Организация успешного внедрения:

практикаусловиятехнологии

Основные вопросы презентации:

1. Ключевые факты о компании Unistaff Payroll Solutions 2. Этапы перехода на аутсорсинг расчета зарплаты3. Подготовка плана подключения4. Формирование проектной команды специалистов исполнителя5. Этап согласования формата расчетных документов6. Этап передачи первичных данных

7. Экспертная оценка и анализ особенностей расчета заработной платы клиента

8. Этап настройки системы расчетов

9. Варианты настройки банковского файла10. Настройка файла импорта проводок11. Этап проведения первого расчета (тестовый расчет)12. Согласование графика обмена информацией13. Основные выводы

История компании Unistaff Payroll Solutions

1997 год —открытие компании

2001 год —открытие направления «Кадровое администрирование и кадровыйконсалтинг»

2004 год —открытие офиса компании Unistaff Payroll Services в Санкт-Петербурге

2005 год —внедрение системы расчета заработной платы iScala 2.22006 год —внедрение системы расчета заработной платы Scala Advanced Payroll

и системы кадрового администрирования на основе решения «Босс. Кадровые системы»

2007 год —разработка и внедрение решения по автоматизации на основе организации удаленного доступа к модулям кадрового администрирования «Босс. Кадровые системы» для клиентов по расчету заработной платы

слияние кадрового холдинга АНКОР и компании Unistaff Payroll Solutions (расширение линейки услуг холдинга, возможность получения клиентом всех HR-сервисов от одного провайдера)

2007 год —

Unistaff Payroll Solutions сегодня

специалистов в штате

регионов России

постоянных клиентов

человек на разовом проекте

расчетных листов ежемесячно

250

100

15 000

35 000

25

Первый расчетный период и даты расчета

Контактные лица

План подключения

Формат и сроки передачи первичных данных

Перечень и формат расчетных документов

Проверка и ввод первичных данных в систему

Настройка алгоритмов расчета и отчетов

Установка и настройка системы «Банк-Клиент»

Настройка файла импорта проводок

Тестирование системы

Первый расчет зарплаты

Передача результатов первого расчета клиенту

Оценка результатовпервого расчета

Этапы перехода на аутсорсинг расчета зарплаты

Простота внедрения системы

№ План действий Ориентировочный график

Ответственная сторона

Комментарии

Приоритет

Статус

1 I. Подготовительный этап          

2 Компания UNISTAFF направляет в компанию ABC карточку предприятия для заполнения.

12.05.2009 UNISTAFF (Отдел по работе с клиентами)

Файл "Форма для заполнения реквизитов предприятия.doc"

  выполнено

3 Компания ABC заполняет карточку предприятия и направляет ее в компанию UNISTAFF.

13.05.2009 ABC     выполнено

4 Компания UNISTAFF готовит проект договора оказания услуг согласно пунктам утвержденного компанией ABC варианта предложения по расчету заработной платы и отправляет на рассмотрение в компанию ABC.

16.05.2009 UNISTAFF (Контрактный отдел)

    выполнено

5 Компания ABC рассматривает проект договора оказания услуг.

16.05.09 - 25.05.09 ABC     выполнено

6 Компания ABC направляет рассмотренный проект договора оказания услуг с замечаниями и комментариями в компанию UNISTAFF на дополнительное согласование и доработку.

25.05.2009 ABC      

7 Компания UNISTAFF назначает уполномоченных контактных лиц, которые будут осуществлять внедрение клиента и его текущее обслуживание (бухгалтеры по расчету заработной платы, IT-консультанты, менеджер по работе с клиентами).

26.05.2009 ABC      

8 Компания UNISTAFF дорабатывает договор оказания услуг с учетом замечаний и комментариев компании ABC и направляет финальную версию в компанию ABC на подписание.

27.05.2009 UNISTAFF (Контрактный отдел)

     

Подготовка плана подключения

Формирование проектной команды специалистов исполнителя

Консультантдепартамента правового

консалтинга

Специалист отдела автоматизации

Ответственный за внедрение бухгалтер

Менеджер по продажам

Менеджер по работе с клиентами

Этап согласования формата расчетных документов

Выявление потребностей Клиента по оформлению расчетных документов.

На основании предоставления клиентом образцов внутренних специализированных отчетов по:

• ФОТ;• налогам и взносам; • центрам затрат; • подразделениям;• др. учетным измерениям.

Внесение по желанию клиента изменений в форму и формат предлагаемых исполнителем расчетных и отчетных документов:

• предпочитаемое офисное приложение, • введение дополнительных блоков, граф, разделов, колонок.

Образцы клиентаОбразцы исполнителя

• Использование комплекта рабочих форм Unistaff Payroll Solutions для передачи первичных данных.

• Использование рабочих форм клиента. Исполнитель оценивает дополнительные трудозатраты по настройке автоимпорта первичных данных из форматов клиента.

• Выгрузка первичных данных из систем (Scala, «Босс-кадровик», «1С») специалистами исполнителя.

• Самостоятельное копирование клиентом базы данных. Передача копии исполнителю на электронном носителе. Специалисты исполнителя самостоятельно производят загрузку баз данных клиента.

Способы передачи первичных данных:

Этап передачи первичных данных

согласование договора

подписание соглашения о конфиденциальности

передача первичных данных

• на логическое соответствие;

• выявление резких колебаний в суммах выплат;

• несоблюдение структуры заполняемых файлов.

Проверка первичных данных:

Экспертная оценка и анализ payroll клиента

Согласование алгоритмов расчета по отдельным видам начислений:

• порядок налогообложения каждого вида начисления;• входимость видов начислений в расчет среднего заработка;• источники выплаты.

