AO DE LA INVERSION PARA EL DESARROLLO RURAL Y LA SEGURIDAD ALIMENTARIA

UNIVERSIDAD NACIONAL DE TUMBESFACULTAD DE DERECHO Y CIENCIAS SOCIALES

ASIGNATURA:ADMINISTRACION Y PRESUPUESTO

NOMBRE DE LA MONOGRAFIA:REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (ROF) Y MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (MOF)

DOCENTE:LIC. RUBEN EDGARDO INFANTE CARRILLO

CICLO:I

INTEGRANTES: BARRIENTOS CLAVIJO IVVED CORNEJO SAAVEDRA GEILER YZIGUE VELASQUEZ LUCIANA CHAVEZ MARCHAN KEVIN MEDINO IZQUIERDO BRAGGIANT

DEDICATORIA

A NUESTROS PADRESQUE CON MUCHO ESFUERZOESTN LABRANDO NUESTRAFUTURA PROFESIN.

INTRODUCCION

Este trabajo tiene como propsito precisar en que constituyen las herramientas ms importantes para una adecuada gestin administrativa, como documento que ordena las funciones a su cargo, conteniendo su estructura orgnica as como las funciones generales y especficas de cada uno de sus rganos y unidades orgnicas.

El Manual de Organizacin y Funciones (MOF), sirve para sealar las funciones que corresponde desempear al personal, el jefe a quien deben reportar, y los subordinados a quienes se debe mandar, asimismo, sirve como elemento de referencia para realizar concursos de personal para efectos de ascenso o promociones y, finalmente permite facilitar a cada dependencia de la Municipalidad poner en prctica la organizacin interna que se adecu a sus necesidades a fin de cumplir mejor las funciones que le competen.

El Reglamento de Organizacin y Funcionamiento (ROF), recoger las normas organizativas y funcionales que faciliten la consecucin del clima adecuado para alcanzar los objetivos que el Instituto se haya propuesto y permitan mantener un ambiente de respeto, confianza y colaboracin entre todos los sectores de la comunidad educativa

INDICECARATULA01DEDICATORIA..02INTRODUCCION..03CAPITULO IMANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (MOF).1.1 Qu es el MOF?....................................................................................................051.2 Qu pretende el MOF?..........................................................................................051.3 OBJETIVOS DEL MOF.051.4 IMPORTANCIAS DEL MOF.051.5 UTILIDADES DEL MOF...051.6 LIMITACIONES DEL MOF.........061.7 PROCEDIMIENTOS DE FORMULACIN061.8 ELABORACIN DE UN MOF1.8.1PASOS PARA ELABORAR UN MANUAL DE ORGANIZACIONES Y FUNCIONES.081.8.2 DESCRIPCION DEL PUESTO....09CAPITULO IIREGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (ROF)2.1 DEFINICIN.112.2 UTILIDAD..122.3 LINEAMIENTOS.122.4 CONTENIDO DEL ROF132.5 CONSIDERACIONES PARA FORMULAR EL REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES....15CAPITULO IIIDIFERENCIAS ENTRE EL ROF Y EL MOF.16CONCLUSIONES17BIBLIOGRAFIAANEXOS

CAPITULO IMANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (MOF).1.1 Qu es el MOF?Es un documento normativo donde se describe las funciones, objetivos, caractersticas, los requisitos y responsabilidades de cada cargo que se desarrollan en una organizacin.Es un documento es formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organizacin que han adoptado, y que sirven como gua para todo el personal.1.2 Qu pretende el MOF?Proporcionar informacin a los servidores, directivos y funcionarios sobre sus funciones y ubicaciones dentro de una estructura general de la organizacin.1.3 Objetivos del MOF Describe las funciones principales de cada dependencia, delimitado la amplitud, naturaleza y campo de accin de la misma. Determinar los cargos dentro de una estructura orgnica y las funciones que le competen. Precisar las interrelaciones jerrquicas y funcionales internas y externas de la dependencia. Describir los procedimientos administrativos racionalizados.1.4 Importancias del MOF Facilita el proceso de induccin del personal y permite el perfeccionamiento y orientacin de las funciones y responsabilidades del cargo al que han sido asignados, as como aplicar programas de capacitacin. Determinar las funciones especficas, responsabilidad y autoridad de los cargos dentro de una estructura orgnica de cada dependencia. Proporciona informacin a los funcionarios sobre sus funciones especficas, su dependencia jerrquica y coordinacin para el cumplimiento de sus funciones.1.5 Utilidades del MOF Ayuda a institucionalizar la simplificacin administrativa proporcionando informacin sobre las funciones que le corresponde desempear al personal al ocupar los cargos que constituyen los puntos de trmite en el flujo de los procedimientos. Facilita el proceso de induccin de personal nuevo y el de adiestramiento y orientacin del personal en servicio, permitindoles conocer con claridad sus funciones y responsabilidades del cargo a que han sido asignados as como aplicar programas de capacitacin.

