POSTUPAK ŽALBE NA PROJEKT...8 Postupak žalbe na projekt Tko je odgovoran za provođenje PŽP-a? PŽP se provodi neovisno o bankovnom poslovanju i Odjelu za okoliš i održivi razvoj

POSTUPAK ŽALBE NA PROJEKTUpute i pravila postupanja

Studeni 2014 1

O EUROPSKOJ BANCI ZA OBNOVU I RAZVOJ (EBRD) EBRD SVOJIM ULAGANJIMA MIJENJA ŽIVOT LJUDI I OKOLIŠ OD SREDNJE EUROPE DO SREDNJE AZIJE, NA PODRUČJU ZAPADNOG BALKANA TE JUŽNOG I ISTOČNOG MEDITERANA. U SURADNJI S PRIVATNIM SEKTOROM FINANCIRAMO PROJEKTE, SUDJELUJEMO U DIJALOGU RAZNIH POLITIKA TE PRUŽAMO TEHNIČKO SAVJETOVANJE ZA INOVACIJE I IZGRADNJU ODRŽIVOG GOSPODARSTVA S OTVORENIM TRŽIŠTEM.

Studeni 2014 3

Sadržaj

Izvršni sažetak ............................................................................... 4

Funkcije i odgovornosti ............................................................. 5

1. poglavljeUpute za EBRD-ov Postupak žalbe na projekt (PŽP) ............................................................................. 7

O Postupku žalbe na projekt ................................................................. 7Tko je odgovoran za provođenje PŽP-a? .............................................. 8Tko može podnijeti žalbu? .................................................................... 8Kada je moguće podnijeti žalbu ........................................................... 9Materijali o PŽP-u .................................................................................. 9Kako podnijeti Žalbu i što uključiti u nju ........................................... 10Što možete očekivati nakon podnošenja žalbe ................................ 12Postupci EBRD-a nakon primitka žalbe

Inicijativa za rješavanje problema .............................................. 14Provjera sukladnosti ................................................................... 15

Koje žalbe ne zadovoljavaju kriterije PŽP-a? .................................... 17

2. poglavljePostupak žalbe na projekt: Pravila postupanja ................................................................... 19

Definicije i pokrate .............................................................................. 19Uvod i svrha ........................................................................................ 20Tko može podnijeti žalbu ................................................................... 20Kako podnijeti žalbu ........................................................................... 20Jezici žalbi ........................................................................................... 20Kome podnijeti žalbu .......................................................................... 21Upis žalbi u registar ............................................................................ 21Dodatni kriteriji za upis u registar ...................................................... 21Privremena obustava upisa u registar ............................................... 22Postupci nakon upisa u registar ........................................................ 22Suradnja s drugim financijskim institucijama ................................... 22Utvrđivanje prihvatljivosti žalbi .......................................................... 23Učinak žalbe na projekte Banke ........................................................ 25Odobrenje i provedba inicijative za rješavanje problema ................. 25Provedba provjere sukladnosti .......................................................... 26Uloga GRŽ-a te stručnjaka i referenta za PŽP ................................... 27Opće odredbe ...................................................................................... 30

Primjer Obrasca za žalbu ....................................................... 33

4 Postupak žalbe na projekt

Izvršni sažetak

Svrha Postupka žalbe na projekt je provjera i procjena žalbi na projekte koje financira Europska banka za obnovu i razvoj (EBRD). Ovaj postupak omogućuje pojedincima, organizacijama i lokalnim grupama obuhvaćenima projektom da podnesu žalbu na Banku neovisno o njezinu poslovanju.

U Uputama su postavljena pravila o načinu podnošenja žalbe, o subjektima koji je mogu podnijeti te o problemima koji se mogu iznijeti i riješiti Postupkom žalbe na projekt. U sklopu PŽP-a također su objašnjeni postupak provjere žalbe, hodogram, zahtjevi izvještavanja, odredbe povjerljivosti i ostali detalji Postupka. Osim toga, uvršten je potpuni tekst Pravila postupanja PŽP-a koji je Uprava EBRD-a odobrila u svibnju 2014.

PŽP predviđa dva odgovora na žalbu: provjeru sukladnosti kojom se procjenjuje je li Banka ispunila sve zahtjeve mjerodavne politike EBRD-a te inicijativu za rješavanje problema, čiji je cilj riješiti problem zbog kojeg je podnesena žalba na način da se posredovanjem postigne dogovor između podnositelja žalbe i klijenta EBRD-a.

U provjeri žalbe sudjeluju i stručnjake za PŽP kao vanjski suradnici – međunarodni stručnjaci za pojedina područja kao što su zaštita okoliša, društveni razvoj i pravo.

Studeni 2014 5

Funkcije i odgovornosti

U postupak su uključeni brojni službenici i pojedinci. U ovom su poglavlju opisane njihove odgovornosti.

Uprava Banke Uprava imenuje stručnjake za PŽP. Osim toga, prihvaća ili odbacuje zaključak o neprihvatljivosti žalbe iz Izvještaja o procjeni prihvatljivosti ili Akcijski plan upravljanja koji je donesen na temelju preporuka iz Izvještaja o provjeri sukladnosti za projekte koje je odobrila sama Uprava.

Glavni referent za žalbe (GRŽ)

GRŽ je voditelj ureda u kojem se provodi Postupak žalbe na projekt. Odgovoran je za rad referenta za PŽP na temelju Pravila postupanja PŽP-a.

Stručnjaci za PŽP Stručnjak za PŽP osoba je s popisa neovisnih stručnjaka koje imenuje Uprava EBRD-a (najviše 10) ili stručnjak kojeg je Uprava imenovala ad hoc kao procjenitelja prihvatljivosti i surađuje s referentom za PŽP. U ovu skupinu ubrajaju se i stručnjaci za provjeru sukladnosti (koji djeluju zasebno) te stručnjak za rješavanje problema (koji djeluje zasebno ili surađuje s referentom za PŽP). Stručnjaci za PŽP mogu biti odgovorni, ovisno o odlukama referenta PŽP-a, za bilo koji nastavak nadzora i izvještaje.

Svaki se stručnjak za PŽP odabire na temelju natječaja, uz uvjet da nije radio za Banku barem dvije godine prije imenovanja. Nadalje, samo Uprava može smijeniti stručnjak za PŽP ako za to postoji opravdan razlog.

Referent PŽP-a referent za PŽP je zaposlenik Banke na puno radno vrijeme. Nominira ga komisija, a imenuje Predsjednik. Odgovoran je za cjelokupnu svakodnevnu administraciju žalbenog postupka. Referent za PŽP upisuje žalbu u registar, odabire stručnjaka za PŽPs kojim će zajednički provesti procjenu prihvatljivosti te procjenjuje mogućnost rješavanja prihvatljive žalbe pokretanjem inicijative za rješavanje problema. Vodi računa o poštivanju rokova ili odobrava produljenja rokova, pruža informacije i odgovore svim mjerodavnim strankama u svim fazama procesa PŽP-a te nadzire i izvještava o provedbi aktivnosti u sljedećim fazama, uključujući godišnje izvještaje za Predsjednika i Upravu Banke. Referent za PŽP također je odgovoran za domet i obuku u Postupku.

Predsjednik Predsjednik prihvaća ili odbacuje zaključak procjene prihvatljivosti o neprihvatljivosti žalbe ili preporuku o odbacivanju žalbe, kao i Akcijski plan upravljanja koji je donesen na temelju preporuka iz Izvještaja o provjeri sukladnosti za projekte koje Uprava ne mora odobriti ili još nisu odobreni. Osim toga, predsjednik Banke prihvaća ili odbacuje preporuku Izvještaja o procjeni prihvatljivosti prema kojoj bi Banka trebala pokrenuti inicijativu za rješavanje problema.

Studeni 2014 7

O Postupku žalbe na projektEuropska banka za obnovu i razvoj ustanovila je PŽP kao jednu od svojih obveza kojom pridonose transparentnosti i odgovornosti svojega djelovanja. Možete podnijeti žalbu ako smatrate da projekt koji EBRD financira ili namjerava financirati uzrokuje ili može uzrokovati štetu.

Postupak žalbe na projekt može vam pomoći na dva načina:

1. Možete zatražiti rješavanje problema s projektom, primjerice neslaganje s društvom koje sponzorira projekt. U tom je slučaju moguće pokrenuti inicijativu za rješavanje problema i pokušati riješiti probleme koji su doveli do podnošenja žalbe. Načini rješavanja problema mogu biti: utvrđivanje činjenica, pomirenje, uspostava dijaloga, istraga ili izvještavanje.

2. U sklopu Postupka žalbe na projekt možete zatražiti istragu o tome je li Banka ispunila zahtjeve koji su određeni Okolišnom i društvenom politikom (sva izdanja) i/ili odredbama projekta opisanih u Politici javnih informacija EBRD-a, a tiču se odobrenog projekta. U tom je slučaju moguće provesti provjeru sukladnosti kako bi se procijenilo ispunjavanje zahtjeva tih politika Banke.

Ako vaša žalba zadovoljava mjerodavne uvjete prihvatljivosti, možete zatražiti i pokretanje inicijative za rješavanje problema, provjere sukladnosti ili obaju postupaka. Međutim, odluku o pokretanju najprikladnijeg postupka (ili obaju postupaka) kao odgovor na navedene probleme donosi za to nadležna osoba u sklopu PŽP-a.

U postupku žalbe na projekt dva su moguća odgovora: pokušaj rješavanja uzroka problema navedenog u žalbi i/ili istraga o tome je li se Banka pridržavala zahtjeva određenih njezinim mjerodavnim politikama.

Za dodatne informacije o PŽP-u i potpuni tekst Pravila postupanja posjetite: www.ebrd.com/pcm.

Potpuni tekst Pravila i postupanja za PŽP nalazi se i u drugom poglavlju ove brošure

U postupku žalbe na projekt dva su moguća odgovora: pokušaj

rješavanja uzroka problema navedenog u žalbi i/ili istraga o tome je li se Banka pridržavala zahtjeva određenih njezinim mjerodavnim politikama.

Upute za EBRD-ov Postupak žalbe na projekt


Tko je odgovoran za provođenje PŽP-a?PŽP se provodi neovisno o bankovnom poslovanju i Odjelu za okoliš i održivi razvoj EBRD-a. Referent za postupak žalbe na projekt (referent za PŽP) koordinira sve procese PŽP-a te u suradnji s neovisnim stručnjakom za PŽP provodi procjenu prihvatljivosti žalbe nakon njezina upisa u registar. Ako odobre provedbu provjere sukladnosti, za nju će biti odgovoran stručnjak s popisa stručnjaka za PŽP-a. U slučaju da je potrebno pokrenuti inicijativu za rješavanje problema, provest će je stručnjaka za PŽP i/ili stručnjak za PŽP.

Zadaće neovisnih stručnjaka za PŽP obuhvaćaju procjenu prihvatljivosti žalbe (u suradnji s referentom za PŽP), provedbu provjere sukladnosti ili inicijative za rješavanje problema te nastavak nadzora.

Spomenuti međunarodni stručnjaci specijalizirali su se na području očuvanja okoliša, društvenog razvoja i prava. Rade kao vanjski suradnici Banke te mogu biti ponovno imenovani na razdoblje od tri godine.

Tko može podnijeti žalbu? Jedan ili više pojedinaca s područja provedbe projekta ili osobe koje na tom području imaju gospodarske, društvene ili kulturalne interese mogu podnijeti žalbu s ciljem pokretanja inicijative za rješavanje problema.

