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FASE 2

DOCUMENTO 30: INFORMES MENSUALES Y OTROS QUE SEAN REQUERIDOS PARA EVALUAR EL DESARROLLO DE LA CONSULTORÍA

“FORMULACIÓN, ARTICULACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRADO Y AUTOMATIZADO DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN PARA RESULTADOS DE DESARROLLO EN LA CORPORACIÓN MUNICIPAL DE CUENCA”

30 de Junio de 2013

FORMULACIÓN, ARTICULACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRADO Y AUTOMATIZADO DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN PARA RESULTADOS DE DESARROLLO EN LA CORPORACIÓN MUNICIPAL DE CUENCA

30 de Junio de 2013

FASE 2 DOCUMENTO 30: Informes mensuales y otros que sean requeridos para evaluar el desarrollo de la Consultoría

ÍNDICE

1.-INFORME (7) CORRESPONDIENTE AL MES DE MAYO DE 2013 (7 de Junio de 2013) ......................................................................................................................... 1

2.-INFORME (8) CORRESPONDIENTE AL MES DE JUNIO DE 2013 (7 de Julio de 2013) ........................................................................................................................ 11


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FASE 2 DOCUMENTO 30: Informes mensuales y otros que sean requeridos para evaluar el desarrollo de la Consultoría 1

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30 INFORMES MENSUALES Y OTROS QUE SEAN

REQUERIDOS PARA EVALUAR EL DESARROLLO DE LA CONSULTORÍA

1.-INFORME (7) CORRESPONDIENTE AL MES DE MAYO DE 2013 (7 de Junio de 2013)

RESUMEN EJECUTIVO 1.- Nombre de la Consultoría: “Formulación, articulación e implementación de un Sistema Integrado y Automatizado de Planificación, Seguimiento y Evaluación de la Gestión para Resultados de Desarrollo en la Corporación Municipal”. 2.- Entidad Contratante: Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Cuenca. 3.- Consultora contratada: TYM Q-TYM ASOCIADOS – EIN. 4.- Monto del contrato: DOSCIENTOS SESENTA Y CUATRO MIL CUATROCIENTOS DIEZ DOLARES (US$ 264.410,00). 5.- Fecha de inicio del contrato: 30 de noviembre del 2012. 6.- Fecha final del contrato 30 de septiembre del 2013. 7.- Plazo de ejecución: 10 meses. 8.- Informe mensual: N° 7 (correspondiente al mes de Mayo 2013). 9.- Fecha de presentación del informe mensual: 7 de Junio del 2013.


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10.- Contenido del Informe 10.1.- OBJETO

Conforme a lo establecido en el Capítulo 5.4 de los Términos de Referencia del

Contrato, al concretar el “producto esperado e informes”, durante la Fase 2 el Equipo Consultor deberá proceder a elaborar “informes mensuales y otros que sean requeridos para evaluar el desarrollo de la consultoría”.

Con fecha 30 de Noviembre de 2012 se procedió a la firma del contrato de

consultoría para la realización del Proyecto “Implementación de la Gestión para Resultados de Desarrollo en la municipalidad de Cuenca”, entre la Municipalidad y el Consorcio internacional formado por las empresas TYM-Q, TYM Asociados y EIN, iniciándose los trabajos de consultoría a partir de dicha fecha, trabajos de cuyo desarrollo se informó en los informes anteriores con fecha 1 de Diciembre de 2012 (Informe 1), 1 Enero de 2013 (Informe 2), 1 de Febrero de 2013, Informe (3), 5 de Marzo de 2013 (Informe 4), 31 de Marzo de 2013 (Informe 5) y 7 de Mayo de 2013 (Informe 6).

Transcurrido el sexto mes de desarrollo de los mismos, se procede a dar

cumplimiento a lo requerido en los TdR del Contrato, mediante la elaboración y entrega del 7º Informe Mensual correspondiente al mes de Mayo de 2013.

10.2.-COORDINACION Y COMUNICACIÓN CON LA DIRECCION Y COMITÉ DE APOYO DEL PROYECTO

Durante el mes de Mayo de 2013 se ha mantenido una comunicación y coordinación fluida y directa con el Comité de Coordinación del Proyecto, tanto personalizada a través de la presencia permanente de la Lic. Catalina Delgado en la Municipalidad, y mediante el sistema de videoconferencias habilitado los meses anteriores con tal fin, entre los miembros del Comité de Dirección del Proyecto por parte de la Municipalidad, y especialmente entre el Administrador del Proyecto Arq. Claudio Chacón, y el Coordinador del Equipo Consultor, Ec. Abel Casado, vía telemática (skype), y en función de las circunstancias del desarrollo de las actividades con incorporación al sistema de otros miembros del Equipo Consultor. Dichas reuniones han tenido una periodicidad mensual, aunque en momentos concretos han podido ver aumentada su frecuencia.

Los objetivos perseguidos en dicha coordinación se resumen en los siguientes

puntos:


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(i) Revisión de los documentos que fueron objeto de entrega en la Fase 1 e incorporación a los mismos de las observaciones y recomendaciones realizadas por el Comité de Apoyo para su mejora y validación, así como corrección de errores detectados en los mismos.

(ii) Concreción de la estrategia de socialización a desarrollar en los meses siguientes

en relación al proceso de desarrollo del Proyecto GpRD

(iii) Conclusión del proceso de elaboración del Plan de Capacitación y validación del mismo, a desarrollar en la Municipalidad, Empresas Públicas y Entidades adscritas en el marco de desarrollo de la implementación del GpR.

(iv) Coordinación de contactos con otros órganos de la Municipalidad para facilitar el

desarrollo del proceso de elaboración de los documentos correspondientes a la Fase 2.

(v) Revisar las observaciones realizadas por la Dirección de Informática en torno a

su inquietud por la problemática que pueda derivarse del planteamiento de la consultoría en el diseño y desarrollo del software informático del GpRD mediante la utilización de herramientas de “software libre”.

(vi) Realizar un seguimiento general de los trabajos objeto de desarrollo en la Fase

2, analizando los problemas que puedan surgir en dicho desarrollo y buscando soluciones a los mismos.

