Upload
others
View
0
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
UNIVERZA V LJUBLJANI
EKONOMSKA FAKULTETA
DIPLOMSKO DELO
E-POSLOVANJE IN RAČUNOVODSTVO
Ljubljana, december 2010 IVANA KOVAČ
IZJAVA
Študent/ka Ivana Kovač izjavljam, da sem avtor/ica tega diplomskega dela, ki sem ga
napisala pod mentorstvom dr. Sergeje Slapničar, in da dovolim njegovo objavo na
fakultetnih spletnih straneh.
V Ljubljani, dne Podpis:
i
Kazalo
Uvod ........................................................................................................................................... 1
1 Elektronsko poslovanje .................................................................................................... 2
1.1 Predstavitev elektronskega poslovanja ....................................................................... 2
1.2 Oblike in področja e-poslovanja ................................................................................. 3
1.3 Koristi e-poslovanja .................................................................................................... 4
1.4 Računalniško izmenjavanje podatkov - RIP ............................................................... 6
1.5 Varnost pri e-poslovanju ............................................................................................ 7
1.6 Pravna ureditev e-poslovanja ..................................................................................... 8
1.6.1 Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP) .............. 8
1.6.2 Elektronski podpis .............................................................................................. 9
2 Elektronsko računovodstvo ........................................................................................... 10
2.1 Opredelitev elektronskega računovodstva ................................................................ 10
2.2 Način delovanja e-računovodstva ............................................................................. 11
2.3 Prednosti in slabosti e-računovodstva ...................................................................... 14
2.3.1 Brezpapirno poslovanje .................................................................................... 16
2.4 Pravna ureditev e-računovodstva.............................................................................. 18
2.4.1 Slovenski računovodski standardi .................................................................... 19
3 Praktični primer – podjetje Vizija računovodstvo d.d. .............................................. 20
3.1 Predstavitev podjetja ................................................................................................ 20
3.2 Predstavitev računovodske rešitve vizijaon-line ...................................................... 20
4 Sklep ................................................................................................................................. 23
Literatura in viri ..................................................................................................................... 24
Priloge
1
Uvod
Računovodstvo je dejavnost vrednostnega spremljanja in proučevanja pojavov, ki so povezani
s poslovanjem kakega poslovnega sistema (Hočevar & Igličar & Zaman, 2007). Lahko bi
rekli, da je računovodstvo eden izmed pomembnejših delov informacijskega sistema v
vsakem podjetju, saj se v njem zbirajo, urejajo, obdelujejo, prikazujejo in shranjujejo
informacije o preteklih in prihodnjih pojavih (Kodeks računovodskih načel, 1998). Vendar pa
se je tudi računovodstvo s časom spreminjalo kot mnoge druge dejavnosti. Spremenil se je
način zbiranja, prikazovanja in shranjevanja informacij oziroma podatkov. Mnogi se še
spominjajo ročnega vnašanja podatkov, gore papirja, zaprašenih registratorjev, s papirji
preobloţene mize, za njo pa zdolgočasenega uradnika, ki preračunava, usklajuje, premleva ţe
zdavnaj minule poslovne dogodke, in ko mu jih končno uspe urediti, oziroma ko pride do
rezultatov, ti ne zanimajo nikogar več. No, slika mogoče čisto ne drţi, saj se stvari vedno
znova spreminjajo. Informatizacija je do zdaj morda ravno največja sprememba od razvoja
sistema dvostavnega knjigovodstva v računovodstvu (Tomc Muc, 2009, str. 167). Vendar se
verjetno stvari še ne bodo ustavile in bomo šli še naprej, ker je pomembno, da sledimo
razvoju in prilagajamo delovne procese, saj nam to ponavadi prinese koristi, kot so
racionalizacija pri stroških in porabi dela. Pomembno pa je vprašanje, kako učinkovito bomo
znali izrabiti nove ekonomske in druţbene priloţnosti, ki jih s seboj prinaša informacijska
druţba (Marinček, 1999, str. 121). Podjetje je ţiv sistem, v katerem se neprestano dogajajo
spremembe in uvajajo novosti. To pa mora vlagati v nove tehnologije, predvsem v znanje in
razvoj če ţeli doseči uspešno in učinkovito poslovanje (Markov, 2009, str. 105).
Namen diplomskega dela je bil natančneje raziskati področje elektronskega računovodstva in
pri tem uporabiti pridobljeno znanje in ustrezno strokovno literaturo. Za omenjeno temo sem
se odločila zato, ker menim, da ni veliko povedanega o elektronskem računovodstvu, za
razliko od elektronskega poslovanja, kar sem opazila tudi pri pridobivanju strokovne
literature. To področje pa me tudi zanima, saj bom kot študentka računovodstva delala v tej
panogi in bo razvoj sodobnih tehnik in tehnologij nekoč vplival tudi na moje delo.
Diplomsko delo je sestavljeno iz treh delov. V prvem delu je opredeljeno elektronsko
poslovanje, njegova uporaba, koristi, varnost in pravni vidik le–tega. Jedro diplomskega dela
pa predstavlja elektronsko računovodstvo. Pri tem sem se osredotočila na način delovanja,
kjer je opisano, kako to sploh poteka, kaj je potrebno za njegovo delovanje, usmerila sem se
tudi na prednosti in slabosti le-tega, omenila tudi brezpapirno poslovanje, ki je nadgradnja
elektronskega računovodstva, ter pravni vidik, kjer sem proučila Slovenske računovodske
standarde. V tretjem delu pa sem predstavila praktični del elektronskega poslovanja, kjer sem
opisala podjetje Vizija računovodstvo d.d. in njihovo računovodsko rešitev vizijaon-line. Ob
tem bi se rada zahvalila gospe Klavdiji Grašič iz omenjenega podjetja, ki mi je pomagala pri
razumevanju njihove računovodske rešitve vizijaon-line in s tem elektronskega računovodstva
v praksi.
2
1 Elektronsko poslovanje
V današnjem času se vse bolj pojavlja elektronsko poslovanje, ki izpodriva tradicionalni način
poslovanja. Podjetjem prinaša nove moţnosti ter omogoča zmanjšanje stroškov poslovanja,
pridobivanje novih prihodkov, strank in izboljšanje odzivnega časa pri izvajanju poslovnih
procesov.
Elektronsko poslovanje je v svoji naravi globalno, saj internet nima meja in je tako lahko
elektronsko poslovanje locirano kjerkoli. Internet teoretično odpravlja časovne in geografske
razlike. Elektronsko poslovanje pa zaradi svoje narave zmanjšuje ovire za vstop na svetovna
trţišča, kar je prednost predvsem za mala in srednja podjetja, ki tako dobijo enake moţnosti
dostopa do svetovnih trgov kot multinacionalke. Okolju globalnega elektronskega poslovanja
pa se najhitreje prilagajajo storitvene dejavnosti, ki temeljijo na znanju in digitalnih vsebinah
(Čuk, 2000, str. 156).
1.1 Predstavitev elektronskega poslovanja
Splošno priznana definicija pojma elektronsko poslovanje (v nadaljevanju e-poslovanje) sploh
ne obstaja (Osojnik et al., 2002, str. 5). Je torej pojem, ki je med nami ţe kar nekaj časa, a
kolikor ljudi bi vprašali, kaj e-poslovanje je, toliko različnih odgovorov bi verjetno dobili.
Veliko ljudi si e-poslovanje predstavlja kot izmenjavo podatkov med računalniki, vendar je ta
pojem veliko več kot samo to. Pojem e-poslovanja izhaja iz angleškega izraza electronic
commerce, ki pa je tudi preozek, zato se danes ta terminologija spreminja v e-business, ker
bolj pravilno odseva vsebino. E-poslovanje torej obsega veliko več kot samo navadno
izmenjavo računalniških podatkov (RIP) in delovanje spletne trgovine. Zato lahko vse, kar
danes delamo v sklopu svoje poslovne dejavnosti, s pomočjo računalniških aplikacij in
računalniških omreţij imenujemo e-poslovanje. To pa obsega: elektronsko bančništvo,
elektronsko trţenje, elektronsko trgovanje, spletno trgovino, svetovanje na daljavo,
elektronsko zavarovalništvo, računalniško podprto skupinsko delo, delo na daljavo, pouk na
daljavo, elektronske avkcije in podobno (Jerman-Blaţič, 2001, str. 1289).
Po besedah Kovačiča, Groznika in Ribiča (2005, str. 55) pa e-poslovanje pomeni poslovati
elektronsko oziroma natančneje poslovati v elektronski obliki z uporabo informacijske in
komunikacijske tehnologije (Kovačič & Groznik & Ribič, 2005, str. 55).
Toplišek (1998, str. 4) pravi, da pojem elektronskega poslovanja izhaja iz angleškega izraza
»electronic commerce« (EC), ki je nastal v trgovini in industriji oz. se je v začetku nanašal na
vsa gospodarska (»poslovna«) področja. Pravi, da obsega tele sestavine:
Način dela: elektronska izmenjava podatkov (deloma tudi samodejne transakcije,
informacijski tokovi);
3
Vsebine poslovanja so skoraj neomejene: blago, storitve, plačevanje, pred- in poprodajne
aktivnosti, delovanje drţavnih organov in javnih sluţb;
Glavne tri skupine udeleţencev so: podjetja/podjetniki, drţavne/javne sluţbe in
posamezniki (potrošniki, uporabniki). Poslovanje poteka znotraj teh skupin in med njimi.
Opaznejše postaja »poslovanje« med posamezniki; njegov glavni spodbujevalec je prav
internet s svojimi odprtimi, neomejenimi moţnostmi.
Po mnenju Evropske komisije je e-poslovanje »katera koli oblika poslovne transakcije, v
kateri stranke delujejo elektronsko, namesto da bi si pošiljale »telesna« sporočila (physical
exchanges) ali da bi bile v neposrednem stiku« (Toplišek, 1998, str. 4). Hkrati pravijo, da je
teţko zajeti v definicijo dogajanje, ki je v tako kratkem času povzročilo toliko sprememb v
načinu poslovanja.
Dokument komisije Zdruţenih narodov za mednarodno gospodarsko pravo (UNCITRAL) z
naslovom »Modelni zakon o elektronskem poslovanju« pravi, da je elektronsko poslovanje
alternativa papirnim metodam komunikacije in hranjenja informacij in se tako distancira od
ozke definicije (http://www.uncitral.org/english/texts/electcom/ml-ec.htm).
Preprosto lahko rečemo, da e-poslovanje pomeni »poslovati elektronsko«. To poslovanje pa je
pomembno predvsem na štirih področjih: pri povezovanju med potrošniki in organizacijami,
notranjem poslovanju organizacije, poslovanju med organizacijami in poslovanju drţavne
administracije medsebojno in z občani (Jerman-Blaţič, 2001, str. 1290).
