Vodič za prijavu projekata u FP7 (interno izdanje)

Sarajevo, januar 2008. godine

1

SADRŽAJ

UVOD................................................................................................................................................. 3 SKRAĆENICE................................................................................................................................... 5 1. SEDMI OKVIRNI PROGRAM - 7TH FRAMEWORK PROGRAMME (FP7) ...................... 6

1.1. STRUKTURA FP7.................................................................................................................. 6 1.2. TEME....................................................................................................................................... 6 1.3. FINANSIJSKE SHEME – VRSTE PROJEKATA ................................................................ 7 1.4. PRAVILA UČEŠĆA ............................................................................................................ 10

2. PRIJEDLOG PROJEKTA............................................................................................................ 12 2.1. PRIPREMNE AKTIVNOSTI .............................................................................................. 12

2.1.1. Pronalaženje partnera .................................................................................................. 12 2.1.2. Sastavljanje konzorcija ................................................................................................. 12 2.1.3. Registracija na CORDIS............................................................................................... 12

2.2. PRIPREMA PRIJEDLOGA PROJEKTA............................................................................ 16 2.2.1. Radni programi (Work Programmes – WP)............................................................. 16 2.2.2. Pozivi za prijavu projekata ......................................................................................... 17 2.2.3. Sistem za elektronsku prijavu projekata (Electronic Proposal Submission Service– EPSS)......................................................................................................................... 19

2.3. PISANJE PRIJEDLOGA PROJEKTA ................................................................................ 22 2.3.1. Administrativni dio (PART A) ................................................................................... 24 2.3.2. Sadržaj prijedloga projekta – B dio (PART B) .......................................................... 26 2.3.3. Upravljanje projektom/projektni menadžment ...................................................... 32

3. FINANSIJSKA PITANJA........................................................................................................... 37 3.1. MODALITETI PLAĆANJA (ČLAN II 6. ECGA) ............................................................ 37

3.1.1. Pred-finansiranje ili prva tranša na početku projekta (član II 6.1.a. ECGA)........ 37 3.1.2. Periodične isplate koje prate svaki izvještajni period (član II 16. ECGA) ............ 38 3.1.3. Završna isplata, koja slijedi nakon usvajanja konačnog izvještaja od strane EC (član II 6.1.c.)............................................................................................................................ 38 3.1.4. Bankovni račun............................................................................................................. 39

3.2. IMPLEMENTACIJA PROJEKTA ...................................................................................... 39 3.2.1. Formiranje konzorcija i uloga koordinatora............................................................. 39 3.2.2. Upravljanje projektom/ projektni menadžment ..................................................... 39

3.3. Certifikat o finansijskoj reviziji projekta – CFS ............................................................... 39 3.3.1. Podnošenje CFS-a ......................................................................................................... 40 3.3.2. Certifikat o metodologiji (Certificate of Methodology) .......................................... 40 3.3.3. Certifikat za prosječne personalne troškove (Certificate on average perosnnel costs) ......................................................................................................................................... 40

3.3. OBRAČUN TROŠKOVA.................................................................................................... 42 3.3.1. Direktni prihvatljivi troškovi...................................................................................... 43 3.3.2. Dodatni ili indirektni prihvatljivi troškovi ............................................................... 43 3.3.3. Neprihvatljivi troškovi ................................................................................................ 44 3.3.4. Dodatni ili indirektni prihvatljivi troškovi – metode obračunavanja dodatnih/indirektnih troškova............................................................................................ 44

4. LINKOVI...................................................................................................................................... 48 ANNEX 1 ......................................................................................................................................... 50

OBRASCI ZA OBRAČUN DIREKTNIH TROŠKOVA.......................................................... 50 ANNEX 2 ......................................................................................................................................... 54

2

PRIMJERI OBRAČUNA INDIREKTNIH TROŠKOVA ....................................................... 54 ANNEX 3 ......................................................................................................................................... 57

GRANT AGREEMENT (ECGA) .............................................................................................. 57

3

UVOD

Na samitu u Solunu održanom u julu 2003. godine, Evropska unija je potvrdila evropske perspektive za zemlje Zapadnog Balkana te odlučila da ojača Proces stabilizacije i pridruživanja (Stabilisation and Association process) – SAP uvodeći nove inicijative i programe podrške u okviru Akcionog plana za nauku i tehnologiju (EU – Balkan countries Action Plan in Science and Technology), te odlučila da omogući učešće zemalja Zapadnog Balkana u Okvirnim programima EU.

Interes Bosne i Hercegovine za učešće u Sedmom okvirnom programu Evropske unije FP7 (koji je započeo januara 2007. i trajaće do kraja 2013.) proizlazi iz njenog strateškog opredjeljenja prema evropskim integracijama sa krajnjim ciljem punopravnog članstva u EU.

Učešće BiH u FP7 ima za cilj dobivanje sredstava za finansiranje naučno-istraživačkog rada (istraživačkih institucija, srednjih i malih preduzeća i državnih kompanija), kao i da se inicira mobilnost bh. istraživača u zemlje EU, koje država trenutno ne može osigurati niti finansirati. Ovim putem se intenzivira sveukupna međunarodna saradnja u oblasti nauke i tehnologije.

S obzirom da nema potpisan Sporazum o naučnoj i tehnološkoj saradnji sa EU, Bosna i Hercegovina spada u kategoriju trećih zemalja, stoga pravni subjekti iz BiH mogu prvenstveno prijavljivati projekte za sve tematske prioritete gdje je naznačena Međunarodna saradnja (International Cooperation).

Aktivnosti Međunarodne saradnje u okviru FP7 implementiraće se putem: � pristupa aktivnostima istraživanja i istraživačkim organizacijama iz svih

Zemalja partnera u međunarodnoj saradnji-ICPC (bivše INCO zemlje) kada je to naznačeno u pozivu za prijavu projekta

� Specifičnih aktivnosti međunarodne saradnje (SICA) u formi koordiniranih združenih poziva u okviru svake tematske oblasti, koja je namijenjena trećim zemljama, odnosno u okviru specifičnih tema od zajedničkog interesa.

Aktivnosti Međunarodne saradnje implementiraju se u okviru specifičnih

programa FP7: Saradnja, Kapaciteti i Ljudi. Od aktivnosti u okviru specifičnog programa Kapaciteti za BiH najznačajnija je

Istraživačka infrastruktura koja obuhvata razvoj politike pružanja podrške u kontekstu izgradnje Evropskog istraživačkog prostora – ERA, uključujući međunarodnu saradnju, koordinaciju državnih i/ili regionalnih politika i programa u polju istraživačke infrastrukture. Pored toga, obuhvata i Biregionalnu koordinaciju u naučno-tehnološkoj saradnji (u daljem tekstu S&T), što prvenstveno uključuje usaglašavanje i definisanje regionalnih S&T politika saradnje. Potom organizovanje skupova kreatora politika, naučne zajednice, udruženja građana i učesnika u projektima iz privatnog sektora iz EU i trećih zemalja, kako bi definisali prioritete i političku orijentiranost, te implementirali specifične aktivnosti usmjerene ka povećanju učešća u FP7 projektima ciljanih zemalja i regiona, što uključuje i informativne tačke u trećim zemljama (NCP sistemi), te pružanje podrške partnerskoj saradnji, a obuhvata:

� strukturalne aktivnosti i umrežavanje (networking) � ERA-NET PLUS „međunarodna saradnja“.

Pored nastavka pozitivnog iskustva mobilnosti istraživača iz prethodnog Marie

Curie programa, u okviru specifičnog programa Ljudi posebna pažnja fokusirana je na tri

4

aspekta mobilnosti, od kojih je za BiH najznačajniji treći aspekt Jačanje međunarodne dimenzije, koji obuhvata:

� izlazne međunarodne razmjene � receptivnu međunarodnu razmjenu � partnerstvo između određenih istraživačkih organizacija Evrope i zemalja

od posebnog interesa.

5

SKRAĆENICE

AC Associated Countries/pridružene članice

CA Coordination Actions/ aktivnosti koordinacije

CP Collaborative Projects/ kolaborativni projekti

CSA Coordination and Support Actions/ aktivnosti koordinacije i podrške

EC European Commission/ Evropska komisija

EPSS Electronic Proposal Submission Service/ sistem za elektronsku prijavu projekata

ERA European Research Area/ Evropski istraživački prostor

ERC European Research Council/ Evropsko istraživačko vijeće

EU European Union/ Evropska unija

FP Framework Programmes/ Okvirni programi

ICPC International Cooperation Partner Countries/ zemlje partneri u međunarodnoj saradnji

IP Integrated Projects/ integrisani projekti

IPR Intellectual Property Rights/ Prava intelektualnog vlasništva

MS Member States/ zemlje članice EU

NoE Network of Excellence/ mreže izvrsnosti

RTD Research and Technological Development/ istraživanje i tehnološki razvoj

S&T Science and Technology/nauka i tehnologija

SA Support Actions/ aktivnosti podrške

SICA Specific International Cooperation Activities/ specifične aktivnosti međunarodne saradnje

SMEs Small and Medium Enterprises/ srednja i mala preduzeća

SP Specific Programme/ specifični program

STREP Small or Medium Scale Focused Research Actions/ specifični ciljani istraživački ili inovacijski projekti

WBC West Balkan Countries/ zemlje Zapadnog Balkana

WP Work Programme/ radni program

6

1. SEDMI OKVIRNI PROGRAM - 7TH FRAMEWORK PROGRAMME (FP7)

Okvirni programi Evropske unije (Framework Programmes – FP) su glavni instrument za finansiranje naučnog istraživanja u Evropi. Na prijedlog Evropske komisije Okvirne programe usvaja Vijeće EU i Evropski parlament. Okvirni programi pomažu pri organizaciji saradnje između univerziteta, istraživačkih centara i industrije, uključujući srednja i mala preduzeća, te pružaju finansijsku podršku za njihove zajedničke projekte.

Sedmi okvirni program Evropske unije -FP7 dizajniran je tako da poboljša uspješnost u odnosu na prethodne programe, koji su za cilj imali formiranje Evropskog istraživačkog prostora European Research Area - ERA i razvijanje evropske ekonomije bazirane na znanju. Pored toga, planirano je i uspostavljanje evropskog liderstva u deset tematskih prioriteta kroz finansiranje naučnog istraživanja, koje zajednički sprovode različite vrste organizacija i institucija, bez obzira na državne granice, kao i uspostavljanje vrhunske infrastrukture za evropske istraživače, te jačanje ljudskih potencijala u okviru evropskog istraživanja.

FP7 će trajati sedam godina, od 01. januara 2007. do kraja 2013. godine. Sporazumom između Vijeća Evrope i Evropskog parlamenta usvojen je budžet u

visini od 50,521 milijardi eura.

1.1. STRUKTURA FP7 FP7 je podijeljen u 4 specifična programa: Saradnja, Kapaciteti, Ideje i Ljudi, a

nastavljaju se i dva posebna programa: EURATOM (Program Evropske zajednice za atomsku energiju) i JRC (Združeni istraživački centar).

