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TAREA UNIDAD 3. ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

DUMAR GUTIRREZ PREZ

LYDA CONSUELO HERNNDEZ ALBARRN

SANDRO SALAZAR PINEDA

UNIVERSIDAD DEL QUINDO CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN,

BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA GESTIN DOCUMENTAL II CUARTO SEMESTRE G3

BOGOT BUCARAMANGA - SOACHA 2015

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TAREA UNIDAD 3. ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

DUMAR GUTIRREZ PREZ

LYDA CONSUELO HERNNDEZ ALBARRN

SANDRO SALAZAR PINEDA

Profesora LUZ MARINA ARIAS GONZLEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDO CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN,

BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA GESTIN DOCUMENTAL II CUARTO SEMESTRE G3

BOGOT BUCARAMANGA - SOACHA 2015

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CONTENIDO

Pg.

INTRODUCCIN 4

OBJETIVOS 5

OBJETIVO GENERAL 5

OBJETIVOS ESPECFICOS 5

1. TAREA 3. UNIDAD 3 ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO 6

CONCLUSIONES 35

BIBLIOGRAFA 36

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INTRODUCCIN

Con este trabajo se pretende abordar acerca del ciclo vital de los documentos, cada uno de los procesos de Gestin Documental y todo lo relacionado con estos temas; tambin se citan decretos y parte de la normatividad de la Gestin Documental; de igual forma describiendo los procesos de clasificacin, ordenacin y descripcin documental, as mismo afianzando conocimientos sobre los valores primarios y secundarios de los documentos de acuerdo a sus etapas.

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OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL:

- Conocer a fondo todo lo relacionado con las diferentes etapas del ciclo de vida del documento.

OBJETIVOS ESPECFICOS:

- Definir el ciclo vital de los documentos, fases y/o etapas.

- Citar decretos de la normatividad de Gestin Documental como es el caso de los Acuerdos No. 03, 04 y 05 de 2013 en lo relacionado con el comit interno de archivo y la tabla de retencin documental.

- Identificar los procesos de clasificacin, ordenacin y descripcin documental.

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1. TAREA 3 UNIDAD 3. ETAPAS CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

1.1 CUESTIONARIO

1.1.1 Qu son las Agrupaciones Documentales?

QU SON LAS AGRUPACIONES

DOCUMENTALES?

Conjunto de documentos concebidos por una unidad administrativa, en el ejercicio de sus funciones, y de acuerdo a su jerarqua ilustrada en el organigrama origina fondos, secciones, subsecciones, series y subseries documentales respectivamente. Ejemplo: Alcalda de Bogot.

FONDO DOCUMENTAL

Es la mayor agrupacin documental, que existe en un archivo y pertenece al "conjunto de documentos que est en cualquier formato o soporte, que se produce orgnicamente y que son reunidos y utilizados por una persona natural o jurdica en el ejercicio de sus actividades".

SECCIN DOCUMENTAL

Unidad Administrativa que produce documentos. Ejemplo: Direccin, Secretaria General, Tesorera, Contabilidad, Recurso Humano, etc. (Acuerdo No. 027 de 2006. Consejo directivo del A.G.N.).

SUBSECCIN DOCUMENTAL

Subdivisin de la seccin documental (divisin administrativa) en algunos casos la subseccin recibe el nombre de Oficina, Divisin o Seccin. Es as que la subseccin tiene a su cargo funciones y actividades especficas dentro de esa seccin respectivamente. .

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SERIE DOCUMENTAL

Es el conjunto de documentos que son producidos por un rgano competente en el desarrollo de sus funciones regulado por una misma norma legal. Nace como producto llevada a cabo por personas naturales o jurdicas, siendo el testimonio material de sus funciones. Ejemplo: ACTAS

SUBSERIE DOCUMENTAL

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y su jerarquizacin, identificadas de forma separada de sta por su contenido y sus caractersticas especficas. Ejemplo: Actas de la Junta directiva.

UNIDAD DOCUMENTAL

Elemento indivisible y fundamental de una serie documental, que puede estar constituida por un solo Documento (simple), o por un conjunto de ellos (compuesta) que conforman un expediente. Resultado fsico llevada a cabo en unidades administrativas por funciones previamente asignada.

SIMPLE

COMPLEJA

Compuesto por un solo tipo

documental, ejemplo: formatos de hojas de vida.

Compuesto por varios tipos documentales. Ejemplo: Historia

Laboral

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1.1.2 Defina clasificacin, ordenacin archivstica y descripcin:

Clasificacin Ordenacin Archivstica

Descripcin

Labor en la cual se identifica y establecen las series que compone una agrupacin documental (fondo, seccin, subseccin) basado en el organigrama o estructura organizacional. Para hacer una clasificacin hay que identificar y tener en cuenta: 1) la procedencia, 2) la estructura y 3) las funciones. De igual forma tiene como fundamento basarse en los principios de procedencia y principio de orden original.

Es la actividad a travs de la cual se da la respectiva disposicin fsica a los documentos. En otras palabras identifica qu documento va primero y cul va despus. Se le conoce tambin como el testimonio de la gestin de los trmites que dieron origen a tales documentos Se tiene en cuenta la ecuacin organizacin = clasificacin + ordenacin + descripcin.

Se le conoce como proceso o actividad de anlisis de la documentacin de un archivo, as mismo por ende las agrupaciones pero materializado en representaciones para poder identificar, localizar y recuperar la informacin de esos documentos que son utilizados en un futuro para la gestin y la investigacin respectiva de un tema especfico.

Fuente: Todas las imgenes son tomadas de los vdeos, mediante la captura de pantallazos y adaptadas posteriormente.

1.1.3 Establezca la diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos.

a. Ordenacin: es el paso consecutivo y complementario inmediatamente despus de la clasificacin, labor archivstica en la cual se establece fsicamente la secuencia natural de la produccin de los documentos al interior de las series y stas a su vez al interior de las secciones.

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b. Organizacin de Archivos: son las diferentes maneras en las que puede ser organizada la informacin de los archivos, as mismo las diferentes formas en dicha informacin puede tener acceso en un momento dado. Se contempla dos niveles de visin de los archivos (el nivel fsico y el nivel lgico), por lo cual se puede hablar tambin de dos aspectos de organizacin importantes de archivos: organizacin de archivos lgicos y de archivos fsicos.