El contenido detallado de lo tratado en dichas reuniones se recoge en las Actas

correspondientes. Como resultado de dichas reuniones de coordinación y trabajo entre el Comité de

Coordinación del Proyecto y la Empresa Consultora se alcanzaron las siguientes conclusiones que a continuación se explicitan de forma sintética:

1. El Administrador del contrato por parte de la Municipalidad Arq. Claudio Chacón

Novillo, remitió al Coordinador Técnico de la Consultora Ec. Abel Casado Martínez Oficio no. UGEC-0183-2013 con fecha 18 de Mayo de 2013 en el que se recogían las observaciones y recomendaciones realizadas a cada uno de los documentos objeto de entrega inicial el 15 de Abril y definitiva el 30 de Abril de 2013 por parte de la Consultora, con la finalidad de que ésta procediera a su consideración e incorporación en los mismos, realizando una nueva entrega revisada y corregida que las incluyera.


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De la lectura y análisis del contenido relativo a las citadas observaciones y recomendaciones remitidas mediante el Oficio citado al Equipo Consultor, este último ha procedido a concluir la incorporación de las mismas a todos los documentos objeto de la entrega de fecha 15 de Abril (30 de Mayo) con la excepción del Documento nº 15 (“Diagnóstico situacional y dimensionamiento de la plataforma tecnológica a nivel de software, hardware y telecomunicaciones para la operación correcta del SIGPRD”) debido a las diferentes interpretaciones que la Dirección de Informática y el Equipo Consultor mantienen al respecto para proceder al desarrollo del software y de las que se da cuenta en otro punto de este mismo documento. En relación a la incorporación de las observaciones y recomendaciones que finalmente se han incorporado hay que señalar los siguientes aspectos:

Se han tenido en cuenta todas las observaciones relacionadas con la corrección del lenguaje en algunos textos concretos para mejorar su significado.

Se han tenido en cuenta todas las observaciones relativas a la introducción de cambios de maquetación como por ejemplo subtitulación, agrupación de apartados bajo una misma denominación, etc.

Se han introducido aclaraciones en determinados textos para evitar posibles malinterpretaciones, añadiendo textos específicos en continuidad con los textos originales. A la vez se ha procedido a la modificación determinados textos con la misma finalidad y siempre siguiendo la recomendación del Oficio.

Se ha procedido a la ampliación exhaustiva de determinados apartados, así como a la incorporación de otros nuevos, siguiendo las recomendaciones del Oficio, mediante incorporación de nuevas informaciones y/o análisis que el Oficio consideraba de relevancia para el Documento. A la vez se han realizado apartados específicos de conclusiones para facilitar tanto la visión sintética y conclusiva de los documentos como para facilitar la relación de los mismos con los documentos de la fase siguiente. En particular conviene destacar esta labor en relación a los documentos 1, 2, 3, 10, 16 y 34.

Se ha dado forma a documentos que habían quedado inconclusos en el momento de la entrega, pues su mayor concreción dependía de la aportación de información que todavía no estaba en proceso de elaboración y por tanto no estaba a disposición de la Consultoría para su análisis. Concretamente, el Documento 27 (“Diagnóstico de necesidades formativas y Plan de Formación”) estaba pendiente de la conclusión de las encuestas a los destinatarios, de su tabulación y análisis por parte del Equipo Consultor. La conclusión de dicho proceso en los primeros días de Junio ha permitido avanzar el cierre del documento, tanto en relación al “Diagnóstico” como en relación al “Plan de Formación”.


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2. En relación a la necesaria concreción y avance hacia “estrategia de socialización” a desarrollar en los meses siguientes en relación al proceso de desarrollo del Proyecto GpRD, se considera que el Documento 34, con la incorporación de las observaciones y correcciones oportunas realizadas por parte del Administrador del Contrato, como la inclusión de determinados apartados aclaratorios al mismo por parte del Equipo Consultor, tras las comunicaciones mantenidas con el Comité de Coordinación, permiten considerar que dicho Documento no solo responde a la necesidad de informar sobre el estado de la socialización, conforme a los TdR, sino que incluye una clara estrategia de socialización, con todos los componentes necesarios para considerarla como tal, y que la misma deberá ser contrastada con la Unidad de Comunicación de la Municipalidad y ser objeto de revisión para su puesta en marcha. Si bien se considera el necesario contraste y validación final de la “estrategia de socialización” por parte de del órgano y autoridad competentes de la Municipalidad, en opinión del Equipo Consultor, a tenor de los límites temporales que condicionan el desarrollo del Proyecto, dicho contraste no debe justificar retrasos en acciones de socialización que estaban ya previstas por los propios TdR del Proyecto y en la Oferta Técnica del Equipo Consultor como hitos a desarrollar hacia los destinatarios de la misma, por lo que el Equipo Consultor ha insistido en sus distintas comunicaciones en proceder a su implementación en los momentos que consideraba más conveniente a este respecto, tanto en las conversaciones mantenidas con el Comité de Coordinación como por vía administrativa. En este sentido conviene aclarar que, atendiendo a lo anterior, el Comité de Coordinación ha autorizado y coordinado con el Equipo Consultor las actuaciones de socialización que van a desarrollarse durante la segunda semana de Junio, con una alta presencia de miembros del Equipo consultor en la Municipalidad y que se corresponden totalmente con las actuaciones diseñadas para la fase II de socialización en el Documento 34 que ha formado parte de la entrega realizada en el mes de Abril a la Municipalidad, y de las que se ha dado cuenta administrativa mediante oficio remitido el 28 de Mayo a la Arq. Mónica Quezada, y registrado con fecha 30 de Mayo.

