Manual Formulacion Plan de Trabajo

MINISTERIOMINISTERIO DEDE AGRICULTURAGRICULTURAMINISTERIO DE AGRICULTURA

MANUAL DE FORMULACION DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO

Y PRESUPUESTO PARA LASORGANIZACIONES DE USUARIOS

200520052005

CONVENIO MARCO DE COOPERACICONVENIO MARCO DE COOPERACIÓNINTERINSTITUCIONAL INRENA - UCPSIINTERINSTITUCIONAL INRENA - UCPSICONVENIO MARCO DE COOPERACIÓNINTERINSTITUCIONAL INRENA - UCPSI

19

CONVENIO DE COOPERACIÓN INTERINSTITUCIONAL INRENA - UCPSIMANUAL DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO Y PRESUPUESTO

ÍNDICE

1. OBJETIVOS 1

2. PRIMERA PARTE: PLAN ANUAL DE TRABAJO 1

2.1 CONCEPTOS 1

2.2 BASE LEGAL 3

2.3 ESTRUCTURA DEL PLAN ANUAL 3

2.4 PROCEDIMIENTOS DE FORMULACIÓN DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO 9

3. SEGUNDA PARTE: PRESUPUESTO ANUAL 11

3.1 CONCEPTOS 11

3.2 BASE LEGAL 11

3.3 ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO 12

3.4 PROCEDIMIENTOS DE FORMULACIÓN 15

3.5 FLUJO DE CAJA (Programación de Ingresos y Egresos) 17

1


1. OBJETIVOS

El presente manual busca ser un instrumento directriz para la formulación, ejecución, seguimiento, ajustey supervisión del Plan Anual de Trabajo y Presupuesto en las Organizaciones de Usuarios: Junta de Usuariosy Comisiones de Regantes.

Asimismo se busca dar claridad en los conceptos básicos para definir las actividades y medios quepermitan alcanzar las metas planteadas en un periodo de tiempo definido.

2. PRIMERA PARTE: PLAN ANUAL DE TRABAJO

2.1. CONCEPTOS

El Plan Anual de Trabajo es un documento en el que se proyectan las actividades a ser desarrolladas enel año venidero para poder cumplir con las funciones de la Organización de Regantes. Estas actividades sedeben programar en forma ordenada, lógica, calendarizada y clasificadas por su importancia.

El Plan Anual de Trabajo es una herramienta de gestión de primera importancia, por lo cual debe seraprobado en Asamblea (tanto de la Junta como de la Comisión de Regantes). Sin Plan de Trabajo, nohabría base firme para orientar las labores de la Directiva, de la Gerencia Técnica y de las otras áreasfuncionales de la organización. De no contar con un Plan de Trabajo, tampoco existiría un documento degestión para hacer seguimiento ni evaluación sobre la correcta utilización de los tiempos y recursos, porparte de las propias organizaciones de usuarios, de la supervisión y fiscalización de la autoridad de aguas,y de la Autoridad Autónoma de Cuenca Hidrográfica, en los casos que existan.

La orientación de las actividades propuestas en el Plan Anual de Trabajo debe enmarcarse dentro de lanormatividad legal vigente en materia de agua y de los lineamientos que tenga la institución para el medianoplazo. Es decir: el Plan Anual de Trabajo debe retomar y concretar para el año entrante las proyeccionesestipuladas en el Plan Estratégico (Plan de Mediano Plazo). Gráficamente:

El periodo en el que se debe formular el Plan Anual de Trabajo, el presupuesto correspondiente y estaraprobado por la asamblea a general ordinaria de las organizaciones de usuarios está supeditado a lasfechas límites que establecen las normas legales (D.S. 003-90-AG y 057-2000-AG):

Hasta el 30 de septiembre: Aprobación Plan Anual de Trabajo yPresupuesto de la Junta de Usuarios.

