Curso de Comunicacion Interpersonal y Trabajo en Equipo

Agrupación de Voluntarios de Protección Civil del Excmo. Ayuntamiento de Murcia

Juan José López Nicolás. Unidad de Formación

Juan José López Nicolás. Unidad de Formación de la A. V. P. C.

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ObjetivosObjetivos Facilitar herramientas de comunicación que

ayuden a desarrollar las habilidades naturales de los participantes para aumentar su capacidad de influencia en los demás.

Aumentar la cohesión y la sinergia del equipo por medio de una metodología de aprendizaje dinámica, práctica y participativa.


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ObjetivosObjetivos

Fomentar actitudes positivas.

Potenciar nuestro nivel de empatía.

Identificar los factores que facilitan la cooperación y motivación de los miembros del equipo.


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Cuestionario previo (Cuestionario previo (RefªRefª1/cite)1/cite)

10 preguntas.Lo que usted piensa actualmente

sobre el trabajo en equipo.Trabajo individual.10 minutos.


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¿Qué es el trabajo en equipo?¿Qué es el trabajo en equipo?

No es simplemente la suma de aportaciones individuales.

Implica un grupo de personas trabajando de manera coordinada en la ejecución de un proyecto.

El equipo responde del resultado final y no cada uno de sus miembros de forma independiente.

Cada miembro está especializado un un área determinada que afecta al proyecto.


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¿Qué es un equipo de trabajo?¿Qué es un equipo de trabajo?

Cada miembro de equipo es responsable de un cometido y SÓLO si todos ellos cumplen su función será posible sacar el proyecto adelante.

Es importante que el equipo tenga una identidad propia que le defina y le dé coherencia, porque va a ser precisamente ese sentimiento de coherencia el que le va a identificar como equipo.


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Aunque es cierto que no existe un número ideal en su composición es importante que los miembros reconozcan que se necesitan los unos a los otros y que sin esa necesidad que tienen los unos de los otros es improbable poder llevar a cabo los objetivos previstos. A esto se le llama sentido de interdependencia.


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Como consecuencia de las características anteriores, en el equipo tiene que haber una interacción entre sus miembros (la interdependencia se materializa por medio de la interacción y ésta genera una identidad común que es el motor del equipo).


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Trabajo en equipo como filosofíaTrabajo en equipo como filosofía

El trabajo en equipo es una filosofía inherente a la Agrupación y el equipo de trabajo es la materialización de esa filosofía, es decir, el trabajo en equipo es el conjunto de valores, actitudes o ideas que constituyen una cultura para la organización y el equipo de trabajo es el encargado de plasmar en la organización dicha cultura.


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IMPORTANTEIMPORTANTE


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¿Qué piensan ustedes hasta ¿Qué piensan ustedes hasta ahora?ahora?EJERCICIO 2:

Confeccionar una definición práctica de lo que es UN EQUIPO DE TRABAJO.

(10 MINUTOS)


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El trabajo en equipo se basa en las El trabajo en equipo se basa en las "5 c""5 c":: Complementariedad: cada miembro

domina una parcela determinada del proyecto. Todas estos conocimientos son necesarios para sacar el trabajo adelante.

Coordinación: el grupo de profesionales, con un líder a la cabeza, debe actuar de forma organizada con vista a sacar el proyecto adelante.


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El trabajo en equipo se basa en las El trabajo en equipo se basa en las "5 c""5 c"::

Comunicación: el trabajo en equipo exige una comunicación abierta entre todos sus miembros, esencial para poder coordinar las distintas actuaciones individuales.

El equipo funciona como una maquinaria con diversos engranajes; todos deben funcionar a la perfección, si uno falla el equipo fracasa.

(funcionamiento sistémico)


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El trabajo en equipo se basa en las El trabajo en equipo se basa en las "5 c""5 c":: Confianza: cada persona confía en el buen

hacer del resto de sus compañeros. Esta confianza le lleva a aceptar anteponer el éxito del equipo al propio lucimiento personal.

Cada miembro trata de aportar lo mejor de sí mismo, no buscando destacar entre sus compañeros sino porque confía en que estos harán lo mismo; sabe que éste es el único modo de que el equipo pueda lograr su objetivo.


