ANKARA ÜNİVERSİTESİ BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ …beyas.ankara.edu.tr/wp-content/uploads/sites/34/... · ISO 9001:2015 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ KALİTE EL KİTABI

ANKARA ÜNİVERSİTESİ

BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ (BEYAS) KOORDİNATÖRLÜĞÜ

ISO 9001:2015 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ

KALİTE EL KİTABI

03 Ağustos 2018

BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ

(BEYAS) KOORDİNATÖRLÜĞÜ

EL KİTABI

ANKÜ-BYS-EK.001

Sayfa/Topl. Sayfa No 2/31 Hazırlayan Onaylayan

İlk Yayın Tarihi 03/08/2018 Hatice Işık DEMİREL

Burcu YILMAZ

Prof. Dr. Fahrettin

ÖZDEMİRCİ Son Revizyon Tarihi --------------

Revizyon No 01

ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSÜZ KOPYADIR

ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018

Revizyon İzleme Tablosu Rev. No

Revizyon Tarihi Açıklama

01 03.08.2018 İlk El Kitabı



EL KİTABI

ANKÜ-BYS-EK.001



Burcu YILMAZ

Prof. Dr. Fahrettin


Revizyon No 01


ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018

İÇİNDEKİLER

STANDART MADDE NO

KONU SAYFA NO

ÖNSÖZ 5 GİRİŞ 5 1 KAPSAM 10 2 ATIF YAPILAN STANDART VE/VEYA DOKÜMANLAR 10 3 TERİMLER VE TARİFLER 11 4 KURULUŞUN BAĞLAMI 14 4.1 Kuruluş ve Bağlamının Anlaşılması 14 4.1.1 İç Hususlar 14 4.1.2 Dış Hususlar 15 4.2 İlgili Tarafların İhtiyaç ve Beklentilerinin Anlaşılması 15 4.2.1 İç Paydaşlar 15 4.2.2 Dış Paydaşlar 16 4.3 Kalite Yönetim Sisteminin Kapsamının Belirlenmesi 17 4.4 Kalite Yönetim Sistemi ve Prosesleri 18 5 LİDERLİK 18 5.1 Liderlik ve Taahhüt 18 5.1.1 Genel 18 5.1.2 Müşteri Odaklılık 19 5.2. Politika 19 5.2.1 Kalite Politikasının Oluşturulması 19 5.2.2 Kalite Politikasının Duyurulması 20 5.3 Kurumsal Görev, Yetki ve Sorumluluklar 20 6 PLANLAMA 20 6.1 Risk ve Fırsatları Belirleme Faaliyetleri 20 6.2 Kalite Hedefleri ve Bunlara Erişmek İçin Planlama 21 6.3 Değişikliklerin Planlanması 21 7 DESTEK 22 7.1 Kaynaklar 22 7.1.1 Genel 22 7.1.2 Kişiler 22 7.1.3 Altyapı 22 7.1.4 Proseslerin İşletimi İçin Ortam 22 7.1.5 İzleme ve Ölçme Kaynakları 22 7.1.6 Kurumsal Bilgi 23 7.2 Yetkinlik 23 7.3 Farkındalık 23 7.4 İletişim 23



EL KİTABI

ANKÜ-BYS-EK.001



Burcu YILMAZ

Prof. Dr. Fahrettin


Revizyon No 01


ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018

7.5 Dokümante Edilmiş Bilgi 24 7.5.1 Genel 24 7.5.2 Oluşturma ve Güncelleme 24 7.5.3 Doküman Edilmiş Bilginin Kontrolü 24 8 OPERASYON 24 8.1 Operasyonel Planlama ve Kontrol 24 8.2 Ürün ve Hizmet İçin Şartlar 25 8.2.1 Müşteri ile İletişim 25 8.2.2 Ürün ve Hizmetler İçin Şartların Tayin Edilmesi 25 8.2.3 Ürün ve Hizmetler İçin Şartların Gözden Geçirilmesi 26 8.2.4 Ürün ve Hizmetler İçin Şartların Değişmesi 26 8.3 Ürün ve Hizmetlerin Tasarımı ve Geliştirilmesi 26 8.4 Dışarıdan Tedarik Edilen Proses, Ürün ve Hizmetlerin Kontrolü 26 8.5 Üretim ve Hizmet Sunumu 26 8.5.1 Üretim ve Hizmet Sunumunun Kontrolü 26 8.5.2 Tanımlama ve İzlenebilirlik 27 8.5.3 Müşteri veya Dış Tedarikçiye Ait Mülkiyet 27 8.5.4 Muhafaza 27 8.5.5 Teslimat Sonrası Faaliyetler 28 8.5.6 Değişikliklerin Kontrolü 28 8.6 Ürünlerin ve Hizmetlerin Piyasaya Sunumu 28 8.7 Uygun Olmayan Çıktının Kontrolü 28 9 PERFORMANS DEĞERLENDİRME 29 9.1 İzleme Ölçme Analiz ve Değerlendirme 29 9.1.1 Genel 29 9.1.2 Müşteri Memnuniyeti 29 9.1.3 Analiz ve Değerlendirme 29 9.2 İç Tetkik 30 9.3 Yönetimin Gözden Geçirmesi 30 9.3.1 Genel 30 9.3.2 Yönetim Gözden Geçirmesi Girdileri 30 9.3.3 Yönetimin Gözden Geçirmesi Çıktıları 30 10 İYİLEŞTİRME 31 10.1 Genel 31 10.2 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet 31 10.3 Sürekli İyileştirme 31



EL KİTABI

ANKÜ-BYS-EK.001



Burcu YILMAZ

Prof. Dr. Fahrettin


Revizyon No 01


ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018

ÖNSÖZ

Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinatörlüğü El Kitabı, ISO 9001:2015 Kalite Yönetim

Sistemi Standardının şartlarına uygun olarak işleyişi açıklamaktadır.

Sistem, yasal kriterler çerçevesinde hizmetlerin istenilen kalitede paydaşların beklenti ve şartlarına

uygun olarak verilebilmesi ile her bir hizmetin başlangıç noktasından hizmet alana teslimine kadar

sürecin her aşamasını kontrol altında tutarak, istenilen kalitenin sürekli olarak kontrol ve muhafaza

edilmesini ve iyileştirilmesini sağlamaktadır.

El Kitabı, koordinatörlükte yürütülen tüm hizmetler kapsamında kalite anlayışının gelişmesine,

sistem yaklaşımının ve kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanımının çalışanlar tarafından

benimsenmesine yardımcı olması amacıyla hazırlanmıştır.

Koordinatörlük Kalite Yönetim Sistemi (KYS) hizmet performansını, iç ve dış paydaş memnuniyet,

ihtiyaç ve beklentilerini, kurumsal çevredeki değişiklikler veya çevreden kaynaklanacak riskleri, özel

hedefleri, çalışılan süreçler ve kuruluşun büyüklüğü ve yapısı ile ilgili bilgileri gözlemleyerek ve veri

toplayarak değerlendirmektedir.

Koordinatörlük misyon ve vizyonu temelinde belirlenen kalite politikamızı ve bunları destekleyen

kalite hedeflerine ulaşmayı, kurulmuş olunan Kalite Yönetim Sisteminin işleyişini, sürekliliğini ve

gelişmesini, standartlara ve kurumumuzun yapısına uygun olarak yürütüleceği ve bunlar için gerekli

olan kaynakların ayrılacağını taahhüt etmektedir.

GİRİŞ

Çalışma Alanı

Üniversitemiz belge yönetimi ve arşiv çalışmaları 154 (yüzeliidört) birim esas alınarak

yürütülmektedir. 154 birimde belge yönetimi ve arşiv çalışmaları ile görevlendirilmiş sorumlular

bulunmaktadır. Görevlendirilmiş sorumlular çalışmalarında Koordinatörlüğümüzle bağlantılı

çalışmaktadır. Bunlar; 18 Fakülte, 14 Enstitü, 1 Konservatuvar, 1 Yüksekokul, 11 Meslek

Yüksekokulu, 15 Koordinatörlük, 49 Araştırma ve Uygulama Merkezi, 1 Hastaneler Başhekimliği, 2

Hastane ve Rektörlüğe bağlı idari birimlerden oluşmaktadır. 154 idari ve akademik birime bağlı alt

birimler (üniteler) toplamı ise 1634’dür.



EL KİTABI

ANKÜ-BYS-EK.001



Burcu YILMAZ

Prof. Dr. Fahrettin


Revizyon No 01


ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018

Vizyon

Belge yönetimi ve arşiv prensiplerini uygulayarak üniversitenin tüm belge ve arşiv işlemlerini bilgi

çağının gerekliliklerini karşılayacak bir biçimde etkin yönetmektir.

Misyon

Üniversitede geniş kapsamlı bir belge yönetimi ve arşiv sistemi oluşturmak ve sürdürmek,

Üniversitenin tüm birimlerinde formatına bakılmaksızın üretilen belgelerin ekonomik ve etkin

yönetimi için aktif ve sürdürülebilir programlar uygulamak,

Üniversitede belge yönetimi ve arşiv prensiplerinin öğretilmesini ve uygulanmasını sağlamak,

Üniversitede yasal, mali, idari işlemler ve kararlar için bilgiye erişimi desteklemek,

Belgelerin üretimi, dosyalanması, erişimi, alıkonması ve tasfiyesinde ileri ve yenilikçi

teknolojilerin kullanılmasını sağlamak,

Tarihi değere sahip belgelerin seçilmesi ve tarihi belgelerin üniversite arşivine ve milli arşive

gönderilmesini sağlamak,

Üniversitenin tüm birimlerinde yazılı haberleşme, dosyalama ve arşivleme işlemlerini bütünsel

bir yapıya ve standartlara kavuşturmak ve böylece elektronik belge yönetimi ve arşiv

çalışmalarına temel oluşturmak,

Üniversitenin e-belge yönetimi ve arşiv sistemine geçişini sağlamak ve sürdürmek.

