BUDAPESTI GAZDASÁGI EGYETEM

PÉNZÜGYI ÉS SZÁMVITELI KAR

A Volvo Hungária Kft költség elszámolási rendszerének

vizsgálata

Belső konzulens: Dr. Sisa Krisztina A. Harkány Mónika

Nappali tagozat

Külső konzulens: Tomsó Krisztina Pénzügy és számvitel szak

Számvitel szakirány

2016

1

2

Tartalomjegyzék

Bevezetés .......................................................................................................................... 4

1. A Volvo Hungária Kft bemutatása ............................................................................... 6

1.1. A Volvo Csoport .................................................................................................... 6

1.2. Volvo Magyarországon .......................................................................................... 7

1.3. A Volvo Hungária Kft számviteli politikája .......................................................... 8

2. Költségtani ismeretek, költséggazdálkodás ................................................................ 10

2.1. Költség és kiadás fogalma .................................................................................... 10

2.2. Ráfordítás ............................................................................................................. 11

2.3. A költségek csoportosításának lehetőségei .......................................................... 12

2.4. Költséggazdálkodás .............................................................................................. 16

2.5. Költségek tervezése .............................................................................................. 17

2.6. Költségek utalványozása ...................................................................................... 19

2.7. Költségek főkönyvi elszámolása és analitikus nyilvántartása ............................. 20

3. A Volvo Hungária kft költségszámítási gyakorlata .................................................... 22

3.1. Költségnem-struktúra ........................................................................................... 22

3.2. Számviteli információs rendszer vállalatra szabottan .......................................... 26

3.3. Költséghelyek ....................................................................................................... 28

3.3.1. Regionális versus Helyi költségek ................................................................. 28

3.3.2. A vállalat költséghelyei ................................................................................. 31

3.3.3 Értékesítő részlegek költségei ........................................................................ 33

3.3.4 A támogató részlegek költségeinek megjelenése ........................................... 35

4. Az utalványozás céljai ................................................................................................ 43

4.1 Utalványozás a Volvo Hungária Kft-nél ............................................................... 44

4.2. Az utalványozási rendszerből eredő problémák, fennakadások .......................... 50

3

4.3. Megoldási lehetőségek a felmerült problémákra ................................................. 52

5. Összefoglalás .............................................................................................................. 56

6. Irodalomjegyzék ......................................................................................................... 60

4

Bevezetés

Szakmai gyakorlatomat a Volvo Hungária Kft-nél junior könyvelő gyakornokként

töltöttem.

A Volvo Hungária Kft a Volvo Csoport magyarországi képviselője a tehergépjármű

értékesítés területén. Az immár 17 éves múltra visszatekintő vállalat jelenleg 7

műhellyel rendelkezik az országban, a cég központjának Budapest ad otthont. A

fővárosi székhely öleli fel egyúttal az igazgatási, irányítási, szolgáltató egységeket is,

többek között a pénzügyi osztályt, ahol én is dolgozom.

Feladatkörömbe tartozik a vállalat összes műhelyének és a különböző részlegek bejövő

számláinak könyvelése, illetve a pénztárak bevételi illetve kiadási oldalainak rögzítése.

Emellett a kimenő számlák egy részének a kiállításában is közreműködöm.

Munkám során nagy részben bejövő számlákat kezelek, éppen ez motivált arra, hogy

minél jobban beleássam magam, megértsem a vállalat költségeinek működését, a

számviteli szabályoknak és vállalkozás elvárásainak megfelelő lehetőségeket a

költségek számviteli információs rendszerben történő rögzítésére. A vállalat nagysága,

multinacionalitása megkívánja a költségek részletes felelősségközpont szintű

nyilvántartását. Ehhez komplex kódrendszer áll rendelkezésünkre, melynek segítségével

költséghelyekre és költségviselőkre osztunk szét minden felmerült költséget. A

szakdolgozatomban az igazgatási, irányítási, termelő, szolgáltató és technikai

költséghelyeket szeretném vizsgálni, azért mert a vállalat költség elszámolása ezen

költséghelyek hatékony szétválasztásán alapul. A költséghelyek vizsgálata során, a

felmerült költségek költséghelyek és költségviselők közötti felosztásának elveit,

számviteli módszereit szeretném részletesebben elemezni, illetve a dolgozat végén a

fejlesztés további lehetőségeire is rávilágítok. Költségek elszámolása kapcsán olyan

számviteli információs rendszert kellett kialakítani, amely képes kezelni azt a rengeteg

dimenziót, amik alapján szét tudjuk osztani a költségeket a megfelelő költséghelyekre

és képes legyen kezelni mindezt úgy, hogy a havi rendszerességű vezetői riport

5

elkészítéséhez elegendő és megfelelő információt tudjon nyújtani. Ehhez kapcsolódóan

a vállalat havi költségallokációs folyamatát ismertetem, milyen allokációs kulcsok

állnak rendelkezésünkre az egyes költségek felosztására költséghelyekre,

költségviselőkre vonatkozóan. Végezetül a költséggazdálkodás tevékenységei közül,

szorosan kapcsolódva a költségelszámolási rendszerhez, szeretném bemutatni a vállalat

utalványozási rendszerét is, rávilágítani a fennálló hibákra, megoldási lehetőségeket

keresni a hatékonyabb működésre. Mivel bejövő számlakönyvelést végzek munkám

legnagyobb részében, ezért sajnos minden nap szembesülök az összetett rendszerből

eredő hibákkal és a hibák hatásaival.

Kutatási kérdéseim:

1. Hatékony lehet a költségelszámolás a 6-os és 7-es számlaosztályok bevonása

nélkül? Milyen lehetőségeket ad ehhez a számviteli információs rendszer?

2. Megvalósítható havi egyszeri allokációval egyes közvetett költségek felosztása?

3. Utalványozás Svédországtól Budapestig, működőképes a rendszer? Létezik

optimális megoldás ilyen összetett vállalati szintjén?

Összegezve, dolgozatom célja a vizsgált vállalkozás költség elszámolási rendszerének

bemutatása, működésének vizsgálata, a rendszer hibáinak feltárása, megoldási

lehetőségek keresése.

6

1. A Volvo Hungária Kft bemutatása

1.1. A Volvo Csoport

A Volvo Hungária Kft-ahol része a Volvo Csoportnak, amely svéd alapítású cég és a

Volvo Holding Sverige Aktiebolag tulajdona. A Volvo márkanév szinte mindenki által

ismert fogalom. Ha megkérdezünk, valakit mi jut először eszébe a Volvo név hallatán,

szinte mindenki azt válaszolná, hogy autó, megbízhatóság, minőség.

Valóban sokak számára a Volvo személyautók gyártása közismert fogalom, azonban a

Volvo csoport egy másik kiemelkedő ágazata a tehergépjármű gyártás, értékesítés,

szervízelés.

Az 1927-ben alapított Volvo Group mára a világ egyik legnagyobb kamionok,

autóbuszok, építőipari gépek tengeri és ipari motorok gyártójává nőtte ki magát. Teljes

körű, igényre szabott finanszírozási, lízing-, biztosítási és szervizmegoldásokat nyújt,

valamint a városi közlekedésben használható szállítási rendszereket biztosít.

A Volvo Group márkáinak portfóliójába a Volvo, Renault Trucks, Mack, UD Trucks,

Prevost, Nova Bus, SDLG, Sunwin, Volvo Penta és Eicher márkák tartoznak. A Volvo

teherautókat világszerte 130-at meghaladó számú országban forgalmazzák és szervizelik

- több mint 650 forgalmazó és 1450 műhely. A Volvo Group által gyártott teherautók

több mint 90 százaléka a nehézsúlyú, 16 tonna fölötti kategóriába tartozik. Ennek

eredményeképpen a Volvo Truck Corporation a világ harmadik legnagyobb

nehézteherautó-gyártója.

Összesen kilenc összeszerelő üzemük van a világ különböző részein, nyolc további

gyárat helyi partnereik birtokolnak.

Forrás: www. volvogroup.com

7

1.2. Volvo Magyarországon

A Volvo Hungária Kft. a Volvo Group Sweden AB hivatalos magyarországi

képviselője, a Volvo teherautók importőre.

A magyarországi vállalat létesítő okirata 1999. március 15-én kelt. Az alaptőkét 100

millió forint pénzbeli hozzájárulás formájában bocsátotta rendelkezésre, határozatlan

időre. A Társaságot a Fővárosi Bíróság 1999. április 16-án jegyezte be. Az immáron 16

éves múltra visszatekintő cég székhelyét ekkor Magyarország szívébe, Budapestre

helyezte. Az eltelt évek alatt mindvégig arra törekedett és törekszik most is, hogy

ügyfelei számára minél elérhetőbbek legyenek termékei és szolgáltatásai. Ezért, hogy a

magyarországi piacot még jobban lefedje, a budapesti telephely mellett 5 fióktelepet

hozott létre.

Elsőként 2009 tavaszán Lébényben, majd 2010 májusában szinte egyszerre Polgáron és

Szegeden nyitotta meg új műhelyeit. Ezekkel már lefedve Magyarország nyugati, keleti

és déli régióját is. A dél-nyugati régióban, Nagykanizsán, 2011 nyarán hozott létre

újabb szerviz telephelyet. 2014 év elejétől Biatorbágyon is üzemeltet

márkaszervizet,2015-ben pedig újabb műhelyberuházásra kerül sor Pécsett.

A 6 településen működő multinacionális vállalat jelenleg 106 fizikai dolgozót és 75

szellemi munkaerőt foglalkoztat. A szellemi alkalmazottak körülbelül 80 százaléka a

budapesti központban koncentrálódik. Ugyanis itt találhatóak azok a döntést hozó és

támogató egységek, amelyek a vállalat alapvető működéséhez elengedhetetlenek. A

döntéseket a vállalati menedzsment hozza. Végrehajtásában pedig az alábbi egységek

vesznek részt: Új Autó Értékesítési osztály, Használt Autó Értékesítési osztály,

Személyzeti osztály és nem utolsó sorban a Pénzügy. A támogató osztályok mellett itt

található a Volvo magyarországi Oktató Központja is, ahol komoly szakmai és műszaki

felkészítést nyújtanak (nemcsak) új dolgozóik számára.

A Társaság árbevétele jellemzően az alábbi tevékenységekből adódik: új és használt

tehergépkocsi és busz értékesítés, alkatrész nagy- és kiskereskedelem, szerviz

tevékenység, oktatás, tehergépkocsi bérbeadás.

8

A Társaság saját műhelyében végzi a közvetlenül a svéd gyárból kiszámlázott autók

magyarországi forgalomba helyezése előtti kötelező átvizsgálásokat. Ezen költségeket

kiszámlázza a gyár felé.

A Társaság kapcsolt vállalkozások részére nyújtott tevékenysége főleg az alábbiakból

tevődik össze: Volvo Action szervizköltség, tehergépjármű értékesítés, transzferár.

1.3. A Volvo Hungária Kft számviteli politikája

A Társaság a számviteli törvény előírásai szerint éves beszámolót készít, amelyben a

mérleg és az eredménykimutatás „A” változatát alkalmazza.

A beszámoló fordulónapja december 31. A mérlegkészítés időpontja: január 13.

A Társaság a gazdálkodás eredményét összköltség eljárással készített

eredménykimutatás alapján állapítja meg.

A Vállalkozás független könyvvizsgálója a Price Waterhouse Coopers.

A Társaság számviteli politikájában teljes egészében igazodik számvitelről szóló 2000.

évi C. törvényben rögzített szabályokhoz. Könyveit ennek és a Magyarországon

általánosan elfogadott számviteli elveknek megfelelően vezeti, figyelemmel a külföldi

tulajdonos konszolidációs jelentési igényeire is.

A Társaság a számviteli törvénnyel összhangban kialakította a pénzkezelési,

önköltségszámítási, leltározási valamint eszköz és forrás értékelési szabályzatát. Az

anyavállalat által kiadott utalványozási szabályzat érvényes a Volvo Group összes

vállalatára vonatkozóan.

Fentieken kívül rögzítésre kerültek azok a számviteli törvény által előírt összeghatárok,

amelyek az ellenőrzés során feltárt hibák minősítését meghatározzák..

A tárgyi eszközök és immateriális javak értékcsökkenése lineáris módszerrel kerül

kiszámításra. Az értékcsökkenési leírás számításának alapja az adott eszköz bruttó

értéke csökkentve a hasznos élettartam végén várhatóan realizálható

maradványértékkel.

9

A Társaság a maradványérték meghatározásánál az aktiválandó eszköz egyedi jellegét

veszi figyelembe. Ennek megfelelően állapítunk meg maradványértéket az

ingatlanokhoz, a járművekhez, egyes a műszaki és egyéb berendezések, gépek közé

besorolt eszközökhöz. Azon eszközök esetében, melyek aktiválásakor maradványértéket

nem határozunk meg, úgy ítéljük meg, hogy olyan gyors a technikai fejlődés, jelentős az

erkölcsi avulásuk, hogy a hasznos élettartam végén jelentős realizálható értéke nem

lesz, illetőleg beszerzési értékük nem jelentős Társaságunk üzleti év alatt bonyolított

forgalmához képest. Nem tekintjük jelentősnek a várható realizálási értéket, ha az nem

éri el a bruttó érték 15%-át.

A Vállalat elszámoló árat nem alkalmaz, választott árfolyamként az MNB hivatalos

deviza árfolyamát jelöli ki.

A költségeit kizárólag az 5-ös számlaosztályban könyveli költség nemenként, 6-os

illetve 7-es számlaosztályokat nem használ főkönyvi szinten.

10

2. Költségtani ismeretek, költséggazdálkodás

A Volvo Hungária Kft költségei igen sokrétűek, mivel multinacionális, konszolidált

vállalatról van szó ezért a költség elszámolási rendszerének kialakításakor az

anyavállalat követelményeit kellett elsődlegesen figyelembe venni a költségek

elszámolási rendszerének kialakítását illetően. A vállalat költséggazdálkodásának

ismertetéséhez, vizsgálatához elengedhetetlen néhány alapfogalom részletes

megismerése, a költségek felmerülésének, elszámolásának, tervezésének,

ellenőrzésének megértése.

2.1. Költség és kiadás fogalma

Termék előállításához, szolgáltatás nyújtásához erőforrásokat használunk fel. Ezen

erőforrás-felhasználások pénzben kifejezett értékét nevezzük költségnek.

