VERİTABANI DEĞERLENDİRME GRUBU (VDG)ve

YAYINCI BAŞVURU SİSTEMİ

Burcu KETEN

KAPSAM

• VDG Genel Bilgi

• Kurulma nedeni, tarihçesi, üyeleri, sorumlulukları

• Organizasyonel yapısı, iş akış süreçleri

• Yayıncı Başvuru Sistemi

• Oluşturulma nedeni, tarihçesi

• I. Yayıncı Arayüzü

• II. VDG Arayüzü

VDG GENEL BİLGİ

Neden ihtiyaç duyuldu?

• Etkili ve etkin değerlendirme

• Çoklu denetim mekanizmalarının kullanımı

• Süreç yönetiminde standartlaşma

• Sistematik yaklaşım

Ne zaman kuruldu? Neler yaptı?

İlk Tartışma (Toplantı): 14 Mayıs 2008 İZMİR

Yıllık Değerlendirme Toplantıları 2008-2009-2010• Temmuz 2008 ANKARA

• 74 veritabanı değerlendirildi.• Temmuz 2009 İSTANBUL

• 144 veritabanı değerlendirildi.• Temmuz 2010 ANKARA

• 163 veritabanı değerlendirildi.

Elektronik Kaynakların Stratejik Analizi Çalıştayı 2010

Kimlerden oluşuyor?

• Emre H. AKBAYRAK (ODTÜ) • Mustafa Kemal ÇELEBİ (ÇÜ)• Sami ÇUKADAR (İBÜ)• Gültekin GÜRDAL (İYTE)• İlkay HOLT (ÖZÜ)• Burcu KETEN (ODTÜ)• Handan UĞUR (İTÜ)

Sorumlulukları neler?

• Yeni gelen elektronik kaynak tekliflerinin değerlendirme sürecini yönetmek.

• Sürecin sistematik hale getirilmesini ve bir veri havuzu oluşturulmasını sağlamak.

• Elektronik kaynak seçme kriterlerini belirlemek.

• Yayıncılara/sağlayıcılara mevcut yapı ile ilgili bilgilendirmelerde bulunmak.

• Yayıncılık dünyasındaki gelişmeleri takip etmek.

• Dünya genelindeki konsorsiyum çalışmalarını izlemek.

Organizasyonel yapılanma nasıl?

Yürütme Kurulu

VDG Başkanı

VDG Üyeleri

LAG Üyeleri

Veritabanı

Sorumluları

Nasıl bir iş akışına sahip?

• 1. Aşama: Veritabanlarının Belirlenmesi• 2. Aşama: Ön Değerlendirme• 3. Aşama: Deneme Erişimi• 4. Aşama: Ayrıntılı Değerlendirme• 5. Aşama: Karar Verme• 6. Aşama: Kararın Duyurulması

1. Aşama: Veritabanlarının Belirlenmesi

• Yayıncı teklifleri• ANKOS üyesi kurumların önerileri• VDG’nin önerileri• VTS’lerin öneleri• YK’nın önerileri

2. Aşama: Ön Değerlendirme

• Teklifler “Yayıncı Başvuru Sistemi”ne girilir.

• Teklifler VDG üyelerine otomatik olarak e-posta ile dağıtılır.

• Her teklif için bir VDG üyesi atanır.

• Atanan VDG üyesi ön değerlendirmeyi yapar.

• Ön değerlendirme, sistem üzerinden VDG üyeleri ile paylaşılır.

• En az dört VDG üyesinin onayından geçen teklif için deneme erişimi istenir.

3. Aşama: Deneme Erişimi

• Yayıncı Başvuru Sistemi’nde belirtilen firma yetkilisi ile iletişime geçilir.

• Deneme erişimi talebi iletilir ve sürecin ne şekilde işleyeceği bildirilir.

• Erişim kontrol edilip duyuru metni hazırlanır.

• Duyuru, ANKOS yazışma listesi aracılığı ile paylaşılır.

• Duyuru ANKOS Web sayfası üzerinden paylaşılır ve arşivlenir.

• Kullanım istatistikleri istenir ve üyelerle paylaşılır.