Koordinatörlüğün Görevleri

Üniversitenin tüm birimlerini kapsayan Belge Yönetimi ve Arşivleme sürecini (iş süreçlerinde

üretilen ve alınan belgelerin üretimlerinden arşivlenmesine kadar geçen süreci) yönetmek,

Üniversitenin Stratejik Plan çalışmaları ile Uyum Eylem Planı Yol Haritasında yer alan Belge

Yönetimi ve Arşiv çalışmalarına ilişkin eylemleri uygulamaya koymak (5018 sayılı kanunun

öngördüğü Kamu İç Kontrol Standartları),

Üniversitenin “3473 sayılı kanun ve Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği”nden kaynaklanan

yükümlülüklerini yerine getirmek ve bu çerçevede Devlet Arşivleri Başkanlığı ile Üniversitemiz

ilişkilerini yürütmek,

Üniversitenin “Resmi Yazışma Yönetmeliği”nden kaynaklanan yükümlülüklerini yerine getirmek

(BEYAS-İK-05),

Üniversitenin tarihi arşiv belgelerinin güvence altına alınması sağlayarak kurumsal hafızanın

oluşmasını ve korunmasını sağlamak (3473 sayılı kanun ve Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği).



EL KİTABI

ANKÜ-BYS-EK.001



Burcu YILMAZ

Prof. Dr. Fahrettin


Revizyon No 01


ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018

Üniversitenin Belge Yönetimi ve Arşiv çalışmalarında gereksinim duyulan iç düzenlemeleri

hazırlamak ve uygulamaya konulmasını sağlamak (Bu çerçevede 4 yönerge, 5 kılavuz hazırlanmış

ve uygulamaya konulmuştur).

Kurumsal Dosya Planını oluşturmak, uygulamak ve yıllık revizyon çalışmalarını yürütmek,

Kurumsal belge/dosya saklama planlarını geliştirmek, uygulamak ve yıllık revizyon çalışmalarını

yürütmek,

Her yıl Kurum/Birim Belge/Dosya Değerlendirme-Ayıklama-İmha Komisyon çalışmalarını

başlatmak, çalışmaları izlemek, denetlemek ve sonuçlandırmak (3473 sayılı kanun, Devlet Arşiv

Hizmetleri Yönetmeliği, BEYAS-İK-03),

Her yıl Komisyonlarca hazırlanan Belge/Dosya İmha Listelerini inceleyerek onay işlemlerini

yapmak ve Devlet Arşivleri Başkanlığı’ ndan uygunluk onayı alarak imhalarını gerçekleştirmek,

Üniversitenin Elektronik Belge Yönetimi ve Arşivleme Sistemini (e-BEYAS) kurmak, yapılanmasını

sağlamak ve yönetmek,

1.Aşama e-Devlet Entegrasyonu çalışmaları kapsamında Devlet Teşkilatı Merkezi kayıt

Sisteminde (DETSİS)’ de Üniversitemiz birimlerini tanımlayarak İdari Birim Kimlik

Kodlarını/Kurum Kimlik Kodlarını almak ve güncel tutmak. (e-imza ve e-devlet şifresi ile yetkili

personel tarafından online işlem yapılmaktadır- 2011/1 Başbakanlık Genelgesi),

e-Devlet uygulamaları çerçevesinde Kalkınma Bakanlığı’nda oluşturulan “e-Yazışma

Platformu”nda üniversitemizi temsil etmek, alınan kararları üst yönetime sunmak ve

üniversitede uygulanmasını sağlamak,

TÜBİTAK KAMU-SM ile Nitelikli Elektronik Sertifika (e-imza), İmzager, Elektronik Mühür vb. alım

ve uygulama işlerini yürütmek (5070 sayılı kanun),

Aday Memur ve Yükselme Eğitimlerinde zorunlu konular olan “Yazışma, Yazışma Protokolü,

Dosyalama ve Arşivleme” eğitimlerini vermek,

Üniversitenin Hizmetiçi Eğitim Programı çerçevesinde “Yazışma, Yazışma Protokolü, Dosyalama

ve Arşivleme” ve “e-BEYAS Uygulamaları” na ilişkin eğitimler vermek,

Üniversitenin Belge Yönetimi ve Arşiv uygulamalarına ilişkin web sitesi oluşturmak ve yönetmek

(BEYAS Web sitesi: http://beyas.ankara.edu.tr),

Belge Yönetimi ve Arşiv uygulamalarına ilişkin TÜBİTAK, BAP vb. projeler geliştirmek ve

uygulamak,

BEYAS ve e-BEYAS uygulamaları ile ilgili tüm üniversite birimlerine ve personeline destek

sağlamak, kılavuzluk yapmak ve üst yönetime danışmanlık yapmak,

Birimlerin Belge Yönetimi ve Arşiv uygulamalarına ilişkin yıllık raporlar almak, değerlendirmek ve

izlemek,

Devlet Arşivleri Başkanlığı’ na Belge Yönetimi ve Arşiv Uygulamaları ile ilgili yıllık rapor vermek

http://beyas.ankara.edu.tr/



EL KİTABI

ANKÜ-BYS-EK.001



Burcu YILMAZ

Prof. Dr. Fahrettin


Revizyon No 01


ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018

(3473 sayılı kanun ve Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik),

Koordinatörlüğün Yıllık İdari Faaliyet Raporunu Hazırlamak ve Üst Yönetime sunmak.

Koordinatörlük İletişimi

BEYAS Koordinatörlüğü Hizmet Binası: Gölbaşı 50. Yıl Yerleşkesi 06830 Gölbaşı/ ANKARA

Santral Tel & Çağrı Merkezi: (312) 484 55 78 Faks: (312) 600 01 63

e-posta : [email protected] Web: http://beyas.ankara.edu.tr/

mailto:[email protected]

http://beyas.ankara.edu.tr/



EL KİTABI

ANKÜ-BYS-EK.001



Burcu YILMAZ

Prof. Dr. Fahrettin


Revizyon No 01


ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018

Organizasyon Şeması



EL KİTABI

ANKÜ-BYS-EK.001



Burcu YILMAZ

Prof. Dr. Fahrettin


Revizyon No 01


ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018

1. KAPSAM

Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinatörlüğü’ nde Kalite Yönetim

Sisteminin kurulmasındaki amaç kurumsal yapıyı iyileştirerek sistemi etkin bir şekilde uygulayarak

hizmet sunulan üniversite çalışanlarının memnuniyetini arttırmak, yasal şartların ve uyulması

gereken tüm düzenlemelerin güncelliğinin sağlanarak zamanında uygulamaya alınmasını

sağlamaktır.

2. ATIF YAPILAN STANDART VE/VEYA DOKÜMANLAR

Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinatörlüğü Kalite El Kitabı’ nda,

uygun yerlerde atıf yapılan standart ve dokumanlar aşağıda sıralanmıştır.

TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Standardı

TS 13298 Elektronik Belge Yönetim Sistemi Standardı

TSE 13212 Arşiv Mekanlarının Düzenlenmesi Standardı

5070 sayılı “Elektronik İmza Kanunu” (REGA: 23.01.2004 tarihli, 25355 sayılı)

3473 sayılı “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun

Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun” (REGA: 04.10.1988 tarihli,

19949 sayılı)

Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (REGA: 02.02.2015 tarih

ve 29255 sayılı (2014/7074)).

Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanunu (1)(2)(3) (28.03.1983 tarihli, 2809 Nolu Kanun)

Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname (21.11.1983 tarihli KHK NO:124)

“Devlet Teşkilatı Veri Tabanı” konulu 2011/1 Başbakanlık Genelgesi (REGA: 10.02.2011 tarih ve 27842 sayılı)

T.C. Ankara Üniversitesi Belge/Dosya Değerlendirme-Ayıklama-İmha Komisyonları ve Çalışma Esasları BEYAS-İK-03

Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı BEYAS-İK-09

“Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” (REGA: 10.02.2011 tarihli, 27842 sayılı)

KAMUSM Nitelikli Elektronik Sertifika Temini Sipariş Şartları ve Hizmet Esasları Yönergesi

Doküman Kontrolü Prosedürü ANKÜ-YNT-PR-001

BEYAS Koordinatörlüğü KYS Talimatları

BEYAS Koordinatörlüğü KYS Görev Tanımları



EL KİTABI

ANKÜ-BYS-EK.001



Burcu YILMAZ

Prof. Dr. Fahrettin


Revizyon No 01


ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018

BEYAS Koordinatörlüğü KYS Proses Şemaları

Risk analizleri vs.

3. TERİMLER VE TARİFLER

Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinatörlüğü Kalite Yönetim

Sistemi kapsamında oluşturulan dokümanlarda kullanılan terim, tarif ve kısaltmalar aşağıda

sıralanmıştır.

Rektörlük Makamı: Üniversitemizin en üst düzeydeki idari birimidir.

Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinatörlüğü: Üniversitemizin idari birimleri ile ilgili tüm işlerini yürüten, takip/kontrol eden ve raporlayan yetkili birimidir.

İdari Birimler: Üniversitemiz rektörlüğüne bağlı tüm idari birimleridir (koordinatörlük, dekanlık, müdürlük, daire başkanlığı, şube müdürlüğü, şeflik vs.).

Üst Birim: Tanımlama/Güncelleme/Kapatma işlemlerinin yapılacağı idari birim hakkındaki kararların alınmasını sağlayan ve yazışmaları yürüten bir üst idari birimdir.

Kurum Belge Merkezi ve Arşivi: Üniversitemizin 21.03.2014 tarihinde resmi açılışı yapılan ve Gölbaşı Yerleşkesi’ nde TSE 13212 Arşiv Mekanlarının Düzenlenmesi Standardına uygun biçimde oluşturulan BEYAS Binasında faaliyet gösteren Belge Merkezi ve Arşividir.

Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Koordinatörlüğü: Üniversitemiz kullanıcıları adına üretimi gerçekleşen NES (e-imza)’ ların ve alımı gerçekleşen zaman damgası kontörlerinin ödeme işlemlerinin yürütüldüğü birimdir.

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı: Üniversitemiz idari hizmetlerinin mükemmeliyete ulaşması

için stratejik yönetim ve planlama yapan, performans ve kalite ölçütleri geliştiren, yönetim bilgi

sistemi ve üniversitemizin her türlü mali hizmetlerini kanunla verilen yetkiler çerçevesinde etkili,

ekonomik, verimli ve süresinde yerine getirmekle sorumlu birimdir.

Akreditasyon, Akademik Değerlendirme ve Kalite Koordinatörlüğü: Üniversitemizde rektörlüğe

bağlı tüm idari birimlerin akreditasyon, akademik değerlendirme ve kalite yönetim sistemleri

konularındaki çalışmalarını koordine eden birimdir.

Personel Daire Başkanlığı (Personel DB): Üniversitemiz tüm akademik ve idari personelinin

özlük işlemlerini ve yazışmalarını yürüten yetkili birimdir.

Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı (SKS): Kısmi zamanlı çalışması uygun görülen

üniversitemiz öğrencilerinin özlük işlemlerini, yazışmalarını ve puantajını yürüten yetkili

birimdir.

İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı (İMİD): BEYAS Koordinatörlüğü adına malzeme ve hizmet

alımlarını onaylayan/yapan birimdir.

Bilgi İşlem Daire Başkanlığı (BİD): Üniversitemizde uygun görülen çalışanlar için VPN hesabı



EL KİTABI

ANKÜ-BYS-EK.001



Burcu YILMAZ

Prof. Dr. Fahrettin


Revizyon No 01


ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018

oluşturan ve teknik destek sağlayan birimdir.

Üniversiteler: Bilgi ve Belge Yönetimi bölümlerindeki öğrencilerin BEYAS Koordinatörlüğü’ nde

staj yapmalarına olanak tanıyan üniversitelerdir.

TÜRKSAT Uydu Haberleşme Kablo TV ve İşletme Anonim Şirketi Genel Müdürlüğü (TÜRKSAT): e-BEYAS Uygulaması yazılımını gerçekleştiren, geliştiren, yardım ve destek veren yazılım firmasıdır.

TÜBİTAK BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezi (KAMUSM): Telekomünikasyon Kurumu’na bildirimi yapılmış, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından yetkilendirilmiş olan, Kamu kurumları personeli için NES(e-imza) üretimini ve Zaman Damgası hizmetini gerçekleştiren Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcı (ESHS)’ dır.

İlgili Teknik Servis: BEYAS Binasındaki Teknik cihazların bakım ve onarımını gerçekleştiren yetkili servislerdir.

Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi (KAYSİS): “2011/1 Başbakanlık Genelgesi” ne göre kurum içinde tanımlanması/güncellenmesi/pasif edilmesi gereken tüm idari birim ve imza yetkililerine ait bilgilerin işlendiği elektronik kayıt sistemidir.

Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS): KAYSİS’ in altında kurum içinde tanımlanması/ güncellenmesi/pasif edilmesi gereken tüm idari birimlere ait bilgilerin işlendiği kayıt sistem modülüdür.

İmza Yetkilileri Yönetim Modülü (İYEM): KAYSİS’ in altında kurum içinde tanımlanması/ güncellenmesi/pasif edilmesi gereken tüm imza yetkililerine ait bilgilerin işlendiği kayıt sistem modülüdür.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve Arşiv Sistemi (e-BEYAS) Uygulaması: Üniversitemizin tüm birimlerinde 16 Eylül 2013 tarihinden itibaren kullanılmakta olan elektronik (bilgisayar ve internet temelli) belge yönetimi uygulamasıdır.

Kalite Yönetim Sistemi (KYS): ISO 9001 Standardı şartlarına uygun şekilde, verilen hizmetin

verimini ve bu hizmeti alanların memnuniyetini arttırmayı amaçlayan dokümante edilerek ilgili

paydaşlara duyurulmuş sistemdir.

Planlama: Kalkınma planları, programlar, ilgili mevzuat ve benimsedikleri temel ilkeler

çerçevesinde geleceğe ilişkin misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir

hedefler saptamak, performanslarını önceden belirlenmiş olan göstergeler doğrultusunda

ölçmek ve bu sürecin izleme ve değerlendirmesini yapmak amacıyla katılımcı yöntemlerle

hazırlanan plandır.

Düzeltici Faaliyet: Saptanmış bir uygunsuzluğun sebebinin veya istenmeyen diğer durumların ortadan kaldırılması için yapılan faaliyettir.

Dokümante Edilmiş Bilgi: Bilgi ve onu destekleyen ortamdır.

Tetkik: Tetkik kriterlerinin (yerine getirilme derecesini belirlemek amacıyla tetkik delilini elde etmek ve objektif olarak değerlendirmek için yapılan sistematik, bağımsız ve dokümante edilmiş süreç.



EL KİTABI

ANKÜ-BYS-EK.001



Burcu YILMAZ

Prof. Dr. Fahrettin


Revizyon No 01


ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018

Yönetim Gözden Geçirme (YGG) Toplantısı: Koordinatörlükte yürütülen hizmetlere dair kontrol

ve takip verilerinin değerlendirilmesi amacıyla belli aralıklarla yapılan toplantıdır.

GZFT: (SWOT) Analizi: GZFT analizi incelenen kuruluşun, tekniğin, sürecin veya durumun güçlü

(G) ve zayıf (Z) yönlerini ve dış çevreden kaynaklanan fırsat (F) ve tehditleri (T) belirlemekte

kullanılan bir tekniktir.

BEYAS/e-BEYAS Eğitim Semineri: Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi mevzuatı ve e-BEYAS

Uygulamasındaki değişiklik/yeniliklerin duyurulması amacıyla belirli aralıklarla düzenlenen

eğitim, bilgilendirme ve değerlendirme toplantılarıdır.

Nitelikli Elektronik Sertifika (NES (e-imza)): Digital ortamda imza atılabilmesini ve belge imzacılarının kimliğinin doğrulanmasını sağlayan sim kart ve kart okuyucudan oluşan cihazdır.

BEYAS Yöneticileri: e-BEYAS Uygulaması kapsamında yönetici işlerini yürütmek üzere Rektörlük

Makamı tarafından yetkilendirilen çalışanlardır.

Yönetici İşleri: e-BEYAS Uygulamasında rektörlük makamı adına yürütülmesi gereken işlerdir.

Virtual Private Network (VPN) Hesabı: Kurumun internet sunucularına bağlı olmayan

bilgisayarlardan e-BEYAS Uygulamasına bağlanılmasını sağlayan kullanıcıya özel hesaptır.

Akademik Toplantı: Kongre, Konferans, Sempozyum gibi bilimsel toplantılardır.

Birim İmza Yetkilisi (Birim Amiri): Üniversitemiz rektörlüğüne bağlı tüm idari birimlerinde koordinatörlük, dekanlık, müdürlük, daire başkanlığı, şube müdürlüğü, şeflik vs.) nihai imza atma yetkisine sahip akademik/idari personeldir.

Zaman Damgası (ZD): Bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla, elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından elektronik imzayla doğrulanan kayıttır.

Zaman Damgası Yazılımı (ZD Yazılımı): Kuruma fiziksel ortamda gelen belgeleri digital ortama ve e-BEYAS Uygulamasına dahil etmek için gerekli olan yazılımdır.

BEYAS Koordinatörlüğü Binası: Üniversitemizin 21.03.2014 tarihinde resmi açılışı yapılan ve Gölbaşı Yerleşkesi’ nde TSE 13212 Arşiv Mekanlarının Düzenlenmesi Standardına uygun biçimde oluşturulan Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinatörlüğü ile Kurum Belge Merkezi ve Arşivi’ nin faaliyet gösterdiği binadır.

Felaket Kurtarma Merkezi (FKM): Bilgi İşlem Daire Başkanlığı bünyesinde yürütülen tüm hizmetler ile e-BEYAS Uygulaması sunucularında bulunan her türlü verinin günlük olarak yedeklendiği ve saklandığı sunuculardır. İlgili sunucuları devre dışı bırakacak nitelikte yaşanabilecek sorunlara karşı veri kaybının önlenmesi amacıyla oluşturulmuştur.

Teknik Cihazlar: İklimlendirme Cihazları, Merkezi Klima, Merkezi Kombi, Telefon Santrali, İnternet Sunucusu, Yangın Alarm Sistemi ve Söndürme Cihazları, Parmak İzli ve Şifreli kapılar, Aydınlatma ve Elektrik Sistemi, Hidrofor ve Su Tesisatı Sistemi ve Kamera ve Görüntüleme Sistemi.

“Zamane” Yazılımı: Kuruma ait kullanıcı adı ve şifresi ile mevcut zaman damgası kontör miktarının takip edilebildiği bilgisayar yazılımıdır.



EL KİTABI

ANKÜ-BYS-EK.001



Burcu YILMAZ

Prof. Dr. Fahrettin


Revizyon No 01


ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018

4. KURULUŞUN BAĞLAMI

Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinatörlüğü ISO 9001:2015

standardının gereklerine uygun olarak bir Kalite Yönetim Sistemi kurmuş ve uygulamaya almıştır. Bu

El Kitabı Koordinatörlükte yürütülen tüm hizmetlere ait Kalite Yönetim Sistemini açıklar,

gereklilikleri tanımlar ve sorumlulukları tayin eder. Bütün gerekler dokümante edilmekte, sistem

çeşitli yöntemlerle ölçülüp izlenmekte, süreklilik sağlanmakta ve sürekli iyileştirilmektedir.