A kiadás gyakorlati értelmezésben többnyire pénzügyi fogalomként használatos, mely

szerint a kiadás pénzeszközcsökkenést jelent. A kiadás minden esetben készpénz vagy

bankszámlapénz csökkenésével járó folyamat, a vállalkozás működését elősegítő célból.

A kiadás jelenthet egyben költség-vagy ráfordítás növekedést is, vagy

eredménymódosító tényező is lehet, de ez nem törvényszerű.1(DR. VERŐ, I. 2001)

Végső soron megállapíthatjuk, hogy előbb vagy utóbb minden költség kiadással jár

együtt. Előfordulhat azonban olyan pénzeszköz csökkenéssel járó tranzakció (hitel

törlesztése), amellyel a vállalkozás kötelezettségei csökkennek, de nem jár közvetlenül

költséggel. Ide sorolhatjuk az értékpapír vásárlást, befektetést más társaságba,

dolgozóktól levont és befizetett járulékokat, osztalékfizetést a tulajdonosoknak stb.

Ugyanakkor léteznek olyan költségek, amelyek a felmerüléskor nem jelentenek kiadást.

Ilyenek például az immateriális javak, tárgyi eszközök amortizációjának elszámolása,

befektetett eszközöknél, készleteknél az értékvesztés, anyagkészlet, árukészlet

felhasználása értékesítés céljára.2(DR. SISA, K. A. 2015)

1 Dr. Verő Ivánné: A költségelszámolás lehetőségei (Unió, 2001)

2 Dr. Sisa Krisztina A.: Vezetői számvitel 1. Előadás: A vezetői számvitel fogalma, értelmezése, szerepe,

feladata(2015)

11

A költség és az önköltség fogalmának, tartalmának meghatározása gyakran tárgyalt és

visszatérő kérdés. A legáltalánosabb meghatározás szerint a tevékenység folytatása

során felhasznált eszközök pénzben kifejezett értékét nevezzük költségnek.

„A költség a tevékenység végzése során felhasznált élő- és holtmunka pénzben kifejezett

értéke.”3( DR. VERŐ, I. 2001, p. 42)

A két legjelentősebb csoportosítás:

költségnemenként

költségviselők szerint.

2.2. Ráfordítás

„A költségekkel rokon fogalom a ráfordítás. A szakirodalom a kettő közötti különbséget

hosszú ideig úgy határozta meg, hogy mindkettő a gazdálkodó szervezet eszközeinek

(javainak) felhasználása, de amíg a költség a termelési tevékenység során a termékek

előállítása érdekében felhasznált javak és teljesítmények értéke, addig a ráfordítás a

vállalkozás (az összvállalati tevékenység) eszközfelhasználása egy adott elszámolási

időszakban.”4( DR. VERŐ, I. 2001, p. 42-43)

A ráfordítás magában foglalja a termelési körön kívüli, de veszteség jellegű vagy

értéknövelő eszközfelhasználások értékét is.

A ráfordítás egyrészt az adott időszaki értékesítés bekerülési költsége, másrészt az

értékesítéstől független költségek, illetve az eredmény terhére elszámolt ráfordítások.5

( DR. SZTANÓ I.- KARDOS B.- DR. VERESS A. 2012)

A ráfordításokon belül megkülönböztetjük az egyéb ráfordítást, a pénzügyi műveletek

ráfordításait.

2016. január 1-jétől a számviteli törvény változása alapján a rendkívüli ráfordítások,

mint ráfordítás kategória megszűntek, ezt követően tételeik az egyéb ráfordítások között

számolandóak el.

3 Dr. Verő Ivánné: A költségelszámolás lehetőségei (Unió, 2001)

4 Dr. Verő Ivánné: A költségelszámolás lehetőségei (Unió, 2001)

5 Dr. Sztanó I., Kardos B., Dr. Veress Attila: A vezetői számvitel alapjai (Saldó, 2012)

12

A ráfordítások sok esetben nem jelentenek egyidejűleg kiadást. Ide sorolhatóak a

külföldi szállítók fordulónapi árfolyamváltozás miatti árfolyamvesztesége,

behajthatatlan követelés leírása, céltartalék képzés stb.

2.3. A költségek csoportosításának lehetőségei

A költségeket nagyon sokféle szempont szerint csoportosíthatjuk, melyek a hazai és

nemzetközi irodalom egyaránt megtalálhatóak.678

1. Költségek elszámolhatósága, a tervezés, utalványozás módja szerint

megkülönböztetünk:

Közvetlen költségek a termékekkel és a termelési folyamatok előállításával

okozati kapcsolatban vannak, és egyértelműen hozzárendelhetőek egy

költségviselőhöz.9 (TÓTH, P. 1999)

Felmerülésük időpontjában meghatározható, hogy mely termékkel,

szolgáltatással kapcsolatosak, vagyis egyértelmű, mely költségviselőt milyen

mértékben terhelnek.

Közvetett, általános költségek egyszerre több költségviselőhöz kapcsolódnak..

Ezek a költségek a vállalkozás működésével és irányításával vagy egy

termékcsoport termelési folyamataival kapcsolatban keletkeznek.10

(TÓTH, P.

1999) Felmerülés időpontjában nem tudjuk megnevezni a költségviselőt, vagyis

csak a felmerülés helye, azaz a költséghely ismert. A közvetett, más néven

általános költségek kétfélék lehetnek. Megkülönböztetünk üzemi és vállalati

általános költségeket. Ezeket a költségeket vetítési alap segítségével osztjuk fel,

hogy a lehető legreálisabban terheljük az egyes részlegeket.

A későbbiekben a költségek felosztására, allokálására részletesen is kitérek.

2. Költségek csoportosítása megjelenési forma szerint

A költségeket fajta, megjelenési forma szerint osztályozzuk a költségek

költségnemek szerinti csoportosítása során. A költségnemeket elemi

6 Lucey T. (1996): Management Accounting. London: DP Publications. 599 p.

7 Drury, C. (2004): Management and Cost Accounting. 6. kiadás, Thomson Learning, London

8 Bartók Nagy, A. (1997): Vezetői számvitel. Saldo Kiadó, Budapest

9 Tóth P. (Szerk.) (1999): Számvitel és Pénzgazdálkodás, Budapest: Mezőgazda Kiadó. 423 p.

10 Tóth P. (Szerk.) (1999): Számvitel és Pénzgazdálkodás, Budapest: Mezőgazda Kiadó. 423 p.

13

költségeknek is nevezzük. Az új költségszámítási rendszer bevezetése alkalmat

ad a vállalkozás számlarendjének felülvizsgálatára. Amellett, hogy a

számlarendnek meg kell felelnie a számvitelről szóló 2000. évi C. törvényben

rögzített alapelveknek és biztosítania kell az éves beszámoló készítéséhez

szükséges adatokat, a vezetői információs igényeket kielégítve a költség-

számítási rendszernek is adatokat szolgáltat.11

(DR. MUSINSZKI, Z.-DR. PÁL T.

2011)

A költségnemek a következők:

anyagköltség,

igénybe vett szolgáltatások költségei,

egyéb szolgáltatások költségei,

bérköltség,

személyi jellegű egyéb költségek,

bérjárulékok és

értékcsökkenési leírás.

Esetlegesen indolkolt lehet a költségnemek részletezettségét növelni a főkönyvben,

hogy a vállalat alaptevékenységeire jellemző költséggel elkülönülhessenek, persze

mindezt a következetesség betartása mellett. A számviteli törvényben foglaltaknak

megfelelően a kettős könyvvitelt vezető vállalkozások költségeiket gyűjthetik az 5.

számlaosztályban, vagy élve a számviteli törvény adta választási lehetőséggel,

elsődlegesen a 6. költséghelyenkénti és a 7. költségviselőnkénti költségelszámolást

alkalmazhatják. Utóbbi eljárást választó vállalkozók számára kötelező az előírás, hogy

költségeiket költség nemenként az 5. számlaosztályban is kimutassák

A számviteli törvény 78-79-80. §-ai tartalmazzák a költségek költség nemenkénti

csoportosítását, melyek az anyagjellegű ráfordítások, személyi jellegű ráfordítások és-,

értékcsökkenési leírás.

3. Költségek csoportosítása a volumenhez való viszonyulásuk alapján

A költségeknek a tevékenységi volumen változásához történő viszonyulásuk

alapján megkülönböztetünk állandó és változó költségeket.

A volumenhez való viszonyulás értelmezését segítő szorossági mutató a

költségváltozási tényező, más néven a reagálási fok.

11

Dr. Musinszki Zoltán, Dr. Pál Tiborné: Költségrendszerek kialakítása és fejlesztése (2011)

14

A költségváltozási tényező az a mutatószám, amely megmutatja, hogy a

költségek összege milyen mértékben követi a tevékenység volumenének

változását. A reagálási fok számítása a következő módon történik:

Költségváltozás %-ban/ Tevékenység volumenváltozása %-ban

Állandó költségek, amelyek a termelés volumenének növekedésével egy ideig

változatlanok maradnak, a költségváltozási tényezőjük nulla, vagyis a

tevékenység volumenének a változását nulla mértékben követik. Ugyanakkor ha

a termelés volumene egy határt elér, a termelés csak ezen költségek ugrásszerű

növekedésével valósítható meg.12

( DR. SZTANÓ I.- KARDOS B.- DR. VERESS A.

2012) Ilyen költségek például a tárgyi eszközök értékcsökkenési leírása, ingatlan

bérleti díj, fűtés, világítás. A változó költségek azok, amelyek a tevékenység

volumenének változásával együtt valamilyen arányban megváltoznak. Az

összegükben változó költségeken belül - a reagálási fok alapján - négy csoportot

(költségtípust) különíthetünk el. A változó költségek lehetnek:

Proporcionálisan változó költségek: azok a költségfajták amelyek összegükben a

termelés volumenével arányosan változnak.

Degresszíven változó költségek: azokat a költségcsoportokat soroljuk ide,

amelyek a termelés, forgalom változásával együtt összegükben változnak, de a

változás mértéke kisebb, mint a termelés változásának mértéke.

Progresszíven változó költségek azok a költségek, amelyek összegükben a

termelési volumen változásánál nagyobb mértékben változnak.

A reagálási fok nemcsak a termelésnövekedéshez tartozó költségnövekedést

mutatja meg, hanem azt is, hogy a költségek hány %-a proporcionális és fix

költség.

4. Összetettség alapján történő csoportosítás

A költségek összetettsége alapján megkülönböztethetünk elemi és összetett

költségeket.

Az elemi, más néven egyszerű költségek jellemzően egy költségnemből állnak,

ilyen például az anyagköltség, értékcsökkenési leírás, bérköltség.

Az összetett költségek több elemi költségből tevődnek össze (pl. a fenntartási, a

segédüzemi, az általános költségek). Az összetett költségeket komplex

12

Dr. Sztanó I., Kardos B., Dr. Veress Attila: A vezetői számvitel alapjai (Saldó, 2012)

15

költségnek is nevezhetjük. Minden összetett költség elemi költségekre,

költségnemekre vezethető vissza.

5. Költségek csoportosítása felmerülési helyük szerint

Költséghelyek szerinti csoportosítás, mely többnyire a közvetett költségekre

jellemző, valamint egy részük költségviselők szerint további bontásra kerül. A

tovább nem osztható költségek az eredmény terhére elszámolásra kerülnek.

A költséghelyek megmutatják a költségek felmerülésének helyét, valamint a

költségek gyűjtésére, tervezésére is szolgálnak. A hatékony költséggazdálkodást

és ellenőrizhetőséget is segítik, amennyiben az egyes költséghelyekhez

költségfelelősök tartoznak.13

( DR. MUSINSZKI, Z.- DR. PÁL T. 2011) A vizsgált

vállalatnál létfontosságúak ezen költséghelyek, ezek alkotják a vállalat költség

elszámolásának alapját.

6. A költségeket csoportosíthatjuk a döntéshozatal szempontjából is, ez

rendkívül fontos, hiszen a vezetői számvitel egyik alapvető feladata a vezető

döntések támogatása:

Releváns költségek az olyan jövőbeli költségek, amelyek egy bizonyos

döntési alternatíva választásának eredményeképpen merülnek fel.14

( LUCEY

T. 1996)

Nem tartoznak tehát ide azok a költségek, amelyek az összes döntési

alternatíva választásánál ugyanúgy felmerülnek, ide tartozik viszont a

választott alternatíva miatt meg nem valósított gazdasági tevékenységnek a

hozamai. Ezt nevezi a hazai szakirodalom az elszalasztott lehetőségek

költségének, vagy haszonáldozat-költségnek (opportunity cost).15

(ILLÉS M.

1997)

Nem releváns, elsüllyedt költségek: felmerülésük nincsen kapcsolatban a

vezetői döntéssel, ilyenek tipikusan a múltbéli költségük, ezek már

mindenképpen felmerültek.

13

Dr. Musinszki Zoltán, Dr. Pál Tiborné: Költségrendszerek kialakítása és fejlesztése (2011) 14

Lucey T. (1996): Management Accounting. London: DP Publications. 599 p. 15

Illés M. (1997): Vezetői gazdaságtan. Budapest: Kossuth kiadó. 439 p.

16

2.4. Költséggazdálkodás

A költségek csökkentése minden vállalkozónál alapvető cél, a vezetés kiemelt figyelmet

szentel rá. A vállalatnak olyan költségcsökkentő megoldásokat kell keresnie, amelyek

nem veszélyeztetik a vevőket, alkalmazottakat vagy a környezetünket. Azonban nagyon

óvatosan kell bánni az ilyesfajta eljárásokkal, vigyázni kell a vevői és alkalmazotti

bizalom fenntartására, valamint a termékek, szolgáltatások minőségének megőrzésére, a

színvonal megtartására. Azokat a költségeket célszerű csökkenteni, melyek megtérülése

bizonytalan, ilyenek a marketing költségek, veszteséges beruházások, felújítások. Cél a

költségek elkülönítése termékekre, szolgáltatásokra, szervezeti egységekre, valamint

hatékony ellenőrzési rendszer kialakítása a költségek minimalizálásához,

korlátozásához. Mindehhez elengedhetetlen egy vállalatra szabott számviteli

információs valamint jóváhagyási rendszer, illetve a költséggazdálkodás területeinek

részletes ismerete.

„A költséggazdálkodáson olyan tevékenységet értünk, amelynek középpontjában a

költség áll, és tartalmazza annak

tervezését,

utalványozását,

analitikus nyilvántartását,

főkönyvi elszámolását,

kalkulációját,

ellenőrzését,

elemzését és

információrendszerének kialakítását.” 16

(DR. SZTANÓ I.- KARDOS B.- DR.