4. Aşama: Ayrıntılı Değerlendirme

• Deneme Sürecine İlişkin Değerlendirmeler• Deneme erişimi kullanım istatistikleri• Üye kurumların talepleri

• Veritabanı İçeriğine İlişkin Değerlendirmeler• Ayrıntılı içerik listeleri• Çakışma analizleri• Niteliksel ve niceliksel analizler

• Fiyatlandırma Modeline İlişkin Değerlendirmeler• ANKOS tarafından alınan kararlar • Modelin Türkiye’de uygulanabilirliği• Türkiye ve dünya genelindeki gelişmeler• Alternatif model önerileri

5. Aşama: Karar Verme

• Ayrıntılı değerlendirme paylaşılır.

• Diğer VDG üyelerinin görüşleri toplanır.

• Fiyat pazarlıkları yapılır.

• İlk ve son fiyat teklifleri karşılaştırılır.

• En az dört VDG üyesi tarafından onaylanan teklife ilişkin değerlendirmeler YK üyeleri ile paylaşılır.

6. Aşama: Kararın Duyurulması

• 6A.Konsorsiyum Kurulabilir:• Lisans anlaşması ANKOS Lisans Anlaşmaları Grubu’na (LAG)

gönderilir.• YK ve LAG onayı ile anlaşmaya varılan fiyat teklifi ANKOS

listesi üzerinden duyurulur.

• 6B.Konsorsiyum Kurulamaz:• Konsorsiyum kurulamayacağı, gerekçeleri ile birlikte

bildirilir.• Alınan son fiyat ve yayınevinin iletişim bilgileri ANKOS

listesi üzerinden duyurulur.

YAYINCI BAŞVURU SİSTEMİ

Neden ihtiyaç duyuldu?• Süreç yönetimini iyileştirme• Veri havuzu ve arşiv oluşturma

• Ürünler• Yayıncılar/aracılar• Fiyat teklifleri

• Standardizasyonu sağlama • Süreçler • Dokümanlar• Değerlendirme kriterleri

• Hızlı ve etkili bilgi paylaşımını sağlama• Tek arayüz üzerinden ürüne ilişkin tüm verilere erişim• Güncellemelerin eş zamanlı paylaşımı

• Değerlendirmeleri kayıt altına alınması• Şeffaflık • Güvenilirlik

• Diğer ANKOS sistemleri ile entegrasyon

*İş yükünün hafifletilmesi *

Oluşum Aşamaları

• VDG Çalışmaları• Eylül 2009 - Yayıncı Başvuru Formu • Temmuz 2010 - Deneme sürümü • Ağustos 2010 - İlk teklifler

• ANKOS Üyelerine ilk duyurular:• 2010 Daire Başkanları Toplantısı• 2011 ANKOS Yıllık Toplantısı

I. Yayıncı Arayüzü

• Yayıncı başvuru formu• Türkçe ve İngilizce Arayüz• Güvenlik kodu ile giriş• Yayıncılar için uyarılar• Dosya ekleme

• CTRL tuşu ile aynı anda birden çok dosya seçilebilir.

• İzin verilen uzantılar ; jpg-png-gif-txt-zip-rar-pdf-doc-docx-xls-xlsx

• Dosya adının yanına açıklama eklenebilir.• VDG Üyelerine, aracı ve yayıncılara otomatik e-posta

ile bilgilendirme

Yayıncı Başvuru Formu - Alanlar• Firma bilgileri• Ürün bilgileri• Fiyatlama• Kullanım• Doküman• Notlar• Ekler

Yayıncı başvuru formu

VDG Üyelerine

Başvuru Sahibine

PDF’e dönüştürülmüş form

Eklenen dokümanlar

II. VDG Arayüzü

• VDG Arayüzü• Ön güvenlik için kullanıcı adı ve şifre• Kişisel kullanıcı adı ve şifre• Kullanıcı bilgisi güncelleme alanı• Yorum yazma• Yoruma dosya ekleme• Yazılan yorumu düzenleme, silme• Yorumlara otomatik olarak isim ve tarih/saat ekleme• Yeni yorum eklendiğinde otomatik olarak e-posta ile

bilgilendirme

Yorum eklendi bilgisi

Veritabanı Değerlendirme Grubu

• İletişim bilgileri • Kısa tanıtım• Sunumlar

Katılımınız için teşekkür ederim