Opredelitve, ki bi zajemale zgolj elektronski prenos podatkov, bi bile preozke; poslovanje
namreč vključuje tudi organizacijo dela zaradi večje učinkovitosti in druge ciljne sestavine, ki
so pri posameznih vrstah poslovanja različne (Toplišek, 1998, str. 5). Kot lahko razberemo iz
te trditve je e-poslovanje dosti širši pojem, kot si morda večina predstavlja, saj ne vključuje
samo vidika nakupovanja in prodaje izdelkov prek spleta. Je torej veliko več kot samo
računalniška izmenjava podatkov (RIP), ki je obstajala še prej pojavom interneta in ki
večinoma poteka po posebnih omreţjih (kot bomo videli v nadaljevanju). E-poslovanja se na
nekaterih področjih sploh ne zavedamo kot neke posebnosti, čeprav igra vedno večjo vlogo in
nas spremlja na vsakem koraku.
1.2 Oblike in področja e-poslovanja
E-poslovanje v najširšem pomenu vključuje uporabo vseh oblik informacijske in
komunikacijske tehnologije v poslovnih odnosih, med katere sodijo trgovinske, proizvodne in
storitvene organizacije, kot tudi ponudniki informacij, potrošniki in drţavna uprava (Jerman-
Blaţič, 2001, str. 1290).
4
Kovačič et al. (2005, str. 55) pravi, da lahko e–poslovanje glede na interakcijo subjektov
ločimo med podjetji (angl. Business to Business, B2B), med podjetji in potrošniki (angl.
Business to Consumer, B2C), med potrošniki (angl. Consumer to Consumer, C2C), med
podjetji in javno oziroma drţavno upravo (angl. Business to Government, B2G), med
drţavljani in javno oziroma drţavno upravo (angl. Consumer to Government, C2G) ter znotraj
javne oziroma drţavne uprave (angl. Government to Government, G2G).
Po ocenah analitikov pomeni e-poslovanje med podjetji, merjeno v vrednosti transakcij,
najpomembnejši deleţ elektronskega poslovanja. Zajema različne oblike poslovanja od
elektronskega bančništva za pravne osebe, povezav med podjetjem in njegovimi dobavitelji
oziroma podjetjem in njegovimi strankami, kamor lahko uvrstimo tudi elektronsko
računovodstvo ter do sodelovanja v virtualnih organizacijah (Kovačič et al., 2005, str. 56).
E-poslovanje med podjetji (B2B) zajema vse, od vzpostavljene povezave med prodajalci na
drobno in dobavitelji (naročila, plačila), elektronskega bančništva, do sodelovanja na skupnih
projektih. E-poslovanje s končnimi porabniki (B2C) pa zajema veliko vrst vedno novih
področij, ki temeljijo večinoma na poslovanju z uporabo internetnih strani. Te potrošniku
omogočajo opravljanje raznovrstnih opravil kar prek domačega računalnika, torej od
bančništva pa do nakupovanja ter do izobraţevanja in dela. Pri poslovanju z drţavno upravo
pa ločimo njeno poslovanje s podjetji (na primer registriranje vozil, pobiranje davčnih
napovedi, javne nabave) ter poslovanje s prebivalci. Prav to je eno od najzahtevnejših
področij, ker zahteva lokalni dostop do teh storitev vsem drţavljanom in članom skupnosti.
Napovedi pa kaţejo, da bo ta delitev v prihodnosti zabrisana, saj ne bomo mogli vedeti, kdo je
stranka in kdo poslovni partner (Jerman-Blaţič, 2001, str. 1293).
Danes torej ni več vprašanje ali bodo podjetja vpeljala e-poslovanje, temveč kako bodo to
vpeljala čim bolje. Vpeljava e-poslovanja v podjetje ne pomeni zgolj nakupa informacijske in
komunikacijske tehnologije, ampak tudi vrsto sprememb v poslovanju. E-poslovanje vpliva
na razvoj novih poslovnih modelov, prenovo poslovnih procesov, sprememb v poslovni
kulturi, organizacijski kulturi, vodenju in podobno. S stališča poslovne uspešnosti in
konkurenčnosti postaja pomembna celotna veriga vrednosti, v kateri so poleg podjetja tudi
njegovi dobavitelji in stranke. Spremembe v načinu poslovanja kot odraz vpeljave e-
poslovanja so povzročile tudi nove poslovne modele. Model e-poslovanja je način poslovanja,
s katerim organizacija dosega dodano vrednost na podlagi interneta (Kovačič et al., 2005, str.
64).
1.3 Koristi e-poslovanja
Uporaba e-poslovanja nam prinaša številne pozitivne kakor tudi določene negativne vplive.
Tabela 1 na eni strani predstavlja priloţnosti in prednosti e-poslovanja, na drugi strani pa
izzive in nevarnosti.
5
Tabela 1: Priloţnosti in prednosti ter izzivi in nevarnosti e-poslovanja
Priložnosti in prednosti Izzivi in nevarnosti
Eksponentna rast e–poslovanja bo povečala
celotni obseg svetovne trgovine.
Največ bo pridobil razviti in povezani del
sveta.
Pribliţno 80 % e-poslovanja se bo odvijalo
med podjetji – B2B. Tu je torej priloţnost za
včlenitev v preskrbovalne verige.
Lahko da bodo razpadle obstoječe
preskrbovalne verige, s tem pa se bo
povečala odvisnost od velikih mednarodnih
druţb.
E-poslovanje bo povzročilo hitrejši prenos
tehnologij in večanje ponudbe informacijske
tehnologije.
Če je domača industrija šibka, bodo imele od
tega dobiček le multinacionalke, ki se
ukvarjajo z informacijsko tehnologijo.
Nastale bodo velike korporacije, prav tako pa
tudi mala podjetja, ki bodo lahko ponujala
podobne storitve po niţjih cenah.
Za manj razvite drţave je to velika
priloţnost, hkrati pa tudi velika groţnja, ki jo
prinašajo multinacionalke.
Izboljšal se bo dostop do informacij o trgih,
poslovnih priloţnostih in preskrbovalnih
verigah.
Tisti, ki ne bodo imeli dostopa, ne bodo
mogli izkoristiti prednosti, povezanih z e-
poslovanjem.
Mala in srednja podjetja lahko veliko ceneje
postavijo virtualno kot resnično trgovino.
Stroški vzdrţevanja, posodabljanja in trţenja
so visoki. Potrebno je rešiti zadeve, kot so
denimo varnost, plačilni mehanizmi in
zagotovljena dobava.
Mala in srednje velika podjetja niso več tako
odvisna od posrednikov, preprodajalcev in
agentov.
Ponudniki internetnih storitev in portalov se
lahko ustoličijo kot novi vsemogočni
posredniki.
Mala in srednja podjetja lahko s širitvijo na
internet odpirajo nove posle.
Veliko malih in srednjih podjetij ne bo imelo
dovolj strokovnega znanja.
Podjetja bodo svoje storitve vzpostavila
povsod tam, kjer bodo imela dostop do
primernega znanja.
Pridobile bodo tiste drţave, ki lahko
ponudijo ustrezno izobraţeno delovno silo po
niţji ceni.
E-poslovanje omogoča novim dobaviteljem
vstop na tuje trge in spajanje z globalnimi
preskrbovalnimi verigami.
Nevarnost, da bodo odrezani obstoječi
dobavitelji iz manj razvitih drţav.
Potrošniki bodo lahko kupovali določeno
blago po niţjih cenah.
Domači proizvajalci bodo lahko izgubili
obstoječe stranke.
Proizvajalci bodo lahko globalno nabavljali
dele in komponente po niţjih cenah.
Domače dobavitelje bo to lahko potisnilo na
samo obrobje.
Finančne institucije in procesi, kot denimo
elektronski prenos sredstev, se večajo in
modernizirajo.
Tuje banke in multinacionalni izdajatelji
kreditnih kartic bodo s tem največ pridobili.
Omogoča povečano publiciteto in večje
moţnosti oglaševanja.
Cena učinkovitega oglaševanja na spletu
lahko presega zmoţnosti malih in srednjih
6
podjetij.
Povečana učinkovitost in preglednost javnih
naročil bo pritegnila konkurenco in izboljšala
nabavo v javnem sektorju.
Nabava, vezana izključno na e-poslovanje,
bo izključila obstoječe dobavitelje, ki nimajo
dostopa do interneta.
Zaposlovanje strokovnjakov, kot recimo
izkušenih profesionalcev na področju
informacijske tehnologije, v tujini se bo
zmanjšalo, ko bo internet tudi lokalno
dosegljiv, s tem pa se bo zmanjšal tudi »beg
moţganov« iz manj razvitih drţav.
Vir: M. Osojnik et al., Skrivnosti elektronskega poslovanja, 2002, str. 178
Po besedah Turbana in Kinga (2003, str. 16-20) lahko koristi, ki jih s seboj prinaša e –
poslovanje razdelimo v tri sklope:
koristi za podjetja: razširitev trgov – večji nabavni in prodajni trgi, bistveno niţji stroški,
izboljšanje organizacije podjetja in procesov ter boljši stik s strankami;
koristi za potrošnike: te so predvsem priročnost, udobje, hitrost, stroški ter proizvod po
meri stranke;
koristi za druţbo: višji ţivljenjski standard in dostopnost javnih storitev.
Med ovire za hitrejše uvajanje e-poslovanja pa bi po besedah Čuka (2000, str. 157) lahko
uvrstili visoke stroške informacijske tehnologije, pomanjkanje ustrezno izobraţenih kadrov,
nerazvit domači trg, premalo uporabnikov posamezne storitve, nezaupanje, draga in
nezanesljiva infrastruktura ter pomanjkanje ustreznih zakonskih okvirov in druţbenega
konsenza za uveljavitev informacijske druţbe.
1.4 Računalniško izmenjavanje podatkov - RIP
E-poslovanje pomeni integracijo poslovnih procesov različnih poslovnih partnerjev in temelji
na uporabi tako imenovanega računalniškega izmenjavanja podatkov – RIP (Koţelj, 1999, str.
53)
Računalniško izmenjavanje podatkov (v nadaljevanju RIP ali angleško EDI – Electronic Data
Interchange) pomeni izmenjavanje poenotenih, kodiranih sporočil med dvema računalniškima
rešitvama (aplikacijama) (Toplišek, 1998, str. 13). RIP omogoča, da si organizacije lahko
izmenjujejo elektronska sporočila namesto papirnih listin, za kar ob najenostavnejši obliki
RIP-a zadostujejo ţe računalnik, modem in telefonska linija (Gričar, 1997, str. 195).
Motiv RIP-a je večja učinkovitost poslovanja. RIP zmanjšuje količine papirnih poslovnih
listin, vendar je njegova glavna prednost predvsem to, da skrajšuje čas za posamezne
7
poslovne postopke ter omogoča, da se uporabnik RIP-a lahko hitro odzove na zahteve okolja,
v katerem deluje (Gričar, 1992, str. 10).