VERESS A. 2012, p.39)

Ezek a területek minden vállalatnál jelen vannak, de az egyes területek súlya, mélysége,

jelentősége többek között a vállalat nagyságától, tevékenységeinek összetettségétől

függ.

Minden vállalkozás figyelemmel kíséri költségeinek alakulását, hiszen a költség

meghatározó elem a vállalkozás jövedelmezőségének mérésében, a tevékenységek

16

Dr. Sztanó I., Kardos B., Dr. Veress Attila: A vezetői számvitel alapjai (Saldó, 2012) p.39

17

értékelésében, fontos befolyásoló szempont az árképzés és a készletértékelés

folyamatában.17

(SZIRMAI, A. 2000) A költséggazdálkodás lényegében

eszközgazdálkodást jelent, mivel az erőforrások felhasználásáig még lehet dönteni arról,

hogy az eszközből költség legyen-e.

A következő fejezetekben részletesen szeretnék foglalkozni a vizsgált vállalatra

szabottan a költségek főkönyvi elszámolhatóságával, információrendszerének

kialakításával valamint utalványozásával.

A költséggazdálkodás lényege a költségek folyamatos megfigyelése és mérése céljából

végzett kalkuláció.18

(SZIRMAI, A. 2000) A kalkuláció a költségek számbevételét, annak

meghatározását jelenti, beleértve az egységköltség (önköltség) kiszámítását is.

2.5. Költségek tervezése

A tervezés fogalma alatt a célok, az intézkedések, az eszközök, illetve a célok

eléréséhez vezető utak szisztematikus és a jövőre vonatkozó átgondolását és

meghatározását értjük.

A tervezés nélkülözhetetlen egy vállalat fennmaradásához, csökkenti a

bizonytalanságot, a kockázatokat, könnyebbé teszi a vállalati koordinációt, valamint az

ellenőrzés szerves részeként, az előre meghatározott célkitűzések és ténylegesen

megvalósult eredmények összevetését teszi lehetővé.

A költségek tervezése talán az egyik legnehezebb feladat,hiszen számtalan bizonytalan

tényező van jelen a vállalat külső-belső környezetében Éppen ez miatt több variáció

készül egyszerre a tervekből úgy hogy mindegyik változat egységesen illeszkedjen a

vállalat tervezési struktúrájába. Célszerű belekalkulálni a tervekbe az esetleges váratlan

kiadásokat, illetve a beszállítói áremelkedéseket.A költségtervezés lehetséges módszerei

a következők:

- báziskorrekción alapuló módszer: az előző év tényszámaiból kiindulva kiválasztjuk a

nem ismétlődő költségnemeket,

- normákra, normatívákra alapozó módszer: a tervek alapját a volumen megállapítása

mellett a norma-előirányzatok adják,

17

Szirmai A. (2000): A folyamatkalkuláció módszertana és alkalmazása a vezetői számvitelben

Szám-Adó 18

Szirmai A. (2000): A folyamatkalkuláció módszertana és alkalmazása a vezetői számvitelben

Szám-Adó

18

- nullabázisú költségtervezési módszer (ZBB): a közvetett költségek tervezése a

"nulláról" indulva történik, és nem csupán az előző évi költség átlagolt százalékos

csökkentésével vagy növelésével.

Célszerű költségtervet összeállítani:

- költség nemek szerint az eredménytervezési munka ellenőrzése céljából, ez

különösen fontos a kisebb vállalkozások esetében, amelyek az összköltség-

eljárás szerinti eredmény- megállapítást választják;

- költséghelyek szerint nemcsak a közvetett költségekre vonatkoznak, hanem

minden költségre;

- a jelentős termékekre évenkénti tervkalkulációk keretében.19

(LAÁB Á. 2009)

Költségtervezéssel kapcsolatosan a következő főbb elemeket említhetjük meg:

Költségnem-szerkezet kialakítása

Költséghelyek kialakítása

Költségviselők kialakítása

Modern, döntésorientált kalkulációs módszerek

Költségnem-szerkezet kialakítása lehetővé teszi az összes költség strukturált és gyors

rögzítését a költségek fajtái szerint és biztosítja ezek ellenőrzését.

Költséghelyek logika vagy fizikai alapon elhatárolt felelősségi központokat,

költségfelelősségi területeket jelentenek. A költséghelyek célja a vállalkozáson belüli

költségmozgások figyelemmel kísérése, területenként a költségek összegyűjtése,

ellenőrzése, elemzése, tervezése. Segítséget nyújt a havi riportok elkészítéséhez,a

felesleges költségek kiszűréséhez. Lehetőséget ad a részletes eltéréselemzésre és a belső

teljesítmények számítására is. Jellemzően az alábbi költséghely típusok jelennek meg a

vállalatoknál (természetesen vállalatra szabottan változhatnak):

Igazgatási költséghelyek: Idetartoznak a vállalati irányítással kapcsolatos

költségek (ügyvezetés, gazdasági irányítás költségei, valamint a vállalkozás

egészét érintő költségek).

Irányítási költséghelyek: Jellemzően főágazati általános költségek, az irányított

egységekre továbbterhelésre kerülnek.

19

Laáb Ágnes: Vezetői Számvitel (2009)

19

Termelő költséghelyek: a vállalkozás által értékesített termék vagy szolgáltatás

előállításának közvetlen költségei.

Szolgáltató-és technikai költséghelyek: vállalkozás belső szolgáltató

egységeinek költségei pl.: informatikai vagy karbantartási költségek.

A költségviselő lehet egy termék, szolgáltatás, projekt, esetleg saját rezsis beruházás.

Segítséget ad az egységköltség nyomon követéséhez a készletek értékeléséhez és

termékszintű fedezetszámításhoz. Ezáltal az árképzési döntéseket is támogatják.

Modern, döntésorientált kalkulációs módszerek: költség és fedezetszámításhoz

nyújtanak segítséget. Ilyen módszerek a tervköltség-, merev tervköltség-és rugalmas

tervköltség számítás.

2.6. Költségek utalványozása

A költségekkel való gazdálkodás egyik legfontosabb szabályozó eszköze a

költségutalványozás, mely magába foglalja azt a folyamatot, amikor az utalványozásra

jogosult személyek bizonylatokkal, aláírásukkal a vállalati tevékenység ellátásához

szükséges eszközök beszerzésére, felhasználására engedélyt vagy utasítást adnak.

Meg kell határozni, hogy, ki milyen típusú költségek alakulásáért tartozik felelősséggel

(például az IT részleg vezetője a vállalat informatikai jellegű költségeiért felel, mint a

nyomtató karbantartás vagy egy új szoftver vásárlása). Az utalványozás lényege, hogy a

költségeket generáló gazdasági eseményeket vagy előzetesen kell jóváhagyni (például

egy vállalati rendezvényre előleg utalása), vagy utólag, a számla teljesítését követően. A

pénzügyi teljesítést aláírásával engedélyezi az utalványozó, úgy, hogy előtte a számlán

szereplő tételeket, a teljesítési igazolást, a számla formai, tartalmi szabályszerűségét

ellenőrzi. Ha mindent rendben talál, jóváhagyja a számla kifizetését. Az utalványozás

rendjének rögzítésére az utalványozási szabályzat szolgál, amelyet a vállalkozás

önköltségszámítási szabályzatában szoktak szerepeltetni. Utalványozásra jogosultak a

szabályzatban meghatározott vezetők, munkavállalók a meghatározott keretösszegen

belül.

Ha egy számla költsége nagyobb összegű, mint az adott osztály utalványozásért felelős

vezetőjének a keretösszege, akkor az utalványozási hierarchia magasabb szintjén lévő

vezető jóváhagyására is szükség van. A könyvelők munkájuk során figyelemmel kell,

20

hogy kísérjék, hogy a beérkezett számlák keresztül mentek-e a megfelelő jóváhagyási

folyamatokon, megtörtént-e a költségek ellenőrzése. Azután kerülhet csak sor a

költségek rögzítésére a számviteli rendszerben, majd a pénzügyi teljesítésre. A

vállalatok nagy részénél találkozhatunk Pénzkezelési és Utalványozási Szabályzattal,

melyben rögzítik az utalványozásra jogosultak hatásköreit, a keretösszegeket valamint

teljesítési feltételeket.

2.7. Költségek főkönyvi elszámolása és analitikus nyilvántartása

A számviteli törvény kötelező jelleggel előírja a költségek főkönyvi elszámolását.

Ennek céljából hozták létre a számviteli információs rendszereket, melyeknek testre

szabása, kialakítása vállalat, tevékenység függő. A költségek ismerete nélkülözhetetlen

a vezetői döntések előkészítéséhez, így célszerű olyan elszámolási rendszert felépíteni,

amelyből a szükséges, lényeges információk könnyedén kinyerhetőek, jelentésekhez

felhasználhatóak. Ilyen döntés előkészítő információk lehetnek az adott időszak összes

termelési költsége, a költségek nagysága és összetétele költséghelyenként és költség

viselőnként, termékköltségek, költségváltozások. Tehát a költségszámvitel feladata,

hogy támogassa a vezetői döntéseket, információt nyújtson a tervezéshez,

ellenőrzéshez, irányításhoz, a költségeket folyamatos zárt rendszerben tartsa nyilván,

segítséget nyújtson a termékköltség, önköltség számításához.

A költségek főkönyvi elszámolására a költségszámlák szolgálnak. Magyarországon a

2000. évi C. törvény –a számvitelről szabályozza a költségszámvitelt, mely szerint a

főkönyvi elszámolás az 5-ös illetve 6-os, 7-es számlaosztályokban történik. A

költségek elszámolása történhet:

Kizárólag költségnemenkénti elszámolás (5-ös számlaosztály)

Elsődlegesen költségnem, másodlagosan költséghely-költségviselő elszámolás

(567)

Elsődlegesen költséghely-költségviselő, másodlagosan költségnem szerinti

elszámolás (675)

A saját termelésű készletek nyilvántartása történhet:

Saját termelésű készletekről nincsen folyamatos nyilvántartás

Saját termelésű készletekről csak mennyiségi nyilvántartás vezet

21

Saját termelésű készletekről folyamatos mennyiségi és értékbeni nyilvántartást

vezet a vállalat.

A 6-os költségszámlákon az elszámolás szempontjából közvetett költségeket, a 7-es

számlaosztályban pedig az elszámolás szempontjából közvetlen költségeket tartjuk

nyilván. Kialakítások során a vállalat sajátosságait, tevékenységeit kell figyelembe

venni. Költséghely lehet egy termelő üzem vagy főüzem, javító-karbantartó, szolgáltató

üzemek. Költségviselők lehetnek a kalkulációs egységek, termékek, termékcsoportok,

szolgáltatási tevékenységek stb.

22

3. A Volvo Hungária kft költségszámítási gyakorlata

3.1. Költségnem-struktúra

A vállalat költségkönyvelési gyakorlatának kialakítása során figyelembe kellett venni az

anyavállalat elvárásait, illetve a hazai számviteli törvény előírásait a költségek

nyilvántartását illetően.

A Társaság költségeit kizárólag 5-ös számlaosztályban könyveli, a 6-os illetve 7-es

számlaosztályokat nem használ, eredménykimutatását összköltség eljárással, „A”

változatban készíti. Költséghely, költségviselő meghatározására speciális kódrendszer

került kialakításra, melyet folyamatosan fejlesztünk. A költségfogalomban a

tevékenységre helyezzük a hangsúlyt, a költségek elszámolhatási mód szerinti

csoportosítására építünk, azaz a költségelszámolás rendszerét úgy alakítottuk ki, hogy a

költségelszámolás elsődlegesen a tevékenység költségeinek meghatározását tegye

lehetővé. Költségnemek kialakítása minden vállalatra kötelező érvényű, azonban a

felépítését már vállalatra szabottan lehet alakítani, természetesen, a számviteli törvény

78-79-80.§ előírásait figyelembe véve. A Társaság információszükséglete, a

gazdaságossági szempontok valamint az anyavállalat előírása miatt nagy

részletezettséget igényelnek a költségnemek. A Volvo Hungária Kft-nek havi riportálási

kötelezettsége van, minden hónap első hetében zárjuk az előző havi könyveléseket, így

nagyon fontos, hogy igyekezzünk minden jóváhagyott számlát bekönyvelni az adott

hónapra. A költségnem- számítás az elszámolási időszak összes felmerült, jóváhagyott

számláját regisztrálja megfelelő bontásban. Választ ad arra, hogy mely költségek,

milyen célból merültek fel. Így nem csak az anyavállalatnak szolgáltatunk információt a

havi riportokban, hanem a műhelyeink, értékesítő központjain is folyamatos

tájékoztatást kapnak a havi, negyedéves eredményekről. A költségnem- számításnak a

költségek összetételére kell rávilágítania, lehetővé kell tennie költség ok-okazat alapú

hozzárendelését a költséghelyhez. Azonban ahhoz, hogy minden költség elkülöníthető

legyen a megfelelő költségviselőkre, költséghelyekre, dimenziókat hoztunk létre. Ezeket

a dimenziókat a költségek könyvelésével egyidejűleg rögzítjük a vállalkozás számviteli

információs rendszerében, a Scalaban. A főkönyvi számon kívül hat dimenzó került

23

kialakításra, melyek a következők: szervezeti egység, termék-vagy tevékenység

kategória, alkód, dolgozói kód, alvázszám, helykód.

Főkönyvi szám: Számlatükör és a számlarend szerint használt főkönyvi

szám. Hossza 3-6 karakter között mozog, az adott terület

részletezettségétől, információ igényétől függően.

Termék/tevékenység kategória: A költség jellegét illetően nyújt bővebb

információt. Például szerviz esetében: munka, alkatrész, általános

költség, vagy új autó, busz esetében a jármű típusa szerint.

Szervezeti egység: A legfőbb bontások: új autó értékesítés-Volvo, új

autó értékesítés-Renault, busz, műhely stb.

Alkód: Anyavállalat felé készítendő jelentéshez, adóköteles,adómentes

járulékok paraméterezéséhez, a bevallások könnyebb elkészítése

érdekében, beruházási projektek kódolásához

Dolgozói kód: Minden dolgozó rendelkezik egy egyedi kóddal, melyet

kötelező megadni a költség elszámolásokhoz, előlegekhez, bérből

levonandó tételek könyvelése során. Valamint a cégautók is egyedi kódot

kaptak költségeik egyedi nyilvántartása érdekében.

