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UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL
Campus Arturo Ruíz Mora
Santo Domingo
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS.
Carrera de Ingeniería en Finanzas y Auditoría CPA.
Tesis previa a la obtención del título de:
INGENIERO EN FINANZAS Y AUDITORÍA CPA.
DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO APLICADO A LA CLINICA
BERMUDEZ, PARA MEJORAR SU EFICIENCIA Y
PRODUCTIVIDAD, SANTO DOMINGO, 2010
Autor:
Guillermo Ermél Vivar Beltrán
Directora de Tesis:
Dra. Clemencia Carrera N.
Santo Domingo - Ecuador
Julio, 2011
ii
DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO APLICADO A LA CLÍNICA BERMÚDEZ, PARA MEJORAR SU
EFICIENCIA Y PRODUCTIVIDAD, SANTO DOMINGO, 2010
Dra. Clemencia Carrera Naranjo.
DIRECTORA DE TESIS _________________________
APROBADO
Ing. Patricio Analuisa MBA.
PRESIDENTE DEL TRIBUNAL _________________________
Lic. José Ibarra Msc.
MIEMBRO DEL TRIBUNAL _________________________
Econ. Oscar Morales
MIEMBRO DEL TRIBUNAL _________________________
Santo Domingo, ______ de _________________ de 2011
iii
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL
Campus Arturo Ruíz Mora
Santo Domingo
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS.
Carrera de Ingeniería en Finanzas y Auditoría CPA.
Tema: DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO APLICADO A LA
CLINICA BERMUDEZ, PARA MEJORAR SU EFICIENCIA Y
PRODUCTIVIDAD, SANTO DOMINGO, 2010
Autor: Guillermo Ermél Vivar Beltrán
Directora: Dra. Clemencia Carrera Naranjo
Del contenido del presente trabajo se responsabiliza el autor
_____________________________
Firma
iv
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL.
Campus Arturo Ruíz Mora
Santo Domingo
INFORME DEL DIRECTOR DE TESIS
Santo Domingo a, ___ de ______________ del 2011
Ingeniera
Katiuska Rosero
DIRECTORA ACADÉMICA
Presente.-
De mi consideración:
Mediante el presente tengo a bien informar que el presente trabajo de investigación bajo
el tema: “Dseño del sistema de control interno administrativo y financiero aplicado a la
Clínica Bermúdez, para mejorar su eficiencia y productividad, Santo Domingo, 2010”,
propuesto por el Sr. Guillermo Ermél Vivar Beltrán, doy fe que ha sido elaborada
bajo mi supervisión y control, luego de haber sido concluido el tratamiento de los
contenidos se encuentra en condiciones de ser defendido.
Particular que comunico a usted para los fines pertinentes.
Atentamente,
Dra. Clemencia Carrera N.
DIRECTORA DE TESIS.
v
DEDICATORIA
Dedico el presente trabajo y todo el esfuerzo que fue necesario para su elaboración, a mi
amada madre Norma Vivar B. y a mi amada abuelita Victoria Beltrán S., que con su
gran amor ha permitido que mi vida tome este sentido y llegue hasta este punto
terminado un paso más de mi preparación académica. Les dedico mi tesis porque
gracias a su cariño, compresión, confianza y apoyo se constituyeron el pilar
fundamental para su preparación.
Dedico esta tesis también a una persona muy importante que aunque ya no está con
nosotros fue uno de los factores primordiales en mi formación y que me encamino por
el sendero del bien, mi abuelito Francisco Vivar Palacios.
A todos mis familiares que estuvieron pendientes del trabajo que realizaba, que
aportaron con sus palabras de aliento y consejos en los momentos precisos, que con su
preocupación sobre mi bienestar fueron un apoyo moral guía fundamental.
A alguien muy especial, que influyó mucho en la elaboración de este trabajo, Cynthia
Ortíz L., que supo apoyarme moralmente y extender sus brazos para ayudarme en las
más difíciles tareas de manera incondicional y con su cariño me aliento en todo
momento a seguir adelante.
A mis amigos, a todos aquellos que estuvieron a mi lado, que gracias a su apoyo y sus
consejos me permitieron aclarar dudas frente a las realidades que pudieron presentarse,
a quienes me supieron orientan en determinados momentos.
Dedico mi trabajo a todas las personas que ponen todo su esfuerzo para cumplir con sus
metas y objetivos y que a pesar de las adversidades salen adelante.
Guillermo Ermél Vivar Beltrán
vi
AGRADECIMIENTOS
Primeramente doy infinitamente gracias a Dios, por darme la oportunidad de vivir y por
todas las bendiciones que día a día recibo, por ser mi fortaleza espiritual y darme el
valor necesario para enfrentar y cumplir con cada reto y proyecto que se presente.
Agradezco inmensamente a mi madre y mi abuelita que han sido quienes me lo ha dado
todo y que gracias a su esfuerzo, comprensión y la confianza que han deposito en mí, he
tenido la oportunidad de desarrollarme intelectualmente. Además por todos los buenos
valores que me han inculcado, especialmente a no rendirme frente a las adversidades y
por ser ellas quienes permitieron hacer realidad una de mis metas, llegar a ser un
profesional.
A todos mis familiares y amigos cercanos que han sido una fuente importante de
consejos, palabras sabias y apoyo en todo momento, buscando siempre mi bienestar y
perfeccionamiento como persona e intelectualmente, contribuyeron positivamente en la
realización del presente trabajo.
Agradezco a la Universidad Tecnológica Equinoccial, que abrió sus puertas y me acogió
gratamente en el transcurso de mi carrera; a los profesores que me brindaron sus
enseñanzas, dándome la oportunidad de cimentar mis conocimientos en bases sólidas, y
que a más de las directrices académicas me guiaron a través de valores éticos y morales.
De manera especial quiero manifestar toda la gratitud que tengo hacia la Dra. Clemencia
Carrera, que gracias a su paciencia, motivación, preocupación y valiosas enseñanzas y
consejos permitieron hacer realidad culminación de mi tesis, siendo ella un papel
fundamental para su preparación.
Guillermo Ermél Vivar Beltrán
vii
INDICE DE CONTENIDOS
Descripción Pág.
Portada.…………………………………………………………………................. i
Hoja de Sustentación y Aprobación de los integrantes del Tribunal……………... ii
Hoja de Responsabilidad del Autor………………………………………………. iii
Informe de Aprobación del Director de Tesis…………………………………….. iv
Dedicatoria………………………………………………………………………... v
Agradecimiento…………………………………………………………………… vi
Índice……………………………………………………………………………… vii
Resumen…………………………………………………………………………... xvi
CAPITULO I
INTRODUCCION
1.1 Antecedentes ………………………………………………………….. 1
1.1.1 Antecedentes históricos ………………………………………………. 1
1.1.1.1 Empresa………………………………………………………………... 1
1.1.1.2 Control interno…………………………………………………………. 2
1.1.2 Antecedentes científicos……………………………………………….. 4
1.1.3 Antecedentes prácticos……………………………………………….... 6
1.1.4 Importancia del estudio………………………………………………… 8
1.2 Limitaciones del estudio……………………………………………….. 9
1.3 Alcance del trabajo…………………………………………………….. 12
1.4 Objetivo general del estudio………………………………………….... 14
1.4.1 General…………………………………………………………………. 14
1.4.2 Específicos……………………………………………………………... 14
1.5 Justificación……………………………………………………………. 14
1.5.1 Conveniencia…………………………………………………………… 14
1.5.1.1 Impacto social………………………………………………………….. 15
1.5.1.2 Impacto teórico……………………………………………………….... 15
1.5.1.3 Impacto metodológico…………………………………………………. 16
1.5.2 Implicancia práctica……………………………………………………. 16
1.5.2.1 Impacto ambiental……………………………………………………… 17
viii
1.5.2.2 Factibilidad…………………………………………………………….. 17
1.6 Hipótesis o idea a defender del estudio……………………………….... 17
1.6.1 Variables Independientes………………………………………………. 17
1.6.2 Variables Dependientes………………………………………………… 18
1.6.3 Indicadores……………………………………………………………... 18
CAPITULO II
MARCO DE REFERENCIA
2.1 Antecedentes…………………………………………………………… 19
2.1.1 Generalidades de Control Interno……………………………………… 19
2.1.2 Clasificación del control interno……………………………………….. 23
2.1.2.1 Controles internos generales…………………………………………… 23
2.1.2.2 Controles internos específicos…………………………………………. 23
2.1.2.3 Control interno administrativo…………………………………………. 23
2.1.2.4 Control interno contable………………………………………………... 23
2.1.3 Tipos de Controles Generales………………………………………….. 24
2.1.3.1 Conciencia de control………………………………………………….. 24
2.1.3.2 Estructura organizacional………………………………………………. 25
2.1.3.3 Personal………………………………………………………………… 25
2.1.3.4 Protección de los activos y registros…………………………………… 25
2.1.3.5 Separación de funciones……………………………………………….. 25
2.1.3.6 Características del Control Interno Fiable……………………………… 26
2.1.3.6.1 Plan de organización…………………………………………………… 26
2.1.3.6.2 Sistemas de procedimientos de autorización y de registro……………... 27
2.1.3.6.3 Prácticas de sondeo…………………………………………………….. 28
2.1.3.7 Calidad del personal……………………………………………………. 29
2.1.3.8 Sistema fiable…………………………………………………………... 30
2.1.4 Componentes del Control Interno……………………………………… 30
2.1.4.1 Entorno de control……………………………………………………… 31
2.1.4.2 Evaluación de los riesgos………………………………………………. 32
2.1.4.3 Actividades de control...………..……………………………………… 34
2.1.5 Información y comunicación..………………………………………….. 35
2.1.5.1 Supervisión o monitoreo..……………………………………………… 35
2.1.6 Sistema de Control Interno…………………………………………….. 36
2.1.7 Elementos del sistema de control interno……………………………… 37
ix
2.1.8 Objetivos del Control Interno…………………………………………. 37
2.1.9 Manual de Procedimientos…………………………………………….. 38
2.1.9.1 Contenido del manual de procedimientos……………………….……... 40
2.1.9.2 Mejoramiento continuo………………………………………………… 41
2.1.9.3 Objetivos y políticas……………………………………………………. 42
2.1.10 La Evaluación del Sistema de Control Interno………………………… 43
2.1.10.1 Seguimiento del sistema de control interno…………………………… 43
2.1.10.2 Objetivos de la evaluación del control interno………………………… 44
2.1.10.3 Fases del estudio y evaluación del sistema de control interno………… 44
2.1.10.4 Métodos de evaluación………………………………………………… 46
2.1.10.5 Técnicas de evaluación………………………………………………… 47
2.1.11 Técnicas Específicas de Control………………………………………. 47
2.1.11.1 Documentación………………………………………………………... 47
2.1.11.2 Registro oportuno y adecuado de las transacciones y operaciones..…... 48
2.1.11.3 Autorización y ejecución de las transacciones y otras operaciones..….. 48
2.1.11.4 Separación de funciones.………………………………………………. 49
2.1.11.5 Supervisión…………………………………………………………….. 49
2.1.11.6 Acceso a los recursos y responsabilidad ante los mismos.…………….. 50
2.1.11.7 Resolución inmediata de los resultados del examen..………………….. 50
2.1.12 Principios de Control Interno………………………………………….. 51
2.1.13 El control interno y la práctica de la Auditoría………………………… 52
2.1.14 Matriz de Control Interno……………………………………………... 53
2.1.15 Limitaciones del Control Interno……………………………………… 55
2.1.16 Ventajas del Control Interno…………………………………………... 56
2.3 Marco Conceptual……………………………………………………... 58
2.3 Marco Legal…………………………………………………………… 64
CAPITULO III
METODOLOGIA
3.1 Situación actual………………………………………………………… 67
3.1.1 Filosofía institucional………………………………………………….. 67
3.1.2 Objetivos generales de la Clínica Bermúdez…………………………... 67
3.1.3 Funciones generales de la Clínica Bermúdez………………………….. 68
3.1.4 Normas y disposiciones generales……………………………………... 69
3.1.5 Estructura orgánica……………………………………………………... 69
x
3.1.6 Estructura organizacional y definición de funciones…………………... 69
3.1.6.1 Niveles directivos……………………………………………………… 70
3.1.6.2 Prestación de servicios………………………………………………… 72
3.1.6.3 Servicios técnicos……………………………………………………… 73
3.1.6.4 Área administrativa……………………………………………………. 73
3.1.7 Servicios que se ofrecen……………………………………………….. 75
3.1.7.1 Servicios médicos……………………………………………………… 75
3.1.7.2 Servicios auxiliares de diagnóstico……………………………………. 79
3.1.7.3 Servicios técnicos de colaboración médica……………………………. 79
3.1.7.4 Tarifario de precios por servicio……………………………………….. 80
3.1.7.5 Tarifario de precios del laboratorio……………………………………. 81
3.1.7.6 Servicios físicos……………………………………………………….. 82
3.1.8 FODA Institucional…………………………………………………… 83
3.1.8.1 Fortalezas……………………………………………………………… 83
3.1.8.2 Debilidades……………………………………………………………. 83
3.1.8.3 Oportunidades…………………………………………………………. 84
3.1.8.4 Amenazas……………………………………………………………… 84
3.2 Aspectos metodológicos del estudio…………………………………... 85
3.2.1 Métodos del estudio…………………………………………………… 85
3.2.1.1 Método inductivo……………………………………………………… 85
3.2.1.2 Método deductivo……………………………………………………... 85
3.2.1.3 Método de análisis……………………………………………………... 85
3.2.2 Fuentes para obtener la información…………………………………... 86
3.2.2.1 Primarias.………………………………………………………………. 86
3.2.2.2 Secundarias……………………………………………………………. 86
3.2.3 Técnicas para obtener la información…………………………………. 86
3.3 Población y muestra…………………………………………………… 87
3.3.1 Población del estudio………………………………………………….. 87
3.3.2 La muestra del estudio………………………………………………… 87
3.4 Análisis e interpretación de los datos…………………………………. 88
3.4.1 Encuestas……………………………………………………………… 88
3.4.2 Entrevistas…………………………………………………………….. 107
3.5 Procesos de la Clínica Bermúdez……………………………………... 107
3.5.1 Consultas médicas…………………………………………………….. 107
3.5.2 Consultas médicas nocturnas…………………………………………. 108
3.5.3 Cirugías……………………………………………………………….. 109
3.5.4 Exámenes de laboratorio……………………………………………… 110
3.5.5 Rayos “X”…………………………………………………………….. 111
3.5.6 Cobranzas……………………………………………………………... 112
xi
3.5.7 Inventario……………………………………………………………... 113
3.5.8 Compras………………………………………………………………. 114
3.5.9 Jornada laboral………………………………………………………… 115
3.5.10 Cancelación de haberes……………………………………………….. 116
3.5.10.1 Proveedores…………………………………………………………… 116
3.5.10.12 Nómina…...…………………………………………………………… 116
3.5.11 Gestión de permisos de funcionamiento……………………………… 117
3.5.12 Convenios empresariales……………………………………………… 117
3.5.13 Atención de pacientes SOAT…………………………………………. 118
3.5.14 Activos Fijos………………………………………………………….. 119
CAPITULO IV
PROPUESTA
4.1 Introducción….……………………………………………………….. 120
4.2 Objetivos……………………………………………………………… 120
4.3 Diseño y estructuración……………………………………………….. 121
4.3.1 Facturación y Cobro en Atención Médica Nocturna…………………. 121
4.3.1.1 Desarrollo del procedimiento…………………………………………. 123
4.3.1.2 Manual de Procesos………………………………………………….... 125
4.3.2 Ventas a Crédito y Cobranzas………………………..……………….. 129
4.3.2.1 Detalle del procedimiento…………………………………………….. 129
4.3.2.2 Manual de Procesos………….………………………………………... 132
4.3.3 Manejo de Inventario…………………………………………………. 136
4.3.3.1 Desarrollo del procedimiento…………………………………………. 136
4.3.3.2 Manual de Procesos………….………………………………………… 140
4.3.4 Control de Inventarios en Servicios de Cirugías, Exámenes de Laboratorio
y Rayos “X”…………………………………………………………………….... 144
4.3.4.1 Desarrollo del procedimiento…………………………………………. 144
4.3.4.2 Manual de Procesos…………………………………………………… 145
4.3.5 Control de la Jornada Laboral………………………………………… 149
4.3.5.1 Desarrollo del procedimiento…………………………………………. 151
4.3.5.2 Manual de Procesos…………………………………………………… 153
4.3.6 Control de Convenios Empresariales…………………………………. 157
4.3.6.1 Desarrollo del procedimiento…………………………………………. 157
4.3.6.2 Manual de Procesos…………………………………………………… 162
4.3.7 Atención de Pacientes SOAT…………………………………………. 166
xii
4.3.7.1 Desarrollo del procedimiento…………………………………………. 166
4.3.7.2 Manual de Procesos………….………………………………………... 168
4.3.8 Activos Fijos…………………………………………………………… 172
4.3.8.1 Desarrollo del procedimiento……………………………………….… 172
4.3.8.2 Manual de Procesos…………………………………………………… 182
4.4. Indicadores de Gestión………………………………………………... 189
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones……………………………………………………………. 194
5.2 Recomendaciones………………………………………………………. 195
Bibliografía………………………………………………………………………. 196
Anexos…………………………………………………………………………… 198
INDICE DE TABLAS
Tabla Nº 1: ¿Qué tiempo labora en la Clínica Bermúdez?.................................. 89
Tabla Nº 2: ¿En qué área labora en la Clínica Bermúdez?.................................. 90
Tabla Nº 3: ¿Ha recibido algún tipo de instrucción sobre la información
corporativa de la empresa?...................................................................................... 91
Tabla Nº 4: Las actividades que Ud. realiza en el área en que se desempeña,
¿están contempladas en algún documento?............................................................ 92
Tabla Nº 5: ¿Conoce Ud. si en la Clínica existe un manual de funciones?......... 93
Tabla Nº 6: ¿Tiene conocimiento si en la Clínica existe un manual de
procedimientos para la ejecución de procesos?...................................................... 94
Tabla Nº 7: ¿Le han dado a conocer las políticas que tiene la Clínica
actualmente?........................................................................................................... 95
Tabla Nº 8: ¿Conoce Ud. si en la Clínica existe una estructura orgánica?.......... 96
Tabla Nº 9: ¿Ha recibido capacitación profesional en la Clínica Bermúdez?..... 97
Tabla Nº 10: ¿La capacitación recibida fue en el área en el que se desempeña?.. 98
Tabla Nº 11: ¿Conoce Ud. si se han implementado controles Administrativos para
xiii
el buen desempeño de las funciones o dinamizar el desenvolvimiento de las
actividades?............................................................................................................. 99
Tabla Nº 12: ¿Conoce Ud. si en la Clínica existe Reglamentación Interna para el
normal funcionamiento?.......................................................................................... 100
Tabla Nº 13: ¿Qué tipo de controles conoce?......................................................... 101
Tabla N° 14: ¿Existen controles sobre la jornada de trabajo?................................ 102
Tabla Nº 15: ¿Qué controles existen?..................................................................... 103
Tabla Nº 16: ¿Conoce Ud. los precios de todos los servicios que presta la
institución?............................................................................................................... 104
Tabla Nº 17: ¿Existen mecanismos de control de los útiles y herramientas de
uso de la Clínica?..................................................................................................... 105
Tabla Nº 18: ¿Cree conveniente que apliquen nuevas formas de Control
Interno en la Clínica?.............................................................................................. 106
INDICE DE GRAFICAS
Gráfico Nº 1: ¿Qué tiempo labora en la Clínica Bermúdez?.................................. 89
Gráfico Nº 2: ¿En qué área labora en la Clínica Bermúdez?................................... 90
Gráfico Nº 3: ¿Ha recibido algún tipo de instrucción sobre la información
corporativa de la empresa?....................................................................................... 91
Gráfico Nº 4: Las actividades que Ud. realiza en el área en que se desempeña,
¿están contempladas en algún documento?.............................................................. 92
Gráfico Nº 5: ¿Conoce Ud. si en la Clínica existe un manual de funciones?........... 93
Gráfico Nº 6: ¿Tiene conocimiento si en la Clínica existe un manual de
procedimientos para la ejecución de procesos?........................................................ 94
Gráfico Nº 7: ¿Le han dado a conocer las políticas que tiene la Clínica
actualmente?............................................................................................................. 95
Gráfico Nº 8: ¿Conoce Ud. si en la Clínica existe una estructura orgánica?............ 96
Gráfico Nº 9: ¿Ha recibido capacitación profesional en la Clínica Bermúdez?....... 97
Gráfica Nº 10: ¿La capacitación recibida fue en el área en el que se desempeña?... 98
Gráfico Nº 11: ¿Conoce Ud. si han implementado controles Administrativos para
el buen desempeño de las funciones o dinamizar el desenvolvimiento de las
actividades?.............................................................................................................. 99
Gráfico Nº 12: ¿Conoce Ud. si en la Clínica existe Reglamentación interna para
el normal funcionamiento?....................................................................................... 100
Gráfico Nº 13: ¿Qué tipo de controles conoce?....................................................... 101
xiv
Gráfico N° 14: ¿Existen controles sobre la jornada de trabajo?............................... 102
Gráfico Nº 15: Si la respuesta anterior fue positiva, ¿Qué controles existen?........ 103
Gráfico Nº 16: ¿Conoce Ud. la forma con la que se establecen los precios de los
servicios que presta la organización?....................................................................... 104
Gráfico Nº 17: ¿Existen mecanismos de control de los útiles y herramientas de
uso de la Clínica?..................................................................................................... 105
Gráfico Nº 18: ¿Cree conveniente que se apliquen nuevas formas de Control
Interno?.................................................................................................................... 106
Gráfico Nº 19: Cámara CCTV……………………………………………………. 122
Gráfico Nº 20: Reporte de atenciones médicas nocturnas………………………… 124
Gráfico N° 21: Flujograma del proceso de Control para Facturación y Cobro en
Atención Médica Nocturna……………………………………………………….. 128
Gráfico N° 22: Flujograma del proceso para Ventas a Crédito y Cobranzas…….. 135
Gráfico Nº 23: Kárdex……………………………………………………………. 137
Gráfico N° 24: Flujograma del proceso de Manejo de Inventarios………………. 143
Gráfico N° 25: Flujograma del proceso Control de Inventarios en servicios de
Cirugías, Exámenes de Laboratorio y Rayos “X”……………………………….... 148
Gráfico Nº 26: Lector dactilar biométrico……………………………………….... 150
Gráfico Nº 27: Reporte de jornada laboral………………………………………… 152
Gráfico N° 28: Flujograma de proceso de Control de la Jornada Laboral………… 156
Gráfico Nº 29: Orden de atención médica………………………………………… 160
Gráfico Nº 30: Reporte de servicios prestados a crédito………………………….. 161
Gráfico N° 31: Flujograma del proceso de Control de Convenios Empresariales... 165
Gráfico N° 32: Flujograma del proceso para la Cobranza de Atención Pacientes
SOAT…………………………………………………………………………….. 171
Gráfico N° 33: Ficha de registro de Activos Fijos………………………………... 173
Gráfico N° 34: Flujograma del proceso para el Levantamiento y Custodia de
Activos Fijos……………………………………………………………………… 185
Gráfico N° 35: Flujograma del proceso para la Adquisición de Activos Fijos…… 188
INDICE DE CUADROS
Cuadro Nº 1: Tarifario de precios por servicio………………………………….. 80
Cuadro Nº 2: Tarifario de precios del laboratorio………………………………. 81
Cuadro Nº 3: Facturación y Cobro en Atención Médica Nocturna…………….. 127
Cuadro Nº 4: Ventas a Crédito y Cobranzas…………………………………… 134
xv
Cuadro Nº 5: Manejo de Inventarios……………………………………………. 142
Cuadro Nº 6: Control de Inventarios en Servicios de Cirugías, Exámenes de
Laboratorio y Rayos “X”…………………………………………………………. 148
Cuadro Nº 7: Control de la Jornada Laboral……………………………………. 155
Cuadro Nº 8: Control de Convenios Empresariales…………………………….. 164
Cuadro Nº 9: Atención de Pacientes SOAT……………………………………. 170
Cuadro Nº 10: Porcentajes de depreciación de activos fijos…………………….. 175
Cuadro Nº 11: Periodos de depreciación de activos fijos………………………... 175
Cuadro Nº 12: Tipos de activos fijos……………………………………………... 177
Cuadro Nº 13 Tipos de servicios………………………………………………… 178
Cuadro Nº 14: Servicios Prestados………………………………………………. 178
Cuadro Nº 15: Levantamiento y Custodia de Activos Fijos……………………… 184
Cuadro Nº 16: Adquisición de Activos Fijos…………………………………….. 197
INDICE DE ANEXOS
Anexo Nº 1: Organigrama institucional de la Clínica Bermúdez.……………… 199
Anexo Nº 2: Encuesta aplicada al personal de la Clínica Bermúdez…………… 200
Anexo Nº 3: Solicitud de Crédito……………………………………………..... 202
Anexo Nº 4: Pagaré a la orden………………………………………………….. 203
Anexo Nº 5: Solicitud de adquisición de inventario……………………………. 204
Anexo Nº 6: Acta de entrega/recepción de artículos de inventario……………... 205
Anexo Nº 7: Solicitud de reposición de inventarios…………………………….. 206
Anexo Nº 8: Informe de jornada laboral………………………………………… 207
Anexo Nº 9: Convenio de crédito en prestación de servicios…………………… 208
Anexo Nº 10: Acta de entrega/recepción y responsabilidad de activos fijos…….. 210
Anexo Nº 11: Solicitud de adquisición de activos fijos………………………….. 211
xvi
RESUMEN
En la presente obra se expone la investigación realizada sobre la Clínica Bermúdez, y
que tiene como principal propósito proponer un Sistema de Control Interno
Administrativo y Financiero, con el fin de mejorar su productividad y eficiencia. Este
trabajo se ha distribuido en cinco capítulos que se describen a continuación:
En el primer capítulo se encuentra toda la información introductoria a la investigación,
donde se describen los antecedentes históricos y científicos del estudio y de la unidad en
estudio, las limitaciones a las cuales este podría enfrentarse en el transcurso de su
desarrollo; el alcance, la justificación e impacto que tendrá la obra; y los objetivos
principales bajo los cuales se estructurará.
En el segundo capítulo se describe toda la fundación científica sobre la cual se base el
tema de investigación, realizando una recopilación y análisis teórico de la información
más fundamental que permitan entender cada una de las actividades que se llevan a cabo
en el presente trabajo para llegar a los planteamientos que se realicen, por lo tanto se
constituirá en la fundamentación de la propuesta. Dentro de esto se podrá encontrar
definiciones, importancia del control interno, normas y principios, ventajas, etc.
En el tercer capítulo se exponen todas las indagaciones y herramientas de investigación
que debieron ser utilizadas para establecer el estado en que se encuentra la Clínica
Bermúdez, de esta manera poder determinar las deficiencias y vulnerabilidades que
pueda tener su control interno; esto se constituirá como punto de partida para la
estructuración de la propuesta que se presenta.
xvii
En el cuarto capítulo se encuentra el desarrollo de la propuesta del Sistema de Control
Interno Administrativo y Financiero para la Clínica Bermúdez, donde se detallan cada
uno de los procesos y controles que se plantean y que según la investigación se deben
llevar a fin de mejorar la situación en la que se encontró a la organización.
En el quinto capítulo se encuentran las conclusiones a las que se llegaron luego de
haberse realizado todo el proceso investigativo, principalmente sobre el estado en que se
encuentra la Clínica Bermúdez, además de establecer las recomendaciones que permitan
cumplir con el objetivo de este trabajo, que es mejorar su productividad y eficiencia a
través de un sistema de control interno.
1
CAPITULO I
INTRODUCCION
1.1. Antecedentes
1.1.1 Antecedentes históricos
1.1.1.1 Empresa
En el periodo que rodea los años de 1970 y 1980, la asistencia de los servicios de salud
que brindaba el Ministerio de Salud Pública del Ecuador en el cantón de Santo
Domingo de los Colorados eran muy escasos y limitados. Lo mismo que se encarecía
cada vez más por la existencia del alto índice poblacional de la ciudad, al ser una zona
de confluencia, centro de migración de habitantes de todos los sectores del país,
identificándose estratos de diversas posiciones sociales, culturales y económicas.
Con estos antecedentes, en el año de 1982 los hermanos Dr. Leonardo Bermúdez
Cedeño y la Dra. Ángela Bermúdez Cedeño, para complementar y mejorar los servicios
de salud que recibía la población local y de territorios aledaños, tuvieron la visión de
formar un centro de salud en esta ciudad, surgiendo de esta manera la creación de un
centro médico llamado Clínica Bermúdez. Cuyo objetivo desde el inicio de sus
actividades fue brindar servicios a sus pacientes.
Gracias a los excelentes servicios prestados, la población de la ciudad y lugares vecinos,
depositaron su confianza en la Clínica, permitiendo con esto que se desarrolle y crezca,
aumentando así su demanda, es por esto que años más tarde surgió la necesidad de
ampliar su estructura, tanto física como organizacional, razón por la cual, a los
empleados que laboraban en el centro médico como fundadores, se unieron personas
con la misma idea emprendedora. Estas personas son: el Dr. Enrique Macías, la Sra.
2
Fidelia Murillo, la Sra. Martha Placencia y el Sr. Berni Andrade, formando de esta
manera la directiva de la Clínica Bermúdez.
Con el paso de los años la Clínica ha ido aumentando los servicios que presta, siempre
tratando de estar actualizada a los cambios en la ciencia médica y preocupándose
además de las necesidades de la población; gracias a esto, en la actualidad cuenta con
servicios como: Médicos, Preventivos, Curativos, Quirúrgicos, de Protección,
Rehabilitación, entre otros más; en las modalidades de Hospitalización, Consulta
Externa y Servicio de Diagnóstico; todo debidamente aprobado y certificado por los
organismos de salud que rigen en nuestro país y a niveles internacionales.
La Clínica pensando en las necesidades de sus pacientes ha logrado crear un
Laboratorio y un centro de Rayos X, necesarios para la realización de cualquier tipo de
diagnóstico que complemente las consultas médicas que ofrece. Por otra parte se
encuentra constantemente actualizando en materia tecnológica en equipos médicos, lo
que le permitirá brindar un mejor servicio a la comunidad.
Día a día la Clínica Bermúdez busca cumplir sus objetivos y poder llegar a la población
desatendida de nuestro territorio y brindarles el mejor servicio de salud, razón por la
cual ha logrado establecerse como uno de los Centros Médicos más reconocidos en la
provincia y en los territorios aledaños.
1.1.1.2 Control interno
A lo largo de los años, se ha podido determinar que el control interno se encuentra
constituido por una serie de pasos, los cuales pueden ser utilizados por las empresas con
el fin precautelar sus recursos y velar por sus intereses, evitando fraudes, presentación
de informes financieros fraudulentos, permitiéndole controlar los procesos presentes en
las actividades que realiza.
3
Se dice que en los pueblos de Egipto, Fenicia, Siria entre otros, se observó por primera
vez la contabilidad de partida simple. Y que en la Edad Media aparecerían los libros de
contabilidad para controlar las operaciones de los negocios, pero es en Venecia en 1494,
que se escribió un libro sobre la Contabilidad de partida doble.
Los estudiosos de la materia piensan que el origen del control interno, aparece con la
partida doble de la Contabilidad, siendo esta una medida de control; pero que fue hasta
fines del siglo XIX que los hombres de negocios se preocupan por formar y establecer
sistemas adecuados para la protección de sus intereses. Específicamente es en la
revolución industrial cuando surge la necesidad de controlar las operaciones que por su
magnitud eran realizadas por máquinas manejadas por varias personas.
A finales del siglo XIX, como consecuencia del notable aumento de la producción, los
propietarios de los negocios se vieron imposibilitados de continuar atendiendo
personalmente los problemas productivos, comerciales y administrativos, viéndose
forzados a delegar funciones dentro de la organización conjuntamente con la creación
de sistemas y procedimientos que pronosticaran o disminuyeran fraudes o errores,
debido a esto comenzó a hacerse sentir la necesidad de llevar a cabo un control sobre la
gestión de los negocios, ya que se había prestado más atención a la fase de producción y
comercialización que a la fase administrativa u organizativa, reconociéndose la
necesidad de crear e implementar sistemas de control como consecuencia del importante
crecimiento operado dentro de las entidades.
Como vimos en los párrafos anteriores el control interno se aplicó de forma espontanea
debido a la necesidad de los negociantes por mejorar sus actividades productivas. Pero
fue apenas a principios de la década de 1990, cuando varias organizaciones
profesionales se unieron para lograr el consenso sobre la naturaleza del control interno y
su alcance.
Debido a varios casos de informes financieros fraudulentos en la década de 1970 y a
comienzos de la de 1980, las principales organizaciones contables (entre ellas American
4
Institute of Certified Public Accountants; American Accounting Association; Financial
Excecutives Institute; Institute of Internal Auditors, Inc.; Institute of Management
Accountants.) patrocinaron la National Commission on Fraudulent Financial Reporting
(la Treadway Commission) para que estudiara los factores casuales de esos informes. La
comisión hizo varias recomendaciones que se centran directamente en el control interno.
Por ejemplo, subrayó la importancia de un comité competente y comprometido de
auditoría y de una función dinámica y objetiva de auditoría interna para prevenir las
prácticas fraudulentas. También instó a las organizaciones patrocinadoras para que
integrasen los conceptos y las definiciones del control interno, a fin de establecer
criterios comunes para evaluar el control interno. Debido a ello, el Committee of
Sponsoring Organizations (COSO) ordenó un estudio que:
Estableciera una definición de control interno que atienda las necesidades de las
partes
Ofreciera un criterio que permitiera a las empresas y a otras entidades evaluar su
sistema de control y determinar la manera de mejorarlo.
El estudio mencionado se lo tituló “Control Interno”, estableciendo la definición que
hoy en día se conoce sobre el mismo, y que se lo revisará en la presente investigación.
1.1.2 Antecedentes científicos
El control interno es un sistema conformado por un conjunto de procedimientos,
reglamentaciones, políticas y acciones establecidos para proporcionar una seguridad
razonable a la organización que lo aplique y que interrelacionados entre sí, tienen por
objetivo proteger los intereses de la misma. Este sistema gestiona y hace referencia a la
cadena de acciones que se extiende a todas las operaciones de una empresa, es decir, las
actividades de producción, distribución, financiamiento, administración, entre otras.
5
El control interno implica la difusión de la responsabilidad de todos los integrantes de la
organización sin excepción, desde la Alta Dirección hasta el último empleado, para la
prevención de riesgos y evitar la contingencia administrativa. Esto requiere de una
buena comunicación, una adecuada coordinación y lo que es más importante, la
responsabilidad y el compromiso de todos.
El sistema de control interno en una empresa influye directa o indirectamente en la
confiabilidad de los registros contables y la veracidad de los estados financieros y
estados contables, lo mismo que es determinante al momento que la Administración
requiera tomar decisiones en procura de mejorar las situación de la entidad.
Esta herramienta busca promover operaciones metódicas, económicas, eficientes y
eficaces, así como productos y servicios de la calidad esperada, con el fin de convertir a
la empresa en un negocio productivo. Para la alta dirección es primordial lograr los
mejores resultados con economía de esfuerzos y recursos, es decir al menor costo
posible.
Un adecuado sistema de control interno es aquel que se propone alcanzar tres objetivos
principales dentro de la empresa, los cuales son:
Eficacia y eficiencia de las operaciones.- Preservar al patrimonio de pérdidas por
despilfarro, abuso, mala gestión, errores, fraudes o irregularidades.
Fiabilidad de la información financiera.- Obtener datos financieros y de gestión,
completos y confiables y presentados a través de informes oportunos.
Cumplimiento de las leyes y normas que son aplicables.- Respetar las leyes y
reglamentaciones, como también las directivas y estimular al mismo tiempo la
adhesión de los integrantes de la organización a las políticas y objetivos de la misma
6
Para entender un poco más al control interno hay que tener claro las siguientes
premisas:
El control interno es un proceso, es decir un medio para alcanzar un fin, y no un fin
en sí mismo.
Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles, no se trata solamente
de manuales de organización y procedimientos.
Está pensado para facilitar la consecución de objetivos corporativos, de forma
razonable, es decir que no se puede garantizar de forma absoluta la consecución de
los mismos, ya que está expuesto a su riesgo inherente.
1.1.3 Antecedentes prácticos
El control interno hoy en día es indispensable en las empresas que quieren poder
competir con las nuevas tendencias empresariales con una estructura sólida. Pues el
control interno le permite a las empresas que decidan aplicarlo el mejoramiento en
muchas áreas, lo cual le permitirá ser mayormente eficiente y por lo tanto productiva.
Un buen sistema de control interno busca proteger los activos de la organización
evitando pérdidas por fraudes o negligencias, desembolsos indebidos de fondos,
desperdicios e inadecuado uso de los bienes, contraer obligaciones sin autorizaciones,
entre otras irregularidades, de esta manera se ofrece la seguridad de que los recursos que
se posean sean utilizados a lo largo del funcionamiento de la empresa solamente para
sus propósitos previstos, es decir que no sean utilizados en asuntos fuera del giro del
negocio, ni para satisfacción de intereses personales de cualquier funcionario. Esto se
considera una gran ventaja, ya que ayuda a superar el riesgo asociado al uso erróneo de
los fondos y de otros recursos de la organización.
El control interno procura mejorar la eficiencia de procesos, es por esto que cada
actividad realizada debe ser revisada y corregida, lo mismo que permite conocer lo que
7
realmente está generando la empresa, de esta manera se podrá obtener la información
real y por ende se presentarán informes financieros confiables. Es decir que con la
aplicación de esta herramienta se pretende asegurar la exactitud y veracidad de los datos
contables y extracontables, y que las actividades realizadas por la empresa estén de
acuerdo con las leyes y reglamentos que rigen a la misma; toda esta información es
necesaria para la dirección, pues sirve de fundamento en el proceso de la toma de
decisiones sobre la situación en la que se encuentre la institución. Por lo general se trata
de conseguir este objetivo a través de la implementación de planes de autorizaciones,
registros contables y procedimientos adecuados para proporcionar un buen control
contables sobre el activo y el pasivo, los ingresos y los gastos.
Desde el punto de vista organizacional el control interno aplicado a una empresa le
permite mejorar la eficiencia en cuanto al funcionamiento del personal, gracias a una
debida segregación y establecimiento de funciones según los perfiles de cada empleado,
el establecimiento de deberes y responsabilidades de acuerdo a sus cargos y
competencias; es decir que cada trabajador realizará las actividades en las cuales pueden
ser mayormente productivo. Esto también permite proteger a todos los funcionarios de
indebidas acusaciones por supuestas irregularidades, sea por uso indebido de recursos o
malversaciones de los mismos. En general la empresa será más productiva, ya que las
actividades realizadas por sus colaboradores tendrán menos errores y podrán ser más
confiables para la parte Administrativa y la toma de decisiones.