1.6 Limitaciones del MOFLas principales limitaciones a tener en cuenta seran:No es la solucin a todos los problemas administrativos, si bien constituyen un instrumento que puede propiciarla.Si no se le actualiza permanentemente, pierde vigencia.Su costo de confeccin y revisin puede ser oneroso.Los aspectos informales de la organizacin no se hallan contenidos en l.

1.7 PROCEDIMIENTOS DE FORMULACINGeneralmente comprende las siguientes etapas:1.7.1 PLANEAMIENTOEn esta fase se determinar lo siguiente: Propsitos del Manual Usuarios del Manual Designacin del personal responsable de su elaboracin Actividades a desarrollar. Cronograma de trabajo Recursos materiales necesarios. Establecer el mtodo a utilizarse en la recoleccin de datos y anlisis de la misma.1.7.2 RECOPILACIN DE LA INFORMACINSe recopila informacin, de acuerdo al mtodo fijado en la fase del planeamiento. Puede ser la investigacin documental de archivos; entrevistas a los empleados y jefes para obtener datos de las actividades y operaciones en que intervienen; la observacin directa, etc.Es recomendable emplear el mtodo mixto, o sea el uso de la encuesta con cuestionarios y en los casos especiales o dudosos la entrevista.1.7.3 ESTUDIO Y ANLISISSe proceder al estudio exhaustivo de la informacin obtenida para establecer si se encuentra ambigedades, contradicciones o duplicidad al describir tanto las funciones generales como especficos. Este estudio puede enfocarse en dos formas:De lo especfico a lo general, o sea partiendo del anlisis desde el cargo como clula bsica del rgano, hasta llegar a establecer las funciones generales que posibiliten el logro del objetivo.De los general a lo especfico, es decir iniciando el anlisis del objetivo de la dependencia e ir desagregando en funciones generales, funciones especficas de cada una de las unidades estructurales, luego las actividades hasta llegar a las tareas cuyo conjunto constituye el cargo.1.7.4 REDACCIN DEL PROYECTOUna vez analizada la informacin y delimitados los campos de accin de las unidades orgnicas que integrar la dependencia, se proceder a la redaccin del Manual, de acuerdo al esquema que luego detallamos.Se recomienda utilizar el lenguaje claro, sencillo, concreto y breve. Al describir las funciones, se debern emplear el infinitivo de los verbos al iniciar cada prrafo. Ej. Revisar, redactar, supervisar, formular, etc.1.7.5 REVISIN Y APROBACINRedactado el proyecto del Manual, ser presentado a la autoridad superior de la dependencia descrita para que haga las correcciones necesarias, lo revise y otorgue el visado al documento.Con la visacin del Jefe de la dependencia interesada y el visto bueno de la Oficina de Racionalizacin, se formular en coordinacin con la Oficina de Asesora Jurdica la norma que lo apruebe y lo ponga en vigencia, de acuerdo a los niveles de desconcentracin de atribuciones.1.7.6 PRESENTACIN E IMPRESINEl Manual aprobado se hace imprimir:Se recomienda se haga en hojas sueltas, que permita hacer modificada parciales sin alterar todo el documento.En hojas de tamao A-4 segn norma.Guardarlos flderes que permita su fcil manejo o intercambio.Utilizar clave para la numeracin, que evite trastornos mayores en la sustitucin.No usar letra muy pequea ni muy grande.1.7.7 DIFUSINEl Manual aprobado e impreso debe repartirse entre el personal de la dependencia, y el personal directivo de las Oficinas con quienes debe coordinarse.1.7.8 ACTUALIZACINPeridicamente se proceder a estudiar y verificar si el documento ha cumplido con el objetivo; qu puntos hay que mejorar o sustituirlos por otros.