Alvázszám: Készleten lévő vagy eladott új és használt autók, valamint a

bérelhető kamionok alvázszám szerinti nyilvántartása céljából létrehozott

dimenzió. Volvo autók esetében az alváz utolsó hat számjegye, Renault

autóknál meghatározott szempontok alapján létrehozott tíz karakter.

Helykód: adott terület konkrét beazonosítása érdekében létrehozott

kétjegyű kód: településenként elkülönítve a műhelyek, Renault/ Volvo

illetve Új/ Használt értékesítés stb.

Nem minden dimenziót kötelező tölteni egy-egy könyvelési tétel rögzítése során, ez

minden esetben a költség jellegétől függ.

Példában szemléltetném hogyan is néz ki valójában, a költségek könyvelése

dimenziókkal rögzítve:

24

2. sz. ábra: A költséghely dimenziók használata a gyakorlatban Forrás: Saját készítés

A dimenziók részletesebb vizsgálatát a következő fejezetekben bővebben tárgyalni

fogom.

A vállalat számlakeret tükrének kialakítása során a költségnemek részletezettségét a

vállalat tevékenységének megfelelően alakították ki. A költségszámlák jellemzően 6

karakterből állnak, ez lehetővé teszi, hogy alszámlák segítségével megőrizzük a

számlák funkcionalitását. A vállalat egyes osztályainak (Pénzügy, Ingatlan fenntartás

(VRE), IT) az anyavállalat, olyan jelentési kötelezettséget ír elő, hogy nem elég külön

dimenziók megadása mellett rögzíteni a költségeiket a főkönyvben, hanem teljesen

egyedi költség főkönyvi számokat rendel el. Erre azért van szükség mert a felsorolt

osztályok költségei nem „Selling Expense”-ként jelennek meg a vállalat jelentéseiben,

ezen részlegek nem a profit teremtés érdekében lettek létrehozva, támogató funkciót

töltenek be. „Selling Expense”-be a műhelyek, új-és használ értékesítő osztályok, rental,

részleg költségei kerülnek könyvelésre. A marketing költségek külön kategóriát

alkotnak, annak függvényében kerülnek rögzítésre, hogy Volvo vagy Renault autókhoz

kapcsolódik a számla. A költségek végső soron beépülnek az értékesített autó

vételárába, így az árképzés miatt lényeges szintén egyedi főkönyvi számokra rögzíteni a

marketinggel kapcsolatos bizonylatokat.

25

Költségek könyvelése folyamán akadnak olyan tételek amelyeket vetítési alap

segítségével, hónap végén osztjuk le az egyes részlegek között. Ezt az allokációs

folyamatot külön bekezdésben részletesen is tárgyalni szeretném.

Ide sorolnám az adminisztrációs költségeket, rezsiszámlákat, bankköltségek, valamint

egyéb a vállalat egészére számlázott szolgáltatások számlái, amelyek külön-külön

számlánként való leosztása nem lehetséges, a könyveléssel egyidejűleg. Ha egyből

allokálnánk ezeket a számlákat, akkor a főkönyvi számlákon rengeteg plusz sor jelenne

meg és így lehetetlen lenne utólag bármit is visszakeresni. Így hónap végén főkönyvi

számlánként allokálunk egy összegben, így az ellenőrzés is sokkal hatékonyabb lesz.

Irodaszerek költsége

Pénzügy

518105

Műhely

515100

VRE

518200

New Sales

515100

3. ábra: Példa ugyanazon költség elszámolására a szervezetekhez rendelt főkönyvi számok alapján

Forrás: saját szerkesztés

26

3.2. Számviteli információs rendszer vállalatra szabottan

A költséggazdálkodás számítógépes támogatása manapság már nagy százalékban a

vállalkozások körében. A számvitel, pénzügy, bér-, készlet-és költséggazdálkodás

kezelésére, nyilvántartására informatikai rendszerek állnak a segítségünkre.

Sajnos jelenleg kevés rendszer van ami egyszerre több területet képes kezelni. Számos

programot meg kell vásárolni a vállalkozóknak, hogy maradéktalanul el tudják látni a

vállalat információs szükségletét. Jellemzően a könyvelő programokat kiegészítik a

tárgyi eszköz nyilvántartó szoftverek, workflow, nagyvállalati dokumentumkezelő

rendszerek, valamint számos számlázó program.

A Volvo Hungária Kft könyveinek vezetésére, készletgazdálkodásra, valamint

számlázásra a Scala integrált vállalatirányítási rendszert használja. Az integrált

vállalatirányítási rendszerek lényege, hogy képes teljesen összekapcsolni az

adatbázisokat, a vállalati tevékenységhez kapcsolódó rendszereket, valamint eleget tesz

a külső beszámolási előírásoknak. Utóbbira aktuális példa a Nemzeti Adó-és

Vámhivatal 2016. január 1-jétől érvénybe lépett számlázó programokra vonatkozó

előírása, mely szerint minden számlázó programnak képesnek kell lennie az

„adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” funkciójának alkalmazásával megvalósuló

adatexportra.

A Scala továbbá képes egyszerre több vállalatot is kezelni, így a konszolidált vállalat

könyvvitelét is ezen rendszer segítségével végezzük. A Scala 6 fő modulból áll,

melyeket mindennapos szinten használunk:

Főkönyvi modul: mely kezeli a pénztári, banki valamint vegyes tranzakciók

könyveléseit

Bejövő számlakönyv modul: szállítói adatok rögzítésére, jóváhagyatlan számlák

iktatására, jóváhagyott, bejövő számlák könyvelésére, valamint fizetések

bevitelére alkalmas

Kimenő számlakönyv modul: vevőadatok, vevőfizetések, kompenzációk

kezelésére alkalmas

27

Vevőrendelés és számlázó modul: ebben a modulban lehet rendeléseket és

számlákat készíteni, módosítani és nyomtatni

Készletnyilvántartó modul: kezeli az új, használt autók, buszok készletre vételét,

a cikktörzseket, valamint a leltározás folyamatát. Képes készletértékelési

módokat meghatározni és raktár információkat bevinni, valamint nyomon

követni a logisztikai folyamatokat.

Beszerzési modul: Ebben a modulban lehet rendeléseket készíteni, rendelés

megerősítéseket bevinni

A Scala segítséget ad a havi, éves jelentések elkészítésében is, erre egy, külön modult

hoztak létre, melynek neve Crystal Reports. A Crystal Reports egy jelentés szerkesztő

rendszer. Az elkészített jelentés megjeleníthető a képernyőn, kinyomtatható,

exportálható számos formátumba (Excel, Word, Text, HTML stb. ), vagy kérhető az

interneten keresztül is. Egy riport elkészítésekor először mindig végig kell gondolnunk,

hogy pontosan mit akarunk a jelentésben megjeleníteni és azt milyen formátumban

szeretnénk látni. Például én rendszeresen használom arra, hogy a könvelt

továbbszámlázandó tételeket (pl.: 81611-Továbszámlázandó külföldi javítások)

lekérjem Excel formátumban az aktuális időszakra vonatkozóan. Az elkészült Excel

alapján könnyen, pontosan tudom kiállítani a vevőknek a számlákat.

A Scala képes az automatikus allokációra is, előzetes paraméterezést követően. Az

általunk megadott elosztási paraméterekkel az állandó költségeket, a közösen igénybe

vett szolgáltatások díjait havonta jelentési szintekre szabottan könyveli.

A Társaságnak a konszolidált vállalati könyveit is vezetnie kell, mely, ha minden egyes

tételt duplán rögzítenénk a helyi valamint a konszolidált vállalatba, akkor óriási plusz

terhet rónánk magunkra. A Scala azonban lehetőé teszi,hogy a könyveléseket csak

egyszer kelljen rögzítenünk. A helyi vállalat főkönyvi aktualizálása letérképeződik a

konszolidált vállalatba tranzakciónként. Természetesen a Vállalat más számlázó és

készletgazdálkodó programokat is használ, például a műhelyek számlázó programja

(GDS), valamint az alkatrészek készletre vételét kezelő program a VIPS. Az ezekben

tárolt adatokat napi rendszerességgel be tudjuk olvasni a Scala rendszereibe, így egyből

a helyes főkönyvekre kerülnek.

A rendszer felépítése nagyon hasonló az SAP programjához, a külföldi vezetés pár éven

belül tervezi az SAP rendszerre való áttérést a közép-európai régióra vonatkozóan,így

várhatóan a Scala már csak pár évig lesz a segítségünkre.

28

3.3. Költséghelyek

3.3.1. Regionális versus Helyi költségek

A költségek könyvelése során, vállalati szinten megkülönböztetünk régiós valamint

helyi költségeket, költséghelyeket. A helyi költséghelyekről elmondható, hogy minden

olyan részleg ide sorolható, mely értéket teremt, részt vesz a profit termelésében,

valamint költségeiről önálló döntést képes hozni, nem szükséges jóváhagyás az

anyavállalat részéről. Az alábbi osztályok, szervezetek sorolhatóak ide:

Műhelyek

Volvo, Renault New Sales

Volvo, Renault Used Sales

Rental

Busz értékesítés

After Market-alkatrészbeszerző osztály

Ezen osztályok munkáját a jövedelem, profit érdekében végzett tevékenységeknek

tekinthetjük, így fontos, hogy a felsővezetők be tudják azonosítani a jelentésekben

ezeknek a részlegeknek költségeit, a kinyert adatok segítségével meghatározhatják a

termékek, szolgáltatások árait. A költséghelyeknek megfelelő egységes kódrendszert,

dimenziókat, úgy határozta meg a vállalat, hogy a tevékenységek neve alatt mindenki

ugyan azt értse, ne legyenek átfedésben egymással. Lényegében ez egy tevékenység

alapú költségszámítási rendszer, a költségek úgynevezett „Selling Unit”-ként kerülnek

kimutatásra, a termékeket fenntartó és a vevőket megtartó munkálatok könnyen

feloszthatóvá válnak az egyes termékekre, szolgáltatásokra, vevőkre.

Azonban vannak olyan szervezeti egységei a vállalatnak, melyek tevékenységét nem

lehet felosztani a termékekre, szolgáltatásokra, munkájuk a vállalat fenntartását

szolgálja. Támogató funkciót látnak el, a közvetlen kontrollt az anyavállalat gyakorolja

felettük, így költségeiket regionális költséghelyekre rögzítjük. A régiós költséghelyek

olyan területekhez, személyekhez kapcsolódnak, akik a jóváhagyási hierarchiában

közvetlenül a külső vezetők alá tartoznak, havi eredményeiket külön kell riportálni. Az

IT és a Marketing, valamint Driver Tréning osztály menedzserei nem kizárólag helyi

29

vezetők, hanem régiós szinten felelősek, több ország munkáját is felügyelik. Így nem

csak helyi költséghelyekként, hanem felelős, régiós költséghelyekként vannak jelen a

magyarországi és az anyavállalat rendszerében. A költségek elszámolása folyamán

figyelni kell rá, hogy az ő költségeiket külön dimenziókba rögzítsük, a magyarországi

vállalat jelentéseiben nem szerepelhetnek, hiszen régiós szinten jelennek meg kiadásaik.

A pénzügy, létesítmény fenntartás valamint IT részleg helyi szervezete support

funkciókat lát el, munkájuk szalmai kontrollt igényel. Így költség elszámolásban meg

kellett oldani ezen részlegek költségeinek leválasztását is. Nem csak saját dimenziókat

kapott a pénzügy, létesítmény fenntartás,marketing, driver tréning hanem az 5.

számlaosztályban minden típusú költségre vonatkozóan saját főkönyvi számokat is. Erre

azért volt szükség, hogy az említett részlegek költségeit a jelentésekben teljesen el

lehessen különíteni a „selling expense”-től a főkönyvben. Ezáltal külön vizsgálhatóvá

válnak a támogató egységek havi fenntartási költségei.

A humán erőforrás részleg szintén support,támogató funkciót tölt be a vállalat életében,

de az anyavállalat nem rendelkezik a költségeinek elkülönítésérről, nem gyakorol

szakmai kontrollt, felügyeletet a szervezet felett. Habár indokolt lenne a részleg

felügyelete, jelenleg költségeik havonta allokálódnak szét a helyi profitteremtő

részlegek között. Véleményem szerint ez komoly hiba, mivel a közvetlen szakmai

kontroll hiányzik, valamint költségeik havi szinten teljesen leosztódnak a többi osztály

között, így a jelentésekben sem vizsgálható külön a költségvetésük, nem lehet kimutatni

mennyibe került az adott hónapban az emberi erőforrás osztály a vállalatnak, a

cégcsoportnak.

A cég ügyvezetése, valamint hozzá kapcsolódóan a titkárság az emberi erőforrás

részleghez hasonlóan allokációs dimenziókóddal kerül paraméterezésre a könyvekben.

A titkárság közvetlenül az ügyvezetés alá tartozik , az ügyvezető pedig a Volvo AB

vezetőségének felelős. A Volvo Csoport minden egyes európai vállalata élére svéd

származású vezetőt nevezett ki, ezzel is fenntartva a központi irányítási jelleget.

Magyarország ez alól az egyetlen kivétel, svéd állampolgárságú, de magyar származású

vezetőt helyeztek a Volvo Hungária Kft élére, a fő magyar üzleti partnerrel (Waberer’ s

International Nyrt.) való kapcsolat fenntartása érdekében

30

4.ábra A Volvo Hungária Kft helyi és régiós költséghelyeinek hierarchikus felépítése a Volvo Csoportban. Forrás: Saját szerkesztés

Volvo AB V

RE

Ré

gió

V

RE

HU

AC

C r

égi

ó

AC

C H

U

IT R

égi

ó H

U

IT h

elyi

Mar

keti

ng

régi

ó H

U

Mar

keti

ng

hel

yi

Dri

ver

Tré

nin

g ré

gió

HU

Volvo Hungária Kft Ügyvezetés

Titk

ársá

g A

DM

HR

Vo

lvo

Sal

es

Ren

ault

Sal

es

Use

d S

ales

Ren

tal

Bu

sz

Aftermarket

Cin

kota

mű

he

ly

Léb

én

y m

űh

ely

Sze

ged

mű

he

ly

Po

lgár

mű

he

ly

Pé

cs m

űh

ely

Nag

ykan

izsa

mű

he

ly

Bia

torb

ágy

mű

he

ly

31

3.3.2. A vállalat költséghelyei

A Volvo Hungária Kft ahogy már korábban említettem csak 5. számlaosztályban

könyveli költségeit, a költségviselők, költséghelyek rögzítésére, megkülönböztetésére

nem a 6. illetve 7. számlaosztályt használja, hanem könyvelési dimenziók segítségével

különíti el költségeit a megfelelő helyekre. A vezetői számvitel által definiált közvetett

költségek esetében nem tudjuk megnevezni a költségviselőt vagyis csak a költséghely

ismert. A költséghely területileg, szervezetileg, funkcionálisan elhatárolható egység,

melyen belül elkülönítjük az üzemi általános és központi irányítás költségeit. A

központi irányítás költsége minden olyan anyagi, üzemeltetési, karbantartási és

szolgáltatási költség, mely a vállalat működésével kapcsolatos. Ezek a költségek

felosztásra kerülnek a tevékenységek között, jellemzően már a számlák rögzítése, a

költségek könyvelésével egyidejűleg.

