Orienteringsmøde vedr. årsafslutning 2013

Orienteringsmøde vedr. årsafslutning 2013

Dagsorden

1. Velkomst

2. Tidsplan for årsafslutning – Søren Ring Hansen

3. Bevillingsafregningen – Jesper Bojsen

4. Årsrapport – Søren Larsen

5. Udgiftsopfølgning 4 – Camilla B Riemer og Kasper G Verdoner

6. Afrunding – Erik Hammer

Tidsplan for årsafslutningenSøren Ring Hansen

Fremrykket årsafslutning 2013

1. Det er besluttet i regeringens økonomiudvalg, at årsafslutningen for 2013 fremrykkes med ca. én måned set i forhold til 2012.

2. Statsregnskabet for 2013 skal derfor foreligge den 20. marts 2014.

3. Moderniseringsstyrelsen har pr. 1. oktober 2013 informeret samtlige departementer om processen for årsafslutningen 2013.

4. Moderniseringsstyrelsen anbefaler, at man gennemgår sine arbejdsgange i relation til årsafslutningen med henblik på at fremrykke alt, hvad der om muligt kan fremrykkes.

Tidsplan for årsafslutning 2013 Regnskab 2012 Regnskab 2013 Luk periode 12 15. Januar 14. JanuarLuk periode 13 21. Februar 7. Februar Regnskabsgodkendelse 7. marts 20. februar

Statsregnskab 15. April 20. Marts Årsrapport 15. April 20. Marts

Centrale ændringer1. Statsregnskab og årsrapporter fremrykket med ca. en måned 2. To uger mindre til bogføring i periode 13 3. To uger mindre til bevillingsafregning

Hvad er nyt

1. Der lukkes for bogføring 14 dage tidligere end i 2012

2. Bevillingsafregningen omlægges. I den forbindelse spares ca. yderligere 14 dage

3. Periode 13 opdeles udelukkende på 2 delperioden

4. Periode 13.1 anvendes til efterposteringer + bogføring af bevillingsafregning

5. Periode 13,2 anvendes til væsentlige fejlrettelser med Moderniseringsstyrelsens godkendelse

Gode råd

1. Hvad er den centrale udfordring ?At tilrettelægge nogle effektive interne processer og arbejdsgange omring årsafslutningen

2. Gode råd i den forbindelse - Udpeg en tovholder for processen - Sørg for at udarbejde huskelister - Kortlæg arbejdsgange - Arbejd med sideløbende processer - Anvend periodiseringsoversigter - Indhent fakturaer i god tid - Få mellemregningskonti udlignet

Periode 12

Der er følgende centrale tidsterminer for periode 12: 1. december 2013 Periode 12 starter9. januar 2014 Sidste frist for indsendelse af bilag til ØSC14. januar 2014 Der lukkes for bogføring i periode 12

Opmærksomhedspunkter: 1. Al almindelig bogføring bør afsluttes i periode 12 2. ØSC udarbejder regnskabserklæring angående periode 12. Udsendes

fra ØSC den 22. januar

Periode 13,1

Der er følgende centrale tidsterminer for periode 13,1: 15. januar 2014 Periode 13,1 starter28. januar 2014 Sidste frist for indsendelse af bilag til ØSC

via DDI30. januar 2014 Sidste frist for bogføring af

resultatdisponering via ØSC 31. januar 2014 Der lukkes for bogføring i periode 13,1

Opmærksomhedspunkter: • Reserver den sidste uge i perioden (uge 5) til bevillingsafregning • Koordiner tæt med ØSC omkring bogføring • Reserver perioden til bogføring af væsentlige fejlrettelser, afregninger

der først kan foretages efter periode 12, periodiseringsoversigter og bevillingsafregning

Væsentlige fejlrettelser (periode 13,1)

1. I bestemmer selv, hvad I vil betragte som væsentlige fejlrettelser i periode 13,1

2. Vi anbefaler, at I fastlægger en praksis for, hvad I vil acceptere som væsentlige fejlerettelser i periode 13,1

3. I den forbindelse kan I lade jer inspirerer af vores definition på væsentlige fejlrettelser

4. Definition Væsentlige fejlrettelser er poster, der har væsentlig betydning for det samlede økonomiske resultat, og hvor en manglende rettelse vil have reel betydning for, om regnskabet kan betragtes som retvisende.