1.8 ELABORACIN DE UN MOF

Primero se creara un equipo tcnico para la elaboracin del MOFConstitucin del equipo tcnico.

Entre todos revisan y verifican conclusiones delanlisisde los puestos con respecto a sus actividades y deberes. Por tanto la elaboracin del MOF suele implicar un esfuerzo comn entre el equipo tcnico, los trabajadores y sus jefes inmediatos.El perfil del Puesto y los pasos para hacerlo:Es un proceso mediante el cual se busca determinar lasactitudes, cualidades y capacidades que son fundamentales para una adecuada ocupacin.Para la elaboracin del perfil es conveniente tomar en cuenta la experiencialaboralel nivel de formacin adquirida y las condiciones detrabajo.

1.8.1 PASOS PARA ELABORAR UN MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES1 PASOAnlisis de JerarquizacinLuego de reunir la informacin requerida se revisa la estructura orgnica para determinar la dependencia jerrquica del puesto y con que unidades orgnicas mantiene una relacin directa de coordinacin.2 PASOAnlisis desde los objetivos institucionalesA partir de la informacin recogida e revisara si el anlisis de cargos realizado corresponde realmente al perfil que la institucin desea y necesita para mejorar el desarrollo de sus funciones: se revisara laconductarequerida a los empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos. Es el perfil del trabajador para el puesto?. Si no lo es Cul es el adecuado? Las tareas y actividades son suficientes para el puesto?3 PASOElaborar ladescripcindel puesto:Con la informacin y el anlisis realizado se elabora unadescripciny especificacin del puesto: La descripcin del puesto incluye las responsabilidades inherentes al mismo as como las caractersticas importantes y las condiciones de trabajo La especificacin del puesto resume las cualidades personales necesarias para eldesempeodel puesto.4 PASORevisin delanlisiscon los participantes: El anlisis realizado debe ser verificado con el trabajador Esta verificacin ayudara si ladescripcinrealizada es correcta, esta completa y es fcil de entender para todos los involucrados.5 PASOLlenar los formatos del MOF

1.8.2 DESCRIPCIN DEL PUESTO1.1 IDENTIFICACION Nombre del puesto : rea al que pertenece : Cargo del jefe directivo : Nmeros de plazas :1.2 FUNCION BASICA Brindar asistencia tcnica y apoyo al rea depresupuesto.1.3FUNCIONESESPECFICASACTIVIDADES Y TAREAS Organizar el archivodocumentos,fuentesdeingresosygastos. Registrar diariamente lainformacinde documentos de gastos e ingresos. Revisar la afectacin presupuestaria consignada en los comprobantes de pagos. Llenar los formatos de ejecucin de ingresos y gastos presupuestarios Corregir e informar oportunamente las deficiencias detectadas.FACTORES DE EVALUACION Organizar elarchivode documentos, fuentes, ingresos y gastos. Registrar diariamente la informacin de documentos de los gastos e ingresos. Revisar la afectacin presupuestaria consignada en los comprobantes de pago.1.4 COORDINCION Unidad de Tesorera Unidad de Contabilidad Unidad de Personal Unidad de Abastecimiento1.5 SUPERVISION SUPERVISA A:No tiene a quien Supervisar SUPERVISADO POR:Gerencia1.6 CONDICIONES DE TRABAJOLugar Fsico: El cargo se desarrolla principalmente dentro de laoficinadeplanificaciny presupuesto ubicada en establecimiento.