A közvetlen költségek valamely termékhez, szolgáltatáshoz köthetőek, előállításuk

érdekében merültek fel. A vállalatnál elsősorban alvázszámok alapján tartjuk nyilván

ezen költségeket, melyek rögzítésekor az alváz dimenzióban megadjuk a számlán

feltüntetett alvázszámot, mely készleten lévő autó esetében készlet számlán, már

értékesített vontatónál pedig eladott áru beszerzési értékeként jelenik meg a

főkönyvben. A műhelyek közvetlen költségei legtöbb esetben munkalapokhoz, vagy

anyagbevételezési bizonylatokhoz köthetőek.

A Volvo Hungária Kft költség elszámolási gyakorlatát úgy alakította ki, hogy a

vállalaton belüli részlegeket megkülönbözteti egymástól az alapján, hogy milyen

tevékenységet végeznek. Ez alapján elkülönítjük egymástól az értékesítő és szolgáltató

(támogató) részlegeket. Az értékesítő részlegek közvetlenül hozzájárulnak a profit

teremtéshez. Ide sorolnám a szervizeket, értékesítő osztályokat. A támogató egységek a

vállalati működéshez szükséges feltételeket biztosítják. Közvetlenül nem vesznek rész

termék vagy szolgáltatás előállításában, de nélkülözhetetlenek a vállalati működéshez.

Ilyenek a humánerőforrás-menedzsment, pénzügy, informatikai osztály, létesítmény

fenntartás.

A vállalat költségmozgásainak figyelemmel kísérése érdekében és az anyavállalat

riportálási előírásainak megfelelően alakítottuk a dimenziókat. Ezáltal a szervezeti

egységek által okozott költségek havi szinten kimutathatóak, valamint elszámolásuknál

típusonként egységes elszámolási technika alkalmazható. A dimenziók által elkülönített

32

költséghelyek elhatárolt felelősséggel rendelkeznek. A felelősségi központok vezetői

befolyásolni tudják részlegük eredményességét.

33

3.3.3 Értékesítő részlegek költségei

A Vállalat értékesítő részlegei 5 fő csoportba sorolhatóak:

Műhelyek ( Budapest, Lébény, Szeged, Polgár, Pécs, Nagykanizsa, Biatorbágy)

Új autó értékesítés- Volvo (New Sales)

Új autó értékesítés- Renault(New Sales)

Használt autó értékesítés (USED)

Busz értékesítés

Autó bérbeadó részleg( Rental)

Mindegyik szervezeti egység költségeit szétválasztjuk közvetlen valamint közvetett

költségre, az alapján, hogy mihez kapcsolódik, minek az érdekében merült az fel.

Közvetlen- Közvetett költségek megállapítása a műhelyekben

A műhelyekben alapvetően három fő típusba sorolhatjuk a közvetlen költségeket:

1. Alkatrész beszerzés

Az alkatrész beszerzéssel kapcsolatos számlák főkönyvileg készlet számlára

könyvelődnek. A raktárakban az alkatrészeket bevételezik, készletre veszik a

nyilvántartó rendszerben. Könyvelés technikailag létrehoztuk a 2PP1

megnevezésű termék/tevékenység kategóriát, mely alkatrészekre vonatkozik,

szervezeti egység kategóriában pedig a műhelyeket nevesítjük a 2EEUDH

dimenzió kóddal. Például egy alkatrész beszerzése főkönyvileg, dimenziókkal

ellátva: 265393/2PP1/2EEUDH

2. Továbbszámlázott költségek:

Többnyire közvetített szolgáltatások, melyeket változatlan formában

továbbértékesítettek, továbbszámláztak a műhelyek a számlázó rendszerükben

(GDS)

Pl.: eredetiség vizsgálat, gumijavítás.

Hogy a műhelyek külön-külön is elkülöníthetőek legyenek a jelentésekben,

minden műhely saját dimenzió kódot kapott a főkönyvekben a

termék/tevékenység kategórián belül:

Budapest: 2SX

34

Lébény: 2SXA

Szeged: 2SXB

Polgár: 2SXC

Pécs: 2SXD

Nagykanizsa: 2SXE

Biatorbágy: 2SXF

A szervezeti egység kategóriában minden műhely egységesen 2EEUDH

végződést kap.

Továbbszámlázott költség könyvelése például Szegedre: 8151/SXB/2EEUDH

3. Valamint az úgynevezett műhelyrezsi fogalma

A műhelyrezsi cégünknél nem a köznapi értelemben vett rezsi fogalmát jelenti.

Így definiálunk minden olyan nem továbbszámlázott vagy készletre vétellel

kapcsolatos költséget, ami a szerviz értékesítő tevékenységéhez közvetlenül

kapcsolódik. Ide sorolhatóak a szerszámokkal, a műhely, munkához szükséges

felszereléseivel kapcsolatos számlák költségei. Például egy nagykanizsai

szerszám beszerzéssel kapcsolatos számla könyvelése: 512100/SXE/2EEUDH

New Sales részlegek közvetlen költségei

Az új autó étékesítő egységek közvetlen költségeit nagyon könnyen el tudjuk

különíteni. Minden egyes értékesítéssel kapcsolatos számlán- függetlenül attól, hogy

Volvo vagy Renault- fel van tüntetve egy alvázszám, amire a költség terhelendő. A

főkönyvben minden egyes készleten lévő illetve értékesített autó alvázszáma létre van

hozva az alváz dimenzióban. Az alvázhoz kapcsolódó költségek készleten lévő jármű

esetében készlet főkönyvre (2610), vagy már értékesített autó esetében eladott áru

beszerzési értékére (ELÁBÉ-8142) kerülnek rögzítésre. A még várható költségekre

elhatárolást hozunk létre alvázanként. A termék/tevékenység kategóriában minden

egyes járműnek, alvázhoz kapcsolódóan létre van hozva a típusa, melyet az

adatbázisokból, részletes utánajárást követően ki tudunk választani és a könyvelés során

dimenzióként rögzíteni. A szervezeti egység kategória dimenzió 100314, mind Renault,

mind Volvo autó esetében is. Találkozom olyan számlákkal is, melyek nem köthetőek

pontosan egy bizonyos alvázhoz, de mégis az új autók közvetlen költségeként kellene

számon tartanunk. Például, az új rendszámok kiadás sokszor csoportosan történik,

35

egyszerre akár 100 rendszámot is igényelhetnek az értékesítő részlegek a hatóságtól.

Azonban ezekhez a rendszámokhoz a számla kiállításakor még nem köthető alváz a

legtöbb esetben, de azt biztosan megállapíthatjuk, hogy minden új autóra fel fog

merülni ez a költség. Hogy hónap végén le tudjuk osztani az ilyen jellegű számlák

összegét, ezért létrehoztunk egy fiktív alvázszámot (999999), erre az alvázra rögzítjük a

számlákat egy összegben, majd hónap végén szétosztásra kerülnek az értékesített autók

terhére.

A USED, vagyis használt autó részleg közvetlen költségei szinte azonos módon

működnek a New Sales rendszerével. Főkönyvileg külön készlet illetve ELÁBÉ számla

van létrehozva használt autókra vonatkozóan, valamint a termék/tevékenység kategória

nem típusonként szedi szét a járműveket, hanem attól függően, hogy használt Volvo

(2VQ) vagy Renault (RVUC) a jármű típusa. Szervezeti egység kategória itt is a 100314

dimenzióval kerül definiálásra.

A busz értékesítés már egy kicsit más módon működik,mint a többi kamion értékesítő

részleg. Sokkal jobban le vannak választva főkönyvileg, egyedi dimenziókat kaptak így

egyszerűen lehet jelentéseket készíteni havi eredményükről. Szervezeti egység dimenzió

3EF, költséghely dimenziójuk típustól függően változik. Közvetlen költségeik alváz

szinten kerülnek rögzítésre készlet vagy ELÁBÉ főkönyvre. Példa egy használt,

értékesített busz költségének elszámolására: 81481/3VUX/3EF

A profit termelő egységek értékesítéshez nem köthető költségeit 5-ös számlaosztályban

könyveljük. Minden esetben meg van jelölve a számlán mely részleghez köthető a

számla végösszege, melyet a költséghely dimenzióknál figyelembe is veszünk, és

osztályokra bontva rögzítünk. Amennyiben valamely dolgozóhoz köthető a költség

felmerülése, akkor dolgozói kódot is megadunk, az esetleges bérből levonandó,

továbbszámlázandó tételek könnyebb beazonosítása érdekében.

3.3.4 A támogató részlegek költségeinek megjelenése

A Volvo Hungária Kft szolgáltató részlegei a vállalat működéséhez szükséges

feltételeket biztosítják. Olyan tevékenységeket végeznek, amelyek nem vesznek részt

közvetlenül a termékek, szolgáltatások előállításában, értékesítésében, de

36

nélkülözhetetlenek a vállalkozás működésének fenntartásában. Ezek az osztályok a

pénzügy, ingatlan kezelés, IT, humán-erőforrás menedzsment. A vállalat számára nehéz

megérteni ezen részlegek költségeinek keletkezési okát, melyik terméket, szolgáltatást

segítik. Ezért is volt alapkövetelmény az anyavállalat részéről, ezen költségek teljes

leválasztása a „Selling unit”-ról. Ezek a részlegek profitot nem termelnek, de költséget

igen.

A pénzügyi osztály számviteli, kontrolling és pénzügyi folyamatokat lát el. Biztosítják a

vállalatnak a magyar számviteli törvény előírásainak, szabályzatainak való megfelelést,

elkészítik a kért beszámolókat, adóbevallásokat, kielégítik a vezetői információs

igényeket, adatokat szolgáltatva a költségszámítási rendszernek.

A kontrollt elsősorban a régiós menedzsment gyakorolja felettük, költségeiket egyedi

költségnemekkel, költséghelyekkel definiáljuk.

37

3.3.5. Költségallokáció a gyakorlatban

A költségallokáció nem más, mint a költségek, ráfordítások felosztása költségviselőkre,

költséghelyekre, előre meghatározott vetítési alap segítségével. A költségek felosztása a

vállalat eredményében nem eredményez végső soron változást, a felosztás nem

változtatja meg a költségek összegét. Jellemzően a közvetett költségek kerülnek

allokálásra, mivel nem rendelhetőek hozzá ok-okozati alapon költségviselőkhöz. Ilyen

felosztandó költségek lehetnek, rezsiköltség, központi szolgáltatások, takarítás,

adminisztratív költségek. Az allokáció nem csak a terheket osztja meg, de egyfajta

felelősségérzetet generál a vezetőkben a költségek iránt.

A Volvo Hungária Kft allokációs folyamata 5 fajta vetítési alap segítségével működik.

Nem számlánként kerül sor a költségek felosztására, hanem hónap végén

főkönyvenként egy tranzakció segítségével. Mivel a számviteli rendszer csak egyszer

képes az allokációra, így hónap utolsó napjáig rögzíteni kell az adott időszakra

vonatkozó számlákat. A könyvelés során a költséghely, költségviselői dimenziókhoz

allokációs kódokat kell megadni, a számla jellegétől, tartalmától függően. Minden

kódhoz hozzá vannak rendelve az allokációs kulcsok, százalékos arányban, valamint a

költségviselők. Az érintett főkönyvi számokat tól-ig tartománnyal lehet megadni, így a

számviteli információs rendszer egy vegyes tranzakció létrehozásával allokálja a

főkönyv összes megadott allokációs kóddal paraméterezett tételét. A költségfelosztási

arányok felülvizsgálatára jelenleg nagyon kevés időt fordít a vállalat, az árbevétel alapú

allokációt negyedévente újrakalkulálják, azonban a négyzetméter valamint

létszámarányos megoszlásokat már 2 éve nem vizsgálták felül, ez torzító hatással van az

egy szervezeti egységek havi eredményére.

A következő allokációs dimenzió kódokat használjuk:

ADM(Administration): Speciális dimenziókód. Az ügyvezetés, a titkárság, és a humán

erőforrás részleg költségei kerülnek rögzítésre ezzel a kóddal. Nem hagyományos

allokációs kulcs, a hó végi allokálás folyamán egy összegben vezeti át a költségeket a

2VX/100314 dimenziópárosításra. Ez a Volvo-új autó értékestő részleg költséghelye,

így végső soron Selling Unit-ként kerülnek kimutatásra. Azért volt szükség egy külön

dimenzió kódra, hogy a hazai válalatban követni tudjuk az ügyvezetés és az emberi

erőforrás menedzsment költségeit havi szinten. Az anyavállalat jelentéseiben már nem

látják külön ezen kiadásokat, beépülnek az új autó értékesítés költségeibe. A havi

38

Selling and Administrative Expenses Report-ban a vállalat költségeit Before ADM és

After ADM, azaz ADM allokáció előtt, és a felosztást követő állapotban is be kell

mutatni.