Hasta el 31 de octubre: Aprobación Plan Anual de Trabajo yPresupuesto de las Comisión de Regantes.

Corei7

Resaltado

2


Hasta el 30 de noviembre: Consolidación de los presupuestos de la Juntay de las Comisiones de Regantes por parte dela Junta Directiva de la Junta de Usuarios.

De incumplir con la presentación del Plan de Trabajo y Presupuesto son causales de remoción automáticade los directivos de las Organizaciones de usuarios (Art. 66.10 del DS 054).

Es importante que el Plan Anual y el Presupuesto de la Junta y de las respectivas Comisiones de Regantessean ordenados de acuerdo a una misma estructuración de los contenidos. Pues, existe mucha relaciónentre las actividades de una Junta y las actividades de las Comisiones de Regantes que existen al interiordel ámbito de la Junta. Más aún, los presupuestos de las Comisiones y de la Junta deben ser consolidadosen un solo conjunto de cuadros para poder efectuar los respectivos cálculos con respecto a la Tarifa deAgua, por lo cual los formatos respectivos deben respetar una misma estructura, sin variación alguna.

En torno a un Plan de Trabajo se utilizan con frecuencia algunos términos cuyo concepto se explica líneasabajo:

Objetivo: Lo que se proyecta alcanzar o haber cumplido al final del periodo.Normalmente se distingue entre un objetivo general (central) y varios objetivosespecíficos.

Meta: Es la cuantificación de lo que se quiere obtener en torno a un objetivo, encantidad y calidad.

Resultado: Es la descripción del producto o servicio que se quiere obtener mediante laejecución de determinadas actividades. Un resultado se cuantifica con sumeta.

Producto: Es un objeto tangible que se obtiene a través de la realización de una actividad.(Por ejemplo), el documento aprobado del Plan de Trabajo es el productode un ejercicio.

Actividad: Lo que se debe ejecutar necesariamente para ir logrando un resultado. Unaactividad se realiza a través de una serie de tareas o pasos sucesivos.

Cronograma: La determinación de los periodos y tiempos durante los cuales se proyectarealizar las actividades. Es el calendario para la realización de las actividades.

Seguimiento: Es el análisis periódico de los avances logrados en relación con loprogramado durante la ejecución de un plan.

Evaluación: Es el análisis de los resultados obtenidos con relación a lo que fueprogramado. Una evaluación se realiza al final de un periodo de ejecución.

Indicador: Es el dato objetivo que nos permite aseverar que se haya logrado o no unresultado o un producto. Muchas veces, una meta constituye a la vez unindicador. (Por ejemplo), haber revestido 1000 metros de canal lateral.

Medio de Verificación: Es la fuente a donde podemos recurrir y que nos certifica que el dato(indicador, meta) es el correcto.

3


Supuesto: Las condiciones y premisas que se deben asumir como de ser ciertas, parano interferir en la realización de las actividades. Los supuestos son factoresexternos que pueden influir en la ejecución de un plan.

Función: El ejercicio de un tipo de actividad.

Responsable: Es el encargado de realizar una determinada actividad o tarea.

Plan Estratégico Son los diferentes acciones se prevén desarrollar en la organización en unperiodo de tiempo, que puede ser a corto, mediano o largo plazo con lafinalidad de conseguir un resultado

Plan Son el conjunto de programas se prevén desarrollar para alcanzar unresultado

Programa Es los conjuntos de proyectos que se piensa desarrollar para alcanzar unobjetivo

Proyecto Es el conjunto de actividades para conseguir una meta

2.2. BASE LEGAL

Los siguientes textos legales son importantes como marco para la formulación del Plan Anual de Trabajo:

DL. N° 17752 Ley General de Aguas, promulgada el 24 de julio 1969.

DS. N° 003-90-AG Reglamento de Tarifas y Cuotas por Uso de Agua.

DL. N° 653 Ley de Promoción de las Inversiones en el Sector Agrario.