El control interno en cuanto a la parte administrativa de las empresas implica el análisis
y el establecimiento de planes para prevenir los riesgos asociados en la búsqueda del
logro de los objetivos organizacionales. Las actividades del control incluyen las
políticas y los procedimientos formulados por la gerencia que se encuentran en procura
de realizar actividades encaminadas al logro de metas de compañía. Esto ayuda a
establecer y mantener políticas y procedimientos sanos, inteligentes y útiles para una
correcta conducción de la empresa.
8
1.1.4 Importancia del estudio
La mejor forma de alcanzar la productividad y eficiencia en una empresa es eliminando
los problemas que esta tenga, desde el más pequeño o que parezca insignificante, hasta
el más extenso o complejo, ya que una empresa sólida mantiene todas sus áreas
conectadas. Además es indiscutible la importancia que tiene una correcta gestión
empresarial, es decir un control de los recursos materiales, financieros y humanos, en la
búsqueda de la eficiencia, eficacia y economía en las empresas.
Por tal motivo el presente estudio es de gran importancia para la empresa en la que se va
a realizar el trabajo, ya que con el diseño de un sistema de control interno se busca la
forma de mejorar las operaciones de la misma, evaluando los procedimientos
administrativos, contables y financieros para detectar irregularidades y errores y
proponiendo la solución más factible evaluando todos los niveles de autoridad, la
administración del personal, los métodos y sistemas contables, permitiéndole de esta
manera mejorar su eficiencia y productividad.
La elaboración de un sistema de control interno para la Clínica Bermúdez, le permitirá a
esta empresa mejorar su rendimiento siendo más eficientes y productivas, ya que al
implantarlo se podrán evaluar todas las operaciones que se manejen, y con esto
determinar las deficiencias que presenten y tomar las decisiones y correctivos
necesarios para mejorarlos. Es decir que este sistema de control interno establecerá
cuáles son los procedimientos que necesitan cambios, para de esta manera ser eficientes
en las operaciones de la empresa.
Además con este sistema de control interno la empresa podrá salvaguardar de mejor
manera los recursos que posee, asegurándose que estos sean utilizados solamente para
sus propósitos previstos, pues se analizará el manejo de estos, por parte de los
empleados, pudiendo determinar en cualquier caso las fallas que existan, de esta forma
corregirlas a tiempo evitando con esto que la empresa en un futuro pierda por su
indebido manejo.
9
Al desarrollar el mencionado sistema y aplicarlo, la Administración podrá estar segura
que lo presentado en los informes financieros es confiable pues proviene de las
operaciones de la empresa que han sido revisadas y corregidas según el control interno
realizado. Lo cual permitirá la toma de decisiones de una manera acertada sabiendo los
verdaderos problemas que presente la empresa.
Con el diseño del sistema de control interno la empresa mejorará la administración del
personal, ya que se establecerían perfiles y competencias para cada cargo o lugar que se
ocupe en la estructura organizacional. Con lo cual se podrá delimitar las funciones de
cada empleado, evitando así la desorganización en la empresa, lo mismo que ayudará a
la eficiencia en las labores del personal y lograr una mayor eficiencia en los procesos.
Con la elaboración del sistema de control interno la empresa podrá ser más eficiente,
mejorará su rendimiento e incrementará su productividad, pues se busca que evitar los
problemas e irregularidades en las operaciones, es decir se trata de lograr la eficiencia
en las operaciones de la Clínica Bermúdez.
El presente estudio también servirá como un ejemplo y guía para las empresas de la
zona, que tengan problemas similares en su estructura, con el objetivo de modelar y
aplicar el trabajo realizado en la clínica según sus realidades. Con esto se estará
contribuyendo al desarrollo de los negocios y la economía de la región, pues mejorando
la eficiencia y productividad de empresas de la región, se podrá competir con
instituciones mayormente desarrolladas.
1.2. Limitaciones del estudio
Como la gran mayoría de los estudios realizados en la materia empresarial, el presente
trabajo no puede ser cien por ciento exacto, ni completamente infalible, pues se
encuentra sujeto a ciertas limitaciones que se encuentran fuera de las manos del
investigador, es decir circunstancias que no puede controlar y que pueden estar
10
relacionadas directa o indirectamente en la investigación; pero las mismas pueden ser
tratadas con el fin de disminuirlas o buscar la forma de convivir con ellas.
Dentro de las limitaciones mencionadas anteriormente, se destaca el desconocimiento
por parte del investigador de la forma en que el giro del negocio de la empresa en
estudio se desenvuelve, es decir la manera en que el sector de la salud se desempeña,
pues a pesar de que como toda institución deberá contar con sus respectivas áreas
financieras y administrativas, principalmente están direccionados sus procesos en
función del servicio que presta la Clínica Bermúdez que es el de salud. Este
desconocimiento produjo que en determinadas ocasiones no se tenga una idea clara
sobre algún proceso o actividad que se realiza en la empresa, lo que entorpeció
momentáneamente la fluidez del estudio.
Por otra parte se presentó cierta dificultad al momento de recopilar la información, ya
que en la revisión de los procesos y de las entrevistas y cuestionarios al personal, fueron
interrumpidas constantemente o a su vez ser muy breves, pues como se conoce en los
servicios de salud no pueden esperar las necesidades que tengan los pacientes; además
no se pudo tener acceso a todo el personal de la empresa para poder entrevistarlos, ya
que algunos de ellos laboran en los turnos de la noche, o en algunos casos la carga
laboral que poseen no les permitió tener el tiempo necesario entablar un diálogo.
Uno de principales problemas que se presentaron en la investigación fue el celo que
tiene el personal de la Clínica para compartir la información solicitada a través de las
encuestas y entrevistas; debido a la resistencia que presentó el personal al conocer que
se indagará sobre los procesos y actividades que realizan diariamente. Este tipo de
inconvenientes ocasionó que la obtención de los datos necesaria para el estudio se torne
complicada, teniendo que realizarse una investigación más profunda y minuciosa con el
fin de asegurar que la información sea real.
11
Además de las limitaciones que se presentaron a la hora de realizar el estudio, también
se pudieron determinar las restricciones que presenta el control interno a nivel general.
A continuación se detallan algunos de estas dificultades:
Debido a la gran cantidad de problemas que se presentan en las empresas hoy en día,
el control interno no asegura a sus usuarios establecer controles exactos, que
proporcionen una protección absoluta del fraude y la malversación, sino establecer
controles que garanticen una seguridad razonable para la empresa. Esto es debido a
existencia de riesgos inherentes del Control Interno.
Las actividades de control dependientes de la separación de funciones, pueden ser
burladas por colusión entre empleados, es decir, ponerse de acuerdo para dañar a
terceros. También la Administración podría hacer caso omiso del sistema de control
interno.
Debe existir una adecuada relación entre el costo del control interno frente a los
posibles beneficios que este ofrezca con su implementación. Es decir que el costo no
deberá exceder de los resultados que va a generar. Esto en muchas ocasiones impide
que la parte administrativa de las empresas implementen esta herramienta.
Un control interno a pesar de estar bien diseñados puede fallar, pues se pueden
cometer errores que se puedan originar al realizar interpretaciones incorrectas de la
información obtenida, se puede pasar por alto u omitir ciertos datos, haber
descuidos, fatigas, etc. en la ejecución de un sistema de control interno, puedan
originarse de errores de control, debido a que el personal aún no se encuentre bien
capacitado.
La eficacia del sistema de control interno está determinada por las personas
responsables de su funcionamiento. pues existe la posibilidad que el personal eluda
el sistema con fines particulares. O pueden existir confabulaciones por parte de los
empleados, con el fin de encubrir un hecho determinado.
12
1.3. Alcance del trabajo
El presente trabajo está encaminado a la elaboración de un adecuado sistema de control
interno para la Clínica Bermúdez, que abarca la parte Administrativa y Financiera de la
misma; con el cual se busca mejorar su eficiencia y productividad. Este sistema
contempla un estudio sobre los procesos y procedimientos que requiera la empresa para
ejercer su actividad económica, y se estableció la mejor manera de realizarlos o en su
defecto para la optimización de su aplicación. Es decir que todas las operaciones que
puedan presentarse sean realizadas de la mejor manera posible.
El punto de partida de este trabajo fue la necesidad del investigador de conocer la
realidad de la Clínica Bermúdez y familiarizarse con la información necesaria para el
estudio, es decir entender la situación real en la que se encontró a la empresa, donde se
conjugan los procesos, métodos de trabajo, procedimientos, sus flujos, las deficiencias y
problemas que se presentaron dentro de la institución, etc.; esto se consigue con un
diagnostico interno.
Con el diagnostico se pudo obtener los resultados mencionados en el párrafo anterior,
esta información permitió al responsable del presente trabajo determinar los segmentos
que realmente requieran un análisis más exhaustivo, es decir las áreas donde el
investigador supo mayor trabajo. En conclusión esto delimita el alcance del estudio
dentro de los de departamentos de la Clínica Bermúdez, además se establecieron los
procesos y procedimientos sobre los cuales se pudo realizar el estudio.
Luego de la determinación y delimitación se procedió a diseñar el sistema de control
interno sobre las áreas y departamentos que fueron determinados con el procedimiento
de diagnóstico. Lo cual estableció la limitación del sistema, pues se lo diseñó
únicamente para los segmentos críticos que presentó la empresa.
El presente estudio llegó a su final con la propuesta del diseño del sistema de control
interno administrativo y financiero para la Clínica Bermúdez, lo mismo que se realiza
13
con el objetivo de dar a conocer a la parte Administrativa de la empresa los cambios que
se deberán aplicar para mejorar la productividad y eficiencia de sus procesos. Lo cual se
encuentra sustentado en la presente investigación.
Este trabajo se realizó y delimitó en función de los métodos de estudio que se detallan a
continuación:
Método inductivo.- se analizaron las deficiencias que la empresa presentó en las
indagaciones respectivas, en cuanto al control interno, la parte administrativa y
financiera; para estudiarlas, analizarlas y sintetizarlas, a través del seguimiento que
debió dárseles, con el fin de determinar los efectos que puedan ocasionar.
Método deductivo.- se analizaron los problemas que la empresa mantiene a nivel
general, en este caso la falta de un control interno, y a partir de estos se realizaron
los estudios, para luego sintetizar y analizar la información con el objetivo de
determinar cuáles son las principales causas para que estos se generen.
Método de análisis.- se determinó mediante el estudio realizado, el problema de la
empresa, que es la falta del control interno en las operaciones, lo que le afecta
directamente tanto a la parte contable, administrativa y financiera, es decir a la
empresa en su totalidad, partiendo de esto se determinaron cuáles son los procesos
que más influyen en la eficiencia de las operaciones y que mediante la elaboración
del sistema de control interno.
Método estadístico.- se utilizó el método cuantitativo para realizar un análisis de los
datos obtenidos, y transformarlos en información numérica, permitiendo tomarlos
como referencia para el establecimiento de conclusiones y recomendaciones para la
estudio.
14
1.4. Objetivo general del estudio
1.4.1. General
Elaborar un sistema de control interno administrativo y financiero para Clínica
Bermúdez, con el fin de mejorar la eficiencia de las operaciones y la productividad.
1.4.2. Específicos
Realizar un diagnóstico interno, que permita conocer la situación de la clínica y
conocer las operaciones que se manejan y su flujo.
Identificar las áreas que requieren de control interno en la clínica
Diseñar el sistema de control interno administrativo y financiero para la clínica
Evaluar los costos del diseño del sistema del control interno administrativo y
financiero
1.5. Justificación
1.5.1. Conveniencia
Hoy en día para que una empresa logre ser eficiente y mejorar su productividad, debe
mantener sus procesos lo más eficaz posible, de esta manera se evitarán errores que
entorpezcan la fluidez de los procedimientos, además se debe asegurar que en todas las
operaciones se busque salvaguardar y optimizar los recursos que posee, y es
exactamente lo que el presente estudio busca, ya que con la elaboración de un sistema
de control interno, la Clínica Bermúdez podrá monitorear y mantener la eficiencia en
todas sus operaciones.
15
Es por esto que el presente trabajo será de gran valor para la empresa, ya que le ayudará
a mejorar, a ser más eficiente y productiva, eliminando los errores y protegiendo la
integridad de los recursos de la empresa.
1.5.1.1. Impacto social
La elaboración de este sistema de control interno permite a la Clínica Bermúdez de
Santo Domingo mejorar su situación actual haciéndola más eficiente y productiva, lo
que ayuda al propietario de la empresa obtener una mayor rentabilidad. Del mismo
modo al ser más productiva la empresa su empleados recibirán mayores beneficios. Por
otro lado si la empresa al ser más productiva crece estará generando más fuentes de
empleo para la ciudad. Además de que con el posible crecimiento de la empresa se
generarán oportunidades de negocio, ya que al ampliar sus actividades necesitará
ingresar a nuevas líneas de productos y a nuevos mercados. Con el presente sistema le
permite conocer al personal de la empresa cómo llevar acabo de la forma correcta los
procedimientos y actividades que debe cumplir, con lo que evitarán incurrir en errores o
fraudes que puedan causar responsabilidades frente a ellos.
1.5.1.2. Impacto teórico
La presente investigación está argumentada en el estudio de la contabilidad, la auditoria
y ramas afines, las cuales sirven de base para el planteamiento del sistema de control
interno que se elaboró, buscando siempre el cumplimento de las directrices que estas
ramas presentan sobre el presente tema.
Para la investigación del mencionado sistema se tendrá toda una base de datos de las
cuales se fundamenta y apoya, ya que la contabilidad es una rama de estudio universal.
Los conceptos que se utilizarán en el estudio, estarán basados primordialmente en los
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, Normas de Auditoría
Generalmente Aceptadas, leyes y reglamentos del Estado ecuatoriano, entre otras.
16
1.5.1.3. Impacto metodológico
Para cumplir con el presente estudio fue necesario utilizar herramientas de investigación
que sirvieron para obtener la información de las operaciones que se realizan en los
diferentes departamentos de la empresa, para lo cual se realizaron las correspondientes
entrevistas y cuestionarios a los empleados de la misma, con el fin de determinar la
forma cómo se controlan los procedimientos, y conocer las diferentes fuentes de
información. Además se aplicaron los métodos estadísticos, matemáticos, seguimiento
de la información interpretación informes, entre otros.
1.5.2. Implicancia práctica
Con la elaboración del sistema de control interno, la Clínica Bermúdez mejora su
productividad, a través de establecimiento y aplicación eficiente las operaciones y de la
optimización de los recursos de la empresa, lo mismo que le permite disminuir
notablemente los errores que se presentan en los procedimientos de todas las actividades
realizadas. Además con el debido control a través del mencionado sistema sobre las
operaciones que la empresa tiene, la administración de la empresa contará con
información confiable, con lo cual podrá tomar las decisiones correctas sobre los
informes financieros presentados.
Para realizar el control interno la Clínica Bermúdez, se utilizara una serie de
herramientas que permiten obtener la información necesaria para determinar si se llevan
las operaciones de la empresa en forma correcta o incorrecta, estas herramientas pueden
ser hojas de procedimientos, cuestionarios de control interno, cédulas narrativas,
cédulas sumarias, cédulas analíticas, flujograma, entre otros.
17
1.5.2.1. Impacto ambiental
La elaboración del diseño en estudio y las actividades que se realicen para la
consecución de los objetivos de este no afectan al medio ambiente.
1.5.2.2. Factibilidad
La elaboración de un sistema de control interno para la Clínica Bermúdez de Santo
Domingo, contó con el personal necesario en la realización de las investigaciones, ya
que el propio autor realizó estas actividades; en cuanto al desarrollo del sistema se tuvo
todo el espacio necesario dentro de la empresa gracias a la apertura que brindó el
propietario de misma, de igual manera puso a disposición del investigador toda la
información necesaria para desarrollar la investigación. El propietario estuvo muy
dispuesto a colaborar con el tiempo que se requirió realizar el estudio dentro de la
empresa; dentro del aspecto económico el desarrollo de la investigación se financió con
los fondos del autor. Es decir el presente estudio contó con todos los recursos requeridos
para su desarrollo.
1.6. Hipótesis o idea a defender del estudio
El diseño del sistema control interno administrativo y financiero mejorará la eficiencia
de las operaciones y la productividad de la Clínica Bermúdez
1.6.1. Variables Independientes
Sistema de control interno
18
1.6.2. Variables Dependientes
Eficiencia de las operaciones
Rentabilidad
Productividad
1.6.3. Indicadores
Variable Unidad de
medida
Técnica instrumento de
medida
Tiempo de medida
Eficiencia de
operaciones
Número de
errores, tiempo.
Control interno En cualquier
momento
Rentabilidad Dólares,
porcentajes
Índices financieros, análisis
de estados financieros
Al final del
ejercicio contable
Productividad Dólares,
porcentajes
Índices financieros, análisis
de estados financieros
Al final del
ejercicio contable
19
CAPITULO II
MARCO DE REFERENCIA
2.1. Antecedentes
2.1.1. Generalidades de Control Interno
Primeramente debemos conocer algunas definiciones de Control Interno de diferentes
autores, para entender el concepto de la presente investigación, algunas de estas
definiciones son las siguientes:
“El Control Interno se define como cualquier acción tomada por la Gerencia para
aumentar la probabilidad de cumplir de objetivos establecidos y metas. La Gerencia
establece el Control Interno a través de la planeación, organización, dirección y
ejecución de tareas y acciones que den seguridad razonable para que los objetivos y
metas serán logrados”.1
”El control interno es una trama bien pensada de métodos y medidas de coordinación
ensambladas de forma tal que funcionen coordinadamente con fluidez, seguridad y
responsabilidad, que garanticen los objetivos de preservar con la máxima seguridad, el
control de los recursos, las operaciones, las políticas administrativas, las normativas
económicas, la confiabilidad, la exactitud de las operaciones. En fin, debe contribuir a
proteger los recursos contra el fraude, el desperdicio y el uso inadecuado.”2
”El Control Interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la
empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y
financieros que ayudan a que la empresa cumpla con su objeto. Detecta las
1 Extracto del documento Standars para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna, 1997.
2 CASHIN James A.; Manual de Auditoría I; México; Editorial Océano; 1ª edición; Pág. 279; año 1998.
20
irregularidades y errores y propugna por la solución factible evaluando todos los niveles
de autoridad, la administración del personal, los métodos y sistemas contables para que
así el auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones y manejos empresariales.”3
“Control interno es el sistema nervioso de una empresa, ya que abarca toda la
organización, sirve como un sistema de comunicación de dos vías, y está diseñado
únicamente para hacer frente a las necesidades de una empresa. Incluye mucho más que
sistema contable y cubre cosas tales como: las prácticas de empleo y entrenamiento,
control de calidad, planeación de la producción, política de venta, etc. Toda operación
lleva implícito el control interno. El trabajador lo ejecuta sin percatarse de que es
miembro activo de su ejecución. Cuando se ejecuta un proceso el concepto de control
debe funcionar dentro de él.”4
“El control interno se define como un proceso, efectuado por el personal de una entidad,
diseñado para conseguir unos objetivos. La definición es amplia y cubre todos los
aspectos de control de un negocio, pero al mismo tiempo permite centrarse en objetivos
específicos.
Los controles internos se establecen con el fin de detectar, en el plazo deseado,
cualquier desviación respecto a los objetivos de rentabilidad establecidos por la empresa
y de limitar las sorpresas. Dichos controles permiten a la dirección hacer frente a la
rápida evolución del entorno económico y competitivo, así como a las exigencias y
prioridades cambiantes de los clientes y adaptar su estructura para asegurar el
crecimiento futuro.”5
En 1992, el COSO (Committee of Sponsoring Organizations), publicó un informe en el
que establece que: “Es un proceso que involucra a todos los integrantes de la
organización sin excepción, diseñado para dar un grado razonable de apoyo en cuanto a
la obtención de los objetivos en las siguientes categorías: Eficacia y eficiencia de las
3 LARA, María L.; www.wikilearning.com/control_interno
4 MARTINEZ, Leidisara; Control Interno; ww.monografias.com
5 FONSECA B, René; Auditoría Interna; Ecuador; EDI-ABACO., 1º edición; Cap. 1; Págs. 62; Año 1999.
21
operaciones, Fiabilidad de la información financiera y Cumplimiento de las leyes y
normas que son aplicables”6
A continuación una breve explicación de los objetivos mencionados en el párrafo
anterior:
a) Eficiencia y eficacia de las operaciones.- “Es indispensable para el logro de este
objetivo tener bien definidos los ciclos de operaciones de la entidad (cuáles son las
operaciones y en qué áreas comienzan y terminan), y los procedimientos que se
generan en cada ciclo; los se establecerán en el “Manual de Procedimientos” de la
organización que será elaborado o actualizado si ya se posee, y la responsabilidad
que tiene el trabajador en hacer cumplir un procedimiento, quedará explícito en el
“diseño del puesto de trabajo” que él ocupa; por tanto, es necesario establecer los
indicadores para evaluar el desempeñado de cada área y cada trabajador.”7
b) Fiabilidad de la información financiera.- “Para lograr este objetivo será necesario
hacer un diseño eficiente de los canales para la información y la comunicación
alrededor de ella, y tener definidos cuáles serán los indicadores de calidad (si es
oportuna, clara, directa, etc.) para evaluar la misma. Un fin importante en el diseño
de estos canales es eliminar la duplicidad de información que hoy se genera y que
hace engorroso y burocrático el trabajo en algunas áreas. La información contable y
financiera y, se mantienen las regulaciones de Normas Contables vigentes.
c) Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas.- “Se cumplirá este
objetivo con que cada trabajador conozca su contenido de trabajo, a qué se dedica la
entidad (misión), qué objetivos se propone alcanzar (visión), y cuál es la base legal
que la rige. El diseño del sistema de control debe estar enfocado a los recursos
humanos. La organización puede tener muchos manuales, leyes y políticas
6 Datasec IT Security y Control, Informe de control y seguridad: ww.datasec-soft.com
7 DEL TORO R. Carlos; Segundo Programa de Preparación Económica para Cuadros; Cuba; Periódicos
Granma; Capítulo 1; Págs. 5; Año 2005
22
establecidas y listas, pero si no se informa y se hace comprender su importancia e
incidencia sólo está diseñando un sistema de Control Interno ficticio y en papeles.”8
“El sistema de control interno está entrelazado con las actividades operativas de la
entidad y existe por razones empresariales fundamentales. Es más efectivo cuando los
controles se incorporan a la infraestructura de la sociedad y forman parte de la esencia
de la empresa. Mediante los controles “incorporados” se fomenta la calidad y las
iniciativas de delegación de poderes. Se evitan gastos innecesarios y se permite una
respuesta rápida ante las circunstancias cambiantes.”9
”El control interno abarca el plan de organización y los métodos coordinados y medidas
adoptados dentro de la empresa para salvaguardar sus activos, verificar la adecuación y
fiabilidad de la información de la contabilidad, promover la eficacia operacional y
fomentar la adherencia a las políticas establecidas de dirección.”10
”El Control Interno no es un evento aislado, es más bien una serie de acciones que
ocurren de manera constante a través del funcionamiento y operación de una entidad,
debiendo reconocerse como un componente integral de cada sistema o parte inherente a
la estructura administrativa y operacional existente en la organización, asistiendo a la
dirección de manera constante, en cuanto al manejo de la entidad y alcance de sus metas
se refiere.”11
8 DEL TORO R. Carlos; Segundo Programa de Preparación Económica para Cuadros; Cuba; Periódicos
Granma; Capítulo 1; Págs. 5; Año 2005 9 GALICIA, Alejandra; el control dentro de la organización: www.degerencia.com
10 Normas Profesionales del AICPA, pág. 24, año 2008
11 Gobernación Valle del Cauca, Colombia; Definiciones de control interno: www.valledelcauca.gov.co
23
2.1.2. Clasificación del control interno
2.1.2.1. Controles internos generales
“No tienen un impacto sobre la calidad de las aseveraciones en los estados contables,
dado que no se relacionan con la información contable.”12
2.1.2.2. Controles internos específicos
“Se relacionan con la información contable y por lo tanto con las aseveraciones de los
saldos de los estados contables. Este tipo de controles están desde el origen de la
información hasta los saldos finales.”13
2.1.2.3. Control interno administrativo
“Incluye, aunque no queda limitado a éste, el plan de organización y los procedimientos
y registros relacionados con los procesos de decisión que llevan a la autorización de las
transacciones por parte de la dirección. Toda autorización representa una función de
dirección asociada con la responsabilidad de alcanzar los objetivos de la organización y
constituye el punto de partida del establecimiento del control contable de
transacciones.”14
2.1.2.4. Control interno contable
“Consiste en el plan de organización y los procedimientos y registros referentes a la
salvaguarda de los activos y a la fiabilidad de los registros financieros, en consecuencia,
está diseñado para proporcionar una razonable seguridad de:
12
GONZALES, María; Auditoría y Control interno: www.gestiopolis.com 13
GONZALES, María; Auditoría y Control interno: www.gestiopolis.com 14
COOK, John W.;Auditoría; México; McGraw-Hill Interamericana S.A.; 3ª edición; pág. 278; Año 1999
24
Las transacciones se efectúan en base a la autorización general o específica de
dirección.
Las transacciones se registran según sea necesario: 1) para permitir la preparación
de estados financieros de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados o cualesquiera otros criterios aplicables a tales estados, y 2) para
mantener el control sobre los activos.
El acceso a los activos está permitido únicamente con la autorización de la
dirección.
El activo contabilizado se compara con el existente a intervalos de tiempo
razonables y se adoptan las medidas correspondientes en el caso de que existan
diferencias.”15
2.1.3. Tipos de Controles Generales
Existen algunos tipos de control generales que deberán ser aplicados según las
necesidades de las empresas que necesiten aplicarlos. Los mismos se presentan a
continuación:
2.1.3.1. Conciencia de control
“La gerencia es responsable del establecimiento de una conciencia favorable de control
interno de la organización. Es importante que la gerencia no viole los controles
establecidos porque el sistema es ineficaz.
La Gerencia se podría motivar a violarlos por las siguientes causas:
Cuando el ente está experimentando numerosos fracasos.
Cuando le falte capacidad de capital de trabajo o crédito.
Cuando la remuneración de los administradores este ligada al resultado.
15
COOK, John W.; Auditoría; México; McGraw-Hill Interamericana S.A.; 3ª edición; pág. 278; Año
1999.
25
Cuando el ente se va a vender en base a sus intereses.
Cuando se obtienen beneficios en exponer resultados más bajos.
Cuando la gerencia se encuentra bajo presión en cumplir sus objetivos.
2.1.3.2. Estructura organizacional
Establecida una adecuada estructura en cuanto al establecimiento de divisiones y
departamentos funcionales y así como la asignación de responsabilidades y políticas de
delegación de autoridad. Esto incluye la existencia de un departamento de control
interno que dependa del máximo nivel de la empresa.
2.1.3.3. Personal
Calidad e integridad del personal que está encargado de ejecutar los métodos y
procedimientos prescriptos por la gerencia para el logro de los objetivos.
2.1.3.4. Protección de los activos y registros
Políticas adoptadas para prevenir la destrucción o acceso no autorizado a los activos, a
los medios de procesamiento de los datos electrónicos y a los datos generados. Además
incluye medidas por el cual el sistema contable debe estar protegido ante la
eventualidad de desastres (incendio, inundación, etc.)
2.1.3.5. Separación de funciones
La segregación de funciones incompatibles reduce el riesgo de que una persona esté en
condiciones tanto de cometer u ocultar errores o fraudes en el transcurso normal de su
26
trabajo. Lo que se debe evaluar para evitar la colusión de fraudes son: autorización,
ejecución, registro, custodia de los bienes, realización de conciliaciones.”16
2.1.3.6. Características del Control Interno Fiable
En la publicación de un informe especial sobre la Auditoría en 1949 determinó las
cuatro primeras características, y en 1979 en el libro Auditing, se añadió la quinta
característica, las cuales se detallan como sigue:
“Un plan de organización que facilite la división adecuada de las responsabilidades
y funciones.
Un sistema de procedimientos de autorización y de registro que sea suficiente para
proporcionar un control contable razonable sobre el activo, pasivo y sobre los
ingresos y gastos.
Unas prácticas coherentes que se han de seguir en la realización de las
responsabilidades y funciones de cada uno de los departamentos de la organización.
Un personal de calidad proporcional a las responsabilidades que les corresponde.”17
“Un sistema fiable de control interno que funcione de forma eficaz para detectar y
corregir los errores de procesamiento de datos.”18
A continuación se realiza la respectiva explicación sobre cada una de las características
presentadas en el párrafo anterior.
2.1.3.6.1. Plan de organización
“La estructura de una organización variará dependiendo de la naturaleza de la empresa,
su método de funcionamiento, tamaño, número de componentes (filiales, divisiones o
departamentos) de la organización y su distribución geográfica. Lo que tienen en común
16
LEFCOVICH, Mauricio; matriz de control interno; www.monografias.com 17
Declaración sobre Procedimientos de Auditoría (SAP) Nº 33; Págs. 27 y 28; Año 1963. 18
ROBERTSON Jack C.; Auditing Bussines Publications, Inc; Dallas; Pág 191; Año 1979
27
las empresas que aspiran a contar con unos planes de organización satisfactorios podrá
definirse mediante dos objetivos:
a) Independencia de la Organización.- Un plan de organización satisfactorio permitirá
una separación adecuada de las funciones operacionales, de custodia, contabilidad y
auditoría interna. Debería existir una separación de responsabilidades de forma que
los registros que se mantienen fuera de cada departamento sirvan de control sobre
las actividades de los mismos. Además, debería existir una separación entre la
custodia de los activos y la contabilización de tales activos o el registro de las
transacciones relacionadas con ellos.
b) Líneas de responsabilidad.- Dentro de los departamentos deben existir definiciones
inequívocas de las responsabilidades, de acuerdo con las normas y procedimientos
globales establecidos por la dirección. Además, debe existir una correcta delegación
de autoridad a individuos específicos con el fin que éstos cumplan sus
responsabilidades de forma eficiente y eficaz
La fase más importante en la preparación de un plan de organización eficaz es la
creación de una declaración de las normas, objetivos y procedimientos generales de
la empresa, siendo ésta preparada con mucho cuidado y de forma que resulte
aceptable. Sin esto, no se puede establecer ningún plan eficaz. La segunda fase de la
preparación del plan consiste en la confección de un organigrama en donde se
representan las diferentes líneas de responsabilidad y se enumeren las competencias
funcionales relacionadas.”19
2.1.3.6.2. Sistemas de procedimientos de autorización y de registro
“Al diseñar el sistema, es importante que los formatos y procedimientos establecidos
permitan la revisión y autorización de todas las transacciones antes de que éstas queden
19
COOK, John W.; Auditoría; México; McGraw-Hill Interamericana S.A.; 3ª edición; pág. 279; Año
1999.
28
registradas en los libros de contabilidad de la empresa. Los formatos deberían permitir
también el correcto registro de tales revisiones y autorizaciones (las iniciales o la firma)
y deberían establecer la responsabilidad plena de las acciones realizadas por los
individuos a quien corresponda. Los formatos utilizados por la empresa deberían estar
ejecutados por el personal en el sistema de contabilidad.
El catálogo de cuentas y el manual de contabilidad constituyen también unos
componentes esenciales del sistema. Las cuentas incluidas en el catálogo constituyen el
marco básico de todo el sistema de contabilidad y facilitan la recolección y clasificación
de las diversas transacciones. El manual de contabilidad describe los conceptos de
autoridad, responsabilidad y obligaciones, así como perfila el método con que debe
realizarse el trabajo de contabilidad para alcanzar los objetivos de la empresa de la
forma más eficaz. El manual de contabilidad y el catálogo de cuentas proporcionan el
medio para preparar los estados financieros y operacionales periódicos para fines de
control.”20
2.1.3.6.3. Prácticas de sondeo
Existe una cierta duplicación en las cualidades de las prácticas de sondeo y de las dos
características comentadas en el párrafo anterior. En las prácticas de sondeo se incluye
la división de obligaciones o competencias y el sistema de procedimientos de
autorización y registro, mas se incluyen también los diversos procedimientos de
comprobación de errores que deberían realizarse en relación con el mantenimiento de
los registros de la empresa. En su obra Auditing, Robertson ilustra, mediante ejemplos,
el concepto de prácticas de sondeo.
En el procesamiento de los datos de nómina, la verificación periódica de que el total
de los saldos de fichar para asegurarse de que los departamentos de contabilidad de
costos y de nómina contabilizarán el mismo número de horas de trabajo.
20
COOK, John W.; Auditoría; México; McGraw-Hill Interamericana S.A.; 3ª edición; pág. 280; Año
1999.
29
En el mantenimiento de los registros de cobranzas en efectivo, la comparación del
importe total del efectivo depositado (comprobantes de depósito) con los abonos
totales en la cuenta de clientes.
Al realizar anotaciones en la cuenta de clientes una verificación periódica de que el
total de los saldos de las cuentas individuales coincide con el saldo de la cuenta de
control del Mayor.
En el procesamiento de facturas de ventas, la pre numeración de todos los
documentos de facturas de ventas en blanco de forma que se pueda detectar
fácilmente si falta alguno.
Una verificación de límites mediante un programa de ordenador con la finalidad de
imprimir aquellas transacciones demasiado grandes o demasiado pequeñas para su
revisión por el personal del departamento en cuestión.
2.1.3.7. Calidad del personal
“Indudablemente las características anteriores no pueden resultar eficaces a no ser que
los cargos y empleados clave de la empresa sean competentes para cumplir con sus
obligaciones de manera eficaz. Por lo tanto, la calidad debe incluir la ética, inteligencia,
dedicación y responsabilidad de un individuo. Es así mismo peligro contar con un
empleado inteligente pero perezoso que cortocircuita el sistema, y lo mismo puede
decirse cuando se cuenta en plantilla con un empleado incompetente con dedicación
total. El auditor cuenta con unos medios limitados para juzgar en un principio esta
característica pero, con el tiempo, puede efectuarse una valoración razonable
observando y auditando el trabajo realizado por los individuos clave. Disponer de un
grado de calidad en proporción a las responsabilidades debería cotejarse desde ambos
lados.”21
21
COOK, John W.; Auditoría; México; McGraw-Hill Interamericana S.A.; 3ª edición; pág. 280; Año
1999.
30
2.1.3.8. Sistema fiable
“Se puede diseñar sin problemas cualquier sistema mediante organigramas complejos,
manuales voluminosos y declaraciones detalladas de los procedimientos operacionales,
pero si los directivos no hacen que funcione como se había proyectado, entonces ese
sistema tan laborioso existe únicamente sobre el papel. Se pueden plantear únicamente
unas conclusiones provisionales en la evaluación de las cuatro primeras características.
Un auditor debe realizar las pruebas objetivas de los controles eficazmente tal y como se
había previsto. Si no se realizan estas pruebas objetivas, el auditor se basará únicamente
en sus conocimientos sobre el papel y testimonios verbales –una combinación
terriblemente peligrosa.”22
2.1.4. Componentes del Control Interno
“Dentro del marco integrado de control que plantea el informe COSO se identifican
cinco elementos o componentes de control interno que se relacionan entre sí, son
derivados del estilo de la dirección y son inherentes al estilo de gestión de la
empresa”23
.
“Los objetivos organizacionales indican la dirección, indican a donde ir. Es decir
determina lo que busca y el resultado que debe lograr la empresa. En cambio los cinco
componentes del control interno constituyen los caminos para el logro de estos
objetivos, de los resultados planificados y su buen funcionamiento.”24
Estos
componentes son:
22
COOK, John W.; Auditoría; México; McGraw-Hill Interamericana S.A.; 3ª edición; pág. 281 - 282;
1999. 23
MARTINEZ, Leidisara; Control Interno: www.monografías.com 24
PEREZ, Pedro; Los componentes de control interno: www.degerencia.com
31
2.1.4.1. Entorno de control
“El entorno de control marca la pauta del funcionamiento de una empresa e influye en la
concienciación de sus empleados respecto al control. Es la base de todos los demás
componentes del control interno, aportando disciplina y estructura.”25
“Entre sus
factores incluyen los siguientes:
a) Integridad y valores éticos.- La eficiencia del control interno depende directamente
de la comunicación e imposición de la integridad y valores éticos del personal
encargado de crear, administrar y vigilar los controles. Debe establecerse normas
conductuales y éticas que desalienten la realización de actos deshonestos, inmorales
o ilegales.
b) Compromiso de competencia profesional.- Los empleados deberán dominar las
técnicas y los conocimientos necesarios para cumplir con sus obligaciones. Si
carecen de ellos, quizá no las realicen en forma satisfactoria. Esto es especialmente
importante cuando participan en la aplicación de los controles.
c) Consejo de Administración y Comité de Auditoría.- El ambiente de control se ve
profundamente afectado por la eficiencia del consejo de administración o el comité
de auditoría. He aquí los factores de los que depende su eficiencia: grado de
independencia de gerencia, experiencia y prestigio de sus miembros, plantear ante
la gerencia cuestiones difíciles y resolverlas, interacción con los auditores.
d) La Filosofía de Dirección y el Estilo de Gestión.- Las filosofías de los directivos
hacia los informes financieros y sus actividades ante la aceptación de los riesgos de
negocios son diferentes. Algunos son extremadamente agresivos en estos informes,
y otros son extremadamente conservadores y evitan el riesgo. Estas filosofías y
estilos operativos afectan la confiabilidad global de estados financieros.
25
PEREZ, Pedro; Los componentes de control interno: www.degerencia.com
32
e) Estructura organizativa.-Una estructura bien diseñada ofrece la base para planear,
dirigir y controlar las operaciones. Divide la autoridad, las responsabilidades y
obligaciones entre los miembros, resolviendo cuestiones como la toma centralizada
y descentralizada de decisiones y la división apropiada de actividades entre los
departamentos.
f) Asignación de autoridad y responsabilidad.- El personal de la empresa necesita
conocer bien sus responsabilidades, así como las normas y reglas que la rigen. Por
eso, para mejorar el ambiente de control los directivos preparan segregación de
puestos y definen claramente la autoridad y la responsabilidad.
g) Políticas y prácticas en materia de los recursos humanos.- Las políticas de recursos
humanos son esenciales para el reclutamiento y el mantenimiento de personas
competentes que permitan llevar a cabo los planes de la entidad y así lograr la
consecución de sus objetivos.”26
2.1.4.2. Evaluación de los riesgos
“La evaluación de los riesgos consiste en la identificación y el análisis de los riesgos
relevantes para la consecución de los objetivos, y sirve de base para determinar cómo
han de ser gestionados los riesgos.
Los procesos de evaluación del riesgo deben estar orientados al futuro, permitiendo a la
dirección anticipar los nuevos riesgos y adoptar medidas oportunas para minimizar y/o
eliminar el impacto de los mismos. La evaluación del riesgo tiene un carácter preventivo
y se debe convertir en parte natural del proceso de planificación de la empresa.”27
“Los principales riesgos existentes en Auditoría son los siguientes:
26
WHITTINGTON, Pany; Principios de Auditoría; México; McGraw-Hill Interamericana S.A., Décimo
cuarta edición; Capítulo 7; Págs. 214 - 218; Año 2007. 27
PEREZ, Pedro; Los componentes de control interno: www.degerencia.com
33
a) Riesgo Inherente.- Es la posibilidad de que el saldo de una cuenta o una clase de
transacción hayan sufrido distorsiones que puedan resultar significativas. Estas
distorsiones pueden producir efecto en una sola cuenta o acumularse con
distorsiones de otros saldos o clases de transacción. La causa se origina en la falta de
implementación de los correspondientes controles internos. Este riesgo está
totalmente fuera de control por parte del auditor y es propio de la operatoria de la
Unidad o Dependencia auditada.