3. Tras la propuesta inicial realizada por el Equipo Consultor al Comité de Coordinación

del Proyecto de la Municipalidad en relación al documento de “Plan de capacitación” se ha mantenido una comunicación directa con la Directora Técnica Rocío Tapia para conocer su opinión y trasladar al documento sus observaciones y recomendaciones, lo que ha permitido concluir su redacción consensuada y disponer del mismo a la espera de cerrar su programación definitiva, a la vez que completar el Documento 27, entregado el 14 de Abril (30 de Abril de 2013) que debía ser objeto de revisión y ampliación por parte del Equipo Consultor según las


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indicaciones del Oficio de revisión de los documentos entregados remitida al Equipo Consultor por parte del Arq. Claudio Chacón. El Documento “Plan de Capacitación” se estructura y desarrolla en 6 componentes o apartados: (1) Objetivos –generales y específicos-; (2) Destinatarios; (3) Contenidos; (4) Metodología; (5) Sesiones previstas para la capacitación (Programación); (6) Evaluación de la Capacitación. En la próxima visita del Equipo Consultor a la Municipalidad, prevista para la 2ª Semana de Junio, el responsable de capacitación del Equipo Consultor, Soc. Javier Espinosa, procederá a cerrar, de común acuerdo con la Directora Técnica del Comité de Coordinación del Proyecto, el calendario final que se considere más apropiado para el desarrollo de las actuaciones de capacitación del GpRD en sus distintos componentes.

4. A pesar de que durante el mes de Abril, en las reuniones mantenidas con los

técnicos de la Unidad Estratégica de Gestión se concluyó la conveniencia de mantener una comunicación periódica con los mismos para informar y comunicar entre éstos y la Empresa Consultora los avances obtenidos en el proceso de elaboración del diseño del sistema de gestión participativa, por parte de los primeros, y del modelo de gestión (GpRD) interna por parte de la empresa Consultora, dicha comunicación no ha llegado a producirse, por cuanto la Directora de la Unidad Arq. Mónica Mendieta ha cesado en su cargo y durante el mes de Mayo no ha sido sustituida por otra persona, con lo que no ha habido interlocución por parte de la Municipalidad.

5. En relación a las observaciones realizadas por la Dirección de Informática, recogidas

en el Oficio remitido al Equipo Consultor, el responsable de diseño de la herramienta en el Equipo Consultor Dr. Goizueta mantuvo una conversación por videoconferencia con el Dr. Granda Director de la Dirección de Informática de la Municipalidad, en la que este último comunicó que la Municipalidad había adoptado la decisión de utilizar para desarrollos futuros informáticos los productos de Oracle y Genexus, planteando por ello objeciones al empleo para el sistema de desarrollo del GpRD “Ruby on Rails” y para el servidor de la base de datos “PostgreSQL” como planteaba el Equipo Consultor, exponiendo que la Municipalidad “no tiene capacidad de dar soporte al SIGPRD por falta de servidores adecuados para su alojamiento y falta de personal capacitado para su mantenimiento”. Ante dichas afirmaciones el representante del Equipo Consultor recordó que en la oferta técnica que realizó en su día para el diseño e implementación de la herramienta informática, y que forma parte del contrato, se especificó de forma clara los componentes y tecnología que se iban a utilizar en el desarrollo del SIGPRD (“Ruby on Rails” y PostgeSQL”), planteamiento que fue refrendado en su día por el anterior Director de la Dirección de Informática, Sr. Giovanni Dutan, y sobre el que


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se ha venido trabajando desde entonces, considerando inviable a estas alturas del Proyecto introducir cambios en esta cuestión, especialmente por el limitado tiempo para llevarlos a cabo y por el trabajo ya desarrollado. Ante el problema surgido se ha convenido por ambas partes mantener comunicación directa durante el mes de Junio para explorar y concluir una solución factible que satisfaga a ambos y garantice la culminación del Proyecto GpRD. Para ello se ha convenido la presencia en Cuenca durante la segunda semana de Junio de Javier Goizueta para garantizar una mayor fluidez en la comunicación con los técnicos de informática de la Municipalidad y lograr encontrar una solución adecuada y viable. En este contexto y recogiendo la sugerencia de la Dirección de Informática de profundizar en el conocimiento del software de gestión utilizado por la Municipalidad y sus empresas Públicas, y más en concreto de las plataformas, perfiles y niveles de usuario, Hardware y software, etc., con la finalidad de mejorar la información y el diagnóstico realizado por el Equipo Consultor y plasmado en el Documento 15, objeto de numerosas observaciones en el Oficio de revisión de los documentos entregados el 15 de Abril (30 de Abril) el Equipo Consultor procederá a principios del mes de Junio a la contratación de un ingeniero informático, cuyo perfil y currículum será validado por la Dirección de Informática y el Comité de Coordinación del Proyecto, con la finalidad de mejorar el producto, así como de mantener una comunicación más fluida y presencial con la Dirección de Informática.

6. Hasta el momento no han surgido especiales problemas en el desarrollo de las

actividades para la elaboración de los documentos correspondientes a la Fase 2 y, por tanto, no ha sido necesaria la búsqueda de soluciones a los mismos, una vez el problema de ampliación de plazos ha sido superado mediante la confirmación al Equipo Consultor de una ampliación de 45 días para el desarrollo de los productos de la Fase 2.

10.3.- DESARROLLO DEL PROCESO

A lo largo del mes de Mayo el Equipo Consultor ha continuado con el desarrollo de las actividades previstas para la elaboración de los productos que deben ser objeto de entrega en esta segunda fase del Proyecto, máxime considerando que las consideraciones realizadas por el Comité de Apoyo, y comunicadas al Equipo Consultor mediante Oficio del Administrador del Proyecto, con fecha 18 de Mayo, el Equipo Consultor, no entrañaban cambios significativos ni modificaban las conclusiones obtenidas y que se vinculaban con el desarrollo de los documentos de la segunda fase, con la única excepción del proceso de desarrollo de la herramienta informática del GpRD, a la que deberá buscarse la solución más apropiada.


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Más en concreto, en el mes de Mayo se ha avanzado en el desarrollo de los siguientes productos:

Documento 4: “Modelo de Gestión para la articulación normativa y operativa de la

planificación”. Documento 5: “Manuales operativos y administrativos con descripción de funciones

y responsabilidades de los funcionarios a cargo del Modelo de Gestión y de las operaciones de articulación”.