клиент Unistaffраспределениеответственности

Расхождение позиций

Настройка системы расчетов занимает не более 10 календарных дней.

Этап настройки системы расчетов

период года количество сотрудников сложность алгоритмов

• количества работников и ф/л;

• общих итогов по всем начислениям;

• общих итогов по каждому виду начисления;

• общих итогов по каждому налогу и взносу с ФОТ;

• по каждому виду начисления, налогам и взносам с ФОТ в разрезе сотрудника (выборочно).

Ответственный за подключение бухгалтер проводит сверку:

Специалист отдела автоматизации осуществляет:

• создание в расчетном комплексе образ системы расчетов, которая существовала с начала года до момента подключения;

• настройку алгоритмов расчетов по видам начислений и удержаний;

• разработку необходимых форм отчетов;

Варианты настройки банковского файла

1) Настройка интерфейса для системы «Банк-Клиент» (без клиентского модуля):

• предоставление клиентом формата банковского файла (ведомости) и его описания;

• настройка формирования банковского файла и его тестирование.

2) Настройка интерфейса для системы «Банк-Клиент» (с клиентскими модулем):

• предоставление клиентом установочного диска с клиентской частью банковской программы;

• установка клиентской части банковской программы;• настройка файла экспорта-импорта данных из расчетного комплекса исполнителя

в клиентскую часть банковской программы;

• тестирование файла экспорта-импорта и процесса формирования банковского файла из клиентской части банковской программы.

3) Настройка интерфейса для «онлайновой» системы «Банк-Клиент» (с клиентскими модулем):• предоставление клиентом ключей доступа к «онлайновой» системе

«Банк-Клиент»;• настройка и тестирование механизма экспорта-импорта данных из расчетного

комплекса исполнителя в систему «Банк-Клиент»;• проведение тестового платежа.

• рабочего плана счетов со справочниками каждого субконто, со счетами дебета, кредита и иными учетными измерениями напротив каждого сотрудника либо категории сотрудников, а также со счетами дебета и кредита напротив каждого начисления, которое не идет на счета указанные для сотрудника;

• описания требований к технической организации файла (расстояние между колонками, наименование файла, формат файла, количество знаков после запятой и т.п.);

• примера файла с фактическими данными.

Настройка файла импорта проводок

Интерфейс для автоматического импорта проводок по заработной плате настраивается на основе:

В ходе подключения возможно проведение специального расчета с целью тестирования интерфейса.!

Передача исходных данных клиентом

Ввод исходных данных в расчетный комплекс

Верификация правильности исходных данных Расчет

заработной платы

Передача предвари-тельных результатов расчета клиенту

Утверждение предвари-тельных результатов расчета клиентом

Проверка результатов расчета

Подготовка предвари-тельных результатов расчета

Передача окончательных результатов расчета.

Расчетные ведомости, расчетные листы, банковские файлы и файлы импорта проводок

Этап проведения первого расчета заработной платы

Согласование графика обмена информацией

Расчет второй (основной) части заработной платы

Расчетный месяц ноябрь 2008

Дата и время предоставления исходных данных для расчета второй (основной) части заработной платы Клиентом Исполнителю

10.00, 21 ноября (пт)

Даты и время предоставления изменений в первоначально исправленных исходных данных для расчета второй (основной) части заработной платы Клиентом Исполнителю

10.00-18.00, 21 ноября (пт)

Даты и время расчета второй (основной) части заработной платы Исполнителем 09.00-18.00, 24 ноября (пн) 09.00-18.00, 25 ноября (вт)

Дата и время отправки предварительных результатов расчета второй (основной) части заработной платы Клиенту Исполнителем (по электронной почте)

18.00, 25 ноября (вт)

Дата и время проверки и утверждения предварительных результатов расчета второй (основной) части заработной платы Клиентом

09.00-18.00, 26 ноября (ср)

Дата и время направления Клиентом уведомления об утверждении предварительных результатов расчета второй (основной) части заработной платы Исполнителю

18.00, 26 ноября (ср)

Дата и время формирования Исполнителем окончательных результатов расчета 09.00-15.00, 27 ноября (чт)

Дата и время направления Исполнителем платежных документов Клиенту (по электронной почте)

15.00, 27 ноября (чт)

Дата и время направления Исполнителем отчетов и проводок Клиенту (по электронной почте)

10.00, 28 ноября (пт)

Дата и время доставки Исполнителем результатов расчета на бумажных носителях в офис Клиента

10.00, 28 ноября (пт)

Дата и время выплаты второй (основной) части заработной платы Клиентом 12.00, 28 ноября (пт)

Основные выводы

1. Процесс подключения не является простым, однако он детально описан и регламентирован, включает последовательность понятных и логичных этапов, шагов, действий.

2. Unistaff Payroll Solutions берет на себя всестороннюю поддержку клиента на каждом из этапов.

3. Приобретаемые клиентом в процессе подключения выгоды оправдывают объем затраченных усилий и ресурсов:

• экспертная оценка локальных нормативных актов и существующей системы оплаты труда;• аудит расчетов за предыдущие периоды;• подробное описание бизнес-процесса по расчету заработной платы;• удобный комплект расчетных документов, отчетов и интерфейсов.

4. Качественно проведенный этап подключения — гарантия эффективного и удобного обслуживания в процессе регулярных расчетов заработной платы.

127048 г.Москва, ул. Сущевский Вал, д.9, стр.1

тел.: (495) 981-0600факс: (495) 981-0700

www.pay-roll.ru

Визитная карточка Unistaff Payroll Solutions