1.1.4 Qu se refleja con la Clasificacin?

La clasificacin debe reflejar la estructura de cada entidad de tal forma que las agrupaciones documentales resultantes correspondan a las subdivisiones que conforman la institucin, por ejemplo: el fondo documental ser la entidad, las secciones son las dependencias de mayor jerarqua y las subsecciones son los grupos de trabajo. A su vez todos los documentos e informacin, siguen procedimientos administrativos y misionales los cuales se vern reflejados en una clasificacin documental la cual permite detectar la produccin documental empleada en la Institucin y de esta manera, facilita la codificacin de las series y subseries documentales producidas en los archivos en desarrollo de funciones especficas asignadas a cada dependencia.

De igual forma por medio del Cuadro de Clasificacin Documental (CCD) a cada documento se le establece un cdigo numrico que lo distinguir, por lo cual permite su vinculacin con los otros documentos relativos a un mismo asunto en un expediente o una serie, para que posteriormente surja de una exacta localizacin dentro del sistema de archivo.

En su defecto la finalidad de la clasificacin dentro de una entidad ser recuperar los expedientes de una manera organizada, rpida, segura, codificada y que corresponda a la solicitud que genere mediante un trmite administrativo, igualmente de acuerdo a los tiempos de retencin asignados en la Tabla de Retencin Documental (T.R.D.) debe corresponder a que la documentacin est en alguna de las tres instancias que se pueden encontrar dentro del Archivo Institucional (archivo de gestin, archivo central y archivo histrico).

Por lo tanto la clasificacin no determinar cmo deber arreglarse la documentacin dentro de cada una de las agrupaciones documentales, sencillamente se describe cules son los de cada unidad administrativa, a qu funcin corresponde y cual serie pertenece.

1.1.5 Qu implica la clasificacin?

Como proceso archivstico, el proceso de la clasificacin permite la identificar y agrupar sistemticamente los documentos semejantes pero con caractersticas comunes, y tiene como base la estructura orgnico-funcional (estructura

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organizacional) de las instituciones as como los trmites administrativos que adelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones a travs del tiempo.

1.1.6 En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste cada uno de ellos?

La clasificacin se basa en dos principios, el principio de procedencia y en el principio de orden original.

a. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: en este principio se permite identificar los productores, las personas que crearon los documentos que pueden ser institucionales que ataen a cualquier institucin o entidad (alcaldas, colegios, clnicas, hospitales, etc.) y administrativos (seccin, subseccin, unidades administrativas, dependencias, gerencia, direccin, tesorera, etc.) pero con base a la estructura orgnica. En conclusin este principio debe aplicarse a toda entidad, inclusive a cualquier unidad por ms pequea que sea pero a la vez que cumpla funciones definidas y determinadas que tengan una responsabilidad directa.

PROCEDENCIA AGRUPACIONES DOCUMENTALES Municipio de Bucaramanga Fondo Documental Alcalda de Bucaramanga Secretara de Salud Seccin Documental Grupo Copasst (Comit Paritario Salud y Seguridad en el trabajo)

Subseccin Documental

Recurso Humano Subseccin Documental

b. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: este principio se emplea a partir del conocimiento de los procedimientos administrativos que determinan el orden en que fue producido o generado ese documento para el posterior desarrollo de su trmite. De igual forma se le conoce como secuencia administrativa de la

CLASIFICAR

P R O C E D E N C I A

I D E N T I F I C A R

E S T R U C T U R A

F U N C I O N E S

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produccin de los documentos los cuales tienen relacin con las unidades documentales plasmadas en actividades para resolucin de los asuntos. Para que se cumpla debe preservar las interrelaciones documentales innatos o sea respetar el estatus al lugar que ocupe en cualquier trmite. O sea casa carpeta o unidad documental deber tener la documentacin que le compete a ese asunto.

Fuente: Imgenes tomadas de las diapositivas del material que tiene la empresa Archivsticos Gestin Documental S.A.S., utilizada en sus capacitaciones.

1.1.7 Qu determinan las funciones comunes y especficas de una organizacin en la Clasificacin?

Las funciones bsicamente entran a determinar las series que corresponden a cada agrupacin de documentos, ya que son el resultado de actuaciones reguladas por normas de procedimiento en cumplimiento de los objetivos encomendados en cada seccin o dependencia. Se resalta que las funciones comunes son funciones administrativas que apoyan el ejercicio de las competencias de una entidad; en cambio las funciones especficas son las encargadas de desarrollar la misin de la institucin, y algo muy importante es que se constituye en la razn de ser, y pueden ser delegadas en las reas tcnicas.

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1.1.8 Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin?

Se dan los pasos cuando se clasifican debidamente los documentos, ya que stos deben reflejar la misin, objetivos y funcionamientos de la institucin que los produjo (productor), para realizar efectivamente esta labor es necesario adelantar las siguientes actividades en forma consecutiva o secuencial:

a. IDENTIFICACIN DE PRODUCTORES: en este proceso de identifica Agrupaciones Documentales, como es el caso de los Fondos documentales, Secciones, y subsecciones, a partir de la informacin relacionada en los actos administrativos de creacin y reconstrucciones del organismo productor y de las estructuras organizaciones u organigramas. Se debe recopilar cierta informacin como:

b. ESTRUCTURA ORGNICA: aqu se identifican Secciones y Subsecciones documentales las cuales estn relacionadas con la documentacin producida por cada una de las dependencias de mayor rango y por los grupos de trabajo en que estos se subdividen por lo tanto es necesario recopilar los actos administrativos a travs de los cuales se legalizan los cambios estructurales de la entidad y establecer la jerarqua de las dependencias para saber cules de ellas son de nivel directivo y cules del subalterno. A travs del organigrama se puede codificar todas las secciones y subsecciones que entran a jugar una dinmica en la documentacin contenida en la T.R.D., hay que tener en cuenta:

c. SERIES DOCUMENTALES Y ASUNTOS: las series documentales y los asuntos, son identificadas a travs de las funciones y actividades desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de los objetivos propuestos. Al momento de desarrollar sus funciones, cada entidad establece trmites y procedimientos que se reflejan en la produccin documental necesaria en la cual juega un papel muy importante el inicio y fin de la accin administrativa. Los documentos generados en el desarrollo de esta actividad da origen a una

Fecha de creacin. Fecha de supresin (si es el caso). Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad. Organismos que la han precedido en el desempeo de las funciones

anlogas. Organismos que heredan competencias.

Organigramas. Creacin y supresin de dependencias. Manuales de funciones. Manuales de procedimientos. Reglamentos internos.