Documento 8: “Propuesta de normativas legales necesarias para la institucionalización de la planificación articulada”.

Documento 11: “Sistema de Planificación con los indicadores de gestión”. Documento 12: “Manuales operativos y administrativos para la gestión del sistema

de indicadores, monitoreo y evaluación de la gestión de la planificación por las instituciones y empresas públicas de la Municipalidad”.

Documento 14: “Recomendaciones y especificaciones de software bajo estándar JEEE-830 1998, detallado”.

Documento 19: “Diseño de proceso a implementarse en cada uno de los módulos que conforman el SIGPRD”.

Documento 20: “Diseño de la Base de Datos del SIGPRD”. Documento 21: “Diseño arquitectónico del SIGPRD. Documento 22 “Diseño de interfaces de usuario, entre módulos del SIGPRD con

otros sistemas externos”. Documento 27: “Diagnóstico de necesidades formativas y Plan de formación”.

10.4.- DESARROLLO DE LOS PRODUCTOS DE LA FASE 2

El nivel de desarrollo alcanzado para cada uno de los productos de la Fase 2 se detalla en el Cronograma del Apartado 11 de este informe. 10.5.- MAPA DE RIESGOS

Se han identificado dos riesgos para el correcto avance de los trabajos y actividades en el desarrollo del Proyecto GpRD en los meses próximos:

Riesgo 1: La no validación de las correcciones realizadas por parte del Equipo

Consultor a los documentos que fueron objeto de desarrollo y entrega en la Fase 1 en virtud de las observaciones y recomendaciones realizadas por el Comité de Apoyo y comunicadas mediante Oficio de 18 de Mayo al Equipo Consultor. En cuyo caso podría alterarse el enfoque dado a la elaboración de los documentos de la Fase 2, ahora en curso, a la vez que llevaría a detraer tiempo ahora dedicado por el Equipo al desarrollo de dichos documentos de la Fase 2.


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Se considera por parte del Equipo Consultor un riesgo reducido, por cuanto, como ya se ha informado, el Equipo ha incluido la totalidad de observaciones y recomendaciones en los documentos y porque las ampliaciones de contenidos han intentado seguir expresamente las orientaciones dadas por el Comité de Apoyo, considerando además que dichas observaciones y recomendaciones no invalidaban las conclusiones obtenidas y que sirven de base al desarrollo de los productos de la Fase 2.

Riesgo 2: El no hallazgo de una solución viable para ambas partes en relación a la

problemática de desarrollo de software del GpRD planteada por la Dirección de Informática. Se considera un riesgo que debe ser evaluado por las partes en las sesiones de trabajo que van a mantener la segunda semana de Junio en la Municipalidad. De no hallarse la solución apropiada dejaría al Proyecto sin una de las componentes fundamentales del mismo.

11.-AVANCE EN EL DESARROLLO-ELABORACION DE LOS DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES A LAS FASES I Y II (%) Documento 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

1 X X X X X X X X X X 2 X X X X X X X X X X 3 X X X X X X X X X X 4 X X X X X 5 X X 6 X X X X X X X X X X 8 X X 9 X X X X X X X X X X 10 X X X X X X X X X X 11 X X X X X 12 X X 14 X X X X X 15 X X X X X X X X X X 16 X X X X X X X X X X 17 X X X X X X X X X X 19 X X X X 20 X X X X 21 X X X X 22 X X X 27 X X X X X X X X X X 30 X X X X X X X X X X 31 X X X X 32 X X X X X X X X X X 34 X X X X X


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12.- PRODUCTOS ENTREGADOS Y/O AVANCES Documento 30: Informe Mensual (nº 1) correspondiente al mes de Noviembre de 2012. Informe Mensual (nº 2) correspondiente al mes de Diciembre de 2012. Informe Mensual (nº 3) correspondiente al mes de Enero de 2013. Informe Mensual (nº 4) correspondiente al mes de Febrero de 2013. Informe Mensual (nº 5) correspondiente al mes de Marzo de 2013. Informe Mensual (nº 6) correspondiente al mes de Abril de 2013. Informe Mensual (nº 7) correspondiente al mes de Mayo de 2013.

13.- ANEXOS: ACTAS, ACUERDOS, LISTADOS DE ASISTENTES

Fdo.- José Abel Casado Martínez Coordinador del Equipo Consultor


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2.-INFORME (8) CORRESPONDIENTE AL MES DE JUNIO DE 2013 (7 de Julio de 2013)

RESUMEN EJECUTIVO 1.- Nombre de la Consultoría: “Formulación, articulación e implementación de un Sistema Integrado y Automatizado de Planificación, Seguimiento y Evaluación de la Gestión para Resultados de Desarrollo en la Corporación Municipal”. 2.- Entidad Contratante: Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Cuenca. 3.- Consultora contratada: TYM Q-TYM ASOCIADOS – EIN. 4.- Monto del contrato: DOSCIENTOS SESENTA Y CUATRO MIL CUATROCIENTOS DIEZ DOLARES (US$ 264.410,00). 5.- Fecha de inicio del contrato: 30 de noviembre del 2012. 6.- Fecha final del contrato 30 de septiembre del 2013. 7.- Plazo de ejecución: 10 meses. 8.- Informe mensual: N° 8 (correspondiente al mes de Junio 2013). 9.- Fecha de presentación del informe mensual: 7 de Julio del 2013.


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10.- Contenido del Informe 10.1.- OBJETO

Conforme a lo establecido en el Capítulo 5.4 de los Términos de Referencia del Contrato, al concretar el “producto esperado e informes”, durante la Fase 2 el Equipo Consultor deberá proceder a elaborar “informes mensuales y otros que sean requeridos para evaluar el desarrollo de la consultoría”.