AM2(Allocation m2): Négyzetméter arányos vetítési alap, melyet olyan jellegű

számlák könyvelése kapcsán használunk, mint a gázszámla, energiaszámla, vízszámla,

vagyonbiztosítási díj, takarítás, tűzvédelem, szemétszállítás valamint biztonsági őr

szolgálat. Ez az allokációs kulcs a vidéki műhelyek kivételével, a vállalat minden

részlegére oszt le költséget. A vidéki műhelyekbe külön számlák érkeznek például a

rezsiköltségekre, így ezeket nem kell leosztani, helyes költséghelyre kerülnek azonnal

rögzítésre. (5. ábra)

5.ábra: AM2 paraméterezésű költségek allokációs aránya hónap végén

Forrás: Saját szerkesztés

3% 1%

13% 2%

7%

6%

41%

2%

7%

10%

2%

6%

Allokáció AM2

Pénzügy

VRE-Ingatlan fenntartás

Aftermarket

USED-Használt sales

Volvo sales

Driver Tréning

Műhely

Marketing

Busz

ADM

IT

Renault sales

39

AM2 Allokáció m2- alapon felosztandó közvetett költségek vetítési alap

kalkulációja

Szervezeti egységek

(cinkotai út)

Cinkota épület

felosztása ( m2)

Számítás Kalkulált allokációs

arányok

Pénzügy 262 =262/8196*100 3,20 %

VRE-Ingatlan fenntartás 104 =104/8196*100 1,30 %

Aftermarket 1024 =1024/8196*100 12,50 %

Ügyvezetés, HR (ADM) 847 =847/8196*100 10,30 %

IT 115 =115/8196*100 1,40 %

Volvo Sales 607 =607/8196*100 7,40 %

Marketing 163 =163/8196*100 2,00 %

Műhely 3369 =3396/8196*100 41,10 %

Driver tréning 517 =517/8196*100 6,30 %

Busz 600 =600/8196*100 7,30 %

Használt Sales 131 =131/8196*100 1,60 %

Renault Sales 459 =459/8196*100 5,60 %

Épület teljes nagysága 8196 - 100,00 %

6. ábra: Négyzetméter alapú allokáció, megoszlási arányainak számításának menete Forrás: Saját szerkesztés, a

vállalat főkönyvi adatai alapján

7.ábra: AM2 allokáció főkönyvi elszámolása Forrás: Saját szerkesztés

A 6. ábrán bemutatott főkönyvi elszámolást a rendszer automatikus hajtja végre. Igaz,

hogy az ADM költséghelyek is kapnak a felosztásból költséget, de utána rögtön

továbbterhelődnek az új autó értékesítés költséghelyre.

40

AHC(All Head Count): Létszám arányos vetítési alap, a bérszámfejtés, posta valamint

egyéb a vállalat teljes munkaerejéhez köthető anyagköltség vagy igénybe vett

szolgáltatás került allokálásra a segítségével. A 7. ábrán látható, hogy a felosztásból

kimaradtak az újonnan nyitott műhelyek, Pécs valamint Biatorbágy. A vezetőség

döntése alapján, az első 1-2 évben, amíg beindulnak, megerősödnek ezek a műhelyek,

addig nem allokálnak rájuk a fent említett költségekből, hanem közös megegyezés

alapján, a többi részleg megosztva vállalja helyettük. A következő félévben tervbe van

véve az allokációs kulcsok újra kalkulálása, a pécsi és biatorbágyi műhely bevonása is

az arányosításba.

8. ábra: AHC paraméterezésű költségek allokációs aránya hónap végén

Forrás: Saját szerkesztés (a vállalkozás főkönyvi adatai alapján)

ACI(Allokáció Cinkota Irodaház): A cinkotai központ két részre osztható, egyrészt a

műhely, másrészt pedig a főépület, melyben a Volvo Hungária Kft értékesítő, beszerző

valamint támogató szervezeti találhatóak. Számos olyan jellegű költség merül fel havi

szinten, melyek a cinkotai műhely kivételével, a központ összes többi részlegét

érintik.Az ACI, mint vetítési alap, lehetővé teszi csak ezen osztályok között

létszámarányosan felosztani az ide sorolt költségeket. Ezt az allokációs kulcsot csak

2016. január 1. óta használja a Vállalat, előtte AHC-val kerültek rögzítésre ezek a

7%

2%

14%

2%

38%

8%

7%

7%

2% 2%

5% 1%

5%

Allokáció AHC Aftermarket

USED-Használt sales

Volvo sales

Driver

Cinkota Műhely

Lébény Műhely

Szeged Műhely

Polgár Műhely

Nagykanizsa Műhely

Busz

ADM

IT

Renault sales

41

számlák, de mivel az AHC használatával a műhelyek is kapnak költséget, igyekeztek új

allokációs kulcsot kialakítani. Jelenleg a posta-futár, valamint víztisztító berendezések

bérleti díja kerül rögzítésre ACI dimenzió kóddal. (8. ábra)

AREV: Árbevétel alapú allokációs kulcs. Havonta a részlegek árbevétele alapján

kalkulálják a költségfelosztási arányokat százalékos formában, és az árbevétel /nyereség

központokra kerül továbbterhelésre. A bankköltségek, késedelmi kamatok, kerekítési

különbözetek valamint realizált és nem realizált árfolyamkülönbözetek kerülnek

elszámolásra ezen vetítési alap segítségéve. (9. ábra)

9. ábra: ACI paraméterezésű költségek allokációs aránya hónap végén

Forrás: Saját szerkesztés (a vállalkozás főkönyvi adatai alapján)

20%

7%

25% 9%

3%

5%

11%

5% 11%

2% 2%

Allokáció ACI

Aftermarket

Used sales

Volvo sales

Driver tréning

Marketing

Busz

Ügyvezetés

IT

Pénzügy

VRE

Renault sales

42

10. ábra: Árbevétel arányos allokációs kulcs költségfelosztása

Forrás: Saját szerkesztés (a vállalkozás főkönyvi adatai alapján)

22%

20%

14%

15% 2%

1%

1%

10%

15%

Allokáció AREV

Volvo Sales

USED sales

Aftermarket

Műhely-Cinkota

Műhely-Lébény

Műhely-Szeged

Műhely-Polgár

Busz

Renault Sales

43

4. Az utalványozás céljai

Az utalványozás jogosultságot jelent, vagyis azt, hogy a vezető engedélyezi az erőforrás

felhasználását, a tevékenység végrehajtását, a vállalati működés elősegítését szolgálja.

Időben kivitelezhető előzetesen, folyamatosan vagy utólagosan is. A

költséggazdálkodás ellenőrző eszköze, a vállalkozásnál biztosítani kell az utalványozási

és bizonylati rendet és fegyelmet, meg kell határozni az utalványozási jogköröket,

hatásköröket is.

A nagyobb kis-és középvállalkozásoknál, a multinacionális vállalatoknál- méretükből és

összetettségükből fakadóan-szükségessé vált egy olyan rendszer bevezetése, mely az

egyes részlegek, szervezetek vezetőinek kezébe jogosultságot ad erőforrás beszerzésre,

felhasználásra, pénzügyi teljesítésre. Amíg egy cég csak 10-15 főből áll megoldható,

hogy a cégvezető személyesen intézze az eszközök beszerzését, utasítást adjon azok

felhasználására, pénzügyileg rendezze a számlákat. Azonban már egy 50 fős vállalatnál

már gondot okoz, ha a vezető saját maga koordinál minden területet, ez később a

tevékenység, színvonal csökkenését eredményezné. Célszerű tehát területenként

vezetőket kinevezni és hatáskörrel felruházni őket, persze csak adott keretek között. Ez

rendkívül fontos, hiszen a számla utalványozójának tisztában kell lennie azzal, hogy a

számla költsége milyen okból merült fel, valós-e a tartalma, ismerni kell részlege

erőforrás szükségletét. Például egy humán erőforrás osztály menedzsere nem hagyhatja

jóvá a vállalat gázrendszerének felújítását, ehhez a létesítmény fenntartásért felelős

vezető jóváhagyása szükséges legalább, mivel ő az aki naprakész ismeretek birtokában

van az épület állapotával, felépítésével kapcsolatban. Tehát elmondhatjuk, hogy a

felelősségi központok vezetőihez köthető az utalványozás folyamata. Mely az

ellenőrzési funkció mellett, költséggazdálkodási tevékenységet is ellát.

A pénzügyi nehézségekkel küzdő vállalkozások törekszenek a költségtakarékos

megoldásokra. Szigorúbb utalványozási rendszerrel és a beszállítók körültekintő

kiválasztásával jelentős összegeket takaríthat meg a vállalkozás. Egy fűtés számla, vagy

energia számla tételes ellenőrzése, ráébresztheti a vezetőt arra, hogy esetlegesen a

szolgáltató váltással, vagy energiatakarékosabb égőkkel csökkentheti havi számláinak

összegét.

44

Az utalványozás csak az ellenjegyzésre jogosult személy aláírásával együtt érvényes.

Az utalványozó az érvényesített okmány alapján aláírásával és az utalványozás

dátumával látja el a számlát, díjbekérőt engedményezési nyilatkozatot stb.

4.1 Utalványozás a Volvo Hungária Kft-nél

A vállalat utalványozási rendszerét felelősségi központonként alakította ki. Az egyes

szervezeti egységek menedzsereit hatáskörrel ruházták fel, melynek alapján

jóváhagyhatják részlegük költségszámláit, meghatározott összeghatárig nem szükséges

felsővezető általi ellenjegyzésük. A felelősségi központok a következők lettek:

Ügyvezetés

Műhelyek

New Sales-Volvo

New Sales- Renault

Used Sales

Rental

Afterv Sales

Busz értékesítés

Regionális Tréning Center

Marketing

IT részleg

Ingatlan kezelés

Pénzügy

Humán erőforrás osztály

Az egyes felelősségi központokhoz tevékenységüktől függően rendelték hozzá a

jogosultsági összeghatárokat. A vállalat könyvelőinek figyelemmel kell követni, hogy a

hozzájuk érkezett számlák keresztül mentek-e az utalványozási szabályzatban

meghatározott folyamatokon. A szabályzat előírja, hogy az illetékes menedzsernek

ellenőriznie kell a számla tartalmát, a teljesítési igazolást valamint jóvá kell hagynia

pénzügyi teljesítést. Ezt követően kerülhet csak sor a főkönyvi rögzítésre és az utalás

indítására. Utalásaink heti rendszerességgel a fizetési határidők figyelembe vételével

45

történnek. Csak olyan számlát utalunk el, mely már rögzítésre került a számviteli

rendszerben, kivéve a díjbekérőket, engedményező nyilatkozatokat, melyeknek a

kifizetése csak az utalványozó által írt kérelemmel valósítható meg.

A vállalatirányítási rendszerben, a Scalaban létrehoztak egy standard program funkciót,

mely csak a lejárt esedékességű számlák kiválasztására és kigyűjtésérére. nyújt

lehetőséget, ez a banki interface modul. Az utalásra kijelölt szállítói számlákból

előállítja az adott bank által fogadni képes formátumú file-t, és beolvasásra kerül a bank

online felületen. Egy-egy utalás alkalmával több 10 millió forint rögzítődik a bank

rendszerében, azonban csak akkor indítja el a bank a fizetési megbízást, ha a vállalat 3

jogosult vezetője is jóváhagyja a kifizetést, amit az online felületre belépve tehetik meg.

Készpénzes tranzakció esetén, a pénzügyi teljesítést az eszköz beszerzését elrendelő

utalványozónak kell jóváhagynia a számla kifizetésével egyidejűleg.

Minden műhely éves beruházási kerettel rendelkezik, melyeket saját döntése alapján

használhat fel szerszám, berendezés vásárlására. Azt, hogy mekkora összeget használtak

fel a keretükből az év folyamán, saját maguknak kell nyilvántartani és a szerint

gazdálkodni.

A dolgozói előlegek és költségelszámolások jóváhagyása, mindig az adott dolgozó

közvetlen felettesének a feladata. Utalványozás nélkül nem adható ki előleg és a

költségelszámolás sem fizethető ki a részére. Az elszámolás csak abban az esetben

fogadható el, ha minden számla a Volvo Hungária Kft nevére van kiállítva.

A vállalat utalványozási szabályzata egy átfogó jóváhagyási hierarchiát tartalmaz,

melyben kategorizálja a tevékenységeket és hozzájuk rendeli a megfelelő utalványozók

körét. Célja, hogy fenntartsa és szabályozza az üzleti döntési folyamatokat a Volvo

Csoporton belül.

Az utalványozási szintek alakulása:

A vállalat ügyvezetői jóváhagyása szükséges

Az ügyvezető és az értékesítési vezető jóváhagyása kötelező

Az ügyvezető jóváhagyása kötelező és még az értékesítési vezető vagy a humán

erőforrási osztály vezetőjének jóváhagyása szükséges

46

Az ügyvezető, az értékesítési vezető, a műhelyvezető, a humán erőforrás

menedzser közül legalább egy személy jóváhagyása szükséges

Az ügyvezető, az értékesítési vezető, a műhelyvezető, a humán erőforrás

menedzser közül legalább két személy jóváhagyása szükséges

A Volvo Hungária Kft utalványozási jogrendszerének kialakítása kapcsán szükséges a

vállalat jóváhagyási szintjeinek meghatározása, általános meghatalmazások

megfogalmazása. Hogy a vállalat tevékenysége gördülékenyen, fennakadás nélkül

működjön, elengedhetetlen rendszeres helyettesek kijelölése, hiszen egy-egy üzleti

utazás, vagy hosszabb szabadság esetén is szükség van valakire minden részlegen, aki a

jóváhagyási jogokat gyakorolhatja. Az utalványozó hatalommal, döntési lehetőséggel

van felruházva, elkötelezettséget kell táplálnia a vállalat iránt, mert tevékenysége

befolyásolja a Volvo Hungaria Kft jövedelmét, a Cash Flow alakulását.

A menedzserek jóváhagyási szintje függ:

1. A vállalati hierarchiában betöltött pozíciója

2. Felettesének szerepe

3. Funkcionális menedzser szerepe

Az anyavállalat jóváhagyási irányelvei meghatározzák, hogy a tevékenység

függvényében milyen szintű jogosultsággal kell rendelkeznie az utalványozónak.

Jóváhagyási hierarchia a Volvo Hungária Kft-re vonatkozóan az anyavállalat

jóváhagyási szabályzata alapján:

47

11. ábra: Volvo Hungária Kft utalványozási szintjei, az anyavállalat által kiadott Authorization Policy alapján

Forrás: Saját szerkesztés

Régió feletti jóváhagyó(B0 szint) tájékoztatása és aláírása minden esetben szükséges az

alábbi tevékenységekhez:

A vállalat felszámolásával, átalakulásával kapcsolatos döntések

Osztalékok

Kampányok (250 millió SEK felett)

Könyvelőrendszer

Banki szerződések

B1 szintű jóváhagyóval kapcsolatos munkaügyi, bérkérdésekben való döntés

Régió szintű (B1 szint) utalványozást igénylő tevékenységek:

Tagsági szerződések (200 ezer SEK felett)

Szponzoráció

Kampányok (25 millió SEK felett)

Garancia (250 millió SEK felett)

Kamion értékesítéssel kapcsolatos jóváírások ( 30 millió Ft felett)

Eszköz beszerzés és számla jóváhagyása (855 millió Ft felett)

Marketinggel kapcsolatos beszerzés és számla jóváhagyása (855 millió Ft felett)

Beosztottak részére utazás előzetes jóváhagyása és utólagos ellenjegyzése (1 715

000 Ft felett

B0 •Vezérigazgató, a Volvo Group elnöke

B1 •Ügyvezető alelnökök

B2 •Sales regiononális vezető

B3 •Market regionális vezető

B4 •Ebbe a kategóriába sorolják az országok ügyvezető igazgatóit, jelen esetben a Volvo Hungária Kft ügyvezetője.

