Upload
sal
View
135
Download
22
Embed Size (px)
DESCRIPTION
PANDUAN BEHAVIOR JOB COMPETENCY. Membuat dan menentukan Behavior Competency berbasis DDI, Menentukan Kriteria Perilaku dan Aplikasinya dalam Mengelola SDM. DEFINISI. Hubungan antara Kompetensi dan Kinerja. - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
PANDUAN BEHAVIOR JOB COMPETENCY
Membuat dan menentukan Behavior Competency berbasis DDI, Menentukan Kriteria Perilaku dan Aplikasinya dalam
Mengelola SDM
DEFINISI
Menurut DDI, kompetensi adalah :
“sekumpulan perilaku yang spesifik yang dapat diamati dan dibutuhkan oleh seseorang untuk menjadi sukses dalam menyelesaikan pekerjaannya/perannya serta dalam hal pencapaian target/strategi perusahaan”
(Byham, William C, PHD and Moyer, Reed Phd, Using competencies to build a successful organization (1996), DDI International Press)
Hubungan antara Kompetensi dan Kinerja
Salah satu faktor yang mempengaruhi kinerja karyawan dalam menyelesaikan pekerjaannya adalah kompetensi. Berikut ini adalah faktor – faktor yang mempengaruhi kinerja seseorang :
PENGALAMAN
KEPRIBADIAN
KOMPETENSI PERLAKU
PENGETAHUAN – KETERAMPILAN
TEKNIS
KINERJA
Kecakapan apa yang seseorang kuasai
Bagaimana karakter seseorangApa yang seseorang
ketahui
Apa yang seseorang pernah kerjakan
Kompetensi menggambarkan perilaku, pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk menampilkan kinerja yang lebih baik untuk saat ini dan masa yang akan datang.
Dengan kata lain, kompetensi adalah hal – hal yang efektif yang dilakukan seseorang yang memiliki kinerja yang baik dengan frekuensi yang lebih sering, dalam banyak situasi dan dengan hasil yang lebih baik.
Tindakan utama atau perilaku yang dapat diamati adalah komponen dari kompetensi perilaku , yang bila ditampilkan secara efektif, akan menjadikan kompetensi perilaku tersebut menjadi efektif pula.
1
DEFINISI
Mengapa Menggunakan Kompetensi1. Membuat organisasi untuk fokus pada pengembangan perilaku, bukan hanya
pengembangan kemampuan teknis, termasuk didalamnya adalah : intrapersonal skills, interpersonal skills, leadership skills, dan business skills; mengukur pencapaian dan mendukung visi serta nilai organisasi
2. Penggunaan bahasa yang sama dan spesifik serta dapat diamati dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk berkomunikasi, pengamatan, pelatihan dan administrasi
3. Menjaga agar semua upaya pengembangan SDM fokus pada kompetensi yang tepat, sehingga memberikan nilai tambah terbaik bagi organisasi maupun individu
4. Sebagai landasan bagi semua sistem SDM untuk saling memperkuat satu dengan lainnya, mulai dari rekrutmen / seleksi, pengembangan, penempatan, perencanaan karir dan sebagainya
Tipe Job CompetencyA. Core Competencies (Kompetensi Utama Organisasi)
Core competency (kompetensi utama organisasi) diturunkan dari nilai – nilai dan arahan strategis organisasi. Core competency dibutuhkan di setiap jabatan / fungsi pada organisasi atau sebagian besar organisasi
B. Specific CompetenciesMerupakan kompetensi yang berkaitan dengan keberhasilan/performa di jabatan/ fungsi atau level tertentu
2
DEFINISI
Definisi Kluster Kompetensi
1. Expressing Individual Potential (Intrapersonal Skills)
Merupakan kompetensi yang berhubungan dengan kemampuan individu untuk mendemonstrasikan secara perilaku yang seringkali disebut “personal qualities” pada pekerjaan. Kompetensi ini adalah yang paling sulit untuk dikembangkan pada diri seseorang.
