Guide d'élaboration d'un plan de gestion des achats et des stocks

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Guide d'élaboration d'un plan de gestion des achats et des stocks. Seminaire pour le Consultants Francophones dans la Gestion des Approvisionnements et des Stocks pour le VIH, la TB et le Paludisme Dakar, Senegal : 7 Mars 2006. Elisabetta Molari - PowerPoint PPT Presentation

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  • Guide d'laboration d'un plan de gestion des achats et des stocks

    Elisabetta MolariProcurement, Supply Policies and Management Team Leader Fonds Mondial pour la Lutte contre le SIDA, la TB et le Paludisme

    Seminaire pour le Consultants Francophones dans la Gestion des Approvisionnements et des Stocks pour le VIH, la TB et le Paludisme Dakar, Senegal: 7 Mars 2006

  • Sommaire

    Diffrentes tapes depuis l'approbation de la subvention la mise en oeuvre

    2.Plan de la gestion des achats et des stocks: les pralablesLa capacit du bnficiaire principal assurer la gestion des achats et des stocksCycle de gestion des achats et des stocks

    4.Rsum et conclusions

    3.Mchanisme d'change d'information sur les prix

  • 1. Diffrentes tapes du Fonds Mondial: Depuis l'approbation de la subvention sa mise en oeuvreApprobation du plan par le FM et paiementEvaluation du plan par LFABP prsente le plan de GAS au FM

    Mise en oeuvreA quelle tape se trouve chacun des payset quel niveau sera chaque pays la fin de la semaine?

  • La page de garde devrait comporter les informations suivantes:

    Plan de Gestion des achats et des stocks

    Pour une priode d'un an de

    Titre proposition/subvention:

    Bnficiaire principal:

    Pays:

    Composante:

    Srie:

    Phase 1 ou Phase 2:

    Numro de la Subvention

    Catgorie de produit

    An 1 (US$)

    An 2 (US$)

    Total 2 ans (US$)

    1

    Produits pharmaceutiques

    2

    Produits mdicaux et matires premires

    (hors produits pharmaceutiques)

    3

    Equipements mdicaux (rayons X, matriel de laboratoire, etc.)

    4

    Services (en rapport avec GAS, par ex., AQ, SGI, URM, etc.)

    5

    Produits et services non mdicaux (par ex., vhicules, ordinateurs, constructions, conseils financiers, etc.)

    Total

    Montant total de la subvention (US $)

    Achats totaux en % de la subvention

    Personne (nom, titre, dpartement)responsable pour cette subvention. Donnez le nom et les dtails de contact (tl., courriel, etc.).

    Personne (nom, titre, dpartement) responsable de toutes les activits GAS. Donnez le nom et les dtails de contact (tl., courriel, etc.).

    Dates dintroduction:

  • Elments cl du plan de Gestion des Achats et des Stocks

    Dcrire la capacit institutionnelle du BP assurer la gestion des achats et des stocks ainsi que les lments du cycle de GAS

    Utiliser les systmes et donnes existants

    Court & concis: environ 10 pages

    Le processus de dveloppement du plan de GAS doit commencer temps: difficult des BP

    Incluez les annexes avec information sur les produits acheter (e.g., quantits, prix estims, inclusion dans la LME, tat du brvet du produit, etc.)

  • Prsentez un organigramme de lunit de GAS et indiquez comment elle sinsre dans la structure gnrale du BP, ANRM, MdF, MdS (indiquez les dpendances rciproques ventuelles).Elments cl du plan de Gestion des Achats et des Stocks

  • Capacit du BP assurer la GAS :1.1 Capacit de gestion MOFe.g. UNICEF Procurement Agent

  • Capacit du BP assurer la GAS :1.2 Politiques, systmes et capacit dachat Lorganisation qui sera charge des achats dispose-t-elle de rgles crites et de manuels dtaills qui soulignent le besoin de transparence et de concurrence? Sinon, comment et quand cette lacune sera-t-elle comble? Veillez mettre le manuel la disposition du LFA pour examen.Indiquez la valeur totale estime des achats raliss par ce dpartement au cours de 12 derniers mois (pour tous les produits et toutes les sources de financement).Indiquez la valeur totale estime des achats raliser au cours de 12 prochains mois, compte tenu de toutes les nouvelles sources de financement (y compris les achats financer par le Fonds mondial. Exprimez les montants en US$ et en pourcentage de la capacit dachat actuelle. Expliquez comment le BP grera efficacement cette augmentation des achats.Veuillez joindre tout commentaire ou information supplmentaires.