Na računovodskem področju kaţe RIP tudi nekatere prednosti. Nekatere tuje študije
omenjajo, da ohranja jasnost računovodskih izkazov, čeprav so dokazi v glavnem elektronski,
da je nadzor podatkovnih zbirk zelo učinkovit, da je delo zunanjega revizorja moţno kljub
elektronski obliki podatkov in da je revizija prav zaradi elektronskega poslovanja deloma
postala še učinkovitejša (Toplišek, 1998, str. 14). Saj RIP vpliva na revidiranje in
obravnavanje podatkov v zvezi z zbiranjem davkov. RIP je temeljna tehnologija
elektronskega poslovanja, ki je sestavina informacijske druţbe (Gričar, 1997, str. 195).
Vendar pa je RIP nekaj, s čimer se je začel vse bolj napreden razvoj, s katerim smo prišli do
sem, kjer smo danes, vsekakor pa ima največji vpliv na izmenjavanje podatkov med
organizacijami v današnjem času internet.
1.5 Varnost pri e-poslovanju
Poslovanje podjetja mora biti varno, ne glede na to v kakšni obliki podjetje posluje. Ker pa v
elektronskem svetu na uporabnike preţijo drugačne nevarnosti kot pri klasičnem poslovanju,
se mora podjetje zato tudi drugače zaščititi.
Prvi pomislek uporabnikov e-poslovanja je varnost oziroma zaščita podatkov. Moţnost zlorab
je na internetu velika, zato je treba ustvarjati nove in posodobiti ţe obstoječe varnostne ventile
in sita, ki lahko omogočajo varno poslovanje kljub preţečim nevarnostim. Zaščititi je torej
treba podatke oziroma informacije pri prenosu, strojno in programsko opremo, dokumentacijo
o postopkih, o omreţjih ipd. Lokalni sistemi in viri, ki so dostopni v javnem omreţju, morajo
biti zaščiteni pred uničenjem ali pred nepooblaščeno uporabo. Pri prenosu ali med hranjenjem
morajo biti zaščiteni pred nepooblaščenimi spremembami. Zagotoviti je treba tudi
razpoloţljivost in stabilnost storitev e-poslovanja. Pomembno je, da poleg zunanje zaščite
poskrbimo tudi za varovanje znotraj svojega omreţja (Jerman – Blaţič, 2001, str. 99 - 100).
Potrebno je vzpostaviti določeno varnostno politiko znotraj dokumentnega sistema in do
dokumentov, ki se nahajajo v njem, tako da omejimo dostop in ga dovolimo samo do tistih
skupin dokumentov, ki so potrebne pri vsakodnevnem delu (Nose, 2004, str. 225).
Obvladovanje varnosti omreţja mora zagotoviti varnost podatkov pri prenosu in dovoljenje
pooblaščenim uporabnikom za dostop in pravico do uporabe le izrecno dodeljenih storitev in
podatkov. Brez zagotovitve varnosti je za podjetje nesmiselno, da začne kakršnokoli
aktivnost, povezano z e-poslovanjem. Pogosto, ko govorimo o informacijski varnosti in
zaščiti podatkov, uporabljamo oba izraza enopomensko (Toplišek, 1998, str. 103):
tehnično zaščito podatkov, za katero morajo predvsem poskrbeti podjetja oziroma različne
organizacije, in
pravno zaščito, ki jo vzpostavljajo zakonodajni organi.
8
1.6 Pravna ureditev e-poslovanja
E-poslovanje zaradi čedalje večje globalizacije trgov, hitrega razvoja tehnologije in potrebe
po strokovnih znanjih in informacijah potrebuje ustrezne pravne okvire za varno delovanje
vseh udeleţencev (Jerman-Blaţič, 2001, str. 1297). V Sloveniji je področje e-poslovanja
urejeno z Zakonom o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP). Leta 2004
pa je bil sprejet še Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o elektronskem poslovanju in
elektronskem podpisu. Zakon pa dopolnjujeta še dva podzakonska akta, in sicer Uredba o
pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje ter Pravilnik o prijavi
overiteljev in vodenju registra overiteljev v Republiki Sloveniji, ki natančneje urejata nekatera
pravna razmerja in določata nekatere tehnične podrobnosti.
1.6.1 Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP)
Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu je bil v Sloveniji sprejet junija
2000. Vlada Republike Slovenije pa je avgusta 2000 nekatere določbe zakona podrobneje
uredila z Uredbo o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje. Zakon je v
skladu s smernico Evropske unije in tudi z mednarodnimi predpisi.
» Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (Ur.l. RS, št. 57/2000, v
nadaljevanju ZEPEP) ureja e-poslovanje, ki zajema poslovanje v elektronski obliki na daljavo
z uporabo informacijske in komunikacijske tehnologije in uporabo elektronskega podpisa v
pravnem prometu, kar vključuje tudi elektronsko poslovanje v sodnih, upravnih in drugih
podobnih postopkih, če zakon ne določa drugače.«
ZEPEP je izrazito tehnično naravnan in obsega 55. členov, ki so razvrščeni v pet poglavij
(Pavliha & Jerman Blaţič, 2002, str. 11), in sicer splošne določbe (definicije posameznih
pojmov), elektronsko poslovanje (elektronsko sporočilo, podatki v elektronski obliki),
elektronski podpis (splošne določbe, potrdila in overitelji, kvalificirana potrdila in overitelji,
tehnične zahteve za varno elektronsko poslovanje, odgovornost overiteljev, nadzor,
prostovoljna akreditacija in veljavnost tujih potrdil), kazenske določbe in prehodne ter končne
določbe.
Bistvo zakona ter njegov vpliv na slovenski pravni red najlaţje spoznamo skozi njegova
načela, ki so povsem v skladu z načeli evropskih in tudi mednarodnih predpisov (Perenič,
2000, str. 14):
Načelo nediskriminacije elektronske oblike
Ta zagotavlja elektronski obliki in elektronskemu podpisu enake moţnosti kot dosedanji
papirni obliki. To načelo prepoveduje sodnim in drugim organom, da bi zavrnili veljavnost
oziroma dokazno vrednost zgolj zaradi elektronske oblike.
9
Načelo odprtosti oziroma tehnološke nevtralnosti
To načelo zagotavlja, da se zakon ne nanaša zgolj na eno vrsto tehnologije, temveč da je
dovolj splošen in tehnološko nevtralen ter uporaben za nove tehnologije in za daljše časovno
obdobje.
Načelo pogodbene svobode strank
To načelo dovoljuje strankam drugačne rešitve od tistih, ki jih predvidevajo določbe zakona.
Zakon pa izrecno določa, da ne velja za zaprte sisteme, v katerih stranke vnaprej s pogodbo
uredijo medsebojne obveznosti. Pogodbene stranke pri elektronskem poslovanju v zaprtih
sistemih tako niso vezane zgolj na rešitve, predvidene v zakonu.
Načelo dvojnega pristopa
Namen zakona s tem členom je spodbuditi široko ponudbo storitev e-poslovanja, oziroma s
tem povezanih storitev overjanja, ker zakon ne ţeli ovirati hitrega tehnološkega razvoja,
uporabo različnih tehnoloških rešitev z različno stopnjo varnosti in s tem tudi moţnih pravnih
posledic uporabe takšnih rešitev.
Načelo varstva osebnih podatkov
To načelo se nanaša na varovanje osebnih podatkov, saj so ti ravno pri elektronskem
poslovanju še bolj izpostavljeni moţnim zlorabam. Zakon pa sledi najnovejšim standardom v
slovenski in evropski zakonodaji.
Načelo varstva potrošnikov
To načelo varuje potrošnika v sodobnem svetu, ker je vse bolj izpostavljen različnim
tehnološkim rešitvam, brez potrebnega znanja, ter nalaga ponudnikom storitev tudi določene
obveznosti glede skrbi za potrošnika.
Načelo mednarodnega priznavanja
To načelo je pomembno ţe zaradi same narave e-poslovanja, ki med seboj povezuje ljudi ne
glede na njihovo krajevno oddaljenost. Zato zakon omogoča enostavno medsebojno
priznavanje elektronskih podpisov znotraj Evropske unije in širše ob pogojih vzajemnosti
oziroma podobnosti zakonodaje.
1.6.2 Elektronski podpis
Pojem elektronski podpis se uporablja za vse moţne oblike podpisa, dobljene z elektronsko
tehnologijo (Toplišek, 1998, str. 30).
Vendar pa moramo po besedah Topliška (1998, str. 30) razlikovati med elektronskim
podpisom in digitalnim podpisom, ki je le tisti, ki ga dobimo s šifrirnimi postopki. ZEPEP
(2000) pa v 14. členu določa, da je varen elektronski podpis tisti, ki je overjen s kvalificiranim
10
potrdilom in je glede podatkov v elektronski obliki enakovreden lastnoročnemu podpisu ter
ima zato enako veljavnost in dokazno vrednost. Torej je tak elektronski podpis enakovreden
lastnoročnemu podpisu na pogodbi.
Digitalno potrdilo je sodobna alternativa klasičnim osebnim identifikatorjem (osebna ali
zdravstvena izkaznica, potni list, bančna kartica) s specifičnim namenom, ki je zagotavljanje
varnega in legitimnega e-poslovanja. Predstavljen je kot računalniški zapis, vsebuje podatke o
imetniku (ime, e-naslov, edinstvena številka), njegov javni ključ, podatke o overitelju oz.
izdajatelju digitalnega potrdila ter obdobje veljavnosti digitalnega potrdila, ki je digitalno
podpisan z zasebnim ključem izdajatelja potrdila (SIGOV – CA oz. SIGEN – CA sta dva
izdajatelja digitalnih potrdil) (Osojnik et al., 2002, str. 95).
Digitalna potrdila so sestavni del tehnoloških rešitev, ki nudijo dve osnovni moţnosti za
zasebnost v e-poslovanju in komuniciranju (Osojnik et al., 2002, str. 95):
šifriranje podatkov, ki zagotavlja zaupnost, in
digitalni podpis, ki predstavlja sodobno alternativo klasičnemu podpisu, zagotavlja pa:
o identiteto imetnika digitalnega potrdila,
o nezatajljivost lastništva poslanih e-podatkov in
o celovitost (integriteto) sporočila, kar pomeni, da samo dela podatkov ni mogoče
spremeniti ali drugače popraviti brez (vednosti) podpisnika.
Tehnične zahteve za varno elektronsko podpisovanje pa ureja 37. člen ZEPEP (2000).
Sredstva za varno elektronsko podpisovanje morajo z uporabo ustreznih postopkov in
infrastrukture zagotavljati naslednje (ZEPEP 2000):
podatki za elektronsko podpisovanje morajo biti edinstveni in njihova zaupnost
zagotovljena;
podatkov za elektronsko podpisovanje ni mogoče v razumnem času ali z razumnimi
sredstvi ugotoviti iz podatkov za preverjanje elektronskega podpisa, elektronski podpis pa
je učinkovito zaščiten pred poneverjanjem z uporabo trenutno dostopne tehnologije;
podpisnik lahko zanesljivo varuje svoje podatke za elektronsko podpisovanje pred
nepooblaščenim dostopom.