DS. N° 048-91-AG Reglamento de la Ley de Promoción de las Inversiones en el Sector Agrario.

DS. N° 030-95-AG Modifica el Art. 136 del DS. N° 048-91-AG.

DS. N° 057-2000-AG Reglamento de Organización Administrativa del Agua.

Y otros dispositivos legales complementarios, concordantes y conexos de la materia.

2.3. ESTRUCTURA DEL PLAN ANUAL

El Plan Anual de trabajo de las organizaciones usuarios debe seguir la siguiente estructura:

1. Antecedentes

2. Lineamientos principales del Plan Anual

3. Planes específicos: (ver grafico Nº 1)

4


3.1 Plan de Operación del Sistema de Riego- actividades- metas

3.2 Plan de Mantenimiento de la Infraestructura de riego y drenaje- actividades- metas

3.3 Plan de Mejoramiento de la Infraestructura de riego y drenaje- actividades- metas

3.4 Plan de Cobranza y Administración- actividades- metas

3.5 Plan de Capacitación y Comunicación- actividades- metas

3.6 Plan de Gestión de la Junta Directiva- actividades- metas

3.7 Plan de Equipamiento- actividades- metas

4. Resultados Esperados

5. Personal y Responsabilidades

6. Cronograma de actividades

7. Presupuesto (ver Parte II del presente manual)

En el capítulo Antecedentes se hace una breve referencia a la situación actual, a los problemas y resultadosobtenidos en la gestión hasta la fecha, a algunos aspectos críticos que deben ser abordados en el siguienteejercicio, así como otros elementos esenciales que caracterizarán el accionar de la organización en el añoentrante.

En el capítulo Lineamientos Principales se indicarán elementos importantes de estrategia o de accionarnuevo que adoptará la organización. Ejemplos:

· Realizar una asignación estricta del agua de riego, en función del Plan de Cultivo y Riego, nose tomarán en cuenta a aquellos usuarios que no declaren su Intención de Siembra.

· Reducción de los saldos morosos y aplicación del corte de agua a aquellos usuarios que nocumplen el pago de la tarifa.

· Transferencia de la contratación de los sectoristas de la Junta hacia las Comisiones deRegantes, con el respectivo reajuste en la distribución de los ingresos por concepto de«Componente Ingresos Junta de Usuarios».

· Se realizará una evaluación de desempeño de todo el personal Técnico Administrativo de laJunta de Usuarios.

5


En el capítulo PLANES ESPECÍFICOS se estructurarán y se indicarán las actividades y las metas, ordenadaspor tipo de función que espera cumplir la Organización. (Por ejemplo) en el Plan de Operación delSistema de Riego, se precisarán las actividades a realizarse en torno a la:

· Actualización del Padrón de Usos Agrícolas.· Declaración de Intención de Siembra· Establecimiento del Plan de Cultivo y Riego.· Distribución del Agua.· Hidrometría y control de volúmenes.

Plan de Mantenimiento. Es el conjunto de trabajos y acciones a realizar en el ámbito de la infraestructurade riego y de drenaje del sistema, con el propósito de conservar en condiciones optimas el servicio de lasobras, equipos e instalaciones; conforme a sus características de diseño.

Plan de Mejoramiento.- Es el conjunto de acciones y obras a realizar en la infraestructura de riego ydrenaje, orientados a mejorar la eficiencia del sistema de riego.

En el capítulo Plan de Cobranza y Administración de la Tarifa se indicarán las actividades necesariaspara una eficiente cobranza de la tarifa de agua y actividades necesarias para la eficiente administración ycontrol de los recursos económicos, así como en torno a la adecuada administración y control de losrecursos económicos.

En el Plan de Capacitación y Comunicación se proyectarán las actividades para potenciar sobretodo lascapacidades del personal Técnicos Administrativos y Usuarios. Así mismo, se indicarán las actividades quepermitan informar a los usuarios (por ejemplo, folletos) y establecer una fluida comunicación con ellos (porejemplo, mediante algún foro).