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EJEMPLO: en una operación de transplante todos los especialistas que intervienen lo hacen buscando el éxito de la operación. El cirujano no busca su lucimiento personal sino el buen hacer del equipo. Además, si la operación fracasa poco va a valer que su actuación particular haya sido exitosa.


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Compromiso: cada miembro se compromete a aportar lo mejor de si mismo, a poner todo su empeño en sacar el trabajo adelante.


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El trabajo en equipo se basa en las El trabajo en equipo se basa en las "5 c""5 c":: La organización asigna a un equipo la realización de un

proyecto determinado: El equipo recibe un cometido determinado, pero suele disponer de autonomía para planificarse, para estructurar el trabajo.

El equipo responde de los resultados obtenidos pero goza de libertad para organizarse como considere más conveniente. Dentro de ciertos márgenes el equipo tomará sus propias decisiones sin tener que estar permanentemente solicitando autorización a los estamentos superiores.


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DIFERENCIA ENTRE GRUPO Y DIFERENCIA ENTRE GRUPO Y EQUIPOEQUIPO Grupo de trabajo es un conjunto de

personas que realizan dentro de una organización una labor similar.

Suelen estar próximas físicamente, tienen un mismo jefe, realizan el mismo tipo de trabajo pero son autónomos, no dependen del trabajo de sus compañeros: cada uno realiza su trabajo y responde individualmente del mismo.


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DIFERENCIA ENTRE GRUPO Y DIFERENCIA ENTRE GRUPO Y EQUIPOEQUIPO El equipo de trabajo responde en su conjunto del

trabajo realizado mientras que en el grupo de trabajo cada persona responde individualmente.

En el grupo de trabajo sus miembros tienen formación similar y realizan el mismo tipo de trabajo (no son complementarios). En el equipo de trabajo cada miembro domina una faceta determinada y realiza una parte concreta del proyecto (sí son complementarios).


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DIFERENCIA ENTRE GRUPO Y DIFERENCIA ENTRE GRUPO Y EQUIPOEQUIPO

En el grupo de trabajo cada persona puede tener una manera particular de funcionar, mientras que en el equipo es necesario la coordinación, lo que va a exigir establecer unos estándares comunes de actuación (rapidez de respuesta, eficacia, precisión, dedicación, etc.).


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DIFERENCIA ENTRE GRUPO Y DIFERENCIA ENTRE GRUPO Y EQUIPOEQUIPO

En el equipo de trabajo es fundamental la cohesión, hay una estrecha colaboración entre sus miembros. Esto no tiene por qué ocurrir en el grupo de trabajo.

El grupo de trabajo se estructura por niveles jerárquicos. En el

equipo de trabajo en cambio las jerarquías se diluyen: hay un jefe de equipo con una serie de colaboradores, elegidos en función de sus conocimientos, que funcionan dentro del equipo en pie de igualdad

aunque sus categorías laborales puedan ser muy diferentes.


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Justificación de un equipo de Justificación de un equipo de trabajotrabajo

Hay actividades que se organizan mejor en base al trabajo individual que al trabajo en equipo. Son trabajos donde el profesional es autosuficiente, por lo que no es necesario dividir el trabajo en distintos cometidos y asignarlos a un grupo de especialistas.


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Justificación de un equipo de Justificación de un equipo de trabajotrabajo

Otras actividades en cambio presentan tal nivel de complejidad que difícilmente va a ser posible que una persona abarque y domine toda su problemática.

En estos casos sí sería necesario constituir un equipo de trabajo formado por especialistas que cubran todas las áreas afectadas.


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condiciones principales para justificar la condiciones principales para justificar la constitución de un equipo de trabajoconstitución de un equipo de trabajo

-Trabajo muy complejo, que afecta a distintas especialidades profesionales.

-Entidad organizada por especialidades.


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-Constituir y hacer funcionar un equipo de trabajo es una labor compleja que exige mucho esfuerzo, por ello debe haber una razón que lo justifique.


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-No vale recurrir al equipo de trabajo simplemente porque es la moda del momento en técnicas de dirección de empresas.