Entre los factores que determinan la existencia del riesgo inherente, se consideran:
Naturaleza de las actividades del Auditado y de las operaciones que realiza.
Antecedentes de recomendaciones significativas de auditorías anteriores
Naturaleza de transacciones, las que tienen relación directa con el riesgo de errores e
irregularidades. Usualmente de mayor riesgo las que involucran juicios subjetivos.
b) Riesgo de control.- Es la posibilidad de que distorsiones que puedan resultar
significativas, puedan producir errores de registración y/o exposición como
consecuencia de no haber sido prevenidas o detectadas y corregidas oportunamente
por los sistemas de procesamiento de datos y control interno.
Los factores que determinan el riesgo de control están presentes en los sistemas de
procesamiento de datos y de control del auditado. La evaluación del riesgo de
control está íntimamente relacionada con el análisis de estos sistemas.
La existencia de puntos débiles de control implicaría, a priori, la existencia de
factores que incrementan el riesgo de control y, viceversa, los puntos fuertes del
sistema de control interno vigente en el ente son factores que reducen el nivel de
este riesgo.
34
c) Riesgo de detección.- Es el riesgo de que los procedimientos sustantivos de
aplicados por un auditor no detecten un error en sistema de control interno o en un
saldo de una cuenta o transacción, que podría resultar de importancia relativa,
individualmente o cuando se agrega con representaciones erróneas en otros saldos o
clases.
A diferencia de los riesgos mencionados, el de detección es totalmente controlable
por el auditor y se relaciona directamente con los procedimientos de auditoría a
aplicar.
El auditor debe considerar los niveles evaluados del riesgo inherente y del riesgo de
control para planificar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a
aplicar, con el objeto de reducir el riesgo de detección a nivel razonable. Al respecto
se debe considerar:
Alcance de procedimientos sustantivos: Ej. usar un tamaño mayor de la muestra. ”28
La naturaleza de los procedimientos sustantivos: por ejemplo usar pruebas dirigidas
hacia partícipes externos al ente auditado y no pruebas dirigidas hacia partícipes o
documentación interna del auditado; o usar pruebas de detalle para un objetivo
particular de auditoría además de procedimientos analíticos.
2.1.4.3. Actividades de control
“Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar
que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección de la empresa. Ayudan a asegurar
que se tomen las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la
consecución de los objetivos de la empresa.
28
MALDONADO E, Milton K: Auditoría de Gestión; 1era. Edición; Ecuador; Págs. 48 – 50; Año 2003
35
Las actividades de control existen a través y en toda la organización, a todos los niveles
y funciones, e incluyen: aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones,
análisis de la eficacia operativa, seguridad los activos, y segregación de funciones.
En algunos entornos, las actividades de control se clasifican en; controles preventivos,
controles de detección, controles correctivos, controles manuales o de usuario, controles
informáticos o de tecnología de información, y controles de la dirección.”29
2.1.5. Información y comunicación
“Se debe identificar, recopilar y comunicar información pertinente en forma y plazo que
permitan cumplir a cada empleado con sus responsabilidades. Debe haber una
comunicación eficaz en un sentido más amplio, que fluya en todas las direcciones a
través de todos los ámbitos de la organización, de arriba hacia abajo y a la inversa.
Asimismo, tiene que haberla con terceros, como clientes, proveedores, accionistas, etc.
El mensaje por parte de la alta dirección a todo el personal ha de ser claro; las
responsabilidades del control han de tomarse en serio, los empleados deben comprender
cuál es el papel de este y como las actividades individuales estén relacionadas con el
trabajo de los demás.
Debe existir una comunicación efectiva a través de toda la organización. El libre flujo
de ideas y el intercambio de información son vitales. La comunicación en sentido
ascendente es con frecuencia la más difícil, especialmente en las organizaciones
grandes. Sin embargo, es evidente la importancia que tiene.”30
2.1.5.1. Supervisión o monitoreo
“Los sistemas de control interno requieren supervisión, es decir, un proceso que
comprueba adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue
29
Universidad Arturo Prat; Resumen de Informe COSO: www.unap.cl 30
PEREZ, Pedro; Los componentes de control interno: www.degerencia.com
36
mediante actividades de supervisión continuada, evaluaciones periódicas o una
combinación de ambas cosas. Incluye tanto las actividades normales de dirección y
supervisión, como otras actividades llevadas a cabo por el personal en la realización de
sus funciones.
El alcance y la frecuencia de las evaluaciones periódicas dependerán esencialmente de
una evaluación de los riesgos y de la eficacia de los procesos de supervisión continuada.
Las deficiencias detectadas en el control interno deberán ser notificadas a niveles
superiores, mientras que la alta dirección y el consejo de administración deberán ser
informados de los aspectos significativos observados.
Es preciso supervisar continuamente los controles internos para asegurarse de que el
proceso funciona según lo previsto. Esto es muy importante porque a medida que
cambian los factores internos y externos, controles que una vez resultaron idóneos y
efectivos pueden dejar de ser adecuados.”31
2.1.6. Sistema de Control Interno
“El sistema de control interno es el conjunto de todos los elementos en donde lo
principal son las personas, los sistemas de información, la supervisión y los
procedimientos. Este es de vital importancia, ya que promueve la eficiencia, asegura la
efectividad, previene que se violen las normas y los principios contables de general
aceptación. Los directivos de las organizaciones deben crear un ambiente de control, un
conjunto de procedimientos de control directo y las limitaciones del control interno.”32
31
LEFCOVICH, Mauricio; matriz de control interno; www.monografias.com 32
LARA, María L.; www.wikilearning.com/control_interno
37
2.1.7. Elementos del sistema de control interno
Definición de objetivos generales y específicos, formulación de los clientes
operativos.
Definición de políticas, guías de acción y procedimientos para la ejecución de
procesos
Utilizar o adoptar un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes.
Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad.
Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos.
Dirección y administración del personal de acuerdo a un adecuado sistema de
evaluación
Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de control
interno.
Establecimiento de mecanismos que les permitan a las organizaciones conocer las
opiniones que tienen sus usuarios o clientes sobre la gestión desarrollada.
Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y
control.
Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión.
Establecer programas de inducción, capacitación y actualización al personal.
Simplificación y actualización de normas y procedimientos.”33
2.1.8. Objetivos del Control Interno
a) “La obtención de la información financiera oportuna, confiable y suficiente como
herramienta útil para la gestión y el control.
b) Promover la obtención de la información técnica y otro tipo de información no
financiera para utilizarla como elemento útil para la gestión y el control.
c) Procurar adecuadas medidas para la protección, uso y conservación de los recursos
financieros, materiales, técnicos y cualquier otro recurso de propiedad de la entidad.
d) Promover la eficiencia organizacional para el logro de objetivos y misión.
33
GONZALES, María; Auditoría y Control interno: www.gestiopolis.com
38
e) Asegurar que todas las acciones institucionales en la entidad se desarrollen en el
marco de las normas constitucionales, legales y reglamentarias.”34
f) “Proteger los recursos de la Institución buscando su adecuada administración ante
posibles riesgos que lo afecten.
g) Garantizar la correcta evaluación seguimiento de la organización institucional.
h) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros contables.
i) Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las
desviaciones que se presenten en la organización
j) Garantizar que el sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos
de verificación y evaluación.
k) Velar que la institución disponga de proceso de planeación y mecanismos adecuados
para el desarrollo organizacional de acuerdo con su naturaleza y característica.”35
2.1.9. Manual de Procedimientos
“La empresa en el momento de implementar el sistema de control interno, debe elaborar
un manual de procedimientos, en el cual debe incluir todas las actividades y establecer
responsabilidades de los funcionarios, para el cumplimiento de los objetivos
organizacionales.
El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, que se
crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que
contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas,
funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se
realizan en una organización, generando información útil y necesaria, estableciendo
medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el
cumplimiento con la función empresarial.”36
34
GONZALES, María; Auditoría y Control interno: www.gestiopolis.com 35
Municipio de Santa Bárbara de Pinto; manual de procedimientos de control interno:
www.santaBárbaradepinto-magdalena.gov.co/ 36
GONZALEZ Manuel, Elaboración de manuales de métodos y procedimientos: www.maxmail.com
39
En el libro de Auditoría III, define al manual de procedimientos como: “Un instrumento
esencial para el funcionamiento de control interno, siendo uno de sus principales
objetivos la definición clara de las normas operativas de la organización empresarial y
de las líneas de responsabilidad y autoridad, en base a unos principios y objetivos
preestablecidos”.37
Un manual de procedimientos es la herramienta fundamental para la aplicación de un
control interno, ya que con este se definen las pautas para las actividades operacionales
de la empresa. Por tal motivo este manual se verá en la necesidad de estar actualizado,
ya que debe acoplarse a las nuevas adaptaciones que tenga la organización de la
empresa, es decir incorporar nuevas normas, políticas, procedimientos, etc.
“Procedimientos para mantener un buen Control Interno.
1) Delimitación de responsabilidades.
2) Delimitación de autorizaciones generales y específicas.
3) Segregación de funciones de carácter incompatible.
4) Prácticas sanas en el desarrollo del ejercicio.
5) División del procesamiento de cada operación.
6) Selección de funcionarios idóneos, hábiles, capaces y de moralidad.
7) Rotación de deberes.
8) Pólizas.
9) Instrucciones por escrito.
10) Cuentas de control.
11) Evaluación de sistemas computarizados.
12) Documentos prenumerados.
13) Evitar uso de efectivo.
14) Uso mínimo de cuentas bancarias.
15) Depósitos inmediatos e intactos de fondos.
16) Orden y aseo.
17) Identificación de puntos clave de control en cada actividad, proceso o ciclo.
37
Cultural de Ediciones S.A., AUDITORIA III: control interno áreas específicas, pág. 19 ,20.
40
18) Gráficas de control.
19) Inspecciones e inventarios físicos frecuentes.
20) Actualización de medidas de seguridad.
21) Registro adecuado de toda la información.
22) Conservación de documentos.
23) Uso de indicadores.
24) Prácticas de autocontrol.
25) Definición de metas y objetivos claros.
26) Hacer que el personal sepa por qué hace las cosas.”38
2.1.9.1. Contenido del manual de procedimientos
1) Título y código del procedimiento.
2) Introducción: Explicación corta del procedimiento.
3) Organización: Estructura micro y macro de la entidad.
4) Descripción del procedimiento.
a. Objetivos del procedimiento
b. Normas aplicables al procedimiento
c. Requisitos, documentos y archivo
d. Descripción de la operación y sus participantes
e. Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento
5) Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso.
6) Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.
7) Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.
8) Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de
autocontrol
9) Justificación del contenido manual de procedimientos frente al control
interno
38
MALDONADO E, Milton; Auditoría de Gestión; Ecuador; Primera Edición; Pág. 43; Año 2003
41
“Estos manuales, se desarrollan para cada una de las actividades u operaciones que
tengan que ver con los procesos administrativos y operativos, de acuerdo con los
lineamientos y exigencias establecidas por la ley.
Depende estos elementos la aplicación en el momento de plantear y justificar lo
siguiente:
El establecimiento de objetivos
La evaluación del sistema de organización.
Las limitaciones de autoridad y responsabilidad.
Las normas de protección y utilización de recursos.
La aplicación de sistema de méritos y sanciones para administración de personal.
La generación de recomendaciones.
La creación de sistemas de información eficaces.
El establecimiento de procedimientos y normas.
La determinación de métodos de control y evaluación de la gestión.
El establecimiento de programas de inducción y capacitación de personal.
La elaboración de sistemas de normas y trámites de los procedimientos.
La generación y aplicación de procedimientos son aplicables a cada una de las
empresas, en los diferentes artículos referentes al Control Interno se podrá ahondar
sobre los temas específicos de cada departamento o sección empresarial”39
2.1.9.2. Mejoramiento continuo
“La evaluación del sistema de control interno por medio de los manuales de
procedimientos afianza las fortalezas de la empresa frente a la gestión. En razón de esta
importancia que adquiere el sistema de control interno para cualquier entidad, se hace
necesario hacer el levantamiento de procedimientos actuales, los cuales son el punto de
partida y el principal soporte para llevar a cabo los cambios que con tanta urgencia se
39
GONZALES, María; Auditoría y Control interno: www.gestiopolis.com
42
requieren para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economía en
todos los procesos.
2.1.9.3. Objetivos y políticas
El desarrollo y mantenimiento de una línea de autoridad para complementar los
controles de organización.
Una definición clara de las funciones y las responsabilidades de cada departamento,
así como la actividad de la organización, esclareciendo todas las posibles lagunas o
áreas de responsabilidad indefinida.
Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta información de
los resultados operativos y de organización en el conjunto.
Un sistema de información para la dirección y para los diversos niveles ejecutivos
basados en datos de registro y documentos contables, diseñado para presentar un
cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, así como para exponer
con claridad, cada uno de los procedimientos.
Todos los procedimientos que se encuentran dentro del manual deben ser objetiva y
técnicamente identificados, dándole la importancia que cada uno merece dentro del
proceso productivo u operacional
La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido
como la evaluación y autocontrol que asegure un análisis efectivo y de máxima
protección posible contra errores, fraude y corrupción.
La existencia del sistema presupuestario que establezca un procedimiento de control
de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestión proyectada y los
objetivos futuros.
La correcta disposición de los controles validos, de tal forma que se estimulen la
responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los empleados y el pleno
reconocimiento de su ejercicio evitando la necesidad de controles superfluos así
como la extensión de los necesarios.”40
40
LUNA T, Eleoth; Manual de procedimientos de control interno; Santa Bárbara; Págs. 66 -70; Año
2004.
43
2.1.10. La Evaluación del Sistema de Control Interno
“La evaluación del sistema de control interno define las fortalezas y debilidades de la
organización mediante una cuantificación de todos sus recursos. Mediante el examen y
objetivos del control interno, registros y evaluación de los estados financieros se crea la
confianza que la entidad debe presentar frente a la sociedad. La evaluación del sistema
se basa en principios, reglas, normas, procedimientos y sistemas de reconocido valor
técnico.”41
2.1.10.1. Seguimiento del sistema de control interno
“Se entiende por seguimiento del sistema de control interno las actividades que se
realizan para valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno, a lo
largo del tiempo; asimismo, para asegurar que los hallazgos de la auditoría y los
resultados de otras revisiones se atiendan con prontitud. El auditor debe buscar el
cumplimiento de los siguientes aspectos:
Que los funcionarios responsabilizados realicen continuamente las acciones de
control y prevención en el curso de las operaciones normales integradas a tales
acciones.
Que la administración activa realice, por lo menos una vez al año, las
autoevaluaciones que conduzcan al perfeccionamiento del sistema de control
interno. Asimismo, que pueda detectar desvíos que alejen a la organización del
cumplimiento de sus objetivos.
Que sean implantados los resultados de las evaluaciones periódicas que realizan la
administración activa, la auditoría interna.”42
41
GÓMEZ, Giovanny; Introducción a la Evaluación Del Sistema de Control Interno; Pág. 1. 42
Ley General de Control Interno No. 8292; Capítulo III; Sección I; Artículo 17; Año 2002.
44
2.1.10.2. Objetivos de la evaluación del control interno
“Obtener comprensión de cada uno de los cinco componentes del control interno e
identificar los factores de riesgo de fraude.
Evaluar la efectividad (inefectividad) del control interno de la Entidad.
Comunicación de resultados de la evaluación de control interno.”43
2.1.10.3. Fases del estudio y evaluación del sistema de control interno
El estudio y evaluación del control interno incluye dos fases:
a) Revisión preliminar.- “Tiene por objeto de conocer y comprender los
procedimientos y métodos establecidos por la entidad. El grado de fiabilidad de un
sistema de control interno, se puede tener por:
Cuestionario sobre control interno: Un cuestionario, utilizando preguntas cerradas,
permitirá formarse una idea orientativa del trabajo de auditoría. Debe realizarse por
áreas, y las empresas auditoras, disponen de modelos confeccionados aplicables a
sus clientes.
Representación gráfica del sistema: La representación gráfica nos permitirá realizar
un adecuado análisis de los puntos de control que tiene el sistema en sí, así como de
los puntos débiles del mismo que nos indican posibles mejoras en el sistema. Se
trata de la representación gráfica del flujo de documentos, de las operaciones que se
realicen con ellos y de las personas que intervienen.
Este sistema resulta muy útil en operaciones repetitivas, como suele ser el sistema
de ventas en una empresa comercial. En el caso de operaciones individualizadas,
como la adquisición de bienes de inversión, la representación gráfica, no suele ser
muy eficaz.
43
Manual de Auditoría Financiera Gubernamental; Contraloría General del Estado; Pág. 85; Año 2008.
45
La información que debe formar parte de un diagrama de flujo, es: los
procedimientos para iniciar la acción, como la autorización del suministro,
imputación a centros de coste, etc.”44
b) Pruebas de cumplimiento.- “Tiene por objeto obtener una seguridad razonable de
que los controles que se encuentran en uso y que están operando tal como se
diseñaron.
Una prueba de cumplimiento es el examen de la evidencia disponible de que una o
más técnicas de control interno están operando durante el periodo de auditoría.
El auditor deberá obtener evidencia de auditoría mediante pruebas de cumplimiento:
Existencia: el control existe
Efectividad: el control está funcionando con eficiencia
Continuidad: el control ha estado funcionando durante todo el periodo.
El objetivo de las pruebas de cumplimiento es quedar satisfecho de que una técnica
de control estuvo operando efectivamente durante todo el periodo de auditoría.
La determinación de la extensión de las pruebas de cumplimento se realizará sobre
bases estadísticas o sobre bases subjetivas. El muestreo estadístico es, en principio,
el medio idóneo para expresar en términos cuantitativos el juicio del auditor
respecto a la razonabilidad, determinando la extensión de las pruebas y evaluando su
resultado. Cuando se utilicen bases subjetivas se deberá dejar constancia en los
papeles de trabajo de las razones que han conducido a tal elección, justificando los
criterios y bases de selección.
44
MIRA N, Juan C; Tesis de Control interno y control de gestión; México; Capítulo 2; Pág. 54; Año
2001
46
2.1.10.4. Métodos de evaluación
a) Muestreo estadístico.- “En el proceso de evaluación del control interno se debe
revisar altos volúmenes de documentos, es por esto que el investigador se ve
obligado a programar pruebas de carácter selectivo para hacer inferencias sobre la
confiabilidad de sus operaciones. Para dar certeza sobre la objetividad de una prueba
selectiva debe ser representativa.
b) Método de cuestionario.- Consiste en la evaluación con base en preguntas, las
cuales deben ser contestadas por parte de los responsables de las distintas áreas bajo
examen. El auditor obtendrá evidencia de si los controles operan tal como fueron
diseñados, y deberán constatar con procedimientos alternativos. Esto ayudará a
determinar las áreas críticas de una manera confiable.
c) Método narrativo.- Consiste en la descripción detallada de los procedimientos más
importantes y las características del sistema de control interno para las distintas
áreas, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema.
d) Método gráfico.- También llamados flujogramas, consiste en revelar o describir la
estructura orgánica, las áreas en examen y de los procedimientos utilizando
símbolos convencionales y explicaciones dando idea completa de procedimientos
de la entidad.
Identifica la ausencia de controles financieros y operativos.
Permite una visión panorámica de las operaciones o de la entidad.
Identifica desviaciones de procedimientos.
Identifica procedimientos que sobran o que faltan.
Facilita el entendimiento de las recomendaciones del auditor a la gerencia.
Se asegura la integridad y exactitud de operaciones realizadas por el ente económico
47
2.1.10.5. Técnicas de evaluación
T. de verificación ocular: Comparación, Observación, Revisión selectiva, Rastreo.
T. de verificación verbal: Indagación.
T. de verificación escrita: Análisis, Conciliación, Confirmación.
T. de verificación documental: Comprobación, Computación.
T. de verificación física: Inspección, Comentario.”45
2.1.11. Técnicas Específicas de Control
Las técnicas de control son esenciales para ofrecer una garantía máxima del
cumplimiento de los objetivos del control interno. Dichas técnicas se exponen a
continuación:
2.1.11.1. Documentación
“Los sistemas de Control Interno y todas las transacciones y otras operaciones
significativas habrán de documentarse claramente y la documentación debe estar
disponible para su verificación.
Todo organismo debe tener pruebas escritas, tanto de sus técnicas y objetivos de
Control Interno y de sus sistemas de rendición de cuentas, así como los aspectos
pertinentes de las transacciones y otras operaciones significativas.
La documentación de los sistemas de Control Interno debe incluir la identificación de
los ámbitos de la actuación del organismo, de los objetivos y de las técnicas
correspondientes, figurando en documentos tales como las directrices de gestión, la
política administrativa y los manuales de contabilidad.
45
GONZALES, María; Auditoría y Control interno: www.gestiopolis.com
48
La documentación debe ser por lo general completa, exacta y permitir el seguimiento de
la transacción u operación en cuestión (incluyendo la información concerniente), antes,
durante y después de su realización.”46
2.1.11.2. Registro oportuno y adecuado de las transacciones y operaciones.
“Las transacciones y operaciones deben registrarse oportunamente y clasificarse
debidamente. Las transacciones u otras operaciones importantes deben registrarse sin la
dilación a fin de que la información pertinente tenga importancia y valor para los
directivos en el control de las actividades y en la adopción de decisiones.
Ello es válido para todo el proceso o ciclo vital de una transacción u operación e
incluye, su inicio y autorización, los aspectos de la transacción mientras se realiza y su
clasificación final en los registros sumarios.
Esta forma requiere, la clasificación pertinente de las transacciones y otras operaciones.
La clasificación pertinente consiste en la organización y el procesamiento de la
información en los registros sumarios que sirve de base a la preparación de informes y
estados.
2.1.11.3. Autorización y ejecución de las transacciones y otras operaciones.
Las transacciones y otras operaciones significativas sólo podrán ser autorizadas y
ejecutadas por aquellas personas que actúen dentro de los limites de sus facultades. La
Administración Central es quien decide el canje, transferencia, utilización o la
asignación de recursos para fines específicos en condiciones igualmente específicas.
La autorización es el medio principal para asegurar que sólo se realizan transacciones y
otros actos válidos, debe comunicarse explícitamente a los funcionarios y tendrá que
46
LUNA T., Eleoth; Manual de procedimientos de control interno; Santa Bárbara de Pinto; Págs. 29 –
30; Año 2004.
49
incluir los términos y condiciones específicas conforme a cuales se otorgará una
autorización.” 47
2.1.11.4. Separación de funciones
“Las funciones y responsabilidades esenciales de autorizar, elaborar, registrar y revisar
las transacciones deben repartirse entre varias personas. Con el fin de reducir el riesgo
de errores, despilfarros o actos ilícitos, o para mermar la probabilidad de no detectar ese
tipo de problemas, es preciso evitar que todos los aspectos de una transacción u
operación se encuentren en manos de una persona. Las funciones y responsabilidades
deben asignarse sistemáticamente a varias personas para asegurar un procedimiento
efectivo de "controles y equilibrio".48
2.1.11.5. Supervisión
“Debe existir una supervisión permanente y competente para garantizar el logro de los
objetivos de Control Interno.
Los Supervisores deben examinar y aprobar continuamente el trabajo encomendado a
sus subordinados. Así mismo deben proporcionar al personal las directrices y la
capacitación necesaria para reducir al mínimo los errores; los despilfarros y los actos
ilícitos, en concordancia con las directrices de la Dirección Central. Esto requiere:
Indicar claramente las responsabilidades y funciones atribuidas a cada empleado
Examinar sistemáticamente el trabajo de cada empleado
Aprobar el trabajo en puntos críticos del desarrollo”49
47
LUNA T., Eleoth; Manual de procedimientos de control interno; Santa Bárbara Pinto; Págs. 30; 2004. 48
LUNA T., Eleoth; Manual de procedimientos de control interno; Santa Bárbara Pinto; Págs. 31; 2004. 49
LUNA T., Eleoth; Manual de procedimientos de control interno; Santa Bárbara Pinto; Págs. 31-32;
2004.
50
2.1.11.6. Acceso a los recursos y responsabilidad ante los mismos.
“El acceso a los recursos y archivos debe registrarse a las personas autorizadas para
ello, a las cuales debe conferirse y mantenerse la responsabilidad sobre la custodia y la
utilización de los recursos. Periódicamente se deben cotejar los recursos con los
registros contables para verificar si coinciden. La frecuencia de estas comparaciones
depende de la vulnerabilidad de los activos. La razón fundamental para restringir el
acceso a los recursos es la de reducir el riesgo de una utilización no autorizada o de
pérdida y asegurar al mismo tiempo, el cumplimiento de las directrices de la dirección.
Sin embargo, el grado de limitación depende del supuesto riesgo a que estén expuestos
los activos; este grado de limitación debe revisarse periódicamente. Por ejemplo, el
acceso a los documentos sumamente vulnerables y la responsabilidad ante los mismos,
tales como: cheques en blanco, pueden restringirse de la siguiente manera:
Mantenerlos en Caja Fuerte.
Asignar a cada documento un número de serie.
Encargar la custodia a personas de comprobada responsabilidad.”50
2.1.11.7. Resolución inmediata de los resultados del examen.
“Los Directivos deben ser diligentes y evaluar sin retraso:
Los resultados y las recomendaciones de los Examinadores.
Determinar las medidas como respuesta a los resultados y recomendaciones
Concluir, en el plazo establecido, todas las acciones tendientes a corregir o,
eventualmente, eliminar los hechos presentados ante la dirección.”51
50
LUNA T., Eleoth; Manual de procedimientos de control interno; Santa Bárbara Pinto; Págs. 32; 2004. 51
LUNA T., Eleoth; Manual de procedimientos de control interno; Santa Bárbara Pinto; Págs. 33; 2004.
51
2.1.12. Principios de Control Interno
“Al proyectarse los sistemas de control interno administrativo u operacional, contable y
de verificación interna, según los requerimientos y posibilidades que existan, deben
tenerse en cuenta los principios de control interno, que tradicionalmente son:
División del trabajo.
Fijación de responsabilidad.
El cargo y el descargo.
La división del trabajo consiste en dividir entre varias personas o departamentos una
operación determinada de forma tal que esta no se inicie ni termine en la misma persona
o departamento, lo que posibilita que los segundos verifiquen y conozcan el trabajo que
realizaron los primeros.
Un primer objetivo es lograr que el trabajo de la contabilidad y otras operaciones estén
tan subdivididos que ninguna persona tenga el control completo de los cobros e
ingresos, los pagos, las compras, los gastos, la confección de las nóminas y las ventas.
Un segundo objetivo es el de descubrir errores y fraudes, para lograrlo es imprescindible
la separación de la contabilidad y las operaciones; con esto se logra que la misma
persona que realice una operación (venta, cobro, recepción, pago, depósito, compra,
gasto, etc.) no sea la misma que la registre contablemente.
En todos los casos el Departamento de Contabilidad tiene que estar totalmente separado
de los demás departamentos que realizan operaciones o transacciones, al igual que el
Departamento de Vigilancia y Protección. La fijación de responsabilidad consiste en
que toda persona, departamento, etc. tenga fijada documentalmente y conozca la
responsabilidad, no solo de sus funciones si no de la relacionada con los medios y
recursos que tienen a su cargo, sus atribuciones, facultades y responsabilidades en
relación con estos
52
El cargo y el descargo están directamente relacionados con ceder y aceptar la
responsabilidad de un recurso en cada operación o transacción, debe quedar
absolutamente claro, mediante la firma en los documentos correspondientes, quien
recibe y quien entrega, en qué cantidad y qué tipo de recurso.
Al asumirse la responsabilidad oficial por la custodia de algo, evidentemente se
extreman las precauciones y el cuidado, lo que limita el mal uso, las pérdidas y las
sustracciones.
También ello posibilita exigir responsabilidad incluso legal en casos de pérdidas,
sustracciones y desvíos.”52
2.1.13. El control interno y la práctica de la Auditoría
“Como a los auditores les interesa, al practicar la auditoria, determinar la confiabilidad
de los datos contables y otras operaciones, a través de las evidencias primarias que
deben corroborar en la práctica, definir si existen debilidades en el control interno les
resulta fundamental.
Para arribar a conclusiones fundamentadas en una seguridad razonable el auditor
requiere de evidencias suficientes; estas se presentan como evidencias primarias y
evidencias corroboradas.
No se logra una confiabilidad razonable considerando solo uno de estos dos tipos de
evidencias. No obstante, en los extremos de confiar en una o en otra, existe una variedad
de posiciones: mientras más consistente sea la evidencia primaria, se requiere menos
evidencia corroborativa o viceversa. Lógicamente, si las cuentas u operaciones están
sustentadas en evidencias primarias muy confiables, el auditor necesitará menor
cantidad de evidencias adicionales o complementarias para corroborar tal situación, por
52
CAPOTE C., Gabriel; El control interno y el control, Editorial Economía y Desarrollo, México,
Edición 2; Cap. 1; Págs. 6 – 7; Año 2001
53
el contrario, mientras menos confiable sea la evidencia primaria se requerirá mayor
evidencia corroboradorá.
Cuando el control interno es débil el auditor puede subsanar tal situación aumentando el
volumen y la variedad de las pruebas corroboradoras para determinar la confiabilidad de
las cuentas u operaciones sujetas a examen.
Por lo expuesto, la determinación de las debilidades del Sistema de Control Interno, que
existe en la entidad auditada, le es fundamental al auditor en la etapa de exploración, ya
que de ello depende el volumen y variedad de las evidencias corroboradoras que debe
obtener, y considerarlo en la planeación del trabajo para evitar excederse del
presupuesto de la auditoría y del tiempo planificado, al verse envuelto en complicadas y
necesarias comprobaciones que no fueron previstas.”53
2.1.14. Matriz de Control Interno
“La Matriz de Control Interno es una herramienta surgida de la imperiosa necesidad de
accionar proactivamente a los efectos de suprimir y / o disminuir significativamente la
multitud de riesgos a las cuales se hallan afectados los distintos tipos de organizaciones.
Las numerosas normas y reglamentaciones, sea cual sea su carácter, obligan a las
administraciones de las organizaciones a mantenerse muy alerta ante los riesgos que la
falta de cumplimiento de las mismas significan para sus patrimonios. A ellos deben
sumarse la necesidad de constatar el cumplimiento tanto de las normativas internas,
como de diversas normas en materia de seguridad y control interno, como así también
verificar la sujeción de las diversas áreas o sectores a las políticas de la empresa.
De ésta forma tenemos que la Alta Gerencia puede verificar por medio de la Matriz de
Control que se esté dando cumplimiento a todos los controles. En función de la
importancia relativa de los distintos puntos y de los problemas que los mismos tienen se
53
CAPOTE C., Gabriel; El control interno y el control, Editorial Economía y Desarrollo, México,
Edición 2; Cap. 1; Págs. 7 - 8; Año 2001
54
le dará la prioridad de control y corrección. Los encargados de Áreas, y los responsables
del control, sean auditores internos o externos pueden verificar y razonar sobre la base
de la matriz (razonamiento matricial) el cumplimiento de las distintas disposiciones.
La Matriz de Control le da tanta importancia al cumplimiento de las disposiciones
fiscales, como al control para evitar fraudes, o resguardar la calidad de los productos y
servicios, como así también proteger los recursos humanos entre otros. Por tal motivo
una rápida visión de dicha matriz, impresa o por monitor, por parte de los Directivos le
permiten saber las áreas que comprometen a la empresa, y proceder a analizar las causas
o motivos, para luego aplicar las correspondientes medidas de ajuste.”54
“La Matriz de Control Interno Es una forma de pensar, de planificar, de delegar, de
adoptar decisiones y resolver problemas, y de ver la organización en su totalidad.
Es una forma de pensar, porque analizando la interrelación de los diversos productos,
servicios y áreas de la empresa con las disposiciones normativas externas e internas,
como así también con los principios de control interno y seguridad, lleva tanto a los
funcionarios, como a los auditores internos (o externos) y a las gerencias de las diversas
áreas a preguntarse de que manera afectan, si es que lo hacen, las diversas normativas a
sus procesos y actividades, o bien indagar acerca de la existencia o no de normas que se
relacionen con las mismas.
Es una manera de planificar por cuanto los funcionarios de la organización establecen
cantidad de controles a ejecutar por período de tiempo, con qué elementos o recursos se
van a contar, qué cuestionarios se han de utilizar y quiénes los elaborarán. Por medio de
la delegación se asigna por un lado quienes son los responsables de realizar los
controles.
Como el sistema matricial hace uso de puntajes de eficacia, los aspectos o áreas de
mayor riesgos, los cuales surgen de los puntajes más bajos, son aquellos en los cuales se
54
LEFCOVICH, Mauricio L.; Matriz de Control Interno; Argentina; Capitulo 1; Págs. 47 - 52;Año 2003
55
han de priorizar los ajustes y correcciones, además a través del análisis de las razones de
los bajos puntajes se logra saber los motivos que los originan y de tal forma adoptar las
mejores acciones tendientes a su resolución.”55
2.1.15. Limitaciones del Control Interno
“El control interno no es el remedio, no soluciona todos los problemas y deficiencias de
una organización, es decir que no representa la "garantía total" sobre la consecución de
los objetivos. El sistema de control interno sólo proporciona un grado de seguridad
razonable, dado que el sistema se encuentra afectado por una serie de limitaciones
inherentes a éste.
La actividad de control dependiente de la separación de funciones, pueden ser burladas
por colusión entre empleados, es decir ponerse de acuerdo para dañar a terceros.
La extensión de los controles adoptados en una organización también está limitada por
consideración de costo, por lo tanto no es factible establecer controles que proporcionen
protección absoluta del fraude y el despilfarro, sino establecer los controles que
garanticen una seguridad razonable desde el punto de vista de los costos que son
inherentes a todos los sistemas de control interno
El control interno tiene como otras limitaciones que: Nunca garantiza el cumplimiento
de sus objetivos completamente, Se direcciona hacia transacciones repetitivas no
excepcionales, Potencialidad de colusión para evadir controles que dependen de la
segregación de funciones, Violación u omisión de la aplicación por parte de la alta
dirección.”56
55
LARA, María L.; www.wikilearning.com/control_interno 56
WHITTINGTON, Pany; Principios de Auditoría; México; McGraw-Hill Interamericana S.A., Décimo
cuarta edición; Capítulo 7; Págs. 222; Año 2007
56
“La eficiencia de los controles se verá limitada por el riesgo de errores humanos en la
toma de decisiones, siendo éstas tomadas dentro de límites temporales, de acuerdo a la
información disponible y usualmente bajo presión. Dentro de la naturaleza de las
decisiones que afectan al control, basadas en el juicio humano, podemos describir las
siguientes:
a) Disfunciones del sistema.- Los controles internos a pesar de estar bien diseñados
pueden fallar. Pueden cometerse errores originados en interpretaciones incorrectas,
o por dejadez, despistes, olvidos o fatigas. Es probable también que ante un cambio
de sistemas el personal aún no se encuentre bien capacitado o informado sobre el
mismo, lo que originar la consecución de errores de control.
b) Elusión de los controles por la dirección.- El sistema de control interno no puede
ser más eficaz que las personas responsables de su funcionamiento. Siempre existe
la posibilidad que el personal directivo eluda el sistema de control interno con fines
particulares. En este caso siempre existe el intento de encubrir hechos no legítimos.
c) Confabulación.- Cuando dos o más personas actúan colectivamente para cometer y
encubrir un acto cuyo objetivo es el de eludir el sistema de control interno.”57
2.1.16. Ventajas del Control Interno
“El control interno debe estar en capacidad y presta los Beneficios siguientes:
Genera mayor eficiencia interna para las actividades de la empresa.
Facilita la definición del alcance de la planeación de la compañía.
Establece un lenguaje común para ser utilizado en todos los niveles de la
Organización.
Promueve mayor efectividad y eficiencia en las operaciones.
57
ALVAREZ, Erizbel; Auditoría y control interno; www.gestiopolis.com/recursos6/Docs/Eco/contrinter.
57
Provee mayor confiabilidad en los reportes financieros.
Favorece el mejor cumplimiento de leyes y regulaciones.
Ayuda a conseguir las metas de desempeño, rentabilidad, eficiencia y eficacia
Prevenir las pérdidas de los activos
Ayudar al mantenimiento de políticas y procedimientos sanos, inteligentes y útiles
en la conducción del negocio
Advertir las señales de peligro en los procesos y en las operaciones.”58
“Otros propósitos primeros son proteger recursos firmes contra la mala gestión o el
fraude, para asegurarse de si las actividades de la compañía están de acuerdo con leyes y
regulaciones, y sobre todo, desarrollar financiero constante así como datos directivos
para presentarlos oportunos.
Se puede derivar con la puesta en práctica de un sistema de control interno eficaz.
Puesto que un buen sistema de control interno se asegura de que los recursos estén
utilizados solamente para sus propósitos previstos, una gran ventaja es que ayuda a
superar el riesgo asociado al uso erróneo de los fondos y de otros recursos de la
organización.
Previene errores e irregularidades detectándolas de una manera oportuna, de tal modo
promoviendo registros de estadísticas confiables y exactas. También, una gran ventaja
es que puede resolver rápidamente las ediciones que se presentan como resultado de
divulgar errores. Sobre todo, protege los intereses de empleados claramente
especificándolos sus deberes y responsabilidades y salvaguardándolos contra de ser
acusado de irregularidades o de malversaciones.
El gravamen del riesgo implica el análisis y el establecimiento de planes para prevenir
los riesgos asociados al logro de los objetivos de la compañía. Las actividades del
control incluyen las políticas y los procedimientos formulados por la gerencia para
58
DIAGNOXCONTROL; Controles internos: www.diagnoxcontrol.com
58
asegurar la eficacia de realizar las actividades con respecto al logro de metas de
organización.”59
2.3. Marco Conceptual
Control Interno.- Se define como el conjunto de principios, fundamentos, reglas,
acciones, mecanismos, instrumentos y procedimientos que ordenados, relacionados
entre sí y unidos a las personas que conforman una organización pública, se constituye
en un medio para lograr el cumplimiento de su función administrativa, sus objetivos y la
finalidad que persigue, generándole capacidad de respuesta ante los diferentes públicos
o grupos de interés que debe atender.60
Rentabilidad.- Es la relación, generalmente expresada en porcentaje, que se establece
entre el rendimiento económico que proporciona una determinada operación y lo que se
ha invertido en ella. En títulos valores se mide computando los dineros percibidos -en el
caso de las acciones-, además de la revalorización según su cotización, así como las
ventajas a obtenerse por el carácter preferente de las ampliaciones de capital.61
Eficacia.- “Capacidad de lograr los objetivos y metas programadas con los recursos
disponibles en un tiempo predeterminado. Capacidad para cumplir en el lugar, tiempo,
calidad y cantidad las metas y objetivos establecidos.”62
Eficiencia.- Indicador que sirve para medir el sistema financiero. La eficiencia de la
evaluación fundamental, mide el grado de precisión con que los valores de mercado de
los activos financieros reflejan el valor presente de la corriente de futuros pagos
asociados con la tendencia de esos activos. 63
59
GALICIA, Alejandra; el control interno dentro de la organización: www.degerencia.com 60
HORNGREN, S., Elliot.; Introducción a la Contabilidad Financiera; Prentice-Hall Hispanoamericana,
S. A.; México; Pág. 53; Año 2001 61
AVELLANEDA, Carmenza; Diccionario Bilingüe de términos financieros; Colombia; McGraw-Hill
Interamericana S.A.; Primera edición; Págs. 62, 119, 317; Año 1996 62
Diccionario de Administración y Finanzas; Editorial Océano; España; Pág. 51; Año 2003 63
Diccionario de Administración y Finanzas; Editorial Océano; España; Pág. 51; Año 2003.