B5 •A magyar vállalat gazdasági igazgatója, kereskedelmi igazgatója, marketing-részleg, használt értékesítés vezetője, HR és az aftermarket menedzser.

B6 •Workshop menedzserek-a műhelyek vezetői

48

Titoktartási szerződések

Selejtezések jóváhagyása 2 millió SEK felett

Műhelyek strukturális beruházása

Információs rendszer, IT karbantartás (30 millió Ft felett)

B1 szintű jóváhagyó munkaügyi, bér kérdésekben való döntés

B2 szintű jóváhagyó ellenjegyzése szükséges következő tevékenységekhez:

Műhelyek munka/alkatrész kedvezmény rendszerének jóváhagyása

Új kamion árainak meghatározása, flotta értékesítés

Munkadíjak jóváhagyása

Volvo Hungária költségére elvégzett javítás (Rectification job), garanciális

költségek

Kampányok

Demo kamionok számának meghatározása

Kamionok, felépítmények beszerzése

Szervezeti kérdések jóváhagyása

A Volvo Hungária Kft ügyvezetőjének (B4 szint) jóváhagyása kötelező az alábbi

költségekhez:

Jóváhagyási jogokkal kapcsolatos ügyek

Strukturális beruházások műhelyekre vonatkozóan 15 millió Ft-ig

Beszerzések jóváhagyása 30 millió Ft-ig

Eszközök eladása, selejtezése

Új könyvelő rendszer bevezetése (de a B0 és B1-es szintű jóváhagyó is

szükséges hozzá)

Engedélyezett banknál bankszámla nyitása

Banki utalások

Lejárt követelések leírása

Jármű karbantartási szerződések

49

Új kamion árak

Flotta eladások 50 db-ig

Új felépítmény építő cég jóváhagyása

Munkadíjak ellenjegyzése

Garanciális javítás 17 millió Ft-ig

Ügynökök részére bónusz fizetések

Jutalék megállapodások

Általános költségek jóváhagyása 50 millió Ft-ig

Ajándékok munkavállalók részére

Hosszú távú tréningek

Bónuszlevelek, fizetési lista jóváhagyása

Elbocsátás

Alkalmazottak vendéglátása 17 ezer Ft/fő –ig

Ingatlanok üzemeltetési költségei

A hazai vállalat B5 szintű menedzsereinek utalványozási joga függ a jóváhagyandó

tevékenység jellegétől. Az új és használt autó részlegek vezetői, a marketing a HR

valamint Aftermarket menedzser, az értékesítéshez közvetlenül kapcsolódó költségeket,

kiadásokat (pl.: felépítmény vásárlása, hatósági díjak) nettó 8 575 000 Ft összegig

engedélyezhetik. A szervezetek egyéb általános költségeiről (irodaszerek,

berendezések) nettó 1 500 000 Ft összeghatárig rendelkezhetnek. Elsődlegesen a helyi

ügyvezető igazgató felé tartoznak beszámolási kötelezettséggel, az utalványozási

keretösszeg felett neki kell továbbítaniuk a jóváhagyandó számlákat.

A workshop menedzserek, vagyis a műhelyek vezetői tartoznak a B6-os szintű

kategóriába, akik egységesen nettó 300 ezer Ft összegig hagynak jóvá számlákat a saját

részlegükre vonatkozóan. Ezen összeghatár felett további jóváhagyás szükséges a az

Aftermarket vezetőjétől.

Nem kerültek besorolásra a pénzügyi osztály, IT, létesítmény fenntartó, busz értékesítő

részlegek menedzserei. Számukra elsősorban B1-B2 szintű, régiós valamint régió feletti

jelentési kötelezettség van előírva. Természetesen meg van határozva részükre is egy

utalványozási összeghatár, de túllépése esetén legalább régió szintű jóváhagyást

szükséges kérniük,. A pénzügyi és IT menedzserek nettó 300 ezer Ft összegig, a busz

50

értékesítés nettó 30 millió Ft-ig, a létesítmény fenntartás pedig nettó 1 500 000 Ft-ig

saját felelősségére hagyhatja jóvá a költségeket.

4.2. Az utalványozási rendszerből eredő problémák, fennakadások

Jelenleg az utalványozási szabályzat alapján mozgatjuk a vállalatban a számlákat a

jóváhagyási szintek között. Egy számla útja a Volvo Hungária Kft-ben a

megrendeléstől a fizetésig a következőképpen kellene, hogy alakuljon optimális

esetben:

1. Termék, szolgáltatás megrendelése az utalványozó jóváhagyásával

2. A szállító kiszállítja az árut, teljesíti a szolgáltatást

3. Megérkezik a számla a titkárságra, ahol iktatják a Scala rendszerében

4. A számlát a megadott információk alapján, továbbítják az illetékes osztály felé

5. A megrendelő osztály vezetője jóváhagyja, aláírásával igazolja a számla

valódiságát, fizethetőségét, ráírja az elszámoláshoz szükséges információkat.

Például alváz, rendszám, dolgozó neve szállás, étkezés esetén stb.

6. Még fizetési határidő előtt megkapja könyvelésre a pénzügyi osztály a számlát,

melyet rögzít a számviteli információs rendszerben

7. Fizetési határidőnek megfelelően utalási listába kerül a számla

8. Utalás indítását jóváhagyják a vállalat utalványozói (legalább 2 fő)

Sajnos ez a folyamat legtöbb esetben nem így zajlik . Számos alkalommal a pénzügy

kapja meg a számlát közvetlenül a szállítótól. Ilyenkor meg kell állapítanunk mely

osztályhoz kapcsolódhat a számla, ki kell küldenünk e-mailben, esetleg személyesen

eljuttatni jóváhagyásra. Az utalványozási folyamat olykor akár heteket is igénybe

vehet, az utalványozó elfelejti a számlát, üzleti utazás miatt nem lehet elérni illetve

egyéb hátráltató tényezők jelentkezhetnek. A költségek főkönyvi elszámolását és a

kifizetést addig nem hajthatjuk végre, amíg visszajelzést nem kapunk az utalványozó

menedzsertől. A fizetési határidőket így nem tudjuk tartani, a költséget sok esetben

nem lehet a teljesítés időszakára elszámolni, mert a havi zárás után érkezik vissza a

számla.

A vidéki szervizekből a műhely asszisztensek első körben, e-mailben küldik el a

scannelt, workshop menedzserek által jóváhagyott számlákat, melyek alapján a

könyvelők rögzíthetik a költségeket a főkönyvben és így az utalási listába kerülhetnek a

51

számlák. 1-2 héten belül papír alapon is megérkeznek a postázott eredeti példányok is.

Ha a számla nettó összege meghaladja a 300 ezer forintos workshop menedzserekhez

rendelt utalványozási határt, akkor a könyvelőnek kell az aftermarket menedzser felé

továbbítani jóváhagyásra a költséget.

A leggyakrabban előforduló problémák:

Lassú engedélyeztetés miatti határidőkből való kicsúszások

Vezetői távollét miatti „elakadás”, és így a munka hatékonyságának csökkenése.

Mivel a számlát akár több személynek is engedélyeznie kellhet, ezért a

számlajóváhagyás folyamata időben is elhúzódhat.

A jóváhagyási folyamat nyomon követésének hiányában nem lehet tudni, hol

akadt el egy folyamat.

Sok esetben hibás költséghelyet, költségviselőt ad meg a jóváhagyó menedzser

A fizikai mozgatás során eltűnik a dokumentum. Papír alapú nyilvántartás esetén

a számla könnyen elkeveredhet vagy megrongálódhat. Ez egy esetleges

adóhatósági ellenőrzés során is gondot okoz, hiszen ilyenkor szükség van a

számla eredeti példányára vagy egy hiteles elektronikus másolatra.

A könyvelőkre hárulnak a számlák engedélyeztetési procedúrái, a számlák

köröztetése vállalati szinten.

Nehézkes a számlák visszakeresése.

A hosszú reakcióidő csökkenti a vállalat versenyképességét.

A határidők csúszása (pl. egy későn jóváhagyott számla) miatt komoly anyagi és

imázsveszteség érheti vállalatunkat.

Hibás iktatás miatti hibás könyvelés

A nagyobb pénzkiadással járó projektekhez első sorban az anyavállalat jóváhagyása

szükséges, még a projekt megkezdése előtt. Be kell kérni több szállítótól az

árajánlatokat, a menedzsmentnek egy prezentáció keretében ismertetni kell a tervet.

Amennyiben nem értékesítéshez közvetlenül kapcsolódó költségről van szó, akkor

sajnos hónapokba, sok esetben egy évbe is telhet mire elkezdenek foglalkozni az

üggyel. Mire döntés születne a projektről, a szállító által adott árajánlat lejár, egyéb

hátráltató tényezők jelentkeznek, végül pedig, feledésbe merül a projekt, vagy az

illetékes osztály megpróbál inkább más, kevésbé költséges megoldást találni.

52

Sok esetben egy vevő számláz be a cégnek egy olyan költséget, melyet ő már kifizetett,

de garanciális vagy egyéb szerződésből eredően nem neki kellene vállalnia a költséget.

A számla utalványozása sokshzor akár hónapokat is igénybe vesz, megvizsgálja a

menedzsment, hogy jogos-e az ügyfél igénye. Mire jóváhagyják a számlát, a fizetési

határidő már rég lejárt, az ügyfél pedig jogi útra terelte az ügyet.

Havi szinten legalább 2000 számlát kell jóváhagyatni ebben a többlépcsős

utalványozási rendszerben. Jelenleg teljesen manuálisan működik minden részfolyamat.

A dokumentumokat az éves zárás illetve az auditálás befejezéséig a pénzügyi osztályon

kell tárolni, azt követően pedig irattárazni kell őket a Számviteli törvény 169. § (2)

bekezdése alapján. Az előírt megőrzési idő alatt biztosítani kell az adatok

olvashatóságát, védeni kell a sérüéstől őket, továbbá a jogtalan hozzáféréstől. Mindez

plusz terheket ró a vállalkozásra, mind anyagilag, mind felelősségileg is. A papír alapú

visszakeresés pedig rengeteg időt vesz el a pénzügyes munkatársak idejéből.

4.3. Megoldási lehetőségek a felmerült problémákra20

Egy nagyvállalat életében, mint a Volvo Hungária Kft, véleményem szerint nem sokáig

tartható fent hatékonyan a papír alapú dokumentummozgatás az utalványozás

rendszerében. Be kell látni, hogy havi több mint 2000 számla utalványozásához

segítségre van szüksége a pénzügyi osztálynak. A megfelelő dokumentum kezelés

fontos a vállalat versenyelőnyének megőrzése, illetve növelése érdekében, de ugyanígy

a különböző jogszabályoknak való megfelelés miatt is.

Az információáramlást a legkönnyebben egy elektronikus dokumentumkezelő rendszer

bevezetésével tehetnénk hatékonyabbá. Ahhoz, hogy a cég szervezeti egységei

gördülékenyen működjenek együtt, pontosan tudjuk kezelni a számlák fizetési határidő

szerinti kiegyenlítését, betartsuk a határidőket, fontos, hogy mindig rendelkezésre

álljanak a szükséges dokumentumok a megfelelő jogosultságok alapján és gyorsan

hozzájussunk a munkához szükséges riportokhoz, kimutatásokhoz. Kifejezetten fontos

ez támogatások, pályázatok beadásakor, hisz manapság a vállalat pályázatok, tenderek

beadásával tud fejlesztéseket végrehajtani. Így szükségszerű, hogy a pályázat

beadásakor minden szerződés, számla a cég rendelkezésére álljon. Lényeges a

20

http://www.dmsone.hu/Nagyvallalati_dokumentumkezeles/Nagyvallalati_dokumentumkezelo_megoldaso

k/Workflow_rendszer.html

53

dokumentumok átláthatósága is, az utalványozási bizonylatok és jóváhagyói

ellenjegyzések visszakereshetősége, hiszen az éves auditnál be kell mutatni őket.

Digitalizált világban élünk, e-számlák, elektronikus aláírások, elektronikus ügyintézés,

ügyfélkapu rendszerek állnak rendelkezésünkre. A vállalatnak lépést kell tartania a

technikával, ugyanis egyre több időt vesz igénybe a számlák manuális mozgatása.

Véleményem szerint egy workflow rendszer tenné lehetővé, hogy a leggyorsabban,

leghatékonyabban jutassuk el a megfelelő információt a megfelelő emberhez, és ezzel

javítanánk az időigényes adminisztrációs folyamatok arányán. A dokumentumkezelő

rendszerek egy része már magas fokon integrálható, kétirányú adatkapcsolat révén

illeszkedik egy már meglévő ERP rendszerhez. A program használatával minden

dolgozó a személyes vagy szervezetben elfoglalt szerepe szerinti tevékenységeket

végezheti, s az összes ehhez szükséges adatot, iratot automatikusan megkapja, illetve

továbbítja a megfelelő utalványozó felé. A jóváhagyókhoz be lehetne paraméterezni az

utalványozási összegeket, melynek túllépése esetén a rendszer automatikus továbbítaná

felsőbb utalványozási szintek felé a számlákat, dokumentumokat. Az utalványozási

szabályzat alapján meg lenne határozva a jóváhagyási hierarchia is. Ehhez szükséges a

vállalatcsoport összes vállalatában, minden országban kiépíteni a rendszert. A workflow

program minden résztvevője jogosultságának megfelelően képet kaphat a

munkafolyamatok pillanatnyi állásáról, az elvégzendő feladatokról és határidőkről.

Jelenleg a fizetési határidők betartása sajnos nagy gondot okoz, ami a jóváhagyási

rendszer lassúságához köthető. Sajnos a menedzserek nagyon nehezen érhetőek el, 3-4

hét telik el gyakran, mire jóváhagyják a költséget, a számla kifizetését. A program

lehetővé teszi a Scalaban használt dimenziók beparaméterezését a workflow-ba is, az

iktatás során megadott dimenziók alapján már automatikusan, a felelős szervezethez

kerül a számla, az illetékes osztály munkatársaihoz juttatja, akik ellenőrizhetik a költség

jogosságát, a számla valódiságát. Ezt követően a szervezeti egység menedzseréhez

kerül utalványozásra. A fizetési határidő közeledtével a rendszer egyre gyakrabban

értesítené emailben a jóváhagyót várakozó jóváhagyandó számláról, aki megtekintheti a

számlát, elektronikus aláírásával tudja ellátni, ezzel jóváhagyva a fizetést.