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-Por el contrario, tampoco se puede renunciar a formar un equipo de trabajo simplemente porque nunca se ha trabajado de esa manera, porque históricamente ha predominado el trabajo individual y la organización ha ido bien. Siempre hay una primera vez y no hay por qué renunciar a nuevos sistemas de trabajo si estos resultan eficaces.


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PROBLEMAS DE ENCAJEPROBLEMAS DE ENCAJE

Las empresas están organizadas en niveles jerárquicos, con estructuras muy definidas y con áreas de trabajo compartimentalizadas. Los equipos de trabajo rompen con estas estructuras jerárquicas.

En muchas empresas sigue prevaleciendo el trabajo individual, donde el equipo de trabajo no deja de ser algo novedoso en lo que no tienen experiencia y de lo que inicialmente desconfían.


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Algunos directivos llegan a pensar que estos equipos suponen una pérdida de tiempo. "Siempre hemos funcionado así y nos ha dio bien, ¿por qué cambiar?". Por ello, hay que evitar a toda costa que el equipo se desarrolle como algo ajeno a la organización, algo exótico, diferente.


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El equipo debe desarrollar una buena comunicación con el resto de la Agrupación, integrarse en la misma y no quedar como un mundo aparte.

Además, algunos directivos pueden ver en los equipos de trabajo una amenaza a su posición: invaden sus áreas de competencia, emplean a miembros de sus departamentos, etc.


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Por ello, pueden: – tratar de boicotearlos– no prestarles el apoyo necesario. – Puede que no se trate de un rechazo directo,

evidente, pero sí de un enfrentamiento silencioso, sutil, que puede resultar muy dañino (no facilitándole la información necesaria, no dándole el apoyo necesario, etc.).


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SOLUCIONES PREVIASSOLUCIONES PREVIAS

debe contar con un apoyo visible de los niveles superiores.

Que todo el mundo tenga claro que no son el resultado del capricho de un jefe cualquiera sino que responden a una nueva visión de la organización del trabajo dentro de la Agrupación de voluntarios.


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Para evitar posibles malentendidos la dirección debe fijar claramente el cometido del equipo y su ámbito de actuación (para evitar que ningún departamento se sienta invadido en sus competencias).

Habrá que enseñar a los VOLUNTARIOS DE TODAS LAS JERARQUÍAS a trabajar en equipo, con las diferencias que ello comporta respecto al trabajo individual.

Hay que determinar su posición dentro de la organización.


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De quién va a depender, cuáles van a ser sus relaciones con el resto de las áreas

Hay que seleccionar a sus miembros. En función de la tarea asignada hay que buscar a personas con capacidades y experiencia suficiente para cubrir adecuadamente las distintas facetas del trabajo encomendado Y CON CAPACIDAD PARA TRABAJAR EN EQUIPO.


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Resulta interesante ofrecer a sus miembros cursos de formación sobre el trabajo en equipo (coordinación, toma de decisiones, responsabilidades, desarrollo de las reuniones, funciones del líder, etc.)

El equipo debe disponer de los medios necesarios (técnicos y humanos) para desarrollar eficazmente la tarea encomendada.


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EJERCICIO 3EJERCICIO 3

ACTIVIDAD: ANALISIS DE VUESTRO PROPIO EQUIPO .

20 MINUTOSTEST DE TRABAJO EN EQUIPOINDIVIDUAL


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EJERCICIO 3EJERCICIO 3

Lo que sigue es un test para ayudarte a evaluar cómo funciona tu equipo en las siguientes áreas: la confianza, el tratamiento de conflicto, el compromiso, la rendición de cuentas y el enfoque en los resultados. Estas 5 área son básicas para el buen funcionamiento de un equipo. Sugerimos que reúnas a tu equipo y que con mucha franqueza hagáis un sondeo del estado del equipo.