2 Elektronsko računovodstvo
2.1 Opredelitev elektronskega računovodstva
Po besedah Tomc Muc (2009, str. 167): »Elektronsko računovodstvo (v nadaljevanju e –
računovodstvo) je del elektronskega poslovanja in pomeni izmenjavo informacij in
dokumentov po elektronskih poteh. Nadgradnjo sistema pa predstavljata obdelava skeniranih
dokumentov in brezpapirno poslovanje. Sistem pomeni novo dimenzijo delovanja
računovodskih sluţb, hkrati pa zahteva na novo urejena razmerja med servisom in partnerji.«
11
Tako kot vse je bilo tudi računovodstvo deleţno številnih sprememb. Tako se je v nekaj letih
zgodilo mnogo sprememb in smo tako od ročnega knjiţenja in vnašanja podatkov prišli do
izmenjave informacij po elektronskih poteh. Danes skoraj ni pravne osebe, ki bi
računovodstvo vodila ročno, saj je danes to pri večini računalniško podprto. To pa je od
primera do primera na zelo različni stopnji razvoja, pri čemer gre za zelo različno
računalniško opremo, kakor tudi za najrazličnejše uporabniške programske rešitve (Koţelj,
1999, str. 53). S tem je postalo vse laţje, vsaj za računovodstva, saj so jim nekaj dela prevzele
njihove stranke in jih tako vsaj malo razbremenile. Toda spremembe so prinesle tudi veliko
prilagajanj računalniških sistemov, dodatnih izobraţevanj in pojasnil strankam, ki se tudi
privajajo na novi sistem, nenehno spremljanje novosti in podobno. Vendar se danes teţko
izognemo elektronskemu poslovanju, saj nas to spremlja povsod in tako tudi računovodstvo ni
nobena izjema.
Zato mora računovodstvo vedno znov izkoriščati nove in razvite tehnološke rešitve, da bi
lahko opravljalo svojo nalogo, ki je učinkovito in hitro nuditi pravočasne ter aktualne podatke
za poslovno odločanje (Anandarajan, Anandarajan & Srinivasan, 2004, str. 8).
Zaradi hitrega tehnološkega razvoja na področju informacijske in komunikacijske tehnologije
pa sta postali tako tehnologija kakor tudi vrhunska programska oprema cenejši in tako
dostopnejši tudi mikro in malim podjetjem. Tako lahko tudi ti izkoriščajo prednosti
sodobnega integriranega sistema, ki tako niso več domena in konkurenčna prednost samo
velikih in tako ob ustrezni angaţiranosti in organizaciji stopijo na pot e-poslovanja in e-
računovodstva. E-poslovanje pa v tem kontekstu razumemo kot izmenjavo poslovnih listin in
drugih informacij med dvema računalnikoma po elektronskih poteh. To nam omogoča, da
doseţemo krajevno in časovno neodvisnost, zmanjšanje pisarniškega dela, obseg navadne
pošte in moţnosti napak, poveča pa se produktivnost administrativno tehničnega osebja. To
pa niso edine prednosti, ki jih prinaša uvajanje e-organizacije v podjetje, saj se te kaţejo tudi
v racionalizaciji poslovnih procesov, odpravljanju anomalij in podvajanja opravil, boljši
koordinaciji in prilagodljivosti ter povečanju hitrosti poslovanja (Tomc Muc, 2009, str. 169).
2.2 Način delovanja e-računovodstva
Delo v računovodstvu je danes zelo naporno, saj je količina podatkov in dokumentov vsak
dan večja. Poleg dela s podatki pa se v računovodstvu ukvarjajo tudi z nepotrebnimi
zadevami, kot so klicanje sodelavcev ali partnerjev, ki jih vsakodnevno prosijo za obdelavo in
vračilo dokumentov v računovodstvo, arhiviranje dokumentov v fizični obliki, teţave s
prostorom, priprava ter pošiljanje dokumentov in podobno. Uvedba e-računovodstva lahko
tako ţe z majhnim trudom prinaša velike koristi in vidno manjše stroške poslovanja (Markov,
2009, str. 55).
12
Vse dostopnejša računalniška in telekomunikacijska tehnologija omogočata učinkovitejše
izvajanje poslovnih procesov. Zato vse bolj velja, da je poslovni proces, temelječ na papirnih
knjigovodskih listinah, neučinkovit, predrag in kot tak neprimeren za nadaljnjo uporabo v
spremenjenih razmerah poslovanja (Koţelj, 1999, str. 53). Zato bi lahko rekli, da je uvedba e-
računovodstva velik korak v smeri uvajanja e-organizacije v podjetje, saj z njim postaneta
računovodski servis in stranka v smislu informacijskega sistema »eno podjetje«. Stranka in
računovodski servis sta povezana on-line, vsi vnosi se opravijo samo enkrat, s čimer se
zmanjšata obseg opravil in napak, informacije na drugi strani pa so podjetniku dostopne takoj,
aţurno in takrat, ko jih potrebuje. Trg danes ponuja kar nekaj računalniških programov, ki na
eni strani omogočajo moţnost uvedbe integriranih informacijskih sistemov tudi za mala in
mikro podjetja, na drugi strani pa omogočajo on-line povezave z oddaljenimi uporabniki, kar
je pogoj za uvajanje e-poslovanja (Tomc Muc, 2009, str. 169).
Pri računalniškem obravnavanju podatkov v računovodstvu morajo biti mreţno povezani vsi
oddelki računovodskega spremljanja poslovanja pravne osebe, in sicer zato, da lahko tudi
znotraj računovodskega informacijskega sistema uveljavimo pravilo enkratnega vnosa
podatkov za vse namene. Če torej en oddelek, ena enota ali del računovodstva pravne osebe
dobi podatke o poslovnem dogodku, jih vnese v računalniški pomnilnik, kar nato zadošča za
vse namene uporabe. Če je uveden sistem računovodskega vodenja poslovnih knjig (dnevnik,
glavna knjiga, pomoţne knjige, analitične evidence) tako, da je sklenila pravna oseba ukiniti
klasični kartotečni način in ga zamenjala le z računalniškimi zapisi (torej le z moţnostmi
gledanja na zaslonu, z moţnostjo le v skrajnih potrebnih primerih izpisa na papir ali kakšen
drugačen nosilec podatkov), potem je tudi medsebojna komunikacija med oddelki znotraj
računovodstva le prek internetnega omreţja. Z dobro zamislijo takšnega notranjega
komuniciranja v računovodski sluţbi doseţemo zelo veliko hitrost, aţurnost pri izdelovanju
potrebnih računovodskih poročil in tako odpravimo nepotrebna podvajanja pri vnašanjih
istovrstnih podatkov za različne namene, posredno pa se s tem zmanjšajo tudi stroški priprav
takšnih in drugačnih računovodskih informacij. Z računalniškim obdelovanjem podatkov in
oblikovanjem informacij doseţe računovodstvo z vzpostavljenim računovodskim
informacijskim sistemom tudi svoj temeljni cilj, ki je nuditi računovodske informacije
pravočasno za poslovodno odločanje (Koţelj, 1999, str. 64).
Poglejmo primer trinivojske likvidacije računa v procesu v klasični in elektronski obliki. Ko
račun pride v podjetje, ga vloţišče ali tajništvo ročno vnese v knjigo prejete pošte. Nato ga
fizično odnesejo v oddelek računovodstva, kjer vse podatke vpišejo v svoj
poslovnoinformacijski sistem in mu odtisnejo likvidacijski ţig ali pripnejo likvidacijski list.
Nato je dokument spet fizično odnesen do prvega podpisnika, na katerega se nanaša račun in
ki pregleda podatke v vsem procesu, potem le-ta potuje do nadrejenega, ki prevzame
odgovornost za stroške in vpiše potrebne podatke. Na koncu je podpisani oz. potrjeni račun
spet vrnjen v oddelek računovodstva, kjer ga obdelajo za potrebe knjiţenja in izkazov ter
ročno prepišejo podatke z likvidacijskega ţiga oz. lista v sistem in pošljejo podatke v
obdelavo. Kot opisano proces v klasični obliki zahteva veliko fizičnega udejstvovanja.
13
Stroškov, ki nastanejo v tem procesu, je veliko, delo pa ni avtomatizirano. Elektronski sistem
pa je glede na pripravo avtomatiziran ter vključuje zelo malo človeškega dela v primerjavi s
klasičnim sistemom. Račun, ki pride v podjetje, se v vloţišču ali tajništvu poskenira ter vpiše
v elektronsko knjigo prejete in izdane pošte. S prenosom dokumenta v oddelek računovodstva
pa se prenesejo tudi osnovni podatki, tako da tam vpišejo le manjkajoče podatke, kot so
stroškovno mesto, konto in podobno. Sistem omogoči tudi samodejno likvidacijsko pot in je
tako dokument avtomatično poslan naslednji osebi na tej poti. Na koncu se podatki v
računovodstvu samodejno prenesejo v poslovnoinformacijski sistem, tako da jih v
računovodstvu samo potrdijo. Elektronsko se ob zaključku procesa dokument samodejno
arhivira z vsemi podatki in zgodovino procesa. Arhivirani dokument je vsem v podjetju, ki
imajo moţnost vpogleda vanj, dostopen iz poslovnoinformacijskega sistema ali neposredno iz
arhiva. Tako bistveno skrajšamo čas upravljanja dokumentov in zagotovimo veliko
avtomatizacije z nizko stopnjo moţnosti napak (Markov, 2009, str. 54-55).
Tomc Muc (2009, str. 170) pa navaja, da se danes v praksi pojavlja več moţnosti e-
poslovanja, in sicer:
Terminalski ali ON-LINE način delovanja, kjer sistem ne prenaša podatkov, ampak
vsebino ekrana in vnose tipkovnice ali miške. Zanj je potrebna posebna programska
oprema, ki pa je lahko vzpostavljena ali v računovodskem servisu ali pri stranki. Pri tem
dostopu torej med računalnikom stranke in podatkovno bazo računalnika vzpostavimo
direktno komunikacijsko pot, enako kot bi bil računalnik priključen na lokalno omreţje v
podjetju.
V zadnjem času pa se je pri mikro in malih podjetjih uveljavil sistem vpisovanja podatkov
v skupno bazo, ki se nahaja na streţniku. Gre za stalno povezavo po posebnih protokolih.
Skupna podatkovna baza pa je lahko v računovodskem servisu ali pri uporabniku. Manjši
uporabniki pa navadno nimajo dovolj infrastrukture, hkrati pa imajo manjše potrebe po
komunikacijskih poteh, zato po navadi take stranke gostujejo na bazi v računovodskem
servisu.