SARADNJA 32,365 milijardi eura

IDEJE 7,510 milijardi eura

LJUDI 4,750 milijardi eura

KAPACITETI 4,097 milijardi eura

EURATOM Program evropske zajednice za atomsku

energiju 2,751 milijarda eura

JRC Združeni istraživački centar

A. Nuklearne aktivnosti (EURATOM) 517 miliona eura

B. Ne-nuklearne aktivnosti 1,751 milijardi eura

Tabela 1 - Struktura FP7

1.2. TEME Specifični program Saradnje je podijeljen na 10 tema (u FP6 poznate kao tematski

prioriteti), od kojih je svaka autonomna, no krajnji cilj je održavanje koherentnosti unutar programa Saradnje, kao i omogućavanje zajedničkih aktivnosti kroz inter-disciplinarno istraživanje unutar različitih tematskih oblasti.

Deset tema predstavljaju najznačajnija polja znanja i tehnologija gdje je izvrsnost istraživača od izuzetnog značaja u smislu unaprjeđenja kapaciteta u rješavanju društvenih

7

i ekonomskih problema, zdravstvene zaštite, zaštite okoliša, te adekvatnog odgovora na industrijske izazove u budućnosti na nivou Evrope.

Programi podrške trans-nacionalnoj saradnji

TEME Budžet

1. Zdravlje 6 milijardi eura

2. Ishrana, poljoprivreda, ribarstvo i biotehnologija

1,9 milijardi eura

3. Informacijske i komunikacione tehnologije

9 milijardi eura

4. Nano-tehnologije, materijali i nove proizvodne tehnologije

3,5 milijardi eura

5. Energija 2,3 milijardi eura

6. Zaštita okoliša i klimatske promjene

1,8 milijardi eura

7. Transport 4,1 milijardi eura 8. Društveno-ekonomske i humanističke nauke

610 milijardi eura

9. Sigurnost (bezbjednost) 1,4 milijardi eura

1. Kolaborativno istraživanje 2. Tehnološke platforme 3. Združene tehnološke inicijative 4. Koordinacija državnih istraživačkih programa

10. Istraživanja svemira 1,4 milijardi eura

Tabela 2 - Struktura specifičnog programa Saradnje

1.3. FINANSIJSKE SHEME – VRSTE PROJEKATA Kroz sve teme podrška trans-nacionalnoj saradnji biće implementirana putem:

kolaborativnih projekta, mreža izvrsnosti, aktivnosti koordinacije i podrške, istraživanja na granicama nauke, podrške treningu i unaprjeđenju karijera istraživača, te istraživanja u cilju podrške specifičnim grupama, posebno srednjih i malih preduzećima (u daljem tekstu SMEs) kao i odredbe člana 169. Ugovora.1

Da bi uspješno učestvovali u FP7 potencijalni partneri u projektu (članovi konzorcija a prvenstveno koordinator), moraju se, prije svega, upoznati sa finansijskim shemama FP7, odnosno vrstama projekata i aktivnostima koje se sprovode u okviru programa.

Finansijske sheme/vrste projekata su unaprijed definisane od strane EC za svaki poziv, te se ne mogu slobodno odabrati.

U okviru FP7, EC je propisala slijedeće finansijske sheme, odnosno vrste projekata: 1. Kolaborativni projekti 2. Mreže izvrsnosti 3. Aktivnosti koordinacije i podrške

1. Kolaborativni projekti: a) Integrisani projekti (Integrated Projects- IP) su projekti koji uključuju više

partnera (u daljem tekstu multinacionalni konzorcij/i) usmjereni prema ciljanim istraživanjima, a očekivani rezultat je generisanje novog znanja potrebnog za sprovođenje tematskih prioriteta. IP bi trebali okupljati kritičnu masu, te doprinijeti jačanju

1 Naziv „Član 169 je referenca na član Ugovora kojim se uspostavljaju Okvirni programi; zahtijeva saradnju na nivou vlada država

8

konkurentnosti EU. Projekti moraju sadržavati istraživačku komponentu, no mogu imati i tehnološke i demonstracijske aktivnosti, te element treninga stručnog osoblja.

Integracija koju projekti podrazumijevaju može biti različite vrste: � vertikalna (na pr. vrijednosni lanac od kreatora znanja do aktera uključenih u

tehnološki razvoj i transfer) � horizontalna (niz multidisciplinarnih aktivnosti) � sektorska (na pr. integracija javnog i privatnog sektora, a posebno

univerziteta i istraživačkih instituta i centara) � finansijska (javna i privatna sredstva); Evropska komisija (u daljem tekstu EC)

sufinansira integrisane projekte bespovratnom podrškom, kao doprinos za troškove istraživanja ili drugih aktivnosti.

Projekti moraju imati najmanje tri partnera iz tri različite države članice EU (MS) ili pridružene zemlje (AC), od kojih su barem dvije MS ili AC. U praksi konzorciji su sastavljeni od većeg broja partnera, a vrijednost ovakvih projekata može iznositi od nekoliko desetina do nekoliko stotina miliona eura.

b) Specifični ciljani istraživački ili inovacijski projekti (Small or medium scale

focused research actions – STREP) su istraživački projekti koji ciljaju na generisanje i promociju novih znanja (na pr. unaprjeđenje postojećih i razvijanje novih proizvoda, procesa i usluga). STREP projekti podržavaju istraživanje, razvojno-tehnološke i demonstracijske aktivnosti, koje su manjeg obima u odnosu na IP.

Finansijski doprinos EU zavisi od vrste troškova i vrste aktivnosti, a vrijednost se kreće se od nekoliko stotina hiljada eura do nekoliko miliona eura.

STREP projekti predstavljaju glavni instrument za podršku Međunarodnoj saradnji, ali se koriste i u tematskim prioritetima, aktivnostima koje podržavaju ostale politike EU-e, te u projektima usmjerenim prema harmonizaciji odnosa između nauke i društva.

2. Mreže izvrsnosti (Network of Excellence – NoE)

NoE su multinacionalni konzorcijski projekti koji su neophodni za promociju

dugoročne integracije obrazovanja i naučno-istraživačkog rada, te kao podrška integrisanim istraživačkim aktivnostima u strateškim oblastima evropske kompetitivnosti (na pr. ekonomija bazirana na znanju, sigurnost/ bezbijednost, obnovljivi izvori energije, zaštita okoliša i sl.). U središtu pažnje su strukturne promjene usmjerene prema integraciji istraživačkih kapaciteta, kao i umrežavanje oko zajedničkih programa aktivnosti, koje su obuhvaćene temama. Trening (obuka osoblja) je integralni dio ove aktivnosti. Finansijski doprinos EC zavisi od projektom predloženih ciljeva.

3. Aktivnosti koordinacije i podrške (Coordination and support actions- CSA)

a) Aktivnosti koordinacije (Coordination Actions - CA) CA su multinacionalni konzorcijski projekti kojima je cilj umrežavanje i

koordinacija naučno-istraživačkih i inovacijskih aktivnosti, uključuju organizaciju i upravljanje zajedničkim inicijativama ili aktivnostima, diseminaciju najbolje prakse, kao i uspostavljanje zajedničkih informacionih sistema ili ekspertnih timova.

EC sufinansira troškove koordinacije i mobilnosti u obliku podrške koja pokriva do 100% predviđenog budžeta. Međutim, podrazumijeva se da partneri raspolažu vlastitim sredstvima za finansiranje samih istraživačkih aktivnosti koje koordiniraju.

9

b) Aktivnosti podrške (Specific Support Actions – SA) SA su samostalni ili multinacionalni konzorcijski projekti putem kojih se, u sklopu

tematskih prioriteta, finansiraju: konferencije, seminari, studije i analize, radne grupe, ekspertni timovi, komunikacijske aktivnosti u svrhu diseminacije, eksploatacije i vrjednovanja prethodnih i aktuelnih rezultata FP7; napretka u stvaranju ERA-e, te priprema budućih aktivnosti EU na području istraživanja i razvoja. U okviru SA, za razliku od ostalih finansijskih shema (vrsta projekata), prijedlog projekta može podnijeti i samo jedan pravni subjekt.

4. Istraživanje na granicama nauke

Prioritet će, prije svega, biti dat shemi finansiranja Evropskog istraživačkog vijeća.

Godišnji budžet za ovu shemu finansiranja, u okviru specifičnog programa Ideje, iznosi između između 300 i 350 miliona eura.

5. Podrška treningu i unaprjeđenju karijere istraživača

Ove aktivnosti za podršku mobilnosti pružaju niz mogućnosti kako individualnim istraživačima, tako i institucijama na kojima ovi se istraživači dodatno usavršavaju.

FP7 pridaje veliku pažnju mobilnosti, s obzirom da se ona smatra jednim od najdjelotvornijih sredstava za dalju obuku istraživača i diseminaciju znanja, kao i za stvaranje međunarodnih istraživačkih timova i mreža institucija domaćina u svrhu jačanja evropske konkurentnosti i boljeg iskorištavanja rezultata podržanih istraživanja.

6. Specifični istraživački projekti za mala i srednja poduzeća (Specific Research Project for SMEs)

a) Istraživanje za pojedinačna srednja i mala preduzeća - aktivnost koje ciljaju na

kreiranje novih naučnih saznanja ili stvaranje rezultata sa jasno naznačenim mogućnostima za poboljšanje ili razvoj novih proizvoda, procesa ili usluga za SME-eve, koji učestvuju u projektima.

b) Istraživanje za udruženja SME-eva - projekti u okviru ove aktivnosti mogu se

odnositi na teme kao što su istraživanja za utvrđivanje normativa, zatim tehnološke probleme vezane za uređenje i implementaciju legislative, kao i na tehničke probleme vezane za industrijski sektor u cjelini.

7. Član 169. – Program koje zajednički sprovode nekoliko članica EU (Programmes implemented jointly by several Member States - "Article 169")

Ova finansijska shema/ vrsta projekta (naziv „član 169“2 je referenca na član

Ugovora o uspostavljaju Okvirnih programa) zahtijeva saradnju na nivou vlada država članica EU. Teži ka integraciji nacionalnih i regionalnih programa u određenim oblastima istraživanja, putem zajedničke implementacije.

2 http://cordis.europa.eu/fp7/art169_en.html

10

1.4. PRAVILA UČEŠĆA U FP7 mogu učestvovati svi pravni subjekti registrovani u skladu sa domaćim ili

međunarodnim zakonima, institucije iz zemalja članica EU – MS ili pridruženih članica – AC, te svi pravni subjekti kao i pojedinci iz zemalja koje su učlanjene u FP7, bilo kao punopravni ili pridruženi član.