En el Plan de Gestión de la Junta Directiva. Se indican las actividades que proyecta realizar la Directiva:

· Gestiones ordinarias internas: Reuniones y conducción de Asambleas.· Gestiones entre Directivas de la Junta y Comisiones de Regantes.· Gestiones ordinarias externas: con la ATDR, a nivel de la DGAS y de la Junta Nacional, etc.· Generación o ajuste de herramientas de gestión (talleres para la revisión del Manual de

Organización y Funciones, del Reglamento de Operación y Mantenimiento, Evaluación dePersonal, etc.).

En el Plan de Equipamiento se proyectarán las adquisiciones y contrataciones para dotar la organizacióncon más o mejores herramientas de trabajo: equipo de computación, de comunicación, correntómetro,Transporte y Maquinaria.

Habrá algunas actividades que se consideran necesarias, pero que no figuran explícitamente en estemanual. En estos casos se incorporará un acápite o capítulo adicional a la estructura del Plan Anual, o ensu defecto, se lo indica en uno de los Planes Específicos. Un ejemplo de este tipo de actividades es, porejemplo, la realización de algún estudio o la elaboración de algún expediente técnico.

En el capítulo Resultados Esperados se resumen los resultados principales que se espera lograr a travésde la ejecución de cada Plan Específico. No es necesario detallar los resultados a nivel de cada actividad,puesto que esto ya está indicado por las respectivas metas por actividad. Para efectos de presentación sepuede recurrir al siguiente cuadro:

6


Cuadro Síntesis de Resultados Esperados:

Es de suma importancia que las actividades propuestas no queden en simples enunciados, sino que seanacotadas en términos de responsabilidades, en términos de tiempos y periodos para su ejecución, y –evidentemente – en términos de la disponibilidad de recursos. Estas precisiones deben establecerse en loscapítulos:

· Personal y Responsabilidades.· Cronograma de Actividades. (Ver Formato Nº 01)· Presupuesto.

Se presenta el formato de cronograma, así como un gráfico que visualiza el esquema de los planesespecíficos:

7


Form

ato

Nº 0

1CR

ONO

GRA

MA

DEL

PLA

N A

NUAL

DE

TRA

BAJO

200

...Ju

nta

de U

suar

ios

de <

nom

bre

>C

omis

ión

de R

egan

tes:

< n

ombr

e >

��

��

��

��

��

��

��

�

�

��

�

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

�

��

��

��

��

��

�

��

��

��

��

��

��

��

�

��

��

��

��

��

��

��

��

��

�

�

��

��

��

��

�

��

��

��

��

�

��

��

��

��

��

��

�

�

��

��

��

��

�

��

��

��

��

��

��

�

�

��

��

��

��

�

��

��

��

��

��

��

��

�

�

��

��

��

��

�

��

��

��!��"�

��

��

��

�

�

��

��

��

��

�

��#$�

��

��

��

��

��

�

�

��

��

��

��

�

8


Inventario Infraestructura

de Riego y Drenaje

Inventario Requerimientos

de Mantenimiento

Cuadro Priorizado Requerimientos

de Mantenimiento

Padrón de Usos Agrícolas

Padrón Actualizado

Declaración Intención de

Siembra

Plan de Cultivo y Riego

Plan Distribución de Agua

Plan de Hidrometría

PLAN DE OPERACIÓN

DEL SISTEMA

PLAN DE

MANTENIMIENTO

PLAN DE

COBRANZA Y

ADMINISTRACIÓN

PLAN DE CAPACITACIÓN

Y COMUNICACIÓN

PLAN DE GESTIÓN

DE LA JUNTA

DIRECTIVA

PLAN DE

MEJORAMIENTO

PLAN DE

EQUIPAMIENTO

Estrategia de Cobranza

PLAN ANUAL DE TRABAJO

PRESUPUESTO

ANUAL

CÁLCULO TARIFA DE

AGUA

GRAFICO Nº 01

ESQUEMA DE CONTENIDOSPARA EL PLAN ANUAL DE TRABAJO

9


2.4. PROCEDIMIENTOS DE FORMULACIÓN DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO

La adecuada formulación del Plan Anual de Trabajo, así como del Presupuesto Anual, exige una regulardedicación de tiempo y una fluida comunicación por parte de las personas e instancias encargadas. Elejercicio debe realizarse casi paralelamente, entre, por un lado, la Junta de Usuarios y por otro, las respectivasComisiones de Regantes. No deben confundirse los contenidos que correspondan a cada una de estasorganizaciones. Así por ejemplo, el Plan Anual de la Junta no debe incorporar actividades que se proyectanrealizar a nivel de las Comisiones; se puede remitir o hacer referencia a actividades que se prevean en laotra organización, cuando razones de claridad lo precisan.

Se recomienda que a más tardar a mediados del mes de Agosto de cada año el Presidente de la Junta deUsuarios convoque a un taller entre representantes de las Comisiones (Presidente, tesorero y personalTécnico) y de la Junta (Directivos y Ejecutivos), con la finalidad de abordar lo siguiente.

a) Efectuar una evaluación sobre el Plan Anual en marcha y analizar los puntos críticos a sertomados en cuenta para el Plan Anual que está por formularse para el año entrante.

b) Lograr uniformidad en cuanto a estructura, temas y contenidos del Plan Anual y Presupuestoa ser formulado, tanto de la Junta como de las Comisiones de Regantes.

c) El cronograma y fechas límites que regirán para el proceso de formulación del Plan Anual ydel respectivo Presupuesto.

d) Las personas e instancias que estarán a cargo de la formulación.e) Precisar aspectos de operación, de mejoramiento del sistema, de administración, de cobranza

de la Tarifa, de capacitación, de gestión dirigencial y de equipamiento a ser tomados encuenta en su respectivo Plan Anual de Trabajo.

Luego, cada organización - Junta y Comisiones de Regantes – realizará un trabajo interno con respecto a:

· Levantamiento de información de campo con respecto a requerimientos (sobretodonecesidades de mantenimiento).

· La Junta de Usuarios y Comisiones de Regantes formularan Proyectos Plan Anual de Trabajo,los que serán consolidados por la Junta de Usuarios.

Luego con los puntos discutidos (a-e) e información de campo la Junta de Usuarios antes de 30 septiembreprocederá a elaborar y aprobar su Plan de Trabajo y Propuesto a la Asamblea General y comunicar a losDirectivos de las CRs. el monto que le corresponde a cada Comisión de Regantes proporcionar a la Juntade usuarios a fin de que procedan a elaborar su presupuesto incluyendo dicho monto.

Hasta el 31 de Octubre las Comisiones de Regantes (CRs) deberán aprobar su Plan de Trabajo y Presupuesto(teniendo en cuenta el monto que debe proporcionar para cubrir el Presupuesto de la Junta de Usuarios) ypresentar dicho documento a la JU para su consolidación.

Hasta el 30 de noviembre la Junta de Usuarios consolidará los Planes de Trabajo y Proyecto de Presupuestode la JU y CRs

El Gráfico N°02 muestra en forma resumida la secuencia para elaboración del Plan Anual de Trabajo quedeberán seguir las Organizaciones de Usuarios

Corei7

Resaltado

Corei7

Resaltado

Corei7

Resaltado

Corei7

Resaltado

10


GRAFICO Nº 02

SECUENCIA DE ELABORACIÓNDEL PLAN ANUAL DE TRABAJO

Corei7

Resaltado

11


3. SEGUNDA PARTE: PRESUPUESTO ANUAL

3.1 CONCEPTOS

El presupuesto es un instrumento de gestión y de proyección de egresos monetarios de la JU y CRs, enel que se reflejan las actividades y prioridades del Plan de Trabajo, en los términos de asignación derecursos económicos para poder movilizarlos y controlarlos. En ese sentido, el Presupuesto Anual es laexpresión financiera del Plan Anual de Trabajos.