Koordinatörlüğün hedeflerine ulaşmasını etkileyebilecek, amacı ve stratejik yönü ile ilgili olan ve

kalite yönetim sistemlerinin amaçlanan sonuç/sonuçlarına ulaşmak için yeteneğini etkileyen

dokümanlarda iç ve dış konular tespit edilmiş ve tanımlanmıştır. Bu kapsamda yürütülen

hizmetlerin her biri için risk analizleri yapılarak belli aralıklarla yapılan Yönetim Gözden Geçirme

toplantıları ile takip edilmektedir.

4.1 Kuruluşun ve Bağlamının Anlaşılması

Koordinatörlüğümüzde verilen hizmetleri etkileyerek hedeflere ulaşmada belirsizlik oluşturabilecek

tüm iç ve dış hususlar ile gereklilikleri yönetim gözden geçirme toplantıları aracılığı ile gözden

geçirilerek izlenmekte, sürekliliği sağlanmakta, sürekli iyileştirilmekte ve gerektiğinde

güncellenmektedir.

4.1.1 İç Hususlar

Koordinatörlüğümüz kontrolünde olan, verilen hizmetleri ve kurumsal yapımızı etkileyerek

hedeflere ulaşmada belirsizlik oluşturabilecek belli başlı iç hususlar şunlardır:

Koordinatörlüğümüzün organizasyon yapısı,

Kurum kültürü,

Örtük bilgi (Dokümante edilmemiş bilgi birikimi),

Çalışanlar arasındaki iletişim,

Üst yönetimin (Rektörlüğün) alacağı karar ve stratejiler,

Yönetim anlayışı,

Kaynak ihtiyacının karşılanmasındaki sıkıntılar,

Bilgi işlem alt yapısı,

İnsan kaynakları ve altyapı yetersizliği,

Etik olmayan davranışlar,

Kurumumuzun altyapısı ve teknolojik olanaklar.



EL KİTABI

ANKÜ-BYS-EK.001



Burcu YILMAZ

Prof. Dr. Fahrettin


Revizyon No 01


ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018

4.1.1 Dış Hususlar

Koordinatörlüğümüz kontrolünde olmayan, verilen hizmetleri ve kurumsal yapımızı etkileyerek

hedeflere ulaşmada belirsizlik oluşturabilecek belli başlı dış hususlar şunlardır:

Teknolojik gelişmeler,

Dış paydaşların tercihleri,

Mevzuat değişiklikleri,

Siber saldırılar,

Bütçe,

Ülkemizin içinde bulunduğu siyasi ve ekonomik durum,

İklim ve çevre şartları,

Doğal afetler,

Savaş, terör, güvenlik

4.2 İlgili Tarafların İhtiyaç ve Beklentilerinin Anlaşılması

Koordinatörlüğümüzün hizmetlerini planlayıp yürütürken iç ve dış paydaşlarının şart ve beklentileri

göz önünde bulundurulmaktadır. İç ve dış paydaşların şart ve beklentileri koordinatörlüğe iletilen

sözlü veya yazılı geri bildirimlerle, bilgilendirme veya eğitim amaçlı düzenlenen toplantılarla ve

belirli aralıklarla yapılan memnuniyet anketleri ile gözden geçirilerek değerlendirilir.

Ayrıca belirlenmiş olan iç ve dış paydaşlar değişen koşullara paralel olarak yönetim gözden geçirme

toplantıları aracılığı ile gözden geçirilerek izlenmekte, sürekliliği sağlanmakta, sürekli iyileştirilmekte

ve gerektiğinde güncellenmektedir.

KYS içinde oluşturulan talimatlarda ilgili taraflar ayrıca belirtilmiştir.

4.2.1 İç Paydaşlar

Koordinatörlüğümüzün Ankara Üniversitesinin tüm birim ve personeline hizmet vermesinden dolayı

iç paydaşlarımız,

Koordinatörlük personeli,

Rektörlüğe bağlı tüm birimler,

Üniversitemizde görev yapan tüm akademik ve idari personel



EL KİTABI

ANKÜ-BYS-EK.001



Burcu YILMAZ

Prof. Dr. Fahrettin


Revizyon No 01


ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018

olarak tanımlanmıştır.

İç Paydaş Beklentileri

İç Paydaşların Koordinatörlüğümüzden beklentileri aşağıda sıralanmıştır.

İdarecilerin iş paylaşımında adil olması,

Personelin yaptığı işle alakalı eğitim, ilgi ve becerisinin dikkate alınması,

Konuyla ilgili kararlar alınırken çalışanların fikir ve önerilerini dikkate alması,

Fiziksel çalışma koşullarının dijital ortama aktarılması ile çalışma ortamının iyileştirilmesi,

İzin, hastalık izni, sosyal haklar vb politikalarda adil olunması,

Kaynak ihtiyacının zaman geçirmeden karşılanması,

Kişisel gelişime katkıda bulunulması,

İş yeri güvenliği,

Park yeri, otopark,

Engellilere yönelik düzenlemeler,

Sunulan hizmet ile ilgili başvuruların alınması,

Başvurulan hizmetin yerine getirilmesi,

Yapılan işlerle ilgili geri bildirimlerde bulunulması,

Şikayet bildirimlerinin alınması,

Şikayetlerin çözülmesi,

Çözülen sorunlarla ilgili geri bildirimlerde bulunulması,

Önerilerin alınması,

Önerilerin değerlendirilmesi,

Önerilerle ilgili geri bildirimlerde bulunulması,

Fiziksel çalışma koşullarının bilgi güvenliği kapsamında iyileştirilmesi,

Kişisel bilgilerin korunması,

Çalışma ortamının kesintiye uğramaması,

Elde edilen bilgi birikiminin korunması,

Yasal şartlara uyum,

İş yeri güvenliği,

Birim içinde iletişimde süreklilik ve bilgi akışının sağlanması,

Kullanılan sistemlerin kesintiye uğramaması ve sistemlerin bilgi güvenliği açıklarının

giderilmesi

4.2.2 Dış Paydaşlar



EL KİTABI

ANKÜ-BYS-EK.001



Burcu YILMAZ

Prof. Dr. Fahrettin


Revizyon No 01


ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018

Koordinatörlüğümüzün Rektörlük adına iş birliği ve iletişim halinde olduğu dış paydaşlar

Koordinatörlüğümüz haricindeki tüm birimler

Koordinatörlüğümüz personeli haricindeki tüm üniversitemiz akademik/idari personeli

TÜRKSAT Uydu Haberleşme Kablo TV ve İşletme Anonim Şirketi Genel Müdürlüğü (TÜRKSAT)

TÜBİTAK BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezi (KAMUSM)

Devlet Arşivleri Başkanlığı

Türk Standartları Enstitüsü

Diğer üniversitelerim ilgili akademik/idari birimleri

Kamu Kuruluşları

Ankara Üniversitesi Birimleri

DETSİS

Devlet Arşivleri Başkanlığı

Türk Standartları Enstitüsü

Tedarikçiler

TÜRKSAT Uydu Haberleşme Kablo TV ve İşletme Anonim Şirketi Genel Müdürlüğü (TÜRKSAT)

TÜBİTAK BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezi (KAMUSM)

İBA Proje İnşaat Taahhüt Mekanik Tesisat Turizm San. ve Tic.. LTD. ŞTI.

Türk Telekom

VERTİV Güç Sistemleri Ltd. Şti.

Murat Teknik

Radsan Entengre Yönetim Sistemi

Belgelendirme ve Danışmanlık Firmaları

National Keep Bilişim Teknolojileri

Dış Paydaş Beklentileri

Dış paydaşların Koordinatörlüğümüzden beklentileri aşağıda sıralanmıştır.

İş ve işlemlerde hız,

Koordinatörlük çalışanlarına ulaşılabilirlik,

İstek ve şikayetlere geri dönüş,

Paydaşlarla karşılıklı işbirliği,

Bilgi ve deneyim paylaşımı,

Çalışkan/dinamik olmak,



EL KİTABI

ANKÜ-BYS-EK.001



Burcu YILMAZ

Prof. Dr. Fahrettin


Revizyon No 01


ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018

Şeffaf hesap veren birim olmak,

Toplumsal sosyal yaşama katkı sunabilir olmak,

Paydaşların görüşlerini ifade edebilecekleri ortamların oluşmasını sağlamak,

Diğer kurum kişilerle iletişim kurmada başarılı olmak,

Değişen koşullara uyum sağlama konusunda başarılı olmak,

Sürekli dayanışma,

Koordinatörlümüzün yenilikçi/yaratıcı fikirlere açık olması,

Engellilere yönelik düzenlemeler.

Prestijin korunması,

Çalışma sürekliliğinin sağlanması,

İletişim platformlarının kesintiye uğramaması,

Birim web sitesinde yer alan bilgilerin güncel olması,

Elde edilen bilgi birikiminin korunması,

Yasal şartlara uyum,

Zamanında ödeme alma.

4.3 Kalite Yönetim Sisteminin Kapsamının Belirlenmesi

Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinatörlüğü’ nde Kalite Yönetim

Sistemi, 4.1 ve 4.2 maddelerinde belirlenen hususlar da dikkate alınarak koordinatörlük tarafından

yürütülmekte olan ve aşağıda sıralanan tüm hizmetleri kapsar:

e-BEYAS İşlemleri: e-BEYAS Uygulamasının tüm arayüzlerinde yürütülen

işlem/tanımlama/güncellemelerle kontrol ve takip işlemleri.

KAYSİS İşlemleri: Ankara Üniversitesinin mevcut tüm personeli, idari birimleri ve yeni kurulacak

olan idari birimleri (koordinatörlük, dekanlık, müdürlük, daire başkanlığı vs.).