Jedna ili više osoba ili organizacija mogu podnijeti žalbu kojom traže provjeru sukladnosti.

U oba slučaja morate imati informacije o tome da projekt koji financira EBRD uzrokuje štetu ili bi je mogao uzrokovati.

PŽP se provodi neovisno o bankovnom poslovanju i Odjelu

za okoliš i održivi razvoj EBRD-a.

Studeni 2014 9

Kada je moguće podnijeti žalbuAko želite pokrenuti inicijativu za rješavanje problema, žalbu možete podnijeti:

• nakon što je EBRD jasno iskazao interes za financiranje projekta.

• najkasnije 12 mjeseci nakon zadnje isplate iz fondova EBRD-a, a kod vlasničkog financiranja kad Banka nije prodala svoje ulaganje niti prestala ulagati.

Ako želite zatražiti provjeru sukladnosti, žalbu možete podnijeti:

• samo nakon što je EBRD odobrio projekt i

• najkasnije 24 mjeseca nakon datuma prestanka sudjelovanja Banke u projektu.

Podnositeljima žalbe preporučuje se da prije njezina podnošenja poduzmu sve napore kako bi upoznali Banku i/ili klijente s problemima zbog kojih se može podnijeti žalba. Žalbu je potrebno podnijeti prema PŽP-u samo ako problem nije riješen u komunikaciji s Upravom Banke i/ili klijentom ili ako takva komunikacija nije moguća. U oba slučaja možete se obratiti referentu za PŽP ili mjerodavnom uredu EBRD-a i potražiti pomoć ako niste sigurni u kojem je roku potrebno podnijeti žalbu:

Project Complaint Mechanism Attn: PCM Officer European Bank for Reconstruction and Development One Exchange Square London EC2A 2JN Ujedinjeno Kraljevstvo Telefon: +44 20 7338 7813 Telefaks: +44 20 7338 7633 E-adresa: [email protected]

Za popis ureda EBRD-a i njihovih podataka za kontakt idite na: www.ebrd.com/contacts.html

Materijali o PŽP-uUpute za Postupak žalbe na projekt (brošura)

Okolišna i društvena politika EBRD-a (sva izdanja)

Politika javnih informacija EBRD-a

U svim uredima EBRD-a možete dobiti primjerke navedenih materijala.

Svoje zahtjeve možete poslati i Uredu za publikacije.

Telefon: + 44 20 7338 7553Telefaks: + 44 20 7338 6102E-adresa: [email protected]


Kako podnijeti Žalbu i što uključiti u nju1. Osim informacija navedenih u ovom poglavlju,

potražite primjer Obrasca za žalbu koji se nalazi na kraju brošure ili na internetskim stranicama PŽP-a (www.ebrd.com/downloads/integrity/ sample_complaint_form.pdf). U njemu ćete naći smjernice za pisanje žalbe. Slobodno se obratite referentu za PŽP i zatražite pomoć u podnošenju žalbe.

2. Jezik žalbe: žalbu možete podnijeti na engleskom, ruskom, njemačkom ili francuskom jeziku ili na bilo kojem službenom jeziku države u kojoj djeluje EBRD. Za žalbe koje nisu pisane na engleskom jeziku potrebno je dulje vrijeme odgovora.

3. Žalbu možete podnijeti sami ili putem ovlaštenog predstavnika koji će to učiniti u vaše ime. Ako vas zastupa predstavnik, žalba mora sadržavati dokaz da ste ga ovlastili za zastupanje (npr. dokaz može biti pismo s vašim potpisom u kojem to potvrđujete) i potpis ovlaštenog predstavnika.

4. Ako želite da se u PŽP-u vaša žalba obrađuje u tajnosti, morate to jasno navesti u žalbi i obrazložiti takav zahtjev. Bit će poduzete sve razumne mjere kako bi se poštovao zahtjev za tajnošću, a informacije se neće otkriti bez vašeg izričitog dopuštenja.

5. Kako bi vaša žalba ušla u Postupak žalbe na projekt, referent za PŽP provjerava sadržava li vaša žalba sve potrebne informacije za prvu fazu procesa PŽP-a, tj. upis u registar. Vaša žalba mora sadržavati:

a. Vaše ime i podatke za kontakt te podatke vašeg zastupnika ako ste ga ovlastili. To je

potrebno kako bi referent za PŽP mogao komunicirati s vama.

b. Naziv ili opis projekta EBRD-a na koji se žalite

c. Opis utjecaja navedenog projekta na vas ili okoliš te moguće utjecaje u budućnosti.

d. Ako želite zatražiti postupak rješavanja problema, u žalbi morate navesti na koji ste način pokušali obavijestiti Banku i / ili klijenta o nastalim problemima te kakvi su bili rezultati.

Smatrate li da bi vam komunikacija s Bankom ili klijentom naštetila ili bi bila besmislena, vašu je žalbu ipak moguće upisati u registar, ali morate navesti razloge zašto niste sami pokrenuli komunikaciju.

Ako niste obavijestili Banku o mogućim problemima povezanima s projektom, a niste objasnili zašto to niste učinili, referent za PŽP u dogovoru s vama odgađa upis žalbe u registar. Referent će proslijediti vašu žalbu mjerodavnom timu Banke koji će pokušati riješiti problem na kojem se temelji vaša žalba. Ako, uz sav napor da se riješe uzroci navedenih problema, pozitivni rezultati ne budu postignuti, referent za PŽP upisuje vašu žalbu u registar.

6. Nakon upisa, žalba ulazi u postupak procjene prihvatljivosti kako bi sve stranke bile sigurne da su ispunjeni svi potrebni kriteriji za provjeru sukladnosti ili inicijativu za rješavanje problema. Ako je moguće, vaša bi žalba trebala sadržavati i:

a. Postupak PŽP-a koji želite pokrenuti te koji rezultat želite postići.

b. Preslike pisama, poruka e-pošte i bilješki ili drugih materijala povezanih s komunikacijom s Bankom ili drugim mjerodavnim strankama.

c. Naznaku politike EBRD-a koju smatrate da Banka nije poštivala.

Možete zatražiti da se vaši podatci čuvaju u tajnosti.

Žalbu možete podnijeti na engleskom, francuskom,

njemačkom ili ruskom jeziku ili na bilo kojem službenom jeziku države u kojoj djeluje EBRD.

Studeni 2014 11

7. Ako imate ikakve druge informacije o problemima koje navodite u žalbi, molimo da ih navedete, kao i svu mjerodavnu dokumentaciju. Ove informacije nisu uvjet, ali mogu biti korisne.

8. Žalbu možete poslati tako što ćete ispuniti obrazac na internetskim stranicama PŽP-a (www.ebrd.com/pcm/eform), a možete je poslati i poštom, e-poštom ili telefaksom na:

Project Complaint MechanismAttn: PCM OfficerEuropean Bank for Reconstruction and Development One Exchange SquareLondon EC2A 2JNUjedinjeno Kraljevstvo Telefaks: +44 20 7338 7633 E-adresa: [email protected]

U protivnom, žalbu možete osobno dostaviti u bilo koji ured EBRD-a, koji će je proslijediti uredu nadležnom za PŽP. Za popis ureda EBRD-a i njihovih podataka za kontakt idite na: www.ebrd.com/contacts.html

Potencijalnim podnositeljima žalbe preporučuje se da prije

podnošenja žalbe poduzmu sve što je moguće kako bi riješili probleme s EBRD-om i/ili društvom koje je odgovorno za provedbu projekta.


Što možete očekivati nakon podnošenja žalbe1. Deset radnih dana nakon primitka vaše žalbe

javit će vam se referent za PŽP i potvrditi primitak. Obavijestit će vas i o tome je li žalba unesena u registar ili nije.

PAŽNJA: Ako vašu žalbu nije moguće upisati u registar, primjerice stoga što nedostaju neke informacije, referent za PŽP izvijestit će vas o tome i dati vam vremena kako biste dostavili sve potrebne informacije ili pojašnjenja. Referent za PŽP upisuje žalbu u registar nakon što je primio sve potrebne informacije.

• Nakon toga možete pratiti napredak svake faze Postupka na internetskim stranicama PŽP-a: www.ebrd.com/pcm/register

• Rukovodstvo banke mora dostaviti svoj pisani odgovor na žalbu u roku od dvadeset jednog (21) radnog dana od datuma upisa žalbe u registar.

2. Referent i neovisni stručnjak za PŽP provjeravaju žalbu nakon upisa u registar. Zajednički je naziv za referente i stručnjake za PŽP „procjenitelji prihvatljivosti”. Oni zajednički donose odluku o tome jesu li zadovoljeni svi uvjeti za sljedeću fazu žalbenog postupka (koja se naziva „procjena prihvatljivosti”). Očekivano trajanje provjere žalbe iznosi 40 radnih dana nakon predaje odgovora rukovodstva Banke na žalbu. Moguće je da će vam se u tom razdoblju obratiti procjenitelji prihvatljivosti kako bi riješili moguće nedoumice oko vaše žalbe.

3. Oni sastavljaju izvještaj u kojem stoji odluka o tome zadovoljava li vaša žalba sve uvjete za sljedeću fazu žalbenog postupka prema Pravilima postupanja PŽP-a. Procjenitelji prihvatljivosti mogu donijeti odluku o:

• prihvatljivosti žalbe za pokretanje inicijative za rješavanje problema i/ili

• prihvatljivosti žalbe za pokretanje provjere

sukladnosti u kojoj će procjenitelji ustanoviti je li Banka postupala u skladu sa svojim mjerodavnim politikama i/ili

• mogućnosti pokretanja obaju postupaka ili

• neprihvatljivosti žalbe jer ne ispunjava kriterije pa se takva žalba neće dalje razmatrati u sklopu PŽP-a.

Odluka o prihvatljivosti ili neprihvatljivosti žalbe objavljuje se na internetskim stranicama PŽP-a, a dobit ćete i primjerak Izvještaja o procjeni prihvatljivosti.

4. Ako procjenitelji prihvatljivosti ocijene vašu žalbu neprihvatljivom, njihov se izvještaj šalje Upravi EBRD-a na odobrenje. U slučaju da Uprava odobri njihovu odluku, vaša će žalba biti odbačena. U suprotnom procjenitelji prihvatljivosti ponovno razmatraju žalbu. Primit ćete obavijest o odluci Uprave.

5. Ako je vaša žalba ocijenjena prihvatljivom, procjenitelji prihvatljivosti mogu vam se javiti u vezi s mogućim sljedećim koracima, a to su:

• Žalba je prihvatljiva za inicijativu za rješavanje problema: kad su problemi navedeni u žalbi prihvatljivi za inicijativu za rješavanje problema, a predsjednik EBRD-a odobrava taj postupak, imenuje se stručnjak za rješavanje problema koji će voditi slučaj i javiti vam se prilikom početka inicijative za rješavanje problema.

• Žalba je prihvatljiva za inicijativu za provjeru sukladnosti: ako je žalba prihvatljiva za provjeru sukladnosti, slučaju se dodjeljuje neovisni stručnjak koji će istražiti je li Banka djelovala u skladu sa svojim mjerodavnim politikama. Stručnjak će vam se javiti kako biste raspravili o detaljima problema koje ste naveli u žalbi.

Nakon upisa žalbe u registar možete pratiti napredak svake

faze Postupka na internetskim stranicama PŽP-a.