Afregninger der først kan bogføres når periode 12 er afsluttet (periode 13,1)

Eksempler:

• Lønreguleringer (2. lønkørsel vedr. periode 13 kører 21/1)

• Regulering af feriepengeforpligtelser eller øvrige reguleringer af hensættelser (ØSC beregning foreligger 20/1)

• Regulering i relation til regnskabserklæring fra ØSC angående periode 12 (ØSC regnskabserklæring angående periode 12 foreligger 22/1

• Regulering af tilskud og refusionsordninger

• Regulering af indtægtsdækket virksomhed, tilskudsfinansierede aktiviteter, intern handel og interne overførsler

Periodiseringsoversigter (periode 13,1)

Hvad er en periodiseringsoversigt ?Overslag over væsentlige udgifter i det afsluttede kalenderår, som endnu ikke er bogført fx på grund af ikke modtagne regninger

Hvad er formålet med periodiseringsoversigter ? At sikre en korrekt periodisering

Hvor kan man læse nærmere om periodiseringsoversigter ?På ØAV under Bogføring/Generelle Bogføringsbestemmelser/Hvornår skal bogføringen finde sted.

Bevillingsafregning (periode 13,1)

1. Bevillingsafregning kan først foretages når al anden bogføring er afsluttet

2. Vi anbefaler derfor, at den sidste uge i periode 13,1 (uge 5) forbeholdes til færdiggørelse af bevillingsafregning

3. Primo beholdninger 2013 på det udgiftsbaserede område skal bogføres i løbet af november. ØSC foretager bogføringen

4. Primobeholdninger 2013 på det omkostningsbaserede område er bogført og ligger derfor i regnskabssystemerne

5. VIGTIGT – VIGTIGT – Check at primo beholdninger på både det udgiftsbaserede og omkostningsbaserede område er korrekt bogført i regnskabssystemerne

6. Til brug ved check anvendes følgende tabeller i Statens BudgetsystemTabel 10151 – Bevillingsafregning, udgiftsbaseret Tabel 10251 – Bevillingsafregning, omkostningsbaseret

Periode 13,2

Der er følgende centrale tidsterminer for periode 13,2: 01. februar 2014 Periode 13,2 starter07. februar 2014 Sidste frist for indsendelse af bilag til ØSC

kl. 12.0007. februar 2014 Der lukkes for bogføring i periode 13,2

Opmærksomhedspunkter: • Kun bogføring af væsentlige fejlrettelser godkendt af

Moderniseringsstyrelsen• Anmodning om bogføring indsendes via ressortdepartementerne • Der skal foreligge begrundelse for at der er tale om en væsentlig

fejlrettelse • I skal mandag den 3. februar meddele os om der bliver behov for

væsentlige fejlrettelser og i giver fald hvilke

Færdiggørelse af statsregnskabet i Moderniseringsstyrelsen (7.-20. februar)

1. Afsluttende regnskabskontroller inkl. bevillingsafregning

2. Færdiggørelse af statusspecifikationer.Afleveringsfrist 20/2

3. Fortegnelse over statsforskrivninger, garantier mv.Afleveringsfrist 31/1

4. Regnskabserklæringer fra de enkelte departementerAfleveringsfrist 20/2

Udsendelse af materiale i forbindelse med årsafslutningen

1. Vejledning om årsafslutning 2013Udsendt den 1. oktober

2. Vejledning om bevillingsafregning 2013Udsendt den 1. oktober

3. Vejledning om udarbejdelse af årsrapporter 2013 Forventes udsendt ultimo november

4. Kvikguide til årsafslutning 2013Udsendt ultimo oktober

5. Samlet detaljeret tidsplan for årsafslutningen fra ØSCUdsendt ultimo oktober

Bevillingsafregning 2013Jesper Bojsen

18

Bevillingsafregning 2013•Ny løsning for bevillingsafregning 2013

• Skal alene registreres i det lokale regnskabssystem• Gælder både for det udgiftsbaserede og

omkostningsbaserede område• Regnskabsdata overføres automatisk til SB• Registreringer skal være foretaget i periode 13.1

• Umiddelbart efter, at årets resultat er kendes• I slutningen af periode 13.1 vil data fra Navision til SKS blive

overført flere gange om dagen• Bogføring i Navision kan ses samme dag i SB

19

Bevillingsafregning 2013• Forretningsgange er grundlæggende de samme som før, men

• Bevillingsafregningen skal være afsluttet og registreret på et betydeligt tidligere tidspunkt. Derfor:

• Få afklaret alle principielle forhold, før bevillingsafregningen skal registreres, f.eks.:

• Hvad kan videreføres og hvad skal bortfalde

• Hvilke områder kan reserveres og vær klar til opgørelse af anvendelse af reserveret bevilling

20

Bevillingsafregningen 2013

Hvad skal der tages stilling til i forbindelse med bevillingsafregningen:

Omkostningsbaseret

Udgiftsbaseret

område Område

Egenkapital

Reservationer

Egenkapital

1. Korrektioner i forbindelse med kontoændringer

X X X

2. Bevillingstekniske omflytninger - - X

3. Bortfald X X X4. Ændringer i den samlede statsforskrivning

X - -

5. Udbytte til statskassen X - -6. Reservation af årets bevillings til kommende år

- X -

7. Anvendelse af tidligere års reservationer

- X -

21

Bevillingsafregning 2013

• Organisationsændringer i 2013

• Registrering af kontoændring

• Bør foretages inden årsafslutningen

• Bemærk speciel forretningsgang herfor

• Kontakt Moderniseringsstyrelsen

• [email protected]

