AUDITORIA EM SISTEMAS DA QUALIDADE(CONCEITOS)

Prof. William Takahara

INTRODUÇÃO

AUDITORIA NÃO É SINDICÂNCIA

AUDITADO NÃO É PESSOA

SISTEMA

PROCESSO

PRODUTO

REPRESENTANTEDO AUDITADO

GERENTE

DIRETOR

CHEFE

INDICADO

DEFINIÇÃO

AUDITORIA DA QUALIDADE É UMA ATIVIDADE FORMAL E

DOCUMENTADA, EXECUTADA POR PESSOAL HABILITADO

E QUE NÃO TENHA RESPONSABILIDADE DIRETA NA

EXECUÇÃO DO SERVIÇO EM AVALIAÇÃO, PARA

VERIFICAR A EFICÁCIA DO SISTEMA DA

QUALIDADE IMPLANTADO, ATRAVÉS

DE EVIDÊNCIAS OBJETIVAS.

OBJETIVOSAVALIAR A EFICÁCIA DO SISTEMA DA QUALIDADE

RETROALIMENTAR O SISTEMA DA QUALIDADE

ASSESSORAR O GESTOR DO S.Q. E AS GERÊNCIAS ENVOLVIDAS

RETROALIMENTAR O CADASTRO DAS EMPRESAS FORNECEDORAS

DE PRODUTOS E SERVIÇOS

APERFEIÇOAR E DIFUNDIR TECNOLOGIA

PROVER A APROXIMAÇÃO ENTRE VÁRIOS NÍVEIS HIERARQUICOS

IDENTIFICAR A NECESSIDADE DE TREINAMENTO DE PESSOAL

VERIFICAR A QUALIDADE DE UM PRODUTO OU SERVIÇO

DETERMINAR A EFICACIA DA INSPEÇÃO

GERAR LUCRO

CLASSIFICAÇÃO

AUDITORIA EXTERNA (2° OU 3° PARTE)

REALIZADA POR EMPRESA INDEPENDENTEA QUE ESTÁ SENDO AUDITADA

AUDITORIA INTERNA (1° PARTE)

REALIZADA PELA PRÓPRIA EMPRESA AUDITADA, PORÉMCOM PESSOAL INDEPENDENTE, OU SEJA, NÃO

VINCULADO AO PESSOAL RESPONSÁVELPELA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS

AUDITADOS

PRINCÍPIOS BÁSICOS

CONSCIENTIZAÇÃO DA EMPRESA COMO UM TODO PARA A AUDITORIA

FORMAÇÃO E TREINAMENTO DA EQUIPE AUDITORA

TREINAMENTO E QUALIFICAÇÃO DE PESSOAL EM TODOS OS NÍVEIS

HIERARQUICOS PARA A QUALIDADE

ANÁLISE DAS EVIDÊNCIAS OBJETIVAS:

- Descrição de sua condição ou o que é

- Critério ou o que deveria ser

- Efeito ou o que isto significa

- Causa ou por que aconteceu

- Sugestões ou o que deve ser feito

AVALIAÇÃO CONJUNTA ENTRE AUDITOR E AUDITADO

PLANO E FREQÜÊNCIA

TIPO DE AUDITORIA:

- AUDITORIA INTERNA, EXTERNA, SISTEMA, PROCESSO E PRODUTO

TIPO DE ORGANIZAÇÃO A SER AUDITADA

ASPECTOS CONTRATUAIS ENVOLVIDOS (AUDITORIAS OBRIGATÓRIAS)

PERIODICIDADE DAS AUDITORIAS

- Área de atuação da empresa

- Tipo de produto ou serviço

- Técnicas de controle de qualidade utilizadas

- Aspectos legais e contratuais

PLANEJAMENTO

ELABORAÇÃO DO ROTEIRO DE DE AUDITORIAS

- Onde auditar?

- O que auditar?

- Quem serão os auditores?

- Quais os critérios e amostragens a serem utilizados?

- Como serão acompanhadas as ações corretivas?

ELABORAÇÃO DO QUESTIONÁRIO PADRÃO

TREINAMENTO E QUALIFICAÇÃO DOS AUDITORES EAUDITADOS

DATAS PARA A REALIZAÇÃO DAS AUDITORIAS

PROGRAMASAUDITORIAS EXTERNAS: VERIFICAR EXIGÊNCIAS CONTRATUAIS

AUDITORIAS INTERNAS: PARA AVALIAÇÃO DA EVOLUÇÃO DOSISTEMA DA QUALIDADE

FATORES DE INFLUÊNCIA

- Antes do fechamento de contrato ou compra- Manutenção e aprimoramento do sistema da qualidade