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BAREMO EJERCICIO 3BAREMO EJERCICIO 3

PUNTUACIÓNSuma tus puntos según se indica a continuación:

Ausencia deConfianza

Frase 4:______Frase 6:______Frase 12:_____

Total:______


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Temor al conflicto

Frase 1:______Frase 7:______Frase 10:_____

Total:________


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Falta de compromiso

Frase 3:_____Frase 8:_____Frase 13:____Total:________


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Enfoque en los resultados

Frase 5:____Frase 9:____Frase 15:____

Total:_____


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Falta de rendir cuentas

Frase 2:____Frase 11:____Frase 14:____

Total:_______


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RESULTADO EJERCICIO 3RESULTADO EJERCICIO 3

· Una puntuación de 8 o 9 indica que probablemente el equipo funciona bien en ese área· Una puntuación de 6 0 7 indica que puede haber un problema de disfunción en ese área· Una puntuación entre 3 y 5 indica un mal funcionamiento en esa área, que debe ser tratado

Independientemente de los resultados, es importante tener en mente que cada equipo necesita trabajar constantemente, porque sin ello, incluso los mejores equipos acabaran funcionando mal.


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TIPOS DE EQUIPOSTIPOS DE EQUIPOS Equipos donde hay una ausencia de confianza: · Esconden sus debilidades y fallos.

· Titubean a la hora de pedir ayuda.· Vacilan en ofrecer su ayuda fuera de su área de responsabilidad.· Sacan conclusiones anticipadas sobre las intenciones y las aptitudes de los demás sin intentar aclararlo.· Fallan a la hora de reconocer las habilidades y la experiencia de los demás.· Pierden tiempo y energía controlando su comportamiento para conseguir un resultado.· Guardan rencor.· No les gustan las reuniones y encuentran razones para no Pasar tiempo juntos.


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TIPOS DE EQUIPOSTIPOS DE EQUIPOS

Equipos donde hay confianza: . Admiten las debilidades y errores

· Piden ayuda· Aceptan preguntas y ayuda en sus áreas de responsabilidad· Dan a los demás el beneficio de la duda antes de sacar conclusiones negativas· Están dispuestos a correr riesgos a la hora de dar ayuda· Aprecian y aprovechan las habilidades de los demás· Usan el tiempo y la energía en cuestiones importantes, no en política· Dan y aceptan disculpas sin pensárselo· Desean tener oportunidades para trabajar en equipo


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Equipos que temen el conflicto· Tienen reuniones aburridas· Crean un ambiente propicio para los ataques personales y el politiqueo· Evitan tratar temas conflictivos que son importantes para el desarrollo del equipo· Fallan a la hora de aceptar otras opiniones y perspectivas de los miembros del equipo· Gastan su tiempo y energía intentando quedar bien con el equipo


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Equipos que no temen el conflicto .Tienen reuniones interesantes y animadas· Aprovechan las ideas de los miembros del equipo· Resuelven rápidamente los problemas que se presentan· Reducen el politiqueo· Están dispuestos a tratar temas espinosos


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Equipos que fallan a la hora de comprometerse:

.No establecen claramente su dirección y prioridades· Pierden oportunidades debido a un excesivo análisis· Crean una falta de confianza y temor al fracaso· Vuelven una y otra vez sobre las mismas decisiones y discusiones


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Equipos comprometidos· Establecen claramente su dirección y las prioridades· Alinean al equipo alrededor de unos objetivos comunes· Desarrollan la habilidad de aprender de sus fallos· Aprovechan las oportunidades cuando vienen· Avanzan sin vacilar· Cambian de dirección sin titubear y sin remordimiento


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Equipos que evitan rendir cuentas:· Crean resentimiento entre los miembros del equipo que tienen otra manera de actuar (estándar)· Animan la mediocridad· No cumplen con las fechas límite· Colocan una carga excesiva sobre el líder como la única fuente de disciplina


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Equipos que rinden cuentas:· Identifican posibles problemas cuestionando los planteamientos de cada uno· Establecen respeto entre los miembros del equipo que siguen un estándar alto· Evitan la excesiva burocracia a la hora de aplicar medidas correctivas


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Equipos que se enfocan en producir resultados e individualidades:· Se estancan, no crecen· Pierden a gente motivada· Animan a que los miembros se enfoquen en sus propios intereses· Se distraen con facilidad


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Equipos enfocados hacia resultados colectivos:· Mantienen a la gente motivada.· Reducen el comportamiento individualista.· Se enfrentan al éxito y al fracaso como grupo.· Evitan las distracciones.· Se benefician de los individuos que someten sus intereses personales a los del equipo.