Studeni 2014 13

6. Provedba inicijative za rješavanje problema: Inicijativa za rješavanje problema ovisi o konkretnim problemima koje ste naveli u žalbi. U sklopu inicijative provode se sljedeći postupci: utvrđivanje činjenica, uspostava dijaloga sa sponzorom projekta, posredovanje, pregovaranje i dr.

7. Provedba provjere sukladnosti Za određeni se projekt provodi istraga kojom se utvrđuje je li Banka djelovala u skladu s mjerodavnim politikama. Istraga obuhvaća izlazak stručnjaka na teren na lokaciju provođenja projekta te razgovor s vama, sponzorom projekta, osobljem EBRD-a i drugim članovima zajednice. Tijekom Postupka žalbe na projekt moguće je provjeriti samo je li se EBRD pridržavao pravila navedenih u dokumentima Okolišna politika i postupanja iz 1996., Okolišna politika EBRD-a iz 2003., Zahtjevi okolišne i društvene politike i izvršavanja EBRD-a iz 2014. i/ili odredaba projekta opisanih u dokumentu Politika javnih informacija EBRD-a. Informacije o navedenim politikama možete naći na EBRD-ovim internetskim stranicama: www.ebrd.com/esp i www.ebrd.com/pip.

8. Na kraju procesa rješavanja problema i/ili provjere sukladnosti objavljuje se konačni izvještaj, koji se nalazi i na internetskim stranicama PŽP-a.

9. Inicijativa za rješavanje problema završava dogovorom o rješavanju problema navedenih u žalbi ili u slučaju kada je jasno da takav dogovor nije moguć.

10. Ako na kraju provjere sukladnosti stručnjak ocijeni da se Banka pridržavala mjerodavnih politika, žalba se odbacuje.

11. Međutim, ako je stručnjak utvrdio da se Banka nije pridržavala jedne ili više mjerodavnih politika, predložit će određene korektivne postupke. Uprava Banke na takav zaključak mora reagirati Akcijskim planom upravljanja, u kojem objašnjava način provedbe stručnjakovih preporuka. Možete se očitovati o stručnjakovim preporukama i Akcijskom planu upravljanja u roku od 20 radnih dana. Akcijski se plan može

temeljiti samo na izbjegavanju sličnih problema u budućim projektima te ne mora sadržavati moguće ili provedive aktivnosti za konkretan projekt na koji je podnesena žalba. Stručnjak će tijekom pisanja preporuka uzeti vaše očitovanje u obzir. Završni Izvještaj o provjeri sukladnosti i Preporuke te Akcijski plan upravljanja i vaše očitovanje šalju se Upravi EBRD-a, koja će donijeti odluku o odobrenju Akcijskog plana upravljanja.

12. Bez obzira na rezultat provjere sukladnosti, dobit ćete primjerak Izvještaja o provjeri sukladnosti on će biti objavljen na internetskim stranicama PŽP-a.

13. U sklopu PŽP-a provest će se nastavak nadzora vašeg slučaja kako bi se osiguralo provođenje svih dogovora postignutih tijekom inicijative za rješavanje problema i/ili aktivnosti za uklanjanje nesukladnosti s politikama EBRD-a. Osoba nadležna za PŽP sastavljat će izvještaje o nastavku nadzora dok ne zaključi da daljnji nadzor nije potreban.

U sklopu PŽP-a nadzire se izvršavanje dogovora

postignutih tijekom provedbe Inicijative za rješavanje problema i/ili aktivnosti za uklanjanje nesukladnosti s politikama EBRD-a.

Osoba nadležna za PŽP objavljivat će izvještaje o

nastavku nadzora dok ne zaključi da daljnji nadzor nije potreban.


Postupci EBRD-a nakon primitka žalbeInicijativa za rješavanje problema

Inicijativa za rješavanje problema dovršena je nakon što mjerodavne stranke postignu dogovor ili nakon što stručnjak

za inicijativu odluči da dogovor nije moguć.

Referent za PŽP šalje Izvještaj o inicijativi za rješavanje problema mjerodavnim strankama i predsjedniku Banke.

Referent za PŽP nadzire izvršavanje postignutog dogovora te sastavlja Izvještaj o nadzoru barem dvaput godišnje, odnosno

dok ne zaključi da nadzor više nije potreban.

Izvještaj ili sažetak objavljuju se u javnim glasilima i na internetskim stranicama pet radnih dana nakon primitka.

Upis žalbe u registar (10 radnih dana)

Procjena prihvatljivosti (40 radnih dana)Žalba je ocijenjena neprihvatljivom – žalba je odbačena

Inicijativa za rješavanje problema

nije odobrena: zalba je odbačena; odluka i procjena

prihvatljivosti objavljene su

na internetskim stranicama

Ako je žalba prihvatljiva, Predsjednik donosi Odluku (u roku od 10 radnih dana nakon predaje preporuke)

Inicijativa za rješavanje problema je odobrena: Referent za PŽP imenuje stručnjaka za inicijativu za rješavanje problema,

pokreće se inicijativa za rješavanje problema.

Studeni 2014 15

Postupci EBRD-a nakon primitka žalbe Provjera sukladnosti

Uprava odgovara na preporuke stručnjaka sastavljanjem Akcijskog plana upravljanja (u roku od 30 radnih dana).

Izvještaj o provjeri sukladnosti i Akcijski plan upravljanja šalju se podnositelju žalbe na očitovanje (u roku od 20 radnih dana).

Završni Izvještaj o provjeri sukladnosti objavljuje se u javnim glasilima u roku od pet radnih dana nakon što je Uprava

odobrila Akcijski plan upravljanja.

Završni Izvještaj o provjeri sukladnosti, Akcijski plan upravljanja i Komentari podnositelja žalbe šalju se Upravi.

Referent za PŽP nadzire izvršavanje Akcijskog plana upravljanja te sastavlja Izvještaje o nadzoru barem dvaput godišnje,

odnosno dok ne zaključi da nadzor više nije potreban.

Uprava odobrava Akcijski plan upravljanja.

Uprava odbacuje Akcijski plan upravljanja i vraća ga rukovodstvu radi

odgovarajućih preinaka.

Upis žalbe u registar (deset radnih dana)

Procjena prihvatljivosti (40 radnih dana)

Provjera sukladnosti (PS)

Žalba je ocijenjena neprihvatljivom – žalba je odbačena

Žalba se odbacuje, rezultati se objavljuju

u javnim glasilima

Žalba je ocijenjena prihvatljivom – referent PŽP-a imenuje jednog stručnjaka PŽP-a stručnjakom za provjeru sukladnosti.

Nesukladnost – nacrt izvještaja o provjeri sukladnosti šalje se Upravi Banke

Studeni 2014 17

Koje žalbe ne zadovoljavaju kriterije PŽP-a? Postoje slučajevi u kojima PŽP ne uzima žalbu u obzir. Žalba neće biti upisana u registar ako:

• iznosi optužbe za pronevjeru ili se odnosi na pitanja nabave (u tom slučaju vaša će se žalba proslijediti odgovarajućem uredu unutar Banke kako biste dobili odgovor),

• odnosi se na članak 1. Sporazuma o osnivanju banke, politiku upravljanja portfeljem vrijednosnih papira ili bilo koju drugu politiku koja ne potpada pod oblast PŽP-a,

• odnosi se na prikladnost ili podobnost politike EBRD-a,

• je PŽP ili njegov prethodnik, Neovisni sustav za praćenje žalbi (NSPŽ), već obradio vaše prigovore u nekoj prijašnjoj žalbi, osim ako postoje novi dokazi ili okolnosti.

Žalba se neće smatrati prikladnom za primjenu inicijative za rješavanje problema ili provjere sukladnosti u slučaju:

• da sadrži neistinite tvrdnje ili je podnesena s neozbiljnim ili zlonamjernim ciljem,

• da je njezina prvotna svrha zadobivanje konkurentske prednosti,

• da se ne odnosi na odgovornosti EBRD-a ili njezina klijenta ili se odnosi na pitanja koja nisu pod njihovom kontrolom,

• da zahtijevate inicijativu za rješavanje problema, a vaša se žalba odnosi na pitanja kojima se već bavio neki od mehanizama odgovornosti neke od institucija koje sufinanciraju projekt i Referent za PŽP zadovoljan je načinom na koji je tada žalba bila riješena, osim ako se nisu pojavili novi dokazi ili okolnosti. Ako tražite provjeru sukladnosti, vaša žalba neće biti diskvalificirana ni ako postoji provjera pri drugom mehanizmu odgovornosti.

Studeni 2014 19

POSTUPAK ŽALBE NA PROJEKT(PŽP) PRAVILA POSTUPANJAKako ih je odobrila Uprava na sastanku 7. svibnja 2014. DefinicijeOvlašteni zastupnik pojedinac ili organizacija koju je podnositelj žalbe ovlastio da ga zastupa i da djeluje u njegovo ime u

vezi sa žalbom pri PŽP-u.

Banka ili „EBRD” Europska banka za obnovu i razvoj.

Uprava Uprava Banke.

Radni dani dani kada je Banka otvorena u Londonu.

Glavni referent za žalbe ili „GRŽ”

voditelj Ureda glavnog referenta za žalbe.

Klijent subjekt ili subjekti koji su odgovorni, izravno ili neizravno, za provedbu i izvršavanje čitavog projekta ili njegova dijela.

Podnositelj žalbe pojedinac (pojedinci) ili organizacija (organizacije), ovisno o slučaju, koji podnose žalbu pri PŽP-u.

Žalba pisani zahtjev što ga podnosi podnositelj žalbe PŽP-u shodno ovim pravilima postupanja.

Provjera sukladnosti postupak kojim se utvrđuje je li Banka postupila u skladu s mjerodavnom politikom EBRD-a što se tiče projekta.

Procjena prihvatljivosti postupak kojim se utvrđuje dolazi li žalba koja je upisana u registar u obzir za provjeru sukladnosti i/ili za inicijativu rješavanja problema ili ni za jedno.

Procjenitelji prihvatljivosti stručnjak PŽP-a i referent PŽP-a koji zajedno provode procjenu prihvatljivosti.

Zahvaćeno područje geografsko područje koje jest ili može biti zahvaćeno projektom.

Akcijski plan upravljanja Akcijski plan upravljanja Banke razvijen kao odgovor na preporuke sadržane u Izvještaju o provjeri sukladnosti.

Organizacija bilo koji subjekt, udruženje ili grupa u koju se pojedinci slobodne volje organiziraju, a koja predstavlja skup specifičnih interesa. Organizacija može uključivati organizacije unutar zajednice, organizacije starosjedilačkog stanovništva i nevladine organizacije.

Stručnjaci za PŽP (svaki je stručnjak za PŽP)

stručnjaci na popisu stručnjaka i, kada je takav imenovan, stručnjak imenovan na ad hoc osnovi da potpomogne ili provede Procjenu prihvatljivosti, inicijativu za rješavanje problema ili provjeru sukladnosti.

Referent za PŽP osoba odgovorna za svakodnevnu administraciju PŽP-a, što uključuje poslove zaprimanja žalbi, upisa u registar, prihvatljivosti i rješavanja problema.

Registar PŽP-a javni zapisnik na internetskim stranicama PŽP-a u kojem se navode sve žalbe upisane u registar i njihov status.

Predsjednik predsjednik EBRD-a.

Inicijativa za rješavanje problema

postupak koji se provodi da bi pomogao u rješavanju problema koje iznosi žalba, a koji uključuje posredovanje, mirenje, posredovanje u dijalogu ili nezavisno istraživanje činjenica.