Los niveles de gastos detallados en el Presupuesto aprobado constituyen la autorización de máximo gastoque puede realizar la organización durante el año fiscal (01 de enero al 31 de diciembre); y cuya ejecuciónse sujeta a la aprobación de la tarifa de agua.

Cada organización de usuarios, tanto la Junta de Usuarios como las Comisiones de Regantes,debe formular su propio Presupuesto Anual con respecto a los gastos que proyectan efectuar para sufuncionamiento durante el año venidero. La consolidación de estos presupuestos en un solo cuadrosumatorio (Junta + Comisiones) solamente se hace para efectos de cálculo de la Tarifa de Agua y parapoder establecer los porcentajes de reparto - entre Junta y Comisiones - de los montos a recaudar porconcepto de «Componente Ingresos Junta de Usuarios» (para mayores detalles: ver el Manual de Instrucción«Cálculo y Fijación de la Tarifa de Agua con Fines Agrarios») .

Los presupuestos se elaboran teniendo en cuenta los rubros 11.1 al 11.12 establecidos en el Artículo 11 delD.S. N° 003-90-AG y se financian a través del «Componente Ingresos Junta de Usuarios» (CIJU). Por lotanto, no deben presupuestarse las transferencias proyectadas por concepto de «Componente Canon deAgua», «Componente Amortización», ni por concepto de auto gravamen a la Junta Nacional de Usuarios. Sídebe incluirse en el presupuesto la previsión del 5% para la ATDR (rubro 11.12).

Es importante señalar que en los presupuestos deben figurar solamente las proyecciones monetarias degasto. En muchas organizaciones de usuarios, el Plan Anual de Trabajo establece la realización deactividades con el aporte físico de los usuarios, (por ejemplo), en la «limpieza» de canales, etc.; este aporte,no debe ser valorizado monetariamente en el Presupuesto Anual. En este sentido es conveniente que laorganización establezca cuadros específicos – separados del presupuesto monetario - para proyectar yvalorizar los aportes no-monetarios requeridos para determinadas actividades, los mismos que formarán un«presupuesto aparte» a ser cumplido por los usuarios.

3.2 BASE LEGAL

Los siguientes textos legales son importantes como marco para la formulación del Presupuesto Anual:

a) DL. N° 17752 Ley General de Aguas, promulgada el 24 de Julio 1969.

b) D.S. N° 003-90-AG Reglamento de Tarifas y Cuotas por Uso de Agua.

c) DL. N° 653 Ley de Promoción de las Inversiones en el Sector Agrario.

d) D.S. N° 048-91-AG Reglamento de la Ley de Promoción de las Inversiones en el Sector Agrario.

e) D.S. N° 030-95-AG Modifica el Art. 136 del D.S. N° 048-91-AG.

f) D.S. N° 057-2000-AG Reglamento de Organización Administrativa del Agua.

g) Clasificador del gasto Sector público vigente.

Corei7

Resaltado

12


3.3 ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO

El presupuesto de la Junta de Usuarios y Comisiones de regantes se financia a través de los ingresosgenerados por el componente Ingreso Junta de usuarios y cubre los costos de los 12 rubros especificasnormadas según el Art. 11 del DS N°003-90-AG, como a continuación se indica:

Y para la formulación del presupuesto del presupuesto anual se recomienda utilizar los siguientes formatos:

a) Formato de presupuesto mensualizado y estructurado por concepto global de gasto. (FormatoNº 02)

b) Formato de presupuesto total anual, estructurado mediante los rubros 11.1 al 11.12 del D.S.003-90-AG. (Formato Nº 03).