CAPITULO IIREGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (ROF)

2.1 DEFINICINEs un documento tcnico normativo de gestin institucional que formaliza la estructura orgnica de la entidad, orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misin, visin y objetivos.Contiene las funciones generales de la entidad, y las funciones especficas de los rganos y unidades orgnicas, estableciendo sus relaciones y responsabilidades.Este documento expresa cmo los rganos de gobierno, han decidido que debe formularse la organizacin de una entidad.

El ROF establece lo siguiente:1. Es un instrumento normativo institucional que contiene disposiciones tcnico-administrativas que completan, regulan y fijan la estructura orgnica de una entidad.2. En el ROF se precisan la naturaleza, finalidad, funciones generales, y atribuciones de las Unidades Orgnicas y sus relaciones, de acuerdo a la norma legal de creacin y disposiciones complementarias.3. Establece la estructura funcional y orgnica de las dependencias hasta el tercer nivel organizacional, tipificando las atribuciones de los cargos directivos especificndose la capacidad de decisin y jerarqua as como el mbito de supervisin en la institucin.4. Cul es el modelo de gestin. Qu cosas realizara la entidad y que cosas las encargara a terceros.5. Cul es la estructura de la entidad y que unidades orgnicas deben existir para desarrollar el modelo de gestin.6. Qu funciones debe corresponderle a cada unidad orgnica, que favorezcan la flexibilidad y la continuidad de la organizacin.7. Las relaciones jerrquicas, de coordinacin y en general de trabajo que se establecen.8. Las atribuciones o facultades especficas de los titulares de las unidades orgnicas.

2.2 UTILIDAD DEL ROFEl ROF deber ser empleado como un instrumento de gestin administrativa, para establecer campos funcionales y responsabilidades y como un medio para efectuar el proceso de direccin y control. El ROF describe la estructura hasta el nivel del rgano o unidades orgnicas, en tal sentido supedita a los Manuales de Organizacin y funciones (MOF), los cuales llegan hasta el nivel de cargo.

2.3 Lineamientos para la funcin del ROFLa formulacin del ROF debe sujetarse a los lineamientos siguientes:a. Evitar la duplicidad de funciones y precisar las funciones y competencias de cada unidad orgnica.b. Establecer con claridad los niveles de autoridad y responsabilidad. El ROF debe constituirse en un instrumento de empoderamiento.c. Reflejar una estructura orgnica coherente con los fines y objetivos de la institucin y orientada a reforzar a la presentacin de los servicios pblicos.d. Establecer una estructura sin muchos niveles, flexible, con delegacin y buscando generar valor en los procesos.e. Permitir flexibilidad para que la entidad pueda adecuarse a los cambios polticos, econmicos y tecnolgicos.f. Contener informacin por lo menos sobre:- Unidades Orgnicas.- Cadena de mando.- Funciones de las unidades orgnicas.- Relaciones funcionales previstas.- Atribuciones especficas.g. La conduccin del proceso de elaboracin del Reglamento de Organizacin y Funciones corresponde a las Oficinas de Racionalizacin Institucional o la que haga sus veces.h. El ROF es aprobado por el Titular del Pliego a propuesta de la Oficina de Racionalizacin o la que haga sus veces.i. La Oficina de Racionalizacin es responsable de la actualizacin del ROF. En general, procede la modificacin del ROF cuando se apruebe o modifique una disposicin que afecte directa o indirectamente la naturaleza, funciones, atribuciones y/o servicios que ofrece la Entidad.j. Debe considerar una estructura sencilla en base a una cadena de mando corta y facultacin o empoderamiento, con pocos niveles jerrquicos sin exceder del 3 nivel organizacional.