22

Bevillingsafregning 2013• Registreringer i bevillingsafregningen kræver altid forudgående hjemmel

• De gældende regler i budgetvejledningen

• Finanslov eller tillægsbevillingslov

• Kongelig resolution i forbindelse med ressortændringer• Der kan som udgangspunkt aldrig foretages negativ bortfald

23


• Udgiftsbaserede bevillinger• Der er oprettet nye regnskabskonti til anvendelse for

registreringer af bevillingsafregningen• 74.90 Akkumuleret overskud til videreførelse,

udgiftsbaserede område• 74.91 Afvigelse mellem bevilling og regnskab,

udgiftsbaserede område• 74.92 Kontoændringer, udgiftsbaserede område• 74.93 Bortfald, udgiftsbaserede område• 74.94 Bevillingstekniske omflytninger, udgiftsbaserede

område

24


• Udgiftsbaserede bevillinger

• Videreførelser fra 2012 skal registreres som primokorrektioner i regnskabet

• Der gives snart besked herom

25


• Konteringsgang for registrering af bevillingsafregningen inden for det udgiftsbaserede område

• Registrering af ultimobeholdningen 2012

• Registrering af forskel mellem bevilling og regnskab

• Bevillingstekniske omflytninger (merindtægter, der kan genanvendes til udgifter

• Kontoændring

• Bortfald

26


Resultatopgørelse Udgifter

Indtægter 1. Bevilling (B+TB) 104,0 100,0

2. Regnskab 100,0 102,03. Afvigelse mellem bevilling og regnskab 4,0 2,0 4. Bevillingstekniske omflytninger 2,0 -

2,05. Årets overskud 6,0 -

27


Opgørelse af akkumuleret resultat Udgifter

Indtægter 11. Akk. overskud primo indeværende år (10,0+3,0)* 13,0

-12. Året overskud (jf. resultatopgørelse) 6,0 -13. Akkumuleret overskud ultimo indeværende år 19,0

-14. Disposition, overskud som bortfalder 1,0 -15. Akk. overskud til videreførelse ult. Indevær. år 18,0

-

28


• Registrering af videreførelsesbeholdning ultimo 2012 samt forskel mellem bevilling og regnskab

10 (p) 10(p)4 4

Afvigelse mellem bevilling og regnskab udgiftsbaserede

område 74.91

Akkumuleret overskud til videreførelse, udgiftsbaserede

område74.90

29


• Bevillingstekniske omflytninger (merindtægter)

2 2


område74.90

Bevillingstekniske omflytninger, udgiftsbaserede område

74.94

30


Registreringer af kontoændringer, udgiftsbaseret område

3 3


område74.9074.92

Kontoændringer, udgiftsbaseret område

31


• Registrering af bortfald, udgiftsbaseret område

1 1

Bortfald, udgiftsbaserede område 74.93


område74.90

32

Bevillingsafregning 2013• Konteringsgang for det omkostningsbaserede område

• Er den samme som i 2013

• I modsætning til det udgiftsbaserede område skal der foretages likviditetsafregning i forbindelse med bortfald og kontoændringer

• Modkonto til den likvide konto er 7314, 7414 og 7514

• Bemærk forskel på bortfald af året resultat til disponering ( konto 74.03 debiteres og 73.11 krediteres) og bortfald af egenkapitalen (74.06 debiteres og 74.13 krediteres)

33






34






35



Omkostningsbaseret

Udgiftsbaseret

område Område

Egenkapital

Reservationer

Egenkapital


X X X



X - -


- X -


- X -

36








37





38






område

39





40






• Kontoændring

• Bortfald

41






42






-

43



10 (p) 10(p)4 4


område 74.91


område74.90

44



2 2


område74.90


74.94

45



3 3


område74.9074.92


46



1 1



område74.90

47






48






49






50



Omkostningsbaseret

Udgiftsbaseret

område Område

Egenkapital

Reservationer

Egenkapital


X X X



X - -


- X -


- X -

51








52





53






område

54





55






• Kontoændring

• Bortfald

56






57






-

58



10 (p) 10(p)4 4


område 74.91


område74.90

59



2 2


område74.90


74.94

60



3 3


område74.9074.92


61



1 1



område74.90

62






Årsrapporter 2013Søren Larsen

Årsrapport•Statsfinansieret selvejende institution bliver omfattet

• Kan ikke rummes i samme vejledning• Retningslinjer og opstillingsvejledninger

•Retningslinjer• Fælles regler stat og selveje• Samme overordnede struktur

•Opstillingsvejledning• Konkret vejledning for den enkelte institution

Årsrapporten for 2013• Alene ændringer i opstillingsform

• Ny struktur

• Ny oversigt over virksomhedens omfang

• Tilbageførte hensættelser skal beskrives

• Afleveringsfristen er fremrykket

• 20. marts

• 15. april – hvis revisionserklæring om hele årsrapporten

Kommende ændringer• Pengestrømsopgørelse

• EPSAS

• Økonomistyringsprojektet

• Registreringsramme – forsøg i 2014

• Budgetter

Afrunding Erik Hammer

Udgiftsopfølgning 4•Præsentation til orienteringsmøde d. 12. nov.