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unidad documental que en su defecto reunidas con otras de estructura y contenidos homogneos, conforman la serie documental. Hay funciones especficas que identifican un asunto principal. Por otra parte los procedimientos establecidos para los trmites administrativos pueden variar, lo que hace que surjan asuntos relacionados con el principal. En tales casos el ttulo o denominacin del asunto principal se conoce como SERIE- y podra subdividirse en ciertos nmeros de asuntos relacionados los cuales quedarn indicados como subseries. Se debe tener presente que los asuntos hacen referencia al contenido especfico de cada unidad documental que materializan los trmites administrativos adelantados por las dependencias delegadas para resolverlos.

1.1.9 Qu son unidades documentales?

Unidades documentales son la unin de documentos que buscan generar una accin administrativa que de acuerdo al trmite posterior realice la funcin determinada con motivo de su creacin. La unidad documental divide en simple (compuesta por una tipologa documental extensa de diferente clase) y compuesta (puede tener varias tipologas de la misma clase), pero eso depende de los documentos que hagan parte de esta unin. De igual forma se debe conocer la definicin del concepto de tipologa documental siendo una pieza documental, ya que es la unidad archivstica mnima que se conforma por un solo documento completo .Ejemplo: carta, recibo de caja, formato de hoja de vida, ley, resolucin, decreto, documento de identidad, etc.

1.1.10 Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de dos ejemplos de cada una.

a. UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE: es la que est conformada por una sola tipologa, ya que su funcin es la misma y un tanto repetitiva. Ejemplo: ACTAS. Actas de Consejo Directivo, Actas de Consejo Acadmico, Actas de Evaluacin y Promocin, las cuales poseen un consecutivo y un orden cronolgico de produccin (la tipologa ser actas de reunin) con el fin de solucionar y realizar ciertas labores administracin de esa junta directiva. Ejemplo:

Fuente: Imagen tomada de la cartilla de Ordenacin documental (captura de imgenes).

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b. UNIDAD DOCUMENTAL COMPUESTA: es la que est compuesta por una variedad de tipologas documentales que van relacionadas con algo en comn. Ejemplo: la unidad documental de la HISTORIA ACADMICA de Martha Martnez Mrquez, la cual posee la ficha de matrcula, la fotocopia del documento de identidad (registro civil de nacimiento y tarjeta de identidad), certificados de estudio o boletines de calificaciones de otros colegios, fotocopia del documento de salud, fotocopia del sisben, recibo de un servicio pblico. Muchos documentos que se relacionan con un individuo, en este caso Martha Martnez Mrquez, en funcin de ejecutar un programa acadmico de bachiller. Ejemplo:

Fuente: Imagen tomada de la cartilla de Ordenacin documental (captura de imgenes).

1.1.11 Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos:

Tipo documental son las unidades de informacin contenidas en los documentos y se clasifican en simples y complejos; de igual forma es toda aquella informacin registrada y contenida sobre cualquier soporte material y que es producido y conservado por las instituciones o personas, durante el desarrollo de sus actividades a lo largo del tiempo de existencia de dicha entidad siendo un testimonio de la actividad humana.

Por otra parte, los documentos pueden segn la finalidad que persiga (dispositivos o imperativos, testimoniales o probatorios, informativos o noticiosos, sustantivos o caractersticos, comunes o facilitativos), segn su clase textuales (manuscritos, mecanografiados o impresos), iconogrficos (mapas, planos, dibujos, fotografas, diapositivas, etc.), autor o ente productor (pblicos y privados), sonoros (discos, cintas magnetofnicas, discos compactos), segn su funcin en el tiempo (documentos vitales como importantes, tiles no esenciales), audiovisuales (cintas de video, pelculas cinematogrficas), segn su tramitacin (corrientes, semicorrientes y no corrientes), electrnicos (disquetes, CD-ROM, bases de datos, etc.), virtuales (webs, blogs, etc.), soporte (papel y cinta) y cualquier otra propuesta que el avance tecnolgico pudiera plantear en el futuro.

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1.1.12 Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o etapas?

Fuente: Imgenes tomadas de las diapositivas del material que tiene la empresa Archivsticos Gestin Documental S.A.S., utilizada en sus capacitaciones.

El ciclo vital de los documentos son las etapas por las que pasan los documentos desde su proceso de creacin hasta su disposicin final (los ocho pasos del PGD), siendo esta su eliminacin o su conservacin permanente, teniendo en cuenta los criterios establecidos desde su creacin por la entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo de vida til del documento, por lo tanto aqu se tiene en cuenta los valores primarios y secundarios de cada documento (valores primarios como el valor administrativo, legal, fiscal, contable y tcnico, o sea es cuando el documento es de utilidad para la administracin y valores secundarios como el valor cultural, histrico y cientfico, o sea para la ciencia y la investigacin futura).

A manera de conocimiento un poco ms all de lo que conocemos, la teora del ciclo vital de los documentos fue planteada en el ao de 1947 por una comisin Norteamericana al darse cuenta de los grandes volmenes de informacin que posean y lo complejo que era el tema de la localizacin de los documentos no solo en su organizacin sino tambin en la mayora de las entidades tanto pblicas como privadas alrededor del mundo y que el desorden en todas las instituciones ha sido el mnimo comn denominador.

Esta teora se basa principalmente en tres etapas por las cuales cruzan los documentos de archivo dentro de una organizacin (en la siguiente imagen se muestra el ciclo vital de los documentos y los tipos de archivos, extractada de la informacin dada por la docente):

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Fuente: Imgenes tomadas del material bajado de la bibliografa de la Unidad 3 (captura).

Se destaca que cada etapa del ciclo vital del documento tiene relacin estrecha con su permanencia en cada uno de los tres tipos o fases del archivo como son: Archivo de Gestin (AG), Archivo Central (AC) y Archivo Histrico (AH) acorde con la Tabla de Retencin Documental y la Tabla de Valoracin Documental.

SEGUNDA EDAD

Documentos que tienen valor secundario o permanente, que se puede utilizar como

documento investigativo y para la ciencia. TERCERA EDAD

Informacin que no es consultada frecuentemente pero que todava tiene un valor primario o secundario por lo cual deben conservarse como objeto de consulta precaucionalmente.

Va desde la creacin del documento y el trmite de la informacin que contiene. Su consulta es permanente (documento de gestin).