On-line povezava tako omogoča vnos podatkov na mestu nastanka (v proizvodnji, skladišču,
trgovini…) aţurno obdelavo tega dogodka pa v računovodskem servisu ter takoj tudi analizo
posla, poslovanja podjetja, razvojnih moţnosti in podobnega v podjetju samem.
E-računovodstvo lahko torej razumemo kot sistem, v katerem računovodja v oddaljenem
računovodskem servisu in stranka v svojem podjetju delujeta na skupnih bazah in je vse, kar
potrebujeta, le internetna povezava. Kot bomo videli kasneje na praktičnem primeru stranka v
informacijskem sistemu obvladuje materialne procese, ki bi jih tako ali tako morala
obvladovati, torej vodi svoje materialne evidence o zalogah, kadrih, izdaja račune in podobno.
Računovodja pa je na drugi strani na nekem oddaljenem računalniku in v trenutku, ko stranka
izda račun, je le-ta v sistemu in računovodja ga lahko začne obdelovati. Od nivoja znanja,
pripravljenosti in predvsem od nivoja zaupanja pa je odvisno, kako daleč je stranki dovoljeno
iti v informacijskem sistemu. Strankino področje je torej lahko samo izdajanje računov in
14
morda vodenje materialnih evidenc, lahko pa se strankino področje razširi korak ali celo več
korakov dalje, ko lahko sama vnaša prejete blagovne račune za material in blago, stroškovne
račune ali pa v bolj izjemnih primerih celo transakcijske račune, lahko izdeluje plače, DDV,
vendar pa je vse to stvar znanja, zaupanja, dogovora in seveda predvsem strogega
razmejevanja odgovornosti in pristojnosti. Kajti zavedati se moramo, da ne glede na to, kdo
podatek vnese v sistem ali celo kdo ga poknjiţi, da bi sistem funkcioniral, mora biti
odgovornost za celotne računovodske izkaze na eni osebi, in to je na računovodji (Tomc Muc,
2009, str. 171).
Kar pa se tiče dosegljivosti podatkov in informacij je e-poslovanje v računovodstvu edina
prava pot. Za popolno elektronsko poslovanje pa ni dosti le dober informacijski sistem,
temveč tudi nenehno spodbujanje razvoja. Danes govorimo o prenašanju podatkov s papirja,
jutri pa se bo govorilo ţe o popolni odpravi papirnih dokumentov (Markov, 2009, str. 47).
2.3 Prednosti in slabosti e - računovodstva
E-računovodstvo je s seboj prineslo veliko prednosti, pa tudi nekaj novih pasti, vprašanj in
bojazni.
Njegove poglavitne prednosti so (Tomc Muc, 2009, str. 172):
enkratni vnosi,
aţurnost,
minimiziranje moţnosti napak,
arhiviranje na enem mestu,
večja hitrost pridobivanja informacij,
podjetnik in računovodja imata večji pregled nad poslovanjem,
laţji in boljši nadzor nad opravljenim delom,
sistem je cenejši,
sistem prinaša krajevno in časovno neodvisnost.
Med prednosti bi lahko uvrstili tudi, da se bistveno zmanjša ročno delo, zmanjša se število
moţnosti napak, doseţe se hitrejše poslovanje, izboljša se sodelovanje med poslovnimi
partnerji, poveča se hitrost v medsebojnem komuniciranju tako znotraj pravnih oseb kot tudi
med njimi, povečuje pa se tudi kreativnost računovodskih poročil (Koţelj, 1999, str. 54).
E-računovodstvo prinaša tako koristi kot tveganja. Vendar pa za vsako tveganje, ki ga
podjetje prepozna na poti k e-računovodstvu, obstaja rešitev oziroma ga podjetje lahko omili z
ustreznim načrtovanjem te poti. Kot koristi za računovodstva, ki se odločijo poslovati
elektronsko oziroma brezpapirno, bi lahko navedli večjo učinkovitost, večjo varnost za
stranke in njihove podatke, zavest do okolja in podobno. Vendar pa pri tem ne moremo
govoriti samo o koristih, saj obstajajo tudi določena tveganja, kot so izguba kontrole, da
podjetje prevzame več, kot lahko naredi ali kot avtor navaja: da odgrizne več, kot lahko
15
preţveči, saj bi moralo najprej jasno vedeti, kako se bosta proces in delo v podjetju
spremenila ter zmeda računovodij glede njihovih novih vlog, ki jih prinaša novi sistem (The
risk and rewards of going paperless, 2008, str. 6).
Za večino računovodij je največje tveganje ob prehodu na novi sistem izguba kontrole, ki je
povezana z izgubo kontrole nad papirnimi dokumenti ter njihovimi arhivi. Poraja se
vprašanje, kaj če dokument ne bo na voljo, ko ga bo računovodja potreboval. Vendar se kot
rešitev navaja, da je potrebno vso dokumentacijo kopirati na ustrezno aplikacijo, torej na
univerzalen, sprejemljiv in konsistenten format, kot je npr. PDF, saj bo tako lahko vsak
dokument najden in dostopen v vsakem času, torej kadar koli (The risk and rewards of going
paperless, 2008, str. 6). Po drugi strani pa nekateri menijo, da je edino e-računovodstvo tisto,
ki računovodji omogoča, da dela kjer koli, ker potrebuje le internetno povezavo in ne vseh
dokumentov ter strankinih arhivov, saj mu to omogoča, da vedno ponudi svojo storitev in tako
ni vezan na pisalno mizo. Tako ima moţnost deliti delo s svojo stranko in zmanjšati obseg
svojega dela ter izboljšati proces. Vse to pa je omogočil internet. Tako je zdaj e-
računovodstvo praktično, dobičkonosno, priročno ter samo par klikov stran (Online services:
Practical and profitable, 2008, str. 25).
Koţelj (1999, str. 143) pa pri e-računovodstvu kljub številnim prednostim, ki so se pokazale,
opozarja na nezaupanje ljudi v dokaz, ki ga odraţa kakšen od modernejših oblik nosilcev
podatkov o nastalih poslovnih dogodkih, saj sloni zaupanje ljudi zgolj na papirnih dokazih.
Avtor se sprašuje, če je moţni vzrok za opisano nezaupanje v modernejša dokazna sredstva o
nastalih poslovnih dogodkih v večjih moţnostih potvarjanj, prirejanj, preoblikovanj in
podobnih prevar. Vendar pa opozarja na sedanjo prakso pri nadziranju klasičnih
knjigovodskih listin, kot je revizija, inšpekcija, ki je ţe pokazala nešteto primerov, ko so bile
le-te popravljene, podatki v njih prirejeni in podobno. Dejstvo pa je, da kljub temu ljudje še
vedno bolj verjamejo vanje kot pa verjamejo elektronskim medijem, ki so modernejši in
sodobnejši ter bolj prilagojeni nosilcem podatkov. Strah ob prehodu na e-računovodstvo in
brezpapirno poslovanje pa se pojavlja tudi v primeru, kaj pa če papirnate listine ne bo, ko jo
bo nekdo zahteval (npr.: davčni inšpektor, pooblaščeni revizor) kot dovolj izrazito in povsem
legitimno dokazno sredstvo o nastalih poslovnih dogodkih pri pravni osebi.
Poleg ţe omenjenih slabosti, ki jih je predstavil Koţelj, pa po besedah Tomc Muc (2009, str.
172) naletimo na še eno oviro. Obdelava informacij v sistemu e-računovodstva poteka po
dveh poteh. Na eni strani se informacije izmenjujejo po elektronskih poteh, aţurno, hitro in
on-line. Na drugi strani pa za strokovno in vestno obdelavo informacije računovodja še vedno
potrebuje nekatere dokumente v svoji fizični, papirni obliki. To je vsekakor slabost hitrega in
učinkovitega poslovanja, saj mora stranka dokument fizično prinesti v računovodski servis ali
pa ga poslati po navadni pošti. To pa je potrebno zato, ker računovodja informacije ne more
obdelati ter jo upoštevati v poslovnih in drugih poročilih, dokler nima verodostojne
knjigovodske listine, ki bi poslovni dogodek potrjevala, po drugi strani pa jo potrebuje tudi
16
stranka in jo mora zato kopirati za svoj priročni arhiv, kar pa zmanjšuje aţurnost in hitrost ter
povečuje stroške in je tudi neprijazno do okolja.
Korak naprej v razvoju je za vsako računovodstvo lokacijska neodvisnost. Za računovodstvo
v podjetju je to prednost zaradi hitrejšega obdelovanja podatkov, ki podjetju omogoča
nemoten potek dogodkov in poslovanja, računovodskemu servisu pa pridobivanje novih
naročnikov in zmanjšanje stroškov hrambe dokumentacije, saj so papirni dokumenti, ki se
kopičijo, velika prostorska obremenitev (Markov, 2009, str. 55).
Da bi odpravili to oviro oziroma slabost in s tem prihranili čas in seveda denar – torej zniţali
svoje stroške, je nujno potrebna uvedba brezpapirnega poslovanja.
2.3.1 Brezpapirno poslovanje
Papir je bil desetletja edino sredstvo za dokumentiranje poslovnih transakcij. Ta pa zdaj
čedalje bolj izgublja na pomenu, saj sta razvoj informacijske tehnologije ter njena pocenitev
omogočila zapisovanje poslovnih transakcij na elektronske medije, zato poslovne dokumente
v papirni obliki uspešno zamenjujejo elektronski poslovni dokumenti (Markov, 2009, str. 50).
Uporaba in obdelava skeniranih dokumentov bo tako (Tomc Muc, 2009, str. 173 – 174):
odpravila slabost sistema, ki se kaţe v potrebi po fizični prisotnosti papirnega dokumenta,
ki ga je treba v računovodski servis prinesti ali poslati po navadni pošti;
omogočila kjerkoli in kadarkoli ne samo vpogled v poročila in analize, temveč tudi v same
dokumente;
odpravila potrebo po fotokopiranju in gore papirja, ki se kopičijo v arhivih strank in
servisov;
povečala varnost, sledljivost in preglednost obdelave dokumentov
ter zmanjšala stroške poslovanja.
Danes skorajda ni več računovodskega servisa, ki bi knjiţil ročno oziroma danes si
računovodstva brez uporabe računalnika ni moč zamišljati, vendar pa je še vedno malo
računovodskih servisov, ki bi poslovali popolnoma brezpapirno, čeprav se z uporabo
sodobnih informacijskih tehnologij odpirajo vedno nove moţnosti posredovanja podatkov
brez uporabe papirja. Kot ţe omenjeno je slabost tega sistema ravno v tem, da morajo stranke
dokumente še vedno dostaviti v računovodski servis ali pa jih poslati po navadni pošti, da
lahko sistem deluje. Vendar pa s tem izgubljamo čas in denar, kot vemo pa v poslovnem svetu
velja, da je čas denar. Zato bi lahko rekli, da sta obdelava skeniranih dokumentov in
brezpapirno poslovanje temelj e-računovodstva v prihodnosti, sta korak naprej.