Con fecha 30 de Noviembre de 2012 se procedió a la firma del contrato de

consultoría para la realización del Proyecto “Implementación de la Gestión para Resultados de Desarrollo en la municipalidad de Cuenca”, entre la Municipalidad y el Consorcio internacional formado por las empresas TYM-Q, TYM Asociados y EIN, iniciándose los trabajos de consultoría a partir de dicha fecha, trabajos de cuyo desarrollo se informó en los informes anteriores con fecha 1 de Diciembre de 2012 (Informe 1), 1 Enero de 2013 (Informe 2), 1 de Febrero de 2013, Informe (3), 5 de Marzo de 2013 (Informe 4), 31 de Marzo de 2013 (Informe 5), 7 de Mayo de 2013 (Informe 6) y 9 de junio de 2013 (Informe 7).

Transcurrido el séptimo mes de desarrollo de los mismos, se procede a dar

cumplimiento a lo requerido en los TdR del Contrato, mediante la elaboración y entrega del 8º Informe Mensual correspondiente al mes de Junio de 2013. Dicho informe mensual y los sucesivos han sufrido un retraso temporal en su entrega formal a la Municipalidad por diversos motivos internos que atañen al Equipo Consultor. Sin embargo, la fluida comunicación mantenida entre la Empresa Consultora y el Comité de Dirección y Comité de Apoyo, bien por la presencia sucesiva de un número significativo de técnicos de la Consultora en la Municipalidad bien por la comunicación online mediante videoconferencia, han permitido mantener permanentemente informado al GAD Municipal sobre el estado y problemática relacionada en cada momento con cada uno de los productos y fases de desarrollo de los trabajos, posibilitando la implementación de soluciones cuando ello ha sido necesario y evitando cualquier posible perjuicio al desarrollo de los trabajos.

10.2.-COORDINACION Y COMUNICACIÓN CON LA DIRECCION Y COMITE DE APOYO DEL PROYECTO

Durante el mes de Junio de 2013 se ha mantenido una comunicación y coordinación fluida y directa con el Comité de Coordinación del Proyecto, tanto personalizada a través de la presencia permanente en la Municipalidad de la Lic. Catalina Delgado y del Ing. Henry Sanchez, en la Municipalidad, así como la presencia parcial del Coordinador Técnico del Equipo Consultor, Ec. Abel Casado, y 4 miembros del Equipo Consultor –Ab. Jesus María Ramírez, Ab. Inmaculada Aragón, Soc. Javier Espinosa e Ing.


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Javier Goizueta-, que visitaron el cantón durante la segunda semana de Junio y mantuvieron reuniones con los responsables del Comité de Dirección y Comité de Apoyo entre los días 10 y el 14 de Junio, y mediante el sistema de videoconferencias habilitado los meses anteriores con tal fin, entre los miembros del Comité de Dirección del Proyecto por parte de la Municipalidad, y especialmente entre el Administrador del Proyecto Arq. Claudio Chacón, y el Coordinador del Equipo Consultor, Ec. Abel Casado, vía telemática (skype), y en función de las circunstancias del desarrollo de las actividades con incorporación al sistema de otros miembros del Equipo Consultor. Estas últimas reuniones han tenido una frecuencia media semanal.

Los objetivos perseguidos en dicha coordinación se resumen en los siguientes

puntos:

(i) Revisión de las correcciones realizadas en los documentos que fueron objeto de entrega en la Fase 1 en base a las observaciones y recomendaciones realizadas por el Comité de Apoyo para su mejora y validación, así como corrección de errores detectados en los mismos.

(ii) Coordinación y preparación de las actuaciones previstas en la estrategia de

socialización del Proyecto correspondientes a la socialización de los resultados de la fase de Inventario, Diagnóstico y Metodología de la Articulación de la Planificación y del Sistema de Indicadores, Monitoreo y Evaluación a los distintos estamentos de la Corporación Municipal –políticos y técnicos-.

(iii) Seguimiento del estado y desarrollo de los trabajos realizados en el marco de la

Fase II.

(iv) Dar solución a los problemas planteados para el desarrollo del Software del GpRD desde la Dirección de Informática por el planteamiento del Equipo de Consultoría en la utilización de herramientas de “software libre” para el mismo.

(v) Buscar una solución final a los problemas de plazos planteados para la

elaboración de los trabajos del Proyecto GpRDR, y en concreto a los que se plantean para la realización de la plataforma informática.

(vi) Recuperar y mantener la coordinación con la Unidad de Gestión Estratégica para

armonizar los trabajos de diseño del modelo de gestión participativa del PDOT que realiza la misma y el modelo de gestión de la articulación de la planificación en la Corporación Municipal que realiza la Consultoría.

(vii) Revisar el Plan de Capacitación.


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(viii) Informar sobre la implementación del “mapa de riesgos del Proyecto”.

Como resultado de dichas reuniones de coordinación y trabajo entre el Comité de Coordinación del Proyecto y la Empresa Consultora se alcanzaron las siguientes conclusiones que a continuación se explicitan de forma sintética:

1. De acuerdo a las observaciones y recomendaciones realizadas a los documentos

objeto de la entrega de la fase 1 por el Administrador del Proyecto en el Oficio remitido al Equipo Consultor Oficio no. UGEC-0183-2013 el Equipo Consultor procedió a completar la primera revisión y corrección de los mismos, revisión iniciada el mes anterior, lo que dio lugar a su entrega progresiva a la Municipalidad entre los días 7 y 21 de Junio, entrega que daría lugar a una nueva y posterior revisión de los documentos por parte del Administrador y Equipo de Apoyo en las fechas siguientes. En relación a los documentos nº 15 (“Diagnóstico situacional y dimensionamiento de la plataforma tecnológica a nivel de software, hardware y telecomunicaciones para la operación correcta del SIGPRD”), nº 16 (“Análisis de Benchmarking sobre mejores experiencias similares, incluye análisis del GpRD del Gobierno Central (SENPLADES) y de la Asamblea Nacional”) y 17 (“Especificaciones de requisitos de software (ERS) de cada uno de los módulos que conforman el SIGPRD, necesidades futuras”) se procedió a la incorporación de las mismas, si bien se convino en mantener una reunión presencial por parte del responsable de Programación Informática de la Consultora y la Dirección de Informática en la semana prevista de trabajo presencial por el Equipo Consultor durante el mes de Junio para aclarar cualquier duda al respecto, revisando y completando nuevamente los documentos con la finalidad de responder a lo requerido por la Dirección de Informática en base a los TdR. Del contenido de dicha reunión (13 de Junio de 2013) y sus resultados se da cuenta de forma extensa más adelante.