Projekt djelatnost koju financira Banka za koju se priprema Dokument sažetka projekta („DSP”) shodno politici javnih informacija Banke ili djelatnost Banke podložna mjerodavnoj politici EBRD-a, s izuzetkom onih djelatnosti koje su izričito izuzete od primjene ovih pravila putem odluke Uprave.

Postupak žalbe na projekt ili „PŽP”

mehanizam odgovornosti EBRD-a reguliran ovim pravilima postupanja.

Upis u registar postupak bilježenja u registar PŽP-a da je žalba zaprimljena i da odgovara kriterijima upisa u registar po stavkama od 11. do 13. ovih pravila.

Mjerodavna politika EBRD-a

Zahtjevi okolišne i socijalne politike EBRD-a 2014., Zahtjevi okolišne i socijalne politike EBRD-a 2008., prijašnje okolišne politike i/ili za projekt specifične odredbe Politike informiranja javnosti iz 2014. i prijašnjih politika informiranja javnosti te sve politike koje će u budućnosti odobriti Upravni odbor i koje će biti određene da se uključe u ovu definiciju.

Mjerodavne stranke stranke koje imaju izravan interes u žalbi, što uključuje, ali nije ograničeno na, podnositelja žalbe i/ili ovlaštenog zastupnika, ako ga ima, mjerodavni odjel, ured ili jedinicu banke, klijenta i/ili druge investitore projekta.


Uvod i svrha

Postupak žalbe na projekt („PŽP”) pruža mogućnost neovisne ocjene žalbi jednog ili više pojedinaca ili organizacije (organizacija) koje se tiču projekta koji je navodno uzrokovao štetu ili postoji mogućnost da je uzrokuje. Cilj je povećati odgovornost EBRD-a kroz dvije djelatnosti PŽP-a:

• djelatnost rješavanja problema, koja za cilj ima obnovu dijaloga između podnositelja žalbe i klijenta u svrhu razrješavanja pitanja iznesenih u žalbi a da se nikoga ne proglasi krivim, i

• djelatnost pregleda sukladnosti, koja nastoji utvrditi djeluje li EBRD u skladu s mjerodavnom politikom EBRD-a u odnosu na odobreni projekt.

Ova pravila postupanja reguliraju tko može podnijeti žalbu, kako se žalba podnosi za PŽP, gdje se žalba obrađuje i, ako se to pokaže prihvatljivo, kako će biti obrađena u PŽP-u putem provjere sukladnosti, inicijative za rješavanje problema ili njihove kombinacije. Također reguliraju zahtjeve koji se odnose na hodogram, izvještaje, objavu i pristup informacijama, obuku, razvoj i druga pitanja važna za administraciju PŽP-a.

Tko može podnijeti žalbu

1. Jedan ili više pojedinaca smještenih na zahvaćenom području, koji imaju ekonomski interes, što uključuje društveni i kulturni interes, na zahvaćenom području mogu podnijeti žalbu kojom traže inicijativu za rješavanje problema.

2. Jedan ili više pojedinaca ili organizacija mogu podnijeti žalbu kojom traže provjeru sukladnosti.

Kako podnijeti žalbu

3. Žalba se PŽP-u može podnijeti u bilo kojem pisanom obliku. Smjernice za pisanje i podnošenje žalbe mogu se naći u primjeru obrasca za žalbu koji je dostupan na internetskim stranicama PŽP-a i u papirnatom obliku u brošuri o PŽP-u koja je dostupna u uredima EBRD-a.

Isto je tako moguće od referenta za PŽP zatražiti upute o pisanju i podnošenju žalbe.

4. U žalbi mora biti naveden pojedinac (pojedinci) ili organizacija (organizacije) koji podnose žalbu („podnositelji žalbe”). Podnositelj žalbe koji nije organizacija može zatražiti da identitet nekih ili svih pojedinaca bude povjerljiv. Zahtjev za povjerljivošću i razlozi za takav zahtjev moraju biti podneseni zajedno sa žalbom. Nakon zaprimanja žalbe, referent za PŽP razmotrit će zahtjev čim to bude moguće, a u svakom slučaju prije nego što donese odluku o upisu žalbe u registar. Bit će poduzete sve razumne mjere da se očuva zatražena povjerljivost. Ako pak referent za PŽP ima razloga posumnjati da će povjerljivost spriječiti recenziju žalbe, tada će odmah obavijestiti podnositelja žalbe i dogovoriti se s njim o načinu nastavka ili, ako takav dogovor nije moguć, obustaviti postupak.

5. Ako se pojedinci koji podnose žalbu služe ovlaštenim predstavnikom koji im pomaže u podnošenju žalbe, ovlašteni predstavnik mora podnijeti pisani dokaz (poput pisma koje je potpisao podnositelj žalbe) o svojem ovlaštenju da po pitanju žalbe djeluje u ime podnositelja žalbe. Ovlašteni predstavnik bit će posrednik za svu službenu komunikaciju između referenta za PŽP i podnositelja žalbe. Referent za PŽP komunicirat će izravno s podnositeljem žalbe prema potrebi i kako doliči te će obavještavati ovlaštenog predstavnika i podnositelja žalbe o statusu žalbe.

Jezici žalbi

6. Žalbe mogu biti podnesene na bilo kojem radnom jeziku Banke, to jest na engleskom, francuskom, njemačkom ili ruskom, ili na jezicima koji su službeni u državama u kojima Banka djeluje. Sva prepiska između PŽP-a i podnositelja žalbe ili njegova ovlaštenog predstavnika, ako on postoji, bit će i na engleskom i na materinjem jeziku podnositelja žalbe, a u slučaju da te dvije verzije nisu usklađene, u obzir će se uzeti verzija na engleskom jeziku. Referent za PŽP ophodit će se s podnositeljem žalbe na kulturan i prikladan način.

Studeni 2014 21

7. Obrada žalbi koje nisu podnesene na engleskom jeziku zahtijevat će produljeni rok za odgovor zbog vremena potrebnog za prijevod. Referent za PŽP pravovremeno će obavijestiti podnositelja žalbe ili njegova ovlaštenog predstavnika, ako postoji, o bilo kakvim odgodama potrebnima zbog prijevoda.

Gdje podnijeti žalbu

8. Žalba može biti podnesena referentu za PŽP poštom, telefaksom, elektroničkom poštom („e-mail”) ili uručena osobno na adresi:

Project Complaint Mechanism Attn: PCM Officer European Bank for Reconstruction

and Development One Exchange Square London EC2A 2JN Ujedinjeno Kraljevstvo Telefaks: +44 20 7338 7633 E-adresa: [email protected]

9. Žalbu je moguće dostaviti poštom ili osobno i u jedan od ureda banke, s naznakom da se proslijedi PŽP-u. Adrese ureda banke mogu se pronaći na: http://www.ebrd.com/about/contacts/local.htm.

10. Referent za PŽP će čim to bude moguće, a najmanje u roku od pet (5) radnih dana, obavijestiti podnositelja žalbe o primitku žalbe.

Upis žalbi u registar

11. U roku od deset (10) radnih dana po zaprimanju žalbe u PŽP, referent za PŽP donijet će odluku o upisu žalbe u registar. Referent za PŽP upisat će žalbu u registar ako je/su u njoj:a. naveden podnositelj žalbe;b. naveden eventualni ovlašteni predstavnik te

ako je ponuđen dokaz o njegovu ovlaštenju; c. sadržani podatci za kontakt podnositelja žalbe

i ovlaštenog predstavnika, ako on postoji (uključujući adresu stanovanja i/ili adresu za primanje pošte te, koliko je to moguće, broj telefona, adresu elektroničke pošte i broj telefaksa);

d. naveden naziv ili opis projekta na koji se žalba odnosi te opisana šteta ili moguća šteta koju je projekt prouzročio ili bi je mogao prouzročiti.

Dodatni kriteriji za upis u registar

12. U slučaju kada se traži opis funkcije rješavanja problema, žalba mora ispuniti sljedeće uvjete: a. Mora se odnositi na projekt za čije je

financiranje Banka ponudila - i nije povukla - jasan iskaz interesa (takav iskaz obično se daje ako je projekt odobrilo tijelo ovlašteno za davanje odobrenja ili je prošao završnu reviziju Operativnog odbora Banke); ili

b. Mora se odnositi na projekt u kojem Banka ima financijski interes te se u tom slučaju žalba mora podnijeti u roku od dvanaest (12) mjeseci nakon posljednjeg datuma isplate novčanih sredstava EBRD-a, ili u slučaju kada se radi o financiranju vlasničkih udjela, gdje Banka nije prodala svoje ulaganje ili izašla iz njega.

c. Mora opisati napore koje je podnositelj žalbe u dobroj vjeri poduzeo u svrhu rješavanja problema navedenih u žalbi, bilo prema Banci i/ili prema Klijentu, kao i opis rezultata tih napora ili objašnjenje razloga nemogućnosti njihova poduzimanja. Referent za PŽP može odbaciti zahtjev prema kojem podnositelj žalbe mora poduzimati napore u dobroj vjeri prema Klijentu u svrhu rješavanja problema opisana u žalbi ako smatra da bi takvi napori mogli biti štetni za podnositelja žalbe ili uzaludni.

13. U slučaju kada se zahtijeva provjera sukladnosti, žalba se mora odnositi na projekt čije je financiranje odobrila Uprava ili tijelo ovlašteno za davanje odobrenja za financiranje takvog projekta.

14. Referent za PŽP neće upisati žalbu u registar ako (se) žalba: a. iznosi optužbe za pronevjeru ili se odnosi na

pitanja nabave (u tom slučaju žalba će se proslijediti odgovarajućem uredu unutar Banke);

b. odnosi na članak 1. Sporazuma o osnivanju Banke, politiku upravljanja portfeljem vrijednosnih papira, ili bilo koju drugu specifičnu politiku koju s vremena na vrijeme odredi Uprava;


c. odnosi na prikladnost ili podobnost politike EBRD-a;

d. odnosi na pitanja u vezi s kojima je PŽP ili sustav za praćenje žalbi koji mu je prethodio (NSPŽ) već obradio žalbu, osim ako se nisu pojavili novi dokazi ili okolnosti koji u vrijeme podnošenja prethodne žalbe nisu bili poznati.

Privremena obustava upisa u registar

15. Ako u roku od deset (10) radnih dana po zaprimanju žalbe referent za PŽP odluči ne upisati žalbu u registar zbog toga što žalba ne ispunjava jedan ili više kriterija za upis u registar, opisane pod točkama 11.-13. te ako se, po njegovu mišljenju, ovaj propust može ispraviti, referent referent će o tome obavijestiti podnositelja žalbe ili njegova ovlaštenog predstavnika. Referent za PŽP tada će privremeno obustaviti postupak odlučivanja o upisu u registar i podnositelju žalbe pružiti priliku za uklanjanje nedostatka i ponovno podnošenje žalbe.

16. Ako se nedostatak ne ukloni, ili se ne može ukloniti, referent za PŽP obavijestit će podnositelja žalbe ili njegova ovlaštena predstavnika o tome da žalba neće biti upisana u registar, kao i o razlozima za takvu odluku, te potom zaključiti žalbu. Referent za PŽP može, prema potrebi, o toj odluci obavijestiti mjerodavni odjel, ured ili poslovnu jedinicu Banke.