November 2013

Udgiftsopfølgning 469

1. Det overordnede formål

2. Konceptets indhold og fokus

3. Tidsplan

4. Ministeriernes bidrag

5. Opfølgning på ministeriernes bidrag

6. Spørgsmål

Dagsorden

Det overordnede formål

• Budgetloven stiller skærpede krav til den statslige udgiftsopfølgning og bevillingsoverholdelse.

• Hurtigt efter regnskabet er lukket, er det nødvendigt at:

• Få et overblik over det faktiske regnskab for året i forhold til finansårets bevilling i alt.

• Følge op på udviklingen i prognoseafvigelser og prognoseændringer i løbet af året.

• Udgiftsopfølgningen omfatter udgiftsudviklingen på ministerområdet som helhed, mens der skal alene foretages uddybende opfølgninger for så vidt angår de to dellofter for hhv. driftsudgifter og indkomstoverførsler.


71

Konceptets fokus

• Et skarpt koncept, der følger op på det nødvendige – følger strukturen fra de andre udgiftsopfølgninger.

• Todelt fokus:

• Udvikling i forbrug i 4. kvartal.

• Udvikling i forbrug over året i forhold til det prognosticerede og bevilgede.

• Samler årets vigtigste forbrugstendenser og forklaringer samt giver et samlet overblik på ministerområdet.


72

Konceptets indhold

1. Opfølgning på udgiftsudviklingen på ministerområdet som helhed.

2. Opfølgning på delloft for driftsudgifter, herunder prognoseudvikling, afvigelsesforklaringer for 4. kvartal og forbrug af videreførsler

3. Opfølgning på delloft for indkomstoverførsler, herunder opfølgning på permanente udgiftsændringer.

4. Bilag med afvigelsesforklaringer samt tabeller.


Tidsplan

73 Udgiftsopfølgning 4

EX: Ministerområdernes bidrag (1/7)

74

Samlet udgiftsopfølgning – en overordnet status på ministerområdet



75

Delloft for driftsudgifter: Bevillings- og prognoseudvikling



76

Delloft for driftsudgifter: prognoseudvikling og afvigelsesforklaringer


Fokus på: • Ændringerne i prognosen over året, herunder bagudrettede,

fremadrettede ændringer samt nettoændringer


77

Delloft for driftsudgifter: videreførsler


Fokus på: • Indbudgetteret forbrug af videreførsler• Dispensationer


78

Delloft for indkomstoverførsler: Bevillings- og udgiftsudvikling


Fokus på: • Opfølgning på de samlede offentlige udgifter• Udgiftsskredets karakter:

• Midlertidigt• Permanent


79

Delloft for indkomstoverførsler: Prognoseudvikling og afvigelsesforklaringer


Fokus på: • Nettojusterin

ger af prognosen over året.


80

Delloft for indkomstoverførsler: Permanente udgiftsændringer


Fokus på: • De permanente udgiftsændringer ved UO3 og UO4.• Udgiftsudviklingen mellem de to opfølgninger.

81

Hvordan understøttes ministerområderne?

• Rapporter i SKS, hvor så meget som muligt udfyldes automatisk.

• Konverteringsværktøj til at generere figurer/tabeller, som ved de øvrige udgiftsopfølgninger.

• Excelværktøjer til at understøtte udarbejdelsen af tabeller med afvigelsesforklaringer.


Opfølgning på ministerområdernes bidrag

• FM’s budgetkontorer og MODST følger i samarbejde med ministerierne op på de enkelte ministerområders prognoser for 4. kvartal og for året som helhed Formål: Forbedre prognosesikkerheden på ministerområderne fremadrettet.

• UPM følger op på den samlede prognosesikkerhed og tendenser i udgiftsopfølgningerne Formål: Få afdækket de samlede usikkerheder og risici med henblik på at styrke den samlede vurdering af loftsoverholdelse og fordeling af evt. råderum


Bedre prognoser

Bedre grundlag for central koordinering

Tidlig håndtering af udgiftsskred og optimal udnyttelse evt. råderum

Forudsætning for at budgetloven kan implementeres med succes på det statslige område

Spørgsmål?


Documents

Orienteringsmøde vedr. årsafslutning 2013