PRIMERA EDAD

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Los documentos de la primera fase forman parte del Archivo de Gestin pues su consulta es permanente los cuales estn durante cinco aos en cada rea de trabajo. Por el contrario la documentacin del Archivo Central, su uso es poco recuente y su conservacin es inferior a 50 aos. Los documentos del Archivo Histrico se conservan definitivamente por testimonio e historia de la institucin.

Fuente: Imagen hecha por la compaera Lyda Consuelo Hernndez A.

1.1.13 Segn el Artculo No. 9 del Decreto 2609 de 2012, los Procesos de la gestin documental son: Planeacin, Produccin, Gestin y Trmite, Organizacin, Transferencia, Disposicin de Documentos, Preservacin a Largo Plazo, y Valoracin. Teniendo en cuenta estos procesos, visite una

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

ARCHIVO DE TRAMITE (FASE ACTIVA)

ARCHIVO DE CONCENTRACION

(FASE SEMIACTIVA)

ARCHIVO HISTORICO (FASE INACTIVA)

3ETAPA

GUARDA DEFINITIVA

1ETAPA SELECCIN

DOCUMENTALPRELIMINAR

2ETAPA SELECCIN DOCUMENTAL

FINAL

VALORES PRIMARIOS

ADMINISTRATIVO

LEGAL

FISCAL

VALORES SECUNDARIOS

TESTIMONIAL

EVIDENCIAL

INFORMATIVO

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entidad pblica e indague paso a paso cules son las actividades que se realizan en cada uno de ellos e ilstrelos con fotografas.

ALCALDA DE SUCRE - SANTANDER PROCESO EVIDENCIA

Planeacin: de acuerdo a la informacin que se tiene, la secretara va redactando el

documento a presentar.

Produccin: una vez tiene todos los datos procede a elaborarlo en un formato editor de texto. Y se entrega a la persona encargada.

Gestin y Trmite: una vez es entregado se procede a enviar

para darle el trmite correspondiente.

Organizacin: a nivel de oficinas van organizando la

documentacin, y aparte se est terminando de organizar el fondo

documental acumulado de la alcalda para cumplir la norma.

Transferencia: de acuerdo a las polticas que se estn

implementando la informacin es transferida al archivo central previa acta e inventario nico documental en formato digital.

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Disposicin de Documentos: una vez se est arreglando la

informacin se procede a ponerse en cajas y llevarse al archivo central a los estantes

respectivos.

Preservacin a Largo Plazo: se adecuada la informacin y en

caso de ser posible se le hace un pequeo proceso de

conservacin de la informacin.

Valoracin: por ltimo, se entra a determinar por los jefes de

rea la importancia de los mismos para proceder a mirar la opcin de conservacin total o

eliminacin de los mismos.

Fuente: Imgenes tomadas en el proceso archivstico que se est llevando a cabo en la Alcalda Municipal de Sucre Santander, a cargo de la empresa Archivsticos Gestin Documental S.A.S.

1.1.14 identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y cules son los procesos de la Gestin Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Archivo Central e Histrico).

a. ARCHIVO DE GESTION O DE OFICINA: comprende toda la documentacin de uso continuo por la misma oficina productora o quien lo solicite en un momento dado. Su trmite se realiza para dar respuesta o solucin a algunos asuntos. Aqu se desarrollan los procesos de: 1) Planeacin, 2) Produccin, 3) Gestin y Trmite.

b. ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO: aqu se agrupan documentos trasferidos por el archivo de gestin de una entidad u organizacin, su consulta no es tan frecuente pero sigue con vigencia de acuerdo a los valores que conserva an. Aqu se dan los procesos de: 4) Organizacin, 5) Transferencia, 6) Disposicin de Documentos.

c. ARCHIVO HISTORICO O PERMANENTE: es el trasferido desde el archivo central, son documentos de valor informativo, histrico, testimonial y/o cultural

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que se conserva en condiciones que garanticen su integridad y transmisin a las generaciones futuras, por esto forma parte de patrimonio histrico. Aqu se dan los procesos de: 7) Preservacin a largo plazo y 8) Valoracin.

1.1.15 Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas desde su produccin.

Dumar Gutirrez Prez Documento: CARTA COMERCIAL ARCHIVO DE GESTIN

CARTA COMERCIAL (comunicacin oficial): documento privado, escrito y formal, que tiene uso en el trfico comercial cuyo objetivo es mantener comunicacin interempresarial con otros comercios, por ejemplo campaas conjuntas de publicidad u otras estrategias de marketing; con los proveedores, para solicitarles productos o pedirles nuevos plazos de pago u otras facilidades, o elevar una queja por retardo de cumplimiento o algn defecto en la entrega; con la clientela, para ofrecerles beneficios, requerir cuotas adeudadas, recordarles vencimientos; con el pblico en general, para que conozcan la calidad de sus productos o su buena atencin, o sus ofertas o sus servicios de postventa.

CARACTERSTICAS: las mrgenes deben ser as: superior entre 3 cm e inferior 3 cm; Lateral izquierdo entre 4 cm y 2 cm de Lateral derecho. Preferiblemente en tamao carta para estandarizar los documentos que se producen.

PRESENTACIN DE LA CARTA: la carta se escribir en estilo Bloque extremo, que consiste en iniciar todas las lneas en el margen izquierdo de las hojas.

ELEMENTOS O CAMPOS QUE DEBEN CONSIGNARSE EN LA CARTA:

Cdigo: se debe dejar una interlnea despus del logotipo de la empresa, se consigna el cdigo numrico de la dependencia, la serie y subseries que se asigna en la Tabla de Retencin Documental. Cdigo de la dependencia: Direccin Administrativa 1510.08.01 Cdigo de la serie: Contratos Cdigo de subseries: Contratos Interadministrativos

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Lugar de origen y fecha de elaboracin: se deja una o dos interlneas debajo del cdigo, se consiga la ciudad donde se elabora el documento, seguido de una coma (,). La fecha de elaboracin se asigna en el Centro de Administracin Documental, en el momento en que se radica la comunicacin.

