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Ing. Karin SupoLa organizacin como SistemaLa Organizacin como SistemasUna organizacin es un sistema socio-tcnico incluido en otro ms amplio que es la sociedad con la que interacta influyndose mutuamente.Es un sistema social, integrado por individuos y grupos de trabajo que responden a una determinada estructura y dentro de un contexto al que controla parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes.La Organizacin como SistemasSubsistemas que forman la Empresa:La Organizacin como SistemasEl modelo de organizacin bajo enfoque cibernticoEl propsito de la ciberntica es desarrollar un lenguaje y tcnicas que nos permitan atacar los problemas de control y comunicacin en general.Lo que estabiliza y coordina el funcionamiento de los sistemas complejos como los seres vivos o las sociedades y les permite hacer frente a las variaciones del ambiente y presentar un comportamiento ms o menos complejo es el control, que le permite al sistema seleccionar los ingresos (inputs) para obtener ciertos egresos (outputs) predefinidos. La regulacin esta constituida por la ciberntica es una disciplina ntimamente vinculada con la teora general de sistemas, al grado en que muchos la consideran inseparable de esta, y se ocupa del estudio de: el mando, el control, las regulaciones y el gobierno de los sistemas mecanismos que permiten al sistema mantener su equilibrio dinmico y alcanzar o mantener un estado.Para entender la estructura y la funcin de un sistema no debemos manejarlo por separado, siempre tendremos que ver a la Teora General de Sistemas y a la Ciberntica como una sola disciplina de estudio.El marco de la organizacin y de la administracinLa organizacin: conceptosEs el arreglo de las funciones que se estiman necesarias para lograr el objetivo y es una indicacin de la autoridad y la responsabilidad asignados a las personas que tienen a su cargo la ejecucin de la funciones respectivas.El proceso de combinar el trabajo que los individuos o grupos deben efectuar, con los elementos necesarios para su ejecucin, de tal manera que las labores que as se ejecutan, sean los mejores medios para la aplicacin eficiente, sistemtica, positiva y coordinada del esfuerzo disponibleEl marco de la organizacin y de la administracinLa organizacin: ImportanciaPermite al administrador coordinar las acciones de muchos individuos. La organizacin determina actividades especficas y relaciones de actividad entre las personas que las van a ejecutar. Esto evita fricciones entre el personal y permite que los recursos se utilicen en forma ms eficiente evitando que haya repeticiones de tareas efectuadas.

El marco de la organizacin y de la administracinPrincipios bsicos de organizacin Funcionalismo o Departamentalizacin Por funcin se entiende un conjunto de actividades distintas pero relacionadas entre s por la finalidad comn que persiguen. Cada funcin debe realizarse en una sola seccin, departamento o unidad de la empresa. La unidad o departamento de una empresa que tenga a su cargo una funcin principal, debe controlar las funciones auxiliares o de servicio. Escala Jerrquica En la empresa no deben existir ms niveles jerrquicos que los indispensables. La delegacin de autoridad debe hacerse procurando que responda al cumplimiento de los principios de organizacin y no arbitrariamente. Cada persona debe tener un solo jefe. No debe haber personas que no se reporten a nadie. Al tratar con subordinados los ejecutivos deben respetar las lneas de autoridad establecidas en la organizacin

El marco de la organizacin y de la administracinPrincipios bsicos de organizacin Definicin Las actividades, obligaciones, responsabilidades y requerimientos de cada puesto deben precisarse con la mayor claridad posible. Las actividades seccionales o departamentales deben definirse con toda claridad. Seleccin Las personas que ocupen los diferentes puestos de la estructura organizativa deben seleccionarse tcnicamente procurando lograr que cada individuo ocupe la posicin de trabajo que mejor responda a sus conocimientos, experiencias, habilidades, aptitudes, etc.