59
Administración.- La Administración de Empresas, o Ciencia Administrativa es una
ciencia social que estudia la organización de las empresas y la manera como se
gestionan los recursos, procesos y resultados de sus actividades.64
Finanzas.- Se define como el arte, la ciencia de administrar dinero, casi todos los
individuos y organizaciones ganan u obtienen dinero y gastan o invierten dinero. Se
relacionan con el proceso, las instituciones, los mercados y los instrumentos que
participan en la transferencia de dinero entre personas, como empresas y gobiernos. 65
Productividad.- es la razón entre la producción obtenida por un sistema productivo y los
recursos utilizados para obtener dicha producción. También puede ser definida como la
relación entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos: cuanto menor sea el
tiempo que lleve obtener el resultado deseado, más productivo es el sistema. En realidad
la productividad debe ser definida como el indicador de eficiencia que relaciona la
cantidad de producto utilizado con la cantidad de producción obtenida.66
Organización.- Acción y efecto de organizar u organizarse las actividades de una
empresa. Asociación de personas regulada por un conjunto de normas en función de
determinados fines. Disposición, arreglo, orden.67
Procedimientos.- Conjunto de operaciones y normas que sirven como reglas de
conducta o programas a ejecutar cuya utilización son imprescindibles para la
consecución de los objetivos definidos por la actividad empresarial.68
Procesos.- “Es la forma sistemática en que las organizaciones desarrollan sus
actividades y que se ejecutan de acuerdo a lo establecido.”69
64
GOXENS, A; Enciclopedia práctica Contabilidad; Océano Grupo Editorial; España; Pág. 28; Año 2001 65
Diccionario de Contabilidad y Finanzas; Editorial Cultural S.A; España; Pág. 86; Año 1999 66
Diccionario de Administración y Finanzas; Editorial Océano; España; Pág. 89 ; Año 2003 67
Chiriboga, R. Luis A.; Diccionario técnico financiero ecuatoriano; Ecuador; 2° Edición; Año 2009. 68
Cultural de Ediciones S.A., AUDITORIA III: control interno áreas específicas, pág. 19 69
LARA, María L.; www.wikilearning.com/control_interno
60
Análisis Preventivos.- “Consistentes en utilizar la lluvia de ideas por parte de los
auditores internos a los efectos de detectar para cada proceso, servicio, producto
actividad donde o qué problemas pueden surgir, analizando como evitar de que se
produzcan y fijando sistemas para su detección.”70
Controles de procedimientos.- “Se refieren a cuatro puntos específicos: Datos fuente y
controles de salida. Es preciso un control sobre los datos de entrada que permita
verificar que éstos han sido autorizados e introducidos una sola vez. La función de los
controles de salida es determinar que los datos procesados no incluyen ninguna
alteración desautorizada por la sección de operaciones del ordenador y que los datos son
correctos o razonables.”71
Controles del proceso.- “Los objetivos principales son descubrir la pérdida de datos o la
falta de su procesamiento, determinar que las funciones aritméticas se ejecuten
correctamente, establecer que todas las transacciones se asienten en el registro indicado,
asegurar que los errores descubiertos en el procesamiento de datos se corrijan
satisfactoriamente.”72
Diagrama de flujo.- “Es una representación gráfica simbólica de un sistema o serie de
procedimientos mostrando cada uno de ellos de forma secuencial. El Diagrama de Flujo
proporciona al lector experimentado una imagen clara del sistema, mostrando la
naturaleza y secuencia de los procedimientos, división de responsabilidades, fuentes y
distribución de documentos y tipos y situación de registros y archivos de
contabilidad.”73
Actividades de control.- “Se refieren a las acciones que realizan la gerencia y otro
personal de la entidad para cumplir diariamente con las funciones asignadas. Son
importantes porque en sí mismas implican la forma “correcta” de hacer las cosas, así
como también porque el dictado de políticas y procedimientos y la evaluación de su
70
LEFCOVICH, Mauricio; matriz de control interno; www.monografias.com 71
GONZALES, María; Auditoría y Control interno: www.gestiopolis.com 72
LARA, María L.; www.wikilearning.com/control_interno 73
COOK, John W.;Auditoría; México; McGraw-Hill Interamericana S.A.; 3º edición; Pág.289,Año 1999.
61
cumplimiento, constituyen el medio más idóneo para asegurar el logro de objetivos
de la entidad.”74
Control previo.- “Es el conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los
niveles de dirección y gerencia de las entidades para cautelar la correcta
administración de los recursos financieros, materiales, físicos y humanos.”75
Comunicación.- “Implica proporcionar un apropiado entendimiento sobre los roles y
responsabilidades individuales involucradas en el control interno de la información
financiera dentro de una entidad.”76
Economía.- “En su sentido amplio significa, administración recta y prudente de los
escasos recursos. Se relaciona con la adquisición de bienes y/o servicios al costo
mínimo posible, en condiciones de calidad y precio razonable.”77
Estructura de control interno.- “Constituye el conjunto de planes, métodos,
procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la dirección de una entidad,
para ofrecer seguridad razonable respecto a que están lográndose los objetivos del
control interno.”78
Responsabilidad.- “Se entiende como el deber de los funcionarios o empleados de
rendir cuenta ante una autoridad superior por los fondos o bienes a su cargo y/o por
una misión u objetivo encargado y aceptado”79
Control de Calidad.- “El conjunto de políticas, procedimientos y recursos especializados,
que garantizan que las auditorías se realizan de acuerdo con los objetivos, políticas
normas y procedimientos de auditoría”80
74
HORNGREN, S., Elliot.; Introducción a la Contabilidad Financiera; Prentice-Hall Hispanoamericana,
S. A.; México; Pág. 77; Año 2001 75
HOLMES, A.; Auditorías Principios y Procedimientos; Editorial Limusa; México; Pág. 35 ; Año 1994 76
HOLMES, A.; Auditorías Principios y Procedimientos; Editorial Limusa; México; Pág. 32 ; Año 1994 77
CHARZAL, Raymond; Gestión Económica Financiera; Ed.Ceac. S.A.; España; Pág. 24 ; Año1990 78
www.unmsm.edu.pe/ogp/ARCHIVOS/NORMAS_TECNICAS_DE_CONTROL_INTERNO.htm 79
www.unmsm.edu.pe/ogp/ARCHIVOS/NORMAS_TECNICAS_DE_CONTROL_INTERNO.htm 80
www.unmsm.edu.pe/ogp/ARCHIVOS/NORMAS_TECNICAS_DE_CONTROL_INTERNO.htm
62
Área crítica.- “Actividades que inciden de manera directa y determinante en los procesos
sustantivos de la organización, actividad, sector o unidad o que el riesgo a que se expone
hace peligrar la consecución de los objetivos. Es condición su control para mantener la
calidad de la auditoría de gestión”81
Segregación de funciones.- “Dentro de cada departamento se separarán las funciones de
autorización o aprobación, custodia y salvaguardia, registro y control de las
transacciones. La finalidad consiste en que el procesamiento de una transacción no debe
ser ejercida por una sola persona desde el principio hasta el fin. La operatividad del
control interno depende de la separación de las funciones de cada actividad.”82
Evidencia.- “Pruebas que respaldan el contenido del informe del auditor, y que son
obtenidas a través de los diversos medios empleados en el proceso de auditoría. Debe
obtenerse evidencia suficiente y adecuada, mediante la realización y evaluación de las
pruebas de auditoría que se consideren necesarias, al objeto de obtener una base de
juicio razonable sobre los dados contenidos en las cuentas anuales que se examinan y
poder expresar una opinión respecto de las mismas”83
Hallazgo de auditoría.- “Este concepto es utilizado para describir el resultado de la
comparación que se realiza entre un criterio y la situación actual encontrada durante el
examen a un área, actividad u operación o circunstancias en las cuales el criterio fue
aplicado. Comprende una reunión lógica de datos y la presentación objetiva de los
hechos concernientes a la situación actual. Es toda información que a juicio del auditor,
permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en forma
significativa en la gestión de la entidad o programa que merecen ser comunicados en el
informe. Sus elementos son: condición, criterio, causa y efecto”84
81
HORNGREN, S., Elliot.; Introducción a la Contabilidad Financiera; Prentice-Hall Hispanoamericana,
S. A.; México; Pág. 53; Año 2001 82
HORNGREN, S., Elliot.; Introducción a la Contabilidad Financiera; Prentice-Hall Hispanoamericana,
S. A.; México; Pág. 68; Año 2001 83
Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas, norma “3. 84
LEFCOVICH, Mauricio; matriz de control interno; www.monografias.com
63
Auditoría.- “Es una evaluación planeada, independiente y documentada para determinar
el cumplimiento de requerimientos acordados con anterioridad. Es un examen
sistemático e independiente para determinar si las actividades de calidad y los resultados
de las mismas cumplen con las provisiones planeadas, y si éstas se implantan en forma
eficaz y son idóneos para alcanzar los objetivos fijados.”85
Cuestionario.- “Es un listado de preguntas lógicamente ordenadas y clasificadas,
relacionadas con un hecho general o particular que tiende a determinar una situación
real del hecho mencionado. Este enunciado obliga al auditor a formular una serie de
preguntas ordenadas en forma lógica y separadas por funciones o hechos similares, que
aplicados, satisficieran su inquietud respecto al grado de existencia y aplicabilidad de
las medidas de control dentro de la empresa.”86
Cédula narrativa.- “Conocido corrientemente como memorándum El auditor interno
debe proceder a narrar los procedimientos que se encuentran en uso en la empresa; esta
forma tiene sus inconvenientes ya que deja a la capacidad asimilativa y lenguaje del
auditor que realiza el trabajo. Además, un signo de puntuación o una palabra mal
empleada puede dar lugar a una mala interpretación grave.”87
Entrevistas.- “Es la reunión de dos o más personas, para recabar información en forma
verbal, a través de preguntas que propone el analista. Quienes responden pueden ser
gerentes o empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema existente, usuarios
potenciales del sistema propuesto o aquellos que proporcionarán datos o serán afectados
por la aplicación propuesta”88
Evaluación.- “Es la comprobación de las actividades establecidas inicialmente y las que
realmente se ejecutaron. Examen de un proceso o grupo de acuerdo con alguna norma, y
las conclusiones a las que llega como resultado.”89
85
HORNGREN, S., Elliot.; Introducción a la Contabilidad Financiera; Prentice-Hall Hispanoamericana,
S. A.; México; Pág. 16; Año 2001 86
LEFCOVICH, Mauricio; matriz de control interno; www.monografias.com 87
LEFCOVICH, Mauricio; matriz de control interno; www.monografias.com 88
LEFCOVICH, Mauricio; matriz de control interno; www.monografias.com 89
Diccionario de Contabilidad y Finanzas; Editorial Cultural S.A; España; Pág. 37; Año 1999
64
Manual de procedimientos.- “Un instrumento esencial para el funcionamiento de control
interno, siendo uno de sus principales objetivos la definición clara de las normas
operativas de la organización empresarial y de las líneas de responsabilidad y autoridad,
en base a unos principios y objetivos preestablecidos”.90
Procedimientos de Control.- “Son los procedimientos y políticas, aparte del ambiente de
control interno y el sistema contable establecidos por la máxima autoridad, para
proporcionar una seguridad razonable de lograr los objetivos específicos de la
entidad.”91
2.3. Marco Legal
La Clínica Bermúdez de la provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas, en el cantón
Santo Domingo, dentro de la parroquia Santo Domingo se crea e inicia sus actividades
en el año de 1982, cumpliendo con las leyes y ordenanzas para el Funcionamiento de
los hospitales y clínicas privadas, el reglamento de servicio de salud privados publicado
en el registro oficial Nº 822 de la fecha de 26 de julio de 1979, el manual de
procedimientos para la aplicación de reglamento de servicios de salud privada,
publicado en el registro oficial Nº 188 del 11 de mayo de 1989, el acuerdo ministerial
Nº 1771 publicado en el registro oficial Nº 330 del 1 de diciembre de 1999 dispone que
los hospitales y clínicas privadas.
Como todo centro médico en el país la principal actividad de la Clínica Bermúdez, que
es la prestación de servicios de salud a la población, está regida por el Ministerio de
salud pública del Ecuador, la cual realiza las actividades de regulación, inspección,
supervisión, etc., a través de organismos de apoyo como Instituto nacional de higiene, la
Dirección de control sanitario, la Dirección provincial de salud de Pichincha, entre otras
90
Cultural de Ediciones S.A., AUDITORIA III: control interno áreas específicas, pág. 19 ,20. 91
COOK, John W.; Auditoría; México; McGraw-Hill Interamericana S.A.; 3º edición; Pág. 292 Año
1999
65
Dentro de la parte administrativa y financiera de la Clínica está regida a leyes y normas
de otro tipo, que son de control de la información, entre ellas se encuentran:
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA)
Estos principios fueron fundamentales en el presente trabajo, ya que mediante su
aplicación permite que la información contable y financiera de la empresa sea
válida, en concordancia con los principios contables que permiten la veracidad y
objetividad de los datos, que cumplan con estándares para su verificación y análisis.
Ley de Régimen Tributario Interno (LRTI) y Reglamento para su aplicación.
Esta ley se usó para verificar el cumplimiento de obligaciones tributarias de la
Clínica, frente al Estado, además que sirvió en la propuesta, para que pueda ser
elaborada cumpliendo la ley tributaria que rige en el país, es decir los procesos y
actividades que se propongan no vayan en contra de esta normativa. También se
utilizó el reglamento para su aplicación de la ley, del cual se tomaron todos los
procedimientos, cálculos, valores y datos numéricos que permitieron el
cumplimiento de la misma.
Código de Trabajo
Este código se utilizó en la investigación para realizar los cálculos y verificaciones
necesarias para comprobar el acatamiento de las obligaciones y derechos que la
Clínica tiene como patrono de todo el personal que está a su cargo, siendo este el
cálculo y este pago de remuneraciones, horas suplementarias, cargas horarias
permitidas, entre otras.
66
Reglamentaciones del instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS)
Este reglamento sirvió en el presente estudio como base para la verificación del
cumplimiento de las obligaciones que tiene la Clínica Bermúdez como empleador,
frente al IESS, tanto en afiliaciones del personal, como en las aportaciones debe
cumplir. Esto fue importante al momento de la revisión de los procedimientos que
tengan que ver con la cancelación de nómina de empleados.
67
CAPITULO III
METODOLOGIA
3.1. Situación actual
3.1.1. Filosofía institucional
La Clínica Bermúdez, es una institución de salud privada, de apoyo social sin fines de
lucro, proveyendo al derecho a servicios médicos a toda la población de la provincia de
Santo Domingo de los Tsáchilas; que al tener un alto índice poblacional, ser una zona
de confluencia nacional y centro de migración de habitantes de todos los sectores del
país; demanda en gran cantidad prestaciones clínicas de calidad, y que no son
satisfechas en su gran mayoría, debido a que las asistencias que presta el Ministerio de
Salud Pública son limitadas o escasas.
La institución está conformada y busca constantemente conformarse de un personal
altamente competente, capacitado y profesional en todos los departamentos que la
integran, de manera que se pueda conseguir la eficiencia y eficacia en cada uno de los
servicios que se prestan. Trabajando siempre dentro del marco de respeto y buenas
relaciones laborales y humanas, ética y profesionalismo médico, buscando siempre el
bienestar de la comunidad que confía en la Clínica Bermúdez.
3.1.2. Objetivos generales de la Clínica Bermúdez
Otorgar, sin discriminación alguna, igual prestación médica a pacientes que
demanden los servicios de calidad de que dispone y ofrece.
Obtener información objetiva, antecedentes de importancia, mantener un alto nivel
de desempeño del personal hacia los pacientes, mediante educación en servicios.
68
Ejecutar asistencia quirúrgica a todos los pacientes que soliciten nuestros servicios
de una manera óptima y eficaz.
Cooperar en forma eficiente con organismos estatales en el mejoramiento de la salud
preventiva y curativa de la población de Santo Domingo de los Tsáchilas y sus al
rededores, con el objetivo fundamental de proteger la vida.
Prestar atención médica gratuita a personas de escasos recursos económicos.
Proporcionar medicación oportuna con un buen servicio de botiquín a precios
módicos.
Asegurar una utilidad razonable por los servicios médicos profesionales que se
ofrecen.
3.1.3. Funciones generales de la Clínica Bermúdez
Aplicación de técnicas y normas científicamente aprobadas con el propósito de
procurar una eficiente recuperación de la salud de nuestros pacientes.
Prestación de servicios de diagnóstico y tratamiento a los pacientes internos y
externos.
Colaboración con los programas que en orden médico las instituciones estatales
tienen planificado poniendo en servicio todo el instrumental y elementos auxiliares
de diagnóstico para dicho objetivo.
Prestación de atención médica en las áreas de prevención, protección, curación,
recuperación y rehabilitación de la salud en modalidades de internamiento y
consulta externa.
69
Planificación, aplicación y controlar de la evolución y desarrollo de las
recuperaciones prácticas de los pacientes que soliciten nuestros servicios.
3.1.4. Normas y disposiciones generales
Tomándose como base que los aspectos conceptuales de salud deben ser coordinados,
organizados y conducidos al cumplimiento de los objetivos administrativos, se
establecieron las siguientes normas y disposiciones de carácter general, para su
funcionamiento, organización y desarrollo, sirviendo de elemento de apoyo a todos los
programas de salud.
Obligaciones al personal
Obligaciones de la institución
Prohibiciones del personal
Normas de organización de enfermería
Normas de encargados de estadísticas
Normas de cesación de funciones del personal
Disposiciones Administrativas
3.1.5. Estructura orgánica
Véase Anexo Nº 1
3.1.6. Estructura organizacional y definición de funciones
La Clínica Bermúdez está distribuida en cuatro niveles principales que engloban todas
las áreas, estas son: dirección, prestación de servicios, servicios técnicos, área
administrativa. A continuación se detallan cada uno de estos niveles.
70
3.1.6.1. Niveles directivos
a) Dirección Médica.- es la máxima autoridad en el área médica y administrativa de la
clínica bajo cuya autoridad se encuentran todos los elementos integrantes de la
unidad, además es la persona responsable y representante legal de la misma. Entre
sus principales funciones se encuentran las siguientes:
Representar legalmente a la Clínica Bermúdez, en todo acto público, judicial y
administrativo
Programar, organizar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades de la clínica.
Cumplir y hacer cumplir los reglamentos, normas internas y externas, así como los
procedimientos establecidos para el funcionamiento de la clínica.
Formular los requerimientos de recursos humanos, materiales y financiero para la
prestación de la salud dentro de la clínica.
Contratar el personal necesario para el desarrollo y buen funcionamiento de las
actividades de la clínica, conceder permisos, vacaciones y establecer sanciones
disciplinarias de acuerdo a las leyes y normas vigentes
Promover el desarrollo profesional de todos los miembros que integran la clínica,
por medio de la investigación y cursos de perfeccionamiento.
Impulsar la aplicación de otras áreas médicas para el mejor servicio de la población
y pacientes que requieran sus servicios; en especial en áreas de especialización
médica
Disponer auditoría médica y administrativa cuando el caso lo requiera
b) Consejo Técnico.- es el organismo interno de la Clínica que tiene como propósito
específico el asesoramiento de todos los problemas de carácter médico y técnico
que se presenten en la clínica, el mismo que efectúa el estudio correspondiente y
proporciona alternativas de solución. Además es el encargado de la aprobación del
Reglamento Interno discutido en dos sesiones y estará integrado por un
representante o delegado de cada una de las áreas y servicios que tiene la Clínica,
71
tendrá una duración perentoria de un año en sus funciones a partir de la aprobación
del reglamento. Entre sus principales funciones se encuentran:
Asesorar al Director en todos los aspectos de carácter médico técnico que los
pacientes presenten y se requiera para su recuperación
Presentar alternativas de solución a los problemas presentados
Participar en la programación y ejecución de los programas y actividades médicas y
técnicas de la Clínica
Apoyar a la dirección en todos los aspectos de que le sean requeridos
Sugerir modificaciones y reajustes de los programas de acuerdo a las necesidades
Analizar periódicamente los resultados de la evaluación de programas y actividades
realizadas por los servicios para conocer el rendimiento de cada departamento y
recomendar alternativas de solución para corregir desviaciones
c) Comité de Emergencias.- es el encargado de velar por una pronta y oportuna
asistencia en casos emergentes que la clínica lo requiera. Entre sus principales
funciones constan las siguientes:
Prestar la atención adecuada y eficaz a todos los pacientes que concurran hasta la
clínica, incluso abandonar las atenciones de rutina a secundarias, conforme a las
disposiciones del Director
Promover el equipamiento completo de primeros auxilios para la atención exclusiva
de emergencias
Elaborar un informe mensual de atenciones efectuadas por la comisión con las
sugerencias respectivas al Director
d) Comité de Infecciones.- es el que se encarga de la vigilancia permanente sobre el
campo epidemiológico dentro de la clínica, además es el responsable de mantener
un control y ejecución de mediadas preventivas cuando exista este tipo de brotes.
Entre sus principales funciones a cumplir están:
72
Planificar y establecer el sistema de vigilancia epidemiológica de las infecciones
Definir con claridad los factores que determinen el aparecimiento de infecciones en
las áreas de la clínica
Informar los resultados a la Dirección de la clínica con las recomendaciones
respectivas para la toma de decisiones
Coordinar con las instituciones de salud pública, e informar para exista el control y
seguimiento de las enfermedades determinadas como de denuncia obligatoria
3.1.6.2. Prestación de servicios
a) Servicios médicos.- se encarga del monitoreo y coordinación de todos los servicios
profesionales prestados por el personal que labora en la clínica, los mismos que se
dividen según la especificación de la sintomatología de los pacientes. Sus
principales funciones son:
Coordinación y programación de las actividades a realizar por cada segmento de los
servicios que se prestan
Definición de competencias y del funcionamiento colectivo de los servicios
Supervisar el funcionamiento de cada área de servicio y medir el rendimiento de los
mismos
b) Servicios auxiliares de diagnóstico.- se encarga de la dirección y control de las
operaciones del servicio de laboratorio que presta la clínica. Dentro de sus
principales funciones encontramos:
Coordinar y programar las actividades que realizará el laboratorio de la clínica
Establecimiento de los servicios de análisis de muestras y sus respectivos costos
Supervisar el funcionamiento del laboratorio y supervisar rendimiento del mismo
73
3.1.6.3. Servicios técnicos
Los servicios técnicos de colaboración médica se encargan del monitoreo y
coordinación de los servicios complementarios que presta la clínica, ya sea directamente
para el paciente o para sus acompañantes. Dentro de sus principales funciones
encontramos:
Coordinar y programar las actividades que realizará cada área de estos servicios
Establecimiento de los servicios y sus respectivos costos
Supervisar el funcionamiento de cada área de servicio y medir su rendimiento
3.1.6.4. Área administrativa
a) Administración.- es el área por medio de la cual las diferentes unidades a su cargo
ejecutan actividades administrativas, mediante la programación, la organización y el
control de los recursos humanos, materiales y financieros para cumplir las funciones
y objetivos de la Clínica Bermúdez. Sus principales funciones son las siguientes:
Programar y coordinar las actividades a efectuarse
Organizar, dirigir y controlar las actividades de los servicios de la clínica
Establecer, llevar el registro y fichas completas del personal especializado en la
distribución de las actividades, turnos y horarios
Organizar y controlar el sistema de seguridad de la clínica
Controlar la asistencia del personal, la permanencia en sus puestos de trabajo, así
como el cumplimiento de las actividades asignadas
Establecer los procedimientos de control interno dentro de los sistemas
administrativo y financiero de las clínica
Administrar correcta y oportunamente los recursos necesarios para la atención
médica
Procurar el normal y correcto mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles de
la clínica, al igual que los equipos, instrumental y otros bienes a su cargo
74
Informar a la Dirección cualquier situación del personal de la clínica, respecto de los
bienes
Presentar un informe mensual de sus actividades al igual que sugerencias y
observaciones a la Dirección.
b) Financiero-Contable.- estas dos unidades funcionan paralelamente ya que los
únicos recursos financieros y económicos que posee la Clínica Bermúdez son
aquellos que reintegran los diferentes pacientes por los servicios prestados y la parte
contable es la encargada de registrar en forma sistemática las operaciones de los
recursos financieros asignados a la clínica, orientados a la obtención e interpretación
de los estados financieros que demuestran su situación mediante acciones
económicas y de control patrimonial. Sus principales funciones son las siguientes:
Organizar, diseñar, implementar, llevar y mantener actualizado el sistema de
contable por partida doble adecuado a las necesidades de la clínica
Establecer y llevar cuando sea apropiado un sistema de contabilidad de costos
Registrar y controlar los ingresos y egresos que tenga la clínica
Preparar los roles de pagos en forma mensual, ajustados a las normas y
disposiciones legales vigentes
Mantener el control contable sobre los inventarios, activos fijos y patrimoniales de
la clínica
Preparar y presentar mensualmente los estados financieros y otros informes
requeridos por la Dirección de la Clínica
Presentar los balances en forma semestral y anual con las recomendaciones y
análisis respectivos
c) Inventarios o Suministros.- se encarga de la revisión, recepción de pedidos, control
del stock de medicinas, implementos e insumos médicos, alimentos y papelería que
para el funcionamiento de la clínica se requiere. principales funciones son las
siguientes:
75
Recibir, estudiar y tramitar los pedidos de suministros, medicinas, materiales y
alimentos solicitados
Solicitar las compras en base a requerimientos de la clínica
Llevar un registro adecuado de ingresos y egresos de las cuentas y presentar un
informe periódico de las mismas al jefe inmediato
Abrir y actualizar el Kárdex de los proveedores
Cumplir y hacer cumplir las normas de procedimientos sobre la recepción,
conservación, distribución de los suministros y las dotaciones de la clínica
3.1.7. Servicios que se ofrecen
Clínica Bermúdez ofrece a la comunidad de Santo Domingo y de las regiones aledañas
varios servicios que se han creado a lo largo de la vida de la institución, de acuerdo a las
necesidades de sus pacientes. Estos servicios se especifican a continuación:
3.1.7.1. Servicios médicos
a) Emergencia.- área crítica destinada a la atención inmediata y eficaz del paciente a
cargo del médico tratante y residentes, tanto en la especialidad quirúrgica como
clínica hasta su recuperación, estabilización y posterior traslado al servicio según lo
requieran las condiciones del paciente. En este servicio se contempla lo siguiente:
Atención inmediata del paciente
Diagnóstico del tipo de emergencia sea clínica o quirúrgica
Tratamiento médico quirúrgico inmediato que requiere el paciente
Reanimar, estabilizar los signos vitales y traslado del paciente al servicio
dependiendo su condición
Ordenar exámenes complementarios prioritarios
76
b) Cirugía.- es la unida que presta atención médico – quirúrgico a todos los pacientes
que requieran tratamiento quirúrgico, mediante un diagnóstico oportuno y su
derivación a cada una de las especialidades quirúrgicas. Se contempla lo siguiente:
Prestar atención médico – quirúrgico a quien lo requiera
Programar la cirugía que el caso requiera
Disponer las altas y transferencias de los pacientes
Elaborar hoja de protocolo operativo, epicrisis y consignarla en la historia clínica
Certificar defunción de pacientes que hubieren fallecido y que estuvieren a su cargo
c) Medicina interna.- es el servicio encargado de la atención médica de todos los
pacientes que requieran internamiento, realizando acciones para establecer el
diagnóstico adecuado y el tratamiento respectivo. Se contempla lo siguiente:
Disponer las altas y transferencias de los pacientes
Solicitar estudios y realizar interconsultas de especialidad
Certificar las defunciones de los pacientes que hayan fallecido
Elaborar la hoja de epicrisis y consignarla en la historia clínica
d) Traumatología y Ortopedia.- es un servicio encargado de dar atención en la
especialidad de traumatología, lo mismo que está referido a la atención en cuanto a
fracturas, esguinces, luxaciones, traumatismos y heridas de diversa etiología que
comprometan el aparato locomotor, desde su origen hasta su recuperación definitiva.
En este servicio se contempla lo siguiente:
Presentar atención médica quirúrgica a los pacientes internos, exámenes de
diagnóstico, prescripción de tratamiento médico y recuperación
Programar la cirugía electiva que el caso lo requiera
Disponer de altas y transferencias a los pacientes
Elaborar hoja de epicrisis y consignar en la historia clínica
77
Certificar la defunción de los pacientes que estuvieren a su cargo
e) Gineco – Obstetricia.- es la unidad encargada de da atención clínico quirúrgico a la
mujer de gestación, parto, post parto y atención en las áreas relacionadas con el
aparato genital, por medio de acciones médicas de especialización.
Programar actividades que deben realizarse según el caso
Disponer exámenes de diagnóstico, orden de tratamiento médico y recuperación
Programar la cirugía y electiva que el caso lo requiera
Disponer altas y transferencias a los pacientes
Elabora la hoja de epicrisis y consignarla en la historia clínica
Certificar la defunción de los pacientes que estuvieran a su cargo
f) Urología.- es el servicio que está encargado de dar atención médico – quirúrgico a
los pacientes con trastorno Genio – Urinario por medio de acciones de diagnóstico y
tratamiento especializado. En este servicio se contempla lo siguiente:
Programar atención médico quirúrgica a los pacientes internos, exámenes de
diagnóstico, prescripción de tratamiento médico y recuperación
Programar la cirugía electiva que el caso lo requiera
Elaborar hoja de epicrisis y consignar en la historia clínica
Certificar la defunción de los pacientes que estuvieren a su cargo
g) Pediatría.- es el servicio encargado de programar la atención clínico quirúrgico del
niño, desde su nacimiento hasta la pubertad, por medio de acciones de diagnóstico,
protección, recuperación y rehabilitación. En este servicio se contempla lo siguiente:
Presentar atención médica quirúrgica a los niños internos de la clínica
Asistir a intervenciones quirúrgicas cuando el caso lo requiera
78
Elaborar hoja de epicrisis y consignar en la historia clínica
Disponer la transferencia y altas de los pacientes
Certificar las definiciones de los pacientes que se encuentren a su cargo
h) Anestesiología.- servicio encargado de la valoración de los pacientes que van a ser
intervenidos quirúrgicamente, y ejecutar el proceso anestésico y post anestésico,
para el tratamiento médico quirúrgico respectivo. En este servicio se contempla lo
siguiente:
Realizar la evaluación pre anestésico de pacientes que se someterán a este proceso
Seleccionar el método y tipo anestésico más adecuado para las condiciones del
paciente y a la clase de intervención quirúrgica que deba someter
Controles pos anestésicos de los pacientes y disponer su traslado de acuerdo a las
condiciones del paciente y a la clase de intervención quirúrgicas
i) Hospitalización.- es el servicio de la clínica en el cual el paciente es hospitalizado,
por una enfermedad o patología, sea clínica o quirúrgica, para su tratamiento,
recuperación y rehabilitación de la salud. En este servicio se contempla lo siguiente:
Estabilizar al paciente
Identificar la patología
Inter consultas de especialidad
Solicitar exámenes complementarios de diagnóstico
Emitir órdenes de exámenes complementarios de diagnóstico
Iniciar tratamiento médico quirúrgico
Evaluación diaria del paciente
79
3.1.7.2. Servicios auxiliares de diagnóstico
a) Laboratorio clínico.- es el servicio que se encarga de la toma de muestras, la
realización de exámenes complementarios que sirvan para llegar al diagnóstico, aquí
se realizan y receptan las diferentes muestras para luego analizarlas y entregar los
resultados, como son pruebas Hematológicas, Química, Sanguínea, Serológicos, De
orina, Heces, Cultivos y Antibiogramas y otros. Además es el encargado de realizar
procedimientos de apoyo para el diagnóstico y tratamiento de los pacientes.
b) Rayos “X”.- es el servicio que se encarga de la realización de exámenes
complementarios que permiten tener una perspectiva de la visión interna de las
partes del cuerpo del paciente, que sirvan para llegar al diagnóstico médico más
acertado, aquí se realizan radiografías, tomografías, radiologías, etc.
3.1.7.3. Servicios técnicos de colaboración médica
a) Enfermería.- es la unidad encargada de brindar atención y cuidado al paciente
interno o ambulatorio, dando la colaboración médica de enfermería y participando
en acciones tendientes al fomento, protección y recuperación de la salud de los
pacientes. Dar cuidado directo e integral de enfermería a los pacientes
b) Alimentación.- es el servicio que se encarga de programar, elaborar y proporcionar
dietas específicas de alimentación balanceada de acuerdo a los internos y a las
personas que requieran el servicio. En este servicio se contempla lo siguiente:
Coordinar la alimentación del personal según el servicio médico
Programar menús de forma semanal
Elaborar tablas de valores nutritivos y normas alimenticias para cada paciente
Elaborar menús de dietas
80
c) Botiquín.- es el servicio encargado de proveer en forma oportuna los medicamentos
y otros artículos, para el tratamiento de pacientes internados y externos bajo
prescripción médica. En este servicio se contempla lo siguiente:
Despachar las recetas prescritas por el personal médico
Controlar la calidad y garantía de los medicamentos
3.1.7.4. Tarifario de precios por servicio
Cuadro Nº 1
Tarifario de precios por servicio
Concepto Tarifa
Cirugías:
Apendicitis normal 260.00
Apendicitis laparoscópica 280.00
Hernias 260.00
Hernias con malla 300.00
Cesáreas 180.00
Colecistectomía normal 320.00
Colecistectomía laparoscópica 440.00
Laparoscópica diagnóstica 440.00
Laparoscópica exploratoria 480.00
Ligaduras 150.00
Histerectomías 320.00
Prostatectomías 440.00
Extracción de riñón 250.00
Cama día 12.00
Sala de operaciones 60.00
Servicio de anestesia 30.00
Sala de partos 20.00
Termo cuna día 12.00
81
Fototerapia 8.00
Incubadora día 20.00
Consultas generales 4.00
Consultas de especialidad 10.00
3.1.7.5. Tarifario de precios del laboratorio
Cuadro Nº 2
Tarifario de precios del laboratorio
Concepto Tarifa
Hematología
Biometría Hemática 1.20
Tipificación, Hematozoario, Contaje de plaquetas 1.00
Tiempo de sangría, de coagulación 0.60
Hematocrito, Hemoglobina 0.60
TP y TTP 1.40
Serología
Aglutinaciones febriles 2.00
A.S.T.O., PCR, Factor Reumatoide 1.40
V.I.H., Hepatitis B 6.00
Helicobacter Pillory 8.00
V.D.R.L. 1.00
Química Sanguínea
Glucosa, Urea, Creatina, Proteínas totales, Albúrrinas 1.00
Acido úrico 1.20
Colesterol, HDL, LDL, Lípidos Totales 1.40
Triglicéridos 1.80
Bilirrubinas, Arrilasa 2.00
T.G.O., T.G.P. 1.80
Fosfatasa Alcalina 2.00
Fuente: Reglamento Interno Clínica Bermúdez
Elaborado por: Guillermo Vivar
82
Perfil Lipidico 4.80
Prueba de embarazo en sangre 2.40
Orina
E.M.O. 1.20
Gran de gota fresca, Neisser 1.50
B.A.A.R. en orina 2.00
Heces Fecales
Coproparasitario 1.00
Inv. De PMN 0.60
Inv. De sangre oculta 1.00
Baciloscopia
B.A.A.R. es esputo, mocilogico 2.00
Gran en fresco en esputo, Inv. De paragorimus 1.50
Otros exámenes
Secreción vaginal-uretral 1.56
Leishmaria 1.00
Inv. KOH 0.72
Cultivo y antibiograma 5.00
P.A.P. 4.00
3.1.7.6. Servicios físicos
Consultorios
Estación de enfermería
Salas de hospitalización
Restaurante
Laboratorio
Estación de enfermería
Quirófanos
Fuente: Reglamento Interno Clínica Bermúdez
Elaborado por: Guillermo Vivar
83
Salas de parto
Sala de recuperación
Área esterilizada
Sala de hospitalización de pediatría
3.1.8. FODA Institucional
3.1.8.1. Fortalezas
El compromiso de los médicos con un servicio de calidad
Infraestructura y equipos médicos propios
Equipo profesional multidisciplinario, y con alta capacidad
Servicio de Rayos “X” y Laboratorio en el mismo edificio, permitiendo a los
pacientes ahorrar tiempo en examines de este tipo
Diversidad de servicios de salud y medicina general, especializada en distintas
ramas
Se encuentra en el sector céntrico de la ciudad y de fácil acceso, lo que le permite a
la ciudadanía de toda la provincia y de sectores aledaños llegar con facilidad a la
Clínica
Velocidad de diagnóstico y respuesta a situaciones de emergencia
El personal que labora en la Clínica se identifica con la institución
Amplia experiencia en sector de salud, siendo una de las primeros centros de salud
privado en el cantón de Santo Domingo de los Colorados
Atención de calidad y calidez a los pacientes
Tarifas bajas que permiten el acceso a todas las clases sociales a acceder el servicio
3.1.8.2. Debilidades
Los equipos tecnológicos, no se encuentran totalmente actualizados con los avances
científicos y tendencias actuales.
84
Falta de control y seguimiento en los procesos
Personal con alta resistencia al cambio
Disminución del presupuesto de la Clínica debido a la crisis mundial
Falta de una adecuada planeación estratégica
Falta de reestructuración completa de la infraestructura física de la Clínica
Poco marketing o publicidad de los servicios que se ofrecen en la actualidad
Escasos equipos de computo con conexión a internet, para el personal profesional
3.1.8.3. Oportunidades
La confianza que la gente ha puesto sobre la Clínica
Se encuentra posicionada en el mercado de servicios de salud a nivel provincial
Alianzas estratégicas que posee con instituciones de la provincia
Alto porcentaje de crecimiento de la población a nivel regional, por lo tanto
incremento en la demanda de los servicios
La Clínica posee una ubicación geográfica privilegiada (en medio de las regiones de
la serranía y costa ecuatoriana)
La falta de un buen servicio prestado por las instituciones médicas públicas
Confianza de instituciones farmacéuticas y científicas sobre la Clínica Bermúdez,
por su amplia experiencia en servicios médicos
Otros centros médicos de la provincia con las mismas características, prestan los
servicios con precios más altos.
3.1.8.4. Amenazas
La gran cantidad de centros médicos que se han creado y se crean en la provincia,
generando así mayor competencia en el mercado de salud
La mala práctica médica realizada por personas inescrupulosas ha generado la
desconfianza en la ciudadanía de la región.