Datos del destinatario: dejar de dos a tres interlineas despus del lugar de origen y consignar los siguientes datos en lneas independientes:

Asunto: es quizs el dato ms importante dentro de una comunicacin oficial (carta u oficio), se colocar a dos interlneas de los datos del destinatario la palabra Asunto con mayscula inicial, seguida de dos puntos y sin subrayar. Es un resumen breve del documento en cuatro o cinco palabras. Se deben omitir artculos, preposiciones y conjunciones de modo que no afecte el sentido de la frase. Se recomienda producir una comunicacin para cada asunto. En ningn momento debe anotarse como asunto el nmero que trae la comunicacin a la cual se da respuesta. Si es necesario destacar esta informacin se puede hacer en el primer prrafo del texto. Para una mejor visualizacin en muchas partes se acostumbra a escribir ajustado al lado derecho de la hoja. Ejemplo:

Asunto: Respuesta solicitud prstamo auditorio.

Saludo: se inicia dos interlneas abajo del asunto. Para las damas se acostumbra el nombre sencillo o compuesto, y para los caballeros los apellidos. Estimado o Apreciado se utilizan solo con personas de confianza. Se pueden utilizar como saludo independiente o como parte inicial del texto. Por ejemplo:

Santa Marta, 1. Ttulo acadmico en mayscula inicial. 2. Nombre del destinatario debe ir en mayscula sostenida 3. Cargo en mayscula inicial. 4. Nombre de la entidad u organizacin, ste debe ir en mayscula inicial y su acrnimo o sigla en mayscula sostenida. 5. Direccin: se escribe sin abreviaturas, si contiene informacin complementaria como bloque, apartamento, se debe escribir la palabra completa.

6. Nombre del lugar de destino: se identifica la ciudad y seguido de una coma (,) el departamento. Si el lugar de destino es el exterior, debe identificarse el pas en la misma interlnea.

Ingeniero JAVIER LEON HERNANDEZ GERENTE GENERAL Sonido Ltda. Calle 9 No. 3-54, Santa Clara BOGOT

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Texto: comienza a dos interlneas del asunto o del saludo independiente, si existe. El prrafo debe estar en interlineado sencillo y una interlnea libre separando cada prrafo, distribuyendo el texto de acuerdo a la extensin del contenido y tener en cuenta los siguientes puntos.

Escribir de forma breve, concisa, sencilla y respetuosa. Redactar en primera persona del plural y usar tratamiento de usted. Tener especial cuidado en no dejar la firma en una hoja aparte. Para utilizar segundas hojas se debe pasar a la siguiente, como mnimo, un

prrafo de tres renglones. No debe contener errores ortogrficos, gramaticales o de puntuacin.

Despedida: se utiliza a dos interlneas del ltimo prrafo del texto de la comunicacin. Se recomienda la despedida seguida de una coma, con palabras sencillas.

Remitente: se dispone a cuatro interlneas de la despedida. Nombre completo de quien va a firmar la carta en mayscula sostenida, y en el siguiente rengln el cargo que ocupa, en mayscula inicial.

Anexos: se debern detallar en el texto y al final de la carta, a dos interlineas de los datos del remitente; se enunciar la cantidad, y entre parntesis se relaciona el nmero de folios y el tipo de anexo. Ejemplo:

Copias: se escribe la palabra copia seguida de dos puntos, a dos interlneas de los datos del remitente o de la relacin de anexos, si existe. Deben relacionarse los datos en este orden: tratamiento de cortesa o ttulo, nombre y apellidos, cargo y nombre de la entidad. Si es para un funcionario de la misma entidad no se registra el nombre de sta. Ejemplo:

Cordial saludo doctor lvaro:

Alegra y complacencia lo saludamos y confirmamos

Despedidas terminadas en coma, Atentamente, Cordialmente, sinceramente,

Anexos: uno (20 folios). Anexos: tres (8 folios, un CD y un audio). Anexos: cinco (tres informes en 25 folios, un CD y un plegable).

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Identificacin del transcriptor: se debe poner a dos interlneas del remitente o a una de anexos o copias. Se escribir el nombre y apellido del o la trascriptora, seguido de la palabra transcriptor en mayscula inicial. Se utiliza letra Arial, tamao 8. Si hay ms participantes en la elaboracin del documento se debe aclarar el papel desempeado por cada uno. Ejemplo:

Archivar: todo documento producido, relacionado con un contrato o convenio, debe indicar en la parte final, a una interlnea del transcriptor, en letra arial tamao 8, a que contrato o convenio pertenece, registrando el nmero de ste y el ao en el que se suscribi, de la siguiente manera: Escribir la frase Archivar en: y luego de los dos puntos poner la palabra Contrato o Convenio, segn sea el caso, seguido, el nmero que identifica a cada uno, y luego el ao de suscripcin.

Archivar en: Convenio 0523 de 2010

Archivar en: Contrato 0142 de 2009

NOTA: la carta original debe ir con la rbrica del remitente y las copias pueden ir con facsmil, bajo la responsabilidad de cada funcionario, de acuerdo a lo relacionado en el Decreto 2150 de 1995 Artculo 12. FIRMA MECNICA. Los jefes de las entidades que integran la Administracin Pblica podrn hacer uso, bajo su responsabilidad, de la firma que procede de algn medio mecnico, en tratndose de firmas masivas. En tal caso, previamente mediante acto administrativo de carcter general, deber informar sobre el particular y sobre las caractersticas del medio mecnico. No se remplazar las copias por fotocopias.

Identificacin de pginas subsiguientes: la calidad, color y tamao del papel debern ser los mismos en todas las hojas. Ubicado a 4 cm del borde superior

Copia: Ingeniero Diego Santana, Subgerente de proyectos, CONASFALTOS S.A. Seor Mario Ruiz Jefe de seguridad, ASEPECOL Vicky Gonzlez, Directora Administrativa

Ejemplo 1: Transcriptor: lucia nieves

Ejemplo 2: Transcriptor: patricia Lpez Revisor: Francy Mayorga

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del papel, de las siguientes hojas, se identificar, con el tratamiento y el nombre del destinatario del documento y el cdigo del rea. Al frente contra el margen derecho se escribe el nmero de la pgina. Tres renglones despus se continan con el texto. Se debe pasar un bloque completo de datos, no se debe utilizar segundas hojas para la despedida y el remitente y cargo. Ejemplo de la carta:

Fuente: Imgenes tomadas por captura de una comunicacin oficial llegada a la oficina previa solicitud prstamo de un auditorio.

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Lyda Consuelo Hernndez Albarrn Documento: MEMORANDO ARCHIVO DE GESTIN:

Es el documento utilizado para la comunicacin que se da entre las dependencias de la Institucin, este se realiza a travs del Software de Administracin de Documentos.