Opšta pravila učešća:

� 3 nezavisne institucije iz 3 različite zemlje članice EU (MS) ili pridružene

članice (AC) � pravo učešća imaju fizička lica (specifični program Ljudi/People) � združeni istraživački centri mogu učestvovati, no poželjno je da budu iz MS

ili AC (isti princip se primjenjuje i za međunarodne evropske interesne organizacije i tijela osnovana u skladu sa zakonima EC)

� dodatni uslovi: broj i tip učesnika, mjesto zasnivanja i sl. mogu biti ustanovljeni putem radnih programa (WP) ili u specifičnim programima (SP)

� zasebni učesnici, sastavljeni od više članova, koji zadovoljavaju naprijed navedene uslove, takođe mogu učestvovati

Specifična pravila učešća:

� aktivnosti istraživanja u graničnim oblastima nauke - ERC – najmanje jedan

pravni subjekt iz MS ili AC � Aktivnosti koordinacije i podrške i aktivnosti treninga i unaprjeđenja

karijere istraživača – najmanje jedan pravni subjekt (izuzev kada se radi o aktivnostima koordinacije)

� Kolaborativni projekti - učešće trećih zemalja u međunarodnoj saradnji – ICPC/INCO zemlje – minimum 4 učesnika, od kojih su 2 iz MS ili AC i 2 iz ICPC/INCO zemalja

� učešće međunarodnih organizacija i učesnika iz trećih zemalja je moguće ukoliko je ispunjen minimum uslova

Ostala pravila:

� EC usvaja i objavljuje pravila o procedurama za prijavu prijedloga projekata,

evaluaciju, selekciju i dodjelu (uključujući dva nivoa apliciranja i dva nivoa evaluacije)

� EC usvaja i objavljuje pravila kako bi se osigurala konzistentna verifikacija pravnog statusa i finansijskog kapaciteta učesnika

� kriteriji za evaluaciju su utvrđeni SP-om i WP-om � neregularnost i narušavanje fundamentalnih etičkih principa su osnova za

isključenje iz procesa selekcije i evaluacije � evaluacijske procedure su transparentne, poštene i nepristrasne, a sprovode

ih nezavisni eksperti

11

Natural person

Public Body

Non Profit Public Body

Profit Public Body Profit

Of European Interest

International Organisations Other

Secondary and Higher Education Establishment

Research Organisation

SME Enterprises

Non-SME

Legal Entity Guaranteed by a Member State or Associated Country

Legal Person

Other (None of Above) Tabela 3 - Pravila učešća

12

2. PRIJEDLOG PROJEKTA

2.1. PRIPREMNE AKTIVNOSTI Pripremne aktivnosti se mogu završiti i prije službene objave poziva za prijavu

projekata. Prije svega treba proučiti sve relevantne dokumente vezane za FP7, s obzirom da se dokumenti vezani za Specifične programe (SP), kao i radne programe (WP) koji se odnose na određene istraživačke teme, finansijske sheme i evaluacijske kriterije objavljuju unaprijed.

Prvi korak je provjera prihvatljivosti ideje i/ili interesa i/ili područja rada, kao i kompatibilnost i izvodljivost u odnosu na naznačene kriterije. Drugi korak je formiranje konzorcija, a treći je skiciranje prijedloga projekta, u šta obavezno treba uključiti pitanje upravljanja projektom, kao i pitanja intelektualnog vlasništva.

2.1.1. Pronalaženje partnera Idealna situacija je kada se partneri međusobno poznaju od ranije i već su

zajedno radili na projektima. Međutim, kako određene projektne aktivnosti zahtijevaju posebnu ekspertizu, potrebno je pronaći nove partnere.

Jedan od načina pronalaženje partnera je putem web portala CORDIS Partners Service, na kojem institucija može:

� objaviti svoje podatke i naznačiti da traži partnera za određeni poziv za prijavu projekata

� pretražiti bazu podataka registrovanih institucija radi provjere da li neko traži partnera sa određenim kompetencijama, koje institucija zadovoljava ili je spreman da se pridruži u projektu

� ili pretražiti bazu projekata i pronaći iskusnog partnera

2.1.2. Sastavljanje konzorcija Sastavljanje konzorcija je jedna od najvažnijih aktivnosti u pripremnoj fazi, s

obzirom da se naučna istraživanja u FP7 odvijaju na principu saradnje između više partnera. U okviru pojedinih WP i SP mogu biti propisani dodatni uslovi koji se odnose na formiranje konzorcija. Konzorcij mora biti izbalansiran, odnosno partneri moraju biti komplementarni jedni prema drugima, dijeliti zajednički interes, kao i zadatke i odgovornost unutar projekta.

Konzorcij mora uspostaviti upravljačku strukturu i procedure, što zavisi od kompleksnosti projekta - ovo je jedan od najvažnijih kriterija u evaluaciji prijedloga projekta.

Konzorcijski ugovor između partnera može biti potpisan prije nego koordinator potpiše ugovor sa Evropskom komisijom ili naknadno.

2.1.3. Registracija na CORDIS CORDIS (Informacijski servis Evropske unije za istraživanja i razvoj) je glavni

web portal EU koji pruža brz i jednostavan pristup informacijama, programima i aktivnostima, te asistenciju u promociji i eksploataciji rezultata istraživanja.

Na stranicama CORDIS-a nalazi se baza podataka i drugi sadržaji o naučnim i tehnološkim programima EU, kao i svi relevantni dokumenti o načinima i mogućnostima učešća u projektima finansiranim od strane EU, o pravima intelektualnog vlasništva, itd.

Na stranicama CORDIS-a objavljuju se pozivi za prijavu projekata, uz svu prateću dokumentaciju.

13

Slika 1 - CORDIS: početna stranica za registraciju

Proces registracije je jednostavan i ne oduzima mnogo vremena. Nakon popunjavanja formulara (slika 2) na e-mail dolazi poruka i link pomoću

kojeg se aktivira account i nastavlja proces registracije (slika 3).

Slika 2 - Registracijski formular

14

Slika 3 – Proces logovanja

Sljedeći koraci su: unošenje profila institucije, objava kontakt detalja odgovorne

osobe, odabir zemalja iz kojih su institucije potencijalni partneri, itd., nakon čega se objavljuje profil institucije na stranicama CORDIS-a.

Profil institucije se može ažurirati u skladu sa aktuelnim pozivom za prijavu projekata ili traženjem partnera za zajedničku prijavu projekta.

15

Slika 4 – Odabir profila institucije

CORDIS servis daje nekoliko opcija za traženje partnera: preko određenog kriterija

pretraživanja (prijedlog projekta ili ekspertiza), programa (FP7 HEALTH, na pr.) ili tipa aktivnosti, mreže ili zemlje.

16

Slika 5 - Stranica za pretragu CORDIS-ve baze podataka u traženju partnera

2.2. PRIPREMA PRIJEDLOGA PROJEKTA

2.2.1. Radni programi (Work Programmes – WP) EC najavljuje konkretne planove za implementaciju Specifičnih programa

(Saradnja, Kapaciteti, Ljudi i Ideje) u godišnjim radnim programima – WP. Svaka tema u okviru SP Saradnja (Zdravlje, Ishrana, poljoprivreda, ribarstvo i

biotehnologija, Informacijske i komunikacione tehnologije, Nano-tehnologije, materijali i nove proizvodne tehnologije, Energija, Zaštita okoliša i klimatske promjene, Transport, Društveno-

17

ekonomske i humanističke nauke, Sigurnost i Istraživanje svemira) ima svoj radni program – WP u kojem se nalaze teme projekata (acivity/areas, topics), te uslovi za prijavu projekata, problematika i očekivani rezultati.

Da bi se ostvarili zadani ciljevi i postigli očekivani rezultati (expected impacts) nepohodno je slijediti zadane uslove u okviru WP koji se odnosi na konkretni poziv za prijavu projekta.

2.2.2. Pozivi za prijavu projekata Radni programi sadrže i raspored objavljivanja poziva za prijavu projekata u

toku jedne kalendarske godine. Putem zvanične objave poziva za prijavu projekta u Službenom listu EU i na

stranicama CORDIS-a raspisuje se konkurs za istraživače, odnosno institucije da podnesu prijedloge projekata za specifičnu oblast. U pozivu je preciziran krajnji datum za podnošenje prijava. Uobičajena je praksa da period od dana objavljivanja poziva za prijavu projekta do krajnjeg datum podnošenja aplikacija traje od dva do tri mjeseca.

Slika 6 - Pretraga poziva za prijavu projekata

Svaki poziv za prijavu projekta sadrži informativni paket (Information Package),

odnosno sljedeću dokumentaciju koju je neophodno detaljno proučiti: � Call Fiche (osnovni podaci o pozivu) � Work Programme (radni program) � Guide for Applicants (vodič za aplikante)

18

Slika 7 - Informativni paket

U zvaničnom tekstu poziva su precizno definisani neophodni tehnički detalji koji se

odnose na proceduru podnošenja prijave projekta; istraživačke teme, načine finansiranja, kao i druga tehnička sredstva koja se odnose na podnošenje prijava, krajnji rokovi, itd.

Prijedlog projekta koji ne zadovolji kriterije naznačene u tekstu poziva neće biti uzet u razmatranje.

Pored toga, u WP se nalaze i podaci koji se odnose na: � opis teme � istraživačke ciljeve projekta � okvirni budžet i distribuciju sredstava prema vrsti projekta � najmanji broj učesnika u projektu

19

� jednostepene ili dvostepene načine podnošenja aplikacija i dva nivoa evaluatorske procedure

� nestandardne kriterije evaluacije � okvirno vrijeme eventualnog kašnjenja evaluacije i selekcije prijedloga

projekata

2.2.3. Sistem za elektronsku prijavu projekata (Electronic Proposal Submission Service– EPSS)

Prijedlog projekta u okviru FP7 podnosi se isključivo u elektronskoj formi. Nakon pripremnih aktivnosti koordinator projekta se registruje za elektronsku prijavu projekta, no prije toga mora odabrati finansijsku shemu/vrstu projekta. Na stranici CORDIS-a nalaze se odvojeni vodiči zavisno o shemi finansiranja: IP, STREP, NoE, CA, SA.

Koordinator, isto tako, odabire model obračuna indirektnih troškova; što čini i svaki učesnik u projektu ponaosob u dogovoru sa koordinatorom. (slika 12).

Slika 8 - Registracija koordinatora

20

Slika 9 - Registracija ovlaštene osobe

Koordinator potom unosi spisak partnera, odnosno članova konzorcija. Za svakog

pojedinačno dobiva korisničko ime i šifru, koje dostavlja partnerima, kako bi svi učesnici u projektu popunili obrazac A2, uključujući i koordinatora.

Ukoliko se radi o dvostepenoj prijavi projekata i dvostepenoj evaluaciji, korisnički ime i šifra se ne mijenjaju.

21

Slika 10 - Detalji prijedloga projekta i spisak partnera

A1 obrazac (opšti dio) pored navedenog, sadrži naziv projekta, akronim i kratak

opis projekta. Koordinator popunjava i A3.2. obrazac, koji se odnosi na ukupan proračun budžeta

za projekt, odnosno finansijska potraživanja prema EC. Ostali partneri popunjavaju A3.1. obrazac koji se odnosi na njihov prijedlog budžeta unutar projekta (slika 12).