Kurum Belge Merkezi ve Arşiv İşlemleri: Ankara Üniversitesi tüm alt birimlerinde oluşturulan ve kurum dışından alınan belge/ dosya/ klasör/ materyali.

NES(e-imza) İşlemleri: Ankara Üniversitesi Rektörlük Makamı tarafından NES (e-imza) alınması uygun görülen tüm Ankara Üniversitesi personeli.

Planlama, Kontrol ve Eğitim İşleri: Ankara Üniversitesi tüm birim ve personeli ile stajyer olarak belirlenen öğrencileri.

Zaman Damgası Kontrol, Alım Faturalandırma ve Yazılım Kurulması İşleri: Ankara Üniversitesi tüm idari birimleri ile yeni kurulacak olan idari birimleri (koordinatörlük, dekanlık, müdürlük, daire başkanlığı vs.).

İdari İşler: Ankara Üniversitesi BEYAS Koordinatörlüğü’ nde görevli çalışanları, kısmi zamanlı



EL KİTABI

ANKÜ-BYS-EK.001



Burcu YILMAZ

Prof. Dr. Fahrettin


Revizyon No 01


ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018

çalışan öğrencileri, stajyer öğrencileri ve akademik toplantıların ilgili hedef kitlesi.

VPN Hesabı Başvuru İşlemleri: Ankara Üniversitesi Rektörlük Makamı tarafından VPN hesabı alınması uygun görülen tüm Ankara Üniversitesi personeli.

Teknik İşler: Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinatörlüğü binasında bulunan Felaket kurtarma merkezi ile diğer cihazların kontrol ve bakımı, web sitesi güncelleme, yazılım yükleme gibi teknik işlemlerin tamamı.

4.4 Kalite Yönetim Sistemi ve Prosesleri

Koordinatörlüğün yürüttüğü hizmet kalitesini doğrudan ya da dolaylı etkileyebilecek iş ve işlemler

talimatlarla tanımlanmış ve Proses Şemalarında gösterilmiştir. Yürütülmekte olan bu hizmetler için

ayrıca süreç kartları oluşturulmuştur.

5. LİDERLİK 5.1 Liderlik ve Taahhüt 5.1.1 Genel

Koordinatörlüğümüzde yönetim; KYS’ nin kurulması ve sürdürülmesi için insan kaynağı altyapı,

eğitim gibi temel ihtiyaçları sağlamakta, personel donanımı ve motivasyonuna önem vermekte,

koordinatörlüğümüz kendisinin ve rektörlüğümüzün politika ve hedeflerini gerçekleştirmek için

çalışmaktadır. Bunlara ek olarak her seviyedeki çalışana sorumluluk verilerek, inisiyatif ve

becerilerini kullanmalarına olanak sağlanmakta, önemli konularda görüş vermeleri istenmektedir.

Koordinatörlüğümüzde hizmetlerinin yürütülmesi esnasında yönetim tarafından düzenlenen

toplantılara çalışanların katılımı sağlanmakta ve fikir alışverişinde bulunulmaktadır.

Yönetim, aşağıdakiler vasıtasıyla Kalite Yönetim Sistemi için liderlik ve taahhütlerini;

Kalite yönetim sisteminin etkinliği için hesap verilebilirliği,

Kalite politikası ve kalite amaçlarının oluşturulduğu ve bunların kuruluşun stratejik yönü ve

bağlamı ile uyumluluğunun güvence altına alınması,

Kalite yönetim sistemi şartlarının, koordinatörlüğümüz hizmetleri ile bütünleştiğinin güvence

altına alınması,

Çalışanlarca süreç yaklaşımı ve risk temelli düşünme kullanımının teşvik edilmesi,

Kalite yönetim sistemi için gerekli kaynakların varlığının güvence altına alınması,

Etkin kalite yönetimi ve kalite yönetim sistem şartlarına uygunluğun öneminin paylaşılması,

Kalite yönetim sisteminin amaçlanan çıktılarına ulaşmasının güvence altına alınması,



EL KİTABI

ANKÜ-BYS-EK.001



Burcu YILMAZ

Prof. Dr. Fahrettin


Revizyon No 01


ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018

Kalite yönetim sisteminin etkinliğine katkı sağlayacak kişilerin, işe alınması, yönlendirilmesi ve

desteklenmesi,

İyileştirmenin teşvik edilmesi,

Çalışanların liderliğini göstermek için desteklenmesi,

yoluyla sağlamaktadır.

5.1.2 Müşteri Odaklılık

Koordinatörlüğümüz Üniversitemizin tüm birimleri ile akademik ve idari çalışanlarına hizmet

vermektedir. Yürütülen hizmetler 4.1 ve 4.2 de belirtilen hususlarla iç ve dış paydaşların ihtiyaç ve

beklentilerini kapsayacak biçimde yasal mevzuatlar çerçevesinde belirlenmiştir. Bu amaçla Kalite

Yönetim Sistemi, hizmet alanların ve çalışan personelin ihtiyaç ve beklentilerini karşılayacak şekilde

planlanması, sürdürülmesi, sürekli iyileştirilmesi ve memnuniyetlerinin izlenmesi gibi faaliyetleri

yönetmektedir. Ayrıca risk değerlendirme çalışmalarında memnuniyeti etkileyebilecek konular

özellikle göz önünde bulundurulmaktadır. İç ve dış paydaşların öneri ve şikâyetleri, yüz yüze yapılan

görüşmeler, eğitim toplantısı, telefon, e-posta, anketler veya e-BEYAS uygulaması üzerinden resmi

yazışma vb. yollarla bildirilmekte, ölçülüp değerlendirilmektedir.

5.2 Politika 5.2.1 Kalite Politikasının Oluşturulması

Kalite politikamız, üniversitemizin ve koordinatörlüğümüzün misyon ve vizyonları doğrultusunda

yönetim faaliyetlerinin tüm paydaşlarımızca benimsenen toplam kalite yönetimi anlayışı ile ulusal

ve evrensel etik ilkelere ve hukuka dayalı, yenilikçi ve sürekli iyileştirme esaslı olarak

gerçekleştirilmesidir.

Bu doğrultuda kalite politikamız;

Kalite Güvencesi Sistemine tüm paydaşlarımızın katılımını,

Kalite Yönetim Sistemimizin ISO 9001 standardı gereği dokümante edilmesini ve sürekli

iyileştirilmesini,

İnsan kaynağının bilgi, beceri ve yetkinliklerinin geliştirilmesini,

Yönetim faaliyetlerinde nitelik ve personel odaklı yaklaşımı,

AR-GE’ nin ulusal/uluslararası gereksinim ve önceliklere göre yürütülmesini,



EL KİTABI

ANKÜ-BYS-EK.001



Burcu YILMAZ

Prof. Dr. Fahrettin


Revizyon No 01


ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018

Yönetim faaliyetlerinde ulusal/uluslararası akreditasyonu,

Nitelikli personelin istihdamını,

Koordinatörlük faaliyetleri ile ilgili ulusal/uluslararası alanlarda katkı sağlamayı,

Kaynakların daha etkin ve verimli kullanılmasını ve israfın önlenmesini,

Uluslararasılaşma bilinç ve uygulamalarının yaygınlaşmasını,

Ulusal/uluslararası sıralamalarda daha üst seviyelere ulaşmayı,

Etkin bir risk yönetimi stratejisi sürdürülmesini,

esas alır.

5.2.1 Kalite Politikasının Duyurulması Koordinatörlüğümüzde kalite politikası duyuru panoları, web, e-posta, e-BEYAS duyuruları ve

koordinatörlüğümüz ortak paylaşımlı (share) dizini aracılığıyla fiziki ve elektronik ortamda tüm

çalışanlarımızın ve ilgili tarafların erişimine açılmıştır.

5.3 Kurumsal Görev, Yetki ve Sorumluluklar Koordinatörlüğümüz organizasyon şeması (ANKÜ-BYS-OŞ.001) ile görev tanımlarında (ANKÜ-BYS-

GOR.001,025) çalışanların görev, yetki ve sorumlulukları detaylandırılmıştır. Bunlara ek olarak

yürütülen hizmetlere ait talimat (ANKÜ-BYS-TAL.001,009) ve proses şemalarında (ANKÜ-BYS-

PŞ.001,009) yetki ve sorumlulukların nasıl yerine getirileceği tarif edilmiştir.

6. PLANLAMA 6.1 Risk ve Fırsatları Belirleme Faaliyetleri Koordinatörlüğümüzde planlanarak yürütülen tüm hizmetler için karşılaşılabilecek olası riskler tespit

edilmiş, derecelendirme ve önceliklendirme kriterlerinin ne olduğu, risk iştahının tespiti, belirlenen

risklerin sorumlularının kimler olduğu gibi hususlar belirlenmiştir. Bu kapsamda yürütülen tüm

hizmetlere yönelik risk değerlendirme çalışmaları yapılmış, önemli riskler için kontrol faaliyetleri

belirlenmiştir. Belirlenen risklere ilişkin sürekli izleme yapılmakta, güncelliği sağlanmaktadır. Ayrıca

hizmetler üzerinden yapılan analizler ile risklere ilişkin fırsatlar belirlenmektedir.

6.2 Kalite Hedefleri ve Bunlara Erişmek İçin Planlama

Koordinatörlüğümüzün kalite politikası doğrultusunda genel hedefleri belirlenmiştir. Ayrıca genel

hedefler çerçevesinde ulaşılabilir, ölçülebilir, belli aralıklarla izlenen yıllık hedefler belirlenmekte;



EL KİTABI

ANKÜ-BYS-EK.001



Burcu YILMAZ

Prof. Dr. Fahrettin


Revizyon No 01


ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018

süre, sorumlu, kaynak ihtiyacı ve izlenecek stratejiyi de içeren yıllık Performans Programı

oluşturulmakta ve 6’ şar aylık aralıklarla düzenlenen Yönetim Gözden Geçirme toplantıları ile

kontrol ve takip edilmektedir.