Pengelompokan Kompetensi berdasarkan Pendekatan DDI :
Applied learning Aligning performance to successContinous learning Change leadershipIntegrity CoachingImpact Developing othersInitiating action Facilitating changeResiliance Follow upStress tolerance Information monitoringWork standards
Building positive working relationship AnalysisCommunication Building partnershipGaining commitment Continuous improvementManaging conflict Customer focusNegotiation Decision makingSales ability JudgementCollaboration Managing work
Marketing & enterpreneurial insightOperational decision makingPlanning and organizingProfitability focusQuality orientationStrategic analysisStrategic decision making
Expressing individual potential(Intrapersonal skills)
A
Working with others : Helping individual & teams achieve goals
B
Working with others : Interacting effectively(interpersonal skills)
C
Focusing on result(Business skills)
D
3
DEFINISI
Aplikasi Kompetensi Perilaku di dalam Organisasi :
• Mengarahkan pengembangan personal dan profesional untuk membantu individu memahami lebih jelas hal – hal yang dibutuhkan untuk masa mendatang
• Membantu individu memahami area – area yang menjadi kekuatan dan area – area yang memerlukan pengembangan
• Membantu user/HRD dalam melakukan proses seleksi dan rekrutmen• Menciptakan sistem yang lebih fokus bagi organisasi dalam menentukan
pelatihan yang diperlukan dalam kegiatan pengembangan.
2. Working with others : Helping individual & teams achieve goals (Leadership skills)
3. Working with Others : Interacting effectively (Interpersonal Skills)
4. Focusing on Results (Business Skills)
Merupakan kompetensi yang memandu individu atau kelompok dalam mencapai tujuan kerja. Pemimpin formal dan informal seringkali dibutuhkan untuk mendemonstrasikan kompetensi – kompetensi pada perilaku ini.
Kompetensi ini berhubungan dengan pengembangan dan menjaga hubungan interpersonal yang produktif.
Kompetensi ini berhubungan dengan pencapaian hasil bisnis dengan cara melakukan struktur dan menjalankan pekerjaan secara efektif.
4
DEFINISI
Kerangka Konseptual Dasar – Strategic HR Architecture Model
Proses, Sistem & Prosedur
Hasil – Hasil yang diinginkan
Visi, Strategi, Prioritas & Tujuan
Struktur & Desain Organisasi
Kapabilitas Organisasi
WhatStrategi Bisnis
Critical Success Factors
HowStrategi Budaya
Nilai - NIlai
Rekrutmen & Seleksi
Pelatihan & Pengembangan
Rewards & Recognition
Manajemen Karir
Manajemen Kinerja
Organization Development
Kompetensi
Lingkungan Bisnis
5
MENENTUKAN KOMPETENSI JABATAN – BEHAVIOR COMPETENCY
Proses penyusunan model kompetensi adalah sebagai berikut :
Proses
Mereview dan menganalisa dokumen : Job description, SOP,
KPI, dll
Menentukan aktivitas kerja detil untuk jabatan tersebut
Menentukan perilaku inti yang diharapkan muncul untuk masing – masing aktivitas pada jabatan
tersebut
Menganalisa Kompetensi perilaku yang diperlukan untuk jabatan
tersebut
Melakukan rating & konsolidasi kompetensi perilaku yang benar –
benar diharapkan
Validasi Model Kompetensi Perilaku
Model Kompetensi Final
Keterangan
Rating ditentukan sesuai dengan tingkat kepentingan dan dampak kompetensi perilaku tersebut terhdapa produktivitas suatu pekerjaan
Lakukan konversi perilaku inti yang diharapkan muncul dengan key behavior (perilaku utama) pada uraian masing – masing kompetensi perilaku
Perilaku inti diperoleh dengan menguraikan aktivitas secara detil menjadi perilaku yang diharapkan muncul. Misal : fokus terhadap detil, menjaga profesionalitas, tidak menunggu perintah atasan, dll