13


FORMATO Nº 02

FORMATO DE PRESUPUESTO MENSUALIZADO, ORDENADO PORCONCEPTO GLOBAL DE GASTO

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

!��

��"#��

��

��

��

��

��

�

��

� �

��

�

��

��

��

��

�

$!��

��

��

��

��

��

��

��

��

� �

��

��

��

��

��

��

��

� ��

��

��

� �

��

��

��

��

� �

��

��!

��

��

��

��

��

"��

��

�#��

$��

��

�%

��&

� �

��#�

��

�"'��

��'

%

��(

��

��

��

�

%!�&��

��"��

��

��

)�*

��

��

��

��

� ��

�

��

��

��

��

��

'!��

��(

��)��

��

'!

(*+��,��

��+� ��

!��

�+�

��

� ��,

��

��

��

-��

��

��

�+��

�.�

�

'!$

(*+��,��

+�� - ��

!��

�/

��

��

��

*��

��

� �0

��

��

'!%

(*+��,��

�.��+-

��

!��

��

��

��

��

��

'!'

(*+��,��/

�+�0+�1��,-

� ��+��

!�!�

��

� �

��#

��

��

��

��

��

'!2

(*+��,��+�

+� +� ��1��-

3�� +� ��

'!4

(*+��,��

��

� � 5�� +*

!�(�

��

��

��

��

��

!�&�

��

��

��

��

��

14


FORMATO N°03

PRESUPUESTO ANALÍTICO POR RUBRO INDICADO EN EL D.S. 003-90-AG

15


3.4. PROCEDIMIENTOS DE FORMULACIÓN

Tal como ya se mencionó en los capítulos relativos al Plan Anual de Trabajo, es absolutamente imprescindibleque entre la Junta y las respectivas Comisiones de Regantes se manejen una estructura única con respectoa los documentos y formatos. Esta misma exigencia existe para los formatos que se usarán para efectos deelaboración del Presupuesto Anual, ello para fines de comparación y consolidación en conjunto. De noseguir esta pauta, se tendrá serios problemas en el transcurso del proceso en cuanto a la claridad ysignificado de las cifras, así como en los cálculos sumatorios.

La estructura de los Formatos (2 y 3) de presupuesto debe guardar relación con la estructura de actividadesque se haya adoptado en el Plan Anual de Trabajo, de tal manera que ambos puedan ser relacionados unocon el otro.

Para la elaboración inicial del Proyecto de Presupuesto Anual de la Junta y de las Comisiones de Regantesse recomienda utilizar un formato sencillo que permita expresar los gastos previstos en términos de conceptoglobal de gasto: por persona remunerada, por tipo de otro gasto corriente (mantenimiento de oficina,operación y mantenimiento de vehículos, etc.): ver formato ejemplo presentado en el acápite anterior. Pues,de desagregarse desde un inicio los gastos en partidas contables, algunas indicaciones de gasto tienden adesnaturalizarse o fraccionarse sobre distintas partidas, con lo cual se pierde la idea de magnitud del gastototal relacionado con un concepto o actividad. Así por ejemplo, es mucho más indicativo conocer una solacifra con respecto al costo mensual integral relacionado a la remuneración de un personal, que de tenerque buscar los componentes de dicho gasto (honorario, impuestos, seguro social, asignaciones especiales,etc.) sobre distintas partidas y planillas para poder formarse una idea de su magnitud.

La importancia de manejar formatos sencillos que visualizan bien los gastos reales radica en el hecho queen el ejercicio de elaboración y aprobación están involucradas personas que no necesariamente tienenformación contable. La explicación y aprobación del Presupuesto Anual debe darse en Asamblea, con lapresencia de usuarios que entienden un lenguaje común, pero que no se convencerán a través de términoscomplejos o cuadros complicados.