Fuente: Imagen de www.google.com (imgenes)

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PROCEDIMIENTO:

Elaborar memorando: a travs del software Administrador de Documentos, el jefe de rea o funcionario que requiera enviar un memorando deber seguir los siguientes pasos:

Elaborar el texto en un procesador de texto (Word), hasta la despedida, guardar con un nombre de fcil recordacin, con el fin de recuperarlo posteriormente.

Abrir la plantilla de memorando del software QFDocument y seleccionar la opcin completar datos del memorando:

Diligenciar PARA y seleccionar el destinatario del memorando, si se va a enviar con copia a otro funcionario, seleccionar y ubicar en el espacio indicado. No utilizar la opcin CCO.

ASUNTO es un resumen breve del documento en cuatro o cinco palabras. Se deben omitir artculos, preposiciones y conjunciones de modo que no afecte el sentido de la frase. Se recomienda producir un memorando para cada asunto.

EXAMINAR en el recuadro de Documento, llevarlo al PC, para ubicar la carpeta y guardar el texto del memorando, seleccionar abrir y simultneamente pegar a la plantilla del texto del memorando que va a enviar.

RADICAR una vez lista la informacin, en la parte superior de la plantilla seleccionar la opcin radicar. Con este proceso se consigna la fecha, el nmero del radicado, el nombre y el cargo del funcionario que envi el memorando, lo integra al sistema como consecutivo y lo enva electrnicamente al destinatario seleccionado.

VISTO BUENO: cuando deba ser firmado junto con otro funcionario:

DISTRIBUCIN:

La distribucin se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior del Instituto, de modo que stos lleguen a su destinatario de una forma correcta y eficiente.

SE DEBE TENER EN CUENTA QUE:

- Las comunicaciones oficiales que vienen dirigidas al Gerente General, no siempre se envan para Gerencia, se distribuyen a las unidades administrativas relacionadas con el trmite; si llegan con copia, se dirige la original al Gerente y la copia a la dependencia, de lo contrario, solo se dirige el original a la dependencia.

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- Cuando se reciba una comunicacin oficial o un documento que no corresponda a las actividades de la unidad administrativa, se devolver al Centro de Administracin Documental para que sea reenviado a la dependencia que se debe encargar del trmite.

- Las comunicaciones que se deben enviar por correo certificado deben ser remitidas a ms tardar en el recorrido de la 01:30 p.m. La empresa de mensajera, solo recibe los paquetes que sern enviados, hasta las 03:00 p.m.

- Las comunicaciones que se envan por servicio al da (se entregan al destinatario el mismo da), deben ser entregadas en el Centro de Administracin Documental antes de las 09:00 a.m.

DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS EXTERNOS:

Para la distribucin de los documentos en las diferentes unidades administrativas, se presentan los siguientes temas, en los que se indica que documentos deben ser enviados a cada una para realizar el trmite correspondiente:

DIRECCIN ADMINISTRATIVA

Solicitudes prstamo de espacios. Documentos relacionados con la administracin del Centro

Cvico Plaza de la Libertad. Documentos relacionados con la contratacin, en su fase

precontractual. Documentos relacionados con la administracin de bienes

inmuebles. Ejecucin contractual de los contratos de administracin de la

empresa Archivsticos Gestin Documental S.A.S.

DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS INTERNOS:

Cuando los funcionarios deban enviar documentos a otras dependencias, deben diligenciar la planilla Registro de documentos para recorridos internos, y en la ventanilla nica, se verificar el contenido de las carpetas de distribucin, y nuevamente relacionar el documento para la dependencia correspondiente.

DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS ENVIADOS:

- En Archivsticos Gestin Documental S.A.S. se tienen establecidos dos medios de distribucin, para los documentos que pasan por el Centro de Administracin Documental: por mensajera del Instituto y por mensajera especializada.

- El Tcnico Operativo del Centro de Administracin Documental revisa los paquetes, sobres y dems envos y decide por qu medio se distribuyen.

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- Mensajera del Instituto: Distribucin de algunas comunicaciones dirigidas a personas y a otras entidades con domicilio en la misma ciudad y el rea Metropolitana cercana.

- Se tienen dos turnos para los recorridos externos, a las 08:30 a.m. y a la 02:00 p.m.

- El mensajero diligencia la planilla Registro de documentos para recorridos externos, con los siguientes datos: nmero de radicado, destinatario (Nombre entidad), descripcin tipo documental, fecha hora, nombre de quien recibe, firma y sello, observaciones.

- La persona que recibe el documento original, debe firmar la copia, el mensajero la devuelve al Centro de Administracin Documental para realizar los controles necesarios.

- Cuando no es posible entregar la comunicacin, el mensajero la entrega a la persona encargada de la recepcin y numeracin de las comunicaciones enviadas, para que sean devueltas a la dependencia correspondiente, con la justificacin de por qu no se hizo la entrega.

Mensajera Especializada:

- Por la empresa de mensajera con la que suscriba contrato el Instituto, se envan los documentos que el mensajero interno no alcanza a distribuir en el rea Metropolitana y los documentos enviados a otras ciudades y municipios. Cuando se reciben los envos (sobres, paquetes, documentos) por parte del Tcnico del CAD, quien decide que se va por este medio, se seleccionan los que se van por correo certificado 2, por postexpres 3 o correo al da 4.

- Se diligencia una planilla electrnica en Excel, establecida por la empresa de mensajera especializada, con los siguientes campos: nombre, direccin, ciudad, departamento y descripcin y cuando se haya registrado los envos del da, se remite esta informacin por correo electrnico, se debe diferenciar en qu tipo de servicio es: certificado, postexpress o correo al da.

TRMITE:

- Es el curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de su funcin administrativa. El trmite de una comunicacin puede estar relacionado con una respuesta escrita, con la atencin personal o telefnica de una solicitud y con enterarse del asunto.

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- Los documentos deben ser tramitados en el menor tiempo posible despus de que el Centro de Administracin Documental haya distribuido la informacin a todas las dependencias.

- De acuerdo con lo previsto en las normas legales, el plazo para el trmite oportuno de las comunicaciones oficiales ser el siguiente: Manifestaciones, quejas y reclamos 15 das hbiles Solicitudes de Informacin 10 das hbiles Consultas 30 das calendario Las solicitudes de los organismos de control, Tribunales o Juzgados se

atendern en el plazo establecido en la solicitud correspondiente.