22

Slika 11 - Prijedlog ukupnog budžeta projekta

Slika 12 - Troškovi partnera u projektu

2.3. PISANJE PRIJEDLOGA PROJEKTA Prije podnošenja prijedloga projekta potrebno je proučiti WP s obzirom da su radni

programi detaljni planovi implementacije svakog specifičnog programa, kao i tema u okviru FP7.

U WP su konkretno dati naučno-tehnički, ekonomski i društveni ciljevi za svaku temu pojedinačno, kao i kriteriji evaluacije koji će se primjenjivati (PART B).

Prije početka pisanja projekta neophodno je: � odrediti oblast, pod-oblast, temu � finansijsku shemu/vrstu projekta (tabela 4), s obzirom da se u okviru

različitih vrsta projekata finansiraju različite aktivnosti � odrediti aktivnosti na osnovu zacrtanih ciljeva naznačenih u WP � napisati kratak opis projekta � pažljivo provjeriti izvodljivost i kompatibilnost sa WP

2

3

Učesnici u projektu (pravni minimum)

3

3

3

3

3

Prosječno trajanje projekta u mjesecima

18-36

36-60

48-60

18-36

9-30

Tip projekta – kratak opis

Svrha: ciljano istraživanje, rješavanje različitih pitanja putem „programskog pristupa“

Ciljne institucije: industrija, SMEs, istraživačke institucije, univerziteti

Aktivnosti: istraživanje, demonstracija, trening, aktivnosti vezane za inovacije, rukovođenje konzorcijem

Svrha: ciljano istraživanje, fokusirano na određenu problematiku

Ciljne institucije: industrija, SMEs, istraživačke institucije, univerziteti

Aktivnosti: istraživanje, demonstracija, trening, aktivnosti vezane za inovacije, rukovođenje konzorcijem

Svrha: integracija učesnika u projektu, istraživačke aktivnosti

Ciljne institucije: industrija, SMEs, istraživačke institucije, univerziteti

Aktivnosti: Združeni program aktivnosti (JPA), integracijske aktivnosti, Združeni istraživački program širenje izvrsnosti,

upravljanje konzorcijem

Svrha: koordinacija, umrežavanje

Ciljne institucije: industrija, SMEs, istraživačke institucije, univerziteti

Aktivnosti: � organizacija događaja – uključujući konferencije, sastanke, radionice, seminare

� srodne studije, razmjena osoblja, razmjena najboljih primjera

� aktivnosti koordinacije (sa relevantnim nacionalnim i regionalnim aktivnostima), itd.

Svrha: priprema budućih aktivnosti, politička podrška, diseminacija rezultata

Ciljne institucije: industrija, SMEs, istraživačke institucije, univerziteti

Aktivnosti: monitoring i ostale aktivnosti vezane za procjenu, konferencije, seminari, sudije, ekspertne grupe,dodjela

visokih naučnih priznanja i kompetitivnost, operativna podrška i diseminacija, informacijske i komunikacijske

aktivnosti, podrška pristupu istraživačkoj infrastrukturi ili pripremnom tehnološkom radu na međunarodnom

nivou (uključujući studije izvodljivosti za razvoj novih infrastruktura) rukovođenje, itd.

Project Types/Tipovi projekata

Small or medium scale focused research actions -STREP

Large-scale integration projects – IP

Coordinating or Networking Actions -CA

Supporting Actions - SA

Funding Scheme/Sheme finansiranja ili vrste projekata

I Collaborative Project - CP

II Large-scale integration projects – IP

III Coordination and Support Actions - CSA

Tab

ela 4 - Finan

sijske sh

eme

24

1. odrediti aktivnosti partnera u okviru konzorcija 2. kompletirati i podnijeti prijedlog projekta putem EPSS 3. provjeriti krajnji datum prijave u WP i tekstu poziva

Struktura prijedloga projekta se sastoji od dva dijela:

1. dio A (PART A) – sadrži obrasce u koje se unose administrativne informacije o prijedlogu projekta i predlagačima, odnosno koordinatoru i svim partnerima u projektu.

2. dio B (PART B) - predstavlja strukturu ili popis poglavlja, odnosno preporuke koje treba slijediti, a ne unaprijed pripremljen obrazac.

2.3.1. Administrativni dio (PART A) Administrativni dio A se sastoji od 3 obrasca. Koordinator projekta

popunjava A1 i A3.2. obrazac. Svi učesnici u projektu, uključujući i koordinatora popunjavaju formulare A2 i A3.1.

Pod-ugovarači ne moraju popuniti obrazac A2, niti se navode u obrascu A3. A1 obrazac sadrži opšte informacije o prijedlogu projekta:

1. akronim projekta 2. naziv projekta 3. trajanje projekta u mjesecima 4. identifikacijski broj poziva za prijavu projekta 5. kodove aktivnosti koje se odnose na projekt 6. ključne riječi 7. kratak opis projekta

25

Slika 13 - A1 obrazac

A2 obrazac sadrži informacije o svakom partneru; po jedan obrazac za svakog

partnera, sa sljedećim informacijama:

1. ime institucije, adresa, kontakt detalji 2. pravni status 3. profil institucije 4. dva kraća CV-a istraživača sa iskustvom, uključenih u projekt 5. informacije o ranijim sličnim prijedlozima projekata

26

Slika 14 - A2 obrazac

A3 obrazac (A3.1. i A3.2.) se odnosi na budžet i traženi iznos za svakog učesnika

u projektu prema vrsti aktivnosti: RTD, demonstracija, upravljanje, itd. (slika 11 i slika 12)

2.3.2. Sadržaj prijedloga projekta – B dio (PART B) Dio B obuhvata tehničke detalje prijedloga projekta i konzorcija. Pri pisanju B dijela preporučljivo je korištenje strukture, odnosno instrukcija koje su

precizirane u Vodiču za aplikante. Dio B se podnosi isključivo u PDF-u, a broj stranica naznačen u vodiču za aplikante mora biti poštovan. Uz svaki poziv za prijavu projekata objavljen je i Vodič(i) za aplikante, u zavisnosti koliko je ponuđenih finansijskih shema/vrsta projekata u okviru datog poziva.

27

Dio B uključuje: � B.1. dio – koncept i ciljeve projekta, naučnu i tehnološku metodologiju i

radni plan � B.2. dio - implementaciju � B.3. dio – potencijalni impakt � B.4. dio – etička pitanja (ukoliko je primjenjivo) � B.5. dio – gender aspekt (opcionalno)

Na prva tri odjeljka se odnose tri kriterija evaluacije. B.1. dio/odjeljak – Koncept i ciljevi projekta, naučna i tehnološka metodologija i

radni plan3

B.1. dio podijeljen je na 3 odjeljka: B.1.1. Priložiti detaljan opis koncepta i ciljeve projekta, izražene u mjerljivim

jedinicama, u skladu sa kriterijima naznačenim u pozivu za prijavu projekta, kao i objašnjenje kako će se ostvariti ciljevi projekta

B.1.2. Dati kratak opis trenutnog stanja u određenoj oblasti, te očekivani progres u odnosu na prethodno stanje

B.1.3 Opisati naučno-tehnološku metodologiju koja će biti korištena uz pripadajući radni program, a što uključuje:

� cjelokupnu strategiju radnog programa projekta � prikaz vremenskog rasporeda za sve WP-e � detaljan opis radnih aktivnosti, podijeljenih na WP-e � potencijalne rizike kao i planove za njihovo prevazilaženje

Slika 15 - Lista radnih paketa

3 http://cordis.europa/fp7/find-doc_en.html

28

Slika 16 - Lista krajnjih rezultata

Svi značajni elementi projekta moraju na kraju dati rezultat, koji mora biti prikazan

u mjerljivim jedinicama. Lista krajnjih rezultata mora biti brojčano ograničena i podvrgnuta kontroli kvaliteta, te poslana EC-i na provjeru i odobrenje.

29

Slika 17 - Opis radnog paketa - WP

Svaki WP - radni paket, pored rednog broja, naziva, tipa aktivnosti, učesnika u

projektu koji je zadužen za određeni radni paket, broja zaposlenih u okviru WP, sadrži i: � opis ciljeva koji se žele ostvariti unutar određenog WP � opis radnih zadataka, po mogućnosti podijeljenih na manje radne jedinice

(tasks) � listu rezultata – sa kratkim opisom svakog pojedinačno � eventualno prelomne tačke projekta od kojih zavisi dalji rad

30

Slika 18 - Tabelarni prikaz rada zaposlenih na projektu

Tabelarni prikaz rada zaposlenih na projektu zahtijeva korektnu kalkulaciju u

odnosu na ukupna finansijska sredstva, s obzirom da se direktni prihvatljivi troškovi odnose na različite vrste aktivnost.

Slika 19 - Lista prelomnih tačaka u projektu

Lista prelomnih tačaka u projektu je prikaz najvažnijih ostvarenih ciljeva

projekata. Svaka prelomna tačka je osnova za prelazak u narednu fazu rada na projektu, te stoga mora biti opisana sa aspekta očekivanih rezultata i ostvarenog progresa.

Na kraju treba dati tabelarni prikaz Okvirnog rasporeda, koji bi trebalo da se

idealno poklopi sa završetkom izvještajnog perioda. Isto tako, može da se podudara sa prelomnim tačkama u projektu.

B.2. dio – Implementacija

Sadrži: � opis strukture menadžmenta projekta i procedura � kratak pregled profila institucije, glavnih radnih zadataka u okviru projekta,

kao i prethodno iskustvo (1 stranica za svakog partnera) � opis konzorcija

31

i dodatno:

� kratko objašnjenje razloga za angažovanje treće strane - podugovaranje � uključenje zemlje koja nije MS, AC ili ICPC u projekat od strane

koordinatora � A3 obrazac i tabelarni prikaz angažmana zaposlenih na projektu,

podijeljenog na sektore/sekcije (2 stranice teksta) � pregled raspodjele sredstava (na pr. nabavka opreme)

B.3. dio – Očekivani rezultati projekta B.3.1 Očekivani rezultati projekta navedeni u radnom programu Očekivani rezultati projekta su u uskoj vezi sa B.1.1. (konceptom i ciljevima

projekta), te u skladu sa kriterijima naznačenim u pozivu za prijavu projekta. Ukoliko je moguće trebalo bi precizirati oblasti gdje će rezultati projekta dovesti do značajnijeg pomaka.