17. Ako podnositelj žalbe nije poduzeo napore u dobroj vjeri u svrhu rješavanja problema navedenih u žalbi, bilo prema Banci i/ili prema Klijentu, i nije ponudio objašnjenje razloga nemogućnosti njihova poduzimanja, sukladno stavku 12(c), referent će žalbu, u dogovoru s podnositeljem, proslijediti mjerodavnom odjelu Banke u cilju rješavanja iznesenih problema bez upisivanja žalbe u registar u toj fazi postupka. Ako podnositelj žalbe nakon toga ipak poduzme napore u dobroj vjeri, privremena obustava može se ukinuti ako takvi napori, prema procjeni referenta za PŽP, nisu dali pozitivne rezultate.

Postupci nakon upisa u registar

18. Po upisu žalbe u registar, referent za PŽP o tome će obavijestiti mjerodavne stranke i u tijeku obavještavanja kod podnositelja žalbe ili njegova eventualnog ovlaštenog predstavnika provjeriti zahtijeva li podnositelj žalbe inicijativu za rješavanje problema, Provjeru sukladnosti ili oboje.

19. Rukovodstvo banke mora dostaviti svoj pisani odgovor na žalbu u roku od dvadeset jednog (21) radnog dana od datuma upisa žalbe u registar.

20. Nakon dostave obavijesti o upisu žalbe u registar mjerodavnim strankama, žalba će biti zabilježena u registru PŽP-a i objavljena u javnim glasilima i na internetskim stranicama PŽP-a.

21. Podaci o svakoj žalbi upisanoj u registar PŽP-a obuhvaćaju datum kada je žalba zaprimljena u postupak, naziv i lokaciju projekta na koji se žalba odnosi i identitet podnositelja žalbe, ako nije postavljen zahtjev za očuvanjem povjerljivosti podataka.

22. U roku od pet (5) radnih dana nakon upisa žalbe u registar referent za PŽP imenovat će stručnjaka za PŽP koji će zajedno s referentom provesti procjenu prihvatljivosti žalbe.

Suradnja s drugim financijskim institucijama

23. U slučaju da projekt na koji se žalba podnosi sufinanciraju druge institucije, referent za PŽP može, nakon što žalbu upiše u registar, o tome obavijestiti mehanizam/e odgovornosti tih institucija te može s njima komunicirati i surađivati u cilju izbjegavanja poduzimanja dvostrukih napora i/ili prekida ili remećenja poslovanja stranaka. Prema potrebi, PŽP će razmotriti mogućnost potpisivanja sporazuma s mehanizmima odgovornosti institucija/e koje sufinanciraju projekt kojim će se regulirati pitanja kao što su povjerljivost i dijeljenje informacija.

Studeni 2014 23

Utvrđivanje prihvatljivosti žalbi

24. Procjena prihvatljivosti je pripremni postupak koji se mora proći na zadovoljavajući način prije nego što žalba bude proglašena prihvatljivom za daljnju obradu u sklopu PŽP-a. Na temelju procjene niže navedenih kriterija, procjenitelji prihvatljivosti utvrđuju ispunjava li žalba uvjete za davanje inicijative za rješavanje problema, provjeru sukladnosti, oboje ili nijedno od toga. U bilo kojem trenutku tijekom provedbe procjene prihvatljivosti Banka može zaključiti da su određeni kriteriji ispunjeni kako bi se ubrzalo utvrđivanje prihvatljivosti. Procjenitelji prihvatljivosti ne donose prosudbu osnovanosti optužbi iznesenih u žalbi niti ocjenu istinitosti ili točnosti žalbe. Pri donošenju svoje odluke procjenitelji prihvatljivosti trebaju uzeti u obzir ulogu PŽP-a koju podnositelj žalbe zahtijeva. a. Da bi se žalba smatrala prikladnom za davanje

inicijative za rješavanje problema, moraju biti ispunjeni sljedeći uvjeti:

i. Mora je podnijeti pojedinac ili pojedinci navedeni u prvom stavku;

ii. Žalba se mora odnositi na pitanja obuhvaćena mjerodavnom politikom EBRD-a.

b. Da bi se smatrala prikladnom za provjeru sukladnosti, žalba se mora podnijeti u roku od 24 mjeseca nakon datuma kada je Banka prestala sudjelovati u projektu i mora se odnositi na mjerodavnu politiku EBRD-a.

25. U oba slučaja, žalba treba, ako je moguće, sadržavati i sljedeće: a. Informaciju o tome što podnositelj žalbe

očekuje od PŽP-a, tj. koju funkciju smatra prikladnom za rješavanje problema iznesenih u žalbi (posebice, traži li podnositelj žalbe provjeru sukladnosti, inicijativu za rješavanje problema, ili oboje);

b. Očekivani(e) rezultat(e) provedbe postupka žalbe na projekt;

c. Preslike sveukupne korespondencije, bilješki ili drugih materijala vezanih s komunikacijom s Bankom ili drugim mjerodavnim strankama; i

d. Prema potrebi, detaljan prikaz mjerodavne politike EBRD-a relevantne za probleme iznesene u žalbi.

26. Ako se u žalbi govori o pitanjima prikladnim za pokretanje inicijative za rješavanje problema, procjenitelji prihvatljivosti moraju razmotriti može li inicijativa za rješavanje problema pomoći pri rješavanju spora ili postoji li vjerojatnost postizanja pozitivna rezultata, posebice: a. je li podnositelj probleme navedene u žalbi

iznio klijentovoj službi za rješavanje sporova ili primanje žalbi, mehanizmima odgovornosti institucija koje sufinanciraju projekt, sudu, arbitražnu sudu ili nekom drugom mehanizmu za rješavanje sporova te, ako jest, procjenitelji prihvatljivosti također će razmotriti status takvih poduzetih napora; i

b. može li neki drugi postupak koji je pokrenuo isti podnositelj žalbe (ili u slučaju da je podnositelj žalbe skupina pojedinaca, članovi te skupine) u vezi s istim projektom i/ili problemima duplicirati, ometati ili čak onemogućiti inicijativu za rješavanje problema.

27. U slučaju da podnositelj u žalbi iznosi pitanja prikladna za provjeru sukladnosti, procjenitelji prihvatljivosti će prilikom utvrđivanja prihvatljivosti razmotriti i odnosi li se žalba na: a. radnje ili izostanak radnji koje spadaju u

odgovornost Banke;b. ozbiljniju povredu mjerodavne politike EBRD-a

osim ako se navodi da je takvom povredom prouzročena šteta; i

c. propust Banke u praćenju klijentova ispunjavanja obaveza sukladno mjerodavnoj politici EBRD-a.

28. Žalba se neće smatrati prikladnom za davanje inicijative za rješavanje problema ili provjeru sukladnosti, u slučaju: a. da sadrži neistinite tvrdnje ili je podnesena s

neozbiljnim ili zlonamjernim ciljem; b. da joj je primarna svrha ostvariti konkurentnu

prednost otkrivanjem podataka ili usporavanjem provedbe projekta;

c. ili da je, u slučaju kada se traži inicijativa za rješavanje problema, glavni predmet žalbe već riješen mehanizmom odgovornosti neke od institucija koje sufinanciraju projekt, a referent je zadovoljan načinom na koji je takav mehanizam razmatrao žalbu, osim ako su se pojavili novi dokazi ili okolnosti koji nisu


bili poznati u vrijeme rješavanja prethodne žalbe. U slučaju da se žalbom traži provjera sukladnosti, provjera koju provodi neki drugi mehanizam odgovornosti neće predstavljati opravdan razlog da se žalba ne obradi prema ovim pravilima;

d. da se odnosi na obveze treće strane, kao što su agencije za zaštitu okoliša i pravilnost njihovih aktivnosti u provedbi nacionalnih propisa, ili se odnosi na obveze države prema međunarodnom pravu ili ugovoru, a ne na pitanja na koja klijent ili Banka mogu utjecati.

29. Pri provedbi procjene prihvatljivosti, procjenitelji moraju razmotriti odgovor rukovodstva Banke na žalbu i klijentov odgovor na žalbu (ako je primjenjivo) te potom proučiti ključne dokumente i konzultirati se s mjerodavnim strankama. Procjenitelji mogu otići posjetiti (g)radilište te primijeniti ostale metode koje smatraju prikladnim.

30. Nakon što je prihvatljivost utvrđena, a najkasnije četrdeset (40) radnih dana nakon što je rukovodstvo Banke predalo odgovor na žalbu, procjenitelji prihvatljivosti podnose Izvještaj o procjeni prihvatljivosti. Izvještaju o procjeni prihvatljivosti potrebno je priložiti primjerak žalbe na engleskom jeziku kao i odgovor rukovodstva banke te klijentov odgovor (ako je primjenjivo), a treba sadržavati i sljedeće informacije:a. opis koraka poduzetih pri provedbi procjene

prihvatljivosti;b. sažetak činjenica i stavova mjerodavnih

stranaka; te c. odluku je li žalba prikladna za pružanje

inicijative za rješavanje problema, provjeru sukladnosti, oboje (ako da, zajedno s odlukom kojim redoslijedom ih treba provoditi) ili nijedno.

31. Ako procjenitelji prihvatljivosti zaključe da žalba nije prihvatljiva, Izvještaj o procjeni prihvatljivosti podnosi se Upravi (za projekte koje je Uprava već odobrila) ili Predsjedniku (za projekte koji ne zahtijevaju odobrenje Uprave ili koje Uprava još nije odobrila) na odobrenje njihove preporuke da se žalba zaključi. Ako se takva preporuka odobri, referent za PŽP zaključuje žalbu; ako

se preporuka ne odobri, Uprava ili Predsjednik vraćaju žalbu procjeniteljima na ponovno razmatranje. Kada se preporuka odobri, Izvještaj o procjeni prihvatljivosti i odluka dostavljaju se mjerodavnim strankama i objavljuju u javnim glasilima i na internetskim stranicama PŽP-a.

32. Ako procjenitelji smatraju da je žalba prihvatljiva, Izvještaj o procjeni prihvatljivosti mora sadržavati i opis poslova (projekta), bilo za provjeru sukladnosti, bilo za inicijativu za rješavanje problema, ili oboje. Ako je moguće, procjenitelji prihvatljivosti konzultirat će se s mjerodavnim strankama tijekom sastavljanja relevantnih uvjeta.a. Relevantni uvjeti za inicijativu za rješavanje

problema definirat će metode koje će se primijeniti i zadani vremenski okvir za provedbu inicijative, te potrebna stručna znanja i iskustvo;

b. Relevantni uvjeti za provjeru sukladnosti trebaju sadržavati vrstu stručnih znanja i iskustva potrebnih za provedbu provjere, kao i opseg i vremenski okvir provjere.

33. Izvještaj o procjeni prihvatljivosti dostavlja se na uvid mjerodavnim strankama kao i Predsjedniku te Upravi Banke.a. Ako se utvrdi da je žalba prihvatljiva za

provjeru sukladnosti, Izvještaj o procjeni prihvatljivosti bit će objavljen u javnim glasilima i na internetskim stranicama PŽP-a u roku od pet (5) radnih dana nakon dostave Izvještaja o procjeni prihvatljivosti svim mjerodavnim strankama; i

b. Ako se utvrdi da je žalba prihvatljiva za inicijativu za rješavanje problema (sa ili bez prihvatljivosti za provjeru sukladnosti), Izvještaj o procjeni prihvatljivost bit će objavljen u javnim glasilima i na internetskim stranicama PŽP-a u roku od pet (5) radnih dana nakon odluke Predsjednika, sukladno stavku 36. Informacija o dostavi Izvještaja o procjeni prihvatljivosti Predsjedniku sukladno stavku 36. također će biti zabilježena u registru PŽP-a.