Brezpapirno poslovanje se začne z nastankom dokumenta v elektronski obliki ali z
digitalizacijo papirnega dokumenta ob vhodu v podjetje. Osnovna pot dokumenta v
17
elektronski obliki je digitalizacija, distribucija uporabnikom, upravljanje, urejanje in
elektronsko arhiviranje (Markov, 2009, str. 20).
Zato ob tem omenjamo tudi elektronsko arhiviranje dokumentov, ki je neposredno povezano z
brezpapirnim poslovanjem, saj delovni procesi nenehno ustvarjajo dokumente, ki pa jih
moramo glede na stroške njihovega obstoja optimalno zmanjšati. Če hočemo poslovati
brezpapirno, moramo te dokumente tudi arhivirati oziroma nekam shraniti, tako kot smo jih
shranjevali prej v papirni obliki, s tem, da nam elektronsko arhiviranje prinaša prednosti, saj
nam omogoča varno hrambo dokumentov na enem mestu, centralizacijo dokumentov, hiter in
preprost dostop ter tudi zmanjšanje potreb po prostoru za hrambo fizičnih dokumentov.
Elektronski arhiv omogoča tudi iskanje dokumentov po različnih iskalnih kriterijih, moţnost
dostopa do dokumentov prek poslovnoinformacijskega sistema, arhiviranje dokumentov na
ustreznih medijih, ki imajo dolgo ţivljenjsko dobo in so zaščiteni pred uničenjem, moţnost
dodatnega zasluţka za računovodske servise, nadzor nad dostopi, urejenost dokumentov po
vrstah (vhodni, izhodni računi) ter varnost pred odtujitvijo (Markov, 2009, str. 104).
Idealno računovodsko delovanje naj bi po besedah Markova (2009, str. 49) potekalo tako, da
naročnik (torej stranka) sama skenira dokumente in vpiše podatke, ki jih sistem nato
samodejno shrani in pošlje računovodstvu, nakar računovodja dobi obvestilo o prihodu
dokumenta in ko ga odpre, se proces izvede samodejno. Nato računovodja pregleda podatke
in morebiti manjkajoče dopiše, podatke knjiţi ter konča z elektronskih arhiviranjem. Tako
oba, naročnik in računovodja, dostopata do elektronskega arhiva dokumentov prek spleta ali
poslovnoinformacijskega sistema.
Glavna pridobitev v sistemu brezpapirnega računovodstva je, da je zagotovljen verodostojen,
časovno ţigosan in elektronsko podpisan prenos dokumentov, tako da je v trenutku ko je
opravljen vnos v informacijski sistem, na voljo tudi verodostojna knjigovodska listina . Tako
oba partnerja prihranita na času, saj dokumentov ni treba fizično prinesti v računovodski
servis, vendar pa oba dostopata do elektronskega arhiva dokumentov.
Velik poudarek pa je tudi na uvajanju notranjih kontrol in sledljivosti dokumentacije Izdelava
sistema in postopkov brezpapirnega vodenja dokumentacije je priloţnost za prevetritev lastnih
postopkov in odpravo pomanjkljivosti in napak, saj je skeniran dokument trajen in ga ni
moţno enostavno raztrgati in vreči v koš. Dokumenti pa so s tem dostopni kjerkoli in kadar
koli ter takrat, ko jih potrebujemo.
Prednosti sistema pa se kaţejo predvsem v (Tomc Muc, 2009, str. 176):
Varnosti – dokumenti se na vhodu pretvorijo v elektronsko obliko in s tem se prepreči
njihova izguba. Po opravljenem skeniranju sistem izpiše seznam prejetih dokumentov, s
katerim se prepreči kasnejše nesporazume o tem, kateri dokumenti so bili prineseni v
računovodski servis, saj ga prejme tudi stranka.
18
Skladnosti z organizacijo računovodskega podjetja – ţe na vhodu se določi kateri
dokumenti se razvrstijo k posamezni računovodkinji, v skladu z internimi pravili.
Sledljivosti postopkov – to pomeni, da je v vsakem trenutku moč ugotoviti, kje se nahaja
dokument, pri kom je v obdelavi ter koliko časa porabi zanj posamezni uporabnik. Poleg
tega pa sistem zagotavlja tudi sledljivost vseh poznejših sprememb, oziroma drugačnih
strokovnih odločitev ali popravkov napak, kar je tudi v skladu s pravili revidiranja.
Hitrosti – na tej vsekakor pridobimo pri vnašanju osnovnih podatkov. Ker je sistem učljiv,
se bo hitrost obdelave s časom povečevala.
Vpogledu v dokumente kjer koli in kadar koli za vse pooblaščene osebe. Tako da lahko
računovodja in stranka sama od koder koli in kadar koli pogledata v sam dokument, kar
gotovo olajša poslovne odločitve.
Manjših stroških – ker s tem sistemom odpade fotokopiranje dokumentov, kar stranke v
običajnem računovodstvu počnejo. Posledica tega je manjša poraba materiala (papirja,
tonerjev) in s tem prihranek časa ter manj stroškov.
Pozitivnem vplivu na ekologijo – saj se bo po izračunih poraba papirja znatno zmanjšala,
ko bo ta sistem v celoti zaţivel.
Arhiviranju – sodobne banke podatkov omogočajo varno in trajno arhiviranje na majhnem
prostoru ali celo na oddaljenih lokacijah.
Vendar pa je ta sistem šele v fazi uvajanja in ga večina računovodstev še ne uporablja, saj
prinese tudi določene stroške; podjetje mora prenoviti poslovne procese, urediti elektronski
arhiv, kamor bo shranjevalo dokumente in podobno. Vendar pa nam sodobna informacijska
tehnologija omogoča vedno več, konkurenca pa nas vedno znova sili k temu, da ji sledimo, če
ne nas lahko kaj hitro prehiti. Zato je vsaka nadgradnja sistema z novimi procesi v
organizaciji korak naprej v modernizaciji in konkurenčnosti na trgu delovanja.
2.4 Pravna ureditev e-računovodstva
E-poslovanje je na področju računovodstva urejeno z določenimi zakoni, standardi, uredbami.
Zakonska podlaga za izmenjavo pravno veljavnih e-dokumentov je dana v (Replika-e-
računovodstvo, 2010):
Zakonu o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP) ter na njegovi
podlagi sprejeti Uredbi o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje
Slovenskih računovodskih standardih (SRS)
Zakonu o davčnem postopku (ZDavP-2) in
Zakonu o DDV (ZDDV-1).
19
2.4.1 Slovenski računovodski standardi
Slovenski računovodski standardi (v nadaljevanju SRS) so obvezna pravila o strokovnem
ravnanju na področju računovodenja. Temeljijo na Zakonu o gospodarskih druţbah, ki
predpisuje, da podrobnejša pravila računovodenja predpiše Slovenski inštitut za revizijo v
SRS.
Prvi SRS izhajajo v Sloveniji iz leta 1993. Ţe ob nastanku so bili orientirani h bolj klasični
papirni knjigovodski listini, vendar pa so vseeno malo nakazovali smer k modernističnemu
pristopu kreiranja moţnosti primerov, ko so nastali poslovni dogodki zapisani zgolj
računalniško in ko predstavlja elektronski zapis ţe kar tudi temelj za prenos prek ustrezne
telekomunikacije v osrednji računovodski računalnik (Koţelj, 1999, str. 143).
SRS so usklajeni z Zakonom o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu. SRS 21 pa
obravnava knjigovodske listine kot podlago za vpisovanje v poslovne knjige. Obdeluje
opredeljevanje knjigovodskih listin, nastajanje in prenašanje knjigovodskih listin,
kontroliranje knjigovodskih listin in sestavljanje nalogov za knjiţenje ter hrambo
knjigovodskih listin.
SRS 21.1. definira knjigovodsko listino praviloma kot v posebni obliki sestavljen zapis o
poslovnih dogodkih. Standard pa tudi enači papirne listine z elektronskimi zapisi, pomembno
pa je le, da knjigovodske listine izkazujejo poslovne dogodke verodostojno in pošteno.
Za verodostojne knjigovodske listine se štejejo tudi sporočila, dobljena po
telekomunikacijskih poteh oziroma pri računalniškem izmenjavanju podatkov. Oseba, ki
pošilja knjigovodske podatke oziroma jih vnaša v računalnik, odgovarja, da so ti podatki
verodostojni, kar potrdi z elektronskim podpisom.
Torej se mora za vsako knjigovodsko listino določiti tudi fizična oseba, ki je odgovorna za
njeno resničnost in verodostojnost in ki to potrdi s podpisom. Če pa je knjigovodska listina
sestavljena računalniško, se lahko potrdi tudi z elektronskim podpisom namesto z
lastnoročnim. Pred začetkom uporabe elektronskega podpisa pa je potrebno izvesti vse
postopke, ki jih predpisuje zakon oziroma akt podjetja. Tako se SRS v SRS 21.8. dotaknejo
tudi elektronskega podpisa, ki je s tem enakovreden lastnoročnemu. Ta pa zagotavlja poleg
prepoznanja podpisnika tudi neokrnjenost navedb, saj vsaka najmanjša sprememba po
podpisu razveljavi podpis.
SRS 21.14. pa ureja vse glede hrambe knjigovodskih listin. Določa, da se knjigovodske listine
hranijo v izvirnikih na papirju ali na nosilcih podatkov, kar pomeni v elektronski obliki.
SRS 22 pa opredeljuje tehniko vodenja poslovnih knjig. Določa, da sta dve temeljni poslovni
knjigi dnevnik glavne knjige in glavna knjiga, pomoţne poslovne knjige pa so analitične
20
evidence in druge pomoţne knjige, vse pa se lahko vodi na papirju ali s pomočjo preverjenih
računalniških programov.
3 Praktični primer – podjetje Vizija računovodstvo d.d.
3.1 Predstavitev podjetja
Podjetje je začelo z delovanjem ţe pred več kot osemnajstimi leti. Začelo pa je kot majhno
podjetje v takrat čisto novi dejavnosti računovodskih servisov. Kot sami pravijo, jih je trdo
delo, zagnanost, jasna vizija, vera v uspeh in nove ideje pripeljalo do tja, kjer so danes – kjer
delujejo v dejavnosti vodenja poslovnih knjig in davčnega svetovanja. Svoje storitve znajo
prilagoditi velikim, srednjim in majhnim podjetjem. Specializirani pa so tudi za zavode in
društva. Za stranke opravljajo kompletno računovodstvo ali pa samo določena področja –
torej se prilagodijo strankinim ţeljam, nudijo pa tudi pomoč pri izterjavi dolgov, kadrovanju
ter pridobivanju posojil in nepovratnih sredstev.