Gran cantidad de centros médicos en las regiones limítrofes de la provincia
85
Competencia con centros médicos públicos
Crisis mundial afecta a la ciudadanía
Alto costo de los fármacos e insumos médicos y mano de obra
Cambios acelerados en la tecnología médica
Inestabilidad de la política nacional, lo que hace que la mayoría de instituciones del
país se encuentren en incertidumbre
Incremento y cambios inesperados en el régimen tributario del país, lo que muchas
veces entorpece el normal flujo de actividades de las empresas
3.2. Aspectos metodológicos del estudio
3.2.1. Métodos del estudio
3.2.1.1. Método inductivo
Se analizaron las deficiencias que la empresa tiene en cuanto al control interno, la parte
administrativa y financiera, para estudiarlas, sintetizarlas, realizar el seguimiento, y se
pudo determinar cuáles fueron los efectos que han causado estas.
3.2.1.2. Método deductivo
Se analizaron los problemas que la organización tiene a nivel general, en este caso la
falta de control interno, y a partir de estos realizar estudios, sintetizando y examinando
la información con lo que se establecieron las principales causas que los generaron.
3.2.1.3. Método de análisis
Se determinaron los problemas de la empresa, siendo estos la falta del control interno en
las operaciones, lo cual afecta directamente a la parte contable, administrativa y
86
financiera, es decir a la organización en su totalidad. Partiendo de esto se establecieron
los procesos que inciden de manera directa con la eficiencia de las operaciones y que
mediante la elaboración del diseño de control interno se busca mejorarlos.
3.2.2. Fuentes para obtener la información
3.2.2.1. Primarias
Para el óptimo desarrollo del presente estudio, fue necesario el asesoramiento de
personal especializado sobre el tema mediante la realización de entrevistas. De este
modo al realizar la investigación se contó con criterios confiables y fundamentados,
generados por el conocimiento y la experiencia adquirida por dicho personal
especialista.
3.2.2.2. Secundarias
Como en toda investigación, fue imperativo que el investigador se apoye o cimiente sus
conocimientos a través de textos guías, libros, revistas y todo documento especializado
en el tema tratado, con lo que obtuvo teorías fundamentadas en los estudios realizados
por diferentes autores. Lo que le permitió aplicar toda la información recopilada por
estos medios en el trabajo. Además se utilizó el internet para la complementación de la
información con trabajos o archivos virtuales que traten sobre el tema estudiado.
3.2.3. Técnicas para obtener la información
Para la recopilación de la información necesaria para el análisis de la situación actual de
la Clínica en estudio, se utilizaron algunas técnicas comprobadas su eficiencia en la
obtención de datos para este tipo de investigaciones, estas técnicas se enumeran a
continuación:
87
Entrevistas
Encuestas
Consultas a expertos
Trabajos de campo
Internet
Revisión de documentos y archivos
Revisión de literatura
Cuestionarios
3.3. Población y muestra
3.3.1. Población del estudio
La población en estudio de la presente investigación está conformada por los treinta y
tres empleados que laboran en las distintas áreas de la clínica. Los cuales se encuentran
distribuidos de la siguiente manera:
3.3.2. La muestra del estudio
En la presente investigación se realizaron encuestas, que fueron necesarias para obtener
la información que permita establecer la situación actual de la organización en estudio,
las cuales fueron efectuadas al total de la población, es decir a los treinta y tres
Administrativos 11
Médicos 10
Enfermería 12
Total de población 33
88
funcionarios que laboran en la Clínica Bermúdez, ya que al ser una cantidad mínima y
manejable de personas, no es necesario el cálculo de una muestra.
3.4. Análisis e interpretación de los datos
3.4.1. Encuestas
Para la obtención de los datos necesarios para realizar el análisis de la situación en la
que se encuentra la empresa que se está investigando, es importante conocer las
respuestas que puede dar el personal que labora en la misma, los cuales se podrán
obtener a través de una encuesta en la que se especifique la información que solicita el
investigador para continuar con el presente trabajo. (Véase Anexo Nº 2).
Debido a la expuesto en el párrafo anterior, se realizaron encuestas a los treinta y tres
funcionarios de la Clínica Bermúdez, cuyos resultados tabulados se encuentran
detallados y graficados a continuación.
89
ENCUESTA APLICADA AL PERSONAL EN GENERAL DE LA CLINICA
BERMUDEZ
1. ¿Qué tiempo labora en la Clínica Bermúdez?
Tabla Nº 1
Variable Cantidad Porcentaje
Menor de 1 año 6 18%
Mayor de 1 año 10 30%
2 en adelante 17 52%
Total 33 100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Guillermo Vivar
Análisis:
A esta pregunta el 52% de los empleados respondieron que laboran más de dos años en
la Clínica Bermúdez, el 30% labora más de un año y el 18% labora menos de un año; lo
que nos demuestra que el personal ya está familiarizado con las funciones y tareas que
tienen que cumplir, lo que permitirá que las respuestas obtenidas en esta indagación
sean más reales, permitiendo de esta manera tener mejores resultados en la presente
investigación.
18%
30%
52%
¿Qué tiempo labora en la Clínica Bermúdez?
Menor de 1 año
Mayor de 1 año
2 en adelante
Grafico Nº 1
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Guillermo Vivar
90
2. ¿En qué área labora en la Clínica Bermúdez?
Tabla Nº 2
Variable Cantidad Porcentaje
Administrativa 11 33%
Servicios Médicos 15 45%
Laboratorio 7 21%
Total 33 100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Guillermo Vivar
Análisis:
El 46% de los encuestados respondieron que laboran en el área de Servicios Médicos de
la Clínica, el 33% en el área Administrativa y el 21% en el Laboratorio. Estos resultados
nos permiten conocer la distribución del personal dentro de la organización.
33%
46%
21%
¿En qué área labora en la Clínica Bermúdez?
Administrativa
Servicios Médicos
Laboratorio
Grafico Nº 2
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Guillermo Vivar
91
3. ¿Ha recibido algún tipo de instrucción sobre la información corporativa de la
empresa?
Tabla Nº 3
Variable Cantidad Porcentaje
Si 24 73%
No 9 27%
Total 33 100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Guillermo Vivar
Análisis:
De los 33 empleados encuestados, el 73% respondió que han recibido algún tipo de
instrucción sobre la información corporativa de la Clínica Bermúdez, desde que
entraron a laborar en la misma y el 27% manifestó no haberla recibido. Esto nos da a
entender la necesidad de una inducción y socialización de toda esta información a cada
uno de los empleados, y de esta manera conozcan su doctrina de la organización, sepan
qué busca y cuál es el camino por el que quiere seguir, y se sientan identificados con la
empresa en la que laboran.
73%
27%
¿Ha recibido algún tipo de instrucción sobre la
información corporativa de la empresa?
Si
No
Grafico Nº 3
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Guillermo Vivar
92
4. Las actividades que Ud. realiza en el área en que se desempeña, ¿están
contempladas en algún documento?
Tabla Nº 4
Variable Cantidad Porcentaje
Si 13 39%
No 20 61%
Total 33 100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Guillermo Vivar
Análisis:
El 61% de los empleados encuestados respondieron que las actividades que realizan en
el área en las que se desempeñan en la Clínica, no están contempladas en ningún
documento, mientras que el 39% respondieron que dichas actividades si constan en un
documento. Podemos concluir que los empleados de la empresa, no tienen un
documento que les sirva de guía para las actividades que realizan. Lo cual genera
desorganización, no conocen exactamente las actividades que deben realizar, ni la
amanera en que deben ejecutarlas.
39%
61%
Las actividades que Ud. realiza en el área en que se
desempeña, ¿están contempladas en algún documento?
Si
No
Grafico Nº 4
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Guillermo Vivar
93
5. ¿Conoce Ud. si en la Clínica existe un manual de funciones?
Tabla Nº 5
Variable Cantidad Porcentaje
Si 0 0%
No 33 100%
Total 33 100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Guillermo Vivar
Análisis:
Todas las personas encuestadas respondieron que no existe un manual de funciones en
la Clínica Bermúdez, afirmando la respuesta obtenida en la pregunta anterior, es decir,
que no existe un documento en el que consten las actividades que deben realizar cada
uno de los empleados, en el área al que pertenecen, por lo tanto no tienen una guía de
las actividades que se encuentran inmersas en el cargo que ocupan.
0%
100%
¿Conoce Ud. si en la Clínica existe un manual de
funciones?
Si
No
Grafico Nº 5
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Guillermo Vivar
94
6. ¿Tiene conocimiento si en la Clínica existe un manual de procedimientos para
la ejecución de los procesos?
Tabla Nº 6
Variable Cantidad Porcentaje
Si 12 36%
No 21 64%
Total 33 100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Guillermo Vivar
Análisis:
De los 33 empleados que fueron encuestados, el 64% contestaron que en la Clínica no
existe un manual de procedimientos para la ejecución de procesos, y el 36% contestaron
que sí existe. Al no existir un manual de procedimientos, en el que conste la manera de
desarrollar procesos inherentes a las distintas funciones que existen en la empresa,
genera desorden e ineficacia en la producción de los empleados, ya que no conocen la
manera correcta de realizar las actividades que se encuentran a su cargo.
36%
64%
¿Tiene conocimiento si en la Clínica existe un manual
de procedimientos para la ejecución de procesos?
Si
No
Grafico Nº 6
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Guillermo Vivar
95
7. ¿Le han dado a conocer las políticas que tiene la Clínica actualmente?
Tabla Nº 7
Variable Cantidad Porcentaje
Si 31 94%
No 2 6%
Total 33 100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Guillermo Vivar
Análisis:
A esta pregunta, el 94% de los encuestados respondió que si le han dado a conocer las
políticas que tiene la Clínica actualmente, y el 6% respondió que no le han dado a
conocer estas políticas. Este resultado demuestra que casi todos los empleados de la
clínica conocen las políticas que esta mantiene internamente, y saber sobre que se
encuentran regidas sus actividades.
94%
6%
¿Le han dado a conocer las políticas que tiene la
Clínica actualmente?
Si
No
Grafico Nº 7
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Guillermo Vivar
96
8. ¿Conoce Ud. si en la Clínica existe una estructura orgánica?
Tabla Nº 8
Variable Cantidad Porcentaje
Si 19 58%
No 14 42%
Total 33 100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Guillermo Vivar
Análisis:
El 58% de los encuestados respondió que conoce la estructura orgánica de la Clínica
Bermúdez, y el 42% respondió que no la conoce. Estas respuestas nos permiten concluir
que se debe incrementar la socialización de la estructura orgánica en los empleados, ya
que solo un poco más de la mitad la conocen, y es importante que el personal la
conozca, de esta manera podrán saber la cadena de mando que se debe seguir y como se
debe establecer la comunicación en el trabajo.
58%
42%
¿Conoce Ud. si en la Clínica existe una estructura
orgánica?
Si
No
Grafico Nº 8
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Guillermo Vivar
97
9. ¿Ha recibido capacitación profesional en la Clínica Bermúdez?
Tabla Nº 9
Variable Cantidad Porcentaje
Si 23 70%
No 10 30%
Total 33 100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Guillermo Vivar
Análisis:
El 70% de las personas encuestadas contestó que han recibido capacitación en la Clínica
Bermúdez, mientras que el 30% contestó que no han recibido capacitación. Esto nos
permite conocer que la mayoría del personal de la empresa ha recibido algún tipo de
capacitación durante el tiempo que labora en la misma, lo que ayuda a mejorar la
capacidad profesional del empleado, por lo tanto mejora su productividad y la de la
organización.
70%
30%
¿Ha recibido capacitación profesional en la Clínica
Bermúdez?
Si
No
Grafico Nº 9
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Guillermo Vivar
98
10. ¿La capacitación recibida fue en el área en el que se desempeña?
Tabla Nº 10
Variable Cantidad Porcentaje
Si 22 67%
No 11 33%
Total 33 100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Guillermo Vivar
Análisis:
El 67% de los empleados encuestados contestaron que recibieron capacitación en el área
que desempeñan, y el 33% contestaron que no recibieron capacitación.
La capacitación es importante para mejorar la calidad y capacidad profesional de los
empleados, pero sería recomendable que esta capacitación sea en el área que realizan
sus labores, ya que esto mejoraría la productividad sobre lo que se hace.
67%
33%
¿La capacitación recibida fue en el área en el que se
desempeña?
Si
No
Grafico Nº 10
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Guillermo Vivar
99
11. ¿Conoce Ud. si se han implementado controles Administrativos para el buen
desempeño de las funciones o dinamizar el desarrollo de las actividades?
Tabla Nº 11
Variable Cantidad Porcentaje
Si 26 79%
No 7 21%
Total 33 100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Guillermo Vivar
Análisis:
El 79% de los encuestados contestó que sí se han implementado controles
administrativos para el buen desempeño de las funciones o dinamizar el
desenvolvimiento de las actividades, mientras que el 21% contestó que no se han
implementado este tipo de controles. Esto nos permite conocer que la empresa no ha
aplicado a la totalidad de sus empleados y procesos los respectivos controles necesarios.
Además el hecho, de que una gran parte de los empleados conozcan la implementación
de controles sobre sus actividades, facilitará la aplicación de la presente investigación.
79%
21%
¿Conoce Ud. si se han implementado controles Administrativos
para el buen desempeño de las funciones o dinamizar el
desemvolvimiento de las actividades?
Si
No
Grafico Nº 11
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Guillermo Vivar
100
12. ¿Conoce Ud. si en la Clínica existe Reglamentación Interna para el normal
funcionamiento?
Tabla Nº 12
Variable Cantidad Porcentaje
Si 32 97%
No 1 3%
Total 33 100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Guillermo Vivar
Análisis:
El 97% de los encuestados respondió que en la Clínica Bermúdez si existe
reglamentación interna para el normal funcionamiento, y el 3% respondió que no existe.
La organización se ha preocupado en impartir la reglamentación interna que poseen,
para que el personal pueda conocer la normativa a la cual deben regirse; esto ayuda a la
presente investigación ya que los empleados se encuentran regulados.
97%
3%
¿Conoce Ud. si en la Clínica existe Reglamentación
interna para el normal funcionamiento?
Si
No
Grafico Nº 12
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Guillermo Vivar
101
13. ¿Qué tipo de controles conoce?
Tabla Nº 13
Variable Cantidad Porcentaje
R. de caja chica 12 20%
R. de control interno 6 10%
Reglamento Interno 26 43%
Políticas internas 15 25%
Ninguna 2 3%
Total 61 100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Guillermo Vivar
Análisis:
El 43% del personal encuestado respondió que conocen el reglamento interno de la
empresa, el 24% respondieron que conocen las políticas internas, el 20% que conocen el
reglamento de caja chica, el 10% que conocen un reglamento de control interno, y el 3%
contestó que no conocen ningún tipo de control. A pesar de que el personal conoce
ciertos tipos de control que se aplican en la organización, es imperativa la aplicación de
mayores controles internos administrativos y financieros que mejoren la eficiencia y
productividad de la Clínica Bermúdez.
20%
10%
43%
24%
3%
¿Qué tipo de controles conoce?
R. de caja chica
R. de control interno
Reglamento Interno
Políticas internas
Ninguna
Grafico Nº 13
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Guillermo Vivar
102
14. ¿Existen controles sobre la jornada de trabajo?
Tabla Nº 14
Variable Cantidad Porcentaje
Si 33 100%
No 0 0%
Total 33 100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Guillermo Vivar
Análisis:
Los 33 empleados encuestados, respondieron que en la Clínica Bermúdez existe un
control sobre la jornada de trabajo, es decir el control sobre los registros de los horarios
de entrada y salida de todo el personal que labora en la organización.
Lo que se deber monitorear es la efectividad con la que funciona este tipo de control
dentro de la empresa, de este depende la eficiencia y productividad de los empleados y
de las áreas en las que laboran, al cumplir con su horario de forma completa el
empleado tendrá más tiempo para desarrollar las tareas a él encomendados.
100%
0%
¿Existen controles sobre la jornada de trabajo
Si
No
Grafico Nº 14
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Guillermo Vivar
103
15. ¿Qué tipo de controles existen?
Tabla Nº 15
Variable Cantidad Porcentaje
Tarjeta de reloj 0 0%
Huella digital 0 0%
Registro en computador 0 0%
Otros 33 100%
Total 33 100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Guillermo Vivar
Análisis:
El total del personal encuestado en la Clínica Bermúdez, respondió que el control que
se aplica sobre la jornada de trabajo es a través de un libro de registros de entrada y
salida de forma manual. Este tipo de control al realizarlo de forma manual y en un libro
común, es muy vulnerable, susceptible de modificaciones en las horas registradas y no
asegura que sea el propio empleado el que registra sus entradas o salidas, lo más
aconsejable es que se cambie la modalidad de control de modo que permita establecer
de forma real y clara la hora de llegada y salida de cada uno de los funcionarios de la
organización.
0%
100%
Si la respuesta anterior fue positiva, ¿Qué controles
existen?
Tarjeta de reloj
Huella digital
Registro en computador
Registro en libros
Grafico Nº 15
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Guillermo Vivar
104
16. ¿Conoce Ud. los precios de todos los servicios que presta la institución?
Tabla Nº 16
Variable Cantidad Porcentaje
Si 19 58%
No 14 42%
Total 33 100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Guillermo Vivar
Análisis:
El 58% de los encuestados respondieron que conocen los precios de todos los servicios
que presta la organización, mientras que el 42% respondieron que no la conocen. Se
puede observar en los resultados que la empresa no ha tenido una buena socialización
sobre este tema; no se ha compartido el detalle de los precio cada uno de los precios de
los servicios que prestan, esto es importante ya que permite cualquier empleado puede
dar asistencia sobre cada uno de los servicios en cuanto al costo de los mismos.
58%
42%
¿Conoce Ud. la forma con la que se establecen los
precios de los servicios que presta la organización?
Si
No
Grafico Nº 16
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Guillermo Vivar
105
17. ¿Existen mecanismos de control de los útiles y herramientas de uso en la
Clínica?
Tabla Nº 17
Variable Cantidad Porcentaje
Si 17 52%
No 16 48%
Total 33 100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Guillermo Vivar
Análisis:
El 52% respondieron que si existen mecanismos de control de los útiles y herramientas
de uso de la clínica, y el 42% respondieron que no existen estos mecanismos. Casi la
mitad de los empleados dieron una respuesta negativa a esta pregunta, este resultado nos
permite determinar que este tipo de controles no están siendo aplicados de manera
eficiente en la Clínica. A este tipo de controles hay que prestarles especial atención, ya
que es un área sensible por la vulnerabilidad que tienen los inventarios de ser sustraídos,
sufrir daños, ser alterados, etc., por tal motivo deben implementarse controles lo más
eficaces posibles que permitan precautelar este tipo de recursos, que existan registros y
se delegue responsabilidades por la custodia de los mismos.
52%48%
¿Existen mecanismos de control de los útiles y
herramientas de uso de la Clínica?
Si
No
Grafico Nº 17
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Guillermo Vivar
106
18. ¿Cree conveniente que apliquen nuevas formas de Control Interno en la
Clínica?
Tabla Nº 18
Variable Cantidad Porcentaje
Si 33 100%
No 0 0%
Total 33 100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Guillermo Vivar
Análisis:
El 100% de las personas encuestadas, es decir 33 empleados respondieron que creen
conveniente la aplicación de nuevas formas de control interno en la Clínica Bermúdez.
Lo que ayudará a la presente investigación, el personal esta consiente de la necesidad de
establecer nuevos controles internos, para el mejoramiento de la productividad de la
empresa, por lo que se encuentran dispuestos a aceptarlos. Siempre en este tipo de
investigaciones es importante la apertura que brinde el personal para poder obtener los
resultados más reales posibles y sean válidos los resultados.
100%
0%
¿Cree conveniente que se apliquen nuevas formas de
control interno?
Si
No
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Guillermo Vivar
Grafico Nº 18
107
3.4.2. Entrevistas
A fin de conocer la realidad sobre la situación actual de la Clínica Bermúdez en cuanto
a la parte Administrativa y Financiera, se procedió a la realización de entrevistas y
encuestas al personal, en especial a aquellos que se encuentran en el nivel directivo,
quienes intervienen directamente con los procesos existentes en las actividades de la
organización.
Con estas entrevistas y encuestas se pudo determinar los procesos más significativos
dentro de las áreas Administrativa y Financiera, generados por el normal
desenvolvimiento de las actividades de la organización. En los párrafos que prosiguen
se detallan cada uno de los procesos mencionados
3.5. Procesos de la Clínica Bermúdez
3.5.1. Consultas médicas
Es el proceso generado para la prestación del servicio de atención médica que brinda la
Clínica, es decir la consulta que los pacientes realizan a los médicos que son parte de la
organización.
Los pacientes solicitan en Caja una consulta para determinado médico, el cajero le
extiende la orden para el clínico elegido, el cual atiende a la persona, y genera el
historial médico en el cual registra las consultas realizadas a cada uno de los pacientes
que atienda. Luego de esto el médico entrega al cajero el registro de la medicina y los
insumos que se utilizaron, el mismo que emita la factura de cobro junto con la atención
prestada al paciente.
El cajero ingresa en el sistema el número de consultas realizadas por los médicos, en el
historial que se tiene para cada uno de ellos. En base a este registro la Clínica cancela el
sueldo y honorarios generados en el mes.
108
El control que se lleva sobre este proceso es bueno, ya que todas las consultas que
realizan los médicos están siendo facturadas, lo cual permite conocer a la parte
administrativa el rendimiento del personal, además se controla, que toda actividad que
realizan los médicos dentro de la Clínica sea por representar a la misma en la prestación
de servicios médicos.
El médico se asegura su remuneración y beneficios de acuerdo ha producido, mientras
más consultas realizan, recibe honorarios más altos. Se optimiza la productividad de
ambas partes, pues la Clínica también genera más ingresos.
3.5.2. Consultas médicas nocturnas
Es el proceso que se genera para el desarrollo de la atención de pacientes de la Clínica
por las noches, en horarios no habituales. Este proceso empieza a partir del cierre del
área de facturación y de caja.
El servicio de salud y atención médica, es un servicio que no tiene horarios establecidos
para su requerimiento, la Clínica debe prestar sus servicios de manera ininterrumpida, el
médico que se encuentra de guardia se le delega la responsabilidad de facturar, y los
registros correspondientes.
El médico de turno al atender a un paciente emite una planilla llamada Parte de Guardia,
en el cual detalla los servicios prestados a cada persona y la medicina e insumos
utilizados. En base a este documento se emite la factura y entrega al paciente para la
cancelación respectiva.
Al siguiente día laborable el funcionario debe entregar a facturación y caja las planillas
de las atenciones médicas brindadas, con su respectiva factura y los valores recaudados.
Como cualquier atención normal, los servicios que ha prestado el empleado son
registrados en el sistema, en el historial que se tiene para cada médico, y de acuerdo a
esto el departamento financiero paga el sueldo y comisiones al fin de mes.
109
El control que se lleva sobre este proceso es muy débil, la atención nocturna brindada
por los médicos de la Clínica, es registrada y facturada de acuerdo a la honestidad del
funcionario que se encuentra de turno, el empleado puede o no emitir la factura, o en su
defecto emitirla de manera incompleta, es decir registrar cierta parte para entregar a
facturación, no se puede comprobar la veracidad de la información presentada, por los
médicos al responsable de facturación.
3.5.3. Cirugías
Es el proceso que se genera al cumplir con uno de los servicios que presta la Clínica,
que es de cirugías. Para lo cual se debe proveer de suministros al personal que
interviene.
El encargado del inventario en la Clínica, entrega un pequeño stock para el quirófano,
conteniendo todos los implementos necesarios para realizar una cirugía. El stock que se
entrega para el quirófano es almacenado dentro del mismo, hasta que se presente una
cirugía y sean utilizados, es decir que este inventario no queda bajo la responsabilidad
de alguno de los funcionarios, sino que puede ser utilizado en cualquier momento y por
cualquier empleado en la prestación del servicio.
Después de la cirugía, el auxiliar de enfermería que interviene en la misma, reporta los
insumos utilizados, en un registro simple, con el cual solicita la reposición del stock de
inventario.
Sobre este proceso no se lleva un control muy eficiente, al no ser entregado el stock de
inventario bajo la responsabilidad de un funcionario, puede ser utilizado para otros fines
o reportado sin haberse utilizado, lo mismo que se ha comprobado con verificaciones y
recuentos sorpresivos.
110
Al ser el quirófano un área disponible en cualquier momento para varios empleados, no
se puede determinar de una manera real la utilización de los insumos y materiales
entregados como inventario.
3.5.4. Exámenes de laboratorio
Es aquel proceso generado en el cumplimiento del servicio de exámenes de laboratorio
que presta la Clínica Bermúdez a sus pacientes. El proceso se genera al momento que el
paciente solicita en la respectiva caja que se le realicen determinados exámenes, la
persona encargada de caja extiende el formulario y la factura hacia el cliente según sus
necesidades.
El cliente es atendido por una enfermera, quien le extrae las muestras necesarias según
el examen requerido, o en su defecto recepta las muestras que el paciente lleva, luego se
procede a la realización del análisis de las mismas. Se genera una planilla con el
resultado de los análisis, la cual es entregada al cliente.
Para realizar los análisis requeridos, el funcionario encargado del laboratorio, recibe el
stock de insumos necesarios para el cumplimento de este tipo de servicio. Estos
suministros son utilizados para cierta cantidad de exámenes según sea el caso. Cuando
estos materiales se agoten y tenga la necesidad de renovarlos, el funcionario solicita al
encargado de inventario la reposición del mismo, con el respectivo registro de uso.
El control que se lleva sobre este proceso es ineficiente, ya que no se realiza una
verificación del uso de los insumos y materiales que se necesitan en este servicio, es
decir no se controla su correcta utilización, en la cantidad de exámenes que deben
realizarse o si en realidad fueron destinados para cubrir los servicios que presta la
Clínica.
111
Lo que ocasiona que los suministros entregados no sean utilizados en su totalidad y se
solicite la reposición de los mismos. O por otra parte no se está utilizando de manera
adecuada los insumos, es decir la falta de optimización de los recursos que se
encuentran a disposición del encargado de laboratorio.
3.5.5. Rayos “X”
Es aquel proceso formado en el cumplimiento del servicio de exámenes de Rayos “X”
que oferta la Clínica Bermúdez a sus pacientes. El proceso se genera al momento que el
paciente solicita en caja que se le realicen los exámenes de Rayos “X”, la persona
encargada extiende la orden y la factura al cliente.
El cliente es atendido por el responsable de la prestación de este servicio, el cual realiza
el examen, luego se procede a la realización del análisis del mismo. Con lo que se
genera una planilla con el resultado, la cual es entrega al cliente.
Para realizar los análisis requeridos, el funcionario encargado, recibe el stock de
insumos necesarios para el cumplimento de este tipo de servicio. Estos suministros son
utilizados para cierta cantidad de exámenes. Cuando estos materiales se agoten o tenga
la necesidad de renovarlos, el funcionario solicita al encargado de inventario la
reposición del stock, con el respectivo registro del uso de cada suministro.
El control que se lleva sobre este proceso es ineficiente, ya que no se realiza una
verificación del uso de los insumos y materiales destinados para este servicio, es decir
no se controla la correcta utilización de estos suministros, en la cantidad de exámenes
que deben realizarse o si en realidad fueron usados para cubrir los servicios que presta
la Clínica.
112
Lo que ocasiona que los suministros entregados no sean utilizados en su totalidad y se
pida la reposición de los mismos. O por otra parte no se está utilizando de de la manera
y cantidad adecuadas, es decir la falta de optimización de los recursos.
3.5.6. Cobranzas
Es el proceso establecido para la recuperación de las cuentas por cobrar que tiene la
empresa, generadas por todos los servicios que brinda a sus pacientes. Este proceso se
presenta al momento en el que un paciente recibe los servicios médicos, y que se le
aprueba el crédito. El pago del crédito es garantizado por un documento que firma el
deudor, que puede ser el propio paciente o un familiar o acompañante. Se ha establecido
que este documento sea un pagaré pre impreso, el cual se lo adjuntará con la factura en
el historial del paciente.
Con este documento el deudor de la cuenta se compromete a pagar la totalidad de los
valores correspondientes a los servicios que recibe el paciente, en el plazo que se
establece al momento de la emisión.
No existe un funcionario encargado de las ventas a crédito, y del control de que los
documentos que avalen la cuenta por cobrar, sean emitidos con la información real del
deudor. Al no existir esta persona encargada, no se puede exigir, ni realizar una
recuperación efectiva de cartera, ya que los datos entregados a la Clínica muchas veces
no son correctos, impidiendo localizar al responsable de la cuenta, lo que genera que la
organización tenga que asumir dichos valores como pérdidas.
Es imperativo que se mejore el control sobre este proceso, que de lo contrario la Clínica
seguirá asumiendo estos valores de manera innecesaria, lo que le genera pérdida en el
ejercicio de su actividad.
113
3.5.7. Inventario
Es el proceso generado con el fin de proveer de insumos, materiales y medicinas
necesarias para efectuar la prestación de todos los servicios médicos ofrecidos por la
Clínica Bermúdez. Este procedimiento implica el almacenamiento, despacho y
reposición de este tipo de suministros.
El proceso se desarrolla de acuerdo a las necesidades de cada departamento o área de
servicio de la Clínica, es decir el responsable de la organización de cada prestación
realiza el requerimiento al funcionario encargado del inventario de insumos y
medicinas, el mismo que cumple con el despacho y registro en un libro respectivo de
forma manual.
A cada área de servicio se le asigna un pequeño stock de insumos y medicinas, y se
realiza el traspaso a través de un documento simple, en el que consta el detalle de lo
entregado. Este documento deberá ser devuelto al momento que se requiera la
reposición del stock, con el detalle de los suministros utilizados.
El responsable del inventario lleva el registro de ingresos y egresos en un cuaderno
común de manera manual, donde va detallando los movimientos de los mismos. Para
solicitar la compra el empleado realiza el informe de requerimiento de acuerdo a lo que
se puede determinar a través de la observación que se encuentra el stock por terminarse
o se haya terminado, en bodega.
El control existente sobre este procedimiento es pésimo, ya que se llevan todos los
registros de manera manual, lo cual es vulnerable a adulteraciones, a que la información
no sea ingresada de manera completa o correcta; generando así una inseguridad sobre
estos recursos. Además no se realizan constataciones físicas que permitan observar
novedades sobre el uso o destino de los insumos y medicinas propiedad de la empresa.
114
Por otra parte al no tener el registro correcto de los movimientos del inventario es
imposible determinar un stock de mínimos y máximos de cada suministro, lo que en
muchas ocasiones ha generado problemas en la parte de atención al cliente pues no se
tiene en existencias cierto insumo o medicina requerida de manera urgente, por lo que al
no poseer el suministro la Clínica está obligada a comprarlo en el lugar más cercano, la
mayoría de las veces mucho más costoso que los precios del proveedor habitual,
ocasionando de esta forma problemas en la parte financiera.
Este proceso debe ser cambiado de una manera drástica, ya que al ser suministros
necesarios para la prestación de los servicios médicos, se convierte en un área sensible
para la organización, pues al no controlarlo puede causar problemas económicos y
pérdida de clientes.
3.5.8. Compras
Es aquel proceso necesario para la adquisición de bienes o servicios que se requiera para
el normal desenvolvimiento de las actividades y servicios que brinda la Clínica
Bermúdez. El proceso inicia cuando los funcionarios determinan la necesidad los bienes
o servicios que se requiere para continuar con el desarrollo de las actividades normales,
la cual es comunicada al jefe de cada departamento, quien realiza la solicitud de lo
requerido de manera personalizada hacia el administrador de la organización; si lo
solicitado se cubre con montos menores a 100 dólares, aprueba directamente la compra
con la parte contable que es la que realiza los pagos.
En el caso de que el monto de la compra requerida supere los 100 dólares, el
administrador dirige la solicitud a Gerencia, el cuál aprueba o desaprueba la
adquisición, previa la revisión de la respectiva proforma de lo necesitado. De ser
positiva la respuesta, se comunica al área contable que proceda con la compra y pago
correspondiente.
115
El control que se lleva se este proceso es bueno, ya que son los niveles de mando altos,
los que determinan la adquisición de lo requerido por las distintas áreas de la Clínica,
previo las proformas necesarias. Esto evita que se realicen compras innecesarias o que
los valores de las mismas sean incrementados al momento de realizarla.
3.5.9. Jornada laboral
Este proceso está encaminado al registro del cumplimiento del horario de trabajo de los
empleados de la Clínica Bermúdez, es decir su hora de entrada y de salida diaria. El
funcionario debe registrarse al momento de la llegada a la Clínica para empezar con sus
obligaciones laborales, ubicando su rúbrica y la hora respectiva, de forma manual en el
libro destinado para este fin. De la misma manera al culminar su jornada de trabajo
deberá registrar la hora de salida.
El control que se tiene sobre este proceso es muy débil, ya que la manera en que se lleva
el registro de los horarios de forma manual y en un cuaderno común es susceptible a
cambios, alteraciones, pérdidas de la información o que esta no sea real, ya que el
registro depende de la honestidad del personal, de que ubiquen la verdadera hora en la
que salen o entran a laborar; ya que no existe una persona encargada de monitorear este
proceso, de verificar la veracidad de los datos registrados.
Este proceso debería servir para verificar si el personal está cumpliendo de manera
completa sus jornadas laborarles, para en el caso de no hacerlo tomar la decisión de
descontar o en el peor de los casos separar de la organización al funcionario que se
exceda de faltas; pero debido a que la información generada por el proceso es irreal, no
se puede tomar ninguna decisión, lo que ocasiona además que el personal no labore a su
máxima eficiencia, disminuyendo la productividad de la Clínica Bermúdez.
116
3.5.10. Cancelación de haberes
Es el proceso que se utiliza para el pago a los proveedores por bienes y servicios que
adquiere la Clínica, y la cancelación de valores de nómina del personal que labora en la
organización.
3.5.10.1. Proveedores
El funcionario encargado de los pagos es el Contador General de la empresa, el mismo
que registra todas las transacciones de compras en el sistema que se utiliza para llevar la
contabilidad. Estas transacciones son ingresas en el sistema con los datos del crédito
que concede el proveedor, es decir los días de plazo para el pago. El contador revisa
diariamente este registro en el sistema, para establecer las cuentas por pagar que se
encuentran vencidas o por vencer, emitiendo de esta manera los cheques con su
respectiva factura del proveedor, para entregarle al gerente de la empresa, para su
revisión y posterior firma de aprobación. Los pagos de este tipo de cuentas se los realiza
la última semana de cada mes, al cual debe ajustarse el crédito recibido.
3.5.10.2. Nómina
Luego de ser registrados los descuentos respectivos a la nómina del personal en el
sistema, el contador imprime los roles de pago de acuerdo a los cálculos obtenidos en el
sistema; luego emite el cheque a nombre de los empleados. Estos documentos son
entregados al gerente para que realice la revisión respectiva y autorice el pago,
posteriormente el cheque es entregado solamente al beneficiario del mismo. El control
que se lleva sobre este proceso es correcto, ya que el pago que se debe realizar esta
registrado en el sistema contable, a fin de que el Gerente pueda realizar una revisión.
Adicionalmente cada cheque emitido es revisado y comparado con el documento
soporte antes de la aprobación y firma. En conclusión existe como filtro la intervención
del Gerente antes de realizar el pago.
117
3.5.11. Gestión de permisos de funcionamiento
Es el proceso necesario para el cumplimento de los requisitos que debe cumplir la
Clínica como una entidad de prestación de servicios de salud. Como cualquier otra
organización que brinda servicios médicos en el país, debe cumplir con ciertos
requisitos para realizar sus actividades con total normalidad, estos requisitos son
verificados por del Ministerio de Salud Pública del Ecuador (MSP) y organismos afines.
Estos requisitos son permisos de funcionamiento que se debe obtener en las oficinas
dispuestas por el MSP, los cuales deben ser renovados según las especificaciones que
tengan, además la Clínica debe cumplir con estándares de seguridad higiénica en el
establecimiento donde presta los servicios.
El control que se tiene sobre este proceso es correcto, ya que existe una persona
encargada de la obtención de los permisos de funcionamiento y de la verificación para
que se cumplan con los estándares de higiene y requisitos médicos que determinan las
instituciones encargadas del área de salud en el país. Este funcionario maneja una lista
de control donde constan las fechas para realizar los trámites, el lugar donde obtenerlos
y el costo en el que se incurre para ello. En cuanto al cumplimiento de los estándares
requeridos, realiza una revisión semanal del desarrollo de los mismos, y en caso de no
existir un correcto cumplimiento el funcionario notificará al departamento
administrativo para que tome las medidas correctivas.
3.5.12. Convenios empresariales
Este proceso se genera por convenios que la organización pueda tener con empresas de
la localidad para la prestación de servicios médicos. Actualmente la Clínica Bermúdez
mantiene convenios con varias empresas de la localidad, para brindar servicios médicos
a crédito a los empleados. La empresa que solicita el servicio garantiza el pago de los
valores generados por el crédito otorgado.
118
Para cumplir con este proceso se ha establecido entre las cláusulas en las que la empresa
que recibe el servicio emita un documento en el que conste la firma de un funcionario
responsable. Por lo tanto la persona que necesite hacer uso del convenio empresarial,
deberá acercarse a la Clínica con el documento firmado. Al recibir este documento se
atiende al paciente y se registra en el sistema los valores del crédito que deben ser
cobrados al final del mes.
El control que se lleva sobre este proceso es ineficiente, ya que no existe una persona
encargada de recibir los documentos, revisarlos y aprobarlos según los requisitos
previamente establecidos, para certificar que estén correctos y que se atienda al
portador. Actualmente la persona que atiende al paciente le recepta el documento sin
percatarse si esta cumple con los parámetros necesarios para ser válida, la misma que es
entregada a contabilidad para el registro.
Al no contar estos documentos con todos los requisitos preestablecidos, se corre el
riesgo de que los valores no sean pagados por la empresa con la que se mantiene el
convenio, por aceptar el crédito sin la firma de responsabilidad, por otra parte este
documento podría ser falsificado y reproducido por personal que no pertenezca a la
empresa. Todo esto puede causar que la empresa pierda dinero al no recuperar estas
cuentas dadas a crédito, generando pérdidas.
3.5.13. Atención de pacientes SOAT
La Clínica Bermúdez está autorizada por el Ministerio de Salud Pública para brindar
atención médica a los pacientes que utilicen el servicio SOAT. Este proceso está
encaminado al cumplimiento de la Clínica, del compromiso que tiene con las empresas
que manejan el Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito (SOAT), es decir la
atención médica normal a la ciudadanía que necesiten servicios de salud por incidentes
relacionados con accidentes de tránsito, pero que los costos serán reembolsados por la
aseguradora respectiva a través del cumplimiento de los requisitos establecidos por las
mismas.
119
El paciente SOAT acude a la clínica requiriendo servicios de salud, este es atendido por
el personal, como un paciente habitual. El funcionario que atiende el caso deberá
solicitar a la persona atendida, a un familiar o la persona que lo acompaña, los
documentos necesarios para solicitar a la compañía aseguradora, el reembolso de los
gastos clínicos en el que se incurrieran al brindar atención médica al usuario del seguro.