2. A lo largo de la primera semana de Junio se completaron los trabajos de preparación

de las actuaciones previstas en la “Estrategia de socialización del Proyecto” para proceder a la socialización de los resultados de la fase de Inventario, Diagnóstico y Metodología de la Articulación de la Planificación y del Sistema de Indicadores, Monitoreo y Evaluación a los distintos estamentos de la Corporación Municipal –políticos y técnicos-, realizando diversos ajustes sobre la programación acordada en el mes anterior y culminando la elaboración de materiales de soporte a la misma, lo que permitió su ejecución final en la segunda semana de Junio (11-14 de Junio) por parte de la Consultoría. (Véase Documento 31 Informe de Socialización de la Fase 2).


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3. El seguimiento del estado y desarrollo de los trabajos correspondientes a la Fase II ha sido posible a través de la comunicación mantenida entre el Coordinador Técnico del Equipo de Consultoría Ec. Abel Casado y los miembros del Equipo de Coordinación del Comité de Apoyo, tanto a través de las conversaciones mantenidas mediante skype como en las sesiones de trabajo mantenidas en el GAD Municipal durante la semana de Junio. Dicho seguimiento ha permitido aportar aclaraciones a las observaciones realizadas por el Comité de Apoyo a los documentos correspondientes a la Fase 1, objeto de la 1ª Entrega, para su incorporación en la revisión realizada por el Equipo de la consultora en el mes de Junio, y orientar la redacción de los documentos correspondientes a la Fase 2, cuya entrega se producirá el 30 de Junio y primeros días de Julio. (Véase Apdo. 10.3.- Desarrollo del Proceso).

4. Con la finalidad de dar solución a los distintos problemas planteados para el

desarrollo del Software del GpRD desde la Dirección de Informática, tal y como se había convenido el mes anterior y siguiendo la recomendación del Equipo de Dirección del Comité de Apoyo del Proyecto, desde principios de mes el Equipo de Consultoría procedió a la incorporación al mismo de un nuevo técnico especialista en informática, el Ing. Henry Sanchez, con presencia permanente en Cuenca y con conocimiento y experiencia de trabajo en el propio GAD Municipal. Dicha incorporación facilitó una comunicación más fluida y directa con la Dirección de Informática del GAD Municipal y posibilitó la reprogramación de los productos objeto del Proyecto en dicho ámbito. Durante la segunda semana de Junio, el responsable de diseño de la herramienta informática SIGPRD Dr. Javier Goizueta mantuvo diversas reuniones con la Dirección de Informática del GAD Municipal, llevadas a cabo en el propio GAD Municipal, que concluyeron con una serie de acuerdos y mejoras en torno al desarrollo del software GPRD, la reprogramación de ejecución y entrega de los documentos relacionados con ello, la forma de migración del “proybook” al nuevo sistema SIGPRD, que quedaron plasmados en el documento Acta de 13 de Junio de 2013 en forma de compromisos por ambas partes, identificando responsables y fechas para llevarlos a cabo. De forma resumida se concretaron los siguientes: disposición de un servidor por el GAD para alojamiento del sistema; nombramiento por el GAD del Administrador del Sistema; configuración del servidor vía remota por parte de la empresa consultora; confección de un cronograma de implementación y capacitación después de plantear la prórroga por parte de la Consultora y plazo de prórroga por parte de la Consultora.

5. De acuerdo con el acuerdo marco firmado con fecha 13 de Junio, y durante la segunda quincena de Junio el Equipo Informático de la empresa Consultora procedió al análisis pormenorizado del estado de desarrollo de la herramienta informática con


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la finalidad de proceder a dar solución a los problemas de plazos planteados para la elaboración de los trabajos relacionados con el diseño y puesta en marcha de la herramienta informática del Proyecto GpRD y, más en concreto, para poder proceder a la elaborar una propuesta viable de reprogramación para su ejecución final, considerando la posibilidad de ampliación de plazo en los términos tratados en las reuniones celebradas en el GAD Municipal de Cuenca durante la segunda semana de Junio. Todo ello manteniendo la comunicación e integrando la opinión de la Dirección de Informática del GAD Municipal. Como resultado de ello se procederá la primera semana de Julio a la solicitud por parte de la Empresa Consultora de una ampliación de plazo con inclusión de la reprogramación de las entregas previstas para cada uno de los documentos relacionados con el desarrollo de la herramienta informática SIGPRD.

6. A lo largo de la 2ª Semana de Junio, aprovechando la presencia del Coordinador

Técnico de la Consultora y diferentes miembros del Equipo Técnico de la misma, el Equipo de Dirección del Comité de Apoyo del Proyecto facilitó la celebración de varias reuniones con la nueva dirección de la Unidad de Gestión Estratégica del Cantón, D. Guido Crespo, y con distintos técnicos, tras el cese de su anterior directora Dª Mónica Mendieta, lo que había dado lugar a la pérdida de comunicación y desarrollo de la colaboración prevista entre dicha Unidad y la Empresa Consultora a lo largo del mes anterior. Dichas reuniones permitieron dar a conocer a la Empresa Consultora por parte de las personas responsables de la Unidad de Gestión Estratégica los avances que estaban desarrollando sobre el PDOT y los nuevos retos planteados desde la Unidad en torno al mismo, en concreto la necesidad de actualización del PDOT en 2014 derivada de los nuevos objetivos del Plan Nacional del Buen Vivir (PNBV), en torno a la necesaria coordinación con el Plan Provincial, el fortalecimiento de la articulación con los objetivos estratégicos del PNBV, la elaboración de una propuesta de reagrupación de objetivos, la elaboración de indicadores y metas teniendo en cuenta el modelo del PNBV, y el esfuerzo de sistematización y simplificación de la estructura del PDOT en base a programas, proyectos y planes maestros. Así mismo se informó de la inmediata finalización del “modelo de gestión del PDOT” cuya socialización estaba prevista para Julio de 2013 que iba a permitir la interacción de los sistemas y la profundización en el proceso participativo. Por parte del Equipo Consultor, además de exponer el estado y contenido de los trabajos desarrollados para la implementación del Sistema de Gestión para Resultados en la Corporación Municipal, se convino en la importancia del PDOT como documento de referencia para la planificación articulada de toda la Corporación Municipal, la necesidad de ajuste a los nuevos objetivos del PNBV, la conveniencia de reagrupación de objetivos y simplificación de la estructura de planes y programas, así como la urgente necesidad de definir las metas y los indicadores