34. Ako procjenitelji prihvatljivosti žalbu ocijene kao neprihvatljivu zbog toga što ne ispunjava jedan ili više kriterija prihvatljivosti, a pogreška se

Studeni 2014 25

može ispraviti, procjenitelji prihvatljivosti mogu privremeno obustaviti izdavanje svog Izvještaja o procjeni prihvatljivosti i podnositelju žalbe dati deset (10) radnih dana za ispravak pogreške.

Učinak žalbe na projekte Banke

35. Činjenica da je neka žalba upisana u registar i/ili ocijenjena prihvatljivom bilo za provjeru sukladnosti ili inicijativu za rješavanje problema, ili oboje, neće sama po sebi imati učinak prestanka interesa Banke za projekt. Međutim, ako u bilo kojem trenutku za vrijeme obrade žalbe ocijeni da nastavak obrade projekta ili isplata vezanih za projekt Banci mogu prouzročiti ozbiljnu, nepopravljivu štetu, referent za PŽP može dati privremenu preporuku za obustavu daljnje obrade projekta od strane Banke ili, ako je moguće, obustavu isplate sredstava u vezi s projektom. Odluku o preporuci donijet će tijelo ovlašteno za donošenje takve odluke i to samo u slučaju da Banka ima pravo obustaviti ili otkazati svoj interes za projekt. Preporuka referent za PŽP i odluka o njoj bit će zabilježena u registru PŽP-a.

Odobrenje i provedba inicijative za rješavanje problema

36. Ako je žalba ocijenjena prihvatljivom za inicijativu za rješavanje problema, procjenitelji prihvatljivosti Predsjedniku podnose Izvještaj o procjeni prihvatljivosti s preporukom da PŽP pokrene inicijativu za rješavanje problema i razlozima za takvu preporuku. Predsjednik će u roku od deset (10) radnih dana nakon dostave preporuke odlučiti hoće li je prihvatiti. Ako Predsjednik odobri preporuku, stručnjak angažiran za rješavanje problema započinje inicijativu za rješavanje problema čim to bude izvedivo nakon što dobije odluku Predsjednika. Odluka Predsjednika, kao i razlog(zi) za njezino donošenje, bit će javno objavljeni na internetskim stranicama PŽP-a, zajedno s Izvještajem o procjeni prihvatljivosti, a referent za PŽP obavijestit će mjerodavne stranke da je inicijativa za rješavanje problema pokrenuta.

37. Smatrat će se da je Inicijativa za rješavanje problema dovršena kada mjerodavne stranke postignu sporazum ili kada, prema mišljenju stručnjaka, više nije moguć nikakav napredak prema rješavanju spora. Po završetku inicijative, stručnjak angažiran za rješavanje problema podnosi Izvještaj o završenom postupku rješavanja problema u kojem opisuje probleme iznesene u žalbi, metode primijenjene u provedbi inicijative te rezultate inicijative, uključujući probleme koji su ostali neriješeni. U izvještaju se također definira potreba za eventualnim nastavkom nadzora i izvještavanju od strane referenta za PŽP.

38. Referent za PŽP dostavit će Izvještaj o završetku rješavanja problema na uvid svim mjerodavnim strankama, kao i Predsjedniku i Upravi Banke. U roku od pet (5) radnih dana po dostavi takvog izvještaja, a u slučaju da su mjerodavne stranke suglasne, Izvještaj o završetku rješavanja problema bit će objavljen u javnim glasilima i na internetskim stranicama PŽP-a. Ako mjerodavne stranke nisu suglasne s objavom izvještaja zbog zaštite povjerljivih informacija, objavit će se sažetak izvještaja.

39. Referent za PŽP pratit će provedbu svih sporazuma postignutih tijekom inicijative za rješavanje problema. Referent za PŽP dostavit će nacrte Izvještaja o provedbi inicijative za rješavanje problema mjerodavnim strankama koje će imati priliku dati svoje komentare na njih. Ako dobije komentare od mjerodavnih stranaka, referent ima na raspolaganju pet (5) radnih dana od primitka posljednjeg komentara za dovršetak izvještaja, nakon čega završni izvještaj dostavlja Predsjedniku i Upravi Banke. U roku od pet (5) radnih dana nakon toga, Izvještaj o praćenju inicijative za rješavanja problema bit će objavljen u javnim glasilima i na internetskim stranicama PŽP-a. Referent za PŽP objavljuje Izvještaje o praćenju inicijativa za rješavanja problema najmanje dva puta godišnje ili dok ne zaključi da praćenje više nije potrebno.


Provedba provjere sukladnosti

40. Ako je žalba ocijenjena prihvatljivom za provjeru sukladnosti, Referent imenuje stručnjaka za PŽP, koji nije procjenitelj prihvatljivosti, kao stručnjaka za utvrđivanje sukladnosti i provedbu provjere sukladnosti.

41. Cilj provjere sukladnosti je ustanoviti je li (i ako jest, kako i zašto) bilo kakvo djelovanje EBRD-a, ili izostanak djelovanja, u odnosu na neki odobreni projekt rezultiralo nesukladnosti(ma) s mjerodavnom politikom EBRD-a i, ako jest, preporučiti korektivne mjere u skladu sa stavkom 44 ovih pravila. Provjera sukladnosti ne može preporučiti naknadu podnositelju žalbe veću od one koju izričito predviđa mjerodavna politika EBRD-a.

42. Pri provedbi provjere sukladnosti, stručnjak za utvrđivanje sukladnosti proučit će ključnu dokumentaciju i konzultirati se s mjerodavnim strankama, koje će dobiti priliku za davanje komentara. Stručnjak za utvrđivanje sukladnosti može između ostalog otići posjetiti (g)radilište te primijeniti ostale metode koje smatra prikladnima. Stručnjak za utvrđivanje sukladnosti pripremit će nacrt Izvještaja o provjeri sukladnosti, mjerodavnim strankama pružiti priliku da daju svoj komentar na njega i razmotriti te komentare pri izradi konačne verzije izvještaja.

43. Ako stručnjak za utvrđivanje sukladnosti zaključi da je Banka u sukladnosti s mjerodavnom politikom EBRD-a, referent će, čim to bude izvedivo, podnijeti Izvještaj o provjeri sukladnosti za informaciju mjerodavnim strankama i Predsjedniku (ako projekt ne zahtijeva odobrenje Uprave) ili Upravi. Potom će referent za PŽP, što je moguće prije, zatvoriti žalbeni predmet, a Izvještaj o provjeri sukladnosti bit će objavljen u javnim glasilima i na internetskim stranicama PŽP-a.

44. Ako zaključi da Banka nije u sukladnosti s mjerodavnom politikom EBRD-a, stručnjak za utvrđivanje sukladnosti podnijet će Izvještaj o provjeri sukladnosti koji će sadržavati preporuke za provedbu sljedećih radnji:a. razmotriti zaključak o nesukladnosti na razini

sustava ili postupaka EBRD-a u odnosu na mjerodavnu politiku EBRD-a, u cilju izbjegavanja ponavljanja takvih ili sličnih slučajeva; i/ili

b. razmotriti zaključak o nesukladnosti u opsegu ili provedbi projekta uzimajući u obzir prijašnje obveze Banke ili Klijenta u vezi s projektom; i

c. pratiti provedbu eventualno preporučenih mjera i izvještavati o tome.

45. Po donošenju zaključka o nesukladnosti i primitku Izvještaja o provjeri sukladnosti: a. referent za PŽP dostavlja Izvještaj o provjeri

sukladnosti rukovodstvu Banke kako bi mogla pripremiti Akcijski plan upravljanja, u kojem će se utvrđivati jesu li preporuke sadržane u Izvještaju o provjeri sukladnosti primjerene. Akcijski plan upravljanja treba sadržavati vremenski raspored i procjenu ljudskih i financijskih resursa potrebnih za provedbu preporuka koje se ocijene primjerenima.

b. Rukovodstvo Banke može, ukoliko to smatra primjerenim, pripremiti i odgovor na zaključke, u kojem će razmatrati zaključke iz Izvještaja o provjeri sukladnosti.

c. Akcijski plan upravljanja i odgovor rukovodstva na zaključke, ako ih bude, podnose se referentu za PŽP u roku od trideset (30) radnih dana nakon primitka Izvještaja o provjeri sukladnosti; ako posebne okolnosti zahtijevaju više vremena, zahtjev zajedno s obrazloženjem treba dostaviti referentu za PŽP na razmatranje, kao što je predviđeno u stavku 65. ovih pravila; i

d. Po primitku Akcijskog plana upravljanja i odgovora rukovodstva na eventualne zaključke, referent za PŽP dostavit će Izvještaj o provjeri sukladnosti i Akcijski plan upravljanja podnositelju žalbe u roku od dvadeset (20) radnih dana, kako bi podnositelj žalbe mogao dati svoje komentare. Uzimajući u obzir Akcijski plan upravljanja i komentare podnositelja žalbe, stručnjak za utvrđivanje sukladnosti može prilagoditi svoje preporuke (ali ne i zaključke) i podnijeti konačan Izvještaj o provjeri sukladnosti referentu za PŽP najkasnije petnaest (15) radnih dana po primitku komentara podnositelja žalbe.

Studeni 2014 27

46. Referent za PŽP tada će:a. Izvještaj o provjeri sukladnosti i eventualni

odgovor rukovodstva na zaključke dostaviti Upravi (ako je mjerodavni projekt odobrila Uprava u trenutku podnošenja izvještaja), ili Predsjedniku Banke na uvid;

b. Akcijski plan upravljanja i komentare podnositelja žalbe na Akcijski plan dostaviti Upravi ili predsjedniku, ovisno o slučaju, koji mogu odlučiti prihvatiti Akcijski plan upravljanja, odbaciti ga u cijelosti ili djelomično. U slučaju odbacivanja, u cijelosti ili djelomično, Akcijski plan upravljanja vraća se rukovodstvu radi odgovarajućih preinaka. Ako se Akcijski plan upravljanja dostavlja Predsjedniku na odobrenje, informacija o tome istovremeno će biti poslana Upravi.

Izvještaj o provjeri sukladnosti, odobreni akcijski plan rukovodstva i komentari podnositelja žalbe bit će dostavljeni i mjerodavnim strankama te objavljeni u javnim glasilima i na internetskim stranicama PŽP-a.

47. Referent prati provedbu Akcijskog plana upravljanja u smislu vremenskog rasporeda te procjene ljudskih i financijskih resursa definiranih Planom. Referent za PŽP objavljuje Izvještaje o nadzoru provjere sukladnosti najmanje dva puta godišnje ili dok ne zaključi da praćenje više nije potrebno. U postupku pripreme svakog izvještaja referent za PŽP prema potrebi će se konzultirati s mjerodavnim strankama. U roku od pet (5) radnih dana nakon toga Izvještaj o nadzoru provjere sukladnosti bit će dostavljen Predsjedniku i Upravi na uvid te objavljen u javnim glasilima i na internetskim stranicama PŽP-a.

Uloga GRŽ-a te stručnjaka i referenta za PŽP

48. Uloga EBRD-ova glavnog referenta za žalbe (GRŽ). Kao podrška ostvarenju cilja PŽP-a, tj. omogućavanju neovisne provjere žalbi koje se odnose na projekte Banke, uloga glavnog referenta za žalbe, kao voditelja ureda u kojem je smještena služba za PŽP, ograničena je na vođenje računa o tome da referent za PŽP obavlja

ulogu PŽP-a i administrativne odgovornosti u skladu s ovim pravilima postupanja.