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LOS MIEMBROS DEL EQUIPO QUIEREN...- Que el líder se interese por ellos.- Que se les diga cual es su misión dentro del grupo.- Que se le reconozcan sus méritos.- Que se les asignen a tareas para las cuales tienen especial habilidad.- Que se les enseñe cómo hacer su trabajo.- Que se les dé un trato justo, imparcial y cortés.- Que se les dé la oportunidad para demostrar sus habilidades.- Que se les escuche.- Que se les mantenga informados sobre los asuntos que les afectan.

DEBEMOS RECORDAR


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LOS MIEMBROS DEL EQUIPO QUIEREN... - Que se les deleguen ciertos cometidos.- Que se respeten sus sentimientos.- Que se cumplan las promesas que se les hacen.- Que se pongan en práctica incentivos apropiados.- Que se les elogie en presencia de otros, cuando lo merecen y sea oportuno.- Que se confíe en ellos.- Que se les permita tomar algunas iniciativas.

DEBEMOS RECORDAR


56

RECORDAR SIEMPRERECORDAR SIEMPRE

Un equipo que empieza funcionando bien tiene más probabilidades de tener éxito. Por el contrario, un equipo que comienza con problemas y tensiones es muy posible que entre en una espiral negativa de la que difícilmente salga.


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El jefe puede ser simplemente eso, un jefe, o puede ser algo más, un auténtico líder.


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El jefe de equipoEl jefe de equipo

Hay jefes que no son líderes y también puede haber líderes que no son jefes.

diferencia

jefe

líder

Origen de la autoridad que ejercen


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El jefe recibe su autoridad de la posición jerárquica que ocupa: la dirección lo ha colocado al frente del equipo.

El líder recibe su autoridad del propio equipo: diversos factores (carisma, personalidad, entrega, energía, etc.) le permiten ganarse el apoyo de sus colaboradores.


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Un jefe podrá dirigir el equipo en base a la autoridad que su cargo conlleva pero puede que no sea capaz de motivarlo, de obtener su máximo rendimiento.

El desempeño de un equipo de trabajo puede mejorar notablemente cuando al frente del mismo se encuentra un auténtico líder.


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Y nos podemos encontrar con un gran problema...

si dentro de un equipo el jefe y el líder son

distintas personas se puede producir una

dualidad de mandos, cada uno caminando en

una dirección diferente.


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El jefe del equipoEl jefe del equipo

Aunque el jefe no sea un líder al menos debe contar con una serie de cualidades muy significativas para poder dirigir eficazmente un equipo de trabajo:

Debe ser:

justo

trabajador

Exigente pero humanorespetuoso

Defensor de su equipoOrganizador nato


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-Debe ser una persona justa, que sepa exigir pero también recompensar, que no haga discriminaciones arbitrarias, sino que trate a todos por igual. -Una persona muy trabajadora, que dé ejemplo: si exige a los demás, él por delante. -Una persona exigente pero humana, que busque y persiga la excelencia pero que sepa reconocer el esfuerzo y la entrega. Una cualidad importante es ser comprensivo ante el fallo del colaborador. Muchos jefes adoptan frente a sus colaboradores una actitud fría, distante, de superioridad, confundiendo altivez con autoridad. Una persona que no sea capaz de relacionarse con su gente

difícilmente va a ser capaz de liderar un equipo humano.


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Respetuosa: que el mismo respeto que muestre hacia sus superiores lo muestre también hacia sus colaboradores. Pero que sepa mantener la disciplina, que sepa decir NO cuando sea necesario. Un defensor de su equipo, que no tolere ataques externos. Si hay que tomar medidas las tomará él dentro del equipo, pero no permitirá que desde fuera se ataque a ninguno de sus colaboradores.

