DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN

Fayol – dotar de elementos necesarios para que funcione una cosa.

Urwick – determinación de las actividades necesarias para un propósito y su disposición en grupos para asignarlas a individuos.

Organizar implica establecer

relaciones de autoridad

medidas para coordinar esfuerzos

DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN

Diseño organizacional

Determinar la estructura de la organización que es más conveniente para la estrategia, el personal, la tecnología y las tareas de la organización así como las circunstancias del entorno. Establecer relaciones de autoridad y tomar medidas para coordinar esfuerzos.

CONCEPTO DE ESTRUCTURA

El patrón específico de relaciones que los gerentes crean en el proceso de diseño organizacional.

La forma de dividir y coordinar las actividades de la organización.

Dos facetas: - estructura (qué y quién)- coordinación (cuándo,dónde,cómo,con qué)

Importancia: La estructura de una organización está formada por relaciones relativamente fijas y estables entre puestos y grupos de trabajo. El objetivo fundamental de la misma es influir en el comportamiento de personas y grupos para lograr que el rendimiento sea eficaz.

DISEÑO DE LA ESTRUCTURA DE UNA ORGANIZACIÓN

Todo gerente debe escoger entre una gran cantidad de marcos alternativos para puestos de trabajo y departamentos.

La estructura de una organización es consecuencia de las decisiones de su dirección sobre cuatro importantes atributos presentes en todas las organizaciones:

1) Los administradores dividen toda la actividad que se debe llevar a cabo en trabajos menores (división del trabajo-especialización).

2) Los gerentes deciden la forma de agrupar los puestos de trabajo (departamentalización). Se puede concretar en grupos relativamente homogéneos o heterogéneos.

3)Los gerentes deciden las dimensiones adecuadas del grupo que responde ante cada superior (ámbito de control).

4)Los gerentes proceden a distribuir autoridad entre los puestos de trabajo (delegación de autoridad).

-Estructuras con tendencia a situarse a la izquierda: clásicas, formalistas, estructuradas, burocráticas, mecánicas.

-Estructuras con tendencia a situarse a la derecha: no tradicionales, informales, no burocráticas, orgánicas.

Estas cuatro decisiones clave están relacionadas entre sí y son interdependientes, aunque cada una de ellas tiene ciertos problemas específicos que pueden estudiarse aparte de los de las demás.

División del TrabajoEspecialización

Alta Escasa

DepartamentalizaciónBase

Homogénea Heterogénea

Ambito de controlNúmero

Corto Amplio

AutoridadDelegación

Centralizada Descentralizada

DIMENSIONES DE LA ESTRUCTURA

Las estructuras de las organizaciones difieren como consecuencia de las cuatro decisiones de gestión (división del trabajo, departamentalización, ámbito de control, delegación de autoridad). Para determinar esas diferencias debemos identificar ciertos atributos o dimensiones de la estructura que podamos valorar. Tres de las dimensiones más utilizadas son la complejidad, la centralización y la formalización.

Formalización: Punto hasta el cual una organización se basa en normas y procedimientos escritos para predeterminar los actos de sus empleados.

Centralización: Punto hasta el cual la alta dirección delega autoridad para la toma de decisiones.

Complejidad: Número de diferentes puestos de trabajo y niveles de autoridad que existen en una organización.

1) División del trabajo

Con la división del trabajo, al descomponer el trabajo total en operaciones pequeñas, simples y separadas en las que los diferentes trabajadores se pueden especializar, la productividad total se multiplica en forma geométrica.

Principios que rigen las Estructuras OrganizacionalesPrincipios que rigen las Estructuras Organizacionales

La división del trabajo puede llevarse a cabo de tres formas diferentes:

- en distintas especialidades personales : actividades laborales (vendedores, cajeros) o profesionales (abogados laborales).

- dividir en distintas actividades imprescindibles como consecuencia de la secuencia natural del trabajo que realiza la organización : especialización horizontal (Actividad jurídica, comercial, contable).

- dividir siguiendo el plano vertical de la organización: delegación de decisión (Directorio, Gerente General, Gerente de Ventas).

2) Departamentalización

La agrupación de puestos de trabajo en un órgano facilita su coordinación.

La departamentalización es el resultado de las decisiones que toman losgerentes en cuánto a que actividades laborales, una vez que se han divididoen tareas, se pueden relacionar en grupos parecidos.