B.3.2. Plan za korištenje i diseminaciju rezultata projekta Odnosi se na B.1.2. odjeljak (predviđeni progres u odnosu na trenutno stanje u

određenoj naučnoj oblasti). Adekvatne mjere su planiranje i implementacija rezultata projekta kako bi se osigurala optimalna diseminacija i eksploatacija. Pored toga, opis treba da obuhvati i:

� upravljanje pravima intelektualnog vlasništva � plan za dalje korištenje rezultata (na pr. dalje istraživanje u svrhu

komercijalne eksploatacije rezultata), koji uključuje i diseminaciju novostečenog znanja

32

B.4. dio – Etička pitanja

Slika 20 - Etička pitanja

2.3.3. Upravljanje projektom/projektni menadžment Kvalitetno i efikasno upravljanje projektom je ključni faktor u sprovođenju

projektnih aktivnosti, kao i u ostvarenju zadatih ciljeva, te eksploataciji rezultata projekta. Projekat bi već u pripremnoj fazi trebao biti opširno pripremljen, no u toku

istraživanja dolazi do odstupanja usljed niza faktora. Kako bi se preduprijedile takve situacije i izbjegao gubitak kontrole nad projektnim aktivnostima, neophodan je nadzor i dogovor o pravovremenom donošenju odluka o preduzimanju konkretnih aktivnosti ili izmjeni plana.

„Kick-off“ (startni) sastanak je jedan od metoda za uspostavljanje pozitivne radne prakse i jačanje upravljačke strukture koja je u skladu sa obimom i složenošću projekta, te dogovora oko upravljanja intelektualnim vlasništvom.

33

Ukoliko jedan ili više partnera ne ispunjavaju svoje obaveze projekt mora uspostaviti mehanizme kojima će ih upozoriti, nametnuti sankcije ili ih naposljetku isključiti iz projekta.

EC je uvela obavezu podnošenja periodičnih izvještaja i završnog izvještaja kako bi nadzirala ispunjavanje ugovornih obaveza, kao i njihovu usklađenost sa odobrenim finansijskim doprinosom EC.

U svakom WP-u za određeni poziv jasno su naznačeni vremenski rokovi za periodično izvještavanja, sadržina periodičnih izvještaja kao i rok i sadržina za završni izvještaj.

Ukoliko Evropska komisija smatra da konzorcij ne ispunjava preuzete obaveze, može odbiti izvještaje i tražiti da konzorcij izvrši svoje obaveze u vremenskom periodu koji odredi EC i dopuni izvještaje, odobriti izvještaje i rezultate, ali i podvrgnuti projekat ponovnom ugovaranju; zatim suspendovati projekat ili isključiti jednog od partnera iz projekta, ukoliko se ustanovi da ne ispunjava preuzete obaveze.

EC vrši uplate na ime koordinatora, a u korist konzorcija. Koordinator je odgovoran za prijem i distribuciji finansijskog doprinosa EC.

Evaluacijski kriteriji za upravljanje projektom/Project Management definisani su u okviru Vodiča za aplikante, koji se nalazi u „Informativnom paketu“ uz svaki poziv za prijavu projekta.

Elementi potrebni za upravljanje projektom (projektni menadžment)

� Consortium Agreement (sadrži strukturu, raspored dužnosti i odgovornosti i imena zaduženih osoba)4

� Work Breakdown Strucure – struktura radnog programa � Pert Chart (grafički prikaz aktivnosti) i listu radnih paketa � Gannt Chart – vremenski prikaz aktivnosti � Deliverables Table – lista rezultata projekta � Project Effort Form – tabelarni prikaz rada zaposlenih na projektu � Project Cost Form (A3) � Table for Budget/Work Ratio – pregled budžeta projekta

4 ANNEX 3 ovog vodiča

34

Slika 21 - primjer Pert dijagrama

WP8 Dissemination & Exploitation

WP1 Project Management

WP2 Data Collection

WP3 Conference

WP4 Project Workshops

WP5 Website

WP6 Journal & e- newsletter

WP7 Helpdesk

35

Slika 22 - Primjer Gantt Chart-a

36

Slika 23 - Project Effort Form 1

37

3. FINANSIJSKA PITANJA

Osnovna finansijska podrška EC u okviru FP7 je sufinansiranje, što znači da EC pokriva u određenom postotku dio ukupnih prihvatljivih troškova projekta. Iznos pokrića prihvatljivih troškova zavisi od vrste projekta/finansijske sheme, pravnog statusa predlagača projekta i vrsti projektnih aktivnosti.

Finansijski doprinos EC definisan je članom 5.1. EC Model Grant Agreement-a – ECGA (u daljem tekstu ECGA)

Maksimum finansijskog doprinosa EC, koji je određen ovim članom, ne može se povećati bez obzira da li su tokom projekta prihvatljivi troškovi uvećani u odnosu na planirane.

Finansijski doprinos EC uključuje:

1. prva tranša koja se isplaćuje na početku projekta (regulisano članom 6. ECGA) 2. periodične isplate koje prate svaki izvještajni period 3. završnu isplatu na kraju projekta, koja slijedi nakon podnošenja konačnog

izvještaja – period traje do 60 dana ili duže

3.1. MODALITETI PLAĆANJA (ČLAN II 6. ECGA)

3.1.1. Pred-finansiranje ili prva tranša na početku projekta (član II 6.1.a. ECGA) U okviru projekta pred-finansiranje ili prva tranša se isplaćuje koordinatoru

projekta na početku projekta, u periodu do 45 dana od datuma potpisivanja ugovora sa EC (ukoliko nije drugačije riješeno specijalnom klauzulom).

Za projekte sa jednim ili dva perioda podnošenja izvještaja iznos prve tranše se kreće od 60% do 80% u odnosu na ukupan finansijski doprinos EC. (Primjer 1)

Za projekte sa trajanjem dužim od dva izvještajna perioda, pred-finansiranje treba da iznosi 160% u odnosu na prosjek finansiranja od strane EC za jedan izvještajni period. (Primjer 2)

Isplata prve tranše ima dva ograničenja.

a) kontribucija za Garancijski fond (5% od ukupnog finansijskog doprinosa EC) je dio isplate prve tranše, ali se ne isplaćuje na bankovni račun koordinatoru, već se transfer vrši direktno u Garancijski fond u isto vrijeme kada se isplaćuje i prva tranša). EC iz Garancijskog fonda vraća ovih 5% učesnicima u projektu, odnosno taj iznos se uplaćuje na bankovni račun koordinatora po završetku projekta u trenutku finalne isplate

b) 10% od ukupnog finansijskog doprinosa EC se uvijek zadržava od strane EC do posljednje isplate

Primjer 1 : Projekt 1 Finansijski doprinos EC: 3,000,000 € Trajanje projekta 3 godine

38

� Pred-finansiranje – prva tranša (60% - 80%) 1,600,000 € � Iznos prihvaćen od EC za 1. izvještajni period 900,000 € � 1. izvještajni period – isplata 900,000 € � Iznos prihvaćen od EC za 1. izvještajni period 900,000 € � 2. izvještajni period – isplata (s obzirom na 10% zadržane dobiti od strane

EC) 200,000 € � Konačna isplata: 3,000,000 – (1,600,000+900,000+200,000) = 300,000 €

Primjer 2: Projekt 1 U okviru Projekta 1 uključena su 3 izvještajna perioda Finansijski doprinos EC je 3,000,000 €

� Prosječni finansijski doprinos EC po izvještajnom periodu: 3,000,000 €/3 = 1,000,000 €

� Pred-finansiranje (prva tranša 160% od iznosa za jedan izvještajni period - član 6. ECGA) 1,000,000 X 160% = 1,600,000 €

� Finansijska kontribucija za Garancijski fond: 5 % od ukupnog finansijskog doprinosa EC: 3,000,000 X 5% = 150,000€

� Neto iznos prebačen na bankovni račun koordinatora: 1,600,000 € – 150,000 € = 1,450,000 eura

3.1.2. Periodične isplate koje prate svaki izvještajni period (član II 16. ECGA) Nakon što EC odobri periodični izvještaj, isplata se zasniva na prihvaćenim

stvarnim troškovima, kako je to regulisano članom II 16 ECGA. Isplata novčanog iznosa je u skladu sa odobrenim iznosom za svaki izvještajni period od strane EC. Međutim, ukupna suma za izvještajni period i prva tranša iznose 90% od ukupnog iznosa odobrenog od strane EC.

3.1.3. Završna isplata, koja slijedi nakon usvajanja konačnog izvještaja od strane EC (član II 6.1.c.)

Nakon što EC odobri konačni izvještaj slijedi završna isplata, bazirana na prihvatljivim troškovima i umanjena za već isplaćeni iznos/e.

U ovoj fazi EC daje odobrenje i za prebacivanje sredstava iz Garancijskog fonda, u skladu sa članom II 21. ECGA.

Primjer 1 U okviru Projekta 1 uključena su 3 izvještajna perioda Finansijski doprinos EC = 3,000,000 € Limit = 2,700,000 € (10% zadržane dobiti od strane EC) Isplate: Period 0 – pred-finansiranje = 1,600,000 €

39

(Period 0 – pred-finansiranje = (prva tranša 160% od iznosa za 1-an izvještajni period - član 6. ECGA) = 1,000,000 X 160% = 1,600,000 €)

Garancijski fond = 20,000 € (Garancijski fond = 1. izvještajni period + 2. izvještajni period = 2,000,000 X 90% =

1,800,000 € (2,000,000 – 1,800,000 = 20,000 €) Period 1. – isplata = 980,000€ (Period 0 + Period 1. + Garancijski fond = 2,600,000 €) Period 2. – isplata = 100,000 € (Period 2. odobreno finansiranje 800,000 €) {2,700,000 – (1,600,000 + 980,000 + 20,000) =

100,000 €} Period 3. Završna isplata (10% zadržane dobiti od strane EC) = 300,000 €

3.1.4. Bankovni račun Preporučeno je da bankovni račun koordinatora, uključen u ECGA, bude isključivo

korišten za finansiranje projekta (regulisano članom II 2.3. ECGA).5

3.2. IMPLEMENTACIJA PROJEKTA I DIO: GENERALNI PRINCIPI

3.2.1. Formiranje konzorcija i uloga koordinatora U okviru svakog projekta mora postojati koordinator projekta, koji je zadužen za

izvršavanje zadataka definisanih članom II 2.3. ECGA i koje ne mogu izvršavati ostali partneri u projektu /članovi konzorcija.

Koordinator je posebno zadužen za: � razvijanje projektne ideje � formiranje konzorcija � pripremu prijedloga projekta i podnošenje aplikacije u elektronskoj formi

(EPSS) � komunikacija sa Project Officer-om u Brusselu, koji je ispred EC zadužena za

nadgledanje implementacije projekta

3.2.2. Upravljanje projektom/ projektni menadžment Pored zadataka menadžmenta, koje obavlja koordinator projekta, određene

zadatke vezano za upravljanje projektom/menadžment u okviru WP-a obavljaju i drugi učesnici u projektu (član II 16.5. ECGA).