2.4 CONTENIDO DEL ROF2.4.1 NDICEEs la relacin clasificada de Ttulos, Captulos y Anexos que contiene el ROF.2.4.2 INTRODUCCINSe precisa la interrelacin entre la naturaleza de la Entidad, polticas y acciones de desarrollo que se pretenden alcanzar en el corto, mediano y largo plazo.Se relacionar la Ley de creacin de la entidad, con la necesidad de operatividad para que esta se cumpla. As mismo, se describir las caractersticas del Reglamento de Organizacin y Funciones, resaltando la funcin de los rganos de Lnea en trminos de Servicios Pblicos.2.4.3 GENERALIDADESSe consignar el contenido y mbito de aplicaciones del Reglamento, domicilio de la Entidad y tiempo de funcionamiento.2.4.4 TTULO PRIMERO: DE LA NATURALEZA, FINALIDAD, OBJETIVOS Y FUNCIONES GENERALESSe precisar la naturaleza de la entidad, es decir la esencia propiedad y caractersticas permanente que ha recibido por mandato constitucional.La finalidad tambin llamada misin, es la razn fundamental para la que ha sido creada la institucin y a la que debe orientar su existencia. Generalmente se define en funcin de que productos o servicios genera, y a quienes se dirige. La finalidad o misin tambin puede desplegarse en objetivos vinculados al corto y mediano plazo.Se considera as mismo, las funciones generales, entendiendo como tales al conjunto de acciones fundamentales o actividades globales que deben realizar la Entidad para lograr la finalidad y objetivos establecidos.2.4.5 TTULO SEGUNDO: DE LAS FUNCIONES, FACULTADES Y ATRIBUCIONESEn esta parte se establecer la Estructura Orgnica y describir la naturaleza y funciones de los rganos de la Entidad. Se podr agrupar los rganos afines en captulos.Se sealaran las interrelaciones internas y externas que se proveen llevar a efecto.Se consignarn las funciones de cada Director o Jefe de rgano en el ejercicio del cargo y las facultades y atribuciones de los actos administrativos de su competencia.Todos estos aspectos se podrn desarrollar en Captulos.Precisiones tcnicas Las funciones deben precisar:a) La atribucin, facultad nivel de intervencin (normar, regular, supervisar, coordinar, ejecutar).b) La materia o campo sobre el cual se ejerce la atribucin (Educacin de adultos, programas de vacunacin, rol de vacaciones, etc.);c) El mbito institucional o territorial sobre el cual se acta (Sector, Ministerio, Institucin Nacional, Regional, Local, etc.).d) La formulacin de las funciones deben delimitar los campos de accin de las diferentes reas funcionales, cuidando de no incurrir en omisiones o interferencias.e) Dicha descripcin debe orientarse a permitir que los rganos cumplan con los propsitos de planeamiento, organizacin, direccin, coordinacin, ejecucin y control de sus actividades.f) Su redaccin considera el verbo en infinitivo. Clasificacin de las funciones:a) Por sistemas: De decisin (Direccin Poltica y direccin administrativa), De Gestin (tcnico normativo/ Ejecutivos) y Auxiliares (De equilibrio y de insumos).b) Por el Proceso Administrativo: Considera a las funciones vinculadas a las Fases o etapas en la cual se descompone el Proceso Administrativo.c) Por rganos: (rganos de lnea tcnico normativos o de ejecucin, control, asesora y apoyo).2.4.6 TITULO TERCERO: DE LAS RELACIONES INTERINSTITUCIONALESSe especificar la facultad que tiene la Entidad de mantener relaciones con personas naturales o jurdicas, nacionales o extranjeras cuyos objetivos sean concurrentes o complementarios a los fines que persigue.2.4.7 TTULO CUARTO: DISPOSICIONES COMPLEMENTARIOS, TRANSITORIAS Y FINALES Se consignar con precisin l o los regmenes laborales en los cuales se encuentran comprendidos los funcionarios y servidores. Consignar los recursos con que contar el organismo, con precisin de sus pautas, as como el origen de su patrimonio. Considerar todas aquellas disposiciones que coadyuven a lo mejor aplicacin de las normas establecidas en los rubros anteriores. Consignar todas aquellas disposiciones que deben aplicarse en forma temporal para la adecuada implementacin de la Entidad. Indicar las disposiciones legales que se dirijan, modifican o se dejan en suspenso con las normas previstas.2.4.8 ORGANIGRAMA GENERALContendr la estructura orgnica total de la Entidad.2.4.9 GLOSARIO DE TRMINOSDeber definirse aquellos trminos tcnicos empleados en el Reglamento, que requieren aclaracin en cuanto a su significado, debiendo ser presentados en orden alfabtico.