El mismo formato sencillo deberá usarse en todo el trayecto de elaboración y consolidación de lospresupuestos, e inclusive hasta terminar de fijar la Tarifa de Agua. Pues, modificaciones en la propuesta detarifa de agua o problemas en equilibrar la Proyección de Ingresos y Egresos (ver acápite siguiente) puedenobligar a realizar nuevas simulaciones presupuestales, hasta encontrar la solución adecuada. Evidentemente,para efectos comparativos, estas simulaciones deben realizarse mediante un mismo formato.

Recién en la última fase de formulación, cuando ya se cuenta con una propuesta presupuestal estabilizada,se procederá a verter la información en formatos que sean necesarios desde el punto de vista de los códigoscontables oficiales y para efectos de presentación en rubros oficiales; el proceso de formalización delpresupuesto se visualiza en el Grafico N° 03:

16


GRAFICO N° 03

Proceso de Formulación y Consolidación del Presupuesto de las Juntasy Comisiones de Regantes

17


3.5. FLUJO DE CAJA

PROYECCION DE INGRESOS Y EGRESOS

Al elaborarse un presupuesto, debe existir alguna referencia con respecto a los montos por presupuestar enrelación a las posibilidades de financiamiento. En el caso de las organizaciones de regantes, los gastospresupuestados deben ser financiados por los montos de recaudación de la Tarifa que corresponden aestas organizaciones a través del Componente Ingreso Junta de Usuarios. La denominada «cuota» no debeser tomada en cuenta en la formulación de presupuesto, ni en las proyecciones de ingreso, pues el conceptode «cuota» sola es aplicable a la ejecución de una determinada obra o actividad no prevista en el PlanAnual de Trabajo (Art. 41 del D.S. 057-2000-AG).

Mediante Formato Nº 04, se analizan los gastos mensuales presupuestados con los ingresos mensualesque se proyectan obtener. En este formato se estiman los montos mensuales que la organización proyectaobtener como ingresos. Luego, se anotan los montos mensuales de gasto que se hayan presupuestadopara el año entrante. La diferencia entre la proyección de ingresos mensuales y gastos mensuales arroja unsaldo mensual, el mismo que puede ser positivo o negativo. La acumulación de los respectivos saldosmensuales nos dirá si para el año entrante se proyecta cerrar el ejercicio con superávit o déficit y nosindicará cuáles son los meses críticos en términos de liquidez.

En caso de no lograr saldo positivo al final del año, o en caso de no poder resolver la falta de liquidez endeterminados meses, la organización tiene tres opciones de reajuste:

a) En caso de cerrar el ejercicio anual con déficit: reducir el presupuesto para el año entrante, o almenos, para algunos de sus meses, ób) Incrementar la proyección de ingresos, elevando la Tarifa de Agua, óc) En caso de cerrar el año proyectado con saldo positivo, pero con déficit no financiable durantealgunos meses: redistribuir la carga de gastos mensuales para coincidir mejor con las proyecciones deingreso mensual.

En la siguiente página presentamos el Formato Nº 04 de proyección de ingreso y egresos de la hipotéticaComisión de Regantes «La Inundada». Tomar nota de la importancia de no confundir el ingreso total queproyecta para dicha comisión con la recaudación de la tarifa. Pues, solamente una parte de lo recaudadoconstituye «Componente Ingreso Junta de Usuarios» (CIJU), y sólo una parte del CIJU es transferida a laComisión como ingreso de ésta.

En el cuadro ejemplo se puede apreciar que durante los meses de mayo hasta octubre se presentan saldosmensuales negativos (por ejemplo, por concentrarse los gastos de mantenimiento en este periodo), mientrasque a partir del mes de agosto se agota el saldo en caja, produciéndose déficit de saldo hasta al menos elmes de noviembre.

18


FORMATO Nº 04

PROYECCIÓN DE INGRESOS Y EGRESOS , AÑO 200....COMISIÓN DE REGANTES «LA INUNDADA»

Documents

Manual Formulacion Plan de Trabajo