Leta 2008 so se zdruţili v delniško druţbo, ker so pripojili štiri uspešna računovodska
podjetja, tako da danes zdruţujejo več kot 80 redno zaposlenih strokovnjakov, ki neprestano
izpopolnjujejo svoja znanja na vseh področjih računovodstva, davkov in poslovnega
svetovanja. Imajo pa enajst poslovalnic in tako pokrivajo večji del drţave, da bi svojim
strankam omogočili boljšo dostopnost, saj njihove storitve uporablja več kot 1.000 poslovnih
partnerjev. V podjetju pravijo, da je njihovo vodilo kvaliteta, zato se trudijo zagotoviti
profesionalen pristop in sodelovanje, ki temelji na strokovnosti in zaupanju.
3.2 Predstavitev računovodske rešitve vizijaon - line
Vizijaon – line je računovodska rešitev, kjer stranka in servis uporabljata spletni program z
isto bazo in kjer se doslej ročno knjiţenje dokumentov maksimalno avtomatizira in s tem
bistveno zmanjša število ročnih knjiţb, tako ta rešitev bistveno poceni računovodske storitve.
Več o tej računovodski rešitvi mi je povedala ga. Klavdija Grašič, ki sama dela s tem
programom ter je tudi napisala navodila za uporabo omenjene rešitve, saj je po izobrazbi
specialist informatike in kot sama pravi, ji računalniški programi ne predstavljajo nobene
teţave, kvečjemu izziv, saj jo to zanima. Tako je bila ravno ona zadolţena, da se nauči
uporabe programa, za kar pravi, da je bilo to samoiniciativno ter da potem poduči še ostale
zaposlene. Kot ţe omenjeno, je za uporabo programa napisala navodila tako za stranke kot za
zaposlene oziroma za računovodje, ki so zadostovala za uporabo programa, za ostala bolj
kompleksnejša vprašanja pa so se lahko obrnili nanjo. Za delo s programom pa stranke ne
potrebujejo računovodskega znanja, saj je delo s programom preprosto, ker vsebuje podrobno
pomoč.
21
Podjetje Vizija računovodstvo d.d. je začelo z uvajanjem računovodske rešitve vizijaon-line v
začetku leta 2009, in sicer z eno poskusno stranko, tako da so se lahko seznanili in naučili
dela s programom v celoti. V sredini leta 2009 pa so za to rešitev pokazale zanimanje tudi
nekatere ostale stranke podjetja.
Program lahko stranke uporabljajo predvsem na dva načina:
Prvi je, da preko spleta zgolj spremljajo aţurne podatke o kupcih in dobaviteljih, ki jih v
servisu vnesejo v program.
Pri drugem načinu pa se s stranko dogovorijo, katere module programa bo stranka
uporabljala za vnos podatkov sama in katere bodo dopolnili v računovodskem servisu.
Za uporabo programa ne potrebujejo dosti. Da program deluje, potrebujeta tako stranka kot
računovodja dostop do interneta, vstopno uporabniško ime ter geslo. Z uporabniškim imenom
in geslom se nato računovodja avtomatično poveţe s streţnikom in sme tako vstopiti v
program. Program deluje v vsakem internetnem brskalniku, zato stranke za uporabo ne
potrebujejo predhodne namestitve. Vsi strankini podatki pa so varni, saj so zaščiteni z
uporabniškim imenom in geslom. Program pa tudi poskrbi za izdelavo varnostnih kopij za
zaščito strankinih podatkov.
Stranka navadno sama v program vnaša naslednje: izdane, prejete račune, potne naloge,
evidenco prisotnosti, blagajno, uvaţa bančne izpiske in podobno. Pri tem ji program, v
katerem deluje, pomaga, saj je vsaka kartica nazorno opisana, tako da stranka točno ve, kam
lahko kaj umesti (kot lahko vidimo v prilogah npr. pri kartici prodaja). V servisu nato iz
banke elektronsko prenesejo še plačila in poknjiţijo ostale dokumente. Tako ima stranka
vedno aţurne podatke o svojem poslovanju. Vse, kar dela stranka, v tistem trenutku vidi tudi
računovodja, saj uporabljata spletni program z isto bazo, zato lahko v programu delajo vsi
hkrati, s tem da računovodja nadaljuje strankino delo. Ta deluje v kartici finance, ki je
prvenstveno namenjena ravno računovodjem (kot lahko vidimo v prilogah – priloga 5). Ko
ima računovodja vnesene vse podatke, ki jih potrebuje za knjiţenje, lahko to tudi poknjiţi. Da
poknjiţi prejete račune, potrebuje pri sebi tudi fizični dokument, medtem ko za ostale knjiţbe
tega ne potrebuje, ker ima vse potrebne podatke ţe v programu. Torej, računovodja za
knjiţenje potrebuje samo prejete račune v fizični obliki, ki jih stranka pošlje po navadni pošti
ali pa jih prinese osebno. V podjetju imajo s strankami dogovor, da ponavadi računovodja
hrani arhiv originalnih prejetih računov, razen če stranka ne ţeli drugače, potem ji je
originalni račun vrnjen. Stranke tako ne skenirajo dokumentov, temveč jih prinesejo osebno
ali pa pošljejo po pošti, saj v podjetju pravijo, da bi bil to prevelik strošek, saj je le-teh veliko
in bi bilo treba vsakega natisniti. Za knjiţenje ostalih dokumentov, kot so: izdani računi,
blagajna, bančni izpiski pa računovodja ne potrebuje dokumentov v fizični obliki, zato jih
stranke tudi ne prinesejo oziroma ne pošljejo, saj jih lahko računovodja tudi brez njih
poknjiţi.
22
Vendar pa v podjetju pravijo, da se še vedno večina njihovih strank, tudi tiste, ki jim je dovolj
mesečno knjiţenje ter ne potrebujejo dnevnih poročil, posluţuje starega načina. Za nov način
so se odločile tiste stranke, ki so bolj vešče računalnika in ţeljne novih znanj ter
preglednejšega in hitrejšega poslovanja. V podjetju menijo, da če je stranki pravilno
predstavljen program, če se stranka zaveda, da bo morala določene podatke vnašati sama ter
če se s tem strinja, bodo dosegli obojestransko zadovoljstvo. Menijo pa tudi, da so stranke
zelo zadovoljne, ko se enkrat privadijo na program, saj imajo skoraj zastonj program, v
katerem lahko izstavljajo račune, imajo še vse ostale stvari na razpolago ter 24-urno
dostopnost. Pravijo pa tudi, da so s tem novim programom pridobili nekaj novih strank, ki jih
tak pristop zanima, saj je v tem sodobnem načinu vodenja računovodstva in poslovanja
podjetja velika prihodnost. Ob uvedbi omenjenega programa je imelo podjetje ogromno
začetnih stroškov. Program pa še ni prinesel vidnih koristi, saj zahteva vsakodnevno
izpopolnjevanje in nadgrajevanje, zahteval pa je tudi velik začetni vloţek, toda v podjetju
pravijo, da je vsak začetek teţak. Vendar pa računajo, da se bo ob povečanem zadovoljstvu
strank ter naprednejšem in hitrejšem vodenju celotnega poslovanja investicija hitro povrnila.
Saj vemo, da je vsaka sprememba teţka in se je potrebno nanjo navaditi.
Ob programu pa ponujajo tudi avtomatske nadgradnje in osveţevanje programa, ki se vršijo
enkrat tedensko, ponavadi čez vikend, ko so streţniki najmanj obremenjeni, kar je seveda
vključeno v ceni, ki jo stranka plača za uporabo programa. Tako stranka vedno uporablja
najnovejšo različico programa, saj v primeru, da se spremeni zakonodaja, stranko ob prijavi v
program ţe čaka nova verzija z vsemi potrebnimi prilagoditvami. Ti stroški nadgradnje pa so
zelo visoki, saj je program šele v razcvetu in ga je potrebno nenehno razvijati in
izpopolnjevati. V podjetju upajo, da jim bo čim prej doprinesel donos, saj zdaj veliko vlagajo
vanj.
Človeške napake pa se s tem niso zmanjšale, saj menijo, da se je tem nemogoče izogniti,
oziroma da se teh nikoli ne da čisto odpraviti. Vendar pa je veliko odvisno tudi od stranke. Če
je ta natančna pri vnašanju podatkov, potem ni veliko napak, če pa je zelo površna, potem
mora računovodja zelo podrobno spremljati kaj le-ta dela, ker je veliko strank, ki ne vedo, kaj
je s čim pogojeno in se jim kakšna stvar ne zdi pomembna, za razliko od računovodje, ki ve,
da je povsod pomembna izredna natančnost in pravilnost vseh stvari. Vendar pa je program
zasnovan tako, da stranko obvaruje pred nekaterimi pogostimi napakami. Prav tako pa
program nudi vedno aktualne zneske kilometrine, deviznih tečajev in dnevnic. Ponavljajoči
podatki o podjetju in njegovih poslovnih partnerjih pa se v obrazce vpisujejo samodejno, kar
za stranko pomeni manj porabljenega časa in manj moţnosti napak.
Trend bo šel vedno bolj v tej smeri, v kateri je ţe podjetje Vizija računovodstvo d.d. s svojo
računovodsko rešitvijo vizijaon-line. Po besedah gospe Grašič s tem pridobijo tudi
računovodje, saj bodo imeli manj dela, vse se bo bolj poenostavilo, delo bo potekalo hitreje,
saj osnovne podatke vnašajo stranke same, računovodja pa dela samo na kontroli oziroma
preverjanju, torej na pomembnejših stvareh.
23
4 Sklep
Elektronsko poslovanje je pojem, ki ga poznamo ţe kar nekaj časa, vendar pa danes vse bolj
pridobiva na pomenu. Je torej nov način poslovanja, ki tradicionalnim, klasičnim načinom
dodaja uporabo sodobne tehnologije – informacijske in komunikacijske. Podjetjem prinaša
ogromno prednosti oziroma koristi, pa tudi tveganj, uvajali pa naj ga bi z vizijo pridobivanja
novih strank in novih trţišč.
Podjetja morajo pred uvedbo e-poslovanja urediti mnogo stvari, kot so prenoviti poslovne
procese, organizacijsko strukturo, uvesti nove aplikacije in podobno. Vendar se jim trdo delo
na koncu izplača, saj s tem postanejo konkurenčni drugim podjetjem, ponujajo nekaj novega,
ustvarjajo nove koristi tako zase kot za potrošnike in širšo druţbo. Lahko bi rekli, da je to za
podjetja edina alternativa, saj se bodo v konkurenčnem svetu, kakršen je danes, prej ali slej
soočila s konkurenco in to jim lahko omogoči, da preţivijo na trgu in da so konkurenčni
drugim tekmecem v panogi. Vendar pa pri uvajanju e-poslovanja ne smejo biti prepočasni, saj
je čas, še posebej v poslovnem svetu, izredno pomemben in ima lahko prepočasno uvajanje e-
poslovanja zelo negativne posledice.
Tudi računovodstvo ni nobena izjema pri uvajanju e-poslovanja, saj mora tako kot druge
dejavnosti slediti trendom in jih sprejemati, da bi lahko ponujalo konkurenčne storitve.