El marco de la organizacin y de la administracinPrincipios bsicos de organizacinCoordinacin Conocer el objetivo Dividir el trabajo en operaciones Dividir las actividades en Unidades PracticasDefinir con toda claridad las obligaciones e indicar quien deber desempearlasDelegar autoridad Asignar personal especializado

El marco de la organizacin y de la administracinSistema Administrativo: ConceptoEl concepto de estructura organizativa ha recibido diferentes definiciones, aunque la mayora de la literatura converge en su consideracin de observarla como una "red de comunicacin" o como un "conjunto de relaciones".Se define la estructura organizativa de la empresa como una red de comunicacin o de relaciones o como un sistema de flujos entre un conjunto de unidades en las que se transmite informacin. Red o sistema que integra estos tres aspectos estructurales:El marco de la organizacin y de la administracinEl marco de la organizacin y de la administracinLas reas funcionales de una organizacin difieren de acuerdo a las necesidades de cada empresa, por lo que se detallan las generalmente establecidas:

El marco de la organizacin y de la administracinAdministracin: su objetivo es llevar a cabo las funciones de planear, organizar, integrar, dirigir y controlar las actividades de administracin de recursos humanos y servicios generales, en apoyo a la organizacin. Finanzas: Esta rea se encarga de la obtencin de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa procurando disponer con los medios econmicos necesarios para cada uno de los departamentos con el objeto de que puedan funcionar debidamente.

El marco de la organizacin y de la administracinProduccin: Es aquella que formula y desarrolla los mtodos ms adecuados para la elaboracin de los productos al suministrar y coordinar la mano de obra, equipo, instalaciones, materiales y herramientas requeridos. Mercadotecnia: su fin es unir los factores y hechos que influyen en el mercado para crear lo que el consumidor quiere, desea y necesita distribuyndolo en forma tal que est a su disposicin en el momento oportuno, en el lugar preciso y al precio ms adecuado

Componentes de un sistema.Los dos tipos de sistemas que existen son abiertos y cerrados. Los sistemas cerrados no estn influidos y no interactan con su entorno. En contraste un enfoque de sistemas abiertos reconoce la interaccin dinmica del sistema con su entorno. El enfoque de sistemas es la teora que contempla la organizacin como una serie de partes interrelacionadas e interdependientes:

Componentes de un sistema.Entrada: las entradas incluyen materias primas de recursos humanos, capital, tecnologa e informacin. Transformacin: el proceso de transformacin convierte estas entradas en productos o servicios terminados, mediante las actividades de trabajo de los empleados, administrativas y la tecnologa y mtodos de operacin de la organizacin. Salidas: estas incluyen productos y servicios, resultados financieros, informacin y resultados humanos como los niveles de satisfaccin de los empleados en sus puestos y la productividad. Retroalimentacin: el xito final de un sistema depende de las interacciones efectivas con su entorno (los grupos o instituciones de los que depende). Entre ellos podran incluirse a los proveedores, sindicatos laborales, instituciones financieras, agencias gubernamentales y clientes. Componentes de un sistema

Atributos y actividades de los componentesEntradas: Las entradas constituyen la fuerza de arranque que suministra al sistema sus necesidades operativas. Las entradas pueden ser:

Atributos y actividades de los componentesProceso:En la transformacin de entradas en salidas debemos saber siempre como se efecta esa transformacin. Con frecuencia el procesador puede ser diseado por el administrador.En tal caso, este proceso se denomina "caja blanca". No obstante, en la mayor parte de las situaciones no se conoce en sus detalles el proceso mediante el cual las entradas se transforman en salidas, porque esta transformacin es demasiado compleja. Diferentes combinaciones de entradas o su combinacin en diferentes rdenes de secuencia pueden originar diferentes situaciones de salida. En tal caso la funcin de proceso se denomina una "caja negra".

Atributos y actividades de los componentesSalidas:Al igual que las entradas estas pueden adoptar la forma de productos, servicios e informacin. Las mismas son el resultado del funcionamiento del sistema o, alternativamente, el propsito para el cual existe el sistema. Las salidas de un sistema se convierten en entrada de otro, que la procesar para convertirla en otra salida, repitindose este ciclo indefinidamente

Atributos y actividades de los componentesAtributos:Los atributos de los sistemas, definen al sistema tal como lo conocemos u observamos. Los atributos pueden ser definidores o concomitantes:los atributos definidores son aquellos sin los cuales una entidad no sera designada o definida tal como se lo hace; los atributos concomitantes en cambio son aquellos que cuya presencia o ausencia no establece ninguna diferencia con respecto al uso del trmino que describe la unidad