- Los Derechos de Peticin, en Archivsticos Gestin Documental S.A.S., estn regulados por acto administrativo, donde se estipula que Toda solicitud o derecho de peticin que se radique en el AGD-, se debe direccionar, de manera inmediata a la Oficina Asesora Jurdica, dicha oficina analizar la solicitud o peticin presentada a la materia y objeto de consulta e informacin y remitir al rea respectiva para que proyecte su respuesta

FLUJO QUE DEBEN TENER LOS DOCUMENTOS:

- La unidad administrativa o dependencia verifica que el documento entregado si corresponda a sus funciones.

- Se verifica si se debe iniciar un trmite, en caso afirmativo darle inicio, en caso contrario conservarlo en el expediente correspondiente o devolverlo al Centro de Administracin Documental para que sea archivado en el asunto adecuado, esto se debe hacer en los dos das siguientes a la entrega del documento en la dependencia.

- Dependiendo del trmite iniciado, el funcionario proyectar la respuesta o el documento que contine, por ejemplo, la solicitud de crdito que llega a la Subgerencia Comercial, debe pasar a un estudio, donde el Asesor debe verificar que la informacin anexa sea completa y adecuada, en caso de no estar completa, enva comunicacin a la entidad solicitando los documentos faltantes, si los documentos estn completos, pasan al Comit de Crdito para su estudio y aprobacin.

- Si es una solicitud de vinculacin a un evento y es aprobada, contina en trmite para contratacin, de lo contrario, el funcionario proyecta respuesta y se enva al solicitante.

- Se enva la respuesta al Centro de Administracin Documental, en el caso que sea necesario radicar y enviar.

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ARCHIVO CENTRAL:

ORGANIZACIN DOCUMENTAL:

La organizacin se implementa en cada fase, Archivo de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico, y deben implementarse la Tabla de Retencin Documental o Tabla de Valoracin Documental. Para ello, el Centro de Administracin Documental es la unidad administrativa encargada de asesorar en los lineamientos y polticas que para el caso se divulguen. En este caso las comunicaciones oficiales memorandos, esta tipologa se identifica el asunto, si tiene que ver con la serie documental de contratos, se identifica la subserie contratos de prestacin de servicios, el nombre de la unidad documental, Contrato 120-2010 Custodia y Manejo Tcnico de Informacin Thomas MTI, se ubica en el expediente de acuerdo al orden cronolgico y reflejando el trmite. Una vez recibida las transferencias primarias de las oficinas de gestin y sus respectivos inventarios, se confronta el inventario con los documentos fsicos recibidos, se clasifica, se ordena el expediente, se folia y se hace la descripcin y ubicacin topogrfica en el acervo central donde se almacenara de acuerdo a los tiempos de retencin segn la Tabla de Retencin Documental.

ARCHIVO HISTRICO

Una vez cumplido el tiempo de retencin, se hace valoracin documental (segn objeto del contrato) y se deja una seleccin de muestra aleatoria del 10% para su conservacin total, se realiza transferencia secundaria y sus respectivos inventarios al archivo histrico de la entidad.

Sandro Salazar Pineda Documento: HISTORIA LABORAL ARCHIVO DE GESTIN

Una vez llega la persona a solicitud trabajo se le dice que por favor traiga toda la informacin pertinente a la historia laboral, un formato de hoja de vida ya sea tipo Minerva, o el normal que se hace en computador, con su respectiva foto y firma. De igual forma se le exige el diligenciamiento del formato de hoja de vida de la funcin pblica a todos y cada uno de los miembros de la Alcalda Municipal de Sucre Santander. Adems se le solicita anexar los documentos de identificacin, as como los soportes documentales de estudio y experiencia laboral.

Una vez es contratada la persona se le lleva su correspondiente carpeta la cual est marcada en forma onomstica, al estilo referencia bibliogrfica, nombres totalmente en maysculas sostenidas, y la inicial del nombre o nombres en mayscula sostenida. A dicha documentacin, se le anexa las respectivas afiliaciones a salud, caja de compensacin familiar, afiliacin a un fondo de pensiones y afiliacin de un fondo de cesantas. Durante su estara en la empresa

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esta historia laboral permanecer siempre en la oficina del jefe de personal encargado.

ARCHIVO CENTRAL

Una vez la persona se ha retirado de la empresa por cualquier motivo, se procede a dejar como mnimo de uno a dos aos en gestin y posteriormente se hace la transferencia al archivo central, tiempo en el cual permanecer hasta nueva orden, todo basado en la Tabla de Retencin Documental. De igual forma de llegar a pensionarse dicha persona, se tendr en forma permanente la carpeta en esta fase de archivo para conservarla como testimonio de los empleados que pasaron por la alcalda. Ejemplo:

Fuente: Imagen de www.google.com (copia de imgenes)

1.1.16 Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o etapas.

a. FASE ARCHIVO DE GESTIN Y CENTRAL: en esta etapa se identifican y determinan los plazos y modalidades de uso de los documentos por parte de las instituciones que los conservan y producen. Contiene los valores primarios (cuando un documento es til para la administracin) a saber valor administrativo (documentacin producida o recibida por cualquier institucin pero con la salvedad que sirve de testimonio de procedimientos y actividades), legal (plazo de conservacin de los documentos para certificar derechos y obligaciones), fiscal (al servir de testimonio dan cumplimiento de obligaciones tributarias), contable y tcnico.

Fuente: Imagen de www.google.com (copia de imgenes)

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b. FASE ARCHIVO HISTRICO: en esta fase de identifica y se aplica los usos que los documentos tienen para la investigacin cientfica y social en todos sus campos, as mismo la utilidad como fuente de informacin permanente o nica. Contiene los valores secundarios (cuando es utilizado para la investigacin), a saber valor cultural, histrico y cientfico para la ciencia y la investigacin.

Fuente: Imgenes de www.google.com (copia de imgenes)

1.1.17 Destaque los aspectos ms importantes a tener en cuenta en la los Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013.

a. En el Acuerdo No. 03 del 15 de marzo de 2013: por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones. Basado en el acuerdo en mencin lo ms relevante para nosotros es lo pertinente a:

- Aprobacin de la Tabla de Retencin Documental por parte del Comit Interno de Archivo de cada entidad y a los consejos departamentales y distritales la competencia para la evaluacin, emitir el concepto sobre dicha evaluacin y solicitar los ajustes necesarios del caso.

b. En el Acuerdo No. 04 del 15 de marzo de 2013: por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboracin, presentacin, evaluacin, aprobacin e implementacin de la Tabla de Retencin Documental y la Tabla de Valoracin Documental. Teniendo en cuenta este acuerdo, nos pareci importante lo siguiente:

- Que de acuerdo al Decreto 2578 de 2012 se da las competencias asignadas al comit interno de archivo, as mismo a los consejos departamentales y distritales en lo relacionado con la aprobacin de la tabla de retencin documental y la tabla de valoracin documental.