II DIO: IZVJEŠTAVANJE I ISPLATA

3.3. Certifikat o finansijskoj reviziji projekta – CFS

5 Svaki učesnik u projektu iz BiH trebao bi otvoriti pod-račun, namjenjen isključivo za implementaciju projekta.

40

3.3.1. Podnošenje CFS-a Certifikat o finansijskoj reviziji projekta - CFS je obavezan za svaki finansijski

zahtjev (periodični ili finalni) u formi nadoknade troškova kada je finansijski doprinos EC jednak ili veći od 375,000 € ili ako projekat traje dvije godine ili duže. CFS mora obuhvatiti sve direktne prihvatljive troškove. CFS se ne odnosi na indirektne prihvatljive troškove.

3.3.2. Certifikat o metodologiji (Certificate of Methodology) Kao dodatnu mogućnost u okviru FP7, ECGA dozvoljava da neki učesnici u

projektu koriste Certifikat o metodologiji, prije zahtjeva za finansiranje, kako bi identifikovali personalne i dodatne/indirektne troškove.

Jednom podnesen Certifikat o metodologiji mora biti odobren od stran EC, a vremenski rok koji EC ima da odobri ili odbije ovaj zahtjev je 30 dana.

Dakle:

� u FP dodatna opcija za neke učesnike u projektu/članove konzorcija je da koriste Certifikat o metodologiji, ali samo za obračun troškova osoblja i indirektnih troškova

� EC ima rok od 30 dana da prihvati/odobri ovaj zahtjev � CFS mora biti verifikovan od strane auditora, koji posjeduje certifikat

nezavisnog revizora � EC ima vremenski rok od 60 dana da prihvati/odbije ovaj certifikat � uproštena procedura certifikacije završne isplate � nije potrebna revizija i certifikacija u toku trajanja projekta

CFS kao i Certifikat o metodologiji obavljaju ovlašteni nezavisni eksterni revizori.

Javne institucije, ustanove srednjeg i visokog obrazovanja i istraživačke organizacije imaju mogućnost da izaberu kompetentnog javnog službenika unutar svog osoblja, ukoliko posjeduje certifikat ovlaštenog revizora, koji obezbjeđuje informacije prema formatu specificiranom u ToR-u (ToR se nalazi u Aneksu VII MGA).

3.3.3. Certifikat za prosječne personalne troškove (Certificate on average perosnnel costs)

Pored obaveze da navedu stvarne troškove, učesnici u projektu mogu da prijave i personalne troškove. Za ovu svrhu Certifikat o metodologiji, koji se koristi za obračun prosječnih personalnih troškova, mora se podnijeti EC na odobrenje. Prosječan obračun personalnih troškova ne smije značajno odstupati od stvarnih personalnih troškova institucije koja učestvuje u projektu.

Ukoliko učesnik u projektu odluči da prijavi prosječne personalne troškove ovaj certifikat je obavezan, ukoliko Certifikat o metodologiji nije ranije dostavljen.

41

Shematski pregled certifikata:

Certifikat o finansijskoj reviziji projekta – CFS

Certifikat o metodologiji Certifikat za prosječne personalne troškove

osnova član II 4. član II 4. član II 14.

Ko

Obavezan za sve učesnike u projektu bazirano na uslovima naznačenim u Grant agreement-u - GA

Opcionalan i predviđen za ograničen broj učesnika u projektu; baziran na kriterijima koje ustanovljava EC

Obavezan za sve učesnike ukoliko nije podnesen Certifikat o metodologiji – u tom slučaju Certifikat o metodologiji zamjenjuje Certifikat o prosječnim personalnim troškovima

Uslovi

Ukoliko je ukupni doprinos EC < 375,000 €, certifikat nije potreban Za projekte koji traju < od 2 godine, certifikat nije potreban Za projekte koji traju 2 godine Ukoliko je ukupni doprinos EC > 375,000 €, tada je potrebno podnijeti CFS prilikom finalne ispate Izuzetak: Kada je Certifikat o metodologiji prihvaćen od strane EC, nije potrebno podnijeti CFS za periodičnu isplatu

Metoda mora biti konzistentna sa principima menadžmenta i uobičajenom praksom obračunavanja troškova učesnika u projektu Prosječni personalni troškovi ne mogu značajno odstupati od stvarnih personalnih troškova

Okvir

Odnosi se na projekat i izvještajne periode; pokriva sve prihvatljive troškove koji nisu certifikovani do tog perioda

Uobičajena praksa u okviru FP7 za sve učesnike u projektima

Uobičajena praksa u okviru FP7 za sve učesnike u projektima

Vremenski okvir

Za projekte = 2 godine: Prilikom finalne isplate Za projekte > 2 godine: Kada su ispunjeni kriteriji

U bilo kojem trenutku implementacije projekta, ali ne ranije od isteka 6 mjeseci od početka projekta, nakon što je potpisan prvi ugovor u okviru FP7

U bilo kojem trenutku implementacije projekta, ali ne ranije od isteka 6 mjeseci od početka projekta, nakon što je potpisan prvi ugovor u okviru FP7

Forma izvještavanja

Detaljan izvještaj verifikovan od strane nezavisnog revizora ili kompetentnog javnog službenika Nezavisan izvještaj o faktičkom finansiranju (Annex VII F formular)

Nezavisan izvještaj o faktičkom finansiranju (Annex VII F formular)

Nezavisan izvještaj o faktičkom finansiranju (relevantan dio E formulara)

42

Certifikat o finansijskoj reviziji projekta – CFS

Certifikat o metodologiji Certifikat za prosječne personalne troškove

osnova član II 4. član II 4. član II 14.

Prednosti

Primjena CFS za učesnike u projektu povećava mogućnost prihvatljivosti troškova

Kada je Certifikat o metodologiji prihvaćen od strane EC, nije potreban CFS za periodične isplate Ukoliko je metodologija prihvaćena ne postoji rizik od re-certifikacije nakon revizije, ukoliko je metoda primijenjen ispravno

Ukoliko je metodologija prihvaćena, prosječni troškovi ne mogu značajno odstupati od stvarnih troškova Ukoliko je metodologija prihvaćena ne postoji rizik od re-certifikacije nakon revizije, ukoliko je metoda primijenjen ispravno

Tabela 5 - Shematski pregled certifikata Odobravanje izvještaja i rezultata, rokovi isplate regulisani su članom II 5. ECGA.

Na kraju svakog izvještajnog perioda EC evaluira i odobrava izvještaje o projektu i rezultatima projekta, te vrši isplatu za taj izvještajni period, koja je naplativa u roku od 105 dana od dana podnošenja izvještaja, odnosno računa.

3.3. OBRAČUN TROŠKOVA Za razliku od FP6 u kojem su bila dostupna 3 modela, okviru FP7 svi učesnici u

projektu koriste jedinstven model finansiranja. U okviru ovog modela finansijski doprinos Evropske zajednice pokriva (potpuno

ili djelomično) ukupne troškove. Učesnici u projektu/članice konzorcija mogu odlučiti kako će distribuirati

finansijski doprinos EC. Raspodjela može biti striktno u skladu sa Ugovorom o grantu ili u skladu sa dogovorom unutar konzorcija. Kakav god bio izbor učesnika u projektu, odnosno članica konzorcija, neophodno je da raspodjela bude jasno i precizno definisana konzorcijskim ugovorom, kako bi se izbjegli problemi i nesporazumi.

Velika industrijska preduzeća

SMEs

akademske institucije

ostali

Menadžment 100% RTD 50% 75% demonstracijske aktivnosti 50% Ostali troškovi (diseminacijske aktivnosti, trening, menadžement konzorcija, itd.)

100%

Tabela 6 - Pregled finansijskog doprinosa EC prema vrstama aktivnosti Akademske institucije, SMEs, istraživačke organizacije, ostale ne-profitne organizacije

mogu koristiti opciju od fiksnih 20% za dodatne/indirektne troškove. Dodatni/indirektni troškovi za aktivnosti koordinacije i podrške (na pr. SA i CA)

su limitirani na 7 %, u odnosu na ranijih 20%.

43

3.3.1. Direktni prihvatljivi troškovi Direktni prihvatljivi troškovi su oni troškovi koji se odnose na sve aktivnosti koje

su neophodne za izvođenje projekta, kao što su: istraživanje, menadžment, trening, diseminacija. Ostali direktni prihvatljivi troškovi:

� troškovi osoblja � troškovi opreme � režijski troškovi � troškovi za putovanja i dnevnice � troškovi publikacija (cijena po stranici i slični troškovi za objavu rezultata

istraživanja)

3.3.1.1. Obračun troškova osoblja – Man Month Calculation

Dani Sati (8-no radno vrijeme) godišnje 365

vikendi -104

261 = 2.088

državni praznici i sl. 8

godišnji odmor 21

bolovanje 12

treninzi/kursevi 5

sastanci osoblja i sl. 3 = 49 = 392

godišnji broj neto radnih dana i sati

212 1.696 (141,33 sata mjesečno)

Tabela 7 - obračun troškova osoblja Obračun troškova po zaposleniku: broj radnih sati mjesečno X satnica (u skladu sa uobičajenom praksom zemlje iz

koje dolazi organizacija u €) X angažman na projektu (mjeseci) = iznos u €

3.3.2. Dodatni ili indirektni prihvatljivi troškovi Indirektni troškovi su oni prihvatljivi troškovi koji ne mogu biti definisani od

strane učesnika u projektu kao troškovi direktno uključeni u izvođenje projekta, ali mogu biti identifikovani i opravdani putem računovodstvenog sistema obračunavanja troškova tako što će biti dovedeni u direktnu vezu sa prihvatljivim troškovima, koji se odnose na projekt. Ne mogu uključivati ni jedan prihvatljivi direktni trošak. Predstavljaju pravednu raspodjelu cjelokupnih fiksnih troškova organizacije.

� troškovi koji se odnose na opštu administraciju i menadžment � troškovi koji se odnose na tekuću profesionalnu obuku osoblja � troškovi korištenja ureda ili laboratorija, uključujući iznajmljivanje ili

amortizaciju zgrade i opreme, te svih relevantnih troškova kao što su komunalije (voda, grijanje, električna energija, održavanje, troškovi osiguranja).

� troškovi komunikacija: povezivanje na mrežu, poštanski troškovi i uredska oprema

44

� amortizacija uredske opreme: računara, prenosivih računara, uredskih softvera

� različiti dodatni troškovi

3.3.3. Neprihvatljivi troškovi � indirektni porezi, uključujući PDV; � kamate; � provizije za moguće buduće troškove ili plaćanja; � gubici na promjeni valuta � troškovi prijavljeni, pretrpljeni ili nadoknađeni na drugom projektu

finansiranom od strane EU � povrat kapitala � dug i naknada za servisiranje duga � pretjerani ili neodgovorni troškovi

3.3.4. Dodatni ili indirektni prihvatljivi troškovi – metode obračunavanja dodatnih/indirektnih troškova

U okviru FP7 organizacije/institucije mogu birati između sljedećih ponuđenih metoda obračunavanja dodatnih/indirektnih troškova.