Atributos y actividades de los componentesLos Atributos determinan las propiedades de una entidad al distinguirlas por la caracterstica de estar presentes en una forma cuantitativa o cualitativa.Los atributos cuantitativos tienen dos percepciones: La dimensin es una percepcin que no cambia y que identifica al atributo, para lo cual se utilizan sistemas de medida basado en unidades o patrones, tales como el CGS, MKS, etc.; ejemplos de dimensin son Kg., tamao, sexo, color, etc. La magnitud es la percepcin que vara y que determina la intensidad del atributo en un instante dado de tiempo, para lo cual se utilizan escalas de medida, tales como: la nominal, la ordinal, la de intervalo y la de razn, ejemplos de magnitud son: 30 Kg., 20 empleados, etc.

RelacionesLas Relaciones determinan la asociacin natural entre dos o ms entidades o entre sus atributos. Estas relaciones pueden ser:estructurales, si tratan con la organizacin, configuracin, estado o propiedades de elementos, partes o constituyentes de una entidad yson funcionales, si tratan con la accin propia o natural mediante la cual se le puede asignar a una entidad una actividad en base a un cierto objetivo o propsito, de acuerdo con sus aspectos formales (normas y procedimientos) y modales (criterios y evaluaciones).RelacionesLas relaciones son los enlaces que vinculan entre s a los objetos o subsistemas que componen a un sistema complejo. Podemos clasificarlas enSimbiticas: es aquella en que los sistemas conectados no pueden seguir funcionando solos. A su vez puede subdividirse en unipolar o parasitaria, que es cuando un sistema (parsito) no puede vivir sin el otro sistema (planta); y bipolar o mutual, que es cuando ambos sistemas dependen entre si.Sinrgica: es una relacin que no es necesaria para el funcionamiento pero que resulta til, ya que su desempeo mejora sustancialmente al desempeo del sistema. Sinergia significa "accin combinada". Sin embargo, para la teora de los sistemas el trmino significa algo ms que el esfuerzo cooperativo. En las relaciones sinrgicas la accin cooperativa de subsistemas semi- independientes, tomados en forma conjunta, origina un producto total mayor que la suma de sus productos tomados de una manera independiente.Superflua: Son las que repiten otras relaciones. La razn de las relaciones superfluas es la confiabilidad. Las relaciones superfluas aumentan la probabilidad de que un sistema funcione todo el tiempo y no una parte del mismo. Estas relaciones tienen un problema que es su costo, que se suma al costo del sistema que sin ellas puede funcionar.

Medio ambiente de un sistemaEntorno o medio ambiente de los sistemases la porcin delimitada y especificada del mundo fsico, que contiene cantidades definidas de sustancia que se consideran bajo estudio o constituyen nuestro inters.Entorno o medio ambienteel cual es la zona del universo que interacta con el sistema. Esta ltima definicin tiene su importancia ya que determina con una mayor rigurosidad lo que se debe entender por Entorno o Medio ambiente.Todo sistema est situado dentro de un cierto entorno, ambiente o contexto, que lo circunda, lo rodea o lo envuelve total y absolutamente.A veces es til discriminar el entorno global de un sistema y separarlo en entorno prximo y entorno lejano

Medio ambiente de un sistemaEl entorno prximo:Es aquel accesible por el sistema (puede influir en l y ser influenciado por l)