Memutuskan kompetensi perilaku yang diperlukan oleh jabatan tersebut. Maksimal : 7 competency behavior (tidak termasuk core competency)
8
MENENTUKAN KOMPETENSI JABATAN – BEHAVIOR COMPETENCY
Contoh Menyusun Kompetensi Perilaku (behavior competency) per jabatan
Nama Jabatan Customer Care Coordinator
Tanggung Jawab Utama
Memonitor dan mengawasi kegiatan yang melibatkan pelanggan secara langsung dan tidak langsung; menjadi jembatan antara pelanggan dan perusahaan sehingga menjaga kualitas layanan PT Adira Sarana Armada
Uraian Tugas / Akuntabilitas
a. Memonitor dan mengevaluasi SLS (service level standard) serta membuat analisa data SLS untuk mencapai perbaikan kualitas layanan sesuai target yang ditetapkan
b. Melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan survey kepuasan pelanggan untuk mendapatkan indeks kepuasan pelanggan terhadap layanan yang diberikan
c. Merencanakan, membuat dan mengevaluasi program / project yang berkaitan dengan perbaikan layanan, fasilitas untuk meningkatkan kepuasan pelanggan terhadap layanan jasa PT Adira Sarana Armada
Customer Care Coordinator
Uraian Tugas Uraian Aktivitas Detil Perilaku yang diharapkan muncul
Memonitor dan mengevaluasi SLS (service level standard) serta membuat analisa data SLS untuk mencapai perbaikan kualitas layanan sesuai target yang ditetapkan
Menerima, menganalisa & membantu penyelesaian VOC yang masuk
a. Menentukan sistem, proses atau area yang perlu dipantau,
b. mencari informasi yang perlu didapatkan
Memonitor penyelesaian VoC
a. Memeriksa datab. Menerapkan sistem monitoring yang
tidak mengganggu proses organisasi
Menggali dan memastikan semua kebutuhan customer terdelivery dengan baik
a. Secara aktif mencari informasi untuk memahami situasi, masalah, harapan dan kebutuhan pelanggan
b. Membina hubungan yang dekat & kolaboratif dengan pelanggan
c. Memantau & mengevaluasi keluahn pelanggan
A. Contoh : Menentukan aktivitas kerja & perilaku inti yang diharapkan Muncul
9
MENENTUKAN KOMPETENSI JABATAN – BEHAVIOR COMPETENCY
Customer Care Coordinator
Perilaku yang diharapkan muncul Behavior Competency Yang Perlu Ada
a. Menentukan sistem, proses atau area yang perlu dipantau, b. mencari informasi yang perlu didapatkan
Information Monitoring
a. Memeriksa datab. Menerapkan sistem monitoring yang tidak
mengganggu proses organisasi
Information MonitoringAnalysis
a. Secara aktif mencari informasi untuk memahami situasi, masalah, harapan dan kebutuhan pelanggan
b. Membina hubungan yang dekat & kolaboratif dengan pelanggan
c. Memantau & mengevaluasi keluahn pelanggan
Customer FocusCommunicationDecision MakingBuilding positive working
relationship
B. Contoh : Menganalisa Kompetensi Perilaku yang diperlukan
C. Contoh : Melakukan Rating atas Kompetensi Perilaku
Dalam menentukan kompetensi perilaku, perlu dilakukan / menentukan skala tingkat kepentingan yang akan menjadi profil dari fungsi tertentu pada suatu organisasi. Skala tingkat kepentingan adalah sebagai berikut :
Skala Deskripsi
1. Unnecessary Kompetensi bersangkutan memiliki sangat sedikit atau bahkan tidak mempengaruhi efektivitas kinerja sebuah fungsi di ADIRA Rent secara keseluruhan
2. Useful, but not important
Kompetensi akan berguna tetapi tidak mempengaruhi efektivitas kinerja bilamana tidak ada kompetensi bersangkutan
3. Important Kompetensi membuat perbedaan secara jelas dalam kinerja fungsi yang ada secara keseluruhan