1. Stvarni indirektni troškovi (Actual Indirect Costs): Ova metoda obračuna indirektnih troškova predviđena je za korisnike/institucije

koji posjeduju analitički računovodstveni sistem, koji im omogućava da identifikuju i grupiraju svoje indirektne troškove u skladu sa kriterijima prihvatljivosti. Ove institucije moraju podnijeti izvještaj o stvarnim indirektnim troškovima ili koristiti standardnu paušalnu od 20%.

2. Pojednostavljena metoda (Simplified Method) Učesnik u projektu može koristiti pojednostavljenu metodu u skladu sa

uobičajenom praksom obračunavanja troškova i uobičajenom računovodstvenom praksom i principima menadžmenta zemlje iz koje dolazi. Korištenje ove metode je opravdano jedino u slučaju kada organizacija nema analitički računovodstveni sistem ili u slučaju kada pravni okvir zahtijeva korištenje gotovinskog plaćanja, što onemogućava detaljno obračunavanje raspodjele sredstava. Pojednostavljen pristup mora biti baziran na stvarnim troškovima izvedenim iz financijskih računa u dotičnom periodu.

Pojednostavljena metoda ne zahtijeva prethodnu registraciju ili certifikaciju od strane EC.

Minimum uslova za korištenje ove metode: � da je u skladu sa uobičajenom praksom i principima obračunavanja u zemlji

iz koje dolazi (u sadašnjem ili budućem periodu) � da je bazirana na stvarnim indirektnim troškovima koji su identični

troškovima iz prethodne fiskalne godine � da je zakonski regulisano obračunavanje troškovi od strane pravnog

subjekta

45

Primjer: Ukoliko organizacija radi na tri projekta, finansirana od strane EC i njeni indirektni

prihvatljivi troškovi iznose 10,000 €, organizacija raspoređuje sredstva između tri projekta koristeći Pojednostavljenu metodu baziranu na fiksnoj satnici.

Indirektni troškovi: 10,000 € Radni sati na nivou organizacije (pravnog subjekta) 2000 Radni sat = 10,000/2,000 = 5 Projekt 1 – 600 radnih sati = 600 X 5 = 3,000 € za indirektne troškove Projekt 2 – 400 radnih sati = 400 X 5 = 2,000 € za indirektne troškove Projekt 3 – 1.000 radnih sati = 1.000 X 5 = 5,000 € za indirektne troškove 3. Standardna paušalna metoda od 20% (Flat Rate of 20%) Učesnik u projektu se može odlučiti za korištenje paušala od 20% od ukupnih

direktnih prihvatljivih troškova, isključujući direktne prihvatljive troškove za podugovaranje i sredstva za nadoknadu troškova za korištenje resursa trećih strana u projektu (za čije korištenje učesnik u projektu nije dao odobrenje):

� troškovi koji se odnose na opštu administraciju i menadžment � troškovi korištenja ureda ili laboratorija, uključujući iznajmljivanje ili

amortizaciju zgrade i opreme, te svih relevantnih troškova kao što su komunalije (voda, grijanje, električna energija, održavanje, troškovi osiguranja).

� troškovi komunikacija: povezivanje na mrežu, poštanski troškovi i uredska oprema

� amortizacija uredske opreme: računara, prenosivih računara, uredskih softvera

� različiti dodatni troškovi Učesnici u projektu koji koriste ovu metodu, ne mogu ove izdatke uvrstiti u

troškove vezane za projekat. Različiti tipovi izdataka uvrštenih u direktne troškove ne mogu istovremeno biti

uvršteni u dodatne/indirektne troškove. Primjer:

osoblje 1,000,000 €

podugovaranje 100,000 €

istraživač sa trećeg univerziteta, koji tamo i obavlja poslove 10,000

istraživač sa trećeg univerziteta koji posao obavlja u prostorijama korisnika 20,000 €

putni troškovi 5,000 €

oprema 50,000 €

Ukupni prihvatljivi direktni troškovi 1,190,000 €

Obračun indirektnih troškova: 1,190,000 € - 100,000 € (podugovaranje) – 20,000 € (istraživač sa trećeg univerziteta

koji posao obavlja u prostorijama korisnika) = 1,07,0,000 X 20% = 214,000 €

46

4. Posebna paušalna tranzicija od 60% (Transitional Flat Rate of 60%) Ne-profitne organizacije, srednješkolske i visokoškolske institucije, srednja i mala

preduzeća koja ne mogu sa sigurnošću identifikovati svoje indirektne troškove vezane za projekat, kada učestvuju u projektu koji uključuje istraživanje, tehnološki razvoj i demonstracijske aktivnosti, mogu se opredijeliti za paušal od 60% od ukupnih direktnih prihvatljivih troškova, isključujući troškove za podugovaranje i sredstva za nadoknadu troškova za korištenje resursa trećih strana u projektu, za čije korištenje učesnik u projektu nije dao odobrenje.

Indirektni troškovi – struktura odlučivanja Koji se od ponuđenih uslova primjenjuje?

1. organizacija posjeduje analitički računovodstveni sistem 2. organizacija je odlučila obračunavati dodatne troškove putem pojednostavljene metode

DA

Stvarni indirektni troškovi ili troškovi izračunati putem pojednostavljen metode

ili 1. 20% od ukupnih direktnih prihvatljivih troškov

NE

ili

60% od ukupnih direktnih prihvatljivih troškova (1)(2),za: ne-profitne organizacije, srednje i visoko obrazovanje, istraživačke organizacije i mala i srednja preduzeća.

Kada učestvuju u projektu (vrsti projekta/finansijskoj shemi) koji uključuje istraživanje i tehnološki razvoj

Aktivnosti koordinacije i podrške 1. U svakom slučaju maksimalno 7% od direktnih prihvatljivih troškova

1 -Isključuje direktne prihvatljive troškove za podugovaranje i nadoknadu troškova za korištenje resursa trećih strana u projektu, za čije korištenje učesnik projektu nije dao odobrenje. 2- Ovaj paušal može biti korišten za bilo koji prijedlog projekta u okviru poziva za prijavu projekta, za koje je krajnji datum prijave do 01.01.2010. godine. Evropska komisija će ustanoviti dodjeljivanje dotacija za pozive za prijavu projekta, za koje je krajnji datum prijave do 31.12.2009. godine, za određeni nivo od paušala koji neće biti niži od 40%.

Tabela 8 - Struktura odlučivanja o načinu obračuna indirektnih troškova Posebna paušalna tranzicija je namijenjena projektima/finansijskim shemama (NoE

i CP) koje uključuju istraživanje i tehnološki razvoj, te demonstracijske aktivnosti. Korisnici iz ICPC zemalja kao alternativu finansiranju baziranom na stvarnim

troškovima mogu izabrati paušalnu isplatu/osiguranu svotu – lump sum approach. International Cooperation Partner Countries – ICPC/Zemlje partneri u

međunarodnoj saradnji: EC je treće zemlje definisala kao zemlje sa niskim prihodima, srednjim prihodima, te zemlje sa višim srednjim prihodima. Bosna i Hercegovina spada u zemlje sa niskim prihodima.

5. Aktivnosti koordinacije i podrške (Coordination and Support actions – CSA) Kada su u pitanju CSA, iznos pokrića prihvatljivih indirektnih troškova za svakog

učesnika u projektu iznosi maksimum 7% od ukupnih prihvatljivih direktnih troškova, isključujući direktne troškove koji se odnose na podugovaranje i učešće treće strane.

Sufinansiranje od strane EC za ovu vrstu projekta, odnosno finansijsku shemu, može doseći maksimum od 100% za pokriće direktnih prihvatljivih troškova, ali iznos pokrića prihvatljivih indirektnih troškova ne može biti veći od 7%.

47

Primjer finansiranja za CSA: Ukupni prihvatljivi troškovi: 300.000 € Direktni troškovi: 200,000 € EC pokriće za direktne troškova 100% = 200,000 € (uključujući i 20,000 € za

podugovaranje) Indirektni troškovi 100,000 € EC finansiranje prihvatljivih indirektnih troškova = 7% od (200,000€ - 20,000 € =

180,000 € ) = 12.600 € Ukupni finansijski doprinos EC za projekat je 212,600 €

48

4. LINKOVI

Sistem državnih kontakt tačaka za Okvirne programe EU – NCP FP BiH http://www.ncp-fp.ba/ FP7 – početna stranica: http://cordis.europa.eu/fp7/home_en.html Saradnja: http://cordis.europa.eu/fp7/cooperation/home_en.html Ideje: http://cordis.europa.eu/fp7/ideas/home_en.html Ljudi: http://cordis.europa.eu/fp7/people/home_en.html Kapaciteti: http://cordis.europa.eu/fp7/capacities/home_en.html Euratom: http://cordis.europa.eu/fp7/euratom/home_en.html Združeni istraživački centar: http://cordis.europa.eu/fp7/jrc/home_en.html Učešće u FP7: http://cordis.europa.eu/fp7/participate_en.html http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm Podnošenje prijave projekta: http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm?fuseaction=UserSite.FP7SubmitProposalPage Podrške učešću u FP7: http://cordis.europa.eu/fp7/get-support_en.html Traženje partnera: http://cordis.europa.eu/fp7/partners_en.html Pretraga dokumenata: http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html Finansijska pitanja: http://cordis.europa.eu/fp7/how_en.html#financial http://cordis.europa.eu/fp7/how_en.html#ipr Grant ugovor: http://cordis.europa.eu/fp7/calls-grant-agreement_en.html#ideas_ga ftp://ftp.cordis.lu/pub/fp7/docs/fp7-core-ga_en.pdf ftp://ftp.cordis.lu/pub/fp7/docs/fp7-ga-annex2_en.pdf ftp://ftp.cordis.lu/pub/fp7/docs/fp7-ga-annex4_en.pdf ftp://ftp.cordis.lu/pub/fp7/docs/fp7-ga-annex5_en.pdf ftp://ftp.cordis.lu/pub/fp7/docs/fp7-ga-annex6-cp_en.pdf ftp://ftp.cordis.lu/pub/fp7/docs/fp7-ga-annex6-csa_en.pdf ftp://ftp.cordis.lu/pub/fp7/docs/fp7-ga-annex6-cpcsa_en.pdf ftp://ftp.cordis.lu/pub/fp7/docs/fp7-ga-annex6-noe_en.pdf ftp://ftp.cordis.lu/pub/fp7/docs/fp7-ga-annex7d_en.pdf ftp://ftp.cordis.lu/pub/fp7/docs/fp7-ga-annex7e_en.pdf ftp://ftp.cordis.lu/pub/fp7/docs/fp7-ga-clauses_en.pdf ftp://ftp.cordis.lu/pub/fp7/docs/fp7-core-ga_en.pdf http://cordis.europa.eu/inco/home_en.html FET Home: http://cordis.europa.eu/ist/fet/home.html