Existe ineficiencia en el control sobre este proceso, ya que el personal que se encuentra
cubriendo el caso o atendiendo al paciente SOAT, no se percata de si los documentos
estén completos según lo requerido por las aseguradoras. Por lo que la aseguradora no
realiza la devolución de los valores solicitados. Esto ocasiona que en muchas veces la
Clínica no pueda pedir el reembolso de los gastos, generando inconvenientes para el
paciente y el peor de los casos la organización no pueda recuperar estos valores y deba
asumirlos como pérdida.
En general no existe una persona encargada de la revisión, el seguimiento y el
cumplimiento de las exigencias de las empresas encargadas del SOAT.
3.5.14. Activos Fijos
La Clínica Bermúdez no cuenta con el proceso establecido sobre el registro de los
bienes de larga duración que le pertenecen, es decir que desde la fecha de su compra no
se tiene un registro ni actualización de cada uno de los activos fijos, como
depreciaciones, bajas, revalorizaciones.etc.
Al no encontrarse claramente establecido el proceso sobre este tipo de actividades en la
empresa, no existe el control respectivo sobre los Activos Fijos que se posee para el
normal funcionamiento y prestación de los servicios que presta la organización.
120
CAPITULO IV
PROPUESTA
DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO PARA MEJORAR LA EFICIENCIA Y PRODUCTIVIDAD DE
LA CLINICA BERMUDEZ
4.1. Introducción
En el presente capítulo se establecerá y detallará la manera correcta del desarrollo y
ejecución de los procesos que se determinaron que se encuentran actualmente en estado
crítico, y que requieren una mayor atención por las características que presentan; con el
fin de perfeccionar el control ineficiente o inexistente que poseen los mismos, se
pretende precautelar el uso y la optimización de los recursos que posee la organización,
mejorar el desempeño del personal y los resultados que estos generen, cumplir con el
objetivo principal que es el de mejorar la eficiencia y productividad de la Clínica
Bermúdez.
4.2. Objetivos
Mejorar el registro de la información contable y financiera, más exacta y fiable
Salvaguardar los recursos de la organización evitando pérdidas por fraudes
Impedir desembolsos indebidos de fondos
Evitar que se contraigan obligaciones sin autorización
Fundamentar el cumplimiento de políticas de operación
Implementar autorización para las transacciones
121
4.3. Diseño y estructuración
Para cumplir con el Sistema de Control Interno Administrativo y Financiero se
enumeran a continuación los procesos encontrados en estado crítico, con las respectivas
correcciones que se propone deben ser aplicadas en busca del beneficio de la Clínica
Bermúdez.
4.3.1. Facturación y Cobro en Atención Médica Nocturna
Para solucionar el problema que se encontró en este proceso, se propone la integración
de un equipo electrónico que permita constituirse como la herramienta que fortalezca al
control que posee.
El equipo electrónico que se propone para cumplir con el objetivo planteado, es una
mini Cámara de video, que contenga características básicas dentro de sus funciones, que
cumpla con el requerimiento de grabar imágenes de video de manera continua, durante
determinados minutos u horas en la noche, dentro de las áreas que se establezca
necesario; para luego ser almacenadas en su memoria interna, y que posteriormente
puedan ser descargadas en un computador previamente seleccionado y preparado para
este fin; permitiendo con esto la realización de un análisis más profundo de las
grabaciones obtenidas en el momento que se lo requiera y de esta forma obtener las
conclusiones necesarias según el caso.
A continuación se grafica ejemplo del equipo que se propone su implementación:
122
Grafico Nº 19
Cámara CCTV
Utilización:
La mejor manera de utilizar el equipo mencionado, es que la cámara deberá encontrarse
dispuesta en un lugar estratégico, y realizar la captura de imágenes de una manera
oculta, para evitar que la grabación pueda ser detectada y eludida por los funcionarios
que va a estar inmerso en el control y monitoreo del proceso a través de este
mecanismo.
Para cumplir con esto, el mencionado equipo se colocará de manera discreta en un lugar
donde pueda captar las imágenes de la zona donde se desarrolla el proceso de atenciones
médicas nocturnas, que es la sala de emergencia y atención médica de la Clínica,
durante el horario de atención nocturna, que va a partir de las 22 horas y se prolonga
hasta las 8 horas del día siguiente. Esta información será almacenada en la memoria
interna de la Cámara.
Las grabaciones que la cámara almacene en su memoria, deberán ser revisadas por la
persona responsable, y para lograr esto, deberá poderse observar las imágenes
obtenidas, en un computador que exista en la empresa, el cual deberá estar dispuesto
Fuente: www.securitycameradistributor.com/cctvcamera
Elaborado por: Guillermo Vivar
123
para este fin, es decir para el almacenamiento masivo de la información proporcionada
por el equipo, es por eso que en el computador que se elija deberán instalarse los
componentes de software necesarios para poder descargar magnéticamente los archivos
del equipo y a su vez los necesarios para poder reproducir los videos.
4.3.1.1. Desarrollo del procedimiento
Luego de realizar la compra del equipo que r para cumplir con lo propuesto, deberá ser
instalado en el lugar idóneo, el cual será determinado por la Administración de la
organización; y será justamente el Administrador quien esté a cargo del control del
proceso, se constituirá en el filtro que tamizará la información para la toma oportuna de
decisiones.
a) Revisión y análisis de la información.- Primeramente, toda las imágenes captadas
por la cámara oculta durante el tiempo y lugares determinados para la grabación,
deberá ser descargada al computador, a primera hora del día después de acabado el
turno de guardia, para de esta manera poder revisar el video y analizar sus
resultados.
Luego de tener los videos generados por la cámara, el Administrador de la Clínica
los revisará de manera minuciosa, a fin de determinar lo que se busca con esta
herramienta, que es conocer el número de clientes que fueron atendidos en horario
nocturno, y de esta manera comparar con las facturas emitidas que fueron
entregadas al día siguiente, por el funcionario que se encontró de guardia y atendió a
los pacientes.
Luego de observar los videos y realizar las comparaciones necesarias, el
Administrador deberá determinar si se está cumpliendo de manera correcta el
proceso, y establecerá los casos en que los funcionarios de la empresa están
fallando, con lo cual realizará un reporte con todas y cada una de las novedades que
se hayan detectado, en un formato simple en el que conste el funcionario, el día que
124
laboró, el número de facturas reportadas y el número de atenciones realizadas y
cobradas, según lo registrado por la cámara oculta, ubicando la diferencia respectiva
en cada fecha, adicionalmente se detallara cualquier observación presentada. A
continuación se demuestra el formato:
El reporte deberá ser mensual, para observar el comportamiento del cumplimiento
del proceso a lo largo de los días, para poder establecer realmente como se produjo
la novedad, ya sea intencionalmente o descuido fortuito, si es de manera reiterada o
de forma casual, lo cual permitirá tomar una decisión lo más acertada y real posible.
Luego de elaborado el informe, se deberá entregar a la Gerencia General de la
empresa para su análisis y toma de desiciones.
Grafico Nº 20
Reporte de Atenciones Médicas Nocturnas
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Guillermo Vivar
125
b) Análisis y toma de desiciones.- Luego de haber recibido el informe elaborado por la
parte Administrativa de la empresa, con cada uno de las novedades que se hayan
presentado en el proceso y detectadas por la camara oculta, el Gerente Gerneral de
la Clínica Bermúdez determinará cuales son los correctivos que se tomarán en cada
uno de los casos presentados y hara conocer la resolución a quien corresponda de
acuerdo a la acción a tomar, sea este el departamento contable para realizar el
descuento de los valores correspondientes o al departamento Administrativo para la
aplicación de sanciones según lo amerite.
c) Control.- Luego de la determinación de la decisión a tomar en cada uno de los
casos, el encargado del presente proceso, que es el Administrador de la Clínica
Bermúdez, deberá realizar el seguimiento, que permita verificar si existe el
cumplimiento de las acciones impuestas por la Gerencia sobre lo determinado a
traves de los resultados del proceso.
4.3.1.2. Manual de Procesos
Título:
Proceso de control para Facturación y Cobro en Atención Médica Nocturna de la
Clínica Bermúdez.
Objetivo:
Conocer el procedimiento a usar en para el control de facturación y cobro por los
servicios prestados por la organización en atenciones médicas nocturnas
Alcance:
Este proceso inicia cuando los pacientes solicitan prestaciones de salud en horarios
nocturnos. El médico de turno presta los servicios requeridos en el área destinada para
esto.
126
Una cámara de video se encontrará ubicada en el área donde se desarrollan las
atenciones médicas durante la noche, al día siguiente se revisan las imágenes captadas
con el fin de comparar entre el reporte de los pacientes atendidos según las facturas
entregadas y el número total de personas atendidos que aparecen en el video obtenido
durante la noche. Con esta comparación el Administrador preparará un reporte de
diferencias, que entregará a Gerencia para la toma de decisiones correctivas, sean estas
sanciones o descuentos al médico de turno.
El cumplimiento de estas resoluciones se verificará según el caso, en el departamento
Administrativo o Contable.
Dueño del Proceso:
Administrador
Responsable Operativo:
Administrador
Gerente General
Médico de turno de horario nocturno
Contador General
Términos Utilizados:
Reporte de diferencias.- Es el informe preparado por el Administrador, luego de
verificar y comparar el reporte de atenciones brindadas por el médico de turno, frente a
las imágenes de video obtenidas. Este reporte permite tomar las decisiones correctivas
según el caso.
Sanciones.- Son las resoluciones tomadas por la Gerencia General como resultado de
algún tipo de incumplimiento o falta por parte de un funcionario de la Clínica, estas
sanciones son de tipo laboral, que puede ser separación definitiva del empleado de la
empresa, visto bueno en la hoja de vida, entre otros.
127
Descuentos.- Son las resoluciones tomadas por la Gerencia General como resultado de
algún tipo de incumplimiento o falta por parte de un funcionario de la Clínica. Son de
tipo económico, es decir se le descuenta al empleado parte de su sueldo, se impone una
multa.
Simbología
Cuadro Nº 3
Facturación y Cobro en Atención Médica Nocturna
Limite
Símbolo que se utiliza para identificar el inicio y el
fin de un proceso
Proceso /
Operación
Simboliza una operación realizada, ya sea ejecutada
manualmente o mecánicamente.
Documento Simboliza al documento resultante de una operación.
Información
Símbolo utilizado para indicar algún tipo de datos o
información dentro del diagrama.
Decisión
Representa al punto del proceso donde se debe tomar
una decisión, en función de la cual se seguirán
alternativas en el proceso.
Dirección
Representa el flujo de los procesos, es decir el paso de
una operación a otra.
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Guillermo Vivar
128
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE CONTROL PARA FACTURACIÓN
Y COBRO EN ATENCIÓN MÉDICA NOCTURNA
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Guillermo Vivar
Grafico Nº 21
Inicio
Sanciones Descuentos
Control de cumplimientos
Administración Contabilidad
Fin
Grabación de imágenes de
video
Revisión de imágenes
Comparación
Nº de Pacientes
según facturas
Nº de Pacientes
según video
Reporte de diferencias
Análisis y decisiones
Cliente solicita atenciones
médicas
Médico presta servicios
de salud al paciente
129
4.3.2. Ventas a Crédito y Cobranzas
Desde la creación de la Clínica Bermúdez, el Gerente General ha inculcado el valor de
la vida y la salud de la ciudadanía, por lo que se ha permitido que los pacientes que
lleguen solicitando prestaciones médicas urgentes, sean atendidas de forma inmediata,
sin preocuparse de solicitar el pago correspondiente al momento de la prestación del
servicio. Esto ocasiona que muchas veces las personas atendidas, al no contar con los
fondos necesarios al momento del pago de la factura generada por las prestaciones que
recibe, la organización deberá concederle la oportunidad de cubrir los valores, luego de
un plazo determinado, es por esto que se ve inevitable la existencia del crédito para los
pacientes.
Las ventas a crédito generan desfases y problemas financieros para la organización, la
recuperación de las cuentas por cobrar actualmente mantiene índices muy bajos, esto se
debe a que el procedimiento y control que se maneja hasta el momento, son ineficientes.
Para evitar pérdidas en la organización, al no recuperarse las deudas que los clientes
mantienen con la Clínica, se estarán asumiendo los valores generados en la prestación
de los servicios, debido a que los gastos y costos operacionales necesarios para el
normal funcionamiento de la empresa, deben ser cubiertos sea cual sea el estado y la
forma en que se cancelan los valores facturados.
4.3.2.1. Detalle del procedimiento
Para establecer el procedimiento es necesario el reconocimiento del funcionario
encargado de la coordinación, aplicación y control del cumplimiento del presente
proceso de cobranza, conocido también como cuentas por cobrar. Para este proceso el
funcionario responsable será el de facturación, ya que se encuentra habituada con la
cobranza al conocer los clientes que no cancelan los valores de manera inmediata, para
lo cual deberá seguir con el proceso a plantearse. Para el control del proceso se deberá
encargar al Contador General, que es quien revisa en los periodos determinados los
diferentes reportes contables para proveer de información financiera a Gerencia
130
General, lo cual le facilitará cumplir con la gestión del presente proceso. A continuación
se detallan cada uno de los pasos para el establecimiento del procedimiento:
a) Autorización de Crédito.- Luego de recibir los servicios de salud que entrega la
Clínica Bermúdez al paciente, la persona que asume el pago de la cuenta generada,
sea esta el mismo paciente, un familiar o acompañante; requerirá en el departamento
de Facturación un formulario de solicitud para la autorización del pago a crédito de
los valores facturados, el solicitante deberá llenar el documento con los datos
requeridos y entregar al Gerente General, el cual evaluará la situación y el motivo
por el cual la persona requiere el crédito, de acuerdo con esto aprobará la petición.
Si la respuesta al requerimiento es positiva, el Gerente deberá asentar su decisión en
el documento que se le presentó, el cual deberá contener las condiciones para la
aceptación del crédito, los cuales son: el valor, el número de cuotas o pagos y los
días plazo para la cancelación total de la cuenta; los que deberán ser cumplidos por
el solicitante. (Véase Anexo Nº 3)
Si el Gerente General no aprobare el crédito, la persona responsable de la cuenta
deberá cancelar sus haberes antes del alta al paciente.
b) Documento de respaldo.- En caso de la aprobación del crédito, el solicitante
entregará el formulario sumillado y aprobado por el Gerente, al departamento de
Facturación para que le extiendan un pagaré a la orden, que deberá llenarlo con la
información que se requiera, los cuales son datos informativos de la persona que
asume la deuda, como nombres completos, número de cédula, dirección
domiciliaria; el valor que garantiza el pago; el plazo del crédito; así como la firma
de responsabilidad; además de los datos informativos y la firma de la persona que
figurare como garante del deudor. Adjunto al pagaré las personas que interviniesen
en este documento deberán entregar la copia de la cédula de ciudadanía actualizada,
lo cual ayudará a la Clínica a asegurar la aceptación de la deuda por la persona
correspondiente.(Véase Anexo Nº 4)
131
c) Verificación del documento de respaldo.- Para garantizar la correcta emisión del
pagaré, se delegará la responsabilidad de su revisión al funcionario encargado del
departamento de Facturación o un delegado, el cual deberá preocuparse de la
apropiada forma de llevar el documento, para evitar que en trámites futuros, no se
cuente con la información real de la parte deudora o que no cumpla con los
requisitos legales y por lo tanto este sea inválido.
d) Gestión de cobranzas.- El Gerente solicitará al funcionario de Facturación, la
completa y oportuna recaudación de la cuenta por cobrar, para lo cual deberá
realizar llamadas periódicas al titular de la deuda, recordándole las fechas y valores
acordados para el pago, para evitar la acumulación de la deuda o que en último caso
el deudor se despreocupe del pago de sus cuentas.
A través de este cambio en el actual proceso que se lleva sobre la cobranza en la
Clínica Bermúdez, se busca obtener una recaudación oportuna de las cuentas por
cobrar que se generan en las actividades diarias de la organización, ayudando con
esto a evitar las pérdidas innecesarias generadas al no poder recuperar las cuentas de
los clientes.
e) Revisión de gestión de Cobranzas.- Para mejorar el control sobre este proceso, el
funcionario encargado de Facturación deberá presentar al Contador de la Clínica el
reporte mensual de las ventas a crédito que se generaron, junto con los documentos
mencionados en los párrafos anteriores, además del resultado de la cobranza y
recuperación de estas cuentas.
Con toda esta información el Contador deberá elaborar un reporte, donde se detalla
los resultados de la gestión realizada por el funcionario encargado de Facturación
sobre el procedimiento de cobranzas, es decir un informe donde se expongan las
ventas a crédito que se atendieron en el mes, versus los valores recaudados a la
fecha del corte. Este informe deberá ser entregado a la Gerencia General.
132
Por otra parte el Contador deberá realizar arqueos sorpresivos para verificar que los
valores recaudados sean reportados a la fecha real en la que se recibe el pago,
evitando el jineteo de fondos y fraudes o robos.
4.3.2.2. Manual de Procesos
Título:
Proceso para la Ventas a Crédito y Cobranzas en la Clínica Bermúdez.
Objetivo:
Conocer el procedimiento que debe aplicarse para efectuar las ventas de servicios a
crédito y la recuperación de los valores que se generen en las mismas.
Alcance:
El proceso inicia cuando el paciente requiere servicios médicos y que el pago de los
mismos lo pueda realizar a crédito, para lo cual el funcionario responsable le entrega un
formato de solitud de crédito, que deberá llenar y acercar a Gerencia para su aprobación.
Si existe la aprobación, el solicitante firmará un pagaré como respaldo de la deuda.
El departamento de Facturación, encargado de las ventas a crédito deberá realizar la
gestión de recuperación de cartera a los pacientes respectivos y mensualmente
presentará a Contabilidad el reporte de cobranzas, para verificar el cumplimiento de
plazos y valores.
Para el control de las ventas a crédito el Contador comprobará el cumplimiento de los
pagos y plazos pactados, además efectuará arqueos sorpresivos comparando el reporte
de cobranzas de este tipo de ventas, frente a los valores en efectivo y los documentos
que respalden la deuda. Con esto determinará la gestión del encargado de la cobranza.
133
Dueño del Proceso:
Jefe de Facturación
Responsable Operativo:
Jefe de Facturación
Funcionario de turno de Facturación
Términos Utilizados:
Autorización de crédito.- Documento que deberá llenar la persona que solicita servicios
médicos a crédito a la Clínica Bermúdez.
Pagaré.- Documento que contiene el compromiso incondicional de una persona
(deudora), de que pagar a una segunda persona (acreedor), determinada suma de dinero
en un plazo de tiempo establecido.
Verificación.- Es la comprobación del cumplimiento de ciertos requerimientos para
alguna actividad o documento.
Gestión de cobranzas.- Son las destrezas utilizadas para la recuperación de valores
económicos que se adeudan por la venta de bienes o servicios a crédito o plazos.
Reporte de cobranzas.- Es un informe realizado por la persona encargada de la
recuperación de cartera, por las cobranzas realizadas en un determinado periodo de
tiempo.
Arqueos sorpresivos.- Es la comparación o verificación de los valores económicos que
se encuentran registrados en documentos contables, frente al dinero físico, o cheques o
documentos de respaldo recibidos por la persona encargada de cobranzas.
134
Simbología
Cuadro Nº 4
Ventas a Crédito y Cobranzas
Limite Símbolo que se utiliza para identificar el inicio y el
fin de un proceso
Proceso /
Operación
Simboliza una operación realizada, ya sea ejecutada
manualmente o mecánicamente.
Documento Simboliza al documento resultante de una operación.
Información
Símbolo utilizado para indicar algún tipo de datos o
información dentro del diagrama.
Decisión
Representa al punto del proceso donde se debe tomar
una decisión, en función de la cual se seguirán
alternativas en el proceso.
Dirección
Representa el flujo de los procesos, es decir el paso de
una operación a otra.
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Guillermo Vivar
135
FLUJOGRAMA DEL PROCESO PARA VENTAS A CRÉDITO Y
COBRANZAS
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Guillermo Vivar
Grafico Nº 22
Arqueos sorpresivos
Reporte
cobranzas
Valores en
efectivo =
Negación
Pago de contado
Autorización de crédito
Cumplimiento de
plazos y valores
Aprobación
Verificación de
documentación
Gestión de cobranza
Fin
Pagaré
Reporte de cobranzas
Control
Cumplimiento de
plazos y valores
Inicio
136
4.3.3. Manejo de Inventario
Se propone el mejoramiento del proceso de inventarios y su control respectivo, de
manera que se permita salvaguardar los recursos de la organización, a través de su
correcto uso y manejo y la utilización de la documentación de respaldo respectiva. Esto
ayudará a mantener depurado el capital de trabajo de la empresa, ya que facilitará la
determinación de los valores invertidos en el inventario para la prestación de servicios
que ofrece la Clínica; cuantificando de forma más exacta los costos y saldos para su
contabilización.
4.3.3.1. Desarrollo del procedimiento
El responsable de este proceso es el Administrador de la Clínica Bermúdez, ya que es
quien se ha encontrado coordinando y manteniéndose a cargo de los inventarios de la
organización durante los últimos ejercicios económicos. Esta persona mantiene la
experiencia necesaria para el cumplimiento del proceso y se encuentra perfectamente
habituado con el manejo y control de los recursos. A continuación se detallan los pasos
a seguir para cumplir con el procedimiento:
a) Adquisición.- El funcionario encargado del inventario, el Administrador de la
Clínica, es quien deberá realizar el requerimiento de adquisición de los insumos,
materiales y medicinas; para lo cual cuando exista la necesidad de la compra, ya sea
para restituir un inventario consumido, o mantener un stock en bodega, de acuerdo a
las existencias máximos y mínimas se deberá presentar la solicitud a Gerencia
General, con el detalle de cada uno de los productos que se necesiten, con lo que el
Gerente evaluará la petición y aprobará. (Véase Anexo Nº 5)
Con este documento se busca que se mantenga controlada la adquisición de los
materiales e insumos requeridos, pues permite observar y a la vez evitar que existan
compras innecesarias, duplicadas, desordenadas, etc. Luego de aprobada la solicitud
de compra, el funcionario se encargará de realizar el requerimiento al proveedor
137
correspondiente, de acuerdo a las características de los productos que se necesiten.
La factura de compra deberá ser entregada al departamento contable para continuar
con el proceso de pago a proveedores.
b) Registro y almacenamiento.- Al recibir lo requerido en la compra, el encargado del
inventario registrará los artículos en una tarjeta Kárdex, donde detallará la
información referente a sus características, lo que ayudará a su identificación. Esta
tarjeta le permitirá al funcionario mantener monitoreado y controlado el inventario,
ya que en ella se detallaran los movimientos de los productos, ayudando a conocer
el saldo; esto impedirá pérdidas del inventario. A continuación se grafica el
mencionado documento:
Grafico Nº 23
Kárdex
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Guillermo Vivar
138
Ese documento servirá para mantener actualizadas las existencias de cada uno de los
insumos o materiales que se poseen, junto con su respectivo costo, de acuerdo al
método de inventario que se utilice según necesidades de la organización; con esto
podrá conocer el precio de los artículos utilizados para la prestación de los servicios
a los pacientes de la Clínica Bermúdez, lo cual deberá tomarse en cuenta al
momento de realizar la factura al paciente.
Por otro lado este documento permitirá conocer las existencias máximas y mínimas
de todos los productos, las cantidades que se deban mantener para evitar desfases en
la prestación de servicios por el desabastecimiento de insumos necesarios.
Por la naturaleza de los servicios prestados por la Clínica Bermúdez, se utilizan
suministros e insumos que por su gran cantidad y bajo costo, no pueden ser
registrados en tarjetas Kárdex de manera individual por el gran esfuerzo que
demandaría. Se propone que para cada área o departamento que requiera los
artículos de este tipo, se armen dotaciones las cuales estén conformadas por todos
aquellos productos que poseen las características que se mencionan, lo cual podrá
registrarse en las tarjetas de manera normal.
c) Acta Entrega/Recepción de inventarios.- La Clínica Bermúdez tiene algunas áreas o
departamentos para la prestación de los distintos servicios médicos que ofrece a la
comunidad. Para esto el encargado del inventario general, entrega a cada
responsable de área o departamento un stock de inventarios, con los productos que
requieran. Estos funcionarios son responsables de todos los artículos de inventario
que se le entregue y mantengan bajo su custodia, además de comprometerse a
usarlos para cumplir con el verdadero fin para el cual fueron adquiridos, que es el de
ofrecer prestaciones médicas.
Al ser entregado un stock de inventario a cada responsable de departamento o área
de servicio, el encargado de inventarios generales debe asegurase con un documento
de soporte que certifique que entrega los suministros y materiales, y por su parte el
funcionario que los recibe, debe tener un documento que respalde lo que recibió.
139
Para lo cual se utilizará un acta de entrega y recepción de inventarios, en la cual se
detallaran todos los artículos, de acuerdo a las características y cantidades que
fueron entregadas. Este documento será firmado por las partes. (Véase Anexo Nº 6)
d) Solicitud de reposición de inventario.- Luego de utilizarse los suministros y
materiales en las prestaciones de servicios de cada área o departamento y quedarse
con un stock insuficiente para continuar con las mismas, el funcionario encargado al
cual se le entregó los artículos de inventario, deberá solicitar la reposición de los
mismos al responsable del inventario general, y presentará un documento en el que
se detallen los productos que fueron utilizados en los servicios.
Con el mencionado documento se podrá controlar el uso de los insumos y materiales
entregados y determinar si su consumo se dio realmente para cumplir con su
principal objetivo. Los productos utilizados para este fin deberán ser facturados al
paciente al momento de solicitar el pago de los valores generados por los servicios
que recibió de la organización. (Véase Anexo Nº 7)
e) Control.- Con la presente solicitud, el encargado del inventario general, deberá
comprobar si la información detallada en el documento es real, de acuerdo a una
constatación física, que se deberá realizar antes de efectuar la reposición respectiva
de los insumos y materiales requeridos. A más de la revisión física del stock de las
distinta áreas o departamentos, se deberá conciliar si los productos que se detallan
como usados para la prestación de servicios sean exactamente los mismos que se
facturaron al paciente; en el caso de que estos productos consumidos no fueren
facturados y no exista un justificativo válido y previamente notificado mediante
oficio al responsable del inventario general, será descontado al custodio de
inventarios del departamento correspondiente.
140
4.3.3.2. Manual de Procesos
Título:
Proceso para el manejo del Inventario de la Clínica Bermúdez.
Objetivo:
Conocer el procedimiento necesario para mantener un correcto manejo del Inventario de
insumos y materiales que utiliza la organización la prestación de sus servicios y el
normal desenvolvimiento de sus actividades.
Alcance:
El proceso inicia cuando el Administrador (encargado de inventarios), requiere la
reposición del stock de inventario de la organización, para esto emite y entrega una
solicitud de compra a Gerencia. Aceptada la solicitud, se procede a la compra. Cuando
se reciban los productos se los ingresa en una tarjeta Kárdex detallando sus
características.
El Administrador entrega al responsable de los departamentos el stock de inventario que
necesiten para cumplir sus actividades, para lo que se realiza un acta de entrega /
recepción. Luego que el inventario sea consumido por el departamento, su responsable
requiere la restitución a través de una solicitud, en la que consta el detalle de los
productos utilizados.
El Administrador realiza la verificación de la información entregada por el responsable
del departamento del consumo del inventario, comparando el saldo frente a la
constatación física. Además comprueba si lo utilizado se facturó al paciente. Con esta
constatación se determina si el uso del inventario se encuentra justificado y se realiza la
reposición, en caso de inconsistencia se establecen los descuentos correspondientes al
responsable.
141
Dueño del proceso:
Administrador
Responsable Operativo:
Administrador
Responsables de Departamentos
Términos Utilizados:
Kárdex.- Es el documento de registro de los insumos y materiales que mantiene
inventariado la Clínica para el cumplimiento de sus actividades. En este documento se
detallan las características de cada uno de los productos registrados.
Reposición.- Es la restitución del inventario consumido del stock que tiene cada
departamento, necesarios para la prestación de los servicios respectivos. Se realiza la
restitución de acuerdo a los productos consumidos y detallados en el informe.
Saldos.- Es el resultado del Inventario entregado, menos lo consumido durante un
periodo. Corresponde a la cantidad de productos de inventario sobrantes de un stock
entregado a un departamento o área de la Clínica Bermúdez, luego de utilizarlos para la
prestación de servicios médicos.
Facturas.- Son los documentos que respaldan la compra de productos dispuestos para
inventariarse y ser utilizados en la prestación de servicios médicos. En este documento
se describen los detalles de los artículos adquiridos.
Descuentos.- Es la sanción económica que se establece a un empleado de la Clínica, tras
la determinación de inconsistencias en el inventario reportado como utilizado, frente a
lo facturado al paciente y la constatación física de los saldos detallados.
142
Simbología
Cuadro Nº 5
Manejo de Inventarios
Limite Símbolo que se utiliza para identificar el inicio y el
fin de un proceso
Proceso /
Operación
Simboliza una operación realizada, ya sea ejecutada
manualmente o mecánicamente.
Documento Simboliza al documento resultante de una operación.
Información
Símbolo utilizado para indicar algún tipo de datos o
información dentro del diagrama.
Decisión
Representa al punto del proceso donde se debe tomar
una decisión, en función de la cual se seguirán
alternativas en el proceso.
Fichero /
Registro
Símbolo utilizado para la descripción del registro de
alguna operación.
Dirección
Representa el flujo de los procesos, es decir el paso de
una operación a otra.
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Guillermo Vivar
143
=
Fin
Kárdex
Encargado de inventario
requiere compra
Solicitud de compra
Consumo de
inventarios
Inicio
Aprobación
Proceso de compra
Acta entrega/recepción de
inventarios
Solicitud de reposición
Control
Saldos
Facturas
Si No
Reposición Descuentos
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE MANEJO DE INVENTARIOS
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Guillermo Vivar
Grafico Nº 24
144
4.3.4. Control de Inventarios en Servicios de Cirugías, Exámenes de
Laboratorio y Rayos “X”
En los servicios de Cirugías, Exámenes de laboratorio y Rayos “X” presentan
inconvenientes y necesitan un tratamiento especial, al separarse de las otras prestaciones
médicas normales debido a que operativamente se consideran servicios especiales, por
tal razón se los ha agrupado para facilitar el establecimiento del proceso y control
correspondiente de manera que se utilice el mismo para los tres servicios.
4.3.4.1. Desarrollo del procedimiento
Lo que primero se debe establecer es la persona encargada o responsable del
cumplimiento del procedimiento y su respectivo control, que será el Administrador de la
Clínica Bermúdez, como se explicó anteriormente, los tres servicios que se están
analizando, están ligados directamente con el proceso de inventarios de la organización.
A continuación se detallan los pasos a seguir para su cumplimiento:
a) Acta Entrega/Recepción de inventarios.- El encargado del inventario general de la
organización, entrega a cada área de servicios médicos especiales (Cirugías,
Exámenes de laboratorio y Rayos “X”); un stock de insumos, materiales y
medicinas para normal desarrollo de los servicios que se ofrecen. Este stock será
entregado al funcionario responsable de cada servicio. Como documento de respaldo
de la entrega, recepción de los inventarios, se deberá firmar un acta en la que se
detallan los artículos que intervienen en la transferencia. En este documento deberá
constituir el compromiso por parte de quien recibe, de mantener la custodia de los
bienes y utilizarlos de manera correcta y con el fin para el cual fueron adquiridos.
(Véase Anexo Nº 6)
b) Solicitud de reposición de inventario.- Luego de utilizarse los suministros y
materiales y quedarse con un stock insuficiente para continuar con las mismas, el
funcionario encargado al cual se le entregó los artículos de inventario, deberá
145
solicitar la reposición de los mismos al responsable del inventario general, y
presentará un documento en el que se detallen los productos que fueron utilizados.
Con el mencionado documento se podrá controlar el uso de los insumos y materiales
entregados y determinar si su consumo se dio realmente para cumplir con su
principal objetivo, los productos utilizados para este fin deberán ser facturados al
paciente al momento de solicitar el pago de los valores generados por los servicios
que recibió de la organización. (Véase Anexo Nº 7)
c) Control.- Con la presente solicitud, el encargado del inventario general, deberá
comprobar si la información detallada en el documento es real, de acuerdo a una
constatación física, que se deberá realizar antes de efectuar la reposición respectiva
de los insumos y materiales requeridos. A más de la revisión física del stock de las
distintas áreas o departamentos, se deberá conciliar si los productos que se detallan
como utilizados para la prestación de servicios sean los mismos que se facturaron al
paciente; en el caso de que estos productos consumidos no fueren facturados y no
exista un justificativo válido y previamente notificado mediante oficio al
responsable del inventario general, será descontado al custodio de inventarios del
departamento.
4.3.4.2. Manual de Procesos
Título:
Proceso del control de Inventarios en Servicios de Cirugías, Exámenes de laboratorio y
Rayos “X” que presta la Clínica Bermúdez.
Objetivo:
Conocer el procedimiento que permita mantener un control del Inventarios utilizados en
los Servicios de Cirugías, Exámenes de Laboratorio y Rayos “X” que brinda la empresa.
146
Alcance:
El proceso inicia cuando el Administrador (encargado de inventario), entrega al
responsable de las áreas de servicio de Cirugías, Laboratorio y Rayos “X”; un stock de
insumos y materiales para cumplir sus actividades normales, para lo cual se elabora un
Acta de entrega / recepción de inventarios.
Luego de consumido el inventario por cada departamento, se requiere la restitución del
mismo a través de la solicitud de reposición, en la constan el saldo de los productos y el
detalle de lo consumido de acuerdo a las atenciones médicas brindadas.
El administrador realiza la verificación de la información de la solicitud frente a la
constatación física del saldo del inventario, además comparará si los productos
consumidos en las atenciones médicas, hayan sido facturados a los pacientes
correspondientes. A través de esta verificación se determinará si la reposición está
justificada, en caso de existir inconsistencias se establecerá el responsable y las
sanciones o descuentos respectivos.
Dueño del Proceso:
Administrador
Responsable Operativo:
Administrador
Responsable de Servicio de Cirugías
Responsable de Servicio de Laboratorio
Responsable de Servicio de Rayos “X”
Términos Utilizados:
Constatación física.- Es la verificación corpórea que se realiza sobre los inventarios que
mantiene la organización, con el fin de determinar las existencias reales de los insumos
y materiales con los que se cuenta en stock. Esta constatación permite comparar entre el
saldo reportado del stock, frente al saldo físico, para determinar diferencias.
147
Reposición.- Es la restitución del inventario consumido del stock que tiene cada
departamento, necesarios para la prestación de los servicios respectivos. Se realiza la
restitución de acuerdo a los productos consumidos y detallados en el informe.
Descuentos.- Sanción económica a un empleado, al probar inconsistencias en
inventarios reportados como utilizados, frente a lo facturado y la constatación física del
saldo detallado.
Acta de Entrega / Recepción.- Documento de respaldo de la entrega de inventarios
desde la bodega principal hacia cada departamento para la prestación de servicios
especiales. Con este documento quien recibe se comprometen a hacer un buen uso del
inventario entregado.
Simbología
Cuadro Nº 6
Control de Inventarios en Servicios de Cirugías, Exámenes de Laboratorio y Rayos “X”
Limite Símbolo que se utiliza para identificar el inicio y el
fin de un proceso
Proceso /
Operación
Simboliza una operación realizada, ya sea ejecutada
manualmente o mecánicamente.
Documento Simboliza al documento resultante de una operación.
Información
Símbolo utilizado para indicar algún tipo de datos o
información dentro del diagrama.
Decisión
Representa al punto del proceso donde se debe tomar
una decisión, en función de la cual se seguirán
alternativas en el proceso.
Dirección
Representa el flujo de los procesos, es decir el paso de
una operación a otra.
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Guillermo Vivar
148
FLUJOGRAMA DEL PROCESO CONTROL DE INVENTARIOS EN
SERVICIOS DE CIRUGÍAS, EXÁMENES DE LABORATORIO Y
RAYOS “X”
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Guillermo Vivar
Grafico Nº 25
Entrega de inventario a
encargados de área
Inicio
Facturado
Acta de entrega/recepción
inventario
Solicitud reposición de
inventarios
Control
Constatación física
Saldos
Consumo de
inventarios
=
Si No
Reposición Descuento al encargado
Fin
149
4.3.5. Control de la Jornada laboral
El acelerado avance tecnológico a nivel mundial y la incansable búsqueda de cubrir las
necesidades humanas a través de las utilización de medios automáticos que coadyuven a
optimizar los recursos de quien los utilice y sean más exactos en sus resultados; han
permitido la creación de herramientas que sustituyan las actividades que se realizaban
de manera manual y que eran susceptibles a errores humanos, con equipos electrónicos
automatizados que las realicen en menor tiempo, con menos recursos y con margen
mínimo de error o en el mejor de los casos cero.
Para el control se debe incluir un equipo electrónico, diseñado para cubrir con este tipo
de necesidades empresariales, que permita optimizar los recursos utilizados en esta
operación, automatizándola y se elimine la vulnerabilidad con la que se venía
manejando.
El equipo del cual se comenta es conocido como Reloj Electrónico de Control de
Horarios y Accesos o Lector Dactilar Biométrico, el cual es totalmente automático, y
dentro de sus características técnicas cuenta con un software de control, que está
conformado por un lector de huellas digitales, que permite identificar las diferencias
físicas de los surcos dactilares de cada uno de los usuarios, que para nuestro caso serían
los funcionarios de la Clínica Bermúdez; además está provisto por un sistema interno
que le permite reconocer a los usuarios a través de un número de identificación asignado
a cada uno que se digitará en el teclado con el que cuenta físicamente.
Adicionalmente el equipo determina de manera instantánea la hora en que el usuario se
registró, y calcula con los parámetros de hora de ingreso y de salida que se encuentran
establecidos para cada uno. Por lo tanto esta herramienta permitirá establecer el horario
de entrada y salida que tenga el empleado de manera diaria.
Con estos tipos de elementos de ingreso de la información al equipo, se almacenará y
creará automáticamente una base de cada usuario, de manera que se tendrá resultados
150
individuales, es decir todos los datos que sean introducidos o generados por el propio
sistema, se almacenarán en la base de datos de cada empleado.
Finalmente el dispositivo cuenta con un software de instalación que deberá ser incluido
en un computador, el mismo que estará conectado al equipo de manera continua, a fin
de que permita visualizar la información generada diariamente por los usuarios, y que se
almacena en la base de datos. Con esto se podrá tener de manera sencilla y rápida los
resultados del cumplimiento de la jornada laboral de todos los funcionarios. A
continuación se grafica ejemplo del equipo que se propone su implementación:
Su utilización:
Para la utilización del equipo y método propuesto para mejorar el proceso y control de
la jornada laboral, primeramente se debe establecer la unidad encargada de su
monitoreo. Se cree conveniente que el personal idóneo para esto es el que pertenece al
departamento contable, que es quien por sus funciones y responsabilidades ayudará a
que el proceso se desarrolle de la mejor manera, este departamento se encargará de la
generación de los reportes y la preparación la información sobre el cumplimiento del
proceso, para luego entregar a la Administración y Gerencia para la toma de decisiones
oportunamente.