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para los mismos y, por último, la necesaria integración y articulación del Plan de Gobierno (“Plan del Alcalde”) con el mismo. Como conclusión conjunta de las reuniones celebradas en el GAD de Cuenca destacan: la necesidad de fortalecer la planificación institucional de la Corporación Municipal y la de pasar de una planificación “heterogénea” a una planificación “homogénea”, acordando la materialización de la colaboración posterior en torno a ello, y más en concreto la disponibilidad del Equipo de Consultoría en asesorar a la UGEC, dentro del ámbito de la consultoría, en la elaboración del plan rector del PDOT, la articulación y control de la planificación rectora y de las planificaciones sectoriales y la elaboración del sistema de indicadores-meta del PDOT. Para ello la UGEC remitirá a la Empresa Consultora puntual información de los desarrollos alcanzados así como de las cuestiones en que la experiencia de la Consultora considere le puede ser útil para las tareas que en el marco de los trabajos de actualización del PDOT pueda precisar. La comunicación vía skype y las reuniones entre ambas entidades durante las visitas de los técnicos del Equipo Consultor al GAD Municipal se consideran el medio más adecuado. En este marco la UGEC se compromete a adelantar a la Empresa Consultora en los días siguientes la propuesta de “objetivos estratégicos” y “programas del PDOT” que ha venido concluyendo como resultado de la nueva articulación con el PNBV, así como un cuestionario con posibles problemáticas en las que se precise asesoramiento (indicadores; estructura de proyectos; etc.).

7. A lo largo del mes de Junio los técnicos responsables de la capacitación por parte de la empresa consultora mantuvieron comunicación con Rocío Tapia con la finalidad de integrar las opiniones y criterios del GAD Municipal, con la finalidad de revisar y ajustar el Plan de Capacitación elaborado por la Empresa Consultora, objeto de entrega y revisión los meses anteriores. Entre las recomendaciones más significativas a considerar en la citada revisión destacan: la insistencia en la consideración de desarrollo de la capacitación desde dos niveles, el teórico y el práctico; la necesidad de utilizar metodologías interactivas, y en particular la utilización de las posibilidades que ofrece internet para asegurar dicha interactividad, complementando la formación presencial con la comunicación tutorial a través de internet; la diferenciación de dos grupos de destinatarios en el proceso formativo, el staff directivo de las Secretarías, Empresas Públicas y Entidades Adscritas y el staff técnico, adecuando los contenidos de los módulos formativos a la doble realidad de destinatarios.

8. Con fecha 14 de Junio de 2013 el Equipo de Dirección del Comité de Apoyo informó al Coordinador Técnico del proceso de implantación en los proyectos desarrollados en el GAD Municipal de un “mapa de riesgos” asociado a cada proyecto en particular. Dicha implementación nace con el objetivo de dar apoyo a la Norma de


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Control Interno a la Institución para incluir en los procesos de planificación estratégica de un mapa de riesgos del proyecto, y más en concreto para asegurar que lo que se ha planificado se lleve a efecto, siendo potestad de la Empresa Consultora el ratificar y/o controlar el cumplimiento de los objetivos a través de un proceso de “determinación de riesgos” y del “análisis de administración de dichos riesgos”. Para ellos se mantuvo una reunión con el Auditor de la Municipalidad Dr. Wilson Quito, que informó brevemente de los contenidos y metodologías al respecto, conviniendo en facilitar al Equipo a través de Rocío Tapia toda cuanta información pueda facilitar la adopción de la metodología de análisis de riesgos.

10.3.- DESARROLLO DEL PROCESO

A lo largo del mes de Junio el Equipo Consultor ha culminado el desarrollo de las actividades pendientes previstas para la elaboración de los productos objeto de esta fase del Proyecto, lo que ha permitido proceder a su entrega en los plazos previstos en la mayoría de ellos, tras la reprogramación y ampliación de plazos.

Más en concreto, en el mes de Junio y primera semana de Julio se ha procedido a la

finalización y entrega al GAD Municipal de los siguientes productos:

Documento 4: “Modelo de Gestión para la articulación normativa y operativa de la planificación”.

Documento 5: “Manuales operativos y administrativos con descripción de funciones y responsabilidades de los funcionarios a cargo del Modelo de Gestión y de las operaciones de articulación”.

Documento 8: “Propuesta de normativas legales necesarias para la institucionalización de la planificación articulada”.

Documento 11: “Sistema de Planificación con los indicadores de gestión”. Documento 12: “Manuales operativos y administrativos para la gestión del sistema

de indicadores, monitoreo y evaluación de la gestión de la planificación por las instituciones y empresas públicas de la Municipalidad”.

Documento 20: “Diseño de la Base de Datos del SIGPRD”. Documento 21: “Diseño arquitectónico del SIGPRD. Documento 22 “Diseño de interfaces de usuario, entre módulos del SIGPRD con

otros sistemas externos”.

Dadas las conclusiones y acuerdos alcanzados en la reunión/Acta del 13 de Junio de 2013 por los que se considera la necesidad de solicitud de ampliación de plazo y reprogramación de los documentos relacionados con el desarrollo de la herramienta informática SIGPRD quedaron pendientes de entrega en base a la nueva formulación de la reprogramación los documentos:


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Documento 14: “Recomendaciones y especificaciones de software bajo estándar JEEE-830 1998, detallado”.