Debe ser:


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Una persona que se preocupe por el bienestar de su gente, que nunca les deje en la estacada. Si se produce un fallo él lo asumirá de cara al exterior, nunca echará las culpa a un colaborador (internamente sí pedirá responsabilidades). Que se preocupe de que todos se sientan a gusto en el equipo, integrados, de que todos participen activamente. Un organizador nato: consigue que el equipo funcione, que vaya avanzando, que se vayan cumpliendo los plazos. Una persona decidida, que sepa tomar decisiones por difíciles que sean. No se esconde ni pasa el "marrón" a algún colaborador. El jefe debe confiar en su equipo ya que esto el equipo lo percibe.

Debe ser:


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MISIONES DEL JEFEMISIONES DEL JEFE

Organizar el equipo. Captación de recursos

(técnicos, materiales y humanos).

Lograr un equipo cohesionado y fuerte.

Supervisar el trabajo. Centralizar la relación del

equipo con el resto de la Agrupación, especialmente con los niveles superiores.

Misiones de cada componente.

Normas de funcionamiento.Nivel de autonomía de cada

componente.Conseguir un buen nivel de

comunicación interna.Reuniones.Evaluaciones internas.


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RECORDAR

Hay que tener presente que el éxito de un equipo de trabajo no va a depender de la genialidad individual de cada uno de sus miembros sino de la coordinación de sus actividades, del saber apoyarse unos a otros.


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Ejercicio 4 Refª 4/citeEjercicio 4 Refª 4/cite

Test de liderazgo25 minutosIndividualAutoevaluación como jefe o líder.


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Funcionamiento eficaz del equipo

Nivel máximo de comunicación interna

fluidaEn todas direcciones

-De jefe a colaborador

-De colaborador a jefe

-Entre colaboradores

FRACASO

Falta de comunicación


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Todos tenemos experiencias de mala comunicación, y es entonces cuando reflexionamos…

…parecía que todo iba bien, que el ambiente de trabajo era bueno, que no había conflictos, pero problemas de comunicación hacen que al final las distintas partes del proyecto no encajen, que los miembros hayan asumido supuestos diferentes, y que los plazos y los objetivos no se cumplan.


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¿De qué va a depender que haya comunicación?

De la actitud del jefe

MAL si

-es inaccesible

-si no comparte información

-si critica las opiniones contrarias

BIEN si

-es una persona abierta.

-fomenta el diálogo.

-debate dentro del grupo


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La comunicación

comunicación Factor de cohesión grupal y de equipo

-Interna del equipo

-Externa: con el resto de la Agrupación

El equipo no puede vivir de espaldas a la organización, tiene que involucrarse en la misma.


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Comunicación y cohesión

Una organización no puede permitirse:

- basarse en equipos disgregados.

- tener equipos “básicamente” unidos, aunque algunos miembros estén distanciados.

La cohesión no es algo que tiende a surgir de forma espontánea, todo lo contrario, el ser humano suele ser individualista, su carácter es básicamente competitivo: busca su bien por delante (a veces a costa) del bien del grupo.


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Comunicación

-saber escuchar (receptor)

-saber hablar (emisor), exp. Emociones,

-atención

-interés

-respeto

-vehículo de relaciones

Entre otros elementos…


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Ejercicio 5Ejercicio 5

Test de comunicaciónTres minutosIndividualPuesta en común posterior para

conclusiones


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-composición del propio equipo

-buen ambiente (positivo, colaborador, generoso, etc.)

-carencia de personas conflictivas

-tamaño del equipo

-carisma del líder

-la forma de afrontar los conflictos y dificultades


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cohesióncohesión

Si ante una dificultad (ya afecte al equipo en su conjunto o a un miembro determinado) los miembros del equipo hacen causa común, se involucran, tratan de encontrar una solución, evitan las críticas internas y se apoya al miembro afectado, la cohesión del equipo aumentará.

Si por el contrario, ante una dificultad la gente se desentiende, arrecian las críticas hacia el miembro responsable, se busca "cortar cabezas", la cohesión del equipo quedará muy dañada.


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No olvidar No olvidar

El éxito de un equipo no es resultado de la buena suerte ni de la casualidad. Detrás de este éxito se encuentran una serie de factores que lo hacen posible.


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Esperamos que este curso os haya sido útil y

se vea reflejado en vuestros éxitos

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