Grafico Nº 26
Lector Dactilar Biométrico
Fuente: www.securitycameradistributor.com/
Elaborado por: Guillermo Vivar
151
4.3.5.1. Desarrollo del procedimiento
Se deberán ingresar en el equipo electrónico los parámetros para el registro de los
horarios de cada uno de los empleados, es decir la hora de ingreso y la hora de salida
que deben tener para cumplir de manera correcta su jornada laboral diaria, para que se
pueda calcular los minutos de atraso o faltas en caso de existir. El departamento
contable deberá realizar el ingreso de los parámetros, en el sistema que se encuentra
instalado en el computador de monitoreo, este horario tiene que ser el mismo que el
acordado en el contrato de trabajo.
a) Ingreso de la información.- El primer paso del proceso será el ingreso de los datos
necesarios para el control, que son el horario de entrada y de salida diaria de cada
uno de los empleados. Por consiguiente, el funcionario deberá registrarse al
momento en que empieza con su jornada laboral, ingresando en primer lugar su
número de identificación, que para su facilidad será el número de cédula de
identidad, con el cual el sistema se anexará a la base de datos del usuario,
seguidamente deberá colocar su huella digital en el lector para que el equipo
compare con los datos almacenados y establezca si es realmente el empleado que se
registró, con esto se evita que sea ingresada la información por una tercera persona y
vulnerar el control. Después de reconocer el sistema al usuario, calcula
automáticamente las horas de retraso en el caso de que exista, lo cual se guardará en
la planilla de la base de datos del empleado
b) Recopilación de la información.- El departamento contable es responsable de la
preparación de los reportes sobre el cumplimiento de la jornada laboral, para el
análisis y toma de decisiones correctivas por parte del Administración y la
Gerencia, para lo cual deberá realizar una recopilación de la información generada
por los funcionarios diariamente en el registro de su horario de entrada y salida de
su jornada de trabajo, lo mismo que se obtiene a través de la base de datos que el
equipo electrónico almacena sobre cada usuario, con el correspondiente cálculo de
las horas de atraso y las faltas en las que se hayan incurrido durante el periodo de
análisis.
152
El Contador General elaborará un resumen mensual, con la desagregación en
minutos de las faltas o atrasos acumulados durante cada semana. El reporte será
elaborado con el detalle donde constarán todos los funcionarios de la organización
y las respectivas novedades que pudiesen existir. Además para efectos de análisis se
realizará una comparación con la jornada mensual pactada en el contrato de trabajo,
y con la diferencia se obtienen los minutos que realmente se han laborado durante
el mes. También se calculará en porcentaje, para demostrar el cumplimiento
mensual de la jornada de trabajo. A continuación grafica el reporte mencionado:
Grafico Nº 27
Reporte de jornada laboral
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Guillermo Vivar
153
c) Análisis de resultados.- Con el reporte mensual que entregará el departamento
contable la Administración deberá analizar todas las novedades que se presenten,
tanto en atrasos como en faltas durante el mes, y se establecerán los casos que
requieran un mayor análisis, se realizarán las averiguaciones necesarias al
funcionario en cuestión. Luego de haber determinado que funcionarios sobrepasan
las faltas y atrasos permitidos según las políticas internas de la Clínica Bermúdez, el
Administrador elaborará un documento en el que consten los descuentos, además las
faltas injustificadas o reiteradas
El documento elaborado se entregará a la Gerencia General, para que apruebe los
descuentos sobre las novedades que se hayan presentado para cada empleado, y se
tomen los correctivos. A lo cual se adjuntará el resumen entregado por el Contador,
el mismo que servirá de soporte para el análisis respectivo. (Véase Anexo Nº 8)
4.3.5.2. Manual de Procesos
Título:
Proceso para el Control de la Jornada Laboral en la Clínica Bermúdez
Objetivo:
Conocer los procedimientos para el control sobre el cumplimiento de la jornada laboral
diaria de los funcionarios en la Clínica Bermúdez.
Alcance:
El proceso inicia cuando los funcionarios de la Clínica registran la hora de ingreso y
salida de su jornada de trabajo diaria en un lector dactilar. La información ingresada en
el equipo electrónico es recopilada por el Contador de manera semanal.
154
Al final del mes el Contador elabora un reporte de atrasos y faltas de cada empleado,
donde se compara el tiempo de registro diario frente al horario que debe cumplir de
acuerdo a su contrato y jornada laboral pactada. Este reporte se presenta para el análisis
a la Administración para tomar los correctivos necesarios ya sea en sanciones o multas
según sea el caso, esto debe será probado por Gerencia.
Dueño del Proceso:
Contador General
Responsable Operativo:
Contador General
Administrador
Gerente General
Términos Utilizados:
Hora de entrada y salida.- Corresponde al horario de trabajo diario de los empleados, es
decir la hora exacta en que empiezan sus labores y la hora en que las finaliza, según lo
pactado en el acuerdo o contrato de trabajo.
Atrasos.- Es el tiempo que los funcionarios sobrepasan del tiempo permitido y pactado
en su jornada laboral, para su horario de ingreso diario y el de ingreso del receso.
Faltas.- Es la ausencia parcial o completa de un funcionario, a su lugar de trabajo,
dentro de su jornada normal de labores.
Reporte de novedades.- Es la recopilación y generación de informe de atrasos y faltas
que presente el personal en su jornada de trabajo diaria.
155
Simbología
Cuadro Nº 7
Control de la Jornada Laboral
Limite Símbolo que se utiliza para identificar el inicio y el
fin de un proceso
Proceso /
Operación
Simboliza una operación realizada, ya sea ejecutada
manualmente o mecánicamente.
Documento Simboliza al documento resultante de una operación.
Información
Símbolo utilizado para indicar algún tipo de datos o
información dentro del diagrama.
Decisión
Representa al punto del proceso donde se debe tomar
una decisión, en función de la cual se seguirán
alternativas en el proceso.
Fichero /
Registro
Símbolo utilizado para la descripción del registro de
alguna operación.
Dirección
Representa el flujo de los procesos, es decir el paso de
una operación a otra.
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Guillermo Vivar
156
FLUJOGRAMA DE PROCESO DE CONTROL DE LA JORNADA
LABORAL
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Guillermo Vivar
Personal ingresa
información
Inicio
Hora entrada
y salida
Usuario
Clave
Recopilación de la
información ingresada
Generación de reporte
Atrasos
Faltas
Análisis de información
Reporte de novedades
Análisis y aprobación
Si No
Fin
Descuentos Sanciones
Grafico Nº 28
157
4.3.6. Control de Convenios Empresariales
El alto índice de competitividad que existe en la actualidad dentro del mercado nacional,
debido al desarrollo acelerado del comercio y la creciente formación de nuevas
empresas a nivel nacional, hace que las compañías busquen estrategias que les permita
seguir laborando de manera estable frente a una sociedad tan competitiva.
La Clínica Bermúdez también ha sido partícipe de este tipo de tácticas empresariales,
pues a lo largo de los últimos años ha implementado con algunas compañías de la
localidad alianzas estratégicas que permitan obtener beneficios entre sí. Estas alianzas
están constituidas por el presente proceso, que es el convenio de crédito en ventas; en el
que la Clínica presta sus servicios de salud al personal que labora en la empresa con la
que se establece el convenio, sin cobrarle los valores al momento de ejecutarse la
atención médica, y el pago de las mismas es a un plazo acordado previamente por las
partes.
Este proceso al ser fuente de ingresos y la forma de pago a crédito hace que se generen
cuentas por cobrar, por lo que se debe mantener un control efectivo del mismo, pues por
su incumpliendo no se logra recuperar los valores dados a crédito en las prestación de
servicios, lo que causaría problemas de liquidez para la organización.
4.3.6.1. Desarrollo del procedimiento
Primeramente se deberán establecer los responsables del control del proceso de
Convenios Empresariales, se cree conveniente que por su perfil y conocimientos, sea el
Contador General quien deberá mantener un constante monitoreo de la correcta
aplicación y cumplimiento de éste proceso por el personal involucrado en el mismo. De
esta forma podrá identificar las novedades presentadas y comunicar al departamento
Administrativo para la toma de decisiones correctivas en caso de ser necesarias
158
a) Solicitud de convenio empresarial.- La organización al momento de entablar los
convenios empresariales, deberá solicitar una serie de requisitos, que le permitan
asegurar sus recursos, respaldando el crédito otorgado a las empresas contractuales,
que exista de forma explícita y documentada la responsabilidad del pago. Solicitar la
documentación necesaria para que la Clínica Bermúdez pueda asegurar la
recuperación de los valores que se generen a crédito con el acuerdo.
El primer documento que la empresa deberá requerir es la solicitud del acuerdo a
celebrarse, la cual deberá contener los datos informativos de la parte deudora, la
voluntad expresa de acceder a los servicios de la Clínica a crédito y el compromiso
de cancelación de la totalidad de los valores generados en este proceso.
La empresa solicitante deberá llenar un formulario pre impreso, generado y
entregado por la Clínica Bermúdez, el cual contendrá lo requerido en el párrafo
anterior, además de las condiciones necesarias para el cumplimiento del convenio,
ya sean los plazos, formas de pago, el monto, etc. esto es importante establecer
claramente entre las partes y evitar en un futuro malos entendidos. Este documento
servirá como soporte para cualquier tipo de incumplimientos por parte de los
involucrados. (Véase Anexo Nº 9)
b) Personal autorizado.- La Clínica debe asegurarse que aquellos pacientes que se
encuentren autorizadas a solicitar este tipo de servicios, por las empresas a las que
pertenecen y con la cuales se firmó el convenio. Para cumplir con esto se deberá
solicitar a la Administración de las compañías, presenten un informe en el que se
detallen las personas que se encuentran autorizadas a recibir los servicios de la
Clínica, este documento deberá ser actualizado al momento en que se genere algún
tipo de cambio, ya sea para añadir o incrementar el número de empleados
autorizados.
Se deberá solicitar que la empresa con la que se estableció el convenio, emita y
entregue al personal que requiere este tipo de prestaciones de la Clínica, un tiquete,
el cual se convertirá en la orden de atención médica o de crédito, con la que se
159
faculta a que se le atienda y brinde los servicios que solicite, asumiendo el pago de
los mismos; por esto es importante que estas órdenes sean autorizadas por la
institución que se convertirá en deudora, a través del funcionario a cargo de la
gestión de este convenio. Para que la orden de atención médica o crédito sea válida,
deberá contener algunos datos informativos necesarios para el registro y control de
la Clínica, estos datos son:
Nombre del solicitante, esto servirá para confirmar que el portador de la orden sea
realmente a quien se la extendió, lo mismo que se verificará con su cédula de
identidad, además de cerciorarse a través del informe entregado por la empresa con
la que se tiene el convenio, que es su funcionario; lo cual será realizado por el
personal médico que lo atienda. Con esto se evitará que la orden sea negociada o
utilizada por otra persona ajena a la empresa o a sus funcionarios.
Fecha del requerimiento, servirá para constatar si la orden de crédito se encuentra
vigente, solo se brindará la atención hasta el día siguiente de la emisión del tiquete.
Nombre y firma de autorización, la empresa que figurará como deudora deberá
comunicar oportunamente a la Clínica, cual es el funcionario que va a estar a cargo
de la gestión del convenio. Y esta persona quien autorizará que el portador de la
orden pueda ser atendido, es por esto que deberá hacer constar su nombre y firma de
autorización en el tiquete, con lo cual se evitará que se falsifique una orden de
crédito y se presente como válida, por esto quedará establecido que sin la firma de
autorización no se atenderá al solicitante.
Sello de autorización, a más de la firma del funcionario responsable, se deberá
incluir en el tiquete entregado, el sello de la empresa, el cual deberá ser presentado a
la Clínica al momento de firmar el convenio de crédito.
A continuación se grafica la orden de atención médica o crédito:
160
c) Generación de la factura.- Luego de haberse prestado los servicios médicos bajo
esta modalidad a las personas solicitantes, el área médica que atendió al paciente,
entregará la planilla de las prestaciones brindadas al departamento de facturación,
que emitirá la factura de manera normal, además recibirá las ordenes de atención
médica, que serán archivadas temporalmente hasta fin del mes ya que se emitirá una
sola factura a nombre de la empresa deudora, en la que conste el total de de las
atenciones médicas entregadas a los empleados autorizados.
Con la planilla y la orden de crédito, el funcionario encargado de facturación, deberá
generar un reporte de las atenciones médicas que se brindaron durante el mes, a cada
una de las personas autorizadas; de esto modo cuando se cumpla el plazo pueda
generar la factura. Este documento se elaborará, imprimirá y adjuntará a la factura y
los documentos anteriormente citados. A continuación se grafica un ejemplo del
reporte:
Grafico Nº 29
Orden de Atención Médica
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Guillermo Vivar
161
d) Control.- El informe y los documentos que se mencionan, deberán ser entregados
en su conjunto al Departamento Contable, quien llevará el control sobre el
cumplimiento del convenio de crédito. El Contador General realizará la revisión de
los documentos que le entregan, constatando si las órdenes de atención médica
cumplen con los requisitos necesarios para considerarse válidas y que se detallaron
anteriormente; también deberá verificar si las atenciones detalladas en la planilla no
superan el valor o cupo pactado en el convenio de crédito, y que en el caso de
superar debieron ser canceladas por el paciente; por último deberá verificar que los
términos del convenio firmado se hayan cumplido. Los resultados obtenidos a
través del control realizado por el Contador ayudarán a determinar las decisiones
necesarias en cada caso, como se detalla:
Grafico Nº 30
Reporte de servicios prestados a crédito
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Guillermo Vivar
162
Si el funcionario de la Clínica que atendió al paciente no se percató que la orden no
era válida por la falta de algún requisito, deberá asumir el pago de los valores
generados en la prestación de los servicios; por su descuido o incumplimiento.
Si los valores generados por la prestación de servicios superan el cupo pactado, y no
son cobrados por el funcionario responsable de Facturación, deberá asumirlos, ya
que el convenio establece un valor máximo a pagar por las atenciones médicas
En caso que la empresa con quien se firmó el convenio no cumplió las obligaciones
de pago, se inhabilitará de manera temporal los servicios para con la empresa
deudora, hasta la cancelación total de los valores pendientes de pago. Luego de lo
cual se deberá analizar con la Administración de la Clínica la reactivación del
convenio de crédito.
4.3.6.2. Manual de Procesos
Título:
Proceso de Convenios Empresariales que entable la Clínica Bermúdez.
Objetivo:
Conocer los procedimientos necesarios para entablar Convenios Empresariales, para la
realización de la venta de servicios médicos mediante de esta estrategia.
Alcance:
Este proceso inicia cuando alguna empresa de la región requiere el convenio
empresarial a Clínica, para lo que se le entrega una solicitud que deberá llenar con los
datos correspondientes y entregar a Gerencia para la Aprobación. Luego de aprobado el
convenio, la empresa solicitante entrega el listado de los empleados autorizados para
recibir los servicios bajo esta modalidad. El personal que requiera las prestaciones
médicas a la Clínica presentará una orden de atención médica emitida por la empresa a
la que pertenecen
163
Al final del mes el departamento de Facturación emitirá la factura a nombre de la
empresa que solicitó el convenio, del total de los servicios prestados a sus empleados,
junto con el informe respectivo de las personas atendidas en el mes. Esta información
será entregada al Contador General para que realice la verificación de cumplimiento del
pago y de los requisitos preestablecidos, determinando de esta manera si existen
descuentos al personal de la Clínica al fallar en la recepción de la documentación de
respaldo correspondiente, o la suspensión del convenio empresarial por incumplimiento
en plazos de pago o requisitos.
Dueño del proceso:
Contador General
Responsable Operativo:
Contador General
Jefe de Facturación
Médicos de turno
Términos Utilizados:
Convenio empresarial.- Es un tipo de estrategia empresarial, que se utiliza en la
actualidad para general lazos de negocios entre organizaciones de una o varias regiones,
con el fin de obtener un beneficio entre las partes, puede ser de ventas, descuentos,
créditos, etc.
Personal autorizado.- Es el listado de empleados de la empresa que solicita el convenio
empresarial, que se encuentran acreditados para solicitar y percibir un bien o servicio
brindado por la Clínica Bermúdez.
Orden de atención médica.- Es el documento que emite la empresa que firma el
convenio empresarial, para entregar a sus empleados, para que con esto puedan recibir
prestaciones médicas, sin tener que pagar por su costo al instante de su generación.
164
Descuentos al personal.- Son sanciones económicas efectuadas a empleados de la
Clínica, al verificarse el incumplimiento de alguna actividad por parte de su gestión, y
que esto genere problemas o desfases financieros.
Suspensión del convenio.- Es la cancelación del convenio empresarial que haya firmado
la Clínica con alguna empresa, a causa del incumplimiento de las condiciones
previamente pactadas y aceptadas.
Simbología
Cuadro Nº 8
Control de Convenios Empresariales
Limite Símbolo que se utiliza para identificar el inicio y el
fin de un proceso
Proceso /
Operación
Simboliza una operación realizada, ya sea ejecutada
manualmente o mecánicamente.
Documento Simboliza al documento resultante de una operación.
Información
Símbolo utilizado para indicar algún tipo de datos o
información dentro del diagrama.
Decisión
Representa al punto del proceso donde se debe tomar
una decisión, en función de la cual se seguirán
alternativas en el proceso.
Listado Símbolo utilizado para la descripción de un listado de
datos o información que interviene en el proceso.
Dirección
Representa el flujo de los procesos, es decir el paso de
una operación a otra.
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Guillermo Vivar
165
De pago
Cliente solicita convenio a
Gerencia
Inicio
Solicitud de convenio
empresarial
Aprobación
Cliente entrega listado de
personal autorizado
Personal solicita atención
médica con autorización
Orden de atención médica
Emisión de factura
Control de cumplimiento
De requisitos
No
Descuentos al personal Suspensión de convenio
No
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE CONTROL DE CONVENIOS
EMPRESARIALES
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Guillermo Vivar
Fin
Grafico Nº 31
166
4.3.7. Atención de Pacientes SOAT
La gran cantidad de accidentes de tránsito que se presentan en el país y la
irresponsabilidad de los conductores causantes de estas tragedias, dejan a las personas
afectadas en la mayoría de los casos sin recibir ningún tipo de atención médica que
pueda salvar su vida o restaurar su condición de salud. Esto ha generado que los
organismos públicos a nivel nacional establezcan políticas en pro del bienestar de los
ciudadanos que sean afectados por este tipo de percances. Una de estas políticas es la
inclusión y adquisición del seguro SOAT por parte de los propietarios de vehículos,
como requisito fundamental para que estos puedan circular de manera legal en el país;
lo cual ayuda a las personas víctimas o involucradas en algún tipo de accidente de
tránsito, para que puedan recibir atención médica de manera oportuna, sin tener que
cubrir de forma inmediata los valores de las prestaciones que se les otorgue, gracias a
que el seguro cubre parte o la totalidad del costo.
La Clínica Bermúdez, debe cumplir con la atención a este tipo de pacientes, sin
requerirle el pago de los valores de los servicios que se preste de manera inmediata, ya
que debe solicitar la devolución de los costos a la compañía de seguros que maneja la
respectiva póliza del SOAT. Es por esto que tiene una gran importancia el
cumplimiento de este proceso de manera íntegra.
4.3.7.1. Desarrollo del procedimiento
El Administrador de la Clínica Bermúdez, se encuentra al tanto de lo concerniente al
seguro SOAT y su tratamiento. Por lo tanto este funcionario será responsable del
proceso, para lo cual deberá tener un seguimiento continuo. El funcionario encargado
del control del cumplimiento del proceso será el Contador General, ya que no interviene
directamente en el desarrollo del procedimiento. A continuación se detalla el proceso en
sus diferentes etapas:
167
a) Atención medica.- El personal médico de la Clínica Bermúdez atenderá de manera
normal a los pacientes que requieran los servicios de salud mediante el SOAT.
Luego de brindar los servicios, se generará la planilla en la que consten de manera
detallada todos servicios prestados al paciente SOAT, la cual deberá ser entregada al
departamento de facturación para que continúe con el proceso.
b) Generación de la factura.- Al recibir la planilla, el funcionario encargado de
facturación emitirá la factura a nombre del paciente, de un familiar o de la persona
que se va a hacerse cargo de la deuda y de entregar la documentación necesaria.
c) Emisión de pagaré.- Debido a las circunstancias que presentan accidentes de
tránsito, no se puede reunir de manera inmediata los documentos necesarios para
solicitar el reembolso a la aseguradora, por esto que para cerciorase la organización
de que esta documentación sea entregada de manera oportuna, el funcionario
responsable de la facturación hará firmar un pagaré a la orden, a la persona que se
hará cargo de la deuda. Este documento es el mismo que se utilizó en el proceso de
Cobranzas, donde se detalló sus características, utilización y tratamiento que se le
debe dar tanto al documento, como a la cuenta por cobrar. Este pagaré será usado ya
que en el consta la voluntad y compromiso expreso de la cancelación de los valores
generados por prestaciones médicas, y la parte deudora se compromete a realizar el
pago de la totalidad de lo facturado, en el caso de no cumplir con la entrega de los
documentos solicitados por la Clínica. (Véase Anexo Nº 4)
d) Solicitud de reembolso.- Si la persona que se constituyó como parte deudora y que
se menciono en el párrafo anterior, entrega al departamento de facturación los
documentos que se requirieron para solicitar el reembolso a la aseguradora, se
procese a eliminar el pagaré, entregándolo a la parte que figuraba como deudora.
Los documentos que se solicitará se detallan a continuación:
Cédula de Identidad o Partida de Nacimiento del paciente SOAT
Parte policial o denuncia ante la Fiscalía
168
Póliza SOAT del vehículo en que se transportaba el paciente al momento de
accidentarse, o del vehículo causante del accidente.
Matrícula del vehículo o factura de compra, ya sea en el que se transportaba el
paciente al momento de accidentarse o del vehículo causante del accidente.
Luego de haber recibido los documentos necesarios, la Administración deberá
realizar los trámites necesarios para la solicitud de reembolso a la empresa de
seguros.
e) Control.- El Contador General, solicitará continuamente a facturación, un reporte
con el detalle de los pacientes que se atendieron bajo la modalidad SOAT, y que aun
no cumplen con la entrega de los documentos solicitados. Este reporte permitirá
medir la eficiencia en el cumplimiento del proceso de atención de pacientes SOAT,
si al corte del reporte se mantienen cuentas que superen el plazo para la recopilación
de la documentación, permite conocer a qué cuenta no se le dio el seguimiento
necesario.
El incumpliendo de este proceso genera desfases económicos, por lo tanto el
funcionario responsable debe realizar las gestiones necesarias para llevar el proceso
correctamente, en caso de no hacerlo se tomarán las decisiones correctivas
necesarias.
4.3.7.2. Manual de Procesos
Título:
Proceso para el control del cobro de Atenciones a Pacientes SOAT.
Objetivo:
Conocer el procedimiento a aplicarse para prestar Atenciones Médicas a Pacientes que
cancelarán los costos de los servicios que reciban, a través del seguro SOAT.
169
Alcance:
Este proceso inicia cuando los pacientes solicitan servicios de salud a la Clínica
Bermúdez, y son atendidos por los médicos de turno, el cual elabora una planilla con el
detalle de los servicios prestados al departamento de Facturación, donde se elabora la
factura a nombre de la persona que se hace cargo de la cuenta.
La persona dueña de la cuenta solicita que los valores de los servicios prestados sean
pagados a través del Seguro del SOAT, para lo cual entrega la documentación legal
necesaria, en caso de no contar con esto de manera inmediata se solicita un pagaré hasta
que pueda entregarla de forma completa, para que el Administrador como responsable
del proceso, pueda solicitar el reembolso de los costo de las atenciones a la
Aseguradora.
El Contador General Solicitará a Facturación a fin de mes el reporte con el detalle de los
servicios prestados bajo la modalidad SOAT, para verificar si la documentación
receptada es completa y si se ha solicitado el reembolso a la Aseguradora, en caso de
existir novedades comunicará a Gerencia para la toma de decisiones correspondientes.
Dueño del Proceso:
Administrador
Responsable Operativo:
Administrador
Jefe de facturación
Contador General
Términos Utilizados:
SOAT.- Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito, es un seguro implementado por
el Gobierno Nacional a los vehículos motorizados. Este seguro ayuda a las personas
víctimas o involucradas en accidente de tránsito, en este caso para cubrir costos de
atención médica.
170
Planilla de servicios médicos.- Es el documento que genera el Médico de la Clínica
Bermúdez al brindar prestaciones de salud a los pacientes. En este documento se
detallan todos los servicios brindados, además de los materiales e insumos utilizados
para esto.
Documentación Legal.- Son todos los documentos que requieren las empresas
aseguradoras a las empresas prestadoras de servicios de salud, para reembolsar los
gastos generados por las atenciones médicas brindadas a víctimas o involucrados en
accidentes de tránsito.
Reposición.- Es la gestión que realiza el funcionario de la Clínica para solicitar el
reembolso de los costos generados por la prestación de servicios médicos al atender a
pacientes víctimas o involucrados en accidentes de tránsito.
Simbología
Cuadro Nº 9
Atención de Pacientes SOAT
Limite Símbolo que se utiliza para identificar el inicio y el
fin de un proceso
Proceso /
Operación
Simboliza una operación realizada, ya sea ejecutada
manualmente o mecánicamente.
Documento Simboliza al documento resultante de una operación.
Información
Símbolo utilizado para indicar algún tipo de datos o
información dentro del diagrama.
Dirección
Representa el flujo de los procesos, es decir el paso de
una operación a otra.
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Guillermo Vivar
171
Fin
Se solicita reposición de
gastos a la Aseguradora
Documentación legal
Control de cumplimiento
Solicitud
reembolso gastos
Documentos del
deudor
Prestación de servicios
médicos
Inicio
Médico entrega planilla
de servicios
Factura
Pagaré
A nombre quien
asume la deuda
Deudor entrega requisitos
para reembolso SOAT An
ula
ción
Control de cumplimiento
FLUJOGRAMA DEL PROCESO PARA LA COBRANZA DE
ATENCION PACIENTES SOAT
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Guillermo Vivar
Grafico Nº 32
172
4.3.8. Activos fijos
Se propone un proceso de control interno que permita gestionar el uso y custodia de los
activos fijos a fin de salvaguardar y optimizar los recursos de la empresa, además
mejorar el control financiero al obtener y mantener una base de datos contable y
administrativa veraz y confiable de la cantidad de bienes que posee la entidad, la
ubicación, el estado, el responsable de su custodia, su costo y actualizaciones por
depreciación, entre otras. Para lograr esto se debe comenzar con un levantamiento físico
de la totalidad de los activos fijos
4.3.8.1. Desarrollo del procedimiento
Se debe establecer la persona a responsable del cumplimiento del proceso, para lo cual
se determina que éste sea el Contador General, que por su perfil, conocimientos y
criterios contables podrá tomar las decisiones de la forma más acertada posible y llevar
el control interno de forma adecuada ayudando a mantener información actualizada, real
y confiable.
Esta persona deberá mantener un monitoreo constante del estado de los bienes, del
análisis del deterioro o destrucción que estos sufran, para el establecimiento de las
medidas correctivas en caso de existir alguna anomalía. Además será el encargado de
proveer de reportes e informes sobre los activos fijos, que requiera la Administración o
Gerencia de la Clínica para la toma de decisiones, los cuales en un principio deberán
ser entregados de manera mensual, con la especificación y detalle de los cambios
existentes de entre los meses. Para poder cumplir con esto se deberá tener información
actualizada de cada uno de los activos existentes en libros contables, lo que facilitará su
control.
Para las adquisiciones de activos fijos al existir la necesidad, la persona responsable de
la coordinación de compra con Gerencia, será el Administrador, verificando la fluidez
de las actividades que se realizan en la misma, será quien está en la capacidad de
173
determinar de manera correcta si la necesidad del activo fijo en cada departamento
amerita su adquisición.
a) Levantamiento físico.- Es necesario que se realice un levantamiento físico de los bienes
de larga duración de la empresa, para poder reconocer sus características principales.
Esta información permitirá elaborar un registro exacto y confiable de los bienes usados
por la empresa en el cumplimiento de sus actividades. Además constituirá la base
necesaria para mantener el control de estos bienes, basándose en la información
recopilada y registrada de cada uno. Este registro se realizará en una ficha individual,
de las particularidades de cada activo, facilitando su reconocimiento. A continuación
grafica el modelo ficha a utilizarse:
Grafico Nº 33
Ficha de registro de Activos Fijos
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Guillermo Vivar
174
Este documento deberá ser completado por la persona que realizará el levantamiento
físico de los activos, que se recomienda que sea el auxiliar contable de la empresa. A
continuación se detalla la información requerida en la ficha de registro:
Datos generales:
Código.- es un número de registro único para cada activo fijo, que permitirá el
reconocimiento de un bien específico de acuerdo a sus características. Este código
deberá ser incluido en el activo a través del etiquetamiento, lo cual se explica más
adelante
Activo.- es el nombre original del activo fijo
Marca.- es la marca del activo fijo
Serie.- es el número de serie de fábrica que contiene el activo fijo de acuerdo a sus
especificaciones.
Modelo.- es el detalle del modelo que viene de fábrica el activo fijo
Color.- es el color original del activo fijo
Descripción.- Características especiales del bien
Estado.- es el estado en que se encuentra el activo fijo al momento de realizar un
levantamiento físico, este podría encontrarse en buen estado, estado medio, mal estado,
inservible u obsoleto.
Datos de compra:
Nº de factura.- es el número de la factura de compra del activo fijo
Valor de la factura.- es el valor del costo del activo fijo
Proveedor.- es el nombre de la empresa o persona proveedora en la compra del activo
fijo
Datos contables:
Tipo de activo.- es al grupo de activo al cual pertenece el bien según su naturaleza, este
dato es importante, ya que servirá para la determinación de los cálculos en la parte
contable y financiera. Estos grupos son los utilizados en la contabilidad usada en la
Clínica Bermúdez, es decir de acuerdo a las necesidades de la misma.
175
Porcentaje de depreciación.- son los porcentajes de depreciación que permiten los entes
de control en el país (SRI), los cuales se dividen en cinco grandes grupos, en los
mismos que se incluyen la gran cantidad de activos existentes en materia contable. Los
grupos activos por su porcentaje de depreciación se presentan de la siguiente manera:
Activo fijo Porcentaje
Inmuebles (excepto terrenos, naves, aeronaves, barcazas y similares) 5%
Instalaciones, maquinarias, equipo y muebles 10%
Vehículos, equipos de transporte y equipo camionero móvil 20%
Equipos de cómputo y software 33%
Meses de vida útil.-son los meses de vida útil del activo fijo, después de los cuales se lo
considera obsoleto. El tiempo de vida útil se genera por los meses que permiten los
entes de control en el país (SRI), los cuales al igual que las depreciaciones se dividen
en cinco grandes grupos de la siguiente manera.
Activo fijo Años
V/U
Meses
V/U
Inmuebles(excepto terreno, naves, aeronaves, barcazas, similares) 20 a. 240 m.
Instalaciones, maquinarias, equipo y muebles 10 a. 120 m.
Vehículos, equipos de transporte y equipo camionero móvil 5 a. 60 m.
Equipos de cómputo y software 3 a. 36 m.
Cuadro Nº 10
Porcentajes de depreciación de activos fijos
Fuente: LRTI, Cap. IV, Art. 28, Numeral 6, Literal a.
Elaborado por: Guillermo Vivar
Cuadro N° 11
Periodos de depreciación de activos
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Guillermo Vivar
176
Depreciación mensual.- es el cálculo de depreciación del activo fijo. De acuerdo a la
necesidad de la empresa se maneja el método depreciación de línea recta, el cual se
seguirá manteniendo para este cálculo
Depreciación acumulada.- es la depreciación del activo fijo, acumulada desde su fecha
de compra hasta la fecha de registro o actualizaciones
Datos de asignación:
Departamento.- es el departamento al cual se encuentra asignado el activo fijo
Área.- es el área a la cual se encuentra asignado el activo fijo
Ubicación física.- es la descripción geográfica donde se encuentra ubicado el activo
fijo dentro de las instalaciones de la organización
Nº de acta de entrega.- es el número de acta de entrega/recepción a cada persona
responsable del activo fijo que se encuentre a su cargo
Responsable.- es la persona responsable del uso, conservación y cuidado del activo fijo
que se le haya entregado a su cargo
Datos para Baja:
Fecha de baja.- fecha en la que se da de baja un activo fijo de la empresa
Motivo.- es la razón por la que se da de baja el activo fijo de propiedad de la empresa,
los cuales deberán ser motivos valederos frente a la ley y normas contables. Estos
pueden ser:
- Obsolencia (cumplir sus años de vida útil)
- Robo (tener la respectiva denuncia)
- Daño o siniestro (avalado por un notario público)
- Venta (factura de venta del activo fijo)
Referencia.- documento de soporte interno que evidencia el dar de baja el activo fijo.
El cual deberá ser un memorándum aprobado y firmado por el representante legal de la
Clínica, justificando las razones por las que se da de baja el bien.
b) Rotulación de activos.- Para reconocer los bienes individualmente de forma física, se
deberá rotular cada uno adhiriendo una etiqueta que contendrá un código numérico
consecutivo, único de identificación, como placa de inventario, que será el número de
177
identificación de cada bien durante toda su existencia en los registros contables y en la
base datos de la empresa; este código deberá ser ingresado de manera idéntica en su
respectiva ficha de registro.
Este código de identificación se establecerá de acuerdo a las características físicas de
cada activo, información que podremos encontrar en su correspondiente ficha de
registro. El código numérico estará conformado por doce dígitos distribuidos de la
siguiente manera:
000 00 000 00 00
i ii iii iv v
i.- Este dígito corresponde al Número de Registro de Activos Fijos, es decir de la ficha
de registro de cada bien
ii.- Constituye al tipo de activo fijo al que pertenece el bien etiquetado, el cual puede
ser uno de los siguientes grupos de activos.
Inmuebles (excepto terrenos, naves, aeronaves, barcazas y similares) 01
Instalaciones, maquinarias, equipo y muebles 02
Vehículos, equipos de transporte y equipo camionero móvil 03
Equipos de cómputo y software 04
iii.- Corresponde al Número de Activo Fijo, del total de bienes pertenecientes al Tipo
de Activos seleccionado en el dígito anterior.
iv.- Este dígito corresponde al Número de Departamento dentro de la estructura
organizacional del la Clínica Bermúdez, al cual es asignado el activo fijo.
Cuadro N° 12
Tipos de Activos Fijos
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Guillermo Vivar
178
v.- Pertenece al Número a un Área específica dentro de la estructura organizacional de
la organización, a la cual es asignado el activo fijo.
Emergencia 01
Cirugía general 02
Medicina interna 03
Traumatología 04
Ginero-Obstetricia 05
Urología 06
Pediatría 07
Anestesiología 08
Hospitalización 09
Laboratorio 10
Administración e información 11
Enfermería 12
Alimentación 13
Botiquín 14
Estadística 15
Administración 16
Recurso Financiero contable 17
Servicios generales 18
Servicios médicos 01
Servicios auxiliares de diagnostico 02
Servicios técnicos 03
Administrativo 04
Cuadro N° 13
Tipos de servicios
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Guillermo Vivar
Cuadro N° 14
Servicios Prestados
179
Mantenimiento y limpieza 19
Vigilancia 20
Lavandería 21
La identificación y etiquetación de cada uno de los activos fijos de la organización la
deberá realizar en el lugar donde se encuentre el bien, permitiendo establecer de
manera más real el estado en que esté, el departamento, área y ubicación donde se
encuentra; y el responsable asignado a la custodia del mismo.
c) Conciliación en Libros Contables.- Se debe efectuar una Conciliación en libros
contables de los datos obtenidos a través del levantamiento físico realizado, y
contabilizar los bienes, es decir la conversión de los datos recopilados, a valores
monetarios que puedan ser registrados contablemente en libros y por lo tanto sea parte
de la información financiera de la empresa. Esta conciliación como sigue:
Determinar el costo del activo fijo, es decir el valor con el que ingresó a formar
parte de la Clínica Bermúdez, lo cual podemos encontrar en la factura de compra de
cada bien. El objetivo de esto es establecer el valor contable de cada activo
inventariado físicamente, para ser ingresado en los libros contables, en la cuenta
respectiva dentro del grupo de activos fijos al que pertenezca.
Registrado el costo del bien, es necesario establecer el gasto de depreciación que
arrastre durante sus años de vida, por lo que se necesitan los valores registrados en
la ficha correspondiente, los mismos son: el porcentaje de depreciación de acuerdo
al grupo de activos al que pertenece y el año en el que se realizó de compra.
Los valores resultantes deberán ser ingresados en los libros contables a través de
asientos de ajuste, lo cual permitirá obtener el valor actual o en libros de los activos
fijos a la fecha que se requiera. Esta información además tiene que ser ingresada en
la ficha que se generó para cada uno de los bienes.
Fuente: Reglamento Interno Clínica Bermúdez
Elaborado por: Guillermo Vivar
180
El valor actual de cada bien servirá para conocer el valor con el que se puede
realizar una venta de activos fijos en determinada fecha, o su vez darlos de baja por
deterioro, pérdida. Esto deberá ser registrado contablemente, a fin efectuar el
descargo de los valores de activos fijos, haciendo su salida de los libros contables.
Además estos datos deberán constar en la ficha de registro de cada bien, como se
indicó en el anteriormente, lo que coadyuvará a mantener actualizada la información
de estos activos.
d) Acta de entrega/recepción y de compromiso de uso.- El último paso para el control
de los activos fijos de la Clínica Bermúdez, será el establecimiento de una medida,
que asegure el cuidado y responsabilidad sobre los bienes de forma individual.
Con el fin de mantener un control y brindar una custodia más efectiva sobre los
activos fijos que le pertenecen a la Clínica Bermúdez, se asignará a cada bien un
responsable, quién será la persona encargada de velar por el correcto uso, mantener
el buen estado del mismo, y reportar cualquier hecho que atente contra su bienestar.
Se deberá formalizar la acción a través de un documento de soporte donde el
funcionario al que se le asigna el bien asume el compromiso antes expuesto. El
documento a utilizarse será un Acta de entrega/recepción y responsabilidad de
activos fijos, la cual deberá ser firmada por las partes involucradas. En dicha acta
deberá constar el detalle de los bienes que serán entregados para su custodia, con sus
respectivas características y estado en el que se encuentra. La utilización de este
documento le permite a la Clínica Bermúdez asegurarse de que los activos fijos en
los cuales se ha invertido, sean usados para su verdadero fin y se encuentren
debidamente custodiados y por una persona que se encargará de su cuidado. (Véase
Anexo Nº 10)
Por su parte el funcionario custodio, se asegurará que deberá responder por el
cuidado, solo de los bienes que fueron entregados bajo su responsabilidad, evitando
que se le impute sobre aquellos que no le correspondan
181
e) Adquisición de Activos Fijos.- en caso de existir la necesidad de la compra de un
bien para cumplir con las actividades que cada funcionario debe realizar, se debe
cumplir con el siguiente procedimiento:
El responsable del área donde se genera la necesidad de un nuevo activo fijo que no
forma parte del inventario que posee la empresa, deberá comunicarse con el
Administrador, exponiendo las razones por las cuales solicita la compra del bien, las
actividades que se va a cubrir con él, la urgencia con la que se lo requiere.