49. Uloga stručnjaka za PŽP. Stručnjaci za PŽP odgovorni su za djelovanje u ulozi procjenitelja prihvatljivosti, stručnjaka za provjeru sukladnosti ili stručnjaka angažiranih za rješavanje problema i mogu preuzeti odgovornost, ako ih za to delegira referent, za eventualni nastavak nadzora i izvještavanje.

50. Imenovanje stručnjaka za PŽP. Odbor može nominirati najviše deset (10) stručnjaka, a odobrava ih Uprava na preporuku Predsjednika. Odbor za imenovanje, koji osniva Predsjednik Banke, ima pet članova, i to službenika Banke te vanjskih suradnika, a zadaća mu je predlagati nominacije za poziciju stručnjaka za PŽP javnim i transparentnim postupkom prema pravilima angažiranja suradnika Banke koja su primjenjiva na konzultante. Odbor za imenovanje donosit će odluke na osnovi glasa većine. Odbor će odabrati kandidate na temelju njihova iskustva, posebice na području ekonomije, prava, društva, zaštite okoliša i sličnim poljima, dokazane sposobnosti tumačenja i primjene pravila te rješavanja sporova na temeljit i pravedan način, osvjedočena poštenja i neovisnosti, sposobnosti za učinkovitu interakciju s mjerodavnim strankama i civilnim društvom te iskustva u poslovanju banke ili sličnih institucija.

51. Uvjet za imenovanje stručnjaka za PŽP. Stručnjaci za PŽP dodaju se na popis suradnika na rok od tri godine (3) godine, koji se može obnoviti. Stručnjaci za PŽP nisu radili u Banci (bilo kao službenici, dužnosnici, direktori, zamjenici direktora, savjetnici direktora ili konzultanti) najmanje dvije (2) godine prije njihova angažmana kao stručnjaka za PŽP. Po završetku svojeg mandata stručnjak za PŽP u budućnosti više nema pravo raditi u Banci (bilo kao zaposlenik, službenik ili konzultant). Visina naknade i uvjeti za imenovanje stručnjaka za PŽP bit će obuhvaćeni u preporuci Predsjednika Upravi. Uprava može udaljiti stručnjake za PŽP ako za to postoji legitiman razlog. Ako stručnjak imenovan za provedbu procjene prihvatljivosti, inicijative za rješavanje problema ili provjere


sukladnosti da ostavku ili nije u mogućnosti dovršiti svoj zadatak, referent za PŽP imenovat će novog stručnjaka koji će dovršiti procjenu. U slučaju da to nije moguće zbog hitnosti ili nedostupnosti stručnjaka: a. ako se to dogodi tijekom provedbe procjene

prihvatljivosti, referent za PŽP jedini snosi odgovornost za dovršetak procjene prihvatljivosti; i

b. ako se to dogodi tijekom inicijative za rješavanje problema ili provjere sukladnosti, referent za PŽP odlučit će o daljnjem tijeku postupka kako bi se zajamčio brz dovršetak inicijative za rješavanje problema ili provjere sukladnosti.

52. Obuka stručnjaka za PŽP. Stručnjaci za PŽP imaju obvezu pohađati obuku koju organizira referent za PŽP u trajanju od najviše pet (5) dana svake kalendarske godine u cilju usavršavanja znanja o politici, postupcima i poslovanju Banke te raspravljanja o funkcioniranju žalbenog postupka. Referent za PŽP obavijestit će stručnjake za PŽP o svakom takvom sastanku i definirati dnevni red.

53. Imenovanje stručnjaka na ad hoc osnovi. U slučaju da u bilo kojem trenutku nijedan stručnjak s popisa nije dostupan ili nema potrebnu specijalizaciju za provedbu ili dovršetak nekog zadatka, referent za PŽP može preporučiti imenovanje na ad hoc osnovi stručnjaka koji nije na popisu, ali ispunjava iste kriterije prihvatljivosti. Uprava će takve stručnjake bez protivljenja imenovati na preporuku Predsjednika banke u cilju provedbe ili dovršetka određenog zadatka. Takva ad hoc imenovanja mogu se provesti u izravnom postupku odabira bez obzira na očekivanu vrijednost ugovora o djelu.

54. Nepristranost stručnjaka za PŽP. Svoju će ulogu u sklopu žalbenog postupka stručnjaci za PŽP obavljati u svoje osobno ime i podliježu istim pravima i zaštiti od odgovornosti, odredbama mjerodavnog Kodeksa ponašanja, pravilima o sukobu interesa i odredbama o povjerljivosti kao stručnjaci koji obavljaju određene zadatke za Banku. Stručnjaci moraju djelovati nepristrano i neovisno te ne smiju sudjelovati u procjenama

ili provjerama bilo koje žalbe koja bi na bilo koji način mogla biti povezana s njihovim osobnim interesima ili značajnim sudjelovanjem u bilo kojem svojstvu. Stručnjaci za PŽP imaju obvezu neodgodivo obavijestiti referenta za PŽP o: a. svim okolnostima koje bi mogle utjecati

na njihovu nepristranost ili neovisnost u obavljanju njihove uloge u sklopu PŽP-a i

b. svakom pokušaju uplitanja ili neprilična utjecaja na obavljanje uloge u sklopu žalbenog postupka.

55. Komunikacija stručnjaka za PŽP. Stručnjak za PŽP neće davati nikakve izjave o predmetima koji se razmatraju u sklopu žalbenog postupka, bilo privatno ili u javnosti, bilo kome drugom osim podnositelju žalbe ili njegovu eventualnom ovlaštenom predstavniku, klijentu ili mjerodavnom odjelu, ured ili poslovnoj jedinici Banke. Odredbe ovog stavka stručnjaku za PŽP ne priječe poduzimanje bilo kakvog oblika konzultacija s javnim institucijama koje bude smatrao nužnima u sklopu provedbe procjene prihvatljivosti, Inicijative za rješavanje problema ili provjere sukladnosti.

56. Uloga referenta za PŽP. Referent za PŽP odgovoran je za svakodnevnu administraciju žalbenog postupka, uključujući: domet i obuku, održavanje internetskih stranica PŽP-a i registra, upis žalbi u registar, odabir stručnjaka za PŽP za utvrđivanje prihvatljivosti, provedbu provjere sukladnosti i/ili Inicijative za rješavanje problema, nadzor izvršenja nastavka aktivnosti i izvještavanje o tome, podnošenje izvještaja Predsjedniku i Upravi na godišnjoj osnovi te u drugim slučajevima, prema potrebi, komunikaciju s lokalnim stanovništvom, organizacijama civilnog društva i ostalim mehanizmima odgovornosti.

57. Imenovanje referenta za PŽP. Referenta za PŽP nominira odbor, a imenuje Predsjednik Banke. Odbor za imenovanje ima pet članova, i to službenika Banke i vanjskih suradnika, a zadaća mu je predlagati nominacije za poziciju referenta za PŽP transparentnim postupkom. Odbor za imenovanje donosit će odluke na osnovi glasa većine. Odbor će odabrati kandidate na osnovi iskustva, osobito u ekonomskom,

Studeni 2014 29

pravnom, društvenom, okolišnom i srodnim poljima, potvrđene vještine u temeljitom i pravednom razrješavanju zavada; istaknutog integriteta i nezavisnosti, vještine u učinkovitom međudjelovanju s mjerodavnim strankama i civilnim društvom te iskustva u djelatnostima Banke ili sličnih institucija.

58. Mandat. Referent PŽP-a bit će službenik Banke na petogodišnjem (5) obnovljivom ugovoru. Referent za PŽP neće ranije raditi za Banku (bilo kao član osoblja, službenik Banke, upravitelj, zamjenik upravitelja, savjetnik upravitelja ili savjetnik) barem dvije (2) godine prije imenovanja. Referent za PŽP po isteku svojeg mandata neće moći raditi za Banku (bilo kao član osoblja, službenik Banke, upravitelj, zamjenik upravitelja, savjetnik upravitelja ili savjetnik) najmanje tri (3) godine. Referent za PŽP može biti smijenjen iz razloga o kojem odlučuje Predsjednik.

59. Dodatna stručnost. Referent za PŽP osigurat će dodatnu stručnost ako to bude potrebno za uspješno ispunjavanje dužnosti i odgovornosti PŽP-a. Odabir i imenovanje svih savjetnika, istražitelja, tumača, prevoditelja i/ili drugih tehničkih stručnjaka vršit će se u skladu s pravilima nabave EBRD-a koja se odnose na odabir i imenovanje savjetnika te će oni djelovati pod nadzorom referenta za PŽP.

60. Razvoj i obuka. Referent za PŽP podupirat će razvoj PŽP-a unutar EBRD-a, u državama u kojima EBRD djeluje i općenito među civilnim društvom. Referent za PŽP prema potrebi će osigurati obuku za osoblje EBRD-a (i ono u Londonu i u drugim uredima) o PŽP-u. Referent za PŽP razvit će i provesti program razvoja koji će učinkovito informirati javnost, nevladine organizacije i organizacije civilnog društva o PŽP-u u državama u kojima EBRD djeluje. Djelovanje povezano s razvojem također će prema potrebi uključivati suradnju s mehanizmima odgovornosti drugih institucija, prezentacije i, na zahtjev, informativne radionice o podnošenju žalbe PŽP-u.

61. Objava materijala o PŽP-u. Referent za PŽP oblikovat će i distribuirati tiskane materijale o PŽP-u. Ti će materijali sadržavati informativni

pamflet za osoblje i klijente EBRD-a o obvezama svakog od njih pri upisu žalbe u registar te brošuru za javnost u državama u kojim EBRD djeluje s informacijama o postupku podnošenja žalbe. Brošura i pamflet bit će dostupni na internetskim stranicama PŽP-a te u uredu EBRD-a u Londonu i drugim uredima na engleskom, ruskom i francuskom jeziku i postupno će se prevoditi na jezike država u kojima EBRD djeluje.

62. Generalni protokol. Sve djelatnosti PŽP-a provodit će se što je prije to moguće a da se ne ugrozi integritet ili cjelokupnost procesa. Referent za PŽP uzet će u obzir nužnost uključivanja mišljenja nekog od članova osoblja Banke, podnositelja žalbe, klijenta ili drugih zainteresiranih stranaka, koji bi mogli posjedovati važne informacije. Referent za PŽP uložit će maksimalan trud kako bi se na najmanju moguću mjeru svelo remećenje svakodnevnih djelatnosti svih uključenih stranaka.

63. Pristup osoblju, informacijama i povjerljivosti. Pri provedbi procjene prihvatljivosti, inicijative za rješavanje problema ili provjere sukladnosti, referent za PŽP i/ili stručnjaci za PŽP imat će puni pristup mjerodavnom osoblju i dokumentima banke, što uključuje elektroničke datoteke, ormare i ostale tipove spremišta. Osoblje banke u potpunosti će surađivati s PŽP-om. Ipak, sva upotreba i objavljivanje informacija koje su referenti za PŽP i stručnjaci za PŽP prikupili tijekom svojih djelatnosti podložna je politici informiranja javnosti Banke i svim drugim mjerodavnim odredbama kako bi osjetljive informacije ostale povjerljive. Nijedan član osoblja PŽP-a, stručnjak za PŽP, savjetnik, istražitelj, tumač, prevoditelj i drugi tehnički stručnjak u službi PŽP-a ne smije objaviti dokument ili podatke bez izričite pisane suglasnosti stranke koja je taj dokument priskrbila i/ili Banke.

64. Srodne žalbe. U slučaju kada su zaprimljene dvije ili više žalbi od istog podnositelja, ili od različitih podnositelja u vezi s istim projektom, a srž je žalbi razmjerno srodna, referent za PŽP obavijestit će mjerodavnog (mjerodavne) podnositelja (podnositelje) žalbi i može tražiti da


se žalbe revidiraju zajedno ili može obustaviti daljnju obradu žalbi zaprimljenih poslije prve dok ne stignu rezultati revizije prve žalbe. Referent za PŽP može prilagoditi vremenski rok za odgovor na bilo koju žalbu kako bi razmotrio zajedničku reviziju žalbi ili obustavu obrade žalbi koje slijede.

65. Produljenja vremenskog roka. Referent za PŽP može produljiti bilo koji vremenski rok koji se navodi u ovim pravilima pod uvjetom da je to nužno za potpunu i valjanu obradu žalbe. Referent za PŽP odmah će o svim produljenjima obavijestiti mjerodavne stranke i zabilježit će produljenje u registar PŽP-a. Sva produljenja moraju biti vremenski ograničena i sve mjerodavne stranke moraju biti obaviještene ukoliko ih je potrebno dalje obnavljati. Pri razmatranju nužnosti produljenja referent za PŽP uzet će u obzir čimbenike poput mjesta projekta, potrebe za sudjelovanjem osoblja Banke u procesu, svih pitanja koja se tiču projekta, a vremenski su ograničena, raspoloživosti stručnjaka i savjetnika za PŽP te potrebe za prevođenjem.

66. Godišnji izvještaj. Referent za PŽP pripremit će godišnji izvještaj u kojem će opisati djelatnosti PŽP-a tijekom prethodne godine. Izvještaj će se predati Predsjedniku i Upravi na uvid i zatim, što je prije moguće, biti javno objavljen i postavljen na internetske stranice PŽP-a.

Opće odredbe

67. Pravna pitanja. Pravna će služba na zahtjev omogućiti sve nužne pravne podatke i savjete povezane s politikama, postupcima, pravima i obvezama Banke s obzirom na projekt na koji se odnosi žalba.

68. Budžet. Banka će PŽP-u omogućiti sredstva iz budžeta dovoljna za provedbu djelatnosti koje dopuštaju ova pravila. Referent za PŽP, u dogovoru s GRŽ-om, pripremit će godišnji budžet s naznačenom količinom sredstava nužnom za predviđene djelatnosti PŽP-a za nadolazeću godinu i bit će odgovoran za raspodjelu sredstava.

69. Jezici izvještaja. Svi izvještaji koje objavljuje referent za PŽP ili neki od stručnjaka za PŽP i koji se postavljaju na internetske stranice PŽP-a bit će na engleskom jeziku. Izvještaji mogu biti prevedeni na jezik (jezike) države odakle je žalba potekla.

70. Izmjene i dopune pravila. Ova pravila može izmijeniti Uprava. U slučaju proturječnosti između ovih pravila i bilo kojeg drugog dokumenta EBRD-a te uz izostanak izričite odredbe koja bi govorila drugačije, ova se pravila smatraju pravilima na snazi.

71. Službeni jezik. Ova će pravila biti prevedena na ruski i francuski jezik. Ukoliko se pokaže bilo kakva neusklađenost između engleske verzije ovih pravila i neke druge verzije, engleska će verzija biti pravovaljana.

72. Revizija PŽP-a. Upravni odbor revidirat će PŽP svakih pet (5) godina ili prema potrebi.

73. Stupanje na snagu. Ova pravila postupanja stupit će na snagu šest mjeseci nakon odobrenja upravnog odbora i zamijenit će Pravila postupanja odobrena 2009. godine. Žalbe upisane u registar prema Pravilima postupanja odobrenima 2009. godine do stupanja ovih pravila na snagu bit će normalno obrađivane u skladu s tim pravilima.

Studeni 2014 31


Bilješke

Molimo da pišete na odvojenom, dodatnom listu gdje je god to potrebno.

1. Ime osobe ili osoba / naziv organizacije ili organizacija koje podnose žalbu („podnositelj žalbe”)

………………………………………………………………………………………………….........................................................

…………………………………………………………………………………………………………………………………………...

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

2. Podatci za kontakt podnositelja žalbe (ukoliko je to moguće, molimo da priložite e-adresu i telefonski broj)

…………………………………………………………………………………………………………………………………………...

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

3. Je li prisutan zastupnik koji podnosi ovu žalbu u ime podnositelja žalbe?

Da (Ako je odgovor da, molimo da priložite ime i podatke za kontakt zastupnika.)

…………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Molimo da priložite dokaz koji potvrđuje da je podnositelj ovlastio zastupnika za podnošenje žalbe. Ovaj dokaz može, primjerice, biti pismo koje je potpisao podnositelj, a u kojem je zastupnika ovlastio da podnese žalbu u njegovo ime.

Ne

Je li žalbi priložen dokaz o ovlaštenju?Da Ne

4. Zahtijevate li da ova žalba bude povjerljiva?Da (Ukoliko je odgovor da, molimo da obrazložite zašto zahtijevate povjerljivost.)

…………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Ne

5. Molimo da navedete naziv ili opis projekta EBRD-a o kojem je riječ.

…………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………..

6. Molimo da opišete štetu koju je prouzrokovala ili koju bi mogla prouzrokovati provedba projekta (ako je potrebno, nastavite opis i na odvojenom listu).

…………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Obrazac za žalbuKako bi PŽP izvršio uvid u vašu žalbu, potrebni su sljedeći podatci:

Obrazac za žalbu


7. Tražite li pomoć PŽP-a putem inicijative za rješavanje problema, morali ste prethodno uložiti maksimalan trud da se o pitanjima iz ove žalbe obratite EBRD-u ili sponzoru projekta.

a. Jeste li kontaktirali EBRD i pokušali otkloniti štetu koju je projekt prouzrokovao ili bi mogao prouzrokovati?

Da (Ukoliko je odgovor da, molimo da navedete kada ste se, kako i komu obratili.)

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Molimo da opišete sve odgovore koje ste dobili.

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…..

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Ne (Molimo, prijeđite na pitanje 8.)

Jeste li pisani dokaz o svojem kontaktu s EBRD-om priložili svojoj žalbi?

Da (Molimo, navedite.)

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Ne (Ukoliko je odgovor ne, molimo da što je prije moguće dostavite svu mjerodavnu dokumentaciju referentu PŽP-a.)

b. Jeste li se obratili sponzoru projekta i pokušali otkloniti štetu koju je projekt prouzrokovao ili bi mogao prouzrokovati?

Da (Ukoliko je odgovor da, molimo da navedete kada ste se, kako i komu obratili.)

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Molimo da opišete sve odgovore koje ste dobili.

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Ne (Molimo, prijeđite na pitanje 8.)

Jeste li pisani dokaz o svojem kontaktu sa sponzorom projekta priložili svojoj žalbi?

Da (Molimo, navedite.)

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Ne (Ukoliko je odgovor ne, molimo da što je prije moguće dostavite svu mjerodavnu dokumentaciju referentu za PŽP.)

8. Ukoliko se niste obratili EBRD-u i/ili sponzoru projekta da pokušate otkloniti štetu ili očekivanu štetu, molimo da objasnite zašto.

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…..

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Prim

jer


Iako nije nužno, ako biste mogli priložiti sljedeće informacije, to bi bilo od velike pomoći za PŽP:

9. Ukoliko smatrate da se EBRD nije ponio u skladu sa svojim politikama, molimo da obrazložite na koje se politike EBRD-a to odnosi. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

10. Molimo da opišete sve druge radnje koje ste poduzeli da biste razriješili ovo pitanje / ova pitanja (primjerice sudski sporovi ili žalbe upućene drugim tijelima).

11. Zahtijevate li provjeru sukladnosti, u sklopu koje bi PŽP procijenio je li se EBRD ponio u skladu sa svojim mjerodavnim politikama? Da Ne

12. Zahtijevate li inicijativu za rješavanje problema, u sklopu koje bi vam PŽP pomogao pri rješavanju spora ili problema s projektom? Da Ne

13. Kakvom se rezultatu nadate podnošenjem ove žalbe PŽP-u?

Traži se:

Ime podnositelja žalbe:

Ili

Ime ovlaštenog zastupnika*:

Datum:

* Napomene: Molimo da priložite dokaz koji potvrđuje da je podnositelj ovlastio zastupnika za podnošenje žalbe. Ovaj dokaz može, primjerice, biti pismo koje je potpisao podnositelj, a u kojem je zastupnika ovlastio da podnese žalbu u njegovo ime.

Molimo da pošaljete svoju žalbu na sljedeću adresu: Project Complaint Mechanism Attn: PCM Officer European Bank for Reconstruction and Development One Exchange Square London EC2A 2JN Ujedinjeno Kraljevstvo Telefaks: +44 20 7338 7633 E-adresa: [email protected]

Žalbu je moguće dostaviti i poštom ili osobno i u jedan od ureda EBRD-a, s naznakom da se proslijedi PŽP-u.

Studeni 2014 1

O EUROPSKOJ BANCI ZA OBNOVU I RAZVOJ (EBRD) EBRD SVOJIM ULAGANJIMA MIJENJA ŽIVOT LJUDI I OKOLIŠ OD SREDNJE EUROPE DO SREDNJE AZIJE, NA PODRUČJU ZAPADNOG BALKANA TE JUŽNOG I ISTOČNOG MEDITERANA. U SURADNJI S PRIVATNIM SEKTOROM FINANCIRAMO PROJEKTE, SUDJELUJEMO U DIJALOGU RAZNIH POLITIKA TE PRUŽAMO TEHNIČKO SAVJETOVANJE ZA INOVACIJE I IZGRADNJU ODRŽIVOG GOSPODARSTVA S OTVORENIM TRŽIŠTEM.

Sva prava pridržana. Nijedan dio ovog izdanja ne smije se reproducirati ili prenositi u bilo kojem obliku ili na bilo koji način, uključujući fotokopiranje i snimanje, bez pisane dozvole nositelja autorskog prava. Takva je pisana dozvola nužna i prije nego što se bilo koji dio ovog izdanja pohrani u bilo kakav sustav za pohranu.

Zahtjevi za takve dozvole mogu se poslati na adresu e-pošte [email protected].

Tisak izvodi tvrtka „Park Communications”, Engleska, koja provodi program održivog gospodarenja otpadom i reciklaže papira.

Postupak žalbe na projekt tiskan je na papiru koji proizvode tvornice koje nose FSC i ISO 14001 certifikate, koji je iz održivih izvora i ekološki je prihvatljiv.

Fotografije: Piotr Matczuk (naslovna); Jim Hodson (7); Simon Crofts (9); Susan Braun Photography (17, 31); EBRD (2, 4, 6, 8, 11, 18)

547_Postupak žalbe na projekt 2014 (E/2,000)

© Europska banka za obnovu i razvoj

Project Complaint Mechanism OfficerEuropean Bank for Reconstruction and DevelopmentOne Exchange Square London EC2A 2JN Ujedinjeno KraljevstvoTelefon: +44 20 7338 7813Telefaks: +44 20 7338 7633E-adresa: [email protected] www.ebrd.com/pcm

PŽP se provodi neovisno o bankovnom poslovanju te Odjelu za okoliš i održivi razvoj EBRD-a.

Documents

POSTUPAK ŽALBE NA PROJEKT...8 Postupak žalbe na projekt Tko je odgovoran za provođenje PŽP-a? PŽP se provodi neovisno o bankovnom poslovanju i Odjelu za okoliš i održivi razvoj