4. Very Important Sangatlah sulit (tapi masih mungkin) untuk secara efektif menjalankan fungsi tertentu bila mana tidak ada kompetensi yang dimaksud
5. Esensial Sangatlah tidak mungkin untuk memiliki kinerja yang efektif bilamana tidak ada kompetensi yang dimaksud
10
MENENTUKAN KOMPETENSI JABATAN – BEHAVIOR COMPETENCY
C. Contoh : Melakukan Rating atas Kompetensi Perilaku
Customer Care Coordinator (hanya contoh)
Perilaku yang diharapkan muncul Behavior Competency Yang
Perlu Ada
Tingkat Kepentingan /
SKala
Level (yang dipersyarat
kan)
a. Menentukan sistem, proses atau area yang perlu dipantau,
b. mencari informasi yang perlu didapatkan
Information Monitoring
4
a. Memeriksa datab. Menerapkan sistem monitoring
yang tidak mengganggu proses organisasi
Information Monitoring
4 3
Analysis 2
a. Secara aktif mencari informasi untuk memahami situasi, masalah, harapan dan kebutuhan pelanggan
b. Membina hubungan yang dekat & kolaboratif dengan pelanggan
c. Memantau & mengevaluasi keluahn pelanggan
Customer Focus 5 1
Communication 4 2
Building positive working relationship
3 4
Decision Making 2
Customer Care Coordinator (hanya contoh)
Behavior Competency Yang Perlu Ada
Tingkat Kepentingan /
SKala
Level (yang dipersyaratkan)
Hasil/Keterangan
Information Monitoring
4 3 Utama/Prasyarat
Analysis 2 5 Tidak diperlukan
Customer Focus 5 1 Utama/Prasyarat
Communication 4 2 Utama/Prasyarat
Building positive working relationship
3 4 Tambahan/utk pengembangan
Decision Making 2 5 Tidak diperlukan
11
MENENTUKAN KOMPETENSI JABATAN – BEHAVIOR COMPETENCY
D. Contoh : Validasi Final atas Kompetensi Perilaku
Kompetensi Perilaku Customer Care Coordinator :
Kompetensi Keterangan
a. Customer Focusb. Communicationc. Information Monitoring
Prasyarat Jabatan
d. Building Positive Working Relationship
Pengembangan
12
Contoh Matriks Kompetensi
Bra
nch
Offi
ce
Logis
tic D
epart
ment
Mark
eti
ng C
om
munic
ati
on
Depart
ment
Aft
er
Sale
s D
epart
ment
Cust
om
er
Care
Depart
ment
Fin
ance
Depart
ment
Acc
ounti
ng D
epart
ment
Pro
cure
ment
Depart
ment
Hum
an R
esourc
es
Depart
ment
Genera
l Aff
air
Depart
ment
Info
rmati
on T
echnolo
gy
Depart
ment
Busin
ess D
evelo
pm
ent
Depart
ment
Duta
Mit
ra S
olu
sin
do
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Personal Attributes
Applied Learning ●Continuous Learning
Impact ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●Initiating Action ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●Integrity
Resilience
Strees Tolerance ●Work Standards
Leadership Skills
Aligning Performance for Success
Building A Successful Team
Change Leadership
Coaching
Developing Others
Facilitating Change
Follow Up
Information Monitoring
Leading Through Vision and Values
Interpersonal Skills
Building Positive Working Relationships ●Collaboration ● ● ● ● ● ●Communication ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●Gaining Commitment
Managing Conflict
Negotiation
Sales Ability/Persuasiveness ●Business Skills
Analysis/Judgment ● ●Building Partnerships
Continuous Improvement
Customer Focus ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●Decision Making
Managing Work ● ● ● ● ● ●Marketing & Entrepreneurial Insight
Operational Decision Making
Planning & Organizing ●Profitability Focus
Quality Orientation ● ● ● ● ● ●Strategic Analysis
Strategic Decision Making
Matriks Profil Kompetensi Perilaku untuk Individual Contributor - Adira Rent (Staff Level)
Kompetensi Perilaku
Departemen
Kompetensi Perilaku
Departemen
Kompetensi Perilaku
Departemen