SISTEM INFORMASI AKUNTANSIMANAJEMEN DATA DAN PENGOLAHAN TRANSAKSI

Oleh :Kelompok 3Cok Istri Ratna Sari Dewi (1491661026)

Lindira Sukma Dewi (1491661027)

Lusi Setyandarini Surya (1491661036)

Ni Nyoman Sri Paramita (1491661037)

Program Magister AkuntansiFakultas Ekonomi dan BisnisUniversitas Udayana

2015MANAJEMEN DATA

Data harus diorganisir secara umum dengan menggunakan model data. Bahkan, data dapat didefinisikan secara luas dalam 2 komponen yang saling terkait: 1. Model Data, suatu cara untuk menjelaskan bagaimana pemakai dapat melihat data secara logis, terdiri dari :a. Model Data Berbasis ObjekMerupakan himpunan data dan relasi yang menjelaskan hubungan logis antar data dalam suatu basis data berdasarkan objek datanya. Terdiri dari 2 jenis, yaitu : Entity Relationship Model

Merupakan model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan persepsi bahwa real world (dunia nyata) terdiri dari objek-objek dasar yang mempunyai hubungan / relasi antara objek tersebut. Semantic Model

Relasi antar objek dinyatakan dengan kata-kata (semantic). b. Model Data Berbasis RecordModel ini mendasarkan pada record untuk menjelaskan kepada user tentang hubungan logis antar data dalam basis data. Ada 3 jenis :

Relational Model

Menjelaskan tentang hubungan logik antar data dalam basis data dengan memvisualisasikan ke dalam bentuk tabel-tabel yang terdiri dari sejumlah baris dan kolom yang menunjukkan atribut tertentu. Lebih mudah dipahami dibandingkan model-model lainnya. Hirarchycal Model

Menjelaskan tentang hubungan logis antar data dalam basis data dalam bentuk hubungan bertingkat (hirarki). Elemen penyusunnya disebut node, yang berupa rinci data, agregat data, atau record. Network Model

Hampir sama dengan model hirarki, dan digambarkan sedemikian rupa sehingga child pasti berada pada level yang lebih rendah daripada parent. Sebuah child dapat mempunyai lebih dari satu parent. c. Model Data Berbasis FisikDigunakan untuk menjelaskan kepada pemakai bagaimana data-data dalam basis data disimpan dalam media penyimpanan secara fisik, yang lebih berorientasi pada mesin.2. Nilai Data, data aktual atau informasi yang disimpan pada tiap data. HUBUNGAN DATAData EntitasEntitas adalah sebuah benda, orang, atau peristiwa dimana perusahaan ingin mengumpulkan dan memelihara data. Karakteristik entitas disebut atribut. Sebagai contoh, perusahaan tidak bisa mencatat jumlah beton yang digunakan dalam sebuah bangunan yang dimilikinya (entitas), tetapi biaya konstruksi atau harga pembelian hampir selalu dicatat. Setiap atribut yang disimpan dalam sistem disebut elemen data.Model Data Data yang timbul dari transaksi dan sumber lainnya harus disimpan dan dipelihara dalam suatu tempat atau semacam gudang. Basis data yang disimpan ini meliputi identifikasi data, tanggal, kuantiitas, jumlah dolar, penjelasan dan sebagainya. Ketika disimpan secara elektronik, gudang dapat mengambil salah satu dari beberapa bentuk. Dalam perkembangan saat ini, perusahaan mengakui data sebagai sumber yang sangat berharga, dan memilih untuk menyimpannya dalam suatu data base.

HIRARKI DATA DALAM SISTEM FILE-ORIENTEDElemen DataSetiap atribut yang tercatat dalam suatu entitas disebut elemen data. Contohnya: termasuk nama pelanggan entitas, nomor item persediaan untuk persediaan entitas dan kode lokasi untuk bangunan entitas.Field LengthMerupakan jumlah posisi yang diperlukan untuk menyimpan sebuah elemen data. Contohnya, sebuah perusahaan multinasional yang beroperasi di 170 negara akan membutuhkan tiga-posisi field untuk merekam elemen data kode negara yang merupakan atribut dari unit bisnis perusahaan.

CatatanCatatan adalah serangkaian elemen data terkait yang ada pada suatu entitas, misalnya, catatan persediaan mungkin berisi elemen data sebagai berikut : nomor item, deskripsi item, dan unit pengukuran.File File adalah kumpulan elemen data yang telah diatur ke dalam catatan.

SISTEM FILE-ORIENTED Dalam sistem file-oriented, setiap aplikasi memiliki sejumlah pengguna yang terbatas yang terlibat dalam pengolahan data jenis tertentu dan menggunakan output untuk kebutuhan khusus mereka. Kebanyakan file yang ada digunakan untuk tujuan menyimpan data. Berikut ini adalah 4 jenis umum dari file data: 1. Master file, yang berisi catatan yang berkaitan dengan entitas, seperti : pelanggan, departemen, dan produk. Sebuah file master akuntansi yang berhubungan dengan buku besar. 2. Transaksi file, yang berisi catatan yang berkaitan dengan peristiwa yang saat ini sedang diproses, seperti penjualan dan penerimaan barang. 3. Sejarah file, juga disebut arsip file, yang berisi catatan yang berkaitan dengan transaksi selesai, seperti penjualan masa lalu. 4. Referensi file, yang berisi tabel atau daftar data yang diperlukan untuk melakukan perhitungan atau memeriksa akurasi data input, tabel harga produk tersebut dan daftar pelanggan.Record KeyBidang tertentu dalam catatan ditetapkan sebagai kunci, yang dapat berfungsi sebagai cara untuk mengidentifikasi catatan dalam sebuah file. Dua jenis kunci yang paling umum digunakan adalah :1. Primary Key

Merupakan suatu atribute atau satu set minimal atribute yang tidak hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik, tetapi juga mewakili setiap kejadian dari suatu entitas.Primary key dipilih berdasarkan kemampuan atribute dalam mewakili data secara menyeluiruh terhadap entitas yang ada.2. Foreign Key

Foriegn Key merupakan suatu atribute (atau satu set atribute) yang melengkapi satu relasi (relationship) yang menunjukkan atau mengacu kepada suatu data atau Entitas utama (primer). Foreign Key ditempatkan sebagai Entitas Anak dan sama dengan Primary Key pada Entitas Utama. Hubungan antara kedua Entitas tersebut (Entitas Utama dan Entitas Anak disebut dengan istilah relasi).

FlagFlag adalah jenis elemen data yang menekankan pada sistem monitor. Sebagai contoh, sebuah program komputer dapat menetapkan flag untuk menunjukkan catatan yang akan dibersihkan atau diarsipkan pada tanggal tertentu.Pandangan Logis vs Catatan Penyimpanan FisikTujuan utama pandangan logis adalah untuk melayani kebutuhan pengguna, tujuan utama dari tampilan fisik adalah untuk menyimpan catatan dengan cara tertentu. Dalam sistem informasi manual, kedua pandangan ini digunakan bersama-sama.Pertimbangan Desain untuk Catatan dan FilesDalam merancang file dan catatan, beberapa pertanyaan dari manajemen tentang data, perlu diatasi. Misalnya, yang menggunakan file tersebut, untuk tujuan apa file harus diatur dan diakses?, untuk berapa lama isi dari file tersebut harus disimpan? Jawaban untuk pertanyaan-pertanyaan ini tergantung pada persyaratan dari aplikasi tertentu yang dirancang. Desain juga dipengaruhi oleh kebutuhan kapasitas penyimpanan, efisiensi pengelolaan file dan kemudahan akses data yang tersimpan.Mendokumentasikan Data Dalam Sistem File-OrientedTingkat catatan dokumentasi data disediakan melalui tata letak (layout) catatan. Sebuah layout catatan menunjukkan bidang masing-masing, yang membuat catatan dan urutan di mana mereka muncul dalam catatan. Ia juga menetapkan jumlah posisi diperbolehkan dalam setiap bidang, seperti lima (atau +4) posisi karakter untuk kode ZIP.Manfaat Dan Pembatasan Sistem File-OrientedJika koleksi data perusahaan dan kebutuhan informasi pelaporan yang terbatas, beberapa file data dapat memberikan informasi yang diperlukan. Sistem ini sangat sederhana dan mudah digunakan. Sistem file juga mampu mengatasi volume transaksi yang sejenis dengan efisien. Namun, seiring dengan perkembangan perusahaan, system file menjadi tidak praktis. Karena file terpisah dalam setiap aplikasi, maka akan timbul kelebihan dan inkonsistensi data.

Dalam system file, suatu program yang menggunakan data harus memproses struktur datanya sampai selesai. Sehingga data dan pengolahan logic berkaitan erat. Adanya perubahan dalam karakteristik data atau struktur data, akan mengakibatkan perubahan pada seluruh program. Sistem data-base memungkinkan perusahaan untuk mengatasi keterbatasan system file-oriented.

HIRARKI DATA DALAM SISTEM DATA-BASEHirarki sistem data-base dimulai dengan elemen data. Data base merupakan totalitas dari struktur data yang terdiri dari kedua set data dan hubungan di antara mereka.SISTEM DATA-BASE Dalam sistem data-base, data dianggap sebagai sumber daya, sumber utama untuk semua pengguna yang bersangkutan dan aplikasi mereka. Data disimpan dalam basis data pendukung dan digunakan oleh beberapa aplikasi. Oleh karena itu pendekatan ini sering disebut pendekatan data-base-oriented. Dalam lingkungan data, pengelolaan data dilakukan dengan menggunakan data base administrator (DBA). DBA bertanggung jawab penuh atas sumber daya data dan untuk menjaga data base management system (DBMS). Diantaranya fungsi yang dilakukan oleh DBA adalah definisi kebutuhan data, pembentukan struktur data, dan penegakan aturan-data dasar seperti elemen data standar. Sebuah data base pada rentang seluruh perusahaan sering disebut sebagai gudang data dan didirikan untuk melayani kebutuhan para pengambil keputusan di seluruh organisasi. Mendokumentasikan Data di Data-Base Sistem elemen data dikelompokkan dalam data base untuk mewakili suatu entitas. Seperti yang dijelaskan sebelumnya, suatu entitas adalah seluruh peristiwa yang dialami oleh perusahaan, sumber daya yang mempekerjakan, dan agen dengan siapa ia berurusan. Sebagai contoh, konsultan adalah salah satu perusahaan dalam sebuah perusahaan konsultan. Elemen datanya meliputi nama konsultan, alamat. nomor telepon, tanggal lahir, dan nomor karyawan. ER Diagram Sebagai tambahan kamus data, data organisasi didapat dengan membangun hubungan atau asosiasi antar entitas. Hubungan ini menentukan bagaimana entitas berinteraksi satu sama lain. Sebuah diagram entity-relationship (ER) merupakan model data konseptual dari suatu grafis yang menggambarkan hubungan antara mereka.Manfaat Dan Risiko Dari Sistem Data-BaseSalah satu keuntungan terbesar dari pendekatan data-base adalah kemampuan untuk menyediakan berbagai informasi yang dibutuhkan bagi manajer. Sebagai contoh, seorang wakil presiden mungkin perlu analisis data yang mengacu pada produksi, pemasaran, dan data akuntansi. Dengan menyimpan data dalam sebuah database, maka pandangan logis data yang sesuai akan dapat dikembangkan untuk menyertakan data yang diperlukan, untuk mendukung kebutuhan wakil presiden. Beberapa perusahaan memilih untuk mengimbangi biaya pendekatan data-base dengan migrasi dari komputer mainframe ke mikrokomputer (baik berdiri sendiri atau jaringan) atau ke lingkungan klien/server. Ketika perusahaan bermigrasi, biaya hardware dan software biasanya lebih rendah. Sebagai contoh, sebuah DBMS yang cocok untuk jaringan komputer mikro, biayanya hanya beberapa ratus dolar dan dapat diakses oleh banyak pengguna.Memilih Antara File-Oriented dan Sistem Data-BaseBeberapa faktor harus dipertimbangkan ketika memilih antara file-oriented dan sistem data-base. Sistem file menawarkan kesederhanaan dan dalam beberapa kasus mengunggulkan keuntungan biaya lebih rendah. Kelemahannya yakni, sistem tersebut membatasi akses ke data, pembatasan pembagian data, membuat redundansi data, dan membatasi fleksibilitas. Sistem data-base cenderung untuk meningkatkan kompleksitas, menambah biaya operasional awal dan berkelanjutan, dan menciptakan kerentanan yang lebih besar. Secara keseluruhan, keuntungan yang ditawarkan oleh sistem basis data yang cenderung lebih besar daripada biaya yang terkait, terutama mengingat penurunan biaya dan peningkatan fleksibilitas dan daya proses komputer.PEMROSESAN TRANSAKSI BERBASIS KOMPUTERDua aspek fundamental dari suatu sistem informasi adalah organisasi data dan pengolahan data. Tugas utama dari sistem informasi akuntansi adalah mengolah transaksi yang mempengaruhi perusahaan dengan langkah-langkah seperti mengolah masukan, mengolah data yang sudah tersedia, dan mengolah output.

Makna Pengolahan DataPengolahan data dilakukan dengan beberapa prosedur. Serangkaian pekerjaan yang diselesaikan dengan menggunakan komputer disebut dengan computer-based system, sedangkan program yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut disebut dengan application program. Program aplikasi dapat dirancang untuk menyimpan data, mengolah masukan, mengolah data untuk diperbarui maupun diubah, dan mengolah data untuk menghasilkan output.

Data dapat dimasukkan ke dalam sistem informasi dengan berbagai cara, baik dengan cara bentuk hard copy atau soft-copy. Data juga bisa langsung dimasukkan dari sistem komputer lain yang sudah ada (on-line data entry) maupun melalui perangkat yang tidak secara langsung terhubung ke komputer (off-line data entry).

Dokumen MasukanDokumen Masukan dapat berupa formulir atau dokumen sumber. Dokumen masukan biasanya berisi hal-hal sebagai berikut :1. Otorisasi transaksi berikutnya. Misalnya perintah dari pelanggan, kewenangan transaksi yang melibatkan pengiriman barang dagangan pesanan, dan tagihan untuk barang dagangan.2. Menggerakkan faktur penjualan untuk memulai pembayaran tunai oleh klien.3. Merefleksikan akuntabilitas. Misalnya faktur pemasok diparaf oleh seorang staf akuntansi yang memeriksa faktur untuk akurasi.4. Menyediakan dokumen masukan data untuk output dan penjualan. Referensi faktur disimpan dalam gudang sehingga dapat menyiapkan analisis penjualan atau untuk mengkaji historis penjualan yang dirancang dengan baik, sehingga mereka dapat ditelusuri melalui jejak audit.Merancang Dokumen Masukan

Terlepas dari sumber yang digunakan, data masukan bisa menjadi tugas yang penuh ketelitian dan rawan kesalahan bagi manusia. Oleh karena itu, proses input seharusnya dirancang untuk meminimalisir proses manual guna mengurangi tingkat kesalahan.Hard Copy Dokumen dan FormulirDokumen, catatan akuntansi dan dokumen sumber yang dirancang dengan baik akan membantu dalam memperoleh data transaksi. Langkah-langkah dalam merancang formulir yaitu :

Menidentifikasi tujuan penggunaan dan menetapkan judul formulir

Mengidentifikasi elemen data dan sumber

Menyusun elemen data dalam formulir

Mengontrol penggunaan

Preformatted Data-Entry Screens

Transaksi dimasukkan ke dalam sistem komputerisasi melalui terminal video layar on-line dan monitor komputer. Di banyak transaksi yang terkunci langsung pada preformatted data-entry screens, biasanya mengacu pada sumber dokumen hard copy. Rancangan preformatted data-entry screens yang baik harus: Mengizinkan masuknya data standar langsung dari sistem (misalnya data transaksi). Melakukan perhitungan yang diperlukan (misalnya menghitung total) Menanggapi klarifikasi data (misalnya nama pelanggan yang sesuai dengan jumlah pelanggan masuk) Perpindahan kursor secara otomatis ke tempat-tempat elemen data yang harus dimasukkan. Menonjolkan area khusus, peringatan kesalahan dan sebagainya. Menyarankan pengguna dengan pertanyaan (misalnya, " deposit lainnya?"). Menyediakan fungsi bantuanUntuk mengurangi beban kerja, meningkatkan akurasi, dan membantu menyediakan memori saat memasukkan data ke komputer, perancangan data entry screen dilakukan dengan empat pendekatan, yaitu : 1. Menu, fitur ini mengacu pada daftar pilihan di mana pengguna dapat dengan cepat mengidentifikasi dan secara jelas menentukan tindakan yang diinginkan. 2. Graphical user interface (GUI) membantu pengguna untuk membuat pilihan dengan menunjuk ke tampilan bergambar (icon) dengan perangkat seperti mouse. 3. Dialog Prompt, kotak dialog berisi pertanyaan atau saran yang muncul untuk memberikan informasi.4. Preformatted screens, menunjukkan format isian yang harus diisi oleh pengguna.Perolehan Data Tanpa KertasData diperoleh dari sumber yang tidak menggunakan bentuk kertas. Sebagai contoh, transaksi bank tertentu dilakukan dengan menggunakan mesin ATM. Cara ini membuat transaksi dilakukan dengan lebih cepat tetapi memiliki risiko data diakses oleh orang yang tidak berkepentingan.

Pengolahan Data Pengumpulan DataTerlepas dari apakah data yang tersimpan disusun dalam bentuk file atau data base, setiap sistem informasi akuntansi perlu untuk menangkap input yang timbul dari peristiwa bisnis secara berkelanjutan. Seperti yang kita ketahui, sebuah perusahaan yang memiliki sistem berbasis komputer menggunakan pendekatan off-line, pendekatan entri data on-line, atau campuran dari keduanya. Dalam pendekatan Off-line untuk pengolahan masukan, data transaksi yang pertama ditangkap pada dokumen sumber. Dalam beberapa kasus, data transaksi tidak perlu dicatat secara terpisah pada dokumen sumber.Perolehan data On-Line memungkinkan pengolahan segera untuk mengedit data, membetulkan kesalahan, dan mengumpulkan catatan transaksi. On-line data entry memungkinkan variasi tertentu dalam prosedur yang baru saja dijelaskan : 1. Sumber dokumen tidak selalu siap sebelum data transaksi dimasukkan. 2. Data dapat dimasukkan dengan cara selain keying. Secara manual, data bisa dimasukkan melalui perangkat masukan suara atau pena. 3. Data dapat dimasukkan secara langsung dari transaksi oleh pihak luar perusahaan. 4. Data dapat menangkap dan masuk dari situs remote di situs mana komputer utama berada.

Pengolahan untuk Pemeliharaan Update Atau Mengubah Data-Data yang AdaData dikumpulkan melalui pengolahan masukan untuk pemeliharaan data. Di sini, aplikasi komputer menggunakan masukan untuk membuat data yang disimpan sampai dengan data. Data pemeliharaan termasuk memperbarui tugas (misalnya penjualan kredit, posting ke buku piutang anak perusahaan) dan memodifikasi tugas (misalnya, meningkatkan jumlah kredit pelanggan). Pada tahap perawatan data, masukan dapat diproses: secara berkala atau segera dan secara berurutan atau langsung. Selanjutnya, output mungkin diberikan secara berkala atau segera.Pengolahan Hasil-Informasi GenerasiAplikasi dirancang sebagai output dari suatu proses, sama seperti mereka dirancang untuk memproses masukan atau memperbarui catatan yang ada. Misalnya, aplikasi analisis umur piutang, file master piutang dan menghasilkan aging schedule.Hal yang paling menarik untuk akuntan adalah sistem flowchart-diagram yang menggambarkan arus fisik data melalui prosedur berurutan. Melalui gambar sistem pengolahan transaksi (TPS) atau subsistem utama, akuntan dapat menyoroti hubungan antara unsur-unsur dalam TPS, sehingga dapat memberikan jawaban atas pertanyaan seperti: 1. Masukan apa yang diterima, dan dari siapa? 2. Output apa yang dihasilkan, dan dalam bentuk apa? 3. Apa langkah berikutnya dalam urutan pemrosesan? 4. Apa file dan catatan akuntansi yang dilakukan? 5. Akuntansi dan pengendalian organisasi apa yang bekerja (dengan asumsi bahwa mereka dapat ditampilkan)?Untuk menggambarkan penyusunan flowchart ini, kita membagi tugas kita menjadi tiga segmen utama, yaitu:

1. Konversi dan mengedit permintaan lembaran saja. Segmen flowchart dimulai di lokasi pendaftaran dengan simbol terminal berlabel. 2. Mengolah file permintaan. Segmen ini tentu saja terletak di bagian pengolahan data dan dilakukan oleh operator komputer. 3. Mencetak jadwal kursus. Dalam segmen, jadwal siswa juga dicetak pada tugas kursus harian. Konversi dari DFD Logis untuk Komputer Flowchart Sistem Logical DFDs dapat membantu dalam menyiapkan flowchart sistem.Bagan StrukturFlowchart secara tradisional telah dirinci dengan menggunakan satu atau lebih diagram alur program. Program flowchart berisi instruksi rinci yang diperlukan untuk menerapkan sistem, seperti mencetak dokumen-dokumen output atau memperbarui file master tertentu.Pendekatan Alternatif Pengolahan1. Periodic Processing ApproachPeriodic processing, yang juga sering disebut delayed/batch processing, melibatkan proses data dari grup atas transaksi dalam periode interval. Pendekatan ini digunakan secara tradisional oleh perusahaan yang memiliki computer yang minim, maupun oleh perusahaan yang memiliki system berbasis computer. Terlebih, pendekatan ini dapat digabungkan baik entri data off-line ataupun on-line.2. Immediate Processing ApproachImmediate processing, yang juga sering disebut real-time processing, yakni pemrosesan setiap transaksi pada saat terjadinya. Data dari setiap transaksi dimasukkan melalui perangkat on-line dan diposting segera.3. Enterprise Resource Planning (ERP)ERP merupakan suatu software dengan sebuah set terintegrasi untuk penggunaan perusahaan di area fungsional seperti bagian accounting dan keuangan, bagian personalia, bagian manufaktur dan logistic.MENGORGANISIR FILE DAN MEMPROSES DATA

Karena kedekatan hubungan dengan proses transaksi, akuntan harus menyadari pentingnya memanajemen file. Oleh karena itu, mereka harus memahami dasar-dasar yang berhubungan dengan penyimpanan data dalam file, memelihara file, dan mengambil data dari file.

Media Penyimpaan File

Ketika system informasi tidak terkomputerisasi, penyimpanan data dilakukan dalam folder, tubs, in/out basket, dan file drawers. Sebagian besar data diduplikasi dalam multi rangkap formulir dan dokumen, dan disimpan dalam beberapa tempat yang berbeda.

Pengelolaan File

Pengelolaan file mencakup aktivitas update dan tiga aktivitas lainnya, yaitu: menambah catatan baru dalam file, mengubah nilai yang tercatat, dan menghapus yang sudah tercatat dalam file.

DATA PROCESSING APPROACHES

User seperti akuntan perlu untuk mendapatkan data dari penyimpanan untuk melaksanakan tanggung jawabnya. Istilah akses data merujuk pada metode untuk mengalokasikan dan mengambil data dari file. Akses data terdiri dari 2 jenis utama, yaitu:1. Sequential accessMetode sequential-access membutuhkan setiap catatan dalam sebuah file untuk discan. Metode sequential-access tidak efisien untuk mencari catatan individual. Namun sebaliknya, sangat efektif ketika banyak catatan yang terlibat.2. Akses LangsungKita menggunakan akses langsung untuk metode yang melibatkan akses terhadap catatan melalui seluruh file. Terdapat 2 metode signifikan dalam mengakses langsung catatan :a. Indexed sequential file,Menggabungkan sekuel catatan dalam bentuk index yang menghubungkan dengan kunci primer catatan.b. RandomizingProsedur akses dimana komputasi dilakukan untuk menghasilkan alamat dari catatan individual.KLASIFIKASI DAN PENGKODEAN ATAS DATA TRANSAKSI

Klasifikasi dan Pengkodean

Klasifikasi merupakan tindakan grup menjadi kelas. Rencana klasifikasi dibuat untuk mencapai tujuan tertentu. Contohnya, chart of account merupakan sebuah rencana yang mengklasifikasi akun keuangan suatu perusahaan.Pengkodean merupakan symbol penugasan, seperti huruf dan angka, sejalan dengan rencana pengklasifikasian. Kode yang efektif menyediakan identitas yang unik bagi perusahaan dan yang terjadi dalam suatu transaksi.

Atribut Pengkodean

Untuk memuaskan kebutuhan pengguna akan informasi, system pengkodean yang mendukung pengklasifikasian suatu perusahaan seharusnya:

1. Mampu mengidentifikasi keunikan objek, seperti pelanggan dan penjualan tertentu.2. Bisa dimengerti sesederhana mungkin, dengan tujuan untuk membantu user mengingat dan mengurangi biaya pemeliharaannya.3. Memungkinkan adanya perkembangan yang diharapkan, sehingga tidak perlu melakukan perubahan besar di masa mendatang.4. Membuat standarisasi ke seluruh fungsi dan level dalam suatu perusahaan, sehingga system pendukung dapat terintegrasi.RANCANGAN DAN APLIKASI DATA-BASE

Dalam lingkungan bisnis seperti sekarang ini, manajemen data dapat menjadi faktor yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan perusahaan. Ketika data tidak didapatkan, hilang, atau tidak dapat diakses, maka sebuah perusahaan mungkin mengalami konsekuensi ekonomi sama besarnya dengan kesuksesan yang mungkin diraih ketika perusahaan berhasil mengorganisir sumber data secara efisien. Manajemen data mencakup 3 fungsi utama: Menciptakan pencatatan dan menyimpan data mana yang akan disimpan

Mengelola data melalui aktivitas seperti update catatan yang sudah ada maupun menambah catatan baru, dan

Mengambil data yang tersimpan.KARAKTERISTIK PENDEKATAN DATA-BASEKebanyakan perusahaan mengembangkan system baru dan aplikasi, digunakan dalam memilih pendekatan data-base untuk manajemen datanya. Karakteristik pendekatan data-base, yaitu:

1. Data Independence

Fitur khusus dalam pendekatan data-base adalah pemisahan data dari aplikasi yang beragam yang mengakses dan mengolah data. Independensi data dicapai dengan interposting pada software data-base management system (DBMS).

2. Data Consistency

Setiap elemen data dalam data base memiliki definisi standar, sehingga konsisten dengan aplikasi yang digunakan elemen data.3. One-time data entry and storage

Dalam pendekatan data base, data diinput sekali dalam data base, disimpan di lokasi tertentu, dan dapat dipakai oleh multi aplikasi dan user.

4. Data Integration

Data integration adalah penggabungan data menjadi sebuah repository.

5. Shared Data Ownership

Seluruh data yang ada dalam data base disebut dengan shared to public dan dapat diakses oleh seluruh user. Dengan demikian, user dari accounting dan user dari produksi dapat menarik data base yang sama.

6. Data Manajemen Tersentral

DBMS mengelola dan mengawasi akses data pada system setiap saat. Orang yang mengelola dan mengawasi disebut dengan Data Base Administrator (DBA).

7. Penyederhanaan Data Manajemen dan Aksesnya

PENGEMBANGAN DATA-BASE

Tahapan Pengembangan Data-base :1. Perencanaan

Merupakan usaha untuk mendefinisikan lingkup proyek dan meyakinkan fisibilitas data base. Ruang lingkup proyek bisa jadi termasuk seluruh aktivitas perusahaan.

2. Analisis

Dengan menggunakan rencana organisasi sebagai langkah pertama, Analis dapat mempersiapkam diagram aktivitas operasional perusahaan. Hal ini disebut enterprise diagram. Dalam tahap analisis juga diperlukan data: untuk mencerminkan operasi dan hubungan perusahaan, dan untuk menyediakan informasi kepada user dalam jumlah banyak.

3. Perincian Design

Dalam tahap ini, desain dibuat berdasarkan analisis. Spesifikasi teknis didokumentasikan ke system, termasuk layout laporan, aliran data, dan layout layar.

4. Implementasi

Setelah memutuskan aspek fisik data base, data base kemudian diimplementasikan. Proses ini termasuk proses data dari data lainnya, mengembangkan struktur data pendukung, dan pengembangan lainnya. Setelah implementasi selesai, data base kemudian siap untuk ditesting.

5. Testing

Selama tahap testing, data base diuji berdasarkan ketentuan yang sudah ditetapkan dalam tahap analisis. Pengujian terakhir biasanya dilakukan kepada user.

6. Pengelolaan

Ketika system sudah siap digunakan, mungkin saja ada perubahan data base akibat perubahan lingkungan bisnis. Oleh karena itu dibutuhkan administrator untuk mengelola data base.PEMODELAN MELALUI DIAGRAM ENTITY-RELATIONSHIPMembangun Entitas dan Hubungannya

Untuk membangun diagram E-R, kita harus membangun ruang lingkup atas proses dan membuat sebuah daftar entitas yang dikenai dampaknya. Entitas merupakan seluruh kejadian yang dialami oleh perusahaan, sumber yang dipekerjakan dan agen yang bertransaksi. Untuk mengembangkan sebuah diagram E-R yang utuh, dibutuhkan sekumpulan segmen E-R. Setiap segmen dari diagram E-R harus memuat entitas yang memiliki hubungan langsung satu sama lain.

Mengintegrasi Entitas dan Hubungannya

Segmen individu, atau user view, perlu diintegrasi untuk membentuk struktur diagram E-R. Integrasi terdiri dari memasukkan entitas yang sejenis ke dalam segmen dan menempatkannya.

Menentukan Kardinalitas Suatu Hubungan

Kardinalitas merupakan hubungan numeric antara entitas didalam diagram E-R. Kardinalitas sangat penting dalam merancang suatu data-base. Peran mereka dibutuhkan dalam menentukan hubungan antar file atau table yang membentuk data base. Kardinalitas suatu hubungan tergantung pada situasi tertentu, seperti batasan dan peraturan organsasi. 3 jenis kardinalitas, yaitu:

1. One-to-one (1 : 1) relationship

2. One-to-many (1 : N) relationship

3. Many-to-many (N : N) relationship

Merinci Atribut Data

Elemen data tertentu, atau karakteristiknya, dihubungkan dengan setiap entitas dalam diagram E-R. Elemen data tersebut adalah atribut bagi entitas, seperti yang ditentukan oleh informasi yang dibutuhkan oleh user. Pemahaman atas perencanaan data untuk system data-base memungkinkan kita untuk menerapkan pendekatan perencanaan data menggunakan diagram E-R dalam mencapai alternative struktur data yang beragam. Alternatif tradisional diantaranya adalah struktur relational, struktur pohon, dan struktur jaringan.STRUKTUR DATA RELATIONALMetode struktur data relational dalam mendesain data base menggunakan table untuk mewakili pandangan logis keseluruhan dari data base. Salah satu kelebihan pendekatan ini adalah struktur indipenden antara perwakilan logis dari data dengan cara actual (fisik) nya.

STRUKTUR DATA LAINNYA1. Struktur Tree (Pohon)

Struktur pohon, atau disebut struktur hirarki, menunjukkan hubungan hirarki diantara data yang tersimpan. Sebuah struktur pohon yang penuh tampak seperti pohon terbalik. Seperti ranting, sebuah struktur pohon memuat simpul dan jalur data.

2. Struktur Network (Jaringan)

Seperti halnya struktur pohon, struktur jaringan menimbulkan akses jalur atau hubungan antara data simpul. Sebaliknya dari struktur pohon, struktur jaringan :

a. Memungkinkan data simpul untuk dihubungkan dengan simpul lainnya.

b. Mengijinkan entri pada banyak pohon dari sebuah akar simpul.

c. Membutuhkan paling tidak sebuah data simpul subordinat (member simpul) untuk dapat memiliki dua atau lebih simpul. Konsekuensinya, struktur jaringan menawarkan struktur yang lebih realistis atas hubungan yang kompleks dalam perusahaan dan membuka akses lebih cepat atas informasi dalam jumlah besar. Sayangnya, data base jaringan itu sulit untuk didesain dan digunakan.

3. Struktur Data-Base Object-OrientedStruktur data tradisional hanya mengakomodir data text dan data pasif. Mereka didesain untuk menyimpan data yang dimanipulasi oleh prosedur. Sehingga pemisahan data dari prosedur, normalnya adalah menggunakan struktur data-base tradisional.

NORMALISASI DATAModel data-base orientation memungkinkan seseorang untuk mengontrol data redundancy. Untuk mencapai tujuan ini, data harus diatur dalam suatu data base dengan aturan normalisasi.