El entorno lejano:Es aquel inaccesible por el sistema (no puede influir en l pero es influenciado por l)No obstante, hoy se cuestiona la idea de que ste existe de antemano, est fijado y acabado. El medio ambiente se considera ahora como un trasfondo, un mbito o campo en donde se desarrolla el sistema que se moldea continuamente a travs de las acciones que aquel efecta.Medio ambiente de un sistemaEn consecuencia, tanto el sistema como su entorno se encuentran en un estado de constante flujo, de fluidez, de dialogo, en done se modifican y reconstruyen alternativa y continuamente al interactuar entre si, acoplndose de forma mutua y reciproca.La clasificacin de los sistemas sigue diferentes criterios uno de ellos es:Por su relacin con el medio ambiente..* Cerrado * Abierto* AisladoMedio ambiente de un sistemaSistemaaisladoes el sistema que no puede intercambiar materia ni energa con su entorno.Sistemacerradoes el sistema que slo puede intercambiar energa con su entorno, pero no materia.Sistemaabiertoes el sistema que puede intercambiar materia y energa con su Tipos de niveles de sistemasEl concepto de Sistemas, la idea de una entidad entera que, bajo un rango de condiciones, mantiene su identidad, proporciona una manera para mirar e interpretar al universo como si fuese una jerarqua de tales, todos interconectados e interrelacionados.Boulding planteas que debe haber un nivel en el cual una teora general de sistemas pueda alcanzar un compromiso entre "el especifico que no tiene significado y lo general que no tiene contenido". Dicha teora podra sealar similitudes entre las construcciones tericas de disciplinas diferentes, revelar vacos en el conocimiento emprico, y proporcionar un lenguaje por medio de el cual los expertos en diferentes disciplinas se puedan comunicar entre si.Tipos de niveles de sistemasBoulding presenta una jerarqua preliminar de las "unidades" individuales localizadas en estudios empricos del mundo real, la colocacin de tems de la jerarqua vindose determinada por su grado de complejidad al juzgarle intuitivamente y sugiere que el uso de la jerarqua esta en sealar los vacos en el conocimiento y en el servir como advertencia de que nunca debemos aceptar como final un nivel de anales terico que este debajo del nivel del mundo emprico.El mtodo de enfoque de Boulding es el comenzar no a partir de disciplinas del mundo real, sino a partir de una descripcin intuitiva de los niveles de complejidad que el subsecuentemente relacionado con las ciencias empricas diferentes.Al considerar los distintos tipos de sistemas del universo Kennet Boulding proporciona una clasificacin til de los sistemas donde establece los siguientes niveles jerrquicos.Tipos de niveles de sistemasEstos nueve niveles, que van desde las estructuras estticas hasta sistemas an por descubrir, seran los siguientes:Las estructuras estticas (frameworks3), Ejem. una roca, un mapa de una ciudad, una representacin grfica mediante organigrama de una organizacin, etc. Se trata de sistemas estticos, con propiedades estructurales. Aunque una estructura esttica pueda ser muy complicada no es compleja en el sentido de Boulding. Sistemas simples dinmicos (clockworks), como mquinas simples que responden al modelo de fsica newtoniana. La atraccin entre dos cuerpos o el movimiento planetario, por ejemplo, se hallaran dentro de esta categora. La diferencia con respecto a las estructuras estticas (nivel 1) radica en la incorporacin del elemento dinmico.Tipos de niveles de sistemas3. Sistemas cibernticos (control mechanism or cybernetic systems) en los que se incluyen mecanismos de control mediante dispositivos de feedback, como en un termostato, o en los procesos homeostticos de un organismo vivo. En este nivel, los sistemas son capaces de procesar informaciones a un nivel que les permiten autoregularse. 4. Sistemas abiertos (open systems) como estructuras con una capacidad de auto-perpetuarse. los sistemas abiertos mantienen una diferenciacin interna gracias a la relacin que mantienen con el entorno lo cual no les sita en una posicin de permanente equilibrio estable . Esta diferenciacin es necesaria a fin de que el sistema pueda tener una adecuada relacin con el entorno, en tanto que ste tambin presenta facetas diferenciales.