Agrupar los puestos de trabajo en departamentos exige seleccionar unabase común, sea ésta la función, el territorio, el producto o el cliente. Cadauna de las bases citadas ofrece ventajas e inconvenientes, que habrá queevaluar en base a la eficacia total de la organización.

El organigrama es un diagrama de la estructura de la organización, quemuestra los departamentos (de acuerdo a la división del trabajo : funciones)y sus relaciones.

3) Ambito de Control

Número de personas que deben responder ante un mismo jefe.

Problema: decidir el volúmen de relaciones interpersonales que el jefe de un departamento es capaz de controlar. Para niveles gerenciales entre 4 y 8 , para niveles operativos entre 8 y 15. Urwick (Escuela Clásica)

Elementos a tomar en cuenta:• Cualidades personales del jefe• Especialización de los subordinados• Delegación de autoridad• Procedimientos claros (pocas consultas)• Velocidad del cambio en la organización

Delegar autoridad permite que una persona tome decisiones y exija obediencia sin necesidad de contar con la aprobación de otro dirigente situado en un nivel jerárquico superior.

Delegar es asignar a otra persona la autoridad formal y la responsabilidad para desempeñar actividades específicas.

Toda persona que trabaje en una organización, ocupe o no un cargo de dirección, tiene cierta autoridad. El problema radica en si es suficiente o no para realizar su trabajo.

4) Delegación de Autoridad

OrganigramaOrganigramaEs un diagrama de la estructura de la organización, que representa :

• el conjunto de órganos • las relaciones que guardan entre si

D p to . d e F in an z as D p to . A d m in is tra tivo

G e re nc ia de A d m in is tra c ión

D p to . de V e n tas D p to . de m a rke ting

G e re n cia C o m e rc ia l

G e ren c ia G e ne ra l

Niveles jerárquicos

Dirección

Gerencia

Departamento

OrganigramaOrganigrama

S e c to r

D e pa rta m e n to

Relación lineal Relación de asesoría

D p to . d e F in an z as D p to . A d m in is tra t ivo

G e re nc ia de A d m in is tra c ión

D p to . de V e n tas D p to . de m a rk e ting

G e re n cia C o m e rc ia l

G e ren c ia G e ne ra l Relación funcional

A se soría Juríd ica

G e ren c ia G e ne ra l

D ire c to rio

D p to . d e F in an z as D p to . A d m in is tra t ivo

G e re nc ia de A d m in is tra c ión

D p to . de V e n tas D p to . de m a rk e ting

G e re n cia C o m e rc ia l

G e ren c ia G e ne ra l

Relación de coordinación

Relación de control o auditoría Representación personal

Relaciones que se graficanRelaciones que se grafican

Relaciones que no se graficanRelaciones que no se grafican

Jerarquia alta y planaJerarquia alta y plana

Jerarquia altaJerarquia alta

Jerarquia planaJerarquia plana

D ep to . de P ro d u cc ión D ep to . de A lm acen es D ep to . de E xp edic ión D epto . de Co m p ras

G eren c ia d e O p erac io n es

Sección Tesorería Sección Reg istro

Depto . Contab le

Sección Recepción Sección Trám ite s

Depto . At. al C lien te

G erencia de Adm in istración

Sección Producción Sección Com pra s

Depto . Técn ico

Sección Alm acene s Sección Exped ición

Depto . Recursos M ateriale s

G erencia O peracione s

G erencia G enera l

Clasificación de los organigramasClasificación de los organigramas

Según su objeto :• estructurales : representan a los órganos• funcionales : representan a sus funciones• personales : representan a las personas que los ocupan

Según su desarrollo :• esquemáticos : incluyen los órganos principales• analíticos : incluyen a todos los órganos

Según su alcance :• parciales : representan una parte de la estructura• totales : representan la totalidad de la misma

Según su presentación :• horizontales • verticales • circulares

Organigrama CircularOrganigrama Circular

Organos, cargos y puestos.Organos, cargos y puestos.

Secció n Alm acen es

D ep to . R ecu rso s M ateria les

G eren c ia O p erac io n es

Organo : Organo : Sección AlmacenesSección Almacenes

Cargo : Cargo : Encargado de AlmacenesEncargado de Almacenes Auxiliar de expedición Auxiliar de expedición

Puestos : Puestos : Encargado de Almacenes – Juan PérezEncargado de Almacenes – Juan Pérez Auxiliar de expedición – Luis FloresAuxiliar de expedición – Luis Flores

Auxiliar de expedición – Jorge AlonsoAuxiliar de expedición – Jorge Alonso