ja kehityttävä Venäjän yhteydessä.

Arkistolaitos antoi vahvan panoksen vuoden 1812 juhlintaan sekä

suomessa että Venäjällä. Pääjohtaja jussi nuorteva toimi Turun

tapahtumakokonaisuutta valmistelleen järjestelytoimikunnan pu-

heenjohtajana ja maakunta-arkiston johtaja veli-Matti Pussinen

sen sihteerinä.

Helsingissä vuoden 1812 juhlinta käynnistyi jo huhtikuussa 2012.

silloin tuli kuluneeksi 200 vuotta siitä, kun Aleksanteri i määräsi

Helsingin autonomisen suuriruhtinaskunnan pääkaupungiksi. j.A.

ehrenströmin ja C.l. engelin johdolla ryhdyttiin luomaan uudelle

pääkaupungille asemakaavaa ja laatimaan piirustuksia suuriruhti-

naskunnan hallitusvirastoille.

Yleisluettelo Vanhan Suomen arkistoista Vuoden 1812 alussa suomen suuriruhtinaskunta laajeni merkit-

tävästi, kun siihen liitettiin uudenkaupungin ja Turun rauhoissa

1721 ja 1743 menetetyt alueet, niin sanottu Vanha suomi. Vanhaan

suomeen palautettiin Ruotsin vallan aikaiset lait ja ruotsinkielinen

hallinto. se oli suuri muutos, jonka toteuttaminen vei jopa vuosi-

kymmeniä.

Kansallisarkiston syyskuussa avatun näyttelyn yhteydessä julkis-

tettiin pitkään odotettu yleisluettelo Vanhan suomen arkistot – Ar-

kiven från Gamla Finland (sKs). sen toimittivat professori eljas

orrman ja dosentti jyrki Paaskoski. Julkaisu on tutkimukselle

erittäin hyödyllinen, sillä Vanhan suomen hallinto on aiemmin tun-

nettu vain pinnallisesti.

Näyttely huipensi juhlavuoden Vuoden 1812 vietto suomessa huipentui Kansallisarkistossa 18.

syyskuuta 2012 avattuun näyttelyyn. Avajaiset oli ajoitettu suo-

men sotaväen uudelleen perustamisen 200-vuotisjuhlapäivään.

Näyttelyn avaajana toimikin aiheeseen sopien puolustusvoimain

komentaja, kenraali Ari Puheloinen. Kaartin pataljoona järjesti

heti avajaisten jälkeen paraatin Kasarmitorilla, minkä jälkeen Kan-

sallisarkiston näyttely oli vielä illalla avoinna yleisölle.

Arkistolaitoksen julkaisusarjassa ilmestyi näyttelyä ja vuoden

1812 tapahtumia taustoittava teos Kotkien varjot, suomi vuonna

1812 – Örnarnas skuggor, Finland år 1812 (Arkistolaitos). sen toi-

mittivat Jussi Nuorteva ja Pertti hakala.

Sujuvaa arkistoyhteistyötä Venäjän kanssaVenäjällä Napoleonia vastaan käyty isänmaallinen sota sai osak-

seen valtavan huomion. opetus- ja kulttuuriministeriön tuella Kan-

sallisarkisto osallistui Venäjän sotahistoriallisen arkiston (RGViA)

Moskovassa järjestämään suureen näyttelyyn. Vastavuoroisesti

venäläisistä arkistoista ja kirjastoista saatiin digitoituja aineistoja

Helsingissä ja Turussa järjestettyihin näyttelyihin.

Rajan ylittävä näyttely-yhteistyö perustui siihen yhteistyöhön,

jota vuodesta 2007 alkaen on tehty systemaattisesti Venäjän eri

arkistojen kanssa. se on poikinut jo yli 600 000 sivua kopioita

suomen historian kannalta keskeisistä aineistoista. Hyvä yhteis-

työ molempien maiden kannalta poikkeuksellisen tärkeän vuo-

den 1812 juhlinnassa vahvistaa tätä yhteistyötä ja – toivoaksem-

me – avaa ovia uusiin, historiallisesti kiinnostaviin aineistoihin

Venäjällä.

teksti ja kuvat: jussi nuORteva, pääjohtaja, Kansallisarkisto

Kansallisarkiston näyttely tuo esille vuoden 1812 merkittäviä tapahtumia. Se on avoinna yleisölle vuoden loppuun saakka.

Vasemmalla: Isänmaallisen sodan voitonjuhlia vietettiin syyskuussa 2012 Moskovan punaisella torilla.

Arkistolaitos toi esiin vuoden 1812 merkityksen Suomelle

Turussa elokuussa 2012 paljastettu Aleksanteri I:n ja Karl Johanin patsas.

HeiDi MusTAJoKi

Venäläisiä sotahistorian harrastajia ja Kansallisarkiston

näyttelyn järjestäjiä Turun kaupunginkirjaston pääovella.

Puhujia:

VTT Jukka Tarkka:suomettuminen oli uhka ja uusi alku

Ylitarkastaja, FT Jussi Jääskeläinen:Paikallisyhteisö resurssina ja tuhojen kohteena suomen sodassa

Professori Maria Lähteenmäki:Rajan sulkeutuminen 1918 Karjalan kannaksen väestön kriisinä

Kansallisarkistossa 10.1.2013 klo 18–22

Café Hausenissa musiikillinen ilta ja maistiainen TitaniciltaOpastettuja kiertokäyntejä / KirjatoriYksityiset keskusarkistot esittäytyvät

www.arkisto.fi/tieteidenyo

Tutkija, VTT Gia Virkkunen:1930-luvun lama ja siitä selviytyminen erityisesti maaseudulla

Professori Martti Häikiö:Kriisejä ja ratkaisuja suomen historiassa