Koordinatörlüğümüzün genel kalite hedefleri:

Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi (BGYS) nin Genişletilmesi ve yaygınlaştırılması,

Kalite Yönetim Sisteminin birim tarafından benimsenmesi ve çalışmaların bu kapsamda

yürütülmesi,

e-BEYAS Uygulamasında Zorunlu Standart ve mevzuatın öngördüğü değişiklik ve geliştirmelerin

yapılması, geliştirilen yeni versiyonların kurularak sistemin sürekliliğin ve sürdürülebilirliğinin

sağlanması,

Zorunlu Standart ve mevzuatın öngördüğü değişiklik ve geliştirmelerin ilgili personel tarafından

düzenli olarak takip edilmesi ve gerekli güncellemelerin yapılması,

Değişiklik ve geliştirmeler doğrultusunda sistemin sürekliliğin ve sürdürülebilirliğinin sağlanması

için e-BEYAS Birim Sorumluları ile tüm personele eğitimlerin verilmesi,

Kurumsal belleği oluşturan geriye dönük arşiv belgelerinin tespit, ayrıştırma ve tasnif

çalışmalarının yürütülmesi,

Kurumsal belleği oluşturan geriye dönük arşiv belgelerinin yapılan tespitlerle birlikte zaman

içinde projelerle dijitalleştirilerek e-Arşiv Yönetim Sistemine aktarılması,

6.3 Değişikliklerin Planlanması

Koordinatörlüğümüzce yerine getirilen hizmetlerle ilgili mevzuat, organizasyon yapısı veya ilgili

standartların değişmesi durumunda KYS dokümantasyonu değişikliğe paralel olarak revize edilir. Söz

konusu değişiklikler Geçerli ve İptal Edilen Doküman listelerinde belirtilerek dokümante

edilmektedir.

7. DESTEK

7.1 Kaynaklar 7.1.1 Genel Koordinatörlüğümüzde kalite yönetim sisteminin kuruluşu, devam ettirilmesi ve geliştirilmesi için

gerekli olan personel, yazılım, donanım, eğitim, altyapı ve sarf malzemeleri üniversitemizin ilgili



EL KİTABI

ANKÜ-BYS-EK.001



Burcu YILMAZ

Prof. Dr. Fahrettin


Revizyon No 01


ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018

birimleri ile ortak çalışma sonucunda belirlenerek temin edilmektedir.

7.1.2 Kişiler Koordinatörlüğümüz insan kaynağı ihtiyacı, üniversitemiz Personel Daire Başkanlığı aracılığı ile

karşılanmaktadır. Yürütülen hizmetlerin gereklerine göre çalışacak personelin nitelikleri belirlenerek

Personel Daire Başkanlığına bildirilir. Personel Daire Başkanlığı diğer birimlerdeki personelin içinden

çalışması uygun görülenlerin Koordinatörlüğümüzde görevlendirilmesini sağlar. Eğer bu şartlara

uygun personel bulunamazsa kamu personeli alım sınavları aracılığı ile yeni memur alınmasını sağlar

ve koordinatörlüğümüzde görevlendirir.

7.1.3 Altyapı Koordinatörlüğümüzde hizmetlerin en iyi şekilde sunulması için ihtiyaç duyulan yazılım, donanım,

binalar, çalışma alanları ulaşım ihtiyaçları ve sosyal alanlar sağlanmış olup, bunlara ilişkin bakım ve

onarım işleri düzenli olarak yürütülmektedir. Bakım onarım işleri, ANKÜ-BYS-TAL.009 Teknik İşler

Talimatı’ nda belirtildiği şekilde kontrol ve takip edilmekte ve gerekli hallerde İdari ve Mali İşler,

Bilgi İşlem, Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlıkları tarafından yürütülmektedir.

7.1.4 Proseslerin İşletimi İçin Ortam Koordinatörlüğümüzde personelin işini rahat yapabilmesi için gerekli fiziksel şartlar sağlanmıştır.

Ayrıca çalışanlar arasında etnik köken, cinsiyet vs.’ ye dayalı ayrımcılık yapılmamakta, aşırı iş yükü

verilmemekte ve ya da psikolojik şiddet (mobbing) uygulanmamaktadır. Çalışanların bu konulardaki

önerileri dikkate alınmakta ve şikayetlerine en kısa sürede çözüm getirilmektedir.

7.1.5 İzleme ve Ölçme Kaynakları

Koordinatörlüğümüzde sadece hizmet sunulduğu için bu madde kapsam dışı tutulmuştur.

7.1.6 Kurumsal Bilgi

Koordinatörlüğümüzde çalışanlar arasındaki tecrübe ve örtük bilgi paylaşımı için çalışanlar arasında

toplantılar yapılmakta özellikle kritik faaliyetlerle ilgili iş akışları oluşturulurken veya risk

değerlendirmeleri yapılırken tecrübeli personelin katılımı sağlanmaktadır. Göreve yeni başlayan

personelin, konusunda tecrübe sahibi personel yanında çalışması sağlanarak deneyim kazanmaları



EL KİTABI

ANKÜ-BYS-EK.001



Burcu YILMAZ

Prof. Dr. Fahrettin


Revizyon No 01


ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018

amaçlanmaktadır.

Kurum dışında eğitim seminer gibi etkinliklere katılan personelden eğitim notları ve dokümanlar

talep edilerek diğer çalışanların erişimine açılmakta, ayrıca gerekli görülen durumlarda eğitime

katılan personel tarafından diğer personele, bilgilendirme toplantısı yapması sağlanmaktadır.

7.2 Yetkinlik

Koordinatörlüğümüzde çalışan personelin taşıması gereken yetkinlikler, öğrenim durumları, alması

gereken eğitimler ve tecrübe görev tanımlarında (ANKÜ-BYS-GOR.001,025) belirlenmiştir.

Koordinatörlüğümüzde çalışan personel, yürütmekte olduğu hizmet için gerekli olan ve Personel

Daire Başkanlığı Hizmet İçi Eğitim tarafından düzenlenen her türlü eğitim seminerine katılabilirler.

Ayrıca tecrübe sahibi olan personel deneyimlerini ve bilgilerini paylaşarak diğer personelin de

gelişimine katkı sağlamaktadır.

Eğitim faaliyetleri ile ilgili kayıtlar mevzuatlarda belirtilen sürelere uygun muhafaza edilmektedir.

7.3 Farkındalık Koordinatörlüğümüzde KYS ile ilgili farkındalık oluşturmak için, KYS Sorumluları tarafından

çalışanlara KYS Temel eğitimi verilir. Bu eğitimlerde özellikle kuruluş politikası, hedefler, birim

dokümantasyonu ve KYS ile ilgili genel bilgilendirme yapılır.

Koordinatörlüğümüzde çalışanlar, kalite politikası, ilgili kalite amaçlarının, stratejik amaç ve

hedeflerinin, kalite yönetim sistemi şartlarının yerine getirilmediği durumlarda müdahil olması

gerektiğinin farkındadır.

7.4 İletişim

Koordinatörlüğümüzde çalışanlar arasında iletişim küçük bir birim olması nedeniyle çoğunlukla

sözlü (yüzyüze, telefon, toplantı vs.) olarak gerçekleştirilir. Ancak dış paydaşlarla iletişim e-BEYAS

uygulaması üzerinden resmi yazışma, tebliğ ve duyurular, e-posta, sistem dokümantasyonu, eğitim

toplantıları, telefon vs yoluyla kurulmaktadır.

7.5 Dokümante Edilmiş Bilgi

7.5.1 Genel



EL KİTABI

ANKÜ-BYS-EK.001



Burcu YILMAZ

Prof. Dr. Fahrettin


Revizyon No 01


ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018

Koordinatörlüğümüz ISO 9001: 2015 Kalite Yönetim Sistemine uygun olarak doküman sistemini

oluşturmuştur. Bu dokümanlar koordinatörlüğümüzde uygulanan kalite yönetim sistemi, kalite el

kitabı, talimatlar, görev tanımları, proses şemaları, formlar, kalite planları ve ilgili diğer dokümanları

kapsayacak şekilde tanımlanmıştır ve uygulamaya alınmıştır.

Kalite Yönetim Sistemi kapsamındaki tüm faaliyetlere yönelik olarak oluşturulan dokümanların

hazırlanması, kontrol ve takip edilmesi, revize edilmesi vs. gibi işlemler ANKÜ-YNT-PR-001 Doküman

Kontrolü Prosedürü ile ANKÜ-BYS-TAL.005 Planlama, Kontrol ve Eğitim İşleri Talimatı’nda

açıklanmıştır.

7.5.2 Oluşturma ve Güncelleme Kalite Yönetim Sistemi doküman yapısının oluşturulması, formatı, güncelleme yöntemleri ANKÜ-

YNT-PR-001 Doküman Kontrolü Prosedürü ile ANKÜ-BYS-TAL.005 Planlama, Kontrol ve Eğitim İşleri

Talimatı’ nda açıklanmıştır.

7.5.3 Dokümante Edilmiş Bilginin Kontrolü Kalite Yönetim Sistemi kapsamındaki tüm faaliyetlere yönelik olarak oluşturulan dokümanların

hazırlanması, kontrol ve takip edilmesi, revize edilmesi vs. gibi işlemler ANKÜ-YNT-PR-001 Doküman

Kontrolü Prosedürü ile ANKÜ-BYS-TAL.005 Planlama, Kontrol ve Eğitim İşleri Talimatı’nda

açıklanmıştır.