49

National Contact Points: http://cordis.europa.eu/fp7/ncp_en.html FP7 Enquiry service: http://ec.europa.eu/research/enquiries ICT Helpdesk email: ict@ec.europa.eu FET-Open Helpdesk email: istfet@ec.europa.eu http://cordis.europa.eu/ist/fet/int-o.htm CORDIS FP7 service: http://cordis.europa.eu/fp7/participate_en. Risk sharing financing facility(European Investment Bank): http://www.eib.org/rsff Idealist partner search project: http://www.ideal-ist.net/ Finance Helpdesk: http://www.finance-helpdesk.org http://www.finance-helpdesk.org/downloads/financialguide.pdf IPR helpdesk: http://www.ipr-helpdesk.org/index.html Supporting TEL (The European Library) http://www.theeuropeanlibrary.org http://www.euratom.org/ http://www.eiard.org/index.html ERC (European Research Council) http://erc.europa.eu/index.cfm CORDIS help desk: http://cordis.europa.eu/guidance/helpdesk/home_en.html EPSS help desk support@epss-fp7.org FP7 Tempaltes: http://www.hyperion.ie/templates.htm FP7 Proposal Course: http://www.hyperion.ie/fp7proposalcourse.htm EU – Balkan countries Action Plan in Science and Technology http://www.gsrt.gr/default.asp?V_ITEM_ID=3815

50

ANNEX 1

OBRASCI ZA OBRAČUN DIREKTNIH TROŠKOVA

51

52

53

54

ANNEX 2

PRIMJERI OBRAČUNA INDIREKTNIH TROŠKOVA

55

56

1

SEVENTH FRAMEWORK PROGRAMME

GRANT AGREEMENT No __________

PROJECT TITLE [ACRONYM]

(indicate FUNDING SCHEME) The [European Community] [European Atomic Energy Community] (the "Community"), represented by the Commission of the European Communities (the "Commission"), of the one part, and (name of the coordinator and legal form) (national registration number if any), established in (full address city/state/province/country), represented by (name of legal representative), (function) [and/or (name of legal representative), (function)], or her/his/their authorised representative, the beneficiary acting as coordinator of the consortium (the "coordinator" )1, ("beneficiary no. 1"), of the other part HAVE AGREED to the following terms and conditions including those in the following annexes, which form an integral part of this grant agreement (the "grant agreement”).

Annex I - Description of Work [Joint Programme of Activities (only for Networks of Excellence)]

Annex II - General conditions (Ref to English version OJ) Annex III - [Specific provisions related to [this funding scheme or activity] as published

in (Reference to English version of OJ)][Non applicable] [Annex IV - Form A – Accession of beneficiaries to the grant agreement as published in

(Reference to English version of OJ)] [Annex V - Form B – Request for accession of a new beneficiary to the grant agreement

as published in (Reference to English version of OJ)] [Annex VI - Form C – Financial statement per funding scheme as published in

(Reference to English version of OJ)] [Annex VII - Form D – Terms of reference for the certificate on the financial statements

and Form E - Terms of reference for the certificate on the methodology as published in (Reference to English version of OJ)]

Article 1 – Accession to the grant agreement of the other beneficiaries 1. The coordinator shall endeavour to ensure that each legal entity identified below accedes to this grant agreement as a beneficiary, assuming the rights and obligations established by the grant agreement with effect from the date on which the grant agreement enters into force, by signing Form A in three originals, countersigned by the coordinator.

- (full name and legal form of the beneficiary) (national registration number if any) established in (full address city/state/province/country), represented by (name of legal representative) (function), [and/or (name of legal representative), (function)], or her/his/their authorised representative ("beneficiary no. 2"), - (full name and legal form of the beneficiary) (national registration number if any) established in (full address city/state/province/country), represented by (name of legal

1 NOTE: For Research actions for the benefit of specific groups (including Cooperative research and Collective research) the nature of the participant must be identified in the grant agreement: RTD Performer/ SME/ Enterprise grouping/CSO.

2

representative) (function), [and/or (name of legal representative), (function)], or her/his/their authorised representative (“beneficiary no. 3”), - (…)

All the beneficiaries together form the consortium (the "consortium"). 2. The coordinator shall send to the Commission one duly completed and signed Form A per beneficiary at the latest 45 calendar days after the entry into force of the grant agreement. The two remaining signed originals shall be kept, one by the coordinator to be made available for consultation at the request of any beneficiary, and the other by the beneficiary concerned. 3. Should any legal entity identified above, fail or refuse to accede to the grant agreement within the deadline established in the previous paragraph, the Commission is no longer bound by its offer to the said legal entity(ies). The consortium may propose to the Commission, within the time-limit to be fixed by the latter, appropriate solutions to ensure the implementation of the project. The procedure established in Annex II for amendments to this grant agreement will apply. 4. [The beneficiaries are deemed to have concluded a consortium agreement (the "consortium agreement") regarding the internal organisation of the consortium.]2 Article 2 – Scope The Community has decided to grant a financial contribution for the implementation of the project as specified in Annex I, called [project title (Acronym)] (the "project") within the framework of the [name of specific RTD programme] and under the conditions laid down in this grant agreement. Article 3 – Duration and start date of the project The duration of the project shall be [insert number] months from [the first day of the month after the entry into force of the grant agreement] [insert fixed start date3] [the effective starting date notified by the coordinator/beneficiary which must be within [insert number] months from the date the grant agreement enters into force] (hereinafter referred to as the “start date”). Article 4 – Reporting periods and language of reports The project is divided into reporting periods of the following duration: - P1: from month 1 to month X - P2: from month X+1 to month Y - P3: from month Y+1 to month Z - (…) - [final]: from month [N+1] to the last month of the project Any report and deliverable, when appropriate, required by this grant agreement shall be in [insert language].

2 NOTE: This sentence will not appear in the cases where the consortium agreement is not compulsory as foreseen in the

call for proposals.

3 NOTE: In cases where the start date of the project is before the grant agreement is signed by both parties, i.e. before it has entered into force, according to Article 112 of the Financial Regulation, it is required that the consortium can demonstrate the need to start the action before the agreement is signed. In any case, the start date of the project cannot be prior to the submission of the proposal.

3

Article 5 – Maximum Community financial contribution 1. The maximum Community financial contribution to the project shall be EUR [insert amount]

([insert amount in words] EURO). The actual Community financial contribution shall be calculated in accordance with the provisions of this grant agreement.

2. Details of the Community financial contribution are contained in Annex I to this grant agreement

which includes: - a table of the estimated breakdown of budget and Community financial contribution per activity to

be carried out by each of the beneficiaries under the project. Beneficiaries are allowed to transfer budget between different activities and between themselves in so far as the work is carried out as foreseen in Annex I.

- [a table per beneficiary specifying the budget to be reimbursed as a lump sum. Beneficiaries are

not allowed to transfer Community financial contribution to the part to be reimbursed as a lump sum. The latter does not apply to beneficiaries from International Cooperation partner countries.]4

3. The bank account of the coordinator to which all payments of the Community financial

contribution shall be made is: Name of account holder: Name of bank: Account reference: IBAN/sort code and number

Article 6 –Pre-financing

A pre-financing of EUR [insert amount] ([insert amount in words5] EURO) shall be paid to the coordinator within 45 days following the date of entry into force of this grant agreement. The coordinator shall distribute the pre-financing only to the beneficiaries who have acceded to the grant agreement and after the minimum number of beneficiaries required by the Rules for Participation as detailed in the call for proposals to which the project is related, have acceded to the grant agreement. Beneficiaries hereby agree that the amount of EUR [insert amount] ([insert amount in words] EURO), corresponding to the beneficiaries' contribution to the Guarantee Fund referred to in Article II.20 and representing [5%] of the maximum Community financial contribution referred to in Article 5.1, is transferred in their name by the Commission from the pre-financing into the Guarantee Fund. However, beneficiaries are deemed to have received the full pre-financing referred to in the first indent and will have to justify it in accordance with the grant agreement.

4 NOTE: This indent only appears when part of the grant is reimbursed as lump sum, flat rate (other than indirect costs)

(including scale of unit costs) or a combination of those.

5 NOTE: This amount is intended to provide the beneficiaries with a float in between periods and it would be agreed during negotiations. As an indication, for projects with more than 2 periods, this amount could be around 160% of the average funding per period (Average = total EC contribution / nr of periods).

4

Article 7 – Special clauses [No special clauses apply to this grant agreement.] [The following special clauses apply to this grant agreement:] Article 8 – Communication 1. Any communication or request concerning the grant agreement shall identify the grant agreement number, the nature and details of the request or communication and be submitted to the following addresses: For the Commission: Commission of the European Communities DG [name] [B-1049 Brussels [Belgium] [Luxembourg] For the coordinator: [name of contact person] [contact address] 2. For information or documents to be transferred by electronic means, the following addresses shall be used: For the Commission:

For the coordinator:

3. In case of refusal of the notification or absence of the recipient, the beneficiary or the consortium, as the case may be, is deemed to have been notified on the date of the latest delivery, if notification to the coordinator has been sent to one of the addresses mentioned in paragraphs 1 and 2 and to their legal representative. Other beneficiaries are deemed to have been notified if notification has been sent to the address mentioned in Article 1.1. 4. Any communication or request relating to the processing of personal data (Article II.13) shall be submitted, using the address(es) for the Commission identified in paragraphs 1 and 2, to the Controller responsible for the processing: Head of Unit of (responsible service).

Article 9 – Applicable law and competent court The Community financial contribution is a contribution from the Community research budget with the aim to implement the 7th Research Framework Programme (FP7) and it is incumbent on the Commission to execute FP7. Accordingly, this grant agreement shall be governed by the terms of this grant agreement, the Community acts related to FP7, the Financial Regulation applicable to the general budget and its implementing rules and other Community law and, on a subsidiary basis, by the law of [country of the seat of the authorising officer responsible under the internal rules on the execution of the general budget of the European Communities]. Furthermore, the beneficiary is aware, and agrees, that the Commission may take a decision to impose pecuniary obligations, which shall be enforceable in accordance with Article 256 of the Treaty establishing the European Community and Articles 164 and 192 of the Treaty establishing the European Atomic Energy Community.

5

Notwithstanding the Commission's right to directly adopt the recovery decisions referred to in the previous paragraph, the Court of First Instance, or on appeal, the Court of Justice of the European Communities, shall have sole jurisdiction to hear any dispute between the Community and any beneficiary concerning the interpretation, application or validity of this grant agreement and the validity of the decision mentioned in the second paragraph. Article 10 – Application of the grant agreement provisions Any provision of this part of the grant agreement, shall take precedence over the provisions of any of the Annexes. The provisions of Annex III shall take precedence over the provisions of Annex II, and both shall take precedence over the provisions of Annex I. The special clauses set out in Article 7 shall take precedence over any other provisions of this grant agreement. Article 11 – Entry into force of the grant agreement This grant agreement shall enter into force after its signature by the coordinator and the Commission, on the day of the last signature. Done in two originals in [language].

For the coordinator done at [insert place]: Name of the legal entity: Name of legal representative: Stamp of the organisation (if applicable): Signature of legal representative: Date:

For the Commission done at [Brussels][Luxembourg]:

Name of legal representative:

Signature of legal representative: Date: