Upload
vonhu
View
222
Download
4
Embed Size (px)
Citation preview
Tinjauan Manajemen
Desember 2011
Pusat Jaminan Mutu Universitas Brawijaya Malang 2011
i
Lembar Pengesahan
1. Jenis Berkas : Tinjauan Manajemen
2. Nama Unit : Pusat Jaminan Mutu
3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya
4. Penanggungjawab : Prof. Dr. Ir. Mohammad Bisri, MS. (Sekretaris PJM)
5. Tim Penyusun : a) Prof. Dr. Ir. Mohammad Bisri, MS. (Sekretaris PJM)
b) Yudie Wiro Eko Setyawan, SSi. (Wakabid Pelayanan Umum)
6. Periode : Desember 2011
Malang, 3 Januari 2012
Ketua PJM,
Prof. Dr. Ir. Soebarinoto
NIP. 194205271976031001
ii
Daftar Isi
I. Pelaksanaan _________________________________________________________________________ 1
II. Lingkup Pembahasan ________________________________________________________________ 1
III. Hasil dan Tindak Lanjut ______________________________________________________________ 2
3.1 Evaluasi Program Kerja dan Capaian Sasaran Mutu 2011 ____________________________ 2
3.2 Evaluasi Kepuasan Stakeholders __________________________________________________ 4
3.3 Tindak Lanjut atas Temuan AIM UKPPA Siklus 3 ____________________________________ 6
3.4 Tindak Lanjut atas Temuan Second Stage Assessment ISO 9001:2008 ________________ 6
3.5 Penyusunan Program Kerja dan Sasaran Mutu _____________________________________ 7
3.6 Continual Improvement ________________________________________________________ 12
IV. Lampiran ___________________________________________________________________________ 13
Lampiran 1. Daftar Hadir Tim PJM ______________________________________________________ 13
Lampiran 2. SK Rektor tentang Tim PJM _________________________________________________ 16
Lampiran 3. Capaian Sasaran Mutu PJM _________________________________________________ 19
Lampiran 4. Daftar Temuan AIM UKPPA Siklus 3 untuk PJM ________________________________ 21
Lampiran 5. Stage 2 Assessment Report QMS ISO 9001:2008 ______________________________ 22
1
I. Pelaksanaan
Hari, tanggal : Selasa, 20 dan 27 Desember 2011
Jam : 13.30 s.d 16.00 WIB
Tempat : Ruang PJM, Kantor Pusat Lantai 3
Peserta : Tim PJM (Lampiran 1)
II. Lingkup Pembahasan
2.1 Evaluasi Program Kerja dan Capaian Sasaran Mutu 2011
Sesuai dengan Surat Keputusan Rektor UB No.181/SK/2011 (Lampiran 2), tugas PJM
adalah (1) Mengembangkan SPMI dan pelaksanaan auditnya, sehingga memenuhi persyaratan
sertifikasi ISO 9001:2008; (2) Meningkatkan kualifikasi akreditasi program studi (APS); (3)
Melaksanakan Monitoring dan Evaluasi Internal (Monevin) Program Hibah Kompetisi (PHK).
Sasaran Mutu PJM disusun untuk tahun 2008 hingga 2011, merupakan beberapa
indikator kinerja (key performance indicator/KPI) yang telah ditetapkan target-target
capaiannya untuk setiap akhir tahun.
2.2 Evaluasi Kepuasan Stakeholders
Stakeholders PJM terdiri dari stakeholders utama dan stakeholders lain. Stakeholders
utama adalah pimpinan UB (Rektor dan para Pembantu Rektor), sedangkan stakeholders lain
adalah pihak-pihak yang terkait dengan program dan kegiatan PJM, baik internal maupun
eksternal.
2.3 Tindak Lanjut atas Temuan AIM UKPPA Siklus 3
Audit Internal Mutu (AIM) bagi unit kerja penunjang pelaksana akademik (UKPPA) Siklus
3, yang dilaksanakan menjelang Second Stage Assessment ISO 9001:2008. PJM merupakan
auditee dalam AIM UKPPA Siklus 3 tersebut.
2.4 Tindak Lanjut atas Temuan Second Stage Assessment ISO 9001:2008
Setelah AIM UKPPA Siklus 3, PJM juga menjadi auditee saat Second Stage Assessment
ISO 9001:2008 dalam rangka sertifikasi Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 untuk
seluruh unit kerja di UB.
2.5 Penyusunan Program Kerja dan Sasaran Mutu
Penyusunan program kerja merupakan agenda tahunan PJM untuk menetapkan program
dan sub program (kegiatan) yang akan dijalankan di tahun 2012. Selain itu, sasaran mutu PJM
berakhir di tahun 2011, sehingga tinjauan manajemen ini juga membahas penyusunan dan
penetapan sasaran mutu PJM untuk tahun 2012 hingga 2014.
2.6 Continual Improvement
Merupakan resume hasil tinjauan manajemen yang dapat dijadikan acuan untuk
peningkatan kinerja dan pengembangan program PJM di tahun-tahun mendatang, khususnya
dalam menetapkan program kerja dan sasaran mutu.
2
III. Hasil dan Tindak Lanjut
3.1 Evaluasi Program Kerja dan Capaian Sasaran Mutu 2011
Program Kerja PJM di tahun 2011, sesuai SK Rektor, terdiri dari tiga hal, yaitu
pengembangan SPMI di UB, pendampingan akreditasi PS dan pelaksanaan Monevin PHK. Untuk
itu, lingkup penjelasan selanjutnya sesuai dengan tiga hal tersebut.
Pelaksanaan SPMI UB dalam rangka menyiapkan penjaminan mutu eksternal: akreditasi
nasional, sertifikasi ISO 9001:2008 tentang Sistem Manajemen Mutu berbasis proses, sertifikasi
ISO 17025 tentang Laboratorium dan Pelayanan Prima. Pusat Jaminan Mutu Universitas
Brawijaya dalam membangun SPMI mempunyai model yang khas Universitas Brawijaya, yaitu
sistem manajemen yang menggabungkan sistem penjaminan mutu Dikti, sistem manajemen
mutu ISO 9001:2008, sistem akreditasi, sistem Monev PHK Dikti dan sistem pelayanan prima.
Dengan maksud jika penjaminan mutu eksternal dilakukan, SPMI UB telah siap
melaksanakannnya tanpa harus menyiapkan secara tergesa-gesa (sistem manajemen mutu dan
budaya mutu telah melekat pada semua unit kerja).
Hasil implementasi SPMI Universitas Brawijaya yang telah dilaksanakan sejak tahun 2007
(dimulai dari audit internal mutu akademik siklus 1) sampai dengan tahun 2011 (audit internal
mutu siklus 9 untuk Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) dan siklus 3 untuk Unit Kerja
Penunjang Pelaksana Akademik (UKPPA), telah berdampak baik dalam pelaksanaan manajemen
mutu di setiap unit kerja, hal ini terbukti dengan diraihnya Pelayanan Prima terbaik (rangking I)
pada 11 Agustus 2011 diantara Perguruan Tinggi terpilih di seluruh Indonesia yang
penilaiannya dilakukan oleh KEMENDIKNAS. Pada tahun 2012 Universitas Brawijaya akan dinilai
oleh KEMENPAN mewakili Perguruan Tinggi untuk dinilai sebagai nominasi dalam rangka
mendapatkan penghargaan CITRA PELAYANAN PRIMA dari Presiden Republik Indonesia.
Namun demikian hasil penilaian oleh KEMENDIKNAS pada 11 Agustus 2011 tersebut, ada
kelemahan dalam implementasi Pelayanan Prima di UB, yaitu Indeks Kepuasan Masyarakat
(IKM) yang nilainya masih kurang baik (74,44 bandingkan dengan nilai IKM Universitas
Padjadjaran 80,40). Oleh karena itu perbaikan nilai tersebut harus ditingkatkan dengan jalan
pelatihan tentang cara meningkatkan IKM di seluruh unit kerja dilingkungan Universitas
Brawijaya. Selain mendapatkan penghargaan Pelayanan Prima, Universitas Brawijaya telah
mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008 dan SNI ISO 9001:2008 untuk seluruh unit kerja sejak
tanggal 14 November 2011 dengan nomor sertifikat JKT60003728. Assesment dilakukan oleh
Lembaga LRQA pada tanggal 27, 28 Juni 2011, 11 sampai dengan 14 Oktober 2011 dan 17
sampai dengan 19 Oktober 2011. Sertifikasi ISO 17025 untuk Laboratorium Sentral Ilmu Hayati
(LSIH) masih dalam proses penilaian.
Sebagai bentuk evaluasi terhadap implementasi SPMI di UB, maka diadakan Audit
Internal Mutu (AIM), hal ini juga merupakan hal yang disyaratkan oleh BAN-PT dan SMM ISO
9001:2008. AIM di UB dimulai pada akhir tahun 2007, dengan auditee atau teraudit hanya unit
kerja pelaksana akademik (UKPA) saja, sehingga disebut Audit Internal Mutu Akademik (AIMA).
AIMA bergulir sebanyak 7 siklus, yaitu siklus 1 tahun 2007, siklus 2 dan 3 tahun 2008, siklus 4
dan 5 tahun 2009, siklus 6 dan 7 tahun 2010. Selanjutnya di tahun 2011, mulai melibatkan unit
kerja penunjang pelaksana akademik (UKPPA) dalam kegiatan audit internal, maka sejak tahun
2011 AIMA berubah menjadi AIM. Sejak tahun 2011 tersebut, bergulir dua macam siklus AIM
yang berbeda, yaitu AIM UKPA yang melanjutkan siklus tahun sebelumnya, yaitu siklus 8 dan 9.
Serta AIM UKPPA yang memulai dari siklus 1, 2 dan 3. Dalam pelaksanaan AIM, PJM dibantu
oleh kelompok auditor internal UB yang saat ini jumlahnya mencapai 126 orang.
3
Secara umum, dengan adanya AIM, UB telah mampu mendorong terciptanya paradigma
budaya mutu di lingkungan UB. Hal ini terlihat dari lingkup audit yang diawali dari pembenahan
organisasi, tupoksi dan dokumen hingga dapat ditingkatkan menjadi lingkup kinerja sesuai
standar BAN-PT. AIM UKPA juga membantu PS dan pengelola PS (fakultas dan jurusan) dalam
mempersiapkan diri menghadapi akreditasi BAN-PT, sedangkan AIM secara keseluruhan telah
mengantarkan UB memperoleh sertifikat SMM ISO 9001:2008.
Pendampingan akreditasi Program Studi telah menunjukkan hasil yang cukup baik, dari
46 PS yang didampingi telah menyusun borang akreditasi 44 PS, 20 PS telah mengirim borang
tersebut ke BAN-PT. Hasilnya 2 PS S1 mendapatkan nilai A; 4 PS S2 mendapatkan nilai A,
masing-masing 1 PS S2 mendapatkan nilai B dan C. Sedangkan 1 PS S3 mendapatkan nilai A
dan 3 PS S3 mendapatkan nilai B. Dengan perkembangan pendirian PS baru yang cukup banyak
dari yang semula Agustus 2010 sebanyak 33 PS S1; 21 PS S2 dan 7 PS S3 dan pada bulan
Desember 2011 menjadi 69 PS S1 (naik 209 %); 45 PS S2 (naik 214 %); 18 PS S3 (naik
257%), maka akan sangat mempengaruhi Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (AIPT). Hasil
analisis menunjukkan jumlah Diploma dan PS S1, S2 dan S3 yang telah terakreditasi sampai
dengan bulan Desember 2011 adalah 26,90%, padahal salah satu syarat untuk bisa mengikuti
AIPT adalah minimal 75% Diploma, PS S1, S2 dan S3 harus sudah terakreditasi. Oleh karena itu
dibutuhkan kerja keras semua pihak untuk mempercepat jumlah Diploma dan PS yang
diakreditasi.
Monitoring dan evaluasi internal (Monevin) PHK merupakan kegiatan evaluasi terhadap
pelaksanaan PHK untuk menjaga agar pelaksanaan PHK konsisten terhadap perencanaannya.
Dalam implementasinya, Monevin PHK di UB menggunakan panduan berupa Manual Prosedur
(MP) Monevin PHK, panduan ini dipergunakan untuk kegiatan Monevin PHK On Going yang
perlu diacu oleh pimpinan unit dan pelaksana penerima PHK, reviewer internal PHK, pengelola
program hibah kompetisi serta PJM di lingkungan UB.
Secara umum, implementasi PHK di UB sudah baik, hal ini ditunjukkan dengan
kesungguhan tim pelaksana PHK dalam mencapai indikator kinerja program yang telah
dijanjikan, walaupun masih ada beberapa kendala, khususnya terkait pembiayaan program. Hal
ini perlu komitmen pimpinan untuk membuat kebijakan yang dapat membantu pelaksanaan
PHK dengan baik.
Secara umum pelaksanaan program sudah sesuai dengan jadwal yang direncanakan,
dengan kemajuan yang bervariasi sesuai kendala dan keaktifan tim. Beberapa kendala yang
ditemui dalam pelaksanaan PHK antara lain:
1. Komunikasi yang kurang optimal antara pimpinan unit kerja penerima PHK, sehingga
kegiatan yang bersifat institusional kurang berjalan dengan baik.
2. Keterlambatan turunnya dana hibah, sehingga menggunakan dana mandiri.
Berdasarkan penilaian yang diberikan oleh reviewer internal, menunjukkan bahwa semua
pelaksana program hibah kompetisi telah memenuhi target skor minimal yang ditetapkan (skor
300). Walaupun demikian, ada program hibah yang kinerjanya dinilai masih kurang yaitu PHK-I
Tema B dan PHK PKPD. Untuk PHK-I Tema B, peran pimpinan institusi masih perlu lebih
dioptimalkan, khususnya koordinasi yang kurang baik antar pimpinan PS dalam membantu
pelaksanaan kegiatan. Sedangkan untuk PHK PKPD, rendahnya capaian indikator kinerja (baik
utama maupun pendukung/ tambahan) menyebabkan reviewer internal memberikan nilai
rendah. Selain itu, capaian kemajuan fisik kegiatan juga sangat rendah, bahkan kemajuan fisik
beberapa program kegiatan masih 0%.
4
Secara umum, proses kegiatan Monevin PHK Akhir Tahun 2011, yang dilaksanakan oleh
PJM, telah berjalan lancar. Namun masih ada ketidaksesuaian dengan perencanaan awal.
Misalnya, jadwal kegiatan Monevin yang bergeser karena adanya keterlambatan penyerahan
laporan oleh grantee. Hal ini berdampak pada proses kegiatan berikutnya.
Menindaklanjuti hasil Monevin Tengah Tahun 2011 dan hasil Monev Dikti pada tanggal
17-18 Oktober 2011, maka untuk Monevin Akhir Tahun 2011 ada perubahan sistem Monevin
PHK dengan menambahkan checklist kegiatan Monevin dan checklist capaian indikator, capaian
fisik dan serapan dana seperti pada Kerangka Acuan Monitoring dan Evaluasi Tahunan PHK-I
Ditjen Dikti Tahun 2011 serta Panduan Monevin PHK-I Ditjen Dikti Tahun 2011.
Secara keseluruhan, PJM telah melaksanakan program kerja dengan kerja keras dan
penuh tanggung jawab, untuk memenuhi target yang ditetapkan dalam sasaran mutu. Namun
begitu, target capaian sasaran mutu tidak terpenuhi, rata-rata capaian sasaran mutu PJM di
akhir tahun 2011 adalah 94%, hal ini disebabkan karena satu program tidak mencapai target,
yaitu program bidang akreditasi nasional, khususnya capaian jumlah PS yang terakreditasi. Hal
ini, bukan merupakan kurangnya kinerja PJM, tetapi karena adanya kebijakan pimpinan UB
yang menyebabkan rasio PS terakreditasi menjadi rendah. Capaian sasaran mutu PJM secara
rinci dapat dilihat di Lampiran 3.
3.2 Evaluasi Kepuasan Stakeholders
Pelaksanaan evaluasi kepuasan stakeholders PJM mengacu kepada Manual Prosedur
Evaluasi Kepuasan Pelanggan PJM (00009 02016). Sesuai MP tersebut, telah ditetapkan bahwa
standar minimal tingkat kepuasan, untuk pimpinan adalah 85%, sedangkan untuk stakeholders
lain adalah 75%.
Evaluasi Kepuasan Pimpinan UB terhadap kinerja PJM diperoleh berdasarkan isian
kuisioner kepuasan Rektor dan para Pembantu Rektor. Hasil rekapitulasi kuisioner tersebut
diperoleh rata-rata tingkat kepuasan pimpinan sebesar 89,42%, hal ini merupakan nilai yang
sangat berarti bagi PJM, karena ini berarti PJM perlu dipertahankan keberadaan dan kinerjanya.
93,83
86,67
92,1790,89
80,00
85,00
90,00
95,00
100,00
Rektor PR-1 PR-2 PR-3 Rerata
Tin
gkat
Kep
uasan
(%
)
Pimpinan UB
Standar Minimal
Tingkat Kepuasan
Gambar 1. Tingkat Kepuasan Pimpinan UB terhadap Kinerja PJM
Kepuasan stakeholders lain dibagi menjadi dua bagian, yaitu internal dan eksternal.
Untuk stakeholders internal, diperoleh dari rata-rata tingkat kepuasan unit kerja (UKPA dan
UKPPA) terhadap pelaksanaan kegiatan/program PJM, misalnya: AIM, Monevin PHK dan
pendampingan akreditasi PS.
5
Dari hasil rekapitulasi umpan balik stakeholders internal diperoleh tingkat kepuasan
sebesar 87,42%. Nilai ini masih di atas standar minimal 75%. Hal ini menunjukkan bahwa
stakeholders internal (dosen dan karyawan) memberikan apresiasi yang baik terhadap kinerja
PJM, khususnya melalui kegiatan-kegiatan di lingkungan internal UB. Namun demikian, terdapat
beberapa kritik dan masukan terhadap PJM yang perlu ada tindak lanjut dan perbaikan untuk
masa mendatang. Masukan dan kritik yang perlu mendapat perhatian adalah dalam hal
kerapian dan ketertiban manajerial, serta kompetensi fasilitator/fungsionaris PJM dalam
menjalankan tugas.
91,09
84,11
95,56
78,91
87,42
60,00
65,00
70,00
75,00
80,00
85,00
90,00
95,00
100,00
AIM Monevin PHK
Refreshing KPM
Workshop SPMI-ISO
Rerata
Tin
gkat
Kep
uasan
(%
)
Kegiatan PJM
Standar Minimal Tingkat Kepuasan
Gambar 2. Tingkat Kepuasan Stakeholders Internal PJM
Sedangkan dari hasil rekapitulasi umpan balik stakeholders eksternal diperoleh tingkat
kepuasan sebesar 93,85%. Nilai tersebut juga masih jauh di atas standar minimal tingkat
kepuasan 75%. Hal ini menunjukkan bahwa stakeholders eksternal (khususnya PTN dan PTS)
sangat membutuhkan bimbingan dalam bentuk pelatihan, magang, studi banding dan lain-lain
untuk dapat mengimplementasikan SPMI di institusi masing-masing. Selain itu, stakeholders
eksternal juga merasakan bahwa layanan publik yang disediakan PJM sangat sesuai dengan
kebutuhan untuk pengembangan SPMI di PTN dan PTS mitra.
Masukan dan kritik yang didapat dari stakeholders eksternal terkait layanan yang
diberikan PJM, terutama dalam hal sistem layanan dan sarana kegiatan.
88,59
99,96
93,00 93,85
70,00
75,00
80,00
85,00
90,00
95,00
100,00
Pelatihan Magang Studi Banding Rerata
Tin
gkat
Kep
uasan
(%
)
Jenis Layanan
Standar Minimal Tingkat Kepuasan
Gambar 3. Tingkat Kepuasan Stakeholders Eksternal PJM
6
3.3 Tindak Lanjut atas Temuan AIM UKPPA Siklus 3
3.4 Tindak Lanjut atas Temuan Second Stage Assessment ISO 9001:2008
Berdasarkan Stage 2 Assessment Report untuk SMM ISO 9001:2008 Universitas
Brawijaya, khususnya bagian PJM (Lampiran 5), diperoleh satu ketidaksesuaian minor dan tiga
observasi, sebagai berikut:
1. Sebuah ketidaksesuaian minor terjadi dalam proses Audit Internal: Tidak ada persyaratan
untuk memastikan waktu (deadline) pelaporan hasil audit, dan waktu untuk merespon
temuan (klarifikasi). Ringkasan hasil audit tidak didukung oleh form borang klarifikasi, dan
Tindak lanjutnya tidak menyertakan adanya verifikasi tindakan.
2. Tabel kompetensi auditor tidak diperbarui, misalnya: ditemukan bahwa Prof. Diana Arfiati
adalah auditor untuk Fakultas Ekonomi di 15 Juni 2011, tetapi pada saat audit tidak ada
bukti bahwa Prof. Diana Arfiati memenuhi syarat sebagai auditor internal.
3. Pertemuan rutin telah dilakukan setiap minggu dan berbagai hal telah dibahas, namun
kepuasan pada pegawai pada pelatihan yang dilakukan PJM tahun 2011 belum masuk
dalam notulen rapat.
4. Status dan pentingnya area yang akan diaudit dapat dianggap sebagai masukan untuk
program audit, seperti juga hasil audit sebelumnya.
Untuk memperbaiki temuan NC minor tersebut, maka Wakabid AIM dan anggota telah
melakukan kajian dan merumuskan program kerja dan sasaran mutu bidang AIM sesuai saran
dari Auditor LRQA (dapat dilihat di bagian selanjutnya), yaitu menetapkan batas waktu
penyerahan laporan hasil AIM dan batas waktu auditee untuk memberikan klarifikasi terhadap
temuan AIM (Temuan 1). Selain itu, Wakabid AIM dan anggota juga menyiapkan evaluasi
kompetensi auditor internal, yang nantinya akan digunakan untuk menetapkan para auditor
internal yang layak dan tidak layak untuk melakukan AIM, evaluasi tersebut juga diperoleh dari
hasil umpan balik auditee terhadap auditor (Temuan 2).
Mengenai diskriminasi dalam AIM (Temuan 4), yaitu perlu atau tidaknya AIM untuk unit
kerja yang dianggap sudah sesuai persyaratan, maka Wakabid AIM dan anggota serta Tim PJM
yang lain sepakat, bahwa AIM akan tetap dilakukan untuk semua unit kerja (UKPA dan UKPPA),
baik yang sudah bagus terlebih lagi untuk yang masih kurang bagus. Pertimbangannya adalah
untuk mengantisipasi menurunnya semangat dalam membudayakan mutu di semua unit kerja
di UB. Untuk itu, AIM yang akan datang akan dibedakan lingkupnya, antara unit kerja yang
sudah bagus dengan unit kerja yang kurang bagus.
Sistem evaluasi kepuasan untuk stakeholders PJM (pimpinan, stakeholders internal dan
stakeholders eksternal) akan diperbaiki lagi sesuai kebutuhan dan kedalaman evaluasi. Borang
evaluasi kepuasan dan umpan balik akan diperbaiki dan dilakukan untuk siapa saja yang terlibat
dalam kegiatan PJM (Temuan 3).
7
3.5 Penyusunan Program Kerja dan Sasaran Mutu
Dalam menyusun Program Kerja PJM 2012 dan Sasaran Mutu PJM 2012-2014, masing-
masing Wakabid dan anggota diharuskan menyusun konsep terlebih dahulu, kemudian pada
rapat pleno PJM tanggal 20 dan 27 Desember 2011 dilakukan finalisasi dan penetapan oleh
seluruh tim PJM.
Berdasarkan hasil rapat pleno PJM tersebut telah disusun Program Kerja PJM 2012
sebagai berikut:
No. Kegiatan Jan
Peb
Mar
Apr
Mei
Jun
Jul
Agt
Sep
Okt
Nop
Des
PIC/Peserta
1 Management Representative
MR
1.1 Evaluasi kepuasan pimpinan terhadap kinerja PJM
V V
1.2 Tinjauan manajemen (management review)
V V
1.3 Evaluasi kinerja Personil PJM, termasuk staf
V
1.4 Update pemetaan kompetensi Tim PJM
V
1.5 Menindaklanjuti Temuan Audit Internal dan Audit Ekternal (khusus untuk PJM)
V V
2 Bidang Pelayanan Umum
2.1 Updating website: http://pjm.ub.ac.id
V AK
2.2 Pengadaan Barang PJM V YWES
2.3 Manajemen Aset PJM V V V V V V V V V V V V WFA
2.4 Administrasi Keluhan <insidental>
V V V V V V V V V V V V WFA, Tim PJM
2.5
Penyediaan Technical Assisstance (TA) dan Tenaga Ahli bidang SPMI, AIM, Monevin PHK dan Akreditasi PS <insidental>
V V V V V V V V V V V V YWES, Tim PJM, outsourching
2.6 Penyediaan Narasumber untuk Workshop/Seminar/ Lokakarya <insidental>
V V V V V V V V V V V V YWES, Tim PJM, outsourching
2.7 Fasilitasi Benchmark (Studi Banding dan Konsultasi) tentang SPMI <insidental>
V V V V V V V V V V V V YWES, Tim PJM, outsourching
2.8 Magang <insidental> V V V V V V V V V V V V YWES, Tim PJM
2.9 Sertifikasi Auditor Internal Mutu UB
V Wakabid Pelayanan Umum, Wakabid AIM
2.10 Pelatihan Menyusun Dokumen Akreditasi PS, bagi Ketua PS dan Tim
V
Wakabid Pelayanan Umum, Wakabid Akreditasi Nasional
2.11
Pelatihan Perancangan SPMI dan Sertifikasi Auditor Internal Mutu PT untuk Stakeholder Eksternal
V V V V V Wakabid Pelayanan Umum
2.12 Pelatihan Menyusun Dokumen Akreditasi PS untuk
V V Wakabid Pelayanan Umum
8
No. Kegiatan Jan
Peb
Mar
Apr
Mei
Jun
Jul
Agt
Sep
Okt
Nop
Des
PIC/Peserta
Stakeholder Eksternal
3 Bidang Pengembangan SPMI
3.1
Melakukan review dan revisi SPMI UB yang ada (kelembagaan, dokumentasi, database) termasuk dokumen rekaman dan MP
V Wakabid Pengembangan SPMI
3.2 Mendampingi Evaluasi Kepuasan pelanggan UB
V Wakabid Pengembangan SPMI
3.3
Menguatkan GJM UJM dalam melakukan ED rutin dan pemutakhiran PDPT (survey profil, peran dan fungsinya)
V V Wakabid Pengembangan SPMI
3.4 Melakukan audit internal PJM V V Wakabid Pengembangan SPMI & MR
3.5 Melakukan revisi atas temuan audit internal dan sosialisasi ke semua unit kerja+website UB
V
Wakabid Pengembangan SPMI & Wakabid AIM
3.6
Penyusunan konsep standar organisasi dan pembimbingan mahasiswa Pasca Sarjana (Pasca Sarjana, Fakultas, Komite Penjaminan Mutu)
V V Wakabid Pengembangan SPMI
3.7 Pengembangan IT-based procedure (kerjasama dengan UPPTI)
V V Wakabid Pengembangan SPMI & UPPTI
3.8
Standarisasi kualifikasi Dosen dan Tenaga Kependidikan (kerjasama dengan LP3 dan BAU)
V V Wakabid Pengembangan SPMI, LP3 & BAU
3.9 Evaluasi & Laporan kegiatan pengembangan SPMI UB
V V Wakabid Pengembangan SPMI
4 Bidang AIM
4.1
Koordinasi perumusan ruang lingkup AIM, penyusunan materi sosialisasi dan borang, serta evaluasi auditor internal mutu UB
V Wakabid AIM
4.2 Workshop peningkatan kompetensi auditor UKPA & UKPPA
V Wakabid AIM
4.3 Sosialisasi AIM UKPA Siklus 10 dan UKPPA Siklus 4
V Wakabid AIM
4.4 Refreshing AIM UKPA Siklus 10 dan UKPPA Siklus 4
V Wakabid AIM
4.5 AIM UKPA Siklus 10 & Evaluasi Pelaksanaan
V Wakabid AIM
4.6 AIM UKPPA Siklus 4 & Evaluasi Pelaksanaan
V Wakabid AIM
4.7 Pelaporan AIM UKPA Siklus 10 dan AIM UKPPA Siklus 4
V Wakabid AIM
9
No. Kegiatan Jan
Peb
Mar
Apr
Mei
Jun
Jul
Agt
Sep
Okt
Nop
Des
PIC/Peserta
4.8 Workshop Hasil AIM UKPA Siklus 10 dan AIM UKPPA Siklus 4
V Wakabid AIM
4.9
Koordinasi perumusan ruang lingkup AIM, penyusunan materi sosialisasi dan borang, serta evaluasi auditor internal mutu UB
V Wakabid AIM
4.10 Workshop peningkatan kompetensi auditor UKPA & UKPPA
V Wakabid AIM
4.11 Sosialisasi AIM UKPA Siklus 11 dan UKPPA Siklus 5
V Wakabid AIM
4.12 Refreshing AIM UKPA Siklus 11 dan UKPPA Siklus 5
V Wakabid AIM
4.13 AIM UKPA Siklus 11 & Evaluasi Pelaksanaan
V V Wakabid AIM
4.14 AIM UKPPA Siklus 5 & Evaluasi Pelaksanaan
V V Wakabid AIM
4.15 Pelaporan AIM UKPA Siklus 11 dan AIM UKPPA Siklus 5
V Wakabid AIM
4.16 Workshop Hasil AIM UKPA Siklus 11 dan AIM UKPPA Siklus 5
V Wakabid AIM
5 Bidang Akreditasi Nasional
5.1 Rapat Koordinasi Monitoring Ijin Program Studi (termasuk vokasi) dan Status Akreditasi
V V V V V V V V V V V V
Wakabid Akreditasi & Anggota, PD-1 & Sekretaris Program, BAAK, Tim EPSBED
5.2 Monitoring Pengembangan SIDEA
V V V V V V V V V V V V
Wakabid Akreditasi & Anggota, Tim Pengembang SIDEA dan PD-1
5.3
Pelatihan Pengisian Dokumen Akreditasi (Buku IIIA, IIIB dan ED), termasuk persiapan surveillance
V V V
Wakabid Akreditasi & Anggota, Wakabid Pelayanan Umum, Tim Akreditasi PS dan Fakultas terkait
5.4 Rapat koordinasi Asesor Internal UB, GJM, PD-1 dan PD-2
V V
Wakabid Akreditasi & Anggota, Tim Asesor Pendamping UB, Tim GJM, PD-1, PD-2
5.5
Penyusunan Dokumen Akreditasi (Buku IIIA, IIIB dan ED) (Konsinyering), bagi PS/vokasi yang telah siap
V V
Wakabid Akreditasi & Anggota, Tim Asesor Pendamping UB, Tim Akreditasi PS
10
No. Kegiatan Jan
Peb
Mar
Apr
Mei
Jun
Jul
Agt
Sep
Okt
Nop
Des
PIC/Peserta
dan Fakultas terkait
5.6 Desk Evaluation Borang Akreditasi
V V V V V V V V V V V V Tim Asesor Pendamping UB
5.7 Visitasi PS Penyusun Akreditasi V V V V V V V V V V V V Tim Asesor Pendamping UB
5.8 Pendampingan visitasi akreditasi
V V V V V V V V V V V V Tim Asesor Pendamping UB
5.9 Kompilasi data dan pelaporan V V Wakabid Akred. Nas & Anggota
5.10 Penyampaian Laporan kepada Rektor
V V Wakabid Akred. Nas & Anggota
6 Bidang Monevin PHK
6.1 Monevin PHK Tengah Tahun 2012
V V V V V V Wakabid Monevin PHK
6.2 Monevin PHK Akhir Tahun 2012
V V V Wakabid Monevin PHK
7 Bidang ISO dan Akreditasi Internasional
7.1 Surveillance ISO 9001:2008 ke-1 Tahun 2012
V V V V V V Wakabid ISO & Akreditasi Internsl
7.2 Surveillance ISO 9001:2008 ke-2 Tahun 2012
V V V V V V Wakabid ISO & Akreditasi Internsl
7.3 Akreditasi Internasional V V V V V V V V V V V Wakabid ISO & Akreditasi Internsl
7.4
Pengembangan Public Service untuk awareness dan persiapan sertifikasi ISO 9001 perguruan tinggi (kerjasama dengan Wakabid Pelayanan Umum)
V V V V V V
Wakabid ISO & Akreditasi Internasional, Wakabid Pelayanan Umum
7.5 Pendampingan dan Monitoring Sertifikasi ISO 17025 (Laboratorium Uji)
V V V V V V V V V V V V Wakabid ISO & Akreditasi Internsl
7.6 In house training “Lead Auditor” ISO 9001:2008
V Wakabid ISO & Akreditasi Internsl
Sedangkan Sasaran Mutu PJM untuk 2012-2014 adalah sebagai berikut:
No. Indikator Kinerja Baseline
2011 Target Capaian
2012 2013 2014
1 Management Representative
1.1 Tingkat kepuasan pimpinan terhadap kinerja PJM (%)
80 80 85 90
1.2 Tingkat kepuasan stakeholder selain pimpinan terhadap kinerja PJM (%)
80 80 85 90
2 Bidang Pelayanan Umum
2.1 Evaluasi kepuasan stakeholder terhadap website PJM (persen jumlah orang yang memberikan tingkat kepuasan 80%)
- 70 80 85
2.2 Tingkat kesesuaian hasil pengadaan barang PJM (%)
58 70 80 85
2.3
Evaluasi kepuasan terhadap layanan Technical Assisstance (TA), Narasumber, layanan Studi Banding dan Konsultasi, layanan magang, layanan pelatihan
80 82 85 87
11
No. Indikator Kinerja Baseline
2011
Target Capaian
2012 2013 2014
(persen jumlah orang yang memberikan tingkat kepuasan 80%)
3 Bidang Pengembangan SPMI
3.1 Kepuasan pelanggan (%) 70,4 75 80 85
3.2 Penguatan implementasi SPMI & peran GJM /UJM
Kegiatan insidental
terutama saat audit dan akreditasi
ED UB, 100% fakultas; 50%
PS melalui SIDEA
ED UB 100%fakultas
& PS
ED UB 100%fakultas
& PS
3.3 Standarisasi kualifikasi SD Organisasi Sesuai BANPT
Konsep Standar Dosen
Konsep Standar
Ruang kuliah
Konsep standar
pengelolaan Lab.
3.4 Implementasi SPMI di laboratorium Manual
prosedur softcopy
Pengembangan IT-based procedure
Peningkatan kepuasan pe-layanan Lab.
Peningkatan kinerja Lab.
3.5 Implementasi SPMI di PS Pasca Sarjana
Kelembaga-an Komite
Penjaminan Mutu (KPM)
Penyusunan standar
Monev Monev rutin
4 Bidang AIM
4.1 Jumlah Auditor diseluruh Universitas (orang)
126 146 166 186
4.2 Tingkat Kepuasan Auditee terhadap pelaksanaan AIM (%)
80 80 85 90
4.3 Tingkat Kepuasan Auditor terhadap pelaksanaan AIM (%)
80 80 85 90
4.4 AIM untuk Manajemen Laboratorium (%) 0 35 70 100
5 Bidang Akreditasi Nasional
5.1 Ijin Operasional PS (unit/unit) na 116/145 145/145 145/145
5.2 Tingkat Kepuasan PS terhadap proses pendampingan akreditasi (%)
80 80 85 90
5.3 Jumlah PS yang mengirimkan dokumen akreditasi ke BAN-PT
22/53 64/64 45/45 13/13
6 Bidang Monevin PHK
6.1 Tingkat kepuasan grantee terhadap pelaksanaan Monevin PHK (%)
80 82 84 86
6.2 Jumlah grantee yang memenuhi skor Monevin PHK minimal 300 (%)
50 75 75 100
6.3 Jumlah PHK yang dihentikan (%) 0 0 0 0
7 Bidang ISO dan Akreditasi Internasional
7.1
Penerapan ISO, berdasarkan Kepuasan Pendampingan, temuan Audit & Surveillance, Pemberian Informasi dan Workshop ISO (%)
70 75 80 85
7.2
Akreditasi PS Internasional, berdasarkan Kepuasan pendampingan unit kerja, pemberian Informasi dan Workshop Akreditasi Internasional, Kesesuaian capaian jumlah PS terakreditasi (%)
na 60 70 75
7.3 Layanan Publik (pelatihan dan konsultasi ISO), berdasarkan Kepuasan pelanggan, jumlah peminat layanan, dll (%)
na 70 75 80
7.4 Sertifikasi ISO17025, berdasarkan Kepuasan pendampingan, temuan Audit & Surveillance, Layanan Informasi dan
60 70 75 80
12
No. Indikator Kinerja Baseline
2011
Target Capaian
2012 2013 2014
pelatihan (%)
7.5 Kinerja Bidang ISO dan Akreditasi Internasional sesuai penilaian pimpinan (%)
80 85 90 95
3.6 Continual Improvement
...........................
13
IV. Lampiran
Lampiran 1. Daftar Hadir Tim PJM
14
15
16
Lampiran 2. SK Rektor tentang Tim PJM
17
18
19
Lampiran 3. Capaian Sasaran Mutu PJM
No Indikator Target Capaian
2008 Target 2009
Capaian
2009 Target 2010
Capaian
2010 Target 2011
Capaian
2011
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
1 UB menjalankan sistem penjaminan mutu yang didukung oleh keberadaan
manual mutu dan implementasinya
100
- SPM yang dikembangkan di tingkat
universitas
SPM
Akademik SPMI SPMI SPMI SPMI SPMI SPMI
- Unit kerja tingkat fakultas yang mengembangkan SPM (unit, %)
12 100
12 100
12 100
12 100
14 100
12 100
14 100
- Unit kerja tingkat jurusan yang
mengembangkan SPM (unit, %)
37
97
39
100
39
100
40
100
36
100
42
100
36*
100
- Unit kerja penunjang pelaksana akademik (unit, %)*
1/19 (5)
5/19 (26)
5/19 (26)
11/19 (58)
10/19 (52)
19/19 (100)
17* (100)
- Institusi yang dilayani PJM untuk studi banding, magang dan diklat dll. (PT)
6 11 11 20 31 40 49
2 Lingkup Penerapan ISO di UB* 100
- Sistem Manajemen Mutu ISO
9001:2008 PJM
PJM, 3
Satker
PJM, 3
Satker
4 satker,
Fak. & Jur.
10 satker,
Fak. & Jur. UB UB
- Perbaikan Berkelanjutan ISO 9004 - - - - - PJM -
- Pengujian Laboratorium ISO 17025 - LSIH LSIH LSIH LSIH LSIH LSIH
3 Implementasi Sistem Penjaminan Mutu di seluruh unit kerja dengan bukti
laporan audit
100
- Unit kerja tingkat fakultas yang mengikuti Audit Internal Mutu (unit,
%)
12
100
12
100
12
100
13
100
13
100
13
100
14
100
- Unit kerja tingkat jurusan yang mengikuti Audit Internal Mutu (unit,%)
37 97
39 100
39 100
40 100
36 100
42 100
36 100
- Unit kerja penunjang pelaksana
akademik yang mengikuti Audit Internal Mutu (unit, %)*
0
0
0
0
0
0
19
100
10
52
19
100
17*
100
- Jumlah penerima hibah yang diputus Dikti
0 0 0 0 0 0 0
20
No Indikator Target Capaian
2008 Target 2009
Capaian
2009 Target 2010
Capaian
2010 Target 2011
Capaian
2011
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
4 Standarisasi Akreditasi PS S-1, S-2, S-3* 70,15
Jumlah PS S-1 terakreditasi A untuk PS perpanjangan
16/29 29/32 16/33 20/32 18/33 24/32 21/29
Jumlah PS S-1 terakreditasi B untuk PS
baru 2/5 7/9 7/9 11/11 7/9 15/12 4/38
Jumlah PS S-2 terakreditasi A 7/17 7/26 0/21 0/21 0/21 4/21 4/47
Jumlah PS S-3 terakreditasi A 0/10 0/10 1/9 1/12 1/9 3/13 2/23
Status AIPT B A A A A A A
5 PJM UB menerima dana tahunan peningkatan mutu internal serta
akreditasi, secara terus menerus (xRp
1.000.000,-)
1.200 1.500 1.080 1.600 1.800 1.750 2.154
(100)
Rata-rata capaian indikator 93,7% 88% 86% 94%
21
Lampiran 4. Daftar Temuan AIM UKPPA Siklus 3 untuk PJM
22
Lampiran 5. Stage 2 Assessment Report QMS ISO 9001:2008
Assessor: Dede Gunawan (ID 04315)/ Firdha Basbeth (New Assessor)
Assessment of:
Pusat Jaminan Mutu (PJM) Auditee(s): Prof Dr. M. Bisri, and staff
Audit trails and sources of evidence: Interview with management and staff, Internal Quality Audit Accreditation - BAN PT monitoring PJM Program Y 2007-2012
Evaluation and conclusions: PJM mainly has three main tasks: to develop internal quality assurance, maintain and improve university accreditation, and to monitor and evaluate the fund and grants received for research purposes. There is a significant improvement on the development of quality assurance indicated by the number of internal audits commenced, and the numbers of programs which has been accredited by the government with A classification. There are room for improvement in PJM highlighted below: 1. A minor non conformity was raised to address issues in the process of Internal Audits
(see findings log).
2. The table of auditor competency was not updated, it was found that Prof Dr Diana Arfiati was an auditor to Fakultas Ekonomi in June 15th 2011, however at the time of the audit there was no evidence that Prof Diana qualified as an internal auditor.
3. Routine meeting has been conducted every week and various matters have been
discussed, however attendant’s satisfaction on training conducted in PJM in 2011 was not captured in the minutes of meeting.
4. The status and importance of the areas to be audited can be considered as an input to
the audit program, as well as results of previous audits.
23
Assessment Findings Log - SUB REPORT ISO 9001:2008
Grade Status Finding Corrective Action Review
Process / aspect
Date Reference Clause
1 2 3 4 5 6 7 8
Minor NC
New There was no requirements has been set to ensure that time to reporting audit result, and time to response corrective actions are taken without undue delay.
The audit summary was not supported by the audit forms which define corrective actions and their causes, and Follow-up activities were not including the verification of the actions. Some evidences are: audit conducted in June 15, 2011 to Faculty of Economy, and June 17, 2011 to Jurusan Ekonomi
Action plan has to be made by auditee and send to LRQA within 90 days from closing meeting. The action plan consist of investigation of root cause problem and corrective action to be taken.
PJM 18 Oct 11
1110JKADGX/FBZ16
8.2.2