Értékesítéshez közvetlenül kapcsolódó költségek esetén, lehetőséget biztosítana alvázak

rögzítésére is a számlához, ezzel is növelvén az ellenőrzöttséget, illetve segítve a

pénzügyi munkatársak feladatát. A program érzékelve az utalványozást, a pénzügyi

munkatárshoz juttatja a leigazolt dokumentumot. Az integrálható, kétirányú kapcsolatra

54

képes workflow program, összekapcsolható a Scala rendszerével, beolvashatóvá teszi a

dokumentumkezelőben tárolt adatokat a könyvelő rendszerbe. Így a könyvelő a

jóváhagyott, iktatott, fizetésre kész számla költségét könyvelheti és továbbíthatja

utalásra. A költségek valós teljesítés szerint kerülnek rögzítésre, a havi jelentések is

naprakészebbek, aktuálisabbak lesznek, mint korábban. A vállalat külső megítélése

javul, így több kedvezményre válik jogosulttá a partnerektől, szállítóktól. Gyakran

hátráltató tényező az utalványozó távolléte miatti elakadás, azonban a technikai

fejlődést követve már mobil elérhetőséget is biztosítanak az illetékeseknek a

dokumentumkezelő rendszerekhez. Így akár egy üzleti út, vagy konferencia során is

megtekinthetőek, jóváhagyhatóak a dokumentumok telefonon vagy hordoztató

számítógépen is.

A workflow rendszer képes tárolni a dokumentumokat elektronikusan több évi

visszamenőleg is, mely az adóhatósági ellenőrzésekhez, auditokhoz nélkülözhetetlen.

Környezettudatossági szempontokat sem szabad figyelmen kívül hagyni, hiszen

kiválthatjuk ezzel a papíralapú dokumentummozgatást, iktatást, a szerződéseket is

digitálisan tarthatjuk nyilván. Hosszú távon csökkenthetőek az adminisztrációs,

irattárolási költségek.

A belső ellenőrzés által kiemelten ellenőrzött dolgozói költségelszámolások kapcsán is

hasznos segítség lehetne a program. Csak szabályosan kitöltött elszámolásokat engedne

továbbítani az utalványozók felé, akik csak tételes ellenőrzést követően hagyhatják jóvá

a dolgozók részére az elszámolt számlák kifizetését.

55

12. ábra: Folyamatkezelés workflow rendszer segítségével Forrás: Saját szerkesztés

A szakmai gyakorlatom során tapasztaltak alapján, úgy gondolom, hogy hasznos

segítségére válna a Volvo Hungária Kft-nek az ötletem alkalmazása. Természetesen

nem menne könnyen a bevezetés, hosszú időt venne igénybe a terv keresztülvitele a

felsőbb jóváhagyási szinteken. Mindenféleképpen készítenék egy prezentációt a hazai

valamint az anyavállalati menedzsment részére. Sajnos azonban mivel pénzügyi,

valamint IT fejlesztésről is szó van, a magyarországi vezetés jóváhagyása csak formai

előrelépés lenne. A korábban már bemutatott szervezeti hierarchia alapján, első körben

a pénzügy régiós menedzsmentje, majd a informatikai fejlesztő szervezet régiós

vezetősége általi ellenjegyzés szükséges a projekt véghez viteléhez. Mivel az egész

vállalatcsopotra kiterjedő fejlesztést szeretnénk, a szállító cégtől átfogó prezentációt,

demo bemutatót, részletes árajánlatot, és ütemezési tervet kérnénk be és a rendszer

paraméterezéséről is tanulmányt készítenénk.

Beérkező számlák

Iktatás, szkennelés

Formai ellenőrzés

Jóváhagyás felelősök által

Felső vezetői jóváhagyás, ha

szükséges

Pénzügyi kifizetés

Archivum Számlarekla-

máció

56

5. Összefoglalás

Szakmai gyakorlatomat a Volvo Hungária Kft pénzügyi osztályán töltöttem, mint junior

könyvelő gyakornok. Munkám során lehetőségem volt megismerni a vállalat költségek

elszámolására vonatkozó szabályait, jóváhagyási rendszerét. Számtalan sajátosság

jellemzi a vállalatot, mely érdekes kutatási alap volt a dolgozatomhoz.

Dolgozatom célja a Volvo Hungária Kft költség elszámolási rendszerének bemutatása,

vizsgálata, különös tekintettel a főkönyvi elszámolás lehetőségeire, allokációs

módszerekre, valamint az utalványozási politika gyakorlati alkalmazására. Gyakorlatom

nagyon jó lehetőséget biztosított arra, hogy egy konszolidált, multinacionális vállalaton

keresztül ismerjem meg, hogyan lehet egy ilyen szerteágazó cég pénzügyeit, költségeit

átlátható módon kezelni.

Munkám első két fejezetében bemutattam a vizsgált vállalat tevékenységét, felépítését

valamint számviteli politikájának főbb jellemzőit. Ezt követően ismertettem a dolgozat

értelmezéséhez szükséges elméleti hátteréhez a főbb fogalmakat, tudnivalókat.

Rávilágítottam a költség, kiadás és ráfordítás közötti különbözőségekre, a költségek

csoportosításának lehetőségeire, valamint ismertettem a költséggazdálkodás főbb

területeinek jellemzőit.

A Volvo Hungária Kft a költségeket kizárólag az 5-ös számlaosztályban rögzíti, a

költséghelyek, költségviselők meghatározására speciális kódrendszert, úgynevezett

dimenziókat használ. Ezáltal pontosan meghatározhatóvá válik a költségek felmerülési

helye, valamint, hogy mely terméket, szolgáltatást milyen mértékben terhelnek. Ezen

dimenziók vannak segítségünkre az anyavállalat felé készítendő havi jelentések

megvalósításában is. Véleményem szerint nagyon jól kiépített a rendszer, alvázak

használatával pontosan nyomon követhetőek az értékesítéssel kapcsolatosan közvetlenül

felmerülő költségek, de javasolnám a szervezeti egység dimenziók részletesebb

bontását. Jelenleg az összes értékesítést szolgáló helyi szervezettel kapcsolatos költség

100314-es dimenziókóddal kerül rögzítésre a Scalaban. Ez még nem jelent problémát a

helyi menedzsment részére készült jelentések megértésében, hasznosításában, de az

anyavállalatnak küldött jelentésekben már nem lehet elkülöníteni a nem alvázhoz

kapcsolódó költségeket aszerint, hogy Renault vagy Volvo értékesítéssel kapcsolatban

57

merültek fel. Javasolnám a helyi 100314-es költséghely dimenzió szétbontását Volvo és

Renault költséghelyekre, ezzel téve még produktívabbá a anyavállalati reportok

információtartalmát. Gyakorlati alkalmazásban nézve egy hirdetés megjelentetése

Renault vagy Volvo vontató értékesítése céljából felmerült marketing költség, vagy egy

rendezvény a Volvo vagy Renault ügyfelek részére került megrendezésre? Tovább

javítani a dimenziók hatékony alkalmazását, ha a költségek rögzítése során vétett

hibákat lecsökkenthetnénk. Sajnos a havi zárás során sok időt kell szentelni a

helytelenül megadott dimenziópárosítások javítására. Véleményem szerint ez

kiküszöbölhető lenne ha a számviteli információs rendszerben beparamétereznénk a

lehetséges párosításokat, így a költség könyvelése során nem engedné rögzíteni a hibás

tételt, és a könyvelő egyből javíthatná a hibát. gy nem csak időt takaríthatnánk meg,

hanem a konszolidált vállalatba való feltöltés során nem kerülnének helytelen adatok a

főkönyvbe.

A vállalat költségfelosztási folyamata minden hónap utolsó napján zajlik. A Scala a

vetítési alapok segítségével létrehozott arányok szerint allokálja a költségeket a

megadott szervezeti egységekre. A vállalat által használt allokációs vetítési alapok egy

része 2 éve lett utoljára felülvizsgálva. A négyzetméter arányos vetítési alapot(AM2)

úgy gondolom nem szükséges gyakran újra kalkulálni, esetleg ha az épületen belül

költözés történt, például a humán erőforrás osztály a 2. emeleti irodájából, egy dupla

akkora irodába költözött a 4. emeletre, vagy ha átépítés történik. A létszám alapján

meghatározott AHC dimenziókóddal rögzítendő vetítési alapot azonban már sokkal

gyakrabban ajánlott felülvizsgálni. A munkaerő fluktuáció és a vállalaton belüli

munkaerőmozgás az elmúlt egy évben igen intenzív volt. Mindenképpen javasolnám év

közbeni felülvizsgálatát a megadott felosztási százalékoknak. Az árbevétel

arányos(AREV) allokációt, negyedévente ellenőrzik, jelenleg azonban csak 4 műhely

kap az árbevétel arányosan felosztott költségekből, ráfordításokból. Nagykanizsa, Pécs,

Biatorbágy, a három legfiatalabb műhelye a vállalatnak. Ezért a Volvo Hungária

menedzsmentje jobbnak látta, hogy míg megerősödnek, fellendülnek ezek a műhelyek,

addig nem vesznek részt a költségfelosztásban. Már eltelt pár éve az utóbbi döntés óta,

stabil lábakon állnak a műhelyek, érdemes felülvizsgálni az allokációs kulcsot és

újraosztani az arányokat, immár az összes műhelyet belevéve. A létszámarányos vetítési

alap sem allokál jelenleg Pécsre és Biatorbágyra, így ajánlatos újragondolni ennek is a

leosztását.

58

Dolgozatom 4. fejezetében az utalványozási rendszer működését, hatékonyságát

vizsgáltam. A téma több szempontból is időszerű, a vállalat belső ellenőrzésen esett át,

melynek során számtalan javítandó hibára hívták fel a figyelmet, melyekre rövid időn

belül megoldást kell találni. Szakmai gyakorlatom során számtalan hátráltató tényezőbe

ütköztem, melyek az utalványozási rendszer be nem tartásából, valamint a

menedzsment nehézkes reakciójából eredtek. Ebből kifolyólag a szállítói számlákat

több, mint 60 %-ban nem tudjuk fizetési határidőre kiegyenlíteni. A pénzügyre beérkező

fizetési felszólításokon található számlákról nekünk kell kideríteni, hogy

számlareklamáció miatt visszatartották vagy egyszerűen csak elfelejtették jóváhagyni.

Ha meg is kapjuk időben a számlákat, sokszor a költségre vonatkozó információ

hiányában (pl.: alvázszám hiánya) ismételten vissza kell küldenünk a megfelelő

szervezethez. Javaslatom szerint egy olyan integrált workflow, dokumentumkezelő

rendszert kellene bevezetni a teljes vállalatra vonatkozóan, amely lehetővé teszi, hogy

az utalványozási szabályzat alapján beparaméterezzük a jóváhagyási szinteket és

felelősöket. A számla iktatása során, a számlaképet tárolja a rendszer, így az archiválási

folyamatokat (nyomtatás, lefűzés, tárolás) kiválthatjuk digitalizálással, ezzel jelentős

költséget megtakarítva a vállalat számára. Iktatást követően a számlát a rendszer

automatikusan elküldi a megfelelő osztálynak, akik ellenőrzést követően a

jóváhagyóhoz továbbíthatják. Az utalványozó elektronikus aláírásával látja el a

dokumentumot, mely a folyamat lezárásaként a pénzügyi osztályra kerül. A Scala,

számviteli rendszerével összekapcsoltan tud dolgozni a dokumentumkezelő, így napi

egyszeri beolvasással átemelhetővé válnának a workflowban tárolt, jóváhagyott számlák

adatai. A könyvelőknek így a költségek rögzítése előtt már csak a számla tartalmi,

formai ellenőrzését kell elvégezni, melyet követően megtörténhet a főkönyvi rögzítés és

a pénzügyi teljesítés.

59

Véleményem szerint számos, kedvező lehetőséget biztosítana egy dokumentumkezelő

rendszer bevezetése, segítségével javulna a vállalat külső megítélése, a menedzsment

hatékonyabb ellenőrzése által a felesleges költségek kiküszöbölhetővé válnának, és az

anyavállalat által előírt belső szabályoknak való megfelelés sem fog gondot okozni.

60

6. Irodalomjegyzék

1. Bartók Nagy A. : Vezetői számvitel (Saldó Kiadó Kft, Budapest, 1997)

2. Dr. Musinszki Zoltán, Dr. Pál Tiborné: Költségrendszerek kialakítása és

fejlesztése (2011)

3. Dr. Sisa Krisztina A.: Vezetői számvitel 1. Előadás: A vezetői számvitel

fogalma, értelmezése, szerepe, feladata (2015)

4. Dr. Sztanó I., Kardos B., Dr. Veress Attila: A vezetői számvitel alapjai (Saldó,

2012)

5. Dr. Verő Ivánné: A költségelszámolás lehetőségei (Unió, 2001)

6. Drury, C. (2004): Management and Cost Accounting. 6. kiadás, Thomson

Learning, London

7. Illés M. : Vezetői gazdaságtan. Budapest: Kossuth kiadó (1997)

8. Lucey T. Management Accounting. London: DP Publications (1996):

9. Laáb Ágnes: Vezetői Számvitel (2009)

10. Szirmai A. : A folyamatkalkuláció módszertana és alkalmazása a vezetői

számvitelben, (Szám- Adó, 2000)

11. Tóth P. (Szerk.) (1999): Számvitel és Pénzgazdálkodás, Budapest: Mezőgazda

Kiadó

12. A Volvo Hungária Kft utalványozási szabályzata

13. 2000. évi C törvény a számvitelről

14. http://www.dmsone.hu/Nagyvallalati_dokumentumkezeles/Nagyvallalati_doku

mentumkezelo_megoldasok/Workflow_rendszer.html

Letöltés időpontja: 2016. április 20.

15. A Volvo Hungária Kft belső használatú menedzsment jelentései

61

16. A Volvo Hungária Kft 2015 évi főkönyvi illetve analitikus adatai, Scala

könyvelő program

17. 2014-2015. évi pénzügy és számvitel képzésen készített saját kezű jegyzetek

62