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- Que el AGN puede evaluar las TRD y las TVD de las gobernaciones y distritos de las entidades centralizadas y descentralizadas, autnomas y de entidades privadas que cumplan funciones pblicas.

- Se garantiza el procedimiento para la eliminacin de documentos de archivo garantizando el principio de transparencia y mxima divulgacin.

- La TRD se deben evaluar y aplicar tanto para la organizacin y disposicin de los documentos fsicos como electrnicos y que las TVD se aplicarn a la organizacin de los fondos documentales acumulados.

- Tener en cuenta criterios para la elaboracin como la idoneidad, anlisis contextual, trazabilidad.

- La TRD y la TVD deben ser aprobadas mediante un acto administrativo expedido por el Representante Legal previo concepto emitido por el Comit Institucional de Desarrollo Administrativo para el orden nacional y por el Comit Interno de Archivo para entidades de orden territorial.

- Tanto la TRD como la TVD deben publicarse en la pgina web de dicha empresa, adems se deben implementar y actualizar cuando sea necesario.

- En el artculo 19 habla de la obligatoriedad de las entidades privadas el cumplimiento de dicha norma, siendo responsabilidad de las superintendencias y ministerios.

c. En el Acuerdo No. 05 del 15 de marzo de 2013: por el cual se establecen los criterios bsicos para la clasificacin, ordenacin y descripcin de los archivos en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas y se dictan otras disposiciones. Lo que ms resaltamos de este acuerdo es lo siguiente:

- La norma aplica a todas las entidades del Estado en sus diversos niveles como son nacional, departamental, distrital, municipal, as como de las entidades indgenas y dems entidades territoriales que sean creadas por ley.

- Todas las entidades del Estado estn obligadas a organizar sus archivos manejando procesos de clasificacin, ordenacin y descripcin.

- Todas las entidades deben clasificar los archivos de gestin fundamentndose en los cuadros de clasificacin y la Tabla de Retencin Documental.

- De igual forma se deber llevar el proceso de descripcin documental en forma obligatoria para estas entidades.

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- En caso que haya archivos histricos en poder de entidades privadas, el AGN establecer convenios llevando a cabo procesos y logrando su recuperacin y consulta.

- En caso de transferir archivos histricos de igual forma hay que levantar el inventario documental y subirlo a la pgina web de dicha entidad.

- Se deber implementar medios automatizados tecnolgicos en cuanto a la descripcin documental.

NOTA 1: El archivo en power point Gestin Documental Importancia de los Archivos, en cuanto a los 8 procesos del PGD, no compagina, ya que tiene la informacin vieja o sea los 8 pasos que todo mundo conoca. No est actualizado.

NOTA 2: Nosotros bajamos todos los archivos sugeridos en la bibliografa de la gua, por lo tanto la bibliografa consignada en este trabajo es la misma.

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CONCLUSIONES

El tema en mencin fue de gran agrado, importancia e inters para nosotros como estudiantes CIDBA, y ms an para reforzar y socializar los temas prcticos que muchos vemos en nuestro trabajo diario como es la organizacin de un archivo de cualquier entidad, por lo cual se ha logrado hacer una retroalimentacin de las diferentes etapas del ciclo vital del documento, aunado a ello lo referente a la clasificacin, ordenacin y descripcin documental.

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BIBLIOGRAFA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN DE COLOMBIA. Consejo Directivo. Acuerdo AGN 003 de marzo 15 de 2013, Por medio del cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones. [En lnea]. Bogot D. C., 15 de marzo de 2013. Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_03_DE_2013.pdf [Consultado: 5 de enero de 2015].

--------. Acuerdo 004, Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboracin, presentacin, evaluacin, aprobacin e implementacin de las Tablas de Retencin Documental y las Tablas de Valoracin Documental. [En lnea]. Bogot D. C., 15 de marzo de 2013. Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_04%20DE%202013.pdf [Consultado: 5 de enero de 2015]

--------. Acuerdo 005, Por el cual se establecen los criterios bsicos paro la clasificacin, ordenacin y descripcin de los archivos en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas y se dictan otras disposiciones. [En lnea]. Bogot D. C., 15 de marzo de 2013. Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_05_DE_2013.pdf. [Consultado: 5 de enero de 2015]

--------.Acuerdo 060, por medio del cual se establecen pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales de las entidades pblicas y de las privadas que cumplen funciones pblicas. [En lnea]. Bogot D.C. 30 de octubre de 2001. Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_60_de_2001.pdf

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Imagen de los valores secundarios: https://www.google.com.co/search?q=lupa&biw=1366&bih=667&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ei=KBIGVZ_IEIuZgwS1_4GYCA&ved=0CAYQ_AUoAQ&dpr=1#tbm=isch&q=valores&imgdii=_&imgrc=Fq40ocQAjdNq3M%253A%3B-7Akox9PHOfduM%3Bhttp%253A%252F%252Fseccion-educativa-enshn.bligoo.com.mx%252Fmedia%252Fusers%252F31%252F1573909%252Fimages%252Fpublic%252F575877%252FTOLERANCIA-ACTIVA.jpg%253Fv%253D1385482393887%3Bhttp%253A%252F%252Fseccion-educativa-enshn.bligoo.com.mx%252Fcreciendo-en-valores%3B288%3B288

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Imagen del libro sobre puesta en la imagen de los valores secundarios. Disponible en: https://www.google.com.co/search?hl=es-419&site=imghp&tbm=isch&source=hp&biw=1366&bih=667&q=libro&oq=libro&gs_l=img.3..0l10.397.873.0.1156.5.5.0.0.0.0.164.466.0j3.3.0.msedr...0...1ac.1.62.img..2.3.466.Nc0ksxygDds#imgdii=_&imgrc=vlTlay3Nhh3x7M%253A%3BxoKc5sh-R1fUTM%3Bhttp%253A%252F%252Fwww.sanblasatempa.com.mx%252Fpagina2%252FIMAGENES%252Flibro.gif%3Bhttp%253A%252F%252Fwww.sanblasatempa.com.mx%252Fpagina2%252Fpagina2.html%3B808%3B420

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