Documento 19: “Diseño de proceso a implementarse en cada uno de los módulos que conforman el SIGPRD”.

De otra parte, los documentos:

Documento 30: “Informes Mensuales y otros que sean requeridos para evaluar el

desarrollo de la consultoría”. Documento 31: “Informe preliminar y socialización de cada fase que debe ser

validado por la Unidad Ejecutora del Proyecto”. Documento 32: Informe Parcial correspondiente a cada fase y Documento 32.1:

Informe por fases sobre el asesoramiento realizado a personal clave y responsable de la Administración y empresas públicas de la municipalidad en el marco del desarrollo del proyecto, flujos de comunicación.

Aun cuando el contenido que es objeto de los mismos y las actividades para su

alcance se han materializado tal como estaban previstas a lo largo del mes de Junio, siendo la Dirección del Proyecto conocedora de ello a través de la comunicación mantenida con la Empresa Consultora y de su participación en la organización y desarrollo de tales actividades (socialización; coordinación del asesoramiento de la Consultora a diversas entidades de la Institución, etc.) la redacción formal de los informes y su entrega quedó pospuesta pendientes de entrega conjunta con el Documento 30, dada la imposibilidad de su confección por parte de la Consultora por la inmediatez del proceso de socialización, asesoramiento y otros desarrollados, lo que ha impedido disponer en determinados casos con suficiente tiempo de la información relativa a los destinatarios de los productos o garantizar la coherencia final en el reporte de los mismos.

10.4.- DESARROLLO DE LOS PRODUCTOS

El nivel de desarrollo alcanzado para cada uno de los productos de las distintas fases

se detalla en el Cronograma del Apartado 11 de este informe. 10.5.- MAPA DE RIESGOS

Se han identificado dos riesgos para el correcto avance de los trabajos y actividades en el desarrollo del Proyecto GpRD en los meses próximos:

Riesgo 1: El retraso en la elaboración del documento de revisión/validación por

parte del Equipo Consultor a los documentos que han sido objeto de entrega en la actual Fase, en cuyo caso podría verse afectada la propia reprogramación realizada


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para el desarrollo de la herramienta informática, dado que los documentos elaborados incorporan inputs básicos relacionados con el “modelo de gestión de la planificación articulada” y “el sistema de indicadores” que son fundamentales para su diseño. Se considera por parte del Equipo Consultor un riesgo relevante, por cuanto, el Equipo Consultor entiende que dicha revisión/validación exige una reflexión y maduración que puede conllevar retrasos en la elaboración de dichas aportaciones. Se propone para minimizar el riesgo y evitar sus posibles efectos negativos incidir en el cumplimiento de plazos de revisión por todas las partes implicadas, Comité de Apoyo y Equipo de la Consultoría.

Riesgo 2: El retraso en la socialización del Proyecto a las autoridades políticas, y en particular al Equipo de Gobierno, lo que podría hacer inútil todos los demás procesos de revisión/validación de las sucesivas fases de desarrollo del Proyecto por parte del Comité de Apoyo si no se cuenta antes con un respaldo a los desarrollos ya alcanzados. Lógicamente, caso de no obtener dicho respaldo para los componentes esenciales (“modelo de gestión de la planificación articulada” y “sistema de monitoreo y evaluación: sistema de indicadores”) el Proyecto debería reformularse lo que conllevaría un nuevo retraso que incidiría muy negativamente en la reprogramación realizada para el desarrollo de la herramienta informática. Se considera por parte del Equipo Consultor un riesgo muy relevante, por cuanto, el Equipo Consultor entiende urgente no demorar los procesos de socialización con las autoridades políticas, tal y como ha venido comunicando sucesivamente al Equipo Director y al propio Comité de Apoyo. Se propone para minimizar el riesgo y evitar sus posibles efectos negativos insistir a la Dirección del Proyecto y Comité de Apoyo para que sensibilice a las Autoridades políticas cobre la necesaria implicación de las mismas en el conocimiento, seguimiento y aportación de su visión al propio Proyecto.

Riesgo 3: La elaboración de una propuesta de ampliación de plazo y reprogramación inadecuada para el desarrollo del SIGPRD que no responda a los requisitos de los acuerdos firmados en el Acta de 13 de Junio, lo que dificultaría la ejecución de la herramienta informática SIGPRD en los términos expresados. Se considera un riesgo medio, no tanto en relación al posible desacierto en su formulación, pues la comunicación y reflexión por parte del Equipo de la Consultoría y los miembros de la Dirección de Informática hace prever lo contrario, sino por la incertidumbre de elementos externos (Riesgos 1 y 2) que pueden incidir negativamente sobre la misma. Se propone para administrar dicho riesgo y evitar posibles consecuencias negativas del mismo incidir en la necesaria valoración de toda la problemática y de las posibles soluciones por parte del Equipo Informático de la Consultora y de la Dirección de


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Informática del GAD Municipal, a la vez que la toma en consideración por parte de los mismos de los factores externos que pueden incidir en el desarrollo de la herramienta, de forma que la valoración de tiempos para la ampliación de plazo y la reprogramación esté suficientemente sostenida por la debida valoración de riesgos internos y riesgos externos.

11.-AVANCE EN EL DESARROLLO-ELABORACION DE LOS DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES A LAS FASES I Y II (%) Documento 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

1 2 3 4 5 6 8 9 10 11 12 14 15 16 17 19 20 21 22 27 30 31 32 34


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12.- PRODUCTOS ENTREGADOS Y/O AVANCES

Documento 30: Informe Mensual (nº 7) correspondiente al mes de Mayo de 2013. Informe Mensual (nº 8) correspondiente al mes de Junio de 2013.

13.- ANEXOS: ACTAS, ACUERDOS, LISTADOS DE ASISTENTES

Fdo.- José Abel Casado Martínez Coordinador del Equipo Consultor

TYM Q Via Interoceanica, km10. ByPass Cumbayá. Edifício PBX ++593 2 6001217 CEL +593 8 9557993 Plaza Modena. Web: www.tym-q.com Piso 3. Oficina 16. Cumbayá. Quito. Ecuador [email protected].

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