- Suspeitas de deficiências no sistema da qualidade

NOTIFICAÇÃO DA AUDITORIA AO AUDITADO

- Com antecedência- Para que o auditado esteja preparado

- Datas, horários, setores, processos

ADAPTAÇÃO DO QUESTIONÁRIO PADRÃO

A AUDITORIA

REUNIÃO INICIAL

- ABRANGÊNCIA E PONTOS A SEREM AUDITADOS

- APRESENTAR A EQUIPE DE AUDITORES

- CONHECER O REPRESENTANTE DA ADMINISTRAÇÃO E AS

PESSOAS QUE SERÃO AUDITADAS

- REGISTRAR AS PESSOAS PRESENTES

- DISCUTIR A SEQÜÊNCIA, HORÁRIOS E LOCAIS DA AUDITORIA E,SE NECESSÁRIO, FAZER AJUSTES

- ENFATIZAR OS ASPECTOS DE CONFIDENCIALIDADE (AUDITORIADE SEGUNDA E TERCEIRA PARTE)

- ELIMINAR QUALQUER DÚVIDA DO AUDITADO QUANTO AREALIZAÇÃO DA AUDITORIA

- MARCAR A REUNIÃO DE ENCERRAMENTO

A AUDITORIAA AVALIAÇÃO

- UTILIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS BÁSICOS

- APLICAR AS AMOSTRAGENS ESTABELECIDAS

- REGISTRAR AS PESSOAS ENTREVISTADAS

- CONSIDERAR AS EVIDÊNCIAS OBJETIVAS

- IMPORTÂNCIA NOS ASPECTOS COMPORTAMENTAIS

- EFETUAR REGISTROS (POSITIVOS E NEGATIVOS)

- EFETUAR CONSTATAÇÕES CONJUNTA AUDITOR/AUDITADO

- DISCUSSÃO ENTRE OS AUDITORES PARA AJUSTES NASINFORMAÇÕES COLHIDAS NA AUDITORIA

A AUDITORIA

REUNIÃO DE PÓS AUDITORIA

- IMEDIATAMENTE APÓS A AUDITORIA

- RESSALTAR OS ASPECTOS DE COFIDENCIALIDADE

- REGISTRAR AS PRESENÇAS

- DESTACAR AS AMOSTRAGENS APLICADAS

- EXPOR AS DIFICULDADES ENCONTRADAS

- DESTACAR OS APECTOS POSITIVOS ENCONTRADOS

- ESCLARECER PONTOS DIVERGENTES

- EFETUAR AJUSTES NO RELATÓRIO

PÓS AUDITORIA

ANALISAR AS NÃO CONFORMIDADES ENCONTRADAS

INVESTIGAR AS CAUSAS GERADORAS DAS NÃO CONFORMIDADES

TOMAR AÇÕES CORRETIVAS PARA ELIMINAÇÃO DAS NÃOCONFORMIDADES

ELABORAR E CUMPRIR PLANO DE MELHORIAS PARA ELIMINARAS CAUSAS

TOMAR AÇÕES PREVENTIVAS, TAIS COMO: TREINAR E QUALIFICAR

PESSOAS, DESENVOLVER NOVOS FORNECEDORES, LEVANTAR

ESTATISTICAMENTE A OCORRÊNCIA DAS NÃO CONFORMIDADES E

REVISAR E ADEQUAR A DOCUMENTAÇÃO DO SISTEMA DA QUALIDADE

ACOMPANHAR A EFICÁCIA DAS AÇÕES TOMADAS

A EQUIPE AUDITORA

TER UM AUDITOR LÍDER

SER COMPOSTA POR “ATÉ” TRÊS ELEMENTOS

ATRIBUIÇÕES DO AUDITOR LÍDER

- COORDENAR A EQUIPE AUDITORA

- REALIZAR A AUDITORIA TÉCNICA DE SISTEMA

- LIDERAR A REUNIÃO INICIAL E A REUNIÃO DE PÓS AUDITORIA

- COORDENAR AS REUNIÕES ENTRE OS AUDITORES DURANTE AREALIZAÇÃO DA AUDITORIA

- ELABORAR O RELATÓRIO DE AUDITORIA DE SISTEMAS

- PROMOVER REUNIÕES COM A ALTA ADMINISTRAÇÃO DA

ORGANIZAÇÃO PARA A APRESENTAÇÃO E AVALIAÇÃO DOS

RESULTADOS

PERFIL DO AUDITOR

TER CAPACIDADE DE COORDENAÇÃO

SER OBJETIVO

TER CAPACIDADE DE ANALISE

SER PACIENTE e SER SUTIL

SER PERSISTENTE

ESTAR ATUALIZADO

SER ORGANIZADO

TER CAPACIDADE DE COMUNICAÇÃO

SER FLEXÍVEL e TER HUMILDADE

ESTAR MOTIVADO

SER PONTUAL

PROBLEMAS COMPORTAMENTAIS

ASSOCIAÇÃO DE AUDITORIA TÉCNICA COM SINDICÂNCIA

PÂNICO

REVERSÃO DA AUDITORIA

APATIA

ANTAGONISMO INTERNO - QUESTIONAMENTO SOBRE A PRÓPRIA

ORGANIZAÇÃO

BUSCA DE JUSTIFICATIVA

FALTA DE OBJETIVIDADE

BUSCA DE RESPONSÁVEIS

FALTA DE MOTIVAÇÃO - BOICOTAM E RIDICULARIZAM A AUDITORIA

REFRATARIEDADE: AUDITADO TEM POSTURA AGRESSIVA