2.5 CONSIDERACIONES PARA FORMULAR EL REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES Debe realizarse un ligero diagnstico de la realidad en tres planos. Considerando los planes institucionales, las polticas de gobierno de sus autoridades y las modalidades de gestin priorizadas. Teniendo en cuenta las necesidades de la poblacin, los servicios de mayor demanda y las prioridades que se establezcan para el desarrollo. Teniendo en cuenta los aspectos administrativos de la Entidad teniendo en cuenta la cantidad y calidad de personal, sus aptitudes, los recursos materiales y financieros, la infraestructura existente, etc. Luego se debe describir detalladamente las competencias y atribuciones que la Ley otorga a la Entidad. Se obtendr un listado de funciones que la Ley faculta y encarga a la Institucin.De la misma forma proceder a establecer una comparacin entre las competencias y atribuciones que la Ley otorga a la Entidad y las que viene desarrollando. Utilizando el diagnstico anterior, se debe analizar competencias son posibles y convenientes desarrollar por la Entidad. Para precisar la estructura organizacional, es necesario que las autoridades definan la poltica Institucional en la referente a:1. Precisin sobre las competencias esenciales y adjetivas de la entidad.2. Modalidades de la gestin, en la prestacin de servicios. (Por proyecto, por administracin directa, por contrato, con alianzas, tercerizadas, etc.).3. Amplitud en cuanto a lo desagregacin de unidades organizativas.4. Niveles jerrquicos y organizacionales.5. Tipos de departamentalizacin o utilizarse.6. Niveles y grados de delegacin y empoderamiento.

CAPITULO III

DIFERENCIAS ENTRE EL ROF Y EL MOF

Tanto el Reglamento de Organizacin y Funciones cono el Manual de Organizacin y Funciones son documentos tcnico normativo sobre la organizacin y funciones de la entidad u rgano de que se trate. Sin embargo presenta las diferencias siguientes:a)El Reglamento de Organizacin y Funciones regula y establece la organizacin interna de una entidad sobre la base de objetivos y funciones establecidas en su Ley Orgnica; mientras que Funciones est supeditado a un Reglamento, el cual le sirve de base legal.b) El Reglamento de Organizacin y Funciones contiene informacin general; mientras que los Manuales son ms especficos, tienden a aclarar las normas, enfatizar los procedimientos y relacionan instrucciones de procedencia diversa.

CONCLUSIONES

Permite superar la duplicidad, las superposiciones e interferencias orientando a la eficiencia y eficacia.

Desarrolla los perfiles de los cargos considerados en el CAP, as el personal conoce su ubicacin, dependencia, jerarqua, responsabilidad y requisitos mnimos para el cargo especfico.

Contribuye a realizar el seguimiento, la evaluacin y el control de las actividades de cada rgano.

Permite a los supervisores distinguir con precisin y orden los elementos que integran cada puesto.

Permite a los trabajadores realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para hacerlas bien.

Es fuente de informacin bsica para la gestin de los recursos humanos de la INSTITUCION.

BIBLIOGRAFIA

REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONEShttp://salasmacchiavello.blogspot.com/2010/10/reglamento-de-organizacion-y-funciones.htmlAUTOR: Miguel Salas Macchiavello

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONEShttp://www.monografias.com/trabajos76/organigramas-manual-organizacion-funciones/organigramas-manual-organizacion-funciones.shtmlhttp://recursoshumanosperu.blogspot.com/2007/09/manual-de-organizacin-y-funciones.htmlhttp://victorzegarra.net/2012/08/17/que-es-el-mof-manual-de-organizacion-y-funciones/AUTOR: Vctor Zegarra

ANEXOS

ROLES EN EL EQUIPOhttp://galecu.blogspot.com/2011_07_01_archive.html

MODELO DE PROCESO DE MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONEShttp://www.microsoft.com/latam/technet/articulos/wireless/ogch10.mspx

EL ROFhttp://plancentrovalle.blogspot.com/2011/07/el-rof.html

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL PODER JUDICIALhttps://www.google.com.pe/search?q=IMAGENES+DEL+ROF&bav=on.2,or.r_qf.&bvm=bv.4622