  • Capacit du BP assurer la GAS :1.3 Systmes dassurance de la qualit et capacit Il appartient au BP de garantir que les produits achets laide dun financement du Fonds mondial respectent les critres ANRM en termes denregistrement, BPF, etc. Existe-t-il une autorit nationale de rglementation des mdicaments (ANRM) capable denregistrer les mdicaments, de procder des inspections BPF, etc.?Tous les produits pharmaceutiques source unique ou limite acheter sont-ils prqualifis par lOMS ou enregistrs pour utilisation dans des pays membres du plan de coopration d'inspection pharmaceutique ou de la confrence internationale sur l'harmonisation des exigences techniques relatives l'homologation des produits pharmaceutiques (ICH ou PIC)? Cette information est obligatoire pour les ARV, les mdicaments TB, et doit tre incluse dans lannexe 2. Si des mdicaments doivent tre achets, existe-t-il des laboratoires convenablement quips et disposant dun personnel suffisant pour tester les produits achets laide de la prsente subvention? Quel est le niveau de laboratoire le plus lev dans le pays (niveaux 1 3, comme dfinis par lOMS). Si des laboratoires adquats ne sont pas disponibles, cette activit sera-t-elle sous-traite? O? Quelle est la procdure en cas de rejet dun produit?

  • Capacit du BP assurer la GAS :1.4 Droit national et international Les BP sont tenus de respecter les lois nationales et internationales, en particulier pour ce qui concerne les droits de proprit intellectuelle (DPI) et les brevets. Veuillez dcrire comment le BP assurera le respect des politiques du Fonds mondial cet gard.

  • Capacit du BP assurer la GAS :1.5 Coordination Si un pays bnficie dautres sources de financement pour la mme maladie, indiquez comment les divers flux montaires seront utiliss (par ex., fonds PEPFAR pour les ARV de deuxime ligne, fonds MAP pour des provinces/districts supplmentaires non viss par le Fonds mondial, etc.). Il nest pas ncessaire de citer le montant des subventions fournies par dautres donateurs.

    Expliquez comment la gestion des achats et des stocks sera coordonne pour ces produits.

  • Capacit du BP assurer la GAS :1.6 Capacit des systmes de gestion des informations Dcrivez le type de SGI actuel aux niveaux central et rgional (manuel, informatis ou mixte) et dans quelle mesure ils peuvent runir les informations relatives la valeur des achats et au calendrier, la hauteur des stocks sur les diffrents sites, au nombre de personnes soignes, etc.

    Sil nexiste pas de SGI complet, indiquez si, quand et comment le BP entend obtenir et mettre en place un tel systme.

  • Cycle de Gestion des Achats et des Stocks:2.1 Choix du produit Veuillez complter les colonnes pertinentes dans le tableau suivant. Si les produits, par exemple, sont choisis sur la base de directives nationales de traitement standard (DTS), compltez uniquement cette colonne. Les informations sont uniquement ncessaires pour les catgories de produits indiques

    (Voir Tableau la Page 4)

  • Cycle de Gestion des Achats et des Stocks:2.2 / Procdures de prvision, planification des achats 2.2Procdures de prvisionDcrivez les procdures de prvision en vue de dterminer la quantit de produits ncessaires et indiquez quelles mthodes ont t appliques pour prvoir les besoins en produits (par ex., morbidit, consommation, capacit du service de sant). Indiquez combien de patients doivent tre viss au cours des annes 1 et 2. Comment la hauteur des stocks a-t-elle t calcule?

    2.3Planification des achatsLintrt de cette section est de comprendre quels biens et services vont tre achets, quand ils seront achets et par qui, quelles procdures dachat seront utilises et quel sera le cot total estim. Toutes ces informations doivent tre fournies dans les annexes 1a et 1b.Donnez un bref rsum des questions financires souleves comme la valeur totale des achats, les produits supplmentaires inclus dans le plan GAS qui nauraient pas t cits, etc. Assurez-vous que les budgets du plan de travail, des annexes et de la page de garde sont cohrents.

  • Cycle de Gestion des Achats et des Stocks: 2.2 / 3Procdures de prvision, planification des achats

    Annexe 1a: Liste des produits acheter(cots et quantits estims) [1] Indiquer le nom du dpartment ou de l'organisation effectuera les achats

    *2 Indiquez si vous avez des prix spciaux (ex. Fondation Clinton)

  • Cycle de Gestion des Achats et des Stocks:2.4 Gestion des stocks

    2.4Gestion des stocks

    Existe-t-il un espace de stockage suffisant tous les niveaux de la chane de distribution? Donnez des estimations de lespace de stockage total existant, disponible et ncessaire en raison des achats supplmentaires suite la prsente subvention. Sil ny a pas despace suffisant, indiquez une solution de rechange. Reliez cette partie laugmentation prvue des achats grce la subvention du Fonds mondial (par exemple, si le volume total est doubl, y aura-t-il suffisamment despace de stockage?).

    Existe-t-il des installations de rfrigration suffisantes? Expliquez.

    Dcrivez brivement votre politique de rduction des pertes et gaspillages pour cause de premption, de vol, de dtrioration, etc.

    Le systme de gestion des stocks permet-il de collecter des donnes pour chaque site de distribution et de traitement?

  • Cycle de Gestion des Achats et des Stocks:2.5 Distribution

    2.5Distribution

    Combien de points, environ, se chargeront de la distribution des produits? Faites la distinction entre les points de distribution, par exemple, les pharmacies centrales, les magasins rgionaux et le nombre de sites de traitement, par exemple, les hpitaux et les cliniques.

    Quel sera le pourcentage approximatif du pays couvert par la distribution?

    Existe-t-il des