Računovodja se lahko z razvojem informacijske in komunikacijske tehnologije posveti
pomembnejšim stvarem, kot je kontrola oziroma preverjanje, vnašanje podatkov pa prepusti
stranki ter ima tako tudi več časa za izdelavo raznih analiz, ki so pomembne za odločanje.
Vendar pa je pri e-računovodstvu izredno pomembna izbira ustrezne programske in strojne
opreme, ki je temelj vsega in pomaga izkoriščati prednosti, ki jih ta sistem ponuja. Podjetja pa
morajo skrbeti tudi za nadgradnjo in osveţevanje programa, tudi v primeru npr. spremembe
zakonodaje. Izredno pomembno ob vsem tem pa je varovanje podatkov. Zato večina ne zaupa
temu sistemu, saj so mnogi mnenja, da je moţnost zlorabe na internetu veliko večja. Zato
morajo podjetja poskrbeti za varovanje osebnih podatkov, da zagotovijo varno e-poslovanje v
računovodstvu.
E-računovodstvo prinaša podjetjem številne prednosti, kot so manj papirne dokumentacije,
kar je seveda prijazno tudi do okolja, enkratne vnose, moţnost dostopa od kjerkoli, manj
obiskov strank v podjetju, laţji in boljši nadzor nad opravljenim delom in podobno. Vendar pa
se v podjetju Vizija računovodstvo večina strank še vedno posluţuje starega sistema, saj mu
bolj zaupajo, niso tako vešči računalnika in seveda kot pravi pregovor: »Navada je ţelezna
srajca«. Vendar se bo potrebno navaditi na spremembe in tako sprejeti nov način poslovanja,
ki bo čez nekaj let verjetno popolnoma nadomestil tradicionalnega, saj se bo e-poslovanje in s
tem e-računovodstvo v prihodnosti še zelo razvijalo.
24
Literatura in viri
1. Anandarajan, M., Anandarajan, A. & Srinivasan C. A. (2004). V: Business Intelligence
Techniques. A Perspective from Accounting and Finance. Springer-Verlag Berlin
Heidelberg.
2. Benčina, J. & Fleischman, T. (1999). Ciklus e-poslovanja. Organizacija – revija za
management, informatiko in kadre, 3, 124-125.
3. Čuk, J. (2000). Izboljšanje konkurenčnosti z elektronskim poslovanjem: »izkušnje in
priporočila«. Organizacija – revija za management, informatiko in kadre, 3, 156-157.
4. Elektronsko računovodstvo – Replika d.o.o.. Najdeno 15. maja 2010 na spletnem naslovu
http://www.replika.si/e-racunovodstvo.php
5. Grašič, K.: Intervju z zaposleno, ki je odgovorna za izvedbo računovodske rešitve
vizijaon-line v podjetju Vizija računovodstvo d.d., Ljubljana, 16. julij 2010.
6. Gričar, J. (1997). Vpliv računalniškega izmenjavanja podatkov na knjigovodske listine.
29. Simpozij o sodobnih metodah v računovodstvu in poslovnih financah (str. 195-204).
Ljubljana: Zveza ekonomistov Slovenije: Zveza računovodij, finančnikov in revizorjev
Slovenije.
7. Gričar, J. (1992). RIP: računalniško izmenjavanje podatkov. Kranj: Moderna organizacija.
8. Hočevar, M., Igličar, A. & Zaman Groff , M. (2007). Temelji računovodstva. Ljubljana:
Ekonomska fakulteta.
9. Jerman – Blaţič, B. (2001). Elektronsko poslovanje in pravo. Elektronsko poslovanje na
internetu. Podjetje in delo, 6-7/2001/XXVII, 1289-1298.
10. Jerman – Blaţič, B. (2001). Elektronsko poslovanje na internetu. Ljubljana: Gospodarski
vestnik.
11. Kovačič, A., Groznik, A. & Ribič, M. (2005). Temelji elektronskega poslovanja.
Ljubljana: Ekonomska fakulteta.
12. Koţelj, S. (1999). Elektronsko poslovanje v računovodstvu. Organizacija – revija za
management, informatiko in kadre, 3, 143-145.
13. Koţelj, S. (1999). Moţnosti uvajanja elektronskega poslovanja v računovodstvu. Zbornik
referatov 14. posvetovanja o računovodstvu, reviziji, davščinah in financah (str. 53-67).
Maribor: Društvo računovodij, finančnikov in revizorjev.
14. Marinček, L. (1999). Izboljšanje konkurenčnosti z elektronskim poslovanjem: Kaj storiti
danes, da bo šlo jutri hitreje? Organizacija – revija za management, informatiko in kadre,
3, 121.
15. Markov, M. (2009). Razlogi za elektronsko poslovanje z dokumenti. Revija IKS, (6), 12.
16. Markov, M. (2009). Kdaj pričeti digitalizacijo dokumentov? Revija IKS, (7), 20.
17. Markov, M. (2009). Kaj so glavne prednosti elektronskega poslovanja z dokumenti v
računovodstvu? Revija IKS, (10), 47.
18. Markov, M. (2009). Dokumenti in prenova procesov v računovodstvu. Revija IKS, (10),
51.
19. Markov, M. (2009). Primerjava med klasičnim in elektronskim poslovanjem z dokumenti.
Revija IKS, (12), 101.
25
20. Nose, B. (2004). Pasti pri uvajanju dokumentnega sistema. Zbornik XII. Posvetovanje
Računovodstvo za notranje potrebe podjetij (str. 225-229). Ljubljana: LM Veritas.
21. Online Services: Practical and Profitable. Najdeno 06. aprila 2010 na spletnem naslovu
http://web.ebscohost.com/bsi/pdf?vid=5&hid=13&sid=69539bda-7b3d-409d-aa16-
af88cf5a0843%40sessionmgr10
22. Osojnik, M. et al. (2002). Skrivnosti elektronskega poslovanja: priročnik za mala in
srednja podjetja. Ljubljana: Gospodarska zbornica Slovenije.
23. Pavliha, M. & Jerman-Blaţič, B. (2002). Zakon o elektronskem poslovanju in
elektronskem podpisu (ZEPEP) s komentarjem. Ljubljana: GV Zaloţba.
24. Perenič, G. (2000). Pravna podlaga in zakonitost elektronskega poslovanja. Zbornik
referatov 8. mednarodne konference o revidiranju in kontroli informacijskih sistemov (str.
13-26). Ljubljana: Slovenski inštitut za revizijo.
25. Slovenski računovodski standardi. Uradni list RS št. 13/2003, 43/2004, 83/2004, 28/2005,
89/2005, 9/2006, 9/2006, 119/2008.
26. Technology Opens Doors for Accountants. Najdeno dne 6. aprila 2010 na spletnem
naslovu http://web.ebscohost.com/bsi/pdf?vid=10&hid=13&sid=69539bda-7b3d-409d-
aa16-af88cf5a0843%40sessionmgr10
27. The Risk and Rewards of Going Paperless. Najdeno dne 6. aprila 2010 na spletnem
naslovu http://web.ebscohost.com/bsi/pdf?vid=6&hid=13&sid=69539bda-7b3d-409d-
aa16-af88cf5a0843%40sessionmgr10
28. The Future Looks Bright and Paperless. Najdeno dne 6. aprila 2010 na spletnem naslovu
http://web.ebscohost.com/bsi/pdf?vid=7&hid=13&sid=69539bda-7b3d-409d-aa16-
af88cf5a0843%40sessionmgr10
29. Tomc Muc, M. (2009). Izzivi računovodenja v pogojih elektronske obdelave podatkov.
Zbornik referatov 12. letne konference računovodij (str. 167-178). Portoroţ: Slovenski
inštitut za revizijo.
30. Toplišek, J. (1998). Elektronsko poslovanje. Ljubljana: Atlantis.
31. Turban, E. & King, D. (2003). Introduction to e – commerce. New Jersey: Prentice Hall.
32. Vizija računovodstvo d.d. (2010). Interno gradivo. Ljubljana: Vizija računovodstvo d.d.
33. Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu. Uradni list RS št. 30/2001,
25/2004, 73/2004–ZN-C, 98/2004-UPB1, 61/2006-ZEPT.
34. Zakon o davčnem postopku. Uradni list RS št. 24/2008-ZDDKIS, 125/2008, 20/2009-
ZDoh-2D, 47/2009 Odl.US: U-I-54/06-32 (48/2009 popr.), 110/2009 (1/2010 popr.),
43/2010.
35. Zakon o DDV. Uradni list RS št. 33/2009, 85/2009, 10/2010-UPB2.
Priloge
Kazalo prilog
Priloga 1: Shema elektronskega računovodstva......................................................................... 1
Priloga 2: Shema brezpapirnega računovodstva ........................................................................ 2
Priloga 3: Primer računovodske rešitve vizijaon-line s prikazom funkcij za podporo prodaji .. 3
Priloga 4: Primer računovodske rešitve vizijaon-line s prikazom modula banka, ki je
namenjen povezavi s plačilnim prometom................................................................................. 3
Priloga 5: Primer računovodske rešitve vizijaon – line s prikazom funkcij za obračun plač in
drugih vrst izplačil ..................................................................................................................... 4
Priloga 6: Primer računovodske rešitve vizijaon – line s prikazom modula finance, ki je
prvenstveno namenjen računovodjem ........................................................................................ 4
1
Priloga 1: Shema elektronskega računovodstva
Podjetje Računovodski servis
VODENJE ZALOG
IZDAJANJE RAČUNOV RAČUNOVODSKA OBDELAVA
SPREJEMANJE POSLOVNIH ODLOČITEV
Vir: Tomc Muc, Izzivi računovodenja v pogojih elektronske obdelave podatkov, 2009, str. 170
2
Priloga 2: Shema brezpapirnega računovodstva
Podjetje Računovodski servis
VODENJE ZALOG
IZDAJANJE RAČUNOV
SPREJEMANJE POSLOVNIH ODLOČITEV
Vir: Tomc Muc, Izzivi računovodenja v pogojih popolne obdelave podatkov, 2009, str. 170
3
Priloga 3: Primer računovodske rešitve vizijaon-line s prikazom funkcij za podporo prodaji
Vir: Interno gradivo podjetja Vizija računovodstvo d.d.
Priloga 4: Primer računovodske rešitve vizijaon-line s prikazom modula banka, ki je
namenjen povezavi s plačilnim prometom
Vir: Interno gradivo podjetja Vizija računovodstvo d.d.
4
Priloga 5: Primer računovodske rešitve vizijaon – line s prikazom funkcij za obračun plač in
drugih vrst izplačil
Vir: Interno gradivo podjetja Vizija računovodstvo d.d.
Priloga 6: Primer računovodske rešitve vizijaon – line s prikazom modula finance, ki je
prvenstveno namenjen računovodjem
Vir: Interno gradivo podjetja Vizija računovodstvo d.d.