8. OPERASYON

8.1 Operasyonel Planlama ve Kontrol Koordinatörlüğümüzde yürütülen tüm hizmetler için talimat (ANKÜ-BYS-TAL.001,009) ve proses

şemaları (ANKÜ-BYS-PŞ.001,009) oluşturulmuş ve bunlar için riskler belirlenmiştir. Hizmetlerin

belirlenen şartlara uygunluğu için kontroller yapılmaktadır.

8.2 Ürün ve Hizmetler İçin Şartlar

8.2.1 Müşteri ile İletişim

Dış paydaşlarla iletişim e-BEYAS uygulaması üzerinden resmi yazışma, tebliğ ve duyurular, e-posta,

sistem dokümantasyonu, eğitim toplantıları, telefon vs. yoluyla kurulmaktadır. Bu kanallar aracılığı



EL KİTABI

ANKÜ-BYS-EK.001



Burcu YILMAZ

Prof. Dr. Fahrettin


Revizyon No 01


ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018

ile iletilen her türlü öneri değerlendirilmektedir. Şikayet ve sorunlar ise kayıt altına alınarak, en kısa

sürede çözülür ve ilgililere geri dönüş yapılır. Bu konuda verilen hizmet ANKÜ-BYS-TAL.001 e-BEYAS

İşlemleri Talimatı’ nda detaylandırılarak açıklanmıştır.

8.2.2 Ürün ve Hizmetler İçin Şartların Tayin Edilmesi

Koordinatörlüğümüzde yürütülmekte olan hizmetler aşağıda sıralanan yasal mevzuatlar

çerçevesinde yürütülmektedir.

TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Standardı

TS 13298 Elektronik Belge Yönetim Sistemi Standardı

TSE 13212 Arşiv Mekanlarının Düzenlenmesi Standardı

5070 sayılı “Elektronik İmza Kanunu” (REGA: 23.01.2004 tarihli, 25355 sayılı)

3473 sayılı “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun

Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun” (REGA: 04.10.1988 tarihli,

19949 sayılı)

Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (REGA: 02.02.2015 tarih

ve 29255 sayılı (2014/7074)).

Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanunu (1)(2)(3) (28.03.1983 tarihli, 2809 Nolu Kanun)

Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname (21.11.1983 tarihli KHK NO:124)

“Devlet Teşkilatı Veri Tabanı” konulu 2011/1 Başbakanlık Genelgesi (REGA: 10.02.2011 tarih ve 27842 sayılı)

T.C. Ankara Üniversitesi Belge/Dosya Değerlendirme-Ayıklama-İmha Komisyonları ve Çalışma Esasları BEYAS-İK-03

Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı BEYAS-İK-09

“Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” (REGA: 10.02.2011 tarihli, 27842 sayılı)

KAMUSM Nitelikli Elektronik Sertifika Temini Sipariş Şartları ve Hizmet Esasları Yönergesi

Doküman Kontrolü Prosedürü ANKÜ-YNT-PR-001

BEYAS Koordinatörlüğü KYS Talimatları

BEYAS Koordinatörlüğü KYS Görev Tanımları

BEYAS Koordinatörlüğü KYS Proses Şemaları

Risk analizleri vs

8.2.3 Ürün ve Hizmetler İçin Şartların Gözden Geçirilmesi



EL KİTABI

ANKÜ-BYS-EK.001



Burcu YILMAZ

Prof. Dr. Fahrettin


Revizyon No 01


ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018

Koordinatörlüğümüzde sunulan tüm hizmetlerin ilgili mevzuat çerçevesinde gerçekleşmesi için,

hizmetlerimizle ilgili talimat (ANKÜ-BYS-TAL.001,009), proses şemaları (ANKÜ-BYS-PŞ.001,009) ve

diğer destek dokümanları mevzuat şartlarına göre hazırlanmakta ve kontrol edilmektedir. Mevzuata

uygun olmayan talepler reddedilir ve başvuru sahibi bilgilendirilir.

8.2.4 Ürün ve Hizmetler İçin Şartların Değişmesi

Verilen hizmetler için yasal şartlar değiştiğinde dokümante edilmiş bilgi listeleri yasal kısıtlar

paralelinde güncellenir. Değişiklik durumunda ilgili sorumlu/yetkili personel bilgilendirilir. İç ve dış

paydaşlar ise e-BEYAS uygulaması üzerinden resmi yazı, tebliğ, duyuru, web sitesi, telefon e-posta

vb. iletişim kanalarıyla yapılır.

8.3 Ürün ve Hizmetlerin Tasarımı ve Geliştirilmesi

Koordinatörlüğümüzde sadece hizmet sunulduğu için bu madde kapsam dışı tutulmuştur.

8.4 Dışarıdan Tedarik Edilen Proses, Ürün ve Hizmetlerin Kontrolü

Koordinatörlüğümüze ait ayrı bir bütçe olmaması nedeniyle dışarıdan alınan hizmet ve ürünler

Rektörlük tarafından ve Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Koordinatörlüğü proje desteği ile temin

edilmektedir. Bu nedenle bu madde kapsam dışı tutulmuştur.

8.5 Ürün ve Hizmetin Sunumu

8.5.1 Üretim ve Hizmet Sunumunun Kontrolü

Koordinatörlüğümüzde yürütülen tüm hizmetler için Kalite Yönetim Sistemi kapsamında oluşturulan

ilgili talimat (ANKÜ-BYS-TAL.001,009) ve proses şemaları (ANKÜ-BYS-PŞ.001,009) oluşturulmuştur.

Hizmetlerle ilgili resmi yazışmalar e-BEYAS Uygulaması üzerinden elektronik ortamda

oluşturulmakta ve mevzuatta belirtilen sürelerde muhafaza edilmektedir.

Hizmetlerin rahat bir şekilde sunulabilmesi için gerekli altyapı ve çalışma ortamı oluşturulmuş,

personelden kaynaklanabilecek hatalar risk analizinde göz önüne alınmıştır.

8.5.2 Tanımlama ve İzlenebilirlik



EL KİTABI

ANKÜ-BYS-EK.001



Burcu YILMAZ

Prof. Dr. Fahrettin


Revizyon No 01


ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018

Koordinatörlüğümüzde yürütülen tüm hizmetlere bağlı şartlar, mevzuatta ve ilgili dönem Stratejik

Planında tanımlıdır. Her türlü başvuru 16 Eylül 2013 tarihinden itibaren kullanılmakta olan e-BEYAS

Uygulaması üzerinden alındığı için kayıtlar veri toplamayı, izlemeyi ve ölçmeyi kolaylaştıracak

biçimde tutulur. e-BEYAS Uygulaması üzerinden işlemlerin bütün aşamaları, işlemi yapanlar, kontrol

edenler vb. bilgilere ulaşılabilmektedir.

8.5.3 Müşteri veya Dış Tedarikçiye Ait Mülkiyet

Resmi yazışmaların yürütüldüğü e-BEYAS Uygulamasında iç ve dış paydaşlara ait kimlik ve iletişim

bilgileri (TC kimlik no, telefon, adres, e-posta, idari birim kimlik kodu, vergi numarası vs.) veri olarak

bulunmaktadır. Bu bilgiler, çeşitli düzeylerde yetkilendirilmiş personelin erişimine açıktır. Ancak bu

bilgilerin sorumlu ve yetkili olanlar dışında herhangi bir üçüncü kişi, kurum veya kuruluşla açık yazılı

izin olmaksızın paylaşmak veya söz konusu bilgi ve belgeleri kamuoyunda yaymak T.C. Anayasası' na

ve ilgili diğer hukuk kurallarına aykırıdır. Bu nedenle iç ve dış paydaşlara ait kimlik ve iletişim

bilgilerine erişimi bulunan personel “Ankara Üniversitesi Kişisel, Hassas, Kurumsal Veri Paylaşımı ve

Bilgi Güvenliği Sorumluluk Belgesİ” ni imzalamak ve belgenin gerektiği şekilde davranmak

durumundadır. Bu sayede iç ve dış paydaşlara ait kimlik ve iletişim bilgileri korunmaktadır.

8.5.4 Muhafaza

Koordinatörlüğümüzde yürütülen tüm hizmetlere ait resmi yazışmalar e-BEYAS Uygulaması

üzerinden yapıldığından belgeler elektronik ortamda saklanmaktadır. Uygulamaya ait ana sunucular

Bilgi İşlem Daire Başkanlığı’ nda bulunmaktadır ve anlık olarak yedeklenmektedir. Bunun yanı sıra

düzenli aralıklarla veriler tapelere yazdırılmakta ve ayrıca BEYAS Koordinatörlüğü hizmet binasında

bulunan Felaket Kurtarma Merkezi’ nde birkaç kopya halinde yedeklenmektedir.

Fiziksel ortamda oluşturulmuş belgeler ise mevzuatın öngördüğü şekilde ilgili sorumlularca

saklanmaktadır. Yasal saklama süresini dolduran belgeler ise arşivlenmektedir. Bu işlem Türkiye’ de

Arşiv Standardına uygun olarak inşa edilen ilk bina olan BEYAS Koordinatörlüğü hizmet binasındaki

Arşiv depolarında gerçekleştirilmektedir. Arşiv depoları tüm arşivlik malzemenin (dosya, klasör, film

vs.) özelliklerine uygun olarak oluşturulmuştur ve malzemelerin zarar görmeyeceği şekilde

muhafaza edilmesi sağlanmaktadır.

8.5.5 Teslimat Sonrası Faaliyetler

Koordinatörlüğümüzde yürütülen hizmetler, sonrasında mevzuat gereklilikleri, hizmetlerin



EL KİTABI

ANKÜ-BYS-EK.001



Burcu YILMAZ

Prof. Dr. Fahrettin


Revizyon No 01


ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018

istenmeyen sonuçları ve iç veya dış paydaşların hizmetler ile ilgili şart ve geri bildirimleri göz önüne

alınarak değerlendirilmektedir.