El Administrador de acuerdo al conocimiento que posee sobre del estado en el que
se encuentra económica y operacionalmente la Clínica Bermúdez, en el momento
del requerimiento, analizará las variables que motivan al funcionario a solicitar la
compra del bien, tomando en cuenta los activos existentes, las necesidades que se va
a cubrir, es con lo cual evaluará si la adquisición del activo fijo está justificada.
Si se encuentra justificada la adquisición de nuevos activos fijos, se emitirá en
conjunto con la persona que requiere, una solicitud de compra para la aprobación de
Gerencia General, en la cual se detallaran las características del bien que se necesita,
y la justificación respectiva de la compra. (Véase Anexo Nº 11)
Gerencia General recibe la solicitud de adquisición, para su aprobación. Si la
respuesta es favorable el documento aprobado deberá ser entregado al departamento
de Contabilidad para que se proceda a la compra de los bienes requeridos.
El departamento Contable deberá contactarse con el proveedor y realizar el
respectivo proceso de compra de acuerdo a las características de lo solicitado. El
Contador deberá ingresar la factura en el sistema dentro de la cuenta respectiva de
Activos Fijos, además de actualizar el registro del bien, deberá adjuntar a este
registro la copia de la factura y la solicitud aprobada por Gerencia.
f) Control.- la persona encargada del proceso que se está analizando, deberá aplicar los
controles respectivos, los cuales comienzan con la ejecución de constataciones
físicas semestrales, en las que se deberá observar y determinar todas las novedades
182
que se hayan presentado durante el uso de los activos fijos destinados para el normal
desenvolvimiento de las actividades de la Clínica.
Luego de determinar las novedades que se presentaren sobre los activos fijos, el
Contador General deberá establecer las causas de las mismas, que podrían ser daños
por deterioro, desgaste, obsolencia, en otros, los cuales debieron presentarse por el
uso normal de los bienes. En el caso de que las novedades observadas hayan sido
causadas por acciones ajenas a las normales dentro de las actividades que realiza la
empresa, ya sean por el mal uso, descuido, robos, fraudes, entre otros; que debieron
ser notificados en su debido momento encargado del bien; en el caso de haber
recibido el Contador deberá notificar al encargado del activo fijo que entregue el
informe respectivo con el detalle de las personas implicadas en las novedades
presentadas, con lo cual se establecerán las sanciones correspondientes.
4.3.8.2. Manual de Procesos
Título:
Proceso del levantamiento físico y custodia de Activo Fijos de la Clínica Bermúdez.
Objetivo:
Conocer el procedimiento a utilizarse para realizar el levantamiento físico de los
Activos Fijos que posee la organización y la entrega en custodia a cada departamento
para el cumplimiento de sus actividades.
Alcance:
El proceso inicia con la constatación física realizada por el Contador sobre los activos
fijos, donde realiza su reconocimiento, determinando las particulares que posea cada
uno. La información recopilada se almacenará en una ficha de registro donde se
ingresarán las características individuales, además se asignará un código, que será el
identificativo en la base de datos. Se rotulan los bienes con el código generado en la
ficha de registro.
183
Se realiza la conciliación del costo del bien que consta en la factura de compra,
ingresando en el sistema junto con su valor de depreciación. Estos datos se registran con
asientos de ajuste, para obtener el valor actual. Además de ingresará esta información en
la ficha de registro de cada bien.
El Contador da en custodia los activos fijos a cada departamento para que cumpla con
sus actividades, para lo cual se firma con el responsable un acta de entrega / recepción,
en la que se compromete al cuidado de los bienes, dándole un buen uso y destino. El
Contador realiza el control sobre el uso de los Activos Fijos entregados, realizando una
constatación física semestral, en la que verificará si existen cambios en los bienes, sean
daños, deterioro, pérdidas, etc.; el custodio entrega el informe respectivo, si los cambios
no son justiciados, el contador notificará las novedades al Gerente, a través de un
informe, para toma de decisiones correctivas.
Dueño del proceso:
Contador General
Responsable Operativo:
Contador General
Responsable de Departamento
Términos Utilizados:
Constatación física.- Es la verificación corpórea que se realiza sobre los activos fijos
que posee la organización, con el fin de determinar su cantidad y verificar las
características físicas individuales. Esta constatación sirve para elaborar un documento
que contenga las peculiaridades de los bienes para su reconocimiento.
Ficha de Activos Fijos.- Es un documento que se utiliza para el ingreso de información
de las características únicas de cada uno de los bienes que se pudieron obtener a través
de la constatación física de los mismos. En esta ficha también contendrá un código de
identificación de los bienes.
184
Codificación.- Es la asignación de código numérico a cada uno de los activos fijos, de
acuerdo a una serie de grupos según sus características, este código será único para cada
bien y se lo incluirá en la ficha de registro respectiva.
Rotulación de Activos Fijos.- Es el procedimiento utilizado para incluir en cada uno de
los bienes, el código de identificación numérico para la identificación de acuerdo a la
ficha en la cual fue registrada la información.
Acta entrega/recepción y responsabilidad de uso.- Documento en el que se describe la
transferencia de activos fijos a cada departamento y a su custodio. En esta Acta consta
el compromiso expreso del correcto uso y destino para los bienes que se le entregan.
Simbología
Cuadro Nº 15
Levantamiento y Custodia de Activos Fijos
Limite Símbolo que se utiliza para identificar el inicio y el
fin de un proceso
Proceso /
Operación
Simboliza una operación realizada, ya sea ejecutada
manualmente o mecánicamente.
Documento Simboliza al documento resultante de una operación.
Información
Símbolo utilizado para indicar algún tipo de datos o
información dentro del diagrama.
Fichero /
Registro
Símbolo utilizado para la descripción del registro de
alguna operación.
Dirección
Representa el flujo de los procesos, es decir el paso de
una operación a otra.
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Guillermo Vivar
185
FLUJOGRAMA DEL PROCESO PARA EL LEVANTAMIENTO Y
CUSTODIA DE ACTIVOS FIJOS
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Guillermo Vivar
Informe de novedades
sobre uso de Activos Fijos
Valor de compra
Detalle físico
Constatación física
Inicio
Ficha de
activos fijos
Características
Codificación
Rotulación con código
individual
Conciliación con libros
contables
Valor actual
Registro en libros
Entrega en Custodia de
Activos Fijos
Controles físicos
semestrales
Fin
Acta entrega/recepción y responsabilidad de uso
Grafico Nº 34
186
Título
Proceso para la adquisición de Activos Fijos para la Clínica Bermúdez.
Objetivo:
Conocer el procedimiento a aplicarse en la adquisición de Activos Fijos de la
organización.
Alcance:
El proceso inicia cuando el responsable realiza el requerimiento de nuevos Activos Fijos
para el cumplimiento de las actividades de la empresa, por esto solicita al Administrador
la adquisición del nuevo bien. El Administrador analiza si el requerimiento está
justificado. Por último elabora una solicitud de compra y entrega a Gerencia para su
aprobación.
Luego de aprobada la solicitud se realiza el proceso de compra y se empieza con el
registro contable de los nuevos activos, de modo que consten en libros contables.
Además se procede a ingresar los bienes en la ficha de registro y se realiza la
codificación correspondiente que permita identificar el activo fijo.
Dueño del Proceso:
Contador General
Responsable Operativo:
Contador General
Administrador
Términos Utilizados:
Proceso de compra.- Es el procedimiento a seguir para realizar la compra de bienes o
servicios para la organización, este proceso incluye va desde requerimiento hasta el
pago.
187
Ficha de Activos Fijos.- Este documento se utiliza para el ingreso de información de las
características cada bien comparado. Esta ficha contendrá un código de identificación.
Solitud de adquisición.- Es el documento en el que se extiende el requerimiento de
nuevos bienes para la empresa, por parte del responsable de activos fijos, con el fin de
mantener la continuidad del normal desenvolvimiento de actividades y servicios que
brinda la Clínica.
Codificación.- Es la asignación de código numérico a cada uno de los activos fijos, de
acuerdo a una serie de grupos según sus características, este código será único para cada
bien y se lo incluirá en la ficha de registro respectiva.
Simbología
Cuadro Nº 16
Adquisición de Activos Fijos
Limite Símbolo que se utiliza para identificar el inicio y el
fin de un proceso
Proceso /
Operación
Simboliza una operación realizada, ya sea ejecutada
manualmente o mecánicamente.
Documento Simboliza al documento resultante de una operación.
Información
Símbolo utilizado para indicar algún tipo de datos o
información dentro del diagrama.
Decisión
Representa al punto del proceso donde se debe tomar
una decisión, en función de la cual se seguirán
alternativas en el proceso.
Dirección
Representa el flujo de los procesos, es decir el paso de
una operación a otra.
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Guillermo Vivar
188
Si
Departamento requiere
activos fijos
Inicio
La Administración realiza
el requerimiento
Solicitud de adquisición No
Proceso de compra
Registro contable
Registro en libros Ficha de resumen
y codificación
Fin
FLUJOGRAMA DEL PROCESO PARA LA ADQUISICIÓN DE
ACTIVOS FIJOS
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Guillermo Vivar
Grafico Nº 35
189
4.4. Indicadores de Gestión
Los indicadores de gestión se entienden como la expresión cuantitativa del
comportamiento o desempeño de un proceso o actividad que realiza una organización o
uno de sus departamentos, la magnitud de sus resultados al ser comparados con algún
nivel de referencia, permite señalar una desviación sobre la cual se tomarán decisiones
sean preventivas o correctivas.
El desempeño de una empresa debe medirse en términos de resultados, estos resultados
se expresan en índices de gestión, a su vez los índices de gestión son una unidad de
medida que permite evaluar el desempeño de la organización frente a sus metas,
objetivos con los grupos de referencia.
Un indicador es una medida de la condición de un proceso o evento en un momento
determinado, que en conjunto pueden proporcionar una visión del panorama de la
situación del proceso o actividad que se realice. Lo que facilita tener control sobre la
situación dada, permitiendo actuar a futuro basándose en las tendencias observadas en
su desempeño.
El desarrollo de indicadores de gestión es parte fundamental en el mejoramiento de la
calidad, debido a que son medios económicos y rápidos de identificación de problemas,
según su naturaleza y manejo. Es por esto que se constituyen como una forma clave de
retroalimentar el proceso, de monitorear el avance o ejecución de un proyecto, planes
estratégicos, etc.
Basándose en los antecedentes mencionados, con la finalidad de evaluar los procesos de
la Clínica Bermúdez, a continuación se plantean los siguientes indicadores de gestión
que permitirán medir la eficiencia y efectividad en el desarrollo de sus operaciones.
INDICADORES DE GESTIÓN
PARA PROCESOS DE LA CLÍNICA BERMÚDEZ
PROCESO INDICADOR FÓRMULA EXPLICACIÓN
FACTURACIÓN Y
COBRO EN
ATENCIÓN
MÉDICA
NOCTURNA
Porcentaje de
atenciones médicas
nocturnas reportadas
Pacientes facturados en horario nocturno x
100
Permite conocer el porcentaje
al que equivalen los clientes
reportados y facturados en
horario nocturno, frente al
total de clientes atendidos por
el Médico de turno
Pacientes atendidos en horario nocturno
Porcentajes de ventas
nocturnas
Ventas horario nocturno x
100
Permite conocer el porcentaje
de ventas en horario
nocturno, frente al total de
ventas la Clínica Bermúdez
Total de ventas
VENTAS A
CRÉDITO Y
COBRANZAS
Porcentaje de ventas a
crédito totales
Ventas a crédito x
100
Sirve para conocer el
porcentaje de ventas a crédito
que tiene la Clínica en
relación a las ventas totales
Total de ventas
Porcentaje de cartera en
ventas totales
Cuentas por cobrar x
100
Ayuda a conocer el
porcentaje de cuentas por
cobrar del total de las ventas
en un periodo determinado
Ventas a crédito
MANEJO
Rotación de inventarios Inventario final x 30 días x
100
Sirve para establecer el
porcentaje de rotación de
inventarios usados dentro de
determinado mes
Promedio de inventario usado mensual
191
DE INVENTARIOS
Cumplimiento de
despachos
Número de despachos cumplidos x
100
Permite conocer el porcentaje
de cumplimiento efectivo de
despachos de inventarios
proyectados en un periodo
Número total de despachos proyectados
CONTROL DE
INVENTARIOS
EN SERVICIOS
DE CIRUGÍAS,
EXÁMENES DE
LABORATORIO
Y RAYOS “X”
Despachos entregados a
áreas de Cirugías,
Laboratorio, Rayos "X"
Nº despachos de Inventario (Cirug., Lab., Ray.X) x
100
Sirve para conocer el
porcentaje que equivalen los
despachos de insumos y
materiales para los servicios
de Cirugías, Laboratorio y
Rayos "X", frente al total de
despachos realizados
Total de despachos realizados
Porcentaje de
inventarios en mal
estado
Inventarios en mal estado x
100
Es necesario para determinar
el porcentaje de inventarios
en mal estado que se han
adquirido en un periodo
determinado
Total de Inventario adquirido
CONTROL DE LA
JORNADA
LABORAL
Porcentaje de
ausentismos en el mes
Horas de ausencia de empleados x
100
Permite establecer el
porcentaje de ausentismos o
atrasos que los empleados
presenten en el mes
Horas trabajadas de empleados
Porcentaje de faltas en
el mes
Días laboradas en el mes x
100
Permite establecer el
porcentaje de días faltados
que presentan los empleados
en el mes
Días laborables en el mes
CONTROL
Porcentaje de ventas
mediante convenios
empresariales
Ventas convenios empresariales x
100
Sirve para conocer el
porcentaje que equivalen las
ventas por convenios
empresariales, frente al total
de ventas de la Clínica.
Total ventas
192
DE CONVENIOS
EMPRESARIALES
Porcentaje de cartera en
ventas mediante
convenios empresariales
Cuentas por cobrar de convenios empresariales x
100
Ayuda a determinar el
porcentaje de cartera que
presentan las ventas por
convenios empresariales en
un periodo
Ventas convenios empresariales
Porcentaje de convenios
empresariales
celebrados
Convenios empresariales celebrados x
100
Permite conocer el porcentaje
de cumplimiento de ventas
mediante convenios
empresariales planificados
durante determinado tiempo
Convenios empresariales planificados
ATENCIÓN DE
PACIENTES
SOAT
Porcentaje de ventas en
servicios pacientes
SOAT
Ventas en servicios de pacientes SOAT x
100
Sirve para conocer el
porcentaje que equivalen las
ventas en servicios de
pacientes SOAT, frente al
total de ventas de la Clínica.
Total ventas
Porcentaje de cartera en
ventas mediante
convenios empresariales
Cuentas por cobrar en servicios pacientes SOAT x
100
Ayuda a determinar el
porcentaje de cartera que
presentan las ventas en
servicios de pacientes SOAT
en determinado periodo
Ventas en servicios de pacientes SOAT
ACTIVOS
Porcentaje de Activos
Fijos codificados
Número de Activos Fijos codificados x
100
Se utiliza para determinar el
porcentaje de Activos Fijos
codificados, en relación al
total de Activos Fijos que
posee la organización
Total Activos Fijos
Porcentaje de Activos
Fijos ingresados al
sistema
Número de activos fijos ingresados al sistema x
100
Se utiliza para determinar el
porcentaje de Activos Fijos
ingresados en el sistema, en
relación al total de Activos
Fijos que posee la
organización
Total activos fijos
193
FIJOS
Porcentaje de Actas de
entrega/recepción
realizadas
Número de actas de entrega/recepción realizadas x
100
Permite determinar el
porcentaje de Actas de
entrega/recepción realizadas
con el total de empleados de
la Clínica
Total personal de la Clínica
Porcentaje de Activos
Fijos adquiridos
ingresados al sistema
Activos fijos adquiridos registrados x
100
Sirve para conocer el
porcentaje de Activos Fijos
nuevos que han sido
registrados en el sistema
Compras anuales de activos fijos
Porcentaje de
adquisición de Activos
Fijos
Número de activos fijos adquiridos x
100
Permite conocer el porcentaje
de cumplimiento de la
adquisición de Activos Fijos
planificados en un periodo
determinado
Activos fijos planificados por adquirir
194
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1. Conclusiones
1. La Clínica Bermúdez no cuenta con un sistema de control interno que le permita
gestionar los procesos que se generan todas las actividades que realiza, a fin de
salvaguardar sus recursos y generar confiabilidad en la información financiera.
2. La Clínica Bermúdez hasta el momento no mantiene estructurada su misión y visión
institucional, lo que ocasiona que el personal no tenga entendido claramente cuál es
el fin que persigue la institución a lo largo de su vida, ni el rumbo que deberá tomar
a largo plazo para cumplir con los objetivos que tengan propuestos.
3. Uno de los principales problemas que acarrean algunos de los servicios que brinda
la Clínica Bermúdez es el la ineficiente recuperación de las cuentas por cobrar de
clientes, pues los procesos existentes no se encuentran correctamente delineados, al
no haberse establecidos a través de un análisis, ocasionando así que el proceso de la
oportunidad desviaciones; y el control sea susceptible a ser evadido por el personal
inmerso en él.
4. La Clínica presenta un ineficiente control de la jornada laboral de sus colaboradores,
no contiene las seguridades necesarias para que pueda efectuarse de manera
correcta, pues depende de la buena voluntad del personal en el cumplimiento de su
horario de trabajo de forma íntegra. Lo que causa una disminución en la
productividad de la organización.
5. La Clínica Bermúdez no mantiene establecidos de forma correcta los procesos
encaminados a controlar el uso y conservación de los recursos físicos que son
utilizados en la prestación de servicios que ofrece, ya que tanto activos fijos como el
inventario, son dispuestos a los usuarios sin constar compromiso expreso de
salvaguardarlos.
195
5.2. Recomendaciones
1. Aplicar el Sistema de Control Interno Administrativo y Financiero propuesto, con la
implementación de los procesos que se exponen para cada una de las actividades
que se realizan y fueron analizadas en la investigación; con el fin de mejorar la
productividad y eficiencia de la Clínica Bermúdez a través de salvaguardar los
recursos y mejoramiento de la confiabilidad de la información financiera.
2. Aplicar y dar a conocer la Misión y Visión propuesta en el presente trabajo al
personal de la Clínica, lo cual es necesario para mantener una estructura
institucional fortalecida, ya que ayudará a la identificación de los empleados con la
empresa, teniendo clara la razón de ser de la misma y la meta principal que persigue.
3. Aplicar el mejoramiento de los procesos y controles propuestos sobre las actividades
y servicios que se encuentren relacionados con la recuperación de cuentas por cobrar
a clientes, que son el de: Atención a pacientes SOAT, Cobranzas, Convenios
empresariales; a fin de salvaguardar los recursos económicos de la organización.
4. Aplicar la reestructuración del proceso sobre la jornada laboral de los empleados de
la Clínica Bermúdez, con el objetivo de mejorar el control sobre el cumplimiento
del mismo e incrementar la productividad de la organización.
5. Aplicar los procesos propuestos sobre el control del uso y conservación de los
activos fijos y el inventario que se disponen para el desarrollo de las actividades que
realiza la organización, de manera que permita salvaguardar los recursos de este
tipo, con el establecimiento de la documentación necesaria para el
comprometimiento por parte del personal.
196
BIBLIOGRAFIA
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procedimientos y control; España; Cultural Ediciones S.A.; Págs. 7- 68; Año
1999.
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Colombia; McGraw-Hill Interamericana S.A.; Primera edición; Págs. 62, 119,
317; Año 1996.
3. CASHIN James A.; Manual de Auditoría I; México; Grupo Editorial Océano;
Primera edición; Capítulo 14; Págs. 277 – 303; Año 1998.
4. CAPOTE C., Gabriel; El control interno y el control; México; Editorial
Economía y Desarrollo; Segunda edición ; Capítulo 1; Págs. 6 - 9; Año 2001.
5. CHARZAL, Raymond; Gestión Económica y Financiera; España; Ediciones
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6. CHIRIBOGA, R. Luis A.; Diccionario técnico financiero ecuatoriano; Ecuador;
Diccionario Electrónico; Segunda edición; Año 2009.
7. COOK, John W.; Auditoría; México; McGraw-Hill Interamericana S.A.;
Tercera edición; Segundo capítulo; Págs. 278, 279, 280, 281, 289; Año 1999.
8. DEL TORO R. Carlos; Segundo Programa de Preparación Económica para
Cuadros; Cuba; Periódicos Granma; Capítulo 1; Pág. 5; Año 2005.
9. Diccionario de Contabilidad y Finanzas; España; Editorial Cultural S.A; Pág. 37,
86; Año 1999.
10. Diccionario de Administración y Finanzas; España; Editorial Océano; Pág. 51,
89; Año 2003.
11. Extracto del documento Standars para la Práctica Profesional de la Auditoría
Interna; Volumen 1; Año 1997.
12. FONSECA B, René; Auditoría Interna; Ecuador; EDI-ABACO.; Primera
edición; Capítulo 1; Págs. 62; Año 1999.
13. GÓMEZ, Giovanny; Introducción a la Evaluación Del Sistema de Control
Interno; México; Pág. 1.
14. GOXENS, A; Enciclopedia práctica de Contabilidad; España; Océano Grupo
Editorial; Pág. 28; Año 2001.
197
15. HOLMES, A.; Auditorías Principios y Procedimientos; México; Editorial
Limusa; Pág. 32, 35 ; Año 1994.
16. HORNGREN, S., Elliot.; Introducción a la Contabilidad Financiera; México;
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17. LEFCOVICH, Mauricio L.; Matriz de Control Interno; Argentina; Capitulo 1;
Págs. 47 - 52; Año 2003.
18. LUNA T, Eleoth; Manual de procedimientos de control interno; Santa Bárbara;
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19. MALDONADO E, Milton K: Auditoría de Gestión; Ecuador; Primera edición;
Págs. 43, 48 – 50; Año 2003.
20. Manual de Auditoría Financiera Gubernamental; Contraloría General del Estado;
Pág. 85; Año 2008.
21. MIRA N, Juan C; Tesis de Control interno y control de gestión; México;
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22. Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas, norma #3.
23. Reglamento Interno de la Clínica Bermúdez; Santo Domingo; Año 2001.
24. ROBERTSON Jack C.; Dallas; Auditing Bussines Publications, Inc; Primera
edición; Pág. 191; Año 1979.
25. WEBSTER, Allen L.; Estadística aplicada a los negocios y la economía;
Colombia; Irwin McGraw-Hill; Tercera edición; Capítulo 1; Págs. 8 – 14.
26. WHITTINGTON, Pany; Principios de Auditoría; México; McGraw-Hill
Interamericana S.A., Décimo cuarta edición; Capítulo 7; Págs. 212 – 238; Año
2007.
27. ALVAREZ, Erizbel; Auditoría y control;
www.gestiopolis.com/recursos6/Docs/Eco
28. Datasec IT Security y Control, Informe de control y seguridad: ww.datasec-
soft.com
29. Universinad Nacional Mayo de San Marcos; www.unmsm.edu.pe/ogp/archivos/
normas_tecnicas_de_control_interno.htm
30. SECURITY CAMERA DISTRIBUTOR, www.securitycameradistributor.com
198
199
ANEXO N° 1
CLINICA BERMÚDEZ SANTO DOMINGO – ECUADOR
Organigrama Institucional92
92
Reglamento Interno de la Clínica Bermúdez; Santo Domingo; Año 2001.
DIRECCION MÉDICA
CONSEJO TECNICO
COMITE DE INFECCIONES COMITE DE EMERGENCIAS
AREA
ADMINISTRATIVA
SER. AUX.
DIAGNOSTICO
LABORATORIO
ADMINISTR.
RECURSO FINANCIERO
CONTABLE
SERVICIOS
GENERALES
MANT. Y LIMP.
ALIMENTAC.
VIGILANCIA
LAVANDERIA Y
ROPERIA
SERVICIOS MEDICOS
EMERGENCIA
CIRUGIA GENERAL
MEDICINA INTERNA
TRAUMATOLOGIA
GINECO-OBSTETRICIA
UROLOGIA
PEDIATRIA
ANESTESIOLOGIA
HOSPITALIZACION
SERVICIOS TECNICOS
ADM. E INFORM.
ENFERMERIA
ALIMENTACION
BOTIQUIN
ARCHIVO
ESTADISTICA
200
ANEXO N° 2
ENCUESTA APLICADA AL PERSONAL DE LA CLINICA BERMUDEZ
1. ¿Qué tiempo labora en la Clínica Bermúdez?
a. Menos de 1 año ……….
b. Más de 1 año ……….
c. 2 años en adelante ……….
2. ¿En qué área labora en la Clínica Bermúdez?
a. Administrativa ……….
b. Servicios Médicos ……….
c. Laboratorio ……….
3. ¿Ha recibido algún tipo de instrucción sobre la información corporativa de la
empresa?
a. Si ……….
b. No ……….
4. Las actividades que Ud. realiza en el área en que se desempeña, ¿están
contempladas en algún documento?
a. Si ……….
b. No ……….
5. ¿Conoce Ud. si en la Clínica existe un manual de funciones?
a. Si ……….
b. No ……….
6. ¿Tiene conocimiento si en la Clínica existe un manual de procedimientos para la
ejecución de los procesos?
a. Si ……….
b. No ……….
7. ¿Le han dado a conocer las políticas que tiene la Clínica actualmente?
a. Si ……….
b. No ……….
8. ¿Conoce Ud. si en la Clínica existe una estructura orgánica?
a. Si ……….
b. No ……….
9. ¿Ha recibido capacitación profesional en la Clínica Bermúdez?
a. Si ……….
b. No ……….
201
10. ¿La capacitación recibida fue en el área en el que se desempeña?
a. Si ……….
b. No ……….
11. ¿Conoce Ud. si se han implementado controles Administrativos para el buen
desempeño de las funciones o dinamizar el desarrollo de las actividades?
a. Si ……….
b. No ……….
12. ¿Conoce Ud. si en la Clínica existe Reglamentación Interna para el normal
funcionamiento?
a. Si ……….
b. No ……….
13. ¿Qué tipo de controles conoce?
a. R. de caja chica ……….
b. R. de control interno ……….
c. Reglamento interno ……….
d. Políticas internas ……….
e. Ninguna ……….
14. ¿Existen controles sobre la jornada de trabajo?
a. Si ……….
b. No ……….
15. ¿Qué tipo de controles existen?
a. Tarjeta de reloj ……….
b. Huella digital ……….
c. Registro en computadora ……….
d. Otros (especifique) ……….……….……….……….
16. ¿Conoce Ud. los precios de todos los servicios que presta la institución?
a. Si ……….
b. No ……….
17. ¿Existen mecanismos de control de los útiles y herramientas de uso en la Clínica?
a. Si ……….
b. No ……….
18. ¿Cree conveniente que se apliquen nuevas formas de control interno en Clínica?
a. Si ……….
b. No ……….
GRACIAS POR SU COLABORACION
202
ANEXO N° 3
CLINICA BERMUDEZ
SOLICITUD DE CRÉDITO
Santo Domingo, ____de __________ del 20__. Yo,
_______________________________ ________, con C.I.________________, solicito
se me autorice el pago a crédito de las prestaciones de salud brindada por los
funcionarios de la Clínica Bermúdez al(la) Sr.(Sra.)
_______________________________________, durante los días______________ del
mes de_______________ de 20___, según la Factura Nº_____________, por valore
$________, en la cual se detallan los servicios de:
1. Emergencia……………………………………..
2. Cirugía………………………………………….
3. Medicina interna………………………………..
4. Traumatología y Ortopedia……………………
5. Gineco – Obstetricia…………………………….
6. Urología…………………………………………
7. Pediatría…………………………………………
8. Anestesiología…………………………………..
9. Hospitalización………………………………..
10. Laboratorio …………………………………….
11. Rayos “X”……………………………………....
12. Servicios técnicos de colaboración............……..
VALOR APROBADO
…………………………………………
Dr. Leonardo Esteban Bermúdez Cedeño
Gerente General Clínica Bermúdez
$
203
ANEXO Nº 4
PAGARE A LA ORDEN
POR USD. $ ...........................
Debo y pagaré incondicionalmente a la orden de…………………………., a…….días plazo, en la ciudad
de………………………………….., o en el lugar en que se me reconvenga, la cantidad
de………..……………………………………………………...dólares de los Estados Unidos de América.
En caso de falta de pago del valor convenido dentro del plazo estipulado, se entenderá como vencido el
plazo concedido lo cual dará derecho a la parte acreedora a cobrar al deudor el valor pendiente, más el
interés de mora permitido acorde con las regulaciones establecidas por el Directorio del Banco Central del
Ecuador mas todos los gastos judiciales, extrajudiciales, y honorarios profesionales que ocasione su
cobro, siendo prueba suficiente de ellos la simple aseveración del acreedor.
Al fiel cumplimiento de lo estipulado me obligo con todos mis bienes presentes y futuros. Renuncio
domicilio y me someto a los jueces de lo civil que tengan jurisdicción en la ciudad
de…………………………………..y al trámite ejecutivo conforme a la ley. Expresamente acepto que el
acreedor transfiera en cualquier momento los derechos que emanan del presente documento, sin que sea
necesario que se me haga notificación alguna.
Excuso de presentación para el pago, así como de los avisos por falta de este hecho. Sin protesto.
Santo Domingo,…………………………
………………………………………………… …………………………………………………
(Firma del titular) (Firma cónyuge del titular)
Nombres……………………………………….. Nombres………………………………………..
C.I…………………………………………….... C.I……………………………………………....
Dirección……………………………………….. Dirección………………………………………..
…………………………………………………. .………………………………………………….
En los mismos términos y condiciones, me constituyo en fiador solidario de...............................................
…………… Por todas las obligaciones que ha contraído en este Pagaré a la orden, cuyo pago garantizo.
Renuncio expresamente a beneficios de orden y exclusión. Excuso la presentación del pago. Sin protesto.
Santo Domingo,…………………………
………………………………………………… …………………………………………………
(Firma del titular) (Firma cónyuge del titular)
Nombres……………………………………….. Nombres………………………………………..
C.I…………………………………………….... C.I……………………………………………....
Dirección……………………………………….. Dirección………………………………………..
…………………………………………………. .…………………………………………………
204
ANEXO Nº 5
CLINICA BERMUDEZ
SOLICITUD DE ADQUISICION DE
INVENTARIO
Yo, ______________________________________, como encargado del inventario de
la Clínica Bermúdez, solicito la aprobación para la adquisición de los productos
detallados a continuación, que permiten cumplir con la prestación de servicios médicos
a la comunidad.
PRODUCTO DESCRIPCION UNID. MEDIDA CANTIDAD
El motivo del requerimiento es para cubrir con la siguiente necesidad:
Reposición de inventario consumido ……..
Mantener el stock alimentado ……..
Cubrir requerimiento especial ……..
Adquirir nuevos productos ……..
Otros_____________________ ……..
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
_________________________ _________________________
Administrador Gerencia General
205
ANEXO Nº 6
CLINICA BERMUDEZ
ACTA DE ENTREGA/RECEPCION
DE ARTICULOS DE INVENTARIO Nº___
En la ciudad de Santo Domingo de los Colorados, siendo las __:__ horas del día __ de
_____________ del 20__, comparece por una parte el (la) Sr. (Sra.)
___________________ ___________________________, en calidad de Administrador
(a), quien entrega los bienes; y el(la) Sr.(Sra.)
_______________________________________, quien los recibe. Se reúnen en las
instalaciones de la Clínica Bermúdez, para realizar la diligencia de entrega / recepción
de inventarios.
Al efecto con la presencia de las personas mencionadas anteriormente se procede con la
constatación física y entrega /recepción de artículos de inventario, según el siguiente
detalle
PRODUCTO CODIGO CANTIDAD REFERENCIA
(KARDEX)
En consecuencia, por la demostración que antecede el(la) Sr.(Sra.)
_____________________________________________ entrega a satisfacción los
artículos, al(a la) Sr.(Sra.) _____________________________________________,
quien acepta la siguiente cláusula de compromiso:
"Como funcionario de la Clínica Bermúdez declaro que los productos, relacionados con
el presente documento están bajo mi responsabilidad, a los cuales daré un uso adecuado
en el desempeño de mis funciones y les daré la destinación institucional prevista. En
consecuencia, será asumido por mí el daño o pérdida de los mismos, sea por negligencia
o incumplimiento en su uso y conservación, y me comprometo a informar sobre
cualquier situación que ponga en riesgo los recursos relacionados.”
Para constancia de lo actuado y en fe de conformidad y aceptación, suscriben la
presente acta de entrega / recepción en dos ejemplares de igual tenor y efecto.
________________________ ________________________
Sr. (Sra.)…………………….. Sr. (Sra.)……………………..
Entregué conforme Recibí conforme
206
ANEXO Nº 7
CLINICA BERMUDEZ
SOLICITUD DE REPOSICION
DE INVENTARIOS
Yo_____________________________________, como encargado del stock de
inventarios del departamento ______________________, tras el consumo de los
insumos y materiales en la prestación de servicios, solicito su reposición para continuar
con el cumplimiento de las actividades que realiza el área a la que pertenezco.
Los productos que solicito se repongan se usaron de acuerdo al siguiente detalle:
PRODUCTO CANTIDAD FACTURA
Sr. (Sra.)_____________________________
Encargado de stock de inventarios
Departamento ___________________
207
ANEXO Nº 8
CLINICA BERMUDEZ
INFORME DE JORNADA LABORAL
MES: AÑO:
El departamento Administrativo, luego de revisar el reporte sobre el cumplimiento del
horario de la jornada de trabajo del personal de la empresa, se estableció que los
funcionarios que se detallan a continuación, por incurrir en atrasos reiterados o
injustificados en el presente mes, se realice el respectivo descuento de acuerdo a los
valores calculados por el sistema del reloj electrónico de control de horario, de la
siguiente manera:
FUNCIONARIO MINUTOS DE
ATRASO
DESCUENTO
EN USD $
Además las siguientes personas presentan faltas injustificadas:
FUNCIONARIO FECHA DE
FALTA
DESCUENTO
EN USD $
Favor aprobar los descuentos detallados, luego de realizar el análisis correspondiente
_______________________ _______________________
Gerente Administrador
208
ANEXO Nº 9
CLINICA BERMUDEZ
CONVENIO DE CREDITO EN PRESTACION DE SERVICIOS
Santo Domingo de los Colorados,….. de………………….. de 20___
Yo,…………………………………….. con C.I. …………………….., como
representante legal de…………………………………………….., cumplo con solicitar
a la Clínica Bermúdez, que se extienda hacia mis colaboradores, el crédito en la venta
de servicios de atención medica y laboratorio que brinda.
El convenio de crédito tendrá los siguientes puntos que deberá cumplir la empresa
………………………………… como parte deudora:
1. Cupo.- los importes concedidos a crédito para los funcionarios, por cada una de
las prestaciones médica recibidas no superará el valor de $...................... Los
valores que superen el cupo establecido, deberán ser cancelados personalmente
por el empleado que reciba los servicios.
2. Plazo.- el total de los valores concedidos a crédito se cancelarán hasta el
día…….. de cada mes, los valores que se hayan generado hasta esa fecha. En
caso de existir imprevistos que impidan hacer la cancelación de los valores
adeudados puntualmente, se deberá comunicar de manera oportuna.
209
3. Forma de pago.- el pago deberá ser realizado en efectivo, con cheque a nombre
de la Clínica Bermúdez, depósito o transferencia bancaria a la Cuenta
………………. # ……………………… del Banco ……………………….
Por su lado la Clínica Bermúdez deberá cumplir con enviar el reporte de los valores
generados por el uso y consumo de las prestaciones médicas brindadas, junto con el
detalle de las personas que accedieron al crédito en el mes, máximo cinco días antes de
la fecha de vencimiento de plazo de pago.
Siempre y cuando exista el cumplimiento entre las partes, de las condiciones expuestas
en el presente documento, me comprometo a pagar los valores que se les concede a mis
colaboradores, como crédito en la prestación de servicios médicos que estos soliciten.
Para constancia de lo expuesto las partes firman por duplicado, adjuntando la parte
deudora una copia de RUC y copia de C.I. de su representante legal, más una referencia
personal y una comercial.
________________________ ________________________
Dr. Leonardo Bermúdez Sr. (Sra.)………………………..
Representante legal Representante legal
Clínica Bermúdez ……………………………….
Acreedor Deudor
210
ANEXO Nº 10
CLINICA BERMUDEZ
ACTA DE ENTREGA/RECEPCION
Y RESPONSABILIDAD DE ACTIVOS FIJOS Nº___
En la ciudad de Santo Domingo de los Colorados, siendo las __:__ horas del día __ de
_____________ del 20__, comparece por una parte el (la) Sr. (Sra.)
___________________ ___________________________, en calidad de Administrador
(a), quien entrega los bienes; y el(la) Sr.(Sra.)
_______________________________________, quien los recibe. Se reúnen en las
instalaciones de la Clínica Bermúdez, para realizar la diligencia de entrega / recepción y
responsabilidad de activos fijos.
Al efecto con la presencia de las personas mencionadas anteriormente se procede con la
constatación física y entrega /recepción de los activos fijos y bienes sujetos de control
administrativo, de acuerdo al siguiente detalle:
ACTIVO
FIJO MARCA SERIE MODELO DESCRIPCION ESTADO
DPTO. /
AREA
En consecuencia, por la demostración que antecede la Sra.
__________________________ ___________________ entrega a satisfacción los
activos fijos y bienes sujetos de control administrativo, al(a la) Sr.(Sra.)
_____________________________________________, quien acepta la siguiente
cláusula de compromiso:
"Como funcionario de la Clínica Bermúdez declaro que los activos relacionados con el
presente documento están bajo mi responsabilidad, a los cuales daré un uso adecuado en
el desempeño de mis funciones y les daré la destinación institucional prevista. En
consecuencia, será asumido por mí el daño o pérdida de los mismos, sea por negligencia
o incumplimiento en su uso y conservación, y me comprometo a informar sobre
cualquier situación que ponga en riesgo los bienes relacionados.”
Para constancia de lo actuado y en fe de conformidad y aceptación, suscriben la
presente acta de entrega / recepción en dos ejemplares de igual tenor y efecto.
________________________ ________________________
Sr. (Sra.)…………………….. Sr. (Sra.)……………………..
Entregué conforme Recibí conforme
211
ANEXO Nº 11
CLINICA BERMUDEZ
SOLICITUD DE ADQUISICION DE
ACTIVOS FIJOS
El departamento de ______________________, a través del (de la) Sr.
(Sra.)____________ ________________________________, solicita a Gerencia
General, se realice la compra del activos fijo detallado a continuación, que le permitan
cumplir el normal desenvolvimiento de las actividades que se encuentran a su cargo.
Bien:
Cantidad:
Características:
Funcionamiento:
El motivo por el cual se requieren los bienes se expusieron frente al departamento
Administrativo, el cual cree conveniente se realice la compra, después de recibir y
analizar justificación correspondiente, lo mismo que se expone a continuación:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________
Por lo precisado solicito la aprobación del presente requerimiento.
_________________________ _________________________
Administrador Gerencia General