Tipos de niveles de sistemas5. Organismos pequeos (genetic societal level) que presentan una diferenciacin creciente dentro del sistema (diferenciacin de funciones en el organismo), y en los que se puede distinguir entre la reproduccin del propio sistema y el individuo funcional (a diferencia de los sistemas de nivel 4). Una planta, por ejemplo, genera semillas en las que va interno el cdigo gentico para el posterior desarrollo del nuevo organismo. Una caracterstica esencial, por tanto, de los sistemas de nivel 5, es la existencia de mecanismos de reglas generativas (en el sentido de generacin y desarrollo).6. Sistemas animales (animal level), en los que hay una mayor capacidad en el procesamiento de la informacin del exterior -evolucin de subsistemas receptores, de un sistema nervioso, etctera- y en la organizacin de la propia informacin en cuanto a la generacin de una imagen o conocimiento estructurado sobre el entorno. Por otro lado, en los sistemas animales hay una capacidad de aprendizaje, y una primera capacidad de conciencia sobre s mismos. An as, no puede decirse estrictamente que los sistemas animales tengan una capacidad de autoconciencia en tanto a que no conocen qu conocen. Para este segundo nivel de conciencia ?si se me permite llamarlo as-se necesita de una capacidad de procesamiento simblico de la informacin que los sistemas animales no poseen.Tipos de niveles de sistemas7. Sistema humano (human level), que incluye las capacidades de autoconciencia, autosensibilidad, y del simbolismo como medio de comunicacin. Todo ello gracias a la capacidad de manejo de una herramienta como es el lenguaje. Un sistema humano es capaz de preguntarse a s mismo sobre cmo se ve a s mismo, sobre qu imagen tiene del entorno, y actuar en consecuencia.8. Sistemas socioculturales u organizaciones sociales (social organizations), o conjuntos de individuos con capacidad de crear un sentido social de organizacin, de compartir cultura, historia y futuro, de disponer de sistemas de valores, de elaborar sistemas de significados, etctera. El nivel 8 recoge, como puede apreciarse, a los sistemas de nivel 7 en interaccin, con lo cual aparecen, emergen, las ya mencionadas, y nuevas, propiedades sistmicas.Tipos de niveles de sistemas9. Por ltimo, Boulding dejaba abierta la posibilidad a un noveno nivel en el que se hallaran sistemas hoy no descubiertos o no existentes, pero que bien podran convertirse en realidades en futuros prximos. Este nivel noveno sera, obviamente, todava ms complejo que los precedentes.La clasificacin de Boulding o jerarqua de complejidad (segn su propia denominacin) permite tomar conciencia del salto existente entre los modelos tericos desarrollados y los modelos empricos. De este modo, Boulding afirmaba que no se han desarrollado modelos tericos adecuados ms all del nivel 4, y que los modelos empricos son deficientes en prcticamente todos los niveles (recordamos que este escrito es de 1956). Igualmente, y centrndose en la ciencia del management, Boulding argumentaba que aunque las organizaciones pertenecen al nivel 8, en su estudio no se han desarrollado modelos ms all de los niveles tercero y cuarto (sistemas cibernticos y sistemas abiertos respectivamente).Complejidad sistmicaNivelCaractersticasEjemplosDisciplinas relevantes1. EstructurasEstticoEstructuras de cristal, puentesDescripcin verbal o pictrica en cualquier disciplina2. Sistemas dinmicos simplesMovimiento predeterminado(pueden exhibir equilibrio)Relojes, mquinas, el sistema solarFsica, ciencia natural clsica3. Mecanismos de controlControl en un ciclo cerradoTermostatos, mecanismos de homeostsis en los organismosTeora de control y ciberntica4. Sistemas abiertosEstructuralmente auto-manteniblesFlamas, clulasTeora del metabolismo5. Organismos pequeosOrganizados completamente con partes funcionales, crecimiento y reproduccinPlantasBotnica6. AnimalesUn cerebro para guiar el comportamiento total, habilidad de aprender.Pjaros y bestiasZoologa7. HombreCon autoconsciencia, conocimiento del conocimiento, lenguaje simblicoSeres humanosBiologa, psicologa8. Sistemas socioculturalesRoles, comunicacin, transmisin de valores.Familias, clubes sociales, naciones.Historia, sociologa, antropologa, ciencia del comportamiento9. Sistemas trascendentalesIrreconociblesLa idea de Dios-Notas:Las propiedades emergentes se incrementan en cada nuevo nivel.Del nivel 1 al 9: la complejidad se incrementa; es ms difcil para un observador externo el predecir el comportamiento; hay una dependencia incremental en decisiones sin programar.Los niveles ms pequeos son encontrados en los sistemas ms altos - Ejem. el hombre muestra todas las caractersticas de los niveles 1 al 6 y las propiedades emergentes del nuevo nivel.