8.5.6 Değişikliklerin Kontrolü

Koordinatörlüğümüzde yürütülen hizmetlerde herhangi bir nedenden dolayı iş akışlarında ya da

hizmetlerde kullanılan malzeme veya teçhizatta değişiklik yapılması durumunda yapılan değişikliğin

istenen sonucu verip vermediği kontrol edilir ve ilgili kayıtlar muhafaza edilir.

8.6 Ürünlerin ve Hizmetlerin Piyasaya Sunumu

Koordinatörlüğümüzde yürütülen hizmetlerin ilgili mevzuat ve sistem dokümantasyonuna

uygunluğu hiyerarşik olarak imza ve paraflar yoluyla kontrol edilmektedir. Ayrıca talimat (ANKÜ-

BYS-TAL.001,009) ve proses şemalarında (ANKÜ-BYS-PŞ.001,009) kontrol noktaları belirlenmiş olup,

uygunsuzluk durumunda ilgili kişilerden düzeltmeler talep edilerek uygunsuzluk kayıtları

tutulmaktadır.

8.7 Uygun Olmayan Çıktının Kontrolü

Koordinatörlüğümüzde yürütülen hizmetlerin şartları ilgili mevzuata bağlı olarak hazırlanan talimat

(ANKÜ-BYS-TAL.001,009) ve proses şemalarında (ANKÜ-BYS-PŞ.001,009) belirtildiği şekilde

gerçekleştirilmekte olup, hizmet anında müdahale edilebilecek şekilde kontrol altında tutulur.

Hizmetler sürekli kontrollerle izlenerek uygun olmayan hizmet sunulması önlenmektedir.

İç ve dış paydaşlardan alınan öneri/şikayetler, iç tetkikler, denetimler, gözden geçirme toplantıları,

risk değerlendirmeleri veya kontrollerde tespit edilen/tekrarlanan uygunsuzluklar ilgili sorumlu/

yetkili tarafından zaman geçirmeden düzeltilmektedir. Konu ile ilgili olarak ilgili paydaşlar resmi

yazışma, e-posta, duyuru vs yolları ile bilgilendirilmektedir.

Ayrıca yürütülen hizmetlerle ilgili tespit edilen veya bildirilen her türlü uygunsuzluk kayıt altına

alınmakta, dokümante edilerek muhafaza edilmektedir.

9. PERFORMANS DEĞERLENDİRME

9.1 İzleme, Ölçme, Analiz ve Değerlendirme

9.1.1 Genel



EL KİTABI

ANKÜ-BYS-EK.001



Burcu YILMAZ

Prof. Dr. Fahrettin


Revizyon No 01


ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018

Koordinatörlüğümüzde hizmet kalitesi üzerinde önemli etkileri olan belli başlı işlem ve faaliyetler iç

tetkik ve Yönetim gözden geçirme toplantıları ile izlenmekte, periyodik olarak ölçülüp ve

gözlemlenmekte ve sonuçları raporlanmaktadır. Kalite performansının izlenmesi; amaç ve

hedeflerle uyum içinde bulunmasını temin etmek amacıyla veriler düzenli olarak kaydedilmektedir.

Ayrıca düzenli aralıklarla yapılması planlanan memnuniyet anketi soruları oluşturulmuştur. Bu

anketin sonuçları raporlanmakta, iyileştirmeye açık alanlar tespit edilerek eylem planları

oluşturulmaktadır.

9.1.2 Müşteri Memnuniyeti

Koordinatörlüğümüz hizmetlerinden faydalanan iç ve dış paydaşlar şartlarının karşılanıp

karşılanmadığının belirlenmesi için farklı iletişim kanalları yoluyla alınan öneri ve şikâyetler ile

memnuniyet anketleri değerlendirilerek gerekli hallerde düzeltici faaliyet başlatılır ve iyileştirmeler

sağlanır. Konu ile ilgili detaylar ANKÜ-BYS-TAL.001 e-BEYAS İşlemleri ve ANKÜ-BYS-TAL.005

Planlama, Kontrol ve Eğitim İşleri talimatlarında açıklanmaktadır.

9.1.3 Analiz ve Değerlendirme

Koordinatörlük olarak sistemin etkinliğini ve performansını değerlendirmek için memnuniyeti, süreç

ve kalite hedeflerimizin gerçekleşme oranları, uygun olmayan hizmet sayıları, risk değerlendirme

faaliyetlerinin etkinliği konularında istatistiksel çalışmalar yapılır. Bunlara ek olarak hizmet

gerçekleşmeleri ve hedeflerle ilgili analizler yıllık faaliyet raporlarında tüm paydaşlara iletilir.

9.2 İç Tetkik

Koordinatörlüğümüzde yürütülen hizmetlerde uygulanan Yönetim Sistemleri ile 9001

standartlarının şartlarının etkin olarak uygulanıp uygulanmadığı, faaliyetlerin düzenli olarak

sürdürülüp sürdürülmediğinin belirlenmesi amacıyla iç tetkikler yapılmaktadır. Bu amaçla

oluşturulan iç tetkik soruları zaman zaman güncellenmekte, yönetim gözden geçirme toplantıları

öncesinde tekrarlanmaktadır.

9.3 Yönetim Gözden Geçirmesi

9.3.1 Genel

Koordinatörlüğümüzde yürütülen hizmetlerin Yönetim Sistemlerinin amacına uygunluğunu,

yeterliliğini ve etkinliğini sürdürmesini ve stratejik amaçlarıyla uyumluluğunu güvence altına almak



EL KİTABI

ANKÜ-BYS-EK.001



Burcu YILMAZ

Prof. Dr. Fahrettin


Revizyon No 01


ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018

için planlı aralıklarla koordinatörlüğümüzde yönetimin gözden geçirme toplantısı gerçekleştirir. Bu

toplantıda iç tetkik ve paydaşların memnuniyet anketi sonuçları değerlendirilir. Değerlendirme

sonucuna göre yapılması gereken iş ve işlemler planlanır.

9.3.2 Yönetim Gözden Geçirmesi Girdileri

Yönetimin sistemi gözden geçirme toplantılarının planlanma aşamasında yönetimin gerekli gördüğü

diğer konular ve gelen öneriler dışında aşağıdaki konular göz önünde bulundurularak toplantı

gündemi belirlenir;

Bir önceki Yönetim Gözden Geçirmesi toplantısından devam eden takip faaliyetleri

Yönetim Sistemlerini etkileyebilecek iç ve dış konulardaki değişiklikler,

Memnuniyeti kapsamında yapılan çalışmalar ile geri bildirim, çalışmaların analiz edilmesi,

iyileştirmeye açık alanların belirlenmesi,

Amaç ve hedeflerin gözden geçirilmesi, gerçekleşme durumlarının görüşülmesi, yeni hedeflerin

belirlenmesi,

Proses performanslarının değerlendirilmesi,

Uygun olmayan faaliyetler ile düzeltici faaliyetlerin gerçekleşme durumu,

İzleme ölçme sonuçları

İç/dış tetkiklerin ve denetimlerin sonuçları

Kaynaklar

Risk ve fırsatlara yönelik faaliyetler,

İyileştirme önerileri, (çalışan ve hizmet alanlardan gelen öneriler)

ilgili tarafların şikâyetleri.

9.1.1 Yönetim Gözden Geçirmesi Çıktıları

Yönetim sistemi gözden geçirme toplantılarının çıktıları; iyileştirme için fırsatları, yönetim sistemleri

ile ilgili değişiklik ihtiyacını ve gerekli olan kaynakları kapsayacak karar ve faaliyetleri içerir.

10. İYİLEŞTİRME

10.1 Genel

Koordinatörlüğümüzde özellikle, hizmet kalitesini ve paydaşların memnuniyetini arttırmak için neler

yapılabileceği, iyileştirme fırsatlarının neler olabileceği konularında çalışan önerileri, paydaşların



EL KİTABI

ANKÜ-BYS-EK.001



Burcu YILMAZ

Prof. Dr. Fahrettin


Revizyon No 01


ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018

talepleri, iç tetkik ve yönetim gözden geçirme toplantısı sonuçları ulusal ve uluslararası mevzuata

uygun biçimde değerlendirilmektedir.

10.2 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet

Hizmet sunumu ve/veya Kalite Yönetim Sistemi uygulamaları sırasında uygunsuzluk ile karşılaşılması

durumunda düzeltici veya önleyici faaliyet başlatılır ve bu faaliyetlerin etkinliği takip edilir. Konu ile

ilgili detaylar ANKÜ-BYS-TAL.001 e-BEYAS İşlemleri ve ANKÜ-BYS-TAL.005 Planlama, Kontrol ve

Eğitim İşleri talimatlarında açıklanmaktadır.

10.3 Sürekli İyileştirme

Sürekli olarak iyileştirme Koordinatörlüğümüz Kalite Yönetim Sistemi’nin temelidir. KYS’nin

uygunluğu, yeterliliği ve etkinliği periyodik olarak iç tetkik ve YGG toplantıları yoluyla

değerlendirilmekte, özellikle memnuniyetin düşük olduğu alanlar ve ulaşılamayan hedefler

belirlenmekte, şikâyet ve uygunsuzlukların nedenleri araştırılarak gerekli kaynak ihtiyaçları

sağlanmakta, iyileştirmeler ve düzeltici faaliyetler yoluyla müşteri memnuniyeti ve hedeflerin çıtası

yükseltilmektedir. Bu şekilde KYS performansının sürekli arttırılması sağlanmaktadır.

Documents

ANKARA ÜNİVERSİTESİ BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ …beyas.ankara.edu.tr/wp-content/uploads/sites/34/... · ISO 9001:2015 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ KALİTE EL KİTABI